Assurez une bonne collaboration interne relève parfois du défi. Et quand il s'agit de mener des réunions d'équipes à distance, tout se complique encore d'autant plus si cette pratique n'est pas dans vos habitudes. Toutefois, la gestion des contacts et réunions à distance peut se révéler très simple pour autant que l'on dispose d'outils collaboratifs adaptés et que l'on adopte de bonnes pratiques. 

Ce n'est pas parce que vous ne pouvez rencontrer vos collègues dans une salle de conférence que vous devez renoncer à la conduite de vos réunions. Bien au contraire, les réunions en ligne vous permettent de :

* Maintenir le lien avec vos équipes même à distance
* Assurer la réalisation de vos activités et projets en toute situation
* Garantir une prise de décisions peu importe les circonstances
* Garder une trace écrite des échanges oraux, quel que soit le système de communication utilisé

Nous avons analysé pour vous quelques outils favorisant la collaboration virtuelle. Ils ont tous l'avantage de proposer des solutions de visioconférence qui faciliteront les contacts et la communication entre les membres de vos équipes particulièrement lorsque ceux-ci travaillent à distance.

## Zoom

_Zoom_ est une solution de visioconférence simple et intuitive. A l'aide d'un simple lien, les participants rejoignent une room virtuelle et prennent ainsi part à la rencontre. L'outil est intéressant car il ne nécessite aucune installation préalable pour l'ensemble des participants. Seul l'organisateur de la réunion doit créer un compte afin de générer un lien pour que ses collègues puissent accéder à la salle virtuelle. La solution est gratuite pour autant que votre réunion réunisse moins de 100 participants. En raison du contexte particulier lié au COVID-19, _Zoom_ a momentanément renoncé à la condition de son plan gratuit qui limitait les réunions de groupe à 40 minutes. Autre avantage notoire de _Zoom_, l'outil propose des options avancées au niveau du système de partage d'écran.

A noter que l'application fait actuellement polémique au niveau de la sécurité et de la confidentialité des données. Sans la condamner, il s'agit plutôt d'observer les dispositions que prendra l'équipe _Zoom_ afin de pallier les problèmes soulevés. Le CEO de l'entreprise, Eric S. Yuan a déjà réagi par le biais d'un communiqué disponible sur leur blog.

## Slack

_Slack_ est un outil de chat interne idéal pour assurer une bonne communication à distance. Solution intuitive privilégiée par bon nombre de startup et petite entreprise, elle offre la possibilité de créer des chaines de discussion avec plusieurs membres de votre équipe ou encore d'échanger de manière privée avec un collègue en particulier. Vous pouvez également organiser des appels audio ou encore des rencontres en vidéoconférence regroupant plusieurs membres. La solution propose également la fonctionnalité "partage d'écran" afin d'animer vos réunions virtuelles.

## Microsoft Teams

_Teams_, appartenant à Microsoft, est une solution équivalente à Slack. Cet outil prévoit également une fonctionnalité visant à organiser des réunions en ligne et a l'avantage de faire partie de la suite Office 365\. La solution prévoit aussi un système de partage d'écran de haute qualité. Actuellement, la limite du nombre de participants à une conversation vidéo a été supprimée afin d'ouvrir l'accès à la plateforme.

## Skype

_Skype_, autre outil proposé par Microsoft, est idéal pour les petites structures. A partir de l'application, vous pouvez générer un lien d'appel afin d'inviter les participants. Ces derniers pourront rejoindre l'appel via ce lien unique. L'avantage ? L'outil est simple d'utilisation et gratuit. Avec _Skype_, vous pouvez également partager votre écran afin d'exposer vos documents de travail aux autres participants.

## Whereby

_Whereby_ vous permet également en quelques clics de créer une room virtuelle pour assurer le bon déroulement de vos réunions. Partagez simplement le lien avec les participants afin qu'ils accèdent à la visioconférence. La solution est gratuite jusqu'à 4 participants et permet également les partages d'écran. Aucun téléchargement n'est exigé, vous pouvez accéder à _Whereby_ via une version web. Pour les grandes équipes, il existe des versions pro et business.

## Jitsi

_Jitsi_ propose également une solution de visioconférence flexible avec un système de partage d'écran intégré. L'outil, totalement gratuit, ne requiert pas la création préalable d'un compte et garantit une qualité audiovisuelle élevée. Pour créer votre room virtuelle, vous n'avez qu'à générer une URL puis la partager avec l'ensemble des participants. Le point fort de _Jitsi_ ? La solution est Open Source et peut donc être hébergée n'importe où. En Suisse, _SWITCH_ et _Infomaniak_ proposent un hébergement de _Jitsi_ afin que vous puissiez assurer la confidentialité de vos données.

Au final, quelle que soit la solution pour laquelle vous optez, il s'agit surtout d'observer quelques règles afin d'assurer l'efficacité de vos réunions en ligne :

1. Préparez une documentation afin de briefer votre équipe sur le déroulement de la réunion en ligne surtout si celle-ci ne maitrise pas encore le système de visioconférence.
2. Faites éventuellement quelques tests avec vos collègues avant le jour J afin de vous assurer de maîtriser l'outil pour lequel vous avez opté.
3. Définissez clairement les objectifs de vos réunions et préparez systématiquement un ordre du jour clair afin de donner un fil rouge aux futurs échanges numériques.
4. Fixez préalablement une durée à la réunion et veillez à respecter l'horaire.
5. Invitez tous les participants à activer leur webcam lors de la visio afin de donner vie aux échanges virtuels et d'améliorer l'engagement de chacun.
6. Partagez votre écran dès que vous faites référence à un document de travail afin de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde.
7. Respectez le temps de parole de chacun et parlez à tour de rôle afin d'assurer la qualité des discussions.
8. Enregistrez éventuellement les échanges oraux pour faciliter l'établissement du compte rendu (bon nombre d'outils de visio proposent cette fonctionnalité).
9. Rédigez un compte rendu des discussions en mettant en exergue les décisions prises afin de garantir le suivi des activités.
10. Assurez-vous que les tâches découlant de la réunion vidéo soient claires et précisez leurs échéances respectives si nécessaire.

