Wenn wir es uns gewohnt sind, mit unseren Kollegen täglich zusammenzuarbeiten, ist es nicht leicht auf einmal für eine längere Zeit von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig die gewohnte Effizienz hochzuhalten. Wie können wir nun die Zusammenarbeit im Team verbessern, damit die Bearbeitung der Projekte und die Durchführung von Sitzungen weiterhin effizient abläuft?

Dabei geht es zuerst einmal darum, einfache und intuitive Tools für die Zusammenarbeit zu nutzen, um die Effektivität Ihrer Teams sicherzustellen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine gute Übersicht, indem Sie Ihre wichtigsten Aktivitäten auf einer kollaborativen Plattform zusammenführen.

WEDO ist eine Web-Lösung, welche die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen auch aus der Ferne erleichtert. Arbeiten Sie mit WEDO weiter an Ihren Projekten mit privaten Arbeitsbereichen und kollaborativem Aufgabenmanagement. Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor und führen Sie sie mit Hilfe einer Videokonferenz durch, um die Teilnehmer auch wirklich zu sehen. Teilen Sie Ihren Bildschirm in der Videokonferenz, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind.

WEDO ist der perfekte Verbündete für Ihr Home-Office! Wir erklären es Ihnen mit diesem Artikel.

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## Bereiten Sie Ihre Remote-Sitzungen auf kooperative Weise vor

Um einen reibungslosen Ablauf einer Sitzung aus der Ferne zu gewährleisten, müssen die Redner gleich gut vorbereitet sein, wie bei einer physischen Sitzung.

Mit WEDO kann jeder Teilnehmer die Traktanden Vorbereiten für die er zuständig ist. Die Besprechungspunkte können bereits mit Absätzen, Dateien und Aufgaben versehen werden, damit am Tag der Besprechung alles möglichst effizient abläuft. Die Teilnehmer können auch private Notizen eingeben, wenn sie ihre künftigen Beiträge für die virtuelle Sitzung persönlich vorbereiten möchten. Wenn die Traktandenliste vorbereitet ist, kann der Zeitpunkt der Videokonferenz mit allen Teilnehmern geteilt werden, damit dann auch jeder rechtzeitig teilnehmen kann.

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## Wählen Sie eine Videokonferenz-Lösung

Bei WEDO sind wir es gewohnt per Remote zu arbeiten und gleichzeitig eine aktive Zusammenarbeit sicherzustellen. Deshalb haben wir uns für Lösungen wie Zoom oder Slack entschieden, um die Verbindung zwischen unseren Teammitgliedern beibehalten, auch wenn diese von zu Hause aus arbeiten.

Es ist durchaus denkbar, WEDO für Ihre Videokonferenzen zu nutzen. Wählen Sie gemeinsam mit unserem Tool die passende Zusatzlösung für Ihre Bedürfnisse. Mit den Videokonferenz-Lösungen von _Zoom_, _Slack_ oder _Microsoft Teams_ können Sie Ihren Bildschirm mit allen Teilnehmern teilen, um Ihre virtuelle Sitzung optimal zu beleben. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Durchführung von Ferngesprächen haben, zögern Sie nicht, vor Ihrem ersten Treffen einige Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie das Werkzeug in der Hand haben.

Während des Video-Meetings vervollständigt der Protokollführer oder die Protokollführerin den Bericht in Echtzeit. Die dynamische und schnelle Erstellung der Notizen können die intensive Diskussionen festgehalten werden. Nach der Videokonferenz können Ihre Teams nahtlos weiterarbeiten, da Sie die protokollierten Informationen direkt Abrufen können, natürlich auch wenn Sie im Home-Office arbeiten. 

Um sicherzustellen, dass Ihre Teams jederzeit per Remote zusammenarbeiten können, wählen Sie eine Videokonferenz-Lösung aus und kombinieren Sie diese mit WEDO.

Beachten Sie, dass es bei jeder Lösung auswählen können, ob die Kommunikation mit oder ohne Video erfolgen soll. Damit Ihr digitaler Austausch sich wie ein echtes Meeting anfühlt, lassen Sie die Kamera an. 🙂

Die Lösung für Videokonferenzen, die wir bei WEDO bevorzugen ist Zoom. Wir nutzen diese Lösung um Netzwerke einzurichten, Vorführungen durchzuführen oder Supportfälle zu klären. Mit einem einfachen Link gelangen die Teilnehmer in einen virtuellen Raum und nehmen so am Treffen teil. Das Tool ist attraktiv, da es keine Vorinstallation für alle Teilnehmer erfordert. Nur der Veranstalter der Sitzung muss ein Konto erstellen, um einen Link zu generieren, damit seine Kollegen dem virtuellen Raum beitreten können. Ausserdem kann jeder Teilnehmer hat mit Zoom die Möglichkeit, seinen Bildschirm zu teilen. Die Lösung ist kostenlos, sofern Ihre Sitzung höchstens 40 Minuten dauert und weniger als 100 Teilnehmer erreicht.

