Les causes d'une réunion inefficace peuvent être multiples : mauvaise préparation, redites, manque d'engagement des participants, objectifs mal définis, débats stériles, discussions sans fin ne débouchant sur aucune prise de décision... autant de déconvenues qui fragilisent la productivité de vos équipes de travail. 

Mais comment pallier ce fléau des réunions improductives ? La solution réside dans la mise en place de pratiques simples mais pour le moins essentielles au bon fonctionnement d'une séance de travail. 

## 1\. Inviter les participants à se préparer à l'avance en collaborant autour de l'ordre du jour

Pour commencer, tous les ordres du jour de vos réunions devraient être établis et diffusés en avance. Une réunion n'est efficace que si tous les participants sont prêts à contribuer aux échanges. En tant que responsable d'équipe, invitez donc les participants à préparer leurs interventions en amont afin d'assurer la qualité des futures discussions. Le meilleur moyen pour atteindre cet objectif est de commencer par créer un ordre du jour commun, accessible et modifiable par tous les membres de l'équipe. Cela renforcera l'engagement des participants lors de la rencontre puisqu'ils auront contribué préalablement à son élaboration. Responsabilisez vos équipes en leur donnant la parole !

En plus de rendre vos réunions plus productives, la collaboration autour de la préparation de vos réunions constituera une première étape vers une culture interne plus inclusive. En tant que responsable d'équipe, veillez à valoriser les idées et contributions de chacun. Les réunions sont le lieu idéal pour former la culture de votre entreprise, la faire croître et la diffuser.

Avec WEDO, créez votre ordre du jour puis invitez vos collègues à alimenter les différents points à l'aide de contenus adéquats (fichiers, paragraphes, notes privées...). Collaborez ainsi à travers la préparation de votre prochaine réunion d'équipe.

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## 2\. Veiller à ce que tout le monde prenne part aux discussions et respecter le temps de parole de chacun

Le jour J, l'initiateur de la réunion doit endosser le rôle de "facilitateur" en encourageant le libre échange entre participants. Soyez attentif(ve) aux interactions en conservant un regard critique et constructif. Il s'agit également de contrôler la dynamique de la réunion tout en gardant les objectifs initiaux en tête afin de veiller à leur atteinte. Parfois, un intervenant peut prendre l'ascendant sur d'autres plus introvertis. Pour faciliter les échanges, faites en sorte que chacun soit en mesure de donner son avis. Instaurez un climat agréable afin de privilégier des échanges constructifs et bienveillants entre les membres de votre équipe.

Que faire concrètement lorsqu'une ou deux personnes dominent les conversations ?

* Faire un tour de table afin de demander l'avis des participants plus discrets.
* Être attentif(ve) aux interruptions : si une personne est interrompue, veillez à ce qu'elle puisse terminer son propos.
* Favoriser un environnement bienveillant en rappelant que la contribution de chacun est essentielle et qu'il n'y a pas d'idées ou de questions "stupides".

Ce cadre sera propice à générer des idées, à prendre des décisions et à créer des relations plus solides afin de cheminer ensemble vers des objectifs communs.

Les réunions inefficaces se caractérisent souvent par leur durée interminable. Si vous ne parvenez pas à limiter le temps de parole de chaque intervenant, vous perdrez un temps précieux. N'oubliez pas que de réunir un groupe d'employés dans la même pièce représente un coût important pour l'entreprise.

La création d'un ordre du jour est la première étape vers le respect du temps de vos employés. Cela vous aidera à rester concentré sur le but de la réunion tout en évitant les digressions inutiles.

La deuxième étape consiste à souligner l'importance de la ponctualité. Si un participant a tendance à être en retard aux réunions d'équipe, faites lui part de vos commentaires en aparté.

Enfin, respecter le temps de chacun c'est aussi être capable de reconnaître quand une réunion doit être annulée ou écourtée. Si la plupart des membres sont absents ou que les points à l'ordre du jour ont déjà été traités à un autre moment, ne monopolisez pas le précieux temps de votre équipe et laissez-la se concentrer sur ses priorités et les éventuelles échéances à venir.

## 3\. Prendre un moment pour reconnaître le travail accompli et poser des questions sur les contraintes et les préoccupations de chacun

En tant que responsable, prenez le temps de reconnaître le travail accompli par votre équipe pendant vos réunions. Les encouragements en plenum valoriseront l'ensemble du groupe en apportant une dynamique positive et constructive. De plus, cette pratique aura l'avantage de montrer subtilement la voie à ceux qui n'aurait pas travaillé selon vos attentes. Les éloges publics les encourageront à prendre exemple sur ce qui a valu votre reconnaissance.

Toutefois, faites en sorte de vous adapter aux tempéraments de chacun. Bien que la majorité des gens aiment être félicités publiquement, certaines personnes pourraient ne pas aimer les mentions publiques.

Autre alternative : invitez le reste du groupe à donner son avis. Vous pouvez éventuellement intégrer une section dédiée aux feedbacks des participants dans votre liste de point à l'ordre du jour. C'est une excellente façon d'encourager les employés à reconnaître le travail de leurs collègues. Le fait de reconnaitre le travail accompli par votre équipe amènera une dynamique productive tout en créant une cohésion de groupe solide.

En raison d'une mauvaise communication, il arrive que les problèmes de première ligne d’une organisation ne soient pas connus de la direction. Pour éviter cela, organisez des réunions bilatérales ainsi que des réunions d’équipe pour interroger vos collègues sur les bloqueurs qui pourraient les empêcher de faire leur travail.

En tant que responsable d'équipe, le fait de valoriser une communication transparente permettra d'instaurer un contexte propice à la résolution de problèmes. Si vos employés sont en confiance, ils oseront parler ouvertement des obstacles qu'ils rencontrent dans leur travail quotidien. Ensemble, vous pourrez ainsi les solutionner afin d'atteindre les objectifs fixés. Invitez donc vos collègues à parler de leurs préoccupations : lors de vos réunions d'équipe, faites régulièrement un tour de table afin que tout le monde s'exprime librement et en toute honnêteté.

