Vom Entwurf bis zur Bauüberwachung: Steuern Sie Ihre Architekturprojekte mit WEDO

In einem Architekturbüro ist jedes Projekt eine Reise – vom ersten Entwurf bis zur Schlüsselübergabe. Zwischen Teamsitzungen, Kundenabstimmungen, Handwerkerkoordination und Terminkontrollen wird das Projektmanagement jedoch schnell zur Herausforderung. Verstreute Dokumente, überquellende E-Mail-Postfächer und mühsam zusammengetragene Protokolle bremsen Ihre Kreativität und setzen Ihre Fristen unter Druck.

Bauprojekte bringen mehrere zentrale Herausforderungen für die Zusammenarbeit mit sich:

• Multistakeholder-Kollaboration orchestrieren und Informationen beherrschen

  Versionen, Beschlüsse und Zuständigkeiten zentralisieren, um Duplikate, Datenverluste und Missverständnisse zu vermeiden.

• Fristen einhalten und Abweichungen kontrollieren

  Wichtige Meilensteine visualisieren, Abhängigkeiten verfolgen und Benachrichtigungen nutzen, um den Zeitplan einzuhalten.

• Compliance sicherstellen und Bauprozesse strukturieren

  Behördliche Schritte (Bewilligungen, Ausschreibungen, Arbeitssicherheit) mit Checklisten und lückenloser Nachvollziehbarkeit planen.

• Vertragliche Risiken managen und Verantwortlichkeiten klären

  Klarheit beim Projektumfang schaffen, Änderungen rechtssicher dokumentieren und Beschlüsse verbindlich archivieren.

• Das Projektteam operational ausrichten

  Der richtigen Person zur richtigen Zeit die passende Aufgabe mit allen Kontextinformationen zuweisen – und Sitzungen effizient leiten.

• Nahtlose externe Kommunikation fördern

  Den Austausch mit Bauherren, Fachplanern und Unternehmern strukturieren für eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller Entscheide.

• Gesamten Projektfortschritt steuern

  Ein übersichtliches Dashboard für Arbeitslast, Fortschritt und Prioritäten nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie wäre es, wenn Sie all diese Aspekte in einem einzigen, intuitiven und kollaborativen Arbeitsbereich zentralisieren könnten?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie WEDO Sie dabei unterstützt, Ihre Architekturprojekte von A bis Z zu steuern – vom ersten Entwurf bis zur Übergabe. Das Tool wird zu Ihrem digitalen Leitfaden, mit dem Sie Ihre Kommunikation bündeln, Ihre Teams koordinieren und in jeder Projektphase die Kontrolle behalten. Wir zeigen Ihnen konkret, wie ein Architekturbüro WEDO nutzen kann, um das Projektmanagement in einen echten Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

In einem Architekturbüro ist jedes Projekt eine Reise – vom ersten Entwurf bis zur Schlüsselübergabe. Zwischen Teamsitzungen, Kundenabstimmungen, Handwerkerkoordination und Terminkontrollen wird das Projektmanagement jedoch schnell zur Herausforderung. Verstreute Dokumente, überquellende E-Mail-Postfächer und mühsam zusammengetragene Protokolle bremsen Ihre Kreativität und setzen Ihre Fristen unter Druck.

Bauprojekte bringen mehrere zentrale Herausforderungen für die Zusammenarbeit mit sich:

• Multistakeholder-Kollaboration orchestrieren und Informationen beherrschen

  Versionen, Beschlüsse und Zuständigkeiten zentralisieren, um Duplikate, Datenverluste und Missverständnisse zu vermeiden.

• Fristen einhalten und Abweichungen kontrollieren

  Wichtige Meilensteine visualisieren, Abhängigkeiten verfolgen und Benachrichtigungen nutzen, um den Zeitplan einzuhalten.

• Compliance sicherstellen und Bauprozesse strukturieren

  Behördliche Schritte (Bewilligungen, Ausschreibungen, Arbeitssicherheit) mit Checklisten und lückenloser Nachvollziehbarkeit planen.