Machen Sie es wie wir, nutzen Sie WEDO zusammen mit Zoom, damit Ihre Videokonferenzen problemlos verlaufen.

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## Teilen Sie Ihre Aufgaben in Ihren Teams über kollaborative Arbeitsbereiche

Neben dem Sitzung-Management bietet WEDO Ihnen die Möglichkeit, Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit Ihrer Teams zu schaffen. Ein Arbeitsbereich ist einfach eine Gruppe von Personen, mit denen Sie Sitzungen und Aufgaben teilen können. Schaffen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Sitzungen, Abteilungen oder Projekte.

Im Home-Office ist es nicht immer leicht, die besten Art zu finden, um Fragen zu stellen, um eine Meinung einzuholen oder um ein Feedback zu bitten. Mit dem Kommentarsystem auf der Plattform können Sie sich ohne E-Mail oder Telefonkontakt schnell an einen Kollegen wenden. In diesen kollaborativen Bereichen kommunizieren Sie mühelos. Sie kommentieren die Aufgaben, um wichtige Informationen auszutauschen. Behalten Sie die laufenden Aufgaben im Auge und entscheiden Sie sich für einen einfachen und intuitiven Kommunikationsweg.

Reduzieren Sie direkte Interaktionen und nutzen Sie die Arbeitsbereiche, um Informationen weiterzuleiten, um sich über laufende Fälle auf dem Laufenden zu halten und um den Fortschritt der verschiedenen Projekte und Aktionen Ihrer Teams sicherzustellen.

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## Teilen Sie Dateien mit Ihren Teams

Jeder Arbeitsbereich enthält ein Dateien Tab, die wie ein zentraler Ordner funktioniert. So können Sie verschiedene Dokumente mit Ihrem gesamten Team teilen. Diese Dateien können auch als Anhang zu den Aufgaben oder Tagesordnungspunkten Ihrer Sitzungen angehängt werden.

Stellen Sie Ihren Teams alle für die tägliche Arbeit notwendigen Unterlagen zur Verfügung. Ihre Mitarbeitenden werden über alle Informationen verfügen, die Ihnen bei der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben im Büro oder zu Hause nützlich sind.

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Mit diesem Artikel haben wir verschiedene Lösungen aufgezeigt, die es Ihnen ermöglichen, auch aus der Ferne effizient im Team zu arbeiten! Wählen Sie einfach Tools aus, die die Zusammenarbeit erleichtern und so eine einfache und effiziente Kommunikation sicherstellen. Mit einer Kooperationsplattform wie WEDO können Sie alle für das reibungslose Funktionieren Ihres Teams wesentlichen Informationen an einem Ort zusammenfassen.

Sie möchten, dass Ihre Teams auch aus der Ferne unkompliziert zusammenarbeiten können?

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**Info:** WEDO bietet einen Support-Chat an! Wir interagieren direkt mit unseren Nutzern und antworten in der Regel in weniger als 20 Minuten. Unser Team steht Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung, um sie individuell bei der Entdeckung unseres Tools zu begleiten.

Die von uns im Artikel empfohlenen Videokonferenz-Tools: Zoom, Slack und Microsoft Teams.

Stellen Sie die Verbindung zu Ihren Teams sicher, indem Sie WEDO mit einer Videokonferenz-Lösung kombinieren. Unsere SaaS Plattform bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich von zu Hause aus mit dem Netzwerk seiner Organisation zu verbinden und so eine aktive Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten. Mit diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie mit Ihren Teams aus der Ferne interagieren können.

Ein Mann arbeitet im Homeoffice an seinem Laptop, auf dem ein Videoanruf mit mehreren Kollegen zu sehen ist, überlagert mit dem Text „Remote-Arbeit mit WEDO“ und „Anwendungsbeispiel“

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Home-Office mit WEDO

Die Ursachen für eine ineffiziente Sitzung können vielfältig sein: schlechte Vorbereitung, Wiederholung, mangelndes Engagement der Teilnehmer, schlecht definierte Ziele, Unfruchtbare Debatten, endlose Diskussionen, die zu keiner Beschlussfassung führen... so viele Rückschläge, die die Produktivität Ihrer Teams schwächen.

Aber wie können wir dieser Geißel der unproduktiven Sitzungen entgegenwirken? Die Lösung liegt in der Einführung einfacher, aber zumindest wesentlicher Praktiken für das reibungslose Funktionieren eines Arbeitstages.

## 1\. Die Teilnehmer bitten sich frühzeitig vorzubereiten und mit der Tagesordung zusammenarbeiten

Zunächst sollten alle Tagesordnungen Ihrer Sitzungen im Voraus erstellt und verbreitet werden. Eine Sitzung ist nur dann wirksam, wenn alle Teilnehmer bereit sind, zum Austausch beizutragen. Als Teamleiter sollten Sie daher die Teilnehmer auffordern, ihre Beiträge im Vorfeld vorzubereiten, um die Qualität zukünftiger Diskussionen zu gewährleisten. Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, zunächst eine gemeinsame, für alle Mitglieder des Teams zugängliche und veränderbare Tagesordnung zu schaffen. Dies wird das Engagement der Teilnehmer auf dem Treffen stärken, da sie bereits vor der Vorbereitung dazu beigetragen haben. Geben Sie Ihren Teams Verantwortung und geben Sie ihnen das Wort!

Die Zusammenarbeit bei der Vorbereitung Ihrer Sitzungen wird nicht nur Ihre Sitzungen produktiver gestalten, sondern auch einen ersten Schritt in Richtung einer integrativeren internen Kultur darstellen. Als Teamleiter achten Sie darauf, dass Sie die Ideen und Beiträge aller wertschätzen. Treffen sind der ideale Ort, um die Kultur Ihres Unternehmens zu formen, zu fördern und zu verbreiten.

Erstellen Sie mit WEDO Ihre Traktandenliste und laden Sie Ihre Kollegen ein, die verschiedenen Punkte mit passenden Inhalten (Dateien, Absätze, Privatnotizen...) zu versorgen. Arbeiten Sie mit bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Teamsitzung.

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Sie wollen kollaborative Tagesordnungen für Ihre Sitzungen erstellen?

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## 2\. Sicherstellen, dass jeder an den Diskussionen teilnimmt und die Redezeit jedes Einzelnen eingehalten wird

Am Tag X muss der Initiator der Sitzung die Rolle des "Vermittlers" übernehmen und den freien Handel zwischen den Teilnehmern fördern. Achten Sie auf die Interaktionen und behalten Sie dabei einen kritischen und konstruktiven Blick. Es geht auch darum, die Dynamik der Sitzung zu überwachen und gleichzeitig die ursprünglichen Ziele im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden. Manchmal kann ein Referent Einfluss auf introvertierte Menschen nehmen. Um den Handel zu erleichtern, müssen Sie dafür sorgen, dass jeder seine Meinung äussern kann. Schaffen Sie ein angenehmes Klima, um einen konstruktiven und wohlwollenden Austausch zwischen Ihren Teammitgliedern zu fördern.

Was ist konkret zu tun, wenn ein oder zwei Personen die Gespräche dominieren?

* Runde gehen, um die Meinung der diskreteren Teilnehmer einzuholen.
* Auf Unterbrechungen achten: Wenn jemand unterbrochen wird, sollte er seine Rede beenden können.
* Förderung eines wohlwollenden Umfelds durch Hinweis darauf, dass jeder seinen Beitrag leistet und dass es keine "dummen" Ideen oder Fragen gibt.

Dieser Rahmen wird es ermöglichen, Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und engere Beziehungen zu schaffen, um gemeinsam gemeinsame Ziele zu erreichen.

Oft sind ineffiziente Sitzungen von langer Dauer. Wenn es Ihnen nicht gelingt, die Redezeit jedes Redners zu begrenzen, verlieren Sie wertvolle Zeit. Vergessen Sie nicht, dass die Zusammenführung einer Gruppe von Mitarbeitern im selben Raum für das Unternehmen mit hohen Kosten verbunden ist.

Die Erstellung einer Tagesordnung ist der erste Schritt zur Einhaltung der Zeit Ihrer Mitarbeiter. Dies wird Ihnen helfen, sich auf den Zweck der Sitzung zu konzentrieren und unnötige Abschweifungen zu vermeiden.

Der zweite Schritt besteht darin, die Bedeutung der Pünktlichkeit hervorzuheben. Sollte ein Teilnehmer zu spät zu den Teamsitzungen kommen, teilen Sie ihm Ihre Kommentare mit.

Schliesslich bedeutet, die Zeit eines jeden zu respektieren, dass man auch erkennen kann, wann eine Sitzung abgesagt oder verkürzt werden muss. Wenn die meisten Mitglieder nicht anwesend sind oder die Tagesordnungspunkte bereits zu einem anderen Zeitpunkt behandelt wurden, sollten Sie die wertvolle Zeit Ihres Teams nicht in Anspruch nehmen und es ihr überlassen, sich auf ihre Prioritäten und möglichen künftigen Termine zu konzentrieren.

## 3\. Zeit nehmen, um die geleistete Arbeit anzuerkennen und Fragen zu den jeweiligen Belastungen und Anliegen zu stellen

Nehmen Sie sich als Führungskraft Zeit, um die Arbeit Ihres Teams während Ihrer Sitzungen anzuerkennen. Die Förderung im Plenum wird der gesamten Gruppe zugute kommen und eine positive und konstruktive Dynamik bewirken. Ausserdem wird diese Praxis den Vorteil haben, dass sie denjenigen, die nicht nach Ihren Vorstellungen gearbeitet haben, den Weg weist. Das öffentliche Lob wird sie ermutigen, sich ein Beispiel an dem zu nehmen, was Ihnen Anerkennung verschafft hat.

Aber passen Sie sich dem Temperament des Einzelnen an. Obwohl die meisten Menschen gerne öffentlich gelobt werden, gibt es Leute, die öffentliche Aussagen nicht mögen.

