La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

Mise à jour: article expliquant la gestion d'une réunion de l'ordre du jour au compte rendu avec délégation des tâches

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

Titre d'article sur WEDO dans le journal 'La Liberté' avec un focus sur la simplification des tâches

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La Liberté

L'année 2016 est maintenant terminée et nous profitons du début de 2017 pour sortir les nouveautés développées en fin d'année passée. A titre de rappel, toutes ces nouveautés nous ont été proposées par nos clients, nous tenons à les remercier pour la qualité de nos échanges. Voici les nouvelles fonctionnalités des versions 20 (et précédentes), actuellement disponible pour l'ensemble de nos clients.

## Paramétrage des notifications externes

Depuis la version 19, vous pouvez choisir les jours et heures d'envoi des emails de notification. Pour ce faire, cliquez sur **Profil > Paramètres**. Dans l’onglet **Notifications**, choisissez vos préférences et cliquez sur **Enregistrer**. Vous recevrez des emails les jours et heures choisis uniquement si vous avez des notifications non lues dans WEDO.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive1_e1541102523132_c4047fd665.png)

## Tri des listes de tâches

Les listes de tâches peuvent être triées par dates (vue standard), par échéances, par utilisateurs ou par priorités.

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## Onglet Info dans les sujets

Dans chaque sujet, découvrez l'onglet **Info** qui regroupe : la description du sujet, la liste exhaustive des membres, un graphique avec la progression des tâches et le flux d'activités.

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## Checklists V3 : éditer une checklist après lancement

Lorsque vous lancez une checklist, vous pouvez maintenant y ajouter des tâches après lancement. Ceci vous permet d'ajouter les exceptions ou des tâches supplémentaires lors de l'utilisation de WEDO pour vos procédures.

## Redesign du menu principal

Le menu principal a été mis à jour dans la version 19 pour plus de clarté. La page **Utilisateurs** a été déplacée dans le menu **Profil** et un nouvel élément a été ajouté dans le menu. Ce dernier comporte votre **Prénom** et rassemble tout ce qui vous concerne dans WEDO. Le menu est donc beaucoup plus simple et comprend par défaut : 1\. Tout ce qui vous concerne, 2\. Les sujets dont vous êtes membre et 3\. Les modèles dont vous êtes membre.

## Redesign du menu secondaire

Dans la version 20, le menu secondaire a également été simplifié grâce à un système d'onglets. Le titre et la liste des membres ont été redessinés afin de prendre moins de place sur votre écran. Ceci impacte votre espace personnel mais également les sujets, modèles et checklists.

Voici un exemple avec le sujet _Ressources Humaines_ :

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## Amélioration de l'ergonomie des réglages des sujets

Lorsque vous cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les **Paramètres** d'un sujet, WEDO vous propose maintenant une fenêtre avec un système d'onglets pour améliorer la compréhension et la navigation entre les paramètres.

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## Conclusion

Cette version boucle l'année 2016 et nous permet notamment de simplifier l'ergonomie et la navigation dans WEDO. 2017 verra l'arrivée de fonctionnalités majeures qui vous permettrons, nous en sommes sûrs, de soutenir de manière plus efficace la collaboration dans votre entreprise. Nous vous souhaitons à toutes à et tous une belle année 2017 et plein de réussite dans vos échanges entre collègues.

Voici toutes les nouveautés ajoutées à fin 2016\. La nouvelle année promet des fonctionnalités majeures dont nous nous réjouissons déjà de vous parler.

Article de blog "mise à jour": notifications par e-mail, tri des tâches et onglet info avec captures d'écrans y relatives

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WEDO V20 : au revoir 2016, bonjour 2017 !

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

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## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

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## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

En-tête d'article 'Info Patronale' avec photo des deux co-fondateurs: David et Antoine

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Info Patronale

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

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## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

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## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

Quatre personnes debout autour d’une table de réunion, discutant d’un projet, avec le texte « WEDO pour les audits qualité » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les audits qualité

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

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## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

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## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

Mise à jour: analyse d'espace de travail WEDO avec graphique: activités, commentaires, notes

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Les flux d’activités

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

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## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

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Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

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Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

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### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

Deux techniciens en tenue de sécurité et casque blanc discutant devant une tablette dans un environnement industriel, avec le texte « WEDO pour les activités de maintenance » et « Cas d’utilisation »

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WEDO pour les activités de maintenance

Grâce à la nouvelle version mise en ligne aujourd’hui, WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Deux modes de synchronisation sont possibles :

* Synchronisation de toutes vos tâches
* Synchronisation des tâches par sujet

## Synchronisation de toutes vos tâches

Pour synchroniser toutes vos tâches avec votre calendrier, allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Synchro calendrier_.