Pour animer et garantir l'efficacité de vos réunions à distance, optez pour un outil de gestion de réunion que vous utiliserez comme support principal lors de vos échanges en visioconférence. Ainsi, vous pourrez partager votre ordre du jour et tous les documents de travail nécessaires avec les participants tout en maintenant un contact visuel avec eux, comme si vous étiez tous réunis dans une salle ! Vos réunions virtuelles peuvent aussi se présenter comme de vrais moments d'échanges et de convivialité :-)

Vous souhaitez renforcer l'efficacité de vos réunions en ligne ?

Découvrez comment utiliser WEDO pour préparer, conduire et suivre vos réunions à distance.

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Il existe de multiples solutions vous permettant d'assurer vos échanges en visioconférence. A travers cet article, nous vous proposons un comparatif de 6 outils afin de vous aider à sélectionner celui répondant le mieux à vos besoins et attentes. En prime, découvrez quelques conseils pratiques qui garantiront l'efficacité de vos discussions numériques. Collaborez efficacement, même à distance !

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6 solutions de visioconférence pour réunir virtuellement votre équipe

Les causes d'une réunion inefficace peuvent être multiples : mauvaise préparation, redites, manque d'engagement des participants, objectifs mal définis, débats stériles, discussions sans fin ne débouchant sur aucune prise de décision... autant de déconvenues qui fragilisent la productivité de vos équipes de travail. 

Mais comment pallier ce fléau des réunions improductives ? La solution réside dans la mise en place de pratiques simples mais pour le moins essentielles au bon fonctionnement d'une séance de travail. 

## 1\. Inviter les participants à se préparer à l'avance en collaborant autour de l'ordre du jour

Pour commencer, tous les ordres du jour de vos réunions devraient être établis et diffusés en avance. Une réunion n'est efficace que si tous les participants sont prêts à contribuer aux échanges. En tant que responsable d'équipe, invitez donc les participants à préparer leurs interventions en amont afin d'assurer la qualité des futures discussions. Le meilleur moyen pour atteindre cet objectif est de commencer par créer un ordre du jour commun, accessible et modifiable par tous les membres de l'équipe. Cela renforcera l'engagement des participants lors de la rencontre puisqu'ils auront contribué préalablement à son élaboration. Responsabilisez vos équipes en leur donnant la parole !

En plus de rendre vos réunions plus productives, la collaboration autour de la préparation de vos réunions constituera une première étape vers une culture interne plus inclusive. En tant que responsable d'équipe, veillez à valoriser les idées et contributions de chacun. Les réunions sont le lieu idéal pour former la culture de votre entreprise, la faire croître et la diffuser.

Avec WEDO, créez votre ordre du jour puis invitez vos collègues à alimenter les différents points à l'aide de contenus adéquats (fichiers, paragraphes, notes privées...). Collaborez ainsi à travers la préparation de votre prochaine réunion d'équipe.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_03_1_meeting_agenda_wedo_1024x575_ae325113b3.png)

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## 2\. Veiller à ce que tout le monde prenne part aux discussions et respecter le temps de parole de chacun

Le jour J, l'initiateur de la réunion doit endosser le rôle de "facilitateur" en encourageant le libre échange entre participants. Soyez attentif(ve) aux interactions en conservant un regard critique et constructif. Il s'agit également de contrôler la dynamique de la réunion tout en gardant les objectifs initiaux en tête afin de veiller à leur atteinte. Parfois, un intervenant peut prendre l'ascendant sur d'autres plus introvertis. Pour faciliter les échanges, faites en sorte que chacun soit en mesure de donner son avis. Instaurez un climat agréable afin de privilégier des échanges constructifs et bienveillants entre les membres de votre équipe.

Que faire concrètement lorsqu'une ou deux personnes dominent les conversations ?

* Faire un tour de table afin de demander l'avis des participants plus discrets.
* Être attentif(ve) aux interruptions : si une personne est interrompue, veillez à ce qu'elle puisse terminer son propos.
* Favoriser un environnement bienveillant en rappelant que la contribution de chacun est essentielle et qu'il n'y a pas d'idées ou de questions "stupides".

Ce cadre sera propice à générer des idées, à prendre des décisions et à créer des relations plus solides afin de cheminer ensemble vers des objectifs communs.

Les réunions inefficaces se caractérisent souvent par leur durée interminable. Si vous ne parvenez pas à limiter le temps de parole de chaque intervenant, vous perdrez un temps précieux. N'oubliez pas que de réunir un groupe d'employés dans la même pièce représente un coût important pour l'entreprise.

La création d'un ordre du jour est la première étape vers le respect du temps de vos employés. Cela vous aidera à rester concentré sur le but de la réunion tout en évitant les digressions inutiles.

La deuxième étape consiste à souligner l'importance de la ponctualité. Si un participant a tendance à être en retard aux réunions d'équipe, faites lui part de vos commentaires en aparté.

Enfin, respecter le temps de chacun c'est aussi être capable de reconnaître quand une réunion doit être annulée ou écourtée. Si la plupart des membres sont absents ou que les points à l'ordre du jour ont déjà été traités à un autre moment, ne monopolisez pas le précieux temps de votre équipe et laissez-la se concentrer sur ses priorités et les éventuelles échéances à venir.

