Es gibt eine ganz besondere Art von Unbehagen, die mit einer Einladung zu einem regelmässigen Meeting einhergeht.

Sie ist immer da, jeden Dienstag um 10 Uhr oder, noch schlimmer, jeden Freitag um 15 Uhr, und blockiert Ihren Kalender. Die Teilnehmenden nehmen aus Gewohnheit teil. Kameras aus. Traktandenliste optional. Und irgendwo zwischen dem ersten Status-Update und der fünften halben Entscheidung wird klar: Dieses Meeting hilft niemandem. Es findet einfach statt.

Viele regelmässige Meetings wurden eingeführt, um Struktur zu schaffen. Stattdessen erzeugen sie oft Stillstand. Immer die gleichen Teilnehmenden, die gleichen Gesprächsthemen, die gleichen (oder fehlenden) Ergebnisse. Mit der Zeit verlieren sie ihren Nutzen und werden zu Hintergrundgeräuschen.

Doch hier ist der Punkt: Nicht die Wiederholung ist das Problem. Es ist der fehlende Rahmen. Und wenn Sie diesen korrigieren, verschwenden Sie keine Zeit mehr, sondern nutzen sie sinnvoll. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre regelmässigen Meetings neu gestalten können, um echte Klarheit und echten Mehrwert zu schaffen, damit die Teilnehmenden mit Orientierung und nicht mit Déjà-vu-Gefühlen gehen.

Die wachsenden Kosten schlecht geführter regelmässiger Meetings

Ein einziges ineffizientes Meeting verschwendet Zeit. Ein regelmässiges schafft eine Kultur der Zeitverschwendung.

Es geht nicht nur um eine verlorene Stunde pro Woche. Es sind fünf Personen, die jede Woche je eine Stunde investieren, oft nur, um dieselben Updates oder nie gefällten Entscheidungen zu wiederholen. Rechnet man das auf einen Monat hoch, über mehrere Teams hinweg, verbrennt man plötzlich Dutzende Stunden für Meetings, die niemand als wertvoll empfindet.

Und das ist nur der offensichtliche Teil.

Schlecht strukturierte regelmässige Meetings bringen versteckte Kosten mit sich:

• Verzögerte Entscheidungen, wenn die Zuständigkeiten nicht klar sind, werden Entscheidungen aufgeschoben.
• Fehlende Verantwortlichkeit, wenn Folgeaufgaben nicht nachverfolgt werden, kommt nichts voran.
• Zersplitterter Fokus, ständiger Kontextwechsel und wiederholte Diskussionen rauben die Aufmerksamkeit.
• Teilnahmetheater, die Leute erscheinen, sind aber geistig längst woanders.
• Mit der Zeit funktionieren diese Meetings eher als Platzhalter denn als echte Fortschrittspunkte. Und weil sie regelmässig stattfinden, werden sie selten hinterfragt. Je länger sie ineffektiv bleiben, desto mehr Zeit, Vertrauen und Aufmerksamkeit gehen stillschweigend verloren.
• Das Schlimmste daran? Teams spüren oft, dass etwas nicht stimmt, wissen aber nicht, wie sie es ändern sollen. Also bleiben die Meetings bestehen. Und der Ressourcenverlust geht weiter.

Anzeichen dafür, dass Ihr regelmässiges Meeting nicht mehr funktioniert

Sie brauchen keine Umfrage, um zu erkennen, wann ein regelmässiges Meeting aus dem Ruder läuft. Sie spüren es. Falls Sie dennoch unsicher sind, hier sind die häufigsten Warnsignale:

• Es gibt keine echte Traktandenliste. Vielleicht gab es einmal eine, aber jetzt besteht sie nur noch aus weiterkopierten Stichpunkten, oder existiert gar nicht mehr.
• Es ist jedes Mal dieselbe Diskussion. Kein Fortschritt, nur wiederverwertete Gesprächspunkte.
• Einige wenige dominieren, andere bleiben still. Es ist unklar, wer sprechen soll, also füllen nur die lautesten Stimmen den Raum.
• Die Teilnehmenden machen Multitasking oder erscheinen gar nicht. Das Engagement sinkt, wenn das Meeting keinen Mehrwert mehr bringt.
• Nichts wird dokumentiert. Entscheidungen, Kontext und Aufgaben verschwinden, sobald der Anruf endet.
• Alle verlassen das Meeting mit einer anderen Vorstellung davon, was gerade passiert ist. Ohne gemeinsame Aufzeichnung gibt es kein gemeinsames Verständnis.
• Wenn selbst die organisierende Person sich nicht mehr auf das Meeting freut, ist das ein klares Signal. Regelmässige Meetings sind keine passiven Kalendereinträge. Wenn sie nicht aktiv zur Abstimmung, Klarheit oder zum Fortschritt beitragen, entziehen sie diese Dinge, langsam, aber stetig.

