Haben Sie schon einmal eine wichtige Aufgabe in einem E-Mail-Thread aus den Augen verloren? Oder erlebt, wie sich Fälligkeitsdaten näherten, weil niemand wusste, wer wofür verantwortlich war? Eine einfache Aufgabenliste reicht nicht aus, wenn mehrere Projekte, Fristen und Teammitglieder aufeinandertreffen.

Genau hier kommt ein spezieller Aufgabenplaner oder ein Tool zur Aufgabenverwaltung ins Spiel. [WEDO](https://wedo.com/de/features) vereint Aufgaben, Checklisten und Sitzungen in einem einzigen Arbeitsbereich. Sie können Aufgaben der richtigen Person zuweisen. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, die mit Ihrem Kalender synchronisiert werden.

Ausserdem können Sie Vorlagen für Aufgaben-Checklisten bei wiederkehrenden Prozessen nutzen. Dank Echtzeit-Updates und integrierter Kanban-Ansicht sieht jeder den aktuellen Stand, ohne zwischen verschiedenen Apps wechseln zu müssen.

![Infografik mit dem Titel „WEDO Aufgaben-Organisator – Die wichtigsten Merkmale auf einen Blick“. Symbole und Texte zeigen: schnelle Aufgabenerstellung, Abhängigkeiten und Teilaufgaben, Aktualisierungen in Echtzeit, mehrere Ansichten (Liste, Kanban, Gantt), Kommentare und E-Mail-Konvertierung, Kalender-Synchronisierung sowie Vorlagen für Checklisten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_task_organizer_key_features_at_a_glance_en_1_f6c7351b08.png)

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die Aufgabenfunktionen von WEDO. Wir erklären, wie Sie Projekte planen und priorisieren. Ausserdem zeigen wir, wie Sie den Fortschritt verfolgen können. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit der Suche nach Updates und mehr Zeit mit der Arbeit.

## Warum Sie ein Tool zur Aufgabenverwaltung benötigen

Hier erfahren Sie, warum ein spezieller Aufgabenplaner für jedes Team unerlässlich ist:

- **Verstreute Aufgaben führen zu Verwirrung und Verzögerungen**
    
    Wenn Arbeit sich über E-Mails, Chatverläufe und mehrere Tabellenkalkulationen verteilt, ist es schwer zu erkennen, wer was bis wann erledigen soll. Ein zentrales [Tool zur Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) löst dieses Problem, indem es alle Aufgaben an einem Ort bündelt.
    
- **Klare Verantwortlichkeiten verhindern Versäumnisse**
    
    In einer gemeinsamen Aufgabenliste ist für jedes Element eine verantwortliche Person angegeben. Es bleibt kein Raum für Mutmassungen oder „Ich wusste nicht, dass das meine Aufgabe war“. Die Zuständigkeit ist eindeutig, was den Fortschritt sichert und den Bedarf an ständiger Nachverfolgung reduziert.
    
- **Sichtbare Fristen halten Projekte auf Kurs**
    
    Fälligkeitsdaten werden direkt bei den Aufgaben angezeigt. Sie werden auch mit Ihrem Kalender synchronisiert. So sind alle wichtigen Meilensteine sichtbar. Automatische Erinnerungen weisen rechtzeitig auf Aufgaben hin, bevor sie überfällig werden – so verbringen Sie weniger Zeit mit Reaktionen und mehr Zeit mit der Umsetzung.
    
- **Flexible Ansichten unterstützen jeden Workflow**
    
    Egal, ob Sie eine Liste von Aufgaben, ein Kanban-Board oder einen Wochenkalender benötigen: ein Aufgabenverwaltungstool kann sich anpassen. Echtzeit-Updates sorgen dafür, dass alle Teammitglieder mit denselben Informationen arbeiten, ohne mehrere Dokumente jonglieren zu müssen.
    
- **Integrierte Vorlagen und Abhängigkeiten schaffen Konsistenz**
    
Wiederverwendbare [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) vereinfachen wiederkehrende Abläufe, während Funktionen für Aufgabenabhängigkeiten die richtige Reihenfolge der Aktivitäten sicherstellen. Diese Struktur wächst mit Ihrem Projekt mit und verwandelt spontane To-dos in einen planbaren Workflow.
    
Zusammengefasst verwandelt ein Aufgabenplaner chaotische To-do-Listen in ein transparentes, verlässliches System. Er organisiert Aufgaben, klärt Zuständigkeiten und hebt Fälligkeitsdaten hervor. Er passt sich den Bedürfnissen Ihres Teams an. So können Sie sich auf Ergebnisse konzentrieren, anstatt verstreute Details zu verwalten.

## WEDOs Aufgaben- und Checklistenfunktionen

WEDO hat starke Funktionen. Damit kann man alles verwalten – das reicht von einfachen Aufgaben bis zu komplexen Prozessen.

### Schnelle Aufgabenerstellung

Neue Arbeit hinzuzufügen ist ganz einfach. Klicken Sie auf „Neue Aufgabe“. Geben Sie einen Titel und eine Beschreibung ein. Fügen Sie unterstützende Dateien hinzu. Wählen Sie ein Fälligkeitsdatum aus.

Weisen Sie ein Teammitglied zu, das verantwortlich ist. Wenn andere Einblick benötigen, können Sie sie als Beobachter hinzufügen, damit sie über Änderungen und Aktivitäten informiert bleiben. Alle Beteiligten erhalten sofort eine Benachrichtigung, sodass keine Aufgabe übersehen wird.

### Wiederverwendbare Checklisten-Vorlagen

Statt den gleichen Prozess immer wieder neu zu erstellen, können Sie in WEDO [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) nutzen. Diese Vorlagen sind vordefinierte Listen von Aufgaben. Sie können auch optionale Teilaufgaben hinzufügen. Sie sind ideal für wiederkehrende Workflows wie „Entwurf“, „Review“, „Freigabe“ und „Veröffentlichung“.

Wenn es Zeit für die Umsetzung ist, starten Sie einfach eine neue Checkliste basierend auf der Vorlage. Jede Aufgabe kann einzeln verfolgt werden, mit Echtzeit-Updates, die den Gesamtfortschritt anzeigen und für Ausrichtung im Team sorgen.

### Erweiterte Teilaufgaben und Abhängigkeiten

Komplexe Ergebnisse erfordern oft mehrere Schritte und Beteiligte. Mit WEDO können Sie eine Aufgabe in Teilaufgaben aufteilen, jede einem anderen Teammitglied zuweisen und individuelle Fälligkeitsdaten setzen. Wenn die Reihenfolge wichtig ist, markieren Sie Teilaufgaben als „blockiert durch“ oder „blockiert“. So stellen Sie die richtige Reihenfolge sicher und vermeiden vorzeitige Starts.

### Mehrere Ansichten: Liste, Kanban und Gantt

Unterschiedliche Projekte benötigen unterschiedliche Perspektiven. In der Listenansicht können Sie Aufgaben nach Projekt, Verantwortlichem, Fälligkeitsdatum oder benutzerdefinierten Feldern sortieren und filtern. Die [Kanban-Ansicht](https://wedo.com/de/blog/was-ist-ein-kanban-board-tools-apps-und-projektanwendungen-im-ueberblick) zeigt Aufgaben als Karten. Diese Karten bewegen sich durch Phasen wie „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. So kann man Engpässe leicht erkennen. In der [Gantt-Ansicht](https://wedo.com/de/blog/projekte-effizient-verwalten-mit-dem-gantt-diagramm-in-wedo) werden Aufgaben über eine Zeitleiste hinweg dargestellt, um Überschneidungen, Abhängigkeiten und Fortschritt zu visualisieren, alles an einem Ort.

### Kalendersynchronisation

Verpassen Sie keine Frist mehr. Jedes Fälligkeitsdatum in WEDO erscheint automatisch in Outlook, Gmail, iCal oder jedem anderen ICS-kompatiblen Kalender. Mehr zur [Kalendersynchronisation](https://wedo.com/de/features/meetings). Ihre Aufgaben, Fristen und Sitzungen sind in einer Übersicht. So können Sie Ihren Tag planen, ohne zwischen Apps wechseln zu müssen.

### Kommentare in Aufgaben und E-Mail-Umwandlung

Kontext ist entscheidend. Fügen Sie in der Aufgabe Kommentare hinzu. So können Sie Details besprechen, Kolleginnen und Kollegen erwähnen oder wichtige Protokolle verlinken. Wenn eine umsetzbare E-Mail in Ihrem Posteingang landet, wandeln Sie sie in eine WEDO-Aufgabe um, inklusive Anhänge, damit nichts verloren geht.

Durch die Kombination dieser Funktionen verbessert WEDO jeden Schritt der Aufgabenverwaltung. Dazu gehören einfache Aufgabenerstellung, starke Vorlagen, Abhängigkeitsmanagement, flexible Ansichten, [Kalendersynchronisation](https://wedo.com/de/features/meetings) und Zusammenarbeit im Kontext. In der nächsten Sektion zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Tools nutzen können. Damit planen und priorisieren Sie komplette Projekte.

## Projekte mit WEDO planen und priorisieren

Effektive Projektplanung beginnt damit, Ihre Ziele in konkrete Aufgaben zu unterteilen. In [WEDO](https://wedo.com/de/features) beginnen Sie, indem Sie ein neues Projekt erstellen. Sie können auch Aufgaben direkt mit Aktionspunkten aus einer Sitzung verbinden. Gehen Sie dann wie folgt vor:

![Schaubild „Ihr Aufgaben-Workflow in WEDO“ mit 7 Schritten: Projekte und Meilensteine erstellen, Aufgaben oder Checklisten hinzufügen, Eigentümer und Fälligkeitstermine zuweisen, Prioritäten setzen und Abhängigkeiten festlegen, Ansicht wählen, Live-Fortschritt verfolgen, Überprüfung in Sitzungen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_planning_to_progress_your_task_workflow_in_WEDO_de_90bac0929c.png)

### Meilensteine und Aufgaben definieren

- Skizzieren Sie Ihre wichtigsten Ergebnisse, etwa Veröffentlichungstermine, grosse Feature-Rollouts oder Kampagnenfristen, und definieren Sie diese als Meilensteine.
- Unter jedem Meilenstein erstellen Sie Aufgaben mit klaren Titeln, Beschreibungen und Fälligkeitsdaten. Wenn ein Prozess wiederkehrend ist (z. B. Inhalts-Reviews), wenden Sie eine [Checklisten-Vorlage](https://wedo.com/de/features/tasks) an, um Zeit zu sparen.

### Zuweisen und Ausgleichen

- Weisen Sie Aufgaben basierend auf Fachwissen und aktueller Auslastung den Teammitgliedern zu. Die Aufgabenliste von WEDO zeigt für jede Person die Aufgaben und Fälligkeitsdaten an. So sieht man schnell, ob jemand überlastet ist.
- Passen Sie Zuweisungen oder Fälligkeitsdaten in der Listen- oder Kanban-Ansicht an. So optimieren Sie die Auslastung und halten den Fortschritt konstant.

### Prioritäten nach Dringlichkeit und Wichtigkeit festlegen

[WEDO unterstützt Sie bei der Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben) mit der Eisenhower-Matrix, so werden Aufgaben nach ihrer tatsächlichen Bedeutung eingeordnet:

- Geben Sie jeder Aufgabe einen Dringlichkeits- und Wichtigkeitsgrad. So entscheiden Sie, wie Sie damit umgehen: sofort erledigen, planen, delegieren oder streichen.
- Sortieren und filtern Sie in der Listenansicht nach diesen Prioritätsstufen, damit die wichtigsten Aufgaben stets im Blick bleiben.
- Fördern Sie bessere Entscheidungen im Team, indem Sie den Fokus auf Wirkung und Zeit legen, nicht auf willkürliche Kategorien.

### Abhängigkeiten hinzufügen

Für Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge erledigt werden müssen, verknüpfen Sie diese mithilfe der Abhängigkeitsfunktion von WEDO. So wird sichergestellt, dass nachgelagerte Arbeit erst beginnt, wenn vorgelagerte Aufgaben abgeschlossen sind – Verzögerungen werden vermieden.

### Fristen synchronisieren

Mit festgelegten Fälligkeitsdaten bleibt Ihr Kalender aktuell. In der [Kalenderansicht](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) sehen Sie, wie Aufgabenfristen mit Sitzungen und Terminen verbunden sind. Sie können Anpassungen vornehmen, damit wichtige Aufgaben genug Aufmerksamkeit bekommen.

### Überprüfen und Anpassen

In regelmässigen Status-Sitzungen, oder direkt im Protokoll, rufen Sie die Aufgabenliste des Projekts in WEDO auf. Markieren Sie erledigte Elemente, verteilen Sie Aufgaben bei Bedarf neu und aktualisieren Sie Fälligkeitsdaten anhand neuer Informationen.

Durch die Gliederung der Arbeit in Meilensteine und klare Zuständigkeiten hilft Ihnen WEDO. WEDO kennzeichnet wichtige Aufgaben und legt Abhängigkeiten fest. So können Sie einen dynamischen Aufgabenplaner erstellen.

Die Priorisierung wird einfach. Ihr Team kann filtern, sortieren und markieren. So weiss jeder, was als Nächstes zu tun ist.

## Fortschritt verfolgen und im Einklang bleiben

Ein Projekt auf Kurs zu halten bedeutet, jederzeit zu wissen, wo jede Aufgabe steht. WEDO bietet Echtzeit-Transparenz und Kontext, damit Sie und Ihr Team immer abgestimmt bleiben:

### Live-Aufgabenstatus

Jede Änderung – vom Abhaken einer Teilaufgabe bis zum Aktualisieren eines Fälligkeitsdatums – erscheint sofort für alle Beteiligten. Kein Warten mehr auf E-Mail-Antworten oder veraltete Tabellen: Sie sehen den Fortschritt, während er geschieht.

### Dashboard und Feed

Der Feed im Arbeitsbereich von WEDO zeigt alle Aktivitäten zu Aufgaben. Er zeigt, wer was wann erledigt hat. Auch die hinzugefügten Kommentare sind sichtbar.

Nutzen Sie das Dashboard, um einen Überblick über fällige Aufgaben zu bekommen. Es zeigt auch überfällige Punkte und den Fortschritt eines Projekts.

