Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

In diesem Artikel gehen wir auf die Herausforderungen der kommunalen Digitalisierung ein. Wir nutzen die Erfahrungen von Loïc Blardone, Sekretär der Gemeinde Saxon (VS), als Projektleiter und Benutzer von WEDO. Diese Erfahrung zeigt die Bedeutung der Technologie für die Modernisierung der lokalen Verwaltung. Es werden Themen wie sichere Cloud-Software und digitale Herausforderungen behandelt.

## Was waren die grössten Herausforderungen für die Verwaltung der Gemeinde vor der Einführung von WEDO?

Vor WEDO hatten wir Probleme mit der Nachverfolgung von Aufgaben und Anfragen. Wir hatten viele Herausforderungen zu bewältigen, die von der Erinnerung der Mitarbeiter abhingen und dokumentiert werden mussten.

Darüber hinaus wurde es immer schwieriger, grosse Mengen an Dokumenten, Informationen und Anfragen aus verschiedenen Quellen (Post, E-Mails, Bürgeranfragen und behördenübergreifende Anfragen) zu verarbeiten und zu katalogisieren.

Wir brauchten eine Software, um Anfragen der öffentlichen Hand zu verfolgen. Besonders für die Gebäudeabteilung, die wichtige Angelegenheiten verwaltet.

## Was waren die grössten Herausforderungen bei der Implementierung der Verwaltungssoftware?

Zunächst einmal war es wichtig zu bestimmen, wer die Plattform nutzen würde. Wir haben uns gefragt, ob es besser ist, nur die Verwaltung oder auch externe Dienste einzubeziehen. Es war wichtig, den Nutzen der Plattform für jede Funktion zu bestimmen. Dadurch konnte das Interesse der Mitarbeitenden und ihre Akzeptanz des Projekts erfasst werden.

Um sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter einbezogen sind, haben wir alle administrativen Mitarbeiter, 35, miteinbezogen. Dazu gehören:

- die Verwaltung (Einwohneramt, Finanzabteilung, technische und bauliche Dienste)
- der Direktor und der stellvertretende Direktor
- der Bibliothekar und die Mitarbeiter der Schul- und Hortdienste
- der Leiter der öffentlichen Arbeiten
- der Beauftragte für das Kulturerbe
- die soziokulturellen oder Integrationskoordinatoren
- die Leiter der Gebäudedienste
- das technische Personal
- die Mitglieder des Gemeinderats.

Einige hatten Angst vor einer Beeinträchtigung der persönlichen Kommunikation im Büro durch die Einführung eines neuen digitalen Tools. Sie befürchteten, dass es zu einer reinen Benachrichtigungskommunikation führen würde.

Die Funktion "E-Mail als Aufgabe" bietet jedoch eine Lösung, die es ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen und gleichzeitig den menschlichen Aspekt der Kommunikation zu erhalten. Sie können eine E-Mail im üblichen Format senden. Gleichzeitig können Sie eine Aufgabe für eine Person oder Abteilung erstellen.

Diese Option ist auch praktisch, um langwierige Abläufe zu vermeiden. Wenn eine E-Mail bestätigt und an eine Abteilung weitergeleitet werden muss, kann man gleichzeitig eine Aufgabe erstellen.

Die grösste Herausforderung war, die Benutzer einzubeziehen, vor allem diejenigen, die weniger technikaffin sind. Der Schlüssel zum Erfolg lag in der Vermittlung des Nutzens der Plattform und ihrer Verwaltungsmodule für jeden Tätigkeitsbereich.

## Wie sind Sie bei der Implementierung der WEDO-Plattform vorgegangen?


Es gab mehrere Schlüsselphasen, um WEDO zum Laufen zu bringen:

**Demonstration der Plattform:**
Das Projekt begann mit einer Produktpräsentation durch das WEDO-Team direkt in unseren Räumlichkeiten.

**Gespräche mit einer Gemeindeverwaltung, die die WEDO-Plattform nutzt:**
Wir sprachen mit Mitarbeitenden einer Gemeinde, welche die WEDO-Plattform bereits nutzte, um ihre Meinungen und Erfahrungen zu erfahren.

**Projektabnahme:**
Das Projekt wurde offiziell angenommen. Mit Hilfe des WEDO-Teams haben wir Projektleiter ernannt und die zukünftigen Benutzer ausgewählt.

**Vorbereitung und Schulung:**
Wir haben im Vorfeld Checklisten unserer verschiedenen Abläufe im Excel-Format erstellt, um sie in WEDO zu integrieren und zu automatisieren. Die Netzwerkkonfiguration (Aufgaben, Checkliste und Sitzungsmodule) wurde in Anwesenheit unseres Beraters durchgeführt, um eine passende Umgebung für uns zu schaffen.

**Kommunikation mit den Mitarbeitenden:**
Die künftigen Benutzer wurden per E-Mail über die bevorstehende Einführung der WEDO-Plattform informiert. Wir informierten sie über den Nutzen der Plattform für den täglichen Betrieb und den Integrationsprozess. Wir wiesen sie an, anhand einer Vorlage Checklisten für ihre Projekte zu erstellen. Dies würde ihnen helfen, sich auf die Einrichtung ihrer eigenen Arbeitsbereiche vorzubereiten.

**Mitarbeiterschulung:**
Unser WEDO-Berater organisierte obligatorische Schulungen, die online in Gruppen oder persönlich vor Ort durchgeführt wurden. Die Schulung dauerte 1 h 30 und umfasste Aufgabenmanagement, Arbeitsbereiche, Checklistenvorlagen und Sitzungen.

**Inbetriebnahme:**
Das Tool ging in Inbetriebnahme, und WEDO wurde zum täglichen Werkzeug für das Aufgabenmanagement.

**Laufende Überwachung und Optimierung:**
Wir hielten die Kommunikation mit den Benutzern aufrecht, um sie zu ermutigen, WEDO weiter zu erkunden und eine Entdeckungsrate von 100 % zu erreichen. Das Tool bietet eine unterhaltsame Möglichkeit, die Erkundung der Plattform zu bewerten. Darüber hinaus haben die Mitarbeitenden Zugang zu einem Support-Service, der alle Fragen beantwortet.

![Implementierungsprozess für Verwaltungssoftware](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Loic_Blardone_DE_1_1b4debea3d.png)

>Das Feedback unserer Mitarbeiter war von Anfang an sehr positiv. Sie lernten den Umgang mit dem Tool und konnten dessen Funktionen nach den Schulungen individuell ausprobieren.

