Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_13_etape_5_fenetre_envoi_email_775e9cddb1.png)

Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

::button-primary[Planifiez une démo live]{link="/demo"}

Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

2019-06-la-preparation-et-le-suivi-dun-comite-de-direction-4

large_2019-06-la-preparation-et-le-suivi-dun-comite-de-direction-4

medium_2019-06-la-preparation-et-le-suivi-dun-comite-de-direction-4

small_2019-06-la-preparation-et-le-suivi-dun-comite-de-direction-4

thumbnail_2019-06-la-preparation-et-le-suivi-dun-comite-de-direction-4

La préparation et le suivi d’un Comité de direction

23 mai 2019 : le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, proposait à ses lecteurs de s’intéresser à WEDO. L’auteure, Sophie Marenne, y décrit les caractéristiques de notre outil collaboratif et souligne l’un de ses objectifs majeurs : établir un lien direct entre les réunions et les tâches qui en découlent. Elle parle également de l’implémentation de la solution dans bon nombre d’entreprises romandes de toutes tailles et rattachées à différents secteurs d’activités.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur notre solution et découvrir les témoignages des deux co-fondateurs de WEDO interviewés pour l’occasion ? Lisez l’article dans son ensemble ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Lire l'article](https://bit.ly/2K0vdls)

Le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, consacre un article à WEDO. 

large_2019-06-fr-agefi-1

medium_2019-06-fr-agefi-1

small_2019-06-fr-agefi-1

thumbnail_2019-06-fr-agefi-1

2019-06-fr-agefi-1

WEDO dope l’efficacité des réunions

## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive1_29a147a849.png)

Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_00a6b63d7d.png)

## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_7797334901.png)

## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive6_b44549c3ce.png)

Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive7_5ef0ecb87f.png)

## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive8_05dac3f982.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive9_457ddc8cf0.png)

**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

2019-03-plus-de-flexibilite-pour-la-gestion-de-vos-reunions

large_2019-03-plus-de-flexibilite-pour-la-gestion-de-vos-reunions

medium_2019-03-plus-de-flexibilite-pour-la-gestion-de-vos-reunions

small_2019-03-plus-de-flexibilite-pour-la-gestion-de-vos-reunions

thumbnail_2019-03-plus-de-flexibilite-pour-la-gestion-de-vos-reunions

Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

::button-primary[Planifier une démonstration]{link="/demo"}

[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

2019-03-comment-limiter-la-duree-dune-reunion-dentreprise-1

large_2019-03-comment-limiter-la-duree-dune-reunion-dentreprise-1

medium_2019-03-comment-limiter-la-duree-dune-reunion-dentreprise-1

small_2019-03-comment-limiter-la-duree-dune-reunion-dentreprise-1

thumbnail_2019-03-comment-limiter-la-duree-dune-reunion-dentreprise-1

Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

\-

Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

large_2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

medium_2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

small_2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

thumbnail_2019-01-module-reunions-des-ameliorations-qui-faciliteront-la-redaction-de-vos-comptes-rendus

Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

## Gestion des droits

Lorsque vous ajoutez une réunion, une nouvelle colonne intitulée **Accès** apparaît dans la liste des participants :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive3_1_e1540988841560_7892e6806d.png)

Pour chaque participant, vous avez le choix entre 5 options :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_1_7db5b841f2.png)

## 5 étapes de la réunion

Les cinq étapes qui encadrent la création d’une réunion ont été améliorées et sont les suivantes :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_1_24da19b2f6.png)

Notez que le fait de changer le statut de la réunion (passer d’une étape à l’autre) a un impact sur qui peut modifier quoi. Seul le droit maximal, représenté par la couronne sur fond bleu, peut changer le statut de la réunion.

## Récapitulatif des droits en fonction de l'étape

Voici un tableau qui résume les accès qui permettent de modifier les éléments selon l'étape dans laquelle se situe la réunion :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Étape 4/5 : Compte rendu en relecture

Dans les versions précédentes, lorsque la réunion était close, les notes et les décisions pouvaient encore être modifiées mais pas les tâches. Ce fonctionnement a été amélioré dans cette version. En effet, toutes les informations pourront encore être modifiées dans l’_étape 4/5 : compte rendu en relecture_ et ce jusqu'au moment où le compte rendu est verrouillé (étape 5/5).