So sollte ein strukturiertes regelmässiges Meeting aussehen

Nicht jedes regelmässige Meeting ist ein hoffnungsloser Fall. Es gibt auch gute, aber sie entstehen nicht zufällig. Hier sehen Sie, was ein strukturiertes und wertvolles regelmässiges Meeting von einem Pflichttermin unterscheidet:

• Es gibt ein klares Ziel. Alle wissen, warum dieses Meeting stattfindet, sei es zur Beseitigung von Blockaden, zur Überprüfung von Kennzahlen oder zur Entscheidungsfindung. Wenn sich der Zweck ändert, ändert sich auch das Format.
• Die Traktandenliste entwickelt sich weiter. Sie ist keine statische Checkliste. Sie wird im Voraus erstellt, ist ergebnisorientiert und zeitlich begrenzt. Neue Themen werden gezielt hinzugefügt, nicht aus Panik oder als Lückenfüller.
• Die Rollen sind definiert. Jemand leitet die Diskussion. Jemand schreibt das Protokoll. Jemand ist für Folgeaufgaben verantwortlich. Wenn niemand die Verantwortung übernimmt, passiert auch nichts.
• Der Fortschritt wird überprüft. Die Aufgaben aus der Vorwoche verschwinden nicht im Nichts. Sie tauchen wieder auf, sichtbar, bis sie erledigt oder gelöst sind.
• Die Teilnahme ist gezielt. Wenn jemand nicht dabei sein muss, wird er oder sie nicht unnötig eingeladen. Relevanz bestimmt die Teilnahme, nicht Gewohnheit.
• Wenn regelmässige Meetings so strukturiert sind, sind sie keine Lückenfüller mehr, sondern echte Hebel für Fortschritt. Sie helfen den Teilnehmenden, vorbereitet zu erscheinen, engagiert zu bleiben und mit Klarheit statt mit Verwirrung zu gehen.

So beheben Sie ein ineffektives regelmässiges Meeting

Wenn sich Ihr regelmässiges Meeting nicht richtig anfühlt, dann ist es das wahrscheinlich auch.

Und wie die meisten von uns möchten Sie vermutlich keine weiteren Meetings abhalten, die niemandem wirklich weiterhelfen.

Aber Sie müssen weder Ihren Kalender komplett überarbeiten noch die Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden. Einige gezielte Änderungen können bereits viel bewirken, sie bringen Struktur, Zielklarheit und neue Energie zurück in den Ablauf.

Hier beginnt der Weg.

Überdenken Sie die bestehende Einladung

Manchmal ist es am hilfreichsten, einfach auf Pause zu drücken.

Ein regelmässiges Meeting, zumindest vorübergehend, abzusagen, kann Raum schaffen, um über seinen eigentlichen Zweck nachzudenken. Es geht nicht darum, es aus Frustration zu streichen. Es geht darum, Platz zu schaffen, um es mit klarer Absicht neu zu gestalten.

Das signalisiert dem Team ausserdem, dass ihre Zeit wertgeschätzt wird, und dass das Meeting nicht einfach zurückkommt, sondern besser zurückkommt.

Definieren Sie ein Ziel und ein Enddatum

Nicht jedes regelmässige Meeting muss für immer bestehen bleiben. Im Gegenteil, die meisten sollten das nicht.

Wenn ein Meeting dazu dient, ein Projekt voranzubringen, dann legen Sie einen natürlichen Endzeitpunkt fest. Falls es später wieder gebraucht wird, lässt es sich jederzeit neu starten. Ein Enddatum motiviert alle Beteiligten, sich zu fokussieren, Entscheidungen zu treffen und nicht einfach Zeit zu füllen.

Und wenn sich der Zweck des Meetings nicht in einem Satz klar beschreiben lässt? Dann ist das ein Zeichen, es grundsätzlich zu überdenken.

Schaffen Sie Klarheit über den Zweck des Meetings

Vage Ziele führen zu vagen Meetings.

Bevor Sie die Serie neu starten, nehmen Sie sich einen Moment, um zu klären, wie eine erfolgreiche Version dieses Meetings aussehen würde. Soll es Blockaden sichtbar machen? Entscheidungen ermöglichen? Fortschritte abstimmen?

