In der heutigen Berufswelt sind Sitzungen unvermeidlich. Sie sind insbesondere für die Planung, Entscheidungsfindung und Nachbereitung von Projekten von entscheidender Bedeutung. Nach diesen Sitzungen stellt sich jedoch eine grosse Herausforderung: die Nachbereitung der Massnahmen. Laut einer kürzlich durchgeführten WEDO-Umfrage erweist sich diese Nachbereitung für viele Berufstätige als die grösste Herausforderung.

Dieser Artikel soll Ihnen praktische Tipps geben, wie Sie diese Herausforderung bewältigen und so die Effektivität der Nachbereitung nach Sitzungen steigern können.

Hier sind sechs konkrete Massnahmen, die Sie bei Ihrer Nachbereitung anwenden können:

• Klare Zuweisung von Aufgaben: Weisen Sie während der Sitzung die Aufgaben klar zu. Jede Aufgabe sollte einer bestimmten Person mit einem klaren Datum zugewiesen werden. Überprüfen Sie am Ende der Sitzung die zugewiesenen Aufgaben noch einmal und ergänzen Sie sie gegebenenfalls.
• Nutzung von Tools für das Sitzungs-/Projektmanagement: Integrieren Sie Tools wie WEDO, um den Fortschritt der Aufgaben von einer Sitzung zum nächsten zu verfolgen. Diese Plattformen ermöglichen eine klare Visualisierung der zu ergreifenden Massnahmen und ihres Fortschritts.
• Sitzungsprotokolle: Senden Sie den Sitzungsprotokoll an alle Teilnehmer, der eine Liste der Massnahmen, die Verantwortlichen für jede Aufgabe und die entsprechenden Fristen enthält.
• Planung von Nachfolgeterminen: Setzen Sie Folgesitzungen an, um die Fortschritte zu überprüfen. Verschaffen Sie sich zu Beginn von Sitzungen einen Überblick über die noch ausstehenden Aufgaben. Diese regelmässigen Punkte helfen dabei, den Schwung aufrechtzuerhalten und die Pläne gegebenenfalls anzupassen.
• Offene Kommunikation: Fördern Sie eine regelmässige Kommunikation zwischen den Teams. Dies hilft, Probleme schnell zu lösen und Aktualisierungen zu laufenden Aufgaben zu teilen.
• Anerkennung und Feedback: Würdigen Sie Erfolge und geben Sie Feedback zu abgeschlossenen Massnahmen. Das steigert die Motivation und das Engagement des Teams.

Damit diese Strategien wirksam sind, ist es entscheidend, dass Sie in Ihrem Team eine Kultur der Verantwortung und Transparenz schaffen. Wenn Sie jedes Mitglied dazu ermutigen, die Aufgaben zu übernehmen und offen über den Fortschritt der Massnahmen zu kommunizieren, trägt dies wesentlich zur Effektivität der Nachbereitung bei. Ebenso ist es wichtig, flexibel zu bleiben und sich an wechselnde Umstände anzupassen, während Sie die Endziele im Auge behalten. Wenn Sie diese Praktiken einführen, werden Sie nicht nur eine Verbesserung bei der Nachverfolgung von Aufgaben sehen, sondern auch eine Stärkung des Zusammenhalts und der Dynamik Ihres Teams.

Das Nachverfolgen von Aufgaben nach einer Sitzung sollte nicht zu einer Quelle von Stress werden. Wenn Sie diese Strategien anwenden, können Sie diese Herausforderung in eine Chance verwandeln, die Produktivität und Effektivität Ihrer Sitzungen und Ihres Teams zu steigern.