## Le suivi des réunions en trois étapes

Le nouveau module Réunion (version 2) vient de sortir dans WEDO. Ce dernier reprend les concepts de la version 1 et voit deux améliorations principales :

1. Les modifications sont possibles simultanément par plusieurs acteurs et
2. L’ordre du jour est rédigé point par point pour plus de précision.

La maîtrise de vos réunions en 3 phases est toujours d’actualité :

* Avant la réunion : préparation de l’ordre du jour
* Pendant la réunion : rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches
* Après la réunion : compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

## Préparation de l’ordre du jour

Une fois votre réunion ajoutée, vous êtes invité à définir les membres puis à préparer votre ordre du jour point par point.

Les points peuvent être hiérarchisés par simple glissé-déposé et se numérotent automatiquement pour un référencement accru lors de vos réunions.

Sur chaque point, 8 options sont disponibles :

* Indenter, modifier ou supprimer le point.
* Ajouter des notes : les notes vous permettent de lister les informations.
* Ajouter des décisions : les décisions prises en réunion sont clairement visibles dans le PV.
* Ajouter des tâches : les tâches peuvent être liées à des points précis de l’ordre du jour.
* Ajouter des fichiers : chaque point peut avoir un ou plusieurs fichiers.
* Présentateur : votre ordre du jour sert de fil conducteur à la présidence de la réunion.

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Synchronisation calendrier : une fois l’ordre du jour préparé, un événement se synchronise dans l’agenda des différents participants (compatible Outlook, Google Calendar, etc).

## Rédaction du compte rendu et mise à jour des tâches

Lors d’une réunion, vous retrouvez votre ordre du jour point par point avec ses notes, fichiers et tâches liées.

Vous pouvez alors rédiger un ou plusieurs paragraphes pour chaque point grâce au système de note, mettre en avant les décisions prises et lister les tâches à réaliser pour la réunion suivante.

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Votre ordre du jour vous servira de guide tout au long de la réunion pour assurer une présidence exemplaire et maîtriser la durée impartie à la réunion.

Les modifications d’échéances et les commentaires sur les tâches sont également tracés automatiquement par WEDO afin de faire partie intégrante du compte rendu.

## Compte rendu et traçabilité des tâches attribuées en réunion

A la fin de la réunion, le compte rendu est accessible à tous les participants et chaque collaborateur reçoit automatiquement les tâches qui lui ont été attribuées dans son espace personnel.

Les tâches exécutées entre deux réunions apparaîtront automatiquement comme terminées lors de la réunion suivante. L’historique des tâches permet de visualiser les modifications amenées sur chaque tâche avec le lien vers les comptes rendus correspondants. En bref, WEDO offre une traçabilité complète des tâches au fil des réunions sans que vous ayez d’effort à faire.

Lorsque vous créez une nouvelle réunion, les informations du compte rendu précédent sont reprises afin de vous faire gagner du temps et d’éviter les copier-coller et les risques d’erreurs.

## Bonus

### Recherche

La recherche puissante de WEDO indexe le texte de tous vos comptes rendus à travers l’ensemble des espaces de travail de votre réseau. Il vous suffit de saisir un ou plusieurs mots clés pour que WEDO recherche automatiquement à l’intérieur de vos PV et affiche rapidement les informations recherchées.

### Verrouillage

Chaque compte rendu peut être verrouillé après relecture pour assurer la traçabilité et la fiabilité de vos archives.

### Export en PDF

Un simple clic vous permet d’exporter vos ordres du jour et vos comptes rendus en PDF. Le module d’export vous permet de sélectionner les informations que vous souhaitez afficher dans le fichier. Ceci est très pratique pour générer des extraits de PV.

## Conclusion et remerciement

Cette nouvelle version du module réunion permet de réaliser des économies de temps et d’argent.

Les clients qui utilisent ce module avec succès nous ont confiés gagner jusqu’à une heure par réunion car le compte rendu est rédigé durant la réunion et non après. Ils nous annoncent aussi une diminution de la durée de leurs réunions de 30% en moyenne. Ils préparent mieux leurs réunions et évitent ainsi les débordements. Gain de temps également pour la gestion des décisions et des tâches qui en découlent dont WEDO assure automatiquement le suivi.

Nous avons pu intégrer toutes les propositions d’amélioration de nos clients dans cette nouvelle mouture. Nous tenons donc ici à les remercier pour leurs précieux conseils et remarques. WEDO va continuer à évoluer pour devenir un outil collaboratif complet, destiné en primeur, aux entreprises suisses.

