## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

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Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

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Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

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## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

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## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

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Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

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Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

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## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

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**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. Doodle s’est également penché sur l’analyse de 19 millions de réunions afin d’établir ce rapport. : [Accéder au rapport Doodle](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

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> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_wedo_montage_1024x525_23213decc1.png)
  
  
## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

WEDO permet de créer des tâches par envoi d’email. De l’email à la tâche, les données sont transmises de la manière suivante :

1. L'objet de l'email deviendra le titre de la tâche
2. Le contenu de l'email deviendra la description de la tâche
3. Tous les fichiers joints à l'email seront joints à la tâche

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive1_d807f647c5.png)

## Trois options existent lorsqu'il s’agit de créer des tâches dans WEDO par envoi d’email :

* Se créer une tâche pour soi-même
* Créer une tâche automatiquement déléguée à un collègue
* Créer une tâche automatiquement partagée dans un espace de travail

Pour envoyer une tâche par email dans WEDO, il suffit d’écrire un email en mettant comme destinataire une adresse email unique. Cette adresse email correspondra soit à une personne soit à un espace de travail.

## Où trouver les adresses emails uniques ?

Chaque personne et espace de travail possède une adresse email unique dans votre réseau WEDO.

Pour trouver mon adresse email unique personnelle, je vais dans mon _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_.

Pour trouver l’adresse email pour l’envoi de tâche à un collègue, il me suffit de lui demander son adresse qu’il trouvera au même endroit que moi.

Enfin pour l’adresse email correspondant à un espace de travail, je vais dans l’espace de travail en question, je clique sur l’icône de la _Roue dentée > Paramètres > onglet Email en tâche_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive2_6487df5d0b.png)

Notez que vous pouvez cumuler les destinataires. Ceci est utile pour créer une tâche attribuée à une personne et partagée dans un ou plusieurs espaces de travail.

## Exemple pratique

Je veux attribuer une tâche qui s’intitule « Préparer le plan de communication » à mon collègue Benoît. J’aimerais ajouter une description, par exemple : « Nombre de pages maximum : 3 ». Finalement, je souhaite que cette tâche soit partagée avec les espaces de travail de la Direction et du Marketing.

Voici à quoi ressemblerait mon email :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive3_717f80fca1.png)

## Transformer rapidement ses emails en tâches

Une alternative existe pour transformer rapidement un de vos emails en tâche dans votre espace personnel, transférez-le à **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Autoriser d’autres adresses emails

Afin de pouvoir créer des tâches par envoi d’email dans votre espace personnel, une adresse doit être préalablement autorisée.

Par défaut, l’adresse email de connexion à votre compte WEDO ainsi que les adresses emails de vos collègues sont déjà autorisées. Nul besoin de les activer une nouvelle fois.

Pour ajouter une adresse, par exemple votre adresse email personnelle, procédez comme suit. Allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Email en tâche_ puis cliquez sur **\+ Ajouter une adresse email**. Saisissez ensuite l’adresse email que vous souhaitez ajouter. Un code vous est envoyé par email. Vous devez le saisir dans WEDO puis cliquer sur **Enregistrer** pour finaliser l’opération. Une fois que l’adresse est autorisée, un badge « **Active** » apparaît à côté de l’adresse.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive4_310a053793.png)

## Quelques exemples d’utilisation

* Attribuez des tâches à votre équipe sur la base d’emails reçus.
* Transférez les demandes de réparation reçues par email dans l’espace de travail « Technique » afin de les centraliser.
* Partagez les emails qui contiennent des pièces jointes à relire en séance en les transférant dans un espace de travail « Courrier à traiter ».

Si vous avez des questions ou des remarques, n’hésitez pas à nous écrire via le support par chat dans WEDO.

Découvrez comment transformer vos emails en tâches sans effort en les transférant à WEDO.

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Création de tâches par envoi d’email

> Antoine Sudan est ingénieur diplômé en gestion de projet. En 2014, alors qu’il travaille en entreprise, le Staviacois constate que gérer des tâches en équipe sans les outils adéquats peut s’avérer chaotique face à une masse d’informations grandissante. Il décide donc de s’associer à un ami pour développer une application capable de coordonner de manière simple et efficace le travail en entreprise.

« Cela ne marchera jamais. Tel est le verdict de la première personne à qui nous avons présenté notre projet il y a trois ans. C’était un ancien professeur. Impossible, selon lui, de résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple. C’est pourtant précisément ce que mon ami et moi avions en tête.