## 4\. Établir un suivi des activités efficient

Les mesures de suivi sont sans doute les éléments les plus importants de vos réunions d'équipe puisqu'elles vous permettront d'atteindre vos objectifs. Au sortir de la rencontre, les membres de votre équipe doivent être au clair sur ce que l'on attend d'eux. Il s'agit de répondre à la fameuse question du "qui fait quoi et pour quand". Vous n'organisez pas des réunions uniquement pour échanger sur divers sujets : le but majeur est de donner corps à des actions concrètes. Le suivi de la réunion doit donc être traité avec autant d'attention que sa préparation. À la fin de la rencontre, pensez déjà à la suivante afin d'assurer un suivi efficace.

Quelle est la meilleure façon d'assurer un suivi efficace des opérations ?

L'une des méthodes les plus effectives est de noter clairement après chaque sujet traité en réunion les tâches qui en découlent. Pensez également à directement assigner vos tâches afin de rendre votre équipe opérationnelle le plus rapidement possible.

3 conseils pour rédiger des tâches claires et percutantes :

* Commencer par un verbe à l'infinitif afin de suggérer une action concrète
* Être le plus précis possible ! Pensez que la tâche doit être comprise d'une tierce personne
* Nommer un responsable pour chaque tâche et préciser son échéance

WEDO allie la prise de compte rendu dynamique à la gestion collaborative des tâches. Saisissez directement vos tâches en réunion et déléguez-les à vos collègues en précisant leurs échéances. Votre équipe pourra ainsi assurer le suivi des opérations dès la fin de la rencontre.

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## 5\. Partager le compte rendu avec tous les participants

Pour assurer la réussite du processus de suivi, veillez à distribuer le compte rendu des discussions de la réunion. Les membres de votre équipe doivent pouvoir accéder rapidement à un support sur lequel ils pourront s'appuyer pour réaliser leurs tâches. Une réunion d'équipe se solde par un échec du moment où les participants ne sont pas au clair sur ce qu'ils ont à faire au sortir de la rencontre. Pour faciliter la communication, il est essentiel de veiller à la bonne présentation de votre compte rendu de discussion : mettez en exergue les décisions collectives et les tâches à réaliser. Faites en sorte que les informations importantes ressortent clairement afin qu'elles soient retenues par vos collègues. Le compte rendu de vos discussions permet à terme de valider la pertinence de votre réunion aux yeux des participants.

Avec WEDO, diffusez les comptes rendus aux participants en quelques clics, et ce, directement depuis la plateforme.

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## 6\. Demander l'avis des membres de l'équipe à propos de l'organisation des réunions

L'avis de vos collègues compte et vous permettra d'optimiser la conduite de vos réunions. Si votre équipe est convaincue de la pertinence de vos rencontres, elle sera plus à même de fournir un travail de qualité. Personne n'aime perdre son temps ! De plus, le fait de donner aux employés l’occasion d’exprimer leur opinion vous aidera également à développer une culture inclusive et à vous assurer que toutes vos réunions seront utiles à l'avenir. Demandez concrètement aux membres de votre équipe qu'est-ce qui selon eux pourrait rendre vos réunions plus efficaces.

Autre alternative, à la fin de la rencontre, demandez à vos collaborateurs de donner une note de 1 à 3 à votre réunion :

* 3 : cette réunion est bien organisée et me permet d'atteindre mes objectifs.
* 2 : la réunion est utile mais son organisation nécessite des améliorations.
* 1 : j'ai l'impression d'avoir perdu mon temps, cette réunion ne m'a pas été utile.

Invitez chaque participant à indiquer combien de points ils accordent avec leurs doigts levés et sondez rapidement la salle. Finalement, interrogez les plus septiques afin qu'ils communiquent les points d'amélioration nécessaires selon eux.

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En tant que responsable d'équipe, vous êtes régulièrement amené(e) à organiser des réunions mais n'êtes pas convaincu(e) de leur efficacité ? Repensez l'organisation de vos séances de travail en observant quelques principes clés. Voici quelques conseils qui amélioreront la conduite de vos réunions et l'engagement de vos équipes. 

Cette image présente six conseils pour conduire efficacement une réunion d’équipe, illustrée par une personne animant une présentation devant un écran sur fond corail

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6 conseils pour conduire efficacement une réunion d'équipe

> Lorsque votre charge de travail devient écrasante, rester organisé peut sembler impossible. Comment faire pour rester positif et gérer vos tâches quotidiennes face à une liste de responsabilités qui semble sans fin ?

Il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Plutôt que de vous lancer à l'aveugle, prenez un moment pour réfléchir et planifier. Organiser votre journée avant de vous attaquer à vos tâches est essentiel pour réduire le stress et augmenter la productivité. En découpant votre travail, en rédigeant une liste de tâches et en répartissant vos priorités, vous vous sentirez plus maître de la situation.

Mais quelle est la meilleure façon de procéder ? Suivez ces quatre étapes simples pour organiser vos journées et rester au sommet de votre charge de travail.

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## Étape 1 : Notez toutes vos tâches
Avant de commencer à prioriser ou à planifier, commencez par lister toutes vos tâches. Consultez vos emails, vos notes et vos projets en cours pour obtenir une vue d'ensemble complète. Cette étape vous permet de bien définir votre charge de travail et garantit que vous ne manquez aucune des tâches du quotidien.

Créez une liste de tâches qui divise l'ensemble de votre travail en petites parties gérables. Qu'il s'agisse de projets à long terme ou de délais plus courts, voir toutes vos tâches devant vous vous donnera une vision plus claire de vos responsabilités. Cela vous aidera à séparer les petites tâches des projets plus importants et à les organiser en conséquence.

L'un des moyens les plus efficaces pour améliorer l'organisation des tâches est d'utiliser des outils numériques. De nombreuses plateformes de gestion de tâches permettent de compiler vos tâches et même de fixer des échéances pour chacune d'entre elles. Cela vous aide à mieux comprendre votre charge de travail et à vous assurer que rien n'est oublié.