Module réunion revisité permettant de gagner jusqu’à une heure par réunion grâce à sa simplicité d’utilisation et le suivi des tâches assuré d’une réunion à l’autre.

Article "mise à jour": décrivant les nouvelles fonctionnalités de gestion de réunion et d'ordre du jour

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Module réunion repensé : plus simple, plus précis, plus performant

## WEDO SÀRL L’OUTIL COLLABORATIF SWISS MADE

WEDO Sàrl est le projet de David Dutch et d’Antoine Sudan, deux ingénieurs fribourgeois et amis d’enfance. Il s’agit d’un outil collaboratif, créé en 2015 et soutenu par Fri Up, pour gérer des tâches, séances et projets en équipe. Leur vision: simplifier la communication en entreprise pour révolutionner la collaboration entre professionnels !

## LA NAISSANCE D’UNE START-UP 100% SUISSE

En tant que collaborateur d’une entreprise, chacun est confronté à différents canaux de communication: procès-verbaux (PV), procédures, documents, emails, tableaux, appels téléphoniques ou encore checklists. Garder une vision claire sur les tâches à réaliser et leurs échéances n’est pas toujours aisé.

En 2015, David Dutch et Antoine Sudan ont alors décidé d’aller à la rencontre de directeurs de différentes entreprises pour découvrir leurs manières de gérer les tâches, les séances et les projets. C’est grâce aux précieux témoignages de plus de 300 professionnels qu’ils ont pu développer leur plateforme.

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Contrairement à différents outils disponibles en ligne, WEDO est adapté aux besoins des entreprises helvétiques.

> Collaborer en toute simplicité

Toutes les données sont hébergées en Suisse. L’application est hautement sécurisée et très facile d’utilisation pour permettre une mise en réseau aisée des collaborateurs.

## DES OUTILS AU SERVICE DES ENTREPRISES

Le retour sur investissement de l’utilisation de WEDO est rapide. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal via WEDO, en comparaison avec une prise de PV standard, permet une économie d’une heure par séance. De plus, la traçabilité proposée par l’application permet d’assurer un suivi de la prise de décision en séance à l’exécution de la tâche sur le terrain.

Les clients actuels proviennent de domaines variés: administrations, communes, EMS, banques. Des fonctionnalités dédiées leur permettent de suivre les processus déjà existants comme la rédaction de PV ou la création de checklists pour le suivi des procédures administratives. Les outils collaboratifs sont sans aucun doute le futur des systèmes de communication pour les entreprises. Grâce aux propositions d’améliorations suggérées par ses clients de manière continue, WEDO s’adapte jour après jour aux besoins des entreprises. L’objectif est clair: faire de WEDO l’outil collaboratif de référence en Suisse.

Photo : © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Source :
[Article original de l'ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Echo de la CCIF (juin 2017 / n°3).

Article ECHO présentant WEDO, l'outil collaboratif suisse, avec image des deux co-fondateurs près d'une cheminée industrielle

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ECHO (CCIF)

La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

Mise à jour: article expliquant la gestion d'une réunion de l'ordre du jour au compte rendu avec délégation des tâches

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

Titre d'article sur WEDO dans le journal 'La Liberté' avec un focus sur la simplification des tâches

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La Liberté

L'année 2016 est maintenant terminée et nous profitons du début de 2017 pour sortir les nouveautés développées en fin d'année passée. A titre de rappel, toutes ces nouveautés nous ont été proposées par nos clients, nous tenons à les remercier pour la qualité de nos échanges. Voici les nouvelles fonctionnalités des versions 20 (et précédentes), actuellement disponible pour l'ensemble de nos clients.

## Paramétrage des notifications externes

Depuis la version 19, vous pouvez choisir les jours et heures d'envoi des emails de notification. Pour ce faire, cliquez sur **Profil > Paramètres**. Dans l’onglet **Notifications**, choisissez vos préférences et cliquez sur **Enregistrer**. Vous recevrez des emails les jours et heures choisis uniquement si vous avez des notifications non lues dans WEDO.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_01_diapositive1_e1541102523132_c4047fd665.png)

## Tri des listes de tâches

Les listes de tâches peuvent être triées par dates (vue standard), par échéances, par utilisateurs ou par priorités.