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Si vous avez Outlook, cliquer sur le lien « webcals ». Pour les autres, vous pouvez copier le lien proposer sous le titre Google Calendar et l’ajouter selon l’explication fournie dans WEDO.

## Synchronisation des tâches par sujet

Pour synchroniser les tâches par sujet, allez dans le sujet souhaité. Puis dans la roue dentée, cliquez sur Synchro calendrier. Suivez ensuite la même démarche que celle expliquée ci-dessus.

## Conclusion

Grâce à la synchronisation calendrier, vous ne ratez plus aucune échéance. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Mise à jour: interface de synchronisation des tâches avec échéances sur le logiciel WEDO

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Synchronisation calendrier

Cet article explique comment utiliser WEDO pour faire suivre les tâches qui arrivent par téléphone à la réception. Répartir les tâches depuis le secrétariat via WEDO présente les avantages suivants :

* Trace écrite des différentes demandes
* Délégation aux bonnes personnes
* Processus sans note ou post-it
* Commentaires en cas de questions

## Rédiger la demande téléphonique sous forme de tâche

Vous pouvez saisir la demande d'un client sous forme de tâche dans votre liste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive1_e1541092196550_6875e4d0cd.png)

## Déléguer la tâche à la bonne personne

En fonction de la tâche, vous l'attribuez directement à la bonne personne :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive2_e1541092217194_796f9a8c67.png)

## Commentaires en cas de questions

Si votre collègue à une question, il pourra simplement la poser via les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive3_e1541092292413_3a77c88414.png)

Vous serez notifié et pourrez y répondre directement :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive4_e1541092246284_fc475b2fdc.png)

## Traçabilité des discussions face à une tâche

Toutes les questions et réponses liées à une tâche, laissent une trace dans les commentaires :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_10_diapositive5_e1541092267716_5a9cfaf9da.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Conclusion

Grâce à WEDO, la personne qui décroche le téléphone fait suivre les informations aux bonnes personnes de manière simple et rapide. Le tout, sans devoir se déplacer ou rédiger des post-it. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la possibilité de commenter les tâches.

Déléguez les demandes qui arrivent par téléphone sans post-it et sans perdre de temps.

Une réceptionniste parlant au téléphone devant un mur orné de panneaux décoratifs, avec le texte « WEDO pour les téléphones à la réception » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les téléphones à la réception

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Vous avez essayé les tableurs, les fils d’e-mails, voire même les boules magiques, mais les projets stagnent, les priorités s’entrechoquent et les délais vous surprennent toujours. Si cela vous parle, il est temps de revoir votre méthode et d’examiner deux approches éprouvées : Kanban et Scrum. Ces deux systèmes font partie de l'approche agile, utilisée en développement produit et en gestion de projet, avec un objectif commun : apporter de la clarté dans le chaos.

Scrum vous propose des sprints : des intervalles courts et fixes durant lesquels un groupe défini (Product Owner, Scrum Master, équipe de développement) s’attaque à un ensemble de tâches, puis fait le point et s’adapte lors d’une revue de sprint. Un rythme cadré.

[Kanban](https://wedo.com/fr/tag/kanban) vous propose un tableau : des colonnes représentant les étapes du travail, une limitation des tâches en cours, et un flux régulier. Aucun rôle n’est figé ; l’équipe ajuste ses règles au fil de l’apprentissage.

Dans cet article, nous allons explorer ces deux méthodes, comparer leurs rôles, rituels et outils, et vous aider à choisir celle qui convient au rythme de votre équipe.

## Qu’est-ce que Scrum ?

[La méthodologie Scrum](https://scrumguides.org/) organise le travail en périodes limitées dans le temps, généralement de deux à quatre semaines, permettant ainsi aux équipes de livrer des mises à jour en continu par petits morceaux. L’objectif est simple : découper les grands projets en blocs gérables, suivre les progrès régulièrement et s’adapter rapidement.

### Des rôles bien définis

- **Product Owner** : Gère le backlog, fixe les priorités et répond aux questions liées aux besoins.
- **Scrum Master** : Accompagne l’équipe dans les pratiques Scrum, élimine les obstacles et protège l’équipe des distractions.
- **Équipe de développement** : Groupe pluridisciplinaire qui conçoit, construit, teste et livre les éléments du projet.

Ces rôles sont non négociables : pas de rôles hybrides, pas de “Scrum Master à mi-temps”. Une répartition claire des responsabilités garantit l’engagement de chacun.

### Artefacts clés

- **Product Backlog** : La liste principale de toutes les fonctionnalités, corrections de bugs et tâches techniques, classées par valeur et urgence.
- **Sprint Backlog** : Un sous-ensemble du product backlog sélectionné pour le sprint en cours, avec les objectifs de sprint et l’effort estimé.
- **Increment** : L’ensemble des éléments terminés à la fin d’un sprint. Chaque incrément doit respecter la définition de « terminé » (Definition of Done) de l’équipe.

