![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architektur: Zusammenarbeit im Zentrum des Erfolgs

In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Architekturbüros stehen vor mehreren großen Herausforderungen in Bezug auf Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, was hauptsächlich auf die Komplexität und multidisziplinäre Natur ihrer Projekte zurückzuführen ist.

**1. Koordination der verschiedenen Beteiligten:** An Architekturprojekten sind viele verschiedene Akteure beteiligt, z. B. Ingenieure, Bauunternehmer, Lieferanten und Kunden. Eine effektive Koordination zwischen diesen Parteien ist entscheidend für die Einhaltung von Terminen und Budgets.
**2. Änderungsmanagement:** Architekturprojekte sind ständigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen effektiv zu verwalten, ohne den gesamten Arbeitsablauf oder die Fristen zu stören, kann eine echte Herausforderung sein.
**3. Kommunikation und Informationsaustausch:** Eine klare Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind von entscheidender Bedeutung. Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Weitergabe von Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen.
**4. Einhaltung von Fristen und Budgets:** Projekte müssen häufig innerhalb eines engen Zeitrahmens und mit begrenzten Budgets durchgeführt werden. Ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement ist daher eine ständige Herausforderung.
**5. Dokumentenmanagement:** Die Menge der erzeugten Dokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge usw.) ist beträchtlich und ihre Verwaltung kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand und für alle Beteiligten zugänglich sind.
**6. Management der Kundenerwartungen:** Das Verstehen und Erfüllen der Kundenerwartungen bei gleichzeitiger Verwaltung der technischen und budgetären Beschränkungen ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung.

Diese Herausforderungen erfordern innovative Lösungen und geeignete Werkzeuge, um das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von Architekturbüros zu erleichtern. Die Fähigkeit, diese Hindernisse zu überwinden, entscheidet über die Qualität der endgültigen Arbeit und die Zufriedenheit der Kunden. 

## Anwendungsfall: Sarch, Architekturbüro in Zürich

Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro [Sarch](https://www.s-arch.ch/) in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren. Wir sind in den Alltag von Marc Schulz und seinem Team eingetaucht, die die komplexe Koordination, die mit der Durchführung von Architekturprojekten einhergeht, mithilfe von WEDO bewältigen.

![Marc Schulz, Architekt](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_09d4e1009d.png)

### Warum haben Sie sich für WEDO entschieden und welche anderen Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?

Wir haben uns für WEDO entschieden, weil es in der Schweiz entwickelt und gehostet wird. Zuvor haben andere Lösungen angesehen, wie Meetingbooster und iMeetingX, aber letztendlich hat uns die lokale Lösung von WEDO überzeugt.

### Für welche konkreten Herausforderungen oder Probleme in Ihrem Arbeitsablauf haben Sie WEDO als Lösung identifiziert?

Die größte Herausforderung in unserem Arbeitsablauf war die Übersicht über Aufgaben in allen Besprechungen und die Beteiligung aller Teilnehmer daran. WEDO hat sich als Lösung dafür herausgestellt, da es uns ermöglicht, alle Aufgaben zentral zu verwalten und sie den entsprechenden Teilnehmern zuzuweisen.

Die Funktionen, die wir an WEDO am meisten schätzen, sind die Möglichkeit, Aufgaben aus vorherigen Protokollen zu importieren und diese den Teilnehmern zuzuweisen. Wir haben sogar die API und Webhook genutzt, um Aufgaben direkt in unsere zentrale CRM-Software zu übertragen.

### Welche wichtigen Verbesserungen in Bezug auf Prozesse, Zusammenarbeit und Produktivität wurden seit der Integration von WEDO beobachtet?

Die Nutzung von WEDO hat sich positiv auf die Effizienz und Produktivität unserer Arbeitsprozesse ausgewirkt, insbesondere bei der raschen Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Obwohl wir keine konkreten Erfolgsgeschichten teilen können, hat WEDO unsere Arbeitsweise verbessert, indem es eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht und die Teilnehmer dazu ermutigt hat, ihre Aufgaben über die Plattform abzuwickeln.

Obwohl wir keine konkreten Zahlen oder Metriken haben, um den Einfluss von WEDO zu belegen, nutzen wir die Plattform hauptsächlich für Aktennotizen und Protokolle von Sitzungen. Die Exportfunktion als PDF ist besonders hilfreich für Teilnehmer, die das Protokoll lieber offline lesen.

Insgesamt würden wir WEDO anderen Unternehmen oder Fachleuten in unserer Branche empfehlen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, einen Überblick über Aufgaben, Pendenzen und Entscheidungen in Protokollen zu behalten.

### Wie interagieren Sie in WEDO mit Ihren Partnern?

WEDO ermöglicht es uns, unsere Partner in die Überwachung unserer Projekte einzubeziehen und direkt mit ihnen zu interagieren. Sowohl Unternehmen als auch externe Personen haben positiv auf WEDO reagiert, auch wenn einige von ihnen skeptisch gegenüber webbasierten Lösungen waren. Die Zusammenarbeit wird erleichtert und an einem Ort zentralisiert.

![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Wie kann WEDO das Management von Architekturprojekten verbessern?

**Management von Besprechungen:** Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie die Protokolle in Echtzeit und weisen Sie die Aufgaben direkt den verantwortlichen Personen zu.

**Aufgabenmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, Abteilungen und Teams und teilen Sie Aufgaben mit Ihren Teamkollegen.

**Wiederkehrende Prozeduren:** Speichern Sie Vorlagen für Ihre Abläufe und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Checklisten in Echtzeit.

**Projektmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, planen Sie Meetings, delegieren und überwachen Sie Aufgaben und teilen Sie Dateien mit Ihren Projektmitgliedern.

[Entdecken Sie alle Funktionen von WEDO](https://wedo.com/features)


In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro Sarch in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren.

Aussage von Marc Schulz, FH/STV-Architekt und Bewertungsexperte bei GVZ, dass sie WEDO gewählt haben, weil die Software in der Schweiz entwickelt wird und ihnen hilft

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Architekturbüros: Die Herausforderung multidisziplinärer Projekte

## Verwalten sie ihr Projekt

WEDO verbessert und vereinfacht die Möglichkeit im Bereich Projektmanagement. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen über welche neuen Funktionalitäten WEDO erhalten hat.

