Beste Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen 2025

Kleine Unternehmen haben keine Zeit, sich mit komplizierter Software herumzuschlagen. Die beste Projektmanagement Software sollte sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren und Teams dabei unterstützen, den Fortschritt zu verfolgen, Aufgaben zu verwalten und reibungslos zusammenzuarbeiten.

Das Problem: Viele Tools wirken entweder zu komplex oder zu eingeschränkt. Manche erfordern wochenlange Schulungen, bevor Teams sie effektiv nutzen können. Andere erscheinen zunächst simpel, fehlen aber grundlegende Funktionen zur Projektplanung und Aufgabenverfolgung.

Und dann ist da noch der Preis. Einige Plattformen wirken auf den ersten Blick günstig, werden aber schnell teuer, sobald man Funktionen wie Echtzeit-Updates, Kanban-Boards oder Gantt-Diagramme benötigt.

Ein auf kleine Unternehmen zugeschnittenes Tool sollte benutzerfreundlich, flexibel und skalierbar sein. Es muss Teams ermöglichen, Ressourcen effizient zu verteilen, Fristen im Blick zu behalten und Arbeitsabläufe zu automatisieren – ohne den Arbeitsalltag unnötig zu verkomplizieren. Besonders wichtig ist dabei die Teamarbeit: Das beste Projektmanagement Tool sorgt dafür, dass Unterhaltungen, Dateien und To-dos zentral gesammelt werden, sodass nichts in endlosen E-Mail-Threads oder verstreuten Apps verloren geht.

In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen die besten Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen im Jahr 2025 vor – damit Sie genau das passende Tool für Ihr Team finden.

Worauf kleine Unternehmen bei einem Projektmanagement Tool achten sollten

Bevor wir Ihnen die besten Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen vorstellen, lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt. Kleine Teams haben ganz andere Anforderungen als grosse Konzerne, die mit komplexen Arbeitsabläufen und endlosen Freigabeprozessen kämpfen.

Ein Tool, das Sie ausbremst, zu starren Abläufen zwingt oder für grundlegende Funktionen zusätzliche Gebühren verlangt, ist wahrscheinlich keine gute Wahl. Ziel ist es, die Arbeit zu erleichtern – nicht sie komplizierter zu machen. Deshalb sollte die richtige Software sich an die Arbeitsweise Ihres Teams anpassen – und nicht umgekehrt.

Darauf sollten kleine Unternehmen bei der Auswahl der besten Projektmanagement Software achten:

Benutzerfreundlichkeit

Wenn es Wochen dauert, ein Tool zu erlernen, ist das bereits ein Problem. Kleine Teams brauchen eine Lösung, die sie sofort nutzen können. Sie sollten Aufgaben einfach per Drag-and-Drop verschieben, zuweisen und abhaken können. Dann können sie schnell weitermachen.

Ob Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder einfache Aufgabenlisten – das beste Projektmanagement-Tool sollte einfach zu bedienen sein. Ihr Team sollte keine Zeit damit verschwenden, die grundlegenden Funktionen zu lernen.

Erschwinglichkeit

Wenn es Wochen dauert, ein Tool zu erlernen, ist das bereits ein Problem. Kleine Teams brauchen eine Lösung, die sie sofort nutzen können. Sie sollten Aufgaben einfach per Drag-and-Drop verschieben, zuweisen und abhaken können. Dann können sie schnell weitermachen.

Ob Kanban-Boards, Gantt-Diagramme oder einfache Aufgabenlisten – das beste Projektmanagement-Tool sollte einfach zu bedienen sein. Ihr Team sollte keine Zeit damit verschwenden, die grundlegenden Funktionen zu lernen.

Erschwinglichkeit

Ein kostenloser Testzeitraum ist hilfreich – aber was passiert, wenn Sie das Tool langfristig nutzen möchten? Bezahlpläne können schnell teuer werden, besonders wenn grundlegende Funktionen für das Projektmanagement wie Aufgabenabhängigkeiten, Fortschrittsverfolgung oder Automatisierungen nur in teuren Upgrades enthalten sind. Achten Sie daher auf eine transparente Preisgestaltung, die mit Ihrem Team mitwächst – ganz ohne versteckte Kosten. Die beste Projektmanagement Software bietet ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis, auch wenn Ihr Unternehmen wächst.

