Parvenir à travailler aussi efficacement hors de l'enceinte du bureau peut sembler à priori difficile. En effet, à la maison, nous ne bénéficions pas nécessairement d'un cadre aussi propice à la concentration. De plus, nous sommes souvent confrontés à de nombreuses distractions nous empêchant parfois de fonctionner de façon optimale. Aussi, lorsque l'on travaille depuis notre domicile, il est essentiel de s'organiser soigneusement en planifiant nos différentes tâches afin de maximiser notre efficacité et notre productivité. Avant d'être opérationnel et de commencer votre journée, prenez donc le temps de noter, prioriser et planifier vos tâches quotidiennes.

WEDO propose un puissant système de gestion de tâches pour organiser vos semaines et journées en quelques clics de manière simple et efficace. L'outil facilite également une gestion collaborative des tâches afin de travailler avec vos collègues, peu importe où ils se trouvent. À travers cet article, découvrez comment gérer vos activités à l'aide de WEDO.

## Saisissez vos tâches dans votre espace personnel

Avec WEDO, vous disposez d'un espace personnel qui regroupe toutes les tâches qui vous concernent. Reprenez vos e-mails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours pour lesquels vous êtes partie prenante afin de faire la synthèse du travail qui vous revient. Ensuite, segmentez votre charge de travail en différentes tâches et saisissez-les directement dans votre espace personnel. **Notre conseil :** privilégiez des intitulés courts et des verbes d'action à l'infinitif pour introduire vos tâches.

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## Priorisez vos tâches

Une fois vos tâches saisies, déterminez la priorité accordée à chacune d'elle. Pour faciliter cette étape et vous permettre de travailler sur l'important et l'urgent en priorité, WEDO intègre la matrice d'Eisenhower. Selon ce système, répartissez vos tâches en fonction de 4 critères :

* Les tâches urgentes et importantes
* Les tâches non-urgentes mais importantes
* Les tâches urgentes mais non-importantes
* Les tâches non urgentes et non importantes

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. Traitez donc les tâches urgentes et importantes en priorité et planifiez les tâches non-urgentes mais importantes. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent généralement les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Pour finir, laissez les tâches non urgentes et non importantes de côté. Celles-ci peuvent constituer une sorte de "boîte à idées".

Et en un coup de baguette magique, vous priorisez toutes vos tâches grâce à WEDO :

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## Planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord organiser votre semaine puis répartir vos tâches en fonction de vos journées de travail. À la fin de chaque journée, faites le point sur ce que vous avez réalisé et replanifiez les tâches que vous n'auriez pas eu le temps de traiter. Gardez toujours une vue globale sur l'ensemble de vos activités.

Dans WEDO, la date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. En quelques clics, et grâce à des outils de planification rapides, vous pouvez facilement programmer vos tâches selon votre emploi du temps :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_04_3_planifiez_les_taches_d83f61399d.gif)

Notre outil permet également de gérer les **tâches récurrentes** selon 4 fréquences : tâches quotidiennes, tâches hebdomadaires, tâches mensuelles et tâches annuelles. Grâce à la fonctionnalité tâche récurrente, assurez la gestion des activités qui se répètent et ne manquez aucune occurrence ! Les tâches apparaîtront tout simplement au moment opportun. 

## Définissez les échéances

Lorsque vous planifiez vos tâches, pensez également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise. Ainsi, les tâches dont les échéances sont dépassées seront mises en évidence afin que vous ne dépassiez aucun délai important. Avec WEDO, vous pouvez définir les échéances de vos tâches en un clin d'œil.

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**Astuce :** vous souhaitez avoir une vue globale sur toutes les tâches qui arrivent prochainement à échéance ? Créez un **filtre personnalisé** afin d'afficher toutes les tâches qui arriveront à échéance dans les X prochains jours !

## Déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. **Notre conseil :** soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

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## Partagez vos tâches avec des espaces de travail

WEDO vous permet de traiter vos tâches personnelles mais également celles inhérentes à un service, à un groupe de travail ou encore à un département. Créez des espaces de travail pour partager des tâches avec les membres de celui-ci et suivez la progression des tâches déléguées. Commentez les tâches pour partager des informations importantes avec votre équipe. Grâce au système de notification intégré à l'outil, vos collègues seront notifiés à chaque changement importants concernant les tâches. La gestion collaborative des tâches ne sera que plus efficace, particulièrement lorsque les membres de l'équipe travaillent à distance.

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**Astuce :** vous souhaitez rendre compte de l'avancement de chaque tâche dans un espace de travail spécifique ? Créez un [**champ personnalisé**](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614435-les-champs-personnalises) "statut d'avancement" afin que tous les membres de l'espace puissent observer la progression du projet ou des activités en cours.

Avec WEDO, rythmez vos journées de télétravail et donnez un cadre à vos activités et à celles de votre organisation. Grâce au puissant gestionnaire de tâches, organisez votre emploi du temps et collaborer avec vos collègues au bureau ou depuis votre domicile. En intégrant l'utilisation de WEDO à votre routine quotidienne, vous garderez un œil sur la progression de vos tâches et celles de vos équipes. Les plateformes collaboratives facilitent l'échange interne, particulièrement quand vos équipes doivent interagir à distance. De plus, le fait de rassembler l'essentiel de vos activités sur une unique plateforme permet de limiter les échanges via d'autres canaux comme le téléphone ou encore les e-mails. Bien s'organiser pour travailler efficacement depuis son domicile demande certains prérequis : donnez à vos collaborateurs les outils digitaux nécessaires à l'exercice de leurs activités. Il en résultera un travail et une communication internes de qualité !

Vous souhaitez gérer vos tâches personnelles et celles de vos équipes à l'aide de WEDO ?

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Lorsque l'on travaille depuis la maison, nombreuses sont les distractions. Il n'est dès lors pas toujours évident de maintenir sa productivité. Le premier réflexe à avoir est de bien organiser notre emploi du temps avant d'aborder nos journées de travail. Le puissant gestionnaire intégré à WEDO permet à chacun d'organiser ses tâches quotidiennes afin de maintenir son engagement et son efficacité. 

