Parvenir à travailler aussi efficacement hors de l'enceinte du bureau peut sembler à priori difficile. En effet, à la maison, nous ne bénéficions pas nécessairement d'un cadre aussi propice à la concentration. De plus, nous sommes souvent confrontés à de nombreuses distractions nous empêchant parfois de fonctionner de façon optimale. Aussi, lorsque l'on travaille depuis notre domicile, il est essentiel de s'organiser soigneusement en planifiant nos différentes tâches afin de maximiser notre efficacité et notre productivité. Avant d'être opérationnel et de commencer votre journée, prenez donc le temps de noter, prioriser et planifier vos tâches quotidiennes.

WEDO propose un puissant système de gestion de tâches pour organiser vos semaines et journées en quelques clics de manière simple et efficace. L'outil facilite également une gestion collaborative des tâches afin de travailler avec vos collègues, peu importe où ils se trouvent. À travers cet article, découvrez comment gérer vos activités à l'aide de WEDO.

## Saisissez vos tâches dans votre espace personnel

Avec WEDO, vous disposez d'un espace personnel qui regroupe toutes les tâches qui vous concernent. Reprenez vos e-mails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours pour lesquels vous êtes partie prenante afin de faire la synthèse du travail qui vous revient. Ensuite, segmentez votre charge de travail en différentes tâches et saisissez-les directement dans votre espace personnel. **Notre conseil :** privilégiez des intitulés courts et des verbes d'action à l'infinitif pour introduire vos tâches.

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## Priorisez vos tâches

Une fois vos tâches saisies, déterminez la priorité accordée à chacune d'elle. Pour faciliter cette étape et vous permettre de travailler sur l'important et l'urgent en priorité, WEDO intègre la matrice d'Eisenhower. Selon ce système, répartissez vos tâches en fonction de 4 critères :

* Les tâches urgentes et importantes
* Les tâches non-urgentes mais importantes
* Les tâches urgentes mais non-importantes
* Les tâches non urgentes et non importantes

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. Traitez donc les tâches urgentes et importantes en priorité et planifiez les tâches non-urgentes mais importantes. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent généralement les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Pour finir, laissez les tâches non urgentes et non importantes de côté. Celles-ci peuvent constituer une sorte de "boîte à idées".

Et en un coup de baguette magique, vous priorisez toutes vos tâches grâce à WEDO :

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## Planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord organiser votre semaine puis répartir vos tâches en fonction de vos journées de travail. À la fin de chaque journée, faites le point sur ce que vous avez réalisé et replanifiez les tâches que vous n'auriez pas eu le temps de traiter. Gardez toujours une vue globale sur l'ensemble de vos activités.

Dans WEDO, la date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. En quelques clics, et grâce à des outils de planification rapides, vous pouvez facilement programmer vos tâches selon votre emploi du temps :

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Notre outil permet également de gérer les **tâches récurrentes** selon 4 fréquences : tâches quotidiennes, tâches hebdomadaires, tâches mensuelles et tâches annuelles. Grâce à la fonctionnalité tâche récurrente, assurez la gestion des activités qui se répètent et ne manquez aucune occurrence ! Les tâches apparaîtront tout simplement au moment opportun. 

## Définissez les échéances

Lorsque vous planifiez vos tâches, pensez également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise. Ainsi, les tâches dont les échéances sont dépassées seront mises en évidence afin que vous ne dépassiez aucun délai important. Avec WEDO, vous pouvez définir les échéances de vos tâches en un clin d'œil.

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**Astuce :** vous souhaitez avoir une vue globale sur toutes les tâches qui arrivent prochainement à échéance ? Créez un **filtre personnalisé** afin d'afficher toutes les tâches qui arriveront à échéance dans les X prochains jours !

## Déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. **Notre conseil :** soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

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## Partagez vos tâches avec des espaces de travail

WEDO vous permet de traiter vos tâches personnelles mais également celles inhérentes à un service, à un groupe de travail ou encore à un département. Créez des espaces de travail pour partager des tâches avec les membres de celui-ci et suivez la progression des tâches déléguées. Commentez les tâches pour partager des informations importantes avec votre équipe. Grâce au système de notification intégré à l'outil, vos collègues seront notifiés à chaque changement importants concernant les tâches. La gestion collaborative des tâches ne sera que plus efficace, particulièrement lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance.

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**Astuce :** vous souhaitez rendre compte de l'avancement de chaque tâche dans un espace de travail spécifique ? Créez un [**champ personnalisé**](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614435-les-champs-personnalises) "statut d'avancement" afin que tous les membres de l'espace puissent observer la progression du projet ou des activités en cours.

Avec WEDO, rythmez vos journées de télétravail et donnez un cadre à vos activités et à celles de votre organisation. Grâce au puissant gestionnaire de tâches, organisez votre emploi du temps et collaborer avec vos collègues au bureau ou depuis votre domicile. En intégrant l'utilisation de WEDO à votre routine quotidienne, vous garderez un œil sur la progression de vos tâches et celles de vos équipes. Les plateformes collaboratives facilitent l'échange interne, particulièrement quand vos équipes doivent interagir à distance. De plus, le fait de rassembler l'essentiel de vos activités sur une unique plateforme permet de limiter les échanges via d'autres canaux comme le téléphone ou encore les e-mails. Bien s'organiser pour travailler efficacement depuis son domicile demande certains prérequis : donnez à vos collaborateurs les outils digitaux nécessaires à l'exercice de leurs activités. Il en résultera un travail et une communication internes de qualité !

Vous souhaitez gérer vos tâches personnelles et celles de vos équipes à l'aide de WEDO ?

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Lorsque l'on travaille depuis la maison, nombreuses sont les distractions. Il n'est dès lors pas toujours évident de maintenir sa productivité. Le premier réflexe à avoir est de bien organiser notre emploi du temps avant d'aborder nos journées de travail. Le puissant gestionnaire intégré à WEDO permet à chacun d'organiser ses tâches quotidiennes afin de maintenir son engagement et son efficacité. 

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Organisez vos journées de télétravail en gérant vos tâches avec WEDO

Lorsque l'on a pour habitude de côtoyer quotidiennement nos collègues pour collaborer, il n'est pas facile d'opter pour le télétravail tout en maintenant notre efficacité. Mais alors comment encourager le travail d'équipe et maintenir la gestion de nos projets et réunions à distance ?

Il s'agit d'abord d'opter pour des outils collaboratifs simples et intuitifs qui garantiront l'efficacité de vos équipes. Offrez à vos collaborateurs une visibilité optimale en réunissant l'essentiel de vos activités sur une plateforme collaborative.

