## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive1_29a147a849.png)

Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_00a6b63d7d.png)

## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_7797334901.png)

## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

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Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

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Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

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## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

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**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. Doodle s’est également penché sur l’analyse de 19 millions de réunions afin d’établir ce rapport. : [Accéder au rapport Doodle](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

## Gestion des droits

Lorsque vous ajoutez une réunion, une nouvelle colonne intitulée **Accès** apparaît dans la liste des participants :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive3_1_e1540988841560_7892e6806d.png)

Pour chaque participant, vous avez le choix entre 5 options :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_1_7db5b841f2.png)

## 5 étapes de la réunion

Les cinq étapes qui encadrent la création d’une réunion ont été améliorées et sont les suivantes :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_1_24da19b2f6.png)

Notez que le fait de changer le statut de la réunion (passer d’une étape à l’autre) a un impact sur qui peut modifier quoi. Seul le droit maximal, représenté par la couronne sur fond bleu, peut changer le statut de la réunion.

## Récapitulatif des droits en fonction de l'étape

Voici un tableau qui résume les accès qui permettent de modifier les éléments selon l'étape dans laquelle se situe la réunion :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Étape 4/5 : Compte rendu en relecture

Dans les versions précédentes, lorsque la réunion était close, les notes et les décisions pouvaient encore être modifiées mais pas les tâches. Ce fonctionnement a été amélioré dans cette version. En effet, toutes les informations pourront encore être modifiées dans l’_étape 4/5 : compte rendu en relecture_ et ce jusqu'au moment où le compte rendu est verrouillé (étape 5/5).

## Enregistrement des modifications apportées aux tâches

Les tâches continueront à se mettre à jour dans le compte rendu tant que celui-ci n’est pas verrouillé. Nous vous conseillons de verrouiller systématiquement un compte rendu une fois relu et approuvé.

## Rapport résumé périodique

Nous avons ajouté à cette version un rapport périodique qui vous sera envoyé par email. Par défaut, vous recevrez un rapport hebdomadaire le lundi matin.

Pour modifier ce paramètre, rendez-vous dans votre _Profil_ \> _Paramètres_ \> onglet _Notifications_ \> _Rapport résumé périodique_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive4_1_e1540988863763_d82e3149cb.png)

## A découvrir également dans cette version

* Nouveau design des tuiles pour les espaces de travail, les modèles, les checklists et les réunions.
* Le menu des tuiles a été déplacé directement sur les tuiles elles-mêmes et non plus dans la barre d’action afin d’améliorer l’ergonomie et la navigation.
* Amélioration de certains textes pour simplifier la compréhension de l’interface (notamment pour l’import d’un ordre du jour).
* Les options de synchronisation avec le calendrier ont été améliorées.

La nouvelle version de WEDO intègre plusieurs nouveautés dont la gestion des droits dans les réunions.

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La gestion des droits dans les réunions

## WEDO SÀRL L’OUTIL COLLABORATIF SWISS MADE

WEDO Sàrl est le projet de David Dutch et d’Antoine Sudan, deux ingénieurs fribourgeois et amis d’enfance. Il s’agit d’un outil collaboratif, créé en 2015 et soutenu par Fri Up, pour gérer des tâches, séances et projets en équipe. Leur vision: simplifier la communication en entreprise pour révolutionner la collaboration entre professionnels !

## LA NAISSANCE D’UNE START-UP 100% SUISSE

En tant que collaborateur d’une entreprise, chacun est confronté à différents canaux de communication: procès-verbaux (PV), procédures, documents, emails, tableaux, appels téléphoniques ou encore checklists. Garder une vision claire sur les tâches à réaliser et leurs échéances n’est pas toujours aisé.

En 2015, David Dutch et Antoine Sudan ont alors décidé d’aller à la rencontre de directeurs de différentes entreprises pour découvrir leurs manières de gérer les tâches, les séances et les projets. C’est grâce aux précieux témoignages de plus de 300 professionnels qu’ils ont pu développer leur plateforme.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2017_07_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8113_1024x683_e42e2a752d.jpg)

Contrairement à différents outils disponibles en ligne, WEDO est adapté aux besoins des entreprises helvétiques.