Heureusement, nos mentalités d’ingénieurs ont vite pris le dessus. A quoi bon se laisser abattre par la critique ?

Mieux vaut en tirer le plus possible pour trouver la solution adéquate. Afin d’établir les chances de réussite de notre application, nous sommes allés la présenter à plusieurs clients potentiels. _Get out of the building_, un exercice plutôt difficile pour moi. En effet, le démarchage me rendait nerveux au début. Difficile de sortir de sa zone de confort et d’aller présenter une idée en plein développement à un chef d’entreprise. Finalement, c’est en agissant que j’ai pris de l’assurance. Notre projet s’est précisé au fil des rendez-vous et j’ai peu à peu mis de côté mes doutes. Mon ami et moi nous posions beaucoup de questions et ce sont bien souvent nos interlocuteurs qui nous ont soufflé les bonnes réponses.

Notre ténacité semble avoir a porté ses fruits. WEDO est actuellement utilisée par une quarantaine de clients, notamment la Banque Cantonale de Fribourg. Mon ami et moi pouvons vivre des revenus de notre entreprise et donc nous dédier entièrement à son développement. Une chose est certaine : les heures supplémentaires vont continuer de s’accumuler ! C’est d’ailleurs là un nouveau défi que nous devons relever. Lorsqu’on est à son compte, il faut aussi savoir s’arrêter un instant et regarder en arrière pour savourer ce que l’on a accompli. La bouteille de champagne est au frais depuis longtemps. J’espère que nous trouverons bientôt le temps de l’ouvrir. »

> Notre ténacité semble avoir porté ses fruits

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**Antoine Sudan**  
cofondateur de WEDO Sàrl

Photo : © Kevin Schlüter ([Fri Up](http://www.friup.ch/fr)) / Source :
[Article original de l'Interface](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Interface de la Fédération Patronale et Économique (septembre 2017).

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L'interface (Fédération Patronale et Économique)

## Le suivi des réunions en trois étapes

Le nouveau module Réunion (version 2) vient de sortir dans WEDO. Ce dernier reprend les concepts de la version 1 et voit deux améliorations principales :

1. Les modifications sont possibles simultanément par plusieurs acteurs et
2. L’ordre du jour est rédigé point par point pour plus de précision.

La maîtrise de vos réunions en 3 phases est toujours d’actualité :

* Avant la réunion : préparation de l’ordre du jour
* Pendant la réunion : rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches
* Après la réunion : compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

## Préparation de l’ordre du jour

Une fois votre réunion ajoutée, vous êtes invité à définir les membres puis à préparer votre ordre du jour point par point.

Les points peuvent être hiérarchisés par simple glissé-déposé et se numérotent automatiquement pour un référencement accru lors de vos réunions.

Sur chaque point, 8 options sont disponibles :

* Indenter, modifier ou supprimer le point.
* Ajouter des notes : les notes vous permettent de lister les informations.
* Ajouter des décisions : les décisions prises en réunion sont clairement visibles dans le PV.
* Ajouter des tâches : les tâches peuvent être liées à des points précis de l’ordre du jour.
* Ajouter des fichiers : chaque point peut avoir un ou plusieurs fichiers.
* Présentateur : votre ordre du jour sert de fil conducteur à la présidence de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_08_diapositive1_1c7e3a55f5.png)

Synchronisation calendrier : une fois l’ordre du jour préparé, un événement se synchronise dans l’agenda des différents participants (compatible Outlook, Google Calendar, etc).

## Rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches

Lors d’une réunion, vous retrouvez votre ordre du jour point par point avec ses notes, fichiers et tâches liées.

Vous pouvez alors rédiger un ou plusieurs paragraphes pour chaque point grâce au système de note, mettre en avant les décisions prises et lister les tâches à réaliser pour la réunion suivante.

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Votre ordre du jour vous servira de guide tout au long de la réunion pour assurer une présidence exemplaire et maîtriser la durée impartie à la réunion.

Les modifications d’échéances et les commentaires sur les tâches sont également tracés automatiquement par WEDO afin de faire partie intégrante du compte rendu.

## Compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

A la fin de la réunion, le compte rendu est accessible à tous les participants et chaque collaborateur reçoit automatiquement les tâches qui lui ont été attribuées dans son espace personnel.

