## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

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## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

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## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

En-tête d'article 'Info Patronale' avec photo des deux co-fondateurs: David et Antoine

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Info Patronale

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

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## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

Quatre personnes debout autour d’une table de réunion, discutant d’un projet, avec le texte « WEDO pour les audits qualité » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les audits qualité

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

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## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

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## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

Mise à jour: analyse d'espace de travail WEDO avec graphique: activités, commentaires, notes

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Les flux d’activités

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive1_e1541096343960_007dcd840c.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

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Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

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### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

Deux techniciens en tenue de sécurité et casque blanc discutant devant une tablette dans un environnement industriel, avec le texte « WEDO pour les activités de maintenance » et « Cas d’utilisation »

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WEDO pour les activités de maintenance

Grâce à la nouvelle version mise en ligne aujourd’hui, WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Deux modes de synchronisation sont possibles :

* Synchronisation de toutes vos tâches
* Synchronisation des tâches par sujet

## Synchronisation de toutes vos tâches

Pour synchroniser toutes vos tâches avec votre calendrier, allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Synchro calendrier_.

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Si vous avez Outlook, cliquer sur le lien « webcals ». Pour les autres, vous pouvez copier le lien proposer sous le titre Google Calendar et l’ajouter selon l’explication fournie dans WEDO.

## Synchronisation des tâches par sujet

Pour synchroniser les tâches par sujet, allez dans le sujet souhaité. Puis dans la roue dentée, cliquez sur Synchro calendrier. Suivez ensuite la même démarche que celle expliquée ci-dessus.

## Conclusion

Grâce à la synchronisation calendrier, vous ne ratez plus aucune échéance. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Mise à jour: interface de synchronisation des tâches avec échéances sur le logiciel WEDO

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Synchronisation calendrier

Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

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## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

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Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

Une réceptionniste parlant au téléphone devant un mur orné de panneaux décoratifs, avec le texte « WEDO pour les téléphones à la réception » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les téléphones à la réception

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Vous avez commencé la réunion depuis à peine cinq minutes… et vous le regrettez déjà. Les caméras sont éteintes, certains font autre chose, et votre question reste suspendue dans le vide. Aucun retour. Vous jetez un œil à vos notes… Cette conversation n’a-t-elle pas déjà eu lieu la semaine dernière ?

Bienvenue dans le problème des réunions modernes : les gens sont là, mais pas vraiment présents.

Ce n’est pas qu’ils s’en fichent. C’est juste que les réunions donnent souvent l’impression d’être quelque chose qu’on subit, pas un moment auquel on prend part. Pas de direction claire, pas d’énergie, aucune raison de s’exprimer… alors, la plupart ne disent rien.

Et pourtant, on continue d’en planifier.

Réunions d’équipe, points hebdos, sessions de brainstorming virtuelles : elles occupent des heures dans la semaine, mais trop souvent, rien n’en ressort. Pas de prise de décisions, pas de vraies discussions. Juste un rendez-vous de plus dans l’agenda.

Le problème, ce ne sont pas les réunions. Ce sont les réunions sans engagement.

Quand on n’invite pas les gens à contribuer, quand ils ne se sentent ni écoutés, ni utiles, ni même remarqués, ça se ressent. Les idées s’assèchent. L’élan retombe. Et tout finit par ressembler à une formalité, plutôt qu’à un moment de vraie collaboration.

C’est pour ça que l’engagement en réunion compte.

Cet article s’adresse à toutes celles et ceux qui en ont assez des réunions qui tournent à vide. On y partage des stratégies concrètes et efficaces pour provoquer de vraies conversations, faire entendre plus de voix (dans la salle ou en visio), et redonner aux réunions leur raison d’être. Que votre équipe soit au bureau, en télétravail ou hybride, ces tactiques aideront chacun à rester attentif, impliqué… et pourquoi pas, à attendre la prochaine réunion avec impatience.

# **Pourquoi l’engagement en réunion est essentiel**

L’engagement en réunion, ce n’est pas juste une question d’interactivité. Cela a un impact direct sur ce qui se passe **après** la réunion.