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## Onglet Info dans les sujets

Dans chaque sujet, découvrez l'onglet **Info** qui regroupe : la description du sujet, la liste exhaustive des membres, un graphique avec la progression des tâches et le flux d'activités.

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## Checklists V3 : éditer une checklist après lancement

Lorsque vous lancez une checklist, vous pouvez maintenant y ajouter des tâches après lancement. Ceci vous permet d'ajouter les exceptions ou des tâches supplémentaires lors de l'utilisation de WEDO pour vos procédures.

## Redesign du menu principal

Le menu principal a été mis à jour dans la version 19 pour plus de clarté. La page **Utilisateurs** a été déplacée dans le menu **Profil** et un nouvel élément a été ajouté dans le menu. Ce dernier comporte votre **Prénom** et rassemble tout ce qui vous concerne dans WEDO. Le menu est donc beaucoup plus simple et comprend par défaut : 1\. Tout ce qui vous concerne, 2\. Les sujets dont vous êtes membre et 3\. Les modèles dont vous êtes membre.

## Redesign du menu secondaire

Dans la version 20, le menu secondaire a également été simplifié grâce à un système d'onglets. Le titre et la liste des membres ont été redessinés afin de prendre moins de place sur votre écran. Ceci impacte votre espace personnel mais également les sujets, modèles et checklists.

Voici un exemple avec le sujet _Ressources Humaines_ :

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## Amélioration de l'ergonomie des réglages des sujets

Lorsque vous cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les **Paramètres** d'un sujet, WEDO vous propose maintenant une fenêtre avec un système d'onglets pour améliorer la compréhension et la navigation entre les paramètres.

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## Conclusion

Cette version boucle l'année 2016 et nous permet notamment de simplifier l'ergonomie et la navigation dans WEDO. 2017 verra l'arrivée de fonctionnalités majeures qui vous permettrons, nous en sommes sûrs, de soutenir de manière plus efficace la collaboration dans votre entreprise. Nous vous souhaitons à toutes à et tous une belle année 2017 et plein de réussite dans vos échanges entre collègues.

Voici toutes les nouveautés ajoutées à fin 2016\. La nouvelle année promet des fonctionnalités majeures dont nous nous réjouissons déjà de vous parler.

Article de blog "mise à jour": notifications par e-mail, tri des tâches et onglet info avec captures d'écrans y relatives

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WEDO V20 : au revoir 2016, bonjour 2017 !

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

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## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

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## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

En-tête d'article 'Info Patronale' avec photo des deux co-fondateurs: David et Antoine

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Info Patronale

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

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## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

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## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

Quatre personnes debout autour d’une table de réunion, discutant d’un projet, avec le texte « WEDO pour les audits qualité » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les audits qualité

Cette mise à jour de WEDO amène une nouvelle fonctionnalité : les flux d’activités. Il s’agit de chronologies qui reprennent l’ensemble des événements, des commentaires et des notes.

Les flux existent à trois niveaux :

* Flux d’activités général reprenant les informations vous concernant sur votre réseau
* Flux par sujet permettant de visualiser l’avancement des séances, des projets, des services, etc.
* Flux par personne pour suivre votre historique ou celui d’un de vos collègues (selon vos droits)

## Aperçu du flux d’activités d’un sujet

Voici à quoi ressemble le flux d’activités de mon sujet « Projet zéro papier » :

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## Prise de note

Vous constatez, sur l’image ci-dessus, qu’il est possible d’ajouter des notes dans le flux d’activités. Vous pouvez ainsi rédiger des informations pour un sujet ou pour tout votre réseau rapidement. Grâce au bouton « Ajouter un destinataire », vous pouvez notifier les personnes concernées par votre note. Il est possible d’ajouter dans les destinataires des **personnes**, des **sujets** ou des **modèles** de checklist.

## Exemple d’utilisation

Je souhaite informer tout le groupe de travail pour le « Projet zéro papier » de la prochaine séance. Je rédige une note à cet effet. Je peux ajouter des destinataires via le bouton ou en saisissant le titre du sujet précédé par un @.

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## Conclusion

Grâce aux flux d’activités, vous vous tenez informés rapidement et communiquez encore plus facilement avec les personnes de votre réseau. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Comment prendre connaissance de l’avancement d’un sujet en un coup d’œil ?