### Événements essentiels

1. **Sprint Planning** : Déterminer le contenu du sprint. Le Product Owner présente les éléments prioritaires, l’équipe de développement s’engage en fonction de sa capacité.
2. **Daily Scrum** : Un point quotidien de 15 minutes. Chaque membre répond à trois questions : Qu’ai-je fait hier ? Que vais-je faire aujourd’hui ? Ai-je des obstacles ?
3. **Sprint Review** : Présenter l’incrément aux parties prenantes, recueillir leurs retours et ajuster le backlog produit.
4. **Sprint Retrospective** : Faire le bilan du sprint, identifier des axes d’amélioration et définir des ajustements pour le prochain.

### Cadence et échéances

Les sprints imposent un rythme régulier. Comme leur durée est fixe, vous bénéficiez d’un cycle prévisible : vous savez exactement quand aura lieu la prochaine revue de sprint, et les dates d’échéance sont clairement définies. Cela facilite les prévisions et donne à l’équipe un rythme de travail clair.

### Indicateurs

- **Vélocité** : Nombre moyen de points d’histoire réalisés par sprint. Sert à anticiper la charge de travail future.
- **Burndown Chart** : Suivi du travail restant dans le sprint, permettant de voir si l’équipe est dans les temps.

Scrum est particulièrement adapté lorsque vous avez besoin de structure, de rôles bien définis, de points de contrôle réguliers et d’échéances claires. Ce n’est pas une baguette magique, mais c’est une méthode rigoureuse que de nombreuses équipes trouvent précieuse.

## Qu’est-ce que Kanban ?

[Kanban](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) est une méthode agile centrée sur la visualisation des tâches et la gestion du flux de travail. Elle est née dans le secteur industriel, puis adaptée au développement logiciel et produit. Contrairement à Scrum, Kanban ne repose pas sur des itérations fixes ni sur des rôles prédéfinis.

### Principes fondamentaux

1. **Visualiser le travail**
    - Utilisez un tableau Kanban avec des colonnes (par ex. « Backlog », « En cours », « Relecture », « Terminé »).
    - Chaque carte représente une tâche : fonctionnalité, correction de bug, action…
2. **Limiter le travail en cours (WIP)**
    - Fixez une limite explicite du nombre de cartes par colonne.
    - Cela évite la surcharge de l’équipe et met en évidence les goulets d’étranglement.
3. **Gérer le flux de travail**
    - Suivez la durée passée par les cartes dans chaque étape (temps de cycle).
    - L’objectif est un flux régulier et prévisible.
4. **Rendre les règles explicites**
    - Définissez des critères d’entrée et de sortie pour chaque colonne.
    - Cela clarifie les attentes au sein de l’équipe.
5. **Mettre en place des boucles de retour**
    - Organisez des revues régulières (hebdomadaires ou bimensuelles) pour inspecter le flux et les processus.
    - Ajustez les limites WIP ou les règles selon les données et les retours de l’équipe.
6. **Amélioration continue**
    - Utilisez des indicateurs comme le temps de cycle ou le lead time pour identifier des axes d’amélioration.
    - Encouragez chaque membre à proposer des ajustements au processus.

### Tableaux Kanban et éléments de travail

Un [tableau Kanban](https://kanban.university/kanban-guide/) typique contient des colonnes correspondant aux étapes du flux de travail. Les cartes avancent de gauche à droite :

| Backlog | Prêt | En cours | Relecture | Terminé |
| --- | --- | --- | --- | --- |
- **Éléments de travail** : chaque carte inclut une description, un responsable, et éventuellement une date d’échéance.
- **Swimlanes (lignes horizontales)**  : optionnelles, elles permettent de séparer visuellement différents types de travail ou niveaux de priorité (ex. « Urgent », « Maintenance », « Nouvelle fonctionnalité »).

### Indicateurs clés

- **Temps de cycle** : temps écoulé entre « En cours » et « Terminé ».
- **Temps de traversée (Lead Time)**: temps entre l’entrée dans le backlog et la finalisation.
- **Rendement (Throughput)** : nombre de cartes terminées sur une période donnée.

### Souplesse et rôles

[Kanban](https://wedo.com/fr/blog/wedo-integre-vue-kanban) ne prescrit pas de rôles comme Product Owner ou Scrum Master. Les membres de l’équipe se partagent la responsabilité du travail et des améliorations. Des rôles peuvent être introduits au besoin, mais la méthode repose avant tout sur l’adaptabilité.