Une femme assise à un bureau devant un ordinateur portable, tenant une tasse, avec le texte « Organisez vos journées de télétravail en gérant vos tâches » et « Cas d’utilisation »

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Organisez vos journées de télétravail en gérant vos tâches avec WEDO

Lorsque l'on a pour habitude de côtoyer quotidiennement nos collègues pour collaborer, il n'est pas facile d'opter pour le télétravail tout en maintenant notre efficacité. Mais alors comment encourager le travail d'équipe et maintenir la gestion de nos projets et réunions à distance ?

Il s'agit d'abord d'opter pour des outils collaboratifs simples et intuitifs qui garantiront l'efficacité de vos équipes. Offrez à vos collaborateurs une visibilité optimale en réunissant l'essentiel de vos activités sur une plateforme collaborative.

WEDO est une solution web qui vous permet de collaborer avec vos collègues en toute simplicité, même à distance. Avec WEDO, continuez à travailler sur vos projets grâce aux espaces de travail et à la gestion collaborative des tâches. Préparez vos réunions tous ensemble et conduisez-les à l'aide d'une solution de visioconférence annexe afin de rencontrer virtuellement les participants. Partagez votre écran lors des réunions vidéo pour que tous les participants soient sur la même longueur d'onde.

WEDO se profile comme un allié idéal pour le télétravail ! Nous vous l'expliquons par le biais cet article.

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## Préparez vos réunions à distance de façon collaborative

Pour assurer le bon déroulement d'une réunion à distance, les intervenants doivent être préparés au même titre que pour une réunion physique. 

Avec WEDO, chaque participant peut compléter les points à l'ordre du jour depuis son compte. Les points peuvent être agrémentés de paragraphes, fichiers et tâches afin de veiller à l'efficacité de vos futurs échanges numériques. Les participants peuvent également saisir des notes privées s'ils souhaitent préparer personnellement leurs futures interventions en prévision de la réunion virtuelle. Une fois l'ordre du jour complété, fixer la date et l'heure de la visioconférence avec les différents participants afin que chacun prenne part à l'échange au moment opportun.

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## Optez pour une solution de visioconférence

Chez WEDO, nous avons l'habitude de travailler à distance tout en assurant une collaboration active. Nous avons donc opté pour des solutions telles que _Zoom_ ou _Slack_ pour maintenir le lien entre les membres de notre équipe même quand ceux-ci travaillent depuis la maison.

Il est tout à fait envisageable d'utiliser WEDO pour gérer vos réunions en visioconférence. Conjointement à notre outil, optez pour la solution annexe répondant le mieux à vos besoins. Les solutions de visioconférence proposées par _Zoom_, _Slack_ ou encore _Microsoft Teams_ vous permettent de partager votre écran avec l'ensemble des participants afin d'animer au mieux votre réunion virtuelle. Si vous ne maîtrisez pas encore la conduite de réunions distancielles, n'hésitez pas à faire quelques tests avant votre première rencontre afin de vous assurer que vous avez bien l'outil en main. 

Durant la rencontre en vidéo, le rédacteur complète le compte rendu en temps réel. La prise de note dynamique et instantanée permet de garder une trace des discussions. Après vos échanges vidéo, vos équipes sont directement opérationnelles et peuvent accéder à un support leur permettant d'assurer le suivi des opérations même à distance.

Pour assurer le travail à distance de vos équipes, optez donc pour une solution de visioconférence et associez-la à l'utilisation de WEDO pour collaborer et gérer vos réunions d'équipe en toute situation. 

À noter que pour chaque solution, vous pouvez opter pour une communication vidéo ou uniquement audio. Afin que vos échanges numériques aient des allures de vraies rencontres, privilégiez les communications en vidéo :-)

_Zoom_ est la solution de visioconférence que nous privilégions chez WEDO pour assurer nos mises en place de réseaux, nos démonstrations produits ou encore pour régler des cas de support à distance. À l'aide d'un simple lien, les participants rejoignent une room virtuelle et prennent ainsi part à la rencontre. L'outil est intéressant car il ne nécessite aucune installation préalable pour l'ensemble des participants. Seul l'organisateur de la réunion doit créer un compte afin de générer un lien pour que ses collègues puissent accéder à la salle virtuelle. De plus, avec _Zoom_, chaque participant a la possibilité de partager son écran. La solution est gratuite pour autant que votre réunion dure maximum 40 minutes et réunisse moins de 100 participants.

Faites comme nous, utilisez WEDO conjointement à _Zoom_ pour assurer le bon déroulement de vos réunions à distance.

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## Partagez vos tâches avec vos équipes via des espaces de travail collaboratifs

Au-delà de la gestion des réunions, WEDO vous permet de créer des espaces de travail afin d'assurer la collaboration de vos équipes. Un espace de travail représente simplement un groupe de personnes avec lesquelles vous pouvez partager des réunions et des tâches. Créez des espaces de travail pour gérer vos réunions, vos départements ou encore vos projets.

En télétravail, il n'est pas toujours évident de trouver la bonne pratique pour poser des questions, demander un avis ou encore solliciter un feedback. Le système de commentaires intégré à la plateforme vous permet de vous adresser rapidement à un collègue sans recourir à l'envoi d'emails ou aux contacts téléphoniques. A partir de ces espaces collaboratifs, communiquez sans effort en commentant les tâches pour partager des informations importantes. Assurez le suivi des tâches en cours tout en optant pour un mode de communication simple et intuitif.

Les interactions directes en moins, les espaces de travail sont donc vos meilleurs alliés pour continuer à véhiculer l'information, vous tenir au courant des affaires en cours et assurer l'avancement des différents projets et actions de vos équipes.

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## Partagez des fichiers avec vos équipes

Chaque espace de travail contient un onglet **Fichiers** qui fonctionne comme un dossier. Vous pouvez ainsi partager divers documents avec l'ensemble de votre équipe. Il est également possible de reprendre ces fichiers pour les joindre aux tâches ou aux points à l'ordre du jour de vos réunions.

