## Visualisieren Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren. In jedem Arbeitsbereich, gehen Sie in das Karteikarte **Info,** dann in den Activitäts-Feed und benutzen den Filter **Entscheidungen**, um alle Entscheidungen in chronologischer Form anzuzeigen.

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## Die Traktanden synchronisieren sich in den Outlook-Events

In WEDO wurde eine Korrektur vorgenommen, damit sich die Tagesordnung wieder mit den Outlook Events synchronisieren. Wenn Sie Ihre Tagesordnung in WEDO vorbereiten und Teilnehmer zu Ihrer Sitzung hinzufügen, können die einzelnen Teilnehmer (welche die Synchronisation mit Outlook aktiviert haben) die Tagesordnung direkt im Outlook Event Beschrieb einsehen.

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## Ausstehende Aufgaben in Tagesordnungen exportieren

Wenn Sie eine PDF-Tagesordung exportieren, können Sie nun wählen, ob Sie die Ausstehende Aufgaben zu den einzelnen Punkten anzeigen möchten.

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## Aufgaben in ausstehende Aufgaben während einer Sitzung aufnehmen

Fügen Sie an einer Sitzung ausstehende Aufgaben hinzu (möglich in jedem Abschnitt, unabhängig von der Sortierung). Das Navigieren vom Karteikarte Sitzungen in das Karteikarte **Aufgaben** während einer Sitzung ist jetzt nun entfällt.

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## Weitere Verbesserungen dieser Version

* Implementierung von Validierungsrechten in Sitzungen,
* Korrektur der Wiederherstellung von Aufgaben bei der Suche,
* Verbesserung der Meldung beim Löschen eines Tagesordnungspunktes.

**Wenn wir WEDO verbessern können, dann unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren

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Folgen Sie zeitlich Ihren Entscheidungen

## Überwachung der Sitzungen in drei Phasen

Das neue Sitzungsmodul (Version 2) ist gerade in WEDO erschienen. Der Bericht greift die Konzepte der Version 1 auf und sieht zwei wesentliche Verbesserungen vor:

1. Änderungen sind gleichzeitig durch mehrere Akteure möglich und
2. Zur weiteren Präzisierung wird die Tagesordnung Punkt für Punkt erstellt.

Die Beherrschung Ihrer dreistufigen Sitzungen ist immer aktuell:

* Vor der Sitzung: Vorbereitung der Tagesordnung
* Während der Sitzung: verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben
* Nach der Sitzung: Protokoll und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

## Vorbereitung der Tagesordnung

Im Anschluss an Ihre Sitzung werden Sie gebeten, die Mitglieder zu definieren und dann Punkt für Punkt Ihre Tagesordnung vorzubereiten.

Die Punkte können durch Ziehen und Ablegen in eine Rangordnung gebracht werden und nummerieren sich automatisch für eine höhere Listung bei Ihrer Sitzung.

Zu jedem Punkt stehen 8 Optionen zur Verfügung :

* Den Punkt einrücken, bearbeiten oder löschen.
* Notizen hinzufügen : Die Notizen erlauben Ihnen die Informationen aufzulisten.
* Entscheidungen hinzufügen : Die in der Sitzung gefassten Entscheidungen sind im Protokoll klar ersichtlich.
* Aufgaben hinzufügen : Die Aufgaben können sich auf bestimmte Punkte der Tagesordnung beziehen.
* Dateien hinzufügen: Jeder Punkt kann eine oder mehrere Dateien enthalten.
* Moderator: Ihre Tagesordnung dient als Leitfaden für den Vorsitz der Sitzung.

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Synchronisation des Kalenders : Nach der Vorbereitung der Traktandenliste synchronisiert sich ein Event in der Agenda der einzelnen Teilnehmer (Outlook, Google Calendar, usw. -kompatibel).

## Verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben

In einer Sitzung finden Sie Ihre Tagesordnung Punkt für Punkt mit den dazugehörigen Notizen, Dateien und Aufgaben.

Dann können Sie über das Notizsystem einen oder mehrere Absätze für jeden Punkt schreiben, die getroffenen Entscheidungen hervorheben und die Aufgaben für die nächste Sitzung auflisten.

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Ihre Tagesordnung wird Ihnen während der gesamten Sitzung als Leitfaden dienen, um eine vorbildliche Präsidentschaft zu gewährleisten und die Dauer der Sitzung in den Griff zu bekommen.

Fälligkeitsdatum und Aufgabenkommentare werden ebenfalls von WEDO automatisch als Teil des Protokolls festgehalten.

## Berichterstattung und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

Am Ende der Sitzung steht das Protokoll allen Teilnehmern zur Verfügung und jeder Mitarbeiter erhält automatisch die ihm zugewiesenen Aufgaben in seiner persönlichen Seite.

Aufgaben, die zwischen zwei Sitzungen ausgeführt werden, werden in der nächsten Sitzung automatisch als erledigt erscheinen. Anhand der Aufgabenhistorie können Sie die Änderungen an den einzelnen Aufgaben mit dem Link zu den entsprechenden Protokollen anzeigen. Kurzum, WEDO bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Aufgaben während der Sitzungen ohne grossen Aufwand.

Wenn Sie eine neue Sitzung erstellen, werden die Informationen aus dem vorherigen Protokoll übernommen, um Zeit zu sparen und Kopieren und Einfügen sowie Fehlerrisiken zu vermeiden.

## Bonus

### Suche

Die leistungsstarke Suchtfunktion von WEDO indexiert den Text aller Protokolle in allen Arbeitsbereichen Ihres Netzwerkes. Geben Sie einfach ein oder mehrere Keywords ein, damit WEDO automatisch in Ihren Protokollen sucht und die gesuchten Informationen schnell anzeigt.

### Sperre

Jeder Protokoll kann nach der Lektüre gesperrt werden, um die Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Archive zu gewährleisten.

### PDF exportieren

Mit einem Klick können Sie Ihre Tagesordnungen und Protokolle in PDF exportieren. Im Export-Modul können Sie auswählen, welche Informationen in der Datei angezeigt werden sollen. Dies ist sehr praktisch, um Protokoll-Auszüge zu generieren.

## Schlussfolgerung und Dank

Durch die neue Version des Sitzungsmoduls können Zeit und Geld eingespart werden.

Die Kunden, welche dieses Modul erfolgreich nutzen, haben uns bis zu 1 Stunde pro Sitzung gegeben, da das Protokoll während und nicht nach der Sitzung erstellt wird. Sie informieren uns auch eine Verkürzung der Sitzungsdauer um durchschnittlich 30 % an. Sie bereiten ihre Sitzungen besser vor und vermeiden so Ausschreitungen. Spart auch Zeit für das Management der Entscheide und der Aufgaben, welche WEDO automatisch weiterverfolgt.

