## La gestion des droits dans les réunions

Afin de rendre encore plus flexible les droits d'accès aux réunions, nous avons ajouté une option vous permettant de choisir les points spécifiques auxquels un participant peut accéder. Voici les différents droits d’accès disponibles :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_droits_dacces_2_1024x715_488919b57e.png)

### Gérer les droits pour chaque point

Lorsque vous sélectionnez l’option violette pour gérer les droits de façon spécifique, vous devez définir les droits d’accès du participant pour chaque point. 

Dans cet exemple, _Cécile Mayor,_ responsable qualité_,_ peut accéder à la plupart des points en lecture seule et éditer les points 3 et 5\. Cependant, elle ne verra pas les points _Finances_ et _Ressources Humaines_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_3_gest1_1024x575_683ccc9ce0.png)

### Gérer les droits en fonction des étapes

Choisissez également les droits en fonction des étapes de la réunion ! Par défaut, les participants possédant le droit d’édition (icône verte) peuvent modifier les points à chaque étape. Exemple : _Christiane Pittet_ pourra modifier le contenu de la réunion peu importe l’étape à laquelle celle-ci se trouve : 

1. Ordre du jour en préparation
2. Ordre du jour validé
3. Compte rendu en rédaction
4. Compte rendu en relecture

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_4_gestion_des_droits_par_etape_1024x575_e231624190.png)

Toutefois, si vous souhaitez que _Christiane_ ne puisse pas modifier l’ordre du jour validé, vous pouvez modifier les droits selon l’étape. Ainsi, les participants auront uniquement un droit de lecture une fois l’ordre de jour validé.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_5_gestion_des_droits_par_etape_1024x575_906a13b44a.png)

Pour les participants qui ont un accès en lecture seule, vous pouvez faire en sorte qu’ils ne voient pas l’ordre du jour à certaines étapes. Cela peut s’avérer utile si vous souhaitez que les étapes en brouillon (1 et 4) ne puissent pas être consultées par les autres participants. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_6_gestion_des_droits_par_etape_1024x575_ed356b36db.png)

## Terminer des tâches

Terminez désormais vos tâches en un seul clic grâce aux cases à cocher qui les précédent ! Notez que vous pouvez toujours prioriser vos tâches : l’option pour définir une priorité a simplement été déplacée en fin de ligne. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_7_terminer_des_taches_1024x575_ea695332f7.png)

La gestion des droits dans les réunions a été révisée afin de vous permettre de choisir précisément qui peut voir et modifier les points de l’ordre du jour. Autre nouveauté : avec la version 40 de WEDO, terminez vos tâches en un seul clic !

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Révision de la gestion des droits dans les réunions

## Changements terminologiques

Nous avons été amenés à adapter notre terminologie. Ainsi, les **Paragraphes** vous permettent d’ajouter une zone de texte visible pour tous les participants d'une réunion. Les **Notes**, distinguables grâce à un fond jaune, ne sont visibles que pour l’utilisateur qui les ajoute. 

## Notes privées

Dès maintenant, il est possible d’ajouter des notes privées dans les points de votre ordre du jour. Vous pourrez ainsi préparer vos interventions en prévision de la réunion à venir ou encore annoter les points en temps réel lors de la rédaction du compte rendu.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_1_notes_privees_1024x575_a6cdb0cb62.png)

## Conversion d’éléments

Votre note privée doit être visible pour l’ensemble des participants ? Convertissez-là en un clic ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_2_convertir_note_en_paragraphe_1024x575_a92c2a02b7.png)

Afin de gagner un temps précieux dans votre travail de mise en page, vous pouvez également convertir la plupart des éléments :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_3_conversion_d_elements_1_1024x329_220931708f.png)

 Notez qu’il n’est pas possible de convertir une Tâche en un autre élément. 

## Ordre des éléments

Il est possible de choisir la disposition de tous les éléments de la réunion. Glissez-déposez un élément pour l’ordonner !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_4_ordre_de_elements_1024x575_124c4c92c0.png)

## Option « Tableau des participants »

Vous souhaitez avoir une liste avec les coordonnées complètes des participants à la réunion ? Il existe une option « Tableau des participants » accessible via les paramètres d’une réunion. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_5_parametres_dune_reunion_1024x575_6ea65fc9df.png)

Le tableau complet s’affiche lors des étapes 2, 4 et 5\. Les coordonnées sont reprises en fonction des informations du profil de chaque utilisateur.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_6_tableau_des_participants_1024x575_ac91837cea.png)

Lors des étapes d’édition, ordre du jour en préparation et compte rendu en rédaction, vous pouvez modifier manuellement les coordonnées d’un participant. Ainsi, il est possible de changer la fonction d’une personne pour une réunion spécifique. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_7_editer_un_participant_1024x575_ce2682d04e.png)

## Lien tâche-réunion

Les tâches créées en réunion comportent un lien dans leur volet de détails permettant d’accéder facilement au point à l’ordre du jour concerné. Ceci vous permettra de visualiser la tâche dans son contexte de création. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_8_lien_tache_reunion_1024x575_19c86d6606.png)

## Ergonomie générale

### Utilisez le nouveau bouton + pour créer facilement du contenu

Vous pouvez créer vos **Espaces de travail**, **Modèles de checklists**, **Équipes** et **Utilisateurs** à partir d’un bouton unique intégré dans l’en-tête !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_9_bouton_plus_1024x575_be06c4f954.png)

### Profitez des raccourcis du menu principal

Trois boutons ont été ajoutés dans le menu afin de vous permettre d’accéder facilement aux **Espaces de travail** et **Modèles de checklists** auxquels vous avez accès ainsi qu’à la page **Utilisateurs.** 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_10_raccourcis_menu_principal_1024x575_983d87326b.png)

Pour gagner en simplicité, le design du menu principal a été remanié et présente une nouvelle palette de couleurs. 

