Es kann manchmal eine richtige Herausforderung sein, sich an Zusammenarbeit zu halten. Und wenn es um die Durchführung von Teamsitzungen im Fernabsatz geht, wird alles noch komplizierter. Das Management von Kontakten und Sitzungen im Fernabsatz kann jedoch sehr einfach sein, wenn geeignete Instrumente für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen und bewährte Verfahren angewandt werden.

Nur weil Sie Ihre Kollegen nicht in einem Konferenzraum treffen können, müssen Sie Ihre Sitzungen abbrechen. Im Gegenteil, die Online-Sitzungen ermöglichen Ihnen:

• Die Verbindung zu Ihren Teams auch auf Distanz halten
• Ihre Aktivitäten und Projekte in jeder Situation sicherstellen
• Entscheidungsfindung unabhängig von den Umständen sicherstellen
• Schriftliche Aufzeichnung des mündlichen Austauschs unabhängig vom verwendeten Kommunikationssystem

Wir haben für Sie einige Tools für die virtuelle Zusammenarbeit analysiert. Sie alle haben den Vorteil, Videokonferenz-Lösungen anzubieten, die die Kontakte und die Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihrer Teams erleichtern, insbesondere wenn diese im Fernunterricht arbeiten.

Zoom

Zoom ist eine einfache und intuitive Lösung für Videokonferenzen. Mit einem einfachen Link gelangen die Teilnehmer in einen virtuellen Raum und nehmen so am Treffen teil. Das Tool ist interessant, da es keine Vorinstallation für alle Teilnehmer erfordert. Nur der Veranstalter der Sitzung muss einen Account erstellen, um einen Link zu generieren, damit seine Kollegen auf den virtuellen Raum zugreifen können. Die Lösung ist kostenlos, sofern Ihre Sitzung weniger als 100 Teilnehmer umfasst. Aufgrund der besonderen Umstände im Zusammenhang mit COVID-19 hat Zoom vorübergehend auf die Bedingung seines kostenlosen Plans verzichtet, der die Gruppensitzungen auf 40 Minuten beschränkte. Ein weiterer bekannter Vorteil von Zoom ist, dass das Tool fortschrittliche Optionen für das Bildschirmsharing-System bietet.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Anwendung derzeit in Bezug auf die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten umstritten ist. Ohne sie zu verurteilen, geht es vielmehr darum, die Maßnahmen zu beachten, die das Zoom-Team ergreifen wird, um die aufgeworfenen Probleme zu beheben. Eric S. Yuan, der CEO des Unternehmens, hat bereits mit einer Mitteilung auf ihrem Blog reagiert.

Slack

Slack ist ein ideales internes Chat-Tool für eine gute Fernkommunikation. Die intuitive Lösung, die von vielen Start-ups und Kleinunternehmen bevorzugt wird, bietet die Möglichkeit, mit mehreren Teammitgliedern Gespräche zu führen oder sich privat mit einem bestimmten Kollegen auszutauschen. Sie können auch Audioanrufe oder Videokonferenzen mit mehreren Mitgliedern organisieren. Die Lösung bietet auch die Funktionalität "Bildschirmsharing", um Ihre virtuellen Sitzungen zu animieren.

Microsoft Teams

Teams gehören zu Microsoft und sind Slack gleichwertig. Dieses Tool bietet auch Funktionalität für die Organisation von Online-Sitzungen und hat den Vorteil, Teil der Office 365 zu sein. Die Lösung sieht auch ein hochwertiges Screen-Sharing-System vor. Derzeit wurde die Begrenzung der Teilnehmerzahl für ein Videogespräch aufgehoben, um den Zugang zur Plattform zu ermöglichen.

Skype

Skype, ein weiteres Microsoft-Tool, ist ideal für kleine Strukturen. Aus der App können Sie einen Calllink generieren, um die Teilnehmer einzuladen. Diese können sich über diesen einzigartigen Link dem Aufruf anschließen. Der Vorteil? Das Tool ist einfach zu benutzen und kostenlos. Mit Skype können Sie auch Ihren Bildschirm mit anderen teilen, um Ihre Arbeitsunterlagen anderen Teilnehmern zu zeigen.