### Integration in Sitzungen

Verknüpfen Sie Aufgaben mit Traktandenlisten und Protokollen. Wenn Sie bei der nächsten Sitzung die Notizen durchgehen, zeigt WEDO, welche Aktionspunkte abgeschlossen sind und welche noch Aufmerksamkeit erfordern. Sie können sogar direkt neue Folgeaufgaben erstellen und zuweisen, ohne die Sitzungsansicht zu verlassen.

### Benutzerdefinierte Filter und gespeicherte Ansichten

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, indem Sie Aufgaben nach Verantwortlichem, Fälligkeitszeitraum, Priorität oder Projekt filtern. Speichern Sie diese Konfigurationen als benutzerdefinierte Ansichten, um jederzeit genau den gewünschten Aufgabenplan aufzurufen, etwa „Meine Aufgaben für diese Woche“ oder „Hochpriorisierte Elemente in Projekt X“.

### Benachrichtigungen und Erinnerungen

Wählen Sie selbst, wie Sie benachrichtigt werden möchten, per In-App-Benachrichtigung, E-Mail-Zusammenfassung oder beidem, damit Sie keine wichtigen Updates verpassen. WEDO zeigt Erinnerungen für nahende Fälligkeitsdaten und kennzeichnet überfällige Aufgaben, um die Verantwortlichkeit im Team sicherzustellen.

Durch Live-Statusaktualisierungen, einen Aktivitätsfeed und [nahtlose Sitzungsintegration](https://wedo.com/de/features/meetings) sorgt WEDO dafür, dass Sie immer informiert sind. Benutzerdefinierte Filter und intelligente Benachrichtigungen helfen Ihnen, wichtige Informationen schnell zu finden. Das bedeutet: weniger Überraschungen, mehr proaktive Kurskorrekturen und Projekte, die pünktlich abgeschlossen werden.

## Funktionen für Power-User und Sicherheit

[WEDO](https://wedo.com/de/features) verwaltet nicht nur Aufgaben, es wächst mit Ihrem Team und schützt gleichzeitig Ihre Daten:

### Öffentliche API & MS Teams-Integration (bald verfügbar)

Für erweiterte Workflows bietet WEDO eine API, mit der Sie benutzerdefinierte Integrationen entwickeln und wiederkehrende Schritte automatisieren können. Eine kommende Integration mit Microsoft Teams wird Aufgabenupdates direkt in die Chat-Kanäle Ihres Teams übermitteln.

### Externe Benutzer

Arbeiten Sie über Ihre Organisation hinaus, indem Sie Kundinnen, Kunden oder Auftragnehmende kostenlos in Ihren WEDO-Arbeitsbereich einladen. Sie steuern die Zugriffsrechte, sodass externe Benutzer nur das sehen, was für sie relevant ist.

### Mobiler Zugriff

Bleiben Sie auch unterwegs produktiv. Die mobilfreundliche Benutzeroberfläche von WEDO funktioniert reibungslos auf jedem Gerät mit Browser, egal ob am Schreibtisch oder auf Reisen: Sie können jederzeit Aufgaben prüfen, zuweisen oder abschliessen.

### Intelligente Benachrichtigungen

Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen individuell an: sofortige Benachrichtigungen für kritische Änderungen, tägliche Zusammenfassungen für Routine-Checks oder den lautlosen Modus für fokussiertes Arbeiten.

### In der Schweiz gehostete Sicherheit

WEDO wird in der Schweiz auf ISO/IEC 27001-zertifizierten Servern entwickelt und betrieben. Funktionen wie SAML-Single-Sign-on und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen die Daten Ihrer Organisation und erfüllen höchste Compliance-Anforderungen.

Diese Funktionen für Power-User und Sicherheit sorgen dafür, dass WEDO eine sichere und flexible Basis bleibt. Mit einer wachsenden Aufgabenliste und einem grösseren Team bleibt es zuverlässig für Ihr Aufgabenmanagement und Projektmanagement.

## Fazit

Effiziente Aufgabenverwaltung ist die Grundlage erfolgreicher Projekte. Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) haben Sie eine einfache Plattform. Sie erleichtert die Aufgabenerstellung. Checklisten-Vorlagen und Abhängigkeiten sorgen für konsistente Workflows. Ausserdem gibt es eine Listenansicht und eine Kanban-Ansicht. So behalten Sie immer den Überblick.

Echtzeit-Updates und die Integration in Sitzungen helfen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand bleiben. Die in der Schweiz gehostete, ISO-zertifizierte Infrastruktur schützt Ihre Daten.

Erleben Sie, wie WEDO Ihre Planung und Nachverfolgung verbessert. [Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup). Verwandeln Sie das Aufgabenchaos Ihres Teams in klare und einfache Aufgabenpläne.

Planen, priorisieren und verfolgen Sie Aufgaben mit WEDO. Weisen Sie Aufgaben zu, setzen Sie Fälligkeitsdaten, nutzen Sie wiederverwendbare Checklisten-Vorlagen, wechseln Sie zur Kanban-Ansicht und erhalten Sie Echtzeit-Updates – alles in einem einzigen aufgabenplane.

Illustration mit dem Text „Planen, Priorisieren und Verfolgen wie ein Profi“ auf gelbem Hintergrund, daneben blaue Symbole für Workflow mit Meilensteinen und Häkchen.

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Aufgabenplaner: Planen, Priorisieren, Verfolgen

Die meisten Menschen haben kein Problem damit, Dinge zu finden, die sie erledigen müssen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Aufgaben Ihre Zeit und Energie wirklich verdienen.

Vielleicht beginnen Sie den Tag mit dem Vorsatz, sich auf etwas Wichtiges zu konzentrieren, werden dann jedoch von kurzfristigen Anfragen, schnellen E-Mails oder Sitzungen abgelenkt, die Sie gar nicht auf dem Radar hatten. Ehe Sie sich versehen, ist der Tag vorbei – und die Arbeit, die am wichtigsten war, bleibt unangetastet.

Die Wichtig-Dringend-Matrix – auch bekannt als Eisenhower-Matrix, benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten – hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgabenliste anhand von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sein oft zitierter Leitsatz bringt es auf den Punkt: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Eisenhower-Methode funktioniert, warum sie immer noch eines der besten Werkzeuge für ein besseres Zeitmanagement ist und wie WEDO es Ihnen leicht macht, die dringend wichtig matrix direkt in Ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

## Was ist die Dringend-Wichtig-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Methode oder **Dringend-Wichtig-Matrix**, ist ein einfaches Modell zur Sortierung von Aufgaben anhand von zwei Schlüsselfragen:

- Ist es dringend?
- Ist es wichtig?

Die Idee besteht darin, das wirklich Wichtige von dem zu trennen, was nur im Moment Ihre Aufmerksamkeit verlangt. Die Matrix bietet Ihnen eine visuelle Möglichkeit, genau das zu tun. Es handelt sich um ein 2x2-Raster, das Ihnen hilft, jede Aufgabe in eine von vier Kategorien einzuordnen:

- **Wichtig und dringend**: Sofort erledigen
- **Wichtig, aber nicht dringend**: Einplanen
- **Dringend, aber nicht wichtig**: Delegieren
- **Nicht wichtig und nicht dringend**: Streichen

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Auch wenn diese Methode von einem Zitat Dwight D. Eisenhowers – fünf Sterne General und ehemaliger Präsident der Vereinigten Staaten – inspiriert wurde, wurde sie durch Stephen Covey in seinem Buch *Die 7 Wege zur Effektivität* popularisiert. Und das aus gutem Grund: Sie funktioniert.

Im Kern geht es bei der Priorisierungsmatrix um Klarheit. Sie hilft Ihnen, sich auf das Richtige zu konzentrieren, Ablenkungen zu vermeiden und klügere Entscheidungen darüber zu treffen, wofür Sie Ihre Zeit einsetzen.

## Warum die Wichtig-Dringend-Matrix funktioniert

Wenn Sie genau darüber nachdenken, behandeln die meisten Aufgabenlisten oder Tools jede Aufgabe als gleich wichtig. Eine Frist, eine schnelle Antwort und ein strategisches Projekt stehen nebeneinander – und ohne ein klares System neigt man schnell dazu, dem nachzugehen, was sich gerade am dringendsten anfühlt. So geraten wichtige Aufgaben leicht unter einen Haufen von schnellen Erfolgen und Unterbrechungen.

Die dringend wichtig matrix funktioniert, weil sie Ihnen ermöglicht, einen Schritt zurückzutreten und Aufgaben nach ihrem tatsächlichen Wert und nicht nur nach Zeitdruck zu bewerten. Sie verwandelt eine lange Aufgabenliste in etwas, das Sie gezielter angehen können.

Indem Sie dringende Aufgaben von wichtigen Aufgaben trennen, erkennen Sie, wie viel Ihrer Zeit für die Lösung sofortiger Probleme verwendet wird – im Gegensatz zu echtem Fortschritt. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihr Tag sich mit zeitkritischer Arbeit füllt, die eigentlich nicht wichtig ist – Dinge wie E-Mail-Triage, unnötige Sitzungen oder das Nachfassen von Updates, die hätten automatisiert werden können.

Es ist auch ein hervorragendes Werkzeug zur Verwaltung von Zeit und Energie. Nicht jede Aufgabe verdient Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie sich auf das Richtige konzentrieren – insbesondere auf das Wichtige, aber nicht Dringende – vermeiden Sie den ständigen Krisenmodus und schaffen mehr Raum für strategische Arbeit.

Mit der Zeit hilft Ihnen die Matrix, sich von reaktiven Gewohnheiten zu lösen und zu einem proaktiveren Umgang mit Ihrer Zeit zu finden. Und sobald Sie erkennen, wohin Ihre Zeit fließt, können Sie klarere Entscheidungen treffen, wie Sie sie anpassen.

## Ein genauerer Blick auf die vier Quadranten

Die Stärke der dringend wichtig matrix liegt in ihrer Einfachheit – und in der Ehrlichkeit, die sie von Ihnen verlangt, wenn es darum geht, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht. So funktioniert jeder Quadrant und so können Sie ihn nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

### Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dies sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern: Fristen, Krisen, zeitkritische Ergebnisse – alles, was nicht warten kann und bei Missachtung klare Konsequenzen hat.

Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen. Wenn Sie jedoch Ihren Tag ständig in diesem Quadranten verbringen, läuft etwas falsch. Vermutlich widmen Sie Quadrant 2 zu wenig Zeit – dort findet die eigentliche langfristige Arbeit statt.

Beispiele: Ein Bericht, der heute fällig ist, die Behebung eines kritischen Fehlers oder die Reaktion auf ein Kundenproblem, das die Lieferung betrifft.

### Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Hier geschieht der eigentliche Fortschritt. Diese Aufgaben haben keinen sofortigen Abgabetermin, sind jedoch direkt mit Ihren Zielen verbunden. Strategische Planung, Beziehungsaufbau, Lernen und langfristige Projekte gehören in diesen Bereich.

Die Herausforderung? Diese Aufgaben sind leicht aufzuschieben. Sie drängen sich nicht auf. Aber sie sind es, die zukünftige Notfälle verhindern und über Zeit echten Einfluss haben.

Sie sollten Zeit für diesen Quadranten einplanen und schützen.

Beispiele: Die Ausarbeitung eines neuen Vorschlags, das Mentoring eines Teammitglieds oder die Erstellung eines Fahrplans für das nächste Quartal.

### Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig

Diese Aufgaben wirken dringend, erfordern aber eigentlich nicht Ihre Beteiligung. Sie sind oft Unterbrechungen, die als Prioritäten getarnt sind – Dinge, die dringend, aber im Gesamtbild nicht wichtig sind.

Sie sollten diese Aufgaben wenn möglich delegieren oder minimieren. Nur weil etwas laut oder zeitkritisch ist, heißt das nicht, dass es Ihre direkte Aufmerksamkeit verdient.

Beispiele: Sitzungseinladungen, bei denen Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, Nachrichten mit Anfragen zu Informationen, die andere haben, oder Last-Minute-Aufgaben, die automatisiert werden könnten.

### Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Das sind Ablenkungen. Sie tragen nicht zu Ihren Zielen bei und sind nicht zeitkritisch. Das bedeutet nicht, dass Sie nie durch soziale Medien scrollen oder sich entspannen dürfen – aber solche Aufgaben sollten nicht in Ihren Arbeitstag integriert werden, als würden sie dazugehören.

Sie sollten diese Aufgaben eliminieren oder stark begrenzen, wenn Sie sinnvolle Arbeit leisten möchten.

Beispiele: Gewohnheitsmässiges Scrollen durch soziale Medien, das Anklicken irrelevanter Benachrichtigungen oder das Verbringen von Zeit mit Aufgaben, die vor allem dazu dienen, beschäftigt zu wirken.

## Häufige Fehler bei der Anwendung der Wichtig-Dringend-Matrix

Die dringend wichtig matrix sieht einfach aus – und das ist sie auch. Aber wie jedes Priorisierungswerkzeug funktioniert sie nur, wenn Sie sie konsequent und ehrlich anwenden. Einige kleine Fehltritte können ihre Wirksamkeit erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn Sie viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen oder im Team arbeiten.

Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

### 1. Dringlichkeit mit Wichtigkeit verwechseln

Das ist wahrscheinlich das häufigste Problem. Dringlichkeit erzeugt Druck. Sie lässt etwas wichtig erscheinen, selbst wenn es das nicht ist. So behandeln Sie kleinere Anfragen oder Last-Minute-Aufgaben wie Top-Prioritäten, während die wirklich wichtigen Arbeiten immer wieder verschoben werden.

Um das zu vermeiden, halten Sie einen Moment inne. Fragen Sie sich: Ist das nur zeitkritisch – oder wirklich wirkungsvoll? Wenn es nicht mit einem Ziel oder Ergebnis verknüpft ist, das Ihnen wichtig ist, gehört es vielleicht in Quadrant 3 – oder gar nicht auf Ihre Aufgabenliste.

### 2. Die Prioritäten anderer über die eigenen stellen

Es ist leicht, den Tag damit zu verbringen, auf Anfragen anderer zu reagieren – besonders in einer kollaborativen Arbeitsumgebung. Aber nicht jede Aufgabe, die für jemand anderen dringend wirkt, muss in Ihrem Quadrant 1 landen.

Ein geteiltes Gefühl der Dringlichkeit bedeutet nicht automatisch geteilte Wichtigkeit. Wenn eine Aufgabe nicht mit Ihrer Rolle oder Ihren Verantwortlichkeiten übereinstimmt, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu delegieren, umzuleiten oder höflich abzulehnen.

