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> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

WEDO permet de créer des tâches par envoi d’email. De l’email à la tâche, les données sont transmises de la manière suivante :

1. L'objet de l'email deviendra le titre de la tâche
2. Le contenu de l'email deviendra la description de la tâche
3. Tous les fichiers joints à l'email seront joints à la tâche

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## Trois options existent lorsqu'il s’agit de créer des tâches dans WEDO par envoi d’email :

* Se créer une tâche pour soi-même
* Créer une tâche automatiquement déléguée à un collègue
* Créer une tâche automatiquement partagée dans un espace de travail

Pour envoyer une tâche par email dans WEDO, il suffit d’écrire un email en mettant comme destinataire une adresse email unique. Cette adresse email correspondra soit à une personne soit à un espace de travail.

## Où trouver les adresses emails uniques ?

Chaque personne et espace de travail possède une adresse email unique dans votre réseau WEDO.

Pour trouver mon adresse email unique personnelle, je vais dans mon _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_.

Pour trouver l’adresse email pour l’envoi de tâche à un collègue, il me suffit de lui demander son adresse qu’il trouvera au même endroit que moi.

Enfin pour l’adresse email correspondant à un espace de travail, je vais dans l’espace de travail en question, je clique sur l’icône de la _Roue dentée > Paramètres > onglet Email en tâche_.

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Notez que vous pouvez cumuler les destinataires. Ceci est utile pour créer une tâche attribuée à une personne et partagée dans un ou plusieurs espaces de travail.

## Exemple pratique

Je veux attribuer une tâche qui s’intitule « Préparer le plan de communication » à mon collègue Benoît. J’aimerais ajouter une description, par exemple : « Nombre de pages maximum : 3 ». Finalement, je souhaite que cette tâche soit partagée avec les espaces de travail de la Direction et du Marketing.

Voici à quoi ressemblerait mon email :

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## Transformer rapidement ses emails en tâches

Une alternative existe pour transformer rapidement un de vos emails en tâche dans votre espace personnel, transférez-le à **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Autoriser d’autres adresses emails

Afin de pouvoir créer des tâches par envoi d’email dans votre espace personnel, une adresse doit être préalablement autorisée.

Par défaut, l’adresse email de connexion à votre compte WEDO ainsi que les adresses emails de vos collègues sont déjà autorisées. Nul besoin de les activer une nouvelle fois.

Pour ajouter une adresse, par exemple votre adresse email personnelle, procédez comme suit. Allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_ puis cliquez sur **\+ Ajouter une adresse email**. Saisissez ensuite l’adresse email que vous souhaitez ajouter. Un code vous est envoyé par email. Vous devez le saisir dans WEDO puis cliquer sur **Enregistrer** pour finaliser l’opération. Une fois que l’adresse est autorisée, un badge « **Active** » apparaît à côté de l’adresse.

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## Quelques exemples d’utilisation

* Attribuez des tâches à votre équipe sur la base d’emails reçus.
* Transférez les demandes de réparation reçues par email dans l’espace de travail « Technique » afin de les centraliser.
* Partagez les emails qui contiennent des pièces jointes à relire en séance en les transférant dans un espace de travail « Courrier à traiter ».

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous écrire via le support par chat dans WEDO.

Découvrez comment transformer vos emails en tâches sans effort en les transférant à WEDO.

Article "mise à jour" détaillant la fonction de création de tâches par envoi d'email avec aperçu de l'interface utilisateur

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Création de tâches par envoi d’email

> Antoine Sudan est ingénieur diplômé en gestion de projet. En 2014, alors qu’il travaille en entreprise, le Staviacois constate que gérer des tâches en équipe sans les outils adéquats peut s’avérer chaotique face à une masse d’informations grandissante. Il décide donc de s’associer à un ami pour développer une application capable de coordonner de manière simple et efficace le travail en entreprise.

« Cela ne marchera jamais. Tel est le verdict de la première personne à qui nous avons présenté notre projet il y a trois ans. C’était un ancien professeur. Impossible, selon lui, de résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple. C’est pourtant précisément ce que mon ami et moi avions en tête.