Funktionen für die Zusammenarbeit

Eine Projektmanagement Software für kleine Unternehmen sollte mehr sein als nur ein Aufgaben-Tracker – sie sollte die Zusammenarbeit im Team aktiv unterstützen, ohne ständiges Hin und Her. Integriertes Datei-Management, Follow-ups nach Sitzungen und Echtzeit-Updates sorgen dafür, dass alles an einem Ort bleibt. So muss niemand lange nach Notizen der letzten Sitzung suchen oder sich durch endlose E-Mail-Verläufe kämpfen. Das beste Projektmanagement Tool fördert eine effiziente, zentrale Kommunikation und stärkt die Teamarbeit.

Aufgaben- und Workflow-Automatisierung

Die beste Projektmanagement Software spart Zeit, indem sie sich um wiederkehrende Aufgaben kümmert. Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, wiederkehrende Zuweisungen und vorgefertigte Checklisten halten Projekte in Bewegung – ganz ohne dass Projektleiter jeden einzelnen Schritt manuell überwachen müssen. Automatisierungen sorgen dafür, dass nichts übersehen wird und Ihr Team sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Skalierbarkeit

Was heute für ein dreiköpfiges Team funktioniert, reicht möglicherweise nicht mehr aus, wenn Ihr Unternehmen wächst und komplexere Projekte mit mehr Beteiligten anstehen. Eine gute Software ermöglicht es Ihnen, Ressourcen zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und Arbeitsabläufe zu erweitern – ohne dabei unübersichtlich oder schwer zu bedienen zu werden.

Die Wahl des falschen Tools führt schnell zu Zeitverschwendung, chaotischen Projekten und unnötiger Frustration. Die beste Projektmanagement Software passt sich der Arbeitsweise Ihres Teams an – heute und in Zukunft. Sie unterstützt Sie dabei, effizient zu arbeiten und gleichzeitig mit Ihrem Unternehmen zu wachsen.

Werfen wir nun einen Blick auf die besten Projektmanagement Tools des Jahres 2025 und finden wir heraus, welches wirklich zu Ihrem Unternehmen passt.

1. Monday.com: Der visuell intuitive Projektmanager

Für kleine Unternehmen, die ein visuelles und benutzerfreundliches Projektmanagement Tool suchen, ist Monday.com eine hervorragende Wahl. Die farbcodierten Boards, anpassbaren Workflows und die einfache Drag-and-Drop-Aufgabenverwaltung machen die Organisation von Arbeit besonders übersichtlich. Teams sehen auf einen Blick, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, welche Fristen anstehen und wie der Projektfortschritt insgesamt aussieht.

Wichtige Funktionen:

- Verschiedene Ansichten: Zugriff auf Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Kalenderansichten und mehr – je nach gewähltem Abo-Modell. - Integrationen: Nahtlose Anbindung an gängige Tools wie Google Drive, Slack oder Microsoft Teams – für eine zentrale Arbeitsumgebung. - Automatisierungen: Wiederkehrende Aufgaben werden automatisiert, um Prozesse effizienter zu gestalten.

Preise:

- Kostenloser Plan: Ideal für Einzelpersonen oder Zweierteams, mit bis zu 3 Boards, unbegrenzten Dokumenten und über 200 Vorlagen für Arbeitsabläufe. - Basic-Plan: Ab 9 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet), mit unbegrenzten Elementen, 5 GB Dateispeicher und priorisiertem Kundensupport. - Standard-Plan: Für 12 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet), inklusive Zeitachsen- und Gantt-Ansichten, 250 Automatisierungen und Integrationen pro Monat sowie 20 GB Speicherplatz. - Pro-Plan: Für 19 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet), bietet erweiterte Funktionen wie Zeiterfassung, Diagrammansichten, 25.000 Automatisierungen und Integrationen pro Monat sowie 100 GB Dateispeicher.