Les notes privées permettent de préparer de manière confidentielle vos interventions lors de réunion. Cette mise à jour met en lumière le nouveau design de la plateforme et propose bon nombre de fonctionnalités à découvrir à travers cet article. 

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Ajoutez des notes privées dans vos réunions

## 1 - Choisir la densité lors de l'export d'un compte rendu

Plus de flexibilité dans la mise en page de vos comptes rendus ! Choisissez dès maintenant la densité du document exporté. Trois densités vous sont proposées lors de la configuration : compacte, normale ou large. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_1_choisir_la_densite_1024x575_dff2e5545b.png)

## 2 - Attribuer un logo à une équipe ou un espace de travail 

Jusqu’à aujourd’hui, le logo de votre organisation choisi via les paramètres de réseau se reportait dans l’en-tête de tous les documents exportés depuis WEDO. Afin que vous puissiez personnaliser vos exports – listes de tâches ou comptes rendus de réunions – vous pouvez désormais : attribuer un logo à une équipe et/ou attribuer un logo à un espace de travail. 

Le choix du logo se fait à partir des paramètres. Veuillez consulter les deux articles suivants pour découvrir la fonctionnalité en détails :

[Paramètres d'une équipe](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284167-parametres-d-une-equipe)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_2_prametres_equipe_logo_1024x575_738ea1db00.png)

[Paramètres d’un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2576110-parametres-d-un-espace-de-travail) 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_3_prametres_espace_logo_1024x575_0929b05e02.png)

## 3 - Dupliquer un espace de travail

Grâce à cette mise à jour, vous pouvez désormais [dupliquer un espace de travail](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284132-dupliquer-un-espace-de-travail). La duplication permet de créer un nouvel espace et de reprendre toutes les tâches et le contenu de leurs volets de détails. Les tâches terminées sont également remises en cours.

### Quels sont les avantages de cette fonctionnalité ?

Lors de la mise en place du réseau, vous gagnerez un temps précieux en dupliquant les espaces de travail qui comportent une structure similaire. Il ne sera pas nécessaire de les paramétrer manuellement un à un ! 

Autre cas d’utilisation : dans votre réseau bon nombre d’espaces de travail représentent des projets. Dupliquez un espace de travail pour planifier un nouveau projet sur la base d’un précédent.

Dans l’exemple ci-dessous, l’espace de travail _Rénovation bâtiment A_ est dupliqué en vue de la mise en place d’un nouveau projet analogue. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_4_dupliquer_un_espace_de_travail_1024x575_75d7006620.png)

## 4 - Dupliquer un modèle de checklists

Vous pouvez également [dupliquer un modèle de checklists](https://help.wedo.swiss/fr/articles/3284149-dupliquer-un-modele-de-checklists). La duplication permet de créer un nouveau modèle et de reprendre toutes les tâches et le contenu de leurs volets de détails. Les tâches terminées sont également remises en cours.

### Quel est l’avantage majeur de cette fonctionnalité ?

Dans votre organisation, vous devez gérer des procédures qui ont une structure et un contenu similaires. Dupliquez un modèle de checklists afin de gagner du temps et liez ensuite les duplicatas aux équipes concernées par la procédure !

Dans l’exemple ci-dessous, le modèle _Accueil collaborateur_ est dupliqué afin d’être lié à l’équipe _Administration_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_5_dupliquer_un_modele_de_checklists_1024x575_16101c1580.png)

## 5 - Déléguer une tâche en utilisant les initiales d'un utilisateur

Pour déléguer une tâche à un collègue, vous n’avez qu’à saisir ses initiales dans le champ prévu. 

Le procédé est le même pour tous les endroits qui comportent un champ visant à rechercher un utilisateur : il vous suffit d’inscrire les initiales de la personne concernée pour la retrouver rapidement !

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_08_6_recherche_utilisateur_par_initiales_1024x575_0b243fbce9.png)

## 6 - Recherche instantanée

L’indexation de la recherche est désormais instantanée ! Par exemple, si vous créez une tâche, celle-ci est directement accessible via l’outil de recherche. Il en va de même pour la recherche à travers les réunions, le décisions ou encore les fichiers. Au niveau des résultats de la recherche, WEDO vous indique le nombre d’occurrences trouvées.

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De multiples nouvelles fonctionnalités pour la version 38 de WEDO : modifiez la densité des documents exportés, attribuez un logo à vos équipes et espaces de travail, dupliquez vos espaces et modèles de checklists et profitez des améliorations apportées à l’outil de recherche. 

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WEDO V38 : 6 améliorations à découvrir

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

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## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

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Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

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Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

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Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

Quatre personnes en réunion autour d’une table exécutive, écoutant attentivement et prenant des notes, avec le texte « La préparation et le suivi d’un Comité de direction » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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La préparation et le suivi d’un Comité de direction

23 mai 2019 : le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, proposait à ses lecteurs de s’intéresser à WEDO. L’auteure, Sophie Marenne, y décrit les caractéristiques de notre outil collaboratif et souligne l’un de ses objectifs majeurs : établir un lien direct entre les réunions et les tâches qui en découlent. Elle parle également de l’implémentation de la solution dans bon nombre d’entreprises romandes de toutes tailles et rattachées à différents secteurs d’activités.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur notre solution et découvrir les témoignages des deux co-fondateurs de WEDO interviewés pour l’occasion ? Lisez l’article dans son ensemble ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Lire l'article](https://bit.ly/2K0vdls)

Le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, consacre un article à WEDO. 