## Enregistrement des modifications apportées aux tâches

Les tâches continueront à se mettre à jour dans le compte rendu tant que celui-ci n’est pas verrouillé. Nous vous conseillons de verrouiller systématiquement un compte rendu une fois relu et approuvé.

## Rapport résumé périodique

Nous avons ajouté à cette version un rapport périodique qui vous sera envoyé par email. Par défaut, vous recevrez un rapport hebdomadaire le lundi matin.

Pour modifier ce paramètre, rendez-vous dans votre _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Notifications_ \> _Rapport résumé périodique_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive4_1_e1540988863763_d82e3149cb.png)

## A découvrir également dans cette version

* Nouveau design des tuiles pour les espaces de travail, les modèles, les checklists et les réunions.
* Le menu des tuiles a été déplacé directement sur les tuiles elles-mêmes et non plus dans la barre d’action afin d’améliorer l’ergonomie et la navigation.
* Amélioration de certains textes pour simplifier la compréhension de l’interface (notamment pour l’import d’un ordre du jour).
* Les options de synchronisation avec le calendrier ont été améliorées.

La nouvelle version de WEDO intègre plusieurs nouveautés dont la gestion des droits dans les réunions.

2018-10-la-gestion-des-droits-dans-les-reunion

large_2018-10-la-gestion-des-droits-dans-les-reunion

medium_2018-10-la-gestion-des-droits-dans-les-reunion

small_2018-10-la-gestion-des-droits-dans-les-reunion

thumbnail_2018-10-la-gestion-des-droits-dans-les-reunion

La gestion des droits dans les réunions

## WEDO SÀRL L’OUTIL COLLABORATIF SWISS MADE

WEDO Sàrl est le projet de David Dutch et d’Antoine Sudan, deux ingénieurs fribourgeois et amis d’enfance. Il s’agit d’un outil collaboratif, créé en 2015 et soutenu par Fri Up, pour gérer des tâches, séances et projets en équipe. Leur vision: simplifier la communication en entreprise pour révolutionner la collaboration entre professionnels !

## LA NAISSANCE D’UNE START-UP 100% SUISSE

En tant que collaborateur d’une entreprise, chacun est confronté à différents canaux de communication: procès-verbaux (PV), procédures, documents, emails, tableaux, appels téléphoniques ou encore checklists. Garder une vision claire sur les tâches à réaliser et leurs échéances n’est pas toujours aisé.

En 2015, David Dutch et Antoine Sudan ont alors décidé d’aller à la rencontre de directeurs de différentes entreprises pour découvrir leurs manières de gérer les tâches, les séances et les projets. C’est grâce aux précieux témoignages de plus de 300 professionnels qu’ils ont pu développer leur plateforme.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2017_07_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8113_1024x683_e42e2a752d.jpg)

Contrairement à différents outils disponibles en ligne, WEDO est adapté aux besoins des entreprises helvétiques.

> Collaborer en toute simplicité

Toutes les données sont hébergées en Suisse. L’application est hautement sécurisée et très facile d’utilisation pour permettre une mise en réseau aisée des collaborateurs.

## DES OUTILS AU SERVICE DES ENTREPRISES

Le retour sur investissement de l’utilisation de WEDO est rapide. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal via WEDO, en comparaison avec une prise de PV standard, permet une économie d’une heure par séance. De plus, la traçabilité proposée par l’application permet d’assurer un suivi de la prise de décision en séance à l’exécution de la tâche sur le terrain.

Les clients actuels proviennent de domaines variés: administrations, communes, EMS, banques. Des fonctionnalités dédiées leur permettent de suivre les processus déjà existants comme la rédaction de PV ou la création de checklists pour le suivi des procédures administratives. Les outils collaboratifs sont sans aucun doute le futur des systèmes de communication pour les entreprises. Grâce aux propositions d’améliorations suggérées par ses clients de manière continue, WEDO s’adapte jour après jour aux besoins des entreprises. L’objectif est clair: faire de WEDO l’outil collaboratif de référence en Suisse.