Quand les participants décrochent, la clarté en souffre. On quitte la réunion de travail sans vraiment savoir ce qu’on attend de nous. Les tâches sont mal comprises. Les décisions restent floues. Cette confusion s’accumule et finit par ralentir tout le reste. Les projets s’éparpillent, la communication se dégrade, la responsabilisation disparaît.

À l’inverse, des [réunions engageantes](https://wedo.com/fr/features/meetings) créent de l’alignement. Les membres de l’équipe participent dès le début, repèrent les problèmes avant qu’ils ne s’aggravent, et repartent avec une direction claire. Fini les relances par e-mail ou les discussions en aparté : chacun peut avancer avec confiance.

Cela influence aussi la culture d’équipe. Quand les collaborateurs se sentent écoutés, ils sont plus enclins à s’impliquer, à poser de meilleures questions et à soutenir le travail des autres. Le résultat ? De meilleures décisions, nourries par une plus grande diversité de points de vue.

Et c’est encore plus vrai quand on ne partage pas le même espace. Pour les équipes à distance, les réunions sont souvent le seul moment où tout le monde se retrouve. Si ce temps est mal utilisé, il crée de la distance – au sens propre comme au figuré.

Un engagement efficace permet de garder l’élan. Il favorise la clarté, la confiance et l’avancement. Ce n’est pas une étape en plus. C’est la base de tout le reste.

![boost-meeting-engagement-what-to-do-before-during-and-after-fr.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/boost_meeting_engagement_what_to_do_before_during_and_after_fr_d3d049d54c.png)

# **Avant la réunion : créer les conditions d’une vraie participation**

Maintenant qu’on a compris pourquoi l’engagement en réunion est crucial, voyons comment le favoriser. Tout commence avant même que la réunion ne débute.

Pas besoin d’une planification compliquée. Il suffit de donner aux gens une raison de venir… et une façon de contribuer une fois qu’ils sont là.

**Envoyez un ordre du jour vraiment utile**

Pas une dissertation en cinq paragraphes. Pas une liste floue de points. Juste un aperçu clair qui dit à chacun pourquoi la réunion a lieu, ce qui sera abordé et quel type de contribution est attendu.

Si vous avez besoin d’une décision, dites-le. Si vous attendez des retours, précisez sur quoi ils doivent se concentrer. Bonus : limitez-vous à cinq points essentiels, pas plus.

**Laissez aux participants le temps de réfléchir**

Personne n’aime être pris de court. Si vous attendez des idées, n’attendez pas le début de la réunion pour poser la question. Envoyez un court message ou une question ciblée à l’avance. Demandez quelques idées ou notes en amont.

Même cinq minutes de préparation suffisent pour que les participants arrivent avec quelque chose à dire.

**Attribuez des rôles pour éviter les dérives**

Pas besoin d’une équipe de production, mais quelqu’un doit garder le cap. Désignez un animateur, un preneur de notes et un gardien du temps. Faites tourner les rôles si la réunion est récurrente, notamment en équipe.

Cela implique davantage les participants et assure un bon rythme.

**Invitez les bonnes personnes**

Si une personne n’a ni contribution à apporter ni élément à retirer de la réunion, sa présence n’est probablement pas nécessaire. Il ne s’agit pas d’exclure, mais de privilégier les interventions réellement pertinentes.

Les échanges gagnent souvent en qualité au sein de groupes restreints. Par ailleurs, nul n’apprécie d’être convié à une réunion sans lien direct avec ses responsabilités.

**Expliquez pourquoi la réunion compte**

Ne vous contentez pas d’une simple invitation dans le calendrier en espérant que les gens fassent l’effort. Dites clairement pourquoi leur présence est importante et ce que vous attendez d’eux.

Pas besoin d’écrire un roman : une simple phrase dans l’invitation ou l’ordre du jour qui répond à ces deux questions suffit : « Pourquoi maintenant ? » et « Pourquoi eux ? »

C’est un petit changement, mais il transforme la manière dont les participants entrent dans la salle.

# **Pendant la réunion : impliquer les gens**

Une fois que vous avez réuni les bonnes personnes (dans la salle ou en visio), il est temps de les faire participer.