### Variantes de Kanban

- **Kanban pour les équipes opérationnelles** : axé sur la réponse rapide aux demandes entrantes — idéal pour les équipes de support.
- **Changement évolutif** : commencez par votre processus actuel, superposez un tableau Kanban, puis faites-le évoluer progressivement.

Kanban est particulièrement adapté aux contextes où les priorités changent fréquemment, où les tâches varient en taille, et où l’on cherche une vue claire du flux sans les contraintes des sprints fixes. L’amélioration continue y est intégrée, permettant d’affiner les pratiques pas à pas.

## Principales différences entre Kanban et Scrum

Maintenant que nous avons présenté chaque méthode, revenons sur leurs principales différences, sans reprendre tous les détails.

### Structure et rôles

[Scrum](https://wedo.com/fr/blog/quand-lagilite-devient-une-necessite) impose un cadre structuré : un Product Owner responsable du backlog, un Scrum Master garant du processus, et une équipe de développement qui livre à chaque sprint. Ces rôles restent fixes jusqu’à la fin du sprint.

Kanban, lui, ne fixe aucun rôle obligatoire. Tout membre de l’équipe peut tirer une tâche, ajuster les règles ou accompagner les collègues. Tant que chacun sait qui fait quoi, la répartition des responsabilités peut être plus fluide.

### Cadence et planification

Les sprints de Scrum sont des intervalles fixes avec des objectifs verrouillés et des dates d’échéance définies. Cette régularité agit comme un métronome pour la planification.

Kanban repose sur un flux continu : les éléments avancent indépendamment sur un tableau persistant. Les dates d’échéance sont fixées carte par carte, et les priorités peuvent être modifiées à tout moment, tant que les limites de WIP sont respectées.

### Gestion du tableau

Dans Scrum, le tableau est réinitialisé à chaque sprint : les tâches terminées sont supprimées, de nouvelles sont ajoutées, et on recommence.

En Kanban, le tableau est permanent : les colonnes restent en place, et les cartes circulent jusqu’à leur achèvement. Cette vue continue permet d’identifier facilement les tâches longues ou les blocages récurrents, sans tout reconstruire régulièrement.

### Gestion du changement

Les sprints protègent la concentration en figeant le périmètre en cours de cycle. En cas de bug urgent, il faut attendre le prochain sprint ou déclarer une exception.

Avec Kanban, c’est ouvert en continu : vous pouvez ajouter, retirer ou re-prioriser des cartes à tout moment, tant que la limite de travail en cours n’est pas dépassée. Une souplesse précieuse en cas d’imprévus.

### Mesure du succès

Les équipes Scrum suivent leur vélocité (points d’histoire par sprint) et utilisent des burndown charts pour voir si les objectifs seront atteints. Ces métriques aident à prévoir les prochains sprints.

Les équipes Kanban s’appuient sur des indicateurs de flux :

- **Temps de cycle** (de « En cours » à « Terminé »),
- **Temps de traversée** (de la demande à la livraison),
- **Rendement** (nombre d’éléments terminés dans une période).
- Ces chiffres montrent la fluidité du travail et les points à optimiser.

### Rythme d’amélioration continue

Les deux méthodes valorisent l’apprentissage. Scrum concentre l’inspection et l’adaptation dans la rétrospective de sprint.

Kanban favorise des ajustements continus : réunions régulières d’amélioration ou discussions spontanées. Les règles et limites évoluent dès que les données ou l’intuition le suggèrent.

En résumé, si vous recherchez un cadre structuré avec des sprints délimités dans le temps, des rôles définis et des échéances calées sur le calendrier, Scrum est fait pour vous.

Si vous avez besoin de flexibilité, d’une vue continue des tâches et de la possibilité d’ajuster votre cap à tout moment, Kanban est probablement la meilleure option.

## Quand utiliser Scrum

[Choisissez Scrum](https://wedo.com/fr/blog/quand-lagilite-devient-une-necessite) lorsque votre projet bénéficie de jalons clairs, de points de contrôle réguliers et de rôles bien définis. Si vous avez besoin d’un Product Owner pour prioriser le backlog, d’un Scrum Master pour protéger l’équipe des distractions, et d’une équipe de développement concentrée sur un sprint de travail, Scrum vous offre la structure nécessaire.

Scrum est particulièrement efficace dans les projets de développement produit où les fonctionnalités s’appuient les unes sur les autres. Vous pouvez planifier une série de sprints (généralement de deux à quatre semaines), avec des dates d’échéance alignées sur les livraisons ou les revues avec les parties prenantes. La sprint review offre un moment formel pour présenter le travail, recueillir du feedback et ajuster le backlog produit pour le prochain sprint.

Les équipes qui apprécient la prévisibilité sont aussi attirées par Scrum. La vélocité (nombre moyen de points réalisés par sprint) permet d’estimer combien de sprints seront nécessaires pour finaliser les éléments. Si respecter des dates précises est crucial (lancement marketing, exigence réglementaire, étape clé du produit), la planification des sprint reviews offre des repères fiables.