Wir konnten alle Verbesserungsvorschläge unserer Kunden in diese neue Mahlung integrieren. An dieser Stelle möchten wir ihnen für ihre wertvollen Ratschläge und Anmerkungen danken. WEDO wird sich weiter entwickeln und zu einem umfassenden Kooperationsinstrument für Schweizer Unternehmen werden.

Das überarbeitete Sitzungsmodul ermöglicht dank einfacher Handhabung bis zu einer Stunde pro Sitzung und Überwachung der Aufgaben von Sitzung zu Sitzung.

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Neues Sitzungsmodul: einfacher, präziser, leistungsfähiger

Die neueste Version von WEDO bietet eine völlig neue Funktion für das Verfassen von Protokollen. Es besteht kein Bedarf, die Dokumente zu vervielfachen und stundenlang Protokolle nach einer Sitzung zu aktualisieren. Erstellen Sie Ihre Protokolle, verabschieden Sie Entscheidungen und planen Sie die daraus resultierenden Aktionen am gleichen Ort und während der Sitzung. Stellen Sie sicher, dass Sie von der Entscheidungsfindung bis zur Ausführung der Aufgabe informiert werden.

## Beginnen Sie mit dem Erstellen einer Sitzung

In jedem Arbeitsbereich finden Sie nun einen Karteikarte Sitzungen. Im Aktionsbalken können Sie eine **Sitzung hinzufügen**.

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In dem neuen Fenster, nennen Sie einen Namen und planen Sie Ihr Sitzung.

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## Vor der Sitzung: Ihrer Tagesordnung vorbereiten

Jetzt, da die Sitzung eingerichtet ist, können Sie den Teilnehmern hinzufügen, die Tagesordnung erstellen, die zu besprechenden Aufgaben vorbereiten und die zu präsentierenden Dateien beifügen.

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Wenn Sie auf **Tagesordnung ist verfügbar** klicken, bestätigt dies das Dokument, das von allen Teilnehmern in WEDO eingesehen werden kann.

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Alle Kollegen, die Zugang zu WEDO haben, können alle Tagesordnungen einsehen, die sie betreffen. **Zusätzlich werden alle Sitzungen, an denen die User teilnehmen, automatisch mit ihrem Outlook (oder anderen) Kalender synchronisiert.**

## Während der Sitzung: das Protokoll in echt Zeit schreiben und aktualisieren Sie die Aufgaben

Wenn die Sitzung beginnt, öffnen Sie Ihre vorher erstellte Tagesordnung und klicken dann auf **Sitzung beginnen**. Der Bildschirm wird dann in zwei Teile unterteilt: linke Seite für das Verfassen des Sitzungsprotokolls und rechte Seite für das Aktualisieren der Aufgaben in diesem Arbeitsbereich. Bitte beachten Sie, dass Aufgaben, die vorher mit diesem Arbeitsbereich verbunden waren, automatisch in einer Sitzung angezeigt werden.

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Änderungen der Aufgaben werden während der gesamten Dauer der Sitzung aufgezeichnet. Wenn das Protokoll erstellt ist und die Liste der Aufgaben auf dem neuesten Stand ist, können Sie die **Sitzung beenden**.

## Nach der Sitzung: ein strukturiertes Protokoll und zugewiesene Aufgaben

Eine abgeschlossene Sitzung zeigt automatisch ein schönes Protokoll mit allen wichtigen Informationen der Sitzung: anwesende, abwesende und entschuldigte Teilnehmer, Protokoll selbst, neuen oder abgeschlossenen Aufgaben, Terminänderungen, Kommentare und so weiter.

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Jeder Mitarbeiter kann von jedem Gerät (PC, Tablet, Smartphone) aus allen relevanten Protokollen sehen. Er erhält die ihm zugewiesenen Aufgaben automatisch in seine persönliche Seite. Die Aufgaben hängen mit ihrer Sitzung zusammen, um die Diskussion, die die Aufgabe ursprünglich geleitet hatte, rasch wieder aufnehmen zu können.

## Suche nach Protokollen und Aufgaben

In dieser neuen Fassung wurde die Forschung verbessert. Ein einfaches Schlüsselwort gibt Aufschluss über die Protokolle, Aufgaben oder Aktivitäten, die zuvor besprochen wurden.

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## Abschluss

Sie sparen viel Zeit und Energie, weil:

* Zentralisieren Sie alle Tagesordnungen und Protokolle,
* Stellen Sie sicher, dass jeder die für die Überwachung seiner Sitzungen erforderlichen Informationen erhält,
* Finden Sie die Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen bis zu ihrer Umsetzung.

Das Modul zum Verfassen von Berichten ist ein erster Schritt in Richtung eines immer umfassenderen kollaborativen Tools. Weitere Neuheiten sind geplant und wir würden uns freuen, Ihre Meinung zu diesem neuen Modul zu erfahren.

## Auch in dieser Version zu entdecken

* Checklisten mit Bezugsdatum (Aufgaben können vor und nach dem Bezugsdatum geplant werden),
* Menü umschalten,
* Erweiterte neue Beschreibung für Checklisten und Arbeitsbereiche.

Von der Entscheidungsfindung bis zur Ausführung der Aufgabe in drei Phasen, Ihre Sitzungen perfekt meistern.

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Vollständiges Modul zum Erstellen von Protokollen

Dieses WEDO-Update bringt eine neue Funktionalität: die Aktivitätsflusses. Es handelt sich um chronologische Darstellungen aller Ereignisse, Kommentare und Anmerkungen.

Die Aktivitätsflusses sind auf drei Ebenen angesiedelt:

* Allgemeiner Aktivitätsfluss mit Informationen über Sie in Ihr Netzwerk
* Aktivitätsfluss nach Themen, um den Fortschritt von Sitzungen, Projekten, Dienstleistungen usw. sichtbar zu machen.
* Aktivitätsfluss pro Person zur Verfolgung Ihrer Historie oder der eines Kollegen (nach Ihren Rechten)

## Übersicht über den Aktivitätsfluss eines Themas

So sieht der Aktivitätsfluss meines Themas «Projekt Null Papier» aus:

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## Notieren

Auf dem obigen Bild sehen Sie, dass es möglich ist, dem Aktivitätsfluss Notizen hinzuzufügen. So können Sie schnell Informationen für ein Thema oder für Ihr gesamtes Netzwerk schreiben. Mit dem Button « Empfänger hinzufügen » können Sie Personen benachrichtigen, die von Ihrer Notiz betroffen sind. In den Empfängern können **Personen**, **Themen** oder **Checklistenvorlage** hinzugefügt werden.