## 3\. Prendre un moment pour reconnaître le travail accompli et poser des questions sur les contraintes et les préoccupations de chacun

En tant que responsable, prenez le temps de reconnaître le travail accompli par votre équipe pendant vos réunions. Les encouragements en plenum valoriseront l'ensemble du groupe en apportant une dynamique positive et constructive. De plus, cette pratique aura l'avantage de montrer subtilement la voie à ceux qui n'aurait pas travaillé selon vos attentes. Les éloges publics les encourageront à prendre exemple sur ce qui a valu votre reconnaissance.

Toutefois, faites en sorte de vous adapter aux tempéraments de chacun. Bien que la majorité des gens aiment être félicités publiquement, certaines personnes pourraient ne pas aimer les mentions publiques.

Autre alternative : invitez le reste du groupe à donner son avis. Vous pouvez éventuellement intégrer une section dédiée aux feedbacks des participants dans votre liste de point à l'ordre du jour. C'est une excellente façon d'encourager les employés à reconnaître le travail de leurs collègues. Le fait de reconnaitre le travail accompli par votre équipe amènera une dynamique productive tout en créant une cohésion de groupe solide.

En raison d'une mauvaise communication, il arrive que les problèmes de première ligne d’une organisation ne soient pas connus de la direction. Pour éviter cela, organisez des réunions bilatérales ainsi que des réunions d’équipe pour interroger vos collègues sur les bloqueurs qui pourraient les empêcher de faire leur travail.

En tant que responsable d'équipe, le fait de valoriser une communication transparente permettra d'instaurer un contexte propice à la résolution de problèmes. Si vos employés sont en confiance, ils oseront parler ouvertement des obstacles qu'ils rencontrent dans leur travail quotidien. Ensemble, vous pourrez ainsi les solutionner afin d'atteindre les objectifs fixés. Invitez donc vos collègues à parler de leurs préoccupations : lors de vos réunions d'équipe, faites régulièrement un tour de table afin que tout le monde s'exprime librement et en toute honnêteté.

## 4\. Établir un suivi des activités efficient

Les mesures de suivi sont sans doute les éléments les plus importants de vos réunions d'équipe puisqu'elles vous permettront d'atteindre vos objectifs. Au sortir de la rencontre, les membres de votre équipe doivent être au clair sur ce que l'on attend d'eux. Il s'agit de répondre à la fameuse question du "qui fait quoi et pour quand". Vous n'organisez pas des réunions uniquement pour échanger sur divers sujets : le but majeur est de donner corps à des actions concrètes. Le suivi de la réunion doit donc être traité avec autant d'attention que sa préparation. À la fin de la rencontre, pensez déjà à la suivante afin d'assurer un suivi efficace.

Quelle est la meilleure façon d'assurer un suivi efficace des opérations ?

L'une des méthodes les plus effectives est de noter clairement après chaque sujet traité en réunion les tâches qui en découlent. Pensez également à directement assigner vos tâches afin de rendre votre équipe opérationnelle le plus rapidement possible.

3 conseils pour rédiger des tâches claires et percutantes :

* Commencer par un verbe à l'infinitif afin de suggérer une action concrète
* Être le plus précis possible ! Pensez que la tâche doit être comprise d'une tierce personne
* Nommer un responsable pour chaque tâche et préciser son échéance

WEDO allie la prise de compte rendu dynamique à la gestion collaborative des tâches. Saisissez directement vos tâches en réunion et déléguez-les à vos collègues en précisant leurs échéances. Votre équipe pourra ainsi assurer le suivi des opérations dès la fin de la rencontre.

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Vous souhaitez créer des tâches directement lors de vos réunions ?

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## 5\. Partager le compte rendu avec tous les participants

Pour assurer la réussite du processus de suivi, veillez à distribuer le compte rendu des discussions de la réunion. Les membres de votre équipe doivent pouvoir accéder rapidement à un support sur lequel ils pourront s'appuyer pour réaliser leurs tâches. Une réunion d'équipe se solde par un échec du moment où les participants ne sont pas au clair sur ce qu'ils ont à faire au sortir de la rencontre. Pour faciliter la communication, il est essentiel de veiller à la bonne présentation de votre compte rendu de discussion : mettez en exergue les décisions collectives et les tâches à réaliser. Faites en sorte que les informations importantes ressortent clairement afin qu'elles soient retenues par vos collègues. Le compte rendu de vos discussions permet à terme de valider la pertinence de votre réunion aux yeux des participants.

Avec WEDO, diffusez les comptes rendus aux participants en quelques clics, et ce, directement depuis la plateforme.

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## 6\. Demander l'avis des membres de l'équipe à propos de l'organisation des réunions

L'avis de vos collègues compte et vous permettra d'optimiser la conduite de vos réunions. Si votre équipe est convaincue de la pertinence de vos rencontres, elle sera plus à même de fournir un travail de qualité. Personne n'aime perdre son temps ! De plus, le fait de donner aux employés l’occasion d’exprimer leur opinion vous aidera également à développer une culture inclusive et à vous assurer que toutes vos réunions seront utiles à l'avenir. Demandez concrètement aux membres de votre équipe qu'est-ce qui selon eux pourrait rendre vos réunions plus efficaces.

Autre alternative, à la fin de la rencontre, demandez à vos collaborateurs de donner une note de 1 à 3 à votre réunion :

* 3 : cette réunion est bien organisée et me permet d'atteindre mes objectifs.
* 2 : la réunion est utile mais son organisation nécessite des améliorations.
* 1 : j'ai l'impression d'avoir perdu mon temps, cette réunion ne m'a pas été utile.

