## Gérer les réunions d'entreprise à l'aide de solutions digitales 

Le 27 mars dernier, le journal _HR Today_, média suisse de référence dans le domaine de la gestion des ressources humaines, consacrait un article à la thématique bien actuelle de la réunionite aiguë. La "maladie" de la réunion, caractérisée ironiquement par ce néologisme, est un mal dont souffre bon nombre d’entreprises. De nos jours, il existe heureusement des remèdes technologiques pour solutionner ce véritable fléau qui peut coûter beaucoup de temps, d’énergie et d’argent. 

Présentant WEDO comme le logiciel suisse visant à faciliter la préparation, la conduite et le suivi des réunions d’entreprise, la rédactrice dresse un portrait détaillé de notre outil et souligne les solutions proposées pour optimiser la gestion des réunions. Dans le cadre de cet article, découvrez les témoignages d’Antoine Sudan et David Dutch, co-fondateurs de WEDO.

[![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_1_dd7cccfcba.png)](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

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L’organe de presse HR Today propose de s’intéresser aux outils digitaux qui s’engagent à pallier le problème des réunions interminables et improductives. 

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La technologie est en train de guérir la réunionite aiguë des RH

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Revivez l'année 2018 de WEDO à travers cette rétrospective et découvrez les nouveaux collaborateurs de notre équipe. 

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Rétrospective 2018

> Antoine Sudan est ingénieur diplômé en gestion de projet. En 2014, alors qu’il travaille en entreprise, le Staviacois constate que gérer des tâches en équipe sans les outils adéquats peut s’avérer chaotique face à une masse d’informations grandissante. Il décide donc de s’associer à un ami pour développer une application capable de coordonner de manière simple et efficace le travail en entreprise.

« Cela ne marchera jamais. Tel est le verdict de la première personne à qui nous avons présenté notre projet il y a trois ans. C’était un ancien professeur. Impossible, selon lui, de résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple. C’est pourtant précisément ce que mon ami et moi avions en tête.

Heureusement, nos mentalités d’ingénieurs ont vite pris le dessus. A quoi bon se laisser abattre par la critique ?

Mieux vaut en tirer le plus possible pour trouver la solution adéquate. Afin d’établir les chances de réussite de notre application, nous sommes allés la présenter à plusieurs clients potentiels. _Get out of the building_, un exercice plutôt difficile pour moi. En effet, le démarchage me rendait nerveux au début. Difficile de sortir de sa zone de confort et d’aller présenter une idée en plein développement à un chef d’entreprise. Finalement, c’est en agissant que j’ai pris de l’assurance. Notre projet s’est précisé au fil des rendez-vous et j’ai peu à peu mis de côté mes doutes. Mon ami et moi nous posions beaucoup de questions et ce sont bien souvent nos interlocuteurs qui nous ont soufflé les bonnes réponses.

Notre ténacité semble avoir a porté ses fruits. WEDO est actuellement utilisée par une quarantaine de clients, notamment la Banque Cantonale de Fribourg. Mon ami et moi pouvons vivre des revenus de notre entreprise et donc nous dédier entièrement à son développement. Une chose est certaine : les heures supplémentaires vont continuer de s’accumuler ! C’est d’ailleurs là un nouveau défi que nous devons relever. Lorsqu’on est à son compte, il faut aussi savoir s’arrêter un instant et regarder en arrière pour savourer ce que l’on a accompli. La bouteille de champagne est au frais depuis longtemps. J’espère que nous trouverons bientôt le temps de l’ouvrir. »

> Notre ténacité semble avoir porté ses fruits

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**Antoine Sudan**  
cofondateur de WEDO Sàrl

Photo : © Kevin Schlüter ([Fri Up](http://www.friup.ch/fr)) / Source :
[Article original de l'Interface](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Interface de la Fédération Patronale et Économique (septembre 2017).

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L'interface (Fédération Patronale et Économique)

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

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La Liberté

L'année 2016 est maintenant terminée et nous profitons du début de 2017 pour sortir les nouveautés développées en fin d'année passée. A titre de rappel, toutes ces nouveautés nous ont été proposées par nos clients, nous tenons à les remercier pour la qualité de nos échanges. Voici les nouvelles fonctionnalités des versions 20 (et précédentes), actuellement disponible pour l'ensemble de nos clients.