C’est souvent là que les réunions perdent en énergie. Les gens sont présents, mais ils ne savent pas quand prendre la parole, comment contribuer, ou même si leur avis est attendu. C’est à vous de créer un cadre qui favorise naturellement l’échange. Pas en pointant les gens du doigt, mais en installant un climat propice à la prise de parole.

Voici comment y parvenir.

**Commencez par quelque chose qui capte l’attention**

Pas besoin d’un brise-glace gênant. Une simple question d’ouverture ou un rapide tour de table sur les réussites et les blocages peut suffire. Gardez-le léger et court. L’objectif est de sortir les participants du mode passif.

Même une question comme « Qu’est-ce qu’on doit absolument avoir clarifié à la fin de cette réunion ? » peut changer l’ambiance d’entrée. Pas besoin d’aller en profondeur : l’essentiel est de rappeler que chacun est là pour participer, pas juste pour écouter.

**Utilisez des outils interactifs pour éviter les discussions à sens unique**

Un document partagé, un sondage en direct ou un tableau d’idées peuvent suffire. Cela donne un support concret aux échanges et encourage la participation, y compris de la part des plus discrets.

Les visuels aident aussi. Un schéma ou un croquis permet de garder l’attention et d’ancrer les idées abstraites.

Si vous utilisez un outil comme WEDO, affichez l’ordre du jour, prenez des notes à plusieurs et attribuez les suivis en temps réel — sans avoir à jongler entre plusieurs applications. Tout reste visible, ce qui clarifie la discussion et les résultats.

**Posez de meilleures questions**

La pire façon de relancer une réunion, c’est de demander : « Des idées ? » Les bonnes questions font naître de vraies discussions. Par exemple :

– Qu’est-ce qui manque dans ce plan ?

– Quel élément faudrait-il repenser ?

– Y a-t-il un risque dont on n’a pas encore parlé ?

– Où voyez-vous des résistances possibles ?

Des questions précises évitent aux participants de deviner ce qu’on attend d’eux.

**Coupez le rythme si l’énergie retombe**

Donnez à chaque petit groupe une question ou un mini-défi, puis revenez pour partager les idées.

Ça fonctionne aussi bien à distance qu’en présentiel. Cela permet à chacun de s’exprimer dans un cadre plus restreint avant de revenir à la discussion générale.

**Laissez de la place aux voix plus discrètes**

Dans chaque équipe, certaines personnes prennent naturellement la parole. Si ce sont toujours les mêmes qui mènent la discussion, faites une pause et ouvrez l’espace aux autres.

Ce n’est pas une question d’interrompre qui que ce soit, mais de laisser de la place. Essayez par exemple : « Quelqu’un qu’on n’a pas encore entendu ? » ou « D’autres angles à envisager ? »

C’est une manière simple d’élargir les échanges sans mettre qui que ce soit sur la sellette.

# **Conseils pour animer des réunions efficaces**

Même avec un ordre du jour solide et les bonnes personnes dans la salle, une réunion peut vite tomber à plat sans une bonne animation. L’animateur n’a pas besoin d’être le plus bavard ni le chef d’équipe. Il doit simplement garder les choses claires, fluides et sur les rails.

Voici comment y parvenir sans compliquer les choses.

![facilitator-cheat-sheet-keep-meetings-focused-and-productive-fr.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_fr_9d4af28a2f.png)

**Gardez la réunion centrée sur son objectif**

Rappelez l’objectif dès le début. Une phrase simple comme « À la fin de cette réunion, nous devons avoir décidé de X » aide chacun à rester concentré.

Si la discussion dévie, ramenez-la doucement sur le bon chemin. Inutile de couper les échanges annexes : notez-les pour plus tard, puis poursuivez.

**Surveillez le temps sans précipiter**

Pas besoin de chronométrer chaque minute, mais il faut garder un œil sur l’horloge. Si un sujet prend trop de place, décidez s’il vaut la peine de continuer ou s’il doit être traité en dehors de la réunion.