Eine weitere Alternative: Bitten Sie den Rest der Gruppe um Stellungnahme. Eventuell können Sie einen Feedbackbereich in Ihre Traktandenliste aufnehmen. Dies ist ein ausgezeichneter Weg, um die Arbeitnehmer zu ermutigen, die Arbeit ihrer Kollegen anzuerkennen. Die Anerkennung der von Ihrem Team geleisteten Arbeit wird zu einer produktiven Dynamik führen und gleichzeitig einen starken Gruppenzusammenhalt schaffen.

Aufgrund einer schlechten Kommunikation kann es vorkommen, dass die Führungsprobleme einer Organisation der Unternehmensleitung nicht bekannt sind. Um dies zu vermeiden, organisieren Sie bilaterale Treffen und Teamsitzungen, um Ihre Kollegen über Blocker zu befragen, die ihre Arbeit behindern könnten.

Als Teamleiter wird die Aufwertung einer transparenten Kommunikation die Rahmenbedingungen für die Problemlösung schaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter Vertrauen haben, werden sie es wagen, offen über die Hindernisse zu sprechen, denen sie bei ihrer täglichen Arbeit begegnen. Gemeinsam können Sie diese lösen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen ein, über ihre Anliegen zu sprechen: Bei Ihren Teamsitzungen sollten Sie sich regelmäßig an den Tisch setzen, damit sich alle frei und ehrlich äussern können.

## 4\. Effiziente Überwachung der Aktivitäten

Die Folgemassnahmen sind zweifellos die wichtigsten Elemente Ihrer Teamsitzungen, da sie Ihnen helfen werden, Ihre Ziele zu erreichen. Nach dem Sitzungen müssen die Mitglieder Ihres Teams wissen, was von ihnen erwartet wird. Es geht darum, die berühmte Frage zu beantworten, "wer was macht und wann". Sie veranstalten nicht nur Sitzungen, um sich über verschiedene Themen auszutauschen, sondern das Hauptziel besteht darin, konkrete Aktionen in die Tat umzusetzen. Das Follow-up der Sitzung muss daher ebenso sorgfältig behandelt werden wie ihre Vorbereitung. Denken Sie am Ende des Sitzungen bereits an den nächsten, um ein wirksames Follow-up zu gewährleisten.

Wie können die Massnahmen am besten wirksam überwacht werden?

Eine der wirksamsten Methoden besteht darin, nach jedem Sitzungsthema die sich daraus ergebenden Aufgaben klar festzuhalten. Denken Sie auch daran, Ihre Aufgaben direkt zu vergeben, um Ihr Team so schnell wie möglich einsatzbereit zu machen.

3 Tipps für klare und eindrucksvolle Aufgaben:

* Mit einem unendlichen Verb beginnen, um konkrete Massnahmen vorzuschlagen
* Möglichst präzise sein! Denken Sie daran, dass die Aufgabe von einer dritten Person verstanden werden muss
* Benennung eines Verantwortlichen für jede Aufgabe und Angabe der Frist

WEDO verbindet die dynamische Berichterstattung mit dem kollaborativen Aufgabenmanagement. Nehmen Sie Ihre Aufgaben direkt in der Sitzung wahr, delegieren Sie diese an Ihre Kollegen und geben Sie deren Termine an. Auf diese Weise wird Ihr Team in der Lage sein, die Massnahmen unmittelbar nach dem Treffen zu überwachen.

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Sie möchten Aufgaben direkt bei Ihren Meetings erstellen?

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## 5\. Protokoll mit allen Teilnehmern teilen

Um den Erfolg des Follow-up-Prozesses zu gewährleisten, sollten Sie dafür sorgen, dass die Sitzungsprotokoll verteilt werden. Die Mitglieder Ihres Teams müssen schnell auf eine Unterstützung zugreifen können, auf die sie sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben stützen können. Eine Teamsitzung scheitert, wenn die Teilnehmer nicht wissen, was sie nach dem Treffen zu tun haben. Um die Kommunikation zu erleichtern, ist es wichtig, die richtige Darstellung Ihres Diskussionsberichts zu gewährleisten: Heben Sie die kollektiven Entscheidungen und Aufgaben hervor. Sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen klar und deutlich herausgearbeitet werden, damit sie von Ihren Kollegen übernommen werden. Das Protokoll Ihrer Besprechungen bestätigt letztlich die Relevanz Ihrer Sitzung für die Teilnehmer.

Mit WEDO verteilen Sie die Protokolle mit wenigen Klicks direkt von der Plattform an die Teilnehmer.