- Planen Sie Ihre Projekte und überwachen Sie den Fortschritt der Aufgaben
- Fügen Sie einen Status hinzu und informieren Sie Ihr Team, ob das Projekt wie geplant verläuft
- Erhalten Sie einen Gesamtüberblick über die Fortschritt aller laufenden Projekte.

### Planen Sie Ihr Projekt
Sie haben die Möglichkeit, ein Startdatum und ein Fälligkeitsdatum für einen Arbeitsbereich festzulegen, wenn der Arbeitsbereich ein Projekt darstellt. Indem Sie die Dauer Ihres Projekts festlegen, ermöglichen Sie es allen Mitgliedern Ihres Teams, die Ziele im Auge zu behalten und gleichzeitig die zur Erreichung der Ziele vorgesehene Zeit einzuhalten. Falls erforderlich, können diese Daten jederzeit geändert werden. Das Datum Ihres Projekts ist verstrichen, während die Aufgaben noch im Gange sind? Sie können sehen, wie viele Tage die Frist überschritten ist. Halten Sie Ihr Team auf Kurs und schließen Sie Ihre Projekte termingerecht ab!

![1-projektmanagement.gif](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_projektmanagement_e58b96e94c.gif)

### Verwaltung der Aufgaben
Sie können den Projektbeteiligten Aufgaben zuweisen und sie so informieren was es für Aufgaben zu erledigen gibt. Legen Sie nicht nur eine Frist für Ihren Arbeitsbereich fest, sondern auch Fristen für jede Aufgabe, um Ihnen bei der Planung Ihres Projekts zu helfen. Auf diese Weise wissen alle Beteiligten, was von ihnen erwartet wird.

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Um sich effizient zu organisieren, können sich alle Teammitglieder direkt auf der Aufgabe über eine einfache Kommentarfunktion austauschen. Dank dem Aufgabenmanagement können Ihre Teams ihre Arbeit effizient verwalten und arbeiten auf einfache und intuitive Weise zusammen.

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### Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Haben Sie wichtige Informationen betreffend dem aktuellen Projekt, die Sie Ihrem Team weitergeben müssen? Das können Sie machen in dem Sie einen Status in Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen. Dazu stehen Ihnen 3 verschiedene Stati zur Verfügung:

- **Planmässig::** Ihr Projekt läuft gut, Sie haben die Möglichkeit, im Status einen Titel und eine Beschreibung hinzuzufügen, um z.B. die Phase des Projekts zu spezifizieren.
- **Gefährdet:** Der reibungslose Ablauf des Projekts ist gefährdet. Sie können Ihr Team über die Gründe für diese Aktualisierung informieren.
- **In Verzug:** Das Fälligkeitsdatum wird nicht eingehalten, Sie können Ihr Team über die Ursachen der Verspätung informieren und das Fälligkeitsdatum gegebenenfalls aktualisieren.

Sie haben bei der Definition von jedem Status die Möglichkeit, einen Titel und eine Beschreibung hinzuzufügen und können so Ihr Team vortlaufend über alle Änderungen informieren, die sich auf den Fortschritt des Projektes auswirken.

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### Visualisierung des Projektfortschrittes
Um Ihnen schnellen einen Überblick über den Fortschritt Ihres Projekts zu geben, zeigt ein Fortschrittsbalken grafisch und in Prozenten an, wie viele Aufgaben erledigt sind. In dieser Ansicht können Sie schnell die wichtigsten Statusaktualisierungen eines Projekts einsehen. Darüber hinaus zeigt das System die Anzahl der laufenden und abgeschlossenen Aufgaben sowie die Anzahl der verbleibenden Tage bis zum Fälligkeitsdatum des Projekts an.

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## Alle Projekte im Blick
Sie sind für mehrere Projekte verantwortlich und müssen sich einen schnellen Überblick über deren Fortschritt verschaffen? Mit WEDO können Sie Ihre Arbeitsbereiche auf zwei verschiedene Arten betrachten:
- **Mosaik:** Die Arbeitsbereiche werden in Form von Karten dargestellt.
- **Aufgelistet:** Die Arbeitsbereiche in einer Liste dargestellt und können nach Name, Status, Fortschritt oder Fälligkeitsdatum sortieren.

In beiden Darstellungsarten informiert Sie ein Fortschrittsbalken über den Fortschritt in jedem Arbeitsbereiches. Bei einem Projekt mit einen Stichtag mit einem prägnanten blauen Balken oder mit einem helleren grauen Balken bei dauerhaften Arbeitsbereichen.

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WEDO ermöglicht es Ihnen, Ihre Ziele und den Fortschritt Ihrer Projekte, auf einer Plattform zentralisiert, im Auge zu behalten. Ihre Teams werden in Echtzeit über den Fortschritt der Aufgaben und die neuesten Projektaktualisierungen informiert. Sie können persönlich oder aus der Ferne effizient zusammenarbeiten. Es war noch nie so einfach sich zu organisieren wie mit WEDO!

Möchten Sie mehr Details zu diesen Funktionen? Sehen Sie sich die neue Sammlung in unserem Hilfezentrum an.

::button-primary[Gehen Sie zum Dossier "Projekte"]{https://help.wedo.swiss/de/collections/2435444-projekte"}

WEDO verbessert und vereinfacht die Möglichkeit im Bereich Projektmanagement. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen über welche neuen Funktionalitäten WEDO erhalten hat. Planen Sie Ihre Projekte und überwachen Sie den Fortschritt der Aufgaben. Fügen Sie einen Status hinzu und informieren Sie Ihr Team, ob das Projekt wie geplant verläuft. Erhalten Sie einen Gesamtüberblick über den Fortschritt aller laufenden Projekte.