Déborder systématiquement est un bon moyen de faire perdre confiance dans le processus.

**Valorisez les contributions par leur auteur**

Quand quelqu’un apporte une idée pertinente ou pose une bonne question, **citez son prénom**.

Des phrases comme « Bonne remarque, Samira » ou « Merci de l’avoir signalé, Marc » renforcent l’implication et encouragent les autres à participer sans craindre de ne pas être écoutés.

**Faites tourner le rôle d’animateur**

Si c’est toujours vous qui animez les réunions, changez ça. Passez le relais. Donnez à d’autres membres de l’équipe l’occasion de guider la réunion et de structurer la discussion.

Cela renforce la confiance, améliore l’écoute et évite les réunions trop descendantes.

**Restez neutre quand il le faut**

Animer une réunion, ce n’est pas diriger le contenu. Vous n’avez pas besoin d’avoir toutes les réponses. Votre rôle est de faciliter la discussion, pas de l’orienter vers une décision déjà prise.

Laissez l’équipe construire les résultats autant que possible.

# **Maintenir l’engagement des équipes à distance ou hybrides**

Organiser une réunion efficace est déjà un défi en soi. Le faire quand personne n’est dans la même pièce ? Encore plus complexe.

Les équipes à distance ou hybrides n’ont pas les discussions informelles de couloir, ni le contact visuel pour s’appuyer dessus. C’est pourquoi **l’engagement ne doit pas être laissé au hasard**, il doit être intégré à la manière dont vous animez la réunion.

Voici un aperçu rapide de ce qui fonctionne… et de ce qui freine :

**À faire :**

– **Structurer visuellement.** Affichez l’ordre du jour à l’écran ou dans un document accessible à tous. Des outils comme [WEDO](https://wedo.com/fr/features) permettent de le gérer facilement en temps réel.

– **Donner la parole nommément.** Non pas pour mettre la pression, mais pour ouvrir l’espace : « Jordan, quel est ton avis avant qu’on passe à la suite ? »

– **Laisser des respirations.** Après une question, faites une pause. Quelques secondes de silence ne sont pas gênantes : elles laissent le temps de réfléchir.

– **Rendre les décisions visibles.** Notez les prochaines étapes, les responsables et les questions en direct pendant l’appel. Cela renforce la confiance et la clarté.

**À éviter :**

– **Basculer en mode silence par défaut.** Si tout le monde est en sourdine, caméras coupées… ce n’est plus une réunion, c’est un podcast.

– **Combler à tout prix les silences.** Résistez à l’envie de parler trop vite. Laissez aux autres le temps de réagir, de réfléchir, ou d’écrire.

– **Tout garder pour le suivi.** Si les décisions ne sont pas claires pendant l’appel, elles ne le seront pas davantage après.

– **Gérer une visio comme une réunion en présentiel.** Les outils, le rythme et la structure doivent être adaptés — pas simplement copiés.

Les réunions à distance peuvent rester [collaboratives et efficaces](https://wedo.com/fr/blog/comment-integrer-un-gestionnaire-de-taches-dans-les-equipes-a-distance). Il suffit de **rendre la participation plus simple et plus visible**. Un espace de travail partagé comme WEDO permet de garder tout le monde aligné, que votre équipe soit à l’étage… ou à l’autre bout du monde.

# **Comment WEDO vous aide à animer des réunions plus engageantes**

Vous pouvez avoir les meilleures intentions, un ordre du jour limpide et une super équipe… et quand même finir avec des notes éparpillées, des suivis oubliés, et des messages du type « On avait décidé quoi, déjà ? » deux jours plus tard.

C’est là que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) fait toute la différence.

La plateforme a été pensée pour soutenir tout ce que cet article aborde : la préparation, la participation, le suivi et la visibilité — le tout au même endroit.

**Planifiez plus intelligemment**

Créez des ordres du jour structurés que votre équipe peut consulter et compléter à l’avance. Attribuez des rôles comme animateur ou gardien du temps avant le début de la réunion, pour que chacun sache ce qu’il a à faire.