Scrum est aussi un bon point de départ pour les équipes qui découvrent l’agilité. Les cérémonies définies — planification de sprint, daily Scrum, revue de sprint, rétrospective — instaurent un rythme répétitif rassurant. Ce cadre aide les équipes encore peu familières avec l’amélioration continue à analyser leur fonctionnement et à s’adapter.

En résumé, si votre activité nécessite un rythme structuré, des échéances prévisibles et des rôles formels comme Product Owner et Scrum Master, Scrum est probablement la meilleure option.

## Quand utiliser Kanban

Kanban est idéal lorsque le travail arrive de manière imprévisible, que les priorités changent fréquemment ou que les tâches sont très variables en taille. Si votre équipe gère des tickets de support, des demandes de maintenance ou des corrections urgentes, le flux continu de Kanban permet de traiter rapidement les urgences sans attendre le prochain sprint.

Vous configurez un tableau Kanban, définissez les étapes correspondant à votre processus et appliquez des limites de travail en cours (WIP). Cela vous évite de vous surcharger : si la colonne « En cours » est pleine, vous devez terminer une carte avant d’en commencer une autre. En faisant avancer les cartes vers la droite, vous mesurez le temps de cycle et le lead time pour repérer les blocages et fluidifier le flux.

Kanban est particulièrement adapté lorsque vous :

- **Avez besoin de flexibilité sur les dates** : pas de sprint à date fixe, vous fixez les échéances par élément et les ajustez au fil du temps.
- **Souhaitez limiter la charge administrative** : pas de cérémonies obligatoires (planification, daily, revue), même si vous pouvez en reprendre certaines si elles vous aident.
- **Visez une amélioration continue** : les boucles de rétroaction régulières, comme des revues de flux hebdomadaires ou des rétrospectives rapides, permettent d’ajuster les règles, les colonnes ou les limites WIP dès qu’un problème est identifié.
- **Privilégiez la transparence visuelle** : un tableau Kanban persistant donne une vue claire sur les tâches en cours, les blocages, et ce qui arrive ensuite — sans reconstruire le tableau à chaque cycle.

Dans les équipes de développement où la réactivité est clé, Kanban s’impose naturellement. Il vous aide à équilibrer la demande avec la capacité, à rendre visibles les problèmes de flux, et à vous améliorer de manière continue, ajustement après ajustement.

## Combiner Scrum et Kanban : Scrumban

Parfois, la meilleure solution se trouve entre deux extrêmes. Scrumban combine le rythme structurant de Scrum avec l’approche en flux continu de Kanban, offrant un cadre sans sacrifier la flexibilité.

### Pourquoi choisir Scrumban ?

- Vous appréciez les sprints pour la planification et les revues, mais vous souhaitez la fluidité de Kanban pour gérer les interruptions.
- Votre équipe doit limiter le travail en cours pour éviter le multitâche, tout en continuant à mesurer la vélocité pour les parties prenantes.
- Vous souhaitez conserver des rétrospectives régulières, tout en pouvant ajuster rapidement les limites WIP ou les règles du tableau.

![Tableau comparatif en français de Kanban, Scrum et Scrumban : flux, rôles, métriques et contextes d’utilisation.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Which_framework_fits_your_workflow_best_fr_1fde625cc0.png)

### Comment fonctionne Scrumban ?

1. **Planification de sprint “light”**
    - Au début du sprint, sélectionnez quelques éléments de travail prioritaires, sans remplir un backlog complet.
    - Utilisez cette réunion pour fixer des objectifs, tout en laissant la place à de nouvelles cartes si de la capacité se libère.
2. **Tableau Kanban avec limites WIP**
    - Conservez un tableau persistant avec des colonnes reflétant votre flux de travail.
    - Appliquez des limites WIP dans les étapes clés comme « En cours » ou « Relecture » pour favoriser la concentration et finaliser les tâches.
3. **Daily Standups**
    - Gardez le point rapide quotidien : Qu’ai-je fait hier ? Que vais-je faire aujourd’hui ? Ai-je des blocages ?
    - Utilisez le tableau pendant ces points pour rendre visibles les blocages et les avancées.
4. **Sprint reviews et rétrospectives**
    - Organisez des revues de sprint pour présenter les livrables terminés et recueillir des retours.
    - Tenez des rétrospectives pour identifier des ajustements, à la fois au niveau du sprint et des règles continues de Kanban.
5. **Indicateurs de flux et vélocité**
    - Suivez le temps de cycle et le lead time pour repérer les ralentissements dans le flux.
    - Vous pouvez également mesurer la vélocité des éléments terminés pour faciliter les prévisions, sans vous surengager.