## Welche Auswirkungen hat WEDO nach kurzer Nutzung auf die Teamproduktivität und das Gemeindemanagement?

Die Einführung von WEDO hat die Art und Weise, wie wir unser Tagesgeschäft abwickeln, revolutioniert:

- Die Plattform ermöglicht uns **einen schnellen Zugriff auf den Status der aktuellen Anfragen**. 
- Sie hat die Zeit für **die Suche nach Informationen erheblich verkürzt**.
- Sie ermöglicht eine **effiziente Kommunikation zwischen den Beteiligten und Bereichen**, so dass öffentliche Bauprojekte und Anträge schneller bearbeitet werden können.
- Die Übertragung von **Aufgaben und wiederkehrenden Prozessen wird erleichtert**, wie z.B. die Delegation von Aufgaben vom Gemeinderat an Abteilungen, die Verwaltung des Posteingangs, Anfragen an technische Dienste oder die Einreichung von Anforderungen von Benutzern kommunaler Gebäude.
- Wir konnten uns in eine **pragmatischere Vision** des Projektmanagements hineinversetzen.
- Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können kommunale Ausschüsse nun problemlos **Protokolle und den Fortschritt der Pendenzen aus Sitzungen verfolgen**. Ausserdem konnten sie die Protokolle standardisieren und deren Teilen erleichtern.
- Die Gemeinde kann nun ihre **zahlreichen Abläufe und Checklisten dokumentieren** und automatisieren.
- Das Tool war **schnell und einfach zu implementieren.**


>Die Idee, ein Tool wie WEDO zu implementieren, hat mich schnell überzeugt. Unsere Verwaltung musste sich in Richtung einer zentralisierten digitalen Verwaltung entwickeln, die eine rasche Weiterverfolgung und eine einfache Nutzung ermöglicht. Heute bin ich von unserer neuen Arbeitsweise überzeugt und würde nie wieder zurückgehen.


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Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

digitale Revolution in der Gemeindeverwaltung

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Gemeinde Saxon: eine digitale Revolution der Verwaltung

## Verwalten Sie Ihr Projekt von A bis Z mit WEDO

Was sind die wichtigsten Funktionen im Zusammenhang mit dem Projektmanagement? Mit WEDO können Sie :

* Traktandenliste für Projektbesprechungen vorbereiten
* Die Protokolle Ihrer Projektbesprechungen in Echtzeit schreiben
* Dem Team Aufgaben zuweisen und den Fortschritt bis zum nächsten Meeting verfolgen
* Wichtige Projektdateien mit dem Projektteam teilen
* Die Mitglieder über den Fortschritt des Projekts informieren
* Einen Überblick über alle laufenden Projekte behalten

Nachfolgend werden wir die verschiedenen Funktionen im Detail anschauen.

## 1\. Einen Arbeitsbereich für das Projekt erstellen

Wir empfehlen Ihnen, für jedes Projekt einen eigenen Arbeitsbereich einzurichten. WEDO bietet Ihnen auch die Möglichkeit, das Projekt in der Struktur dem jeweiligen Team zuzuordnen. Im jeweiligen Arbeitsbereich finden Sie alle Informationen, die Sie für den Fortschritt Ihres Projekts benötigen.

Ein Arbeitsbereich ist in 4 Registerkarten organisiert, die für die Verwaltung Ihres Projekts erforderlich sind:

* **Registerkarte Info**: Anzeige des Projektfortschritts
* **Registerkarte Sitzungen**: Sammlung aller im Rahmen des Projekts organisierten Meetings
* **Registerkarte Aufgaben**: Übersicht aller projektbezogenen Aufgaben
* **Registerkarte Dateien**: Ablage aller relevanten Dateien des Projekt

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Für mein Projekt _**Nachhaltigkeit**_ habe ich einen speziellen Arbeitsbereich geschaffen, indem ich die betreffenden Mitglieder versammelt habe. Für jedes Projekt können Sie auswählen, wer auf die Informationen zugreifen darf und so die Vertraulichkeit gewährleisten.

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## 2\. Projektbezogene Aufgaben verwalten

In der **Registerkarte Aufgaben** des Arbeitsbereichs können Sie die verschiedenen Aufgaben hinzufügen, die im Projekt auszuführen sind. Sie können diese zeitlich planen, die Priorität festlegen und natürlich den verschiedenen Projektmitgliedern zuweisen. Tipp: Verwenden Sie den Zauberstab, der unterhalb des Abschnitts zu finden ist, damit können Sie diese Aktionen mittels Batch-Bearbeitung durchführen.

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Im Detailbereich der Aufgabe können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen. Zum Beispiel: das **geplante Erledigungsdatum**, die **Erledigungsfrist**, eine zugehörige **Datei** oder ein **Kommentar**, den Sie dem Verantwortlichen hinterlassen möchten.

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## 3\. Benutzerdefinierte Projektphasen erstellen

Im Zusammenhang mit einem Projekt kann es vorkommen, dass Ihnen die Standardfelder in der Detailansicht nicht ausreichen. Deshalb haben wir eine Funktion namens **Benutzerdefinierte Elemente** entwickelt, mit der Sie der Detailansicht Felder hinzufügen können, wie zum Beispiel die Aufgabendauer, den Fortschrittsstatus, den Fortschritt in Prozent usw. Die Möglichkeiten sind endlos! So kann jede Organisation **individualisierte Felder** nach ihren eigenen Kriterien und Bedürfnissen erstellen.

Ich habe unser Nachhaltigkeits-Projekt in 4 Phasen unterteilt: **Vorprojekt**, **Launch**, **Entwicklung** und **Kommunikation**. Ich habe dafür ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ "Dropdown-Liste" erstellt, indem ich die Phasen meines Projekts in die Auswahlmöglichkeiten aufgenommen habe.

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Diese Felder und ihre Optionen werden in den Netzwerkeinstellungen erstellt und können auf alle Aufgaben angewendet oder nur für Aufgaben in einem spezifischen Arbeitsbereich resp. Projekt. Beachten Sie, dass nur Ihre Netzwerkadministratoren auf die Netzwerkeinstellungen zugreifen können.

Ein weiterer Anwendungsfall: Ich könnte ein **Benutzerdefiniertes Element** vom Typ **Zahl** hinzufügen, um für jede Aufgabe die **Dauer in Minuten** eingeben zu können. Zur besseren Lesbarkeit können Sie ein passendes **Symbol** auswählen.

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Wenn ich zu meinem Projekt _**Nachhaltigkeit**_ zurückkehre, kann ich nun die **Dauer in Minuten** für jede Aufgabe hinzufügen.