**Maintenez l’engagement pendant la réunion**

Avec WEDO, l’ordre du jour reste visible, les notes sont prises en direct et les actions sont créées en temps réel. Plus besoin de jongler entre plusieurs documents ou de se demander qui a dit quoi. Tout le monde reste littéralement sur la même page.

**Assurez le suivi sans friction**

[Attribuez les tâches pendant la réunion](https://wedo.com/fr/features/tasks) et suivez leur avancement sans envoyer cinq e-mails ni organiser une nouvelle visio. WEDO facilite la responsabilisation sans tomber dans le micro-management.

**Un seul outil, un seul flux**

Fini les allers-retours entre outils de planification, visio, prise de notes et [gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe). Avec WEDO, tout est centralisé, ce qui permet à votre équipe de rester concentrée au lieu de courir après les infos.

Si vos réunions vous paraissent décousues, lentes ou trop fréquentes, le problème ne vient peut-être pas des personnes… mais du système.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous en propose un meilleur. [**Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui**](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez ce que ça fait quand une réunion fait vraiment avancer les choses.

Des tactiques claires pour améliorer l’engagement en réunion, encourager la participation et maintenir la dynamique au sein de votre équipe.

Comment garder tout le monde concentré et impliqué pendant une réunion, avec une icône de calendrier sur fond rouge

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Réunions efficaces : stratégies pour engager ses participants

Parfois, il ne faut pas nécessairement plus d’outils pour mieux gérer son travail. Il suffit simplement d’une meilleure visualisation.

Le tableau Kanban a justement été conçu pour répondre à ce problème. Il offre aux équipes une vue claire des tâches à réaliser, celles en cours et celles qui sont terminés. Le tableau de Kanban évite de naviguer entre des listes de tâches interminables ou des informations perdues dans les fils de discussion.

Née dans le secteur industriel, la méthode Kanban est aujourd’hui l’un des moyens les plus simples et efficaces pour gérer des projets. Il s'applique à tout type de secteur et d'activité, comme le développement de logiciel, le marketing, la gestion des opérations et autres.

Dans ce guide, nous décryptons le rôle et les atouts du tableau Kanban, en quoi il diffère de l'approche Scrum, dans quels contextes il est le plus utile et comment l’intégrer facilement à votre flux de travail grâce aux bons outils.

Souhaitez-vous que je relise l’introduction complète si vous l’avez rédigée ?

## Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ?
Commençons par les bases. Un [tableau Kanban](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) est un outil visuel permettant d’organiser le travail, de suivre sa progression, et de visualiser ce qui est accompli — sans devoir plonger dans des tableurs ou des boîtes mail.

Son principe est simple : les colonnes représentent les différentes étapes d’un processus, comme « À faire », « En cours », ou « Terminé ». Les tâches sont représentées sous forme de cartes que l’on fait glisser d’une colonne à l’autre au fur et à mesure de l’avancement.

La majorité des applications Kanban suivent ce modèle, en y ajoutant des fonctionnalités comme des dates d’échéance, des listes de contrôle, des étiquettes ou des assignations, afin d’aider les équipes à rester organisées.

Le concept s’inspire de la méthode Kanban originale, mise au point par Toyota pour gérer les flux de production sur les chaînes de montage. Avec le temps, elle s’est transformée en une des approches les plus répandues de la gestion de projet moderne — particulièrement utile pour les équipes qui ont besoin de flexibilité et de visibilité en temps réel.

Que vous gériez un projet en solo ou que vous travailliez avec une équipe de développement complète, l’objectif du tableau reste le même : rendre le travail visible, limiter le nombre de tâches en cours, et maintenir une progression fluide dans la bonne direction.

Et le meilleur dans tout ça ? Il n’est pas nécessaire de mettre en place un système complexe pour démarrer. Quelques colonnes, quelques cartes, et vous voilà déjà équipé d’un outil qui évolue avec votre charge de travail.

## Kanban vs Scrum : quelle est la différence ?

Kanban et Scrum sont deux cadres méthodologiques très répandus dans l’univers agile, mais ils reposent sur des approches différentes pour organiser le travail. Si vous avez déjà utilisé des tableaux de tâches, il y a de fortes chances que vous ayez croisé les deux — parfois sans même le savoir.

