Im heutigen Geschäftsumfeld sind Sitzungen zum Eckpfeiler unseres Alltags geworden. Sie können jedoch oft monoton und unproduktiv sein. Sie stellen eine doppelte Herausforderung dar: Einerseits müssen die Teilnehmenden motiviert und engagiert bleiben, und andererseits muss sichergestellt werden, dass dieser Austausch produktiv ist. Wie können wir überladene Traktandenlisten und fehlende Zielsetzung in gewinnbringende Zusammenarbeits- und Innovationschancen verwandeln?

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sitzungs-Organisatoren eine inspirierende Atmosphäre schaffen können, damit sich Engagement, Motivation und Produktivität auf natürliche Weise verbinden. Von der Erstellung der Traktandenliste bis zum Nachbearbeiten der Sitzung spielt jeder Aspekt eine entscheidende Rolle für den Erfolg einer Sitzung.

Wie kann man die Motivation während einer Sitzung steigern?

1. Klären Sie den Zweck und die Relevanz der Sitzung

Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten verstehen, warum die Sitzung wichtig ist und wie sie zu den Gesamtzielen des Teams oder Unternehmens beiträgt. Versuchen Sie, die Ziele der Sitzung mit den persönlichen oder beruflichen Zielen der Teilnehmenden zu verknüpfen und ihnen den direkten Nutzen ihrer aktiven Teilnahme aufzuzeigen.

2. Involvieren Sie die Teilnehmenden

Bitten Sie die Sitzungsteilnehmenden vor der Sitzung, einen Beitrag zur Traktandenliste zu leisten. Dies gibt ihnen ein Gefühl der Eigenverantwortung und stärkt ihr Interesse. Ermutigen Sie die Anwesenden aktiv zur Teilnahme und zeigen Sie Wertschätzung für die Ideen und Meinungen aller. Die Anerkennung der Beiträge jedes Einzelnen erhöht die Motivation und das Engagement. Die Zuweisung bestimmter Rollen (z. B. Moderation, Themenführung, Protokollführung, Überwachung) kann dazu beitragen, dass sich die Teilnehmenden einbezogen und für den Erfolg der Sitzung verantwortlich fühlen.

3. Verwenden Sie interaktive Techniken

Integrieren Sie interaktive Aktivitäten wie Brainstorming oder Workshops in Kleingruppen, um die Sitzung zu beleben und das Engagement zu fördern. Diskussionen am runden Tisch sind eine einfache Möglichkeit, den Austausch zu fördern.

4. Schaffen Sie eine angenehme, positive Umgebung für die Sitzung

Ein einladender Raum und eine positive Atmosphäre können die Einstellung der Teilnehmenden stark beeinflussen.

5. Auf ein gutes Zeitmanagement achten

Die Festlegung eines Zeitlimits für jeden Punkt der Traktandenliste und für die einzelnen Beiträge sorgt dafür, dass die Sitzung dynamisch bleibt und alle wichtigen Themen erledigt werden, ohne sich in die Länge zu ziehen. Wenn Sie die Zeit der Teilnehmenden respektieren, zeigen Sie, dass Sie ihren Beitrag und ihre Zeit wertschätzen.

6. Planen Sie aktiv Pausen ein

Bei längeren Sitzungen ermöglichen kurze Pausen den Teilnehmenden, sich zu dehnen, zu erfrischen und später konzentriert zurückzukehren.

7. Visuelle Hilfsmittel einsetzen

Präsentationen, Grafiken und Videos können Ihre Sitzung lebendiger gestalten und helfen, komplexe Informationen besser zu vermitteln.

8. Schliessen Sie die Sitzung mit klaren Aktionen ab

Beenden Sie jede Sitzung mit einer Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und der Zuweisung von Aufgaben oder Aktionen, die durchgeführt werden sollen. So wird sichergestellt, dass die Sitzung eine konkrete Wirkung hat und alle wissen, was sie als Nächstes tun müssen.

9. Aktualisierungen und Feedback geben

Teilen Sie nach der Sitzung ein Protokoll mit den zu erledigenden Aufgaben und Folgemassnahmen. Dies zeigt, dass die Sitzung wirklich etwas bewirkt hat, und ermutigt zur weiteren Teilnahme.

Wenn Sie eine Sitzung ansprechend gestalten, ist das nicht nur gut für die Produktivität, sondern auch für die Moral des Teams. Durch die Anwendung dieser Strategien können Sie Ihre Sitzungen in dynamische und produktive Momente verwandeln, die eine bessere Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb Ihres Teams fördern. Sie können eine Arbeitsumgebung schaffen, in der sich die Beteiligten wertgeschätzt, einbezogen und motiviert fühlen. So macht es allen Spass, einen wichtigen Beitrag zur Sitzung zu leisten.

Mit der WEDO-Kollaborationsplattform können Sie Ihre Traktandenliste im Team vorbereiten und den Fortschritt Ihrer Projekte einfach verfolgen. Vom Teilen von Dateien bis zur Überwachung von Aufgaben wird der Inhalt Ihrer Sitzungen durch die Plattform optimiert, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.