Invitez chaque participant à indiquer combien de points ils accordent avec leurs doigts levés et sondez rapidement la salle. Finalement, interrogez les plus septiques afin qu'ils communiquent les points d'amélioration nécessaires selon eux.

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Vous souhaitez améliorer la conduite de vos réunions d'équipe à l'aide d'un outil technologique et simple d'utilisation ? WEDO est la solution qui vous permettra de rendre vos réunions utiles et efficaces ! 

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En tant que responsable d'équipe, vous êtes régulièrement amené(e) à organiser des réunions mais n'êtes pas convaincu(e) de leur efficacité ? Repensez l'organisation de vos séances de travail en observant quelques principes clés. Voici quelques conseils qui amélioreront la conduite de vos réunions et l'engagement de vos équipes. 

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6 conseils pour conduire efficacement une réunion d'équipe

> Lorsque notre charge de travail devient conséquente, s’organiser au quotidien semble parfois relever de l’impossible. Comment aborder sa journée positivement quand on a l’impression de crouler sous les projets et les tâches qui en découlent ? 

Il n’est pas toujours évident de savoir par où et par quoi commencer. Pour éviter de se laisser gagner par le stress, il suffit tout simplement de prendre un peu de recul : ne foncez pas tête baissée dans la masse de travail ! Avant d’être opérationnel, prenez le temps de noter, prioriser, planifier et déléguer vos tâches. Vous serez nécessairement plus efficaces et productifs. Mais comment procéder méthodiquement ? En passant par quatre étapes fondamentales, vous aborderez votre journée de travail de façon calme et réfléchie. 

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## Première étape : notez ce que vous avez à faire

Avant toute tentative de priorisation et de planification, reprenez vos emails, vos notes personnelles ou internes et les projets en cours auxquels vous participez afin de définir clairement toutes les charges qui vous incombent. A partir de cette vue globale, décomposez votre travail en différentes tâches, à l’image d’une liste à puce. Ceci vous aidera à visualiser ce qui est à faire en fonction de chaque projet, groupe de travail ou département.

## Deuxième étape : priorisez vos tâches

Dans un second temps, il s’agit de prioriser ses propres tâches, ce qui ne semble pas toujours facile de prime abord. Pourtant, une méthode pourrait vous y aider. Lorsque l’on gère différentes affaires, il est important de différencier les tâches urgentes des tâches importantes. Deux adjectifs à ne pas confondre ! Dwight David Eisenhower, 34ème Président des États-Unis, aurait un jour déclaré : « ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Comment gérer son emploi du temps en fonction de cette fameuse matrice d’Eisenhower ? Le principe est assez simple et propose de répartir ses tâches en fonction de quatre critères. Selon cette approche, on considère alors que les tâches peuvent être :

* **Urgentes et importantes** ; tâches qui requièrent une attention immédiate et qui contribuent à la réalisation de vos objectifs à long terme.
* **Non-urgentes mais importantes** ; tâches qui ont un délai de réalisation fixé à plus ou moins long terme et qui contribuent également à l’aboutissement de vos objectifs personnels.
* **Urgentes mais non-importantes** ; tâches qui nécessitent une attention immédiate mais qui ne contribuent pas directement à vos objectifs à long terme.
* **Ni urgentes ni importantes** ; tâches qui n’ont pas d’impact sur vos objectifs à long terme mais qui méritent quand même d’être relevées.

Cette répartition, qui doit être établie en fonction de vos objectifs et vos besoins, vous encouragera à travailler sur l’important et l’urgent en priorité. En sommes, les tâches urgentes et importantes sont celles que vous devez traiter immédiatement alors que les tâches non-urgentes mais importantes sont à planifier. Les tâches urgentes mais non-importantes représentent les tâches liées aux objectifs d’autres personnes (tâches à réaliser dans le cadre d’un projet collectif par exemple). Vous pouvez donc les déléguer à des tierces personnes dans la mesure du possible. Les tâches ni urgentes ni importantes constituent une sorte de « boîte à idées ». Ce sont des tâches qui ne sont pas primordiales à l’heure actuelle mais que vous souhaitez garder dans un coin de votre esprit. Elles n’ont pas d’influence direct sur vos objectifs à long terme. Le but est de les passer en revue et d’analyser leur pertinence tous les x temps afin de voir si leur statut évolue. 

## Troisième étape : planifiez les tâches importantes

Une fois que vous aurez déterminé les tâches qui ont le plus d’importance à vos yeux, vous pourrez planifier leur réalisation à court ou à long terme selon leur degré d’urgence. Vous pouvez d’abord essayer d’organiser votre semaine puis de répartir vos tâches sur l’ensemble de vos jours de travail. 

Pour l’ensemble des tâches importantes, essayez de fixer une date de planification précise dans un avenir plus ou moins proche selon votre emploi du temps. La date de planification correspond à la date à laquelle vous souhaitez réaliser la tâche. Elle se distingue de la date d’échéance qui met précisément un terme au délai de réalisation imparti. Lorsque vous décidez de planifier vos tâches, pensez donc également à préciser leurs échéances si vous connaissez la date précise.

Dans votre routine professionnelle, vous avez probablement des tâches qui se répètent. Tentez de déterminer quelles sont les tâches récurrentes, puis dans un second temps, définissez leur fréquence de répétition : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Assurez ainsi la gestion de vos activités principales.