Mettez à disposition de vos équipes tous les documents nécessaires à leur travail quotidien. Vos collaborateurs disposeront de tout le matériel utile à l'exercice de leur fonction, qu'ils soient au bureau ou à domicile. 

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A travers cet article, nous avons mis en lumière diverses solutions qui vous permettent de travailler efficacement en équipe, et ce même à distance ! Choisissez simplement des outils qui faciliteront la collaboration et assureront ainsi le maintien d'une communication simple et efficiente. Une plateforme collaborative comme WEDO vous permettra de regrouper au même endroit toute l'information essentielle au bon fonctionnement de votre équipe.

Vous souhaitez que vos équipes puissent collaborer en toute simplicité même à distance ?

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 **Info** : WEDO propose un support par chat ! Nous interagissons quotidiennement avec nos utilisateurs et nous leur répondons généralement en moins de vingt minutes. Notre équipe se tient à disposition de vos collaborateurs afin de les accompagner individuellement à travers la découverte de notre outil. 

Les outils de visioconférence que nous recommandons dans l'article : Zoom, Slack et Microsoft Teams.

Assurez le lien avec vos équipes en associant l'utilisation de WEDO à une solution de vidéoconférence. Notre plateforme SaaS permet à chaque collaborateur de se connecter au réseau de son organisation depuis son domicile et d'ainsi maintenir une collaboration active. A travers cet article, nous vous donnons quelques conseils pour interagir avec vos équipes à distance. 

Un homme en télétravail devant son ordinateur portable affichant une visioconférence avec plusieurs collègues, surmonté du texte « En télétravail avec WEDO » et « Cas d’utilisation »

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En télétravail avec WEDO

> 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse alors que 22% des rotations de personnel ont lieu pendant les 45 premiers jours \*

Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un nouveau collaborateur sont multiples. En effet, cette dernière phase du processus de recrutement est une étape cruciale qui est censée assurer un bon départ dans les rapports de travail. Il s’agit de créer un lien privilégié entre l’entreprise et le nouveau salarié en lui donnant confiance et en l’intégrant à sa nouvelle équipe. Le but ultime consiste à le fidéliser en lui transmettant la culture et les valeurs de votre organisation. Pour toutes ces raisons, il est important de soigner votre procédure d’accueil de A à Z, et de l’actualiser de temps à autre afin d’assurer son efficacité. Mais alors quelles sont les étapes importantes pour réussir un accueil ? Nous nous intéresserons à trois phases fondamentales : 

* La définition des tâches inhérentes au processus d’accueil
* La désignation des personnes concernées par la procédure
* La planification des différentes échéances encadrant l’_onboardin_g

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\* Selon un [rapport proposé par LinkedIn](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/regional/fr%5FFR/site/pdf/tipsheets/onboarding-in-a-box-fr-fr.pdf). Chiffres provenant de l’étude de [Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html) : _Onboarding Software Solutions 2014 : On-ramp for Employee Success._ 

## Lister les tâches inhérentes à l’accueil de vos collaborateurs

Pour commencer, vous devez définir toutes les étapes qui constituent la procédure d’accueil en les listant. Il s’agit de respecter l’ordre dans lequel les différentes tâches devront être réalisées. Dressez votre liste de tâches en fonction des trois moments de la procédure d’accueil soit :

* Ce qui doit être fait avant l’entrée en fonction du collaborateur
* Ce qui est à faire le jour de l’accueil du collaborateur
* Ce qui devra être fait après l’entrée en fonction du collaborateur

L’idée est de créer un modèle avec une liste de tâches prédéfinies afin de pouvoir l’appliquer à chaque arrivée d’un nouveau collaborateur. Cette méthode vous fera gagner un temps précieux et la procédure sera ainsi réalisée de façon systématique. Si vos processus d’accueil diffèrent d’un département à l’autre, vous pouvez alors créer un modèle par secteur. Ci-dessous, nous vous proposons un modèle de tâches prédéfinies à télécharger. Cette liste, non exhaustive, constitue une bonne base pour qui veut implémenter une procédure d’accueil dans son organisation. 

::button-primary[Télécharger le modèle de checklist  Accueil collaborateur]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx"}

Cependant, vous pouvez disposer d’un modèle de tâches prédéfinies de qualité et ne pas parvenir à réaliser une intégration efficace. Avec des outils informatiques standards, vous rédigerez une liste de tâches en format _Excel_. Celle-ci devra ensuite passer entre les mains de tous les collaborateurs concernés afin qu’ils réalisent les tâches dont ils sont responsables. Il est évident que cette pratique ne peut être que partiellement efficace car elle ne permet pas une vue d’ensemble pour tous les participants. Pour gérer vos procédures récurrentes, optez donc pour un outil collaboratif !

Avec WEDO, vous pouvez suivre la progression de vos checklists en temps réel : enregistrez des modèles puis lancez des checklists à partir de ceux-ci. Ainsi, tous les intervenants pourront accéder à une vue globale et constater la progression des checklists en cours afin de collaborer autour de leur réalisation. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_1024x575_4cfcee54ad.png)

## Définir les personnes responsables de la procédure d'accueil

La procédure d’accueil d’un nouveau collaborateur concerne forcément plusieurs personnes dans l’entreprise : membres de la direction, cadres, collaborateurs d’un secteur spécifique, RH, responsables informatique, secrétaires ou encore réceptionnistes. Toutes ces personnes affiliées à différents départements seront amenées à collaborer pour assurer la réussite du processus d’intégration. Beaucoup de responsables ainsi qu’un grand nombre de tâches à réaliser : la procédure d’intégration se complique ! Il est dès lors difficile d’assurer un suivi efficace. 