> Collaborer en toute simplicité

Toutes les données sont hébergées en Suisse. L’application est hautement sécurisée et très facile d’utilisation pour permettre une mise en réseau aisée des collaborateurs.

## DES OUTILS AU SERVICE DES ENTREPRISES

Le retour sur investissement de l’utilisation de WEDO est rapide. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal via WEDO, en comparaison avec une prise de PV standard, permet une économie d’une heure par séance. De plus, la traçabilité proposée par l’application permet d’assurer un suivi de la prise de décision en séance à l’exécution de la tâche sur le terrain.

Les clients actuels proviennent de domaines variés: administrations, communes, EMS, banques. Des fonctionnalités dédiées leur permettent de suivre les processus déjà existants comme la rédaction de PV ou la création de checklists pour le suivi des procédures administratives. Les outils collaboratifs sont sans aucun doute le futur des systèmes de communication pour les entreprises. Grâce aux propositions d’améliorations suggérées par ses clients de manière continue, WEDO s’adapte jour après jour aux besoins des entreprises. L’objectif est clair: faire de WEDO l’outil collaboratif de référence en Suisse.

Photo : © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Source :
[Article original de l'ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Echo de la CCIF (juin 2017 / n°3).

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ECHO (CCIF)

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_10_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8113_caa4d3eb64.jpg)
![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_10_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8139_4925e1d403.jpg)

## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2016_10_montage_fr_1024x614_16c5005358.png)

## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

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Info Patronale

Grâce à la nouvelle version mise en ligne aujourd’hui, WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

Deux modes de synchronisation sont possibles :

* Synchronisation de toutes vos tâches
* Synchronisation des tâches par sujet

## Synchronisation de toutes vos tâches

Pour synchroniser toutes vos tâches avec votre calendrier, allez dans votre _Profil > Paramètres > onglet Synchro calendrier_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_calendar_sync_dee44cf046.png)

Si vous avez Outlook, cliquer sur le lien « webcals ». Pour les autres, vous pouvez copier le lien proposer sous le titre Google Calendar et l’ajouter selon l’explication fournie dans WEDO.

## Synchronisation des tâches par sujet

Pour synchroniser les tâches par sujet, allez dans le sujet souhaité. Puis dans la roue dentée, cliquez sur Synchro calendrier. Suivez ensuite la même démarche que celle expliquée ci-dessus.

## Conclusion

Grâce à la synchronisation calendrier, vous ne ratez plus aucune échéance. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

WEDO permet de synchroniser vos tâches comportant une échéance avec les calendriers Outlook, Gmail, iCal et tous les autres.

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Synchronisation calendrier

Cet article explique comment utiliser WEDO pour le suivi d’une réunion. La prise de compte rendu dynamique réalisable grâce à WEDO donnent les principaux avantages suivants :

* Liste claire des points en suspens
* Définition des responsabilités dans le cadre de la réunion
* Les collaborateurs reçoivent directement leurs tâches
* Pas de travail de mise au propre après la réunion
* Meilleure communication des attentes et des échéances
* Suivi simplifié des tâches d'une semaine à l'autre

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (réunion en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Réunion hebdo_.

## Lister les tâches discutées en réunion

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches discutées lors de la réunion directement dans le sujet Réunion hebdo. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive1_ea8637b2ca.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive2_e1541093360187_f6d9c3fc68.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive3_e1541093385814_1024x445_72d5dd23aa.png)

## Ajouter des tâches avant la réunion afin d’être prêt

Avant une réunion, demandez à chaque participant de lister dans le sujet les points à discuter. Ceci permettra de préparer un ordre du jour ciblé et de commencer la réunion sur de bonne base.

