## Organisation von Sitzungen mit digitalen Lösungen

Am 27\. März dieses Jahres widmete die Tageszeitung HR Today, Schweizer Referenzmedium im Bereich Personalmanagement, einen Artikel zum aktuellen Thema Versammlungsmarathon. Die "Krankheit" des Sitzungen, die ironischerweise durch diesen Neologismus gekennzeichnet ist, ist ein Übel, unter dem viele Unternehmen leiden. Heute gibt es glücklicherweise technologische Mittel zur Lösung dieser wahren Geißel, die viel Zeit, Energie und Geld kosten kann.

Die Redakteurin, die WEDO als Schweizer Software zur Erleichterung der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Firmenbesprechungen präsentiert, erstellt ein detailliertes Porträt unseres Tools und hebt die Lösungsvorschläge zur Optimierung des Sitzungsmanagements hervor. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Antoine Sudan und David Dutch, Mitgründer von WEDO.

[![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_1_dd7cccfcba.png)](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

[Den Artikel lesen](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

Das Presseorgan HR Today schlägt vor, sich mit den digitalen Werkzeugen zu befassen, die sich verpflichten, das Problem der langen und unproduktiven Sitzungen zu lösen.

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Technologie heilt die HR Versammlungsmarathon

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

Dieses Bild zeigt, wie man die Dauer von Geschäftssitzungen begrenzen kann, dargestellt mit einer Stoppuhr auf 25 Minuten

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

## Eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich verlegen

Neu haben Sie die Möglichkeit, eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich zu verlegen. Gehen Sie dazu in den entsprechenden Arbeitsbereich (1) und anschliessend in das Tab **Sitzungen** (2). Klicken Sie auf den Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (3) und dann auf **Verschieben nach...** (4).

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Es öffnet sich ein Fenster: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Arbeitsbereich aus, in den Sie die Sitzung verschieben möchten (5).

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Zum Schluss klicken Sie auf **Sitzung verschieben** (6).

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## Sitzung ausserhalb eines Arbeitsbereich erstellen

Sitzungen können aus Ihrer persönlichen Seite heraus einberufen werden. Mit dieser Funktion können Sie eine bilaterale Sitzung organisieren, ohne einen Einweg-Arbeitsbereich zu schaffen. Ein weiterer Anwendungsfall: Sie haben die Möglichkeit, eine Tagesordnung privat aufzustellen und sie rechtzeitig zugänglich zu machen, indem Sie die Sitzung in den entsprechenden Arbeitsbereich verlegen.

Um eine Sitzung aus Ihrer **persönlichen Seite** (1) hinzuzufügen, gehen Sie in das Tab **Sitzungen** (2) und klicken Sie auf **Sitzung hinzufügen** (3).

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## Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen importieren

Aufgaben im Zusammenhang mit anderen Arbeitsbereichen können in die Tagesordnungspunkte einer bestimmten Sitzung aufgenommen werden. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie eine umfassende Sitzung organisieren möchten, in der mehrere Aufgaben in verschiedenen Arbeitsräumen behandelt werden. Aus dem offenen Arbeitsbereich oder über den + Schaltfläche (1) können Sie auf alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Ein **Auswahlfeld** (2) zum Navigieren von Bereich zu Bereich wurde hinzugefügt. Um auf die offenen Aufgaben in einem anderen Arbeitsbereich zuzugreifen, klicken Sie auf das Auswahlfeld, wählen Sie den Bereich aus, in dem die zu importierenden Aufgaben (3) enthalten sind, und klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (4).

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Um den Import abzuschliessen, klicken Sie auf **Importieren** (5).

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## Notizen und Entscheidungen eines Punktes neu ordnen

Es ist nun möglich, die Reihenfolge der Notizen und Entscheidungen in einem Punkt oder Unterpunkt zu ändern. Beim Überfliegen einer Notiz erscheint im linken Rand der Knopf Ziehen und Ablegen. Klicken Sie auf diesen und ziehen Sie die Notiz an die gewünschte Stelle.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Standardorganisation zu ändern **Absätze** \> **Entscheidungen** \> **Aufgaben**.

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Weitere Fragen zu den Sitzungen ? Lesen Sie die Artikel unseres Hilfzentrum !

[Auf das Hilfzentrum zugreifen](https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen)

Die letzte Aktualisierung von WEDO gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen! Erfahren Sie in diesem Artikel, welche neuen Funktionen verfügbar sind.

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Mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen

## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

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_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

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Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

::button-primary[Auf das Hilfzentrum zugreifen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen"}

Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Verbesserungen, die die Abfassung Ihrer Protokolle erleichtern

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_wedo_cofounders_1024x768_9876cf7c19.jpg)

> _Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO,_ _um sie effektiv zu machen. Erklärungen._

Zwischen drei und sechs Wochen im Jahr: Das ist die durchschnittliche Zeit, die man in Arbeitssitzungen verbringt, laut einer Umfrage, die 2017 vom Opinionway-Institut für die Firma Human Fingerabdruck veröffentlicht wurde. Laut dieser Umfrage, die an 1000 Beschäftigten in Unternehmen unterschiedlicher Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren durchgeführt wurde, wird fast jede zweite Sitzung als unproduktiv betrachtet. Mehr als 25% der Befragten sehen im übrigen keine Notwendigkeit, daran teilzunehmen. Das Ergebnis: 44% benutzen ihr Smartphone unauffällig, um in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun (typischerweise E-mails lesen und versenden).

Diese Plage trägt einen Namen: Sitzungsmarathon. Antoine Sudan und David Dutch haben mehrere Jahre lang nach Abschluss ihres Ingenieurstudiums darunter gelitten. «Sitzungen sind nicht unnötig», sagen sie gleich zu Beginn. «Das Problem besteht darin, dass sie schlecht vorbereitet sind, dass die Tagesordnung nicht eingehalten wird und dass viel zu oft darauf hingewiesen wird, dass man sich nicht sicher ist, was beschlossen wurde». Erstaunlich, wie viel Zeit sie für diese lobenswerte, aber frustrierende Übung aufgewandt haben, haben Antoine Sudan und David Dutch die WEDO-Web-App entwickelt. Das war im Jahr 2014\. Heute, vier Jahre und 30 Updates später, wird diese Web-App von über 100 Organisationen, Gemeinden und Unternehmen in der Westschweiz genutzt, darunter die Groupe Mutuel, die Gruppe E Connect, die HES-SO Freiburg und die Freiburger Kantonalbank.

 Weder Blockchain, noch Dropbox oder Intranet, WEDO ist eine Kollaborativplattform, deren Layout sich automatisch an die Grösse des von Ihnen verwendeten Bildschirms (iPhone, PC…) anpasst. Es handelt sich um eine Schnittstelle zu einem gemeinsamen, partizipativen Bereich. Sie ist sehr lehrreich und wurde so entworfen, dass sie für jeden greifbar ist. Unabhängig von ihren technischen Funktionen und Qualitäten beruht die WEDO-Anwendung auf einer gründlichen Reflexion und einer sorgfältigen Analyse der Faktoren, die Arbeitstreffen so häufig enttäuschend und zeitaufwendig machen. Mit anderen Worten, diese organisatorische Lösung wurde entwickelt, um direkt und pragmatisch auf bestimmte wiederkehrende Probleme zu reagieren. Ein Beispiel: Die Tagesordnung bleibt oft etwas vage, bis alle an einem Tisch sitzen. Um dies zu vermeiden, bietet WEDO eine Funktionalität an, mit der Diskussionspunkte gespeichert und geplant werden können. Danach einfach die App öffnen und den Weg der Fragen verfolgen. Kein Weg mehr, sich vom Subjekt zu entfernen.