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## 6\. Teammitglieder zur Organisation der Sitzungen befragen

Die Meinung Ihrer Kollegen ist wichtig und wird Ihnen helfen, Ihre Sitzungen zu optimieren. Wenn Ihr Team von der Relevanz Ihrer Treffen überzeugt ist, wird es besser in der Lage sein, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Niemand verschwendet gern seine Zeit! Darüber hinaus wird die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Meinung zum Ausdruck zu bringen, Ihnen helfen, eine integrative Kultur zu entwickeln und sicherzustellen, dass Ihre Sitzungen in Zukunft von Nutzen sein werden. Fragen Sie die Mitglieder Ihres Teams konkret, was ihrer Meinung nach Ihre Sitzungen effizienter gestalten könnte.

Alternativ bitten Sie Ihre Mitarbeiter am Ende der Sitzung um eine Stufe von 1-3:

* 3: Diese Sitzung ist gut organisiert und hilft mir, meine Ziele zu erreichen.
* 2: Die Sitzung ist nützlich, aber ihre Organisation muss verbessert werden.
* 1: Ich habe das Gefühl, meine Zeit verschwendet zu haben, dieses Sitzung war nicht hilfreich.

Laden Sie jeden Teilnehmer dazu ein, mit erhobenen Fingern anzugeben, wie viele Punkte er erreicht, und erkunden Sie den Saal schnell. Am Schluss fragen Sie die Siebenten, welche Verbesserungspunkte sie für nötig halten.

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Sie möchten die Führung Ihrer Teamsitzungen mit einem einfachen technologischen Tool verbessern? WEDO ist die Lösung, mit der Sie Ihre Sitzungen nützlich und effizient gestalten können!

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Als Teamleiter werden Sie regelmäßig zu Sitzungen eingeladen, sind aber nicht von ihrer Wirksamkeit überzeugt? Überdenken Sie die Organisation Ihrer Arbeitssitzungen und beachten Sie dabei einige wichtige Grundsätze. Hier ein paar Tipps, die Ihre Sitzungen und das Engagement Ihrer Teams verbessern werden.

Dieses Bild zeigt sechs Tipps für die effiziente Leitung eines Team-Meetings, dargestellt mit einer Person, die vor einer Tafel präsentiert, auf korallfarbenem Hintergrund

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6 Tipps für eine effiziente Teamsitzung

## Terminologische Änderungen

Wir mussten unsere Terminologie anpassen. So können Sie mit den **Absätzen** ein Textfeld hinzufügen, das für alle Teilnehmer einer Sitzung sichtbar ist. Die **Notizen** sind durch einen gelben Hintergrund unterscheidbar und nur für den Benutzer sichtbar, der sie hinzufügt.

## Privaten Notizen

Ab sofort können Ihre Traktanden um private Notizen ergänzt werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Beiträge im Hinblick auf die bevorstehende Sitzung vorbereiten oder die Punkte bei der Abfassung des Berichts in Echtzeit anmerken.

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## Umwandlung von Elementen

Ihre Privat Notiz muss für alle Teilnehmer sichtbar sein? Mit einem Klick umwandeln!

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Damit Sie beim Layout wertvolle Zeit sparen können, können Sie die meisten Elemente auch umwandlungen:

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Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, eine Aufgabe in ein anderes Element umzuwandeln.

## Reihenfolge der Einträge

Die Anordnung aller Elemente der Sitzung kann gewählt werden. Ziehen und ablegen Sie ein Element zum Ordnen!

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##  « Teilnehmertabelle » Option

Sie möchten eine Liste mit den vollständigen Kontaktdaten der Sitzungsteilnehmer? Es gibt eine Option «Teilnehmertabelle», die über die Einstellungen einer Sitzung zugänglich ist.

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Die komplette Teilnehmertabelle wird in den Schritten 2, 4 und 5 angezeigt. Die Kontaktdaten werden in Abhängigkeit von den Profilinformationen der einzelnen User übernommen.

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In den Bearbeitungsschritten, Traktanden in Vorbereitung und Protokollierung können Sie die Kontaktdaten eines Teilnehmers manuell ändern. Auf diese Weise kann die Funktion einer Person für eine bestimmte Sitzung geändert werden.

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## Link Aufgaben-Sitzungen

Die in Sitzungen erstellten Aufgaben enthalten einen Link in ihrem Detailansicht, der einen einfachen Zugriff auf den jeweiligen Tagesordnungspunkt ermöglicht. So können Sie die Aufgabe im Kontext der Erstellung anzeigen.

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## Allgemeine Ergonomie

### Benutzen Sie den neuen + Knopf, um Inhalt einfach zu erstellen

Sie können Ihre **Arbeitsbereich**, **Checklisten-Vorlagen**, **Teams** und **Benutzer** mit einem einzigen Knopf in der Kopfzeile erstellen!

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### Profitieren Sie von den Kurzbefehlen im Hauptmenü

Das Menü enthält drei Tasten, die Ihnen den einfachen Zugriff auf die **Arbeitsbereich** und **Checklisten-Vorlagen** sowie auf der Seite Benutzer ermöglichen.

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Um Einfachheit zu gewinnen, wurde das Design des Hauptmenüs überarbeitet und zeigt eine neue Farbpalette.

