Verwaltung von wiederkehrenden Abläufen: Worin liegen die Herausforderungen?

In den Verwaltungsabteilungen ist das Prozessmanagement ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Abläufe werden oft als Listen von Aufgaben zusammengefasst, die in einer vordefinierten Reihenfolge auszuführen sind. Obwohl diese Schritte für Bildungseinrichtungen üblich und alltäglich sind, kann ihre Ausführung schwierig sein und eine Herausforderung für die Qualitätssicherung der Institution darstellen. Lassen Sie uns gemeinsam einige häufige Stolpersteine anschauen:

• Eine Vielzahl von Informationen, die über verschiedene Kommunikationskanäle verarbeitet werden müssen: interne Dokumente und Notizen, E-Mails, Anrufe, Briefe usw.
• Komplexe Organisation: viele Mitarbeiter sind an dem Prozess beteiligt.
• Matrixorganisationen und interdisziplinäres Arbeiten (mehrere Abteilungen und Standorte beteiligt).
• Dokumente, die nicht auf dem neuesten Stand sind, und Folgedateien, die nicht kollaborativ oder sehr komplex sind (Tabellenkalkulationen, Excel-Tabellen, Word-Dokumente).
• Unklarheit über die zu erledigenden Aufgaben (kein Referenzdokument oder unvollständige Angaben)
• Ein hybrides Arbeitsmodell: Mitarbeitende, die vor Ort sind, und Mitarbeitende, die unterwegs arbeiten.
• Mangelnder Kommunikationsfluss, der die Umsetzungsqualität gefährden kann.
• Austritt eines Mitarbeitenden, welcher wegen lückenhafter Wissenssicherung die Organisation samt seinem Wissen verlässt.

Erinnert Sie diese Liste an Situationen, die Sie selbst erlebt haben? Sie arbeiten im Bildungsbereich und sind der Meinung, dass Ihre Arbeitsabläufe verbesserungswürdig sind?

WEDO bietet Ihnen die Funktion Vorlagen und Checklisten, mit der Sie die Effizienz und die Zusammenarbeit Ihrer Abteilungen verbessern können. Erfahren Sie, wie Sie die wiederkehrenden Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung automatisieren können, indem Sie Vorlagen erstellen und auf einfache Weise vordefinierte Aufgabenlisten generieren.

Wir helfen Ihnen, Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten.

1. Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre wiederkehrenden Abläufe.

✅ Listen Sie die Aufgaben auf und weisen Sie diese zu.

Sichern Sie die Qualität und Transparenz Ihrer internen Prozesse, indem Sie für jeden Ablauf eine Vorlage erstellen. So erhalten die beteiligten Mitarbeitenden einen klaren und strukturierten Überblick über die aktuellen Abläufe und Aufgaben, für die sie verantwortlich sind.

📅 Planen Sie die Aufgaben.

Legen Sie für jede Aufgabe eine Frist fest, die sich auf ein Referenzdatum beziehen. Wenn Sie eine Checkliste auf dieser Basis der Vorlage starten, werden die Fristen automatisch berechnet. Sie können dann unterscheiden zwischen :

• Aufgaben, die vor dem Referenzdatum fällig sind
• Aufgaben, die am Referenzdatum erledigt werden müssen
• Aufgaben, die nach dem Referenzdatum zu erledigen sind

↗️ Teilen Sie Information

Mithilfe von Vorlagen können Sie auch Wissen an Mitarbeitende weitergeben und gleichzeitig eine konstante Ausführung der Abläufe sicherstellen. Schulen Sie einen neuen Mitarbeitenden ganz einfach, indem Sie ihm/ihr Zugang zu den relevanten Checklistenvorlagen geben.

📋 Ändern Sie die Aufgaben der Vorlage jederzeit.

Muss ein Ablauf überarbeitet werden? Berechtigte Benutzer haben direkten Zugriff auf die Vorlage, um die Aufgaben zu überarbeiten.

2. Starten Sie eine Checkliste, wenn ein Ablauf ausgeführt werden soll.

Ist Ihre Vorlage fertig? Dann müssen Sie nur noch eine Checkliste starten, um mit der Durchführung eines Ablaufes zu starten! Ihre Mitarbeitenden erhalten sofort die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, in deren persönlichem Bereich.

3. Einfach zusammenarbeiten und kommunizieren.

Von jeder aktuellen Checkliste aus können Sie mit Ihren Kollegen kommunizieren, indem Sie die Aufgaben kommentieren. Diese werden sofort benachrichtigt und können sich mit ihnen austauschen.

4. Verfolgen Sie den Fortschritt laufender Abläufe.

Dank dieser Funktion ist Ihre Nachverfolgung gewährleistet und Sie können :

• Den Fortschritt einer bestimmten Checkliste analysieren.
• Einen Gesamtüberblick über den Fortschritt aller laufenden Checklisten erhalten.
• Checklisten nach ihrem prozentualen Fortschritt oder nach ihrem Referenzdatum sortieren.

Bildungsbereich: Standardisierte Prozesse zur Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung von Dienstleistungen für Kunden und Partner ist eine grosse Herausforderung für Bildungseinrichtungen. Zu diesem Zweck erhalten viele Institutionen Zertifizierungen und Gütesiegel, wie z. B. die ISO-Normen (21001:2018) für Bildungs- und Berufsbildungsorganisationen. Die administrativen Anforderungen für die Zertifizierung sind oft zeitaufwendig. WEDO begleitet Sie während der gesamten Einführung dieser Abläufe und Verfahren. Sobald Ihre Bildungseinrichtung zertifiziert ist, werden die Vorlagen und Checklisten in WEDO die Qualitätssicherung Ihrer internen Prozesse sicherstellen.

Einige Beispiele für Arbeitsabläufe, die Sie in Ihrer Institution mit WEDO verwalten könnten

Direktion, Verwaltung & Sekretariat

• Organisation des Schulanfangs
• Materialbestellungen
• Erstellung der Stundenpläne
• Ausarbeitung der Lehrpläne
• Jährliches Budget
• Organisation der Abschlussfeiern
• Zertifizierungen & Labels
• Verwaltung des Alumni-Netzwerks

Personalmanagement

• Eintritt eines Mitarbeitenden
• Austritt eines Mitarbeitenden
• Rekrutierungsprozess

Zulassungsstelle

• Bewerbung von Studierenden
• Immatrikulation von Studierenden
• Studentenvisum

Pädagogische Gruppen

• Prüfungsvorbereitungen
• Lehrerkonferenzen
• Organisation von Aktivitäten
• Organisation von Kongressen

Akademische Veranstaltungen

• Tag der offenen Tür
• Alumni-Treffen
• Informationsveranstaltungen
• Spezielle Anlässe

Marketing & Kommunikation

• Kommunikationskampagnen
• Marketingkampagnen
• Übersetzungen

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Möchten Sie unser Tool testen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung zu organisieren?

Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten: