![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

In einem faszinierenden [Forbes-Artikel](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/) sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens. WEDO hat sich von einem kleinen Schweizer Start-Up zu einem globalen Akteur in der kollaborativen Softwareranche entwickelt. Das Interview, das in Paris stattfand, beleuchtet den Weg von WEDO über die letzten neun Jahre. Was als Freundschaft und gemeinsame Leidenschaft begann, hat sich zu einem florierenden Unternehmen mit mehr als 600 Kunden und 15 engagierten Mitarbeitern entwickelt. 

Doch es handelt sich nicht nur um eine Rückschau. Der Artikel bietet auch Eiblicke, wie die WEDO-Plattform Unternehmen weltweit dabei hilft, ihre Aufgaben- un Sitzungsmanagement-Prozesse zu optimieren. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Punkte des Interviews zusammen und untersuchen, was WEDO in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Branche auszeichnet. 

::youtube-video{#33J6FhmiONo}


## WEDO: Die kollaborative Plattform, die Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht

[Die kollaborative SaaS-Plattform von WEDO](https://wedo.com/de) hat sich schnell als bevorzugte Lösung für Unternehmen etabliert, die ihre internen Abläufe optimieren möchten. Die Plattform wurde entwickelt, um alle Aspekte der Sitzungsvorbereitung und des Aufgabenmanagements zu vereinfachen, von der Erstellung detaillierter Agenden bis hin zur Echtzeit-Verfolgung des Projektfortschritts. Mit WEDO können sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren: Aufgaben effizient und sicher zu erledigen. 

## Was zeichnet WEDO aus?

Es gibt einige wesentliche Gründe, warum mehr als 600 Unternehmen WEDO als ihre bevorzugte Plattfirm gewählt haben:

1. **Benutzerfreundlichkeit:** WEDO ist einfach eizurichten und sofort nutzbar. Im Gegensatz zu vielen anderen Kollaborationstools ist WEDO intuitiv und leicht zu implementieren, sodass nur minimale Schulungen erforderlich sind. “Wir haben festgestellt, dass Teams die schnelle Eiführung von WEDO ohne die steile Lernkurve, die bei anderen Plattformen oft erforderlich ist, schätzen”, sagt David Dutch, Mitbegründer von WEDO. 
2. **Mehrsprachige Unterstützung:** Die WEDO-Plattform ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Englisch, Deutsch und Italienisch. Dies macht sie besonders beliebt bei europäischen Unternehmen, die ein Kollaborationstool suchen, das die unterschiedlichen sprachlichen Anforderungen ihrer Mitarbeiter erfüllt. 
3. **All-in-One Kollaboration**: WEDO ist nicht nur ein Sitzungstool, sondern eine umfassende Lösung, die Projektmanagement, [Aufgabenverfolgung ](https://wedo.com/de/features/tasks)und Echtzeit-Kollaboration integriert. Nutzer können Tagesordnungen vorbereiten, Sitzungsprotokolle erstellen und die Erledigung von Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen. Dieser [All-in-One](https://wedo.com/de/features) Ansatz für die Zusammenarbeit ist das, was WEDO auszeichnet und Teams dabei hilft, organisiert zu bleiben, ohne mehrere Tools jonglieren zu müssen. 


![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## Sicherheit im Mittelpunkt von WEDOs Innovation

In einer Welt, in der Datenverletzungen und Sicherheitsprobleme für Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, hat WEDO Sicherheit zu einem Kernelement seiner Plattform gemacht. Die SaaS-Plattform wurde unter [Berücksichtigung des Datenschutzes](https://wedo.com/de/security) entwickelt, sodass Unternehmen ohne Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit zusammenarbeiten können. 

“Unsere Plattform wird auf ISO 27001-zertifizierten Servern in der Schweiz gehostet, die sowohl den GDPR- als auch den Schweizer revDSG-Vorschriften entsprechen”, erklärt Antoine Sudan, Mitbegründer von WEDO. “Das gibt unseren Kunden die Sicherheit, dass ihre sensiblen Daten geschützt und in Übereinstimmung mit den strengsten Vorschriften gespeichert werden”. 

Zusätzlich zu Verschlüsselungs- und Konformitätsfunktionen stellt WEDO sicher, dass alle Daten lokal in Europa gespeichert werden, wodurch das Risiko von Problemen mit der Datensouveränität minimiert wird - eine wichtige Sorge für Unternehmen in stark regulierten Branchen.  

## Innovation: AI-Tools für die Zukunft

WEDOs Engagement für kontinuierliche Verbesserung endet nicht bei Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Das Unternehmen arbeitet ständig daran, seine Plattform weiterzuentwickeln, um die Bedürfnisse seiner Nutzer besser zu erfüllen. “Wir entwickeln derzeit AI-Tools, die unsere Plattform nicht nur intuitiver machen, sondern auch umsetzbare Erkenntnisse liefern, damit Teams effizienter arbeiten können”, erklärt David Dutch. 

Dieser AI-gesteuerten Tools konzentrieren sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Priorisierung von Aufgaben und die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Da Unternehmen zunehmend intelligentere und effizientere Lösungen verlangen, positioniert sich WEDO als führendes Unternehmen im Bereich AI-gestützter Zusammenarbeit.

## Echte Auswirkungen: Wie WEDO Unternehmen transformiert

Die SaaS-Plattform von WEDO ist nicht nur ein Software-Tool, sondern eine transformative Lösung für Unternehmen aus [verschiedenen Branchen](https://wedo.com/de/category/anwendungsbeispiele). [Unternehmen, die WEDO nutzen](https://wedo.com/de/category/kundenberichte), haben erhebliche Verbesserungen in der Effizienz von Sitzungen, der Aufgabenerledigung und im gesamten Projektmanagement festgestellt.

Ein Beispiel ist ein mittelständisches europäisches Technologieunternehmen, das mit unorganisierten Sitzungen und verpassten Fristen zu kämpfen hatte. Nach der Implementierung von WEDO reduzierte sich die in Sitzungen verbrachte Zeit um 30 %, und die Erledigungsquote der Aufgaben stieg um 25 %. Diese Art von Einfluss ist der Grund, warum sich immer mehr Unternehmen für WEDO entscheiden, um ihre internen Abläufe zu vereinfachen.

![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Wie hebt sich das Unternehmen von der Konkurrenz ab?

Der erste Differenzierungsfaktor liegt im Tool selbst. Im Gegensatz zu einigen hochspezialisierten Softwarelösungen wurde WEDO als dynamische und flexible Plattform entwickelt, die eine breite Palette von Anwendungsfällen und Branchenbedürfnissen abdeckt (z. B. [Gemeinderäte](https://wedo.com/de/industries/municipal-administrations), [Teammeetings](https://wedo.com/de/use-cases/team-meetings), [Projektmanagement](https://wedo.com/de/features/project-management)). Im Vergleich zu Angeboten wie denen von Microsoft verfolgt das Unternehmen einen ganzheitlicheren Ansatz mit einem “All-in-One”-Tool, das die Zersplitterung von Informationen über verschiedene Softwarelösungen hinweg vermeidet. Mit WEDO müssen Benutzer nicht mehr zwischen mehreren Anwendungen jonglieren – alles ist griffbereit. Das Unternehmen strebt danach, das ideale Gleichgewicht zwischen Spezialisierung und Generalisierung zu finden.

Der zweite Differenzierungsfaktor ist der kundenorientierte Ansatz, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Bedürfnisse seiner Kunden zu verstehen und massgeschneiderte Lösungen anzubieten. Der Support wird für seine Qualität und Schnelligkeit sehr geschätzt, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 4 Minuten im Jahr. Diese enge Beziehung führt zu einer hervorragenden Benutzererfahrung, hoher Kundenbindung und positiven Mundpropaganda-Empfehlungen.

