23 mai 2019 : le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, proposait à ses lecteurs de s’intéresser à WEDO. L’auteure, Sophie Marenne, y décrit les caractéristiques de notre outil collaboratif et souligne l’un de ses objectifs majeurs : établir un lien direct entre les réunions et les tâches qui en découlent. Elle parle également de l’implémentation de la solution dans bon nombre d’entreprises romandes de toutes tailles et rattachées à différents secteurs d’activités.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur notre solution et découvrir les témoignages des deux co-fondateurs de WEDO interviewés pour l’occasion ? Lisez l’article dans son ensemble ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Lire l'article](https://bit.ly/2K0vdls)

Le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, consacre un article à WEDO. 

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WEDO dope l’efficacité des réunions


Les réunions jouent un rôle clé dans le fonctionnement de toute organisation, mais les rendre efficaces n'est pas toujours simple. Les discussions peuvent facilement s'éparpiller, les décisions importantes peuvent ne pas être correctement documentées, et les participants peuvent manquer d'informations cruciales. Cela peut entraîner des retards dans les projets, des malentendus ou encore des tâches oubliées.

Pour remédier à cela, l'envoi de compte rendu de réunion est essentiel. Grâce à la nouvelle mise à jour de [WEDO](https://wedo.com/fr), ces tâches administratives sont désormais simplifiées au maximum. L’envoi par email de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que du compte rendu de réunion, devient un processus fluide et rapide. Il garantit que les informations importantes atteignent les participants en temps opportun.

Les participants peuvent accéder aux informations cruciales au bon moment, avant, pendant et après la réunion. Cela aide chacun à se préparer efficacement. Cela permet d'assigner des tâches de manière claire. Surtout, cela évite que des informations importantes soient oubliées. Cette mise à jour est conçue pour vous permettre de vous concentrer sur les points essentiels à traiter, tout en améliorant la communication avec vos équipes avant, pendant et après la réunion.

### Pourquoi envoyer votre ordre du jour et compte rendu de réunion par mail est essentiel à l'efficacité de vos réunions

Les réunions efficaces ne commencent pas au moment où tout le monde est autour de la table, ni même lorsqu’elles débutent via un appel en visioconférence. L'efficacité d'une réunion commence bien avant, avec une préparation minutieuse des participants. Cette préparation passe inévitablement par l'envoi d'un agenda structuré et détaillé.

Un agenda bien préparé aide les participants à connaître les points à l'ordre du jour à l’avance, leur permettant d'arriver prêts à discuter des sujets pertinents. Cela permet également de réduire les pertes de temps, car les participants ne passent pas la première partie de la réunion à se mettre au diapason.

Lorsque l'agenda est envoyé par email avant la réunion, les participants peuvent poser des questions, proposer des modifications, ou signaler des points supplémentaires à aborder. Cette étape permet d'optimiser les discussions en s'assurant que les points à l'ordre du jour reflètent bien les préoccupations et objectifs de tous les participants.

Ensuite, après la réunion, l'envoi du compte rendu de réunion par mail est tout aussi important. Un compte rendu efficace permet de s'assurer que toutes les décisions prises et les actions assignées sont clairement documentées. Cela permet également d'éviter les malentendus et les oublis.

En ayant une trace écrite des discussions, les équipes peuvent suivre les tâches et les actions définies avec clarté. Il devient plus facile de suivre la progression des projets, de faire le lien entre les réunions passées et futures, et de garantir une continuité dans les prises de décisions.

### Nouvelles fonctionnalités : Un guide complet pour envoyer l'ordre du jour et le compte rendu de réunion par mail
Dans cette mise à jour, WEDO a rendu l’envoi du compte rendu de réunion et de l'ordre du jour par email simple et intuitif. Vous trouverez ci-dessous un guide complet pour utiliser au mieux ces fonctionnalités, depuis la préparation de l'agenda jusqu’à la finalisation des comptes rendus après la réunion.

#### Étape 1 : Préparer et envoyer l’ordre du jour de la réunion
Une fois que la réunion a été programmée, vous pouvez préparer et envoyer l’agenda à tous les participants en seulement quelques clics. L’agenda est un élément fondamental pour garantir que la réunion soit productive. Il doit inclure les points à l'ordre du jour, les objectifs, la date et l’heure de la réunion, ainsi que toutes les informations nécessaires pour une bonne préparation.