### 3. Quadrant 2 ignorieren

Das ist der Quadrant, mit dem die meisten Menschen zu kämpfen haben – nicht weil er schwer ist, sondern weil er still ist. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben lassen sich leicht aufschieben, weil sie sich nicht unmittelbar anfühlen. Dabei sind sie es, die langfristigen Fortschritt bringen.

Wenn Sie ständig mit dringenden Aufgaben überlastet sind, haben Sie wahrscheinlich zu wenig Zeit in Quadrant 2 verbracht. Dinge wie Planung, Lernen, Beziehungsaufbau oder vorbeugende Maßnahmen werden vernachlässigt – und tauchen später als Notfälle in Quadrant 1 wieder auf.

Schützen Sie Zeit für diese Aufgaben, bevor alles andere sie verdrängt.

### 4. Die Matrix als einmalige Übung nutzen

Die Matrix ist nichts, was man einmal benutzt und dann vergisst. Prioritäten ändern sich. Neue Aufgaben tauchen auf. Was vor zwei Tagen „wichtig, aber nicht dringend“ war, ist heute vielleicht beides.

Deshalb hilft es, Ihre Matrix regelmäßig zu überprüfen – auch nur in einer kurzen Wochenvorschau. Wenn Sie ein Aufgabenverwaltungs-Tool verwenden, aktualisieren Sie die Prioritäten als Teil Ihres laufenden Arbeitsablaufs, statt sich auf Erinnerung oder Schätzungen zu verlassen.

### 5. Alles automatisieren und trotzdem die Prioritäten ignorieren

Selbst in Teams, die Automatisierung oder Produktivitäts-Tools einsetzen, bleibt Priorisierung entscheidend. Nur weil eine Aufgabe in Ihrem System erscheint, heißt das nicht, dass sie jetzt – oder überhaupt – erledigt werden muss. Automatisierung spart Zeit, ersetzt aber nicht Ihr Urteilsvermögen.

Die dringend wichtig matrix hilft Ihnen dabei, dieses Urteilsvermögen konsequenter anzuwenden.

## Die Wichtig-Dringend-Matrix in WEDO verwenden

Die dringend wichtig matrix ist ein Werkzeug, das Sie in WEDO aktiv nutzen können, um Ihre Arbeit mit weniger Reibung zu organisieren und zu priorisieren. Anstatt Aufgaben im Kopf zu jonglieren oder manuell in Tabellen zu kennzeichnen, ermöglicht WEDO es Ihnen, Ihre Prioritäten direkt in Ihrem Arbeitsbereich zu sortieren, zu aktualisieren und zu verwalten.

### Jede Aufgabe mit integrierten Matrix-Kennzeichnungen priorisieren

Jede Aufgabe in WEDO kann entsprechend der Logik der Matrix gekennzeichnet werden:

- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig

Um eine Priorität zuzuweisen, klicken Sie einfach auf die Aufgabe, um den Detailbereich zu öffnen – oder verwenden Sie das kleine Symbol rechts neben der Aufgabe, wenn bereits eine Priorität vergeben wurde. So können Sie leicht erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, was warten kann oder was ganz entfernt werden sollte.

![Darstellung der Eisenhower-Matrix mit vier farbigen Quadranten zur Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_1_43ee73a76e.png)

### Aufgaben im Stapel mit dem Organisieren-Werkzeug priorisieren

Wenn Sie eine lange Liste von Aufgaben zu sortieren haben, hilft Ihnen WEDO dabei, schneller voranzukommen. Klicken Sie einfach auf die drei vertikalen Punkte oben rechts, wählen Sie *Organisieren* und dann *Priorisieren*. Von dort aus können Sie Ihre Liste schnell durchgehen und jeder Aufgabe die richtige Priorität zuweisen.

![Beispiel für die Anwendung der Matrix in WEDO mit Prioritätskennzeichnungen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_2_a183e2ed69.png)

Das ist besonders nützlich beim Einrichten eines neuen Projekts oder beim Überprüfen überfälliger Aufgaben, die möglicherweise neu klassifiziert werden müssen.

### Zauberstab verwenden, um ganze Abschnitte schnell zu priorisieren

In Ihren persönlichen oder gemeinsamen Arbeitsbereichen finden Sie am Ende jedes Zeitabschnitts (wie *Heute*, *Morgen* oder *Demnächst*) ein Zauberstab-Symbol. Damit können Sie direkt in eine Priorisierungsansicht für diesen Abschnitt springen – ohne jede Aufgabe einzeln öffnen zu müssen.

![Nutzung des Organisieren-Werkzeugs in WEDO zur schnellen Aufgabenpriorisierung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_3_4f0ca0fbdf.png)

Es ist ein kleines Detail, aber es macht es deutlich realistischer, Ihre dringend wichtig matrix im Laufe eines schnelllebigen Tages aktuell zu halten.

### Machen Sie die Matrix zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags

Da WEDO alles in Ihrem Arbeitsbereich sichtbar und aktuell hält, wird es einfacher, regelmässige Priorisierung in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Sie benötigen kein separates Tool oder Template, um die dringend wichtig matrix zu verwenden – sie ist bereits in Ihre Aufgabenverwaltung integriert.

**Das Ergebnis?** Weniger Zeit mit der Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist – und mehr Sicherheit, dass Ihre Zeit den richtigen Dingen gewidmet ist.

**Bereit, die Matrix in die Praxis umzusetzen?**

[Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, Aufgaben zu sortieren, fokussiert zu bleiben und Ihren Tag in den Griff zu bekommen.

Erfahren Sie, wie Sie mit der Dringend-Wichtig-Matrix Aufgaben priorisieren, Ihre Zeit besser managen und fokussiert bleiben – mit den integrierten Tools von WEDO.

Bild mit dem Text „Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren“ und einer grafischen Darstellung einer Vierfeldermatrix mit Pfeilen.

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Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren

Die meisten Teams verpassen ihre Fristen nicht, weil sie nicht hart arbeiten. Im Gegenteil – in der Regel sind alle beschäftigt, Aufgaben bewegen sich vorwärts, und es herrscht rege Aktivität. Und trotzdem gerät das Projekt ins Hintertreffen.

Oft liegt das Problem nicht an der Arbeitsethik, sondern an mangelnder Transparenz.

Wenn es kein klares System gibt, um zu verfolgen, woran gearbeitet wird, wer wofür verantwortlich ist und wie der Fortschritt aussieht, können selbst die wichtigsten Aufgaben untergehen. Genau hier kommt ein solides Projekttracking ins Spiel. Es ist das Bindeglied zwischen dem Einsatz Ihres Teams und konkreten Ergebnissen – und sorgt dafür, dass Fristen nicht zu beweglichen Zielen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie effektives Projekttracking wirklich aussieht, warum so viele Teams daran scheitern und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Ihnen hilft, Fristen im Griff zu behalten, ohne die Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf zu verlieren.

## Was bedeutet Projekttracking wirklich?

Projekttracking bedeutet, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten: Was ist erledigt, was ist in Bearbeitung und was droht, ins Hintertreffen zu geraten? Es bietet Ihnen eine strukturierte Methode, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme frühzeitig zu erkennen und alles in die richtige Richtung zu lenken.

Im Kern hilft Projekttracking dabei, Aufgaben, Personen und Zeitpläne miteinander zu verknüpfen. Sie erhalten Einblick in:

- Welche Aufgaben abgeschlossen sind
- Was sich noch in Bearbeitung befindet
- Wer wofür verantwortlich ist
- Ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um die bevorstehenden Fristen einzuhalten

Eine lange Aufgabenliste mag beeindruckend wirken – ohne Tracking ist sie jedoch nur eine Ansammlung von Punkten ohne klaren Weg nach vorn. Es reicht nicht, nur zu wissen, was erledigt werden muss. Sie müssen erkennen können, wie diese Arbeit im Team umgesetzt wird.

Projekttracking verleiht Ihrer Aufgabenverwaltung Struktur. Es verhindert, dass wichtige Aufgaben untergehen, sorgt für eine abgestimmte Zusammenarbeit im Team und erleichtert es, tatsächlich Aufgaben abzuschliessen – und nicht nur Kästchen abzuhaken.

Richtig umgesetzt, schafft Projekttracking Transparenz. Jeder weiss, woran er oder sie arbeitet, was als Nächstes ansteht und wie das Ganze zum gemeinsamen Ergebnis beiträgt.

## Warum Fristen verpasst werden (selbst wenn alle beschäftigt sind)

Sie haben das bestimmt schon erlebt: Ein Projekt beginnt mit viel Energie, Aufgaben kommen in Bewegung und es gibt laufend Updates. Doch mit der Zeit gerät etwas ins Stocken. Einige Aufgaben verstummen. Eine Übergabe verzögert sich. Und plötzlich ist die Frist verstrichen – das Projekt ist nicht abgeschlossen.

Das liegt selten daran, dass niemand arbeitet. Es liegt vielmehr daran, dass niemand den Überblick hat, was wann passiert.

Hier sind einige häufige Gründe, warum Fristen verpasst werden:

![Infografik mit dem Titel „Warum Fristen überschritten werden – trotz vollem Einsatz“. Sie zeigt vier Gründe für Projektverzögerungen links (keine klare Zuständigkeit, ständige Änderungen der Prioritäten, verstreute Aufgabenlisten, keine Echtzeit-Sichtbarkeit) und jeweils rechts eine passende Lösung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_de_f66c754ae7.png)

### 1. Unklare Aufgabenverantwortung

Einer der häufigsten Gründe für stockende Arbeit ist fehlende Klarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe einem ganzen Team zugewiesen oder gar nicht zugewiesen wird, fühlt sich niemand wirklich verantwortlich. Sie bleibt im System liegen und wartet.

Klare Zuständigkeit ist die Grundlage für erfolgreiche Aufgabenerledigung. Jede Aufgabe sollte einer konkreten Person zugewiesen sein – nicht „dem Team“, nicht „jemandem“, sondern einem Namen. Das verhindert Missverständnisse, reduziert Rückfragen und hilft allen, fokussiert zu bleiben.

### 2. Ständig wechselnde Prioritäten

Projekte entwickeln sich weiter – das ist ganz normal. Doch wenn sich die Prioritäten ständig ändern und es keine klare Möglichkeit gibt, Aufgaben zu priorisieren, arbeitet das Team reaktiv statt planvoll. Etwas Wichtiges wird beiseitegeschoben, weil etwas Lauteres dazwischenkommt – nicht unbedingt etwas Dringlicheres.

Ohne gemeinsames Verständnis darüber, was wirklich zählt, geraten selbst wichtige Aufgaben schnell in Vergessenheit. Deshalb ist eine [konsistente Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben), idealerweise für alle sichtbar, entscheidend für den Fokus.

### 3. Verstreute Aufgabenlisten

Wenn Aufgaben sich auf E-Mails, Notizzettel, Dokumente und verschiedene Apps verteilen, ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Dinge gehen verloren, weil niemand das Gesamtbild sieht.

Eine zentrale Aufgabenliste ist entscheidend für effektives Projekttracking. Sie erleichtert es, Fortschritte zu überprüfen, Arbeit neu zuzuweisen und Überschneidungen zu vermeiden – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

### 4. Schwer nachvollziehbarer Fortschritt

Sie haben vielleicht [Aufgaben mit Fristen](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) – aber wenn der Fortschritt nicht in Echtzeit verfolgt wird, wissen Sie nicht, ob Sie wirklich im Plan sind. Und wenn jemand merkt, dass eine Aufgabe im Verzug ist, ist es oft schon zu spät.

Hier kommt aktives [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) ins Spiel: Es reicht nicht, Aufgaben nur zuzuweisen – man braucht einen laufenden Überblick über den Fortschritt. Es müssen keine stündlichen Updates sein, aber genügend Transparenz, um rechtzeitig eingreifen zu können, ist entscheidend.

## So bauen Sie ein funktionierendes Projekttracking-System – mit Unterstützung von WEDO

Projekttracking funktioniert am besten, wenn es nahtlos in die Arbeitsweise Ihres Teams integriert ist – und nicht etwas ist, das im Nachhinein angehängt wird. Wenn Ihre Tools die Art und Weise unterstützen, wie Ihr Team denkt, plant und kommuniziert, wird es deutlich einfacher, Projekte im Griff zu behalten.

Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Aufbau eines solchen Systems – und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Sie dabei unterstützt, es erfolgreich umzusetzen.

### Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Wenn Ihr Team Notizen in einem Tool, Aufgaben in einem anderen und Updates in einem dritten verwaltet, wird früher oder später etwas durchrutschen. Eine gemeinsame, strukturierte Aufgabenliste sorgt dafür, dass alle in dieselbe Richtung blicken.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Ansicht eines Meeting-Traktandums in WEDO mit Beschreibung, Aufgabenliste, Vorschlägen zur Optimierung einer Google Ads Kampagne und Symbolen für Zeitmanagement und Checklisten](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_de_c135578829.png)

WEDO führt Ihre gesamte Aufgabenliste an einem Ort zusammen – organisiert nach Arbeitsbereich, Projekt oder Sitzung. Sie können Aufgaben während der Planung oder in Live-Sitzungen erstellen und direkt an das jeweilige Gespräch anhängen. Keine verstreuten To-dos. Kein Durchsuchen von E-Mails. Nur eine zentrale, zuverlässige Quelle, mit der Ihr gesamtes Team arbeiten kann.

### Schritt 2: Weisen Sie jede Aufgabe einer bestimmten Person zu

Wenn neben einer Aufgabe kein Name steht, wird sie in der Regel nicht erledigt. Klare Zuständigkeit verhindert das klassische „Ich dachte, jemand anderes kümmert sich darum“-Problem.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO ist jeder Aufgabe ein klar benanntes Teammitglied zugewiesen – für alle sichtbar. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Anleitungen und Dateien hinzufügen und bei Bedarf weitere Personen in die Aufgabe einbeziehen. Sobald Änderungen vorgenommen werden, erhalten die zuständigen Personen in Echtzeit eine Benachrichtigung. So entfällt das manuelle Nachfragen – und niemand muss raten, wie der Stand der Dinge ist.