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WEDO dope l’efficacité des réunions


Les réunions jouent un rôle clé dans le fonctionnement de toute organisation, mais les rendre efficaces n'est pas toujours simple. Les discussions peuvent facilement s'éparpiller, les décisions importantes peuvent ne pas être correctement documentées, et les participants peuvent manquer d'informations cruciales. Cela peut entraîner des retards dans les projets, des malentendus ou encore des tâches oubliées.

Pour remédier à cela, l'envoi de compte rendu de réunion est essentiel. Grâce à la nouvelle mise à jour de [WEDO](https://wedo.com/fr), ces tâches administratives sont désormais simplifiées au maximum. L’envoi par email de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que du compte rendu de réunion, devient un processus fluide et rapide. Il garantit que les informations importantes atteignent les participants en temps opportun.

Les participants peuvent accéder aux informations cruciales au bon moment, avant, pendant et après la réunion. Cela aide chacun à se préparer efficacement. Cela permet d'assigner des tâches de manière claire. Surtout, cela évite que des informations importantes soient oubliées. Cette mise à jour est conçue pour vous permettre de vous concentrer sur les points essentiels à traiter, tout en améliorant la communication avec vos équipes avant, pendant et après la réunion.

### Pourquoi envoyer votre ordre du jour et compte rendu de réunion par mail est essentiel à l'efficacité de vos réunions

Les réunions efficaces ne commencent pas au moment où tout le monde est autour de la table, ni même lorsqu’elles débutent via un appel en visioconférence. L'efficacité d'une réunion commence bien avant, avec une préparation minutieuse des participants. Cette préparation passe inévitablement par l'envoi d'un agenda structuré et détaillé.

Un agenda bien préparé aide les participants à connaître les points à l'ordre du jour à l’avance, leur permettant d'arriver prêts à discuter des sujets pertinents. Cela permet également de réduire les pertes de temps, car les participants ne passent pas la première partie de la réunion à se mettre au diapason.

Lorsque l'agenda est envoyé par email avant la réunion, les participants peuvent poser des questions, proposer des modifications, ou signaler des points supplémentaires à aborder. Cette étape permet d'optimiser les discussions en s'assurant que les points à l'ordre du jour reflètent bien les préoccupations et objectifs de tous les participants.

Ensuite, après la réunion, l'envoi du compte rendu de réunion par mail est tout aussi important. Un compte rendu efficace permet de s'assurer que toutes les décisions prises et les actions assignées sont clairement documentées. Cela permet également d'éviter les malentendus et les oublis.

En ayant une trace écrite des discussions, les équipes peuvent suivre les tâches et les actions définies avec clarté. Il devient plus facile de suivre la progression des projets, de faire le lien entre les réunions passées et futures, et de garantir une continuité dans les prises de décisions.

### Nouvelles fonctionnalités : Un guide complet pour envoyer l'ordre du jour et le compte rendu de réunion par mail
Dans cette mise à jour, WEDO a rendu l’envoi du compte rendu de réunion et de l'ordre du jour par email simple et intuitif. Vous trouverez ci-dessous un guide complet pour utiliser au mieux ces fonctionnalités, depuis la préparation de l'agenda jusqu’à la finalisation des comptes rendus après la réunion.

#### Étape 1 : Préparer et envoyer l’ordre du jour de la réunion
Une fois que la réunion a été programmée, vous pouvez préparer et envoyer l’agenda à tous les participants en seulement quelques clics. L’agenda est un élément fondamental pour garantir que la réunion soit productive. Il doit inclure les points à l'ordre du jour, les objectifs, la date et l’heure de la réunion, ainsi que toutes les informations nécessaires pour une bonne préparation.

Voici comment préparer et envoyer l’agenda par email :

- Accéder aux modèles d'email : Depuis l’interface WEDO, vous pouvez cliquer sur l’icône en forme d’**enveloppe** située en haut à droite de l’écran. Cela vous donne accès aux modèles d’email disponibles pour chaque étape de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_2_81b9c299d3.png)

- Choisir les destinataires : Une fenêtre s’ouvre où vous pouvez **choisir les destinataires de l’email**. Par défaut, les participants à la réunion sont déjà sélectionnés, mais vous avez la possibilité d’ajouter ou de retirer des destinataires si nécessaire.

- Envoyer l'ordre du jour : Une fois l’objet et le corps du message rédigés, vous pouvez cliquer sur "Envoyer par email". Les destinataires recevront un email les invitant à consulter l’ordre du jour directement dans WEDO et à se préparer en conséquence.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide2_bebfc8763e.png)

En envoyant l’agenda à l’avance, les participants peuvent réviser les points à l'ordre du jour, poser des questions, ou proposer des ajustements. Cela favorise une participation active et une discussion plus structurée pendant la réunion.

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#### Étape 2 : Valider et envoyer l’agenda final avant la réunion
Une fois l'agenda préparé et envoyé, il est important de le finaliser et de le valider. Cette étape agit comme un rappel officiel pour que tous les participants se préparent activement pour la réunion. Cela assure également que tous les commentaires ou questions soulevés à l’avance ont été pris en compte.

L’envoi de l’agenda final est une étape critique pour s’assurer que chaque participant est prêt à contribuer de manière efficace. Ce rappel encourage les participants à bien lire les points à l'ordre du jour, à réfléchir à leurs contributions, et à préparer des questions ou des propositions pertinentes avant la prochaine réunion.

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#### Étape 3 : Envoyer le compte rendu de réunion en temps réel
La [nouvelle fonctionnalité](https://wedo.com/features/meetings) de compte rendu en temps réel de WEDO est un atout majeur pour améliorer la qualité des réunions. Pendant que la réunion se déroule, les participants peuvent suivre en direct les discussions, les décisions prises et les tâches assignées. Cela permet de garder tout le monde aligné et de s’assurer que rien n’est oublié ou mal interprété.