• Vertragliche Risiken managen und Verantwortlichkeiten klären

  Klarheit beim Projektumfang schaffen, Änderungen rechtssicher dokumentieren und Beschlüsse verbindlich archivieren.

• Das Projektteam operational ausrichten

  Der richtigen Person zur richtigen Zeit die passende Aufgabe mit allen Kontextinformationen zuweisen – und Sitzungen effizient leiten.

• Nahtlose externe Kommunikation fördern

  Den Austausch mit Bauherren, Fachplanern und Unternehmern strukturieren für eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller Entscheide.

• Gesamten Projektfortschritt steuern

  Ein übersichtliches Dashboard für Arbeitslast, Fortschritt und Prioritäten nutzen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wie wäre es, wenn Sie all diese Aspekte in einem einzigen, intuitiven und kollaborativen Arbeitsbereich zentralisieren könnten?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie WEDO Sie dabei unterstützt, Ihre Architekturprojekte von A bis Z zu steuern – vom ersten Entwurf bis zur Übergabe. Das Tool wird zu Ihrem digitalen Leitfaden, mit dem Sie Ihre Kommunikation bündeln, Ihre Teams koordinieren und in jeder Projektphase die Kontrolle behalten. Wir zeigen Ihnen konkret, wie ein Architekturbüro WEDO nutzen kann, um das Projektmanagement in einen echten Wettbewerbsvorteil zu verwandeln.

In einem Schweizer Architekturbüro folgen die meisten Projekte einem wiederkehrenden Rahmen gemäss der Ordnung SIA 102. Diese Norm gliedert den Ablauf eines Projekts in 5 zentrale Phasen, die als roter Faden von Beginn bis zum Abschluss des Mandats dienen:

• Strategische Planung: Bedarfsformulierung und Lösungsstrategien
• Vorstudien: Definition der Bauaufgabe, Machbarkeitsstudie und Verfahren zur Auswahl der Planer
• Projektierung: Vorprojekt, Bauprojekt und Baubewilligungsverfahren
• Ausschreibung: Ausschreibung, Angebotsevaluierung und Vergabeantrag
• Realisierung: Ausführungsprojekt, Ausführung des Bauwerks, Inbetriebnahme und Abschluss

Die Kunst liegt also nicht darin, die Methodik ständig neu zu erfinden, sondern sie projektübergreifend konsequent und termingerecht umzusetzen.

Genau hier bietet WEDO einen echten Mehrwert: durch ein stabiles und einheitliches Gerüst, das Ihr Projektmanagement strukturiert. Protokollvorlagen, auf Ihre Projektphasen abgestimmte Checklisten, klare Verantwortlichkeiten und ein zentrales Tracking: Alles ist darauf ausgelegt, wichtige Meilensteine einzuhalten und eine einheitliche Projektüberwachung zu gewährleisten – unabhängig vom Team oder der Komplexität des Mandats.

Das Ergebnis: weniger Versäumnisse, weniger Abweichungen, eine höhere Wiederholbarkeit und eine durchgängig hohe Ausführungsqualität – vom ersten Entwurf bis zur finalen Übergabe.

Damit Ihr Projekt-Tracking durchgängig einheitlich bleibt, beginnen Sie am besten mit einem Vorlage-Arbeitsbereich, der auf Ihren wichtigsten Phasen, Meilensteinen und Aufgaben basiert. So standardisieren Sie Ihr Vorgehen und gewährleisten eine reibungslose Ausführung über alle Projekte hinweg.

🚀 Duplizieren Sie einfach die Vorlage für jedes neue Projekt, um direkt mit einem nahtlosen, durchgängigen Tracking zu starten.

Die wichtigsten Schritte zum Aufbau Ihres Vorlage-Arbeitsbereichs in WEDO

• Phasen mithilfe von Abschnitten strukturieren

  Erstellen Sie einen Abschnitt pro Projektphase, um Ihr Gerüst festzulegen (zum Beispiel in Anlehnung an die Phasenstruktur der SIA 102).