## Warum ist dieser Artikel in Forbes wichtig?

Ein Artikel in Forbes zu erscheinen, ist nicht nur eine Ehre, sondern auch ein Zeichen für den bedeutenden Einfluss, den WEDO auf die Geschäftswelt hat. Während wir unsere Plattform weiterentwickeln und unsere Nutzerbasis vergrössern, ist dieser Artikel ein Meilenstein, der unseren Ansatz und den Mehrwert, den wir unseren Kunden bieten, bestätigt.

Mit mehr als 600 Unternehmen, die WEDO in Europa und darüber hinaus nutzen, sind wir gespannt auf die Zukunft und die Rolle, die unsere Plattform bei der Transformation der Zusammenarbeit in Unternehmen spielen wird.

## Fazit

Bei WEDO sind wir bestrebt, Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Wir gewährleisten zudem Datensicherheit und steigern die Produktivität. Unser Artikel in Forbes unterstreicht den Einfluss, den wir auf die Geschäftswelt haben, aber wir hören hier nicht auf. Mit der kontinuierlichen Innovation von AI-Tools und Sicherheitsverbesserungen freuen wir uns darauf, zu sehen, wie WEDO die Zukunft der Arbeit gestalten wird.

**Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo zu vereinbaren oder mehr über unsere Plattform zu erfahren.**

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In einem faszinierenden Forbes-Artikel sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens.

Antoine Sudan und David Dutch zu Gast bei Forbes

large_de-Forbes-2024.png

medium_de-Forbes-2024.png

small_de-Forbes-2024.png

thumbnail_de-Forbes-2024.png

de-Forbes-2024.png

Forbes stellt WEDO in “Successful Companies” vor

![elektronische signatur für Berichte](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/e_signature_DE_4ba8a454f9.png)

Wir freuen uns, die Einführung einer lang erwarteten neuen Funktion auf unserer Plattform ankündigen zu können: [qualifizierte elektronische Signatur](https://wedo.com/de/features/electronic-signatures) für Sitzungsprotokolle.

Diese Funktion wurde auf Wunsch unserer Kundinnen und Kunden entwickelt, um allen Gremien mit formellen Entscheidungsprozessen die **rechtliche Verwaltung Ihrer Dokumente** zu vereinfachen.

Mit qualifizierten elektronischen Signaturen können Sie Ihre Sitzungsprotokolle jetzt rechtsgültig und in Konformität mit den **Schweizer und europäischen Gesetzen** unterzeichnen. Ob für Verwaltungs-, Stiftungsrats- oder Vorstandssitzungen, diese Lösung wurde für all Ihre verbindlichen Protokolle entwickelt.

[Entdecken Sie die elektronische Signatur](https://www.youtube.com/watch?v=5QzrSOBBp3w)


Netzwerkadministratoren können die elektronische Signatur jetzt in den Netzwerkeinstellungen aktivieren. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unser Support Team.

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Wir freuen uns, die Einführung einer lang erwarteten neuen Funktion auf unserer Plattform ankündigen zu können: qualifizierte elektronische Signatur für Sitzungsprotokolle.

large_e-signature DE.png

medium_e-signature DE.png

small_e-signature DE.png

thumbnail_e-signature DE.png

e-signature DE.png

Qualifizierte elektronische Unterschrift für Ihre Berichte

Am Donnerstag, den 16. November, gewann das Unternehmen WEDO die 4. Ausgabe des Wettbewerbs [KMU Trophäen](https://www.trophees-pme.ch/de) in der Kategorie KMU. Die Preisverleihung, die im Forum Fribourg stattfand, versammelte mehr als 200 Gäste.

Der Artikel aus La Liberté gibt einen Rückblick auf diesen ereignisreichen Abend.

::button-primary[Artikel lesen]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/La_Liberte_Journal_9523f4c7d6.pdf"}

![Article de la Liberté sur la cérémonie 2023 des Trophée PME](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Capture_d_ecran_2023_11_20_a_09_01_20_3b4cfa17ca.png)


Am Donnerstag, den 16. November, gewann das Unternehmen WEDO die 4. Ausgabe des Wettbewerbs KMU Trophäen in der Kategorie KMU.

WEDO-Team gewinnt den Wettbewerb WEDO, Gewinner der KMU Trophäen 2023

large_de-Radio Fribourg-2023.png

medium_de-Radio Fribourg-2023.png

small_de-Radio Fribourg-2023.png

thumbnail_de-Radio Fribourg-2023.png

de-Radio Fribourg-2023.png

WEDO, Gewinner der KMU Trophäen 2023

## Die Organisation eines Verwaltungsrats

Unternehmen aus allen Bereichen müssen häufig Sitzungen mit ihrem Verwaltungsrat abhalten, um sich über wichtige strategische Entscheidungen zu verständigen. Dieses formelle Meeting sollte so gut wie möglich begleitet und effizient durchgeführt werden, um den Austausch und die Kommunikation mit den Mitgliedern des Verwaltungsrats zu erleichtern. Daher ist es wichtig, die notwendigen digitalen Tools zu nutzen, um die Organisation und die Nachbereitung dieser Sitzungen zu verbessern. Diese technologischen Lösungen müssen natürlich Sicherheitsanforderungen erfüllen, um eine sichere Kommunikation und einen sicheren Zugang zu ermöglichen.

Fällt es Ihnen schwer, Ihre Verwaltungsräte effizient zu betreuen und zu organisieren? Wir haben die Lösung, um Ihnen zu helfen!

WEDO ist ein Tool für das Sitzungsmanagement, das sich aus vielen Gründen ideal für die Vor- und Nachbereitung von Verwaltungsräten eignet. Wir zeigen Ihnen in 7 Schritten, wie unsere kollaborative Plattform die Organisation von VRs unterstützt. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Bereiten Sie Ihren VR vor

### 📂 Organisieren Sie die Dokumente

Wenn Sie an der Vorbereitung der Verwaltungsräte Ihres Unternehmens beteiligt sind, organisieren Sie zunächst alle Dokumente, die bei der Sitzung vorgelegt werden sollen, wie Finanzberichte, Verkaufsberichte und Marketing-Updates. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie darauf achten, dass alle Dokumente gut präsentiert, vollständig und leicht verständlich sind.

### ✍🏻 Bereiten Sie die Berichte vor

Falls Sie die Aufgabe haben, Berichte vorzustellen, sollten Sie diese rechtzeitig vor der Sitzung vorbereiten. Achten Sie darauf, dass sie klar und prägnant sind und alle Informationen enthalten, die für die gesamte Versammlung relevant sind.

### ❔ Identifizieren Sie die Schlüsselfragen

Schliesslich sollten Sie vor dem Meeting die Schlüsselfragen oder Anliegen festlegen, die während der Sitzung besprochen werden sollen. Seien Sie bereit, bei Bedarf Ideen, Vorschläge oder Empfehlungen anzubieten.

Wenn Sie diese ersten Punkte vorbereitet haben, konzentrieren Sie sich darauf, die Themen festzulegen, die bei dem Meeting besprochen werden sollen: Ihre Traktandenliste.

## 2. Stellen Sie die Traktandenliste auf

### 📣 Bestimmen Sie die Themen, die Sie besprechen wollen

Die Themen, die auf einer Verwaltungsratssitzung besprochen werden, können je nach Organisation unterschiedlich sein. Sie können umfassen:

- Finanzberichte ;
- operative Aktualisierungen ;
- strategische Planung ;
- Risikomanagement ;
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften ;
- laufende Projekte ;
- Abstimmungen ;
- und andere für die Organisation wichtige Themen.

### 📋 Erstellen Sie Ihren Grundrahmen

Von einem Rat zum anderen werden oft die gleichen Themen behandelt. Achten Sie darauf, welche Themen immer wieder auftauchen, um wertvolle Zeit bei der Vorbereitung zukünftiger Sitzungen zu sparen.