WEDO est une solution web qui vous permet de collaborer avec vos collègues en toute simplicité, même à distance. Avec WEDO, continuez à travailler sur vos projets grâce aux espaces de travail et à la gestion collaborative des tâches. Préparez vos réunions tous ensemble et conduisez-les à l'aide d'une solution de visioconférence annexe afin de rencontrer virtuellement les participants. Partagez votre écran lors des réunions vidéo pour que tous les participants soient sur la même longueur d'onde.

WEDO se profile comme un allié idéal pour le télétravail ! Nous vous l'expliquons par le biais cet article.

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## Préparez vos réunions à distance de façon collaborative

Pour assurer le bon déroulement d'une réunion à distance, les intervenants doivent être préparés au même titre que pour une réunion physique. 

Avec WEDO, chaque participant peut compléter les points à l'ordre du jour depuis son compte. Les points peuvent être agrémentés de paragraphes, fichiers et tâches afin de veiller à l'efficacité de vos futurs échanges numériques. Les participants peuvent également saisir des notes privées s'ils souhaitent préparer personnellement leurs futures interventions en prévision de la réunion virtuelle. Une fois l'ordre du jour complété, fixer la date et l'heure de la visioconférence avec les différents participants afin que chacun prenne part à l'échange au moment opportun.

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## Optez pour une solution de visioconférence

Chez WEDO, nous avons l'habitude de travailler à distance tout en assurant une collaboration active. Nous avons donc opté pour des solutions telles que _Zoom_ ou _Slack_ pour maintenir le lien entre les membres de notre équipe même quand ceux-ci travaillent depuis la maison.

Il est tout à fait envisageable d'utiliser WEDO pour gérer vos réunions en visioconférence. Conjointement à notre outil, optez pour la solution annexe répondant le mieux à vos besoins. Les solutions de visioconférence proposées par _Zoom_, _Slack_ ou encore _Microsoft Teams_ vous permettent de partager votre écran avec l'ensemble des participants afin d'animer au mieux votre réunion virtuelle. Si vous ne maîtrisez pas encore la conduite de réunions distancielles, n'hésitez pas à faire quelques tests avant votre première rencontre afin de vous assurer que vous avez bien l'outil en main. 

Durant la rencontre en vidéo, le rédacteur complète le compte rendu en temps réel. La prise de note dynamique et instantanée permet de garder une trace des discussions. Après vos échanges vidéo, vos équipes sont directement opérationnelles et peuvent accéder à un support leur permettant d'assurer le suivi des opérations même à distance.

Pour assurer le travail à distance de vos équipes, optez donc pour une solution de visioconférence et associez-la à l'utilisation de WEDO pour collaborer et gérer vos réunions d'équipe en toute situation. 

À noter que pour chaque solution, vous pouvez opter pour une communication vidéo ou uniquement audio. Afin que vos échanges numériques aient des allures de vraies rencontres, privilégiez les communications en vidéo :-)

_Zoom_ est la solution de visioconférence que nous privilégions chez WEDO pour assurer nos mises en place de réseaux, nos démonstrations produits ou encore pour régler des cas de support à distance. À l'aide d'un simple lien, les participants rejoignent une room virtuelle et prennent ainsi part à la rencontre. L'outil est intéressant car il ne nécessite aucune installation préalable pour l'ensemble des participants. Seul l'organisateur de la réunion doit créer un compte afin de générer un lien pour que ses collègues puissent accéder à la salle virtuelle. De plus, avec _Zoom_, chaque participant a la possibilité de partager son écran. La solution est gratuite pour autant que votre réunion dure maximum 40 minutes et réunisse moins de 100 participants.

Faites comme nous, utilisez WEDO conjointement à _Zoom_ pour assurer le bon déroulement de vos réunions à distance.

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## Partagez vos tâches avec vos équipes via des espaces de travail collaboratifs

Au-delà de la gestion des réunions, WEDO vous permet de créer des espaces de travail afin d'assurer la collaboration de vos équipes. Un espace de travail représente simplement un groupe de personnes avec lesquelles vous pouvez partager des réunions et des tâches. Créez des espaces de travail pour gérer vos réunions, vos départements ou encore vos projets.

En télétravail, il n'est pas toujours évident de trouver la bonne pratique pour poser des questions, demander un avis ou encore solliciter un feedback. Le système de commentaires intégré à la plateforme vous permet de vous adresser rapidement à un collègue sans recourir à l'envoi d'emails ou aux contacts téléphoniques. A partir de ces espaces collaboratifs, communiquez sans effort en commentant les tâches pour partager des informations importantes. Assurez le suivi des tâches en cours tout en optant pour un mode de communication simple et intuitif.

Les interactions directes en moins, les espaces de travail sont donc vos meilleurs alliés pour continuer à véhiculer l'information, vous tenir au courant des affaires en cours et assurer l'avancement des différents projets et actions de vos équipes.

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## Partagez des fichiers avec vos équipes

Chaque espace de travail contient un onglet **Fichiers** qui fonctionne comme un dossier. Vous pouvez ainsi partager divers documents avec l'ensemble de votre équipe. Il est également possible de reprendre ces fichiers pour les joindre aux tâches ou aux points à l'ordre du jour de vos réunions.

Mettez à disposition de vos équipes tous les documents nécessaires à leur travail quotidien. Vos collaborateurs disposeront de tout le matériel utile à l'exercice de leur fonction, qu'ils soient au bureau ou à domicile. 

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A travers cet article, nous avons mis en lumière diverses solutions qui vous permettent de travailler efficacement en équipe, et ce même à distance ! Choisissez simplement des outils qui faciliteront la collaboration et assureront ainsi le maintien d'une communication simple et efficiente. Une plateforme collaborative comme WEDO vous permettra de regrouper au même endroit toute l'information essentielle au bon fonctionnement de votre équipe.

Vous souhaitez que vos équipes puissent collaborer en toute simplicité même à distance ?

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 **Info** : WEDO propose un support par chat ! Nous interagissons quotidiennement avec nos utilisateurs et nous leur répondons généralement en moins de vingt minutes. Notre équipe se tient à disposition de vos collaborateurs afin de les accompagner individuellement à travers la découverte de notre outil. 

Les outils de visioconférence que nous recommandons dans l'article : Zoom, Slack et Microsoft Teams.

Assurez le lien avec vos équipes en associant l'utilisation de WEDO à une solution de vidéoconférence. Notre plateforme SaaS permet à chaque collaborateur de se connecter au réseau de son organisation depuis son domicile et d'ainsi maintenir une collaboration active. A travers cet article, nous vous donnons quelques conseils pour interagir avec vos équipes à distance. 