Voici comment préparer et envoyer l’agenda par email :

- Accéder aux modèles d'email : Depuis l’interface WEDO, vous pouvez cliquer sur l’icône en forme d’**enveloppe** située en haut à droite de l’écran. Cela vous donne accès aux modèles d’email disponibles pour chaque étape de la réunion.

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- Choisir les destinataires : Une fenêtre s’ouvre où vous pouvez **choisir les destinataires de l’email**. Par défaut, les participants à la réunion sont déjà sélectionnés, mais vous avez la possibilité d’ajouter ou de retirer des destinataires si nécessaire.

- Envoyer l'ordre du jour : Une fois l’objet et le corps du message rédigés, vous pouvez cliquer sur "Envoyer par email". Les destinataires recevront un email les invitant à consulter l’ordre du jour directement dans WEDO et à se préparer en conséquence.

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En envoyant l’agenda à l’avance, les participants peuvent réviser les points à l'ordre du jour, poser des questions, ou proposer des ajustements. Cela favorise une participation active et une discussion plus structurée pendant la réunion.

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#### Étape 2 : Valider et envoyer l’agenda final avant la réunion
Une fois l'agenda préparé et envoyé, il est important de le finaliser et de le valider. Cette étape agit comme un rappel officiel pour que tous les participants se préparent activement pour la réunion. Cela assure également que tous les commentaires ou questions soulevés à l’avance ont été pris en compte.

L’envoi de l’agenda final est une étape critique pour s’assurer que chaque participant est prêt à contribuer de manière efficace. Ce rappel encourage les participants à bien lire les points à l'ordre du jour, à réfléchir à leurs contributions, et à préparer des questions ou des propositions pertinentes avant la prochaine réunion.

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#### Étape 3 : Envoyer le compte rendu de réunion en temps réel
La [nouvelle fonctionnalité](https://wedo.com/features/meetings) de compte rendu en temps réel de WEDO est un atout majeur pour améliorer la qualité des réunions. Pendant que la réunion se déroule, les participants peuvent suivre en direct les discussions, les décisions prises et les tâches assignées. Cela permet de garder tout le monde aligné et de s’assurer que rien n’est oublié ou mal interprété.

Cette fonctionnalité élimine l’attente souvent longue pour recevoir le compte rendu de réunion après la fin de celle-ci. Le facilitateur ou le secrétaire peut mettre à jour le document en direct, assurant ainsi que chaque détail est capturé correctement. Les décisions prises sont immédiatement visibles par tous les participants, ce qui favorise une prise de décision plus rapide et une meilleure répartition des responsabilités.

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#### Étape 4 : Réviser le compte rendu de réunion après la réunion
Une fois la réunion terminée, les comptes rendus passent en mode révision. Cette étape permet à tous les participants d’avoir accès à une trace écrite des discussions et de proposer des corrections ou ajustements avant la finalisation du document. Il est important que le compte rendu de réunion reflète fidèlement les décisions prises et les actions convenues.

WEDO envoie automatiquement un email de rappel aux participants pour les inviter à consulter et à commenter le compte rendu de réunion. Cela permet d'éviter que des détails importants ne soient négligés. C’est aussi un excellent moyen d’assurer que chacun soit impliqué dans la révision des informations clés.

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#### Étape 5 : Finaliser et envoyer le compte rendu de réunion
Une fois la période de révision terminée, le compte rendu de réunion est finalisé et verrouillé. WEDO envoie alors un email pour notifier tous les participants que le document final est disponible pour consultation. Cette dernière étape assure qu'il existe une trace écrite définitive de la réunion, que chacun peut consulter à tout moment pour se référer aux tâches assignées et aux décisions prises.

Cette étape est essentielle pour garantir la responsabilité et le suivi des actions après la réunion. Les participants peuvent utiliser ce compte rendu efficace comme un guide pour préparer la prochaine réunion, en se basant sur les discussions et les tâches définies lors de la réunion précédente.

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### Copier les thématiques d’une réunion à une autre : Une fonctionnalité pratique pour des réunions récurrentes
WEDO propose également une fonctionnalité pratique qui permet de copier des points à l'ordre du jour d'une réunion à une autre. Cela est particulièrement utile pour les projets à long terme ou les réunions récurrentes, comme les réunions de suivi de projets ou les réunions de conseil.