## Suivre les tâches d’une réunion à l’autre

Toutes les tâches déléguées dans le cadre de la réunion sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet Réunion hebdo. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive4_a5e9c42511.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Ajouter des commentaires

Si un commentaire est formulé lors de la réunion en rapport avec une tâche, vous pouvez le saisir dans son volet de détail. Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des discussions.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive5_e1541093406283_7111290320.png)

## Exporter un compte rendu en PDF

Si l’export d’un compte rendu est nécessaire (pour l’archiver ou l’envoyer par email), cliquez dans la barre d’action sur le bouton **Exporter**.

Choisissez les informations à afficher et cliquez sur **Générer le fichier**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive6_e1541093423403_d07ca73458.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, de nombreuses entreprises utilisent la prise de comptes rendus dynamiques avec succès. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité en sortant de la réunion et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment WEDO peut vous aider à économiser plus d'une heure de travail par réunion.

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WEDO pour le suivi d'une réunion

## L’organisation d’un Conseil d’Administration

Les entreprises de tout domaine sont fréquemment amenées à organiser des réunions avec leur Conseil d’Administration afin de s’accorder sur les décisions stratégiques majeures. Cette rencontre formelle doit être encadrée au mieux et menée de manière efficace pour faciliter l’échange et la communication avec les membres du CA. Aussi, il est primordial de privilégier les outils digitaux nécessaires visant à améliorer l’organisation et le suivi de ces rencontres. Ces solutions technologiques doivent bien évidemment répondre à des exigences de sécurité pour permettre une communication et des accès sécurisés.

Vous peinez à assurer un suivi et une organisation efficace pour vos Conseils d’Administration ? Nous avons la solution pour vous aider !

WEDO est un outil de gestion des réunions qui se prête parfaitement à la préparation et au suivi des Conseils d’Administration pour de multiples raisons. Nous vous proposons de découvrir 7 étapes qui vous montrent comment notre plateforme collaborative soutient l’organisation des CA. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Préparez votre CA

### 📂 Organisez les documents

Si vous participez à la préparation des Conseils d’Administration de votre entreprise, organisez tout d’abord tous les documents qui seront présentés au cours de la réunion, tels que les rapports financiers, les rapports de vente et les mises à jour marketing. Il est essentiel de veiller à ce que tous les documents soient bien présentés, complets et faciles à comprendre.

### ✍🏻 Préparez les rapports

Si vous êtes chargé de présenter des rapports, préparez-les bien avant la réunion. Assurez-vous qu'ils soient clairs, concis et qu'ils contiennent toutes les informations pertinentes pour l’ensemble de l’assemblée. 

### ❔ Identifiez les questions clés

Finalement, avant la rencontre, identifiez les questions clés ou les sujets de préoccupation qui seront abordés au cours de la réunion. Soyez prêt à offrir des idées, des suggestions ou des recommandations si nécessaire.

Une fois ces premiers points préparés, concentrez-vous sur l’établissement des thématiques qui seront abordées en réunion : votre ordre du jour. 

## 2. Établissez l’ordre du jour

### 📣 Déterminez les sujets à aborder

Les sujets abordés lors des réunions du Conseil d’Administration peuvent varier en fonction de l'organisation. Ils peuvent inclure :

- des rapports financiers ;
- des mises à jour opérationnelles ;
- la planification stratégique ;
- la gestion des risques ;
- la conformité juridique ;
- des projets en cours ;
- des votes ;
- et d'autres questions importantes pour l'organisation.

### 📋 Créez votre trame de base

D’un conseil à l’autre, les points traités sont souvent identiques. Veillez à déterminer quelles sont les thématiques récurrentes afin de gagner un temps précieux dans la préparation de vos futures réunions. 

### 🗣️ Choisissez les présentateurs des thématiques

Les intervenants peuvent varier en fonction des thématiques. Il est important de définir qui doit préparer les points à l’ordre du jour ou alors tout simplement qui seront les personnes qui seront les présentateurs de la thématique. Cela aura pour objectif de renforcer l’aspect collaboratif autour de la préparation de la réunion. Tous les membres seront ainsi concernés par le conseil à venir. 