## Quatrième étape : déléguez certaines tâches

Dans votre quotidien, vous êtes probablement amenés à collaborer et à travailler en équipe. Les tâches non-importantes mais urgentes sont peut-être celles que vous pouvez déléguer : elles ne sont pas considérées comme importantes au regard de vos responsabilités mais doivent tout de même être suivies et réalisées dans un court laps de temps. Ces tâches peuvent être celles qui contribuent à la réalisation d’un projet collectif et qui ne dépendent ainsi pas uniquement de vous. En déléguant une tâche à un collègue, assurez-vous de son suivi en ajoutant par exemple un commentaire qui explique pourquoi vous lui attribuez cette tâche. Vous pouvez également définir une date d’échéance afin de délimiter son temps de réalisation. Soyez le plus clair possible dans votre énoncé afin de simplifier la collaboration.

## Grâce à cette approche, organisez efficacement votre quotidien

Cette méthode vous permettra de planifier de façon réaliste votre emploi du temps. Evitez de vous surcharger en surévaluant votre productivité quotidienne ! Fixez-vous des objectifs clairs et réalisables. Inutile de survoler toutes vos tâches : traitez-les une à une en évitant de vous disperser. D’un jour à l’autre, faites le point sur votre progression : vos tâches programmées pour la journée ont-elles été terminées ? Si c’est le cas, c’est que vos objectifs fixés étaient raisonnables. Si au contraire, certaines tâches n’ont pas été abouties, veillez à diminuer le nombre de tâches à réaliser par jour et à bien évaluer le temps de réalisation de chacune d’elle. Une bonne planification diminuera le nombre de tâches urgentes et importantes qui peuvent être une source de stress. 

Pour optimiser votre organisation au travail, il existe bon nombre d’outils qui ont pour objectifs de révolutionner votre façon de gérer vos tâches. A vous d’analyser la solution qui convient le mieux à vos attentes : adoptez un seul outil simple et flexible qui correspond à votre manière de travailler. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité !

 Vous souhaitez améliorer votre organisation au quotidien ?

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Lorsque notre charge de travail devient conséquente, s’organiser au quotidien semble parfois relever de l’impossible. Comment aborder sa journée positivement quand on a l’impression de crouler sous les projets et les tâches qui en découlent ?

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Organisation : 4 étapes pour mieux gérer vos tâches au quotidien

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. Doodle s’est également penché sur l’analyse de 19 millions de réunions afin d’établir ce rapport. : [Accéder au rapport Doodle](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Parmi les principaux obstacles figurent la gestion complexe des ressources humaines, la coordination des opérations, la collecte et la centralisation des données, ainsi que la gestion des budgets et des ressources matérielles. La nécessité de maintenir une documentation précise et à jour pour les rapports et les contrôles réglementaires représente également un défi majeur. Tous ces aspects administratifs sont essentiels pour assurer la préparation, la réactivité et la sécurité des services de secours.

## Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

### Quel est votre rôle au sein du SPS Neuchâtel ?

Je suis l'adjoint du commandant de la région de défense incendie du littoral neuchâtelois et chef de projet à l'Office Pompiers du SPS.

### Pouvez-vous nous décrire l'Office Pompiers SPS Neuchâtel et son activité en quelques mots ?

L'Office Pompiers du SPS dirige la région de défense et incendie du Littoral neuchâtelois qui compte 40 pompiers professionnels et 220 sapeurs-pompiers volontaires dans ses rangs. Les intervenants sont répartis sur trois secteurs d'intervention.

### Quels sont les challenges de cette organisation multi-site ?

Les challenges liés à l'organisation multi-site de notre région de défense incendie sont multiples et requièrent une gestion minutieuse pour assurer un fonctionnement efficace et sécurisé. Tout d'abord, l'une des principales préoccupations est la standardisation des procédures. Avec cinq sites différents répartis sur trois secteurs d'intervention, il est essentiel que toutes les équipes suivent les mêmes protocoles et normes opérationnelles. Cela garantit une coordination optimale lors des interventions d'urgence et évite les confusions qui pourraient découler de pratiques divergentes.

Un autre défi majeur est de gérer le rythme de conduite différencié entre les sapeurs-pompiers professionnels et les pompiers volontaires présents dans nos différentes casernes. Les professionnels sont disponibles en permanence, tandis que les volontaires ont des engagements variés en dehors de leurs heures de service. Cela nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que les effectifs adéquats sont toujours disponibles pour répondre aux appels d'urgence, tout en respectant les contraintes individuelles.

La gestion des tâches et la communication centralisée sont essentielles pour maintenir une coordination efficace entre les centres de secours. Nous utilisons WEDO pour faciliter la transmission d'informations critiques en temps réel, tout en permettant à chaque secteur de fonctionner de manière autonome pour les tâches spécifiques à sa zone géographique.

Enfin, la sécurité de l'information est primordiale, notamment en ce qui concerne le partage des fichiers entre les sites. Nous devons nous assurer que les données sensibles et les informations opérationnelles sont protégées contre les accès non autorisés. Des mesures de sécurité strictes sont en place pour garantir l'intégrité et la confidentialité de nos données, tout en permettant leur partage sécurisé entre les différents sites.

### Avant l'intégration de WEDO, quels outils utilisiez-vous pour assurer la collaboration et la gestion administrative ?

Pour nos diverses réunions ou discussions, nous prenions nos PV sur un fichier Excel. Nous avions un agenda partagé sur Outlook pour la disponibilité des équipes de secours, et nous échangions par emails. Les différentes procédures de la caserne et la gestion des équipes étaient documentées sur de nombreux fichiers Excel pas accessibles à tous et en tout temps.

### Quelles étaient les limites à l'utilisation de ces différents outils ?

Les informations étaient dispersées dans de nombreux endroits différents, ce qui entraînait beaucoup de redondance et de pertes. La communication dispersée entre les différentes strates de la hiérarchie et les intervenants de la caserne se répercutait donc sur le suivi des projets et la fluidité des opérations.