### 🗣️ Wählen Sie die Moderatoren der Themen aus

Die Sprecher können je nach Thema unterschiedlich sein. Es ist wichtig, festzulegen, wer die Tagesordnungspunkte vorbereiten soll oder wer einfach die Personen sein sollen, die das Thema vorstellen. Dies wird das Ziel haben, den kollaborativen Aspekt rund um die Vorbereitung des Meetings zu stärken. So werden alle Mitglieder von der bevorstehenden Ratssitzung betroffen sein.

### 📎 Hängen Sie die Dateien an die richtigen Themen an

Die Idee ist, die Dokumente und Berichte vorzubereiten, die Sie Ihrem Verwaltungsrat zur Verfügung stellen wollen. Nehmen Sie sich auch die Zeit, sie den verschiedenen Themen Ihrer Traktandenliste beizufügen, damit die Teilnehmer sie vor dem Tag lesen und kommentieren können. Eine gut vorbereitete Sitzung wird effektiver sein!

## 3. Verwalten Sie den Zugang zur Sitzung

Häufig müssen die Zugänge zu einem VR-Meeting genau verwaltet werden, um zu entscheiden, wer was und vor allem wann sehen kann. Wenn Ihr Tool dies ermöglicht, versuchen Sie, die Zugänge zum Meeting und die Rollen Ihrer Teilnehmer entsprechend der einzelnen Schritte des Meetings zu verwalten. So können Sie Ihre Tagesordnung entsprechend dieser unterschiedlichen Rechte vorbereiten und müssen sich über die Vorbereitung hinaus keine Gedanken über die Zugriffe machen. Legen Sie fest, wer die Redakteure, die Teilnehmer und die Leser sind.

## 4. Beziehen Sie die Abstimmungen mit ein

#### 🗳️ Ermitteln Sie die Abstimmenden

Entscheiden Sie, wer die Teilnehmer sind, die abstimmen dürfen. Legen Sie dann fest, wie Sie die Ergebnisse sammeln wollen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

- Elektronische Abstimmungen durch jeden Abstimmenden ;
- Abstimmungen per Handzeichen während der Sitzung ;
- und Stimmensammlung mit Transkription der Ergebnisse durch den Sekretär am Ende der Sitzung.

#### ☑️ Weisen Sie die Anteile zu

Abstimmungen sind ein wichtiger Bestandteil des VR, da die Mitglieder sehr häufig über strategische Entscheidungen, die das Unternehmen betreffen, abstimmen müssen. Achten Sie darauf, dass Sie die Anteile entsprechend dem Entscheidungsgewicht der einzelnen Stimmberechtigten zuteilen.

#### 🟢 Verlangen Sie das Quorum

Wenn es zu einer Abstimmung kommt und Sie Anteile zugeteilt haben, müssen Sie zu Beginn jeder Ratssitzung auch überprüfen, ob das Quorum tatsächlich eingehalten wird. Das Quorum ist ganz einfach die Mindestanzahl an Anteilen auf der Grundlage der anwesenden Teilnehmer der Sitzung.

#### 👤 Erlauben Sie anonyme Abstimmungen

Legen Sie für eine Sitzung fest, ob Sie anonyme Abstimmungen zulassen. Dies sollte im Vorfeld der Sitzung oder zumindest vor der Eröffnung der Abstimmungen festgelegt werden.

#### 🚫 Verstecken Sie die Abstimmungsergebnisse bis zum Abschluss

Je nach interner Funktionsweise kann es vorkommen, dass Abstimmungen bis zum Abschluss der Abstimmung versteckt werden sollen. Achten Sie darauf, dass dies bei den Abstimmungen, die während Ihrer Verwaltungsratssitzungen behandelt werden, der Fall ist.

#### 🔨 Verfassen Sie die Vorentscheidungen

Um bei der Bearbeitung der Abstimmungen Zeit zu sparen, können Sie die Vorentscheidungen, die sich aus den Abstimmungen ergeben, verfassen. Dies ist möglich, wenn Sie sich die Möglichkeiten der Abstimmungen, also mögliche Ergebnisse, vorstellen können. Sie können durchaus für jede mögliche Antwort eine Vorentscheidung vorbereiten.

## 5. Verfassen Sie das Protokoll

### 💻 Redaktion durch den Sekretär

Bei dieser sehr protokollarischen Art von Sitzung wird die Erstellung des Protokolls in der Regel einem Protokollführer anvertraut. Hier erfahren Sie, wie diese Person das Protokoll verfassen kann.

#### ✍🏻 Absätze

Fügen Sie gut strukturierte Absätze hinzu, um die Diskussionen im Plenum wiederzugeben. Sie sollten systematisch vorgehen, so transparent wie möglich sein und einen einfachen Stil und kurze Sätze bevorzugen. Denken Sie von Anfang an an Ihre zukünftigen Leser!

#### 🗳️ Abstimmungen

Während des Schreibens validieren Sie die im Vorfeld vorbereiteten Abstimmungen und treffen die endgültige Entscheidung.

#### 🔨 Entscheidungen

Heben Sie wichtige Entscheidungen hervor, die während der Verwaltungsratssitzung getroffen wurden. Die Idee ist, dass jedes Mitglied anhand des Protokolls alle strategischen Entscheidungen, über die die Versammlung entschieden hat, nachlesen kann.

#### ✅ Aufgaben

Erstellen Sie eine klare Liste mit Aufgaben, die sich aus den vom Verwaltungsrat bestätigten Entscheidungen ergeben. Sie können die Aufgaben auch bereits den Verantwortlichen zuweisen, ihre Priorität festlegen sowie das Fälligkeitsdatum bestimmen. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitglieder sofort nach dem Treffen einsatzbereit sind. Jeder weiss, was er bis wann zu tun hat.

### 👀 Private Notizen der Mitglieder

#### ✏️ Fügen Sie dem Protokoll private Notizen hinzu

Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, sich im Vorfeld vorzubereiten, indem sie sich private Notizen machen. Die Idee ist auch, sie dazu aufzufordern, ihre Notizen und Kommentare während des Meetings zu verfassen, damit Sie sicher sind, dass Sie verstehen, was von ihnen erwartet wird.

#### 📝Kommentieren Sie die angehängten Dateien

Darüber hinaus können Notizen direkt in die Dateien und Dokumente eingefügt werden, die der Tagesordnung und dem Protokoll des Verwaltungsrats beigefügt sind. Das Ziel ist, dass die Mitglieder ihre schriftlichen Beiträge genau an der richtigen Stelle wiederfinden.

## 6. Verfolgen Sie die Aufgaben

Verfolgen Sie die Entwicklung der Aufgaben von einem Meeting zum nächsten, um sicherzustellen, dass die vorgegebenen Fristen eingehalten werden. Wenn Ihr Tool dies zulässt, importieren Sie Ihre Aufgaben einfach in die Tagesordnung des nächsten Meetings, um zu sehen, ob sie rechtzeitig fertiggestellt wurden.

## 7. Geben Sie Zugang zum Protokoll

Am Ende der Sitzung und nach dem Schritt des Korrekturlesens sollten Sie den Zugang zum Protokoll kontrollieren, damit jedes Mitglied das Protokoll der Diskussionen einsehen kann. So können die Mitglieder alles notieren, was während des Meetings ausgetauscht wurde. Zum Schluss teilen Sie das Protokoll mit allen Mitgliedern, um sie zu ermutigen, es nach der Ratssitzung so schnell wie möglich noch einmal zu lesen.