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En télétravail avec WEDO

> 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse alors que 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours \*

Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un nouveau collaborateur sont multiples. En effet, cette dernière phase du processus de recrutement est une étape cruciale qui est censée assurer un bon départ dans les rapports de travail. Il s’agit de créer un lien privilégié entre l’entreprise et le nouveau salarié en lui donnant confiance et en l’intégrant à sa nouvelle équipe. Le but ultime consiste à le fidéliser en lui transmettant la culture et les valeurs de votre organisation. Pour toutes ces raisons, il est important de soigner votre procédure d’accueil de A à Z, et de l’actualiser de temps à autre afin d’assurer son efficacité. Mais alors quelles sont les étapes importantes pour réussir un accueil ? Nous nous intéresserons à trois phases fondamentales : 

* La définition des tâches inhérentes au processus d’accueil
* La désignation des personnes concernées par la procédure
* La planification des différentes échéances encadrant l’_onboardin_g

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_giphy_2_b054478200.gif)

\* Selon un [rapport proposé par LinkedIn](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/regional/fr%5FFR/site/pdf/tipsheets/onboarding-in-a-box-fr-fr.pdf). Chiffres provenant de l’étude de [Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html) : _Onboarding Software Solutions 2014 : On-ramp for Employee Success._ 

## Lister les tâches inhérentes à l’accueil de vos collaborateurs

Pour commencer, vous devez définir toutes les étapes qui constituent la procédure d’accueil en les listant. Il s’agit de respecter l’ordre dans lequel les différentes tâches devront être réalisées. Dressez votre liste de tâches en fonction des trois moments de la procédure d’accueil soit :

* Ce qui doit être fait avant l’entrée en fonction du collaborateur
* Ce qui est à faire le jour de l’accueil du collaborateur
* Ce qui devra être fait après l’entrée en fonction du collaborateur

L’idée est de créer un modèle avec une liste de tâches prédéfinies afin de pouvoir l’appliquer à chaque arrivée d’un nouveau collaborateur. Cette méthode vous fera gagner un temps précieux et la procédure sera ainsi réalisée de façon systématique. Si vos processus d’accueil diffèrent d’un département à l’autre, vous pouvez alors créer un modèle par secteur. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de tâches prédéfinies à télécharger. Cette liste, non exhaustive, constitue une bonne base pour qui veut implémenter une procédure d’accueil dans son organisation. 

::button-primary[Télécharger le modèle de checklist  Accueil collaborateur]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx"}

Cependant, vous pouvez disposer d’un modèle de tâches prédéfinies de qualité et ne pas parvenir à réaliser une intégration efficace. Avec des outils informatiques standards, vous rédigerez une liste de tâches en format _Excel_. Celle-ci devra ensuite passer entre les mains de tous les collaborateurs concernés afin qu’ils réalisent les tâches dont ils sont responsables. Il est évident que cette pratique ne peut être que partiellement efficace car elle ne permet pas une vue d’ensemble pour tous les participants. Pour gérer vos procédures récurrentes, optez donc pour un outil collaboratif !

Avec WEDO, vous pouvez suivre la progression de vos checklists en temps réel : enregistrez des modèles puis lancez des checklists à partir de ceux-ci. Ainsi, tous les intervenants pourront accéder à une vue globale et constater la progression des checklists en cours afin de collaborer autour de leur réalisation. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_1024x575_4cfcee54ad.png)

## Définir les personnes responsables de la procédure d'accueil

La procédure d’accueil d’un nouveau collaborateur concerne forcément plusieurs personnes dans l’entreprise : membres de la direction, cadres, collaborateurs d’un secteur spécifique, RH, responsables informatique, secrétaires ou encore réceptionnistes. Toutes ces personnes affiliées à différents départements seront amenées à collaborer pour assurer la réussite du processus d’intégration. Beaucoup de responsables ainsi qu’un grand nombre de tâches à réaliser : la procédure d’intégration se complique ! Il est dès lors difficile d’assurer un suivi efficace. 

Avec WEDO, vous pouvez définir les différents responsables des tâches directement dans le modèle. Ainsi, à chaque lancement de checklist, les utilisateurs recevront les tâches qui les concernent directement dans leur espace personnel. Les collaborateurs sont automatiquement opérationnels car informés de ce qu’ils doivent faire et pour quand. De plus, ils pourront suivre la progression de chaque checklist et obtenir une vue d’ensemble de leur évolution en temps réel. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Planifier les tâches 

La réalisation d’une procédure d’accueil peut nécessiter une planification relative de vos tâches. Qu’est-ce qu’une planification relative ? En fonction d’une date de référence, à définir lors de chaque lancement de checklist, des tâches devront être réalisées :

* Avant la date de référence (J-30)
* A la date de référence (ici la date de l’entrée en fonction du collaborateur)
* Après la date de référence (J+90)

### Avant l’entrée en fonction du collaborateur

Prévenir l’ensemble des collaborateurs, signer le contrat de travail et le cahier des charges, créer des accès informatiques, préparer la place de travail et le matériel sont autant de tâches qui doivent être faites avant l’arrivée de votre nouvel employé. 

Avec les outils informatiques usuels, il semble bien compliqué d’automatiser ce processus. Avec WEDO, vous avez la possibilité de mettre en place une planification relative des tâches. Ainsi, vous pouvez définir que la tâche _Faire signer le contrat de travail_ devra être réalisée 30 jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Au moment du lancement de la checklist, la personne en charge de cette tâche la recevra ainsi directement avec la bonne date planifiée dans son espace personnel. 

### Le jour de l’accueil du collaborateur

Planifiez une partie des tâches du modèle à la date de référence. Ce sont les tâches qui seront à réaliser le jour de l’accueil du collaborateur. Après cette première journée, les collaborateurs en charge de l’accueil pourront faire un premier point de situation. 

### Après l’entrée en fonction du collaborateur

La période d’intégration s’étend généralement sur quelques mois. Ne perdez pas de vue les tâches à réaliser sur le long terme. Une bonne intégration passe par un suivi de qualité. Programmez dans votre modèle des tâches qui vous rappelleront par exemple de fixer un rendez-vous pour une évaluation à la fin de la période d’essai.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_3_sect1_1024x575_13a0334087.png)

## Lancer une checklist à partir de votre modèle

Le mois prochain, vous accueillez _Pierre Dupont_, nouveau responsable technique de votre organisation. Vous souhaitez préparer son intégration en lançant une checklist à partir du modèle _Accueil collaborateur_ préalablement créé. La checklist portera le nom du collaborateur et la date de référence correspondra à celle de son entrée en fonction. Toutes les tâches générées seront ainsi planifiées en fonction de cette date-là. Après le lancement de la checklist, les personnes qui collaborent autour de cette procédure recevront les tâches dont elles sont responsables. Elles pourront ainsi préparer la bonne intégration de _Pierre_ ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_lanc1_1024x575_6b76ff3258.png)

A l’ère du digital, il existe des outils qui permettent de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. WEDO vous permet de collaborer facilement autour de procédures récurrentes qui concernent plusieurs collaborateurs de différents services. Si vous souhaitez savoir où vous en êtes dans les accueils de vos collaborateurs, il vous suffit de cliquer sur **Accueil collaborateur** pour constater que vous avez cinq checklists en cours. Dans chaque checklist, vous pouvez voir en temps réel, quelles sont les tâches terminées et qui s’occupent des tâches en cours et pour quand.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_vue_globale_checklists_en_cours_1_1024x575_d5522ad7bc.png)

 Voici une aperçu des checklists en cours pour les accueils collaborateurs 

Si votre organisation travaille avec WEDO et que vous souhaitez mettre en place un modèle de checklist _Accueil collaborateur_, vous pouvez le faire en quelques étapes :

1. Téléchargez le [modèle de checklist Accueil collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx)
2. Adaptez-le selon votre procédure interne
3. Consultez l’article de notre centre d’aide pour créer [un modèle de checklists dans WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists)

Envie de gérer vos procédures récurrentes à l’aide de WEDO ?