Photo : © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Source :
[Article original de l'ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Echo de la CCIF (juin 2017 / n°3).

Article ECHO présentant WEDO, l'outil collaboratif suisse, avec image des deux co-fondateurs près d'une cheminée industrielle

large_2017-07-fr-echo-ccif-1

medium_2017-07-fr-echo-ccif-1

small_2017-07-fr-echo-ccif-1

thumbnail_2017-07-fr-echo-ccif-1

2017-07-fr-echo-ccif-1

ECHO (CCIF)

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_10_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8113_caa4d3eb64.jpg)
![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_10_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8139_4925e1d403.jpg)

## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2016_10_montage_fr_1024x614_16c5005358.png)

## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

\--

Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

En-tête d'article 'Info Patronale' avec photo des deux co-fondateurs: David et Antoine

large_2016-10-fr-info-patronale-1

medium_2016-10-fr-info-patronale-1

small_2016-10-fr-info-patronale-1

thumbnail_2016-10-fr-info-patronale-1

2016-10-fr-info-patronale-1

Info Patronale

Grâce à la nouvelle version mise en ligne aujourd’hui, WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Deux modes de synchronisation sont possibles :

* Synchronisation de toutes vos tâches
* Synchronisation des tâches par sujet

## Synchronisation de toutes vos tâches

Pour synchroniser toutes vos tâches avec votre calendrier, allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Synchro calendrier_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_calendar_sync_dee44cf046.png)

Si vous avez Outlook, cliquer sur le lien « webcals ». Pour les autres, vous pouvez copier le lien proposer sous le titre Google Calendar et l’ajouter selon l’explication fournie dans WEDO.

## Synchronisation des tâches par sujet

Pour synchroniser les tâches par sujet, allez dans le sujet souhaité. Puis dans la roue dentée, cliquez sur Synchro calendrier. Suivez ensuite la même démarche que celle expliquée ci-dessus.

## Conclusion

Grâce à la synchronisation calendrier, vous ne ratez plus aucune échéance. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Mise à jour: interface de synchronisation des tâches avec échéances sur le logiciel WEDO

large_2016-06-synchronisation-calendrier

medium_2016-06-synchronisation-calendrier

small_2016-06-synchronisation-calendrier

thumbnail_2016-06-synchronisation-calendrier

2016-06-synchronisation-calendrier

Synchronisation calendrier

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Prochain webinaire | Diagramme de Gantt : Comment maintenir vos projets sur la bonnes voie

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Apprenez à gérer et à hiérarchiser vos tâches quotidiennes grâce à des stratégies éprouvées, des méthodes de travail intelligentes et les bons outils pour rester organisé et productif.

L'image montre une réunion d'équipe au cours de laquelle des tâches sont assignées aux contributeurs et aux parties prenantes du projet.

large_Guide _ comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

medium_Guide _ comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

small_Guide _ comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

thumbnail_Guide _ comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

Guide _ comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

Guide : gérer et prioriser vos tâches quotidiennes efficacement

Chaque équipe a besoin de structure. Sans cela, les tâches passent à la trappe, les priorités se perdent et la productivité en souffre. Un bon outil de gestion des tâches permet d’éviter cela en gardant tout le monde aligné. Il facilite l’organisation du travail, la définition des échéances et le suivi de l’avancement.

Mais tous les outils ne conviennent pas à toutes les entreprises.

Optez pour un outil mal adapté à vos besoins, et il compliquera le travail au lieu de le faciliter. Votre équipe sera contrainte de suivre une structure rigide et inutilement complexe et de crouler sous les notifications.

Alors, comment s’y retrouver parmi toutes les options disponibles ?

La réponse ne se trouve ni dans une liste de fonctionnalités, ni dans un nom de marque. Tout repose sur l’adéquation entre l’outil et la manière dont votre équipe travaille.

Ce guide vous aide à identifier les critères essentiels, à éviter les pièges classiques et à adopter une méthode concrète pour tester les outils avant de vous engager. À la fin, vous serez en mesure de choisir une solution qui soutient votre équipe… au lieu de la freiner.