Mise à jour: analyse d'espace de travail WEDO avec graphique: activités, commentaires, notes

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Les flux d’activités

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

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## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

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## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

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## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

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Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

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Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

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### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

Deux techniciens en tenue de sécurité et casque blanc discutant devant une tablette dans un environnement industriel, avec le texte « WEDO pour les activités de maintenance » et « Cas d’utilisation »

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WEDO pour les activités de maintenance

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Certaines invitations à des réunions récurrentes suscitent une forme bien particulière d’appréhension.

Toujours fixées au même créneau — chaque mardi à 10h ou, pire encore, le vendredi à 15h — elles s’imposent dans l’agenda, semaine après semaine. Les participants s’y connectent par automatisme.

Caméras coupées, ordre du jour inexistant ou symbolique. Entre une mise à jour de statut sans enjeu et une décision approximative de plus, le constat s’impose : cette réunion ne sert à rien. Elle a lieu simplement parce qu’elle figure au calendrier.

[Ces réunions](https://wedo.com/fr/features/meetings) ont souvent été pensées pour instaurer une forme de régularité. Pourtant, elles finissent par générer de l’inertie. Mêmes interlocuteurs, mêmes discussions, mêmes résultats… ou absence de résultats. À terme, elles perdent toute utilité et deviennent un simple bruit de fond.

Le problème, ce n’est pas la récurrence. C’est l’absence de structure.

Et lorsqu’on la réintroduit, on cesse de gaspiller le temps — on commence à en faire bon usage.

Cet article vous propose des clés concrètes pour repenser vos réunions récurrentes afin qu’elles apportent clarté, efficacité et orientation. Chaque participant doit en ressortir avec une vision précise, et non une impression de déjà-vu.

## **Le coût caché des réunions récurrentes mal encadrées**

Une réunion inefficace peut faire perdre une heure.

Une réunion récurrente mal organisée crée, quant à elle, une culture du temps perdu.

Ce n’est pas simplement une heure de moins dans une semaine. C’est cinq collaborateurs qui, chaque semaine, consacrent ce temps à répéter les mêmes informations ou à évoquer des décisions jamais formalisées. Étendu sur plusieurs semaines et à différentes équipes, le manque d’impact devient massif.

Et ce n’est là qu’une partie du problème.

Les réunions récurrentes mal structurées entraînent de nombreux effets secondaires :

- **Décisions reportées** : en l’absence de responsabilité clairement attribuée, rien n’avance.
- **Manque de responsabilisation** : sans mécanisme de suivi, aucune action ne se concrétise.
- **Perte de concentration** : les redites et changements de contexte nuisent à la mobilisation des esprits.
- **Présence passive** : les participants sont connectés, mais mentalement absents.

Au fil du temps, ces réunions cessent d’être des leviers d’action pour devenir de simples automatismes jamais remis en cause. Plus elles s’éternisent, plus elles érodent insidieusement le temps disponible, la confiance mutuelle et l’attention collective.

Et le plus préoccupant ? Les équipes ressentent souvent ce dysfonctionnement, sans savoir comment y remédier. Alors, la réunion continue… et l’épuisement s’installe.

## **Identifier les signes d’une réunion récurrente inefficace**

Il n’est pas nécessaire de mener une enquête pour constater qu’une réunion récurrente ne remplit plus sa fonction. Cela se perçoit rapidement. Toutefois, si le doute persiste, voici les signaux les plus fréquents :

- L’ordre du jour a perdu toute consistance. Ce qui était autrefois structuré n’est plus qu’une série de points recyclés, voire inexistants.
- Les échanges stagnent. Les mêmes sujets sont abordés encore et encore, sans avancée tangible.
- La prise de parole est déséquilibrée. Quelques voix dominent, tandis que le reste du groupe reste en retrait, faute de consignes claires sur qui peut ou doit intervenir.
- L’attention décline. Certains participants se déconnectent mentalement, d’autres ne se présentent même plus. La réunion ne génère plus d’intérêt ni de valeur.
- Aucun compte rendu n’est établi. Les décisions, le contexte et les actions s’évanouissent dès la fin de l’appel.
- La compréhension collective fait défaut. En l’absence de documentation commune, chacun repart avec sa propre interprétation des échanges.

Lorsque même l’organisateur n’éprouve plus d’intérêt à animer la réunion, il est temps d’agir. Une réunion récurrente ne doit pas être une simple routine calendaire. Si elle ne génère ni clarté, ni alignement, ni dynamique collective, elle finit par les affaiblir.