Heureusement, nos mentalités d’ingénieurs ont vite pris le dessus. A quoi bon se laisser abattre par la critique ?

Mieux vaut en tirer le plus possible pour trouver la solution adéquate. Afin d’établir les chances de réussite de notre application, nous sommes allés la présenter à plusieurs clients potentiels. _Get out of the building_, un exercice plutôt difficile pour moi. En effet, le démarchage me rendait nerveux au début. Difficile de sortir de sa zone de confort et d’aller présenter une idée en plein développement à un chef d’entreprise. Finalement, c’est en agissant que j’ai pris de l’assurance. Notre projet s’est précisé au fil des rendez-vous et j’ai peu à peu mis de côté mes doutes. Mon ami et moi nous posions beaucoup de questions et ce sont bien souvent nos interlocuteurs qui nous ont soufflé les bonnes réponses.

Notre ténacité semble avoir a porté ses fruits. WEDO est actuellement utilisée par une quarantaine de clients, notamment la Banque Cantonale de Fribourg. Mon ami et moi pouvons vivre des revenus de notre entreprise et donc nous dédier entièrement à son développement. Une chose est certaine : les heures supplémentaires vont continuer de s’accumuler ! C’est d’ailleurs là un nouveau défi que nous devons relever. Lorsqu’on est à son compte, il faut aussi savoir s’arrêter un instant et regarder en arrière pour savourer ce que l’on a accompli. La bouteille de champagne est au frais depuis longtemps. J’espère que nous trouverons bientôt le temps de l’ouvrir. »

> Notre ténacité semble avoir porté ses fruits

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**Antoine Sudan**  
cofondateur de WEDO Sàrl

Photo : © Kevin Schlüter ([Fri Up](http://www.friup.ch/fr)) / Source :
[Article original de l'Interface](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Interface de la Fédération Patronale et Économique (septembre 2017).

Article "INTERFACE" présentant Antoine, co-fondateur de WEDO, lançant sa start-up dans le domaine du SaaS

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L'interface (Fédération Patronale et Économique)

## Le suivi des réunions en trois étapes

Le nouveau module Réunion (version 2) vient de sortir dans WEDO. Ce dernier reprend les concepts de la version 1 et voit deux améliorations principales :

1. Les modifications sont possibles simultanément par plusieurs acteurs et
2. L’ordre du jour est rédigé point par point pour plus de précision.

La maîtrise de vos réunions en 3 phases est toujours d’actualité :

* Avant la réunion : préparation de l’ordre du jour
* Pendant la réunion : rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches
* Après la réunion : compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

## Préparation de l’ordre du jour

Une fois votre réunion ajoutée, vous êtes invité à définir les membres puis à préparer votre ordre du jour point par point.

Les points peuvent être hiérarchisés par simple glissé-déposé et se numérotent automatiquement pour un référencement accru lors de vos réunions.

Sur chaque point, 8 options sont disponibles :

* Indenter, modifier ou supprimer le point.
* Ajouter des notes : les notes vous permettent de lister les informations.
* Ajouter des décisions : les décisions prises en réunion sont clairement visibles dans le PV.
* Ajouter des tâches : les tâches peuvent être liées à des points précis de l’ordre du jour.
* Ajouter des fichiers : chaque point peut avoir un ou plusieurs fichiers.
* Présentateur : votre ordre du jour sert de fil conducteur à la présidence de la réunion.

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Synchronisation calendrier : une fois l’ordre du jour préparé, un événement se synchronise dans l’agenda des différents participants (compatible Outlook, Google Calendar, etc).

## Rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches

Lors d’une réunion, vous retrouvez votre ordre du jour point par point avec ses notes, fichiers et tâches liées.

Vous pouvez alors rédiger un ou plusieurs paragraphes pour chaque point grâce au système de note, mettre en avant les décisions prises et lister les tâches à réaliser pour la réunion suivante.

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Votre ordre du jour vous servira de guide tout au long de la réunion pour assurer une présidence exemplaire et maîtriser la durée impartie à la réunion.

Les modifications d’échéances et les commentaires sur les tâches sont également tracés automatiquement par WEDO afin de faire partie intégrante du compte rendu.

## Compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

A la fin de la réunion, le compte rendu est accessible à tous les participants et chaque collaborateur reçoit automatiquement les tâches qui lui ont été attribuées dans son espace personnel.

Les tâches exécutées entre deux réunions apparaîtront automatiquement comme terminées lors de la réunion suivante. L’historique des tâches permet de visualiser les modifications amenées sur chaque tâche avec le lien vers les comptes rendus correspondants. En bref, WEDO offre une traçabilité complète des tâches au fil des réunions sans que vous ayez d’effort à faire.

Lorsque vous créez une nouvelle réunion, les informations du compte rendu précédent sont reprises afin de vous faire gagner du temps et d’éviter les copier-coller et les risques d’erreurs.

## Bonus

### Recherche

La recherche puissante de WEDO indexe le texte de tous vos comptes rendus à travers l’ensemble des espaces de travail de votre réseau. Il vous suffit de saisir un ou plusieurs mots clés pour que WEDO recherche automatiquement à l’intérieur de vos PV et affiche rapidement les informations recherchées.

### Verrouillage

Chaque compte rendu peut être verrouillé après relecture pour assurer la traçabilité et la fiabilité de vos archives.

### Export en PDF

Un simple clic vous permet d’exporter vos ordres du jour et vos comptes rendus en PDF. Le module d’export vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans le fichier. Ceci est très pratique pour générer des extraits de PV.

## Conclusion et remerciement

Cette nouvelle version du module réunion permet de réaliser des économies de temps et d’argent.

Les clients qui utilisent ce module avec succès nous ont confiés gagner jusqu’à une heure par réunion car le compte rendu est rédigé durant la réunion et non après. Ils nous annoncent aussi une diminution de la durée de leurs réunions de 30% en moyenne. Ils préparent mieux leurs réunions et évitent ainsi les débordements. Gain de temps également pour la gestion des décisions et des tâches qui en découlent dont WEDO assure automatiquement le suivi.

Nous avons pu intégrer toutes les propositions d’amélioration de nos clients dans cette nouvelle mouture. Nous tenons donc ici à les remercier pour leurs précieux conseils et remarques. WEDO va continuer à évoluer pour devenir un outil collaboratif complet, destiné en primeur, aux entreprises suisses.

Module réunion revisité permettant de gagner jusqu’à une heure par réunion grâce à sa simplicité d’utilisation et le suivi des tâches assuré d’une réunion à l’autre.

Article "mise à jour": décrivant les nouvelles fonctionnalités de gestion de réunion et d'ordre du jour

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Module réunion repensé : plus simple, plus précis, plus performant

## WEDO SÀRL L’OUTIL COLLABORATIF SWISS MADE

WEDO Sàrl est le projet de David Dutch et d’Antoine Sudan, deux ingénieurs fribourgeois et amis d’enfance. Il s’agit d’un outil collaboratif, créé en 2015 et soutenu par Fri Up, pour gérer des tâches, séances et projets en équipe. Leur vision: simplifier la communication en entreprise pour révolutionner la collaboration entre professionnels !

## LA NAISSANCE D’UNE START-UP 100% SUISSE

En tant que collaborateur d’une entreprise, chacun est confronté à différents canaux de communication: procès-verbaux (PV), procédures, documents, emails, tableaux, appels téléphoniques ou encore checklists. Garder une vision claire sur les tâches à réaliser et leurs échéances n’est pas toujours aisé.

En 2015, David Dutch et Antoine Sudan ont alors décidé d’aller à la rencontre de directeurs de différentes entreprises pour découvrir leurs manières de gérer les tâches, les séances et les projets. C’est grâce aux précieux témoignages de plus de 300 professionnels qu’ils ont pu développer leur plateforme.

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Contrairement à différents outils disponibles en ligne, WEDO est adapté aux besoins des entreprises helvétiques.

> Collaborer en toute simplicité

Toutes les données sont hébergées en Suisse. L’application est hautement sécurisée et très facile d’utilisation pour permettre une mise en réseau aisée des collaborateurs.