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Projektmanagement

Es mag von vornherein schwierig sein, so effizient ausserhalb des Büros zu arbeiten. Zu Hause haben wir nämlich nicht unbedingt ein so konzentrationsfreundliches Umfeld. Zudem sind wir oft mit vielen Ablenkungen konfrontiert, die uns manchmal daran hindern, optimal zu funktionieren. Wenn man also von zu Hause ausarbeitet, ist es wichtig, sich sorgfältig zu organisieren und unsere verschiedenen Aufgaben zu planen, um unsere Effizienz und Produktivität zu maximieren. Bevor Sie in Betrieb gehen und Ihren Tag beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre täglichen Aufgaben zu notieren, zu priorisieren und zu planen.

WEDO bietet ein leistungsstarkes Aufgabenmanagementsystem, um Ihre Wochen und Tage mit wenigen Klicks einfach und effizient zu organisieren. Das Tool erleichtert auch das gemeinsame Management von Aufgaben, um mit Ihren Kollegen überall dort zu arbeiten. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Aktivitäten mit WEDO abwickeln können.

## Geben Sie Ihre Aufgaben in Ihrer persönlichen Seite ein

Mit WEDO haben Sie eine persönliche Seite, in dem alle Aufgaben zusammengefasst sind, die Sie betreffen. Übernehmen Sie Ihre E-Mails, persönlichen oder internen Notizen und laufenden Projekte, an denen Sie beteiligt sind, um die Arbeit, die Ihnen zusteht, zusammenzufassen. Dann teilen Sie Ihren Aufwand in verschiedene Aufgaben auf und erfassen Sie ihn direkt in Ihrer persönlichen Seite. **Unser Tipp** : Bevorzugen Sie Kurztitel und Aktionsverben, um Ihre Aufgaben einzuführen.

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## Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Nachdem Sie Ihre Aufgaben erfasst haben, bestimmen Sie, welche Priorität jeder Aufgabe eingeräumt wird. WEDO integriert die Eisenhower-Prinzip, um diesen Schritt zu erleichtern und Ihnen zu ermöglichen, vorrangig an den wichtigen und dringlichen Aufgaben zu arbeiten. Nach diesem System teilen Sie Ihre Aufgaben nach 4 Kriterien auf:

* Dringende und wichtige Aufgaben
* Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben
* Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
* Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben

Diese Aufteilung, die auf Ihre Ziele und Bedürfnisse zugeschnitten sein muss, wird Sie ermutigen, vorrangig an den wichtigen und dringlichen Aufgaben zu arbeiten. Behandeln Sie deshalb dringliche und wichtige Aufgaben mit Priorität und planen Sie nicht dringende, aber wichtige Aufgaben. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sind in der Regel Aufgaben, die mit den Zielen anderer Personen in Zusammenhang stehen (z. B. Aufgaben, die im Rahmen eines gemeinsamen Projekts ausgeführt werden). Sie können diese nach Möglichkeit an Dritte delegieren. Zum Schluss lassen Sie die nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben beiseite und diese können eine Art "Ideenkasten" sein.

Und mit einem Zauberstab setzen Sie alle Aufgaben mit WEDO fest:

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## Planen Sie die wichtigen Aufgaben

Sobald Sie die Aufgaben festgelegt haben, die am wichtigsten sind, können Sie diese kurz- oder langfristig je nach Dringlichkeit planen. Sie können zunächst Ihre Woche organisieren und dann Ihre Aufgaben nach Ihren Arbeitstagen einteilen. Am Ende jeden Tages sollten Sie Ihre Aufgaben überprüfen und Aufgaben neu planen, die Sie nicht bearbeiten konnten. Behalten Sie immer einen Überblick über Ihre gesamten Aktivitäten.

Im WEDO entspricht das Planungsdatum dem Datum, an dem Sie die Aufgabe ausführen wollen. Sie unterscheidet sich von dem Fälligkeitsdatum, mit dem die Ausführungsfrist endet. Mit wenigen Klicks und schnellen Planungstools können Sie Ihre Aufgaben ganz einfach nach Ihrem Zeitplan planen:

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Mit unserem Tool können **Wiederholung Aufgaben** auch in vier Häufigkeiten abgewickelt werden: tägliche Aufgaben, wöchentliche Aufgaben, monatliche Aufgaben und jährliche Aufgaben. Stellen Sie mit der wiederkehrenden Aufgaben-Funktionalität sicher, dass Sie Aktivitäten verwalten, die sich wiederholen und keine Vorkommnisse verpassen! Die Aufgaben werden einfach zum richtigen Zeitpunkt auftauchen.

## Definieren Sie die Termine

Denken Sie bei der Planung Ihrer Aufgaben auch daran, die Termine anzugeben, wenn Sie das genaue Datum kennen. Auf diese Weise werden die Aufgaben, deren Fristen überschritten werden, hervorgehoben, damit Sie keine wichtige Frist überschreiten. Mit WEDO können Sie Ihre Aufgaben im Handumdrehen festlegen.

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**Tipp**: Sie möchten einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben? Erstellen Sie einen **eigenen Filter**, um alle Aufgaben anzuzeigen, die in den nächsten X Tagen fällig werden!

## Delegieren Sie bestimmte Aufgaben

In Ihrem Alltag müssen Sie wahrscheinlich zusammenarbeiten und als Team arbeiten. Die nicht wichtigen, aber dringenden Aufgaben sind vielleicht diejenigen, die Sie delegieren können: Sie werden nicht als wichtig für Ihre Aufgaben angesehen, sondern müssen trotzdem innerhalb kurzer Zeit erfüllt werden. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die zur Verwirklichung eines gemeinsamen Projekts beitragen und somit nicht nur von Ihnen abhängen. Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren, stellen Sie sicher, dass sie weiterverfolgt wird, indem Sie beispielsweise einen Kommentar hinzufügen, der erklärt, warum Sie diese Aufgabe an einen Kollegen übertragen. Sie können auch ein Fälligkeitsdatum festlegen, um die Ausführungszeit zu begrenzen. **Unser Tipp**: Machen Sie Ihre Formulierung so klar wie möglich, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

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## Teilen Sie Ihre Aufgaben mit Arbeitsbereichen

Mit WEDO können Sie nicht nur Ihre persönlichen Aufgaben, sondern auch Aufgaben in einem Dienst, Arbeitsgruppe oder Abteilung erledigen. Schaffen Sie Arbeitsbereichen, um Aufgaben mit den Mitgliedern zu teilen und verfolgen Sie die Fortschritte der delegierten Aufgaben. Kommentieren Sie die Aufgaben, um wichtige Informationen mit Ihrem Team zu teilen. Über das in das Tool integrierte Meldesystem werden Ihre Kollegen über alle wichtigen Änderungen im Zusammenhang mit den Aufgaben informiert. Ein gemeinsames Aufgabenmanagement wird umso effizienter sein, insbesondere wenn die Teammitglieder Fernarbeit leisten.