Avec WEDO, vous pouvez définir les différents responsables des tâches directement dans le modèle. Ainsi, à chaque lancement de checklist, les utilisateurs recevront les tâches qui les concernent directement dans leur espace personnel. Les collaborateurs sont automatiquement opérationnels car informés de ce qu’ils doivent faire et pour quand. De plus, ils pourront suivre la progression de chaque checklist et obtenir une vue d’ensemble de leur évolution en temps réel. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Planifier les tâches 

La réalisation d’une procédure d’accueil peut nécessiter une planification relative de vos tâches. Qu’est-ce qu’une planification relative ? En fonction d’une date de référence, à définir lors de chaque lancement de checklist, des tâches devront être réalisées :

* Avant la date de référence (J-30)
* A la date de référence (ici la date de l’entrée en fonction du collaborateur)
* Après la date de référence (J+90)

### Avant l’entrée en fonction du collaborateur

Prévenir l’ensemble des collaborateurs, signer le contrat de travail et le cahier des charges, créer des accès informatiques, préparer la place de travail et le matériel sont autant de tâches qui doivent être faites avant l’arrivée de votre nouvel employé. 

Avec les outils informatiques usuels, il semble bien compliqué d’automatiser ce processus. Avec WEDO, vous avez la possibilité de mettre en place une planification relative des tâches. Ainsi, vous pouvez définir que la tâche _Faire signer le contrat de travail_ devra être réalisée 30 jours avant l’arrivée du nouveau collaborateur. Au moment du lancement de la checklist, la personne en charge de cette tâche la recevra ainsi directement avec la bonne date planifiée dans son espace personnel. 

### Le jour de l’accueil du collaborateur

Planifiez une partie des tâches du modèle à la date de référence. Ce sont les tâches qui seront à réaliser le jour de l’accueil du collaborateur. Après cette première journée, les collaborateurs en charge de l’accueil pourront faire un premier point de situation. 

### Après l’entrée en fonction du collaborateur

La période d’intégration s’étend généralement sur quelques mois. Ne perdez pas de vue les tâches à réaliser sur le long terme. Une bonne intégration passe par un suivi de qualité. Programmez dans votre modèle des tâches qui vous rappelleront par exemple de fixer un rendez-vous pour une évaluation à la fin de la période d’essai.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_3_sect1_1024x575_13a0334087.png)

## Lancer une checklist à partir de votre modèle

Le mois prochain, vous accueillez _Pierre Dupont_, nouveau responsable technique de votre organisation. Vous souhaitez préparer son intégration en lançant une checklist à partir du modèle _Accueil collaborateur_ préalablement créé. La checklist portera le nom du collaborateur et la date de référence correspondra à celle de son entrée en fonction. Toutes les tâches générées seront ainsi planifiées en fonction de cette date-là. Après le lancement de la checklist, les personnes qui collaborent autour de cette procédure recevront les tâches dont elles sont responsables. Elles pourront ainsi préparer la bonne intégration de _Pierre_ ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_lanc1_1024x575_6b76ff3258.png)

A l’ère du digital, il existe des outils qui permettent de centraliser les informations dans un même endroit accessible à tous. WEDO vous permet de collaborer facilement autour de procédures récurrentes qui concernent plusieurs collaborateurs de différents services. Si vous souhaitez savoir où vous en êtes dans les accueils de vos collaborateurs, il vous suffit de cliquer sur **Accueil collaborateur** pour constater que vous avez cinq checklists en cours. Dans chaque checklist, vous pouvez voir en temps réel, quelles sont les tâches terminées et qui s’occupent des tâches en cours et pour quand.

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 Voici une aperçu des checklists en cours pour les accueils collaborateurs 

Si votre organisation travaille avec WEDO et que vous souhaitez mettre en place un modèle de checklist _Accueil collaborateur_, vous pouvez le faire en quelques étapes :

1. Téléchargez le [modèle de checklist Accueil collaborateur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_modele_de_checklists_accueil_collaborateur_773115f78b.xlsx)
2. Adaptez-le selon votre procédure interne
3. Consultez l’article de notre centre d’aide pour créer [un modèle de checklists dans WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists)

Envie de gérer vos procédures récurrentes à l’aide de WEDO ?

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Les enjeux gravitant autour de l’accueil d’un collaborateur sont multiples. A travers cet article, découvrez les méthodes et bonnes pratiques qui favoriseront l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

Deux personnes se serrant la main lors d’un accueil de nouveaux collaborateurs, avec le texte « Améliorez votre procédure pour l’accueil de vos collaborateurs » et « Cas d’utilisation »

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Améliorez votre procédure pour l’accueil de vos collaborateurs

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

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## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

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Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_13_etape_5_fenetre_envoi_email_775e9cddb1.png)

Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

::button-primary[Planifiez une démo live]{link="/demo"}

Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

Quatre personnes en réunion autour d’une table exécutive, écoutant attentivement et prenant des notes, avec le texte « La préparation et le suivi d’un Comité de direction » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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La préparation et le suivi d’un Comité de direction

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

Quatre personnes debout autour d’une table de réunion, discutant d’un projet, avec le texte « WEDO pour les audits qualité » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les audits qualité

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive1_e1541096343960_007dcd840c.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive5_e1541096422506_b8f9ce36ae.png)

Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive6_e1541096444131_c5ea0d7873.png)

### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

Deux techniciens en tenue de sécurité et casque blanc discutant devant une tablette dans un environnement industriel, avec le texte « WEDO pour les activités de maintenance » et « Cas d’utilisation »

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WEDO pour les activités de maintenance

Cet article explique comment utiliser WEDO pour le suivi d’une réunion. La prise de compte rendu dynamique réalisable grâce à WEDO donnent les principaux avantages suivants :

* Liste claire des points en suspens
* Définition des responsabilités dans le cadre de la réunion
* Les collaborateurs reçoivent directement leurs tâches
* Pas de travail de mise au propre après la réunion
* Meilleure communication des attentes et des échéances
* Suivi simplifié des tâches d'une semaine à l'autre

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (réunion en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Réunion hebdo_.