Faisons le point.

![Image comparant Kanban et Scrum. Kanban est basé sur un flux continu, flexible, avec des limites de travail (WIP), et une gestion des priorités évolutives. Scrum repose sur une structure avec des rôles définis (Scrum Master, Product Owner), des sprints à durée déterminée, et une planification des sprints avec des livrables fixes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_fr_d3b82d14d6.png)

Scrum fonctionne par itérations temporelles appelées sprints. Les équipes s’engagent sur un ensemble de tâches à réaliser sur une période fixe, généralement de deux à quatre semaines.

Ce cadre inclut des rôles bien définis : product owner, scrum master, équipe de développement. Il est particulièrement adapté aux projets ayant une échéance claire et des livrables structurés. Le rythme est soutenu, avec des rituels planifiés tels que les réunions de planification, de revue et de rétrospective.

Kanban, à l’inverse, repose sur un flux de travail continu. Les tâches ne dépendent pas du démarrage ou de la fin d’un sprint pour avancer. Elles circulent librement sur un tableau Kanban, offrant ainsi plus de flexibilité pour ajuster les priorités en cours de route. Ce modèle convient parfaitement aux équipes qui gèrent un flux constant de travail : support, projets internes, création de contenu, etc., sans devoir tout réorganiser toutes les deux semaines.

Là où Scrum structure le travail autour du sprint, Kanban met l’accent sur la fluidité. Les équipes définissent souvent des limites de travail en cours (work in progress limits) pour éviter la surcharge et réduire les blocages. Et plutôt que d’organiser des rétrospectives ponctuelles, elles procèdent à des ajustements réguliers basés sur l’observation directe du déroulement des tâches.

Toutefois, ces deux approches ne sont pas incompatibles. De nombreuses équipes combinent les deux : planification en sprints, suivi visuel via un tableau Kanban. [WEDO](https://wedo.com/fr/features) prend en charge ces deux modes de fonctionnement, mais sa structure flexible de gestion des tâches en fait un outil particulièrement adapté aux équipes qui recherchent une visibilité en temps réel et la capacité d’adapter leurs méthodes au fil des changements.

Si vos projets évoluent rapidement, impliquent plusieurs profils métiers, ou ne suivent pas un cycle de sprint strict, la gestion de projet avec Kanban pourrait s’avérer plus adaptée — et bien plus simple à mettre en œuvre avec un outil conçu pour une collaboration souple.

Comment fonctionne réellement un tableau Kanban
Un [tableau Kanban](https://kanban.university/kanban-guide/) transforme une liste de tâches en un outil visuel et interactif. La structure est simple : les colonnes représentent les étapes du travail, et les cartes représentent les tâches individuelles. À mesure qu’une tâche avance, sa carte passe d’une colonne à l’autre, généralement de « À faire » à « En cours » puis à « Terminé ».

Ce déplacement n’est pas juste esthétique. Il permet de visualiser les flux de travail, de suivre l’avancement réel et de garder tout le monde aligné, sans devoir organiser une réunion.

Voici ce que l’on retrouve dans la plupart des applications de tableaux Kanban numériques :

- **Colonnes :** elles sont personnalisables pour refléter votre processus réel. Une équipe de contenu peut utiliser « Brouillon », « Relecture », et « Publié ». Une équipe de développement logiciel peut opter pour « Backlog », « En cours », « QA » et « Déployé ».
- **Cartes :** elles représentent des tâches, des user stories ou des éléments de travail. Elles contiennent souvent un titre, une description, un responsable, une date d’échéance et un statut.
- **Mouvement :** les cartes se déplacent au fil de l’avancement du travail. Cela permet à l’équipe de suivre en temps réel ce qui est actif, bloqué ou terminé.

La vue d’ensemble du tableau apporte de la clarté. Les membres de l’équipe voient immédiatement ce qui nécessite leur attention, sans devoir parcourir une longue liste de tâches. Utilisé de manière régulière, un tableau Kanban aide à détecter les blocages rapidement. Par exemple, lorsqu’il y a trop de tâches dans la colonne « En cours », il donne le signale d'alarme à l’équipe afin qu'elle puisse réajuster ses délais et ses priorités.