Serverstandort

Primär in den USA; eine Datenregion in der EU ist bei bestimmten Plänen verfügbar.

Zu beachten:

Monday.com bietet eine starke Funktionsvielfalt, jedoch sind erweiterte Features wie Zeiterfassung, Diagrammansichten oder höhere Automatisierungslimits nur in den höheren Abos enthalten. Der kostenlose Plan ist zudem auf 2 Benutzer begrenzt, was ihn eher für sehr kleine Teams oder Einzelpersonen geeignet macht.

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die ein visuell intuitives Interface bevorzugen und bereit sind, in umfassendere Funktionen durch höhere Tarife zu investieren.

📌 Hinweis: Preise und Funktionen können sich ändern. Für aktuelle Informationen besuchen Sie bitte die offizielle Website von Monday.

2. Asana: Der strukturierte Aufgabenmanager für kleine Teams

Für kleine Unternehmen, die einen strukturierten Ansatz im Projektmanagement bevorzugen, bietet Asana eine umfassende Plattform zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Förderung der Teamzusammenarbeit. Dieses beste Projektmanagement Tool überzeugt durch klare Strukturen, vielseitige Ansichten und leistungsstarke Automatisierungsfunktionen.

Wichtige Funktionen

- Verschiedene Ansichten: In der kostenlosen „Personal“-Version stehen Listen-, Board- und Kalenderansichten zur Verfügung. Zeitachsen- und Gantt-Diagramme gibt es ab dem „Starter“-Tarif. - Aufgabenverwaltung: Aufgaben lassen sich mit Fälligkeitsterminen, Prioritäten und Abhängigkeiten versehen, damit Projekte reibungslos voranschreiten. - Automatisierung: Wiederkehrende Aufgaben können automatisiert werden – das monatliche Automatisierungskontingent hängt vom jeweiligen Tarif ab. - Integrationen: Asana lässt sich mit gängigen Tools wie Slack, Google Drive oder Microsoft Teams verbinden, um eine zentrale Arbeitsumgebung zu schaffen.

Preise:

- Personal-Plan – 0 USD: Kostenlos für Einzelpersonen oder kleine Teams (bis zu 10 Benutzer), inkl. Listen-, Board- und Kalenderansicht. - Starter-Plan – 10,99 USD pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung): Zusätzlich mit Zeitachsen (Gantt), Workflow-Builder, 250 Automatisierungen pro Monat und Dashboards. - Advanced-Plan – 24,99 USD pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung): Enthält Portfolios, Zielverfolgung, Zeiterfassung, kritische Pfade und erweiterte Berichte. - Enterprise & Enterprise+ – individuelle Preise: Mit unbegrenzten Portfolios, erweiterten Sicherheits- und Compliance-Funktionen.

Serverstandort:

Vorwiegend in den USA.

Zu beachten:

Obwohl der kostenlose Plan für kleine Teams nützlich ist, ist er auf 10 Benutzer begrenzt und bietet keine Gantt-Diagramme, Aufgabenabhängigkeiten oder erweiterte Berichte. Um diese Funktionen zu nutzen, ist ein kostenpflichtiges Upgrade erforderlich – was bei wachsenden Teams zu steigenden Kosten führen kann.

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die eine strukturierte Aufgabenverfolgung, automatisierte Workflows und mehrere Projektansichten benötigen – mit Raum für Wachstum.

📌 Hinweis: Preise und Funktionen können sich ändern. Für aktuelle Informationen besuchen Sie bitte die offizielle Website von Asana.

3. ClickUp: Das anpassbare Powerhouse

Für kleine Unternehmen, die ein äusserst anpassbares und funktionsreiches Projektmanagement Tool suchen, ist ClickUp eine besonders vielseitige Plattform. Sie lässt sich flexibel an unterschiedliche Workflows und Teamstrukturen anpassen und eignet sich ideal für Dienstleistungsunternehmen und Agenturen mit hohem Individualisierungsbedarf.