## Lister les tâches discutées en réunion

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches discutées lors de la réunion directement dans le sujet Réunion hebdo. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive1_ea8637b2ca.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive2_e1541093360187_f6d9c3fc68.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive3_e1541093385814_1024x445_72d5dd23aa.png)

## Ajouter des tâches avant la réunion afin d’être prêt

Avant une réunion, demandez à chaque participant de lister dans le sujet les points à discuter. Ceci permettra de préparer un ordre du jour ciblé et de commencer la réunion sur de bonne base.

## Suivre les tâches d’une réunion à l’autre

Toutes les tâches déléguées dans le cadre de la réunion sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet Réunion hebdo. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive4_a5e9c42511.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Ajouter des commentaires

Si un commentaire est formulé lors de la réunion en rapport avec une tâche, vous pouvez le saisir dans son volet de détail. Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des discussions.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive5_e1541093406283_7111290320.png)

## Exporter un compte rendu en PDF

Si l’export d’un compte rendu est nécessaire (pour l’archiver ou l’envoyer par email), cliquez dans la barre d’action sur le bouton **Exporter**.

Choisissez les informations à afficher et cliquez sur **Générer le fichier**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive6_e1541093423403_d07ca73458.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, de nombreuses entreprises utilisent la prise de comptes rendus dynamiques avec succès. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité en sortant de la réunion et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment WEDO peut vous aider à économiser plus d'une heure de travail par réunion.

Des personnes assises autour d’une table de réunion écoutant une femme debout qui s’appuie sur la table, avec le texte « WEDO pour le suivi d'une réunion » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour le suivi d'une réunion

Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive4_e1541092246284_fc475b2fdc.png)

## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive5_e1541092267716_5a9cfaf9da.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

Une réceptionniste parlant au téléphone devant un mur orné de panneaux décoratifs, avec le texte « WEDO pour les téléphones à la réception » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les téléphones à la réception

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Prochain webinaire | Trois secteurs, un même outil : les cas d’usage WEDO

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

![Illustration montrant l’intégration entre WEDO et Microsoft Teams. À gauche, l’interface WEDO avec l’ordre du jour ; à droite, une visioconférence en cours dans Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_fr_03edf3d870.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-teams/group-chat-software) est devenu la salle de réunion par défaut de nombreuses organisations. Rapide, fiable et bien intégré aux flux de travail quotidiens, il remplit parfaitement sa fonction de connexion en temps réel. Mais il n’est pas conçu pour couvrir l’ensemble des besoins liés à la préparation, au déroulement et au suivi d’une réunion.

Une fois l’appel terminé, la connexion s’arrête là. Qu'en est-il de l’ordre du jour, des décisions, des tâches à effectuer et des documents partagés ? Ils sont dispersés ailleurs – dans des boîtes mail, des notes personnelles, ou nulle part.

Teams offre un espace pour discuter. Ce qu’il ne fournit pas, c’est une structure. Et sans structure, même les échanges les plus productifs peuvent se perdre dans la dynamique du projet.

C’est là que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) entre en jeu.

En s’intégrant directement à Microsoft Teams, WEDO apporte une gestion complète des réunions au sein même de l’outil utilisé pour se réunir. De la préparation de l’ordre du jour à l’attribution des tâches en passant par la validation du procès-verbal, WEDO transforme chaque réunion en un flux de travail structuré, sans rien laisser de côté.

## WEDO apporte une structure aux réunions dans Microsoft Teams

Pour la plupart des équipes, dès qu’une réunion est planifiée dans Teams, c’est la course : messages en parallèle, ordres du jour dispersés, partage de documents à la dernière minute. Les participants arrivent souvent sans savoir de quoi il sera question ni pourquoi ils ont été conviés.

Cette préparation désorganisée fait perdre du temps, épuise les équipes et transforme les réunions en une corvée plutôt qu’un moment de contribution.

WEDO change la donne, sans imposer un nouveau système ou processus. Une fois intégré à votre espace Teams, WEDO apparaît sous forme d’onglet dans le canal de réunion. C’est à partir de là que tout devient plus fluide.

Pas besoin de changer de plateforme ou d’introduire un nouvel outil. WEDO ajoute directement la structure qui manque à Teams dans votre interface Teams. Vous pouvez ainsi :

- Construire un ordre du jour partagé
- Recueillir les contributions des participants
- Joindre les documents pertinents
- Définir les rôles et clarifier les objectifs
- Lancer des votes ou blocs d’approbation si nécessaire

Et tout cela de manière centralisée. Chaque sujet est suivi, chaque fichier est associé à son contexte, chaque décision a sa place, sans quitter Teams.

Cette intégration permet aux réunions de passer naturellement de la préparation à l’exécution, sans rupture de flux. Plus besoin de jongler entre les applications ou de chercher des pièces jointes dans les e-mails. Tout se passe dans un seul et même espace où discussions et documentation restent connectées.

![Capture d’écran de l’application WEDO dans Microsoft Teams affichant la liste des réunions à venir avec la date, le statut et les participants, ainsi qu’un formulaire pour ajouter une nouvelle réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_fr_cf0680faf7.png)

Pour les équipes qui utilisent déjà Microsoft Teams au quotidien, WEDO comble un manque souvent ignoré : il structure tout le cycle de vie des réunions — début, milieu et fin — sans quitter l’environnement de travail habituel.

::button-primary[Comment intégrer WEDO à Teams]{link="https://help.wedo.com/fr/articles/48705-integrer-wedo-a-microsoft-teams"}

## Gardez le cap pendant la réunion

Une fois la réunion lancée, WEDO reste ouvert dans l’onglet Teams, juste à côté de l’appel, pour que tout reste contextualisé. L’ordre du jour n’est plus un simple rappel dans une invitation calendrier : il est là, visible et actif, servant de fil conducteur à la discussion.

Au fil des échanges, la documentation progresse en direct. Les notes sont prises en temps réel. Les tâches sont créées sur le moment, avec des échéances et des responsables. Les décisions sont enregistrées directement sous le point concerné.

Cette collaboration en direct apporte de la clarté immédiate. Personne ne se demande ce qui a été dit ou qui fait quoi. Et en cas de besoin, des blocs de vote permettent de prendre des décisions sur-le-champ, sans attendre ni relancer par e-mail.