• Aufgaben für jede Phase importieren/erstellen

  Definieren Sie die erforderlichen Aktionen für jeden Schritt.

  💡 Wenn bestimmte Aufgaben immer von denselben Personen erledigt werden, weisen Sie diese direkt im Vorlage-Arbeitsbereich zu.

• Meilensteine setzen, um Schlüsselmomente hervorzuheben

  Meilensteine dienen als zentrale Referenzpunkte innerhalb jeder Phase – etwa der Abschluss der Vorstudie, der Start der Vorprojektphase oder die finale Freigabe zum Abschluss der Ausführung.

  💡 Sie können einen Meilenstein einer verantwortlichen Person zuweisen, um die pünktliche Fertigstellung sicherzustellen, und bei Bedarf ein Zieldatum festlegen.

• Relevanten Tabs auswählen

Wählen Sie die aktiven Tabs aus und legen Sie Ihre Standardansicht fest. Für das Projektmanagement empfehlen wir die Aktivierung von:

• Übersicht: Beschreibung, Teammitglieder, Status, Diagramme und Gesamtfortschritt
• Sitzungen: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung Ihrer Projektsitzungen
• Aufgaben: Listen-, Kanban- oder Tabellenansichten mit massgeschneiderten Sortier- und Filteroptionen
• Gantt: Übersichtliche Zeitplanung und Fristenkontrolle Ihrer Projektaufgaben
• Dateien: Zentral geteilte Dokumente und wichtige Links
• Feed: Zusammenfassung wichtiger Aktualisierungen (Statusänderungen, Notizen, erledigte Aufgaben, Kommentare, Entscheidungen)

🚀 Bereit für Ihr nächstes Projekt? Duplizieren Sie einfach Ihren Vorlage-Arbeitsbereich und legen Sie mit wenigen Klicks los.

✅ Steuern Sie Ihr Projekt anschliessend mit diesen Aufgaben-Tools:

Aufgaben nach Abschnitten sortieren

In dieser Übersicht sehen Sie die wichtigsten Projektphasen zusammen mit allen aufgelisteten Aufgaben und Meilensteinen. Verschieben Sie Aufgaben ganz einfach per Drag-and-Drop zwischen den Phasen.

Fristen festlegen

Weisen Sie Fälligkeitsdaten schnell über das Zauberstab-Tool zu oder wählen Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig aus. Sparen Sie wertvolle Zeit bei der Planung anstehender Termine.

Abhängigkeiten definieren

Vermeiden Sie verfrühte Starts: Legen Sie klare Aufgabenabhängigkeiten fest (z. B. Prozessketten, die an einen spezifischen Meilenstein geknüpft sind). Das choreografiert die exakte Ausführungsreihenfolge, hält noch nicht freigegebene Aufgaben zurück und berücksichtigt Änderungen im Ablauf vollautomatisch.

Gantt-Ansicht für eine effiziente Planung anzeigen

Wechseln Sie mit einem Klick in die Gantt-Ansicht, um Ihren Zeitplan visuell darzustellen. Reorganisieren Sie Ihren Ablauf direkt im Diagramm: Weisen Sie Aufgabenverantwortliche neu zu, passen Sie Aufgabendauern an, fügen Sie Abschnitte hinzu oder verschieben Sie diese, und verschieben Sie Termine automatisch, wenn Aufgaben durch Abhängigkeiten verknüpft sind.

Da Architektur- und Bauprojekte klare Phasen durchlaufen, können Sie in WEDO den Status direkt auf Ebene des Arbeitsbereichs definieren – und jede Aktualisierung mit einer Notiz oder zentralen Information verknüpfen, die für alle Teammitglieder sichtbar ist. Erfahren Sie im Detail, wie Sie Ihre Projekte effektiv steuern, ohne das Wesentliche aus den Augen zu verlieren.

Im weiteren Verlauf des Artikels heben wir die wichtigsten WEDO-Funktionen für die Projektkommunikation hervor (geteilte Status, Sitzungsprotokolle, benutzerdefinierte Ansichten und Filter), um klare, nachvollziehbare und für das gesamte Team zugängliche Informationen zu gewährleisten.