Wichtige Funktionen:

- Verschiedene Ansichten: Ob Liste, Board (Kanban), Kalender, Zeitachse (Gantt) und viele mehr – Teams können Aufgaben in der Ansicht darstellen, die für sie am besten passt. - Aufgabenmanagement: Aufgaben lassen sich mit Fälligkeiten, Prioritäten und Abhängigkeiten versehen. Die integrierte Zeiterfassung ermöglicht es, die aufgewendete Zeit pro Aufgabe oder Projekt präzise zu dokumentieren. - Anpassbarkeit: Arbeitsbereiche lassen sich individuell gestalten – mit benutzerdefinierten Feldern, Statusangaben und über 35 sogenannten ClickApps zur Erweiterung des Funktionsumfangs. - Zusammenarbeit: Mit Echtzeit-Chat, kollaborativen Whiteboards und Dokumenten-Sharing wird die Teamkommunikation gestärkt und der Austausch von Ideen erleichtert. - Integrationen: ClickUp lässt sich mit gängigen Tools wie Slack, Google Drive oder Microsoft Teams verbinden, um Informationen und Abläufe zu zentralisieren.

Preise:

- Free-Forever-Plan – Ideal für den privaten Gebrauch, mit 100 MB Speicher, unbegrenzten Aufgaben, kollaborativen Dokumenten, Whiteboards und Kanban-Boards. - Unlimited-Plan – 7 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet): Mit unbegrenztem Speicher, Integrationen, Dashboards, Gantt-Diagrammen, benutzerdefinierten Feldern und Gastzugängen mit Berechtigungen. - Business-Plan – 12 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet): Beinhaltet erweiterte Funktionen wie Google SSO, erweiterte Zeiterfassung, Workload-Management, Zeitachsen, Mindmaps und fortgeschrittene Automatisierungen. - Enterprise-Plan – Für grössere Teams mit komplexen Anforderungen, inklusive White Labeling, erweiterten Berechtigungen, Enterprise API, benutzerdefinierten Rollen und Single Sign-On. Preis auf Anfrage.

Serverstandort:

Daten werden in einem von fünf AWS-Rechenzentren gespeichert: Oregon (USA), Ohio (USA), Sydney (Australien), Singapur und Dublin (Irland).

Zu beachten:

ClickUp bietet eine beeindruckende Funktionsvielfalt, was jedoch mit einer gewissen Einarbeitungszeit verbunden sein kann. Teams müssen etwas Zeit in die Einrichtung und Schulung investieren, um das volle Potenzial der Plattform auszuschöpfen. Zudem sind einige fortgeschrittene Funktionen nur in den höheren Tarifen verfügbar, was sich auf das Budget kleiner Unternehmen auswirken kann.

Am besten geeignet für:

Agenturen und dienstleistungsorientierte Unternehmen, die ein stark anpassbares Tool für Zeiterfassung, Ressourcenplanung und vielfältige Arbeitsabläufe benötigen.

📌 Hinweis: Preise und Funktionen können sich ändern. Für aktuelle Informationen besuchen Sie bitte die offizielle Website von ClickUp.

4. Trello: Die beste schlanke Kanban-Lösung

Für kleine Unternehmen, die ein einfaches und visuelles Projektmanagement Tool suchen, ist Trello eine ideale Wahl. Die Plattform nutzt ein einfaches Kanban-System.

Sie bietet viel Flexibilität. Das ist ideal für Teams, die Aufgaben gut verwalten wollen. So müssen sie sich nicht mit unnötiger Komplexität beschäftigen.