## DES OUTILS AU SERVICE DES ENTREPRISES

Le retour sur investissement de l’utilisation de WEDO est rapide. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal via WEDO, en comparaison avec une prise de PV standard, permet une économie d’une heure par séance. De plus, la traçabilité proposée par l’application permet d’assurer un suivi de la prise de décision en séance à l’exécution de la tâche sur le terrain.

Les clients actuels proviennent de domaines variés: administrations, communes, EMS, banques. Des fonctionnalités dédiées leur permettent de suivre les processus déjà existants comme la rédaction de PV ou la création de checklists pour le suivi des procédures administratives. Les outils collaboratifs sont sans aucun doute le futur des systèmes de communication pour les entreprises. Grâce aux propositions d’améliorations suggérées par ses clients de manière continue, WEDO s’adapte jour après jour aux besoins des entreprises. L’objectif est clair: faire de WEDO l’outil collaboratif de référence en Suisse.

Photo : © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Source :
[Article original de l'ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Echo de la CCIF (juin 2017 / n°3).

Article ECHO présentant WEDO, l'outil collaboratif suisse, avec image des deux co-fondateurs près d'une cheminée industrielle

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ECHO (CCIF)

La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

Mise à jour: article expliquant la gestion d'une réunion de l'ordre du jour au compte rendu avec délégation des tâches

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

Titre d'article sur WEDO dans le journal 'La Liberté' avec un focus sur la simplification des tâches

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La Liberté

L'année 2016 est maintenant terminée et nous profitons du début de 2017 pour sortir les nouveautés développées en fin d'année passée. A titre de rappel, toutes ces nouveautés nous ont été proposées par nos clients, nous tenons à les remercier pour la qualité de nos échanges. Voici les nouvelles fonctionnalités des versions 20 (et précédentes), actuellement disponible pour l'ensemble de nos clients.

## Paramétrage des notifications externes

Depuis la version 19, vous pouvez choisir les jours et heures d'envoi des emails de notification. Pour ce faire, cliquez sur **Profil > Paramètres**. Dans l’onglet **Notifications**, choisissez vos préférences et cliquez sur **Enregistrer**. Vous recevrez des emails les jours et heures choisis uniquement si vous avez des notifications non lues dans WEDO.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive1_e1541102523132_c4047fd665.png)

## Tri des listes de tâches

Les listes de tâches peuvent être triées par dates (vue standard), par échéances, par utilisateurs ou par priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive2_e1541102547111_ce773abf47.png)

## Onglet Info dans les sujets

Dans chaque sujet, découvrez l'onglet **Info** qui regroupe : la description du sujet, la liste exhaustive des membres, un graphique avec la progression des tâches et le flux d'activités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive3_e1541102564358_cfda83d8af.png)

## Checklists V3 : éditer une checklist après lancement

Lorsque vous lancez une checklist, vous pouvez maintenant y ajouter des tâches après lancement. Ceci vous permet d'ajouter les exceptions ou des tâches supplémentaires lors de l'utilisation de WEDO pour vos procédures.

## Redesign du menu principal

Le menu principal a été mis à jour dans la version 19 pour plus de clarté. La page **Utilisateurs** a été déplacée dans le menu **Profil** et un nouvel élément a été ajouté dans le menu. Ce dernier comporte votre **Prénom** et rassemble tout ce qui vous concerne dans WEDO. Le menu est donc beaucoup plus simple et comprend par défaut : 1\. Tout ce qui vous concerne, 2\. Les sujets dont vous êtes membre et 3\. Les modèles dont vous êtes membre.

## Redesign du menu secondaire

Dans la version 20, le menu secondaire a également été simplifié grâce à un système d'onglets. Le titre et la liste des membres ont été redessinés afin de prendre moins de place sur votre écran. Ceci impacte votre espace personnel mais également les sujets, modèles et checklists.

Voici un exemple avec le sujet _Ressources Humaines_ :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive4_e1541102588390_6a21e137a8.png)

## Amélioration de l'ergonomie des réglages des sujets

Lorsque vous cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les **Paramètres** d'un sujet, WEDO vous propose maintenant une fenêtre avec un système d'onglets pour améliorer la compréhension et la navigation entre les paramètres.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive5_e1541102606773_bd24451085.png)

## Conclusion

Cette version boucle l'année 2016 et nous permet notamment de simplifier l'ergonomie et la navigation dans WEDO. 2017 verra l'arrivée de fonctionnalités majeures qui vous permettrons, nous en sommes sûrs, de soutenir de manière plus efficace la collaboration dans votre entreprise. Nous vous souhaitons à toutes à et tous une belle année 2017 et plein de réussite dans vos échanges entre collègues.