## Beispiel für die Verwendung

Ich möchte die gesamte Arbeitsgruppe für das «Projekt Null Papier» über die nächste Sitzung informieren. Ich kann Empfänger über den Button hinzufügen oder den Titel des Themas mit @ eingeben.

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## Abschluss

Durch die Aktivitätsflusses halten Sie sich schnell auf dem Laufenden und kommunizieren noch einfacher mit Ihrem Netzwerk. Gerne dürfen Sie uns Ihre Bemerkungen und Verbesserungsvorschläge über den Support im WEDO mitteilen.

Wie kann man den Fortschritt eines Themas auf einen Blick erkennen?

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Die Aktivitätsflusses

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Drei Bereiche, ein einziges Tool, reale Anwendungsszenarien 

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Wenn Ihre Sitzungen sich in die Länge ziehen oder schlimmer noch, mit mehr Verwirrung als Klarheit enden, hat das Problem wahrscheinlich bereits vor Beginn des Anrufs angefangen. Den meisten Teams fällt das Sprechen nicht schwer. Sie haben Schwierigkeiten, den Fokus zu behalten. Und genau das beginnt mit der Planung der Sitzung.

Eine effektive Tagesordnung ist das, was die Diskussion auf Kurs hält, die Ziele im Blick behält und die Sitzungsdauer im Griff hat. Ohne sie verlassen Sie sich auf Ihr Gedächtnis, Improvisation und Hoffnung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tagesordnung erstellen, die funktioniert. Keine, die einfach nur Platz füllt, sondern eine, die Ergebnisse liefert. Sie lernen, wie Sie Ihr Ziel definieren, die passende Zeitdauer wählen, die Traktanden strukturieren und Ihr Team auf echten Fortschritt vorbereiten.

## **Was ist eine Besprechungsagenda wirklich?**

Bevor wir fortfahren, sollten wir klären, was eine Besprechungsagenda überhaupt ist. Eine Besprechungsagenda legt fest, worüber Sie sprechen werden, in welcher Reihenfolge und wie viel Zeit Sie für jedes Thema einplanen. Mehr noch, sie ist ein Instrument, um Sitzungen gezielt zu gestalten.

Im besten Fall erfüllt eine Tagesordnung drei Aufgaben:

- **Sie klärt den Zweck** der Sitzung
- **Leitet die Diskussion**, damit alle beim Thema bleiben
- **Hält die Sitzungszeit im Rahmen**

Sie bietet auch allen die Möglichkeit, sich vorzubereiten, sodass Sie nicht die Hälfte des Anrufs damit verbringen, alle auf den neuesten Stand zu bringen. Ob es sich um zwei Stichpunkte oder eine vollständig strukturierte Gliederung handelt, eine Besprechungsagenda sollte Ihrem Team helfen, Fortschritte zu erzielen, und nicht einfach nur die Stunde füllen.

![Infografik mit dem Titel „Agenda für eine produktive Sitzung“. Listet sechs Elemente: Zweck der Sitzung, Tagesordnungspunkte mit Ergebnissen, Zeitangaben, Abschnittsleitende, Moderatorenrolle sowie Vorbereitung und Dokumente.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_de_dbd551db84.png)

## **Definieren Sie das Ziel, bevor Sie ein Wort schreiben**

Keine Tagesordnung sollte mit der Frage beginnen: „Worüber sollen wir sprechen?“ Sie sollte damit beginnen, warum Sie sich überhaupt treffen.

Dieses Ziel ist der Anker. Es hilft Ihnen zu entscheiden, wen Sie einladen, was Sie einbeziehen und wie Sie die Diskussion lenken. Ein vages Ziel wie „Fortschritt überprüfen“ gibt niemandem einen Grund, vorbereitet zu erscheinen. Ein klares Ziel wie „Abstimmung über die endgültige Preisstruktur für den Q3-Launch“ zeigt allen, wie das Ziel aussieht.

Wenn Sie das Ziel nicht definieren können, erstellen Sie keine Besprechungsagenda, sondern sagen Sie die Sitzung ab. Das ist kein Scheitern. Es ist ein zeitsparender Erfolg. Bevor Sie also auch nur daran denken, Themen aufzulisten, notieren Sie sich das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Dann bauen Sie alles andere darum herum auf.

## **Passen Sie die Tagesordnung an den Besprechungstyp an**

Nicht jede Sitzung braucht einen Zehn-Punkte-Plan. Manche benötigen Struktur, andere Raum. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zu erkennen.

Bevor Sie eine Besprechungsagenda erstellen, nehmen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich: Um welche Art von Sitzung handelt es sich?

Ein kurzes Check-in? Eine Entscheidungsrunde? Eine tiefgehende Teamsitzung? Jede dieser Sitzungsarten erfordert ein anderes Mass an Detailtiefe, Tempo und Zeitaufwand. Wenn Sie jede Sitzung mit derselben Struktur überladen, werden kurze Besprechungen lang und lange Besprechungen anstrengend.

Zum Beispiel:

- **Einzelgespräche** funktionieren am besten mit einigen offenen Fragen und Raum für Diskussionen.
- **Projektbesprechungen** benötigen klar definierte Traktanden und Zeitfenster.
- **Brainstorming-Sitzungen** sollten gewisse Leitplanken enthalten, aber auch Spielraum für den Ideenfluss lassen.
- **Entscheidungsorientierte Sitzungen** profitieren von einer straffen Tagesordnung, die zentrale Fragen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen abbildet.

Eine produktive Besprechungsagenda listet nicht einfach Themen auf, sondern stimmt das Format auf den Zweck ab und bleibt innerhalb eines realistischen Zeitrahmens. Wenn die Struktur das gewünschte Ergebnis nicht unterstützt, tut es die Sitzung auch nicht.

## **Teilen Sie die Themen in umsetzbare Segmente auf**

Eine Liste von Diskussionsthemen ist keine Besprechungsagenda. Zumindest keine nützliche.

Wenn Ihre Sitzungen fokussiert bleiben und zu konkreten Ergebnissen führen sollen, muss jeder Punkt auf der Tagesordnung umsetzbar sein. Das bedeutet, über allgemeine Bezeichnungen wie „Budget“, „Produktupdate“ oder „Kundenfeedback“ hinauszugehen. Das sind Kategorien, keine Orientierungshilfen.