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## 4\. Sortieren der Aufgaben

Generell ist WEDO sehr flexibel in der Darstellung von Aufgaben und bietet viele Möglichkeiten, die Sie je nach Bedarf einsetzen können. Zum Beispiel können Sie Aufgaben **nach Fälligkeitsdatum**, **nach Benutzer** und sogar **nach Projektphase** sortieren, dank unseres zuvor erstellten benutzerdefinierten Feldes.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_06_4_29af741a41.gif)

Alle Aufgaben in WEDO können als Listenansicht oder in einer Kanban-Ansicht angezeigt werden. Letzteres ermöglicht die Visualisierung der Aufgaben in Form von Karten, die nach den Projektphasen geordnet sind. Es ist dann sehr einfach zu sehen, wer was macht und bis wann!

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## 5\. Projektstatus hinzufügen

In jedem Arbeitsbereich haben Sie die Möglichkeit einen Projektstatus hinzuzufügen. Aber was sind die Anwendungsfälle für diese Funktion? Hier sind einige Ideen...

Der Status eines Arbeitsbereichs ermöglicht es Ihnen, die Projektmitglieder zu informieren über:

* Den Startschuss des Projekts
* Ein erkanntes Risiko (z. B. bezüglich Ressourcen oder der Logistik)
* Eine mögliche Verzögerung (aufgrund von Unvorhergesehenem oder Arbeitsüberlastung),
* Über allgemeinen, wichtigen Informationen während des Projekts

Die Verwendung des Status während der gesamten Entwicklung Ihres Projekts gibt Ihnen eine Historie über wichtige Ereignisse, die dann im Aktivitätsfluss sichtbar sind.

In meinem Projekt _**Nachhaltigkeit**_ möchte ich die Teilnehmer über den **Launch** informieren. Auf der **Registerkarte Info** kann ich durch ein Klick auf **Status aktualisieren** auswählen, ob das Projekt **PLANMÄSSIG**, **GEFÄHRDET**, oder **IM VERZUG** ist. Ich kann auch das Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum für das Projekt definieren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_06_5_69c838bba8.gif)

Zusammenfassung Projektstatus:

* Der **Projektstatus** wird oben links neben dem Projektnamen angezeigt
* Der aktuelle Status wird jeweils oben in der **Registerkarte Info** angezeigt
* Und schliesslich ist der Verlauf aller Statusänderungen im **Aktivitätsfluss** sichtbar

Die Funktion Projektstatus ist eine einfache und effiziente Möglichkeit, die Mitglieder über die Entwicklung des Projekts zu informieren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_06_5_69c838bba8.gif)

## 6\. Projektsitzungen organisieren

Was das Projekt _**Nachhaltigkeit**_ betrifft, so hat das erste Meeting bereits stattgefunden. In der Registerkarte Sitzungen finde ich das Protokoll des ersten Meetings. Es enthält: Informationen, Entscheidungen und Aufgaben, die unter den Projektmitgliedern verteilt wurden.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_06_6_417448fab8.gif)

Heute sind wir in der zweiten Sitzung dieses Projekts, für das wir bereits eine vorbereitete Agenda haben. Zu Beginn des Meetings sehen wir auf einen Blick, dass drei Aufgaben von Agathe inzwischen erledigt sind. Diese dynamische Anzeige macht es sehr einfach, den Fortschritt der Aufgaben von einem Meeting zum nächsten zu verfolgen!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_06_6_417448fab8.gif)

Am Ende des Meetings können wir das Protokoll schliessen, so dass WEDO einen sofort zugänglichen Bericht erstellen kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2021_06_6_417448fab8.gif)

In der **Registerkarte Sitzung** des Arbeitsbereichs _**Nachhaltigkeit**_ finden Sie alle relevanten Protokolle des Projekts übersichtlich an einem Ort zusammengefasst.

## 7\. Dokumente mit dem Projektteam teilen

Um eine optimale Zusammenarbeit zu gewährleisten und den Informationsfluss zu sichern, haben Sie die Möglichkeit, Dateien innerhalb im Arbeitsbereichs des Projekts zentral abzuspeichern. Wichtige Projektdateien sind auf der Registerkarte **Dateien** des Arbeitsbereichs sichtbar. Hier finden wir z. B. die **Risikoanalyse**, das in der ersten Sitzung besprochen wurde.

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Beachten Sie, dass Dateien, die für Mitglieder freigegeben werden sollen, auch direkt von der Registerkarte aus hochgeladen werden können. Die Infrastruktur von WEDO bietet Ihnen eine sichere Lösung für den Austausch von Dateien mit verschiedenen Beteiligten.

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## 8\. Globale Ansicht aller laufenden Projekte

Dank WEDO haben Sie einen globalen Überblick über die verschiedenen laufenden Projekte. Wenn ich zum Beispiel den Fortschritt der Projekte des **Management-Teams** verfolgen möchte, kann ich dies mit wenigen Klicks tun. Ich kann sehen, dass mein Projekt **PLANMÄSSIG** ist und dass es bereits zu 25% erledigt ist.

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Ähnlich verhält es sich, wenn ich auf das **Informatik-Team** klicke, sehe ich alle ihre aktuellen Projekte. In diesem Fall sehe ich, dass es drei laufende Projekte mit unterschiedlichen Status gibt. Hier ist das Projekt **Office 365 Migration** im Verzug und muss dringend von den Führungskräften besprochen werden.

Sie können in der Listenansicht Projekte sogar nach Name, **Status**, **Fortschritt** oder **Fälligkeitsdatum** zu sortieren.

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Hinweis: Arbeitsbereiche, die keine Projekte sind, werden als laufende Arbeitsbereiche gekennzeichnet und sind durch eine graue Fortschrittsanzeige erkennbar. Diese globale Ansicht ermöglicht es Ihnen, alle laufenden Projekte im Auge zu behalten und deren Status schnell zu sehen.

## Einfache und effiziente Projektverwaltung mit WEDO

Anhand dieser verschiedenen Beispiele und Anwendungsfällen haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit WEDO verschiedene Projekte einfach verwalten können, den Überblick behalten und das Erreichen der gesetzten Ziele zu gewährleisten. Unser kollaboratives Tool wird ständig weiterentwickelt und viele Ideen sind in der Pipeline. Aber im Moment deckt es bereits die Grundlagen des Projektmanagements ab:

* Austausch von Informationen mit Projektmitgliedern
* Zuweisung von Verantwortlichkeiten in Form von Aufgaben
* Information über Projektfortschritt
* Einen globalen Überblick über die laufenden Projekte in Ihrem Unternehmen

Ihre Organisation arbeitet bereits mit WEDO und Sie wollen ein effizientes Projektmanagement einführen? Entdecken Sie die Artikelsammlung [Projekte ](https://help.wedo.swiss/de/collections/2435444-projekte)in unserem Helpcenter!