## Les fondements d’une réunion récurrente efficace

![La structure d’une réunion récurrente à forte valeur ajoutée — infographie présentant six éléments clés : objectif clair, agenda évolutif, rôles définis, décisions documentées, examen de l’avancement et présence intentionnelle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_fr_c9dfe11630.png)

Heureusement, toutes les réunions récurrentes ne sont pas vouées à l’inefficacité. Certaines sont véritablement utiles — mais cela résulte toujours d’un effort intentionnel. Voici les éléments qui les distinguent :

- **Une finalité explicite.** Tous les participants connaissent la raison d’être de la réunion : lever des points de blocage, analyser des indicateurs clés, prendre des décisions. Et lorsque l’objectif évolue, le format s’adapte en conséquence.
- **Un ordre du jour évolutif.** Il ne s’agit pas d’une simple liste figée. Il est préparé à l’avance, orienté vers des résultats concrets et réparti dans le temps. Les sujets sont intégrés de manière réfléchie, et non pour combler un vide.
- **Des rôles clairement attribués.** Une personne anime la séance, une autre prend les notes, une troisième veille à la bonne exécution des actions décidées. Sans désignation claire, rien ne progresse.
- **Un suivi rigoureux.** Les actions convenues lors des précédentes réunions sont revues, visibles, et suivies jusqu’à leur aboutissement.
- **Une participation ciblée.** Seules les personnes concernées sont conviées. L’invitation repose sur la pertinence, non sur l’automatisme.

Lorsqu’une réunion récurrente repose sur une telle structuration, elle ne se contente pas d’exister — elle devient un outil stratégique au service du progrès. Elle permet à chacun d’arriver préparé, de rester mobilisé, et de repartir avec une compréhension partagée et des actions concrètes.

## **Comment remettre sur les rails une réunion récurrente inefficace**

Si une réunion récurrente vous semble désorganisée ou peu utile, c’est probablement le cas.

Et comme beaucoup, vous préférez sans doute éviter de mobiliser votre équipe pour une séance qui n’apporte pas de réelle valeur ajoutée.

Heureusement, il n’est pas nécessaire de repenser toute votre organisation ni de bouleverser votre agenda. Quelques ajustements ciblés peuvent suffire à réinstaurer une structure claire, un objectif pertinent et une dynamique constructive.

![Réparez votre réunion récurrente défectueuse : 7 changements judicieux — infographie présentant sept conseils pour améliorer les réunions récurrentes avec des icônes pour chaque étape.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/fix_your_broken_recurring_meeting_7_smart_changes_fr_92642fb761.png)

Voici quelques pistes concrètes :

### **Reconsidérer l’invitation récurrente**

Dans certains cas, mettre temporairement une réunion en pause est la meilleure initiative.

Suspendre une réunion permet de prendre du recul sur sa raison d’être. Il ne s’agit pas d’un renoncement, mais d’une décision stratégique visant à redéfinir les objectifs et à repartir sur des bases solides.

C’est également un signal fort adressé à l’équipe : leur temps est respecté, et la réunion ne reviendra que si elle apporte une vraie valeur.

### **Définir un objectif clair et une échéance**

Une réunion récurrente ne doit pas être pensée comme une initiative permanente. La plupart devraient avoir une durée limitée.

Si la réunion accompagne un projet spécifique, fixez une date de fin cohérente avec les étapes de ce projet. Il sera toujours possible de la réintroduire si nécessaire. Cette approche favorise la concentration, la prise de décision rapide et évite les réunions tenues par simple habitude.

Et si l’objectif ne peut pas être formulé clairement en une phrase, il est sans doute nécessaire de repenser entièrement son existence.

### **Clarifier la raison d’être de la réunion**

Des objectifs imprécis engendrent des réunions peu efficaces.

Avant de relancer une série de réunions, définissez précisément ce qui caractériserait une session réussie. S’agit-il d’identifier des blocages ? De prendre des décisions ? De coordonner l’avancement d’un projet ?

Une fois cette finalité posée, les autres éléments — ordre du jour, fréquence, participants — pourront être structurés de manière cohérente et adaptée.

### **Faire évoluer le format pour qu’il réponde aux besoins de l’équipe**

Si le format actuel semble manquer de substance, c’est probablement qu’il n’a pas été adapté depuis un certain temps. Posez-vous les bonnes questions :

- Les échanges sont-ils monopolisés par quelques personnes pendant que les autres restent passives ?
- Les actions décidées sont-elles oubliées dès la fin de la réunion ?
- Le contenu de la réunion reflète-t-il réellement les enjeux de la semaine ?