Plutôt que de recréer manuellement les mêmes thématiques à chaque nouvelle réunion, cette fonctionnalité permet de transférer les décisions, commentaires, tâches et fichiers attachés d’une réunion précédente à la nouvelle. Cela permet d’assurer une continuité dans les discussions et de gagner un temps précieux dans la préparation de la prochaine réunion.

Pour utiliser cette fonction :
- Sélectionnez l'élément que vous souhaitez copier et cliquez sur les **trois points verticaux** (1).
- Choisissez **Copier vers...** (2) dans le menu déroulant.

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- Dans la fenêtre qui apparaît, définissez la réunion dans laquelle l'élément doit être copié. Vous pouvez également choisir l'espace de travail et l'emplacement de la thématique dans l'ordre du jour de la réunion (3).

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- Cliquez finalement sur **Copier** (4). 

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Grâce à ce nouvel outil, vous pouvez facilement reporter les décisions prises ou les points importants d'une réunion à l'autre, ce qui permet d'assurer la continuité des discussions et d'éviter les reprises redondantes.

### Les avantages pratiques de la mise à jour WEDO
Les nouvelles fonctionnalités de WEDO améliorent non seulement l’efficacité des réunions, mais elles visent également à optimiser l’ensemble du processus de gestion des réunions. Voici quelques avantages concrets :

**Meilleure préparation :** En envoyant un ordre du jour détaillé à l’avance, vous permettez à vos équipes de se préparer efficacement. Cela garantit que chaque participant connaît les points à l'ordre du jour et peut contribuer de manière réfléchie à la réunion.

**Efficacité accrue :** Grâce à la fonctionnalité de compte rendu en temps réel, les participants peuvent suivre les discussions au fur et à mesure et être immédiatement informés des décisions et des actions à prendre. Cela réduit les malentendus et les retards dans la mise en œuvre des tâches assignées.

**Suivi des actions :** Avec un compte rendu efficace finalisé et disponible en ligne, toutes les décisions et tâches sont suivies avec précision. Cela garantit une meilleure transparence et une responsabilisation accrue des membres de l'équipe, ce qui contribue à la réussite des projets.

## Conclusion
La nouvelle mise à jour de WEDO simplifie la gestion des réunions, de l’envoi des ordres du jour et des comptes rendus à la fin des réunions. Grâce à l’envoi de comptes rendus par email et à la possibilité de suivre les décisions en temps réel, WEDO améliore non seulement l’efficacité des réunions, mais aussi la gestion continue des projets.

En intégrant ces outils dans vos processus de travail, vous assurerez une meilleure communication, réduirez les malentendus et augmenterez la productivité globale de vos équipes. Utilisez dès aujourd'hui les dernières fonctionnalités de WEDO pour améliorer chaque aspect de vos réunions et préparer au mieux votre prochaine réunion.

Vous avez désormais la possibilité d’envoyer votre ordre du jour et votre compte rendu de réunion par email afin d’inviter les participants à en prendre connaissance. Découvrez la fonctionnalité à travers cet article.

Capture d'écran de l'interface de réunion de WEDO, plus précisément sur la fenêtre de sélection des destinataires pour l'envoi compte rendu réunion

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Envoi de l’ordre du jour et du compte rendu de votre réunion par email

## Gérer les réunions d'entreprise à l'aide de solutions digitales 

Le 27 mars dernier, le journal _HR Today_, média suisse de référence dans le domaine de la gestion des ressources humaines, consacrait un article à la thématique bien actuelle de la réunionite aiguë. La "maladie" de la réunion, caractérisée ironiquement par ce néologisme, est un mal dont souffre bon nombre d’entreprises. De nos jours, il existe heureusement des remèdes technologiques pour solutionner ce véritable fléau qui peut coûter beaucoup de temps, d’énergie et d’argent. 

Présentant WEDO comme le logiciel suisse visant à faciliter la préparation, la conduite et le suivi des réunions d’entreprise, la rédactrice dresse un portrait détaillé de notre outil et souligne les solutions proposées pour optimiser la gestion des réunions. Dans le cadre de cet article, découvrez les témoignages d’Antoine Sudan et David Dutch, co-fondateurs de WEDO.