### Aujourd'hui, quelle est votre utilisation de l'outil WEDO ?

Nous utilisons WEDO pour générer tous les rapports des diverses réunions entre les offices du SPS, comme les rapports d'état-major régional, les rapports d'états-majors opérationnels, les rapports de secteur et les rapports journaliers des sections d'intervention. WEDO nous permet enfin d'avoir tous les rapports au même endroit, afin que les ayants droit puissent les consulter à tout moment. Les membres des réunions peuvent également ajouter leurs points à l'ordre du jour en amont pour préparer la discussion.

La plateforme nous a par ailleurs permis d'améliorer la gestion de projets et le suivi des informations courantes au sein de la caserne. L'aspect collaboratif de la plateforme nous permet d'attribuer des tâches courantes aux utilisateurs. Nous visualisons en temps réel l'avancement des tâches, le suivi de l'entretien, la gestion des commandes et le traitement des notes de frais, entre autres.

Il est aussi possible de documenter les procédures récurrentes, comme par exemple les préparations de matériel ou les formations continues, avec des modèles checklists qui peuvent être lancées à tout moment.

![Logiciel pompier pour la gestion administrative des pompiers](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_FR_404dd3125d.png)

### Comment la mise en place de l'outil a-t-elle été accueillie par les membres de l'équipe ?

Le regroupement de diverses tâches et informations dans un seul programme a facilité l'intégration de l'outil. Le partage des thématiques au travers de toutes les strates et tous les organes de conduite facilite le suivi et la transmission de l’information.

De plus, nous avons créé un petit journal interne sur WEDO pour augmenter l'adhésion à la plateforme. Dans ce journal, l’ensemble du personnel peut ajouter des thématiques concernant les projets en cours et les interventions passées. Ils peuvent y glisser divers formats d'information comme des photos ou des articles régionaux par exemple.

### En quoi WEDO contribue à la démarche de digitalisation de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel ?

WEDO contribue à la démarche de digitalisation en réduisant considérablement les impressions papier et en centralisant les documents de projet. Les avantages principaux sont la centralisation des informations, l'augmentation de la participation et la valorisation du personnel, à tous les niveaux. L'aspect participatif de la plateforme permet de diminuer de manière considérable les échanges de mails.

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![Logiciel pour les procédures pompier et l'envoi automatique des tâches liées aux interventions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_FR_bd531a5a7c.png)


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

Témoignage du capitaine du service du feu sur l'utilisation d'un logiciel pour les services d'urgence

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Un logiciel de gestion pour les services d'urgence, d'incendie et de secours

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Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement **pertinent**, mais aussi **efficace** et **intuitif**. C'est précisément la raison pour laquelle nous sommes ravis d'annoncer une refonte totale de notre logiciel.

Depuis sa création, WEDO a connu une croissance et une transformation significatives. Notre équipe a travaillé à l'amélioration de ses capacités, en introduisant de nombreuses fonctionnalités au fil du temps, pour répondre aux besoins changeants de ses utilisateurs. Cependant, cette croissance s'est soldée par une évidence - **la nécessité d’une réécriture complète du code afin d’assurer la pérennité du logiciel.**

Au cours de l'année écoulée, notre équipe de développeurs a consacré son expertise et son énergie à ce projet. Le résultat est une version de WEDO robuste et à l'épreuve du temps, prête à offrir stabilité et performances et rapidité pour les années à venir.

Mais ce n'est pas tout. Nous ne nous sommes pas contentés de réécrire le code. Parallèlement à cette refonte technique, nous avons également réimaginé l'interface, la rendant plus intuitive et plus conviviale. Nous avons rafraîchi les couleurs et l'esthétique pour donner au logiciel un aspect moderne et attrayant. Pour finir, nous avons profité d’intégrer quelques améliorations suggérées par nos utilisateurs.

Dès maintenant, cette nouvelle version sert de base stable pour développer de nouvelles fonctionnalités, notamment en termes de gestion de projet (diagramme de Gantt, dépendance entre les tâches, portefeuille de projet et sous-tâches avancées) et d’intégration avec d’autres logiciels comme MS Teams. 

Le compte à rebours a commencé. Nous sommes ravis d'annoncer que la nouvelle version améliorée de WEDO est officiellement déployée dans tous les réseaux d'utilisateurs 🚀


Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement pertinent, mais aussi efficace et intuitif. 

Nouvelle version optimisée du logiciel de collaboration WEDO

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Un nouveau départ motivé par la performance et l’expérience utilisateur

Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. Cependant, ces entités sont souvent aux prises avec des activités administratives chronophages qui peuvent entraver la productivité.

La transformation numérique offre des opportunités précieuses pour automatiser les tâches administratives. WEDO s'impose comme un atout majeur dans ce domaine. En proposant une interface conviviale, il permet aux professionnels des communes et du service public de créer, d'organiser et de gérer rapidement les documents essentiels. Cette automatisation libère un temps précieux qui peut être réaffecté à des activités plus stratégiques.

## Gestion efficace des réunions de commissions, du conseil municipal, des assemblées communales

Les réunions jouent un rôle essentiel dans le processus décisionnel au sein des communes et de l'administration publique. Cependant, leur organisation et leur suivi peuvent s'avérer chronophages.

WEDO simplifie ce processus en permettant la création facile d'ordres du jour, la planification des réunions et la prise de notes en temps réel. Ainsi, les discussions sont mieux structurées, les décisions sont prises plus rapidement et leur mise en œuvre est suivie de près. WEDO est idéal pour gérer tous types de réunion, qu'elles soient bilatérales ou de large audience.