## LEICHT HERAUSZUFINDEN, WER WAS MACHT

Das Protokoll ist ein Pflicht ? Mit WEDO kann man es in Echtzeit schreiben: « Das ist eines der interessanten Elemente unseres Sitzungs-Management-Moduls. Sie haben eine Tagesordnung mit einer Reihe von Diskussionspunkten, und Sie können unter jedem Punkt Informationsblöcke hinzufügen, egal ob es sich um Notizen, Entscheidungen oder Aufgaben handelt », erklärt Antoine Sudan. Die in Sitzungen gefassten Beschlüsse und zugewiesenen Aufgaben können somit vom Verfasser des Protokolls zu gegebener Zeit aufgezeichnet werden. Da diese Informationen an einer bestimmten Stelle im Modul angezeigt werden und alle Teilnehmer über ein persönliches Zugangskonto verfügen, ist es sehr einfach, diese zu suchen. Kurz gesagt, am Ende der Sitzung weiß jeder, wo die Antwort auf die berühmte Frage «wer was macht» zu finden ist.

Zusätzlich kann eine Tagesordung oder ein Protokoll exportiert werden, indem eine PDF-Datei generiert wird, damit diese geteilt, ausgedruckt und unterschreibt werden kann. Sie können auch einfach Auszüge aus dem Protokoll erstellen oder Notizen über die Protokolle mit einfachen Schlüsselwörtern abrufen. Die Zeit in der mehrere Dateien öffnen musste, um Informationen zu bekommen, ist vorbei !

« Die Stärke von WEDO besteht darin, aller Schritt der Sitzungsführung abzudecken: vor, mit der Vorbereitung der Tagesordnung, während, mit wichtigen Notizen und danach mit der Aufgabenkontrolle. Neben unserem Modul für das Sitzungsmanagement haben wir ein weiteres für die Aufgabenverwaltung und -planung entwickelt, und beide interagieren. Sie haben also die Möglichkeit, eine kontinuierliche und dynamische Überwachung der Arbeit zu gewährleisten. So können Sie jederzeit nachlesen, was zwischen zwei Sitzungen gemacht wurde und was noch zu tun ist. Kein Abwarten mehr, um Informationen zu erhalten oder weiterzugeben, nicht mehr mehrere Bestätigungs-Mails versenden oder dreimal anrufen, um einen Kostenvoranschlag zu erfahren », befürwortet David Dutch. Zusätzlich kann jeder Nutzer die Synchronisation mit seinem elektronischen Kalender (Outlook, Google Calendar…) aktivieren.

## VERKÜRZTE SITZUNGEN VON DRITTEN

Für bestimmte Projekte, Abteilungen oder Arbeitsgruppen können auch spezielle Arbeitsbereiche geschaffen werden, damit die Aufgaben auf einen Klick aufgeteilt werden können. Sobald eine Arbeit als erledigt gekennzeichnet ist, erhalten die betroffenen Teilnehmer sofort und automatisch ein Feedback. Antoine Sudan erklärt : « All diese Verfahren beschleunigen die Bearbeitung von Entscheidungen erheblich und verkürzen die Sitzungsdauer um durchschnittlich ein Drittel ».

Die Lösung komplizierter Probleme mit einfacher Software war die Wette der WEDO-Designer. Die erste Person, mit der sie darüber sprachen - ein ehemaliger Professor - sagte ihnen jedoch voraus, dass es «niemals funktionieren würde». Was sie heute zum Lachen bringt. «Zum Glück hat sich unsere Ingenieurmentalität schnell erholt und wir haben uns geweigert, uns niederzuschlagen.» Während viele junge Unternehmer mit dem Versuch beginnen, Geld zu beschaffen, entscheiden sich Antoine Sudan und David Dutch, ihre Anwendung während der Arbeit zu entwickeln und parallel dazu ihre ersten Kunden anzusprechen. Sie führen mehr als 300 Interviews zu diesem Zweck durch. Von Anfang an verlassen sie sich auf das Feedback der Nutzer, um ihr Produkt zu verbessern. Die erste Version erscheint offiziell im Mai 2015\. Einige Prospects testen diese. « Mit jeder neuen Version haben wir unsere Kunden befragt, wie wir WEDO perfektionieren können. Und wir fragen weiterhin nach ihrer Meinung und ihren Eindrücken. Einige von ihnen haben uns beispielsweise vor kurzem darauf hingewiesen, dass sie es begrüßt hätten, wenn sie präzise Zugangskriterien festgelegt hätten, um zu verhindern, dass einige Teilnehmer die Tagesordnung mit Fragen füllen, die nichts mit dem Thema zu tun haben. Ein Generalsekretär muss zwar in der Lage sein, dies zu ändern, aber nicht unbedingt jeder Teilnehmer. In der letzten Version von WEDO haben wir also ein neues Instrument eingeführt, um die Zugriffsrechte sehr genau zu setzen».

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## KOSTENLOS TEST ZU BEGINNEN

Was ist der Preis? Nach gängiger Praxis im Bereich der Anwendungen hängt er von der Anzahl der Benutzer ab. Er liegt zwischen 15 und 25 Franken pro Person und Monat. WEDO ist in Fünfer-, Zehner- oder Fünfzehner-Packungen erhältlich; über 20 Packungen werden in Zehner-Tranchen verkauft. Das Abonnement deckt alle Aktualisierungen, die Datenhosting und den Datenträger ab, alle Leistungen mit Ausnahme der Begleitung der im ersten Jahr zur Maximierung der Erfolgschancen vorgeschlagenen Änderung; Dieser wird ebenfalls auf der Grundlage einer Pauschale entsprechend der Netzgröße berechnet.

« Aber was wir immer anbieten, ist eine kostenlose Präsentation von WEDO. Aus diesem Grund finden Sie auf unserer Homepage [www.wedo.com](/) einen grossen blauen Button, auf den Sie klicken können, um eine Demonstration zu planen, indem Sie einen Termin direkt in unserem Kalender reservieren », sagen Antoine Sudan und David Dutch, die eine Hosting-Funktion nur auf Servern in der Schweiz beanspruchen.

Quelle: Originalartikel [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO, um sie effektiv zu machen. Erklärungen.

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Das Heilmittel für Sitzungsmarathon heisst WEDO

## Verwaltung der Rechte

Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen, erscheint eine neue Spalte mit dem Titel **Zugriff** in der Teilnehmerliste :

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Für jeden Teilnehmer haben Sie die Wahl zwischen fünf Optionen :

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## 5 Schritte der Sitzung

Die fünf Phasen für die Organisation einer Sitzung wurden wie folgt verbessert:

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Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Status der Sitzung (von einem Schritt zum anderen) einen Einfluss hat, wer was ändern kann. Nur der Höchstzoll, der durch die Krone auf blauem Grund dargestellt wird, kann den Status der Sitzung ändern.