[![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_1_dd7cccfcba.png)](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

[Lire l'article](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

L’organe de presse HR Today propose de s’intéresser aux outils digitaux qui s’engagent à pallier le problème des réunions interminables et improductives. 

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La technologie est en train de guérir la réunionite aiguë des RH

## Qu’est-ce qu’une équipe ? 

Une équipe représente un département ou un service de votre organisation. Vous pouvez déplacer les espaces de travail et modèles checklists de votre réseau dans les équipes préalablement créées.

Cette nouvelle façon de grouper des collaborateurs vise notamment à améliorer la structure de votre réseau. De plus, ceci facilite l’intégration des nouveaux utilisateurs que l’on peut simplement ajouter à l’équipe adéquate une fois leur compte créé. Ces derniers ont ainsi directement accès aux espaces de travail et modèles de checklists qui les concernent. 

Voici un aperçu de ce à quoi ressemble un réseau structuré en équipes :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_diapositive1_6402e25b7c.png)

## Révision du menu principal 

L’introduction des équipes apporte un certain nombre de changements au niveau de l’ergonomie générale du menu principal situé à gauche de l’écran. Une rubrique ÉQUIPES apparaît désormais dans le menu et permet de visualiser les espaces de travail et modèles de checklists des équipes dont vous êtes membre.

L’idée est de remplacer la catégorisation des espaces de travail selon différents dossiers - voués à disparaître dans une future version.

Nous avons imaginé une solution qui vous permettra d’adopter progressivement cette nouvelle organisation en équipes. Ainsi, vous retrouvez dans votre menu latéral les éléments suivants :

* Les ESPACES DE TRAVAIL
* Les MODÈLES DE CHECKLISTS
* Les ÉQUIPES – soit la nouvelle catégorie à alimenter

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide1_1_3667ce2950.png)

A terme, l’idéal serait de n’avoir plus que la rubrique ÉQUIPES qui regroupe et catégorise les espaces de travail et modèles de checklists.

Les espaces de travail et modèles de checklists liés à une équipe sont regroupés dans deux onglets – ci-dessous, un exemple avec l’équipe _Direction_. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide2_1fd493db75.png)

## Comment adopter une organisation en équipes ? 

Tous les utilisateurs sont habilités à créer des équipes. Nous vous proposons de procéder par étapes :

1. [Créer une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/creer-une-equipe)
2. [Déplacer un espace de travail dans une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/deplacer-un-espace-de-travail-dans-un-equipe)
3. [Déplacer un modèle de checklists dans une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/deplacer-un-modele-de-checklists-dans-un-equipe)

**Info :** bien que tous les utilisateurs soient autorisés à créer des équipes, seuls les modérateurs des espaces de travail et modèles de checklists existants peuvent déplacer ces éléments dans les équipes du réseau. 

## Notion de confidentialité concernant les espaces de travail

Lorsque vous liez un espace de travail à un équipe, vous avez le choix entre deux options qui déterminent la confidentialité de l’espace en question :

* **Public**, tous les membres de l’équipe y auront automatiquement accès.
* **Privé**, seuls les membres de l’espace de travail y auront accès.

### Rejoindre un espace public

Un espace public peut être rejoint par tous les membres de l’équipe.

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### Espace privé

Un espace privé n’est visible que pour ses membres.

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Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un espace de travail](https://help.wedo.swiss/les-espaces-de-travail/creer-un-espace-de-travail) 

### Modèles de checklists

La notion de confidentialité concerne également les modèles de checklists liés à une équipe. Vous avez la possibilité de créer un modèle public ou privé. 

Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un modèle de checklists ](https://help.wedo.swiss/les-modeles-de-checklists/creer-un-modele-de-checklists)  

## Révision de la gestion des droits d’accès dans les réunions

Autres améliorations dans cette nouvelle version : la distinction entre les participants à la réunion et les utilisateurs pouvant y accéder.

Les colonnes **Accès** et **Signature** ne figurent plus directement dans la liste des participants d’une réunion. Un bouton permet désormais d’accéder à la gestion des droits d’accès de la réunion.

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A partir de cet aperçu, il est possible de gérer les droits de chaque participant selon la procédure habituelle. C’est également à cet endroit que l’option signature devra être cochée si nécessaire. 