## Étape 2 : Priorisez vos tâches
Prioriser vos tâches est crucial pour gérer votre temps efficacement. Mais comment décider de ce qui est important ? Commencez par distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, deux notions souvent confondues.

La méthode célèbre de Dwight D. Eisenhower, la [matrice d'Eisenhower](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/), aide à clarifier cette distinction. Sa citation, "Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important", est à la base de cette technique. La matrice d’Eisenhower vous permet de classer les tâches en quatre catégories :

**Urgent et important :** Ces tâches nécessitent une attention immédiate et contribuent directement à vos objectifs à long terme. Elles doivent être traitées en priorité.

**Important mais non urgent :** Ces tâches n'ont pas besoin d'une action immédiate, mais elles sont essentielles pour vos objectifs personnels et professionnels. Planifiez-les pour plus tard.

**Urgent mais non important :** Ces tâches nécessitent de l'attention mais n'aident pas nécessairement à atteindre vos objectifs à long terme. Déléguez-les autant que possible.

**Ni urgent ni important :** Ces tâches n'apportent rien à vos objectifs et n'ont pas besoin d'être faites rapidement. Vous pouvez les repousser ou les placer en bas de la liste.

Les tâches urgentes mais non importantes sont souvent liées aux objectifs d'autres personnes (par exemple, des tâches dans le cadre d’un projet collectif). Il est donc judicieux de les déléguer autant que possible. Quant aux tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, elles peuvent être mises dans une sorte de "boîte à suggestions" : elles ne sont pas essentielles à l'instant T, car elles n'influencent pas directement vos objectifs à long terme, mais elles doivent rester à l’esprit.

L’idée principale est de revoir fréquemment ces tâches et d’analyser leur pertinence pour voir si leur statut évolue. Cette pratique vous permet de rester maître de la situation, même en cas de surcharge de responsabilités.

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Savoir [organiser ses tâches](https://wedo.com/fr/blog/comment-gerer-un-projet-avec-wedo) au travail implique de comprendre quelles tâches sont les plus critiques pour vos objectifs personnels et professionnels. Plus vous serez capable de trier vos priorités, plus il sera facile de rester concentré et de terminer vos tâches efficacement.

## Étape 3 : Planifiez et programmez vos tâches
Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, l’étape suivante consiste à les planifier et à les programmer. Cela implique de fixer des dates d’échéance claires et d’organiser vos tâches sur des jours, des semaines ou des mois, selon le calendrier de réalisation.

Pour toutes les tâches importantes, essayez de fixer une date de planification en fonction de votre emploi du temps. Utilisez un [outil de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des plateformes de gestion des tâches pour décomposer les gros projets en petites tâches réalisables sur la durée. Commencez par organiser votre semaine et attribuez des jours spécifiques à des tâches spécifiques. Avoir un planning clair vous permet de gérer votre rythme et de rester concentré sur ce qui doit être fait chaque jour.

Assurez-vous de noter à la fois la date de planification et la date limite : la date de planification est celle à laquelle vous travaillez sur la tâche, tandis que la date limite est le dernier délai pour la terminer. Cette approche aide à la gestion des tâches du quotidien et garantit que vous n’êtes pas dans l’urgence de dernière minute.

Dans votre routine de travail, vous avez probablement des tâches récurrentes. Ces tâches récurrentes peuvent être planifiées plus efficacement en utilisant des outils de gestion des tâches qui vous permettent de définir des rappels pour des tâches quotidiennes ou des projets à long terme. Programmer des tâches récurrentes vous aidera à gérer votre flux de travail sans encombre.

Un calendrier bien structuré vous aide non seulement à rester au sommet de vos tâches, mais il augmente également votre productivité en réduisant le stress de dernière minute. En assignant des tâches à des créneaux horaires spécifiques, vous vous assurez que chacune reçoit l’attention qu’elle mérite.

![Quatre étapes pour organiser les tâches quotidiennes : rédiger les tâches, établir des priorités, planifier et programmer, déléguer et collaborer avec les membres de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_fr_f2ff294ba6.png)

## Étape 4 : Déléguez et collaborez
Dans votre vie professionnelle quotidienne, vous êtes assurément amené à collaborer et à travailler en équipe. Parfois, la meilleure façon de gérer votre charge de travail est de [déléguer certaines tâches](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Les tâches urgentes mais non importantes, par exemple, sont parfaites pour la délégation. Il peut s’agir de tâches qui contribuent à la progression d’un projet, mais qui ne sont pas essentielles à vos propres responsabilités.

Lorsque vous déléguez des tâches à des collègues, assurez-vous de communiquer clairement. Attribuez la tâche, fixez une date limite et assurez-vous de suivre les progrès pour garantir qu'elle est terminée à temps. Les outils de collaboration peuvent faciliter la délégation en vous permettant de partager des tâches en temps réel et de suivre les progrès. Utilisez un [logiciel de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) pour garder tout le monde aligné et concentré sur les objectifs communs.

Déléguer libère du temps pour les tâches qui nécessitent votre attention personnelle, tout en donnant à vos collègues l’opportunité de prendre davantage de responsabilités.

## Restez au sommet de votre liste de tâches quotidiennes
En suivant ces étapes, vous pouvez rester organisé et [gérer votre temps](https://wedo.com/fr/blog/organisez-vos-journees-de-teletravail-en-gerant-vos-taches-avec-wedo) efficacement. Évitez de vous surcharger en surestimant la quantité de tâches que vous pouvez accomplir en une seule journée. Fixez plutôt des objectifs clairs et réalisables et concentrez-vous sur l’achèvement des tâches une par une. À la fin de chaque journée, prenez un moment pour revoir vos progrès.

Les tâches prévues ont-elles été accomplies ? Si oui, cela signifie que vous avez fixé des objectifs raisonnables. Si ce n’est pas le cas, envisagez de réduire le nombre de tâches sur votre liste quotidienne afin de ne pas vous submerger. Cette révision régulière vous aidera à affiner votre approche et à augmenter votre productivité au fil du temps.