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Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un collaborateur sont multiples. A travers cet article, découvrez les méthodes et bonnes pratiques qui favoriseront l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

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Améliorez votre procédure pour l’accueil de vos collaborateurs

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

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## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

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Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_13_etape_5_fenetre_envoi_email_775e9cddb1.png)

Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

::button-primary[Planifiez une démo live]{link="/demo"}

Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

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La préparation et le suivi d’un Comité de direction

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour la gestion et le suivi des audits qualité avec icônes représentatives

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WEDO pour les audits qualité

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive1_e1541096343960_007dcd840c.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive5_e1541096422506_b8f9ce36ae.png)

Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive6_e1541096444131_c5ea0d7873.png)

### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour la gestion et le suivi des activités de maintenance

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WEDO pour les activités de maintenance

Cet article explique comment utiliser WEDO pour le suivi d’une réunion. La prise de compte rendu dynamique réalisable grâce à WEDO donnent les principaux avantages suivants :

* Liste claire des points en suspens
* Définition des responsabilités dans le cadre de la réunion
* Les collaborateurs reçoivent directement leurs tâches
* Pas de travail de mise au propre après la réunion
* Meilleure communication des attentes et des échéances
* Suivi simplifié des tâches d'une semaine à l'autre

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (réunion en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Réunion hebdo_.

## Lister les tâches discutées en réunion

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches discutées lors de la réunion directement dans le sujet Réunion hebdo. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive1_ea8637b2ca.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive2_e1541093360187_f6d9c3fc68.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive3_e1541093385814_1024x445_72d5dd23aa.png)

## Ajouter des tâches avant la réunion afin d’être prêt

Avant une réunion, demandez à chaque participant de lister dans le sujet les points à discuter. Ceci permettra de préparer un ordre du jour ciblé et de commencer la réunion sur de bonne base.

## Suivre les tâches d’une réunion à l’autre

Toutes les tâches déléguées dans le cadre de la réunion sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet Réunion hebdo. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive4_a5e9c42511.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Ajouter des commentaires

Si un commentaire est formulé lors de la réunion en rapport avec une tâche, vous pouvez le saisir dans son volet de détail. Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des discussions.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive5_e1541093406283_7111290320.png)

## Exporter un compte rendu en PDF

Si l’export d’un compte rendu est nécessaire (pour l’archiver ou l’envoyer par email), cliquez dans la barre d’action sur le bouton **Exporter**.

Choisissez les informations à afficher et cliquez sur **Générer le fichier**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive6_e1541093423403_d07ca73458.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, de nombreuses entreprises utilisent la prise de comptes rendus dynamiques avec succès. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité en sortant de la réunion et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment WEDO peut vous aider à économiser plus d'une heure de travail par réunion.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour le suivi d'une réunion avec icônes de calendriers

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WEDO pour le suivi d'une réunion

Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive4_e1541092246284_fc475b2fdc.png)

## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive5_e1541092267716_5a9cfaf9da.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour l'optimisation des téléphones à la réception avec icônes représentatives

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WEDO pour les téléphones à la réception

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

![An illustration with people using the task-centered method, breaking tasks into smaller, actionable components.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Header_Task_Centered_Approach_946bf1b0df.png)

Pensez à la dernière fois que vous avez travaillé sur un projet d’envergure. Avez-vous eu l’impression que votre liste de tâches devenait incontrôlable, que des post-it envahissaient votre bureau et que les échéances arrivaient plus vite que prévu ?

C’est précisément ce genre de chaos qu’une approche centrée sur les tâches permet d’éviter.

Plutôt que de se perdre dans une vision d’ensemble, cette méthode met l’accent sur les véritables moteurs de la productivité : diviser les projets et les tâches en étapes gérables, attribuer des responsabilités de manière claire et suivre l’avancement en temps réel.

Et cette approche ne s’adresse pas uniquement aux chefs de projet. Que vous planifiiez une campagne importante, jongliez avec des responsabilités quotidiennes ou organisiez simplement une liste de courses, vous concentrer sur chaque tâche individuellement plutôt que sur l’ensemble du projet peut transformer votre manière de travailler.

Dans cet article, nous allons explorer le fonctionnement de l’approche centrée sur les tâches, les bénéfices qu’elle apporte à votre productivité et comment des outils comme les applications de gestion des tâches et les modèles de checklists peuvent vous aider à garder une longueur d’avance.

## Qu’est-ce que l’approche centrée sur les tâches ?
L’approche centrée sur les tâches repose sur un principe simple : considérer chaque tâche comme un élément clé de la productivité. Plutôt que de voir un projet comme un immense défi, cette méthode le divise en composants plus petits et actionnables. C’est comme assembler un puzzle : pièce par pièce, on se rapproche de l’image finale.

Ce qui distingue cette approche, c’est sa simplicité. En mettant l’accent sur les tâches, elle déplace l’attention des objectifs abstraits vers des actions concrètes. Par exemple, au lieu de dire « Finaliser la campagne marketing », on décompose le projet en étapes précises : « Rédiger le texte de l’email », « Concevoir les visuels » et « Planifier les publications sur les réseaux sociaux ». Cette structure clarifie ce qui doit être fait et à quel moment, facilitant ainsi l’avancement des projets.

### En quoi est-ce différent d’une méthode axée sur les projets ?
Contrairement aux méthodes centrées sur les projets, qui mettent l’accent sur les objectifs globaux et les échéances, l’approche centrée sur les tâches se concentre sur les détails. Ce changement permet une plus grande transparence pour les membres de l’équipe, facilite l’[attribution des responsabilités](https://wedo.com/fr/features/tasks) et simplifie le suivi des tâches. 

Par exemple, tandis qu’une méthode axée sur les projets suit la progression par grandes étapes, une approche centrée sur les tâches suit chaque action, garantissant qu’aucun élément ne passe à travers les mailles du filet.