Voici toutes les nouveautés ajoutées à fin 2016\. La nouvelle année promet des fonctionnalités majeures dont nous nous réjouissons déjà de vous parler.

Article de blog "mise à jour": notifications par e-mail, tri des tâches et onglet info avec captures d'écrans y relatives

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WEDO V20 : au revoir 2016, bonjour 2017 !

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

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## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2016_10_montage_fr_1024x614_16c5005358.png)

## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

En-tête d'article 'Info Patronale' avec photo des deux co-fondateurs: David et Antoine

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Info Patronale

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Beaucoup d’équipes sous-estiment le temps perdu dans les petites tâches répétitives : recréer sans cesse les mêmes tâches dans un outil de gestion, mettre à jour manuellement les statuts, relancer les collègues pour connaître le status d'une action. Ces tâches ne sont pas complexes, mais elles s’accumulent vite et freinent l’avancée réelle du travail.

Heureusement, il existe une manière plus efficace de gérer cette routine. L’automatisation des tâches permet de soulager votre équipe en mettant en place des règles simples qui assurent le bon déroulement des opérations.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’automatisation des tâches, comment elle s’intègre à vos processus, et comment des plateformes comme WEDO vous aident à gagner du temps sur les étapes répétitives de votre travail.

## Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
Commençons par définir ce qu’on entend par automatisation des tâches.

En termes simples, il s’agit d’utiliser la technologie pour gérer les actions répétitives de votre flux de travail — celles qui surviennent souvent, suivent un schéma, et ne nécessitent pas une intervention humaine à chaque fois. L’idée est de mettre en place un système une fois pour toutes, afin d’éviter de répéter la même tâche manuellement.

Au lieu de vous connecter chaque semaine à votre outil de gestion pour recréer les mêmes tâches ou suivre les mises à jour manuellement, l’automatisation vous permet de définir des déclencheurs qui s’occupent du travail à votre place. Par exemple :

- À la fin d’une réunion, attribuer automatiquement les actions à réaliser.
- Lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, notifier automatiquement la personne suivante.
- Quand une échéance approche, envoyer un rappel sans avoir à cliquer sur « envoyer ».

L’automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps — même si c’est un atout majeur. Elle réduit aussi le risque d’oubli. Moins d’interventions manuelles, c’est aussi moins d’erreurs, en particulier dans des projets rapides ou au sein de grandes équipes.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de connaissances techniques pour appliquer ce principe. Avec un bon outil de gestion des procédures, l’automatisation des tâches peut se faire simplement, en définissant des règles ou en organisant visuellement les étapes à l’aide du glisser-déposer.

## Comment l’automatisation aide les équipes à travailler plus efficacement
La plupart des équipes n’ont pas besoin de plus d’heures dans une journée — elles ont surtout besoin de passer moins de temps sur des tâches qui pourraient être automatisées.

C’est là que l’automatisation des tâches fait vraiment la différence. Elle permet de réduire les actions répétitives comme attribuer les mêmes tâches à plusieurs personnes, relancer sur une échéance, copier des informations d’un outil à l’autre… Ces tâches semblent anodines, mais elles sont chronophages, nuisent à la concentration et créent des frictions.

L’automatisation ne se contente pas de faire gagner du temps. Elle améliore aussi la fiabilité. En automatisant une tâche récurrente ou en définissant une règle de traitement, vous évitez les oublis ou les erreurs de saisie. Moins d’erreurs humaines, c’est un processus plus fluide et plus fiable, surtout quand les projets s’accélèrent.

Elle améliore également la visibilité. Plus besoin de compter sur quelqu’un pour mettre à jour un tableau ou prévenir la personne suivante : le système informe toutes les parties prenantes en temps réel. Cette régularité renforce la coordination et la confiance dans les processus.