Il est alors temps de repenser la structure :

Un ordre du jour réactif, des rôles bien définis et un mécanisme de suivi rigoureux suffisent souvent à redynamiser la réunion.

### **Établir de nouvelles règles de fonctionnement**

Un changement de format nécessite d’ajuster les règles du jeu. Il est essentiel de les expliciter — idéalement par écrit — pour créer un cadre partagé. Par exemple :

- « Ajouter les points à l’ordre du jour en amont de la réunion »
- « Démarrer par une revue des actions en cours »
- « Conclure par une synthèse des responsabilités de chacun »

Il ne s’agit pas de rigidifier le processus, mais de clarifier les attentes. Cette clarté favorise l’engagement des participants.

### **Adapter la participation selon la pertinence**

Toutes les réunions ne nécessitent pas la présence de l’ensemble des collaborateurs. Si seules quelques personnes sont concernées par un point précis, les autres doivent pouvoir se retirer.

En valorisant la participation ciblée, vous transformez une réunion potentiellement chronophage en un temps de travail efficace et pertinent.

### **Structurer durablement vos réunions**

Il est difficile de garantir l’efficacité d’une réunion lorsque les informations sont dispersées entre e-mails, fils de discussion et documents divers.

Lorsque la préparation, le déroulement et le suivi sont fragmentés, des éléments essentiels finissent par se perdre. Il ne s’agit pas d’un manque d’implication, mais d’un déficit de visibilité.

C’est pourquoi disposer d’un outil centralisé est indispensable : un espace unique pour les ordres du jour, les comptes rendus et les actions à suivre. Un point de convergence pour rester alignés à chaque étape.

### **Entretenir la structure dans la durée**

Améliorer une réunion récurrente n’est pas un effort ponctuel, mais une démarche continue.

Une fois une structure efficace mise en place, il est utile de la réévaluer régulièrement. Est-ce que l’ordre du jour reste pertinent ? Les décisions sont-elles suivies d’effet ? L’objectif initial est-il toujours d’actualité ?

De légers ajustements, effectués à intervalles réguliers, permettent de maintenir la dynamique et d’éviter que la réunion ne retombe dans l’inertie.

## **Comment WEDO donne toute leur valeur aux réunions récurrentes**

Il faut se rendre à l’évidence : les réunions récurrentes font partie intégrante de la vie des équipes. Et c’est tant mieux. Lorsqu’elles sont bien encadrées, elles favorisent l’alignement, la responsabilisation et la progression, sans surcharge inutile.

Ce qui fait défaut, bien souvent, c’est une structure claire, une répartition des responsabilités et un véritable suivi.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) apporte cette structure indispensable, en centralisant tous les éléments clés :

- **Des ordres du jour collaboratifs**, mis à jour au fil des semaines
- **Une prise de notes** en temps réel pour conserver l’essentiel
- **Un système de suivi automatique des décisions**
- **Une [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe)** intégrée pour assurer la continuité entre discussions et exécution
- **Un espace unique pour le contexte**, les décisions et les responsabilités, avant, pendant et après chaque réunion

Plus besoin de jongler entre fichiers, e-mails et pense-bêtes. Plus besoin de répéter les mêmes points d’une semaine à l’autre.

Envie de rendre vos réunions récurrentes utiles pour toute l’équipe ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et découvrez le vrai potentiel des réunions bien structurées.

Marre des réunions récurrentes improductives ? Découvrez comment les structurer pour plus de clarté, d’engagement et d’efficacité, sans perdre de temps.

“Comment structurer les réunions récurrentes — illustration représentant un cycle avec des flèches autour d’une roue dentée.”

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Réunions récurrentes : comment les structurer pour qu’elles génèrent de la valeur

![Illustration montrant l’intégration entre WEDO et Microsoft Teams. À gauche, l’interface WEDO avec l’ordre du jour ; à droite, une visioconférence en cours dans Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_fr_03edf3d870.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/fr-fr/microsoft-teams/group-chat-software) est devenu la salle de réunion par défaut de nombreuses organisations. Rapide, fiable et bien intégré aux flux de travail quotidiens, il remplit parfaitement sa fonction de connexion en temps réel. Mais il n’est pas conçu pour couvrir l’ensemble des besoins liés à la préparation, au déroulement et au suivi d’une réunion.