## Zusammenfassung der Ansprüche nach Stufe

Hier ist eine Tabelle, in der die Zugriffe zusammengefaßt sind, die es ermöglichen, die Elemente entsprechend der Phase der Sitzung zu ändern:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Schritt 4/5 : Überprüfung des Sitzungsprotokolls

In den vorhergehenden Fassungen konnten nach Abschluss der Sitzung die Notizen und Beschlüsse noch geändert werden, aber nicht die Aufgaben. Die Arbeitsweise wurde in dieser Version verbessert. In der Phase 4/5 können alle Informationen noch geändert werden, nämlich bis zur Sperrung des Protokolls (Schritt 5/5).

## Registrierung von Änderungen an die Aufgaben

Die Aufgaben werden im Protokoll weiter aktualisiert, bis dieser gesperrt ist. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgtem Überarbeiten und Bestätigen systematisch einen Bericht zu sperren.

## Periodischer Bericht

Wir haben dieser Version einen periodischen Bericht hinzugefügt, der Ihnen per E-mail zugesandt wird. Standardmässig erhalten Sie am Montagmorgen einen wöchentlichen Bericht.

Um diesen Parameter zu ändern, finden Sie in Ihrem Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Periodischer Bericht.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive4_1_e1540988863763_d82e3149cb.png)

## Auch in dieser Version zu entdecken

* Neues Kachel-Design für Arbeitsbereichen, Vorlagen, Checklisten und Sitzungen.
* Das Kachelmenü wurde direkt auf die Kacheln selbst und nicht mehr in die Aktionsleiste verschoben, um Ergonomie und Navigation zu verbessern.
* Verbesserung einiger Texte zur Vereinfachung des Verständnisses der Schnittstelle (insbesondere für eine Tagesordnung importieren).
* Die Synchronisationsoptionen mit dem Kalender wurden verbessert.

Die neue Version von WEDO beinhaltet eine Reihe von Neuerungen, unter anderem die Rechteverwaltung in Sitzungen.

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Verwaltung der Rechte in Sitzungen

Antoine Sudan und David Dutch sind zwei Freunde, die WEDO nach der Entdeckung das Glück der Arbeit und Sitzung Treffen.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Sitzungen entwickelt. Etwa vierzig große Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

Bevor Antoine Sudan und David Dutch Partner wurden, lebten zwei Jugendliche in der Region Broye und fuhren gemeinsam mit dem Zug zur Schule. Sie träumten davon, gemeinsam ein eigenes Unternehmen zu gründen, aber sie brauchten Arbeitserfahrung, also begannen sie beide zu arbeiten, sobald sie ihren Ingenieurabschluss hatten.

Sie entdeckten schnell die Überraschungen und Enttäuschungen des Unternehmenslebens. "Die Zusammenarbeit war nicht so einfach wie erwartet, vor allem während der Sitzungen", erklärt Antoine. "Oft fehlten Antworten und Lösungen auf einfache Fragen, wie zum Beispiel wer sich um was kümmert, wie und wann', unabhängig von allen E-mails, die wir erhielten". Daher hatten die beiden Freunde eine Idee: Entwicklung eines gemeinschaftlichen Task Managers, um den Fortschritt der Arbeit zu vereinfachen. Seit 2014 arbeiten sie an ihrem Projekt.

Was sie von anderen unterscheidet, ist, dass keine Mittel für ihr Projekt aufgebracht wurden: Sie entwickelten ihre Software selbst, während sie noch arbeiteten. Um ihr Produkt zu optimieren, setzten sie sich außerdem mit ihren potenziellen Kunden in Verbindung und stellten sie in Frage, um eine klare Vorstellung von ihren Bedürfnissen und Ansichten zu haben. Sie führten mehr als 300 Interviews, um ihr Werkzeug optimal zu entwickeln. Die erste Version der Software wurde im Mai 2015 auf den Markt gebracht und zunächst mit einigen Vertriebsführern getestet, die neugierig auf ihre Funktionalitäten waren.

Ihre Software ist somit eine organisatorische Lösung. Es ist ein gemeinsamer und gemeinschaftlicher Raum, zu dem jeder Zugang hat und den Fortschritt der Arbeit in Echtzeit verfolgen kann. Daher wissen die Menschen genau, wer für was und wann zuständig ist. Keine Notwendigkeit, mehrere Anrufe zu tätigen oder Mengen von E-mails zu senden, um ein Feedback für ein Projekt. Die Schnittstelle ist didaktisch gestaltet und in jedermanns Reichweite. Der Preis variiert je nach Nutzerzahl zwischen 15 und 25 Schweizer Franken pro Monat und pro Nutzer. So kann die Software Meetings, Aufgaben und Checklisten kostengünstig verwalten.

## Fortschritte bei der Arbeit in Echtzeit

Fast drei Jahre nach dem ersten Start der Software haben sich die Vertragspartner, die heute 31 und 32 Jahre alt sind, bewährt. Mehr als 40 Gesundheitseinrichtungen gehören zu ihren Kunden und anderen Unternehmen wie Groupe Mutuel. Christian Lalain, Mitglied der IT-Abteilung der Versicherungsgesellschaft, entdeckte WEDO zum ersten Mal, als er Gemeinderat von Saillon war. "Ich wollte eine Lösung für die traditionellen Papierdateien finden, auf denen wir eine Post-it-Notiz mit wesentlichen Informationen oder Aktualisierungen, die letztlich verloren oder abgenutzt werden würde. Aus diesem Grund habe ich WEDO letztes Jahr auf den Computern der Gemeinde installiert. Es ist großartig: Jeder arbeitet an dem gleichen Werkzeug und die verschiedenen Arbeitsräume strukturieren alle Aktivitäten. Ruft eine Person an, um einen Termin mit einer bestimmten Person zu vereinbaren oder um eine Information zu erhalten, so kann die Person an der Rezeption eine Aufgabe stellen und sie der betreffenden Person zuweisen, die eine Benachrichtigung erhält. Sie wird dann genau wissen, was zu tun ist oder zu beantworten, wenn die Person zurückruft. Die Software verbesserte somit die Kommunikation und Interaktion nicht nur zwischen Mitarbeitern, sondern auch mit unseren Bürgern. Es hat die Qualität und Effizienz unseres Services definitiv verbessert und unseren Teamgeist gestärkt".

## Servern in der Schweiz

Angesichts der positiven Ergebnisse, die in Saillon beobachtet wurden, schlug Christian Lalain seinem Arbeitgeber bei der Groupe Mutuel vor, dieses Werkzeug zu verwenden. Groupe Mutuel benutzte zuvor ein anderes Werkzeug namens Wunderlist, das von Microsoft gekauft wurde. Das Start-up-Unternehmen aus Freiburg ist stolz auf seinen Erfolg und wächst immer noch sicher, aber langsam. "Nachdem unser erster Kunde unterschrieben hatte, gab es eine zweite, und eine dritte…" erinnert an David Dutch. "Wir verkürzten zunächst unsere Arbeitszeit, dann wurden wir selbstständig. Wir sind nun als LLC etabliert und unser Büro hat seinen Sitz in Freiburg. Und wir stellen! Wir planen, in diesem Jahr zwei neue Mitarbeiter einzustellen". Die beiden Mitarbeiter begannen mit der Kundensuche vor dem Messebesuch. In der Schweiz gibt es nur sehr wenige Wettbewerber. Da ihre Server ihren Sitz in der Schweiz haben, können sie ihre 100% schweizerische Herkunft geltend machen, ein Schlüsselargument für Kunden, die Datendiebstahl fürchten.