Cette fonctionnalité élimine l’attente souvent longue pour recevoir le compte rendu de réunion après la fin de celle-ci. Le facilitateur ou le secrétaire peut mettre à jour le document en direct, assurant ainsi que chaque détail est capturé correctement. Les décisions prises sont immédiatement visibles par tous les participants, ce qui favorise une prise de décision plus rapide et une meilleure répartition des responsabilités.

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#### Étape 4 : Réviser le compte rendu de réunion après la réunion
Une fois la réunion terminée, les comptes rendus passent en mode révision. Cette étape permet à tous les participants d’avoir accès à une trace écrite des discussions et de proposer des corrections ou ajustements avant la finalisation du document. Il est important que le compte rendu de réunion reflète fidèlement les décisions prises et les actions convenues.

WEDO envoie automatiquement un email de rappel aux participants pour les inviter à consulter et à commenter le compte rendu de réunion. Cela permet d'éviter que des détails importants ne soient négligés. C’est aussi un excellent moyen d’assurer que chacun soit impliqué dans la révision des informations clés.

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#### Étape 5 : Finaliser et envoyer le compte rendu de réunion
Une fois la période de révision terminée, le compte rendu de réunion est finalisé et verrouillé. WEDO envoie alors un email pour notifier tous les participants que le document final est disponible pour consultation. Cette dernière étape assure qu'il existe une trace écrite définitive de la réunion, que chacun peut consulter à tout moment pour se référer aux tâches assignées et aux décisions prises.

Cette étape est essentielle pour garantir la responsabilité et le suivi des actions après la réunion. Les participants peuvent utiliser ce compte rendu efficace comme un guide pour préparer la prochaine réunion, en se basant sur les discussions et les tâches définies lors de la réunion précédente.

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### Copier les thématiques d’une réunion à une autre : Une fonctionnalité pratique pour des réunions récurrentes
WEDO propose également une fonctionnalité pratique qui permet de copier des points à l'ordre du jour d'une réunion à une autre. Cela est particulièrement utile pour les projets à long terme ou les réunions récurrentes, comme les réunions de suivi de projets ou les réunions de conseil.

Plutôt que de recréer manuellement les mêmes thématiques à chaque nouvelle réunion, cette fonctionnalité permet de transférer les décisions, commentaires, tâches et fichiers attachés d’une réunion précédente à la nouvelle. Cela permet d’assurer une continuité dans les discussions et de gagner un temps précieux dans la préparation de la prochaine réunion.

Pour utiliser cette fonction :
- Sélectionnez l'élément que vous souhaitez copier et cliquez sur les **trois points verticaux** (1).
- Choisissez **Copier vers...** (2) dans le menu déroulant.

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- Dans la fenêtre qui apparaît, définissez la réunion dans laquelle l'élément doit être copié. Vous pouvez également choisir l'espace de travail et l'emplacement de la thématique dans l'ordre du jour de la réunion (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide9_945d57297a.png)

- Cliquez finalement sur **Copier** (4). 

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Grâce à ce nouvel outil, vous pouvez facilement reporter les décisions prises ou les points importants d'une réunion à l'autre, ce qui permet d'assurer la continuité des discussions et d'éviter les reprises redondantes.

### Les avantages pratiques de la mise à jour WEDO
Les nouvelles fonctionnalités de WEDO améliorent non seulement l’efficacité des réunions, mais elles visent également à optimiser l’ensemble du processus de gestion des réunions. Voici quelques avantages concrets :

**Meilleure préparation :** En envoyant un ordre du jour détaillé à l’avance, vous permettez à vos équipes de se préparer efficacement. Cela garantit que chaque participant connaît les points à l'ordre du jour et peut contribuer de manière réfléchie à la réunion.

**Efficacité accrue :** Grâce à la fonctionnalité de compte rendu en temps réel, les participants peuvent suivre les discussions au fur et à mesure et être immédiatement informés des décisions et des actions à prendre. Cela réduit les malentendus et les retards dans la mise en œuvre des tâches assignées.

**Suivi des actions :** Avec un compte rendu efficace finalisé et disponible en ligne, toutes les décisions et tâches sont suivies avec précision. Cela garantit une meilleure transparence et une responsabilisation accrue des membres de l'équipe, ce qui contribue à la réussite des projets.

## Conclusion
La nouvelle mise à jour de WEDO simplifie la gestion des réunions, de l’envoi des ordres du jour et des comptes rendus à la fin des réunions. Grâce à l’envoi de comptes rendus par email et à la possibilité de suivre les décisions en temps réel, WEDO améliore non seulement l’efficacité des réunions, mais aussi la gestion continue des projets.

En intégrant ces outils dans vos processus de travail, vous assurerez une meilleure communication, réduirez les malentendus et augmenterez la productivité globale de vos équipes. Utilisez dès aujourd'hui les dernières fonctionnalités de WEDO pour améliorer chaque aspect de vos réunions et préparer au mieux votre prochaine réunion.

Vous avez désormais la possibilité d’envoyer votre ordre du jour et votre compte rendu de réunion par email afin d’inviter les participants à en prendre connaissance. Découvrez la fonctionnalité à travers cet article.

Capture d'écran de l'interface de réunion de WEDO, plus précisément sur la fenêtre de sélection des destinataires pour l'envoi compte rendu réunion

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Envoi de l’ordre du jour et du compte rendu de votre réunion par email

## Gérer les réunions d'entreprise à l'aide de solutions digitales 

Le 27 mars dernier, le journal _HR Today_, média suisse de référence dans le domaine de la gestion des ressources humaines, consacrait un article à la thématique bien actuelle de la réunionite aiguë. La "maladie" de la réunion, caractérisée ironiquement par ce néologisme, est un mal dont souffre bon nombre d’entreprises. De nos jours, il existe heureusement des remèdes technologiques pour solutionner ce véritable fléau qui peut coûter beaucoup de temps, d’énergie et d’argent. 