## Choisir les bons outils de gestion des tâches
La bonne nouvelle, c'est que vous n’avez pas à tout faire seul. Il existe de nombreux outils de gestion de tâches et logiciels de gestion de projet qui peuvent vous aider à organiser vos tâches. Ces outils offrent des modèles préconçus pour l'organisation des tâches, ce qui rend plus facile le suivi des progrès, la fixation des délais et l’assurance que les tâches sont terminées à temps.

Cherchez un outil de [gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/tasks) qui correspond à votre style de travail, quelque chose de flexible et facile à utiliser. Ces outils vous permettront d'attribuer des tâches, de définir des priorités, de gérer des échéances et de suivre les progrès en temps réel, aidant ainsi vous et votre équipe à rester sur la bonne voie.

## Conclusion : Prenez le contrôle de votre temps
En suivant ces quatre étapes – écrire vos tâches, prioriser, planifier et déléguer – vous trouverez plus facile de gérer votre charge de travail. Rester organisé vous permet d’éviter le stress inutile et de rester concentré sur vos objectifs. Qu'il s'agisse de gérer vos responsabilités quotidiennes ou de planifier des projets à long terme, utiliser les bons outils et techniques vous permettra de rester productif.

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Découvrez comment gérer les tâches du quotidien avec ces 4 étapes simples. Apprenez à organiser vos tâches, prioriser et déléguer votre charge de travail pour une meilleure productivité.

Cette image présente 4 étapes pour mieux gérer ses tâches au quotidien, illustrée par une check-list et un crayon sur fond orange

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Organisation : 4 étapes pour organiser vos tâches quotidiennes au travail

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

Cette image accompagne un article sur les méthodes pour limiter la durée des réunions d’entreprise, avec un visuel de chronomètre affichant 25 minutes

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Il arrive fréquemment que des réunions donnent l’impression d’avoir été productives… jusqu’à ce que plus personne ne se souvienne précisément des décisions prises. Les tâches sont alors dupliquées, les délais sont repoussés, et la personne censée assurer le suivi n’était pas celle attendue.

C’est précisément pour éviter ce type de situation que les procès-verbaux sont indispensables.

Loin d’être une formalité administrative, un procès-verbal bien rédigé permet de transformer les échanges oraux en actions concrètes. Il consigne de manière claire ce qui a été discuté, les décisions prises, les responsabilités attribuées ainsi que les échéances. Qu’il s’agisse d’une réunion de projet ou d’une séance d’un organe de gouvernance, le compte rendu constitue une trace écrite fiable, utile pour assurer la cohérence et l’engagement des participants.

Dans un cadre formel, notamment lors de séances de conseils ou de comités, ce document peut également revêtir une valeur légale ou financière. Mais même lors de réunions informelles, un compte rendu structuré garantit que les points essentiels ne soient pas oubliés une fois la réunion terminée.

Ce guide vous accompagne pas à pas dans ce processus : préparation à la prise de notes en temps réel, rédaction, structuration et diffusion des procès-verbaux avec clarté et rigueur. Vous y trouverez des exemples concrets, des conseils pour rester cohérent avec ou sans modèle, ainsi qu’une présentation des outils, comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features), qui facilitent l’ensemble de la démarche.

## Qu'est-ce qu'un compte rendu de réunion ?

Commençons par clarifier un point : un procès-verbal de réunion n’est pas une retranscription mot à mot. Il n’est pas nécessaire de noter chaque phrase prononcée. Il s’agit d’un résumé structuré et ciblé de ce qui compte réellement : les points clés abordés, les décisions prises et les actions à entreprendre.

En substance, le procès-verbal constitue la trace écrite de ce qui s’est passé et de ce qui a été convenu. Il permet aux équipes de rester alignées, d’éviter les redites, et de maintenir l’avancée des projets. Dans le cadre d’une direction ou d’un conseil d’administration, il garantit également la transparence et la traçabilité des décisions sur le long terme.

Dans les contextes formels, comme les séances d’un conseil d’administration, le compte rendu sert de document officiel encadrant la gouvernance de l’organisation. Il doit alors être précis, structuré et neutre. Suivre une procédure comme celle de *Robert’s Rules of Order* permet de garantir cohérence et équité, notamment lors de votes ou de prises de décision officielles.

Cela dit, même les réunions les plus informelles — stand-up quotidiens ou points d’équipe — bénéficient d’une prise de notes. Peu importe que vous les appeliez comptes rendus, procès-verbaux, résumés ou suivis, l’objectif reste le même : s’assurer que tous les participants repartent avec la même compréhension de ce qui a été dit… et de ce qui doit être fait.

Voici ce que l’on retrouve généralement dans un bon procès-verbal :

- La date, l’heure et le lieu de la réunion
- La liste des participants et des absents
- Une référence à [l’ordre du jour](https://wedo.com/fr/features/meetings)
- Un résumé des points abordés et des discussions
- Les décisions prises, votes ou résultats
- Les actions attribuées, avec les personnes responsables et les échéances
- L’heure de clôture de la réunion

Peu importe la forme ou le degré de formalisme, un bon procès-verbal garantit que rien ne soit oublié, notamment au moment de la prochaine réunion où l’on devra s’appuyer sur ce qui a été fait auparavant.

![Infographie intitulée « Comment rédiger et partager des comptes rendus de réunion efficaces » présentant trois étapes : avant la réunion (confirmer l’ordre du jour et désigner un secrétaire), pendant la réunion (noter les décisions et responsabilités), et après la réunion (mettre en forme, vérifier et partager le compte rendu).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_to_write_effective_meeting_minutes_fr_7cf8d18817.png)

## Avant la réunion : poser les bases

Un procès-verbal efficace ne commence pas au moment où la réunion débute. Il repose sur une bonne préparation.

Avant même que les participants ne s’installent ou se connectent, quelques actions simples permettent de faciliter la prise de notes, d’en améliorer la qualité et d’accélérer la rédaction, en particulier si vous êtes la personne en charge du compte rendu.