Beginnen Sie damit, breite Themen in klare, ergebnisorientierte Fragestellungen umzuwandeln. Zum Beispiel:

- Statt „**Budget**“ schreiben Sie: „**Q3-Kampagnenbudgets finalisieren**“
- Statt „**Produktupdate**“ schreiben Sie: „**Entscheiden, ob Funktion X bereit für den Rollout ist**“
- Statt „**Kundenfeedback**“ schreiben Sie: „**Die drei wichtigsten Support-Themen identifizieren, die im nächsten Sprint priorisiert werden sollen**“

Dieser Wechsel bewirkt zwei Dinge:

1. Er gibt den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon, worauf sie eingehen sollen.
2. Er macht es einfacher zu erkennen, wann die Diskussion abgeschlossen ist, da ein Beschluss, eine Antwort oder eine Aktion daraus hervorgeht.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung mit Leitfragen wie „Was müssen wir entscheiden?“ oder „Was hindert uns am Weiterkommen?“ strukturieren, wird Ihre Sitzung zu einer Arbeitseinheit statt zu einem ziellosen Gespräch. Und wenn ein Thema kein klares Ergebnis liefert? Dann gehört es wahrscheinlich nicht auf die Besprechungsagenda. Zumindest diesmal nicht.

Eine gute Faustregel: Wenn Sie einen Punkt zur Tagesordnung hinzufügen, fragen Sie sich, was durch die Diskussion konkret erreicht werden soll. Gibt es darauf keine klare Antwort, gehört er möglicherweise nicht in die Sitzung.

## **Schätzen Sie Zeitrahmen mit Bedacht ein**

Zeit ist eines der Dinge, die in einer Sitzung am leichtesten falsch eingeschätzt und am schwersten zurückgewonnen werden können. Deshalb ist es wichtig, jedem Punkt auf der Tagesordnung einen Zeitrahmen zuzuweisen.

Sie müssen nicht auf die Minute genau planen, aber jede Besprechungsagenda sollte eine realistische Schätzung enthalten, wie lange jeder Punkt in Anspruch nehmen wird. Das hält die Diskussion im Fluss und verhindert, dass weniger wichtige Themen die gesamte Sitzung dominieren.

Beginnen Sie mit einer groben Gesamtdauer: Wie viel Zeit steht Ihnen für die Sitzung tatsächlich zur Verfügung? Dann teilen Sie diese Zeit nach Prioritäten auf. Wichtige Punkte wie zentrale Entscheidungen oder Blockaden sollten früher in der Tagesordnung erscheinen und ausreichend Raum erhalten. Informationsupdates oder weniger dringende Themen können später platziert und strenger zeitlich begrenzt werden.

Zum Beispiel:

- 5 Minuten: Kurzes Status-Update
- 20 Minuten: Diskussion über Blocker beim Launch und Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- 10 Minuten: Abstimmung über Messaging-Änderungen im Sales Deck
- 5 Minuten: Nächste Schritte besprechen und Aufgaben zuweisen

Es ist auch sinnvoll, am Ende einen kleinen Puffer einzuplanen. So verlieren Sie nicht die letzten fünf Minuten, die eigentlich dazu gedacht waren, festzuhalten, wer was übernimmt, falls eine Diskussion länger dauert. Eine bewusste Zeitplanung zeigt Respekt für den Kalender Ihres Teams und zwingt zur Priorisierung, was auch bei knapper Zeit zu [produktiveren Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings) führt.

## **Rollen und Verantwortlichkeiten vor der Sitzung festlegen**

Jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte eine klare verantwortliche Person haben. Das bedeutet nicht, dass diese Person alles sagen muss, aber sie sollte das Thema einführen, den nötigen Kontext liefern und diesen Teil der Diskussion leiten. Ohne klare Zuständigkeit geraten Gespräche leicht ins Stocken oder vom Thema ab.

Klären Sie daher vor Beginn der Sitzung:

- Wer leitet welches Thema?
- Wer macht sich Notizen?
- Wer ist für die Erfassung von Aufgaben und Entscheidungen zuständig?

Die Zuteilung von Rollen muss nicht kompliziert sein. In kleinen, regelmässig stattfindenden Sitzungen ist es oft immer dieselbe Person. In grösseren oder funktionsübergreifenden Sitzungen ist es hilfreich, die Verantwortung zu rotieren oder je nach Kontextwissen zu vergeben.

Sie sollten auch eine Moderationsperson bestimmen. Ihre Aufgabe ist es, die Besprechungsagenda im Blick zu behalten, den Gesprächsfluss zu steuern und einzugreifen, wenn die Zeit überschritten wird oder Diskussionen ins Stocken geraten. In manchen Fällen ist das die organisierende Person, in anderen ein neutraler Lead, der den Fokus bewahrt.

Wenn alle Teilnehmenden im Voraus wissen, wofür sie verantwortlich sind, kommen sie vorbereitet zur Sitzung, und die Besprechung läuft von der ersten Minute an reibungsloser.

## **Tagesordnung frühzeitig teilen und während der Sitzung erneut aufgreifen**

Sobald die Besprechungsagenda steht, behalten Sie sie nicht für sich. Je früher Ihr Team sie sieht, desto effektiver wird die Sitzung.

Die Tagesordnung im Voraus zu verschicken, idealerweise am Vortag, gibt den Teilnehmenden Zeit, sich mit den Themen vertraut zu machen und sich gezielt vorzubereiten. Gleichzeitig bietet es Raum für Rückmeldungen: Vielleicht fällt jemandem ein fehlender Punkt auf, schlägt eine bessere Reihenfolge vor oder bringt einen Beitrag ein, der die Diskussion gezielter macht, bevor die Zeit läuft.

Das frühzeitige Teilen der Tagesordnung schafft Klarheit. Es signalisiert Ihrem Team: Das ist unser Ziel und so werden wir die Zeit nutzen. Niemand sollte erst zu Beginn des Anrufs erfahren, worum es in der Sitzung eigentlich geht.

Wenn die Sitzung beginnt, gehen Sie die Tagesordnung kurz durch. Fragen Sie:

- Ergibt dieser Plan noch Sinn?
- Gibt es kurzfristige Änderungen, die berücksichtigt oder neu priorisiert werden müssen?

Schon ein kurzes Check-in hilft, die Gruppe zu fokussieren, bevor es richtig losgeht. Und wenn während der Besprechung etwas auftaucht, das nicht auf der Tagesordnung steht? Notieren Sie es, parken Sie es und konzentrieren Sie sich weiter auf das Wesentliche. Neue Themen können Sie am Ende oder in einer Folge-Sitzung behandeln.