### Pourquoi l’approche centrée sur les tâches fonctionne
L’approche centrée sur les tâches est particulièrement efficace pour gérer des projets, car elle apporte de la structure là où le chaos pourrait s’installer. Grâce à des outils comme un modèle de checklist ou un logiciel de gestion des tâches, il devient plus facile de diviser un travail complexe, de hiérarchiser les priorités et d’organiser les tâches.

Prenons l’exemple d’un gestionnaire de plusieurs projets. Plutôt que de se sentir dépassé, il peut créer une liste de tâches pour chacun, prioriser les éléments selon leur échéance ou leur importance, et garder une vision claire de l’avancement.

## Les principaux avantages d’une approche centrée sur les tâches
L’approche centrée sur les tâches ne se limite pas à une méthode pour accomplir son travail ; c’est une manière efficace d’organiser son activité, que l’on travaille seul ou en équipe.

![Graphique intitulé « Principaux avantages d'une approche centrée sur les tâches » avec quatre avantages énumérés : 1. améliorer la collaboration au sein de l'équipe grâce à une attribution claire des tâches, 2. gagner du temps grâce à des processus rationalisés, 3. simplifier la gestion de projets multiples, 4. accroître la concentration et la clarté grâce à des étapes réalisables.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_key_benefits_of_a_task_centered_approach_fr_04ec12e766.png)

Voici quelques-uns de ses principaux avantages :

### Gagner du temps grâce à des processus optimisés
Plutôt que de se demander constamment quoi faire ensuite, une approche centrée sur les tâches offre un plan d’action clair. Des outils comme les logiciels de gestion des tâches ou les applications de to-do lists simplifient l’organisation, permettent de hiérarchiser les priorités, fixer des dates d'échéances et de suivre l’avancement. Pour les activités récurrentes, une [liste de contrôle des tâches](https://wedo.com/fr/features/checklists) peut être un véritable atout, évitant de perdre du temps en planification répétitive.

### Améliorer la collaboration en équipe
Lorsque les tâches sont clairement définies, la communication devient plus fluide. Chacun connaît son rôle et ses responsabilités, ce qui réduit les malentendus et renforce l’engagement. En attribuant des tâches avec des objectifs précis, vous permettez à votre équipe de rester alignée et productive.

### Faciliter la gestion de plusieurs projets
Gérer plusieurs projets en parallèle peut rapidement devenir accablant, mais les décomposer en tâches individuelles les rend beaucoup plus faciles à piloter. Une application de gestion des tâches permet d’organiser, de prioriser et d’ajuster le travail selon les besoins.

### Renforcer la concentration et la clarté
Quand le travail est divisé en étapes concrètes, il est plus simple de se concentrer sur l’essentiel. Plutôt que de se disperser, on peut fixer des objectifs précis pour chaque tâche, les accomplir une à une et gagner en efficacité à chaque réussite.

## Comment les outils centrés sur les tâches font la différence
Soyons honnêtes, personne n’a envie de passer la moitié de sa journée à se demander quelle est la prochaine tâche à accomplir. C’est là que les bons outils entrent en jeu. Ils rendent l’approche centrée sur les tâches fluide, vous aident à rester organisé et assurent une meilleure coordination au sein de votre équipe.

### Applications de gestion des tâches
Une bonne application de gestion des tâches ne se limite pas à une simple liste. Elle vous permet de rester flexible et concentré grâce à des fonctionnalités comme les mises à jour en temps réel et le suivi de la progression. 

### Besoin de modifier vos priorités ? Aucun problème, il suffit de réorganiser la liste. Conçues pour gérer plusieurs projets en parallèle, ces applications facilitent aussi l’attribution des tâches aux membres de l'équipe de manière claire et intuitive.

### Plateformes collaboratives pour les réunions et les tâches
Si votre travail implique des réunions (et soyons réalistes, c’est le cas pour presque tout le monde), un outil comme WEDO vous permet d’aller encore plus loin. WEDO n’est pas qu’un simple gestionnaire de tâches, c’est un espace collaboratif qui [relie réunions et tâches](https://wedo.com/fr/features/meetings) concrètes. Vous pouvez préparer l’ordre du jour, rédiger des comptes rendus en temps réel et attribuer des tâches au fil des discussions.

Par exemple, au lieu de quitter une réunion avec une vague idée des prochaines étapes, votre équipe repart avec une liste de contrôle des tâches exemple, des échéances et des responsables désignés pour chaque tâche. Et lors de la réunion suivante, plus besoin de courir après les mises à jour : grâce au suivi des tâches dans WEDO, tout est sous contrôle.

### Logiciels de to-do lists
Pour les opérations du quotidien, un logiciel de to-do list peut largement suffire. C’est une version améliorée des post-it, mais bien plus intelligente. Vous pouvez classer, prioriser et suivre votre progression en un seul endroit, sans risquer de perdre des informations importantes.

Ces outils ne se contentent pas de simplifier votre travail, ils le rendent plus efficace. Ils vous aident à gagner du temps, à éviter les blocages et à rester organisé.

## Intégrer une approche centrée sur les tâches dans votre workflow
Adopter une approche centrée sur les tâches ne nécessite pas de bouleverser complètement vos processus, mais cela demande une certaine intentionnalité. Voici comment vous pouvez l’intégrer progressivement dans votre manière de travailler :

![Graphique intitulé « Comment mettre en œuvre une approche centrée sur les tâches » avec cinq étapes : 1. Mettre tout le monde d'accord sur les avantages d'un flux de travail centré sur les tâches, 2. choisir les bons outils pour le suivi des tâches et la collaboration au sein de l'équipe, 3. définir des attentes et des normes claires en matière de création de tâches et de délais, 4. commencer à petite échelle, suivre les progrès et recueillir des commentaires avant de passer à l'échelle supérieure, 5. montrer l'exemple et démontrer l'approche en action.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_how_to_implement_task_centered_approach_fr_be7f0c90ce.png)

### 1. Aligner tout le monde sur la même vision
Commencez par expliquer à votre équipe ce qu’est l’approche centrée sur les tâches et pourquoi elle fonctionne. Montrez comment le fait de décomposer un projet en petites tâches le rend plus facile à gérer, améliore la responsabilité de chacun et permet de garder le cap.

Donnez des exemples concrets de la façon dont cette méthode peut réduire le stress et apporter plus de clarté. Organisez une réunion de lancement pour présenter le concept. Celle-ci permettra de discuter des bénéfices et de définir les attentes quant à son adoption au sein de l’équipe.

### 2. Choisir les bons outils
Le choix des outils est essentiel. Optez pour un logiciel qui facilite le suivi des tâches et leur attribution, afin d’adapter facilement les flux de travail. L’outil doit répondre aux besoins individuels comme collectifs, que vous gériez un projet unique ou plusieurs priorités en parallèle. Avant de le déployer à grande échelle, testez-le avec une petite équipe ou un projet pilote pour vérifier son adéquation avec votre workflow.