### Dresser un ordre du jour clair

L’ordre du jour agit comme une trame. Il précise les sujets abordés, dans quel ordre, et parfois qui en est responsable. Cela aide non seulement les participants à rester concentrés, mais offre aussi un cadre structuré au rédacteur du procès-verbal pour prendre des notes en temps réel. Chaque point de l’ordre du jour devient une section du compte rendu, rendant sa rédaction finale plus fluide.

Si aucun ordre du jour n’a été partagé en amont, demandez-le. Le cas échéant, élaborez une version simple en fonction de l’objectif de la réunion. Une liste à puces suffit souvent.

### Confirmer la date, l’heure et le lieu

Cela peut sembler évident, mais un procès-verbal sans ces éléments perd rapidement sa valeur. Qu’il s’agisse d’un point régulier ou d’une séance stratégique annuelle, veillez à consigner ces données avec exactitude. En cas de réunion à distance ou hybride, mentionnez également la plateforme utilisée (Zoom, Teams, etc.) dans les informations de lieu.

### Identifier les participants présents

Avant le début de la réunion, préparez la liste des personnes attendues et notez les absences éventuelles. Ces informations seront indispensables pour rédiger le procès-verbal par la suite, et il est bien plus facile de les relever en temps réel que d’essayer de les reconstituer après coup. Dans les réunions formelles, notamment les séances de conseils, cette précision est d’autant plus importante.

### Désigner un rédacteur du procès-verbal (et l’annoncer clairement)

Si c’est à vous qu’incombe la rédaction du procès-verbal, assurez-vous que votre rôle soit clair dès le départ. Si une autre personne en est responsable, vérifiez qu’elle est prête. Le rédacteur doit être en mesure d’écouter activement, de noter les éléments pertinents sans se laisser distraire et de rester objectif tout au long de la réunion.

Dans les environnements plus structurés — comme les conseils d’administration d’entreprises ou les comités de gouvernance d’associations —, la désignation officielle d’un secrétaire ou d’un rédacteur est une pratique courante, parfois même exigée par les statuts ou le règlement.

### Revoir les règles de procédure si nécessaire

Si la réunion suit les principes de la [Robert’s Rules of Order](https://robertsrules.com/), il peut être utile de réviser les notions de base : types de motions, formats, terminologie. Cela vous permettra de rédiger un procès-verbal qui reflète fidèlement le déroulement réel de la séance, et non uniquement ce qui a été dit. Même si ces règles ne sont pas systématiquement utilisées, les connaître vous aidera à gagner en précision et en assurance.

## Pendant la réunion : quoi noter et comment le faire

Une fois la réunion commencée, votre rôle de rédacteur du procès-verbal entre en jeu. L’objectif est de consigner les points clés, les discussions et les décisions qui reflètent fidèlement ce qui s’est passé, sans chercher à reproduire les propos exacts. Il s’agit de rester concentré, structuré et prêt à rédiger en temps réel.

### Se concentrer sur les faits, pas sur les échanges

Un bon procès-verbal résume l’essentiel :

- Les sujets abordés
- Les décisions prises
- Les actions à réaliser
- Les personnes responsables
- L’heure de clôture de la réunion

Évitez les échanges informels, les digressions ou les commentaires personnels. Le but est de produire un document clair, lisible et utile pour faire avancer les travaux, et non une retranscription intégrale.

### Suivre l’ordre du jour pour structurer ses notes

Utilisez l’ordre du jour comme fil conducteur. À chaque point abordé, créez une section dédiée dans vos notes. Même si la réunion s’écarte parfois du plan initial (ce qui arrive souvent), structurer vos notes selon les points prévus vous aidera à produire un compte rendu cohérent par la suite.

### Consigner clairement les décisions et les actions

Dès qu’une décision est prise, notez-la. Si une tâche est confiée, indiquez clairement à qui elle revient, ce qui est attendu et dans quel délai. Ces éléments sont au cœur de l’utilité du procès-verbal, car ils permettent de transformer les échanges en engagements concrets.

Exemples :

- « L’équipe a voté l’approbation du budget marketing du 3e trimestre. »
- « Lena rédigera la checklist d’onboarding d’ici au 5 juin. »
- « Le service informatique explorera de nouveaux outils de contrôle d’accès avant la prochaine réunion. »

Ce sont ces lignes que vos collègues rechercheront par la suite. Veillez à les rendre facilement identifiables.

### Noter précisément les motions, votes et éléments formels

Dans les réunions formelles ou celles qui suivent Robert’s Rules of Order, soyez particulièrement rigoureux. Reformulez les propositions telles qu’elles ont été énoncées, précisez qui les a formulées et appuyées, et indiquez le résultat du vote (adoption à l’unanimité, majorité, abstentions, etc.).

C’est à ce moment-là que le procès-verbal acquiert une valeur officielle, au-delà de sa simple fonction de synthèse.

### Rédiger sans tarder

Dans la mesure du possible, rédigez le procès-verbal au fur et à mesure ou juste après la réunion. Plus vous attendez, plus les détails risquent de s’estomper. Si la discussion est dense, utilisez des abréviations ou insérez des repères temporels pour revenir compléter vos notes à chaud.

Les plateformes collaboratives comme WEDO permettent également de structurer les notes en temps réel, d’attribuer les actions, de mentionner les interventions et de suivre l’évolution de la réunion sans en ralentir le rythme.

## Après la réunion : rédiger et structurer le procès-verbal

Une fois la réunion terminée, le véritable travail commence : transformer vos notes en un document clair, structuré et partageable. À ce stade, votre rôle évolue : vous passez de l’écoute à l’édition. L’objectif est de produire un procès-verbal utile, aussi bien pour les participants que pour les absents.

### Commencer par les informations de base

Tout procès-verbal doit débuter par les éléments essentiels :

- Date et heure de la réunion
- Type de réunion
- Liste des participants
- Référence à l’ordre du jour ou aux points principaux
- Nom du rédacteur du procès-verbal

Ces informations permettent de contextualiser le document et facilitent sa consultation ultérieure, notamment dans une logique de conformité, d’audit ou d’archivage.

