Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive4_e1541092246284_fc475b2fdc.png)

## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive5_e1541092267716_5a9cfaf9da.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour l'optimisation des téléphones à la réception avec icônes représentatives

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WEDO pour les téléphones à la réception

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

![An illustration with people using the task-centered method, breaking tasks into smaller, actionable components.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Header_Task_Centered_Approach_946bf1b0df.png)

Pensez à la dernière fois que vous avez travaillé sur un projet d’envergure. Avez-vous eu l’impression que votre liste de tâches devenait incontrôlable, que des post-it envahissaient votre bureau et que les échéances arrivaient plus vite que prévu ?

C’est précisément ce genre de chaos qu’une approche centrée sur les tâches permet d’éviter.

Plutôt que de se perdre dans une vision d’ensemble, cette méthode met l’accent sur les véritables moteurs de la productivité : diviser les projets et les tâches en étapes gérables, attribuer des responsabilités de manière claire et suivre l’avancement en temps réel.

Et cette approche ne s’adresse pas uniquement aux chefs de projet. Que vous planifiiez une campagne importante, jongliez avec des responsabilités quotidiennes ou organisiez simplement une liste de courses, vous concentrer sur chaque tâche individuellement plutôt que sur l’ensemble du projet peut transformer votre manière de travailler.

Dans cet article, nous allons explorer le fonctionnement de l’approche centrée sur les tâches, les bénéfices qu’elle apporte à votre productivité et comment des outils comme les applications de gestion des tâches et les modèles de checklists peuvent vous aider à garder une longueur d’avance.

## Qu’est-ce que l’approche centrée sur les tâches ?
L’approche centrée sur les tâches repose sur un principe simple : considérer chaque tâche comme un élément clé de la productivité. Plutôt que de voir un projet comme un immense défi, cette méthode le divise en composants plus petits et actionnables. C’est comme assembler un puzzle : pièce par pièce, on se rapproche de l’image finale.

Ce qui distingue cette approche, c’est sa simplicité. En mettant l’accent sur les tâches, elle déplace l’attention des objectifs abstraits vers des actions concrètes. Par exemple, au lieu de dire « Finaliser la campagne marketing », on décompose le projet en étapes précises : « Rédiger le texte de l’email », « Concevoir les visuels » et « Planifier les publications sur les réseaux sociaux ». Cette structure clarifie ce qui doit être fait et à quel moment, facilitant ainsi l’avancement des projets.

### En quoi est-ce différent d’une méthode axée sur les projets ?
Contrairement aux méthodes centrées sur les projets, qui mettent l’accent sur les objectifs globaux et les échéances, l’approche centrée sur les tâches se concentre sur les détails. Ce changement permet une plus grande transparence pour les membres de l’équipe, facilite l’[attribution des responsabilités](https://wedo.com/fr/features/tasks) et simplifie le suivi des tâches. 

Par exemple, tandis qu’une méthode axée sur les projets suit la progression par grandes étapes, une approche centrée sur les tâches suit chaque action, garantissant qu’aucun élément ne passe à travers les mailles du filet.

### Pourquoi l’approche centrée sur les tâches fonctionne
L’approche centrée sur les tâches est particulièrement efficace pour gérer des projets, car elle apporte de la structure là où le chaos pourrait s’installer. Grâce à des outils comme un modèle de checklist ou un logiciel de gestion des tâches, il devient plus facile de diviser un travail complexe, de hiérarchiser les priorités et d’organiser les tâches.

Prenons l’exemple d’un gestionnaire de plusieurs projets. Plutôt que de se sentir dépassé, il peut créer une liste de tâches pour chacun, prioriser les éléments selon leur échéance ou leur importance, et garder une vision claire de l’avancement.

## Les principaux avantages d’une approche centrée sur les tâches
L’approche centrée sur les tâches ne se limite pas à une méthode pour accomplir son travail ; c’est une manière efficace d’organiser son activité, que l’on travaille seul ou en équipe.