### 📎 Joignez les fichiers aux bonnes thématiques

Au préalable, l’idée est de préparer les documents et rapports à partager avec votre CA. Prenez le temps en amont d’également les joindre aux différentes thématiques de votre ordre du jour afin que les participants puissent les lire et les annoter avant le jour J. Une réunion bien préparée améliorera son efficacité ! 

## 3. Gérez les accès à la réunion

Il est fréquent que les accès à une réunion de type CA doivent être gérés de manière fine afin de choisir qui peut voir quoi et surtout à quel moment. Si votre outil le permet, essayez de gérer les accès à la réunion et le rôle de vos participants en fonction des étapes de celle-ci. Cela vous permettra de préparer votre ordre du jour en fonction de ces différents droits et de ne pas vous soucier des accès au-delà de la préparation. Déterminez qui sont les éditeurs, les participants et les lecteurs.

## 4. Intégrez les votes

####  🗳️ Déterminez les votants

Choisissez qui sont les participants autorisés à voter. Ensuite, déterminer la façon dont vous allez collecter les résultats. Différentes options sont possibles :

- votes électroniques par chaque votant ;
- votes à mains levées durant la séance ;
- et collecte de voix avec retranscription des résultats par le secrétaire à l’issue de la rencontre.

#### ☑️ Attribuez les parts

Les votes font partie prenante du déroulement des CA puisque les membres sont très souvent amenés à se prononcer notamment sur des décisions stratégiques qui touchent la société. Veillez à attribuer des parts en fonction du poids décisionnel de chaque votant.

#### 🟢 Exigez le quorum

En cas de vote, et si vous avez attribué des parts, vous devrez également vérifier au début de chaque réunion du conseil que le quorum sera bel et bien respecté. Le quorum est tout simplement le nombre minimum de parts sur la base des participants présents à la réunion.

#### 👤 Permettez le vote anonyme

Déterminez pour une réunion si vous autorisez le vote anonyme. Cela doit être déterminé en amont de la réunion ou du moins avant l’ouverture des votes. 

#### 🚫 Cachez les résultats du vote jusqu’à clôture

Suivant le fonctionnement interne, il arrive que l’on souhaite masquer les votes jusqu’à clôture de ceux-ci. Veiller à ce que ce soit bien le cas pour les votes traités durant vos Conseil d’Administration. 

#### 🔨 Rédigez les pré-décisions

Pour gagner du temps dans le traitement des votes, vous pouvez rédiger les pré-décisions qui en découleront. Cela est possible si vous pouvez imaginer les débouchés des votes, soit de potentiels résultats. Vous pouvez tout à fait préparer une pré-décision pour chaque réponse possible. 

## 5. Rédigez le compte rendu

### 💻 Rédaction par le secrétaire

Pour ce type de réunion très protocolaire, la rédaction du compte rendu est généralement confiée à un secrétaire. Voici comment cette personne pourra composer son procès-verbal. 

#### ✍🏻 Paragraphes

Ajoutez des paragraphes bien structurés afin de rendre compte des discussions faites en plenum. L’idée est de procéder de façon systématique et d’être le plus clair possible tout en privilégiant un style simple et des phrases courtes. Pensez d’emblée à vos futurs lecteurs ! 

#### 🗳️ Votes

Durant la rédaction, validez les votes préparés en amont et statuez sur la décision finale. 

#### 🔨 Décisions

Mettez en exergue les décisions importantes prises durant le conseil d’administration. L’idée est qu’à partir du procès-verbal, chaque membre puisse prendre connaissance de toutes les décisions stratégiques sur lesquelles l’assemblée a statué. 

#### ✅ Tâches

Établissez une liste de tâches claires qui découlent des décisions validées par le conseil. Vous pouvez également déjà attribuer les tâches aux responsables, déterminer leur priorité ainsi que leur date d’échéance. En procédant ainsi, vous rendez vos membres opérationnels dès la fin de la rencontre. Tout le monde sait ce qu’il doit faire et pour quand. 