Die Besprechungsagenda ist nicht nur ein Leitfaden für die Sitzung, sondern auch ein Schutzschild. Vor Ablenkung. Vor Abschweifung. Vor verschwendeter Zeit.

## **Die Tagesordnung als Grundlage für die Nachverfolgung nutzen**

Die Sitzung mag enden, aber die Arbeit hört selten damit auf. Deshalb sollte Ihre Besprechungsagenda mehr leisten als nur die Diskussion zu steuern, sie sollte auch den nächsten Schritten dienen.

Während die Sitzung läuft, erfassen Sie Notizen direkt in der Tagesordnung. Fügen Sie unter jedem Abschnitt Aufgaben hinzu, markieren Sie verantwortliche Personen und klären Sie Fristen, solange die Details noch frisch sind. Wenn Sie ein Tool wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verwenden, kann dies in Echtzeit geschehen, ganz ohne späteres separates Protokoll.

Das reduziert auch doppelte Arbeit. Anstatt die besprochenen Inhalte in ein neues Dokument oder eine Follow-up-E-Mail zu übertragen, wird die Tagesordnung zur einzigen verlässlichen Quelle. Alle wissen, wo sie den Kontext, die Entscheidungen und ihre eigenen Verantwortlichkeiten finden.

Und wenn die nächste Sitzung ansteht? Dann haben Sie bereits eine Dokumentation zur Hand, und einen Vorsprung beim Erstellen der nächsten Besprechungsagenda.

![Infografik mit dem Titel „Der Lebenszyklus der Agenda“. Sie zeigt sieben Schritte von der Planung bis zur Umsetzung: Ziel des Meetings definieren, Tagesordnung anpassen, Verantwortliche und Dauer bestimmen, frühzeitig teilen, live verwenden, Aktionspunkte verfolgen und nächste Sitzung fortsetzen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_de_3a0fc15ca9.png)

## **Wie WEDO Ihnen hilft, bessere Besprechungsagenden zu erstellen**

Alles, was Sie in diesem Leitfaden gelesen haben, wird einfacher und konsistenter, mit dem richtigen Tool.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde für Teams entwickelt, die aufhören wollen, sich ständig zu wiederholen, und stattdessen echten Fortschritt machen möchten. Mit WEDO können Sie Ihre Besprechungsagenda an einem zentralen Ort planen, strukturieren und verwalten, vor, während und nach der Sitzung.

So unterstützt WEDO Sie dabei:

- Erstellen und teilen Sie Tagesordnungen schnell in einem [kollaborativen Arbeitsbereich](https://wedo.com/de/blog/warum-kollaboratives-arbeiten-der-schluessel-zur-teamproduktivitaet-ist), der mit jeder Sitzung verknüpft ist
- Weisen Sie jedem Punkt Verantwortliche und Zeitrahmen zu, damit die Zuständigkeiten klar sind und die Sitzung fokussiert bleibt
- Machen Sie sich Notizen in Echtzeit direkt in der Agenda-Ansicht, ganz ohne Tabs oder Apps wechseln zu müssen
- Verfolgen Sie Entscheidungen und Aufgaben, sobald sie entstehen, und übernehmen Sie sie automatisch in die nächste Sitzung
- Greifen Sie mühelos auf vergangene Tagesordnungen und Ergebnisse zu, alles ist gespeichert und in einer gemeinsamen Zeitleiste durchsuchbar

Keine verstreuten Notizen mehr, keine verlorenen Follow-ups oder Rätselraten, was in der letzten Sitzung passiert ist. WEDO hilft Ihnen, strukturierte und produktive Sitzungen zur Gewohnheit zu machen, und Ihr Team Schritt für Schritt auf Kurs zu halten.

Bereit, [WEDO](https://wedo.com/de/features) in Aktion zu sehen? Mit WEDO wird aus besserer Planung bessere Wirkung.

[Testen Sie es kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und entdecken Sie, wie viel Zeit und Energie Sie sparen können.

Erstellen Sie eine Besprechungsagenda, die Fokus schafft, klare Entscheidungen fördert und die Zeit Ihrer Sitzung optimal nutzt.

Grafik mit dem Text „Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?“ auf rosa Hintergrund, daneben ein Symbol eines Dokuments mit Checkliste und Stift.

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Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?

Wir alle haben schon an Sitzungen teilgenommen, die produktiv wirkten, bis sich niemand mehr genau daran erinnern konnte, was beschlossen wurde. Aufgaben werden doppelt ausgeführt. Fristen verschieben sich. Und die eine Person, die dachte, sie müsse nachfassen? Stellt sich heraus, dass sie gar nicht zuständig war.

Genau deshalb brauchen Sie Sitzungsprotokolle.

Weit entfernt von einer langweiligen Formalität sind gut geschriebene Sitzungsprotokolle das, was Gespräche in konkrete Handlungen umwandelt. Sie halten fest, was besprochen und beschlossen wurde, wer für was verantwortlich ist und bis wann etwas erledigt sein muss. Egal, ob Sie mit einem Projektteam zusammenkommen oder im Vorstand sitzen, Protokolle bieten eine klare, leicht verständliche schriftliche Aufzeichnung, die für Klarheit und Verbindlichkeit sorgt.

Sitzungsprotokolle können auch als offizielles Dokument dienen, was besonders in formellen Kontexten wie Vorstandssitzungen wichtig ist, bei denen Entscheidungen rechtliche und finanzielle Folgen haben können. Aber auch in informellen Team-Sitzungen stellen effektive Protokolle sicher, dass die wichtigsten Punkte nach dem Ende der Sitzung nicht verloren gehen.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch jeden Schritt des Prozesses, vom Vorbereiten der Mitschrift in Echtzeit bis hin zum Verfassen und Verteilen der Sitzungsprotokolle mit Klarheit und Selbstvertrauen. Wir zeigen Ihnen, wie gute Protokolle aussehen, wie Sie mit oder ohne Vorlage konsistent bleiben und wie Plattformen wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) den gesamten Ablauf für alle Beteiligten vereinfachen.

## **Was genau sind Sitzungsprotokolle?**

Klären wir gleich zu Beginn etwas: Sitzungsprotokolle sind kein Wort-für-Wort-Transkript. Sie müssen nicht alles festhalten, was im Raum gesagt wurde. Stattdessen handelt es sich um eine fokussierte, strukturierte Zusammenfassung dessen, was wirklich zählt: zentrale Diskussionsthemen, getroffene Entscheidungen und Aufgaben, die umgesetzt werden müssen.