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Quelle: [Originalartikel vom PME Magazin](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Meetings entwickelt. Etwa vierzig grosse Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

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WEDO grosser Erfolg

## Überwachung der Sitzungen in drei Phasen

Das neue Sitzungsmodul (Version 2) ist gerade in WEDO erschienen. Der Bericht greift die Konzepte der Version 1 auf und sieht zwei wesentliche Verbesserungen vor:

1. Änderungen sind gleichzeitig durch mehrere Akteure möglich und
2. Zur weiteren Präzisierung wird die Tagesordnung Punkt für Punkt erstellt.

Die Beherrschung Ihrer dreistufigen Sitzungen ist immer aktuell:

* Vor der Sitzung: Vorbereitung der Tagesordnung
* Während der Sitzung: verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben
* Nach der Sitzung: Protokoll und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

## Vorbereitung der Tagesordnung

Im Anschluss an Ihre Sitzung werden Sie gebeten, die Mitglieder zu definieren und dann Punkt für Punkt Ihre Tagesordnung vorzubereiten.

Die Punkte können durch Ziehen und Ablegen in eine Rangordnung gebracht werden und nummerieren sich automatisch für eine höhere Listung bei Ihrer Sitzung.

Zu jedem Punkt stehen 8 Optionen zur Verfügung :

* Den Punkt einrücken, bearbeiten oder löschen.
* Notizen hinzufügen : Die Notizen erlauben Ihnen die Informationen aufzulisten.
* Entscheidungen hinzufügen : Die in der Sitzung gefassten Entscheidungen sind im Protokoll klar ersichtlich.
* Aufgaben hinzufügen : Die Aufgaben können sich auf bestimmte Punkte der Tagesordnung beziehen.
* Dateien hinzufügen: Jeder Punkt kann eine oder mehrere Dateien enthalten.
* Moderator: Ihre Tagesordnung dient als Leitfaden für den Vorsitz der Sitzung.

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Synchronisation des Kalenders : Nach der Vorbereitung der Traktandenliste synchronisiert sich ein Event in der Agenda der einzelnen Teilnehmer (Outlook, Google Calendar, usw. -kompatibel).

## Verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben

In einer Sitzung finden Sie Ihre Tagesordnung Punkt für Punkt mit den dazugehörigen Notizen, Dateien und Aufgaben.

Dann können Sie über das Notizsystem einen oder mehrere Absätze für jeden Punkt schreiben, die getroffenen Entscheidungen hervorheben und die Aufgaben für die nächste Sitzung auflisten.

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Ihre Tagesordnung wird Ihnen während der gesamten Sitzung als Leitfaden dienen, um eine vorbildliche Präsidentschaft zu gewährleisten und die Dauer der Sitzung in den Griff zu bekommen.

Fälligkeitsdatum und Aufgabenkommentare werden ebenfalls von WEDO automatisch als Teil des Protokolls festgehalten.

## Berichterstattung und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

Am Ende der Sitzung steht das Protokoll allen Teilnehmern zur Verfügung und jeder Mitarbeiter erhält automatisch die ihm zugewiesenen Aufgaben in seiner persönlichen Seite.

Aufgaben, die zwischen zwei Sitzungen ausgeführt werden, werden in der nächsten Sitzung automatisch als erledigt erscheinen. Anhand der Aufgabenhistorie können Sie die Änderungen an den einzelnen Aufgaben mit dem Link zu den entsprechenden Protokollen anzeigen. Kurzum, WEDO bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Aufgaben während der Sitzungen ohne grossen Aufwand.

Wenn Sie eine neue Sitzung erstellen, werden die Informationen aus dem vorherigen Protokoll übernommen, um Zeit zu sparen und Kopieren und Einfügen sowie Fehlerrisiken zu vermeiden.

## Bonus

### Suche

Die leistungsstarke Suchtfunktion von WEDO indexiert den Text aller Protokolle in allen Arbeitsbereichen Ihres Netzwerkes. Geben Sie einfach ein oder mehrere Keywords ein, damit WEDO automatisch in Ihren Protokollen sucht und die gesuchten Informationen schnell anzeigt.

### Sperre

Jeder Protokoll kann nach der Lektüre gesperrt werden, um die Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Archive zu gewährleisten.

### PDF exportieren

Mit einem Klick können Sie Ihre Tagesordnungen und Protokolle in PDF exportieren. Im Export-Modul können Sie auswählen, welche Informationen in der Datei angezeigt werden sollen. Dies ist sehr praktisch, um Protokoll-Auszüge zu generieren.

## Schlussfolgerung und Dank

Durch die neue Version des Sitzungsmoduls können Zeit und Geld eingespart werden.

Die Kunden, welche dieses Modul erfolgreich nutzen, haben uns bis zu 1 Stunde pro Sitzung gegeben, da das Protokoll während und nicht nach der Sitzung erstellt wird. Sie informieren uns auch eine Verkürzung der Sitzungsdauer um durchschnittlich 30 % an. Sie bereiten ihre Sitzungen besser vor und vermeiden so Ausschreitungen. Spart auch Zeit für das Management der Entscheide und der Aufgaben, welche WEDO automatisch weiterverfolgt.

Wir konnten alle Verbesserungsvorschläge unserer Kunden in diese neue Mahlung integrieren. An dieser Stelle möchten wir ihnen für ihre wertvollen Ratschläge und Anmerkungen danken. WEDO wird sich weiter entwickeln und zu einem umfassenden Kooperationsinstrument für Schweizer Unternehmen werden.

Das überarbeitete Sitzungsmodul ermöglicht dank einfacher Handhabung bis zu einer Stunde pro Sitzung und Überwachung der Aufgaben von Sitzung zu Sitzung.

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Neues Sitzungsmodul: einfacher, präziser, leistungsfähiger

Die neueste Version von WEDO bietet eine völlig neue Funktion für das Verfassen von Protokollen. Es besteht kein Bedarf, die Dokumente zu vervielfachen und stundenlang Protokolle nach einer Sitzung zu aktualisieren. Erstellen Sie Ihre Protokolle, verabschieden Sie Entscheidungen und planen Sie die daraus resultierenden Aktionen am gleichen Ort und während der Sitzung. Stellen Sie sicher, dass Sie von der Entscheidungsfindung bis zur Ausführung der Aufgabe informiert werden.

## Beginnen Sie mit dem Erstellen einer Sitzung

In jedem Arbeitsbereich finden Sie nun einen Karteikarte Sitzungen. Im Aktionsbalken können Sie eine **Sitzung hinzufügen**.

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In dem neuen Fenster, nennen Sie einen Namen und planen Sie Ihr Sitzung.

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## Vor der Sitzung: Ihrer Tagesordnung vorbereiten

Jetzt, da die Sitzung eingerichtet ist, können Sie den Teilnehmern hinzufügen, die Tagesordnung erstellen, die zu besprechenden Aufgaben vorbereiten und die zu präsentierenden Dateien beifügen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_03_diapositive2_62512669eb.png)

Wenn Sie auf **Tagesordnung ist verfügbar** klicken, bestätigt dies das Dokument, das von allen Teilnehmern in WEDO eingesehen werden kann.