De plus, l’automatisation simplifie vos méthodes de travail sans les réinventer. Si votre [outil de gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) prend en charge les relances, les rappels ou les transmissions, votre équipe peut se concentrer sur l'opérationnel.

C’est un petit changement, mais aux effets cumulés. Sur une semaine, un mois ou un trimestre, l'automatisation des tâches récurrentes peut faire gagner plusieurs heures à votre équipe — sans modifier sa façon de collaborer

## Quand l'automatisation des tâches est-elle utile ? 
Si vous vous demandez où l’automatisation des tâches peut s’intégrer dans votre façon de travailler, voici une règle simple : commencez par toutes les actions ce que vous réalisez plus d’une fois.

Cela peut être création de tâches, l’attribution manuelle des suivis après chaque réunion, les relances, ou encore la copie d’informations d’un outil à l’autre pour tenir une équipe informée.

![Infographie intitulée « Tâches que vous devriez automatiser en premier », montrant six icônes avec des étiquettes autour d'une icône centrale en forme d'étoile. Les tâches sont les suivantes : « Assigner des suivis après les réunions », “Notifier la personne suivante lorsqu'une tâche est terminée”, “Envoyer des rappels de délais”, “Copier des informations entre les outils” et “Recréer des tâches récurrentes”.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_fr_3f152e506e.png)

Toutes ces actions peuvent — et devraient souvent — être automatisées.

Par exemple, les tâches récurrentes n’ont pas besoin d’être créées de zéro à chaque fois. Il suffit de les dupliquer avec le bon responsable, la bonne échéance et les bonnes notes.

Même principe pour les suites de réunions. Plutôt que de prendre des notes à un endroit, puis de créer des tâches ailleurs, vous pouvez connecter les deux. Avec un outil comme WEDO, les tâches peuvent être créées et attribuées en temps réel pendant la réunion. La tâche est ensuite affichée dans le compte rendu de votre réunion, ainsi que dans les réunions suivantes, afin que vous puissiez en suivre automatiquement l'évolution. Aucun besoin d’étapes supplémentaires ni de rappels manuels.

Les notifications peuvent aussi être automatisées. Vous pouvez programmer des alertes lorsqu’une tâche est créée, lorsqu'un délai est modifié ou qu’une nouvelle personne doit intervenir. Votre équipe reste ainsi synchronisée sans devoir vérifier en permanence.

Et que dire du copier-coller répétitif, comme la saisie des mêmes infos dans plusieurs outils ou formulaires ? L’automatisation permet ici de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et de simplifier la gestion des tâches au quotidien.

Rien de tout cela n’est compliqué. Il ne s’agit pas de repenser tout votre système, mais simplement d’éliminer les frictions là où l’intervention manuelle n’est plus nécessaire.

## Comment intégrer l’automatisation dans vos procédures sans créer le chaos
Une fois que vous avez identifié les processus à automatiser, le défi consiste à l’automatiser efficacement sans tout casser au passage.

C’est là qu'une bonne méthodologie fait toute la différence.

### 1. Cartographiez vos processus
Avant de vous lancer dans les options d’automatisation, prenez quelques minutes pour visualiser le déroulement de la tâche du début à la fin. Qui la crée ? À quel moment ? Quelles sont les étapes suivantes ? Qui doit être informé ?

Cette étape permet d’identifier les points de blocage, les doublons ou les étapes inutiles — autant d’éléments qu’il vaut mieux éviter de figer dans un processus automatisé.

### 2. Utilisez l’automatisation pour remplacer les clics, pas les décisions
Une bonne automatisation élimine les actions manuelles : assigner des tâches récurrentes, définir l'échéancier, envoyer des rappels, fournir les documents nécessaires.

Mais elle ne remplace pas les choix qui nécessite la réflexion. Si une décision humaine est nécessaire, ne cherchez pas à automatiser cette partie. Concentrez-vous sur les étapes qui suivent toujours le même schéma.

### 3. Gardez vos automatisations à jour
L’une des erreurs les plus fréquentes est d’automatiser une action… puis de l’oublier. Si un processus est modifié sans que l’on sache qu’une automatisation y est liée, cela peut provoquer des doublons, des oublis ou pire.