### Schritt 3: Priorisieren Sie mit System

Ohne Priorisierung wirkt plötzlich alles dringlich – und Ihr Team reagiert nur noch, anstatt fokussiert zu arbeiten. Ein starkes Tracking-System rückt die tatsächlichen Prioritäten in den Mittelpunkt.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO können Sie Aufgaben anhand anpassbarer Tags priorisieren oder sie in der Eisenhower-Matrix einordnen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sie können Ihre Ansicht filtern, um sich nur auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren – so verliert Ihr Team keine Zeit mit Tätigkeiten, die wenig Wirkung erzielen.

### Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt, bevor es zum Problem wird

Eine verspätete Aufgabe ist nicht das Problem – sie ist das Symptom. Je früher Sie Verzögerungen erkennen, desto leichter lassen sie sich beheben.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Überfällige Aufgaben werden automatisch oben in der offenen Aufgabenliste Ihres Arbeitsbereichs angezeigt – so gerät nichts Dringendes in Vergessenheit. Sie können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum anzeigen und jederzeit nachvollziehen, was vorankommt, was stockt und was abgeschlossen ist – ganz ohne Sitzung oder manuelle Berichte. So lassen sich Engpässe erkennen, bevor sie zu verpassten Fristen führen.

### Schritt 5: Nutzen Sie visuelle Zeitpläne, um Terminverschiebungen frühzeitig zu erkennen

Selbst bei einem starken Projekttracking kann es passieren: Eine Blockade verzögert eine Aufgabe – und plötzlich ist der gesamte nachgelagerte Ablauf betroffen. Genau hier machen visuelle Planungstools wie ein Gantt-Diagramm den Unterschied.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Screenshot eines Gantt-Diagramms in WEDO mit Aufgabenliste, Dauerangaben und farbigen Balken, die den Fortschritt über die Quartale darstellen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_de_ae8bf41d87.png)

WEDO enthält ein integriertes Gantt-Diagramm, das Ihnen eine Echtzeit-Übersicht über den gesamten Projektzeitplan bietet. Sie können [Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen](https://wedo.com/de/features/tasks), den Fortschritt verfolgen und Verzögerungen erkennen, bevor sie die Lieferung gefährden.

Dank [drei intelligenter Pufferoptionen](https://wedo.com/de/features/project-management) behalten Sie zudem die Kontrolle darüber, wie sich Terminänderungen auf den Plan auswirken:

- **Puffer beibehalten:** Hält den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben konstant
- **Puffer aufbrauchen:** Nutzt den eingeplanten Abstand nur bei Bedarf
- **Automatisches Verschieben deaktivieren:** Erlaubt die Anpassung einzelner Aufgaben, ohne andere zu verschieben

Das ist eine schnelle und flexible Methode, um Projekte auf Kurs und Fristen im Blick zu behalten – selbst wenn sich Pläne ändern.

### Schritt 6: Halten Sie Updates dort, wo die Arbeit stattfindet

Wenn Ihr Team den Kontext in Slack-Threads oder E-Mail-Ketten zusammensuchen muss, geht der Schwung verloren. Kommunikation sollte Teil der Arbeit sein – nicht etwas, das danebenläuft.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO enthält jede Aufgabe Platz für Kommentare, Notizen und Dateianhänge. Das bedeutet: Der komplette Verlauf einer Aufgabe – von der ursprünglichen Anfrage bis zum finalen Ergebnis – bleibt an einem Ort. Folgefragen stellen, Feedback geben oder Aufgaben übergeben wird dadurch deutlich einfacher, weil alle Informationen bereits verfügbar sind.

### Schritt 7: Integrieren Sie Projekttracking in Ihren wöchentlichen Rhythmus

Es reicht nicht, einmal alles einzurichten und dann auf das Beste zu hoffen. Projekttracking funktioniert nur, wenn es zur Gewohnheit wird – etwas, das Ihr Team regelmässig prüft, aktualisiert und dem es vertraut.

**So unterstützt Sie WEDO:**

WEDO hilft dabei, diese Gewohnheit beizubehalten. Sie können Aufgaben direkt über Ihr persönliches Dashboard überprüfen, nach bald fälligen Aufgaben filtern oder Ihren Arbeitsbereich durchsehen, um zu sehen, wie sich alles entwickelt. In den wöchentlichen Sitzungen können Sie Projekte live durchgehen, den Status während des Gesprächs aktualisieren und neue Aufgaben erstellen – ganz ohne Toolwechsel.

Wenn all diese Schritte in Ihren täglichen Arbeitsablauf übergehen und Ihre Tools darauf ausgerichtet sind, wird Projekttracking nicht zur Zusatzaufgabe, sondern zum Motor, der Ihr Team voranbringt.

## Fazit

Die erfolgreichsten Teams sind nicht nur organisiert – sie sind abgestimmt. Sie wissen, was getan werden muss, wer es übernimmt und was den Fortschritt behindert.

Dieses Mass an Klarheit entsteht durch ein System, das echtes Projekttracking unterstützt – und so das Aufgabenmanagement, die Priorisierung und die Anpassung bei Veränderungen erleichtert.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team genau dieses System. Es schlägt die Brücke zwischen Planung und Fortschritt, sodass Sie pünktlich liefern können – ganz ohne das übliche Chaos.

Bereit, jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Frist im Griff zu behalten? Starten Sie Ihre [kostenlose Testversion von WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute.

Entdecken Sie, wie Sie mit der kollaborativen Arbeitsplattform von WEDO das Projekttracking verbessern, Aufgaben effektiv verwalten und Fristen mühelos einhalten.

Lila Hintergrund mit weißem Text: „Wie Sie die Projektverfolgung meistern, ohne Fristen aus den Augen zu verlieren“, daneben ein Zahnrad mit Uhr und Fortschrittsanzeige darunter

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Projekttracking meistern, ohne Fristen zu verpassen

Entdecken Sie die besten Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen im Jahr 2025. Vergleichen Sie Funktionen, Preise und finden Sie das passende Tool für Ihr Team.

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Beste Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen 2025

Wir freuen uns, Ihnen unsere brandneue Funktion vorzustellen: das **WEDO Gantt-Diagramm**. Dieses intuitive und benutzerfreundliche Tool ermöglicht es Teams, ihre Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zuzuweisen, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und das Zeitmanagement zu verbessern.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und Vorteile dieses neuen Werkzeugs vor, das ab sofort für alle Netzwerke kostenlos verfügbar ist.

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## Leistungsstarke und intuitive Benutzeroberfläche

Mit dem WEDO Gantt-Diagramm war die Planung noch nie so schnell und benutzerfreundlich. Es ermöglicht eine sofortige Interaktion mit Aufgaben und Sitzungen – ganz ohne Verzögerung, selbst bei umfangreichen Projekten.

Zu den Hauptfunktionen gehören:

- **Visuelle Aufgabenplanung:** Die neue Gantt-Ansicht von WEDO ermöglicht eine intuitive zeitliche Planung Ihrer Aufgaben.
- **Abhängigkeitsmanagement:** Verknüpfen Sie Aufgaben miteinander, um logische Abläufe zu modellieren und potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.
- **Projektphasen:** Gruppieren Sie Aufgaben nach Abschnitten, um verschiedene Projektphasen klar zu strukturieren. Verleihen Sie diesen Phasen Farben, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
- **Meilensteine:** Markieren Sie wichtige Termine in Ihrem Projekt, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten und kritische Fristen einzuhalten.
- **Integration von Projektsitzungen:** Neben Aufgaben können Sie auch die Planung relevanter Sitzungen direkt im Gantt-Diagramm einsehen. Tagesordnungen und Protokolle sind direkt zugänglich.
- **Echtzeit-Updates von Aufgaben:** Verschieben Sie Aufgaben per Drag-and-Drop. Alle Änderungen im Gantt-Diagramm werden automatisch im gesamten Netzwerk aktualisiert – in persönlichen Arbeitsbereichen und allen beteiligten Teams.
- **Work Breakdown Structure (WBS):** Diese bewährte Methode hilft Ihnen, Aufgaben und Unteraufgaben hierarchisch zu strukturieren und eine klare Aufgabenverteilung sicherzustellen.

## Warum das WEDO Gantt-Diagramm nutzen?

Das WEDO Gantt-Diagramm bietet entscheidende Vorteile für Teams, die ihre Projektverwaltung optimieren möchten.

Es ermöglicht eine **ganzheitliche Übersicht und Kontrolle über Fristen**, indem alle Aufgaben auf einer Zeitachse dargestellt werden. Kritische Punkte lassen sich frühzeitig erkennen, und die Planung kann entsprechend angepasst werden.

Zudem erleichtert es eine **effiziente Ressourcenzuweisung**, indem Planungsüberschneidungen vermieden und die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds optimal verteilt werden.

Schließlich fördert es **die Zusammenarbeit**, indem es allen Teammitgliedern eine einheitliche, jederzeit zugängliche Ansicht des Projekts bietet.

![Eine Infografik, die die wichtigsten Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms veranschaulicht, darunter eine verbesserte Projektplanung, Fortschrittsverfolgung und Teamkoordination. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_use_a_gantt_chart_5461c44b75.png)

### Integrierte Sitzungsverwaltung

Was das WEDO Gantt-Diagramm von anderen Projektmanagement-Tools unterscheidet, ist die nahtlose Synchronisation mit Follow-up-Sitzungen. Diese Sitzungen können direkt in der Zeitachse angezeigt und verknüpft werden, wodurch entscheidende Momente für wichtige Beschlüsse hervorgehoben werden. Diese einzigartige Funktion sorgt für eine ganzheitliche und konsistente Projektübersicht.

![Screenshot der WEDO Gantt-Chart-Schnittstelle, mit besonderem Augenmerk auf die Integration von Meetings in die Projektzeitachse. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Gantt_chart_meeting_de_7dafd7d971.png)

### Änderungsmanagement

Dank einer strukturierten Darstellung können Projektverantwortliche die Aufgabenplanung in Echtzeit anpassen. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessert. WEDO bietet mit **Puffern** mehr Transparenz und Flexibilität, wenn Anpassungen erforderlich sind. Bei Verzögerungen oder unerwarteten Ereignissen ermöglichen diese Puffer eine Anpassung des Plans, ohne die fristgerechte Projektauslieferung zu gefährden.

![Animation of the three types of buffer periods - maintain, consume or disable - and how the execution schedule is affected when a change is made to one of the tasks. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_1_95846d36df.gif)

1. **Puffer beibehalten:** Der Abstand zwischen Aufgaben bleibt erhalten, selbst wenn eine Aufgabe verschoben wird.
2. **Puffer nutzen:** Aufgaben werden nur bei Konflikten angepasst, indem der verfügbare Spielraum genutzt wird, um den Gesamtzeitplan des Projekts zu wahren.
3. **Verschiebung von Terminen deaktivieren:** Diese Option entfernt den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben, sodass Anpassungen unabhängig voneinander vorgenommen werden können.

Durch die Reduzierung manueller Anpassungen sparen Projektmanager wertvolle Zeit und steigern die Genauigkeit ihrer Planung.


## Erste Schritte mit dem Gantt-Diagramm – Der komplette Leitfaden

Um Ihnen den bestmöglichen Einstieg in das Gantt-Diagramm zu erleichtern, stellen wir mehrere Blogartikel bereit, die die Funktionen im Detail erklären. Bei Fragen steht Ihnen unser WEDO-Support-Chat jederzeit zur Verfügung.


- [Aktivierung des Gantt-Diagramms](https://help.wedo.com/de/projekte/gantt-aktivierung)
- [Grundlegende Funktionen des Gantt-Diagramms](https://help.wedo.com/de/projekte/grundlegende-gantt-diagrammfunktionen)
- [Konzepte und Grundlagen des Gantt-Diagramms](https://help.wedo.com/en/projects/gantt-chart-key-concepts)


## Möchten Sie WEDO und das Gantt-Diagramm testen?

Das Gantt-Diagramm ergänzt die [vielseitigen Projektmanagement-Tools](https://wedo.com/de/features/project-management)  von WEDO. Von der Sitzungsverwaltung über Checklisten-Vorlagen bis hin zur Governance – WEDO ist ein flexibles und umfassendes Werkzeug für jede Art von Projekt.

Buchen Sie jetzt eine [kostenlose Demo](https://wedo.com/de/demo) oder starten Sie Ihren [14-tägigen Gratis-Test](https://wedo.com/de/signup)!



Wir freuen uns, Ihnen unsere brandneue Funktion vorzustellen: das WEDO Gantt-Diagramm. Dieses intuitive und benutzerfreundliche Tool ermöglicht es Teams, ihre Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zuzuweisen, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und das Zeitmanagement zu verbessern.

Stilisierte Ansicht eines Gantt-Diagramms mit farbigen Balken und zwei Gantt-Symbolen auf hellem Farbverlaufs-Hintergrund, überlagert mit dem Text „Updates“ und „Gantt-Diagramm“

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Projekte effizient verwalten mit dem Gantt-Diagramm in WEDO

In einer Zeit, in der das von Taylor und Ford inspirierte pyramidale Managementsystem als starr und kulturell überholt wahrgenommen wird, entstehen allmählich neue Formen der Arbeitsorganisation.¹

Selbstverwaltungsmodelle stellen einen wichtigen Teil dieser neuen Organisationsstrukturen dar. Um zu verstehen, warum Organisationen diese Selbstmanagementmodelle einführen, muss man wissen, was die Führungskräfte von ihren Organisationen am meisten erwarten; nämlich Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit. Alle Organisationen wollen beides bis zu einem gewissen Grad erreichen. Doch in der Regel stellt das eine das andere in den Schatten. Denn zu viel Zuverlässigkeit schafft Starrheit und kann dazu führen, dass Unternehmen unempfindlich gegenüber Marktveränderungen werden. Umgekehrt besteht bei einer Überbetonung der Anpassungsfähigkeit die Gefahr, dass sich die Unternehmen verzetteln und ihren eigentlichen Zweck aus den Augen verlieren. Um zu versuchen beides miteinander in Einklang zu bringen, hilft Holokratie; das bekannteste Modell der Selbstverwaltung².