## ✅ Die Vorteile von WEDO für die Verwaltung Ihrer VRs

Oben haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, ein gutes Tool für die Verwaltung und Überwachung des Ablaufs Ihrer Verwaltungsratssitzungen zu wählen. WEDO entwickelt die ideale Kollaborationsplattform für ein effizientes Sitzungsmanagement. Aus welchen Gründen wird unsere Lösung Ihr bester Verbündeter bei VRs sein? Hier ist eine Zusammenfassung :

**📋 Sie bereiten Ihre Traktandenliste kollaborativ vor.**
![vr-tracktandum.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_tracktandum_2657637ccc.png)

**🔐 Sie verwalten die Zugriffe auf die Sitzung.**
![vr-zugriffrechts.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_zugriffrechts_92d87f00c9.png)

**🗳️ Sie nehmen die Abstimmungen in Ihre Traktandenliste auf.**
![vr-abstimmung.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_abstimmung_f02975a7b3.png)

**⌨️ Sie verfassen Ihr Protokoll in Echtzeit direkt auf der Plattform und erlauben den Teilnehmern, ihre privaten Notizen zu schreiben.**
![vr-sitzungsprotokolle-in-echtzeit.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_sitzungsprotokolle_in_echtzeit_5129dec6a2.png)

**✅ Sie verfolgen die Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten, indem Sie die laufenden und abgeschlossenen Aufgaben importieren.**
![vr-aufgaben.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_aufgaben_6b113eb94c.png)

**👀 Sie gewähren direkt nach der Sitzung Zugang zum Protokoll und senden es von der Plattform aus per E-Mail an die Mitglieder.**
![vr-zugriff-sitzungsprotokolle.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_zugriff_sitzungsprotokolle_da8a60499b.png)

>**Sie möchten WEDO für Ihre nächste Verwaltungsratssitzung testen? Unsere Experten stellen Ihnen das Tool vor und helfen Ihnen, Ihre erste Traktandenliste in 30 Minuten zu erstellen.**

::button-primary[Kontaktieren Sie unsere Experten]{link="/de/demo"}

## Einige Beispiele unserer Kunden, die WEDO zur Verwaltung ihrer VR verwenden
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)



Leiten Sie effizient Vorstandssitzungen mit WEDO, einem sicheren, digitalen Meeting-Management-Tool. Verbessern Sie Kommunikation und Nachbereitung mit 7-stufiger Plattform. 

large_organisieren-sie-ihre-verwaltungsratssitzungen-mit-wedo (1).png

medium_organisieren-sie-ihre-verwaltungsratssitzungen-mit-wedo (1).png

small_organisieren-sie-ihre-verwaltungsratssitzungen-mit-wedo (1).png

thumbnail_organisieren-sie-ihre-verwaltungsratssitzungen-mit-wedo (1).png

organisieren-sie-ihre-verwaltungsratssitzungen-mit-wedo (1).png

Organisieren Sie Ihren Verwaltungsrat mit WEDO

Heute stehen die Aktivitäten des Finanzsektors im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses wie nie zuvor. Der Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung, um Cyberangriffe zu verhindern, die zu Datenverletzungen, finanziellen Verlusten und Rufschädigung führen können. Der Banken- und Finanzsektor muss in starke Datensicherheitsmassnahmen investieren: Mitarbeiterschulungen, Zugangskontrollen, Verschlüsselung und regelmässige Bewertungen sind wesentliche Bestandteile einer effektiven Strategie.

Im November letzten Jahres wurde die Unternehmenssoftware "Winbiz" Opfer eines heftigen Cyberangriffs, der zu einem vorübergehenden Ausfall der Software führte. Der Hoster der Software speicherte natürlich vertrauliche Informationen.

Die von Organisationen verwendete Software stellen ein hohes Risiko dar. Cloud-Plattformen gelten heute als unersetzliche Verbündete für Verwaltungsberufe und helfen uns bei der Personalverwaltung, der Projektverfolgung, der gemeinsamen Nutzung von Dateien und Inhalten, dem Aufbau einer Kundenhistorie und vielem mehr. Diese Daten, von denen eine sensibler als die andere sind, müssen strengen und robusten Massnahmen unterliegen, um Cyberbedrohungen vorzubeugen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Das Aufkommen des Home Office in den letzten Jahren verstärkt die Bedeutung des Datenschutzes durch die von den Mitarbeitern verwendete Software. Daher muss die Auswahl einer Software für eine sichere Integration dokumentiert werden. Die Kriterien, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, sind folgende:


### Datenhosting

#### Standort der Datenspeicherung :

Einige Unternehmen sind überrascht, wenn sie herausfinden, dass ihre Daten in einem Fremdland gespeichert werden. Einem SaaS-Anbieter steht es frei, seine Daten in einem Land seiner Wahl zu hosten, unabhängig davon, wo sich sein Hauptsitz befindet. Es ist entscheidend, das Land, in dem die Daten gehostet werden, zu kennen, um sicherzustellen, dass das Land über eine stabile und transparente rechtliche und politische Stabilität verfügt.

Wenn die Daten in einem vertrauenswürdigen Land gespeichert werden, ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass der Anbieter keine "vorübergehende Datenübermittlung" betreibt. Dieses Phänomen, das vor allem von globalen IT-Anbietern genutzt wird, bedeutet, dass die Daten über ausländische Server geleitet werden, bevor sie in der Schweiz gespeichert werden. In diesem Fall ist es wichtig zu überprüfen, dass dieser Transfer rechtlich zulässig ist und den DSGVO-Standards entspricht.

#### Zuverlässigkeit des Hosting-Anbieters :

Es gibt Zertifizierungen, die die Informationssicherheit von Webhosting-Anbietern standardisieren. Die anerkannteste dieser Zertifizierungen ist ISO/IEC 27001.


### Datenschutzzertifizierung

Unternehmen, die ihre Systeme und kritischen Prozesse auslagern, müssen sicherstellen, dass die Anbieter unabhängige und strenge Kontrollen für das Datenmanagement durchführen. Zu diesen unabhängigen Zertifizierungen gehört SOC 2, das vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) ausgestellt wird und von Organisationen verwendet wird, die im Bereich Software-as-a-Service (SaaS) tätig sind. Er garantiert den Kunden, dass die betreffende Organisation wirksame Kontrollen entworfen und umgesetzt hat, um die folgenden Aspekte zu verwalten: Sicherheit, Verfügbarkeit, Integrität der Verarbeitung, Vertraulichkeit und Schutz der Privatsphäre. Dieser Norm existiert seit vielen Jahren in den USA und findet mit der ISO-Norm 270001 seine weltweite Entsprechung.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

Man betrachtet, dass die Schweiz in Bezug auf die SOC-2-Berichterstattung hinter den USA und dem restlichen Europa zurückliegt. In der Tat hat sich das Bewusstsein für Sicherheits- und Informationsschutzstandards in der Schweiz erst später entwickelt. Die ersten grösseren Schritte in Richtung Zertifizierung wurden von grossen Unternehmen unternommen, die strengen Vorschriften unterliegen, wie z. B. der Finanzsektor. Diese Unternehmen verlangen von ihren Dienstleistern die Einhaltung des SOC-2-Standards und legen einen Jahresbericht vor, um den internen und externen Anforderungen gerecht zu werden. *1

### Authentifizierung und Zugriff auf Benutzerkonten

Software jeglicher Art ist eine kritische Informationsquelle für ein Unternehmen. Der Zugriff auf das Tool muss daher sicher sein. Es ist daher empfehlenswert, sich über die Verfügbarkeit der folgenden Funktionen zu informieren:

- Verfügbarkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Verfügbarkeit der SAML-Authentifizierung, die für den Kunden relevant ist.
- Möglichkeit, Rechte innerhalb des Tools individuell zu verwalten, um den richtigen Personen Zugang zu den Informationen zu gewähren.

### Verschlüsselung

Wenn ein Unternehmen eine Web-App nutzt, sollte es sicherstellen, dass diese App eine durch SSL-Zertifikate gesicherte HTTPS-Verbindung verwendet, mit dem Ziel, Spionage im Web und bei der E-Mail-Korrespondenz zu verhindern. Neben der Verschlüsselung während der Übertragung kann auch die Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand eine Situation wie die von WinBiz und seinen Kunden erlebte verhindern.