L’un des principes clés de la méthode Kanban est justement de limiter le travail en cours. Cela signifie ne traiter que quelques tâches à la fois, plutôt que de vouloir tout faire en même temps. Cela permet de maintenir un haut niveau de qualité et de réduire les interruptions.

Résultat : une équipe plus concentrée, moins de tâches oubliées et un système toujours à jour, sans devoir penser à actualiser manuellement le statut d'une tâche.

## Tableau Kanban : cas d’usage
La force du tableau Kanban réside dans sa capacité à s’adapter à tous types de travaux. Que vous fassiez partie d’une équipe de développement, que vous gériez des opérations internes ou des projets créatifs, cette structure simple permet de suivre les tâches, de réduire les frictions et de livrer un travail plus régulier.

Voici quelques exemples courants d’utilisation de la méthode Kanban pour rester organisé :

### Développement logiciel et IT
Les équipes d’ingénierie utilisent souvent Kanban pour des tâches continues et rapides comme la correction de bugs, le support ou les déploiements de nouvelles fonctionnalités. Chaque carte peut représenter un ticket, un problème ou une tâche, avançant dans des colonnes comme « Backlog », « En cours », « Revue de code » et « Déployé ».

C’est particulièrement utile avec les pratiques Agile ou comme alternative souple aux sprints stricts. Les équipes de développement s’en servent aussi pour repérer les blocages, limiter les tâches bloquantes et analyser leur productivité.

### Équipes produit
De la planification de la roadmap à la livraison des fonctionnalités, le tableau Kanban aide les product managers et les équipes pluridisciplinaires à suivre leurs priorités. Les cartes incluent souvent des spécifications, des maquettes ou des liens vers des documents associés. Le product owner peut ainsi visualiser rapidement les tâches en cours, bloquées ou en retard.

### Marketing et création
Campagnes, production de contenu ou demandes de design circulent mieux via un tableau. Une équipe marketing peut créer des colonnes comme « Idées », « En cours », « Relecture client » et « Publié ». Chaque carte contient des responsables, une échéance, des checklists et des fichiers joints, avec une vue claire de l’avancement.

### Opérations, RH et administration
Les tableaux Kanban ne s’adresse pas qu’aux équipes techniques ou créatives. Les RH peuvent suivre les étapes d’onboarding via un tableau. Les opérations peuvent gérer des tâches récurrentes comme le réapprovisionnement ou les audits. Toute équipe ayant un processus qui se répète peut utiliser un modèle de tableau Kanban adapté à son flux de travail.

### Équipes agiles ou hybrides
Pour les équipes Agile, Kanban peut compléter ou remplacer Scrum. Une équipe Scrum peut l’utiliser pour visualiser le sprint backlog et suivre l’avancement pendant les daily stand-ups. Les approches hybrides comme Scrumban mélangent la souplesse de Kanban et la structure de Scrum pour tirer parti des deux.

Qu’elle soit en présentiel ou à distance, une équipe reste alignée grâce à Kanban, sans microgestion. C’est un outil simple, visuel et adapté à presque tous les types de projets.

## Choisir le bon logiciel Kanban
Pour tirer pleinement parti d’un tableau Kanban, le choix de l’outil est essentiel. Certaines applications restent simples, tandis que d’autres offrent une structure plus poussée pour les équipes qui gèrent plusieurs projets. Le meilleur outil est celui qui s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà.

Voici les éléments à vérifier lors de la comparaison des applications de type tableau Kanban et des outils de gestion de projet :

### Workflows personnalisables
L’outil doit permettre de créer un [tableau fidèle à votre mode de fonctionnement](https://wedo.com/fr/features/tasks). Cela inclut la possibilité de renommer les colonnes, d’en changer l’ordre et d’organiser les tâches selon vos propres logiques.