Les tâches exécutées entre deux réunions apparaîtront automatiquement comme terminées lors de la réunion suivante. L’historique des tâches permet de visualiser les modifications amenées sur chaque tâche avec le lien vers les comptes rendus correspondants. En bref, WEDO offre une traçabilité complète des tâches au fil des réunions sans que vous ayez d’effort à faire.

Lorsque vous créez une nouvelle réunion, les informations du compte rendu précédent sont reprises afin de vous faire gagner du temps et d’éviter les copier-coller et les risques d’erreurs.

## Bonus

### Recherche

La recherche puissante de WEDO indexe le texte de tous vos comptes rendus à travers l’ensemble des espaces de travail de votre réseau. Il vous suffit de saisir un ou plusieurs mots clés pour que WEDO recherche automatiquement à l’intérieur de vos PV et affiche rapidement les informations recherchées.

### Verrouillage

Chaque compte rendu peut être verrouillé après relecture pour assurer la traçabilité et la fiabilité de vos archives.

### Export en PDF

Un simple clic vous permet d’exporter vos ordres du jour et vos comptes rendus en PDF. Le module d’export vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans le fichier. Ceci est très pratique pour générer des extraits de PV.

## Conclusion et remerciement

Cette nouvelle version du module réunion permet de réaliser des économies de temps et d’argent.

Les clients qui utilisent ce module avec succès nous ont confiés gagner jusqu’à une heure par réunion car le compte rendu est rédigé durant la réunion et non après. Ils nous annoncent aussi une diminution de la durée de leurs réunions de 30% en moyenne. Ils préparent mieux leurs réunions et évitent ainsi les débordements. Gain de temps également pour la gestion des décisions et des tâches qui en découlent dont WEDO assure automatiquement le suivi.

Nous avons pu intégrer toutes les propositions d’amélioration de nos clients dans cette nouvelle mouture. Nous tenons donc ici à les remercier pour leurs précieux conseils et remarques. WEDO va continuer à évoluer pour devenir un outil collaboratif complet, destiné en primeur, aux entreprises suisses.

Module réunion revisité permettant de gagner jusqu’à une heure par réunion grâce à sa simplicité d’utilisation et le suivi des tâches assuré d’une réunion à l’autre.

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Module réunion repensé : plus simple, plus précis, plus performant

## WEDO SÀRL L’OUTIL COLLABORATIF SWISS MADE

WEDO Sàrl est le projet de David Dutch et d’Antoine Sudan, deux ingénieurs fribourgeois et amis d’enfance. Il s’agit d’un outil collaboratif, créé en 2015 et soutenu par Fri Up, pour gérer des tâches, séances et projets en équipe. Leur vision: simplifier la communication en entreprise pour révolutionner la collaboration entre professionnels !

## LA NAISSANCE D’UNE START-UP 100% SUISSE

En tant que collaborateur d’une entreprise, chacun est confronté à différents canaux de communication: procès-verbaux (PV), procédures, documents, emails, tableaux, appels téléphoniques ou encore checklists. Garder une vision claire sur les tâches à réaliser et leurs échéances n’est pas toujours aisé.

En 2015, David Dutch et Antoine Sudan ont alors décidé d’aller à la rencontre de directeurs de différentes entreprises pour découvrir leurs manières de gérer les tâches, les séances et les projets. C’est grâce aux précieux témoignages de plus de 300 professionnels qu’ils ont pu développer leur plateforme.

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Contrairement à différents outils disponibles en ligne, WEDO est adapté aux besoins des entreprises helvétiques.

> Collaborer en toute simplicité

Toutes les données sont hébergées en Suisse. L’application est hautement sécurisée et très facile d’utilisation pour permettre une mise en réseau aisée des collaborateurs.

## DES OUTILS AU SERVICE DES ENTREPRISES

Le retour sur investissement de l’utilisation de WEDO est rapide. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal via WEDO, en comparaison avec une prise de PV standard, permet une économie d’une heure par séance. De plus, la traçabilité proposée par l’application permet d’assurer un suivi de la prise de décision en séance à l’exécution de la tâche sur le terrain.

Les clients actuels proviennent de domaines variés: administrations, communes, EMS, banques. Des fonctionnalités dédiées leur permettent de suivre les processus déjà existants comme la rédaction de PV ou la création de checklists pour le suivi des procédures administratives. Les outils collaboratifs sont sans aucun doute le futur des systèmes de communication pour les entreprises. Grâce aux propositions d’améliorations suggérées par ses clients de manière continue, WEDO s’adapte jour après jour aux besoins des entreprises. L’objectif est clair: faire de WEDO l’outil collaboratif de référence en Suisse.