Haben Sie ein Projekt zu managen, das sich über drei Monate erstreckt, mit vielen Aufgaben, wöchentlichen Meetings und wichtigen Dateien, die Sie mit Ihrem Team teilen müssen? Wir haben die Lösung, um diese manchmal mühsame Arbeit zu vereinfachen! Entdecken Sie 8 WEDO-Funktionen, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen und Ihr Projekt unter den besten Bedingungen abzuschliessen.

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Wie verwaltet man ein Projekt mit WEDO?

Wenn wir es uns gewohnt sind, mit unseren Kollegen täglich zusammenzuarbeiten, ist es nicht leicht auf einmal für eine längere Zeit von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig die gewohnte Effizienz hochzuhalten. Wie können wir nun die Zusammenarbeit im Team verbessern, damit die Bearbeitung der Projekte und die Durchführung von Sitzungen weiterhin effizient abläuft?

Dabei geht es zuerst einmal darum, einfache und intuitive Tools für die Zusammenarbeit zu nutzen, um die Effektivität Ihrer Teams sicherzustellen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine gute Übersicht, indem Sie Ihre wichtigsten Aktivitäten auf einer kollaborativen Plattform zusammenführen.

WEDO ist eine Web-Lösung, welche die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen auch aus der Ferne erleichtert. Arbeiten Sie mit WEDO weiter an Ihren Projekten mit privaten Arbeitsbereichen und kollaborativem Aufgabenmanagement. Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor und führen Sie sie mit Hilfe einer Videokonferenz durch, um die Teilnehmer auch wirklich zu sehen. Teilen Sie Ihren Bildschirm in der Videokonferenz, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind.

WEDO ist der perfekte Verbündete für Ihr Home-Office! Wir erklären es Ihnen mit diesem Artikel.

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## Bereiten Sie Ihre Remote-Sitzungen auf kooperative Weise vor

Um einen reibungslosen Ablauf einer Sitzung aus der Ferne zu gewährleisten, müssen die Redner gleich gut vorbereitet sein, wie bei einer physischen Sitzung.

Mit WEDO kann jeder Teilnehmer die Traktanden Vorbereiten für die er zuständig ist. Die Besprechungspunkte können bereits mit Absätzen, Dateien und Aufgaben versehen werden, damit am Tag der Besprechung alles möglichst effizient abläuft. Die Teilnehmer können auch private Notizen eingeben, wenn sie ihre künftigen Beiträge für die virtuelle Sitzung persönlich vorbereiten möchten. Wenn die Traktandenliste vorbereitet ist, kann der Zeitpunkt der Videokonferenz mit allen Teilnehmern geteilt werden, damit dann auch jeder rechtzeitig teilnehmen kann.

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## Wählen Sie eine Videokonferenz-Lösung

Bei WEDO sind wir es gewohnt per Remote zu arbeiten und gleichzeitig eine aktive Zusammenarbeit sicherzustellen. Deshalb haben wir uns für Lösungen wie Zoom oder Slack entschieden, um die Verbindung zwischen unseren Teammitgliedern beibehalten, auch wenn diese von zu Hause aus arbeiten.

Es ist durchaus denkbar, WEDO für Ihre Videokonferenzen zu nutzen. Wählen Sie gemeinsam mit unserem Tool die passende Zusatzlösung für Ihre Bedürfnisse. Mit den Videokonferenz-Lösungen von _Zoom_, _Slack_ oder _Microsoft Teams_ können Sie Ihren Bildschirm mit allen Teilnehmern teilen, um Ihre virtuelle Sitzung optimal zu beleben. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Durchführung von Ferngesprächen haben, zögern Sie nicht, vor Ihrem ersten Treffen einige Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie das Werkzeug in der Hand haben.

Während des Video-Meetings vervollständigt der Protokollführer oder die Protokollführerin den Bericht in Echtzeit. Die dynamische und schnelle Erstellung der Notizen können die intensive Diskussionen festgehalten werden. Nach der Videokonferenz können Ihre Teams nahtlos weiterarbeiten, da Sie die protokollierten Informationen direkt Abrufen können, natürlich auch wenn Sie im Home-Office arbeiten. 

Um sicherzustellen, dass Ihre Teams jederzeit per Remote zusammenarbeiten können, wählen Sie eine Videokonferenz-Lösung aus und kombinieren Sie diese mit WEDO.

Beachten Sie, dass es bei jeder Lösung auswählen können, ob die Kommunikation mit oder ohne Video erfolgen soll. Damit Ihr digitaler Austausch sich wie ein echtes Meeting anfühlt, lassen Sie die Kamera an. 🙂

Die Lösung für Videokonferenzen, die wir bei WEDO bevorzugen ist Zoom. Wir nutzen diese Lösung um Netzwerke einzurichten, Vorführungen durchzuführen oder Supportfälle zu klären. Mit einem einfachen Link gelangen die Teilnehmer in einen virtuellen Raum und nehmen so am Treffen teil. Das Tool ist attraktiv, da es keine Vorinstallation für alle Teilnehmer erfordert. Nur der Veranstalter der Sitzung muss ein Konto erstellen, um einen Link zu generieren, damit seine Kollegen dem virtuellen Raum beitreten können. Ausserdem kann jeder Teilnehmer hat mit Zoom die Möglichkeit, seinen Bildschirm zu teilen. Die Lösung ist kostenlos, sofern Ihre Sitzung höchstens 40 Minuten dauert und weniger als 100 Teilnehmer erreicht.

Machen Sie es wie wir, nutzen Sie WEDO zusammen mit Zoom, damit Ihre Videokonferenzen problemlos verlaufen.

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## Teilen Sie Ihre Aufgaben in Ihren Teams über kollaborative Arbeitsbereiche

Neben dem Sitzung-Management bietet WEDO Ihnen die Möglichkeit, Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit Ihrer Teams zu schaffen. Ein Arbeitsbereich ist einfach eine Gruppe von Personen, mit denen Sie Sitzungen und Aufgaben teilen können. Schaffen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Sitzungen, Abteilungen oder Projekte.

Im Home-Office ist es nicht immer leicht, die besten Art zu finden, um Fragen zu stellen, um eine Meinung einzuholen oder um ein Feedback zu bitten. Mit dem Kommentarsystem auf der Plattform können Sie sich ohne E-Mail oder Telefonkontakt schnell an einen Kollegen wenden. In diesen kollaborativen Bereichen kommunizieren Sie mühelos. Sie kommentieren die Aufgaben, um wichtige Informationen auszutauschen. Behalten Sie die laufenden Aufgaben im Auge und entscheiden Sie sich für einen einfachen und intuitiven Kommunikationsweg.