## Aber was ist Holokratie?

Laut Bernard Marie Chiquet, dem Gründer von IGI Partners (einem Unternehmen, das die Holokratie aus den USA nach Europa importiert), ist Holokratie eine Praxis, die Verantwortung fördert und die Zusammenarbeit im Dienste des Unternehmenszwecks unterstützt. In dieser Praxis gibt es keinen Manager im eigentlichen Sinne mehr, sondern jeder ist aufgefordert, sich selbst zu managen, und muss Führungsqualitäten zeigen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Struktur mehr gibt. In der Holokratie ist von einer „holistischen Struktur“ die Rede. Hier ist ein Schema, das die Funktionsweise dieser Struktur veranschaulicht:

![Diagramm, das die Kreisstruktur und Rollen in der Holacracy zeigt, wie autonome Teams und vernetzte Rollen ohne traditionelle Hierarchie funktionieren.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_2_b5d669a833.jpg)


### Der Superkreis
...oder auch allgemeiner Unternehmenskreis genannt, repräsentiert das Unternehmen als Ganzes. Er besteht insbesondere aus dem 1. und 2. Link von jedem Teilkreis.

### Der Teilkreis
...steht für autonome Teams, in denen jede Person eine Rolle hat und für das gleiche Ziel arbeitet. Teilkreise bilden sich oder lösen sich auf, je nach der Bedürfnisentwicklung der Organisation.

### Die Rolle
...ist eine Reihe von Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Die Rollen können erstellt, geändert oder aufgehoben werden. Personen haben in der Regel mehr als eine und in mehreren Kreisen. Es gibt operative Rollen und strukturelle Rollen. Die verschiedenen strukturellen Rollen, die weniger auf die Ausführung von operativen Aufgaben abzielen, sollen das reibungslose Funktionieren des Teams (= Teilkreis) und der Organisation gewährleisten. Hier sind die beiden wichtigsten strukturelle Rollen:

- **1. Link:** In jedem Unterkreis übernimmt eine Person die Rolle des Coachs, ähnlich dem Manager in einem Pyramidensystem. Diese Person ist für die Zuweisung von Rollen, die Verwaltung von Finanzen und Prioritäten, das Coaching von Teammitgliedern und die Aufrechterhaltung einer guten Atmosphäre verantwortlich. Diese Aufgaben nehmen etwa 10 % der Zeit in Anspruch, der Rest wird je nach Fähigkeiten für andere Rollen verwendet.

- **2. Link:** ist verantwortlich für die Eskalation einer Situation von einem Teilkreis zum Superkreis, wenn diese die Autorität des betreffenden Teilkreises überschreitet.

Um besser und effizienter organisiert zu sein als in einer sogenannten klassischen Struktur, stützt sich das „holistische Konzept“ auf drei [Arten von Besprechungen](https://wedo.com/de/features/meetings). Die sogenannten :

- **Strategietreffen**, die darauf abzielen, die Ausrichtung des Unternehmens festzulegen.
- **Governance-Sitzungen**, die dazu dienen, an der Organisation zu arbeiten, ohne operative Punkte anzusprechen.
- und **Triage**, deren Ziel es ist, in der Organisation zu arbeiten, d. h. an konkreten (operativen) Themen zu arbeiten, die entwickelt werden sollen.

Bei diesen Sitzungen sind eine bestimmte Reihenfolge, strenge Regeln sowie bestimmte Rollen einzuhalten. Jeder Teilnehmer wird gebeten, abwechselnd zu sprechen und Ideen oder Spannungen vorzubringen. Das Ziel ist es, gemeinsam Lösungen zu finden und so die Organisation durch die Beteiligung jedes Einzelnen weiterzuentwickeln.

### Holokratie: ein kultureller Paradigmenwechsel

Die Einführung der Holokratie ist nicht nur eine organisatorische Transformation, sondern auch eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur. Eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, sich von der Kultur der Hierarchie und Kontrolle zu verabschieden, die in traditionellen Systemen tief verwurzelt ist. Die Mitarbeiter, die an starre Strukturen mit klaren Befehlsketten gewöhnt sind, müssen lernen, selbstständig zu funktionieren und individuelle Verantwortung zu übernehmen.

![Diagramm zum Vergleich von Holacracy und traditionellem pyramidalen System, das strukturelle Unterschiede und organisatorische Auswirkungen zeigt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_2_bdb429a01e.png)

Dies erfordert nicht nur eine neue Art des Denkens, sondern auch eine neue Art der Zusammenarbeit. In einer holistischen Struktur müssen sich die Mitarbeiter eine gewisse Form der individuellen Führung aneignen, während sie gleichzeitig enger mit ihren Kollegen zusammenarbeiten. Die kollaborative Entscheidungsfindung, die das Herzstück der Holokratie ist, kann länger dauern und mehr Geduld erfordern als in einem Pyramidenmodell. Allerdings führt dieser Ansatz zu mehr Transparenz, individueller Verantwortung und Ausrichtung innerhalb der Teams. Jeder Mitarbeiter wird ermutigt, die Initiative zu ergreifen und sich stärker an Entscheidungsprozessen zu beteiligen. Dies schafft ein Umfeld, in dem Autonomie nicht nur gefördert, sondern auch wertgeschätzt wird. Holokratie treibt auch eine offenere und regelmässigere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern voran, wodurch Informationssilos abgebaut und der Teamgeist gestärkt werden.

Ein weiterer Schlüsselaspekt ist, dass Unternehmen bereit sein müssen, ihre Belohnungs- und Anerkennungssysteme neu zu erfinden. In einer holokratischen Organisation sind traditionelle Beförderungen nicht mehr relevant, da es keine hierarchischen Ebenen mehr gibt, die man erklimmen muss. Dies stellt das traditionelle Modell der Karriereentwicklung auf den Kopf. Die Mitarbeiter müssen durch andere Formen der Anerkennung motiviert werden, z. B. durch erweiterte Verantwortungsbereiche, die Möglichkeit, zu verschiedenen Projekten beizutragen, oder durch regelmässige Feedbackmechanismen. Damit dieses System gut funktioniert, müssen die Mitarbeiter auch eine klare Vorstellung von ihren Zielen haben und verstehen, wie ihre Arbeit zur Daseinsberechtigung der Organisation beiträgt.

## Die Grenzen der Holokratie :

Obwohl die Holokratie von vielen Unternehmen übernommen wurde, haben einige, wie die Amazon-Tochter Zappos, sie wieder aufgegeben oder sich nie daran gehalten. Denn diese Struktur hat auch ihre Grenzen, wie z. B. starre Besprechungsregeln, Einschränkungen der Meinungsfreiheit und eine in Frage gestellte Effizienz. Diese verschiedenen Punkte beeinflussten die Entscheidung von Zappos, sich zurückzuziehen.⁴.

In Bezug auf die Rollen zeigt das Beispiel von Zappos, dass ein Mitarbeiter etwa 7,4 Rollen mit durchschnittlich 3,47 Verantwortlichkeiten pro Rolle hat. Das heisst, insgesamt mehr als 25 Verantwortlichkeiten pro Mitarbeiter. Diese Vielzahl von Rollen erschwert die Arbeitsorganisation, die Einstellung von Mitarbeitern und die Festlegung von Gehältern, da es schwierig wird, ein gerechtes Gehalt zu ermitteln. Da die Beschäftigten immer mehr Rollen übernehmen, ist es fast unmöglich, ein marktübliches Gehalt festzulegen.

Ein weiterer heikler Punkt bei der Einführung der Holokratie ist der Bedarf an mehr Disziplin. In einem Modell, in dem die Einzelnen mehr Autonomie und Verantwortung haben, kann es für einige leicht sein, die Prioritäten des Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Ausserdem passen sich nicht alle Persönlichkeiten leicht an dieses Mass an Selbstmanagement an. Einige Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise stärker gestresst, weil sie ohne die traditionelle Führung mehr Initiative ergreifen und Verantwortung übernehmen müssen. Dies kann auch zu Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung führen, insbesondere in komplexeren oder grösseren Organisationen, in denen Kommunikation und Koordination von entscheidender Bedeutung sind.

Trotz ihres Images als innovatives Managementsystem ist die Holokratie nicht für alle Unternehmen geeignet. Ihre Einführung kann Jahre dauern und dazu führen, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Für grosse Unternehmen ist eine teilweise Einführung empfehlenswert. Für Start-ups und KMU, deren Organisation anpassungsfähig sein muss und die relativ klein sind, scheint sie eine geeignete Lösung zu sein. Im Übrigen sind viele dieser Unternehmen sogenannte „Early Adopters“. ⁵

## Holokratie und Konfliktmanagement

Der Umgang mit Spannungen ist ein Schlüsselelement in einer holistischen Organisation. Spannungen werden laut Holokratie als Abweichungen zwischen dem aktuellen Zustand der Organisation und dem, was eine ideale Situation sein könnte, definiert. Diese Spannungen werden oft als Chancen für Verbesserungen gesehen. Allerdings kann der Umgang mit Spannungen manchmal auch zu einer Quelle der Frustration werden. Denn wenn sie nicht schnell oder effektiv angegangen werden, können sie zu Konflikten zwischen den Teammitgliedern führen.

Die Rolle des Moderators ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass Spannungen auf konstruktive Weise gelöst werden. In einer traditionellen Struktur werden Konflikte oft von oben nach unten behandelt, wobei ein Manager oder Vorgesetzter die Rolle des Schlichters übernimmt. In der Holokratie erfolgt die Konfliktlösung eher horizontal, wobei die Teams oft selbst Lösungen für auftretende Probleme finden müssen. Dies erfordert von den Teammitgliedern ein hohes Mass an Reife und Kommunikationsfähigkeiten. Damit dies funktioniert, muss die Organisation klar definierte Konfliktlösungsprozesse und klare Rahmenbedingungen für die Eskalation von Spannungen einführen.

## Die langfristigen Vorteile von Holokratie

Trotz der Herausforderungen, welche das Konzept mit sich bringt, bietet es langfristig viele potenzielle Vorteile. Durch die Einführung eines flexibleren Führungsmodells können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber Marktveränderungen erhöhen. Die grössere Autonomie der Teams fördert die Innovation, da Ideen schneller entstehen und umgesetzt werden können, ohne eine lange Kette von Genehmigungen durchlaufen zu müssen. Diese erhöhte Reaktionsfähigkeit ist in Branchen, die sich schnell verändern und in denen Anpassungsfähigkeit ein Schlüsselfaktor für den Erfolg ist, von entscheidender Bedeutung.

Einer der grössten Vorteile ist die Förderung und bessere Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Denn die Mitarbeiter sind nicht mehr auf eine einzige definierte Rolle oder Position beschränkt; sie können je nach ihren Talenten und Interessen zu verschiedenen Projekten und Kreisen beitragen. Dadurch wird auch verhindert, dass bestimmte Talente oder wertvolle Fähigkeiten ungenutzt bleiben. Dieser Ansatz kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer stärkeren Bindung von Talenten führen. Denn damit spüren die Mitarbeiter, dass sie grössere Freiheit haben, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihren Handlungsspielraum innerhalb der Organisation zu erweitern.¹⁰

Schliesslich ermöglicht Holokratie eine höhere organisatorische Agilität. Unternehmen, die dieses Modell anwenden, reagieren häufig schneller auf Marktveränderungen, da sie nicht durch starre Strukturen gebremst werden. Entscheidungen werden schneller und näher an den operativen Teams getroffen, sodass die Strategien in Echtzeit angepasst werden können. Diese Flexibilität kann ein grosser Wettbewerbsvorteil sein, vor allem in dynamischen Märkten, in denen die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung ist.

![Diagramm, das die Vorteile der Holacracy zeigt, mit Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit, Autonomie und Teamabstimmung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_5_03dca69fe9.png)

## Holokratie und Innovation: eine gewinnbringende Synergie

Eine der grossen Stärken der Holokratie liegt in ihrer Fähigkeit, Innovationen zu fördern. Durch den Wegfall hierarchischer Barrieren fühlen sich die Mitarbeiter freier, neue Ideen vorzuschlagen, auch wenn diese abseits der üblichen Wege liegen. Diese Fähigkeit, neue Ideen hervorzubringen, ist in einer Welt, in der sich die Märkte schnell verändern und Unternehmen sich ständig neu erfinden müssen, von entscheidender Bedeutung. Holokratie fördert auch das kalkulierte Eingehen von Risiken, da jeder Kreis im kleinen Rahmen experimentieren kann, ohne schwerwiegende Folgen für die gesamte Organisation befürchten zu müssen.

Darüber hinaus ermöglicht Holokratie das schnellere Testen von Ideen. Jeder Kreis kann unabhängig Entscheidungen treffen und Prototypen oder Pilotprojekte einführen, ohne auf die Zustimmung einer obersten Führungsebene warten zu müssen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Markteinführung und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig. Dies ist besonders vorteilhaft für Startups oder schnell wachsende Unternehmen, bei denen die Fähigkeit zur Innovation und schnellen Anpassung entscheidend für das Überleben und Gedeihen ist.

Holokratie fördert auch die Vielfalt der Sichtweisen, indem sie jedem, unabhängig von seiner Rolle oder seinem Status, erlaubt, zum kollektiven Denken beizutragen. Diese Vielfalt ist ein starker Motor für Innovationen, da sie es ermöglicht, unterschiedliche Ideen miteinander zu konfrontieren und kreativere Lösungen zu erforschen. Sie hilft auch, die Tendenz zum Einheitsdenken zu durchbrechen, indem sie die Einbeziehung von Stimmen aus allen Ebenen fördert und jedem die Möglichkeit gibt, aktiv an der Wertschöpfung des Unternehmens mitzuwirken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Holokratie ein innovatives Managementmodell ist, das klassische Strukturen in Frage stellt. Seine Anwendung bringt jedoch Herausforderungen mit sich, insbesondere im komplexen Management von Rollen und Organisation. Sie eignet sich für agile Unternehmen wie [Start-ups und einige KMUs](https://wedo.com/de/industries/sme), ist aber keine Universallösung, vor allem nicht für grosse Strukturen. Jedes Unternehmen sollte daher vor der Einführung seine spezifischen Bedürfnisse sorgfältig prüfen und geeignete Anpassungen für einen erfolgreichen Übergang vorbereiten.

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### Governance Funktion in WEDO
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**Referenzen**

1. GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES und THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d'organisation du travail: opportunités ou illusions? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.
2. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.
3. CHIQUET, Bernard Marie und APPERT, Étienne, 2013. Eine neue Managementtechnologie: Holacracy. Goussonville: IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22
4. CASTILLO, Amanda, 2018. Holacracy, die Utopie, die ohne Chef auskommt. Le Temps [online]. 5. Oktober 2018. [Abgerufen am 17. April 2022]. Verfügbar unter: https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef
5. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.