Présentant WEDO comme le logiciel suisse visant à faciliter la préparation, la conduite et le suivi des réunions d’entreprise, la rédactrice dresse un portrait détaillé de notre outil et souligne les solutions proposées pour optimiser la gestion des réunions. Dans le cadre de cet article, découvrez les témoignages d’Antoine Sudan et David Dutch, co-fondateurs de WEDO.

[![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_1_dd7cccfcba.png)](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

[Lire l'article](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

L’organe de presse HR Today propose de s’intéresser aux outils digitaux qui s’engagent à pallier le problème des réunions interminables et improductives. 

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La technologie est en train de guérir la réunionite aiguë des RH

## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

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Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

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## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_7797334901.png)

## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

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Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

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## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

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**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

Cette image accompagne un article sur les méthodes pour limiter la durée des réunions d’entreprise, avec un visuel de chronomètre affichant 25 minutes

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Certaines invitations à des réunions récurrentes suscitent une forme bien particulière d’appréhension.

Toujours fixées au même créneau — chaque mardi à 10h ou, pire encore, le vendredi à 15h — elles s’imposent dans l’agenda, semaine après semaine. Les participants s’y connectent par automatisme.

Caméras coupées, ordre du jour inexistant ou symbolique. Entre une mise à jour de statut sans enjeu et une décision approximative de plus, le constat s’impose : cette réunion ne sert à rien. Elle a lieu simplement parce qu’elle figure au calendrier.

[Ces réunions](https://wedo.com/fr/features/meetings) ont souvent été pensées pour instaurer une forme de régularité. Pourtant, elles finissent par générer de l’inertie. Mêmes interlocuteurs, mêmes discussions, mêmes résultats… ou absence de résultats. À terme, elles perdent toute utilité et deviennent un simple bruit de fond.

Le problème, ce n’est pas la récurrence. C’est l’absence de structure.

Et lorsqu’on la réintroduit, on cesse de gaspiller le temps — on commence à en faire bon usage.

Cet article vous propose des clés concrètes pour repenser vos réunions récurrentes afin qu’elles apportent clarté, efficacité et orientation. Chaque participant doit en ressortir avec une vision précise, et non une impression de déjà-vu.

## **Le coût caché des réunions récurrentes mal encadrées**

Une réunion inefficace peut faire perdre une heure.

Une réunion récurrente mal organisée crée, quant à elle, une culture du temps perdu.

Ce n’est pas simplement une heure de moins dans une semaine. C’est cinq collaborateurs qui, chaque semaine, consacrent ce temps à répéter les mêmes informations ou à évoquer des décisions jamais formalisées. Étendu sur plusieurs semaines et à différentes équipes, le manque d’impact devient massif.

Et ce n’est là qu’une partie du problème.

Les réunions récurrentes mal structurées entraînent de nombreux effets secondaires :

- **Décisions reportées** : en l’absence de responsabilité clairement attribuée, rien n’avance.
- **Manque de responsabilisation** : sans mécanisme de suivi, aucune action ne se concrétise.
- **Perte de concentration** : les redites et changements de contexte nuisent à la mobilisation des esprits.
- **Présence passive** : les participants sont connectés, mais mentalement absents.

Au fil du temps, ces réunions cessent d’être des leviers d’action pour devenir de simples automatismes jamais remis en cause. Plus elles s’éternisent, plus elles érodent insidieusement le temps disponible, la confiance mutuelle et l’attention collective.

Et le plus préoccupant ? Les équipes ressentent souvent ce dysfonctionnement, sans savoir comment y remédier. Alors, la réunion continue… et l’épuisement s’installe.

## **Identifier les signes d’une réunion récurrente inefficace**

Il n’est pas nécessaire de mener une enquête pour constater qu’une réunion récurrente ne remplit plus sa fonction. Cela se perçoit rapidement. Toutefois, si le doute persiste, voici les signaux les plus fréquents :

- L’ordre du jour a perdu toute consistance. Ce qui était autrefois structuré n’est plus qu’une série de points recyclés, voire inexistants.
- Les échanges stagnent. Les mêmes sujets sont abordés encore et encore, sans avancée tangible.
- La prise de parole est déséquilibrée. Quelques voix dominent, tandis que le reste du groupe reste en retrait, faute de consignes claires sur qui peut ou doit intervenir.
- L’attention décline. Certains participants se déconnectent mentalement, d’autres ne se présentent même plus. La réunion ne génère plus d’intérêt ni de valeur.
- Aucun compte rendu n’est établi. Les décisions, le contexte et les actions s’évanouissent dès la fin de l’appel.
- La compréhension collective fait défaut. En l’absence de documentation commune, chacun repart avec sa propre interprétation des échanges.

Lorsque même l’organisateur n’éprouve plus d’intérêt à animer la réunion, il est temps d’agir. Une réunion récurrente ne doit pas être une simple routine calendaire. Si elle ne génère ni clarté, ni alignement, ni dynamique collective, elle finit par les affaiblir.