![Graphique intitulé « Principaux avantages d'une approche centrée sur les tâches » avec quatre avantages énumérés : 1. améliorer la collaboration au sein de l'équipe grâce à une attribution claire des tâches, 2. gagner du temps grâce à des processus rationalisés, 3. simplifier la gestion de projets multiples, 4. accroître la concentration et la clarté grâce à des étapes réalisables.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_key_benefits_of_a_task_centered_approach_fr_04ec12e766.png)

Voici quelques-uns de ses principaux avantages :

### Gagner du temps grâce à des processus optimisés
Plutôt que de se demander constamment quoi faire ensuite, une approche centrée sur les tâches offre un plan d’action clair. Des outils comme les logiciels de gestion des tâches ou les applications de to-do lists simplifient l’organisation, permettent de hiérarchiser les priorités, fixer des dates d'échéances et de suivre l’avancement. Pour les activités récurrentes, une [liste de contrôle des tâches](https://wedo.com/fr/features/checklists) peut être un véritable atout, évitant de perdre du temps en planification répétitive.

### Améliorer la collaboration en équipe
Lorsque les tâches sont clairement définies, la communication devient plus fluide. Chacun connaît son rôle et ses responsabilités, ce qui réduit les malentendus et renforce l’engagement. En attribuant des tâches avec des objectifs précis, vous permettez à votre équipe de rester alignée et productive.

### Faciliter la gestion de plusieurs projets
Gérer plusieurs projets en parallèle peut rapidement devenir accablant, mais les décomposer en tâches individuelles les rend beaucoup plus faciles à piloter. Une application de gestion des tâches permet d’organiser, de prioriser et d’ajuster le travail selon les besoins.

### Renforcer la concentration et la clarté
Quand le travail est divisé en étapes concrètes, il est plus simple de se concentrer sur l’essentiel. Plutôt que de se disperser, on peut fixer des objectifs précis pour chaque tâche, les accomplir une à une et gagner en efficacité à chaque réussite.

## Comment les outils centrés sur les tâches font la différence
Soyons honnêtes, personne n’a envie de passer la moitié de sa journée à se demander quelle est la prochaine tâche à accomplir. C’est là que les bons outils entrent en jeu. Ils rendent l’approche centrée sur les tâches fluide, vous aident à rester organisé et assurent une meilleure coordination au sein de votre équipe.

### Applications de gestion des tâches
Une bonne application de gestion des tâches ne se limite pas à une simple liste. Elle vous permet de rester flexible et concentré grâce à des fonctionnalités comme les mises à jour en temps réel et le suivi de la progression. 

### Besoin de modifier vos priorités ? Aucun problème, il suffit de réorganiser la liste. Conçues pour gérer plusieurs projets en parallèle, ces applications facilitent aussi l’attribution des tâches aux membres de l'équipe de manière claire et intuitive.

### Plateformes collaboratives pour les réunions et les tâches
Si votre travail implique des réunions (et soyons réalistes, c’est le cas pour presque tout le monde), un outil comme WEDO vous permet d’aller encore plus loin. WEDO n’est pas qu’un simple gestionnaire de tâches, c’est un espace collaboratif qui [relie réunions et tâches](https://wedo.com/fr/features/meetings) concrètes. Vous pouvez préparer l’ordre du jour, rédiger des comptes rendus en temps réel et attribuer des tâches au fil des discussions.

Par exemple, au lieu de quitter une réunion avec une vague idée des prochaines étapes, votre équipe repart avec une liste de contrôle des tâches exemple, des échéances et des responsables désignés pour chaque tâche. Et lors de la réunion suivante, plus besoin de courir après les mises à jour : grâce au suivi des tâches dans WEDO, tout est sous contrôle.

### Logiciels de to-do lists
Pour les opérations du quotidien, un logiciel de to-do list peut largement suffire. C’est une version améliorée des post-it, mais bien plus intelligente. Vous pouvez classer, prioriser et suivre votre progression en un seul endroit, sans risquer de perdre des informations importantes.

Ces outils ne se contentent pas de simplifier votre travail, ils le rendent plus efficace. Ils vous aident à gagner du temps, à éviter les blocages et à rester organisé.

## Intégrer une approche centrée sur les tâches dans votre workflow
Adopter une approche centrée sur les tâches ne nécessite pas de bouleverser complètement vos processus, mais cela demande une certaine intentionnalité. Voici comment vous pouvez l’intégrer progressivement dans votre manière de travailler :

![Graphique intitulé « Comment mettre en œuvre une approche centrée sur les tâches » avec cinq étapes : 1. Mettre tout le monde d'accord sur les avantages d'un flux de travail centré sur les tâches, 2. choisir les bons outils pour le suivi des tâches et la collaboration au sein de l'équipe, 3. définir des attentes et des normes claires en matière de création de tâches et de délais, 4. commencer à petite échelle, suivre les progrès et recueillir des commentaires avant de passer à l'échelle supérieure, 5. montrer l'exemple et démontrer l'approche en action.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_how_to_implement_task_centered_approach_fr_be7f0c90ce.png)

### 1. Aligner tout le monde sur la même vision
Commencez par expliquer à votre équipe ce qu’est l’approche centrée sur les tâches et pourquoi elle fonctionne. Montrez comment le fait de décomposer un projet en petites tâches le rend plus facile à gérer, améliore la responsabilité de chacun et permet de garder le cap.