Holacracy verändert Organisationen, indem sie Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit vereint, im Gegensatz zu traditionellen pyramidalen Systemen. Entdecken Sie ihre Vorteile und Herausforderungen.

Dieses Bild stellt die Frage, ob Holakratie eine Revolution oder eine Herausforderung ist, dargestellt mit einem Netzwerk aus verbundenen Kreisen auf orangefarbenem Hintergrund

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Holokratie: Revolution oder Herausforderung?

## Tauchen Sie mit SEBconnect in die Welt von WEDO ein!

In diesem Video stellt Ihnen Sébastien Bouvier, als anerkannter Spezialist für Produktivitätstools, WEDO vor. Eine innovative Plattform für das gemeinsame Projektmanagement. Nach einer gründlichen Evaluierung fasst Sébastien die zahlreichen Funktionen von WEDO zusammen, welche die Teamarbeit revolutionieren. Erkunden Sie, wie dieses Tool nicht nur Ihre Organisation optimieren, sondern auch die Synergie und Effizienz Ihrer gemeinsamen Projekte steigern kann.

_Video auf Französisch_

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In diesem Video stellt Ihnen Sébastien Bouvier, als anerkannter Spezialist für Produktivitätstools, WEDO vor.

Man touching his temple with a thoughtful expression, digital icons of a “late” calendar and a checklist floating above, overlaid with the “SEB Connect” logo and the WEDO logo

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Sébastien Bouvier testet WEDO

Das Konzept des Brainstormings ist oft der Ausgangspunkt für Kreativität, innovative Ideen und freie Artikulation. Ob in einem Besprechungsraum oder online, dieses dynamische Format kann eine Vielzahl von Ideen hervorbringen. Oft werden Ideen mithilfe von bunten Notizzetteln oder direkt auf einem Whiteboard als Diagramme skizziert. In dieser lebendigen Umgebung ist es von grosser Bedeutung, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Hier werden Ideen geboren, Diskussionen geführt und fundierte Entscheidungen getroffen.

Die Zusammenfassung und Protokollierung all dieser Ideen ist der Alptraum eines jeden Verfassers von Brainstorming-Berichten. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie man ein Brainstorming dokumentiert und die Ergebnisse dieser dynamischen Sitzungen zusammenfasst. Wir zeigen auf, wie im konstruktiven Chaos ein einfacher, klarer und schriftlicher Bericht entsteht.

## Schritt 1: Brainstorming online vorbereiten

**1. Gute Vorbereitung:**
Machen Sie sich mit dem Thema Brainstorming vertraut und stellen Sie sicher, dass Sie die nötigen Hilfsmittel bereit haben. Um schneller und flexibler zu sein, sollten Sie Brainstorming Tools für das notieren Ihrer Ideen und Notizen wie WEDO verwenden.

**2. Agenda des Brainstormings erstellen:** 
In dieser Phase werden in der Traktandenliste nur die allgemeinen Punkte notiert, worüber man in der Gruppe nachdenken und später innovative oder kreative Ideen entwickeln will. Diese Themen sollten breit gefächert sein, um der Kreativität Tür und Tor zu öffnen. In WEDO werden diese als Abschnitte gegliedert, die dann durch die Ideen der Teilnehmenden in Themen unterteilt werden. Diese vordefinierte Traktandenliste bietet eine einfach Strukturierung des Brainstormings.

**3. Rollen festlegen:**
Ernennen Sie, einen Moderator und einen Protokollführer. Der Moderator steht oft und moderiert die Diskussion. Er zeigt Ideen auf einer Tafel oder Notizzetteln und ermutigt die Teilnehmenden, sich zu äussern. Der Protokollführer schreibt die Diskussionen nieder und fasst sie in einem Bericht zusammen. Beim visuellen Brainstorming muss der Protokollführer häufig Fotos von der Pinnwand machen, damit keine Inhalte verloren gehen.

## Schritt 2: Ideen sammeln für das Brainstorming

**1. Ideen auflisten:**
Erstellen Sie eine strukturierte Liste mit allen Ideen, die während der Sitzung entstanden sind. Mit WEDO können Sie jede Idee in Themen auflisten, um eine klare Struktur zu schaffen. Notieren Sie sich alle Ideen, auch die, die weit hergeholt oder nicht zum Thema zu gehören scheinen. Verwenden Sie Stichworte, kurze Sätze, Fotos oder Diagramme, um Besprochenes schnell zu erfassen.

![animer un brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_f618169554.png)

**2. Diskussion pro contra festhalten:** 
Notieren Sie die Meinungen der Teilnehmenden, Diskussionen und wichtige Beiträge. Dies wird dazu beitragen, den entstandenen Ideen einen Kontext zu geben.

**3. Entscheidung fällen und fördern durch Brainstorming:** 
Wenn eine Entscheidung getroffen wird, sollten Sie diese zusammen mit den Gründen dafür in Ihrem Protokoll festhalten. Mit WEDO können Sie die Entscheidungsfindung mit dem Abstimmungsmodul formalisieren, so dass Sie später eine transparente und faire Entscheidung treffen können.

![brainstorming output with the voting feature](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_1_1_5fea3e77db.png)

## Schritt 3: Ideen und Themen neu gliedern
Beim Brainstorming ist es schwierig, einen logischen Ideenfluss zu skizzieren. Nach der Brainstorming-Sitzung ist es leichter, die Themen zu ordnen.

**1. Ordnen Sie die Ideenliste:** 
Nehmen Sie sich die Zeit, ähnliche Ideen zu gruppieren, um den roten Faden darzustellen.

**2.Fassen Sie die Diskussionen zusammen:** 
Sichten Sie Ihre Notizen, um die wichtigsten oder relevantesten Diskussionen zu markieren. Fassen Sie diese prägnant zusammen. Zögern Sie nicht, Farben oder Emojis zu verwenden, um Ihre Absätze zu strukturieren oder Ideen zu gruppieren.

![synthèse de brainstorming en ligne](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_lister_idees_EN_76019bb7e2.png)

**3. Entscheidungen hervorheben:**
Markieren Sie alle Entscheidungen, die Sie während des Brainstormings getroffen haben. In WEDO können Sie Beschlüsse direkt als Entscheidung dokumentieren und diese hervorheben.

## Schritt 4: Schreiben Sie den Brainstorming-Bericht
Nun, da Sie die Inhalte strukturiert haben, ist es an der Zeit, den Bericht selbst zu schreiben:

**1. Einleitung:** 
Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, in der Sie den Zweck der Brainstorming-Sitzung, das Datum, die Teilnehmer und den Rahmen erläutern.
Ideenliste: Präsentieren Sie die Liste der Ideen, die während der Brainstorming-Sitzung entstanden sind, in Form von Abschnitten und Themen.

**2. Ergebnisse und Entscheidungen:** 
Die Entscheidungen können in jedem Thema aufgeführt werden, sie können aber auch alle dupliziert und einem speziellen Thema hinzugefügt werden, in dem alle während der Sitzung getroffenen Entscheidungen zusammengefasst werden. Diese Zusammenfassung wird denjenigen gefallen, die einen schnellen Überblick über die Ergebnisse der Sitzung benötigen.

![Synthèse des décisions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_2_2745b387be.png)

**3. Massnahmenplan:**
Erstellen Sie direkt im Protokoll einem Aktivitätenplan. Skizzieren Sie die nächsten Schritte, die einzuleitenden Massnahmen und die für die Umsetzung verantwortlichen Personen. In einem WEDO-Protokoll können Sie Aufgaben direkt erstellen. Die Aufgabe enthält eine Beschreibung, ein Fälligkeitsdatum, eine verantwortliche Person und ggf. einen Beobachter sowie Anhänge oder Kommentare. Diese Aufgaben werden automatisch an den Aufgabenmanager aller Beteiligten gesendet, um die Projektverfolgung zu erleichtern.

![Action plan brainstorming](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Brainstorming_Od_J_EN_3_c31b07dc14.png)

Um die Ergebnisse einer Brainstorming-Sitzung schriftlich festzuhalten, braucht es Vorbereitung, effektive Notizen und eine gute Organisation. Die WEDO-Software ist ein wertvolles Brainstorming-Tool, das diesen Prozess vereinfacht, Informationen zentralisiert und die Zusammenarbeit im Team erleichtert. Ihre Brainstorming-Protokolle werden zu wichtigen Dokumenten für die Entscheidungsfindung und die zukünftige Planung. Zudem können Sie damit Brainstorming-Sitzungen online durchführen.

Sind Sie an diesem Thema interessiert? In einem nächsten Artikel werden wir uns die zweite Schlüsselrolle eines Brainstormings genauer anschauen: die des Moderators. Dabei werden wir uns mit den effektivsten Methoden zur Befähigung der Teilnehmenden und zur Förderung der Kreativität befassen.

In diesem Artikel geben wir Tipps, wie man ein Brainstorming dokumentiert und die Ergebnisse dieser dynamischen Sitzungen zusammenfasst. 

Nahaufnahme eines Tisches voller bunter Haftnotizen von einer Brainstorming-Session, wo eine Hand auf eine Notiz zeigt, überlagert mit dem Text „Brainstorming-Berichte“ und „Anwendungsbeispiele“

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So protokollieren Sie Online Brainstorming Workshops

## Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip, auch als 80/20-Regel bekannt, wurde nach dem italienischen Ökonomen Vilfredo Pareto benannt. Er formulierte es erstmals zu Beginn des 20. Jahrhunderts, als er feststellte, dass 80 % des Landes in Italien nur 20 % der Bevölkerung gehörten. Der Grundsatz besagt, dass in vielen Situationen etwa 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Ursachen hervorgerufen werden. Mit anderen Worten: Wenige Anstrengungen bringen viele Ergebnisse. Das Prinzip ist ein effektives Konzept, das auf viele Lebensbereiche, einschliesslich Zeitmanagement, angewendet werden kann.

![pareto chart](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Loi_pareto_DE_f4e5696b47.png)

## Zeitmanagement und die 80/20-Regel
Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet das Pareto-Prinzip, dass 20 % Ihrer Aktivitäten 80 % Ihrer Ergebnisse hervorbringen. Wenn Sie wichtige Aktivitäten erkennen und priorisieren, sparen Sie viel Zeit. Sie können weniger produktive Aktivitäten beseitigen oder reduzieren.

## Wie man mit dem Pareto-Prinzip Zeit spart
### 1. Identifizieren Sie Ihre Aufgaben: 
Beginnen Sie damit, eine vollständige Liste aller Ihrer arbeitsbezogenen Aufgaben und Tätigkeiten zu erledigen. Achten Sie darauf, dass Sie alle Tätigkeiten erfassen, auch die kleinsten.
### 2. Definieren Sie Ihre Wirkungskriterien:
Legen Sie genaue Kriterien für die Bewertung der Auswirkungen der einzelnen Aufgaben fest. Die Kriterien können je nach Tätigkeitsfeld variieren, können aber Indikatoren wie Umsatz, Zeitersparnis, Kundenzufriedenheit, betriebliche Effizienz, Markenbekanntheit usw. umfassen.
### 3. Vergeben Sie Impact Scores: 
Vergeben Sie für jede Aufgabe einen Impact Score auf der Grundlage der von Ihnen festgelegten Kriterien. Sie können eine numerische Skala, z. B. von 1 bis 10, verwenden, um jede Aufgabe nach ihrer Relevanz zu bewerten.
### 4. Messen Sie die Ergebnisse:
Sammeln Sie quantitative Daten, um Ihre Aufgaben über einen bestimmten Zeitraum zu bewerten. Verwenden Sie Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators, KPIs), um die Auswirkungen der einzelnen Aufgaben zu messen. Wenn Sie beispielsweise im Marketing tätig sind, können Sie den Return on Investment (ROI) verschiedener Kampagnen messen.
### 5. Identifizieren Sie Aufgaben mit hoher Auswirkung: 
Ermitteln Sie anhand von Impact Scores und tatsächlichen Ergebnissen die Aufgaben, die den grössten Einfluss auf Ihre Unternehmensziele haben. Dies sind in der Regel die 20 % der Aufgaben, die 80 % Ihrer Ergebnisse erzielen.
### 6. Setzen Sie Prioritäten für Aufgaben mit hoher Wirkung:
Geben Sie diesen wichtigen Aufgaben in Ihrem Zeitplan und in Ihren Projekten höchste Priorität. Sorgen Sie dafür, dass diese wichtigen Aktivitäten den Grossteil Ihrer Zeit und Aufmerksamkeit erhalten.
### 7. Unwichtige Aufgaben beseitigen oder an andere Teammitglieder delegieren:
Diese Aufgaben haben wenig Einfluss auf Ihre Ziele und können daher auch ganz weggelassen werden. So gewinnen Sie Zeit und Energie, um sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.
### 8. Regelmässig evaluieren und anpassen: 
Das Pareto-Prinzip ist nicht unveränderlich, und Aufgaben mit hoher Wirksamkeit können sich im Laufe der Zeit ändern. Es ist wichtig, regelmässig die Aufgabenliste zu überprüfen und anzupassen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das 

## Paretos Prinzip: Beispiele

Um besser zu verstehen, wie man das Pareto-Prinzip im Alltag anwenden kann, hier ein paar konkrete Beispiele:

- Wenn Sie Unternehmer sind, ermitteln Sie die 20 % Ihrer Kunden, die 80 % Ihres Umsatzes erwirtschaften, und konzentrieren Sie Ihre Marketingbemühungen auf diese.
- Wenn Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten, ermitteln Sie die 20 % der Themen, die 80 % des Prüfungsinhalts ausmachen, und verbringen Sie mehr Zeit damit, diese zu lernen.
- Wenn Sie Ihre Fitness verbessern wollen, ermitteln Sie die 20 % der Übungen, die 80 % Ihrer Ergebnisse ausmachen, und nehmen Sie diese in Ihr Trainingsprogramm auf.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Pareto-Prinzip ein wirksames Instrument zur Optimierung Ihres Zeitmanagements ist. Indem Sie die Aufgaben, die die grösste Wirkung haben, identifizieren und nach Prioritäten ordnen, können Sie Zeit sparen und Ihre Ziele effektiver erreichen. Setzen Sie also diese 80/20-Regel in Ihrem Leben um und geniessen Sie die Vorteile des Zeitmanagements nach dem Pareto-Prinzip.