La collaboration devient naturelle, car elle a lieu là où se déroule la discussion : dans la même interface, avec les mêmes personnes, en temps réel.

WEDO rend les réunions plus faciles à suivre et plus faciles à résumer après coup. Résultat : moins de confusion, moins de relances, et plus de temps pour avancer plutôt que revenir en arrière.

## Après l’appel, l'application

Le vrai test d’une réunion ne réside pas dans ce qui a été dit, mais dans ce qui se passe ensuite.

Sans structure, même les échanges les plus constructifs perdent vite leur élan. Les tâches sont oubliées. Les décisions deviennent floues. Les mêmes sujets reviennent sans cesse, faute de contexte clair.

WEDO boucle la boucle – toujours dans Teams.

Une fois la réunion terminée, chaque tâche, note, décision et document reste à sa place. Le procès-verbal n’est pas enfoui dans un drive partagé ni réécrit manuellement après coup : il est déjà prêt. Vous pouvez verrouiller le rapport pour en garantir l’intégrité et demander des signatures électroniques directement dans la plateforme, qu’il s’agisse de signatures simples, avancées ou qualifiées.

Les tâches restent liées à leur point d’origine dans l’ordre du jour. Si quelqu’un veut comprendre pourquoi une décision a été prise, pas besoin de chercher longtemps. Il suffit d’ouvrir la réunion, retrouver le sujet, consulter la discussion et suivre l’action qui en découle – le tout sans quitter Teams.

Ce niveau de traçabilité renforce la responsabilisation. Chacun sait ce qu’il a à faire. Rien ne se perd. Et à la réunion suivante, on peut avancer au lieu de tout recommencer.

WEDO rend cette continuité automatique. La réunion ne disparaît pas une fois l’appel terminé. Elle devient un historique vivant sur lequel toute l’équipe peut s’appuyer.

## Contrôle, confidentialité et pleine maîtrise des données

![Carte de l’Europe mettant en évidence la Suisse avec des repères pour Zurich et Genève. Texte : « Vos données sont stockées en toute sécurité dans des centres de données suisses situés à Zurich et à Genève. »](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_fr_15a4315c24.png)

Intégrer [WEDO](https://wedo.com/fr/integrations/ms-teams) à Microsoft Teams ne se limite pas à fluidifier vos réunions. Cela renforce aussi la confiance dans la gestion de vos informations.

Même intégré à l’interface de Teams, WEDO conserve l’ensemble des données liées aux réunions — notes, documents, tâches, décisions — dans son propre environnement. Les contenus sont stockés de manière sécurisée sur des serveurs situés en Suisse, soumis à la politique stricte de protection des données de WEDO et aux standards de gouvernance de votre organisation. Aucune donnée n’est partagée avec Microsoft. Aucun contenu n’est dupliqué ou traité en dehors de l’environnement WEDO.

Cette séparation est essentielle. De nombreux outils de collaboration favorisent l’intégration au détriment de la maîtrise des données. WEDO adopte l’approche inverse : une interopérabilité totale avec Microsoft Teams, sans jamais céder le contrôle de vos contenus. Vous collaborez en temps réel, tout en préservant la confidentialité, la souveraineté des données et la conformité.

Pour les organisations actives dans des environnements sensibles — juridique, financier, secteur public ou recherche — savoir précisément où sont stockées les informations, qui y a accès et combien de temps elles sont conservées n’est pas un luxe. C’est une exigence.

WEDO vous permet de répondre à cette exigence sans complexité. Les contenus des réunions restent visibles pour les bonnes personnes, protégés et centralisés dans un système sécurisé unique. Teams est l’espace d’échange. WEDO garantit un suivi complet, fiable, et entièrement maîtrisé.

## La salle de réunion ne suffit pas à elle seule

Microsoft Teams vous offre un espace pour échanger. WEDO vous apporte la structure pour donner de l’impact à ces échanges.

De la préparation au suivi, WEDO comble les manques opérationnels que Teams ne couvre pas. Les ordres du jour restent visibles, les décisions sont documentées en temps réel, et les tâches restent liées aux discussions qui les ont générées. Tout est centralisé, connecté à la réunion, et accessible aux bonnes personnes.

Et comme WEDO garde vos données sous votre contrôle, vous collaborez en toute confiance, sans compromis sur la propriété, la confidentialité ou la traçabilité.

Si votre équipe utilise déjà Microsoft Teams, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) ne vous demande pas de changer vos habitudes. Il rend simplement chaque réunion plus facile à animer, à suivre, et à valoriser. [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et transformez chaque réunion en un véritable levier d’action.

Découvrez comment WEDO intègre la gestion complète des réunions dans Microsoft Teams, avec ordres du jour, notes et actions dans un espace centralisé.

Graphique intitulé « WEDO + Microsoft Teams ». Montre une visioconférence avec plusieurs participants, des points à l’ordre du jour WEDO et des icônes de micro, calendrier et réunion.

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WEDO + Microsoft Teams : ce qu’il manquait à vos réunions

Si vos réunions s’éternisent ou, pire encore, se terminent dans la confusion, le problème ne vient sans doute pas de ce qui s’y dit… mais de ce qui a été (ou non) préparé en amont. La difficulté des équipes n’est généralement pas de s’exprimer, mais de rester concentrées. Et cela commence dès la planification de la réunion.

Un ordre du jour bien conçu permet de structurer les échanges, de garder les objectifs en ligne de mire et de maîtriser le temps imparti. Sans lui, la réunion repose sur la mémoire, l’improvisation… et un peu de chance.

Dans cet article, nous vous expliquons comment établir un ordre du jour réellement efficace. Pas un document de remplissage, mais un levier de résultats concrets. Vous apprendrez à définir un objectif clair, à choisir une durée adaptée, à structurer les points à aborder, et à poser les bases d’un véritable progrès collectif.