## Les fondements d’une réunion récurrente efficace

![La structure d’une réunion récurrente à forte valeur ajoutée — infographie présentant six éléments clés : objectif clair, agenda évolutif, rôles définis, décisions documentées, examen de l’avancement et présence intentionnelle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_fr_c9dfe11630.png)

Heureusement, toutes les réunions récurrentes ne sont pas vouées à l’inefficacité. Certaines sont véritablement utiles — mais cela résulte toujours d’un effort intentionnel. Voici les éléments qui les distinguent :

- **Une finalité explicite.** Tous les participants connaissent la raison d’être de la réunion : lever des points de blocage, analyser des indicateurs clés, prendre des décisions. Et lorsque l’objectif évolue, le format s’adapte en conséquence.
- **Un ordre du jour évolutif.** Il ne s’agit pas d’une simple liste figée. Il est préparé à l’avance, orienté vers des résultats concrets et réparti dans le temps. Les sujets sont intégrés de manière réfléchie, et non pour combler un vide.
- **Des rôles clairement attribués.** Une personne anime la séance, une autre prend les notes, une troisième veille à la bonne exécution des actions décidées. Sans désignation claire, rien ne progresse.
- **Un suivi rigoureux.** Les actions convenues lors des précédentes réunions sont revues, visibles, et suivies jusqu’à leur aboutissement.
- **Une participation ciblée.** Seules les personnes concernées sont conviées. L’invitation repose sur la pertinence, non sur l’automatisme.

Lorsqu’une réunion récurrente repose sur une telle structuration, elle ne se contente pas d’exister — elle devient un outil stratégique au service du progrès. Elle permet à chacun d’arriver préparé, de rester mobilisé, et de repartir avec une compréhension partagée et des actions concrètes.

## **Comment remettre sur les rails une réunion récurrente inefficace**

Si une réunion récurrente vous semble désorganisée ou peu utile, c’est probablement le cas.

Et comme beaucoup, vous préférez sans doute éviter de mobiliser votre équipe pour une séance qui n’apporte pas de réelle valeur ajoutée.

Heureusement, il n’est pas nécessaire de repenser toute votre organisation ni de bouleverser votre agenda. Quelques ajustements ciblés peuvent suffire à réinstaurer une structure claire, un objectif pertinent et une dynamique constructive.

![Réparez votre réunion récurrente défectueuse : 7 changements judicieux — infographie présentant sept conseils pour améliorer les réunions récurrentes avec des icônes pour chaque étape.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/fix_your_broken_recurring_meeting_7_smart_changes_fr_92642fb761.png)

Voici quelques pistes concrètes :

### **Reconsidérer l’invitation récurrente**

Dans certains cas, mettre temporairement une réunion en pause est la meilleure initiative.

Suspendre une réunion permet de prendre du recul sur sa raison d’être. Il ne s’agit pas d’un renoncement, mais d’une décision stratégique visant à redéfinir les objectifs et à repartir sur des bases solides.

C’est également un signal fort adressé à l’équipe : leur temps est respecté, et la réunion ne reviendra que si elle apporte une vraie valeur.

### **Définir un objectif clair et une échéance**

Une réunion récurrente ne doit pas être pensée comme une initiative permanente. La plupart devraient avoir une durée limitée.

Si la réunion accompagne un projet spécifique, fixez une date de fin cohérente avec les étapes de ce projet. Il sera toujours possible de la réintroduire si nécessaire. Cette approche favorise la concentration, la prise de décision rapide et évite les réunions tenues par simple habitude.

Et si l’objectif ne peut pas être formulé clairement en une phrase, il est sans doute nécessaire de repenser entièrement son existence.

### **Clarifier la raison d’être de la réunion**

Des objectifs imprécis engendrent des réunions peu efficaces.

Avant de relancer une série de réunions, définissez précisément ce qui caractériserait une session réussie. S’agit-il d’identifier des blocages ? De prendre des décisions ? De coordonner l’avancement d’un projet ?

Une fois cette finalité posée, les autres éléments — ordre du jour, fréquence, participants — pourront être structurés de manière cohérente et adaptée.

### **Faire évoluer le format pour qu’il réponde aux besoins de l’équipe**

Si le format actuel semble manquer de substance, c’est probablement qu’il n’a pas été adapté depuis un certain temps. Posez-vous les bonnes questions :

- Les échanges sont-ils monopolisés par quelques personnes pendant que les autres restent passives ?
- Les actions décidées sont-elles oubliées dès la fin de la réunion ?
- Le contenu de la réunion reflète-t-il réellement les enjeux de la semaine ?

Il est alors temps de repenser la structure :

Un ordre du jour réactif, des rôles bien définis et un mécanisme de suivi rigoureux suffisent souvent à redynamiser la réunion.

### **Établir de nouvelles règles de fonctionnement**

Un changement de format nécessite d’ajuster les règles du jeu. Il est essentiel de les expliciter — idéalement par écrit — pour créer un cadre partagé. Par exemple :

- « Ajouter les points à l’ordre du jour en amont de la réunion »
- « Démarrer par une revue des actions en cours »
- « Conclure par une synthèse des responsabilités de chacun »

Il ne s’agit pas de rigidifier le processus, mais de clarifier les attentes. Cette clarté favorise l’engagement des participants.

### **Adapter la participation selon la pertinence**

Toutes les réunions ne nécessitent pas la présence de l’ensemble des collaborateurs. Si seules quelques personnes sont concernées par un point précis, les autres doivent pouvoir se retirer.

En valorisant la participation ciblée, vous transformez une réunion potentiellement chronophage en un temps de travail efficace et pertinent.

### **Structurer durablement vos réunions**

Il est difficile de garantir l’efficacité d’une réunion lorsque les informations sont dispersées entre e-mails, fils de discussion et documents divers.

Lorsque la préparation, le déroulement et le suivi sont fragmentés, des éléments essentiels finissent par se perdre. Il ne s’agit pas d’un manque d’implication, mais d’un déficit de visibilité.

C’est pourquoi disposer d’un outil centralisé est indispensable : un espace unique pour les ordres du jour, les comptes rendus et les actions à suivre. Un point de convergence pour rester alignés à chaque étape.