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**Tipp**: Möchten Sie über den Fortschritt der einzelnen Aufgaben in einem bestimmten Arbeitsbereich berichten? Erstellen Sie ein [**Benutzerdefinierte Elemente**](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614435-les-champs-personnalises) " Dienstaltersstufen ", damit alle Mitglied des Arbeitsbereichs den Fortschritt des Projekts oder der laufenden Aktivitäten verfolgen können.

Mit WEDO können Sie Ihre Telearbeitstage im Rhythmus halten und Ihren Aktivitäten und Ihrer Organisation einen Rahmen geben. Organisieren Sie mit dem leistungsstarken Aufgabenmanager Ihren Terminplan und arbeiten Sie mit Ihren Kollegen im Büro oder von zu Hause aus zusammen. Wenn Sie den Einsatz von WEDO in Ihren Alltag integrieren, behalten Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben und Ihrer Teams im Auge. Kollaborative Plattformen erleichtern den internen Austausch, besonders wenn Ihre Teams fern interagieren müssen. Zudem kann der Austausch über andere Kanäle wie Telefon oder E-Mail durch die Bündelung Ihrer Aktivitäten auf einer einzigen Plattform eingeschränkt werden. Eine gute Organisation, um von zu Hause aus effizient zu arbeiten, erfordert bestimmte Voraussetzungen: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die digitalen Hilfsmittel, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Das wird zu einer qualitativ hochwertigen internen Arbeit und Kommunikation führen!

Sie möchten Ihre persönlichen Aufgaben und die Aufgaben Ihrer Teams mit WEDO bewältigen?

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Wenn man von zu Hause ausarbeitet, gibt es viele Ablenkungen. Der erste Reflex besteht darin, unseren Zeitplan vor Beginn unserer Arbeitstage gut zu organisieren. Der leistungsstarke, in WEDO integrierte Manager ermöglicht jedem, seine täglichen Aufgaben zu organisieren, um sein Engagement und seine Effizienz zu erhalten.

Eine Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Laptop und hält eine Tasse, überlagert mit dem Text „Organisieren Sie Ihre Home-Office-Tage, indem Sie Ihre Aufgaben verwalten“ und „Anwendungsbeispiel“

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Organisieren Sie Ihre Telearbeitstage mit WEDO

> Wenn Ihre Arbeitslast überwältigend wird, scheint es oft unmöglich, organisiert zu bleiben. Wie können Sie positiv und strukturiert in Ihrem Arbeitsalltag bleiben, wenn Sie eine scheinbar endlose Liste von Aufgaben zu bewältigen haben? 

Es ist nicht immer leicht, zu wissen, wo man anfangen soll. Bevor Sie einfach drauflosarbeiten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu planen. Die Organisation Ihres Tages, bevor Sie Ihre Aufgaben angehen, ist entscheidend, um Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Indem Sie Ihre Arbeit aufschlüsseln, eine Aufgabenliste erstellen und diese Prioritäten zuweisen, fühlen Sie sich kontrollierter und fokussierter.

Aber wie macht man das am besten? Befolgen Sie diese vier einfachen Schritte, um Ihren Tag zu organisieren und Ihre Arbeitslast im Griff zu behalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_cba3791351.png)

## Schritt 1: Notieren Sie alle Aufgaben
Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren oder planen, beginnen Sie mit einer vollständigen Auflistung. Schauen Sie Ihre E-Mails, Notizen und laufenden Projekte durch, um einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Arbeiten zu bekommen. Dieser Schritt hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast klar zu definieren und sicherzustellen, dass keine alltäglichen Aufgaben übersehen werden.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die all Ihre Arbeit in kleinere, überschaubare Teile aufteilt. Egal, ob es sich um langfristige Projekte oder kurzfristige Deadlines handelt – durch eine visuelle Übersicht aller Aufgaben gewinnen Sie Klarheit über Ihre Verantwortlichkeiten. Dies hilft Ihnen, kleinere Aufgaben von grösseren Projekten zu trennen und entsprechend zu organisieren.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, das Task-Management zu verbessern, besteht darin, digitale Tools zu nutzen. Viele Plattformen für Aufgabenmanagement ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu bündeln und sogar Deadlines für jede Aufgabe festzulegen. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast besser zu verstehen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

## Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Priorisierung ist entscheidend, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen. Doch wie entscheidet man, was wichtig ist? Beginnen Sie damit, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die dringend und wichtig sind – zwei Begriffe, die oft verwechselt werden.

Die bekannte [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) von Dwight D. Eisenhower hilft dabei, diese Unterscheidung zu treffen. Sein Zitat „Wichtiges ist selten dringend und Dringendes selten wichtig“ ist die Grundlage für diese Methode. Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Gruppen:

Dringend und Wichtig: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und tragen direkt zu Ihren langfristigen Zielen bei. Sie sollten zuerst angegangen werden.
Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben brauchen keine sofortige Handlung, sind jedoch entscheidend für Ihre persönlichen und beruflichen Ziele. Planen Sie diese für später ein.

Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit, tragen aber nicht unbedingt zur Erreichung Ihrer langfristigen Projekte bei. Delegieren Sie diese Aufgaben, wann immer es möglich ist.

Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die weder Ihre Ziele unterstützen noch bald erledigt werden müssen. Diese können verschoben oder ans Ende Ihrer Liste gesetzt werden.

Besonders die Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ enthält häufig Aufgaben, die für die Ziele anderer Personen relevant sind (z. B. Aufgaben im Rahmen eines Teamprojekts). Delegieren Sie solche Aufgaben, soweit es möglich ist, an Dritte. 

