Wie können Sie sich auf die Sommerferien einstellen und die Arbeit Ihrer Teams während der Ferien organisieren?

In den Monaten Juli und August arbeiten viele Firmen mit einer reduzierter Anzahl von Mitarbeiter. Daher ist es nicht immer einfach, während der Sommermonate effizient zusammenzuarbeiten. Es ist nicht einfach, die Abwesenheit von Mitarbeitern während der Ferienzeit zu kompensieren. Es gilt, sich im Voraus gut zu organisieren und auch längere Abwesenheiten so gut wie möglich vorzubereiten, damit die verbleibenden Teams in Ruhe und wie gewohnt arbeiten können. Vorausschauendes Handeln ist der Schlüssel zum Erfolg!

💡 Wir geben Ihnen darum 5 Tipps, wie Sie die Ferien Ihres Teams am besten antizipieren können.

1 | Sitzungen im Voraus vorbereiten

Wenn Sie verantwortlich sind für die Erstellung von Sitzungsprotokollen, sollten Sie die Traktandenlisten Ihrer Sitzungen im Voraus vorbereiten, damit Ihre Stellvertreter einfach nur die Traktanden befüllen und die Sitzung am Tag X leiten können. So können sie die Dateien, die in der Sitzung behandelt werden sollen, sowie verschiedene Kommentare oder private Notizen hinzufügen. Diejenigen, die während der Sommersitzung nicht anwesend sein werden, können die Themen, für die sie zuständig sind, auch im Voraus ergänzen, um so das Team möglichst gut auf dem Laufenden zu halten.

2 | Information zu anstehenden Aufgaben hinterlegen

Sehr oft kann die Erledigung einer Aufgabe mehrere Teammitglieder betreffen, weshalb es darauf ankommt, die für die Aufgabenerledigung relevanten Informationen gut an die verschiedenen beteiligten Personen weiterzugeben. Die Kommunikation geht jedoch in beide Richtungen. Vergessen Sie nicht, Ihre abwesenden Kollegen über die neuesten Entwicklungen in Bezug auf Ihre geleistete Arbeit auf dem Laufenden zu halten, indem Sie ihnen einen Kommentar zu den betreffenden Aufgaben hinterlassen.

3 | Sitzungsprotokolle auch an Nichtanwesende senden

Damit alle auf dem gleichen Stand sind, ist es wichtig, klare und vollständige Sitzungsprotokolle zu verfassen. So können die nicht anwesenden Teammitglieder sie nach ihrer Rückkehr lesen. Auch wenn Ihre Kollegen in den Ferien sind, vergessen Sie auf keinen Fall, ihnen die Protokolle der verpassten Sitzungen zu schicken. Am Besten mit der Bitte um eine Lesebestätigung. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele erreicht werden und die Zusammenarbeit trotz Abwesenheiten optimal bleibt.

4 | Während der Abwesenheit zu erledigende Arbeit vorbereiten

In einem Team arbeiten wir oft nicht allein an einem Projekt oder an denselben Aufgaben. Deshalb ist es nötig, dass Sie Ihre Stellvertreter briefen, indem Sie sie so gut wie möglich über die Tätigkeiten zu informieren, für die Sie zuständig sind. Dies gilt nicht nur für die Art und Weise, wie die Aufgaben erledigt werden, sondern auch für die wesentlichen Informationen, über die sie verfügen müssen, um die gesetzten Ziele zu erreichen: Kontakte der beteiligten Partner, Dateien, E-Mails, Kostenvoranschläge, angehängte Protokolle von Aufgaben oder Besprechungen etc. Wenn Sie Ihre persönliche Arbeit vorbereitet haben, bitten Sie auch Ihre Kollegen, urlaubsbedingte Verzögerungen zu vermeiden und die Fälligkeitsdaten für ihre Aufgaben zu überprüfen, bevor sie sich in die Ferien verabschieden.

5 | Aufgaben delegieren, die während der Abwesenheit erledigt werden müssen

Bitten Sie bei allen Aufgaben, die nicht bis zur Rückkehr eines Mitarbeiters aus dem Urlaub warten können, darum, die Aufgabe an einen Stellvertreter zu delegieren. Zum Beispiel indem Sie in der Aufgabenbeschreibung klar definieren wie die Aufgabe erledigt werden soll oder bei komplexeren Aufgaben eine Checkliste erstellen. Die Idee ist es, das Team auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten und die Belastung gerecht zu verteilen, damit alle anstehenden Aufgaben erledigt werden können. Vergessen Sie nicht relevante Dateien oder E-Mail-Korrespondenzen sowie nützliche Kontakte der Pendenz anzuhängen. Eine effiziente Übergabe ermöglicht es dem gesamten Team, eine entspannte Sommerzeit zu verbringen.

---

💡 Wenn Sie diese 5 einfachen Tipps umsetzen, werden Sie trotz der Abwesenheit vieler Mitarbeiter eine effiziente Zusammenarbeit während der Sommerzeit gewährleisten. Es bedarf nur ein wenig Voraussicht und Vorbereitung, um dieses Ziel zu erreichen! 😃

WEDO hilft Ihnen, die notwendige Planung im Sommer umzusetzen

Mit WEDO können Sie sicherstellen, dass die in Sitzungen mitgeteilten Informationen und der Fortschritt von Projekten auch während der Abwesenheit Ihrer Kolleginnen und Kollegen nachvollziehbar ist. Unsere Kollaborationsplattform bietet Ihnen einige Tipps, wie Sie sich gut auf diese Flaute vorbereiten und für einen reibungslosen Wiedereinstieg sorgen können.

• Sie können Ihre Sitzungen im Voraus vorbereiten und Ihre Themen mit Hilfe von Absätzen, Entscheidungen, Aufgaben, Dateien, privaten Notizen und Bildern ergänzen.
• Sie können die einzelnen Aufgaben vorbereiten und relevante Informationen mit den verschiedenen Beobachtern austauschen
• Sie haben die Möglichkeit, die Protokolle direkt von der Plattform aus per E-Mail zu versenden oder sie als PDF zu exportieren.
• Sie können die Fälligkeitsdaten der laufenden Aufgaben aktualisieren, um die verschiedenen festgelegten Fristen vorausschauend zu planen
• Sie können Aufgaben mit einem Klick an Kollegen delegieren, um die Arbeit Ihres Teams neu zu organisieren. Es ist auch möglich, Dateien an laufende Aufgaben anzuhängen. Mit der Funktion Vorlagen & Checklisten schließlich können Sie eine Vorgehensweise vorgeben, um Ihre Nachfolger über den angedachten Arbeitsablauf zu informieren.

WEDO ist das ideale Werkzeug, mit dem Sie in jeder Situation effektiv zusammenarbeiten können!

---