### **Entretenir la structure dans la durée**

Améliorer une réunion récurrente n’est pas un effort ponctuel, mais une démarche continue.

Une fois une structure efficace mise en place, il est utile de la réévaluer régulièrement. Est-ce que l’ordre du jour reste pertinent ? Les décisions sont-elles suivies d’effet ? L’objectif initial est-il toujours d’actualité ?

De légers ajustements, effectués à intervalles réguliers, permettent de maintenir la dynamique et d’éviter que la réunion ne retombe dans l’inertie.

## **Comment WEDO donne toute leur valeur aux réunions récurrentes**

Il faut se rendre à l’évidence : les réunions récurrentes font partie intégrante de la vie des équipes. Et c’est tant mieux. Lorsqu’elles sont bien encadrées, elles favorisent l’alignement, la responsabilisation et la progression, sans surcharge inutile.

Ce qui fait défaut, bien souvent, c’est une structure claire, une répartition des responsabilités et un véritable suivi.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) apporte cette structure indispensable, en centralisant tous les éléments clés :

- **Des ordres du jour collaboratifs**, mis à jour au fil des semaines
- **Une prise de notes** en temps réel pour conserver l’essentiel
- **Un système de suivi automatique des décisions**
- **Une [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe)** intégrée pour assurer la continuité entre discussions et exécution
- **Un espace unique pour le contexte**, les décisions et les responsabilités, avant, pendant et après chaque réunion

Plus besoin de jongler entre fichiers, e-mails et pense-bêtes. Plus besoin de répéter les mêmes points d’une semaine à l’autre.

Envie de rendre vos réunions récurrentes utiles pour toute l’équipe ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et découvrez le vrai potentiel des réunions bien structurées.

Marre des réunions récurrentes improductives ? Découvrez comment les structurer pour plus de clarté, d’engagement et d’efficacité, sans perdre de temps.

“Comment structurer les réunions récurrentes — illustration représentant un cycle avec des flèches autour d’une roue dentée.”

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Réunions récurrentes : comment les structurer pour qu’elles génèrent de la valeur

![Illustration montrant l’intégration entre WEDO et Microsoft Teams. À gauche, l’interface WEDO avec l’ordre du jour ; à droite, une visioconférence en cours dans Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_fr_03edf3d870.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-teams/group-chat-software) est devenu la salle de réunion par défaut de nombreuses organisations. Rapide, fiable et bien intégré aux flux de travail quotidiens, il remplit parfaitement sa fonction de connexion en temps réel. Mais il n’est pas conçu pour couvrir l’ensemble des besoins liés à la préparation, au déroulement et au suivi d’une réunion.

Une fois l’appel terminé, la connexion s’arrête là. Qu'en est-il de l’ordre du jour, des décisions, des tâches à effectuer et des documents partagés ? Ils sont dispersés ailleurs – dans des boîtes mail, des notes personnelles, ou nulle part.

Teams offre un espace pour discuter. Ce qu’il ne fournit pas, c’est une structure. Et sans structure, même les échanges les plus productifs peuvent se perdre dans la dynamique du projet.

C’est là que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) entre en jeu.

En s’intégrant directement à Microsoft Teams, WEDO apporte une gestion complète des réunions au sein même de l’outil utilisé pour se réunir. De la préparation de l’ordre du jour à l’attribution des tâches en passant par la validation du procès-verbal, WEDO transforme chaque réunion en un flux de travail structuré, sans rien laisser de côté.

## WEDO apporte une structure aux réunions dans Microsoft Teams

Pour la plupart des équipes, dès qu’une réunion est planifiée dans Teams, c’est la course : messages en parallèle, ordres du jour dispersés, partage de documents à la dernière minute. Les participants arrivent souvent sans savoir de quoi il sera question ni pourquoi ils ont été conviés.

Cette préparation désorganisée fait perdre du temps, épuise les équipes et transforme les réunions en une corvée plutôt qu’un moment de contribution.

WEDO change la donne, sans imposer un nouveau système ou processus. Une fois intégré à votre espace Teams, WEDO apparaît sous forme d’onglet dans le canal de réunion. C’est à partir de là que tout devient plus fluide.

Pas besoin de changer de plateforme ou d’introduire un nouvel outil. WEDO ajoute directement la structure qui manque à Teams dans votre interface Teams. Vous pouvez ainsi :

- Construire un ordre du jour partagé
- Recueillir les contributions des participants
- Joindre les documents pertinents
- Définir les rôles et clarifier les objectifs
- Lancer des votes ou blocs d’approbation si nécessaire

Et tout cela de manière centralisée. Chaque sujet est suivi, chaque fichier est associé à son contexte, chaque décision a sa place, sans quitter Teams.

Cette intégration permet aux réunions de passer naturellement de la préparation à l’exécution, sans rupture de flux. Plus besoin de jongler entre les applications ou de chercher des pièces jointes dans les e-mails. Tout se passe dans un seul et même espace où discussions et documentation restent connectées.

![Capture d’écran de l’application WEDO dans Microsoft Teams affichant la liste des réunions à venir avec la date, le statut et les participants, ainsi qu’un formulaire pour ajouter une nouvelle réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_fr_cf0680faf7.png)

Pour les équipes qui utilisent déjà Microsoft Teams au quotidien, WEDO comble un manque souvent ignoré : il structure tout le cycle de vie des réunions — début, milieu et fin — sans quitter l’environnement de travail habituel.

::button-primary[Comment intégrer WEDO à Teams]{link="https://help.wedo.com/fr/articles/48705-integrer-wedo-a-microsoft-teams"}

## Gardez le cap pendant la réunion

Une fois la réunion lancée, WEDO reste ouvert dans l’onglet Teams, juste à côté de l’appel, pour que tout reste contextualisé. L’ordre du jour n’est plus un simple rappel dans une invitation calendrier : il est là, visible et actif, servant de fil conducteur à la discussion.