Photo : © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Source :
[Article original de l'ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Echo de la CCIF (juin 2017 / n°3).

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ECHO (CCIF)

La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Parmi les principaux obstacles figurent la gestion complexe des ressources humaines, la coordination des opérations, la collecte et la centralisation des données, ainsi que la gestion des budgets et des ressources matérielles. La nécessité de maintenir une documentation précise et à jour pour les rapports et les contrôles réglementaires représente également un défi majeur. Tous ces aspects administratifs sont essentiels pour assurer la préparation, la réactivité et la sécurité des services de secours.

## Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

### Quel est votre rôle au sein du SPS Neuchâtel ?

Je suis l'adjoint du commandant de la région de défense incendie du littoral neuchâtelois et chef de projet à l'Office Pompiers du SPS.

### Pouvez-vous nous décrire l'Office Pompiers SPS Neuchâtel et son activité en quelques mots ?

L'Office Pompiers du SPS dirige la région de défense et incendie du Littoral neuchâtelois qui compte 40 pompiers professionnels et 220 sapeurs-pompiers volontaires dans ses rangs. Les intervenants sont répartis sur trois secteurs d'intervention.

### Quels sont les challenges de cette organisation multi-site ?

Les challenges liés à l'organisation multi-site de notre région de défense incendie sont multiples et requièrent une gestion minutieuse pour assurer un fonctionnement efficace et sécurisé. Tout d'abord, l'une des principales préoccupations est la standardisation des procédures. Avec cinq sites différents répartis sur trois secteurs d'intervention, il est essentiel que toutes les équipes suivent les mêmes protocoles et normes opérationnelles. Cela garantit une coordination optimale lors des interventions d'urgence et évite les confusions qui pourraient découler de pratiques divergentes.

Un autre défi majeur est de gérer le rythme de conduite différencié entre les sapeurs-pompiers professionnels et les pompiers volontaires présents dans nos différentes casernes. Les professionnels sont disponibles en permanence, tandis que les volontaires ont des engagements variés en dehors de leurs heures de service. Cela nécessite une planification minutieuse pour s'assurer que les effectifs adéquats sont toujours disponibles pour répondre aux appels d'urgence, tout en respectant les contraintes individuelles.

La gestion des tâches et la communication centralisée sont essentielles pour maintenir une coordination efficace entre les centres de secours. Nous utilisons WEDO pour faciliter la transmission d'informations critiques en temps réel, tout en permettant à chaque secteur de fonctionner de manière autonome pour les tâches spécifiques à sa zone géographique.

Enfin, la sécurité de l'information est primordiale, notamment en ce qui concerne le partage des fichiers entre les sites. Nous devons nous assurer que les données sensibles et les informations opérationnelles sont protégées contre les accès non autorisés. Des mesures de sécurité strictes sont en place pour garantir l'intégrité et la confidentialité de nos données, tout en permettant leur partage sécurisé entre les différents sites.

### Avant l'intégration de WEDO, quels outils utilisiez-vous pour assurer la collaboration et la gestion administrative ?

Pour nos diverses réunions ou discussions, nous prenions nos PV sur un fichier Excel. Nous avions un agenda partagé sur Outlook pour la disponibilité des équipes de secours, et nous échangions par emails. Les différentes procédures de la caserne et la gestion des équipes étaient documentées sur de nombreux fichiers Excel pas accessibles à tous et en tout temps.

### Quelles étaient les limites à l'utilisation de ces différents outils ?

Les informations étaient dispersées dans de nombreux endroits différents, ce qui entraînait beaucoup de redondance et de pertes. La communication dispersée entre les différentes strates de la hiérarchie et les intervenants de la caserne se répercutait donc sur le suivi des projets et la fluidité des opérations.

### Aujourd'hui, quelle est votre utilisation de l'outil WEDO ?

Nous utilisons WEDO pour générer tous les rapports des diverses réunions entre les offices du SPS, comme les rapports d'état-major régional, les rapports d'états-majors opérationnels, les rapports de secteur et les rapports journaliers des sections d'intervention. WEDO nous permet enfin d'avoir tous les rapports au même endroit, afin que les ayants droit puissent les consulter à tout moment. Les membres des réunions peuvent également ajouter leurs points à l'ordre du jour en amont pour préparer la discussion.