## Paretos Prinzip und Sitzungen

Das Pareto-Prinzip kann ein wertvoller Leitfaden für die Optimierung von geschäftlichen Sitzungen sein. Indem man sich auf die wichtigsten Themen konzentriert, die den grössten Einfluss haben, die Zeit effizient nutzt und unnötige Diskussionen vermeidet, können Sitzungen produktiver werden und die Teilnehmer gewinnen wertvolle Zeit für andere wichtige Aktivitäten. Der Schlüssel liegt darin, die 20 % der Faktoren zu identifizieren und in die Praxis umzusetzen, die 80 % der gewünschten Ergebnisse einer Sitzung erzielen.

## Anwendung des Pareto-Prinzips mit Tools

Die WEDO-Software ist ein wertvolles Werkzeug für alle, die das Pareto-Prinzip auf das Zeitmanagement anwenden wollen. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben effizient zu priorisieren, zu planen, zu verfolgen und zu analysieren. Die Lösung hilft Ihnen Zeit zu sparen, indem Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Wenn Sie WEDO in Verbindung mit dem Pareto-Prinzip einsetzen, können Sie Ihre Produktivität maximieren und Ihre Ziele schneller erreichen.

Der Grundsatz besagt, dass in vielen Situationen etwa 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Ursachen hervorgerufen werden.

Dieses Bild veranschaulicht das Pareto-Prinzip mit einer ungleichmäßigen Waage mit den Zahlen 20 und 80 auf blau-violettem Hintergrund

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Das Pareto-Prinzip

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Drei Bereiche, ein einziges Tool, reale Anwendungsszenarien 

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

![Darstellung der Integration zwischen WEDO und Microsoft Teams. Links die WEDO-Oberfläche mit Tagesordnung, rechts eine laufende Videokonferenz in Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_de_249cb2ca1f.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software/) ist für viele Organisationen zum Standard für Sitzungen geworden. Es ist schnell, zuverlässig und tief in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Doch es wurde nicht entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus einer Sitzung zu verwalten.

Es verbindet Teilnehmer in Echtzeit, aber sobald der Anruf endet, endet auch diese Verbindung. Die Traktandenliste, Entscheidungen, Aufgaben und geteilten Dokumente? Sie befinden sich anderswo. Oft in E-Mail-Postfächern, in persönlichen Notizen oder gar nicht.

Microsoft Teams bietet Raum für Gespräche. Was fehlt, ist die Struktur. Und ohne Struktur gehen selbst die produktivsten Gespräche in der Nachbearbeitung leicht verloren.

Genau hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams bringt WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in denselben Raum, in dem die Microsoft Teams Sitzung stattfindet. Vom Erstellen der Traktandenliste über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zum Sperren des Protokolls verwandelt WEDO jede Sitzung in einen vollständigen Arbeitsablauf, bei dem nichts verloren geht.

## WEDO bringt Struktur in Ihre Microsoft Teams Sitzung

Für die meisten Teams beginnt mit der Planung einer Sitzung in Microsoft Teams das Chaos: Hintergrundnachrichten, verstreute Traktandenlisten, Dokumente in letzter Minute. Viele erscheinen zur Sitzung, ohne zu wissen, worüber gesprochen wird oder warum sie überhaupt eingeladen wurden.

Diese Art der fragmentierten Vorbereitung kostet Zeit, raubt Energie und verwandelt Sitzungen in etwas, das man übersteht, statt aktiv daran teilzunehmen.

WEDO ändert das, ohne dass Sie ein neues System oder einen neuen Prozess einführen müssen. Nach dem Hinzufügen zu einem Microsoft Teams Arbeitsbereich wird WEDO als Registerkarte im Sitzungs-Kanal angezeigt. Von dort aus beginnt alles, sich zu fügen.

Sie müssen weder die Plattform wechseln noch ein neues System einführen. Stattdessen bringt WEDO die Struktur, die Microsoft Teams fehlt, direkt in die Benutzeroberfläche, die Ihr Team bereits verwendet. Von hier aus können Sie alles tun, was für eine effektive Microsoft Teams Sitzung notwendig ist:

- Eine gemeinsame Traktandenliste erstellen
- Beiträge von Teilnehmern sammeln
- Relevante Dokumente anhängen
- Rollen zuweisen und Ziele klären
- Abstimmungen oder Genehmigungen starten, wenn nötig

Und nichts davon geschieht isoliert. Jeder Punkt wird nachverfolgt, jede Datei befindet sich im richtigen Kontext, jede Entscheidung hat ihren Platz, und all das, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Integration ermöglicht es, Sitzungen vom Vorbereiten bis zur Umsetzung durchzuführen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Kein Wechsel zwischen Apps. Kein Nachverfolgen von Dateien in E-Mail-Threads. Nur ein einziger Arbeitsbereich, in dem Diskussion und Dokumentation verbunden bleiben.

![Screenshot der WEDO-App in Microsoft Teams. Liste geplanter Sitzungen mit Datum, Status und Teilnehmenden sowie Formular zum Hinzufügen einer neuen Sitzung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_de_23bb941043.png)

Für Teams, die bereits auf Microsoft Teams zur Zusammenarbeit setzen, schliesst WEDO eine sehr spezifische und oft übersehene Lücke: Es verleiht dem Lebenszyklus jeder Microsoft Teams Sitzung einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

::button-primary[So integrieren Sie WEDO in Microsoft Teams]{link="https://help.wedo.com/de/articles/48754-wedo-in-microsoft-teams-integrieren"}

## Halten Sie Ihre Microsoft Teams Sitzung auf Kurs und machen Sie sie effektiv

Sobald die Sitzung beginnt, bleibt WEDO im Teams-Register geöffnet, direkt neben dem Anruf, sodass alles im Kontext bleibt. Die Traktandenliste ist nicht nur etwas, das man einmal in einer Kalendereinladung gesehen hat. Sie ist präsent, sichtbar und aktiv und leitet die Diskussion in Echtzeit.

Während das Gespräch voranschreitet, wird gleichzeitig die Dokumentation erstellt. Notizen werden live erfasst. Aufgaben werden in Echtzeit erstellt, mit Fälligkeiten und Verantwortlichen. Entscheidungen werden direkt unter dem jeweiligen Traktandum festgehalten.

Diese Form der Live-Zusammenarbeit schafft sofort Klarheit. Niemand fragt sich, was gesagt wurde oder wer wofür zuständig ist. Und wenn spontane Abstimmung erforderlich ist, ermöglichen Abstimmungsblöcke den Teilnehmern, ihre Meinung abzugeben und ohne Verzögerung oder E-Mail-Nachfassaktionen weiterzumachen.

Die Zusammenarbeit fühlt sich natürlich an, weil sie dort stattfindet, wo auch die Unterhaltung stattfindet: in derselben Oberfläche, mit denselben Personen, in Echtzeit.

WEDO macht es einfacher, einer Microsoft Teams Sitzung während ihrer Durchführung zu folgen, nicht nur einfacher, sie im Nachhinein zusammenzufassen. Das bedeutet weniger Verwirrung, weniger Nachfassaktionen und mehr Zeit, um die Arbeit voranzutreiben, statt bereits Besprochenes erneut aufzurollen.

## Nach dem Ende des Anrufs geht die Arbeit weiter

Der wahre Test einer Sitzung ist nicht, wie viel besprochen wurde, sondern was danach passiert.

Ohne Struktur verlieren selbst produktive Gespräche an Schwung. Aufgaben werden vergessen. Entscheidungen verschwimmen. Dieselben Themen tauchen Woche für Woche erneut auf, weil der ursprüngliche Kontext nicht auffindbar ist.

WEDO schliesst diesen Kreis, weiterhin innerhalb von Microsoft Teams.

Sobald die Microsoft Teams Sitzung endet, bleiben alle Aufgaben, Notizen, Entscheidungen und Dokumente genau dort, wo sie hingehören. Das Protokoll ist nicht in einem freigegebenen Ordner vergraben oder wird nachträglich manuell neu geschrieben, es ist bereits fertig. Sie können das Protokoll sperren, um seine Integrität zu bewahren, und elektronische Unterschriften direkt über die Plattform anfordern, sei es SES, AES oder eine qualifizierte Signatur mit rechtlicher Gültigkeit.

Aufgaben bleiben mit dem Traktandum verbunden, aus dem sie entstanden sind. Wenn jemand nachvollziehen möchte, warum eine Entscheidung getroffen wurde, muss er nicht raten. Die Person kann die Sitzung öffnen, das Thema finden, die Diskussion einsehen und die daraus resultierende Aktion verfolgen, alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Art der Nachvollziehbarkeit schafft Verantwortlichkeit. Alle wissen, wofür sie zuständig sind. Nichts geht verloren. Und wenn Sie zur nächsten Sitzung zurückkehren, kann das Gespräch fortgesetzt werden, statt von vorn zu beginnen.

WEDO macht diese Kontinuität automatisch. Die Microsoft Teams Sitzung verschwindet nicht, sobald der Anruf beendet ist. Sie wird Teil einer fortlaufenden Dokumentation, auf die sich das gesamte Team verlassen kann.

## Kontrolle, Datenschutz und eine klare Verantwortungslinie

![Karte Europas mit hervorgehobener Schweiz und Markierungen für Zürich und Genf. Text: „Ihre Daten werden sicher in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf gespeichert.“](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_de_3e69dd1360.png)

[WEDO in Microsoft Teams](https://wedo.com/de/integrations/ms-teams) zu integrieren bedeutet mehr als nur, Ihre Sitzungen zu optimieren. Es stärkt das Vertrauen in den Umgang mit Ihren Informationen.

Auch wenn es innerhalb der Microsoft Teams Oberfläche verwendet wird, bleiben alle Sitzungsdaten wie Notizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen vollständig unter der Kontrolle von WEDO. Die Inhalte werden sicher auf Servern in der Schweiz gespeichert, wo sie den strengen Datenschutzrichtlinien von WEDO und den Governance-Standards Ihrer Organisation unterliegen. Es werden keine Daten an Microsoft weitergegeben. Es wird kein Inhalt dupliziert oder ausserhalb der WEDO-Umgebung verarbeitet.

Diese Trennung ist entscheidend. Viele Kollaborationstools setzen auf Integration zulasten der Datenhoheit. WEDO geht den umgekehrten Weg. Es bietet volle Interoperabilität mit Microsoft Teams, ohne die Kontrolle über Ihre Inhalte aufzugeben. Das bedeutet, Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit, Datenstandort oder Compliance einzugehen.

Für Organisationen, die in sensiblen Bereichen tätig sind, ob im juristischen, finanziellen, öffentlichen oder forschungsbezogenen Umfeld, ist es keine Option, sondern eine Verpflichtung, genau zu wissen, wo Informationen gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.

WEDO hilft Ihnen, diese Verpflichtung zu erfüllen, ohne zusätzliche Komplexität. Sitzungsinhalte bleiben für die richtigen Personen sichtbar und zugänglich, während sie gleichzeitig geschützt und zentral in einem sicheren System gespeichert sind. Microsoft Teams bietet den Raum für die Diskussion. WEDO sorgt dafür, dass das Protokoll vollständig, korrekt und ausschliesslich Ihr Eigentum ist.

## Der Sitzungsraum ist nur die halbe Lösung

Microsoft Teams bietet Ihnen einen Ort für Gespräche. WEDO bietet Ihnen die Struktur, damit Ihre Microsoft Teams Sitzung zählt.

Von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung schliesst WEDO die operativen Lücken, die Microsoft Teams nicht abdeckt. Traktandenlisten bleiben sichtbar, Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert, und Aufgaben bleiben mit den Gesprächen verknüpft, aus denen sie entstanden sind. Alles befindet sich an einem Ort, verbunden mit der Sitzung und zugänglich für die Personen, die es benötigen.

Und weil WEDO Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle hält, können Sie mit Vertrauen zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Eigentum, Datenschutz oder Transparenz.

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft Teams arbeitet, verlangt [WEDO](https://wedo.com/de/features)  keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Es macht jede Microsoft Teams Sitzung einfach leichter durchzuführen, leichter nachzuverfolgen und schwerer zu vergessen. [Testen Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute kostenlos und verwandeln Sie jede Sitzung in etwas, auf dem Sie aufbauen können.

Erfahren Sie, wie WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in Microsoft Teams bringt, mit Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben in einem integrierten Arbeitsbereich.

Grafik mit dem Titel „WEDO + Microsoft Teams“. Zeigt eine Online-Besprechung mit mehreren Teilnehmern, WEDO-Tagesordnungspunkten und Symbolen für Mikrofon, Kalender und Meeting.

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WEDO + Microsoft Teams: Was Ihrer Microsoft Teams Sitzung gefehlt hat

Wenn Ihre Sitzungen sich in die Länge ziehen oder schlimmer noch, mit mehr Verwirrung als Klarheit enden, hat das Problem wahrscheinlich bereits vor Beginn des Anrufs angefangen. Den meisten Teams fällt das Sprechen nicht schwer. Sie haben Schwierigkeiten, den Fokus zu behalten. Und genau das beginnt mit der Planung der Sitzung.

Eine effektive Tagesordnung ist das, was die Diskussion auf Kurs hält, die Ziele im Blick behält und die Sitzungsdauer im Griff hat. Ohne sie verlassen Sie sich auf Ihr Gedächtnis, Improvisation und Hoffnung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tagesordnung erstellen, die funktioniert. Keine, die einfach nur Platz füllt, sondern eine, die Ergebnisse liefert. Sie lernen, wie Sie Ihr Ziel definieren, die passende Zeitdauer wählen, die Traktanden strukturieren und Ihr Team auf echten Fortschritt vorbereiten.

## **Was ist eine Besprechungsagenda wirklich?**

Bevor wir fortfahren, sollten wir klären, was eine Besprechungsagenda überhaupt ist. Eine Besprechungsagenda legt fest, worüber Sie sprechen werden, in welcher Reihenfolge und wie viel Zeit Sie für jedes Thema einplanen. Mehr noch, sie ist ein Instrument, um Sitzungen gezielt zu gestalten.

Im besten Fall erfüllt eine Tagesordnung drei Aufgaben:

- **Sie klärt den Zweck** der Sitzung
- **Leitet die Diskussion**, damit alle beim Thema bleiben
- **Hält die Sitzungszeit im Rahmen**

Sie bietet auch allen die Möglichkeit, sich vorzubereiten, sodass Sie nicht die Hälfte des Anrufs damit verbringen, alle auf den neuesten Stand zu bringen. Ob es sich um zwei Stichpunkte oder eine vollständig strukturierte Gliederung handelt, eine Besprechungsagenda sollte Ihrem Team helfen, Fortschritte zu erzielen, und nicht einfach nur die Stunde füllen.