Aktivitäten-Feed

Der Aktivitäten-Feed zentralisiert alle Vorgänge in Ihrem Arbeitsbereich in Echtzeit. Verfolgen Sie Aktualisierungen, Entscheidungen und Diskussionen auf einen Blick, ohne durch mehrere Tabs navigieren zu müssen – für eine klare, unkomplizierte Übersicht über Ihren Projektfortschritt. Über den Aktivitäten-Stream können Sie:

• Den Verlauf der Projekt-Statusaktualisierungen einsehen
• Mit einem Klick auf alle globalen Projektnotizen zugreifen
• Die zuletzt erledigten Aufgaben verfolgen
• Kommentare innerhalb von Aufgaben durchsuchen
• In Folgesitzungen festgehaltene Entscheidungen anzeigen

Der Tab „Übersicht“

Beginnen Sie im Tab „Übersicht“ damit, den Rahmen abzustecken: Beschreiben Sie in wenigen Zeilen das Projektziel, den Projektumfang, die wichtigsten Rahmenbedingungen und die anstehenden Meilensteine. Identifizieren Sie anschliessend das Team: Benennen Sie die Projektleiter als Moderatoren und klären Sie die Rolle aller Beteiligten – damit transparent ist, wer führt, wer zuarbeitet und wer freigibt.

Der neueste Status wird direkt oben im Tab angezeigt. So sehen alle Beteiligten sofort, wo das Projekt steht und welche Aktualisierungen kürzlich veröffentlicht wurden. Diese Ansicht hebt auch das Start- und Enddatum des Projekts hervor und bietet sofortigen Kontext für den gesamten Zeitplan.

Zwei zentrale Diagramme verdeutlichen sofort den Projektverlauf: Das Burndown-Diagramm zeigt die Geschwindigkeit, mit der die verbleibende Arbeit abgebaut wird (Einhaltung von Fristen, Ausführungstempo), während das Burnup-Diagramm den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zum Gesamtumfang darstellt. Diese Diagramme erleichtern es, Abweichungen zu erkennen, Risiken vorauszusehen und das Team voll auf das Endziel auszurichten.

Projektportfolio-Ansicht

In WEDO können Sie ein Team erstellen, das mehrere Projekte zusammenfasst, und auf einen Blick eine globale Übersicht über den Fortschritt basierend auf dem Prozentsatz der erledigten Aufgaben erhalten. Diese Zusammenfassung zeigt den Titel jedes Projekts, den Gesamfortschritt, den aktuellen Status, das Fälligkeitsdatum und die Moderatoren – in der Regel die Projektleiter. Sie eignet sich hervorragend, um Prioritäten zu setzen, Lücken zu erkennen und Ihr Portfolio zu steuern, ohne den Überblick zu verlieren.

Projekte nach Fortschritt, Status oder Fälligkeitsdatum sortieren

Sortieren Sie Ihre Projekte aus dieser Übersicht heraus mit einem einzigen Klick auf den Spaltenkopf:

• Nach Fortschritts-Prozentsatz anzeigen: Behalten Sie den Fertigstellungsgrad im Blick.
• Nach Status klassifizieren: Gruppieren Sie Projekte schnell nach „Planmässig“, „Gefährdet“, „In Verzug“, „Zurückgestellt“ oder „Abgeschlossen“.
• Nach Fälligkeitsdatum ordnen: Sortieren Sie Projekte chronologisch auf- oder absteigend.

Diese Übersicht eignet sich hervorragend, um Dringlichkeiten rasch zu erkennen, Prioritäten zu planen und den Überblick über alle laufenden Projekte zu behalten.

Das Sitzungsmodul von WEDO dient als Ihr Cockpit für die Projektnachbereitung. Bereiten Sie Traktandenlisten im Team vor (Themen, Anhänge, Ziele), strukturieren Sie Sitzungen mit wiederverwendbaren, auf Schlüsselphasen zugeschnittenen Vorlagen, und entscheiden sowie verfolgen Sie: Jede wichtige Entscheidung wird festgehalten, mit Zeitstempel versehen, mit dem Projekt verknüpft und ist für alle zugänglich.