### WEDO: Die sichere Lösung für die Zusammenarbeit im Finanzsektor

Sensible Themen und Datenschutzrichtlinien stehen im Mittelpunkt der täglichen Arbeit von Mitarbeitern im Finanzsektor. Von der Aufgabenverwaltung bis hin zu den Inhalten, die bei Sitzungen aller Art wie Teamsitzungen, bilateralen Gesprächen, Gesprächen mit Kunden/Versicherten oder auch Vorstandssitzungen behandelt werden, ist die Nachvollziehbarkeit der Diskussionen ebenso entscheidend wie ihre Vertraulichkeit.

Die SaaS-Software WEDO, die vollständig in der Schweiz entwickelt und gehostet wird, ist eine kollaborative Plattform, die speziell auf die Herausforderungen der Sicherheit in sensiblen Bereichen zugeschnitten ist. Dank ihres Aufgabenmanagers und ihres anpassbaren Sitzungsmoduls ermöglicht die Plattform den Austausch von Dateien und die Zentralisierung von Informationen, die für die Zusammenarbeit von Teams erforderlich sind, und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die Zugriffsrechte jedes Nutzers zu konfigurieren.


::button-secondary[Erfahren Sie mehr über Sicherheit]{link="/de/security"}

## Sie vertrauten WEDO die Verwaltung ihrer internen Zusammenarbeit an:
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/de/demo"}



::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/de/signup"}

[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Heute stehen die Aktivitäten des Finanzsektors im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses wie nie zuvor. Der Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung, um Cyberangriffe zu verhindern, die zu Datenverletzungen, finanziellen Verlusten und Rufschädigung führen können. 

large_DE - Finanz.png

medium_DE - Finanz.png

small_DE - Finanz.png

thumbnail_DE - Finanz.png

DE - Finanz.png

Sicher zusammenarbeiten in der Finanzbranche

Es ist an der Zeit, Besen und Lappen herauszuholen, um einen Frühlingsputz in Ihren Aufgabenlisten und Ihrem Arbeitsumfeld durchzuführen! Nutzen Sie die Gelegenheit, um alles wegzuwerfen, was nicht mehr gebraucht wird, zu aktualisieren, was aktualisiert werden muss, und sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Das Sortieren und Aufräumen Ihrer Aufgabenlisten wird sich positiv auf Ihre Produktivität auswirken. Sie müssen nur eine Stunde in Ihrem Kalender reservieren, sich eine Tasse Kaffee einschenken, Ihre Lieblingsplaylist starten und fangen Sie an zu arbeiten!

## Hier sind einige Schritte, um Ordnung in Ihre Projekte zu bringen:

1. Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer aktuellen Aufgaben - so können Sie den Umfang Ihrer aktuellen und zukünftigen Projekte überblicken, um einen möglichen Ressourcenmangel zu antizipieren und Verzögerungen vorzubeugen. Um Ihre Projekte übersichtlicher zu verfolgen, empfiehlt es sich, einen Aufgabenmanager zu verwenden, in dem Sie Ihre Aufgaben und die Ihrer Kollegen zentralisieren können.
2. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben - dies hilft Ihnen, sich zuerst auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, die die kürzesten Fälligkeitsdaten haben und deren Folgen bei schlechter Ausführung am schwerwiegendsten sind.
3. Beurteilen Sie Ihre Aufgaben - fragen Sie sich, ob alle Aufgaben notwendig sind, ob sie noch relevant sind oder ob sie aktualisiert oder gestrichen werden könnten.
4. Löschen Sie redundante oder unnötige Aufgaben - dadurch werden Zeit und Ressourcen frei, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
5. Aktualisieren Sie Ihre Aufgaben - wenn einige Aufgaben eine Aktualisierung benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie sie so ändern, dass sie weiterhin relevant sind.
6. Delegieren - Wenn eine Aufgabe nicht relevant für Ihre Fähigkeiten oder Ihre Aufgabenstellung erscheint, besprechen Sie mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten, ob Sie die Aufgabe an einen Kollegen delegieren können.

Über Ihre Aufgabenlisten hinaus können Sie Ihren Frühlingsputz auch auf Ihr Arbeitsumfeld ausdehnen. Trennen Sie sich von unnötigen Dingen und überdenken Sie Ihre Organisation, um einen Neuanfang zu markieren.

1. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit für Ihren persönlichen Stauraum, z. B. einen Spind oder eine Schublade. Ordnen oder scannen Sie Dokumente, die abgelegt werden müssen, und trennen Sie sich von unnötigen oder nicht funktionalen Gegenständen.
2. Ihr Geist wird durch einen aufgeräumten Arbeitsplatz entlastet. Sortieren Sie hierzu Ihren Bürotisch. Ordnen Sie Ihre Dokumente, werfen Sie Stifte weg, die seit Monaten keine Tinte mehr haben, sammeln Sie alle Ihre “Post-its” und Notizen, die Ihren Platz beanspruchen. Ein digitalisierter Aufgaben- und Notizmanager wird sehr empfohlen, um zu verhindern, dass Informationen auf losen Blättern vergessen werden.
3. Sortieren Sie den Desktop Ihres Computers. Computerbildschirme werden oft von Dateien überflutet, die dort "vorübergehend" abgelegt wurden. Hier ist die Gelegenheit, sie zu sortieren oder zu löschen, damit Sie Ihren Bildschirmhintergrund neu entdecken können.

Der Frühlingsputz ist ein Übergangsritual, das zwar manchmal als lästige Pflicht empfunden wird, Ihnen aber garantiert einen Effekt der Zufriedenheit und des Wohlbefindens verschaffen wird.

Wenn Sie die Aufgabenverwaltung in Ihrem Unternehmen digitalisieren, zentralisieren und kollaborativ verwalten möchten, fordern Sie eine kostenlose Demo der WEDO-Kollaborationsplattform an.

::button-primary[Demo-Termin vereinbaren]{link="/de/demo"}

Es ist an der Zeit, Besen und Lappen herauszuholen und einen Frühjahrsputz in Ihrer Aufgabenliste und Ihrem Arbeitsumfeld durchzuführen! Entdecken Sie unsere Tipps.

eine Frau dehnt sich hinter ihrem Arbeitsplatz aus

large_aufgabenmanagement-der-fruhjahrsputzde.png

medium_aufgabenmanagement-der-fruhjahrsputzde.png

small_aufgabenmanagement-der-fruhjahrsputzde.png

thumbnail_aufgabenmanagement-der-fruhjahrsputzde.png

aufgabenmanagement-der-fruhjahrsputzde.png

Aufgabenverwaltung: Der grosse Frühlingsputz!

Sicherheit ist ein wesentlicher Bestandteil unserer DNA, sowohl bei unseren Produkten als auch bei unseren internen Prozessen. Ganz gleich, ob es sich um Ihre Unternehmensdaten oder um die Daten Ihrer Nutzer handelt, Sie vertrauen uns, dass wir Ihre wichtigsten Informationen schützen. Deshalb haben Sicherheit und Datenschutz bei uns seit jeher oberste Priorität. Von Anfang an haben wir bei der Bewertung der Anwendungssicherheit, der Überprüfung der Sicherheitsarchitektur und den Penetrationstests für Netzwerke eng mit Experten zusammengearbeitet.

Wir freuen uns, heute bekannt geben zu können, dass wir unseren SOC 2 Type II-Bericht erhalten haben. Dieser bekräftigt unser Engagement für die Sicherheit und macht alle unsere Sicherheitsbemühungen für unsere Benutzer transparent. Als zuständiger Ingenieur für unsere technischen SOC-2-Kontrollen, möchte ich Ihnen im Detail erklären, was dies für Sie bedeutet und wie wir Ihre Daten schützen.