## Commencez par vos besoins, pas par les options du logiciel
Lorsqu’on compare des outils de gestion des tâches, il est facile de se laisser séduire par des fonctionnalités présentées. Diagrammes de Gantt, tableaux kanban, automatisations… Toutes semblent utiles, mais toutes ne correspondent pas à la façon dont votre équipe travaille. Plutôt que de partir d’une liste de fonctionnalités, partez des habitudes de votre équipe.

Un bon outil doit s’adapter à vos processus, et non l’inverse. Avant de comparer les solutions, prenez un moment pour analyser vos besoins :

**- Complexité des projets :** Avez-vous besoin d’une simple liste de tâches individuelles ou d’un système complet avec dépendances et jalons ?
**- Mode de collaboration :** Votre équipe travaille-t-elle en temps réel, de manière asynchrone, ou un mélange des deux ?
**- Visibilité des tâches :** Chacun gère-t-il ses tâches de son côté, ou est-il essentiel d’avoir une vue partagée sur les projets ?
**- Besoins en intégration :** Est-il vraiment indispensable que l’outil se connecte à vos emails, votre agenda ou votre espace de stockage ?
**- Évolutivité :** L’outil restera-t-il pertinent si votre équipe grandit, ou deviendra-t-il vite limité ?
**- Préférences des utilisateurs :** Votre équipe préfère-t-elle une gestion structurée (listes, priorités, échéances) ou un système plus souple (tableaux, étiquettes, flux de travail) ?
**- Conformité et sécurité :** Si vous travaillez dans un secteur soumis à des règles strictes, l’outil respecte-t-il les exigences en matière de sécurité des données ?

En répondant à ces questions, vous pourrez rapidement écarter les outils qui ne soutiennent pas le fonctionnement de votre équipe. Vous éviterez ainsi de vous perdre dans les listes de fonctionnalités et choisirez une solution qui facilite réellement le travail.

## Ce que doit offrir bon outil de gestion des tâches
Un bon outil de gestion des tâches, c’est un peu comme un membre de l’équipe en plus. Il organise le travail, garde les priorités claires et facilite la collaboration. Un mauvais outil, en revanche ? C’est juste une chose de plus à gérer.

Beaucoup d’équipes tombent dans le piège d’un outil qui semble puissant au premier abord, mais qui finit par les ralentir. Tableaux compliqués, trop d’options à configurer, avalanche de notifications… ce qui devait aider devient une source de frustration quotidienne.

Alors, qu’est-ce qui rend vraiment un outil utile ?

![Comparaison visuelle de ce qu'il faut rechercher et de ce qu'il faut éviter dans un outil de gestion des tâches. Met en évidence les caractéristiques indispensables telles que l'organisation flexible des tâches, des priorités claires, une collaboration facile, une prise en main aisée et des intégrations fiables. Il contraste avec les pièges courants tels que les tableaux de bord encombrés, la configuration trop complexe, les notifications excessives et la mauvaise adaptation aux besoins de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_fr_bfe3483996.png)

✔ **Organisation simple et flexible** – Que votre équipe préfère les listes, les tableaux kanban ou les frises chronologiques, l’outil doit s’adapter à différents modes de travail sans imposer une structure rigide.

✔ **Échéances et priorités claires** – Les tâches ne doivent pas s’accumuler sans être vues. Il faut pouvoir fixer facilement des délais, hiérarchiser les tâches, définir des priorités et fixer des [jalons](https://help.wedo.com/fr/projets/notion-et-concept-du-diagramme-de-gantt) pour atteindre des objectifs plus larges. Certains outils proposent aussi des cadres de priorisation comme la matrice d’Eisenhower, utile pour distinguer l’urgent de l’important.

✔ **Collaboration sans effort supplémentaire** – Commentaires, mentions, partage de fichiers… tout doit simplifier la communication sans générer de discussions parallèles en dehors de l’outil. Le but est de rassembler le travail et les échanges au même endroit.

