Unsere letzte LinkedIn-Umfrage ergab, dass fast 40% der Befragten die Ineffizienz einer Sitzung mit fehlenden Entscheidungen in Verbindung bringen, während 34% auf die mangelnde Vorbereitung der Teilnehmer hinweisen.

Tatsache ist, dass Sitzungen unsere Wochen bestimmen und unsere Kalender versteinern. Trotzdem bleiben sie ein zentrales Element der Zusammenarbeit und markieren die Stufen des Projektmanagements.

In diesem Artikel gehen wir auf diese Problematik ein und schlagen einige bewährte Methoden vor, die Ihre Meetings optimieren werden.

Problem Nr. 1: Förderung der Entscheidungsfindung in Sitzungen

🎯 Systematische Festlegung von Zielen

Es ist entscheidend, dass der Herausgeber der Sitzung sich über die Ziele der Sitzung im Klaren ist. Je nach Zielen und Fristen ist es wichtig, die zu treffenden Entscheidungen systematisch im Voraus festzulegen und auf der Traktandenliste zu vermerken.

🗣️ Die Entscheidungsfindung zuweisen

Es wird empfohlen, einen Besprechungsmoderator festzulegen oder die Verantwortung für jedes Thema einer bestimmten Person zuzuweisen. So stellt diese Person sicher, dass das Thema zu einer Entscheidung führt, bevor sie zum nächsten Punkt übergeht.

🗳️ Zur Abstimmung stellen

Die Entscheidungsfindung kann durch Abstimmung erleichtert werden. Wenn in einer Gruppe eine Entscheidung getroffen werden muss, kann die Abstimmungsmethode verwendet werden, um eine kollegiale Entscheidung zu treffen. Die Abstimmung beendet endlose Diskussionen und ermöglicht es, sich den nächsten Problemstellungen zuzuwenden.

✅ Formalisierung der Entscheidungsfindung

Es ist wichtig, die getroffenen Entscheidungen im Protokoll klar zu formalisieren. Die Aufzeichnung jeder Entscheidung sollte leicht zugänglich sein, um Zeitverlust bei der Suche nach Informationen zu vermeiden.

Problem Nr. 2: Förderung der Vorbereitung der Teilnehmer

👀 Lesen Sie das Diskussionsmaterial im Vorfeld

Senden Sie Informationen und Unterlagen, die sich mit den verschiedenen Themen befassen, im Voraus, damit sich die Teilnehmer vorbereiten können. Das vorherige Lesen der Themen gewährleistet eine schnellere Bearbeitung der Themen und verkürzt somit die Dauer der Sitzungen.

🗓️ Die Debatte vor der Sitzung initiieren

Durch die Erwähnung von Fragen oder zu treffenden Entscheidungen in der Traktandenliste können sich die Teilnehmer informieren und auf die Debatte vorbereiten.

👤 Die Teilnehmer zur Verantwortung ziehen

Der Initiator eines Meetings muss nicht zwingend die gesamte Sitzung leiten. Im Gegenteil: Wenn ein Mitarbeiter zum Moderator eines Themas ernannt wird, an dem er beteiligt ist, ist er naturgemäss besser vorbereitet und übernimmt Verantwortung für die Leitung des Projekts. Ausserdem hat der Wechsel des Moderators den Vorteil, dass er dem Treffen einen Rhythmus verleiht.

❎ Kohärenz der Teilnahme bestimmter Mitarbeiter

Die mangelnde Vorbereitung oder das fehlende Engagement eines Mitarbeiters kann manchmal einfach bedeuten, dass seine Anwesenheit vielleicht nicht relevant ist.

Eine kollaborative Arbeit im Vorfeld kann die Produktivität einer Sitzung und das Engagement der Teilnehmer radikal verbessern.

WEDO ist eine Cloud-Lösung, mit der alle Mitarbeiter eines Teams oder eines Unternehmens die Traktandenlisten ihrer Sitzungen verwalten können. Die Traktanden und ihr Inhalt werden automatisch von einer Sitzung zur nächsten übernommen, sodass Projekte, Aufgaben und Entscheidungen nachvollziehbar sind.

Die Plattform ist für die Verwaltung von Sitzungen aller Art geeignet, von Verwaltungsräten über HR-Sitzungen bis hin zu ordentlichen oder ausserordentlichen Projektmanagementsitzungen.