## Was ist die SOC 2 Type II Zertifizierung?

Das SOC 2 Typ II-Audit ist eine branchenweit anerkannte Sicherheitszertifizierung für Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen. Es bestätigt, dass Ihre Daten bei WEDO sicher, geschützt und kontrolliert sind. Die sechsmonatige Prüfung umfasste eine gründliche Analyse unserer Steuersysteme und unserer Tests, die wir zur Bewertung der Wirksamkeit sowie deren Ergebnisse durchführen.

## Warum SOC 2 jetzt?

Da Remote-Arbeiten zur Norm geworden ist, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, von überall aus sicher auf ihre Arbeitsdaten zuzugreifen. Für viele Start-ups in der Anfangsphase ist es verlockend, die Sicherheit als nachträglichen Gedanken zu behandeln. Das Wachstum steht schliesslich an erster Stelle, aber wir können die Ernsthaftigkeit der Sicherheit nicht einfach ignorieren. Angesichts der vielen jüngsten Beispiele von Schutzrechtsverletzungen kann niemand die Bedrohungen der Cybersicherheit ignorieren.

Durch diesen Prozess können wir unser Engagement für den Schutz von Kundendaten, die Zuverlässigkeit unserer Systeme und die Entwicklung eines sicheren Produkts bei gleichzeitiger Skalierung unter Beweis stellen.

### Was beinhaltet der Bericht?

Im Wesentlichen bestätigt dieser Bericht, dass WEDO die höchsten Industriestandards für Informationssicherheit erfüllt. Er wurde von einem strengen unabhängigen Prüfer verfasst und enthält detaillierte Erläuterungen zu unseren:

* **Starken Authentifizierungskontrollen und eingeschränktem Zugang zu Daten** \- Wir verlangen eine starke Authentifizierung auf allen kritischen Systemen und beschränken den Zugang zu Kundendaten auf diejenigen, die ihn für ihre Arbeit benötigen.
* **Kontinuierlichen Überwachungs- und Kontrollmassnahmen sowie die Reaktion auf Vorfälle** \- Wir führen eine kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der Vorschriften durch, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Konfigurationen, die unseren Kontrollen unterliegen, vorhanden sind, und wir in der Lage sind, schnell auf alle auftretenden Probleme zu reagieren.
* **Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter** \- Wir führen vor der Einstellung von Mitarbeitenden Hintergrundüberprüfungen durch und bieten Sicherheitsschulungen bei der Anstellung und auf fortlaufender Basis an.

### Fortlaufende Verpflichtung

Die Einhaltung von SOC 2 ist keine einmalige Sache, sondern eine Verpflichtung. Und wir müssen flexibel bleiben, wenn wir uns weiterentwickeln. Wenn wir weitere Mitarbeitende in spezielleren Funktionen einstellen, wird uns der SOC 2-Prozess dabei helfen, Kontrollpunkte einzurichten und sicherzustellen, dass die Sicherheit jeden unserer Schritte bestimmt.

Wenn Sie ein WEDO-Kunde sind und mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns über den Support oder senden Sie eine E-Mail an [security@wedo.swiss](mailto:security@wedo.swiss), um Zugang zu unserem vollständigen SOC 2 Typ II-Bericht anzufordern. Und wenn Sie erwägen, WEDO neu in Ihrem Unternehmen einzuführen, können Sie sich [hier](/contact) an die Verkaufsberater wenden.

Weitere Einzelheiten zu unseren Sicherheits- und Datenschutzverpflichtungen finden Sie [hier](/security). Und natürlich stehen wir Ihnen jederzeit gerne für Fragen zu diesem oder anderen Themen zur Verfügung: [info@wedo.swiss](mailto:info@wedo.swiss).

Sicherheit ist ein wesentlicher Bestandteil unserer DNA, sowohl bei unseren Produkten als auch bei unseren internen Prozessen. Wir freuen uns, heute bekannt geben zu können, dass wir unseren SOC 2 Type II-Bericht erhalten haben. Dieser bekräftigt unser Engagement für die Sicherheit und macht alle unsere Sicherheitsbemühungen für unsere Benutzer transparent.

large_2021-12-soc_2_type_ii_de

medium_2021-12-soc_2_type_ii_de

small_2021-12-soc_2_type_ii_de

thumbnail_2021-12-soc_2_type_ii_de

2021-12-soc_2_type_ii_de

Wir sind SOC 2 Type II konform

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

::button-primary[Demo Vereinbaren]{link="/demo"}

[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

2019-03-wie-kann-man-sitzungdauer-begrenzen

large_2019-03-wie-kann-man-sitzungdauer-begrenzen

medium_2019-03-wie-kann-man-sitzungdauer-begrenzen

small_2019-03-wie-kann-man-sitzungdauer-begrenzen

thumbnail_2019-03-wie-kann-man-sitzungdauer-begrenzen

Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

Dieser Artikel erklärt, wie WEDO nach einem Qualitätsaudit Verbesserungsvorschläge weiterverfolgt. Mit Hilfe von WEDO den Verbesserungsvorschlägen zu folgen, hat folgende Vorteile:

* Zentrale Erfassung der Informationen
* Verteilung der Verbesserungsvorschläge unter den Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Abhilfemaßnahmen
* Prozesses ohne Dokument in Papierform
* Klares Bild der Maßnahmen für jeden einzelnen

## Arbeitsbereich erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmalig)

Klicken Sie im linken Menü auf **Arbeitsbereichen**. Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Arbeitsbereich hinzufügen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Bereich und klicken Sie auf **Speichern und Fortsetzen**.

Bestimmen Sie, welche Mitglieder Zugang zu diesem Arbeitsbereich haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen zu Ihrem Unternehmen per E-mail-Adresse einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Arbeitsbereich gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich dafür, einen _Auditbereich 2016_ zu schaffen.

## Verbesserungsvorschläge in einem Bereich auflisten

Sie können nun alle Verbesserungsvorschläge im Bereich _Audits 2016_ erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Verbesserungsvorschlag auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um für jeden Verbesserungsvorschlag eine Priorität auszuwählen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann die Fortschritte der Verbesserungsvorschläge jederzeit im _Auditbereich 2016_ verfolgen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Überwachung der Maßnahmen zur Mängelbehebung

Bitten Sie die Verantwortlichen, in den Kommentaren die ergriffenen Maßnahmen zu vermerken, damit diese zum Zeitpunkt der Lektüre vorliegen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Bereich pro Jahr schaffen

Schaffen Sie pro Jahr Bereich für die Audits. Dies können Sie tun, indem Sie der Aufgabe einfach den zweiten Bereich hinzufügen. Beispiel _Audits 2016_ und _Audits 2017_ (Methode zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit der übertragenen Aktionen):

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Abschluss

Dank WEDO werden die Verbesserungsvorschläge effizient verwaltet und verteilt. Alles ohne Dokumente zum Ausfüllen, Aktualisieren oder Klassifizieren. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Überwachung des Qualitätsprüfungsprozesses und seiner Verbesserungsvorschläge ohne Papierunterlagen.

large_2016-09-wedo-fur-die-qualitatsaudits

medium_2016-09-wedo-fur-die-qualitatsaudits

small_2016-09-wedo-fur-die-qualitatsaudits

thumbnail_2016-09-wedo-fur-die-qualitatsaudits

2016-09-wedo-fur-die-qualitatsaudits

WEDO für die Qualitätsaudits

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit bewährten Strategien, smarten Workflows und den richtigen Tools effizient organisieren und priorisieren.

Das Bild zeigt eine Teambesprechung, in der die Aufgaben an die Projektmitarbeiter und Beteiligten verteilt werden.

large_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

medium_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

small_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

thumbnail_Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgabende.png

Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgaben

Jedes Team braucht Struktur. Ohne klare Organisation gehen Aufgaben unter, Prioritäten werden übersehen und die Produktivität leidet. Ein gutes Aufgabenmanagement Tool schafft hier Abhilfe, indem es für Übersicht sorgt, die Arbeitsorganisation erleichtert, Deadlines klar definiert und Fortschritte nachvollziehbar macht.