Donnez des exemples concrets de la façon dont cette méthode peut réduire le stress et apporter plus de clarté. Organisez une réunion de lancement pour présenter le concept. Celle-ci permettra de discuter des bénéfices et de définir les attentes quant à son adoption au sein de l’équipe.

### 2. Choisir les bons outils
Le choix des outils est essentiel. Optez pour un logiciel qui facilite le suivi des tâches et leur attribution, afin d’adapter facilement les flux de travail. L’outil doit répondre aux besoins individuels comme collectifs, que vous gériez un projet unique ou plusieurs priorités en parallèle. Avant de le déployer à grande échelle, testez-le avec une petite équipe ou un projet pilote pour vérifier son adéquation avec votre workflow.

### 3. Définir des attentes et des standards clairs
Établissez des règles précises sur la manière dont les tâches seront créées, assignées et suivies. Par exemple :

- Rédigez les tâches dans un langage simple et clair.
- Indiquez toujours une échéance, même pour les petites tâches.
- Mettez régulièrement à jour l’avancement des tâches pour que tout le monde soit informé.

Des directives cohérentes et bien définies facilitent l’adoption de la nouvelle méthode et renforcent la responsabilisation de l’équipe.

### 4. Commencer petit et prendre de l’élan
Mettre en place une approche centrée sur les tâches sur l’ensemble de l’organisation peut sembler intimidant. Il est préférable de commencer avec un projet ou un service spécifique. Observez comment l’équipe s’adapte, recueillez des retours et ajustez les processus avant de généraliser la méthode.

### 5. Montrer l’exemple
Le changement doit venir du leadership. Si vous êtes manager ou chef de projet, appliquez vous-même l’approche en utilisant les outils, en attribuant les tâches avec clarté et en assurant un suivi rigoureux. Plus votre équipe verra cette méthode en action, plus elle sera encline à l’adopter.

## Surmonter les défis d’un workflow centré sur les tâches
Adopter une approche centrée sur les tâches ne signifie pas que votre workflow deviendra parfait du jour au lendemain. Des défis comme les changements de priorités, l’alignement de l’équipe ou les imprévus feront toujours partie du processus. L’essentiel est d’anticiper ces obstacles et d’avoir des stratégies concrètes pour les surmonter.

### Gérer les changements de priorités
Lorsque les échéances se chevauchent ou que de nouveaux projets s’ajoutent, il est facile d’avoir l’impression que tout devient incontrôlable. C’est pourquoi la flexibilité est essentielle.

**Que faire ?** Intégrez du temps tampon dans vos plannings et utilisez des outils qui permettent des ajustements rapides. Par exemple, si le périmètre d’un projet évolue, réattribuez les tâches ou modifiez les échéances directement dans votre outil de [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/comment-integrer-un-gestionnaire-de-taches-dans-les-equipes-a-distance) pour refléter le nouveau plan.

### Assurer une communication claire
Les malentendus peuvent rapidement entraîner des retards ou un travail en double. Une approche centrée sur les tâches repose sur le fait que chacun sait exactement quel est son rôle et comment son travail s’intègre dans l’ensemble du projet.

**Que faire ?** Passez régulièrement en revue l’attribution des tâches avec l’équipe pour vous assurer que chaque mission est bien définie et exploitable. Utilisez des outils centralisant les mises à jour afin que tout le monde sache précisément ce qui se passe et ce qui vient ensuite.

### Gérer la surcharge de travail
Même avec un workflow bien structuré, un volume de tâches trop élevé peut devenir écrasant. Une charge excessive peut entraîner de la frustration ou du burn-out.

**Que faire ?** Soyez réaliste sur ce qui peut être accompli. Répartissez équitablement les tâches au sein de l’équipe et ajustez les priorités si la charge devient trop lourde. Encouragez les pauses courtes et célébrez les progrès pour maintenir l’énergie et la motivation.