Au fil des échanges, la documentation progresse en direct. Les notes sont prises en temps réel. Les tâches sont créées sur le moment, avec des échéances et des responsables. Les décisions sont enregistrées directement sous le point concerné.

Cette collaboration en direct apporte de la clarté immédiate. Personne ne se demande ce qui a été dit ou qui fait quoi. Et en cas de besoin, des blocs de vote permettent de prendre des décisions sur-le-champ, sans attendre ni relancer par e-mail.

La collaboration devient naturelle, car elle a lieu là où se déroule la discussion : dans la même interface, avec les mêmes personnes, en temps réel.

WEDO rend les réunions plus faciles à suivre et plus faciles à résumer après coup. Résultat : moins de confusion, moins de relances, et plus de temps pour avancer plutôt que revenir en arrière.

## Après l’appel, l'application

Le vrai test d’une réunion ne réside pas dans ce qui a été dit, mais dans ce qui se passe ensuite.

Sans structure, même les échanges les plus constructifs perdent vite leur élan. Les tâches sont oubliées. Les décisions deviennent floues. Les mêmes sujets reviennent sans cesse, faute de contexte clair.

WEDO boucle la boucle – toujours dans Teams.

Une fois la réunion terminée, chaque tâche, note, décision et document reste à sa place. Le procès-verbal n’est pas enfoui dans un drive partagé ni réécrit manuellement après coup : il est déjà prêt. Vous pouvez verrouiller le rapport pour en garantir l’intégrité et demander des signatures électroniques directement dans la plateforme, qu’il s’agisse de signatures simples, avancées ou qualifiées.

Les tâches restent liées à leur point d’origine dans l’ordre du jour. Si quelqu’un veut comprendre pourquoi une décision a été prise, pas besoin de chercher longtemps. Il suffit d’ouvrir la réunion, retrouver le sujet, consulter la discussion et suivre l’action qui en découle – le tout sans quitter Teams.

Ce niveau de traçabilité renforce la responsabilisation. Chacun sait ce qu’il a à faire. Rien ne se perd. Et à la réunion suivante, on peut avancer au lieu de tout recommencer.

WEDO rend cette continuité automatique. La réunion ne disparaît pas une fois l’appel terminé. Elle devient un historique vivant sur lequel toute l’équipe peut s’appuyer.

## Contrôle, confidentialité et pleine maîtrise des données

![Carte de l’Europe mettant en évidence la Suisse avec des repères pour Zurich et Genève. Texte : « Vos données sont stockées en toute sécurité dans des centres de données suisses situés à Zurich et à Genève. »](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_fr_15a4315c24.png)

Intégrer [WEDO](https://wedo.com/fr/integrations/ms-teams) à Microsoft Teams ne se limite pas à fluidifier vos réunions. Cela renforce aussi la confiance dans la gestion de vos informations.

Même intégré à l’interface de Teams, WEDO conserve l’ensemble des données liées aux réunions — notes, documents, tâches, décisions — dans son propre environnement. Les contenus sont stockés de manière sécurisée sur des serveurs situés en Suisse, soumis à la politique stricte de protection des données de WEDO et aux standards de gouvernance de votre organisation. Aucune donnée n’est partagée avec Microsoft. Aucun contenu n’est dupliqué ou traité en dehors de l’environnement WEDO.

Cette séparation est essentielle. De nombreux outils de collaboration favorisent l’intégration au détriment de la maîtrise des données. WEDO adopte l’approche inverse : une interopérabilité totale avec Microsoft Teams, sans jamais céder le contrôle de vos contenus. Vous collaborez en temps réel, tout en préservant la confidentialité, la souveraineté des données et la conformité.

Pour les organisations actives dans des environnements sensibles — juridique, financier, secteur public ou recherche — savoir précisément où sont stockées les informations, qui y a accès et combien de temps elles sont conservées n’est pas un luxe. C’est une exigence.

WEDO vous permet de répondre à cette exigence sans complexité. Les contenus des réunions restent visibles pour les bonnes personnes, protégés et centralisés dans un système sécurisé unique. Teams est l’espace d’échange. WEDO garantit un suivi complet, fiable, et entièrement maîtrisé.

## La salle de réunion ne suffit pas à elle seule

Microsoft Teams vous offre un espace pour échanger. WEDO vous apporte la structure pour donner de l’impact à ces échanges.

De la préparation au suivi, WEDO comble les manques opérationnels que Teams ne couvre pas. Les ordres du jour restent visibles, les décisions sont documentées en temps réel, et les tâches restent liées aux discussions qui les ont générées. Tout est centralisé, connecté à la réunion, et accessible aux bonnes personnes.

Et comme WEDO garde vos données sous votre contrôle, vous collaborez en toute confiance, sans compromis sur la propriété, la confidentialité ou la traçabilité.

Si votre équipe utilise déjà Microsoft Teams, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) ne vous demande pas de changer vos habitudes. Il rend simplement chaque réunion plus facile à animer, à suivre, et à valoriser. [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et transformez chaque réunion en un véritable levier d’action.

Découvrez comment WEDO intègre la gestion complète des réunions dans Microsoft Teams, avec ordres du jour, notes et actions dans un espace centralisé.

Graphique intitulé « WEDO + Microsoft Teams ». Montre une visioconférence avec plusieurs participants, des points à l’ordre du jour WEDO et des icônes de micro, calendrier et réunion.

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WEDO + Microsoft Teams : ce qu’il manquait à vos réunions

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

Compte rendu