La plateforme nous a par ailleurs permis d'améliorer la gestion de projets et le suivi des informations courantes au sein de la caserne. L'aspect collaboratif de la plateforme nous permet d'attribuer des tâches courantes aux utilisateurs. Nous visualisons en temps réel l'avancement des tâches, le suivi de l'entretien, la gestion des commandes et le traitement des notes de frais, entre autres.

Il est aussi possible de documenter les procédures récurrentes, comme par exemple les préparations de matériel ou les formations continues, avec des modèles checklists qui peuvent être lancées à tout moment.

![Logiciel pompier pour la gestion administrative des pompiers](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_FR_404dd3125d.png)

### Comment la mise en place de l'outil a-t-elle été accueillie par les membres de l'équipe ?

Le regroupement de diverses tâches et informations dans un seul programme a facilité l'intégration de l'outil. Le partage des thématiques au travers de toutes les strates et tous les organes de conduite facilite le suivi et la transmission de l’information.

De plus, nous avons créé un petit journal interne sur WEDO pour augmenter l'adhésion à la plateforme. Dans ce journal, l’ensemble du personnel peut ajouter des thématiques concernant les projets en cours et les interventions passées. Ils peuvent y glisser divers formats d'information comme des photos ou des articles régionaux par exemple.

### En quoi WEDO contribue à la démarche de digitalisation de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel ?

WEDO contribue à la démarche de digitalisation en réduisant considérablement les impressions papier et en centralisant les documents de projet. Les avantages principaux sont la centralisation des informations, l'augmentation de la participation et la valorisation du personnel, à tous les niveaux. L'aspect participatif de la plateforme permet de diminuer de manière considérable les échanges de mails.

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![Logiciel pour les procédures pompier et l'envoi automatique des tâches liées aux interventions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_FR_bd531a5a7c.png)


Les services de pompiers sont souvent confrontés à des défis administratifs considérables. Interview avec Christian Mauley, Capitaine de l'Office Pompiers SPS Neuchâtel. Il nous parle de l'implication de la plateforme WEDO dans la gestion de leurs activités.

Témoignage du capitaine du service du feu sur l'utilisation d'un logiciel pour les services d'urgence

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Un logiciel de gestion pour les services d'urgence, d'incendie et de secours

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Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement **pertinent**, mais aussi **efficace** et **intuitif**. C'est précisément la raison pour laquelle nous sommes ravis d'annoncer une refonte totale de notre logiciel.

Depuis sa création, WEDO a connu une croissance et une transformation significatives. Notre équipe a travaillé à l'amélioration de ses capacités, en introduisant de nombreuses fonctionnalités au fil du temps, pour répondre aux besoins changeants de ses utilisateurs. Cependant, cette croissance s'est soldée par une évidence - **la nécessité d’une réécriture complète du code afin d’assurer la pérennité du logiciel.**

Au cours de l'année écoulée, notre équipe de développeurs a consacré son expertise et son énergie à ce projet. Le résultat est une version de WEDO robuste et à l'épreuve du temps, prête à offrir stabilité et performances et rapidité pour les années à venir.

Mais ce n'est pas tout. Nous ne nous sommes pas contentés de réécrire le code. Parallèlement à cette refonte technique, nous avons également réimaginé l'interface, la rendant plus intuitive et plus conviviale. Nous avons rafraîchi les couleurs et l'esthétique pour donner au logiciel un aspect moderne et attrayant. Pour finir, nous avons profité d’intégrer quelques améliorations suggérées par nos utilisateurs.

Dès maintenant, cette nouvelle version sert de base stable pour développer de nouvelles fonctionnalités, notamment en termes de gestion de projet (diagramme de Gantt, dépendance entre les tâches, portefeuille de projet et sous-tâches avancées) et d’intégration avec d’autres logiciels comme MS Teams. 

Le compte à rebours a commencé. Nous sommes ravis d'annoncer que la nouvelle version améliorée de WEDO est officiellement déployée dans tous les réseaux d'utilisateurs 🚀


Dans le monde en constante évolution de la technologie, il est impératif de rester à la pointe du progrès pour s'assurer que notre logiciel reste non seulement pertinent, mais aussi efficace et intuitif. 