### 👀 Prise de notes privées par les membres

#### ✏️ Ajoutez des notes privées au compte rendu

Encouragez vos membres à se préparer en amont en prenant des notes privées. L’idée est aussi de les inviter à rédiger leurs notes et commentaires durant la rencontre afin d’être certain de comprendre ce que l’on attend d’eux. 

#### 📝 Annotez les fichiers joints

Les notes peuvent par ailleurs être directement ajoutées sur les fichiers et documents annexés à l’ordre du jour et au compte rendu du conseil. Le but est que les membres retrouvent exactement leurs interventions écrites à l’endroit opportun. 

## 6. Assurez le suivi des tâches

Suivez l’évolution des tâches d’une réunion à la suivante afin de bien veiller au respect des délais imposés. Si votre outil vous le permet, importez simplement vos tâches dans l’ordre du jour de la réunion suivante afin de voir si celles-ci ont été terminées en temps et en heure. 

## 7. Donnez accès au PV

À l’issue de la réunion, et après l’étape de la relecture, contrôlez les accès au PV afin que chaque membre puisse prendre connaissance du compte rendu des discussions. Les membres pourront ainsi noter tout ce qui a été échangé durant la rencontre. Pour terminer, partagez le compte rendu avec tous les membres pour les encourager à le relire le plus rapidement possible après la séance du conseil. 

## ✅ Les avantages de WEDO pour la gestion de vos CA

Nous vous parlions plus haut de l’importance de choisir un bon outil pour gérer et suivre le déroulement de vos Conseils d’Administration. WEDO développe la plateforme collaborative idéale pour une gestion efficace des réunions. Pour quelles raisons notre solution sera votre meilleur allié pour les CA ? En voici un résumé :

**📋 Vous préparez votre ordre du jour de manière collaborative.**
![ca-preparer-odj.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_preparer_odj_d6adef1deb.png)

**🔐 Vous gérez les accès à la réunion.**
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**🗳️ Vous intégrez les votes à votre ordre du jour.**
![ca-vote.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_vote_5ca0009014.png)

**⌨️ Vous rédigez votre contre-rendu en temps réel directement sur la plateforme et vous autorisez les participants à prendre leurs notes privées.**
![ca-redaction-temps-reel.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_redaction_temps_reel_2ea8e9c068.png)

**✅ Vous assurez le suivi des tâches d’une réunion à la suivante en important les tâches en cours et terminées.**
![ca-suivi-taches.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_suivi_taches_671360e306.png)

**👀 Vous donnez accès au compte rendu directement après la réunion et vous l’envoyez par email aux membres depuis la plateforme.**
![interface WEDO d'un compte rendu](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/ca_acces_compte_rendu_703fcdf0db.png)
>**Vous souhaitez tester WEDO pour votre prochain Conseil d’Administration ? Nos experts vous présente l’outil et vous aident à préparer votre premier ordre du jour en 30 minutes.**

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## Quelques exemples de nos clients qui utilisent WEDO pour gérer leur CA
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

Organisez vos réunions du CA avec WEDO, un outil numérique sécurisé. Améliorez la communication & le suivi des conseils d'administration en 7 étapes.


Des personnes assistent à un conseil d'administration

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Organisez vos Conseils d’Administration avec WEDO

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation. Les secteurs bancaire et financier doivent investir dans de solides mesures de sécurité des données : la formation des employés, les contrôles d'accès, le cryptage et les évaluations régulières sont des éléments essentiels de toute stratégie efficace. 

En novembre dernier, le logiciel de gestion d’entreprise “Winbiz”, fut victime d’une virulente cyberattaque menant à l’arrêt momentanée du logiciel. L’hébergeur du logiciel stockait naturellement des informations sensibles.