Reduzieren Sie direkte Interaktionen und nutzen Sie die Arbeitsbereiche, um Informationen weiterzuleiten, um sich über laufende Fälle auf dem Laufenden zu halten und um den Fortschritt der verschiedenen Projekte und Aktionen Ihrer Teams sicherzustellen.

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## Teilen Sie Dateien mit Ihren Teams

Jeder Arbeitsbereich enthält ein Dateien Tab, die wie ein zentraler Ordner funktioniert. So können Sie verschiedene Dokumente mit Ihrem gesamten Team teilen. Diese Dateien können auch als Anhang zu den Aufgaben oder Tagesordnungspunkten Ihrer Sitzungen angehängt werden.

Stellen Sie Ihren Teams alle für die tägliche Arbeit notwendigen Unterlagen zur Verfügung. Ihre Mitarbeitenden werden über alle Informationen verfügen, die Ihnen bei der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben im Büro oder zu Hause nützlich sind.

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Mit diesem Artikel haben wir verschiedene Lösungen aufgezeigt, die es Ihnen ermöglichen, auch aus der Ferne effizient im Team zu arbeiten! Wählen Sie einfach Tools aus, die die Zusammenarbeit erleichtern und so eine einfache und effiziente Kommunikation sicherstellen. Mit einer Kooperationsplattform wie WEDO können Sie alle für das reibungslose Funktionieren Ihres Teams wesentlichen Informationen an einem Ort zusammenfassen.

Sie möchten, dass Ihre Teams auch aus der Ferne unkompliziert zusammenarbeiten können?

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**Info:** WEDO bietet einen Support-Chat an! Wir interagieren direkt mit unseren Nutzern und antworten in der Regel in weniger als 20 Minuten. Unser Team steht Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung, um sie individuell bei der Entdeckung unseres Tools zu begleiten.

Die von uns im Artikel empfohlenen Videokonferenz-Tools: Zoom, Slack und Microsoft Teams.

Stellen Sie die Verbindung zu Ihren Teams sicher, indem Sie WEDO mit einer Videokonferenz-Lösung kombinieren. Unsere SaaS Plattform bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich von zu Hause aus mit dem Netzwerk seiner Organisation zu verbinden und so eine aktive Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten. Mit diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie mit Ihren Teams aus der Ferne interagieren können.

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Home-Office mit WEDO

## Die Karteikarte Dateien überarbeiten

Die Karteikarte Dateien in jedem Arbeitsbereich funktioniert nun als Ordner. Die wichtigsten Änderungen gegenüber der vorherigen Version? Sie müssen nicht immer wieder dieselbe Datei hinzufügen! Die Dateien, die dem Arbeitsbereich hinzugefügt werden, können in Zukunft wieder übernommen werden, um einer Aufgabe oder einem Tagesordnungspunkt beizufügen, ohne dass Sie in die Ordner Ihres Computers zurückkehren müssen. Möchten Sie eine Datei umbenennen, ersetzen oder löschen? Dies ist nun ab dem Karteikarte Dateien möglich!

Im Karteikarte werden die Dateien nach dem Element kategorisiert, mit dem sie verknüpft sind:

* Dateien im Bereich - dem Karteikarte Dateien hinzugefügt
* Dateien, die zu den Aufgaben des Arbeitsbereich gehören
* Dateien, die den Arbeitsbereich-Sitzungen beigefügt sind

### Datei in Arbeitsbereich hinzufügen

Jetzt können Sie eine Datei direkt in einen Arbeitsbereich einfügen. Dies geschieht durch Klicken auf den Schaltfläche **Datei hochladen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_1_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_8be8c9bcec.png)

Ein Fenster öffnet sich und bietet zwei Optionen zum Hinzufügen: Ziehen und Ablegen der Datei oder wählen Sie diese aus dem Schaltfläche.

**Neu** : Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_2_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_2_fd12f3ab24.png)

### Dateien aus dem Bereich

In dieser Kategorie werden nun Dateien angezeigt, die dem Arbeitsbereich hinzugefügt wurden. Dies sind Dateien, die sich auf Mitglieder des Arbeitsbereich beziehen und nicht unbedingt mit einer Aufgabe oder einer Sitzung in Verbindung stehen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_3_les_fichiers_de_lespace_ae8873b9f7.png)

### Änderung der grundlegenden Funktionsweise

In dieser neuen Version werden Dateien, die den Aufgaben oder Sitzungen beigefügt sind, nicht mehr in den Arbeitsbereich eingefügt. Diese können jedoch per Klick hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu auf **Zu** (Arbeitsbereich) **Hinzufügen** über den Informationsabschnitt der Datei.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_4_ajouter_a_lespace_de_travail_a14e0721fe.png)

### Den Aufgaben beigefügte Dateien

Klicken Sie auf den Trichterknopf, um den Filter **An Aufgaben hinzugefügt**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_5_filtre_joints_aux_taches_bc07d34956.png)

Hier finden Sie nur die Dateien, die den Leerzeichen-Aufgaben beigefügt sind. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich der Informationsabschnitt: Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff auf die Aufgabe, mit der die Datei verknüpft ist.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_6_volet_informations_lien_vers_la_tache_7d921bfb6c.png)

### Den Sitzungen beigefügte Dateien

Mit einem Klick auf den Trichterknopf finden Sie dann den Filter **An Sitzungen hinzugefügt**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_7_filtre_joints_aux_reunions_bf523484c0.png)

Hier finden Sie nur die Dateien, die Sie mit den Leerzeichen-Sitzungen verbinden. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich der Informationsabschnitt: Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff auf die Sitzung mit der Datei.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_8_volet_informations_lien_vers_la_reunion_f832f4c896.png)

### Alle Dateien im Arbeitsbereich

Mit einem Klick auf den Trichterknopf, endlich finden Sie den Filter **Alle**.