Mit privaten Notizen können Sie Ihre Beiträge in vertraulicher Form vorbereiten. Dieses Update beleuchtet das neue Design der Plattform und bietet viele Funktionalitäten, die Sie mit diesem Artikel entdecken können.

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Fügen Sie private Notizen zu Besprechungen hinzu

23\. Mai 2019: Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium der Westschweiz, bot ihren Lesern an, sich für WEDO zu interessieren. Die Verfasserin, Sophie Marenne, beschreibt die Merkmale unseres kooperativen Tools und hebt eines ihrer Hauptziele hervor: Herstellung einer direkten Verbindung zwischen den Sitzungen und den sich daraus ergebenden Aufgaben. Sie spricht auch von der Umsetzung der Lösung in vielen romanischen Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren.

Sie möchten mehr über unsere Lösung erfahren und die Aussagen der beiden WEDO-Mitbegründer kennen lernen? Lesen Sie den ganzen Artikel!

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[Den Artikel lesen](https://bit.ly/2K0vdls)

Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium in der Westschweiz, widmet WEDO einen Artikel.

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WEDO stärkt die Effizienz der Sitzungen

Sitzungen sind ein wichtiger Teil des Arbeitsalltags. Sie effizient zu gestalten, ist oft schwierig. Mit dem neuen Update von [WEDO](https://wedo.com/de) ist das Versenden Ihrer Traktandenliste und Protokolle per E-Mail jedoch einfacher denn je.

Teilnehmer können rechtzeitig auf wichtige Infos zugreifen, sich vorbereiten, Aufgaben erhalten und sicherstellen, dass nichts vergessen wird. Diese Funktionen helfen Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren und die Kommunikation mit dem Team zu verbessern.

In diesem Artikel erfahren Sie alles über die neuen Funktionen, wie z. B. E-Mail-Vorlagen, Sitzungszusammenfassungen und das Teilen der Traktandenliste. Egal, ob es sich um eine Vorstandssitzung, ein Update-Meeting oder eine Projektbesprechung handelt, die neuen Funktionen von WEDO erleichtern die Organisation Ihrer Sitzungen.

## Warum das Versenden der Traktandenliste und Protokolle wichtig ist
Das Versenden der Traktandenliste und Protokolle im Voraus verbessert die Effizienz der Sitzung erheblich. Teilnehmer können sich vorbereiten, sodass die Diskussionen präzise und zielgerichtet ablaufen. So sparen Sie Zeit und stellen sicher, dass alle wichtigen Themen besprochen werden.

Das Teilen der Protokolle nach der Sitzung sorgt zudem für eine klare Zusammenfassung. Alle zugewiesenen Aufgaben und Entscheidungen werden dokumentiert, sodass keine Unklarheiten über die nächsten Schritte bestehen.

## Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden von Traktandenlisten und Protokollen
Das neueste WEDO-Update macht das Versenden von Traktandenlisten und Protokollen per E-Mail besonders einfach. So funktioniert es:

### Schritt 1: Traktandenliste erstellen und versenden
Sobald die Sitzung geplant ist, können Sie die Traktandenliste mit wenigen Klicks versenden. Sie enthält alle relevanten Details wie Datum, Zeit und Ziele der Sitzung.

Um die Traktandenliste per E-Mail zu versenden, folgen Sie diesen Schritten:

- Klicken Sie oben rechts auf das **Briefumschlag-Symbol**, um die E-Mail-Vorlagen zu öffnen.

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- Ein Fenster erscheint, in dem Sie Empfänger hinzufügen oder entfernen können. Standardmäßig sind alle Teilnehmer der Sitzung ausgewählt.

- Nachdem Sie Betreff und Nachricht eingegeben haben, klicken Sie auf **Per E-Mail senden**. Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit dem Link zur Sitzung.


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Teilnehmer können die Traktandenliste überprüfen und im Voraus Fragen oder Notizen hinzufügen. So stellen Sie sicher, dass alle gut vorbereitet sind.


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### Schritt 2: Finale Traktandenliste versenden
Nach Fertigstellung der Traktandenliste wird diese erneut an die Teilnehmer verschickt, diesmal als bestätigtes Dokument. Dieser Schritt ist wichtig, da er als Erinnerung an die Vorbereitung auf die Sitzung dient.

Sobald die Traktandenliste bestätigt ist, werden alle Sitzungsteilnehmer per E-Mail aufgefordert, sie sorgfältig zu lesen und sich auf die Sitzung vorzubereiten. Sie können ihre Kommentare und Erkenntnisse direkt auf der Plattform zufügen, um sicherzustellen, dass alle vor Beginn der Diskussionen ihren Beitrag leisten können.

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### Schritt 3: Protokolle in Echtzeit versenden
Der dritte Schritt in diesem Update ist die Echtzeit-Funktion für Sitzungsprotokolle von WEDO. Während der Sitzung können die Teilnehmer die behandelten Schlüsselpunkte und alle getroffenen Entscheidungen in Echtzeit einsehen und verfolgen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, bis zum Ende der Sitzung auf die Überprüfung des Sitzungsprotokolls zu warten.