Les logiciels utilisés par les organisations représentent un risque important. Considérés aujourd’hui comme des alliés irremplaçables des professions administratives, les plateformes clouds nous aident à gérer les ressources humaines, le suivi de projets, le partage de fichiers et de contenu, à construire un historique de la clientèle, etc. Toutes plus sensibles les unes que les autres, ces données doivent faire l’objet de mesures strictes et robustes pour prévenir les cybermenaces et pour se conformer aux exigences réglementaires.

L’avènement du télétravail ces dernières années consolide l’importance de la protection des données au travers des logiciels utilisés par les collaborateurs. Ainsi, le choix d’un logiciel doit être documenté pour une intégration sûre. Les critères à prendre en compte lors de la sélection sont les suivants :


### Hébergement des données

#### Localisation du stockage de données :

Certaines entreprises sont surprises d’apprendre que leurs données sont stockées dans un pays tiers. Un prestataire de type SaaS est libre d’héberger ses données dans le pays de son choix, peu importe la localisation de son siège. Il est crucial de connaître le pays hébergeur afin de s’assurer que le pays en question bénéficie qu’une stabilité juridique et politique solide, stricte et transparente.

Si les données sont stockées dans un pays digne de confiance, il est pertinent également de s’assurer que le fournisseur ne pratique pas le “transfère temporaire” de données. Ce phénomène, plus fréquemment utilisé par les fournisseurs informatiques globaux, implique que les données transitent par des serveurs étrangers avant d’être stockées en Suisse. Il est alors important de vérifier que ce transfert est légal et conforme aux normes GDPR.

#### Fiabilité de l’hébergeur :

Il existe des certifications normalisant la sécurité de l’information des hébergeurs web. Parmi elles, la certification la plus reconnue est ISO/IEC 27001.


### Certification de la protection des données

Les entreprises qui externalisent leurs systèmes et leurs processus critiques doivent s’assurer que les fournisseurs appliquent des contrôles indépendants et stricts sur la gestion des données. Parmi ces certifications indépendantes, on cite SOC 2, délivré par l'AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) et utilisé par les organismes évoluant dans le secteur des SaaS (Software-as-a-service). Il garantit aux clients que l’organisme en question a conçu et mis en œuvre des contrôles efficaces pour gérer les aspects suivants : la sécurité, la disponibilité, l'intégrité du traitement, la confidentialité et la protection de la vie privée. Cette norme existe depuis de nombreuses années aux États-Unis et trouve son équivalent dans le monde entier avec la norme ISO 270001.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

On considère que la Suisse est en retard sur les Etats-Unis et sur le reste de l'Europe en ce qui concerne le reporting SOC 2. En effet, la Suisse a manifesté plus tardivement la prise de conscience des normes de sécurité et de protection de l'information. Les premiers élans majeurs quant aux démarches de certifications sont menés par les grandes entreprises soumises à des réglementations strictes comme le secteur financier. Ces entreprises exigent alors de leurs fournisseurs de services de se conformer à la norme SOC 2 et fournissent un rapport annuel permettant de répondre aux exigences internes et externes.*1

### Authentification et accès aux comptes

Un logiciel, quel qu’il soit, représente une source d’informations critique pour une entreprise. L’accès à l'outil doit être sécurisé, il est donc recommandé de se renseigner sur la disponibilité des fonctionnalités suivantes :

- Disponibilité de l’authentification à double facteur
- Disponibilité de l’authentification SAML, si pertinente pour le client
- Possibilité de gérer les droits de manière personnalisée à l’intérieur de l’outil, afin de donner accès aux informations aux personnes strictement concernées.

### Chiffrement

Si une entreprise utilise une application web, elle doit s’assurer que l’app en question utilise une connexion HTTPS sécurisée par des certificats SSL dans le but de prévenir l’espionnage sur le web et sur la correspondance email. En plus du chiffrement en transit, le chiffrement des données au repos permet d’éviter une situation tel que celle vécue par WinBiz et ses clients.