## Conclusion
L’approche centrée sur les tâches permet d’apporter structure et clarté, même aux workflows les plus chargés. En mettant l’accent sur des actions concrètes et une communication fluide, elle simplifie le chemin vers l’atteinte des objectifs. Son véritable atout réside dans l’utilisation des bons outils pour garder le cap.

[WEDO](https://wedo.com/fr) est conçu pour faciliter cette transition. Grâce à ses fonctionnalités comme les ordres du jour partagés, la prise de notes en temps réel et le suivi des tâches, il aide les équipes à passer sans effort de la planification à l’exécution. Chaque tâche est attribuée, les échéances sont claires et l’avancement est visible par tous. WEDO est une plateforme collaborative qui garantit que rien ne se perd et que chaque réunion débouche sur des actions concrètes.

Prêt à voir comment ça fonctionne ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comment il peut transformer votre manière de travailler dès aujourd’hui.

Améliorez votre productivité avec une approche centrée sur les tâches. Divisez les tâches en étapes, améliorez la collaboration et simplifiez les flux de travail. Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui !

Une employée travaille avec l'approche centrée sur les tâches pour améliorer sa productivité

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Approche centrée sur les tâches : comment peut-elle améliorer la productivité ?

![This image shows 3 employees planning their tasks to meet deadlines](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Tasks_Deadline_05b8ea2e06.png)

Soyons honnêtes : nous avons tous été confrontés à des situations où suivre plusieurs échéances et tâches à accomplir s’est avéré plus compliqué que prévu. Il suffit de manquer une seule date limite pour que tout soit chamboulé, vous laissant à courir pour rattraper le retard.

Et si nous vous disions que les échéances n'ont pas à être si stressantes ? Avec une approche de la [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) adaptée, elles peuvent en réalité vous aider à rester concentré et organisé. Que vous soyez chef de projet gérant plusieurs dossiers ou membre d’une équipe jonglant avec son lot de responsabilités, la disposition d’un outil de planification des tâches à réaliser facilitera votre quotidien.

Dans cet article de blog, nous allons vous présenter des stratégies simples et pratiques pour mieux gérer votre charge de travail. De la priorisation des tâches importantes à leur planification des tâches au bon moment, vous apprendrez comment respecter chaque échéance tout en restant calme, concentré et productif.

Prêt à découvrir une meilleure façon de gérer vos échéances ? C’est parti !

## L'importance des échéances dans la gestion des tâches
Commençons par comprendre pourquoi les [échéances sont essentielles](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-are-deadlines-important). Fondamentalement, elles ne sont pas juste des dates à entourer sur un calendrier. Ce sont des outils qui vous aident à diviser de grands objectifs en étapes gérables et à optimiser les ressources disponibles.

Avez-vous déjà travaillé sur un projet sans échéance concrète, du genre "travaille dessus quand tu trouveras un moment" ? Combien de temps cela vous a-t-il pris pour le terminer ? Il y a de fortes chances qu'il ait traîné pendant des semaines, ou qu’il ait fini par disparaître complètement de votre liste de tâches.

C’est précisément pourquoi les échéances sont cruciales. Une date limite claire transforme un "peut-être un jour" en une cible spécifique. Elle vous donne une raison de prioriser, de vous concentrer et de passer à l’action. Sans échéance, même les tâches importantes peuvent sembler facultatives, et les projets risquent de perdre leur élan.

Pour les équipes, les échéances jouent également un rôle de boussole. Elles permettent aux chefs de projet d’aligner tout le monde sur une même chronologie. Elles s’assurent que personne ne se demande ce qu’il faut faire et quand. Que ce soit pour collaborer sur une campagne marketing ou finaliser un rapport, une échéance claire crée de la responsabilisation et maintient l’élan.

L’astuce consiste à faire des échéances un atout plutôt qu’un obstacle. Lorsqu’elles sont utilisées efficacement, elles vous aident à rester sur la bonne voie, à gérer votre charge de travail et à maintenir un progrès régulier tout en assurant le respect des délais.

Cependant, il est important d'établir des échéances réalistes et actionnables. Les délais et objectifs doivent être clairs et atteignables, en divisant les grands projets en tâches spécifiques et gérables. Ainsi, vous ne faites pas que viser une échéance : vous construisez un plan pour l’atteindre.