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Durch das regelmässige Überprüfen Ihrer [Aufgaben](https://wedo.com/de/blog/wie-verwaltet-man-ein-projekt-mit-wedo) behalten Sie den Überblick, selbst wenn Ihre Verantwortung wächst. Ein gutes Verständnis dafür, wie Sie Ihren Arbeitsalltag organisieren und Prioritäten setzen, erleichtert es Ihnen, konzentriert zu bleiben und Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

## Schritt 3: Planen und terminieren Sie Ihre Aufgaben
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben identifiziert haben, geht es darum, diese zu planen und zu terminieren. Setzen Sie klare Fälligkeitstermine und organisieren Sie Ihre Aufgaben über Tage, Wochen oder Monate, je nach Zeitrahmen für deren Fertigstellung.

Für alle wichtigen Aufgaben sollten Sie ein Planungsdatum in Ihren Kalender eintragen. Nutzen Sie ein [Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/features/project-management), um grössere Projekte in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, die Sie über einen längeren Zeitraum hinweg abschliessen können. Beginnen Sie damit, Ihre Woche zu organisieren und bestimmte Tage für bestimmte Aufgaben zu reservieren. Ein klarer Zeitplan ermöglicht es Ihnen, Ihr Arbeitstempo anzupassen und sich täglich auf das zu konzentrieren, was zu tun ist.

Notieren Sie sowohl das Planungsdatum als auch das Fälligkeitsdatum: Das Planungsdatum ist der Tag, an dem Sie an der Aufgabe arbeiten, während das Fälligkeitsdatum der endgültige Abgabetermin ist. Diese Methode fördert ein gutes Zeitmanagement und stellt sicher, dass Sie nicht in letzter Minute in Stress geraten.

In Ihrem Arbeitsalltag gibt es wahrscheinlich Aufgaben, die sich regelmässig wiederholen. Diese wiederkehrenden Aufgaben lassen sich effizienter planen, indem Sie Erinnerungen für tägliche oder langfristige Projekte in Ihre Aufgabenmanagement-Tools integrieren. Solche wiederkehrenden Aufgaben helfen Ihnen, Ihren Workflow reibungslos zu organisieren.

Ein gut strukturierter Zeitplan hilft nicht nur dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, sondern steigert auch die Produktivität, indem er Stress reduziert. Indem Sie Aufgaben bestimmten Zeitfenstern zuweisen, stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe die nötige Aufmerksamkeit erhält.

![Vier Schritte zur Organisation der täglichen Aufgaben: Aufgaben aufschreiben, Prioritäten setzen, planen und terminieren, delegieren und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_de_3c9f80d418.png)

## Schritt 4: Delegieren und zusammenarbeiten
Im Arbeitsalltag arbeiten Sie oft im Team zusammen, und manchmal ist der beste Weg zur Bewältigung Ihrer Arbeitslast das [Delegieren von Aufgaben](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, eignen sich perfekt zum Delegieren. Dies könnten Aufgaben sein, die zum Fortschritt eines Projekts beitragen, aber nicht kritisch für Ihre eigenen Verantwortlichkeiten sind.

Beim Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder ist es wichtig, klar zu kommunizieren. Weisen Sie die Aufgabe zu, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und verfolgen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass alles termingerecht abgeschlossen wird. Zusammenarbeitstools erleichtern das Delegieren, indem sie Ihnen ermöglichen, Aufgaben in Echtzeit zu teilen und Fortschritte zu verfolgen. Nutzen Sie [Projektmanagement-Software](https://wedo.com/de/features/project-management), um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Das Delegieren verschafft Ihnen die nötige Zeit für Aufgaben, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern, und stärkt gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein Ihrer Teammitglieder.

## Behalten Sie Ihre tägliche Aufgabenliste im Blick
Mit diesen Schritten bleiben Sie organisiert und [nutzen Ihre Zeit effektiv](https://wedo.com/de/blog/organisieren-sie-ihre-telearbeitstage-mit-wedo). Vermeiden Sie es, sich zu überlasten, indem Sie realistisch einschätzen, wie viel Sie an einem Tag schaffen können. Setzen Sie klare, erreichbare Ziele und konzentrieren Sie sich darauf, Aufgaben eine nach der anderen abzuschliessen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages einen Moment Zeit, um Ihren Fortschritt zu überprüfen.

Wurden die geplanten Aufgaben erledigt? Wenn ja, haben Sie Ihre Ziele realistisch gesetzt. Falls nicht, sollten Sie die Anzahl der Aufgaben auf Ihrer täglichen Liste reduzieren, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht überfordern. Diese regelmässige Überprüfung hilft Ihnen, Ihren Ansatz zu verfeinern und Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

## Die richtigen Tools für das Aufgabenmanagement
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht alles allein bewältigen müssen. Es gibt viele [Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tools](https://wedo.com/de/features/tasks), die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben zu organisieren. Diese Tools bieten vorgefertigte Vorlagen für die Aufgabenorganisation, die es Ihnen erleichtern, den Fortschritt zu verfolgen, Deadlines zu setzen und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das zu Ihrem Arbeitsstil passt – etwas Flexibles und Einfaches in der Handhabung. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Prioritäten festzulegen, Deadlines zu verwalten und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. So bleiben Sie und Ihr Team stets auf dem neuesten Stand.

## Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit
Indem Sie diese vier Schritte befolgen – Aufgaben notieren, priorisieren, planen und delegieren – wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Arbeitslast zu bewältigen. Organisiert zu bleiben hilft Ihnen, unnötigen Stress zu vermeiden und fokussiert auf Ihre Ziele hinzuarbeiten. Ob es darum geht, den Arbeitsalltag zu meistern oder langfristige Projekte zu planen – die richtigen Tools und Techniken werden Sie produktiver machen.

Möchten Sie Ihren Prozess im Aufgabenmanagement verbessern? Entdecken Sie, wie WEDO Ihnen mit anpassbaren Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit dabei helfen kann, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren.

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Wenn unsere Arbeitsbelastung groß wird, scheint es manchmal unmöglich, sich im Alltag zu organisieren. Wie kann man seinen Tag positiv angehen, wenn man das Gefühl hat, unter den daraus resultierenden Projekten und Aufgaben zu leiden?