Nouvelle version optimisée du logiciel de collaboration WEDO

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Un nouveau départ motivé par la performance et l’expérience utilisateur

Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. Cependant, ces entités sont souvent aux prises avec des activités administratives chronophages qui peuvent entraver la productivité.

La transformation numérique offre des opportunités précieuses pour automatiser les tâches administratives. WEDO s'impose comme un atout majeur dans ce domaine. En proposant une interface conviviale, il permet aux professionnels des communes et du service public de créer, d'organiser et de gérer rapidement les documents essentiels. Cette automatisation libère un temps précieux qui peut être réaffecté à des activités plus stratégiques.

## Gestion efficace des réunions de commissions, du conseil municipal, des assemblées communales

Les réunions jouent un rôle essentiel dans le processus décisionnel au sein des communes et de l'administration publique. Cependant, leur organisation et leur suivi peuvent s'avérer chronophages.

WEDO simplifie ce processus en permettant la création facile d'ordres du jour, la planification des réunions et la prise de notes en temps réel. Ainsi, les discussions sont mieux structurées, les décisions sont prises plus rapidement et leur mise en œuvre est suivie de près. WEDO est idéal pour gérer tous types de réunion, qu'elles soient bilatérales ou de large audience.

![Logiciel gestion opérationnelle des communes et municipalités](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_3_FR_71fe7eaaa6.png)


## Suivi des discussions et traçabilité des décisions

La traçabilité des discussions et des décisions est un élément clé de la gestion transparente de l'administration publique. WEDO répond à cette exigence en enregistrant chaque discussion, chaque décision et chaque tâche de manière précise et horodatée. Cette traçabilité garantit une documentation complète, favorisant ainsi la responsabilité et la confiance du public envers les institutions publiques.

Avant de choisir un gestionnaire de réunion, les communes et municipalités doivent s'assurer que l'outil en question permette la gestion des droits d'accès à certains espaces et comptes-rendus de réunions, afin que les informations sensibles restent confidentielles.

## L'utilité d'un gestionnaire de tâches collaboratif

Un bon gestionnaire de tâches est essentiel pour superviser efficacement tous les secteurs de la commune. Dans WEDO, chaque membre peut obtenir une vue d'ensemble de l'état d'avancement de chaque projet, de chaque tâche, de chaque réunion et de chaque dossier.

Cela permet de prendre des décisions éclairées, d'identifier les éventuels goulots d'étranglement et de réaffecter les ressources pour optimiser la productivité globale de l'administration.

![outils pour la prise de note de réunions, séances du conseil et toute autre réunion du service public](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Administrations_publiques_4_FR_7c1109dec0.png)

### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour un chef de secteur :

**Organisation et suivi des activités :**
Un gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de maintenir une liste organisée des activités et des projets en cours dans son secteur. Il peut ainsi avoir une vue d'ensemble de toutes les tâches à accomplir, de leur état d'avancement et des échéances à respecter.

**Planification stratégique :**
Le chef de secteur peut utiliser un gestionnaire de tâches pour planifier les activités à court, moyen et long terme dans son secteur. Cela l'aide à définir des objectifs, à allouer les ressources nécessaires et à élaborer des stratégies pour répondre aux besoins de la communauté.

**Répartition des responsabilités :**
Grâce à un gestionnaire de tâches, le chef de secteur peut attribuer des tâches spécifiques aux membres de son équipe ou à d'autres départements de la commune ou de la mairie. Il peut assigner des priorités et suivre qui est responsable de quoi, favorisant ainsi la clarté des rôles.

**Suivi de l'avancement :**
Le gestionnaire de tâches permet au chef de secteur de suivre en temps réel l'avancement des projets. Il peut détecter rapidement les retards ou les problèmes potentiels, permettant de prendre des mesures correctives rapidement.

**Communication interne :**
Le chef de secteur peut utiliser le gestionnaire de tâches pour communiquer avec son équipe et d'autres départements de la commune. Il peut partager des informations, des documents et des mises à jour sur les projets en cours sans avoir à envoyer d'e-mails. Cela dynamise la collaboration et la cohésion au sein de la mairie.

**Réduction des oublis :**
En enregistrant toutes les tâches à accomplir dans un gestionnaire de tâches, le chef d'équipe minimise les risques d'oubli ou de négligence. Il peut être sûr que rien ne passe entre les mailles du filet et que toutes les responsabilités sont prises en compte, avec des délais précis.