## Qu’est-ce qu’un ordre du jour ?

Avant d’aller plus loin, précisons ce qu’est un ordre du jour. Il s’agit d’un document qui décrit les sujets à aborder, leur ordre de traitement et le temps alloué à chacun. Mais surtout, c’est un outil destiné à donner une intention claire à la réunion.

Un bon ordre du jour remplit trois fonctions essentielles :

- Il clarifie la finalité de la réunion
- Il guide les échanges pour éviter les digressions
- Il contribue à respecter le temps imparti

Il permet également à chacun de se préparer à l’avance, évitant ainsi de consacrer une partie précieuse de la réunion à remettre tout le monde à niveau. Qu’il s’agisse d'une liste de deux points ou d’une trame détaillée, l’ordre du jour doit permettre à l’équipe d’avancer.

![Infographie intitulée « Ce qu’il faut inclure dans un ordre du jour de réunion productif ». Présente six éléments : objet, points avec résultats, estimations de temps, responsables, rôle de facilitateur et préparation/documents.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_fr_483d62279e.png)

## Définir l’objectif avant d’écrire

Un ordre du jour ne devrait jamais commencer par « de quoi pourrait-on parler ? ». Il doit commencer par « pourquoi nous réunissons-nous ? ».

L’objectif est votre point d’ancrage. Il vous aide à choisir les bons participants, à sélectionner les sujets pertinents et à orienter les échanges. Un but vague comme « faire un point d’avancement » ne motive personne à venir préparé. Un objectif précis tel que « valider la structure tarifaire finale pour le lancement du T3 » donne une direction claire et un résultat attendu.

Si vous n’êtes pas en mesure de définir cet objectif, ne rédigez pas d’ordre du jour — annulez la réunion. Ce n’est pas un échec, c’est un gain de temps. Avant même de lister les sujets à aborder, posez par écrit le résultat visé. C’est autour de cela que tout le reste doit s’articuler.

## Adapter l’ordre du jour au type de réunion

Toutes les réunions ne nécessitent pas un plan en dix points. Certaines demandent une structure rigoureuse, d’autres nécessitent au contraire de l’espace. L’essentiel est de savoir distinguer les deux.

Avant de rédiger un ordre du jour, prenez du recul et posez-vous la question suivante : de quel type de réunion s’agit-il ?

S’agit-il d’un point rapide ? D’une séance de décision ? D’une analyse approfondie avec l’équipe ? Chaque format implique un niveau de détail, un rythme et un engagement temporel différents. Appliquer la même structure à toutes les réunions conduit inévitablement à allonger celles qui devraient être courtes… et à rendre interminables celles qui sont déjà longues.

Exemples :

- Les entretiens individuels fonctionnent mieux avec quelques questions ouvertes laissant place à l’échange.
- Les revues de projet nécessitent des points précis à aborder et une gestion stricte du temps.
- Les séances de brainstorming doivent prévoir un cadre, tout en laissant circuler librement les idées.
- Les réunions décisionnelles gagnent à être cadrées par un ordre du jour resserré, précisant les questions clés, les responsables et les attentes.

Un ordre du jour efficace ne se contente pas d’énumérer des sujets : il aligne le format sur l’objectif de la réunion, tout en respectant une durée réaliste. Si la structure ne soutient pas le résultat attendu, la réunion ne le fera pas non plus.

## Décomposer les sujets en segments exploitables

Une simple liste de sujets n’est pas un ordre du jour digne de ce nom. Du moins, pas un outil utile.

Si vous souhaitez que vos réunions restent ciblées et débouchent sur des résultats concrets, chaque point à l’ordre du jour doit être formulé de manière actionnable. Il ne suffit pas d’indiquer « budget », « mise à jour produit » ou « retours clients » : ce sont des catégories, pas des directions.

Reformulez plutôt ces intitulés génériques en objectifs précis et orientés vers un résultat. Par exemple :

- Au lieu de « budget » : « Finaliser les allocations pour la campagne du T3 »
- Au lieu de « mise à jour produit » : « Décider si la fonctionnalité X est prête à être déployée »
- Au lieu de « retours clients » : « Identifier les 3 problèmes majeurs à traiter lors du prochain sprint »

Cette reformulation a deux avantages :

1. Elle indique clairement aux participants sur quoi ils doivent se prononcer.
2. Elle facilite la clôture de la discussion, puisqu’elle vise une décision, une réponse ou une action.

Structurer votre ordre du jour autour de questions comme « Quelle décision devons-nous prendre ? » ou « Qu’est-ce qui nous bloque ? » transforme la réunion en une séance de travail, et non en un échange vague.

Et si un sujet n’a pas d’issue clairement définie ? Il n’a probablement pas sa place à l’ordre du jour — du moins, pas pour cette fois.

Une règle simple : si vous ajoutez un point à l’ordre du jour, demandez-vous ce qui doit en ressortir. En l’absence de réponse claire, il vaut peut-être mieux le retirer.

## Estimer les durées avec discernement

Le temps est l’un des éléments les plus faciles à mal gérer dans une réunion, et l’un des plus difficiles à récupérer une fois perdu. C’est pourquoi il est essentiel d’attribuer une durée à chaque point de l’ordre du jour.

Il n’est pas nécessaire d’être précis à la minute près, mais chaque sujet doit faire l’objet d’une estimation réaliste. Cela permet de garder un rythme fluide et d’éviter que les sujets secondaires ne monopolisent l’ensemble de la réunion.

Commencez par la durée totale disponible. Puis répartissez ce temps selon les priorités. Les sujets à fort impact — décisions importantes, points bloquants — doivent être abordés en début de réunion, avec une marge suffisante. Les informations moins urgentes peuvent venir ensuite, dans des créneaux plus courts.

Exemple :

- 5 min : mise à jour rapide du statut
- 20 min : identification des blocages pour le lancement et attribution des responsables
- 10 min : alignement sur les modifications de message dans la présentation commerciale
- 5 min : récapitulatif des prochaines étapes et répartition des actions

Pensez également à prévoir un léger tampon en fin de réunion. Ainsi, si un point prend plus de temps, vous ne sacrifierez pas les dernières minutes cruciales, souvent dédiées à l’attribution des tâches. Une gestion du temps réfléchie montre du respect pour l’agenda de chacun et vous oblige à clarifier les priorités — conditions indispensables à [des réunions efficaces](https://wedo.com/fr/features/meetings), même lorsqu’elles sont brèves.