### 3. Définir des attentes et des standards clairs
Établissez des règles précises sur la manière dont les tâches seront créées, assignées et suivies. Par exemple :

- Rédigez les tâches dans un langage simple et clair.
- Indiquez toujours une échéance, même pour les petites tâches.
- Mettez régulièrement à jour l’avancement des tâches pour que tout le monde soit informé.

Des directives cohérentes et bien définies facilitent l’adoption de la nouvelle méthode et renforcent la responsabilisation de l’équipe.

### 4. Commencer petit et prendre de l’élan
Mettre en place une approche centrée sur les tâches sur l’ensemble de l’organisation peut sembler intimidant. Il est préférable de commencer avec un projet ou un service spécifique. Observez comment l’équipe s’adapte, recueillez des retours et ajustez les processus avant de généraliser la méthode.

### 5. Montrer l’exemple
Le changement doit venir du leadership. Si vous êtes manager ou chef de projet, appliquez vous-même l’approche en utilisant les outils, en attribuant les tâches avec clarté et en assurant un suivi rigoureux. Plus votre équipe verra cette méthode en action, plus elle sera encline à l’adopter.

## Surmonter les défis d’un workflow centré sur les tâches
Adopter une approche centrée sur les tâches ne signifie pas que votre workflow deviendra parfait du jour au lendemain. Des défis comme les changements de priorités, l’alignement de l’équipe ou les imprévus feront toujours partie du processus. L’essentiel est d’anticiper ces obstacles et d’avoir des stratégies concrètes pour les surmonter.

### Gérer les changements de priorités
Lorsque les échéances se chevauchent ou que de nouveaux projets s’ajoutent, il est facile d’avoir l’impression que tout devient incontrôlable. C’est pourquoi la flexibilité est essentielle.

**Que faire ?** Intégrez du temps tampon dans vos plannings et utilisez des outils qui permettent des ajustements rapides. Par exemple, si le périmètre d’un projet évolue, réattribuez les tâches ou modifiez les échéances directement dans votre outil de [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/comment-integrer-un-gestionnaire-de-taches-dans-les-equipes-a-distance) pour refléter le nouveau plan.

### Assurer une communication claire
Les malentendus peuvent rapidement entraîner des retards ou un travail en double. Une approche centrée sur les tâches repose sur le fait que chacun sait exactement quel est son rôle et comment son travail s’intègre dans l’ensemble du projet.

**Que faire ?** Passez régulièrement en revue l’attribution des tâches avec l’équipe pour vous assurer que chaque mission est bien définie et exploitable. Utilisez des outils centralisant les mises à jour afin que tout le monde sache précisément ce qui se passe et ce qui vient ensuite.

### Gérer la surcharge de travail
Même avec un workflow bien structuré, un volume de tâches trop élevé peut devenir écrasant. Une charge excessive peut entraîner de la frustration ou du burn-out.

**Que faire ?** Soyez réaliste sur ce qui peut être accompli. Répartissez équitablement les tâches au sein de l’équipe et ajustez les priorités si la charge devient trop lourde. Encouragez les pauses courtes et célébrez les progrès pour maintenir l’énergie et la motivation.

## Conclusion
L’approche centrée sur les tâches permet d’apporter structure et clarté, même aux workflows les plus chargés. En mettant l’accent sur des actions concrètes et une communication fluide, elle simplifie le chemin vers l’atteinte des objectifs. Son véritable atout réside dans l’utilisation des bons outils pour garder le cap.

[WEDO](https://wedo.com/fr) est conçu pour faciliter cette transition. Grâce à ses fonctionnalités comme les ordres du jour partagés, la prise de notes en temps réel et le suivi des tâches, il aide les équipes à passer sans effort de la planification à l’exécution. Chaque tâche est attribuée, les échéances sont claires et l’avancement est visible par tous. WEDO est une plateforme collaborative qui garantit que rien ne se perd et que chaque réunion débouche sur des actions concrètes.

Prêt à voir comment ça fonctionne ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comment il peut transformer votre manière de travailler dès aujourd’hui.

Améliorez votre productivité avec une approche centrée sur les tâches. Divisez les tâches en étapes, améliorez la collaboration et simplifiez les flux de travail. Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui !

Une employée travaille avec l'approche centrée sur les tâches pour améliorer sa productivité

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Approche centrée sur les tâches : comment peut-elle améliorer la productivité ?

![This image shows 3 employees planning their tasks to meet deadlines](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Tasks_Deadline_05b8ea2e06.png)

Soyons honnêtes : nous avons tous été confrontés à des situations où suivre plusieurs échéances et tâches à accomplir s’est avéré plus compliqué que prévu. Il suffit de manquer une seule date limite pour que tout soit chamboulé, vous laissant à courir pour rattraper le retard.

Et si nous vous disions que les échéances n'ont pas à être si stressantes ? Avec une approche de la [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) adaptée, elles peuvent en réalité vous aider à rester concentré et organisé. Que vous soyez chef de projet gérant plusieurs dossiers ou membre d’une équipe jonglant avec son lot de responsabilités, la disposition d’un outil de planification des tâches à réaliser facilitera votre quotidien.

Dans cet article de blog, nous allons vous présenter des stratégies simples et pratiques pour mieux gérer votre charge de travail. De la priorisation des tâches importantes à leur planification des tâches au bon moment, vous apprendrez comment respecter chaque échéance tout en restant calme, concentré et productif.

Prêt à découvrir une meilleure façon de gérer vos échéances ? C’est parti !

## L'importance des échéances dans la gestion des tâches
Commençons par comprendre pourquoi les [échéances sont essentielles](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-are-deadlines-important). Fondamentalement, elles ne sont pas juste des dates à entourer sur un calendrier. Ce sont des outils qui vous aident à diviser de grands objectifs en étapes gérables et à optimiser les ressources disponibles.

Avez-vous déjà travaillé sur un projet sans échéance concrète, du genre "travaille dessus quand tu trouveras un moment" ? Combien de temps cela vous a-t-il pris pour le terminer ? Il y a de fortes chances qu'il ait traîné pendant des semaines, ou qu’il ait fini par disparaître complètement de votre liste de tâches.

C’est précisément pourquoi les échéances sont cruciales. Une date limite claire transforme un "peut-être un jour" en une cible spécifique. Elle vous donne une raison de prioriser, de vous concentrer et de passer à l’action. Sans échéance, même les tâches importantes peuvent sembler facultatives, et les projets risquent de perdre leur élan.

Pour les équipes, les échéances jouent également un rôle de boussole. Elles permettent aux chefs de projet d’aligner tout le monde sur une même chronologie. Elles s’assurent que personne ne se demande ce qu’il faut faire et quand. Que ce soit pour collaborer sur une campagne marketing ou finaliser un rapport, une échéance claire crée de la responsabilisation et maintient l’élan.