![Diagramme de Gantt montrant les phases de planification et d'exécution des tâches d'un projet. Le diagramme comprend les étapes, la durée des tâches en jours et les dépendances affichées sous forme de barres horizontales et de flèches.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_why_do_deadlines_matter_fr_9cabcc0469.png)

## Prioriser les tâches importantes pour respecter les échéances
Avez-vous déjà commencé votre journée avec une longue liste de tâches, mais en choisissant d'abord les plus faciles ? Psychologiquement, il est satisfaisant de cocher rapidement des éléments. Cependant, à la fin de la journée, les tâches importantes, celles qui comptent vraiment, restent souvent en attente. C’est là que la priorisation entre en jeu.

Quand on pense à prioriser, on imagine souvent qu’il s’agit simplement de décider quoi faire en premier. Une bonne priorisation consiste à mettre en place un système qui garantit que vous vous concentrez sur les bonnes tâches au bon moment. Sans priorités claires, même les meilleurs plans peuvent échouer.

Alors, comment prioriser efficacement pour respecter toutes vos échéances ?

### 1. Identifiez les tâches à fort impact
Toutes les tâches ne contribuent pas de la même manière à vos objectifs. Commencez par vous poser la question : « Qu’est-ce qui aura le plus grand impact sur le succès du projet ? » Ce sont vos tâches importantes, et elles doivent passer avant les éléments secondaires. Par exemple, lors d’un lancement de produit, rédiger l’email d’annonce pourrait être plus crucial que peaufiner le design d’une bannière.

### 2. Divisez les grandes tâches en étapes concrètes
Les grandes tâches peuvent sembler écrasantes et mener à la procrastination. Découpez-les en étapes spécifiques et plus faciles à gérer. Au lieu d’écrire « Préparer le rapport trimestriel », votre liste pourrait inclure : « Rassembler les données », « Analyser les tendances » et « Créer des visuels ». Cela vous permet de voir vos progrès et de rester motivé.

### 3. Utilisez un cadre pour classer vos tâches
Des outils comme la matrice d’Eisenhower peuvent vous aider à organiser votre liste de tâches :

**- Urgent et important :** Tâches avec des échéances immédiates ou des conséquences majeures en cas de retard.
**- Important mais non urgent :** Objectifs à long terme qui nécessitent des efforts constants sans exigence immédiate.
**- Urgent mais non important :** Tâches pressantes pouvant être déléguées ou reportées.
**- Ni urgent ni important :** Distractions qui peuvent être éliminées.

En catégorisant vos tâches de cette manière, vous saurez où concentrer votre temps et vos efforts en priorité.

### 4. Prenez en compte les échéances et les interdépendances
Lors de la priorisation, tenez toujours compte des échéances et de l’impact des tâches les unes sur les autres. Si une tâche bloque l’avancement d’autres travaux, elle doit être traitée en priorité. De même, les tâches avec des délais serrés doivent passer avant celles ayant des échéances plus flexibles.

### 5. Utilisez des outils de gestion des tâches
Une bonne [application de gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/gestion-de-taches-le-grand-nettoyage-de-printemps) peut grandement faciliter la priorisation. Les outils dotés de fonctionnalités comme le glisser-déposer, la définition de rappels et le suivi en temps réel vous aident à rester organisé et à ajuster vos priorités selon les besoins.

### 6. Communiquez les priorités à votre équipe
Dans une équipe, la priorisation est un effort collectif. Les chefs de projet doivent clairement indiquer quelles tâches nécessitent une attention immédiate et pourquoi. Encouragez les membres de l’équipe à poser des questions si les priorités semblent floues ou contradictoires.

## Planifier les tâches pour rester sur la bonne voie
Une fois vos tâches priorisées, l’étape suivante consiste à les planifier de manière à [respecter vos échéances](https://www.forbes.com/councils/forbescommunicationscouncil/2019/04/01/three-simple-rules-for-managing-deadlines/) sans vous sentir submergé :

### 1. Attribuez des durées réalistes à chaque tâche
Une méthode efficace pour gérer votre journée est d’allouer des durées précises à chaque tâche. Plutôt que des plans vagues comme "Travailler sur le rapport trimestriel", planifiez des actions spécifiques telles que "Analyser les données de vente (2 heures)" ou "Ébaucher le plan du rapport (1 heure)". Cela vous aide à voir clairement ce qui est réalisable en une journée et à éviter de sous-estimer le temps nécessaire.

