Wenn unsere Arbeitsbelastung groß wird, scheint es manchmal unmöglich, sich im Alltag zu organisieren. Wie kann man seinen Tag positiv angehen, wenn man das Gefühl hat, unter den daraus resultierenden Projekten und Aufgaben zu leiden?

Es ist nicht immer klar, wo und wie man anfängt. Um sich nicht von Stress gewinnen zu lassen, muss man einfach einen Schritt zurücktreten: Nicht mit dem Kopf in die Menge der Arbeit rennen! Bevor Sie in Betrieb gehen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Aufgaben zu notieren, zu priorisieren, zu planen und zu delegieren. Sie werden notwendigerweise effizienter und produktiver sein. Aber wie gehen Sie systematisch vor? Über vier grundlegende Arbeitsschritte werden Sie Ihren Arbeitstag ruhig und überlegt angehen.

Schritt eins: Notieren, was Sie tun müssen

Bevor Sie eine Priorisierung und Planung versuchen, nehmen Sie Ihre E-mails, persönlichen oder internen Notizen und laufenden Projekte, an denen Sie teilnehmen, wieder auf, um Ihre Belastungen klar zu definieren. Aus dieser Gesamtsicht können Sie Ihre Arbeit wie eine Chipliste in verschiedene Aufgaben zerlegen. Dies hilft Ihnen bei der Visualisierung, was je nach Projekt, Arbeitsgruppe oder Abteilung zu tun ist.

Zweiter Schritt: Priorisieren Ihre Aufgaben

In einem zweiten Schritt geht es um die Priorisierung der eigenen Aufgaben, was nicht immer von vornherein einfach zu sein scheint. Aber es gibt eine Methode, die Ihnen dabei helfen könnte. Bei der Verwaltung verschiedener Fälle ist es wichtig, zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu unterscheiden. Zwei Adjektive, die man nicht verwechseln darf! Dwight David Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, hat einmal gesagt: «Was wichtig ist, ist selten dringend und was selten wichtig ist.» Wie kann man seinen Stundenplan nach dieser berühmten Eisenhower-Matrix gestalten? Das Prinzip ist recht einfach und schlägt vor, seine Aufgaben nach vier Kriterien aufzuteilen. Nach diesem Ansatz können die Aufgaben wie folgt aussehen:

• Wichtig und dringend ; Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern und tragen zur Erreichung Ihrer langfristigen Ziele bei.
• Wichtig und nicht dringend ; Aufgaben, die eine mehr oder weniger langfristig haben und die auch zum Erreichen Ihrer persönlichen Ziele beitragen
• Nicht wichtig und dringend ; Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber nicht direkt zu Ihren langfristigen Zielen beitragen.
• Nicht wichtig und nicht dringend ; Aufgaben, die sich nicht auf Ihre langfristigen Ziele auswirken, aber dennoch erwähnt werden müssen.

Diese Aufteilung, die auf Ihre Ziele und Bedürfnisse zugeschnitten sein muss, wird Sie ermutigen, vorrangig an der wichtigen und dringlichen Frage zu arbeiten. Alles in allem sind die dringenden und wichtigen Aufgaben diejenigen, die Sie sofort erledigen müssen, während die nicht dringenden, aber wichtigen Aufgaben geplant werden müssen. Dringende, aber unbedeutende Aufgaben sind Aufgaben im Zusammenhang mit den Zielen anderer Personen (z. B. Aufgaben, die im Rahmen eines Gemeinschaftsprojekts ausgeführt werden). Sie können diese nach Möglichkeit an Dritte delegieren. Weder dringende noch wichtige Aufgaben sind eine Art «Ideenbox». Das sind Aufgaben, die im Moment nicht wichtig sind, die Sie aber gerne in Ihrem Kopf behalten möchten. Sie haben keinen direkten Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele. Das Ziel besteht darin, sie alle x Tage zu überprüfen und zu analysieren, ob sich ihr Status ändert.

Dritter Schritt: Wichtige Aufgaben planen

Wenn Sie einmal die Aufgaben festgelegt haben, die Ihnen am wichtigsten sind, können Sie diese je nach Dringlichkeit kurz- oder langfristig planen. Sie können zunächst versuchen, Ihre Woche zu organisieren und dann Ihre Aufgaben über Ihre gesamten Arbeitstage zu verteilen.

Versuchen Sie, für alle wichtigen Aufgaben in absehbarer Zukunft je nach Zeitplan einen genauen Planungstermin festzulegen. Das Planungsdatum ist das Datum, an dem Sie die Aufgabe ausführen wollen. Sie unterscheidet sich von dem Fälligkeitstermin, mit dem die Ausführungsfrist endet. Wenn Sie sich für die Planung Ihrer Aufgaben entscheiden, sollten Sie auch die Termine angeben, wenn Sie das genaue Datum kennen.

In Ihrer beruflichen Routine haben Sie wahrscheinlich Aufgaben, die sich wiederholen. Versuchen Sie, die wiederkehrenden Aufgaben zu ermitteln, und legen Sie in einem zweiten Schritt die Häufigkeit der Wiederholungen fest: täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich. Stellen Sie damit sicher, dass Sie Ihre Haupttätigkeiten leiten können.

Vierter Schritt: Delegieren bestimmte Aufgaben

In Ihrem Alltag müssen Sie wahrscheinlich zusammenarbeiten und als Team arbeiten. Die nicht wichtigen, aber dringenden Aufgaben sind vielleicht diejenigen, die Sie delegieren können: Sie werden nicht als wichtig für Ihre Aufgaben angesehen, sondern müssen trotzdem innerhalb kurzer Zeit erfüllt werden. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die zur Verwirklichung eines gemeinsamen Projekts beitragen und somit nicht nur von Ihnen abhängen. Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren, stellen Sie sicher, dass sie weiterverfolgt wird, indem Sie beispielsweise einen Kommentar hinzufügen, der erklärt, warum Sie diese Aufgabe an einen Kollegen übertragen. Sie können auch ein Enddatum festlegen, um die Ausführungszeit zu begrenzen. Seien Sie so klar wie möglich in Ihrer Aussage, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Mit diesem Ansatz gestalten Sie Ihren Alltag effizient

Mit dieser Methode können Sie Ihren Terminplan realistisch planen. Vermeiden Sie eine Überbewertung Ihrer täglichen Produktivität! Setzen Sie klare und erreichbare Ziele. Sie müssen nicht über alle Ihre Aufgaben hinaus fliegen. Behandeln Sie sie alle einzeln und vermeiden Sie die Zersplitterung. Von einem Tag zum anderen: Sind Ihre Tagesaufgaben erledigt? Wenn ja, dann waren Ihre Ziele vernünftig. Wenn nicht, dann sollten Sie dafür sorgen, dass weniger Aufgaben pro Tag erledigt werden und dass die Zeit bis zur Ausführung jeder Aufgabe genau ermittelt wird. Eine gute Planung verringert die Zahl der dringenden und wichtigen Aufgaben, die zu Streß führen können.

Um Ihre Organisation am Arbeitsplatz zu optimieren, gibt es viele Werkzeuge, die Ihre Aufgaben revolutionieren sollen. Es liegt an Ihnen, die Lösung zu analysieren, die Ihren Erwartungen am besten entspricht: Wählen Sie ein einfaches und flexibles Werkzeug, das Ihrer Arbeitsweise entspricht. So sparen Sie Zeit und Effizienz!

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