Whereby

Mit Whereby können Sie auch mit wenigen Klicks einen virtuellen Room erstellen, um den Ablauf Ihrer Sitzungen zu gewährleisten. Teilen Sie einfach den Link mit den Teilnehmern, damit sie auf die Videokonferenz zugreifen können. Die Lösung ist bis zu 4 Teilnehmer gratis und ermöglicht auch das Teilen des Bildschirms. Es ist kein Download erforderlich, Sie können auf Whereby per Web zugreifen. Für große Teams gibt es Pro-und Business-Versionen.

Jitsi

Jitsi bietet auch eine flexible Videokonferenz-Lösung mit einem integrierten Bildschirmsharing-System. Das Tool ist völlig kostenlos und erfordert nicht die vorherige Einrichtung eines Kontos und garantiert eine hohe audiovisuelle Qualität. Um Ihren virtuellen Room zu kreieren, müssen Sie nur eine URL generieren und diesen mit allen Teilnehmern teilen. Die Stärke von Jitsi? Die Lösung ist Open Source und kann daher überall untergebracht werden. In der Schweiz bietet SWITCH und Infomaniak die Beherbergung von Jitsi an, damit Sie Ihre Daten vertraulich behandeln können.

Ganz gleich, für welche Lösung Sie sich entscheiden, es gilt vor allem, einige Regeln einzuhalten, um die Effizienz Ihrer Online-Sitzungen zu gewährleisten:

• Bereiten Sie eine Dokumentation vor, um Ihr Team über den Ablauf des Online-Sitzungen zu informieren, vor allem, wenn dieses das Videokonferenzsystem noch nicht beherrscht.
• Machen Sie eventuell vor dem Stichtag mit Ihren Kollegen ein paar Tests, um sicherzustellen, dass Sie das Tool, für das Sie sich entschieden haben, beherrschen können.
• Legen Sie die Ziele Ihrer Sitzungen klar fest und bereiten Sie systematisch eine klare Tagesordnung vor, um künftigen digitalen Austausch einen roten Faden zu verleihen.
• Legen Sie im Vorfeld die Dauer der Sitzung fest und achten Sie darauf, dass der Zeitplan eingehalten wird.
• Laden Sie alle Teilnehmer ein, ihre Webcam auf dem Visio zu aktivieren, um den virtuellen Austausch mit Leben zu erfüllen und das Engagement aller zu steigern.
• Teilen Sie Ihren Bildschirm, sobald Sie sich auf ein Arbeitsdokument beziehen, um alle auf der gleichen Wellenlänge sein.
• Halten Sie sich an die Redezeit und sprechen Sie abwechselnd, um die Qualität der Diskussionen zu gewährleisten.
• Gegebenenfalls Aufzeichnung des mündlichen Austauschs, um die Protokollierung zu erleichtern (viele Videokonferenz-Tools bieten diese Funktion an).
• Erstellen Sie einen Diskussionsprotokoll, in dem die getroffenen Entscheidungen zur Gewährleistung der Überwachung der Aktivitäten hervorgehoben werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben aus dem Video-Meeting klar sind und geben Sie bei Bedarf die jeweiligen Termine an.

Um die Effizienz Ihrer virtuellen Sitzungen zu fördern und zu gewährleisten, sollten Sie sich für ein Sitzungsmanagement-Tool entscheiden, das Sie als Hauptträger für Ihren Videokonferenz-Austausch nutzen können. So können Sie Ihre Tagesordnung und alle notwendigen Arbeitsunterlagen mit den Teilnehmern teilen und gleichzeitig Sichtkontakt mit ihnen halten, als wären Sie alle in einem Raum versammelt! Ihre virtuellen Sitzungen können sich auch als echte Momente des Austauschs und der Benutzerfreundlichkeit erweisen :-)

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