Die mit WEDO in Echtzeit erstellte Protokollerfassung bietet folgende Vorteile:

• Klare Liste der Offenen Punkten
• Definition der Verantwortlichkeiten im Rahmen der Sitzung
• Die Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben direkt
• Keine Überarbeitung des Protokolls nach der Sitzung
• Bessere Kommunikation der Erwartungen und Termine
• Vereinfachte Überwachung der Aufgaben von Woche zu Woche

Thema erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmal erstellen)

Klicken Sie im linken Menü auf Themen Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf + Thema erstellen. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Thema und klicken Sie auf Speichern und fortsetzen.

Geben Sie an, welche Mitglieder Zugang zu diesem Thema haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen per E-mail zu Ihrem Unternehmen einladen können. Klicken Sie auf Weiter.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihr Thema. Tipp: Wählen Sie eine Farbhaltung (Sitzung in blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.) Klicken Sie auf Zum Thema gehen.

Als Beispiel wähle ich ein Thema Wöchentliche Sitzung.

Auflistung der diskutierten Aufgaben in der Sitzung

Sie können nun alle in der Sitzung besprochenen Aufgaben direkt im Thema Wöchentliche Sitzung erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Schaltfläche Organisieren und wählen Sie dann Zuweisen. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Aufgabe auszuwählen:

Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf der Schaltfläche Organisieren und wählen dann Priorisieren. Das folgende Fenster öffnet sich, um eine Priorität für jede Aufgabe festzulegen:

Aufgaben vor der Sitzung hinzufügen, um bereit zu sein

Fragen Sie vor einer Sitzung jeden Teilnehmer, welche Themen diskutiert werden sollen. Dies wird es ermöglichen, ein gezieltes Traktandum vorzubereiten und die Sitzung auf einer guten Grundlage zu beginnen.

Aufgaben von Sitzung zu Sitzung verfolgen

Alle im Rahmen der Sitzung übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann sich die Fortschritte der Aufgaben jederzeit in der Woche ansehen, wenn er sich zum Thema Sitzung wöchentlich begibt. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten.

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

Ein bisschen weiter gehen

Kommentare hinzuzufügen

Wenn in der Sitzung im Zusammenhang mit einer Aufgabe ein Kommentar abgegeben wird, können Sie ihn im Detailansicht eingeben. Dieser Kommentar wird an die Aufgabe geknüpft bleiben, die Geschichte der Diskussionen zu bewahren.

Festlegung von Fristen

Wie Kommentare können Sie auch Aufgaben im Detailbereich um eine Fälligkeitsdatum erweitern.

Protokoll als PDF exportieren

Wenn ein Protokoll exportiert werden muss (um es zu archivieren oder per E-Mail zu versenden), klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche Exportieren.

Wählen Sie die anzuzeigenden Informationen aus und klicken Sie auf Datei erstellen

Abschluss

Dank WEDO nutzen viele Unternehmen die dynamische Berichterstattung erfolgreich. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung nach der Sitzung und können ihre Termine einfacher bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.