## Paramétrage des notifications externes

Depuis la version 19, vous pouvez choisir les jours et heures d'envoi des emails de notification. Pour ce faire, cliquez sur **Profil > Paramètres**. Dans l’onglet **Notifications**, choisissez vos préférences et cliquez sur **Enregistrer**. Vous recevrez des emails les jours et heures choisis uniquement si vous avez des notifications non lues dans WEDO.

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## Tri des listes de tâches

Les listes de tâches peuvent être triées par dates (vue standard), par échéances, par utilisateurs ou par priorités.

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## Onglet Info dans les sujets

Dans chaque sujet, découvrez l'onglet **Info** qui regroupe : la description du sujet, la liste exhaustive des membres, un graphique avec la progression des tâches et le flux d'activités.

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## Checklists V3 : éditer une checklist après lancement

Lorsque vous lancez une checklist, vous pouvez maintenant y ajouter des tâches après lancement. Ceci vous permet d'ajouter les exceptions ou des tâches supplémentaires lors de l'utilisation de WEDO pour vos procédures.

## Redesign du menu principal

Le menu principal a été mis à jour dans la version 19 pour plus de clarté. La page **Utilisateurs** a été déplacée dans le menu **Profil** et un nouvel élément a été ajouté dans le menu. Ce dernier comporte votre **Prénom** et rassemble tout ce qui vous concerne dans WEDO. Le menu est donc beaucoup plus simple et comprend par défaut : 1\. Tout ce qui vous concerne, 2\. Les sujets dont vous êtes membre et 3\. Les modèles dont vous êtes membre.

## Redesign du menu secondaire

Dans la version 20, le menu secondaire a également été simplifié grâce à un système d'onglets. Le titre et la liste des membres ont été redessinés afin de prendre moins de place sur votre écran. Ceci impacte votre espace personnel mais également les sujets, modèles et checklists.

Voici un exemple avec le sujet _Ressources Humaines_ :

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## Amélioration de l'ergonomie des réglages des sujets

Lorsque vous cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les **Paramètres** d'un sujet, WEDO vous propose maintenant une fenêtre avec un système d'onglets pour améliorer la compréhension et la navigation entre les paramètres.

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## Conclusion

Cette version boucle l'année 2016 et nous permet notamment de simplifier l'ergonomie et la navigation dans WEDO. 2017 verra l'arrivée de fonctionnalités majeures qui vous permettrons, nous en sommes sûrs, de soutenir de manière plus efficace la collaboration dans votre entreprise. Nous vous souhaitons à toutes à et tous une belle année 2017 et plein de réussite dans vos échanges entre collègues.

Voici toutes les nouveautés ajoutées à fin 2016\. La nouvelle année promet des fonctionnalités majeures dont nous nous réjouissons déjà de vous parler.

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WEDO V20 : au revoir 2016, bonjour 2017 !

La dernière version de WEDO (n°17) est maintenant en ligne pour tous nos utilisateurs. Elle intègre les améliorations suivantes :

## Logo du client

Chaque client peut maintenant remplacer le logo de WEDO par son propre logo dans l'application. Le logo sera également repris automatiquement sur les listes de tâches exportées en PDF. Pour changer votre logo d'entreprise, allez sous Profil > Paramètres > Onglet Entreprise.

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## Nouveau système de filtre

Pour plus de simplicité, le système de filtre a été repensé. Vous trouverez deux espaces distincts en dessus des listes de tâches. Sur la gauche, les filtres prédéfinis (avec options supplémentaires). Sur la partie droite, l'affichage des tâches en fonction de leur statut (en cours, terminées et supprimées).

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## Planification relative des checklists

Lors de la création d'un modèle de checklist, vous pouvez maintenant choisir la date planifiée et l'échéance pour chaque tâche. La planification se paramètre en nombre de jours relatif à la date de lancement.

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Une fois votre modèle créé, vous serez invité à choisir la date de lancement en fonction de laquelle les dates planifiées et échéances seront calculées.