Diese Kategorie umfasst alle Dateien aus dem Arbeitsbereich:

* Dateien, die der Arbeitsbereich hinzugefügt werden
* Dateien, die zu den Aufgaben des Arbeitsbereich gehören
* Dateien, die zu den Aufgaben des Arbeitsbereich gehören

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_9_filtre_tous_les_fichiers_de_lespace_4e2d0955a8.png)

### Informationsabschnitt

Wenn Sie auf eine Datei im Register klicken, öffnet sich rechts vom Bildschirm ein Informationsabschnitt. Hier finden Sie den Dateinamen, das Dateiformat, den Pfad, das Datum und die Uhrzeit der Hinzufügung, das Gewicht, den Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat, und die Verknüpfungen zu den Elementen, an die die Datei gebunden ist.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_10_volet_dinformations_fichier_b6bd2b78cd.png)

### Verwaltung von Versionen

WEDO bearbeitet nun Konflikte zwischen verschiedenen Versionen einer Datei. Wenn eine Datei mit demselben Format und demselben Namen in die Arbeitsbereich eingefügt wird, informiert WEDO Sie und schlägt Ihnen zwei Optionen zur Bewältigung des Konflikts vor:

* Bestehende Datei durch Neue-Version ersetzen
* Beide Versionen der Datei im Arbeitsbereich behalten

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_11_gestion_des_conflits_entre_fichiers_451bf3618c.png)

**Info** : Wenn Sie beide Versionen behalten möchten, wird ein Suffix mit der Versionsnummer automatisch den Namen der hinzugefügten Datei ergänzen (z.B. :\_2; \_3; \_4; usw.)

Für jede Datei können Sie den Versionsverlauf durch Klicken auf das entsprechende Register aufrufen. Bitte beachten Sie, dass eine Version heruntergeladen, wiederhergestellt oder gelöscht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_12_onglet_versions_fichier_9f2d59107d.png)

### Durch Dateien suchen

Im Karteikarte wurde ein Suchtool integriert, um Zeit zu sparen. Die Suche erfolgt nur über den ausgewählten Filter.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_13_rechercher_un_fichier_dans_longlet_af5ca9ebff.png)

Jeder Benutzer kann auch durch die Dateien aller Arbeitsbereiche, in denen er Mitglied ist, suchen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_14_rechercher_un_fichier_a_travers_tous_les_espaces_6f59b7d902.png)

## Dateien zu Aufgaben und Sitzungen hinzufügen

Bei Aufgaben oder Sitzungen können Sie nun mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen. Beim Hinzufügen werden Ihnen zwei Optionen angeboten.

### Datei von der Festplatte anhängen

Erster Fall: Die Datei wurde nie zur Plattform hinzugefügt. Sie möchten daher auf die Dateien Ihres Computers zugreifen, um diese auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Option **Von der Festplatte** und wählen Sie die Dateien aus.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_15_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_7ff765ed8b.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_16_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_2_abc56b5423.png)

### Datei von WEDO anhängen

Zweiter Fall: Die beizufügende Datei ist eine Datei, die mit einem Arbeitsraum verbunden ist, zu dem Sie gehören. Klicken Sie dann auf **Von WEDO**. Ein Fenster, das den Baum in Ihrem Netzwerk übernimmt, öffnet sich und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf den richtigen Speicherplatz.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_17_joindre_un_fichier_depuis_wedo_f6958ea713.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_18_joindre_un_fichier_depuis_wedo_2_52a75bbd75.png)

## Schnellübersicht der PDF-Dateien und Bilder

Die Option **Öffnen** ermöglicht den Zugriff auf die Inhaltsübersicht der PDF-Dateien und Bilder.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_19_ouvrir_apercu_pdf_6cc6367c30.png)

Sie können durch das Dokument navigieren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_20_apercu_pdf_3a00d6c3de.png)

## Auch in dieser Version zu entdecken

Eine Verbesserung für das Benutzermanagement: Die Verwalter können nun die Teams auswählen, denen die Benutzer bei der Erstellung der neuen Konten angehören sollen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_21_creer_un_utilisateur_3b483fe7df.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_22_ajouter_un_utilisateur_dans_une_equipe_c842e6a6e4.png)

Weitere Fragen zur Dateiverwaltung? Schauen Sie sich die Artikel unserer Hilfezentrum an!

::button-primary[Zum Hilfezentrum gelangen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/1464220-dateien}

Die Dateiverwaltung wurde komplett überarbeitet! Die durch diese Aktualisierung geschaffene neue Struktur ist ein erster Schritt in der künftigen Entwicklung des Dateis-Moduls. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Funktionen die neue Online-Version bietet.

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2019-07-dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit bewährten Strategien, smarten Workflows und den richtigen Tools effizient organisieren und priorisieren.

Das Bild zeigt eine Teambesprechung, in der die Aufgaben an die Projektmitarbeiter und Beteiligten verteilt werden.

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Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgaben

Jedes Team braucht Struktur. Ohne klare Organisation gehen Aufgaben unter, Prioritäten werden übersehen und die Produktivität leidet. Ein gutes Aufgabenmanagement Tool schafft hier Abhilfe, indem es für Übersicht sorgt, die Arbeitsorganisation erleichtert, Deadlines klar definiert und Fortschritte nachvollziehbar macht.

Aber nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen.

Wird ein Tool gewählt, das nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, wird es schnell zur zusätzlichen Belastung: Es zwingt Ihr Team, sich einer unflexiblen Struktur anzupassen, erhöht die Komplexität unnötig oder überflutet Ihre Mitarbeitenden mit Benachrichtigungen, die mehr stören als nützen.

Doch wie findet man bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen ein Tool, das die Arbeit tatsächlich erleichtert? Die Antwort liegt nicht in der Anzahl an Funktionen oder im Bekanntheitsgrad der Marke – sondern darin, wie gut das Tool zu den Arbeitsprozessen Ihres Teams passt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien, typische Fehler, die es zu vermeiden gilt, und einen praktischen Ansatz, wie Sie Tools testen können, bevor Sie sich festlegen. Am Ende werden Sie in der Lage sein, eine Aufgabenmanagement-Lösung zu wählen, die Ihr Team wirklich unterstützt – und nicht behindert.

## Beginnen Sie mit dem Workflow Ihres Teams, nicht mit den Funktionen der Software
Beim Vergleich von Aufgabenmanagement Tools ist es verlockend, sich von auffälligen Funktionen blenden zu lassen: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Automatisierungen – all das klingt nützlich. Doch all diese Features bringen wenig, wenn sie nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passen.

Statt sich von Funktionslisten leiten zu lassen, sollten Sie mit dem Workflow Ihres Teams beginnen.

Ein Aufgabenmanagement Tool sollte sich an Ihre bestehenden Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Ihr Team sollte nicht gezwungen sein, seine Arbeitsweise zu ändern, nur um in die Struktur eines Tools zu passen. Bevor Sie also verschiedene Lösungen vergleichen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Bedürfnisse Ihres Teams zu analysieren:

**- Projektkomplexität** – Benötigen Sie eine einfache To-do-Liste für einzelne Aufgaben oder ein vollständiges Projektmanagementsystem mit Abhängigkeiten und Meilensteinen?