L’astuce consiste à faire des échéances un atout plutôt qu’un obstacle. Lorsqu’elles sont utilisées efficacement, elles vous aident à rester sur la bonne voie, à gérer votre charge de travail et à maintenir un progrès régulier tout en assurant le respect des délais.

Cependant, il est important d'établir des échéances réalistes et actionnables. Les délais et objectifs doivent être clairs et atteignables, en divisant les grands projets en tâches spécifiques et gérables. Ainsi, vous ne faites pas que viser une échéance : vous construisez un plan pour l’atteindre.

![Diagramme de Gantt montrant les phases de planification et d'exécution des tâches d'un projet. Le diagramme comprend les étapes, la durée des tâches en jours et les dépendances affichées sous forme de barres horizontales et de flèches.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_why_do_deadlines_matter_fr_9cabcc0469.png)

## Prioriser les tâches importantes pour respecter les échéances
Avez-vous déjà commencé votre journée avec une longue liste de tâches, mais en choisissant d'abord les plus faciles ? Psychologiquement, il est satisfaisant de cocher rapidement des éléments. Cependant, à la fin de la journée, les tâches importantes, celles qui comptent vraiment, restent souvent en attente. C’est là que la priorisation entre en jeu.

Quand on pense à prioriser, on imagine souvent qu’il s’agit simplement de décider quoi faire en premier. Une bonne priorisation consiste à mettre en place un système qui garantit que vous vous concentrez sur les bonnes tâches au bon moment. Sans priorités claires, même les meilleurs plans peuvent échouer.

Alors, comment prioriser efficacement pour respecter toutes vos échéances ?

### 1. Identifiez les tâches à fort impact
Toutes les tâches ne contribuent pas de la même manière à vos objectifs. Commencez par vous poser la question : « Qu’est-ce qui aura le plus grand impact sur le succès du projet ? » Ce sont vos tâches importantes, et elles doivent passer avant les éléments secondaires. Par exemple, lors d’un lancement de produit, rédiger l’email d’annonce pourrait être plus crucial que peaufiner le design d’une bannière.

### 2. Divisez les grandes tâches en étapes concrètes
Les grandes tâches peuvent sembler écrasantes et mener à la procrastination. Découpez-les en étapes spécifiques et plus faciles à gérer. Au lieu d’écrire « Préparer le rapport trimestriel », votre liste pourrait inclure : « Rassembler les données », « Analyser les tendances » et « Créer des visuels ». Cela vous permet de voir vos progrès et de rester motivé.

### 3. Utilisez un cadre pour classer vos tâches
Des outils comme la matrice d’Eisenhower peuvent vous aider à organiser votre liste de tâches :

**- Urgent et important :** Tâches avec des échéances immédiates ou des conséquences majeures en cas de retard.
**- Important mais non urgent :** Objectifs à long terme qui nécessitent des efforts constants sans exigence immédiate.
**- Urgent mais non important :** Tâches pressantes pouvant être déléguées ou reportées.
**- Ni urgent ni important :** Distractions qui peuvent être éliminées.

En catégorisant vos tâches de cette manière, vous saurez où concentrer votre temps et vos efforts en priorité.

### 4. Prenez en compte les échéances et les interdépendances
Lors de la priorisation, tenez toujours compte des échéances et de l’impact des tâches les unes sur les autres. Si une tâche bloque l’avancement d’autres travaux, elle doit être traitée en priorité. De même, les tâches avec des délais serrés doivent passer avant celles ayant des échéances plus flexibles.

### 5. Utilisez des outils de gestion des tâches
Une bonne [application de gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/gestion-de-taches-le-grand-nettoyage-de-printemps) peut grandement faciliter la priorisation. Les outils dotés de fonctionnalités comme le glisser-déposer, la définition de rappels et le suivi en temps réel vous aident à rester organisé et à ajuster vos priorités selon les besoins.

### 6. Communiquez les priorités à votre équipe
Dans une équipe, la priorisation est un effort collectif. Les chefs de projet doivent clairement indiquer quelles tâches nécessitent une attention immédiate et pourquoi. Encouragez les membres de l’équipe à poser des questions si les priorités semblent floues ou contradictoires.

## Planifier les tâches pour rester sur la bonne voie
Une fois vos tâches priorisées, l’étape suivante consiste à les planifier de manière à [respecter vos échéances](https://www.forbes.com/councils/forbescommunicationscouncil/2019/04/01/three-simple-rules-for-managing-deadlines/) sans vous sentir submergé :

### 1. Attribuez des durées réalistes à chaque tâche
Une méthode efficace pour gérer votre journée est d’allouer des durées précises à chaque tâche. Plutôt que des plans vagues comme "Travailler sur le rapport trimestriel", planifiez des actions spécifiques telles que "Analyser les données de vente (2 heures)" ou "Ébaucher le plan du rapport (1 heure)". Cela vous aide à voir clairement ce qui est réalisable en une journée et à éviter de sous-estimer le temps nécessaire.

### 2. Planifiez en fonction de vos heures les plus productives
Nous avons tous des moments dans la journée où nous sommes plus concentrés et efficaces. Utilisez ces heures pour vous attaquer aux tâches prioritaires ou complexes qui demandent plus d’attention. Réservez les tâches plus légères, comme l’organisation de votre liste ou la réponse aux emails, pour les moments où votre énergie diminue.

### 3. Utilisez des outils pour rester organisé
Comme mentionné précédemment, une bonne application de gestion des tâches facilite grandement la planification. Les fonctionnalités telles que la dépendance des tâches, les échéances et le suivi en temps réel permettent d’ajuster vos plans rapidement selon les changements de priorités. Ces outils favorisent également la coordination au sein de l’équipe, garantissant que tout le monde est aligné sur les projets et les tâches sans confusion.

### 4. Ne surchargez pas votre planning
Remplir excessivement votre journée ne vous rend pas plus productif, mais augmente vos chances de prendre du retard. Soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir et prévoyez du temps pour faire face à d’éventuels imprévus. Une marge de manœuvre peut faire la différence entre rester sur la bonne voie et devoir courir pour tout terminer.

### 5. Révisez et ajustez régulièrement
Un planning n’est jamais figé. Prenez l’habitude de revoir votre plan quotidiennement ou hebdomadairement pour vous adapter aux changements et vous assurer que tout reste sous contrôle. Cela rend votre flux de travail plus flexible et garantit une progression constante dans votre liste de tâches.

## Améliorer le taux de complétion des tâches
Si vous avez souvent du mal à terminer vos tâches, le problème ne vient peut-être pas de la tâche elle-même, mais de la manière dont vous l’abordez. Améliorer les taux d’achèvement nécessite une stratégie réfléchie, centrée sur des attentes claires, le maintien de la concentration et la création d’un système favorisant une progression régulière.