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La checklist lancée, enverra les tâches planifiées aux bonnes personnes.

## Exportation de tâche à l'unité

Une option vient s'ajouter dans la fenêtre d'export. Vous pouvez dès à présent choisir si vous souhaitez exporter toutes les tâches ou uniquement les tâches sélectionnées. Imaginons que je souhaite exporter une seule tâche. Je la sélectionne, clique sur **Exporter** et choisis l'option **Tâches sélectionnées**.

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## Edition des commentaires

Un commentaire saisi peut être modifié ou supprimé. Ceci uniquement par son rédacteur et dans un délai de 15 minutes. Passé ce délai, le commentaire ne sera plus modifiable pour des raisons de traçabilité. Ce délai permettra de modifier les commentaires en cas de faute de frappe ou d’orthographe par exemple.

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## Suppression des observateurs

Un observateur peut maintenant être supprimé (après ajout) sur une tâche. Ceci uniquement par la personne qui a ajouté l'observateur ou l'observateur lui-même.

## Conclusion

Il s'agit là d'une belle version de WEDO qui amène toujours plus de performance et de simplicité à notre outil collaboratif. Merci à tous nos clients pour leurs retours qui nous permettent d'améliorer WEDO semaine après semaine. Gardez un œil sur notre blog, des nouveautés sont encore prévues sur la fin de cette année 2016.

Cette nouvelle version de WEDO comporte plusieurs améliorations proposées par nos clients. 

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Six améliorations pour la version 17 de WEDO

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

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## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

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## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

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Info Patronale

Depuis sa création, WEDO Sàrl a la ferme volonté de développer un outil 100% helvétique. Le _swiss made_ représente notre culture d’entreprise et notre vision. Dans ce sens, nous nous engageons à réaliser l’ensemble de notre activité en Suisse. Ce qui veut dire que :

* La société a été fondée en Suisse (les aspects légaux sont donc garantis de droit suisse)
* L’hébergement des données est effectué en intégralité en Suisse (à Zürich et Genève, par CloudSigma / certifié ISO/IEC 27001)
* Le développement est réalisé en Suisse (création d’emploi dans notre région, maitrise du processus de développement)

Nous avons la conviction que nous disposons ici de tous les éléments nécessaires à la création d’un produit de qualité, flexible et innovant.

Dans cette idée, **WEDO** a récemment obtenu le label **swiss made software** ([swissmadesoftware.org](https://www.swissmadesoftware.org)). Plus de 240 entreprises ont rejoint le label depuis sa création en 2007\. Pour son obtention, voici les trois conditions principales :

* Au moins 60% des coûts de production doivent être générés en Suisse (100% pour WEDO).
* Les principales étapes du processus de fabrication doivent avoir lieu en Suisse (100% pour WEDO).
* La société doit être inscrite au registre du commerce.

Le label **swiss made software** est dédié à la promotion du secteur suisse de logiciels, en Suisse et à l'étranger. Il est associé à des valeurs telles que : la qualité, la fiabilité et la précision - en particulier dans le développement de logiciels.

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Nous sommes heureux de l’obtention de ce label représentant notre philosophie. Les idées qui constituent notre entreprise et notre vision sont ainsi représentées par ce logo rouge.

Notre société, son développement et l'hébergement de notre application sont 100% helvétiques.

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WEDO obtient le label swiss made software

En ce mois d’avril 2016, cela fait une année que la première version de notre outil collaboratif a été mise en ligne. Grâce aux remarques précieuses de nos clients et de nos prospects, WEDO est amélioré de manière continue. Voici un visuel des versions mises à jour tout au long de l’année :

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En plus de ces ajouts de fonctionnalité, la gestion des réseaux, la sécurité, le design ainsi que la facilité d'utilisation de l'application sont constamment améliorés. En une année, WEDO a énormément évolué pour toujours plus de simplicité et d’efficacité. Toutes les améliorations sont apportées sur la base des retours clients. Un grand merci à nos clients pour leurs apports et leur sens critique. Cette philosophie d’écoute et d’adaptation nous permettra ensemble de créer le meilleur outil collaboratif possible.