**- Art der Zusammenarbeit** – Arbeitet Ihr Team in Echtzeit, asynchron oder in einer Kombination aus beidem?

**- Transparenz bei Aufgaben** – Verwalten die Teammitglieder ihre Aufgaben eigenständig oder ist eine gemeinsame Übersicht über Projekte entscheidend?

**- Integrationsanforderungen** – Ist es notwendig, dass das Tool sich mit E-Mails, Kalendern oder Dokumentenspeichern synchronisiert?

**- Skalierbarkeit** – Bleibt das Tool auch bei Wachstum Ihres Teams nützlich, oder stößt es schnell an Grenzen?

**- Benutzerpräferenzen** – Bevorzugt Ihr Team ein strukturiertes Aufgabenmanagement (mit Listen, Prioritäten und Deadlines) oder ein flexibleres System (mit Boards, Labels und Workflows)?

**- Compliance und Sicherheit** – Gibt es branchenspezifische Anforderungen an Datenschutz oder Compliance, die das Tool erfüllen muss?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie Tools, die nicht zu Ihrem Team passen, von vornherein ausschließen. So verlieren Sie sich nicht in endlosen Funktionslisten, sondern konzentrieren sich auf Lösungen, die Ihre Arbeit wirklich erleichtern.

## Was ein Aufgabenmanagement Tool wirklich gut können muss
Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich anfühlen wie ein zusätzliches Teammitglied – eines, das die Arbeit organisiert, Prioritäten im Blick behält und die Zusammenarbeit reibungslos gestaltet. Ein schlechtes Tool? Es ist nur eine weitere Sache, die verwaltet werden muss.

Viele Teams tappen in die Falle, ein Tool zu wählen, das auf den ersten Blick leistungsstark wirkt, in der Praxis aber ausbremst. Überladene Dashboards, endlose Konfigurationsmöglichkeiten und eine Flut von Benachrichtigungen verwandeln eine gut gemeinte Lösung schnell in einen täglichen Frustfaktor.

Doch was macht ein Aufgabenmanagement Tool wirklich nützlich?

![Visueller Vergleich, was bei einem Aufgabenmanagement-Tool zu beachten ist und was man vermeiden sollte. Hebt Funktionen hervor, die man unbedingt haben muss, wie flexible Aufgabenorganisation, klare Prioritäten, einfache Zusammenarbeit, reibungsloses Onboarding und zuverlässige Integrationen. Im Gegensatz dazu stehen häufige Fallstricke wie unübersichtliche Dashboards, übermäßig komplexe Einstellungen, übermäßige Benachrichtigungen und schlechte Teamfähigkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_de_068a39b87d.png)

✔ **Einfache, flexible Aufgabenorganisation** – Ob Ihr Team mit Listen, Kanban-Boards oder Zeitachsen arbeitet: Das Tool sollte verschiedene Workflows unterstützen und Sie nicht in eine starre Struktur zwingen.

✔ **Klare Deadlines und Prioritäten** – Aufgaben sollten nicht unbemerkt anwachsen. Ein gutes Tool erleichtert das Setzen von Fristen, das Zuweisen von Prioritäten und das Nachverfolgen offener Aufgaben. Besonders hilfreich sind [Meilensteine](https://help.wedo.com/de/projekte/begriffe-und-konzepte-des-gantt-diagramms), um größere Ziele in überschaubare Etappen zu unterteilen. Einige Tools unterstützen auch Priorisierungsmodelle wie die Eisenhower-Matrix, die hilft, zwischen Dringendem und Wichtigem zu unterscheiden.

✔ **Nahtlose Zusammenarbeit** – Kommentare, Erwähnungen und Dateifreigaben sollten den Austausch erleichtern – nicht zusätzliche Gespräche außerhalb des Tools nötig machen. Ziel ist es, Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu bündeln.

✔ **Einfache Einführung** – Ein Tool soll Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Wenn es Wochen dauert, bis Ihr Team sich zurechtfindet, wird die Einführung zur Herausforderung. Ein gutes Tool ist intuitiv und erfordert nur minimale Einarbeitung. Um Teams den Einstieg zu erleichtern, bietet WEDO Einrichtungs-Sitzungen für Neukunden an und sorgt so dafür, dass Arbeitsbereiche von Beginn an korrekt eingerichtet sind.

✔ **Zuverlässige Integrationen** – Das Tool sollte mit Ihrem bestehenden Workflow harmonieren – nicht dagegen arbeiten. Eine nahtlose Integration mit E-Mail, Kalendern und anderen Anwendungen reduziert Reibung und hält alles synchron. Während WEDO seine Integrationsmöglichkeiten kontinuierlich erweitert – unter anderem mit einer geplanten Anbindung an Teams und einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung – ist es entscheidend, sowohl den aktuellen Bedarf als auch zukünftige Anforderungen Ihres Teams im Blick zu behalten.

Wo Teams oft Fehler machen:

🚫 **Überladene Dashboards** – Ein komplexes Dashboard mag beeindruckend wirken, hilft aber wenig, wenn es Entscheidungsprozesse verlangsamt.

🚫 **Zu viele Anpassungsoptionen** – Wenn jedes Detail manuell konfiguriert werden muss, entsteht mehr Aufwand als Nutzen. Flexibilität ist gut – doch gerade zu Beginn braucht es eine klare, einfache Struktur.

🚫 **Benachrichtigungen, die ablenken statt unterstützen** – Ständige Hinweise und Erinnerungen können stören. Ein gutes Tool bietet intelligente Benachrichtigungen – gerade genug, um Projekte in Bewegung zu halten, ohne das Team zu überfordern.

## Fehler, die zur falschen Wahl führen
Selbst mit den besten Absichten entscheiden sich Teams manchmal für ein Aufgabenmanagement Tool, das in der Praxis nicht funktioniert. Vielleicht ist es zu kompliziert, zu unflexibel – oder wird schlichtweg nicht genutzt. Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, ersparen Sie Ihrem Team viel Frustration – und den Aufwand, nach wenigen Monaten erneut das Tool wechseln zu müssen.

**Benutzerakzeptanz ignorieren** – Wenn Ihr Team das Tool nicht nutzt, spielt es keine Rolle, wie viele Funktionen es bietet. Ein schickes Dashboard oder ein umfangreiches Einstellungsmenü bringen nichts, wenn die Mitarbeitenden das Tool meiden. Die beste Lösung ist eine, die sich reibungslos in den Arbeitsalltag integriert – mit möglichst wenig Widerstand.