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Alle Kollegen, die Zugang zu WEDO haben, können alle Tagesordnungen einsehen, die sie betreffen. **Zusätzlich werden alle Sitzungen, an denen die User teilnehmen, automatisch mit ihrem Outlook (oder anderen) Kalender synchronisiert.**

## Während der Sitzung: das Protokoll in echt Zeit schreiben und aktualisieren Sie die Aufgaben

Wenn die Sitzung beginnt, öffnen Sie Ihre vorher erstellte Tagesordnung und klicken dann auf **Sitzung beginnen**. Der Bildschirm wird dann in zwei Teile unterteilt: linke Seite für das Verfassen des Sitzungsprotokolls und rechte Seite für das Aktualisieren der Aufgaben in diesem Arbeitsbereich. Bitte beachten Sie, dass Aufgaben, die vorher mit diesem Arbeitsbereich verbunden waren, automatisch in einer Sitzung angezeigt werden.

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Änderungen der Aufgaben werden während der gesamten Dauer der Sitzung aufgezeichnet. Wenn das Protokoll erstellt ist und die Liste der Aufgaben auf dem neuesten Stand ist, können Sie die **Sitzung beenden**.

## Nach der Sitzung: ein strukturiertes Protokoll und zugewiesene Aufgaben

Eine abgeschlossene Sitzung zeigt automatisch ein schönes Protokoll mit allen wichtigen Informationen der Sitzung: anwesende, abwesende und entschuldigte Teilnehmer, Protokoll selbst, neuen oder abgeschlossenen Aufgaben, Terminänderungen, Kommentare und so weiter.

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Jeder Mitarbeiter kann von jedem Gerät (PC, Tablet, Smartphone) aus allen relevanten Protokollen sehen. Er erhält die ihm zugewiesenen Aufgaben automatisch in seine persönliche Seite. Die Aufgaben hängen mit ihrer Sitzung zusammen, um die Diskussion, die die Aufgabe ursprünglich geleitet hatte, rasch wieder aufnehmen zu können.

## Suche nach Protokollen und Aufgaben

In dieser neuen Fassung wurde die Forschung verbessert. Ein einfaches Schlüsselwort gibt Aufschluss über die Protokolle, Aufgaben oder Aktivitäten, die zuvor besprochen wurden.

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## Abschluss

Sie sparen viel Zeit und Energie, weil:

* Zentralisieren Sie alle Tagesordnungen und Protokolle,
* Stellen Sie sicher, dass jeder die für die Überwachung seiner Sitzungen erforderlichen Informationen erhält,
* Finden Sie die Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen bis zu ihrer Umsetzung.

Das Modul zum Verfassen von Berichten ist ein erster Schritt in Richtung eines immer umfassenderen kollaborativen Tools. Weitere Neuheiten sind geplant und wir würden uns freuen, Ihre Meinung zu diesem neuen Modul zu erfahren.

## Auch in dieser Version zu entdecken

* Checklisten mit Bezugsdatum (Aufgaben können vor und nach dem Bezugsdatum geplant werden),
* Menü umschalten,
* Erweiterte neue Beschreibung für Checklisten und Arbeitsbereiche.

Von der Entscheidungsfindung bis zur Ausführung der Aufgabe in drei Phasen, Ihre Sitzungen perfekt meistern.

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Vollständiges Modul zum Erstellen von Protokollen

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

Es gibt eine ganz besondere Art von Unbehagen, die mit einer Einladung zu einem regelmässigen Meeting einhergeht.

Sie ist immer da, jeden Dienstag um 10 Uhr oder, noch schlimmer, jeden Freitag um 15 Uhr, und blockiert Ihren Kalender. Die Teilnehmenden nehmen aus Gewohnheit teil. Kameras aus. Traktandenliste optional. Und irgendwo zwischen dem ersten Status-Update und der fünften halben Entscheidung wird klar: Dieses Meeting hilft niemandem. Es findet einfach statt.

Viele [regelmässige Meetings](https://wedo.com/de/features/meetings) wurden eingeführt, um Struktur zu schaffen. Stattdessen erzeugen sie oft Stillstand. Immer die gleichen Teilnehmenden, die gleichen Gesprächsthemen, die gleichen (oder fehlenden) Ergebnisse. Mit der Zeit verlieren sie ihren Nutzen und werden zu Hintergrundgeräuschen.

Doch hier ist der Punkt: Nicht die Wiederholung ist das Problem. Es ist der fehlende Rahmen. Und wenn Sie diesen korrigieren, verschwenden Sie keine Zeit mehr, sondern nutzen sie sinnvoll. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre regelmässigen Meetings neu gestalten können, um echte Klarheit und echten Mehrwert zu schaffen, damit die Teilnehmenden mit Orientierung und nicht mit Déjà-vu-Gefühlen gehen.

## **Die wachsenden Kosten schlecht geführter regelmässiger Meetings**

Ein einziges ineffizientes Meeting verschwendet Zeit. Ein regelmässiges schafft eine Kultur der Zeitverschwendung.

Es geht nicht nur um eine verlorene Stunde pro Woche. Es sind fünf Personen, die jede Woche je eine Stunde investieren, oft nur, um dieselben Updates oder nie gefällten Entscheidungen zu wiederholen. Rechnet man das auf einen Monat hoch, über mehrere Teams hinweg, verbrennt man plötzlich Dutzende Stunden für Meetings, die niemand als wertvoll empfindet.

Und das ist nur der offensichtliche Teil.

Schlecht strukturierte regelmässige Meetings bringen versteckte Kosten mit sich:

- **Verzögerte Entscheidungen**, wenn die Zuständigkeiten nicht klar sind, werden Entscheidungen aufgeschoben.
- **Fehlende Verantwortlichkeit**, wenn Folgeaufgaben nicht nachverfolgt werden, kommt nichts voran.
- **Zersplitterter Fokus**, ständiger Kontextwechsel und wiederholte Diskussionen rauben die Aufmerksamkeit.
- **Teilnahmetheater**, die Leute erscheinen, sind aber geistig längst woanders.

Mit der Zeit funktionieren diese Meetings eher als Platzhalter denn als echte Fortschrittspunkte. Und weil sie regelmässig stattfinden, werden sie selten hinterfragt. Je länger sie ineffektiv bleiben, desto mehr Zeit, Vertrauen und Aufmerksamkeit gehen stillschweigend verloren.

Das Schlimmste daran? Teams spüren oft, dass etwas nicht stimmt, wissen aber nicht, wie sie es ändern sollen. Also bleiben die Meetings bestehen. Und der Ressourcenverlust geht weiter.

## **Anzeichen dafür, dass Ihr regelmässiges Meeting nicht mehr funktioniert**

Sie brauchen keine Umfrage, um zu erkennen, wann ein regelmässiges Meeting aus dem Ruder läuft. Sie spüren es. Falls Sie dennoch unsicher sind, hier sind die häufigsten Warnsignale:

- Es gibt keine echte Traktandenliste. Vielleicht gab es einmal eine, aber jetzt besteht sie nur noch aus weiterkopierten Stichpunkten, oder existiert gar nicht mehr.
- Es ist jedes Mal dieselbe Diskussion. Kein Fortschritt, nur wiederverwertete Gesprächspunkte.
- Einige wenige dominieren, andere bleiben still. Es ist unklar, wer sprechen soll, also füllen nur die lautesten Stimmen den Raum.
- Die Teilnehmenden machen Multitasking oder erscheinen gar nicht. Das Engagement sinkt, wenn das Meeting keinen Mehrwert mehr bringt.
- Nichts wird dokumentiert. Entscheidungen, Kontext und Aufgaben verschwinden, sobald der Anruf endet.
- Alle verlassen das Meeting mit einer anderen Vorstellung davon, was gerade passiert ist. Ohne gemeinsame Aufzeichnung gibt es kein gemeinsames Verständnis.
- Wenn selbst die organisierende Person sich nicht mehr auf das Meeting freut, ist das ein klares Signal. Regelmässige Meetings sind keine passiven Kalendereinträge. Wenn sie nicht aktiv zur Abstimmung, Klarheit oder zum Fortschritt beitragen, entziehen sie diese Dinge, langsam, aber stetig.