Der Sitzungsleiter oder Sekretär kann die Sitzungsnotizen auf dem neuesten Stand halten und so sicherstellen, dass nichts übersehen wird. Diese Funktion ist besonders nützlich für Vorstandssitzungen oder kritische Diskussionen, bei denen Entscheidungen genau nachverfolgt werden müssen.

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### Schritt 4: Protokolle überprüfen
Sobald die Sitzung beendet ist, wird das Protokoll in den Überprüfungsmodus versetzt. In dieser Phase können die Teilnehmer auf das Protokoll zugreifen und Feedback geben oder Änderungen vorschlagen, bevor es fertiggestellt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass die wichtigsten Themen, Entscheidungen und Aktionspunkte korrekt wiedergegeben werden.

WEDO sendet eine automatische E-Mail-Erinnerung, in der die Teilnehmer aufgefordert werden, das Protokoll zu überprüfen und zu kommentieren. Dieser Schritt ist besonders nützlich, um sicherzustellen, dass keine Details übersehen werden und dass jeder die Möglichkeit hat, seinen Beitrag zu leisten, bevor das Protokoll gesperrt wird.

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### Schritt 5: Finale Protokolle
Nach dem Überprüfungszeitraum werden die Sitzungsprotokolle fertiggestellt und gesperrt. WEDO sendet eine weitere E-Mail, um die Teilnehmer darüber zu informieren, dass die endgültigen Sitzungsprotokolle zur Überprüfung zur Verfügung stehen. Dadurch wird sichergestellt, dass es ein klares Protokoll der Sitzung gibt und jeder die ihm zugewiesenen Aufgaben nachverfolgen kann.

Die Teilnehmer können auf die Zusammenfassungen der Sitzungen und die behandelten Schlüsselpunkte zurückgreifen, wodurch es einfacher wird, den Fortschritt von einer Sitzung zur nächsten zu verfolgen. Dieser Schritt festigt die während der Sitzung getroffenen Entscheidungen und stellt die Rechenschaftspflicht sicher.

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## Punkte von einer Sitzung in die nächste kopieren
Eine weitere nützliche Funktion ist die Möglichkeit, Traktandenpunkte von einer Sitzung in die nächste zu kopieren. Das spart Zeit und stellt sicher, dass wichtige Punkte zwischen Sitzungen weitergeführt werden, insbesondere bei wiederkehrenden Sitzungen oder Projekten.

Um dies zu tun:

- Wählen Sie den Punkt aus, den Sie kopieren möchten, und klicken Sie auf **die drei Punkte** neben dem Eintrag.
- Wählen Sie **Kopieren nach...** und geben Sie an, in welche Sitzung der Punkt kopiert werden soll.

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- Legen Sie im Pop-up-Fenster fest, in welche Sitzung das Element kopiert werden soll. Sie können auch den Arbeitsbereich und die Position des Elements in der Traktandenliste der Sitzung auswählen.

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- Klicken Sie dann auf **Kopieren** (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide10_9110ca02d1.png)

Mit diesem [neuen Tool](https://wedo.com/de/features/meetings) können Sie getroffene Entscheidungen oder wichtige Punkte einfach von einer Sitzung zur nächsten übertragen, um die Kontinuität der Diskussionen zu gewährleisten und unnötige Nacharbeiten zu vermeiden.

## Vorteile des WEDO-Updates
Die neuen Funktionen von WEDO verbessern Ihre Sitzungen und steigern die Produktivität. Hier einige Vorteile:

**Bessere Vorbereitung:** Teilnehmer können die Traktandenliste im Voraus lesen und sich vorbereiten. Das verbessert die Diskussionen und stellt sicher, dass alle auf demselben Stand sind.

**Effiziente Zeitnutzung:** Mit den Echtzeit-Protokollen können Teilnehmer den Fortschritt der Sitzung live verfolgen. Das sorgt für fokussierte Diskussionen und verhindert unnötige Verzögerungen.

**Klare Nachverfolgung:** Alle zugewiesenen Aufgaben und Entscheidungen werden in den finalen Protokollen festgehalten. So ist sichergestellt, dass das Team seinen Verpflichtungen nachkommt.

## Fazit
Die neuen Funktionen von WEDO machen es einfach, Ihre Sitzungen effizienter zu gestalten. Mit E-Mail-Vorlagen, Echtzeit-Protokollen und der Möglichkeit, Punkte zwischen Sitzungen zu kopieren, können Sie sicherstellen, dass jede Sitzung reibungslos abläuft.

Nutzen Sie diese Tools, um Missverständnisse zu minimieren, die Kommunikation zu verbessern und die Produktivität in Ihren Sitzungen zu steigern.

Sie haben nun die Möglichkeit, Ihre Tagesordnung und Ihren Sitzungsprotokoll per E-mail zu versenden und die Teilnehmer zur Kenntnisnahme aufzufordern. Entdecken Sie die Funktionalität mit diesem Artikel.