Dieses Bild zeigt 4 Schritte zur besseren täglichen Aufgabenverwaltung, dargestellt mit einer Checkliste und einem Stift auf orangefarbenem Hintergrund

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Arbeitslast priorisierung: 4 Schritte zur Organisation Ihres Arbeitsalltags

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

Dieses Bild zeigt, wie man die Dauer von Geschäftssitzungen begrenzen kann, dargestellt mit einer Stoppuhr auf 25 Minuten

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

Mit der heutigen Online-Version ermöglicht WEDO die Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit Outlook, Gmail, iCal und allen anderen Kalendern.

Zwei Arten der Synchronisation sind möglich:

* Alle Aufgaben synchronisieren
* Aufgaben pro Thema synchronisieren

## Alle Aufgaben synchronisieren

Um alle Aufgaben mit Ihrem Kalender zu synchronisieren, gehen Sie in Ihr _Profil > Einstellungen > Karteikarte Kalendersynchronisation._

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_calendar_sync_dee44cf046.png)

Wenn Sie Outlook haben, klicken Sie auf den Link «Webcals». Für die anderen können Sie den Link unter dem Titel Google Calendar kopieren und gemäss der Erklärung in WEDO hinzufügen.

## Aufgaben pro Thema synchronisieren

Um die Aufgaben pro Thema zu synchronisieren, gehen Sie zum gewünschten Thema. Klicken Sie dann im Zahnrad auf Synchro Kalender. Gehen Sie dann wie oben erläutert vor.

## Abschluss

Mit der Kalendersynchronisation verpassen Sie keine Termine mehr. Wenn Sie Teil des Abenteuers werden möchten, zögern Sie nicht, eine Probezeit anzufordern. Sie können WEDO während 30 Tagen gratis als Team testen.

Mit WEDO können Sie Ihre Aufgaben mit den Kalendern Outlook, Gmail, iCal und allen anderen synchronisieren.

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Kalendersynchronisation

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Neue Funktion: Themen clever einreichen – jetzt noch einfacher


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Manchmal benötigen Sie nicht mehr Tools zur Aufgabenverwaltung – sondern einfach eine bessere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren.

Genau dieses Problem löst das Kanban-Board. Es bietet Teams eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist – ganz ohne unübersichtliche Checklisten oder versteckte Updates.

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt und zählt heute zu den einfachsten und effektivsten Ansätzen für die Aufgabenverwaltung in Bereichen wie Softwareentwicklung, Marketing, Betrieb und vielen weiteren.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Kanban-Board ist, wie es sich von Scrum unterscheidet, in welchen Anwendungsbereichen es sich besonders eignet und wie Sie es mithilfe des richtigen Kanbantools erfolgreich in Ihren Arbeitsablauf integrieren.

## Was ist ein Kanban-Board?
Fangen wir ganz am Anfang an: Ein [Kanban-Board](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, zur Verfolgung des Fortschritts und zur Übersicht über den Arbeitsstand – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder überfüllte Posteingänge durchsuchen zu müssen.

Im Kern ist das Konzept einfach. Es gibt Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen – etwa „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die je nach Fortschritt von einer Spalte zur nächsten verschoben werden.

Die meisten Kanbantools folgen diesem Prinzip. Sie ergänzen es durch Funktionen wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Tags und die Zuweisung von Aufgaben, damit Teams strukturiert arbeiten können.

Die Idee stammt aus der ursprünglichen Kanban-Methode, die von Toyota entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe in der Fertigung zu steuern. Seitdem hat sich diese Methode zu einer der meistgenutzten Techniken im modernen Projektmanagement entwickelt – besonders für Teams, die Flexibilität und Echtzeit-Transparenz benötigen.

Ob Sie ein Einzelprojekt managen oder mit einem gesamten Entwicklungsteam arbeiten – das Ziel des Boards bleibt gleich: Arbeit sichtbar machen, die Anzahl paralleler Aufgaben begrenzen und den kontinuierlichen Fortschritt sicherstellen.

Und das Beste daran? Für den Einstieg ist keine komplizierte Einrichtung nötig. Ein paar Spalten, ein paar Karten – und schon nutzen Sie ein System, das mit Ihrem Arbeitsablauf mitwächst.

## Kanban vs. Scrum: Wo liegt der Unterschied?
Kanban und Scrum sind zwei beliebte Frameworks innerhalb der agilen Methodik – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Organisation von Arbeit. Wenn Sie bereits mit Aufgabenboards gearbeitet haben, sind Ihnen wahrscheinlich beide begegnet – vielleicht sogar, ohne es zu merken.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf.

![Bild, das Kanban und Scrum vergleicht. Kanban basiert auf einem kontinuierlichen Fluss, Flexibilität, Arbeitsgrenzen (WIP) und sich entwickelnden Prioritäten. Scrum setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise mit definierten Rollen (Scrum Master, Product Owner), zeitlich begrenzten Sprints und Sprintplanung mit festen Liefergegenständen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_de_8974fa7997.png)

Scrum arbeitet mit zeitlich begrenzten Sprints. Teams verpflichten sich für zwei bis vier Wochen auf ein festgelegtes Aufgabenpaket. Dabei gibt es klar definierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Zielen und festen Fristen. Es folgt einem strikten Rhythmus mit regelmäßigen Planungs- und Review-Sitzungen.

Kanban hingegen ist kontinuierlich. Die Arbeit muss nicht auf den Start oder das Ende eines Sprints warten. Stattdessen bewegen sich Aufgaben flexibel durch ein Kanban-Board, was den Teams mehr Spielraum gibt, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Das ist ideal für einen konstanten Arbeitsfluss – etwa bei Support-Anfragen, internen Projekten oder redaktionellen Prozessen –, ohne dass regelmäßig alles neu geplant werden muss.

Während Scrum den Sprint „einschließt“, konzentrieren sich Kanban-Teams darauf, den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Sie setzen häufig sogenannte Work-in-Progress-Limits ein, also eine Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe zu reduzieren. Anstelle von Sprint-Retrospektiven erfolgt die Optimierung schrittweise und kontinuierlich – auf Basis des tatsächlichen Arbeitsflusses.