### 2. Planifiez en fonction de vos heures les plus productives
Nous avons tous des moments dans la journée où nous sommes plus concentrés et efficaces. Utilisez ces heures pour vous attaquer aux tâches prioritaires ou complexes qui demandent plus d’attention. Réservez les tâches plus légères, comme l’organisation de votre liste ou la réponse aux emails, pour les moments où votre énergie diminue.

### 3. Utilisez des outils pour rester organisé
Comme mentionné précédemment, une bonne application de gestion des tâches facilite grandement la planification. Les fonctionnalités telles que la dépendance des tâches, les échéances et le suivi en temps réel permettent d’ajuster vos plans rapidement selon les changements de priorités. Ces outils favorisent également la coordination au sein de l’équipe, garantissant que tout le monde est aligné sur les projets et les tâches sans confusion.

### 4. Ne surchargez pas votre planning
Remplir excessivement votre journée ne vous rend pas plus productif, mais augmente vos chances de prendre du retard. Soyez réaliste quant à ce que vous pouvez accomplir et prévoyez du temps pour faire face à d’éventuels imprévus. Une marge de manœuvre peut faire la différence entre rester sur la bonne voie et devoir courir pour tout terminer.

### 5. Révisez et ajustez régulièrement
Un planning n’est jamais figé. Prenez l’habitude de revoir votre plan quotidiennement ou hebdomadairement pour vous adapter aux changements et vous assurer que tout reste sous contrôle. Cela rend votre flux de travail plus flexible et garantit une progression constante dans votre liste de tâches.

## Améliorer le taux de complétion des tâches
Si vous avez souvent du mal à terminer vos tâches, le problème ne vient peut-être pas de la tâche elle-même, mais de la manière dont vous l’abordez. Améliorer les taux d’achèvement nécessite une stratégie réfléchie, centrée sur des attentes claires, le maintien de la concentration et la création d’un système favorisant une progression régulière.

Avant de commencer, assurez-vous de comprendre la tâche dans ses moindres détails. Que devez-vous faire exactement ?

![Graphique intitulé « 5 stratégies pour améliorer le taux d'achèvement des tâches », présentant cinq étapes : 1. Clarifier ce qui doit être fait et le résultat souhaité, 2. fixer des délais réalistes qui correspondent à votre charge de travail, 3. se concentrer sur une tâche à la fois pour minimiser les distractions, 4. partager vos objectifs pour renforcer la responsabilisation, 5. revoir et affiner régulièrement votre processus.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_5_strategies_to_improve_task_completion_rates_fr_c3f977c562.svg)

Quel est le résultat attendu ? Sans cette clarté, il est facile de perdre du temps ou de s’engager dans des étapes inutiles. Si quelque chose n’est pas clair, posez des questions, rassemblez les ressources nécessaires ou divisez la tâche en actions définies pour partir sur de bonnes bases.

Prenez en compte non seulement la date limite, mais aussi le temps réel que nécessite la tâche, tout en considérant vos autres responsabilités. Surestimer ce que vous pouvez accomplir en une journée est l’une des principales causes de retard. Une bonne règle est de planifier moins de tâches mais de s’engager à les terminer complètement. Misez sur la qualité plutôt que sur la quantité pour garantir une progression régulière.

La responsabilisation est un outil puissant pour améliorer l’achèvement des tâches. Partagez vos objectifs avec un collègue, un manager ou même un ami. Lorsqu'un tiers est au courant de vos responsabilités, cela ajoute une couche de motivation supplémentaire pour terminer ce que vous avez commencé. De plus, utiliser des outils de suivi des tâches peut vous aider à visualiser ce qui est fait et ce qui reste à accomplir, renforçant ainsi le sentiment d’accomplissement.

Cela semble simple, mais rester concentré est souvent le plus grand obstacle à surmonter pour terminer une tâche. Désactivez les notifications inutiles, bloquez des plages horaires où vous ne serez pas interrompu et concentrez-vous entièrement sur la tâche en cours. Même une période de travail de 30 minutes sans distraction peut considérablement améliorer vos résultats.

À la fin de votre journée ou de votre semaine, prenez quelques minutes pour évaluer vos progrès. Avez-vous atteint vos objectifs ?