Avant de commencer, assurez-vous de comprendre la tâche dans ses moindres détails. Que devez-vous faire exactement ?

![Graphique intitulé « 5 stratégies pour améliorer le taux d'achèvement des tâches », présentant cinq étapes : 1. Clarifier ce qui doit être fait et le résultat souhaité, 2. fixer des délais réalistes qui correspondent à votre charge de travail, 3. se concentrer sur une tâche à la fois pour minimiser les distractions, 4. partager vos objectifs pour renforcer la responsabilisation, 5. revoir et affiner régulièrement votre processus.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_5_strategies_to_improve_task_completion_rates_fr_c3f977c562.svg)

Quel est le résultat attendu ? Sans cette clarté, il est facile de perdre du temps ou de s’engager dans des étapes inutiles. Si quelque chose n’est pas clair, posez des questions, rassemblez les ressources nécessaires ou divisez la tâche en actions définies pour partir sur de bonnes bases.

Prenez en compte non seulement la date limite, mais aussi le temps réel que nécessite la tâche, tout en considérant vos autres responsabilités. Surestimer ce que vous pouvez accomplir en une journée est l’une des principales causes de retard. Une bonne règle est de planifier moins de tâches mais de s’engager à les terminer complètement. Misez sur la qualité plutôt que sur la quantité pour garantir une progression régulière.

La responsabilisation est un outil puissant pour améliorer l’achèvement des tâches. Partagez vos objectifs avec un collègue, un manager ou même un ami. Lorsqu'un tiers est au courant de vos responsabilités, cela ajoute une couche de motivation supplémentaire pour terminer ce que vous avez commencé. De plus, utiliser des outils de suivi des tâches peut vous aider à visualiser ce qui est fait et ce qui reste à accomplir, renforçant ainsi le sentiment d’accomplissement.

Cela semble simple, mais rester concentré est souvent le plus grand obstacle à surmonter pour terminer une tâche. Désactivez les notifications inutiles, bloquez des plages horaires où vous ne serez pas interrompu et concentrez-vous entièrement sur la tâche en cours. Même une période de travail de 30 minutes sans distraction peut considérablement améliorer vos résultats.

À la fin de votre journée ou de votre semaine, prenez quelques minutes pour évaluer vos progrès. Avez-vous atteint vos objectifs ?

Sinon, pourquoi ? Comprendre ce qui vous a ralenti et ajuster votre approche aide à l'amélioration votre productivité. Parfois, ce n’est pas la tâche elle-même qu’il faut changer, mais la manière dont vous priorisez et organisez votre journée.

## Techniques de gestion du temps pour respecter les échéances
Rester concentré est souvent plus facile à dire qu’à faire, surtout lorsque les distractions sont omniprésentes. Terminer ses tâches à temps demande de la concentration, une compétence que vous pouvez améliorer avec les bonnes stratégies.

Désactivez les notifications inutiles, informez vos collègues lorsque vous avez besoin de temps sans interruption et fermez les onglets ou applications qui n’ont pas de lien avec la tâche en cours. Un espace de travail bien organisé et sans encombrement visuel peut également faciliter la concentration. Moins vous avez de distractions visuelles, plus il sera facile de rester focalisé.

Si vous remarquez que votre esprit vagabonde, adoptez la technique Pomodoro. Cette méthode consiste à travailler 25 minutes de manière concentrée, suivies de 5 minutes de pause. Elle est simple mais efficace pour rester engagé tout en permettant à votre cerveau de se reposer et d’éviter l’épuisement. Adaptez les intervalles si 25 minutes semblent trop courtes ou trop longues : l’important est de trouver un rythme qui vous convient.

Divisez votre journée en petits objectifs précis et limités dans le temps. Au lieu de dire "Je vais terminer ce rapport aujourd’hui", préférez des objectifs plus spécifiques comme "Rédiger l’introduction avant 10 h" ou "Revoir l’analyse des données avant 13 h". Ces petites victoires maintiennent votre motivation et assurent une progression régulière.

Le multitâche est tentant, mais contre-productif. Passer d’une tâche à l’autre peut donner l’impression de faire plus, mais cela ralentit en réalité votre rythme et augmente les erreurs. Concentrez-vous sur une tâche spécifique à la fois, terminez-la, puis passez à la suivante.

Votre environnement de travail joue un rôle crucial dans votre capacité à vous concentrer. La lumière naturelle, une chaise confortable ou encore des écouteurs antibruit peuvent grandement améliorer votre focus. Si votre espace de travail vous semble pesant ou peu inspirant, de petits ajustements peuvent avoir un impact significatif.

Les pauses ne sont pas un luxe, mais une nécessité. Une courte marche, quelques étirements ou simplement s’éloigner de l’écran pendant quelques minutes peuvent recharger votre cerveau et vous aider à retrouver votre concentration. Considérez les pauses comme un outil de productivité, et non comme une distraction.

## Prenez une longueur d’avance avec WEDO
Comme vous pouvez le constater, respecter vos échéances et gérer vos tâches ne doit pas être un combat permanent. Cela demande un peu de réorganisation et de planification, mais une fois que vous aurez trouvé les méthodes qui vous conviennent pour rester concentré et organisé, vous pourrez reprendre le contrôle de votre charge de travail et vous sentir moins submergé.

Bien sûr, disposer des bons outils rend ce processus bien plus simple, et c’est là que WEDO entre en jeu.

WEDO est une plateforme collaborative qui simplifie la gestion des tâches et des réunions. Elle vous permet de créer des ordres du jour partagés, de rédiger des comptes-rendus en temps réel et d’attribuer des tâches directement pendant la réunion.

Par la suite, WEDO transforme ces actions en résultats concrets en suivant l’avancement des tâches et en donnant à chacun un accès instantané aux comptes-rendus.

Avec le suivi intégré des tâches, [les checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) et des espaces de travail collaboratifs, WEDO garantit qu’aucun détail n’est oublié et accessible à tous, facilitant l’organisation et le respect des échéances.

Si vous êtes prêt à rendre la gestion des tâches plus fluide et efficace, essayez WEDO gratuitement [ici](https://wedo.com/fr/signup). Prenez le contrôle de vos échéances, simplifiez vos processus et travaillez plus intelligemment sans travailler plus. Avec WEDO, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour garder une longueur d’avance et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Découvrez comment respecter vos échéances grâce à des stratégies efficaces de priorisation, de planification et de concentration. Prenez le contrôle de votre charge de travail dès aujourd'hui !

Un employé travaille sur ses tâches quotidiennes. Une horloge symbolise la pression exercée par les délais à respecter. 

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Comment respecter la planification des tâches et les échéances ?

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Cas d'utilisation

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