Une fois l’appel terminé, la connexion s’arrête là. Qu'en est-il de l’ordre du jour, des décisions, des tâches à effectuer et des documents partagés ? Ils sont dispersés ailleurs – dans des boîtes mail, des notes personnelles, ou nulle part.

Teams offre un espace pour discuter. Ce qu’il ne fournit pas, c’est une structure. Et sans structure, même les échanges les plus productifs peuvent se perdre dans la dynamique du projet.

C’est là que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) entre en jeu.

En s’intégrant directement à Microsoft Teams, WEDO apporte une gestion complète des réunions au sein même de l’outil utilisé pour se réunir. De la préparation de l’ordre du jour à l’attribution des tâches en passant par la validation du procès-verbal, WEDO transforme chaque réunion en un flux de travail structuré, sans rien laisser de côté.

## WEDO apporte une structure aux réunions dans Microsoft Teams

Pour la plupart des équipes, dès qu’une réunion est planifiée dans Teams, c’est la course : messages en parallèle, ordres du jour dispersés, partage de documents à la dernière minute. Les participants arrivent souvent sans savoir de quoi il sera question ni pourquoi ils ont été conviés.

Cette préparation désorganisée fait perdre du temps, épuise les équipes et transforme les réunions en une corvée plutôt qu’un moment de contribution.

WEDO change la donne, sans imposer un nouveau système ou processus. Une fois intégré à votre espace Teams, WEDO apparaît sous forme d’onglet dans le canal de réunion. C’est à partir de là que tout devient plus fluide.

Pas besoin de changer de plateforme ou d’introduire un nouvel outil. WEDO ajoute directement la structure qui manque à Teams dans votre interface Teams. Vous pouvez ainsi :

- Construire un ordre du jour partagé
- Recueillir les contributions des participants
- Joindre les documents pertinents
- Définir les rôles et clarifier les objectifs
- Lancer des votes ou blocs d’approbation si nécessaire

Et tout cela de manière centralisée. Chaque sujet est suivi, chaque fichier est associé à son contexte, chaque décision a sa place, sans quitter Teams.

Cette intégration permet aux réunions de passer naturellement de la préparation à l’exécution, sans rupture de flux. Plus besoin de jongler entre les applications ou de chercher des pièces jointes dans les e-mails. Tout se passe dans un seul et même espace où discussions et documentation restent connectées.

![Capture d’écran de l’application WEDO dans Microsoft Teams affichant la liste des réunions à venir avec la date, le statut et les participants, ainsi qu’un formulaire pour ajouter une nouvelle réunion.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_fr_cf0680faf7.png)

Pour les équipes qui utilisent déjà Microsoft Teams au quotidien, WEDO comble un manque souvent ignoré : il structure tout le cycle de vie des réunions — début, milieu et fin — sans quitter l’environnement de travail habituel.

::button-primary[Comment intégrer WEDO à Teams]{link="https://help.wedo.com/fr/articles/48705-integrer-wedo-a-microsoft-teams"}

## Gardez le cap pendant la réunion

Une fois la réunion lancée, WEDO reste ouvert dans l’onglet Teams, juste à côté de l’appel, pour que tout reste contextualisé. L’ordre du jour n’est plus un simple rappel dans une invitation calendrier : il est là, visible et actif, servant de fil conducteur à la discussion.

Au fil des échanges, la documentation progresse en direct. Les notes sont prises en temps réel. Les tâches sont créées sur le moment, avec des échéances et des responsables. Les décisions sont enregistrées directement sous le point concerné.

Cette collaboration en direct apporte de la clarté immédiate. Personne ne se demande ce qui a été dit ou qui fait quoi. Et en cas de besoin, des blocs de vote permettent de prendre des décisions sur-le-champ, sans attendre ni relancer par e-mail.

La collaboration devient naturelle, car elle a lieu là où se déroule la discussion : dans la même interface, avec les mêmes personnes, en temps réel.

WEDO rend les réunions plus faciles à suivre et plus faciles à résumer après coup. Résultat : moins de confusion, moins de relances, et plus de temps pour avancer plutôt que revenir en arrière.

## Après l’appel, l'application

Le vrai test d’une réunion ne réside pas dans ce qui a été dit, mais dans ce qui se passe ensuite.

Sans structure, même les échanges les plus constructifs perdent vite leur élan. Les tâches sont oubliées. Les décisions deviennent floues. Les mêmes sujets reviennent sans cesse, faute de contexte clair.