### Quand adopter Scrumban ?

- Votre équipe maîtrise Scrum mais a besoin de plus d’agilité pour gérer les imprévus.
- Vous avez dépassé le cadre strict des sprints et souhaitez intégrer l’amélioration continue au quotidien.
- Vous devez trouver l’équilibre entre prévisibilité (échéances, revues de sprint) et adaptabilité (limites WIP, priorités dynamiques).

Scrumban peut servir de passerelle : les équipes Scrum peuvent intégrer progressivement les principes de Kanban, tandis que les équipes Kanban peuvent adopter des rythmes de sprint pour améliorer la planification et l’implication des parties prenantes.

En combinant routines et maîtrise du flux, Scrumban crée un hybride capable de s’adapter aux exigences du terrain sans ajouter de lourdeur inutile.

![Infographie en français comparant Kanban, Scrum et Scrumban : critères pour choisir le cadre adapté selon imprévisibilité, délais, rôles, flexibilité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_vs_Scrumban_what_fits_your_team_fr_e6de49208e.png)

## Conclusion

Scrum et Kanban apportent chacun de la structure au chaos du développement produit. Choisir entre les deux n’est pas une question de bon ou de mauvais choix, mais de pertinence. L’un propose des cycles planifiés et des rôles bien définis, l’autre un tableau vivant basé sur le tirage des tâches et un rythme adaptable. Et si vous avez besoin à la fois de prévisibilité et de flexibilité, **Scrumban** combine points de planification et gestion en flux continu.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) permet de passer de la théorie à la pratique. Avec des tableaux Kanban intégrés, des outils de planification de sprint, des workflows personnalisés et des analyses en temps réel — le tout hébergé en Suisse — WEDO centralise chaque tâche, réunion et échéance. Que vous organisiez une revue de sprint, ajustiez votre flux de travail ou suiviez le temps de cycle, WEDO s’adapte à votre méthode pour que votre équipe se concentre sur l’essentiel : faire avancer les choses.

Prêt·e pour un flux de travail plus fluide ? [**Essayez WEDO dès aujourd’hui**](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez si les approches Kanban, Scrum ou Scrumban conviennent à votre équipe. Apprenez leurs principales différences, cas d’usage, et comment la plateforme WEDO simplifie vos flux de travail.

Illustration avec une loupe et un engrenage, à côté du texte : Kanban vs Scrum : quelle approche choisir ?

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Kanban vs Scrum : quelle approche choisir ?

Gérer une équipe à distance semble simple : définir les tâches, les attribuer, et laisser chacun travailler de son côté.

En réalité, le travail à distance présente des défis bien spécifiques. Sans bureau commun, rester aligné sur les priorités, les délais et l’avancement devient vite un exercice d’équilibriste.

Communication dispersée, mises à jour tardives, responsabilités floues : même les équipes les plus compétentes peuvent être ralenties. Chefs de projet et collaborateurs se retrouvent souvent noyés sous les e-mails, à jongler entre les outils, peinant à suivre l’avancement des différents projets.

C’est pourquoi les équipes distribuées performantes ne se contentent pas de multiplier les réunions ou les messageries. Elles ont besoin d’un système collaboratif de gestion des tâches qui permette à chacun de s’organiser, de prioriser et de collaborer efficacement, où qu’il soit.

La plateforme [WEDO](https://wedo.com/fr/features) simplifie la gestion des tâches à distance en réunissant réunions, tâches, projets et collaboration dans une plateforme intuitive. Résultat : les équipes passent moins de temps à gérer leur travail, et plus de temps à faire avancer les choses.

![Infographie sur la gestion des tâches à distance présentant ce qui fait obstacle et ce qui marche, avec icônes visage triste et fusée.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/remote_task_management_what_gets_in_the_way_vs_what_works_fr_7d11c8f8dd.png)

## Les défis de la gestion de tâches à distance

Gérer les tâches au sein d’une équipe hybride soulève des enjeux de visibilité, de responsabilité et d’alignement. En l’absence d’un lieu de travail commun, les lacunes de communication s’amplifient rapidement, et les petits problèmes deviennent des obstacles majeurs.

Voici les principaux défis rencontrés par les équipes à distance :

**1. Attribution approximative des tâches**

Sans système cohérent, les membres de l’équipe peuvent perdre de vue qui est responsable de quelle tâche et quelle échéance. Résultat : des travaux importants sont retardés ou oubliés.

**2. Visibilité réduite sur l’avancement**

Les chefs de projet doivent souvent courir après des mises à jour dispersées entre e-mails et discussions. Sans un espace centralisé pour consulter l’état d’avancement, il devient difficile de prendre des décisions éclairées ou de réajuster les priorités.