**Den Lernaufwand unterschätzen** – Ein Tool sollte Arbeit vereinfachen – nicht erst Stunden an Schulung erfordern, um einfache Aufgaben zu erledigen. Wenn die Benutzeroberfläche überfordert oder ständiges Troubleshooting nötig ist, wird die Einführung scheitern.

**Entscheidung aus Markengewohnheit treffen** – Nur weil ein Tool bekannt ist, heißt das nicht, dass es zu Ihrem Team passt. Viele Unternehmen greifen automatisch zu bekannten Namen, ohne zu prüfen, ob diese Lösungen tatsächlich mit dem eigenen Workflow kompatibel sind. Ein passendes Tool ist wertvoller als ein großer Name.

**Langfristige Kosten übersehen** – Manche Tools wirken anfangs günstig – oder sind sogar kostenlos – doch Zusatzfunktionen, Premium-Upgrades oder nutzerbasierte Preisstrukturen treiben die Kosten schnell in die Höhe. Was zunächst erschwinglich scheint, kann mit wachsendem Team zur finanziellen Belastung werden.

**Den Fokus auf das Tool statt auf das Problem legen** – Es ist leicht, sich in Feature-Vergleichen und Software-Demos zu verlieren. Aber die entscheidende Frage lautet: Welches Problem möchten Sie eigentlich lösen? Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht im Vorfeld definieren, jagen Sie am Ende Funktionen hinterher – statt echten Lösungen.

## Wie Sie Aufgabenmanagement Tools effektiv vergleichen und testen
Ein Aufgabenmanagement Tool mag auf dem Papier perfekt wirken – doch funktioniert es auch wirklich für Ihr Team oder ist es am Ende nur eine Geldverschwendung? Die Antwort darauf finden Sie nur, wenn Sie über Marketingversprechen hinausgehen und Tools in der Praxis testen.

So holen Sie das Beste aus diesem Prozess heraus:

**- Demos buchen und die richtigen Fragen stellen** – Die meisten Anbieter bieten Produktdemos an, aber lassen Sie sich nicht nur eine Verkaufsshow präsentieren. Bringen Sie echte Szenarien aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams mit und fragen Sie gezielt nach: Kann das Tool Aufgabenfortschritte effizient verfolgen? Lassen sich Aufgaben klar zuweisen? Wird die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützt?

**- Die richtigen Personen einbeziehen** – Die Wahl des Tools sollte nicht allein von der IT oder der Geschäftsführung getroffen werden. Beziehen Sie auch Projektverantwortliche und Teammitglieder ein, die täglich mit dem Tool arbeiten werden. Sie erkennen schnell, ob das Tool die Arbeit tatsächlich erleichtert – oder einfach nur ein weiteres System ist, das verwaltet werden muss.

**- Mit einem echten Projekt testen** – Nutzen Sie die Testphase, um ein kleines, aber relevantes Projekt umzusetzen. Legen Sie Aufgabenlisten an, teilen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie die Umsetzung. Bleibt das Team organisiert oder greift es instinktiv wieder zu E-Mails, Notizzetteln oder Tabellen?

**- Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Rollen vergleichen** – Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich an verschiedene Arbeitsweisen anpassen lassen. Ist es sowohl für Manager, die Fortschritte überwachen, als auch für Teammitglieder im Tagesgeschäft verständlich? Unterstützt es strukturierte Kanban-Boards ebenso wie flexible Listen?

**- Langfristige Eignung prüfen** – Ein Tool, das heute gut zu einem kleinen Team passt, sollte auch mit dem Unternehmen wachsen können. Achten Sie darauf, ob sich Workflows anpassen lassen, ob Integrationen mit Projektmanagementsoftware möglich sind und ob die Funktionen Ihrem Team helfen, Aufgaben gezielt zu priorisieren.

**- Kundensupport bewerten** – Selbst das beste Tool bringt eine gewisse Lernkurve mit sich. Bietet der Anbieter Onboarding, Schulungen oder einen Kundensupport, der Ihrem Team hilft, schnell produktiv zu werden?

Ein gutes Tool sollte sich nicht wie ein Hindernis anfühlen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Lösungen gründlich zu testen, vermeiden Sie langfristig Frust – und teure Fehlentscheidungen.

## Vergleich der beliebtesten Aufgabenmanagement Tools
Jetzt, da Sie wissen, worauf es bei einem Aufgabenmanagement Tool wirklich ankommt, werfen wir einen Blick auf die bekanntesten Lösungen auf dem Markt. Einige Plattformen überzeugen durch übersichtliche Aufgabenverfolgung und Struktur, andere legen den Fokus auf Zusammenarbeit in Echtzeit oder bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Workflows.

Im Folgenden vergleichen wir einige der führenden Aufgabenmanagement-Tools – mit ihren jeweiligen Stärken, möglichen Schwächen und ihrem Beitrag zu einem effektiven Aufgabenmanagement.

![Vergleichstabelle der Aufgabenverwaltungstools Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana und WEDO mit Funktionen wie Aufgabenlisten, Kanban-Ansicht, Aufgabenabhängigkeiten, Unteraufgaben, Zusammenarbeit, Meeting-Management, Dateifreigabe und Datenhosting.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_de_31d33aec1c.png)

## Sicher entscheiden: Das passende Aufgabenmanagement Tool finden
Alle in diesem Vergleich genannten Aufgabenmanagement Tools helfen Teams dabei, organisiert zu bleiben und Aufgaben effektiv zu verwalten. Doch die richtige Wahl hängt letztlich davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Manche Plattformen sind ideal für einfache Aufgabenverfolgung, andere bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten oder ein strukturiertes Projektmanagement. Doch das beste Tool ist immer jenes, das Arbeit vereinfacht – und nicht unnötig verkompliziert.

Ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein schnell wachsendes Team betreuen oder komplexe Großprojekte koordinieren: Wenn das Tool zu Ihrem Workflow passt, kann Ihr Team Aufgaben effizient erledigen – ohne sich mit der Software herumschlagen zu müssen.

Sie suchen ein Tool, das Aufgaben, Sitzungen und Nachverfolgungen mühelos miteinander verbindet – ganz ohne Chaos? Dann testen Sie [WEDO](https://wedo.com/de/signup) kostenlos und erleben Sie, wie einfache Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Entdecken Sie, wie Sie das beste Tool für Aufgabenmanagement für Ihr Team auswählen, und vergleichen Sie die Top-Optionen, um die perfekte Lösung für Ihren Arbeitsablauf zu finden.

Mitarbeitende nutzen ein Aufgabenmanagement-Tool in einer Besprechung, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten.

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Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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