🎯 Ihr Vorteil: Sie verfolgen Diskussionen mit Ihren Kunden systematisch, demonstrieren eine erstklassige Betreuung und stärken nachhaltig Ihre Kundenbeziehungen.

So verwandeln Sie Besprechungen in Resultate:

• Aufgaben direkt zuweisen: Erstellen und verteilen Sie Aufgaben noch während der Sitzung. Legen Sie Verantwortliche, Fristen und Prioritäten fest, um Diskussionen sofort in einen klaren, handlungsfähigen Plan zu übersetzen.
• Protokolle auf Knopfdruck: Generieren Sie am Ende mit nur einem Klick das vollständige Sitzungsprotokoll und teilen Sie es umgehend mit allen relevanten Beteiligten.
• Nahtloses Tracking: Die Nachverfolgung setzt sich direkt über Ihre bevorzugte Aufgabenansicht fort – ob Liste, Kanban, Tabelle oder Gantt-Diagramm.

Das Ergebnis: Kürzere Sitzungen, verbindliche Entscheidungen und eine Projektausführung, die sich nie zwischen E-Mails verliert.

Ingenieure, Ingenieurbüros, Fachplaner oder andere externe Partner: WEDO ermöglicht es Ihnen, diese mühelos in Ihre Projekte einzubinden – bei voller Kontrolle über Zugriffsrechte und Inhalte.

🔒 Volle Datensicherheit: Sie bestimmen exakt, wer welche Projektbereiche, Sitzungen, Aufgaben und Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.

So gelingt die externe Projektkoordination:

• Gesteuerter Zugriff auf den Projekt-Arbeitsbereich: Laden Sie Ihre Fachplaner als externe Benutzer gezielt in den passenden Arbeitsbereich ein. Externe Partner·innen sehen den Kontext, prüfen wichtige Dokumente und verfolgen den Fortschritt über alle Phasen hinweg.
• Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben: Weisen Sie Aktionen mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und Fälligkeitsdaten zu. Alle Beteiligten wissen exakt, was bis wann zu erledigen ist.
• Flexible Berechtigungssteuerung in Sitzungen: Für Sitzungen können die Teilnehmenden Traktandenlisten und Protokolle eigenständig prüfen. Je nach Phase der Sitzung kann das Architekturbüro externen Partnern erlauben, zur Traktandenliste beizutragen, oder deren Zugriff auf Leserechte beschränken.
• Zentrales Dokumentenmanagement: Dateien (Anhänge, Pläne, technische Dokumente) können im gemeinsamen Bereich geteilt, an Sitzungen angehängt oder direkt mit Aufgaben verknüpft werden – für ein klares und zentralisiertes Dokumentenmanagement.
• Zentralisierte Kommunikation: Nutzen Sie den Aufgaben-Chat und die Kommentarfunktion in Protokollen für den direkten Austausch mit allen Beteiligten. So bleiben sämtliche Absprachen lückenlos nachvollziehbar.

• Zusammenarbeit orchestrieren und Informationen steuern

  Strukturierte Projekträume, klar definierte Rollen, ein Entscheidungsprotokoll und eine zentralisierte Dokumentation.

• Termine einhalten und Abweichungen kontrollieren

  Wichtige Meilensteine setzen, Abhängigkeiten festlegen, mit Gantt-Diagrammen vorausschauend planen und Fortschrittsindikatoren in Echtzeit verfolgen.

• Compliance sicherstellen und Prozesse strukturieren

  An Branchenanforderungen (wie SIA 102) angepasste Vorlagen erstellen, auf zeitgestempelte Aktivitätenverläufe zugreifen und Bauakten rechtssicher ablegen.

• Vertragliche Risiken steuern und Verantwortlichkeiten klären

  Projektstatus aktualisieren, eine vollständige Nachvollziehbarkeit wichtiger Entscheidungen gewährleisten sowie Nachweise direkt an Aufgaben und Sitzungen binden.