### Rester clair, concis et neutre

Adoptez un ton professionnel, mais simple. Votre rôle est de documenter les faits, sans interprétation. Contentez-vous des points clés et des décisions. Évitez les détails superflus ou les commentaires personnels. Rédigez au passé, à la troisième personne, et conservez une structure uniforme.

Exemples :

✅ « Le conseil a approuvé la nouvelle politique financière. »

❌ « J’ai trouvé que la politique était bien pensée et tout le monde avait l’air d’accord. »

Laissez les faits parler d’eux-mêmes.

### Mettre en évidence les décisions et les actions

C’est ce que la plupart des lecteurs chercheront dans le document : ce qui a été discuté, ce qui a été décidé, et qui doit faire quoi. Utilisez une mise en forme claire (puces, encadrés ou autres) pour faire ressortir ces éléments. Plus le document est lisible, plus il est utile.

Vous pouvez choisir de regrouper les actions à la fin de chaque section ou de les rassembler dans un récapitulatif final à la fin du procès-verbal.

### Utiliser des modèles pour gagner du temps et rester cohérent

Même si votre organisation ne suit pas de format officiel, un modèle fiable permet d’accélérer la rédaction et d’en assurer la régularité. Il réduit le risque d’oubli, garantit l’inclusion des éléments essentiels et améliore la lisibilité.

Un bon modèle comporte généralement :

- Des en-têtes pour chaque point de l’ordre du jour
- Un espace dédié aux décisions ou aux votes
- Une section pour les actions et leurs échéances
- Une indication de l’heure de clôture de la réunion

Avec une plateforme numérique comme WEDO, vous pouvez créer des modèles réutilisables et structurer votre prise de notes en temps réel, sans repartir de zéro à chaque réunion.

### Vérifier l’exactitude avant diffusion

Avant d’envoyer le procès-verbal, prenez le temps de relire. Vérifiez les noms, les décisions, les dates. Si un vote a eu lieu, assurez-vous que les résultats sont exacts. Si une tâche a été attribuée, vérifiez qu’elle est bien associée à la bonne personne. Ces petits détails, s’ils sont négligés, peuvent provoquer des malentendus importants par la suite.

## Partager et archiver les procès-verbaux de manière appropriée

Une fois votre procès-verbal rédigé, ne le laissez pas dormir dans vos brouillons. Plus il est partagé rapidement, plus il est utile — surtout tant que les informations sont encore fraîches et que certaines actions sont urgentes.

![Infographie intitulée « Partagez et stockez correctement les comptes rendus de réunion » présentant les bonnes pratiques : utiliser un format lisible, faciliter l’accès, envoyer les procès-verbaux dans les 24 à 48 heures, partager avec les bonnes personnes et stocker en toute sécurité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sharing_and_storing_meeting_minutes_the_right_way_fr_52c3650539.png)

### Envoyer le procès-verbal rapidement après la réunion

L’idéal est de diffuser le procès-verbal dans les 24 heures, ou au plus tard sous 48 heures. Un envoi rapide permet de maintenir la dynamique, de renforcer la responsabilité de chacun et de corriger d’éventuelles erreurs ou incompréhensions sans tarder.

Si le document doit encore être validé ou complété (ce qui est fréquent dans les séances formelles), précisez-le au moment de l’envoi.

Exemple de message :

« Veuillez trouver en pièce jointe le projet de procès-verbal de la réunion du 10 mai. Merci de transmettre vos éventuelles remarques ou ajouts d’ici vendredi à 17h. »

### Faciliter l’accès et la lecture

Personne n’a envie de fouiller des fils d’e-mails pour retrouver la dernière version d’un compte rendu. Utilisez un objet d’e-mail explicite, un format connu (PDF, Google Doc, ou lien WEDO) et assurez-vous que le document soit bien structuré, notamment en ce qui concerne les décisions, les points clés et les actions assignées.

Avec un outil comme WEDO, vous pouvez rédiger le procès-verbal en temps réel et le publier directement dans un espace partagé. Les équipes peuvent ainsi le consulter, commenter et assurer le suivi immédiatement.

### Partager le compte rendu aux bonnes personnes

Les destinataires varient selon le type de réunion :

- Réunion d’équipe : uniquement les participants et les personnes concernées
- Suivi de projet : inclure les collaborateurs externes ou les responsables concernés
- Séance d’un conseil : transmettre à l’ensemble des membres du conseil, à la direction, au service juridique (le cas échéant) et aux personnes chargées des suivis

Vérifiez les règles internes : il est parfois nécessaire de faire valider le procès-verbal avant de le diffuser plus largement.

### Archiver dans un espace sécurisé (et consultable)

Une fois partagé, le procès-verbal devient une pièce officielle du capital de connaissances de votre organisation. Traitez-le comme tel : archivez-le de manière organisée, avec gestion des versions et sauvegarde.

Les systèmes cloud, comme WEDO, permettent de classer, rechercher et lier les procès-verbaux à des projets ou réunions spécifiques. Cette traçabilité est précieuse pour revenir sur des décisions passées ou éclaircir un point en cas de désaccord.

## Comment WEDO vous aide à rédiger et diffuser de meilleurs procès-verbaux

Rédiger et partager des procès-verbaux efficaces ne doit pas être compliqué. Avec une bonne structure et les bons outils, cela devient une partie fluide et naturelle du travail d’équipe.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) est conçu pour simplifier ce processus de bout en bout. Plus besoin d’alterner entre e-mails, documents épars et post-it : vous planifiez la réunion avec un ordre du jour partagé, attribuez les rôles à l’avance et prenez des notes en temps réel, directement là où se déroule la discussion.

À la fin de la réunion, vos notes sont déjà structurées et prêtes à être diffusées. Vous publiez un compte rendu clair et lisible, informez les bonnes personnes et assurez le suivi des actions, le tout depuis une seule et même plateforme. Et comme tout est stocké de manière sécurisée et consultable par sujet, projet ou participant, vous n’aurez plus jamais à fouiller dans d’anciens fichiers ou fils de discussion pour savoir ce qui a été décidé.