De magnifiques surprises sont prévues pour les mois à venir. N'hésitez pas à [demander une démo gratuite](/demo) si vous souhaitez faire partie de l'aventure. 

Découvrez l'évolution de WEDO à travers les 12 versions qui ont jalonnées la première année.

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Une année de développement

## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
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**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
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**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
![ca-vote.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_vote_5ca0009014.png)

**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
![ca-redaction-temps-reel.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_redaction_temps_reel_2ea8e9c068.png)

**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
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**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
![interface WEDO d'un compte rendu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_compte_rendu_703fcdf0db.png)
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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

Organisez vos réunions du CA avec WEDO, un outil numérique sécurisé. Améliorez la communication & le suivi des conseils d'administration en 7 étapes.


Des personnes assistent à un conseil d'administration

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Organisez vos Conseils d’Administration avec WEDO

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation. Les secteurs bancaire et financier doivent investir dans de solides mesures de sécurité des données : la formation des employés, les contrôles d'accès, le cryptage et les évaluations régulières sont des éléments essentiels de toute stratégie efficace. 

En novembre dernier, le logiciel de gestion d’entreprise “Winbiz”, fut victime d’une virulente cyberattaque menant à l’arrêt momentanée du logiciel. L’hébergeur du logiciel stockait naturellement des informations sensibles.

Les logiciels utilisés par les organisations représentent un risque important. Considérés aujourd’hui comme des alliés irremplaçables des professions administratives, les plateformes clouds nous aident à gérer les ressources humaines, le suivi de projets, le partage de fichiers et de contenu, à construire un historique de la clientèle, etc. Toutes plus sensibles les unes que les autres, ces données doivent faire l’objet de mesures strictes et robustes pour prévenir les cybermenaces et pour se conformer aux exigences réglementaires.

L’avènement du télétravail ces dernières années consolide l’importance de la protection des données au travers des logiciels utilisés par les collaborateurs. Ainsi, le choix d’un logiciel doit être documenté pour une intégration sûre. Les critères à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :


### Hébergement des données

#### Localisation du stockage de données :

Certaines entreprises sont surprises d’apprendre que leurs données sont stockées dans un pays tiers. Un prestataire de type SaaS est libre d’héberger ses données dans le pays de son choix, peu importe la localisation de son siège. Il est crucial de connaître le pays hébergeur afin de s’assurer que le pays en question bénéficie qu’une stabilité juridique et politique solide, stricte et transparente.

Si les données sont stockées dans un pays digne de confiance, il est pertinent également de s’assurer que le fournisseur ne pratique pas le “transfère temporaire” de données. Ce phénomène, plus fréquemment utilisé par les fournisseurs informatiques globaux, implique que les données transitent par des serveurs étrangers avant d’être stockées en Suisse. Il est alors important de vérifier que ce transfert est légal et conforme aux normes GDPR.

#### Fiabilité de l’hébergeur :

Il existe des certifications normalisant la sécurité de l’information des hébergeurs web. Parmi elles, la certification la plus reconnue est ISO/IEC 27001.


### Certification de la protection des données

Les entreprises qui externalisent leurs systèmes et leurs processus critiques doivent s’assurer que les fournisseurs appliquent des contrôles indépendants et stricts sur la gestion des données. Parmi ces certifications indépendantes, on cite SOC 2, délivré par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) et utilisé par les organismes évoluant dans le secteur des SaaS (Software-as-a-service). Il garantit aux clients que l’organisme en question a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour gérer les aspects suivants : la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Cette norme existe depuis de nombreuses années aux États-Unis et trouve son équivalent dans le monde entier avec la norme ISO 270001.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

On considère que la Suisse est en retard sur les Etats-Unis et sur le reste de l'Europe en ce qui concerne le reporting SOC 2. En effet, la Suisse a manifesté plus tardivement la prise de conscience des normes de sécurité et de protection de l'information. Les premiers élans majeurs quant aux démarches de certifications sont menés par les grandes entreprises soumises à des réglementations strictes comme le secteur financier. Ces entreprises exigent alors de leurs fournisseurs de services de se conformer à la norme SOC 2 et fournissent un rapport annuel permettant de répondre aux exigences internes et externes.*1

### Authentification et accès aux comptes

Un logiciel, quel qu’il soit, représente une source d’informations critique pour une entreprise. L’accès à l'outil doit être sécurisé, il est donc recommandé de se renseigner sur la disponibilité des fonctionnalités suivantes :

- Disponibilité de l’authentification à double facteur
- Disponibilité de l’authentification SAML, si pertinente pour le client
- Possibilité de gérer les droits de manière personnalisée à l’intérieur de l’outil, afin de donner accès aux informations aux personnes strictement concernées.