### Les avantages d'un gestionnaire de tâche pour le collaborateur :

**Gestion de travail :**
Un outil aide à garder une trace des tâches assignées au collaborateur. Il peut organiser ses activités, établir des priorités et éviter les oublis, ce qui contribue à une meilleure gestion de sa charge de travail. Les tâches peuvent être gérées depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone. Cette compatibilité permet à chacun, sur le terrain comme dans les bureaux, de trouver chaussure à son pied.

**Suivi des projets et des dossiers :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de suivre l'avancement de projets ou de dossiers spécifiques sur lequel il ne travaille pas seul. Il peut noter les étapes accomplies, les informations importantes et les actions à entreprendre, ce qui facilite la collaboration avec d'autres collègues ou départements de la commune.

**Gestion des priorités :**
Le collaborateur peut hiérarchiser ses tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Il peut ainsi se concentrer sur les activités cruciales pour la commune et éviter d'être submergé par des tâches moins prioritaires.

**Rappels et notifications :**
Les gestionnaires de tâches offrent souvent la possibilité de définir des rappels et des notifications. Cela permet au collaborateur de ne pas oublier les échéances, les réunions importantes ou les actions à entreprendre, contribuant ainsi à une meilleure ponctualité.

**Évaluation personnelle :**
Un gestionnaire de tâches permet au collaborateur de réfléchir sur sa propre performance. Il peut analyser ses réalisations, identifier les domaines dans lesquels il peut s'améliorer et prendre des mesures pour accroître son efficacité.


## Cas Pratique : Comment la commune de Saxon (CH) a-t-elle donné un nouveau souffle à ses activités grâce à WEDO ?

Dans cet article, vous découvrirez comment la Commune de Saxon a amélioré la communication interne entre ses conseilleurs, de ses chefs de secteurs et de ses collaborateurs. Une implémentation qui fût couronnée de succès, tant en termes de productivité qu'en termes de valorisation du personnel :

[**Lire l'article**](https://wedo.com/fr/blog/commune-de-saxon-revolution-digitale-de-l-administration-municipale)


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Dans le contexte de la digitalisation, il est essentiel d'améliorer l'efficacité des tâches administratives au sein des municipalités et de l'administration publique afin de garantir une meilleure prestation de services publics. 

Logiciel pour la gestion administrative des communes et municipalités

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Transformation numérique des administrations publiques

Les séances de brainstorming sont souvent le creuset de la créativité, des idées innovantes et de l'expression libre. Que ce soit autour d'une table de réunion ou en ligne, ces réunions dynamiques peuvent prendre des chemins sinueux, explorant un éventail impressionnant d'idées souvent représentées par des post-it multicolores ou des schémas dessinés sur un tableau blanc.

Cependant, au cœur de cette effervescence, il est essentiel de ne pas perdre de vue l'objectif initial : générer des idées, des discussions productives et, surtout, des décisions éclairées.

C'est là qu'intervient la nécessité de synthétiser et de consigner toutes ces idées qui fusent, le cauchemar de tout rédacteur de PV. Dans cet article, nous explorerons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. Nous examinerons comment transformer le chaos constructif du brainstorming en un rapport écrit simple, clair et exploitable pour l'avenir.

## Étape 1 : Préparation de la session de brainstorming

**1. Préparez-vous en avance :**
Familiarisez-vous avec le sujet de la séance de brainstorming et assurez-vous d'avoir les outils nécessaires pour prendre des notes. Pour plus de rapidité et de flexibilité, utilisez un outil de prise de PV comme WEDO.

**2. Préparez un ordre du jour :**
À ce stade, l’ordre du jour mentionnera que les point généraux sur lesquels le groupe devra réfléchir et trouver des idées innovantes ou créatives. Ces concepts doivent rester larges, pour laisser grande ouverte la porte de la créativité. Dans WEDO, ces concepts larges sont des sections, qui seront ensuite détaillés par les idées des participants dans des thématiques. Cet ordre du jour préalablement défini permettra de donner un cadre au brainstorming.

**3. Identifiez les rôles :**
Si possible, désignez un animateur de séance et un scribe. L'animateur, souvent debout, facilite la discussion, illustre et note les idées sur un tableau ou des post-it, encourage les participants à s’exprimer. Tandis que le scribe transcrit et synthétise les informations pour constituer un rapport. Lors de brainstorming visuel, le script devra peut-être régulièrement prendre des photos du tableau de discussion pour être sûr de ne pas manquer l’information.