![Logiciel gestion opérationnelle des communes et municipalités](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_3_FR_71fe7eaaa6.png)


## Suivi des discussions et traçabilité des décisions

La traçabilité des discussions et des décisions est un élément clé de la gestion transparente de l'administration publique. WEDO répond à cette exigence en enregistrant chaque discussion, chaque décision et chaque tâche de manière précise et horodatée. Cette traçabilité garantit une documentation complète, favorisant ainsi la responsabilité et la confiance du public envers les institutions publiques.

Avant de choisir un gestionnaire de réunion, les communes et municipalités doivent s'assurer que l'outil en question permette la gestion des droits d'accès à certains espaces et comptes-rendus de réunions, afin que les informations sensibles restent confidentielles.

## L'utilité d'un gestionnaire de tâches collaboratif

Un bon gestionnaire de tâches est essentiel pour superviser efficacement tous les secteurs de la commune. Dans WEDO, chaque membre peut obtenir une vue d'ensemble de l'état d'avancement de chaque projet, de chaque tâche, de chaque réunion et de chaque dossier.

Cela permet de prendre des décisions éclairées, d'identifier les éventuels goulots d'étranglement et de réaffecter les ressources pour optimiser la productivité globale de l'administration.

![outils pour la prise de note de réunions, séances du conseil et toute autre réunion du service public](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_4_FR_7c1109dec0.png)

### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour un chef de secteur :

**Organisation et suivi des activités :**
Un gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de maintenir une liste organisée des activités et des projets en cours dans son secteur. Il peut ainsi avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches à accomplir, de leur état d'avancement et des échéances à respecter.

**Planification stratégique :**
Le chef de secteur peut utiliser un gestionnaire de tâches pour planifier les activités à court, moyen et long terme dans son secteur. Cela l'aide à définir des objectifs, à allouer les ressources nécessaires et à élaborer des stratégies pour répondre aux besoins de la communauté.

**Répartition des responsabilités :**
Grâce à un gestionnaire de tâches, le chef de secteur peut attribuer des tâches spécifiques aux membres de son équipe ou à d'autres départements de la commune ou de la mairie. Il peut assigner des priorités et suivre qui est responsable de quoi, favorisant ainsi la clarté des rôles.

**Suivi de l'avancement :**
Le gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de suivre en temps réel l'avancement des projets. Il peut détecter rapidement les retards ou les problèmes potentiels, permettant de prendre des mesures correctives rapidement.

**Communication interne :**
Le chef de secteur peut utiliser le gestionnaire de tâches pour communiquer avec son équipe et d'autres départements de la commune. Il peut partager des informations, des documents et des mises à jour sur les projets en cours sans avoir à envoyer d'e-mails. Cela dynamise la collaboration et la cohésion au sein de la mairie.

**Réduction des oublis :**
En enregistrant toutes les tâches à accomplir dans un gestionnaire de tâches, le chef d'équipe minimise les risques d'oubli ou de négligence. Il peut être sûr que rien ne passe entre les mailles du filet et que toutes les responsabilités sont prises en compte, avec des délais précis.



### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour le collaborateur :

**Gestion de travail :**
Un outil aide à garder une trace des tâches assignées au collaborateur. Il peut organiser ses activités, établir des priorités et éviter les oublis, ce qui contribue à une meilleure gestion de sa charge de travail. Les tâches peuvent être gérées depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette compatibilité permet à chacun, sur le terrain comme dans les bureaux, de trouver chaussure à son pied.

**Suivi des projets et des dossiers :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de suivre l'avancement de projets ou de dossiers spécifiques sur lequel il ne travaille pas seul. Il peut noter les étapes accomplies, les informations importantes et les actions à entreprendre, ce qui facilite la collaboration avec d'autres collègues ou départements de la commune.

**Gestion des priorités :**
Le collaborateur peut hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il peut ainsi se concentrer sur les activités cruciales pour la commune et éviter d'être submergé par des tâches moins prioritaires.

**Rappels et notifications :**
Les gestionnaires de tâches offrent souvent la possibilité de définir des rappels et des notifications. Cela permet au collaborateur de ne pas oublier les échéances, les réunions importantes ou les actions à entreprendre, contribuant ainsi à une meilleure ponctualité.

**Évaluation personnelle :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de réfléchir sur sa propre performance. Il peut analyser ses réalisations, identifier les domaines dans lesquels il peut s'améliorer et prendre des mesures pour accroître son efficacité.


## Cas Pratique : Comment la commune de Saxon (CH) a-t-elle donné un nouveau souffle à ses activités grâce à WEDO ?

Dans cet article, vous découvrirez comment la Commune de Saxon a amélioré la communication interne entre ses conseilleurs, de ses chefs de secteurs et de ses collaborateurs. Une implémentation qui fût couronnée de succès, tant en termes de productivité qu'en termes de valorisation du personnel :

[**Lire l'article**](https://wedo.com/fr/blog/commune-de-saxon-revolution-digitale-de-l-administration-municipale)


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Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. 

Logiciel pour la gestion administrative des communes et municipalités

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Transformation numérique des administrations publiques

Les séances de brainstorming sont souvent le creuset de la créativité, des idées innovantes et de l'expression libre. Que ce soit autour d'une table de réunion ou en ligne, ces réunions dynamiques peuvent prendre des chemins sinueux, explorant un éventail impressionnant d'idées souvent représentées par des post-it multicolores ou des schémas dessinés sur un tableau blanc.

Cependant, au cœur de cette effervescence, il est essentiel de ne pas perdre de vue l'objectif initial : générer des idées, des discussions productives et, surtout, des décisions éclairées.