### Chiffrement

Si une entreprise utilise une application web, elle doit s’assurer que l’app en question utilise une connexion HTTPS sécurisée par des certificats SSL dans le but de prévenir l’espionnage sur le web et sur la correspondance email. En plus du chiffrement en transit, le chiffrement des données au repos permet d’éviter une situation tel que celle vécue par WinBiz et ses clients.

### WEDO : la solution sécurisée pour la collaboration dans le secteur financier

Les sujets sensibles et la politique de confidentialité sont au cœur des tâches quotidiennes des collaborateurs du secteur financier. De la gestion des tâches au contenu traité lors de réunions en tout genre comme les réunions d’équipe, les entretiens bilatéraux, les entretiens avec les clients/assurés ou encore les conseils d’administration, la traçabilité des discussions est aussi cruciale que leur discrétion.

Le logiciel SaaS WEDO, entièrement développé et hébergé en Suisse, est une plateforme collaborative spécialement conçue pour répondre aux difficultés de sécurité rencontrées dans les secteurs sensibles. Grâce à son gestionnaire de tâches et son module de réunion personnalisable, la plateforme permet de partager des fichiers et de centraliser les informations nécessaires à la collaboration des équipes, tout en donnant la possibilité de configurer les droits d’accès de chaque utilisateur.


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## Ils ont fait confiance à WEDO pour gérer leur collaboration interne :
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[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

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Collaborer en toute sécurité dans le secteur de la finance

## Quels sont les défis organisationnels du secteur de l’enseignement ? 

Pour les organismes pédagogiques, la communication et la collaboration sont des enjeux centraux et importants. Les directions de ces structures doivent être capables d’échanger activement avec tous les départements afin d’assurer le bon fonctionnement général de leur établissement. Par ailleurs, il appartient également au management de favoriser une collaboration optimale entre les équipes administratives et pédagogiques. 

En termes de collaboration, voici quelques défis à relever dans le domaine de l’enseignement :

🗓️ Gérer, suivre et garantir l’efficacité des différentes réunions : conseil de direction, réunions des doyens, réunions pédagogiques, rencontres bilatérales, réunions d’équipe, etc ;

✅ Assurer la réalisation des tâches de la direction et de chaque département ;

📋 [Gérer les procédures récurrentes](https://wedo.swiss/fr/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Quels sont les freins à une collaboration efficace ?

Bien souvent, les collaborateurs doivent atteindre leurs objectifs avec des moyens limités et peu efficients. L’email reste le canal de communication le plus répandu et le faible taux d’outils réellement collaboratifs est à déplorer. Un autre constat est à faire concernant les réunions : ces dernières sont parfois mal préparées, souvent trop fréquentes, quelquefois interminables… en résumé improductives. Or, les réunions restent cruciales pour l’échange d’informations. Dans le secteur, ces rencontres rassemblent de multiples acteurs : membres de la direction, collaborateurs administratifs, doyens, professeurs ou enseignants, ainsi que des intervenants externes. Pour l’organe directeur, le challenge est donc de gérer efficacement ces multiples séances tout en impliquant chaque participant avant, pendant et après les réunions. Alors comment pallier ces difficultés organisationnelles et collaboratives tout en encourageant une digitalisation des processus ?

## Nos solutions pour améliorer la collaboration au sein des écoles et facultés

WEDO est un outil collaboratif qui se prête parfaitement à l’organisation interne des écoles et des facultés. Notre outil permet déjà à un grand nombre d’établissements de relever leurs défis organisationnels et de fluidifier leur communication interne. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_08_wedo_education_1_7b7a9d1792.svg)

Découvrons comment la **plateforme WEDO** aide les écoles et facultés à collaborer.