Assurez-vous que votre outil de gestion affiche clairement les actions automatisées. Chaque membre de l’équipe devrait pouvoir voir ce qui a été déclenché, quand, pourquoi et par qui — idéalement dans l’historique de la tâche.

L’objectif est de rendre votre système plus fluide, pas plus fragile.

## Comment WEDO vous aide à automatiser votre travail intelligemment
Pas besoin de revoir tout votre système pour commencer à automatiser. WEDO s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà, tout en simplifiant et en fluidifiant votre travail au quotidien.

Voici comment WEDO rend l’automatisation accessible, même sans compétences techniques.

![Infographie intitulée « Comment WEDO aide votre équipe à automatiser plus intelligemment », présentant cinq avantages clés des fonctions d'automatisation de WEDO : « Création de tâches en temps réel pendant les réunions, Automatisation intégrée, Visibilité des tâches en temps réel, Modèles de listes de contrôle standardisés et Diagrammes de Gantt mis à jour automatiquement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_fr_6e69f2f746.png)

### 1. Automatisez la création de tâches lors des réunions 
Avec WEDO, vous pouvez attribuer des tâches en temps réel pendant vos réunions. Plus besoin de prendre des notes d’un côté et de créer les tâches ailleurs. Les actions sont définies sur le moment, avec échéance, un responsable et un contexte. Ces tâches se retrouvent ensuite automatiquement dans les espaces de travail appropriés, ainsi que dans la liste de tâches de la personne en charge.

Zéro double saisie. Aucune étape oubliée.

### 2. Simplifiez vos processus récurrents grâce aux modèles de checklists
Pour les flux de travail répétitifs, les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) de WEDO changent la donne. Plutôt que de recréer manuellement les mêmes séries de tâches à chaque fois, vous pouvez concevoir des modèles standardisés pour des processus comme l’onboarding, les contrôles qualité ou l’organisation d’événements. Les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes, avec les échéances et les documents nécessaires, garantissant une exécution cohérente sans configuration supplémentaire. Vous pouvez même suivre l’avancement des checklists en temps réel pour vous assurer que tout reste sur les rails.

### 3. Gardez vos plans de projet à jour grâce au diagramme de Gantt
Avec la nouvelle fonctionnalité de [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) de WEDO, plus besoin de mettre à jour manuellement les plannings de projet. Toute action sur une tâche — modification de la date de début, marquage comme terminée ou ajustement des délais — se reflète automatiquement dans la vue Gantt. Vos échéanciers restent ainsi à jour sans saisie en double ni ajustement manuel, ce qui facilite la gestion des dépendances et le maintien du rythme.

### 4. Réduisez les relances manuelles
L'état d'un tâche est toujours visibles par les bonnes personnes. Cela implique moins de réunions de suivi, moins de relances, moins de temps perdu dans la recherche. Tout est synchronisé, au même endroit, en temps réel.

### 5. Simplifiez votre flux de travail sans règle
Pas de moteur de règles complexe caché dans les paramètres. WEDO reste simple et clair. Vous profitez des avantages de l’automatisation — tâches récurrentes, structure, gain de temps — sans avoir à gérer de logique conditionnelle ou d’intégrations.

Et comme WEDO regroupe [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), suivi des réunions et collaboration d’équipe sur une seule plateforme, pas besoin de multiplier les outils pour automatiser. Tout est déjà intégré dans votre manière de travailler.

## Conclusion
Le travail manuel s’infiltre dans tous les recoins de votre travail quotidien. Votre équipe peut passer plus de temps à gérer les tâches qu’à les accomplir réellement. L’automatisation permet d’y remédier. Elle élimine les étapes répétitives inutiles et fait tourner vos processus en arrière-plan, sans intervention constante.

WEDO vous donne les outils pour amorcer ce changement sans complexifier votre environnement. De la création de tâches en temps réel pendant les réunions aux processus récurrents, en passant par des fonctionnalités de collaboration intégrées, la plateforme est conçue pour les équipes qui veulent simplifier leur façon de travailler — pas l’alourdir.

Envie de voir WEDO en action ? [Lancez votre essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui.