Wichtige Funktionen:

- Kanban-Boards – Organisieren Sie Aufgaben visuell mit Boards, Listen und Karten – ideal zur Darstellung von Workflows und Projektfortschritten. - Unbegrenzte Karten – Erstellen Sie beliebig viele Karten, um sämtliche Projektbestandteile im Blick zu behalten. - Power-Ups – Erweiterungen und Integrationen können pro Board unbegrenzt hinzugefügt werden** – sogar im kostenlosen Plan. - Zusammenarbeit – Aufgaben zuweisen, Fälligkeitstermine setzen, Kommentare hinzufügen – alles für eine reibungslose Kommunikation im Team. - Automatisierung – Mit dem integrierten Automatisierungstool „Butler“ lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren – die Anzahl der Befehlsausführungen hängt vom Tarif ab.

Preise:

- Free-Plan – Für Einzelpersonen oder kleine Teams, mit bis zu 10 Boards pro Arbeitsbereich, unbegrenzten Karten, unbegrenzten Power-Ups pro Board und 250 Befehlsausführungen pro Monat. - Standard-Plan – 5 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet): Enthält unbegrenzte Boards, erweiterte Checklisten, benutzerdefinierte Felder, 1.000 Befehlsausführungen pro Monat und unbegrenzten Speicherplatz (250 MB pro Datei). - Premium-Plan – 10 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet): Zusätzlich mit verschiedenen Ansichten (Kalender, Zeitachse, Tabelle, Dashboard und Karte), unbegrenzten Befehlsausführungen sowie erweiterten Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen. - Enterprise-Plan – ab 17,50 USD pro Benutzer/Monat (jährlich abgerechnet, bis 250 Benutzer): Preise sinken bei mehr Nutzern. Beinhaltet organisationsweite Berechtigungen, unbegrenzte Arbeitsbereiche und erweiterte Sicherheitsfunktionen.

Serverstandort:

Trello wird über Amazon Web Services (EC2) in den Vereinigten Staaten gehostet.

Zu beachten:

Trello bietet im kostenlosen Plan eine gute Grundlage. Er ist jedoch auf 10 Boards pro Arbeitsbereich begrenzt.

Ausserdem enthält er nur die Basisfunktionen. Für erweiterte Ansichten, höhere Automatisierungsraten und stärkere Administrationsoptionen ist ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Tarif notwendig. Teams mit komplexeren Projekten könnten Trello aufgrund fehlender Analyse- und Berichtsfunktionen als zu schlicht empfinden.

Am besten geeignet für:

Kleine Unternehmen, die ein leichtgewichtiges, visuelles Tool zur Aufgabenverwaltung bevorzugen und keine umfangreichen Zusatzfunktionen benötigen.

📌 Hinweis: Preise und Funktionen können sich ändern. Für aktuelle Informationen besuchen Sie bitte die offizielle Website von Trello.

5. WEDO: Die beste Alternative für Unternehmen, die mehr als nur Aufgabenverwaltung brauchen

Viele Projektmanagement Tools konzentrieren sich ausschliesslich auf die Organisation von Aufgaben – aber was passiert mit den Aufgaben, die aus Sitzungen hervorgehen? WEDO schliesst diese Lücke und verbindet Besprechungen, Follow-ups und Ausführung in einer einzigen Plattform. So gehen Entscheidungen nicht verloren, und To-dos werden konsequent umgesetzt.

Für Teams, die auf strukturierte Zusammenarbeit, Projektverfolgung und Echtzeit-Updates setzen, ist WEDO die ideale Lösung. Statt mehrere Tools für Aufgabenmanagement, Dateifreigabe und Sitzungsnachbereitung zu nutzen, vereint WEDO alles in einem synchronisierten Arbeitsbereich – für mehr Effizienz und bessere Teamarbeit.