**3. Partage de fichiers désorganisé**

Les documents sont souvent éparpillés entre fils d’e-mails, messages et dossiers cloud. On perd facilement la trace des dernières versions ou des pièces jointes essentielles qui auraient dû être associées à des tâches précises.

**4. Manque de vision globale**

Les équipes à distance engagées dans des projets d’envergure peinent à visualiser comment les tâches s’articulent avec les objectifs globaux. Sans procédures visuelles claires, les dépendances et les échéances critiques peuvent passer inaperçues.

**5. Collaboration ralentie par une communication dispersée**

Lorsque les échanges ont lieu sur trop de canaux sans lien direct avec les tâches concernées, la collaboration devient inefficace. Les informations importantes se perdent et les suivis sont négligés.

## Les essentiels pour bien gérer ses tâches à distance

Pour relever les défis de la [gestion de projets](https://wedo.com/fr/features/tasks) à distance, tout commence par de bonnes bases. Il ne suffit pas d’avoir des outils de communication ou des disques partagés. Les équipes ont besoin d’un réel tableau de bord, un système qui apporte clarté, responsabilité et structure au quotidien.

Voici les éléments clé qui permettent aux équipes distribuées de bien gérer leurs tâches :

### Une responsabilité claire pour chaque tâche

Chaque tâche doit avoir un responsable unique, une date d’échéance et des attentes précises. Lorsqu’il n’y a pas de confusion sur qui fait quoi, les équipes avancent plus rapidement.

### Des modes de gestion et des vues flexibles

Chaque projet nécessite une approche adaptée. Certaines équipes préfèrent les tableaux Kanban, d’autres les listes structurées ou les vues chronologiques. Un outil de gestion des tâches flexible facilite l’adaptation à la complexité du projet.

### Des modèles pour les processus récurrents

Les processus répétitifs comme l’onboarding ou le reporting ne devraient pas repartir de zéro à chaque fois. Les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/tasks) permettent de lancer rapidement des workflows récurrents et de réduire le risque d’oubli d’étapes importantes.

### Une collaboration intégrée

Les réunions, les tâches, les fichiers et les échanges doivent vivre dans un même espace. Des outils dispersés ralentissent les équipes et génèrent du travail supplémentaire. Une collaboration intégrée permet de relier chaque élément à des actions concrètes.

### Une interface intuitive et prête à l’emploi

Un [outil de gestion des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) doit simplifier le travail, pas le compliquer. Les équipes hybrides ont besoin d’une plateforme intuitive, facile à prendre en main, rapide à adopter et qui réduit le temps de formation.

Une bonne gestion des tâches à distance repose sur les bons outils. Les équipes capables d’assigner clairement les tâches, de suivre l’avancement visuellement et de collaborer dans le bon contexte sont bien plus susceptibles de rester organisées et de livrer leurs projets dans les délais.

**WEDO** a été conçu autour de ces besoins fondamentaux, pour aider les équipes à mieux gérer leurs tâches et à collaborer efficacement, où qu’elles se trouvent.

## Pourquoi la plateforme de gestion des tâches WEDO se distingue pour les équipes multisites

![Infographie montrant la structure d’une réunion récurrente de grande valeur avec ordre du jour, responsabilités et résultats.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_fr_3914ee18a0.png)

Les équipes à distance ont besoin de plus qu’un disque partagé ou une multitude de fils de discussion pour rester alignées. Pour gérer efficacement le travail de manière délocalisée, il est nécessaire de souscrire à une plateforme qui regroupe réunions, tâches, collaboration et suivi de l’avancement en un seul endroit — sans complexité. WEDO a été conçu pour répondre précisément à ce besoin.

Voici comment WEDO aide les équipes à distance à gérer tâches et projets avec clarté, régularité et sérénité :

### Organisation complète des tâches et projets dans une seule plateforme

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) réunit réunions, tâches, suivi de projets et partage de fichiers dans un espace de travail unique. Les équipes peuvent créer un ordre du jour collaboratif, assigner des actions pendant la réunion et suivre l’avancement ensuite, sans changer d’outil.

Les tâches sont attribuées en temps réel pendant les échanges, avec responsabilités, échéances et pièces jointes directement enregistrées. Les participants peuvent contribuer aux [procès-verbaux](https://wedo.com/fr/features/meetings), consulter l’ordre du jour à l’avance et accéder aux comptes rendus signés, pour rester alignés sur les décisions prises. La signature électronique permet également de valider des décisions à distance, sans présence physique.

Chaque tâche est liée à son contexte d’origine, qu’elle soit créée lors d’une réunion ou dans un espace projet, évitant toute perte ou confusion.