Wenn der Zweck klar ist, lassen sich Traktandenliste, Häufigkeit und Teilnehmende deutlich einfacher gestalten.

Gestalten Sie das Format neu, für das Team, nicht den Kalender

Wenn sich das derzeitige Format flach anfühlt, wurde es vermutlich schon länger nicht mehr aktualisiert. Prüfen Sie, was fehlt:

• Sprechen immer dieselben Personen, während andere gedanklich abschalten?
• Gehen Aufgaben nach dem Meeting verloren?
• Wirkt das Meeting losgelöst vom eigentlichen Wochenverlauf?
• Jetzt ist der Moment, die Struktur zu stärken:
• Eine dynamische Traktandenliste, klar definierte Rollen und eine konsequente Nachverfolgung der Ergebnisse machen den Unterschied.

Legen Sie neue Abläufe für das Meeting fest

Wenn sich das Format ändert, sollten sich auch die Erwartungen ändern.

Es hilft, diese laut auszusprechen oder, noch besser, schriftlich festzuhalten. Zum Beispiel:

• "Fügen Sie Themen vor dem Meeting zur Traktandenliste hinzu"
• "Verwenden Sie die ersten Minuten zur Durchsicht offener Aufgaben"
• "Beenden Sie das Meeting mit einem Überblick: Wer macht was?"
• Sie schaffen keine Starrheit, sondern Klarheit. Und genau diese Klarheit gibt den Teilnehmenden einen Grund, engagiert zu bleiben.

Machen Sie die Teilnahme flexibel

Nicht jedes Meeting muss voll besetzt sein. Wenn nur drei Personen aktiv an einer Übergabe oder Entscheidung arbeiten, können alle anderen verzichten.

Ermutigen Sie die Teilnehmenden, nur dann teilzunehmen, wenn es für sie relevant ist, nicht nur, weil ihr Name auf der Einladung steht. Allein dieser Wechsel kann ein Meeting von einem Zeitfresser in eine fokussierte Arbeitseinheit verwandeln.

Geben Sie der Struktur einen festen Ort

Es ist schwer, ein regelmässiges Meeting effizient zu halten, wenn die Informationen über Posteingänge, Chats und Dokumente verstreut sind.

Wenn Vorbereitung, Diskussion und Nachbereitung an verschiedenen Orten stattfinden, geht schnell etwas unter. Und es wird nicht aus Desinteresse vergessen, sondern weil der Überblick fehlt.

Deshalb ist ein zentrales Tool entscheidend. Ein Ort für Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben. Ein Ort, um im Gleichschritt zu bleiben.

Überprüfen Sie die Struktur regelmässig

Ein regelmässiges Meeting zu optimieren ist keine einmalige Aufgabe, es ist ein fortlaufender Prozess. Wenn die Struktur steht, setzen Sie sich eine Erinnerung, sie alle paar Monate zu überprüfen.

Sind die Traktanden noch relevant? Werden Aufgaben erledigt? Hat sich der Zweck verändert?

Kleine Kurskorrekturen im Laufe der Zeit halten das Meeting fokussiert und wertvoll, und verhindern, dass es wieder in den Autopilot zurückfällt.

Warum WEDO regelmässige Meetings zum Funktionieren bringt

Seien wir ehrlich: Regelmässige Meetings werden nicht verschwinden. Und ganz ehrlich, das sollten sie auch nicht. Wenn sie gut strukturiert sind, helfen sie Teams, abgestimmt zu bleiben, Verantwortung zu übernehmen und kontinuierlich voranzukommen, ganz ohne täglichen Chaos-Modus.

Das eigentliche Problem liegt im fehlenden Überblick, mangelnder Verantwortlichkeit und unzureichender Nachverfolgung.

WEDO gibt regelmässigen Meetings genau die Struktur, die bisher gefehlt hat:

• Gemeinsame Traktandenlisten, die sich von Woche zu Woche weiterentwickeln
• Notizen in Echtzeit, damit nichts verloren geht
• Automatisierte Nachverfolgung von Aufgaben
• Integrierte Aufgabenverwaltung, die Diskussionen direkt mit Aktionen verknüpft
• Ein zentraler Ort für Kontext, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten, vor, während und nach dem Meeting

Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen Dokumenten, Posteingängen und Haftnotizen. Kein dreimaliges Wiederholen desselben Updates.

Mit WEDO fühlen sich Ihre regelmässigen Meetings nicht nur besser an, sie funktionieren auch besser.

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