Im Kern sind Sitzungsprotokolle eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was passiert ist und worauf man sich geeinigt hat. Sie helfen Teams, auf Kurs zu bleiben, Wiederholungen zu vermeiden und Projekte in die richtige Richtung zu lenken. Für Führungskräfte und Vorstandsmitglieder sind sie zudem ein Mittel, um Transparenz zu wahren und sicherzustellen, dass Entscheidungen im Laufe der Zeit nachvollziehbar bleiben.

In formellen Kontexten wie Vorstandssitzungen dienen Sitzungsprotokolle als offizieller Nachweis darüber, wie die Organisation geführt wird. Das bedeutet, dass Genauigkeit, Struktur und Neutralität eine wichtige Rolle spielen. Die Anwendung eines Prozesses wie der Geschäftsordnung nach Robert’s Rules of Order kann helfen, Konsistenz und Fairness sicherzustellen, insbesondere bei Abstimmungen oder formellen Anträgen.

Aber auch die informellste Stand-up-Sitzung oder ein kurzes Team-Meeting profitiert davon, wenn in irgendeiner Form Protokoll geführt wird. Egal, ob Sie sie Sitzungsnotizen, Zusammenfassungen oder Follow-ups nennen, das Ziel bleibt dasselbe: sicherzustellen, dass alle mit dem gleichen Verständnis darüber auseinandergehen, was geschehen ist und was als Nächstes zu tun ist.

Das finden Sie typischerweise in gut strukturierten Sitzungsprotokollen:

- Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
- Eine Liste der Teilnehmer und abwesenden Personen
- Ein Verweis auf die [Traktandenliste](https://wedo.com/de/features/meetings)
- Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Diskussionsthemen
- Festgehaltene Entscheidungen, Abstimmungen oder Ergebnisse
- Zugeteilte Aufgaben mit den entsprechenden Fälligkeitsdaten
- Uhrzeit des Sitzungsendes
- Unabhängig vom Format oder Grad der Förmlichkeit sorgen gute Sitzungsprotokolle dafür, dass nichts übersehen wird, besonders dann, wenn die nächste Sitzung ansteht und Sie auf dem bisherigen Fortschritt aufbauen müssen.

![Infografik mit dem Titel „Wie man effektive Sitzungsprotokolle verfasst und weitergibt“, die die drei Phasen beschreibt: vor der Sitzung (Agenda und Teilnehmer bestätigen, Protokollführer benennen, Vorlage vorbereiten), während der Sitzung (wichtige Punkte und Verantwortlichkeiten notieren) und nach der Sitzung (Protokolle formatieren, prüfen und speichern).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_to_write_effective_meeting_minutes_de_4abe22a0f8.png)

## **Vor der Sitzung: Die Grundlage für aussagekräftige Sitzungsprotokolle schaffen**

Gute Sitzungsprotokolle beginnen nicht erst mit dem Start der Sitzung. Sie beginnen mit der Vorbereitung.

Noch bevor sich jemand hinsetzt (oder einloggt), gibt es einige wichtige Dinge, die Sie tun können, um das Verfassen von Sitzungsprotokollen reibungsloser, schneller und präziser zu gestalten, insbesondere wenn Sie das Protokoll führen.

### **Mit einer klaren Traktandenliste starten**

Betrachten Sie die Traktandenliste als Gliederung Ihrer Sitzung. Sie zeigt auf, welche Themen behandelt werden, in welcher Reihenfolge und oft auch, wer welches Thema präsentiert. Das hilft nicht nur den Teilnehmenden, den Überblick zu behalten, sondern gibt auch der protokollführenden Person eine Struktur, um in Echtzeit Notizen zu erfassen. Jeder Punkt auf der Traktandenliste wird zu einem Abschnitt im Protokoll, was das Enddokument deutlich leichter organisierbar macht.

Wenn keine Traktandenliste im Voraus verschickt wurde, bitten Sie darum. Oder erstellen Sie bei Bedarf selbst eine einfache Version auf Basis des Ziels der Sitzung. Selbst eine einfache Aufzählung kann bereits helfen.

### **Datum, Uhrzeit und Ort bestätigen**

Es klingt selbstverständlich, aber Sitzungsprotokolle, die grundlegende Angaben wie Datum, Uhrzeit und Ort weglassen, verlieren schnell an Kontext. Ganz gleich, ob es sich um ein wiederkehrendes Meeting oder eine jährliche Strategiesitzung handelt, stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen korrekt erfassen. Falls die Sitzung virtuell oder hybrid stattfindet, geben Sie auch die verwendete Plattform (Zoom, Teams usw.) als Teil des Ortes an.

### **Wissen, wer im Raum ist**

Bereiten Sie vor Beginn der Sitzung eine Liste der Teilnehmenden vor und notieren Sie, wer erwartet wird, aber fehlt. Diese Information benötigen Sie später beim Verfassen der Sitzungsprotokolle, und es ist wesentlich einfacher, sie in Echtzeit zu dokumentieren als im Nachhinein zu rekonstruieren. Bei formellen Sitzungen, wie etwa Vorstandssitzungen, ist eine korrekte Anwesenheitsliste besonders wichtig.

### **Eine protokollführende Person zuweisen (und offiziell machen)**

Wenn es Ihre Aufgabe ist, das Protokoll zu führen, seien Sie sich Ihrer Rolle bewusst. Falls jemand anderes dafür zuständig ist, stellen Sie sicher, dass diese Person vorbereitet ist. Die protokollführende Person sollte aktiv zuhören, relevante Details ohne Ablenkung erfassen und objektiv bleiben.

In stärker strukturierten Umgebungen, wie bei Unternehmensvorständen oder Sitzungen in Non-Profit-Organisationen, ist es üblich, und oft auch durch Vorschriften vorgeschrieben, im Vorfeld eine offizielle Protokollführung oder ein Sekretariat zu benennen.

### **Bei Bedarf einen Blick in die Geschäftsordnung werfen**

Wenn die Sitzung nach der Geschäftsordnung gemäss [Robert’s Rules of Order](https://robertsrules.com) abläuft, hilft es, sich mit den grundlegenden Anträgen, Formaten und Begriffen vertraut zu machen. So stellen Sie sicher, dass die Sitzungsprotokolle das tatsächliche Geschehen widerspiegeln, und nicht nur das, was gesagt wurde. Auch wenn nicht jede Organisation diese Regeln anwendet, kann deren Kenntnis Ihre Fähigkeiten als protokollführende Person deutlich stärken.