Screenshot der WEDO-Besprechungsoberfläche, genauer gesagt des Fensters zur Auswahl der Empfänger für den Versand von Sitzungsprotokollen und der Vorlage für die Tagesordnung.

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Versenden Sie die Traktandenliste und das Sitzungsprotokoll per e-mail

## Organisation von Sitzungen mit digitalen Lösungen

Am 27\. März dieses Jahres widmete die Tageszeitung HR Today, Schweizer Referenzmedium im Bereich Personalmanagement, einen Artikel zum aktuellen Thema Versammlungsmarathon. Die "Krankheit" des Sitzungen, die ironischerweise durch diesen Neologismus gekennzeichnet ist, ist ein Übel, unter dem viele Unternehmen leiden. Heute gibt es glücklicherweise technologische Mittel zur Lösung dieser wahren Geißel, die viel Zeit, Energie und Geld kosten kann.

Die Redakteurin, die WEDO als Schweizer Software zur Erleichterung der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Firmenbesprechungen präsentiert, erstellt ein detailliertes Porträt unseres Tools und hebt die Lösungsvorschläge zur Optimierung des Sitzungsmanagements hervor. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Antoine Sudan und David Dutch, Mitgründer von WEDO.

[![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_1_dd7cccfcba.png)](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

[Den Artikel lesen](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

Das Presseorgan HR Today schlägt vor, sich mit den digitalen Werkzeugen zu befassen, die sich verpflichten, das Problem der langen und unproduktiven Sitzungen zu lösen.

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Technologie heilt die HR Versammlungsmarathon

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

Dieses Bild zeigt, wie man die Dauer von Geschäftssitzungen begrenzen kann, dargestellt mit einer Stoppuhr auf 25 Minuten

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

## Eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich verlegen

Neu haben Sie die Möglichkeit, eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich zu verlegen. Gehen Sie dazu in den entsprechenden Arbeitsbereich (1) und anschliessend in das Tab **Sitzungen** (2). Klicken Sie auf den Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (3) und dann auf **Verschieben nach...** (4).

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Es öffnet sich ein Fenster: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Arbeitsbereich aus, in den Sie die Sitzung verschieben möchten (5).

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Zum Schluss klicken Sie auf **Sitzung verschieben** (6).

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## Sitzung ausserhalb eines Arbeitsbereich erstellen

Sitzungen können aus Ihrer persönlichen Seite heraus einberufen werden. Mit dieser Funktion können Sie eine bilaterale Sitzung organisieren, ohne einen Einweg-Arbeitsbereich zu schaffen. Ein weiterer Anwendungsfall: Sie haben die Möglichkeit, eine Tagesordnung privat aufzustellen und sie rechtzeitig zugänglich zu machen, indem Sie die Sitzung in den entsprechenden Arbeitsbereich verlegen.

Um eine Sitzung aus Ihrer **persönlichen Seite** (1) hinzuzufügen, gehen Sie in das Tab **Sitzungen** (2) und klicken Sie auf **Sitzung hinzufügen** (3).

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## Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen importieren

Aufgaben im Zusammenhang mit anderen Arbeitsbereichen können in die Tagesordnungspunkte einer bestimmten Sitzung aufgenommen werden. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie eine umfassende Sitzung organisieren möchten, in der mehrere Aufgaben in verschiedenen Arbeitsräumen behandelt werden. Aus dem offenen Arbeitsbereich oder über den + Schaltfläche (1) können Sie auf alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Ein **Auswahlfeld** (2) zum Navigieren von Bereich zu Bereich wurde hinzugefügt. Um auf die offenen Aufgaben in einem anderen Arbeitsbereich zuzugreifen, klicken Sie auf das Auswahlfeld, wählen Sie den Bereich aus, in dem die zu importierenden Aufgaben (3) enthalten sind, und klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (4).

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Um den Import abzuschliessen, klicken Sie auf **Importieren** (5).

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## Notizen und Entscheidungen eines Punktes neu ordnen

Es ist nun möglich, die Reihenfolge der Notizen und Entscheidungen in einem Punkt oder Unterpunkt zu ändern. Beim Überfliegen einer Notiz erscheint im linken Rand der Knopf Ziehen und Ablegen. Klicken Sie auf diesen und ziehen Sie die Notiz an die gewünschte Stelle.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Standardorganisation zu ändern **Absätze** \> **Entscheidungen** \> **Aufgaben**.

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Weitere Fragen zu den Sitzungen ? Lesen Sie die Artikel unseres Hilfzentrum !

[Auf das Hilfzentrum zugreifen](https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen)

Die letzte Aktualisierung von WEDO gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen! Erfahren Sie in diesem Artikel, welche neuen Funktionen verfügbar sind.

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Mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen

## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

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Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

::button-primary[Auf das Hilfzentrum zugreifen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen"}

Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Verbesserungen, die die Abfassung Ihrer Protokolle erleichtern

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

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Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website ([**www.wedo.com**](https://www.wedo.com))**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

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WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Erleichterung der Sitzungen

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