### 1\. Créer une structure collaborative adaptée au secteur de l’enseignement

Chaque département ou service de l’établissement peut gérer ses divers projets organisés en “espaces de travail”. Ces espaces permettent aux collaborateurs de l’institution de partager des réunions, des tâches ainsi que des fichiers. La solution WEDO regroupe toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme. 💡À noter qu’il est même possible d’intégrer gratuitement des membres externes pour collaborer.

### 2\. Gérer toutes les réunions sur un seul outil

À partir d’espaces de travail, WEDO permet de gérer toutes les réunions de l’institution : du Conseil de Direction à la réunion des doyens en passant par les réunions pédagogiques et les rencontres bilatérales. Avec le module Réunions, les utilisateurs préparent les ordres du jour en équipe, rédigent le compte rendu en temps réel et suivent les tâches attribuées d’une séance à la suivante. 

### 3\. Préparer les ordres du jour de manière collective

Les réunions improductives sont généralement le fruit d’un manque de préparation. La fonctionnalité qui change le quotidien des membres de la direction et de l’administration est sans nul doute la préparation collective des réunions. Avec WEDO, chaque collaborateur peut compléter l’ordre du jour afin de préparer ses interventions à l’avance. Il est également possible d’ajouter tous les documents que l’on prévoit de présenter (PDF, Excel, Word, PowerPoint, etc.).

### 4\. Mettre en évidence les décisions adoptées en réunion

Trop souvent, les participants ressortent de réunions sans connaitre clairement les décisions prises, les tâches à réaliser ainsi que les prochaines échéances. WEDO facilite la mise en valeur des décisions sur lesquelles les participants statuent en réunion. Le compte rendu des discussions devient clair et bien organisé afin de retrouver tout de suite les informations pertinentes.

### 5\. Déléguer des tâches lors de réunions

Il est possible de créer des tâches et de les déléguer immédiatement en cours de réunion. Ainsi, les collaborateurs impliqués seront opérationnels dès le terme de la rencontre. D’une réunion à la suivante, WEDO fait le suivi des tâches réalisées afin de toujours garder un œil sur les échéances fixées. 

### 6\. Communiquer facilement à propos des tâches en cours

Le gestionnaire de tâches intégré à la plateforme WEDO simplifie la collaboration et la communication. Il est possible de commenter une tâche pour partager des informations et échanger avec les personnes concernées par sa réalisation. Un système de notifications permet de rester informé en cas de changements ou d’informations importantes. 

### 7\. Retrouver l’information rapidement

Le puissant outil de recherche intégré à WEDO permet d’accéder en quelques clics à l’information désirée. La recherche se fait à travers l’ensemble de la plateforme à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs retrouvent ainsi les comptes rendus de discussions, les décisions importantes, les tâches et fichiers contenant le terme recherché. 

## WEDO, l’outil idéal pour les Écoles et les Facultés

WEDO est un outil qui rassemble les équipes en leur offrant de multiples possibilités pour communiquer et collaborer efficacement. Grâce à l’intégration de notre solution dans de nombreuses écoles et facultés, nous comprenons les défis organisationnels auxquels le secteur de l’enseignement fait face. Améliorez la collaboration au sein de votre établissement à l’aide de nos fonctionnalités :

🗓️ Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus en temps réel et suivi des tâches déléguées en réunion.

✅ Gestion collaborative des tâches à travers des espaces de travail.

▶️ Automatisation des procédures récurrentes pour assurer la qualité dans la réalisation des processus internes. 

![WEDO-education-2_FR.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_FR_b04c69895c.png)

Ces clients ont choisi WEDO pour collaborer efficacement dans leurs écoles :

::button-secondary[En savoir plus sur leurs témoignages]{link="/industries/education"}

La conduite et le suivi des réunions, la coordination entre les départements, l’échange d’informations et la gestion administrative sont des challenges quotidiens pour le secteur de l’enseignement. Découvrez comment WEDO aide les établissements scolaires et académiques à améliorer leur collaboration en optimisant la gestion des réunions et des tâches. 

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