WEDO boucle la boucle – toujours dans Teams.

Une fois la réunion terminée, chaque tâche, note, décision et document reste à sa place. Le procès-verbal n’est pas enfoui dans un drive partagé ni réécrit manuellement après coup : il est déjà prêt. Vous pouvez verrouiller le rapport pour en garantir l’intégrité et demander des signatures électroniques directement dans la plateforme, qu’il s’agisse de signatures simples, avancées ou qualifiées.

Les tâches restent liées à leur point d’origine dans l’ordre du jour. Si quelqu’un veut comprendre pourquoi une décision a été prise, pas besoin de chercher longtemps. Il suffit d’ouvrir la réunion, retrouver le sujet, consulter la discussion et suivre l’action qui en découle – le tout sans quitter Teams.

Ce niveau de traçabilité renforce la responsabilisation. Chacun sait ce qu’il a à faire. Rien ne se perd. Et à la réunion suivante, on peut avancer au lieu de tout recommencer.

WEDO rend cette continuité automatique. La réunion ne disparaît pas une fois l’appel terminé. Elle devient un historique vivant sur lequel toute l’équipe peut s’appuyer.

## Contrôle, confidentialité et pleine maîtrise des données

![Carte de l’Europe mettant en évidence la Suisse avec des repères pour Zurich et Genève. Texte : « Vos données sont stockées en toute sécurité dans des centres de données suisses situés à Zurich et à Genève. »](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_fr_15a4315c24.png)

Intégrer [WEDO](https://wedo.com/fr/integrations/ms-teams) à Microsoft Teams ne se limite pas à fluidifier vos réunions. Cela renforce aussi la confiance dans la gestion de vos informations.

Même intégré à l’interface de Teams, WEDO conserve l’ensemble des données liées aux réunions — notes, documents, tâches, décisions — dans son propre environnement. Les contenus sont stockés de manière sécurisée sur des serveurs situés en Suisse, soumis à la politique stricte de protection des données de WEDO et aux standards de gouvernance de votre organisation. Aucune donnée n’est partagée avec Microsoft. Aucun contenu n’est dupliqué ou traité en dehors de l’environnement WEDO.

Cette séparation est essentielle. De nombreux outils de collaboration favorisent l’intégration au détriment de la maîtrise des données. WEDO adopte l’approche inverse : une interopérabilité totale avec Microsoft Teams, sans jamais céder le contrôle de vos contenus. Vous collaborez en temps réel, tout en préservant la confidentialité, la souveraineté des données et la conformité.

Pour les organisations actives dans des environnements sensibles — juridique, financier, secteur public ou recherche — savoir précisément où sont stockées les informations, qui y a accès et combien de temps elles sont conservées n’est pas un luxe. C’est une exigence.

WEDO vous permet de répondre à cette exigence sans complexité. Les contenus des réunions restent visibles pour les bonnes personnes, protégés et centralisés dans un système sécurisé unique. Teams est l’espace d’échange. WEDO garantit un suivi complet, fiable, et entièrement maîtrisé.

## La salle de réunion ne suffit pas à elle seule

Microsoft Teams vous offre un espace pour échanger. WEDO vous apporte la structure pour donner de l’impact à ces échanges.

De la préparation au suivi, WEDO comble les manques opérationnels que Teams ne couvre pas. Les ordres du jour restent visibles, les décisions sont documentées en temps réel, et les tâches restent liées aux discussions qui les ont générées. Tout est centralisé, connecté à la réunion, et accessible aux bonnes personnes.

Et comme WEDO garde vos données sous votre contrôle, vous collaborez en toute confiance, sans compromis sur la propriété, la confidentialité ou la traçabilité.

Si votre équipe utilise déjà Microsoft Teams, [WEDO](https://wedo.com/fr/features) ne vous demande pas de changer vos habitudes. Il rend simplement chaque réunion plus facile à animer, à suivre, et à valoriser. [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et transformez chaque réunion en un véritable levier d’action.

Découvrez comment WEDO intègre la gestion complète des réunions dans Microsoft Teams, avec ordres du jour, notes et actions dans un espace centralisé.

Graphique intitulé « WEDO + Microsoft Teams ». Montre une visioconférence avec plusieurs participants, des points à l’ordre du jour WEDO et des icônes de micro, calendrier et réunion.

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WEDO + Microsoft Teams : ce qu’il manquait à vos réunions

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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