Dabei schließen sich die beiden Methoden nicht gegenseitig aus: Viele Teams kombinieren sie. Sie planen in Sprints und verfolgen den Fortschritt mit einem Kanbantool. [WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt beide Arbeitsweisen – doch durch das flexible Aufgabenboard eignet sich die Plattform besonders für Teams, die Echtzeit-Transparenz und Anpassungsfähigkeit schätzen.

Wenn Ihre Projekte sich schnell weiterentwickeln, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordern oder keinem festen Sprint-Zyklus folgen, kann die Kanban-Projektverwaltung eine bessere und einfacher umsetzbare Lösung sein – insbesondere mit einem Tool, das für flexible Zusammenarbeit entwickelt wurde.

## Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?
Ein [Kanban-Board](https://kanban.university/kanban-guide/) verwandelt eine Aufgabenliste in etwas Visuelles und Bewegliches. Die Struktur ist einfach: Spalten stellen die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses dar, Karten symbolisieren die jeweiligen Aufgaben. Wenn eine Aufgabe voranschreitet, wird ihre Karte von einer Spalte in die nächste verschoben – in der Regel von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“.

Diese Bewegung ist kein Selbstzweck – sie dient dazu, Arbeitsabläufe zu visualisieren, echten Fortschritt zu verfolgen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten – ganz ohne zusätzliche Sitzungen oder Status-Meetings.

Typische Elemente in einem digitalen Kanbantool:

- **Spalten:** Diese lassen sich an Ihren realen Arbeitsprozess anpassen. Ein Content-Team könnte zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Überprüfung“ und „Veröffentlicht“ verwenden. Ein Software-Entwicklungsteam hingegen nutzt oft „Backlog“, „In Arbeit“, „QA“ und „Freigegeben“.
- **Karten:** Sie stehen für Aufgaben, User Stories oder einzelne Arbeitseinheiten. Häufig enthalten sie einen Titel, eine Beschreibung, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum und einen Status.
- **Bewegung:** Karten wandern über das Board, je nachdem, wie die Arbeit voranschreitet. So erhalten alle Beteiligten in Echtzeit Einblick in den aktuellen Stand – welche Aufgaben aktiv sind, wo es hakt und was bereits abgeschlossen ist.

Die Board-Ansicht schafft Klarheit. Teammitglieder sehen auf einen Blick, wo ihre Aufmerksamkeit gefragt ist – ohne lange Aufgabenlisten durchsuchen zu müssen. Wenn das Kanban-Board konsequent genutzt wird, lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, etwa wenn sich zu viele Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ stauen. So kann das Team gezielt umpriorisieren und den Fokus neu setzen.

Ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist das Limitieren der parallelen Aufgabenbearbeitung (Work-in-Progress-Limit). Das bedeutet: Nur wenige Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet – anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Das reduziert Kontextwechsel, erhöht die Qualität und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Arbeitsfluss.

Das Ergebnis? Ein fokussiertes Team, weniger verlorene Aufgaben – und ein System, das immer aktuell ist, ohne dass jemand daran denken muss, den Status manuell zu aktualisieren.

## Anwendungsbereiche von Kanban-Boards
Die Stärke eines Kanban-Boards liegt in seiner Vielseitigkeit: Es lässt sich mühelos an unterschiedlichste Arbeitskontexte anpassen. Ob in der Softwareentwicklung, im internen Betriebsmanagement oder bei kreativen Projekten – die einfache Struktur eines Boards hilft dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, Reibungsverluste zu minimieren und Prozesse konsistent zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzszenarien, wie Teams mithilfe von Kanban-Projektmanagement organisiert bleiben:

### Softwareentwicklung und IT
Entwicklungsteams setzen häufig auf Kanban, um dynamische Arbeitsabläufe wie Bugfixes, Supportaufgaben oder Feature-Rollouts zu strukturieren. Jede Karte repräsentiert eine User Story, ein Ticket oder eine konkrete Aufgabe und durchläuft Spalten wie „Backlog“, „In Arbeit“, „Code-Review“ und „Freigegeben“.

Besonders in Kombination mit agilen Methoden – oder als flexible Alternative zu festen Sprints – bietet ein Kanbantool den nötigen Überblick. Visualisierungen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Blocker zu reduzieren und den Durchsatz langfristig zu analysieren.

### Produktteams
Von der Roadmap-Planung bis zur Feature-Auslieferung behalten Produktmanager mit Kanban den Überblick über ihre Prioritäten. Karten enthalten häufig technische Spezifikationen, Mockups oder Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Der Product Owner sieht auf einen Blick, was aktuell in Bearbeitung ist und wo es eventuell Verzögerungen gibt.

### Marketing und Kreativteams
Kampagnen, Content-Pipelines oder Design-Anfragen lassen sich mit einem Kanban-Board klar strukturieren. Ein Marketingteam könnte beispielsweise Spalten wie „Ideen“, „In Arbeit“, „Kundenfreigabe“ und „Veröffentlicht“ nutzen. Jede Karte enthält Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Checklisten und Dateianhänge – das gesamte Team hat so jederzeit eine übersichtliche Darstellung des Fortschritts.

### Betrieb, Personalwesen und Verwaltung
Kanban eignet sich nicht nur für technische oder kreative Bereiche. HR-Teams können damit zum Beispiel den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender nachverfolgen. Betriebsteams managen wiederkehrende Aufgaben wie Lagerauffüllung oder Compliance-Checks. Jeder Bereich mit wiederholbaren Arbeitsphasen profitiert von einer Kanban-Vorlage, die den Arbeitsablauf abbildet.

### Agile oder hybride Teams
Für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, ergänzt Kanban bestehende Scrum-Prozesse oder ersetzt sie teilweise. Ein Scrum-Team kann ein Kanban-Board nutzen, um das Sprint-Backlog und den Fortschritt während täglicher Stand-ups zu visualisieren. Hybride Ansätze wie Scrumban kombinieren die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum – und liefern damit das Beste aus beiden Welten.