### WEDO : la solution sécurisée pour la collaboration dans le secteur financier

Les sujets sensibles et la politique de confidentialité sont au cœur des tâches quotidiennes des collaborateurs du secteur financier. De la gestion des tâches au contenu traité lors de réunions en tout genre comme les réunions d’équipe, les entretiens bilatéraux, les entretiens avec les clients/assurés ou encore les conseils d’administration, la traçabilité des discussions est aussi cruciale que leur discrétion.

Le logiciel SaaS WEDO, entièrement développé et hébergé en Suisse, est une plateforme collaborative spécialement conçue pour répondre aux difficultés de sécurité rencontrées dans les secteurs sensibles. Grâce à son gestionnaire de tâches et son module de réunion personnalisable, la plateforme permet de partager des fichiers et de centraliser les informations nécessaires à la collaboration des équipes, tout en donnant la possibilité de configurer les droits d’accès de chaque utilisateur.


::button-secondary[En savoir plus sur la sécurité]{link="/fr/security"}

## Ils ont fait confiance à WEDO pour gérer leur collaboration interne :
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)

::button-primary[Planifier une démo live]{link="/fr/demo"}


::button-primary[Essayer gratuitement WEDO]{link="/fr/signup"}

[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Aujourd’hui, les activités du secteur financier suscitent plus que jamais l’intérêt général. La protection des données est essentielle pour prévenir les cyberattaques susceptibles d'entraîner des violations de données, des pertes financières et des atteintes à la réputation.

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Collaborer en toute sécurité dans le secteur de la finance

## Quels sont les défis organisationnels du secteur de l’enseignement ? 

Pour les organismes pédagogiques, la communication et la collaboration sont des enjeux centraux et importants. Les directions de ces structures doivent être capables d’échanger activement avec tous les départements afin d’assurer le bon fonctionnement général de leur établissement. Par ailleurs, il appartient également au management de favoriser une collaboration optimale entre les équipes administratives et pédagogiques. 

En termes de collaboration, voici quelques défis à relever dans le domaine de l’enseignement :

🗓️ Gérer, suivre et garantir l’efficacité des différentes réunions : conseil de direction, réunions des doyens, réunions pédagogiques, rencontres bilatérales, réunions d’équipe, etc ;

✅ Assurer la réalisation des tâches de la direction et de chaque département ;

📋 [Gérer les procédures récurrentes](https://wedo.swiss/fr/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

---

## Quels sont les freins à une collaboration efficace ?

Bien souvent, les collaborateurs doivent atteindre leurs objectifs avec des moyens limités et peu efficients. L’email reste le canal de communication le plus répandu et le faible taux d’outils réellement collaboratifs est à déplorer. Un autre constat est à faire concernant les réunions : ces dernières sont parfois mal préparées, souvent trop fréquentes, quelquefois interminables… en résumé improductives. Or, les réunions restent cruciales pour l’échange d’informations. Dans le secteur, ces rencontres rassemblent de multiples acteurs : membres de la direction, collaborateurs administratifs, doyens, professeurs ou enseignants, ainsi que des intervenants externes. Pour l’organe directeur, le challenge est donc de gérer efficacement ces multiples séances tout en impliquant chaque participant avant, pendant et après les réunions. Alors comment pallier ces difficultés organisationnelles et collaboratives tout en encourageant une digitalisation des processus ?

## Nos solutions pour améliorer la collaboration au sein des écoles et facultés

WEDO est un outil collaboratif qui se prête parfaitement à l’organisation interne des écoles et des facultés. Notre outil permet déjà à un grand nombre d’établissements de relever leurs défis organisationnels et de fluidifier leur communication interne. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_08_wedo_education_1_7b7a9d1792.svg)

Découvrons comment la **plateforme WEDO** aide les écoles et facultés à collaborer.

### 1\. Créer une structure collaborative adaptée au secteur de l’enseignement

Chaque département ou service de l’établissement peut gérer ses divers projets organisés en “espaces de travail”. Ces espaces permettent aux collaborateurs de l’institution de partager des réunions, des tâches ainsi que des fichiers. La solution WEDO regroupe toutes ces fonctionnalités sur une seule plateforme. 💡À noter qu’il est même possible d’intégrer gratuitement des membres externes pour collaborer.