## **So sollte ein strukturiertes regelmässiges Meeting aussehen**

![Die Struktur einer hochwertigen wiederkehrenden Sitzung — Infografik mit sechs Hauptelementen: klarer Zweck, sich entwickelnde Agenda, festgelegte Rollen, dokumentierte Entscheidungen, Fortschrittsüberprüfung und beabsichtigte Anwesenheit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_de_ea34eb450c.png)

Nicht jedes regelmässige Meeting ist ein hoffnungsloser Fall. Es gibt auch gute, aber sie entstehen nicht zufällig. Hier sehen Sie, was ein strukturiertes und wertvolles regelmässiges Meeting von einem Pflichttermin unterscheidet:

- **Es gibt ein klares Ziel.** Alle wissen, warum dieses Meeting stattfindet, sei es zur Beseitigung von Blockaden, zur Überprüfung von Kennzahlen oder zur Entscheidungsfindung. Wenn sich der Zweck ändert, ändert sich auch das Format.
- **Die Traktandenliste entwickelt sich weiter.** Sie ist keine statische Checkliste. Sie wird im Voraus erstellt, ist ergebnisorientiert und zeitlich begrenzt. Neue Themen werden gezielt hinzugefügt, nicht aus Panik oder als Lückenfüller.
- **Die Rollen sind definiert.** Jemand leitet die Diskussion. Jemand schreibt das Protokoll. Jemand ist für Folgeaufgaben verantwortlich. Wenn niemand die Verantwortung übernimmt, passiert auch nichts.
- **Der Fortschritt wird überprüft.** Die Aufgaben aus der Vorwoche verschwinden nicht im Nichts. Sie tauchen wieder auf, sichtbar, bis sie erledigt oder gelöst sind.
- **Die Teilnahme ist gezielt.** Wenn jemand nicht dabei sein muss, wird er oder sie nicht unnötig eingeladen. Relevanz bestimmt die Teilnahme, nicht Gewohnheit.

Wenn regelmässige Meetings so strukturiert sind, sind sie keine Lückenfüller mehr, sondern echte Hebel für Fortschritt. Sie helfen den Teilnehmenden, vorbereitet zu erscheinen, engagiert zu bleiben und mit Klarheit statt mit Verwirrung zu gehen.

## **So beheben Sie ein ineffektives regelmässiges Meeting**

Wenn sich Ihr regelmässiges Meeting nicht richtig anfühlt, dann ist es das wahrscheinlich auch.

Und wie die meisten von uns möchten Sie vermutlich keine weiteren Meetings abhalten, die niemandem wirklich weiterhelfen.

Aber Sie müssen weder Ihren Kalender komplett überarbeiten noch die Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden. Einige gezielte Änderungen können bereits viel bewirken, sie bringen Struktur, Zielklarheit und neue Energie zurück in den Ablauf.

![Reparieren Sie Ihre kaputte Besprechungsserie: 7 intelligente Änderungen — Infografik mit sieben Tipps zur Verbesserung wiederkehrender Sitzungen und passenden Symbolen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/fix_your_broken_recurring_meeting_7_smart_changes_de_05fcb06210.png)

Hier beginnt der Weg.

### **Überdenken Sie die bestehende Einladung**

Manchmal ist es am hilfreichsten, einfach auf Pause zu drücken.

Ein regelmässiges Meeting, zumindest vorübergehend, abzusagen, kann Raum schaffen, um über seinen eigentlichen Zweck nachzudenken. Es geht nicht darum, es aus Frustration zu streichen. Es geht darum, Platz zu schaffen, um es mit klarer Absicht neu zu gestalten.

Das signalisiert dem Team ausserdem, dass ihre Zeit wertgeschätzt wird, und dass das Meeting nicht einfach zurückkommt, sondern besser zurückkommt.

### **Definieren Sie ein Ziel und ein Enddatum**

Nicht jedes regelmässige Meeting muss für immer bestehen bleiben. Im Gegenteil, die meisten sollten das nicht.

Wenn ein Meeting dazu dient, ein Projekt voranzubringen, dann legen Sie einen natürlichen Endzeitpunkt fest. Falls es später wieder gebraucht wird, lässt es sich jederzeit neu starten. Ein Enddatum motiviert alle Beteiligten, sich zu fokussieren, Entscheidungen zu treffen und nicht einfach Zeit zu füllen.

Und wenn sich der Zweck des Meetings nicht in einem Satz klar beschreiben lässt? Dann ist das ein Zeichen, es grundsätzlich zu überdenken.

### **Schaffen Sie Klarheit über den Zweck des Meetings**

Vage Ziele führen zu vagen Meetings.

Bevor Sie die Serie neu starten, nehmen Sie sich einen Moment, um zu klären, wie eine erfolgreiche Version dieses Meetings aussehen würde. Soll es Blockaden sichtbar machen? Entscheidungen ermöglichen? Fortschritte abstimmen?

Wenn der Zweck klar ist, lassen sich Traktandenliste, Häufigkeit und Teilnehmende deutlich einfacher gestalten.

### **Gestalten Sie das Format neu, für das Team, nicht den Kalender**

Wenn sich das derzeitige Format flach anfühlt, wurde es vermutlich schon länger nicht mehr aktualisiert. Prüfen Sie, was fehlt:

- Sprechen immer dieselben Personen, während andere gedanklich abschalten?
- Gehen Aufgaben nach dem Meeting verloren?
- Wirkt das Meeting losgelöst vom eigentlichen Wochenverlauf?

Jetzt ist der Moment, die Struktur zu stärken:

Eine dynamische Traktandenliste, klar definierte Rollen und eine konsequente Nachverfolgung der Ergebnisse machen den Unterschied.

### **Legen Sie neue Abläufe für das Meeting fest**

Wenn sich das Format ändert, sollten sich auch die Erwartungen ändern.

Es hilft, diese laut auszusprechen oder, noch besser, schriftlich festzuhalten. Zum Beispiel:

- "Fügen Sie Themen vor dem Meeting zur Traktandenliste hinzu"
- "Verwenden Sie die ersten Minuten zur Durchsicht offener Aufgaben"
- "Beenden Sie das Meeting mit einem Überblick: Wer macht was?"

Sie schaffen keine Starrheit, sondern Klarheit. Und genau diese Klarheit gibt den Teilnehmenden einen Grund, engagiert zu bleiben.

### **Machen Sie die Teilnahme flexibel**

Nicht jedes Meeting muss voll besetzt sein. Wenn nur drei Personen aktiv an einer Übergabe oder Entscheidung arbeiten, können alle anderen verzichten.