### Gestion flexible des tâches pour projets simples ou complexes

Tous les projets ne se gèrent pas de la même manière. WEDO propose différentes vues pour s’adapter à chaque besoin : listes structurées pour les workflows détaillés, [tableaux Kanban](https://wedo.com/fr/blog/qu-est-ce-qu-un-tableau-kanban-outils-applications-et-cas-d-usage) pour une vue visuelle, et diagrammes de Gantt pour une planification par chronologie.

Ces vues sont partagées, mises à jour en temps réel et permettent à chacun de voir les priorités, les dépendances et les responsabilités d’un coup d’œil. Les tâches peuvent être filtrées, réorganisées ou ajustées au fil de l’évolution du projet, sans confusion ni doublons.

### Procédures standardisées avec modèles de checklists partagés

Quand des processus se répètent, la standardisation fait gagner du temps et limite les erreurs. Les checklists de WEDO permettent de créer facilement des procédures réutilisables pour l’onboarding, les audits ou les rapports mensuels par exemple.

Chaque modèle intègre des étapes prédéfinies, des responsables et des échéances. Ils peuvent être partagés entre équipes ou départements, assurant cohérence et qualité d’un site à l’autre. L’avancement est suivi en temps réel pour une visibilité immédiate.

### Partage de fichiers et messagerie liés aux tâches

Les documents et discussions se perdent souvent dans les e-mails ou des outils séparés. WEDO conserve tout dans le bon contexte : les fichiers, commentaires et notes sont rattachés aux tâches et réunions concernées.

Les membres de l’équipe peuvent téléverser, annoter et commenter des documents directement dans la plateforme, ce qui évite les confusions sur les versions. Qu’il s’agisse d’un mandat, contrat ou d’un fichier joint à une checklist, tout est à sa place.

### Mises à jour en temps réel, notifications intelligentes et accès mobile

WEDO informe les équipes sans les submerger. Des notifications intelligentes préviennent des mises à jour, commentaires ou changements, selon les préférences de chaque utilisateur, sans interruptions inutiles.

L’application mobile permet de consulter l’avancement, répondre aux mises à jour ou gérer les tâches de n’importe où — à la maison, en déplacement ou entre deux réunions. Et grâce au travail asynchrone, les projets avancent même en décalé de fuseau horaire ou d’emploi du temps.

### Sécurité, évolutivité et performance

WEDO est hébergé dans des centres de données suisses certifiés ISO, répondant aux normes les plus strictes en matière de sécurité et de conformité. La plateforme s’adapte à votre organisation, que vous pilotiez une seule équipe ou des projets transversaux à grande échelle.

Assez puissante pour les projets complexes, mais intuitive pour une adoption rapide, elle permet aux équipes de voir rapidement les bénéfices.

La plateforme WEDO apporte de la structure à la collaboration à distance : elle facilite la planification, l’exécution et le suivi, sans les frictions des outils dispersés. Elle donne aux équipes qui travaillent sur plusieurs sites la clarté nécessaire pour rester productives, alignées et en pleine maîtrise.

## Conclusion

Gérer les tâches au sein d’une équipe délocalisée nécessite plus que de la communication et de bonnes intentions. Cela demande des systèmes capables d’organiser le travail, de garantir la visibilité sur les projets et de permettre une collaboration efficace, sans ajouter de complexité inutile.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) simplifie la [gestion des tâches à distance](https://wedo.com/fr/features/tasks) en réunissant réunions, tâches, projets et collaboration au sein d’une plateforme intuitive. Les équipes peuvent organiser leur travail avec des vues flexibles, automatiser les processus récurrents grâce à des modèles de checklists. Elles suivent l’avancement en temps réel grâce à des notifications intelligentes, et centralisent tous les fichiers au même endroit.

Des fonctionnalités comme les tableaux Kanban, les diagrammes de Gantt ou le partage intégré de fichiers offrent la structure nécessaire à la gestion de projets complexes, tout en restant accessibles pour une collaboration quotidienne fluide.

En alliant clarté, flexibilité et simplicité, WEDO aide les équipes à distance à prioriser leurs tâches, suivre leur avancement et maintenir leurs projets sur les rails.

Si votre équipe souhaite aller au-delà des outils fragmentés et des solutions bricolées, WEDO propose une approche plus intelligente pour gérer les tâches et collaborer à distance.

[Essayez WEDO gratuitement dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comment [la plateforme](https://wedo.com/fr/features) permet aux équipes distribuées de rester alignées, productives et organisées.

Simplifiez la gestion des tâches à distance avec WEDO. Organisez les tâches, suivez les avancées et alignez les équipes dispersées sur une seule plateforme collaborative.

Image sur fond turquoise avec le texte « La gestion de tâches des équipes à distance » et une icône représentant une visioconférence.

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Comment WEDO facilite la gestion de tâches des équipes à distance

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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