### Vues partagées pour garder l’équipe alignée
Une vue claire du tableau permet à chacun de voir ce qui est en cours, ce qui est bloqué et ce qui est terminé. Tous les membres doivent pouvoir accéder à la même liste de tâches et la mettre à jour en temps réel, sans effort.

### Détails intégrés aux tâches
Le tableau doit permettre d’assigner des tâches, de fixer des échéances et d’ajouter du contexte à chaque carte. Cela facilite le suivi, surtout quand plusieurs personnes collaborent ou que les délais sont serrés.

### Visibilité en temps réel
Les mises à jour doivent apparaître immédiatement. Un tableau qui reflète les changements en direct permet de gérer le travail efficacement, sans messages en double ni perte de temps. Cela aide aussi à repérer les retards avant qu’ils ne deviennent bloquants.

### Intégration au mode de travail de l’équipe
Un tableau est réellement utile s’il s’intègre au flux de travail global. Il faut donc choisir un outil de gestion de projet qui ne se limite pas à afficher des cartes, mais qui prend en charge la création, l’attribution et la finalisation des tâches, idéalement sans changer de plateforme.

## Créer un tableau Kanban dans WEDO
Si votre équipe suit déjà ses tâches dans WEDO, pas besoin d’un nouvel outil ni d’étapes supplémentaires pour utiliser un [tableau Kanban](https://wedo.com/fr/tag/kanban) : tout est déjà intégré dans la plateforme.

Chaque espace de travail dans [WEDO](https://wedo.com/fr/features) propose une vue en colonnes, où les tâches sont organisées par section. Vous pouvez structurer ces sections selon le processus réel de votre équipe, comme « À faire / En cours / Terminé » ou des étapes plus spécifiques, comme « Planification / Validation / Lancement ».

À mesure que le travail avance, les tâches se déplacent simplement d’une colonne à l’autre par glisser-déposer. Vous avez ainsi une vue claire de ce qui est en cours, terminé ou en attente d’action de la part d’un collègue.

Chaque carte-tâche dans WEDO peut être assignée à une ou plusieurs personnes, avec une date d’échéance, des notes et un statut facultatif. Il est possible de filtrer les vues par date limite, statut ou responsable, ce qui permet de repérer rapidement les points à traiter sans devoir passer en revue tout le tableau.

L’un des atouts de WEDO, c’est l’intégration naturelle du tableau Kanban avec le reste du travail collaboratif. Les tâches créées pendant les réunions ou dans un projet partagé apparaissent automatiquement dans le tableau, ce qui évite les oublis.

Plus besoin de recopier des notes ou de gérer plusieurs listes de tâches : tout reste centralisé et mis à jour en temps réel.

![Vidéo de démonstration montrant le fonctionnement de la vue Kanban dans WEDO : création, déplacement et suivi des tâches par colonnes pour une coordination d’équipe claire.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/kanban_fr_38bd005c2b.gif)

Que vous pilotiez un projet ou que vous souhaitiez simplement organiser votre flux de travail quotidien, WEDO vous offre une configuration Kanban souple et simple à utiliser.

## Conclusion
Un tableau Kanban ne fait pas qu’organiser les tâches. Il aide les équipes à voir clairement leur charge de travail, à rester concentrées et à avancer de manière fluide. Que vous travailliez dans un service produit, des opérations, du marketing ou du développement, la méthode Kanban vous apporte une structure facile à comprendre et à maintenir.

WEDO facilite l’adoption de cette méthode : vous créez des tâches en réunion, vous les organisez visuellement dans un tableau, et vous suivez leur avancement sans intégration supplémentaire.

Envie de gérer vos projets avec plus de clarté et moins de frictions ? Lancez votre [essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) de WEDO dès aujourd’hui.

Découvrez comment fonctionnent les tableaux Kanban, en quoi ils se distinguent de la méthode Scrum, et comment les utiliser efficacement en équipe avec une visibilité en temps réel dans WEDO.

Illustration avec le texte "Qu'est-ce qu'un tableau Kanban?" à gauche et des icônes de cartes de tâches organisées en grille à droite, sur fond bleu.

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Qu’est-ce qu’un tableau Kanban ? Outils, applications et cas d’usage

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

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Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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