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Produktivität

Wie können Sie in Ihren Personalprozessen Zeit sparen?

antoine_sudan.pngAntoine Sudan |

Personalabteilungen bilden das Herzstück des Talentmanagements und des Wohlbefindens der Mitarbeitenden in Unternehmen. Ihre Rolle umfasst sowohl die alltägliche Administration als auch strategische Entscheidungen zur Verbesserung der Unternehmenskultur und des Mitarbeiterengagements. Diese Verantwortlichkeiten bringen jedoch einen erheblichen Verwaltungsaufwand mit sich, insbesondere was die Zeit für die Vorbereitung und Überwachung von Personalprozessen und Sitzungen angeht.

Die Automatisierung von Personalprozessen wird zu einer wichtigen Schlüsselkompetenz, um Zeit zu sparen, Fehler zu reduzieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf den Rekrutierungsprozess.

Standardisierung des Rekrutierungsprozesses

Rekrutierungsprozesse sind oft langwierig und kostspielig. Die Automatisierung der Abläufe vereinfacht den Prozess für alle Neueinstellungen.

Checklisten für Ihre wiederkehrenden Abläufe

Durch die Erstellung einer Vorlage für eine Checkliste zur Personalbeschaffung standardisieren Sie die zu erledigenden Arbeitsschritte.

Mit WEDO hat jede Aufgabe in der Vorlage :

  • eine detaillierte Beschreibung
  • Anhänge ( Bewerbungsdossier, Reglement, Beurteilung, Pflichtenheft, usw.)
  • ein Datum und eine Frist für die Erledigung
  • einen Verantwortlichen
  • einen Beobachter, falls erforderlich

Einmal erstellt, sind diese Vorlagen in der WEDO-Plattform verfügbar und können jederzeit aktualisiert werden, wenn sich der interne Prozess verändert. Die verschiedenen Aufgaben in der Vorlage werden automatisch an die verantwortlichen Personen delegiert und ihrer Aufgabenliste hinzugefügt.

Im Falle der Personalbeschaffung empfiehlt es sich, Checklistenvorlagen für jede der folgenden Phasen zu erstellen:

Talentsuche

Von der Beschreibung der Stelle bis zur Online-Schaltung Ihrer Anzeigen können Sie in Ihrer Checkliste alle üblichen Schritte auflisten, um die richtigen Talente anzusprechen.

Rekrutierungsprozess

Sobald eine Bewerbung in den Rekrutierungsprozess eingeht, kann eine Checkliste im Namen des Bewerbers gestartet werden, um sicherzustellen, dass jede Bewerbung auf die gleiche Weise behandelt wird:

Rekrutierungsprozess

Einarbeitungsprozess

Sie haben Ihre seltene Perle gefunden. Auftrag erfüllt? Nicht ganz. Jetzt müssen Sie sich auf den Eintritt Ihres neuen Mitarbeitenden vorbereiten. Verträge, Profilintegration, Einrichtung des Computers, Erfassen von Zugangsberechtigungen, Erstellen einer E-Mail-Adresse, Information der Angestellten: Die Liste der Aufgaben, die Sie zu erledigen haben, ist lang. Und diese Liste von Aufgaben betrifft nicht nur die Personalabteilung, sondern auch den Abteilungsleiter der betreffenden Person oder beispielsweise die IT-Abteilung. Deshalb ist es so wichtig, Aufgaben zwischen den Abteilungen delegieren zu können und sie als Beobachter zu überwachen.

Einarbeitungsprozess

Übernahme von Aufgaben durch die neue Fachkraft

Jetzt, wo die Arbeiten der Personalabteilung abgeschlossen sind, werden die Checklisten für die Führungskraft der neuen Fachkraft von grossem Nutzen sein. Die Begrüssung eines neuen Mitarbeitenden und die Übergabe von Aufgaben und Projekten sind aufwändig und zeitintensiv. WEDO verbessert die Einarbeitung durch die Bereitstellung von Checklistenvorlagen. Diese liefern wichtige Informationen über die zu befolgenden Schritte, Ansprechpartner und Dokumente, die für die Durchführung ihrer neuen Projekte benötigt werden.

Neben der Rekrutierung und Einarbeitung nutzen WEDO-Kunden das Modul Checklisten zur Automatisierung von Abläufen wie Austritte, Namens- und Vertragsänderungen, Mutterschaft und Vaterschaft, Veranstaltungsvorbereitung oder Aus- und Weiterbildungsstrategie.

Vorbereitung und Protokollierung von Vorstellungsgesprächen

Im Rahmen Ihres Rekrutierungsprozesses können Sie alle Ihre Vorstellungsgespräche im WEDO-Modul für Sitzungen protokollieren. Indem Sie eine individuelle Traktandenliste erstellen, können Sie die Gespräche direkt in den geplanten Themen niederschreiben.

Zahlreiche wichtige Funktionen für das Personalmanagement

Zusätzlich zu den Checklisten und der Verwaltung von Aufgaben bietet die WEDO-Kollaborationsplattform eine Vielzahl von Funktionen, die die Personalabteilung bei ihrer Arbeit unterstützen.

Verwalten Sie Ihre bilateralen Gespräche:

Bilaterale Sitzungen sind wertvolle Gelegenheiten, um einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum zu schaffen, in dem die individuellen und gemeinsamen Ziele vertieft diskutiert werden können. Sie bieten einen Rahmen für die Anerkennung der Leistungen und Beiträge jedes Einzelnen und stärken das Gefühl der Anerkennung und Zugehörigkeit zum Team.

bilateralen Gespräche

Die WEDO-Plattform ermöglicht Ihnen, Ihre wiederkehrenden Sitzungen aller Art, insbesondere bilaterale Gespräche, zu automatisieren. Die Traktandenliste wird von den Vorgesetzten festgelegt, aber die Vorbereitung erfolgt kollaborativ. So können Mitarbeitende die einzelnen Punkte und Fragen, die zu erledigen sind, bereits im Vorfeld ergänzen oder z. B. eine Beurteilung ausfüllen.

In der Regel ist die Traktandenliste einer bilateralen Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so planen, dass sie sich von einer Sitzung zur nächsten wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und sich die Ziele weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Beteiligten zur Einsichtnahme zur Verfügung.

HR manager Sylviane Juilland

In einem früheren Artikel haben wir Ihnen einige Anregungen gegeben, was bei einer bilateralen Sitzung besprochen werden sollte, um sie ebenso interessant wie konstruktiv zu gestalten.

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Governance :

Zusätzlich zu den Checklisten, der Aufgabenverwaltung und dem Sitzungsmodul bietet WEDO ein Governance Add-on. Es orientiert sich am Holokratie-Konzept und stellt Ihr Organigramm in Form von Kreisen und Rollen dar. Dank dieser innovativen und dynamischen Visualisierung, profitieren WEDO-Kundinnen und Kunden von einer agilen und transparenten Methode, zur Strukturierung und Beschreibung ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten. Ausserdem unterstützt die Darstellung die Stellvertretungsregelung und Verbesserung der internen Kommunikation.

Überwachung der Remote Arbeit:

Als kollaborative Plattform ermöglicht es WEDO, den Fortschritt von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu überwachen. Sie bietet jederzeit sicheren Zugang zu Protokollen und Dateien und ermöglicht so eine unkomplizierte Zusammenarbeit aus der Distanz.

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