Que vous rédigiez le compte rendu d’un point d’équipe informel ou d’une séance de conseil formelle, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à rester cohérent, conforme et bien organisé. [Essayez-le gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) lors de votre prochaine réunion et constatez à quel point il est simple de transformer les échanges en décisions, et les décisions en actions.

Apprenez à rédiger et diffuser des comptes rendus de réunion efficaces, de la prise de notes en temps réel à la diffusion finale, à l’aide de conseils, de modèles et d’outils proposés par WEDO.

« Le guide complet pour la rédaction d’un compte rendu de réunion efficace ». Fond violet avec une icône bleue représentant un ordinateur et un document.

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Le guide complet pour la rédaction d'un compte rendu de réunion efficace

Vous avez terminé la réunion avec cinq minutes d’avance. L’équipe acquiesce, quelques personnes se portent volontaires pour la suite, et on a le sentiment d’avoir utilisé ce temps efficacement.

Mais une semaine plus tard, plus personne ne sait vraiment qui devait faire quoi.

Ça vous parle ?

C’est le coût caché des réunions qui ne mènent pas à l’action. On passe en revue l’ordre du jour, les idées fusent… mais au moment de concrétiser, tout se perd. Les tâches ne sont pas attribuées, les échéances restent floues, et les décisions importantes se diluent dans des notes éparses.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) est conçu pour éviter cela. Il relie directement l’ordre du jour de réunion à une liste de tâches active et traçable — ainsi, vous ne vous contentez pas de parler de ce qu’il faut faire : vous le faites avancer.

Dans cet article, nous vous montrons comment WEDO transforme la collaboration en temps réel en résultats concrets, en aidant les équipes à limiter les pertes de temps et à donner de l’impact à chaque réunion.

![Schéma en six étapes montrant comment les réunions se transforment en tâches avec WEDO. Étapes : point de l’ordre du jour discuté, décision prise, tâche créée pendant la réunion, propriétaire désigné et date d’échéance fixée, tâche visible dans la liste des tâches partagées de l’équipe, suivi en temps réel via liste, Kanban ou vue Gantt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_agenda_to_action_how_meetings_turn_into_tasks_with_wedo_fr_899a1694a7.png)

## **La perte de lien : quand les réunions ne débouchent pas sur de l’action**

La plupart des équipes ne manquent pas de réunions — elles manquent de suivi.

Vous pouvez avoir une excellente discussion, un ordre du jour bien structuré et toutes les bonnes personnes autour de la table. Mais si personne ne note les prochaines étapes, ou si les détails restent dans un carnet ou un document oublié, ce n’est qu’une question de temps avant que l’élan ne retombe.

C’est souvent là que tout se complique :

- Les points de l’ordre du jour sont discutés, mais ne sont reliés à aucune tâche ni aucun résultat concret
- Des décisions sont prises, mais personne n’en est officiellement responsable
- Des notes sont prises, mais elles sont dispersées ou difficiles à retrouver
- Une semaine plus tard, chacun essaie de se souvenir de ce qui a été dit, qui s’est porté volontaire, et quand cela devait être fait

Et quand cela se produit, les réunions finissent par sembler inutiles — non pas parce que leur contenu n’était pas pertinent, mais parce que cette valeur n’a jamais dépassé le cadre de la réunion.

Résultat ? Les équipes passent plus de temps à clarifier et à revenir en arrière qu’à exécuter réellement. Les tâches sont oubliées, les priorités se diluent, et les mêmes discussions reviennent en boucle.

Si vos notes, comptes-rendus et actions ne sont pas connectés au véritable flux de travail de l’équipe, alors vous ne gérez pas vos réunions — vous vous contentez de les tenir.

## **À quoi ressemble un processus de réunion efficace**

Une réunion efficace ne se termine pas quand l’appel se termine — elle se prolonge dans le travail qui suit.

Tout commence par un ordre du jour clair, qui offre à chacun le contexte et la structure nécessaires avant même le début de la discussion. Chaque point de l’ordre du jour a un objectif précis : prendre une décision, résoudre un problème, attribuer une tâche ou clarifier une priorité. Ainsi, personne ne vient juste pour écouter un simple tour de table.

Pendant la réunion, l’objectif passe de la discussion à l’action. Les idées sont capturées, les blocages identifiés, et les décisions documentées. Les points clés sont notés tant qu’ils sont encore frais, et les responsabilités sont clarifiées avant la fin, afin qu’il n’y ait aucune ambiguïté sur qui fait quoi.

Après la réunion, ces tâches ne disparaissent pas dans la nature. Elles sont suivies, visibles et accessibles à toutes les personnes concernées. Chaque membre de l’équipe sait [ce qu’il doit prioriser](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement). Les responsables de projet peuvent vérifier l’avancement sans devoir relancer par e-mail. Et lors de la réunion suivante, il est clair de voir ce qui a avancé — et ce qui mérite encore de l’attention.

Ce type de fonctionnement transforme une réunion en un vrai levier de progression, pas en une discussion de plus. Et c’est exactement ce que WEDO permet de mettre en place, simplement.

## **Comment WEDO relie les réunions aux tâches en temps réel**

![Comparaison entre un flux fragmenté et un flux connecté. À gauche : « Sans WEDO » – agenda par email, tâches créées manuellement, suivi dispersé. À droite : « Avec WEDO » – agenda partagé, notes et tâches en direct, suivi automatique et responsabilités claires.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/one_tool_for_meetings_and_tasks_no_more_gaps_fr_1f7556e39e.png)

Avec la plupart des outils de réunion, on en ressort avec l’impression floue que quelqu’un devrait faire quelque chose.

Avec [WEDO](https://wedo.com/fr/features), on repart en sachant exactement ce qui va se passer — car le travail est déjà en cours.

L’espace de réunion de WEDO est conçu pour l’action. Chaque point de l’ordre du jour devient un conteneur dynamique regroupant discussions, décisions et résultats. Au fil de la réunion, vous pouvez saisir les actions à réaliser, attribuer des responsables, définir des échéances et ajouter des fichiers ou commentaires — le tout en temps réel, sans changer d’outil.