C'est là qu'intervient la nécessité de synthétiser et de consigner toutes ces idées qui fusent, le cauchemar de tout rédacteur de PV. Dans cet article, nous explorerons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. Nous examinerons comment transformer le chaos constructif du brainstorming en un rapport écrit simple, clair et exploitable pour l'avenir.

## Étape 1 : Préparation de la session de brainstorming

**1. Préparez-vous en avance :**
Familiarisez-vous avec le sujet de la séance de brainstorming et assurez-vous d'avoir les outils nécessaires pour prendre des notes. Pour plus de rapidité et de flexibilité, utilisez un outil de prise de PV comme WEDO.

**2. Préparez un ordre du jour :**
À ce stade, l’ordre du jour mentionnera que les point généraux sur lesquels le groupe devra réfléchir et trouver des idées innovantes ou créatives. Ces concepts doivent rester larges, pour laisser grande ouverte la porte de la créativité. Dans WEDO, ces concepts larges sont des sections, qui seront ensuite détaillés par les idées des participants dans des thématiques. Cet ordre du jour préalablement défini permettra de donner un cadre au brainstorming.

**3. Identifiez les rôles :**
Si possible, désignez un animateur de séance et un scribe. L'animateur, souvent debout, facilite la discussion, illustre et note les idées sur un tableau ou des post-it, encourage les participants à s’exprimer. Tandis que le scribe transcrit et synthétise les informations pour constituer un rapport. Lors de brainstorming visuel, le script devra peut-être régulièrement prendre des photos du tableau de discussion pour être sûr de ne pas manquer l’information.

## Étape 2 : Prise de note durant la séance

**1. Listez les idées :**
Créez une liste structurée de toutes les idées générées durant la réunion. WEDO vous permet de lister chaque idée dans des thématiques pour une structure claire. Prenez note de toutes les idées, même celles qui semblent farfelues ou hors sujet. Utilisez des mots clés, des phrases courtes ou des photos des schémas pour enregistrer les informations rapidement.

![animer un brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_f618169554.png)

**2. Enregistrez les discussions clés :**
Notez les points de vue des participants, les débats et les discussions importantes. Cela permettra de donner du contexte aux idées générées.

**3. Documentez les décisions prises :**
Chaque fois qu'une décision est prise, assurez-vous de l'acter dans votre rapport, en indiquant les raisons qui l'ont motivée. Avec WEDO, vous pouvez formaliser la prise de décision avec le module des votes, permettant de s’arrêter sur une décision de manière transparente et équitable.

**Étape 3 : Réorganiser les idées et les informations**
Difficile de maintenir une suite logique dans les idées qui fusent lors du brainstorming. Une fois la séance de brainstorming terminée, il est temps d'organiser les informations recueillies.

![brainstorming output with the voting feature](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_1_1_5fea3e77db.png)

**1. Restructurez la liste des idées si nécessaires :**
Prenez le temps de réorganiser et de regrouper les idées similaires dans les bonnes thématiques pour définir le fil rouge de votre rapport.

**2. Résumez les discussions :** 
Parcourez vos notes pour identifier les discussions les plus pertinentes ou les plus influentes. Résumez-les de manière concise. N’hésitez pas à utiliser les couleurs ou des émojis pour structurer vos paragraphes ou pour catégoriser les idées.

![synthèse de brainstorming en ligne](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_lister_idees_EN_76019bb7e2.png)

**3. Mettez en évidence les décisions :** Mettez en évidence toutes les décisions prises au cours de la séance de brainstorming. Dans WEDO, il est possible de statuer sur une décision afin que celle-ci soit officielle et mise en avant dans votre rapport.

## Étape 4 : Rédiger le rapport de brainstorming
Maintenant que vous avez organisé les informations, il est temps de rédiger le rapport proprement dit :

**1. Introduction :**
Commencez par une brève introduction qui explique l'objectif de la séance de brainstorming, la date, les participants et le contexte.

**2. Liste des idées :**
Présentez la liste des idées générées lors de la séance de brainstorming sous forme de sections et de thématiques.

**3. Conclusions et décisions prises :**
Les décisions peuvent être mentionnées dans chaque thématique, mais elles peuvent aussi toutes être dupliquées et ajoutées dans une thématique spéciale, résumant toutes les décisions prises durant la réunion. Cette synthèse ravira les personnes ayant besoin d’un rapide coup d’œil sur les aboutissants de la réunion.

![Synthèse des décisions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_2_2745b387be.png)

**4. Plan d’action :**
Terminez le rapport avec un plan d’action. Soulignez les prochaines étapes à suivre, les actions à entreprendre et les personnes responsables de leur mise en œuvre.

![Action plan brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_3_c31b07dc14.png)

Dans un rapport WEDO, il est possible de créer des tâches directement dans le rapport. Cette tâche comprendra une description, une échéance, une personne responsable et un observateur si besoin, ainsi que des pièces jointes ou des commentaires. Ces tâches seront envoyées automatiquement dans le gestionnaire de tâche de chaque participant, pour un suivi simple du projet.


Pour résumer, écrire le compte rendu d'une séance de brainstorming nécessite de se préparer, de prendre des notes efficacement et de s'organiser. Le logiciel WEDO est un outil brainstorming précieux pour simplifier ce processus, en centralisant les informations et en facilitant la collaboration au sein de l'équipe. Vos rapports de brainstorming deviendront des documents précieux pour la prise de décisions et la planification future. Il permet également de mener une réunion de brainstorming en ligne.



Ce sujet vous intéresse ? Dans un prochain article, nous nous attarderons sur le deuxième rôle clé d’une réunion de brainstorming, celui de l’animateur. Nous parcourrons les méthodes les plus efficaces pour engager les participants et pour encourager la créativité.

Dans cet article, nous explorons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. 

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