## Étape 2 : Prise de note durant la séance

**1. Listez les idées :**
Créez une liste structurée de toutes les idées générées durant la réunion. WEDO vous permet de lister chaque idée dans des thématiques pour une structure claire. Prenez note de toutes les idées, même celles qui semblent farfelues ou hors sujet. Utilisez des mots clés, des phrases courtes ou des photos des schémas pour enregistrer les informations rapidement.

![animer un brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_f618169554.png)

**2. Enregistrez les discussions clés :**
Notez les points de vue des participants, les débats et les discussions importantes. Cela permettra de donner du contexte aux idées générées.

**3. Documentez les décisions prises :**
Chaque fois qu'une décision est prise, assurez-vous de l'acter dans votre rapport, en indiquant les raisons qui l'ont motivée. Avec WEDO, vous pouvez formaliser la prise de décision avec le module des votes, permettant de s’arrêter sur une décision de manière transparente et équitable.

**Étape 3 : Réorganiser les idées et les informations**
Difficile de maintenir une suite logique dans les idées qui fusent lors du brainstorming. Une fois la séance de brainstorming terminée, il est temps d'organiser les informations recueillies.

![brainstorming output with the voting feature](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_1_1_5fea3e77db.png)

**1. Restructurez la liste des idées si nécessaires :**
Prenez le temps de réorganiser et de regrouper les idées similaires dans les bonnes thématiques pour définir le fil rouge de votre rapport.

**2. Résumez les discussions :** 
Parcourez vos notes pour identifier les discussions les plus pertinentes ou les plus influentes. Résumez-les de manière concise. N’hésitez pas à utiliser les couleurs ou des émojis pour structurer vos paragraphes ou pour catégoriser les idées.

![synthèse de brainstorming en ligne](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_lister_idees_EN_76019bb7e2.png)

**3. Mettez en évidence les décisions :** Mettez en évidence toutes les décisions prises au cours de la séance de brainstorming. Dans WEDO, il est possible de statuer sur une décision afin que celle-ci soit officielle et mise en avant dans votre rapport.

## Étape 4 : Rédiger le rapport de brainstorming
Maintenant que vous avez organisé les informations, il est temps de rédiger le rapport proprement dit :

**1. Introduction :**
Commencez par une brève introduction qui explique l'objectif de la séance de brainstorming, la date, les participants et le contexte.

**2. Liste des idées :**
Présentez la liste des idées générées lors de la séance de brainstorming sous forme de sections et de thématiques.

**3. Conclusions et décisions prises :**
Les décisions peuvent être mentionnées dans chaque thématique, mais elles peuvent aussi toutes être dupliquées et ajoutées dans une thématique spéciale, résumant toutes les décisions prises durant la réunion. Cette synthèse ravira les personnes ayant besoin d’un rapide coup d’œil sur les aboutissants de la réunion.

![Synthèse des décisions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_2_2745b387be.png)

**4. Plan d’action :**
Terminez le rapport avec un plan d’action. Soulignez les prochaines étapes à suivre, les actions à entreprendre et les personnes responsables de leur mise en œuvre.

![Action plan brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_3_c31b07dc14.png)

Dans un rapport WEDO, il est possible de créer des tâches directement dans le rapport. Cette tâche comprendra une description, une échéance, une personne responsable et un observateur si besoin, ainsi que des pièces jointes ou des commentaires. Ces tâches seront envoyées automatiquement dans le gestionnaire de tâche de chaque participant, pour un suivi simple du projet.


Pour résumer, écrire le compte rendu d'une séance de brainstorming nécessite de se préparer, de prendre des notes efficacement et de s'organiser. Le logiciel WEDO est un outil brainstorming précieux pour simplifier ce processus, en centralisant les informations et en facilitant la collaboration au sein de l'équipe. Vos rapports de brainstorming deviendront des documents précieux pour la prise de décisions et la planification future. Il permet également de mener une réunion de brainstorming en ligne.



Ce sujet vous intéresse ? Dans un prochain article, nous nous attarderons sur le deuxième rôle clé d’une réunion de brainstorming, celui de l’animateur. Nous parcourrons les méthodes les plus efficaces pour engager les participants et pour encourager la créativité.

Dans cet article, nous explorons l'art de la rédaction d'un rapport de brainstorming, un document qui capture les aboutissants de ces réunions dynamiques. 

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