## **Während der Sitzung: Was Sie erfassen sollten und wie**

Sobald die Sitzung beginnt, beginnt auch Ihre Aufgabe als protokollführende Person. Ihr Ziel ist es, die wichtigsten Punkte, Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten, und zwar so, dass sie das tatsächliche Geschehen widerspiegeln, nicht die genaue Wortwahl. Der Schlüssel liegt darin, fokussiert, organisiert und bereit für das Mitschreiben in Echtzeit zu sein.

### **Bleiben Sie bei den Fakten, nicht beim Wortlaut**

Gute Sitzungsprotokolle fassen das Wesentliche zusammen:

- Was wurde besprochen
- Was wurde beschlossen
- Welche Aufgaben wurden zugeteilt
- Wer ist verantwortlich
- Und wann wurde die Sitzung beendet
- Lassen Sie Small Talk, Nebenunterhaltungen und persönliche Kommentare weg. Ziel ist ein klares, leicht lesbares Protokoll, das dem Team hilft, voranzukommen, kein detailliertes Transkript.

### **An der Traktandenliste orientieren, um den Überblick zu behalten**

Nutzen Sie die Traktandenliste als Struktur. Erstellen Sie zu jedem Punkt einen Abschnitt in Ihren Notizen. Selbst wenn die Diskussion vom Plan abweicht (was häufig passiert), hilft Ihnen diese Gliederung, die finalen Sitzungsprotokolle übersichtlich und verständlich zu gestalten.

### **Wichtige Entscheidungen und Aufgaben klar festhalten**

Wird eine Entscheidung getroffen, halten Sie sie fest. Wird eine Aufgabe vergeben, notieren Sie, an wen sie geht und welches Ergebnis oder welcher Termin erwartet wird. Genau diese Informationen machen Sitzungsprotokolle wertvoll, denn sie verwandeln Diskussionen in Verbindlichkeit.

Beispiele:

„Das Team hat dem Marketingbudget für Q3 zugestimmt.“

„Lena erstellt bis zum 5. Juni die Onboarding-Checkliste.“

„Die IT prüft bis zur nächsten Sitzung neue Lösungen für Zugriffskontrolle.“

Solche Formulierungen werden Ihre Teammitglieder später gezielt suchen, machen Sie sie leicht auffindbar.

### **Anträge, Abstimmungen und formelle Punkte genau erfassen**

Wenn Sie Sitzungsprotokolle für eine Vorstandssitzung oder ein Meeting gemäss der Geschäftsordnung nach Robert’s Rules of Order erstellen, ist besondere Präzision gefragt. Halten Sie Anträge wörtlich fest, notieren Sie, wer sie gestellt und unterstützt hat, und erfassen Sie das Abstimmungsergebnis (einstimmig, Mehrheitsbeschluss, Enthaltungen usw.).

An dieser Stelle werden Ihre Protokolle zu einem verbindlichen, offiziellen Dokument, nicht nur zu einer hilfreichen Zusammenfassung.

### **Mitschreiben, solange alles frisch im Gedächtnis ist**

Wenn möglich, schreiben Sie während der Sitzung oder direkt danach. Warten Sie nicht zu lange, kleine, aber wichtige Details geraten sonst schnell in Vergessenheit.

Wenn es sich um eine komplexe Diskussion handelt, machen Sie sich vorerst Notizen in Stichworten oder mit Zeitmarken und ergänzen Sie die Details, solange alles noch präsent ist.

Sie können auch kollaborative Plattformen wie WEDO nutzen, um Notizen in Echtzeit zu strukturieren, Aufgaben zu markieren und Beiträge bestimmten Personen zuzuordnen, ohne den Ablauf der Sitzung zu stören.

## **Nach der Sitzung: Sitzungsprotokolle schreiben und formatieren**

Sobald die Sitzung endet, beginnt die eigentliche Arbeit: Aus Ihren Notizen wird ein klarer, strukturierter und teilbarer schriftlicher Bericht. An diesem Punkt wechselt Ihre Rolle von der Zuhörerin oder dem Zuhörer zur Redaktion. Ziel ist es, Sitzungsprotokolle so zu gestalten, dass sie sowohl für Anwesende als auch für Abwesende nützlich sind.

### **Mit den Grundlagen beginnen**

Jedes Sitzungsprotokolle sollte mit den wichtigsten Informationen beginnen: Datum, Uhrzeit, Art der Sitzung, Teilnehmende, ein Verweis auf die Traktandenliste oder deren Hauptthemen sowie der Name der protokollführenden Person.

Diese Angaben bilden die Grundlage und schaffen Klarheit für alle, die das Protokoll später einsehen, besonders wichtig im Hinblick auf Compliance, Prüfungen oder Archivierung.

### **Klar, präzise und neutral bleiben**

Verwenden Sie eine professionelle, aber sachliche Sprache. Ihre Aufgabe ist es, zu dokumentieren, nicht zu interpretieren. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte und getroffenen Entscheidungen und lassen Sie unnötige Details oder Randbemerkungen weg. Schreiben Sie in der Vergangenheitsform, vermeiden Sie Ich-Formulierungen und sorgen Sie für eine einheitliche Struktur.

Beispiel:

✅ „Der Vorstand hat die überarbeitete Finanzrichtlinie genehmigt.“

❌ „Ich fand die Richtlinie sehr sinnvoll und alle schienen einverstanden zu sein.“

Lassen Sie die Fakten für sich sprechen.

### **Entscheidungen und Aufgaben hervorheben**

Genau danach suchen die meisten Personen im sitzungsprotokoll: Was wurde besprochen, was wurde beschlossen und wer ist wofür verantwortlich? Verwenden Sie Formatierungen (Fettschrift oder Aufzählungen), um diese Punkte hervorzuheben. Je leichter das Dokument zu überfliegen ist, desto nützlicher wird es.

Erwägen Sie, Aufgaben entweder am Ende jedes Traktandenpunkts aufzulisten oder sie in einer zusammenfassenden Übersicht am Ende des Protokolls zu bündeln.

### **Vorlagen verwenden, um Zeit zu sparen und konsistent zu bleiben**

Auch wenn Ihre Organisation kein offizielles Format vorgibt, kann eine gute sitzungsprotokoll-Vorlage den gesamten Prozess schneller und einheitlicher machen. Sie reduziert Unsicherheiten, stellt sicher, dass keine Abschnitte fehlen, und erleichtert das Lesen.