Ermutigen Sie die Teilnehmenden, nur dann teilzunehmen, wenn es für sie relevant ist, nicht nur, weil ihr Name auf der Einladung steht. Allein dieser Wechsel kann ein Meeting von einem Zeitfresser in eine fokussierte Arbeitseinheit verwandeln.

### **Geben Sie der Struktur einen festen Ort**

Es ist schwer, ein regelmässiges Meeting effizient zu halten, wenn die Informationen über Posteingänge, Chats und Dokumente verstreut sind.

Wenn Vorbereitung, Diskussion und Nachbereitung an verschiedenen Orten stattfinden, geht schnell etwas unter. Und es wird nicht aus Desinteresse vergessen, sondern weil der Überblick fehlt.

Deshalb ist ein zentrales Tool entscheidend. Ein Ort für Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben. Ein Ort, um im Gleichschritt zu bleiben.

### **Überprüfen Sie die Struktur regelmässig**

Ein regelmässiges Meeting zu optimieren ist keine einmalige Aufgabe, es ist ein fortlaufender Prozess. Wenn die Struktur steht, setzen Sie sich eine Erinnerung, sie alle paar Monate zu überprüfen.

Sind die Traktanden noch relevant? Werden Aufgaben erledigt? Hat sich der Zweck verändert?

Kleine Kurskorrekturen im Laufe der Zeit halten das Meeting fokussiert und wertvoll, und verhindern, dass es wieder in den Autopilot zurückfällt.

## **Warum WEDO regelmässige Meetings zum Funktionieren bringt**

Seien wir ehrlich: Regelmässige Meetings werden nicht verschwinden. Und ganz ehrlich, das sollten sie auch nicht. Wenn sie gut strukturiert sind, helfen sie Teams, abgestimmt zu bleiben, Verantwortung zu übernehmen und kontinuierlich voranzukommen, ganz ohne täglichen Chaos-Modus.

Das eigentliche Problem liegt im fehlenden Überblick, mangelnder Verantwortlichkeit und unzureichender Nachverfolgung.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) gibt regelmässigen Meetings genau die Struktur, die bisher gefehlt hat:

- Gemeinsame Traktandenlisten, die sich von Woche zu Woche weiterentwickeln
- Notizen in Echtzeit, damit nichts verloren geht
- Automatisierte Nachverfolgung von Aufgaben
- Integrierte [Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen), die Diskussionen direkt mit Aktionen verknüpft
- Ein zentraler Ort für Kontext, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten, vor, während und nach dem Meeting

Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen Dokumenten, Posteingängen und Haftnotizen. Kein dreimaliges Wiederholen desselben Updates.

Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) fühlen sich Ihre regelmässigen Meetings nicht nur besser an, sie funktionieren auch besser.

Bereit, Ihre regelmässigen Meetings für alle Beteiligten wertvoll zu machen?

[Probieren Sie WEDO noch heute kostenlos](https://wedo.com/de/signup) aus und erleben Sie, was strukturierte Meetings für Ihr Team bewirken können.

Genug von unproduktiven regelmässigen Meetings? Erfahren Sie, wie Sie sie so strukturieren, dass Klarheit, Engagement und Nachverfolgung möglich werden, ohne Zeit zu verschwenden.

Feature image, die zeigt, wie regelmäßige Meetings für mehr Klarheit, Struktur und Mehrwert gestaltet werden.

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Regelmässige Meetings: So strukturieren Sie sie für Klarheit und Mehrwert

![Darstellung der Integration zwischen WEDO und Microsoft Teams. Links die WEDO-Oberfläche mit Tagesordnung, rechts eine laufende Videokonferenz in Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_de_249cb2ca1f.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software/) ist für viele Organisationen zum Standard für Sitzungen geworden. Es ist schnell, zuverlässig und tief in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Doch es wurde nicht entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus einer Sitzung zu verwalten.

Es verbindet Teilnehmer in Echtzeit, aber sobald der Anruf endet, endet auch diese Verbindung. Die Traktandenliste, Entscheidungen, Aufgaben und geteilten Dokumente? Sie befinden sich anderswo. Oft in E-Mail-Postfächern, in persönlichen Notizen oder gar nicht.

Microsoft Teams bietet Raum für Gespräche. Was fehlt, ist die Struktur. Und ohne Struktur gehen selbst die produktivsten Gespräche in der Nachbearbeitung leicht verloren.

Genau hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams bringt WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in denselben Raum, in dem die Microsoft Teams Sitzung stattfindet. Vom Erstellen der Traktandenliste über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zum Sperren des Protokolls verwandelt WEDO jede Sitzung in einen vollständigen Arbeitsablauf, bei dem nichts verloren geht.

## WEDO bringt Struktur in Ihre Microsoft Teams Sitzung

Für die meisten Teams beginnt mit der Planung einer Sitzung in Microsoft Teams das Chaos: Hintergrundnachrichten, verstreute Traktandenlisten, Dokumente in letzter Minute. Viele erscheinen zur Sitzung, ohne zu wissen, worüber gesprochen wird oder warum sie überhaupt eingeladen wurden.

Diese Art der fragmentierten Vorbereitung kostet Zeit, raubt Energie und verwandelt Sitzungen in etwas, das man übersteht, statt aktiv daran teilzunehmen.

WEDO ändert das, ohne dass Sie ein neues System oder einen neuen Prozess einführen müssen. Nach dem Hinzufügen zu einem Microsoft Teams Arbeitsbereich wird WEDO als Registerkarte im Sitzungs-Kanal angezeigt. Von dort aus beginnt alles, sich zu fügen.

Sie müssen weder die Plattform wechseln noch ein neues System einführen. Stattdessen bringt WEDO die Struktur, die Microsoft Teams fehlt, direkt in die Benutzeroberfläche, die Ihr Team bereits verwendet. Von hier aus können Sie alles tun, was für eine effektive Microsoft Teams Sitzung notwendig ist:

- Eine gemeinsame Traktandenliste erstellen
- Beiträge von Teilnehmern sammeln
- Relevante Dokumente anhängen
- Rollen zuweisen und Ziele klären
- Abstimmungen oder Genehmigungen starten, wenn nötig

Und nichts davon geschieht isoliert. Jeder Punkt wird nachverfolgt, jede Datei befindet sich im richtigen Kontext, jede Entscheidung hat ihren Platz, und all das, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Integration ermöglicht es, Sitzungen vom Vorbereiten bis zur Umsetzung durchzuführen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Kein Wechsel zwischen Apps. Kein Nachverfolgen von Dateien in E-Mail-Threads. Nur ein einziger Arbeitsbereich, in dem Diskussion und Dokumentation verbunden bleiben.

![Screenshot der WEDO-App in Microsoft Teams. Liste geplanter Sitzungen mit Datum, Status und Teilnehmenden sowie Formular zum Hinzufügen einer neuen Sitzung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_de_23bb941043.png)

Für Teams, die bereits auf Microsoft Teams zur Zusammenarbeit setzen, schliesst WEDO eine sehr spezifische und oft übersehene Lücke: Es verleiht dem Lebenszyklus jeder Microsoft Teams Sitzung einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

::button-primary[So integrieren Sie WEDO in Microsoft Teams]{link="https://help.wedo.com/de/articles/48754-wedo-in-microsoft-teams-integrieren"}

## Halten Sie Ihre Microsoft Teams Sitzung auf Kurs und machen Sie sie effektiv

Sobald die Sitzung beginnt, bleibt WEDO im Teams-Register geöffnet, direkt neben dem Anruf, sodass alles im Kontext bleibt. Die Traktandenliste ist nicht nur etwas, das man einmal in einer Kalendereinladung gesehen hat. Sie ist präsent, sichtbar und aktiv und leitet die Diskussion in Echtzeit.