• Teams bei der operationalen Ausführung ausrichten

  Aufgaben mit klaren Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten zuweisen, flexible Ansichten nutzen (Liste, Kanban, Tabelle, Gantt) und Sitzungen mit direkter Massnahmenerstellung in Echtzeit durchführen.

• Externe Kommunikation rationalisieren und Beteiligte einbinden

  Mit externen Parteien auf einer einheitlichen Plattform zusammenarbeiten, Aufgaben delegieren sowie Sitzungsprotokolle und technische Dokumente sicher teilen.

• Portfolioübergreifende Übersicht behalten

  Auf klare Dashboards und eine multiprojektübergreifende Übersicht zugreifen, die Status, Fertigstellungsgrad in Prozent, anstehende Fristen und die zuständige Projektleiter anzeigt.

WEDO schafft den Rahmen, rationalisiert die Nachverfolgung und hält Ihre Teams auf Kurs. Basiert auf einer robusten Struktur und lückenloser Nachvollziehbarkeit bleibt die Kommunikation klar und die Projektziele im Blick – von der ersten Skizze bis zur finalen Schlüsselübergabe.

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Möchten Sie WEDO in Aktion sehen? Buchen Sie eine geführte 30-minütige Demo, die speziell auf Ihre individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufe zugeschnitten ist.

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Bildnachweis: Mélissande Pochon - Celynek

Erfahrungsbericht von Mélissande Pochon, HES-Architektin, Dessein Architecture

«60 % Optimierung für 40 % Improvisation.»

Die Entscheidung, nach einem Tool wie WEDO zu suchen, fiel schlichtweg aus dem Grund, dass die Optimierung unseres internen Managements – insbesondere im Projektmanagement – unumgänglich geworden war.

Während meines CAS in Bauprojektmanagement ist mir eine Einleitung eines Dozenten besonders in Erinnerung geblieben: „60 % Optimierung für 40 % Improvisation.“

Dieser Satz fühlte sich für mich wie ein Weckruf an. Da sich die Belegschaft von Dessein innerhalb von fünf Jahren verdreifacht hatte, war dies ein hervorragender Anlass, unsere internen Abläufe zu überdenken und zu stärken. Im Anschluss an dieses CAS war klar, dass eine konkrete organisatorische Unterstützung eingeführt werden musste.

Als Akteur im Bausektor decken wir die SIA-Phasen 1 bis 5 in mehreren Kantonen ab. Um Zeitverluste zu reduzieren und die Informationsübergabe zu klären, brauchten wir ein Tool, das uns hilft, Ordnung zu schaffen und eine klare Sicht auf all unsere Aktivitäten zu bewahren – gerade in einer Zeit, in der die Verfahren immer aufwendiger werden.

Mit WEDO sind wir endlich in der Lage, unsere Projekte auf einfache Weise zu strukturieren. Wir sehen direkt die Phasen, die Aufgaben, wer was tut und wie die Dinge voranschreiten. Offen gesagt verändert das alles: Wir fühlen uns besser organisiert und vermeiden Missverständnisse.

Die Zusammenarbeit im Büro hat sich seit der Einführung der Plattform spürbar weiterentwickelt. Der Austausch verläuft flüssiger, jeder weiss, wo die anderen stehen, und das ermöglicht uns, reaktionsfähiger zu sein. Wir kommunizieren schlichtweg besser!

Für Sitzungen ist WEDO zu einem festen Reflex geworden. Wir bereiten unsere Traktanden im Voraus vor, halten Entscheidungen und Aufgaben direkt während der Besprechung fest und verfolgen anschliessend problemlos nach, was zu tun ist. Ob untereinander oder mit Kunden und externen Partnern – es hilft uns, stets auf gleicher Linie zu bleiben.

Ehrlich gesagt liegen die Hauptvorteile für uns in der Zeitersparnis, der Klarheit und dem Zugewinn an Gelassenheit. Wir fühlen uns strukturierter, verfolgen unsere Projekte besser nach und arbeiten viel effizienter zusammen – sowohl intern als auch extern.