### 2\. Gérer toutes les réunions sur un seul outil

À partir d’espaces de travail, WEDO permet de gérer toutes les réunions de l’institution : du Conseil de Direction à la réunion des doyens en passant par les réunions pédagogiques et les rencontres bilatérales. Avec le module Réunions, les utilisateurs préparent les ordres du jour en équipe, rédigent le compte rendu en temps réel et suivent les tâches attribuées d’une séance à la suivante. 

### 3\. Préparer les ordres du jour de manière collective

Les réunions improductives sont généralement le fruit d’un manque de préparation. La fonctionnalité qui change le quotidien des membres de la direction et de l’administration est sans nul doute la préparation collective des réunions. Avec WEDO, chaque collaborateur peut compléter l’ordre du jour afin de préparer ses interventions à l’avance. Il est également possible d’ajouter tous les documents que l’on prévoit de présenter (PDF, Excel, Word, PowerPoint, etc.).

### 4\. Mettre en évidence les décisions adoptées en réunion

Trop souvent, les participants ressortent de réunions sans connaitre clairement les décisions prises, les tâches à réaliser ainsi que les prochaines échéances. WEDO facilite la mise en valeur des décisions sur lesquelles les participants statuent en réunion. Le compte rendu des discussions devient clair et bien organisé afin de retrouver tout de suite les informations pertinentes.

### 5\. Déléguer des tâches lors de réunions

Il est possible de créer des tâches et de les déléguer immédiatement en cours de réunion. Ainsi, les collaborateurs impliqués seront opérationnels dès le terme de la rencontre. D’une réunion à la suivante, WEDO fait le suivi des tâches réalisées afin de toujours garder un œil sur les échéances fixées. 

### 6\. Communiquer facilement à propos des tâches en cours

Le gestionnaire de tâches intégré à la plateforme WEDO simplifie la collaboration et la communication. Il est possible de commenter une tâche pour partager des informations et échanger avec les personnes concernées par sa réalisation. Un système de notifications permet de rester informé en cas de changements ou d’informations importantes. 

### 7\. Retrouver l’information rapidement

Le puissant outil de recherche intégré à WEDO permet d’accéder en quelques clics à l’information désirée. La recherche se fait à travers l’ensemble de la plateforme à l’aide de mots-clés. Les utilisateurs retrouvent ainsi les comptes rendus de discussions, les décisions importantes, les tâches et fichiers contenant le terme recherché. 

## WEDO, l’outil idéal pour les Écoles et les Facultés

WEDO est un outil qui rassemble les équipes en leur offrant de multiples possibilités pour communiquer et collaborer efficacement. Grâce à l’intégration de notre solution dans de nombreuses écoles et facultés, nous comprenons les défis organisationnels auxquels le secteur de l’enseignement fait face. Améliorez la collaboration au sein de votre établissement à l’aide de nos fonctionnalités :

🗓️ Préparation des ordres du jour, rédaction des comptes rendus en temps réel et suivi des tâches déléguées en réunion.

✅ Gestion collaborative des tâches à travers des espaces de travail.

▶️ Automatisation des procédures récurrentes pour assurer la qualité dans la réalisation des processus internes. 

![WEDO-education-2_FR.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_FR_b04c69895c.png)

Ces clients ont choisi WEDO pour collaborer efficacement dans leurs écoles :

::button-secondary[En savoir plus sur leurs témoignages]{link="/industries/education"}

La conduite et le suivi des réunions, la coordination entre les départements, l’échange d’informations et la gestion administrative sont des challenges quotidiens pour le secteur de l’enseignement. Découvrez comment WEDO aide les établissements scolaires et académiques à améliorer leur collaboration en optimisant la gestion des réunions et des tâches. 

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Réunions

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