Während das Gespräch voranschreitet, wird gleichzeitig die Dokumentation erstellt. Notizen werden live erfasst. Aufgaben werden in Echtzeit erstellt, mit Fälligkeiten und Verantwortlichen. Entscheidungen werden direkt unter dem jeweiligen Traktandum festgehalten.

Diese Form der Live-Zusammenarbeit schafft sofort Klarheit. Niemand fragt sich, was gesagt wurde oder wer wofür zuständig ist. Und wenn spontane Abstimmung erforderlich ist, ermöglichen Abstimmungsblöcke den Teilnehmern, ihre Meinung abzugeben und ohne Verzögerung oder E-Mail-Nachfassaktionen weiterzumachen.

Die Zusammenarbeit fühlt sich natürlich an, weil sie dort stattfindet, wo auch die Unterhaltung stattfindet: in derselben Oberfläche, mit denselben Personen, in Echtzeit.

WEDO macht es einfacher, einer Microsoft Teams Sitzung während ihrer Durchführung zu folgen, nicht nur einfacher, sie im Nachhinein zusammenzufassen. Das bedeutet weniger Verwirrung, weniger Nachfassaktionen und mehr Zeit, um die Arbeit voranzutreiben, statt bereits Besprochenes erneut aufzurollen.

## Nach dem Ende des Anrufs geht die Arbeit weiter

Der wahre Test einer Sitzung ist nicht, wie viel besprochen wurde, sondern was danach passiert.

Ohne Struktur verlieren selbst produktive Gespräche an Schwung. Aufgaben werden vergessen. Entscheidungen verschwimmen. Dieselben Themen tauchen Woche für Woche erneut auf, weil der ursprüngliche Kontext nicht auffindbar ist.

WEDO schliesst diesen Kreis, weiterhin innerhalb von Microsoft Teams.

Sobald die Microsoft Teams Sitzung endet, bleiben alle Aufgaben, Notizen, Entscheidungen und Dokumente genau dort, wo sie hingehören. Das Protokoll ist nicht in einem freigegebenen Ordner vergraben oder wird nachträglich manuell neu geschrieben, es ist bereits fertig. Sie können das Protokoll sperren, um seine Integrität zu bewahren, und elektronische Unterschriften direkt über die Plattform anfordern, sei es SES, AES oder eine qualifizierte Signatur mit rechtlicher Gültigkeit.

Aufgaben bleiben mit dem Traktandum verbunden, aus dem sie entstanden sind. Wenn jemand nachvollziehen möchte, warum eine Entscheidung getroffen wurde, muss er nicht raten. Die Person kann die Sitzung öffnen, das Thema finden, die Diskussion einsehen und die daraus resultierende Aktion verfolgen, alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Art der Nachvollziehbarkeit schafft Verantwortlichkeit. Alle wissen, wofür sie zuständig sind. Nichts geht verloren. Und wenn Sie zur nächsten Sitzung zurückkehren, kann das Gespräch fortgesetzt werden, statt von vorn zu beginnen.

WEDO macht diese Kontinuität automatisch. Die Microsoft Teams Sitzung verschwindet nicht, sobald der Anruf beendet ist. Sie wird Teil einer fortlaufenden Dokumentation, auf die sich das gesamte Team verlassen kann.

## Kontrolle, Datenschutz und eine klare Verantwortungslinie

![Karte Europas mit hervorgehobener Schweiz und Markierungen für Zürich und Genf. Text: „Ihre Daten werden sicher in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf gespeichert.“](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_de_3e69dd1360.png)

[WEDO in Microsoft Teams](https://wedo.com/de/integrations/ms-teams) zu integrieren bedeutet mehr als nur, Ihre Sitzungen zu optimieren. Es stärkt das Vertrauen in den Umgang mit Ihren Informationen.

Auch wenn es innerhalb der Microsoft Teams Oberfläche verwendet wird, bleiben alle Sitzungsdaten wie Notizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen vollständig unter der Kontrolle von WEDO. Die Inhalte werden sicher auf Servern in der Schweiz gespeichert, wo sie den strengen Datenschutzrichtlinien von WEDO und den Governance-Standards Ihrer Organisation unterliegen. Es werden keine Daten an Microsoft weitergegeben. Es wird kein Inhalt dupliziert oder ausserhalb der WEDO-Umgebung verarbeitet.

Diese Trennung ist entscheidend. Viele Kollaborationstools setzen auf Integration zulasten der Datenhoheit. WEDO geht den umgekehrten Weg. Es bietet volle Interoperabilität mit Microsoft Teams, ohne die Kontrolle über Ihre Inhalte aufzugeben. Das bedeutet, Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit, Datenstandort oder Compliance einzugehen.

Für Organisationen, die in sensiblen Bereichen tätig sind, ob im juristischen, finanziellen, öffentlichen oder forschungsbezogenen Umfeld, ist es keine Option, sondern eine Verpflichtung, genau zu wissen, wo Informationen gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.

WEDO hilft Ihnen, diese Verpflichtung zu erfüllen, ohne zusätzliche Komplexität. Sitzungsinhalte bleiben für die richtigen Personen sichtbar und zugänglich, während sie gleichzeitig geschützt und zentral in einem sicheren System gespeichert sind. Microsoft Teams bietet den Raum für die Diskussion. WEDO sorgt dafür, dass das Protokoll vollständig, korrekt und ausschliesslich Ihr Eigentum ist.

## Der Sitzungsraum ist nur die halbe Lösung

Microsoft Teams bietet Ihnen einen Ort für Gespräche. WEDO bietet Ihnen die Struktur, damit Ihre Microsoft Teams Sitzung zählt.

Von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung schliesst WEDO die operativen Lücken, die Microsoft Teams nicht abdeckt. Traktandenlisten bleiben sichtbar, Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert, und Aufgaben bleiben mit den Gesprächen verknüpft, aus denen sie entstanden sind. Alles befindet sich an einem Ort, verbunden mit der Sitzung und zugänglich für die Personen, die es benötigen.

Und weil WEDO Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle hält, können Sie mit Vertrauen zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Eigentum, Datenschutz oder Transparenz.

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft Teams arbeitet, verlangt [WEDO](https://wedo.com/de/features)  keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Es macht jede Microsoft Teams Sitzung einfach leichter durchzuführen, leichter nachzuverfolgen und schwerer zu vergessen. [Testen Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute kostenlos und verwandeln Sie jede Sitzung in etwas, auf dem Sie aufbauen können.

Erfahren Sie, wie WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in Microsoft Teams bringt, mit Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben in einem integrierten Arbeitsbereich.

Grafik mit dem Titel „WEDO + Microsoft Teams“. Zeigt eine Online-Besprechung mit mehreren Teilnehmern, WEDO-Tagesordnungspunkten und Symbolen für Mikrofon, Kalender und Meeting.

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WEDO + Microsoft Teams: Was Ihrer Microsoft Teams Sitzung gefehlt hat

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Sitzung-Management