## Attribuer les rôles avant le début de la réunion

Chaque point de l’ordre du jour doit avoir un responsable clairement identifié. Cela ne signifie pas que cette personne doit tout présenter, mais elle doit introduire le sujet, apporter les éléments de contexte nécessaires et guider les échanges sur ce thème. Sans ce cadrage, la discussion peut vite s’enliser ou dériver.

Clarifiez ces éléments en amont :

- Qui présente chaque point ?
- Qui prend les notes ?
- Qui est chargé de consigner les décisions et les actions ?

Cela peut rester simple : dans des réunions récurrentes et restreintes, les rôles peuvent rester fixes. Dans des réunions plus larges ou transverses, il peut être utile de faire tourner les responsabilités ou de les attribuer à la personne la mieux placée.

N’oubliez pas non plus de désigner un animateur. Son rôle est de suivre le fil de l’ordre du jour, de gérer le rythme des échanges et d’intervenir si le temps est dépassé ou si la discussion se bloque. Parfois, il s’agira de l’organisateur de la réunion. D’autres fois, un tiers neutre permettra de mieux canaliser les échanges.

Lorsque chacun connaît son rôle à l’avance, il arrive préparé — et la réunion démarre efficacement dès la première minute.

## Partager l’ordre du jour à l’avance et le réajuster en direct

Une fois l’ordre du jour établi, ne le gardez pas pour vous. Plus votre équipe en prend connaissance tôt, plus la réunion sera efficace.

Diffuser l’ordre du jour en amont — idéalement la veille — permet aux participants de prendre connaissance des sujets abordés et de s’y préparer. Cela ouvre aussi la porte à des retours utiles : une personne pourrait signaler un point manquant, proposer un ordre plus logique ou apporter un éclairage pertinent avant même le début de la réunion.

Partager l’ordre du jour à l’avance permet de poser le cadre : voici pourquoi nous nous réunissons, et voici comment nous allons utiliser notre temps. Aucun participant ne devrait découvrir l’objectif de la réunion au moment de se connecter.

Au lancement de la réunion, prenez un instant pour relire l’ordre du jour collectivement. Posez la question :

- Le plan prévu tient-il toujours la route ?
- Faut-il intégrer ou reclasser un point de dernière minute ?

Même un bref rappel permet de recentrer le groupe avant de commencer. Et si un nouveau sujet surgit en cours de route ? Notez-le, mettez-le de côté, et poursuivez selon les priorités établies. Vous pourrez y revenir à la fin ou lors d’un rendez-vous ultérieur.

L’ordre du jour ne sert pas seulement à organiser la réunion. Il la protège : des digressions, des pertes de temps, des objectifs flous.

## Utiliser l’ordre du jour pour assurer le suivi

La réunion se termine, mais le travail, lui, continue. C’est pourquoi l’ordre du jour ne doit pas seulement structurer la discussion, mais aussi soutenir ce qui en découle.

Au fil de la réunion, complétez directement l’ordre du jour avec vos notes. Ajoutez les actions sous chaque point, identifiez les responsables, précisez les délais tant que tout est encore clair dans les esprits. Avec un outil comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features), cela se fait en temps réel, sans avoir besoin de rédiger un second document à posteriori.

Cela permet également d’éviter les doublons. Plus besoin de réécrire ce qui a été dit dans un nouvel e-mail ou un compte rendu séparé : l’ordre du jour devient la source de référence. Tout le monde sait où retrouver le contexte, les décisions prises et les responsabilités attribuées.

Et pour la prochaine réunion ? Vous disposez déjà d’un historique clair — et d’une base solide pour construire l’ordre du jour suivant.

![Infographie intitulée « Le cycle de vie de l’ODJ ». Présente sept étapes de la planification à la mise en œuvre : définir l’objectif, adapter la structure, attribuer les responsabilités et la durée, partager tôt, utiliser en direct, suivre les actions et poursuivre à la prochaine réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_fr_2bc85240df.png)

## Comment WEDO vous aide à construire de meilleurs ordres du jour

Tout ce qui a été présenté dans ce guide devient plus simple et plus cohérent avec le bon outil.

WEDO a été conçu pour les équipes qui souhaitent sortir des discussions répétitives et avancer réellement. Avec WEDO, vous pouvez planifier, structurer et gérer l’ordre du jour de vos réunions en un seul et même endroit — avant, pendant et après la séance.

Voici comment WEDO vous accompagne :

- Créez et partagez vos ordres du jour rapidement dans un [espace collaboratif](https://wedo.com/fr/blog/comment-la-gestion-collaborative-des-taches-ameliore-la-productivite-des-equipes) lié à chaque réunion
- Attribuez des responsables et des durées à chaque point pour clarifier les rôles et garder le cap
- Prenez des notes en temps réel directement dans l’ordre du jour, sans changer d’onglet ni d’application
- Suivez les décisions et les actions au fil de la réunion, et reportez-les automatiquement à la suivante
- Consultez facilement les ordres du jour passés et leurs résultats, grâce à une chronologie centralisée et entièrement consultable

Fini les notes dispersées, les suivis oubliés ou les incertitudes sur ce qui a été décidé. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à instaurer une méthode durable pour des réunions structurées, efficaces et alignées à chaque étape.

Envie de voir comment cela fonctionne concrètement ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez combien de temps et d’élan vous pouvez gagner avec une meilleure préparation.

Apprenez à concevoir un ordre du jour efficace qui favorise des discussions ciblées, des décisions claires et une gestion optimale du temps de réunion.

« Comment créer un ordre du jour productif ». Fond rose avec une icône bleue représentant une feuille et un crayon.

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Comment créer un ordre du jour productif

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

Cas d'utilisation

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