✔ **Prise en main rapide** – Un bon outil doit simplifier le travail, pas le compliquer. S’il faut des semaines pour le maîtriser, l’adoption sera difficile. L’idéal est une interface intuitive, que l’équipe peut utiliser dès le départ, avec un minimum de configuration. Pour faciliter le lancement, WEDO propose des séances de mise en place dès le début, afin que tout soit bien configuré.

✔ **Intégrations fiables** – L’outil doit s’insérer naturellement dans votre organisation. L’intégration avec les emails, les agendas ou d’autres applications permet de limiter les frictions. WEDO continue d’élargir ses possibilités d’intégration, avec notamment une connexion à Teams et une synchronisation bidirectionnelle du calendrier à venir. Cela dit, il est important d’évaluer ce dont votre équipe a besoin aujourd’hui… et ce qui pourrait lui être utile demain.

A éviter :

🚫 **Tableaux surchargés** – Un tableau impressionnant n’est pas forcément efficace. Trop d’informations en même temps ralentissent la prise de décision.

🚫 **Trop de personnalisation** – Si tout doit être configuré manuellement, l’outil peut générer plus de travail qu’il n’en épargne. La flexibilité, c’est bien, mais il faut aussi une structure simple pour démarrer vite.

🚫 **Trop de notifications** – Des rappels constants deviennent vite agaçants. Un bon outil propose des notifications intelligentes, qui aident l’équipe à avancer… sans la submerger.

## Erreurs courantes qui mènent au mauvais choix
Même avec les meilleures intentions, certaines équipes se retrouvent avec un outil de gestion des tâches qui ne leur convient pas. Trop complexe, trop rigide ou tout simplement inutilisé. Éviter ces pièges fréquents peut vous épargner bien des frustrations… et un changement d’outil quelques mois plus tard.

**- Sous-estimer l’adoption par les utilisateurs**
Peu importe le nombre de fonctionnalités disponibles, si personne n’utilise réellement l’outil. Un tableau de bord attrayant ou des réglages avancés ne servent à rien si l’équipe n'en voit pas l'intérêt. La meilleure solution est celle qui s’intègre naturellement au quotidien, sans résistance.

**- Négliger la prise en main et l'apprentissage**
Un bon outil doit simplifier le travail, pas exiger des heures de formation pour accomplir des tâches simples. Si l’interface est déroutante ou nécessite des ajustements constants, l’adoption sera difficile.

**- Choisir en fonction de la notoriété**
Ce n’est pas parce qu’un outil est connu qu’il convient à votre équipe. Beaucoup choisissent un nom populaire sans vérifier si le fonctionnement correspond réellement à leurs besoins. Mieux vaut un bon ajustement qu’une marque célèbre.

**- Négliger les coûts à long terme**
Certains outils semblent abordables au départ (voire gratuits), mais ajoutent des frais pour chaque utilisateur, des options premium ou des modules complémentaires. Ce qui paraît économique peut vite devenir coûteux à mesure que votre équipe grandit.

**- Se concentrer sur l’outil plutôt que sur le problème**
Il est facile de se perdre dans les comparaisons de fonctionnalités et les démonstrations. Mais la vraie question est : quel problème essayez-vous de résoudre ? Sans une définition claire de vos besoins, vous risquez de courir après des fonctions… sans solution réelle.

## Comment comparer et tester les outils objectivement
Un outil de gestion des tâches peut sembler idéal sur le papier, mais sera-t-il vraiment adapté à votre équipe ? Représentera-t-il une perte ou un gain de temps et d’argent sur le long terme ? Pour le savoir, il faut aller au-delà du discours commercial et tester les outils en situation réelle.

Voici comment tirer le meilleur parti de cette phase de test :

**- Planifiez des démonstrations et posez les bonnes questions** – La plupart des éditeurs proposent des démos, mais ne vous contentez pas d’écouter l’argumentaire commercial.

Apportez des exemples concrets issus du quotidien de votre équipe et demandez comment l’outil s’y adapte. Peut-on facilement suivre l’avancement des tâches ? Gérer les responsabilités ? Collaborer en temps réel ?