Sinon, pourquoi ? Comprendre ce qui vous a ralenti et ajuster votre approche aide à l'amélioration votre productivité. Parfois, ce n’est pas la tâche elle-même qu’il faut changer, mais la manière dont vous priorisez et organisez votre journée.

## Techniques de gestion du temps pour respecter les échéances
Rester concentré est souvent plus facile à dire qu’à faire, surtout lorsque les distractions sont omniprésentes. Terminer ses tâches à temps demande de la concentration, une compétence que vous pouvez améliorer avec les bonnes stratégies.

Désactivez les notifications inutiles, informez vos collègues lorsque vous avez besoin de temps sans interruption et fermez les onglets ou applications qui n’ont pas de lien avec la tâche en cours. Un espace de travail bien organisé et sans encombrement visuel peut également faciliter la concentration. Moins vous avez de distractions visuelles, plus il sera facile de rester focalisé.

Si vous remarquez que votre esprit vagabonde, adoptez la technique Pomodoro. Cette méthode consiste à travailler 25 minutes de manière concentrée, suivies de 5 minutes de pause. Elle est simple mais efficace pour rester engagé tout en permettant à votre cerveau de se reposer et d’éviter l’épuisement. Adaptez les intervalles si 25 minutes semblent trop courtes ou trop longues : l’important est de trouver un rythme qui vous convient.

Divisez votre journée en petits objectifs précis et limités dans le temps. Au lieu de dire "Je vais terminer ce rapport aujourd’hui", préférez des objectifs plus spécifiques comme "Rédiger l’introduction avant 10 h" ou "Revoir l’analyse des données avant 13 h". Ces petites victoires maintiennent votre motivation et assurent une progression régulière.

Le multitâche est tentant, mais contre-productif. Passer d’une tâche à l’autre peut donner l’impression de faire plus, mais cela ralentit en réalité votre rythme et augmente les erreurs. Concentrez-vous sur une tâche spécifique à la fois, terminez-la, puis passez à la suivante.

Votre environnement de travail joue un rôle crucial dans votre capacité à vous concentrer. La lumière naturelle, une chaise confortable ou encore des écouteurs antibruit peuvent grandement améliorer votre focus. Si votre espace de travail vous semble pesant ou peu inspirant, de petits ajustements peuvent avoir un impact significatif.

Les pauses ne sont pas un luxe, mais une nécessité. Une courte marche, quelques étirements ou simplement s’éloigner de l’écran pendant quelques minutes peuvent recharger votre cerveau et vous aider à retrouver votre concentration. Considérez les pauses comme un outil de productivité, et non comme une distraction.

## Prenez une longueur d’avance avec WEDO
Comme vous pouvez le constater, respecter vos échéances et gérer vos tâches ne doit pas être un combat permanent. Cela demande un peu de réorganisation et de planification, mais une fois que vous aurez trouvé les méthodes qui vous conviennent pour rester concentré et organisé, vous pourrez reprendre le contrôle de votre charge de travail et vous sentir moins submergé.

Bien sûr, disposer des bons outils rend ce processus bien plus simple, et c’est là que WEDO entre en jeu.

WEDO est une plateforme collaborative qui simplifie la gestion des tâches et des réunions. Elle vous permet de créer des ordres du jour partagés, de rédiger des comptes-rendus en temps réel et d’attribuer des tâches directement pendant la réunion.

Par la suite, WEDO transforme ces actions en résultats concrets en suivant l’avancement des tâches et en donnant à chacun un accès instantané aux comptes-rendus.

Avec le suivi intégré des tâches, [les checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) et des espaces de travail collaboratifs, WEDO garantit qu’aucun détail n’est oublié et accessible à tous, facilitant l’organisation et le respect des échéances.

Si vous êtes prêt à rendre la gestion des tâches plus fluide et efficace, essayez WEDO gratuitement [ici](https://wedo.com/fr/signup). Prenez le contrôle de vos échéances, simplifiez vos processus et travaillez plus intelligemment sans travailler plus. Avec WEDO, vous disposez de tout ce dont vous avez besoin pour garder une longueur d’avance et vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Découvrez comment respecter vos échéances grâce à des stratégies efficaces de priorisation, de planification et de concentration. Prenez le contrôle de votre charge de travail dès aujourd'hui !

Un employé travaille sur ses tâches quotidiennes. Une horloge symbolise la pression exercée par les délais à respecter. 

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Comment respecter la planification des tâches et les échéances ?

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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