Aber nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen.

Wird ein Tool gewählt, das nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, wird es schnell zur zusätzlichen Belastung: Es zwingt Ihr Team, sich einer unflexiblen Struktur anzupassen, erhöht die Komplexität unnötig oder überflutet Ihre Mitarbeitenden mit Benachrichtigungen, die mehr stören als nützen.

Doch wie findet man bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen ein Tool, das die Arbeit tatsächlich erleichtert? Die Antwort liegt nicht in der Anzahl an Funktionen oder im Bekanntheitsgrad der Marke – sondern darin, wie gut das Tool zu den Arbeitsprozessen Ihres Teams passt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien, typische Fehler, die es zu vermeiden gilt, und einen praktischen Ansatz, wie Sie Tools testen können, bevor Sie sich festlegen. Am Ende werden Sie in der Lage sein, eine Aufgabenmanagement-Lösung zu wählen, die Ihr Team wirklich unterstützt – und nicht behindert.

## Beginnen Sie mit dem Workflow Ihres Teams, nicht mit den Funktionen der Software
Beim Vergleich von Aufgabenmanagement Tools ist es verlockend, sich von auffälligen Funktionen blenden zu lassen: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Automatisierungen – all das klingt nützlich. Doch all diese Features bringen wenig, wenn sie nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passen.

Statt sich von Funktionslisten leiten zu lassen, sollten Sie mit dem Workflow Ihres Teams beginnen.

Ein Aufgabenmanagement Tool sollte sich an Ihre bestehenden Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Ihr Team sollte nicht gezwungen sein, seine Arbeitsweise zu ändern, nur um in die Struktur eines Tools zu passen. Bevor Sie also verschiedene Lösungen vergleichen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Bedürfnisse Ihres Teams zu analysieren:

**- Projektkomplexität** – Benötigen Sie eine einfache To-do-Liste für einzelne Aufgaben oder ein vollständiges Projektmanagementsystem mit Abhängigkeiten und Meilensteinen?

**- Art der Zusammenarbeit** – Arbeitet Ihr Team in Echtzeit, asynchron oder in einer Kombination aus beidem?

**- Transparenz bei Aufgaben** – Verwalten die Teammitglieder ihre Aufgaben eigenständig oder ist eine gemeinsame Übersicht über Projekte entscheidend?

**- Integrationsanforderungen** – Ist es notwendig, dass das Tool sich mit E-Mails, Kalendern oder Dokumentenspeichern synchronisiert?

**- Skalierbarkeit** – Bleibt das Tool auch bei Wachstum Ihres Teams nützlich, oder stößt es schnell an Grenzen?

**- Benutzerpräferenzen** – Bevorzugt Ihr Team ein strukturiertes Aufgabenmanagement (mit Listen, Prioritäten und Deadlines) oder ein flexibleres System (mit Boards, Labels und Workflows)?

**- Compliance und Sicherheit** – Gibt es branchenspezifische Anforderungen an Datenschutz oder Compliance, die das Tool erfüllen muss?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie Tools, die nicht zu Ihrem Team passen, von vornherein ausschließen. So verlieren Sie sich nicht in endlosen Funktionslisten, sondern konzentrieren sich auf Lösungen, die Ihre Arbeit wirklich erleichtern.

## Was ein Aufgabenmanagement Tool wirklich gut können muss
Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich anfühlen wie ein zusätzliches Teammitglied – eines, das die Arbeit organisiert, Prioritäten im Blick behält und die Zusammenarbeit reibungslos gestaltet. Ein schlechtes Tool? Es ist nur eine weitere Sache, die verwaltet werden muss.

Viele Teams tappen in die Falle, ein Tool zu wählen, das auf den ersten Blick leistungsstark wirkt, in der Praxis aber ausbremst. Überladene Dashboards, endlose Konfigurationsmöglichkeiten und eine Flut von Benachrichtigungen verwandeln eine gut gemeinte Lösung schnell in einen täglichen Frustfaktor.

Doch was macht ein Aufgabenmanagement Tool wirklich nützlich?

![Visueller Vergleich, was bei einem Aufgabenmanagement-Tool zu beachten ist und was man vermeiden sollte. Hebt Funktionen hervor, die man unbedingt haben muss, wie flexible Aufgabenorganisation, klare Prioritäten, einfache Zusammenarbeit, reibungsloses Onboarding und zuverlässige Integrationen. Im Gegensatz dazu stehen häufige Fallstricke wie unübersichtliche Dashboards, übermäßig komplexe Einstellungen, übermäßige Benachrichtigungen und schlechte Teamfähigkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_de_068a39b87d.png)

✔ **Einfache, flexible Aufgabenorganisation** – Ob Ihr Team mit Listen, Kanban-Boards oder Zeitachsen arbeitet: Das Tool sollte verschiedene Workflows unterstützen und Sie nicht in eine starre Struktur zwingen.

✔ **Klare Deadlines und Prioritäten** – Aufgaben sollten nicht unbemerkt anwachsen. Ein gutes Tool erleichtert das Setzen von Fristen, das Zuweisen von Prioritäten und das Nachverfolgen offener Aufgaben. Besonders hilfreich sind [Meilensteine](https://help.wedo.com/de/projekte/begriffe-und-konzepte-des-gantt-diagramms), um größere Ziele in überschaubare Etappen zu unterteilen. Einige Tools unterstützen auch Priorisierungsmodelle wie die Eisenhower-Matrix, die hilft, zwischen Dringendem und Wichtigem zu unterscheiden.

✔ **Nahtlose Zusammenarbeit** – Kommentare, Erwähnungen und Dateifreigaben sollten den Austausch erleichtern – nicht zusätzliche Gespräche außerhalb des Tools nötig machen. Ziel ist es, Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu bündeln.

✔ **Einfache Einführung** – Ein Tool soll Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Wenn es Wochen dauert, bis Ihr Team sich zurechtfindet, wird die Einführung zur Herausforderung. Ein gutes Tool ist intuitiv und erfordert nur minimale Einarbeitung. Um Teams den Einstieg zu erleichtern, bietet WEDO Einrichtungs-Sitzungen für Neukunden an und sorgt so dafür, dass Arbeitsbereiche von Beginn an korrekt eingerichtet sind.

✔ **Zuverlässige Integrationen** – Das Tool sollte mit Ihrem bestehenden Workflow harmonieren – nicht dagegen arbeiten. Eine nahtlose Integration mit E-Mail, Kalendern und anderen Anwendungen reduziert Reibung und hält alles synchron. Während WEDO seine Integrationsmöglichkeiten kontinuierlich erweitert – unter anderem mit einer geplanten Anbindung an Teams und einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung – ist es entscheidend, sowohl den aktuellen Bedarf als auch zukünftige Anforderungen Ihres Teams im Blick zu behalten.

Wo Teams oft Fehler machen:

🚫 **Überladene Dashboards** – Ein komplexes Dashboard mag beeindruckend wirken, hilft aber wenig, wenn es Entscheidungsprozesse verlangsamt.

🚫 **Zu viele Anpassungsoptionen** – Wenn jedes Detail manuell konfiguriert werden muss, entsteht mehr Aufwand als Nutzen. Flexibilität ist gut – doch gerade zu Beginn braucht es eine klare, einfache Struktur.

🚫 **Benachrichtigungen, die ablenken statt unterstützen** – Ständige Hinweise und Erinnerungen können stören. Ein gutes Tool bietet intelligente Benachrichtigungen – gerade genug, um Projekte in Bewegung zu halten, ohne das Team zu überfordern.