Wichtige Funktionen:

- Nahtlose Verknüpfung von Sitzungen und Aufgaben – Während andere Tools Besprechungen und Aufgabenverwaltung trennen, verknüpft WEDO automatisch Diskussionspunkte, Entscheidungen und Action Items direkt mit - Aufgaben – nichts geht verloren. Verschiedene Ansichten für flexible Workflows: Teams können ihren Arbeitsbereich individuell gestalten – mit Listen-, Kanban- und Gantt-Diagramm-Ansicht, um Aufgaben und Fortschritte so zu visualisieren, wie es für sie am besten passt. - Sitzungen im Gantt-Diagramm integriert – WEDO ist das einzige Tool, das Sitzungen direkt in Projektzeitpläne einbindet. Über das Gantt-Diagramm können Benutzer Aufgaben, Traktandenlisten und Protokolle einsehen – für vollständige Transparenz. - Kollaborationsfokus – Für echte Teamarbeit konzipiert, bringt WEDO Sitzungen, Aufgaben und Dateien in einen zentralen Arbeitsbereich – Schluss mit endlosen E-Mail-Verläufen und verstreuten Informationen. - Sicherheitsstandards auf Enterprise-Niveau – Als in der Schweiz entwickeltes Tool, dem über 700 Unternehmen vertrauen, bietet WEDO höchste Sicherheits- und Compliance-Standards, darunter SAML 2.0 Single Sign-On, SCIM-Provisionierung und „Bring Your Own Key“-Verschlüsselung (BYOK). - Schneller, persönlicher Support – Im Gegensatz zu anderen Tools mit schwer erreichbarem Support bietet WEDO persönliche Schulungen und schnellen Kundenservice, damit Ihr Team das Beste aus der Plattform herausholt.

Preise:

- Pro-Plan – 19,90 USD pro Benutzer/Monat: Enthält unbegrenzte Sitzungen, Aufgaben, Checklisten, Projektmanagement (inkl. Gantt-Diagramm), Dateifreigabe und Live-Chat-Support. - Enterprise-Plan – 24,90 USD pro Benutzer/Monat: Enthält alle Funktionen des Pro-Plans plus Active Directory-Integration, SAML 2.0 SSO, SCIM-Provisionierung, verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung, BYOK, Audit-Logs und individuelle Vertragsbedingungen.

Eine kostenlose 14-Tage-Testversion ist verfügbar – ohne Kreditkarte.

Serverstandort:

Europa (Schweiz), für maximale Datensicherheit und DSGVO-Konformität.

Zu beachten:

WEDO garde tout connecté : réunions, discussions, tâches et suivis, permettant aux équipes de rester alignées et d’assurer que rien ne passe à la trappe.

Pour les entreprises cherchant une solution moderne et collaborative, WEDO est la meilleure alternative aux gestionnaires de tâches traditionnels, car une bonne collaboration commence toujours par une communication efficace.

Am besten geeignet für:

Teams, die einen integrierten Arbeitsbereich suchen. Hier laufen Sitzungen, Aufgaben und Follow-ups synchron ab. Das alles ohne viele Tools und mit einfacher Zusammenarbeit.

Hinweis: Preise und Funktionen können sich ändern. Für aktuelle Informationen besuchen Sie bitte die offizielle Website von WEDO.

Fazit

Projektmanagement bedeutet mehr als nur das Verfolgen von Aufgaben. Es geht darum, den Schwung im Team aufrechtzuerhalten, Gespräche in konkrete Handlungen zu überführen und einen Workflow zu schaffen, der den Erfolg unterstützt. Das richtige Tool vereint all diese Elemente – es hilft Teams, auf Kurs zu bleiben, Fortschritte im Blick zu behalten und Projekte effizient abzuschliessen.

WEDO verbindet Sitzungen, Follow-ups und Umsetzung in einem einzigen Arbeitsbereich. Teams können Aufgaben direkt aus Traktandenlisten erstellen. So müssen sie nicht ständig zwischen verschiedenen Tools wechseln. Sie können Fortschritte in Echtzeit verfolgen und Nachverfolgungen zentral organisieren. WEDO bietet integrierte Gantt-Diagramme und verschiedene Aufgabenansichten. Die Sicherheitsfunktionen sind auf Enterprise-Niveau. So fördert WEDO eine strukturierte Zusammenarbeit. Das steigert die Produktivität und macht Projekte planbar.

🚀 Starten Sie heute Ihre kostenlose Testversion. Erleben Sie, wie WEDO die Zusammenarbeit von Teams verbessert. Sie können Sitzungen und Aufgaben besser managen.