Découvrez comment l’automatisation des tâches permet de fluidifier les processus, réduire le travail manuel et améliorer la productivité des équipes grâce à l’outil collaboratif de WEDO.

Cette image introduit un article sur l'automatisation des tâches, qui explique ce qu'elle est et comment elle aide votre équipe à travailler plus intelligemment.

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Comment travailler plus intelligemment avec l'automatisation des tâches

Le paysage juridique suisse en matière de protection des données a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – **WEDO SA** a entrepris une **révision complète de son ensemble contractuel**.

Cette démarche vise à **réduire les obstacles juridiques** pour nos clients, en particulier pour les **entités publiques cantonales et communales**, afin qu’elles puissent recourir à nos services **sans devoir adapter nos documents**.


## Un contexte légal en pleine mutation

Depuis le **1er septembre 2023**, la **nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)** est entrée en vigueur. Elle renforce les droits des personnes concernées et impose de nouvelles obligations aux entreprises et prestataires.

En parallèle, **plusieurs cantons suisses ont révisé leur propre législation cantonale** sur la protection des données. À ce jour, **seul le canton de Vaud n’a pas encore procédé à sa révision**, mais cela ne saurait tarder. Ces lois, souvent plus strictes pour les prestataires informatiques des entités publiques, exigent des garanties contractuelles spécifiques.


## Pourquoi avons-nous révisé nos documents ?

Nous avons souhaité :

- **Supprimer les obstacles juridiques** liés à la sous-traitance de données pour nos clients publics.
- **Aligner notre documentation contractuelle avec les attentes des lois cantonales**, au-delà de la seule conformité à la nLPD.
- Offrir un cadre contractuel **standardisé, complet et compréhensible**, sans renoncer à la sécurité juridique.


## Les documents concernés

La révision porte sur trois documents principaux :

### 1. Notre Accord de traitement de données (DPA)

Ce document a fait l’objet d’une **refonte complète** :

- Intégration des **exigences spécifiques des lois cantonales**, comme le secret de fonction ou les communications transfrontières de données.
- **Compatible avec les obligations des entités publiques**, sans nécessiter d’ajustement unilatéral.
- Intègre des garanties solides en matière de sécurité, confidentialité, sous-traitance et droits des personnes concernées.

### 2. Notre Déclaration de protection des données

Limitée désormais au **site web [**www.wedo.com**](https://www.wedo.com)**, cette politique clarifie les traitements réalisés dans un contexte purement marketing et informatif.

### 3. Nos Conditions générales d’utilisation

Elles ont été ajustées sur les points liés à la protection des données pour rester cohérentes avec notre DPA.


## Les engagements intégrés dans notre nouveau DPA

Voici les points clés désormais couverts :

- Clauses précises sur la **sous-traitance** et la sous-traitance ultérieure.
- Respect des **secrets légaux** applicables (secret de fonction, secret professionnel, etc.).
- Encadrement des **transferts transfrontaliers de données**.
- **Procédures de notification** en cas de violation de la sécurité des données.
- Clauses renforcées sur la **sécurité technique et organisationnelle**, incluant un **droit d’audit contractuel**.


## Ce que cela change pour nos clients

- **Gain de temps** : plus besoin de proposer des avenants ou adaptations spécifiques.
- **Sécurité juridique** : nos documents sont alignés avec les exigences **des cantons et de la Confédération**.
- **Clarté** : les documents sont juridiquement solides tout en restant accessibles à tous.


## Un travail réalisé avec YB Conseils & Solutions Sàrl

Nous tenons à remercier chaleureusement [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies basé à **Bulle (FR)**, pour leur accompagnement rigoureux dans cette révision. Leur expertise a permis de concilier conformité réglementaire et lisibilité contractuelle – un vrai atout pour notre écosystème.


Pour toute question ou demande d’information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com) ou à consulter nos documents à jour sur notre [centre de confiance](https://trust.wedo.com/).

Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – WEDO SA a entrepris une révision complète de son ensemble contractuel.

Un graphique montrant la documentation légale qui répond aux nouvelles exigences réglementaires

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WEDO revoit son ensemble contractuel pour répondre aux nouvelles exigences légales

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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