![Infografik mit dem Titel „Agenda für eine produktive Sitzung“. Listet sechs Elemente: Zweck der Sitzung, Tagesordnungspunkte mit Ergebnissen, Zeitangaben, Abschnittsleitende, Moderatorenrolle sowie Vorbereitung und Dokumente.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_de_dbd551db84.png)

## **Definieren Sie das Ziel, bevor Sie ein Wort schreiben**

Keine Tagesordnung sollte mit der Frage beginnen: „Worüber sollen wir sprechen?“ Sie sollte damit beginnen, warum Sie sich überhaupt treffen.

Dieses Ziel ist der Anker. Es hilft Ihnen zu entscheiden, wen Sie einladen, was Sie einbeziehen und wie Sie die Diskussion lenken. Ein vages Ziel wie „Fortschritt überprüfen“ gibt niemandem einen Grund, vorbereitet zu erscheinen. Ein klares Ziel wie „Abstimmung über die endgültige Preisstruktur für den Q3-Launch“ zeigt allen, wie das Ziel aussieht.

Wenn Sie das Ziel nicht definieren können, erstellen Sie keine Besprechungsagenda, sondern sagen Sie die Sitzung ab. Das ist kein Scheitern. Es ist ein zeitsparender Erfolg. Bevor Sie also auch nur daran denken, Themen aufzulisten, notieren Sie sich das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Dann bauen Sie alles andere darum herum auf.

## **Passen Sie die Tagesordnung an den Besprechungstyp an**

Nicht jede Sitzung braucht einen Zehn-Punkte-Plan. Manche benötigen Struktur, andere Raum. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zu erkennen.

Bevor Sie eine Besprechungsagenda erstellen, nehmen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich: Um welche Art von Sitzung handelt es sich?

Ein kurzes Check-in? Eine Entscheidungsrunde? Eine tiefgehende Teamsitzung? Jede dieser Sitzungsarten erfordert ein anderes Mass an Detailtiefe, Tempo und Zeitaufwand. Wenn Sie jede Sitzung mit derselben Struktur überladen, werden kurze Besprechungen lang und lange Besprechungen anstrengend.

Zum Beispiel:

- **Einzelgespräche** funktionieren am besten mit einigen offenen Fragen und Raum für Diskussionen.
- **Projektbesprechungen** benötigen klar definierte Traktanden und Zeitfenster.
- **Brainstorming-Sitzungen** sollten gewisse Leitplanken enthalten, aber auch Spielraum für den Ideenfluss lassen.
- **Entscheidungsorientierte Sitzungen** profitieren von einer straffen Tagesordnung, die zentrale Fragen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen abbildet.

Eine produktive Besprechungsagenda listet nicht einfach Themen auf, sondern stimmt das Format auf den Zweck ab und bleibt innerhalb eines realistischen Zeitrahmens. Wenn die Struktur das gewünschte Ergebnis nicht unterstützt, tut es die Sitzung auch nicht.

## **Teilen Sie die Themen in umsetzbare Segmente auf**

Eine Liste von Diskussionsthemen ist keine Besprechungsagenda. Zumindest keine nützliche.

Wenn Ihre Sitzungen fokussiert bleiben und zu konkreten Ergebnissen führen sollen, muss jeder Punkt auf der Tagesordnung umsetzbar sein. Das bedeutet, über allgemeine Bezeichnungen wie „Budget“, „Produktupdate“ oder „Kundenfeedback“ hinauszugehen. Das sind Kategorien, keine Orientierungshilfen.

Beginnen Sie damit, breite Themen in klare, ergebnisorientierte Fragestellungen umzuwandeln. Zum Beispiel:

- Statt „**Budget**“ schreiben Sie: „**Q3-Kampagnenbudgets finalisieren**“
- Statt „**Produktupdate**“ schreiben Sie: „**Entscheiden, ob Funktion X bereit für den Rollout ist**“
- Statt „**Kundenfeedback**“ schreiben Sie: „**Die drei wichtigsten Support-Themen identifizieren, die im nächsten Sprint priorisiert werden sollen**“

Dieser Wechsel bewirkt zwei Dinge:

1. Er gibt den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon, worauf sie eingehen sollen.
2. Er macht es einfacher zu erkennen, wann die Diskussion abgeschlossen ist, da ein Beschluss, eine Antwort oder eine Aktion daraus hervorgeht.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung mit Leitfragen wie „Was müssen wir entscheiden?“ oder „Was hindert uns am Weiterkommen?“ strukturieren, wird Ihre Sitzung zu einer Arbeitseinheit statt zu einem ziellosen Gespräch. Und wenn ein Thema kein klares Ergebnis liefert? Dann gehört es wahrscheinlich nicht auf die Besprechungsagenda. Zumindest diesmal nicht.

Eine gute Faustregel: Wenn Sie einen Punkt zur Tagesordnung hinzufügen, fragen Sie sich, was durch die Diskussion konkret erreicht werden soll. Gibt es darauf keine klare Antwort, gehört er möglicherweise nicht in die Sitzung.

## **Schätzen Sie Zeitrahmen mit Bedacht ein**

Zeit ist eines der Dinge, die in einer Sitzung am leichtesten falsch eingeschätzt und am schwersten zurückgewonnen werden können. Deshalb ist es wichtig, jedem Punkt auf der Tagesordnung einen Zeitrahmen zuzuweisen.

Sie müssen nicht auf die Minute genau planen, aber jede Besprechungsagenda sollte eine realistische Schätzung enthalten, wie lange jeder Punkt in Anspruch nehmen wird. Das hält die Diskussion im Fluss und verhindert, dass weniger wichtige Themen die gesamte Sitzung dominieren.

Beginnen Sie mit einer groben Gesamtdauer: Wie viel Zeit steht Ihnen für die Sitzung tatsächlich zur Verfügung? Dann teilen Sie diese Zeit nach Prioritäten auf. Wichtige Punkte wie zentrale Entscheidungen oder Blockaden sollten früher in der Tagesordnung erscheinen und ausreichend Raum erhalten. Informationsupdates oder weniger dringende Themen können später platziert und strenger zeitlich begrenzt werden.

Zum Beispiel:

- 5 Minuten: Kurzes Status-Update
- 20 Minuten: Diskussion über Blocker beim Launch und Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- 10 Minuten: Abstimmung über Messaging-Änderungen im Sales Deck
- 5 Minuten: Nächste Schritte besprechen und Aufgaben zuweisen

Es ist auch sinnvoll, am Ende einen kleinen Puffer einzuplanen. So verlieren Sie nicht die letzten fünf Minuten, die eigentlich dazu gedacht waren, festzuhalten, wer was übernimmt, falls eine Diskussion länger dauert. Eine bewusste Zeitplanung zeigt Respekt für den Kalender Ihres Teams und zwingt zur Priorisierung, was auch bei knapper Zeit zu [produktiveren Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings) führt.

## **Rollen und Verantwortlichkeiten vor der Sitzung festlegen**

Jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte eine klare verantwortliche Person haben. Das bedeutet nicht, dass diese Person alles sagen muss, aber sie sollte das Thema einführen, den nötigen Kontext liefern und diesen Teil der Diskussion leiten. Ohne klare Zuständigkeit geraten Gespräche leicht ins Stocken oder vom Thema ab.

Klären Sie daher vor Beginn der Sitzung:

- Wer leitet welches Thema?
- Wer macht sich Notizen?
- Wer ist für die Erfassung von Aufgaben und Entscheidungen zuständig?

Die Zuteilung von Rollen muss nicht kompliziert sein. In kleinen, regelmässig stattfindenden Sitzungen ist es oft immer dieselbe Person. In grösseren oder funktionsübergreifenden Sitzungen ist es hilfreich, die Verantwortung zu rotieren oder je nach Kontextwissen zu vergeben.

Sie sollten auch eine Moderationsperson bestimmen. Ihre Aufgabe ist es, die Besprechungsagenda im Blick zu behalten, den Gesprächsfluss zu steuern und einzugreifen, wenn die Zeit überschritten wird oder Diskussionen ins Stocken geraten. In manchen Fällen ist das die organisierende Person, in anderen ein neutraler Lead, der den Fokus bewahrt.

Wenn alle Teilnehmenden im Voraus wissen, wofür sie verantwortlich sind, kommen sie vorbereitet zur Sitzung, und die Besprechung läuft von der ersten Minute an reibungsloser.

## **Tagesordnung frühzeitig teilen und während der Sitzung erneut aufgreifen**

Sobald die Besprechungsagenda steht, behalten Sie sie nicht für sich. Je früher Ihr Team sie sieht, desto effektiver wird die Sitzung.

Die Tagesordnung im Voraus zu verschicken, idealerweise am Vortag, gibt den Teilnehmenden Zeit, sich mit den Themen vertraut zu machen und sich gezielt vorzubereiten. Gleichzeitig bietet es Raum für Rückmeldungen: Vielleicht fällt jemandem ein fehlender Punkt auf, schlägt eine bessere Reihenfolge vor oder bringt einen Beitrag ein, der die Diskussion gezielter macht, bevor die Zeit läuft.

Das frühzeitige Teilen der Tagesordnung schafft Klarheit. Es signalisiert Ihrem Team: Das ist unser Ziel und so werden wir die Zeit nutzen. Niemand sollte erst zu Beginn des Anrufs erfahren, worum es in der Sitzung eigentlich geht.

Wenn die Sitzung beginnt, gehen Sie die Tagesordnung kurz durch. Fragen Sie:

- Ergibt dieser Plan noch Sinn?
- Gibt es kurzfristige Änderungen, die berücksichtigt oder neu priorisiert werden müssen?

Schon ein kurzes Check-in hilft, die Gruppe zu fokussieren, bevor es richtig losgeht. Und wenn während der Besprechung etwas auftaucht, das nicht auf der Tagesordnung steht? Notieren Sie es, parken Sie es und konzentrieren Sie sich weiter auf das Wesentliche. Neue Themen können Sie am Ende oder in einer Folge-Sitzung behandeln.

Die Besprechungsagenda ist nicht nur ein Leitfaden für die Sitzung, sondern auch ein Schutzschild. Vor Ablenkung. Vor Abschweifung. Vor verschwendeter Zeit.

## **Die Tagesordnung als Grundlage für die Nachverfolgung nutzen**

Die Sitzung mag enden, aber die Arbeit hört selten damit auf. Deshalb sollte Ihre Besprechungsagenda mehr leisten als nur die Diskussion zu steuern, sie sollte auch den nächsten Schritten dienen.

Während die Sitzung läuft, erfassen Sie Notizen direkt in der Tagesordnung. Fügen Sie unter jedem Abschnitt Aufgaben hinzu, markieren Sie verantwortliche Personen und klären Sie Fristen, solange die Details noch frisch sind. Wenn Sie ein Tool wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verwenden, kann dies in Echtzeit geschehen, ganz ohne späteres separates Protokoll.

Das reduziert auch doppelte Arbeit. Anstatt die besprochenen Inhalte in ein neues Dokument oder eine Follow-up-E-Mail zu übertragen, wird die Tagesordnung zur einzigen verlässlichen Quelle. Alle wissen, wo sie den Kontext, die Entscheidungen und ihre eigenen Verantwortlichkeiten finden.

Und wenn die nächste Sitzung ansteht? Dann haben Sie bereits eine Dokumentation zur Hand, und einen Vorsprung beim Erstellen der nächsten Besprechungsagenda.

![Infografik mit dem Titel „Der Lebenszyklus der Agenda“. Sie zeigt sieben Schritte von der Planung bis zur Umsetzung: Ziel des Meetings definieren, Tagesordnung anpassen, Verantwortliche und Dauer bestimmen, frühzeitig teilen, live verwenden, Aktionspunkte verfolgen und nächste Sitzung fortsetzen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_de_3a0fc15ca9.png)

## **Wie WEDO Ihnen hilft, bessere Besprechungsagenden zu erstellen**

Alles, was Sie in diesem Leitfaden gelesen haben, wird einfacher und konsistenter, mit dem richtigen Tool.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde für Teams entwickelt, die aufhören wollen, sich ständig zu wiederholen, und stattdessen echten Fortschritt machen möchten. Mit WEDO können Sie Ihre Besprechungsagenda an einem zentralen Ort planen, strukturieren und verwalten, vor, während und nach der Sitzung.

So unterstützt WEDO Sie dabei:

- Erstellen und teilen Sie Tagesordnungen schnell in einem [kollaborativen Arbeitsbereich](https://wedo.com/de/blog/warum-kollaboratives-arbeiten-der-schluessel-zur-teamproduktivitaet-ist), der mit jeder Sitzung verknüpft ist
- Weisen Sie jedem Punkt Verantwortliche und Zeitrahmen zu, damit die Zuständigkeiten klar sind und die Sitzung fokussiert bleibt
- Machen Sie sich Notizen in Echtzeit direkt in der Agenda-Ansicht, ganz ohne Tabs oder Apps wechseln zu müssen
- Verfolgen Sie Entscheidungen und Aufgaben, sobald sie entstehen, und übernehmen Sie sie automatisch in die nächste Sitzung
- Greifen Sie mühelos auf vergangene Tagesordnungen und Ergebnisse zu, alles ist gespeichert und in einer gemeinsamen Zeitleiste durchsuchbar

Keine verstreuten Notizen mehr, keine verlorenen Follow-ups oder Rätselraten, was in der letzten Sitzung passiert ist. WEDO hilft Ihnen, strukturierte und produktive Sitzungen zur Gewohnheit zu machen, und Ihr Team Schritt für Schritt auf Kurs zu halten.

Bereit, [WEDO](https://wedo.com/de/features) in Aktion zu sehen? Mit WEDO wird aus besserer Planung bessere Wirkung.

[Testen Sie es kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und entdecken Sie, wie viel Zeit und Energie Sie sparen können.

Erstellen Sie eine Besprechungsagenda, die Fokus schafft, klare Entscheidungen fördert und die Zeit Ihrer Sitzung optimal nutzt.

Grafik mit dem Text „Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?“ auf rosa Hintergrund, daneben ein Symbol eines Dokuments mit Checkliste und Stift.

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Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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