**- Impliquez les bonnes personnes** –Le choix ne doit pas venir uniquement de la direction ou de l’IT. Faites participer celles et ceux qui utiliseront l’outil au quotidien : chefs de projet ou membres d’équipe. Leur retour est essentiel pour savoir si l’outil simplifie vraiment les choses ou ajoute une couche de complexité.

**- Testez avec un vrai projet** – Lancez un projet simple mais concret pendant la phase d’essai. Créez des listes de tâches, attribuez-les, suivez leur avancement. L’outil aide-t-il à structurer le travail ? Ou l’équipe revient-elle vite à ses anciens réflexes (emails, post-it, tableurs…) ?

**- Comparez l’expérience selon les rôles** – Un bon outil doit convenir à différents profils. Est-il clair aussi bien pour les managers que pour les collaborateurs ? Peut-il s’adapter à la fois à une approche structurée (kanban) et à un fonctionnement plus souple (listes simples) ?

**- Évaluez sa pertinence à long terme** – L’outil répond-il aux besoins actuels tout en étant capable d’évoluer avec votre équipe ? Permet-il de personnaliser les flux de travail, de s’intégrer avec d’autres logiciels, de gérer les priorités efficacement ?

**- Examinez la qualité du support client** – Même les meilleurs outils nécessitent un accompagnement. Le fournisseur propose-t-il une assistance, des formations ou un service client réactif pour faciliter la prise en main ?

Un bon outil ne doit pas donner l’impression qu’il faut se battre avec lui. Prendre le temps de le tester correctement vous évitera bien des déconvenues… et de coûteuses erreurs.

## Comparer les outils de gestion des tâches les plus populaires
Maintenant que vous connaissez les critères à prioriser dans votre recherche, voyons comment les solutions les plus connues se comparent. Certaines plateformes excellent dans l’organisation de la charge de travail et le suivi des projets. D’autres misent sur le travail collaboratif et les mises à jour en temps réel ou offrent une personnalisation avancée des processus complexes.

Ci-dessous, nous comparons les outils les plus utilisés, en mettant en lumière leurs points forts, leurs limites potentielles et leur capacité à soutenir une gestion des tâches efficace.

![Tableau comparatif des outils de gestion des tâches, Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana et WEDO, mettant en évidence des fonctionnalités telles que les listes de tâches, la vue kanban, les dépendances des tâches, les sous-tâches, la collaboration, la gestion des réunions, le partage de fichiers et l'hébergement de données.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_fr_b29e2e68a4.png)

## Choisir en toute confiance
Tous les outils comparés permettent de mieux organiser le travail et de gérer les tâches assignées. Mais le bon choix dépend surtout de la façon dont votre équipe fonctionne au quotidien. Certains outils sont parfaits pour le suivi simple des tâches, d’autres offrent une personnalisation poussée ou une gestion de projet structurée. L’essentiel, c’est de choisir une solution qui simplifie le travail… pas qui le complique.

Un outil adapté à votre mode de fonctionnement vous permettra d’avancer efficacement, sans perdre de temps à lutter avec l'outil.

Besoin d’un outil qui relie tâches, réunions et suivis sans désordre ? [Essayez WEDO gratuitement](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui et découvrez une collaboration sans friction.

Découvrez comment choisir le meilleur outil de gestion des tâches pour votre équipe. Comparez les meilleures options pour trouver celle qui convient le mieux à votre organisation.

Des collaborateurs utilisent un outil de gestion de tâches lors d'une réunion pour avancer sur un projet commun.

large_Comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

medium_Comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

small_Comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

thumbnail_Comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

Comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipefr.png

Guide : comment choisir le bon outil de gestion de tâches pour votre équipe

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


::button-primary[Essayer gratuitement WEDO]{link="/signup"}
::button-primary[Planifier une démo live]{link="/demo"}

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

large_Executive assistants-FR.png

medium_Executive assistants-FR.png

small_Executive assistants-FR.png

thumbnail_Executive assistants-FR.png

Executive assistants-FR.png

Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

::button-primary[Planifier une démo live]{link="/demo"}

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Réunions

Prêt·e à démarrer ?Commencez votre essai gratuit dès aujourd'hui.