## Fehler, die zur falschen Wahl führen
Selbst mit den besten Absichten entscheiden sich Teams manchmal für ein Aufgabenmanagement Tool, das in der Praxis nicht funktioniert. Vielleicht ist es zu kompliziert, zu unflexibel – oder wird schlichtweg nicht genutzt. Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, ersparen Sie Ihrem Team viel Frustration – und den Aufwand, nach wenigen Monaten erneut das Tool wechseln zu müssen.

**Benutzerakzeptanz ignorieren** – Wenn Ihr Team das Tool nicht nutzt, spielt es keine Rolle, wie viele Funktionen es bietet. Ein schickes Dashboard oder ein umfangreiches Einstellungsmenü bringen nichts, wenn die Mitarbeitenden das Tool meiden. Die beste Lösung ist eine, die sich reibungslos in den Arbeitsalltag integriert – mit möglichst wenig Widerstand.

**Den Lernaufwand unterschätzen** – Ein Tool sollte Arbeit vereinfachen – nicht erst Stunden an Schulung erfordern, um einfache Aufgaben zu erledigen. Wenn die Benutzeroberfläche überfordert oder ständiges Troubleshooting nötig ist, wird die Einführung scheitern.

**Entscheidung aus Markengewohnheit treffen** – Nur weil ein Tool bekannt ist, heißt das nicht, dass es zu Ihrem Team passt. Viele Unternehmen greifen automatisch zu bekannten Namen, ohne zu prüfen, ob diese Lösungen tatsächlich mit dem eigenen Workflow kompatibel sind. Ein passendes Tool ist wertvoller als ein großer Name.

**Langfristige Kosten übersehen** – Manche Tools wirken anfangs günstig – oder sind sogar kostenlos – doch Zusatzfunktionen, Premium-Upgrades oder nutzerbasierte Preisstrukturen treiben die Kosten schnell in die Höhe. Was zunächst erschwinglich scheint, kann mit wachsendem Team zur finanziellen Belastung werden.

**Den Fokus auf das Tool statt auf das Problem legen** – Es ist leicht, sich in Feature-Vergleichen und Software-Demos zu verlieren. Aber die entscheidende Frage lautet: Welches Problem möchten Sie eigentlich lösen? Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht im Vorfeld definieren, jagen Sie am Ende Funktionen hinterher – statt echten Lösungen.

## Wie Sie Aufgabenmanagement Tools effektiv vergleichen und testen
Ein Aufgabenmanagement Tool mag auf dem Papier perfekt wirken – doch funktioniert es auch wirklich für Ihr Team oder ist es am Ende nur eine Geldverschwendung? Die Antwort darauf finden Sie nur, wenn Sie über Marketingversprechen hinausgehen und Tools in der Praxis testen.

So holen Sie das Beste aus diesem Prozess heraus:

**- Demos buchen und die richtigen Fragen stellen** – Die meisten Anbieter bieten Produktdemos an, aber lassen Sie sich nicht nur eine Verkaufsshow präsentieren. Bringen Sie echte Szenarien aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams mit und fragen Sie gezielt nach: Kann das Tool Aufgabenfortschritte effizient verfolgen? Lassen sich Aufgaben klar zuweisen? Wird die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützt?

**- Die richtigen Personen einbeziehen** – Die Wahl des Tools sollte nicht allein von der IT oder der Geschäftsführung getroffen werden. Beziehen Sie auch Projektverantwortliche und Teammitglieder ein, die täglich mit dem Tool arbeiten werden. Sie erkennen schnell, ob das Tool die Arbeit tatsächlich erleichtert – oder einfach nur ein weiteres System ist, das verwaltet werden muss.

**- Mit einem echten Projekt testen** – Nutzen Sie die Testphase, um ein kleines, aber relevantes Projekt umzusetzen. Legen Sie Aufgabenlisten an, teilen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie die Umsetzung. Bleibt das Team organisiert oder greift es instinktiv wieder zu E-Mails, Notizzetteln oder Tabellen?

**- Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Rollen vergleichen** – Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich an verschiedene Arbeitsweisen anpassen lassen. Ist es sowohl für Manager, die Fortschritte überwachen, als auch für Teammitglieder im Tagesgeschäft verständlich? Unterstützt es strukturierte Kanban-Boards ebenso wie flexible Listen?

**- Langfristige Eignung prüfen** – Ein Tool, das heute gut zu einem kleinen Team passt, sollte auch mit dem Unternehmen wachsen können. Achten Sie darauf, ob sich Workflows anpassen lassen, ob Integrationen mit Projektmanagementsoftware möglich sind und ob die Funktionen Ihrem Team helfen, Aufgaben gezielt zu priorisieren.

**- Kundensupport bewerten** – Selbst das beste Tool bringt eine gewisse Lernkurve mit sich. Bietet der Anbieter Onboarding, Schulungen oder einen Kundensupport, der Ihrem Team hilft, schnell produktiv zu werden?

Ein gutes Tool sollte sich nicht wie ein Hindernis anfühlen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Lösungen gründlich zu testen, vermeiden Sie langfristig Frust – und teure Fehlentscheidungen.

## Vergleich der beliebtesten Aufgabenmanagement Tools
Jetzt, da Sie wissen, worauf es bei einem Aufgabenmanagement Tool wirklich ankommt, werfen wir einen Blick auf die bekanntesten Lösungen auf dem Markt. Einige Plattformen überzeugen durch übersichtliche Aufgabenverfolgung und Struktur, andere legen den Fokus auf Zusammenarbeit in Echtzeit oder bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Workflows.

Im Folgenden vergleichen wir einige der führenden Aufgabenmanagement-Tools – mit ihren jeweiligen Stärken, möglichen Schwächen und ihrem Beitrag zu einem effektiven Aufgabenmanagement.

![Vergleichstabelle der Aufgabenverwaltungstools Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana und WEDO mit Funktionen wie Aufgabenlisten, Kanban-Ansicht, Aufgabenabhängigkeiten, Unteraufgaben, Zusammenarbeit, Meeting-Management, Dateifreigabe und Datenhosting.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_de_31d33aec1c.png)

## Sicher entscheiden: Das passende Aufgabenmanagement Tool finden
Alle in diesem Vergleich genannten Aufgabenmanagement Tools helfen Teams dabei, organisiert zu bleiben und Aufgaben effektiv zu verwalten. Doch die richtige Wahl hängt letztlich davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Manche Plattformen sind ideal für einfache Aufgabenverfolgung, andere bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten oder ein strukturiertes Projektmanagement. Doch das beste Tool ist immer jenes, das Arbeit vereinfacht – und nicht unnötig verkompliziert.

Ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein schnell wachsendes Team betreuen oder komplexe Großprojekte koordinieren: Wenn das Tool zu Ihrem Workflow passt, kann Ihr Team Aufgaben effizient erledigen – ohne sich mit der Software herumschlagen zu müssen.

Sie suchen ein Tool, das Aufgaben, Sitzungen und Nachverfolgungen mühelos miteinander verbindet – ganz ohne Chaos? Dann testen Sie [WEDO](https://wedo.com/de/signup) kostenlos und erleben Sie, wie einfache Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Entdecken Sie, wie Sie das beste Tool für Aufgabenmanagement für Ihr Team auswählen, und vergleichen Sie die Top-Optionen, um die perfekte Lösung für Ihren Arbeitsablauf zu finden.

Mitarbeitende nutzen ein Aufgabenmanagement-Tool in einer Besprechung, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten.

large_Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählenfr.png

medium_Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählenfr.png

small_Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählenfr.png

thumbnail_Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählenfr.png

Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählenfr.png

Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

large_Executive assistants-DE.png

medium_Executive assistants-DE.png

small_Executive assistants-DE.png

thumbnail_Executive assistants-DE.png

Executive assistants-DE.png

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Qualität

Bereit für mehr Effizienz?Starten Sie heute Ihre kostenlose Testversion.