Die meisten Vorlagen enthalten:

- Überschriften für jeden Punkt der Traktandenliste
- Ein eigenes Feld für Entscheidungen oder Abstimmungen
- Platz für Aufgaben und Fälligkeitsdaten
- Einen abschliessenden Hinweis zum Sitzungsende

Mit einer digitalen Plattform wie WEDO können Sie wiederverwendbare Vorlagen erstellen und den Protokollierungsprozess in Echtzeit optimieren, so müssen Sie nicht jedes Mal bei null anfangen.

### **Auf Richtigkeit prüfen**

Bevor Sie das Protokoll verschicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Namen, Entscheidungen und Daten zu überprüfen. Wenn eine Abstimmung stattgefunden hat, kontrollieren Sie die Anzahl. Wenn jemand eine Aufgabe übernommen hat, stellen Sie sicher, dass sie der richtigen Person zugeordnet wurde. Solche kleinen Fehler können später zu grossen Missverständnissen führen.

## **Sitzungsprotokolle richtig teilen und archivieren**

Sobald Ihre Sitzungsprotokolle verfasst sind, lassen Sie sie nicht im Entwurfsordner liegen. Je schneller sie geteilt werden, desto nützlicher sind sie, besonders solange die Details noch frisch im Gedächtnis sind und Aufgaben zeitkritisch sein können.

![Infografik mit dem Titel „Besprechungsprotokolle richtig teilen und speichern“ mit Tipps wie: ein sauberes, scanbares Format verwenden, leicht zugänglich machen, innerhalb von 24–48 Stunden versenden, mit den richtigen Personen teilen und sicher speichern.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sharing_and_storing_meeting_minutes_the_right_way_de_ac50ab9b57.png)

### **Protokolle zeitnah nach der Sitzung versenden**

Ziel sollte sein, Sitzungsprotokolle innerhalb von 24 Stunden, spätestens jedoch nach 48 Stunden zu versenden. Eine zeitnahe Verteilung fördert den Fortschritt, stärkt die Verbindlichkeit und gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, frühzeitig etwaige Fehler oder Missverständnisse zu korrigieren.

Wenn das Protokoll noch Korrekturen oder Genehmigungen enthält (was bei Vorstandssitzungen häufig der Fall ist), weisen Sie beim Versand klar darauf hin.

Beispiel für eine Notiz:

„Im Anhang finden Sie das Entwurfsprotokoll der Sitzung vom 10. Mai. Bitte überprüfen Sie den Inhalt und senden Sie eventuelle Ergänzungen oder Korrekturen bis Freitag um 17 Uhr.“

### **Einfachen Zugang und gute Lesbarkeit ermöglichen**

Niemand möchte sich durch lange E-Mail-Verläufe kämpfen, um die aktuelle Version zu finden. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile, teilen Sie das Protokoll in einem vertrauten Format (PDF, Google-Dokument oder über einen WEDO-Link) und achten Sie auf eine übersichtliche Struktur, besonders bei den wichtigsten Punkten, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben.

In Tools wie WEDO können Sie Sitzungsprotokolle in Echtzeit erfassen und direkt in einem gemeinsamen Arbeitsbereich veröffentlichen, in dem Teams ohne Verzögerung einsehen, kommentieren und nachverfolgen können.

### **An die richtigen Personen senden**

Wer die Sitzungsprotokolle erhalten soll, hängt von der Art der Sitzung ab:

- Bei einem Teammeeting: Nur die Teilnehmenden und relevante Stakeholder
- Bei einem Projektupdate: Zusätzlich externe Mitwirkende oder Projektverantwortliche
- Bei Vorstandssitzungen: Alle Vorstandsmitglieder, die Geschäftsleitung, juristische Beratung (falls erforderlich) und alle Personen, die Folgeaufgaben übernehmen

Prüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation, ob das Protokoll vor einer breiteren Verteilung formell genehmigt werden muss.

### **Sicher und auffindbar archivieren**

Sobald die Sitzungsprotokolle geteilt wurden, werden sie Teil des organisationalen Wissens. Behandeln Sie sie wie jedes andere offizielle Dokument: strukturiert, versioniert und gesichert.

Cloudbasierte Systeme wie WEDO ermöglichen es, Protokolle zu taggen, zu durchsuchen und mit spezifischen Projekten zu verknüpfen, so finden Sie später schnell, was wann besprochen oder beschlossen wurde. Diese Rückverfolgbarkeit ist besonders hilfreich, wenn frühere Entscheidungen überprüft oder Unstimmigkeiten geklärt werden müssen.

## **Wie WEDO Sie dabei unterstützt, bessere Sitzungsprotokolle zu schreiben und zu verteilen**

Das Schreiben und Teilen effektiver Sitzungsprotokolle muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Struktur und den passenden Tools wird es zu einem nahtlosen Bestandteil der täglichen Teamarbeit.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde entwickelt, um diesen Prozess von Anfang bis Ende zu vereinfachen. Anstatt zwischen E-Mails, Dokumenten und Klebezetteln hin- und herzuwandern, können Sie Ihre Sitzung mit einer gemeinsamen Traktandenliste planen, im Voraus Rollen zuweisen und Ihre Notizen in Echtzeit dort erfassen, wo die Diskussion stattfindet.

Sobald die Sitzung endet, sind Ihre Notizen bereits strukturiert und einsatzbereit. Sie können eine klare, leicht lesbare Zusammenfassung veröffentlichen, die richtigen Personen benachrichtigen und Aufgaben direkt in der Plattform weiterverfolgen. Und da alle Informationen sicher gespeichert und nach Thema, Projekt oder Teilnehmenden durchsuchbar sind, müssen Sie nie wieder alte Dateien oder Nachrichtenverläufe durchsuchen, um herauszufinden, was beschlossen wurde.

Ob Sie ein informelles Teammeeting oder formelle Sitzungsprotokolle bei einer Vorstandssitzung erfassen, [WEDO](https://wedo.com/de/features) hilft Ihnen, konsistent, regelkonform und organisiert zu bleiben. [Probieren Sie](https://wedo.com/de/signup) es bei Ihrer nächsten Sitzung kostenlos aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, Diskussionen in Entscheidungen und Entscheidungen in konkrete Handlungen zu verwandeln.

Lernen Sie, wie Sie effektive Sitzungsprotokolle verfassen und teilen, von der Mitschrift in Echtzeit bis zur finalen Verteilung, mit Tipps, Vorlagen und Tools von WEDO.

Grafik mit dem Titel „Vollständiger Leitfaden für effektive Sitzungsprotokolle“ auf violettem Hintergrund, daneben ein Symbol eines Laptops mit einem Dokument auf dem Bildschirm.

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Vollständiger Leitfaden für effektive Sitzungsprotokolle

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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