Ob Ihr Team vor Ort oder verteilt arbeitet – ein Kanbantool hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, ohne Mikromanagement. Es vereinfacht die Koordination, verbessert die Transparenz und eignet sich für nahezu jedes Projekt.

## Das richtige Kanbantool wählen
Um das volle Potenzial eines Kanban-Boards auszuschöpfen, ist das richtige Tool entscheidend. Einige Anwendungen setzen auf Einfachheit, während andere zusätzliche Strukturen bieten – ideal für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kanbantools oder einer Projektmanagement-Plattform achten sollten:

### Anpassbare Arbeitsabläufe
Ihr Tool sollte es ermöglichen, ein Board zu erstellen, das Ihre [tatsächlichen Prozesse widerspiegelt](https://wedo.com/de/features/tasks). Dazu gehört die Möglichkeit, Spalten umzubenennen, ihre Reihenfolge zu ändern und Aufgaben so zu organisieren, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist.

### Geteilte Ansichten für mehr Transparenz
Ein klares Board hilft allen Teammitgliedern, sofort zu erkennen, woran gearbeitet wird, was blockiert ist und was bereits erledigt wurde. Alle sollten Zugriff auf dieselbe Aufgabenliste haben und in Echtzeit Aktualisierungen vornehmen können – ohne zusätzliche Sitzungen oder Check-ins.

### Integrierte Aufgabendetails
Ein gutes Kanban-Board erlaubt es, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitstermine zu setzen und Kontextinformationen direkt auf der Karte hinzuzufügen. Das erleichtert die Nachverfolgung – besonders bei Aufgaben mit mehreren Beteiligten oder strikten Fristen.

### Echtzeit-Transparenz
Änderungen sollten sofort sichtbar sein. Ein Board, das Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt, vereinfacht das Aufgabenmanagement ohne überflüssige Nachrichten oder doppelte Arbeit. Es unterstützt Teams zudem dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu Blockern werden.

### Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Ein Kanban-Board entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn es sich in den bestehenden Workflow einfügt. Idealerweise unterstützt das Projektmanagement-Tool nicht nur die visuelle Darstellung mit Karten, sondern auch die Erstellung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben – ohne den Wechsel zwischen mehreren Plattformen.

## Kanban-Boards in WEDO nutzen
Wenn Ihr Team bereits Aufgaben in WEDO verfolgt, benötigen Sie kein neues Tool und keine zusätzlichen Schritte, um ein [Kanban-Board](https://wedo.com/de/tag/kanban-de) einzurichten – es ist bereits vollständig in die Plattform integriert.

Jeder Arbeitsbereich in [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen eine Board-Ansicht im Spaltenformat, in der Aufgaben nach Abschnitten organisiert sind. Diese Abschnitte lassen sich so strukturieren, dass sie den tatsächlichen Arbeitsprozess Ihres Teams widerspiegeln – sei es „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“ oder eine spezifischere Abfolge wie „Planung / Freigabe / Launch“.

Sobald Aufgaben voranschreiten, können sie per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben aktiv sind, welche abgeschlossen wurden und wo eventuell noch Eingaben von anderen Teammitgliedern fehlen.

Jede Aufgabe in WEDO kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden – mit einem klaren Fälligkeitsdatum, Notizen und optionalen Status-Updates. Dank Filterfunktionen nach Frist, Status oder Zuständigkeit sehen Sie sofort, was Aufmerksamkeit erfordert, ohne das gesamte Board durchzugehen.

Was WEDO besonders effektiv macht, ist die nahtlose Verbindung Ihres Kanban-Boards mit dem restlichen Arbeitsablauf. Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt oder einem gemeinsamen Projektbereich hinzugefügt werden, sind automatisch für das gesamte Team sichtbar – nichts geht verloren.

Sie müssen keine Notizen manuell übertragen oder separate Aufgabenlisten erstellen – alles bleibt an einem Ort, wird in Echtzeit aktualisiert und ist leicht nachvollziehbar.

Ob Sie ein ganzes Projekt steuern oder einfach Ihren Arbeitsalltag besser organisieren möchten – WEDO bietet Ihrem Team ein Kanbantool, das leicht zu bedienen ist und mit Ihrem Workflow mitwächst.

## Fazit
Ein Kanban-Board dient nicht nur der Aufgabenverwaltung – es hilft Teams dabei, ihre Arbeit klar zu sehen, den Fokus zu behalten und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Ob in der Produktentwicklung, im Betrieb, Marketing oder in der Softwareentwicklung – die Kanban-Methode bietet ein System, das leicht verständlich und langfristig anwendbar ist.

Mit WEDO lässt sich dieser Ansatz mühelos in den Arbeitsalltag Ihres Teams integrieren. Sie können Aufgaben direkt während Sitzungen erstellen, in einer klaren Board-Ansicht organisieren und den Fortschritt im Blick behalten – ganz ohne ein zusätzliches Tool.

Bereit, Ihre Projekte mit mehr Klarheit und weniger Reibung zu managen? Starten Sie jetzt Ihre [kostenlose Testversion](https://wedo.com/de/signup) von WEDO – und erleben Sie, wie einfach modernes Projektmanagement mit einem leistungsstarken Kanbantool sein kann.

Erfahren Sie, wie Kanban-Boards funktionieren, wie sie sich von Scrum unterscheiden und wie Sie sie teamübergreifend mit Echtzeit-Transparenz in WEDO nutzen können.

Illustration mit dem Text „Was ist ein Kanban-Boards?“ links und Task-Karten-Symbolen in einem Raster rechts, auf blauem Hintergrund.

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Was ist ein Kanban-Board? Tools, Apps und Projektanwendungen im Überblick

Entdecken Sie, wie task batching die Konzentration stärkt und Kontextwechsel reduziert. Erfahren Sie, wie WEDO Teams dabei unterstützt, Arbeit besser zu organisieren, zu priorisieren und effizient abzuschließen.

Bild mit orangefarbenem Hintergrund und dem Titel „Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus“, mit einem Zahnrad-Symbol mit einer Person darin, verbunden mit drei abgehakten Kästchen, die gruppierte Aufgaben darstellen.

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Task Batching: Ähnliche Aufgaben effektiv bündeln

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Fälligkeit

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