Il n’est plus nécessaire de créer les tâches après coup : elles sont créées pendant la réunion, visibles par tous au moment où elles sont attribuées. Et comme chaque tâche reste liée au point précis de l’ordre du jour ou à la décision qui l’a générée, plus besoin de fouiller dans les emails ou les notes pour se rappeler du « pourquoi ».

À la fin de la réunion, les tâches sont déjà là où elles doivent être : dans la liste partagée de l’équipe, documentées et prêtes à être suivies. Pas de doublons, pas de transferts manuels, pas d’ambiguïté.

Cette intégration en temps réel fait des [réunions dans WEDO](https://wedo.com/fr/features/meetings) bien plus que de simples échanges : ce sont des points de départ vers l’exécution.

Et pour des équipes distribuées, cela fait toute la différence entre rester aligné… ou prendre du retard.

## **Une seule plateforme pour gérer réunions et tâches**

La plupart des équipes s’appuient sur une myriade d’outils pour organiser leurs réunions et suivre les tâches : un outil pour le calendrier, un autre pour l’ordre du jour, un système séparé pour [la gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe), et parfois quelques documents partagés pour les notes.

Ça fonctionne… mais difficilement.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) remplace cette complexité par une expérience unifiée.

Vous pouvez créer et partager l’ordre du jour, animer la réunion, rédiger les notes et les actions à suivre. Les décisions se transforment naturellement en tâches traçables, sans avoir besoin d’outils supplémentaires. Tout est synchronisé en temps réel, et chaque membre de l’équipe accède aux mêmes informations — qu’il soit dans la salle, à distance, ou qu’il consulte la réunion plus tard.

Fini les mises à jour éparpillées et les relances par e-mail : votre équipe dispose d’un espace centralisé pour revoir ce qui a été dit, ce qui a été décidé, et ce qu’il faut faire ensuite. Tous les contenus et résultats de réunion sont réunis au même endroit, pour ne rien perdre en chemin.

WEDO s’adapte aussi bien aux points d’équipe quotidiens qu’aux conseils d’administration formels. Quelle que soit la configuration, il aide les équipes à rester organisées et responsables, sans devoir changer sans cesse de contexte.

En combinant la gestion des réunions et le suivi des tâches dans une seule plateforme, WEDO vous fait gagner en clarté — et en temps — face aux systèmes fragmentés.

## **Gagnez du temps et renforcez l’engagement de l’équipe**

C’est souvent au moment du suivi que les réunions échouent. Même lorsque les tâches sont notées, les équipes peinent à suivre l’avancement ou à comprendre ce qui bloque.

WEDO est conçu pour simplifier cette étape, en offrant des solutions concrètes pour garder le cap bien après la réunion.

Le travail ne se présente pas de la même manière dans toutes les équipes. Certains projets avancent rapidement et nécessitent un suivi visuel. D’autres reposent sur des dépendances complexes à planifier sur plusieurs semaines ou mois.

WEDO s’adapte à toutes ces situations : les équipes peuvent organiser leurs tâches sous différentes formes — une liste claire, un tableau Kanban pour une visibilité immédiate, ou un [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/blog/gerer-vos-projets-efficacement-avec-le-diagramme-de-gantt-de-wedo) pour visualiser les priorités dans le temps.

Chaque vue est collaborative et toujours à jour, ce qui permet à tout le monde de rester aligné au fil de l’évolution du travail. Inutile de changer d’outil ou d’exporter des données : tout reste centralisé et accessible à ceux qui en ont besoin.

Pour les processus qui se répètent dans le temps ou entre équipes, WEDO propose des [modèles de checklists personnalisables](https://wedo.com/fr/features/tasks). Les équipes peuvent enregistrer leurs workflows les plus efficaces, puis les relancer en quelques clics. Que ce soit pour préparer un bilan trimestriel, organiser une réunion de direction récurrente ou intégrer un nouveau collaborateur, les modèles assurent une cohérence et évitent les erreurs liées aux démarrages à zéro.

WEDO maintient une exécution visible et structurée, même une fois la réunion terminée. Les membres de l’équipe peuvent se concentrer sur leurs priorités sans devoir constamment se relancer, tandis que les chefs de projet gardent une vue claire de l’avancement des tâches et des échéances.

En reliant l’ordre du jour à l’action, WEDO aide les équipes à rester responsables — sans alourdir leur charge de travail.

## **Conclusion**

Les réunions sont l’un des moyens les plus puissants pour aligner une équipe — à condition qu’elles débouchent sur de l’action.

Sans système clair pour saisir les tâches, attribuer les responsabilités et faire avancer le travail, même les discussions les plus productives finissent en notes oubliées.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) relie toutes les étapes du processus de réunion, de la préparation de l’ordre du jour au suivi des actions réalisées.

Les tâches ne sont ni éparpillées, ni retardées, ni oubliées : elles sont créées en temps réel, assignées avec contexte, et visibles par tous ceux qui en ont besoin.

Plutôt que de gérer les réunions dans un outil et les tâches dans un autre, votre équipe travaille sur une seule et même plateforme — qui clarifie les priorités, rend les responsabilités visibles et maintient les projets sur les rails, que vous organisiez un point quotidien ou une réunion de direction formelle.

Si votre équipe est prête à transformer ses réunions en véritable élan, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) est là pour vous y aider. [**Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui**](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez à quel point il est simple de passer de l’ordre du jour à l’action, sans rien laisser de côté.

Découvrez comment organiser des réunions plus efficaces avec WEDO en transformant les points de l’ordre du jour en tâches, en définissant des échéances et en faisant avancer le travail en temps réel.

Fond rouge avec le texte « Comment WEDO relie vos réunions aux tâches » et une icône bleue représentant un engrenage avec une silhouette reliée à une liste de cases cochées.

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De l’ordre du jour à l’action : comment WEDO relie vos réunions aux tâches

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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