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De plus, cette liste d’accès permet d’ajouter d’autres utilisateurs et de leur donner des droits d’accès à la réunion alors qu’ils ne figurent pas parmi les participants.

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## A découvrir également dans cette version :

* La recherche à travers les décisions prises en réunions
* Le tri des tâches par dates planifiées
* Une amélioration des performances au niveau de l’affichage des listes de tâches
* Une liste déroulante pour passer d’une organisation à l’autre lorsque vous êtes membre de plusieurs réseaux
* L’affichage de la gestion des membres dans les espaces de travail et modèles de checklists
* Le design des cartes représentant les espaces de travail et modèles de checklists

**Des questions supplémentaires concernant les équipes ? Consultez les articles de notre centre d’aide !**

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-equipes)

Par le biais de notre dernière mise à jour, nous introduisons un nouveau système qui vous aidera à organiser et structurer votre réseau en fonction de différentes équipes de travail. 

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Structurez votre réseau en fonction d’équipes

> Lorsque votre charge de travail devient écrasante, rester organisé peut sembler impossible. Comment faire pour rester positif et gérer vos tâches quotidiennes face à une liste de responsabilités qui semble sans fin ?

Il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Plutôt que de vous lancer à l'aveugle, prenez un moment pour réfléchir et planifier. Organiser votre journée avant de vous attaquer à vos tâches est essentiel pour réduire le stress et augmenter la productivité. En découpant votre travail, en rédigeant une liste de tâches et en répartissant vos priorités, vous vous sentirez plus maître de la situation.

Mais quelle est la meilleure façon de procéder ? Suivez ces quatre étapes simples pour organiser vos journées et rester au sommet de votre charge de travail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_1024x576_99eb316e7c.png)

## Étape 1 : Notez toutes vos tâches
Avant de commencer à prioriser ou à planifier, commencez par lister toutes vos tâches. Consultez vos emails, vos notes et vos projets en cours pour obtenir une vue d'ensemble complète. Cette étape vous permet de bien définir votre charge de travail et garantit que vous ne manquez aucune des tâches du quotidien.

Créez une liste de tâches qui divise l'ensemble de votre travail en petites parties gérables. Qu'il s'agisse de projets à long terme ou de délais plus courts, voir toutes vos tâches devant vous vous donnera une vision plus claire de vos responsabilités. Cela vous aidera à séparer les petites tâches des projets plus importants et à les organiser en conséquence.

L'un des moyens les plus efficaces pour améliorer l'organisation des tâches est d'utiliser des outils numériques. De nombreuses plateformes de gestion de tâches permettent de compiler vos tâches et même de fixer des échéances pour chacune d'entre elles. Cela vous aide à mieux comprendre votre charge de travail et à vous assurer que rien n'est oublié.

## Étape 2 : Priorisez vos tâches
Prioriser vos tâches est crucial pour gérer votre temps efficacement. Mais comment décider de ce qui est important ? Commencez par distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, deux notions souvent confondues.

La méthode célèbre de Dwight D. Eisenhower, la [matrice d'Eisenhower](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/), aide à clarifier cette distinction. Sa citation, "Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important", est à la base de cette technique. La matrice d’Eisenhower vous permet de classer les tâches en quatre catégories :

**Urgent et important :** Ces tâches nécessitent une attention immédiate et contribuent directement à vos objectifs à long terme. Elles doivent être traitées en priorité.

**Important mais non urgent :** Ces tâches n'ont pas besoin d'une action immédiate, mais elles sont essentielles pour vos objectifs personnels et professionnels. Planifiez-les pour plus tard.

**Urgent mais non important :** Ces tâches nécessitent de l'attention mais n'aident pas nécessairement à atteindre vos objectifs à long terme. Déléguez-les autant que possible.

**Ni urgent ni important :** Ces tâches n'apportent rien à vos objectifs et n'ont pas besoin d'être faites rapidement. Vous pouvez les repousser ou les placer en bas de la liste.

Les tâches urgentes mais non importantes sont souvent liées aux objectifs d'autres personnes (par exemple, des tâches dans le cadre d’un projet collectif). Il est donc judicieux de les déléguer autant que possible. Quant aux tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, elles peuvent être mises dans une sorte de "boîte à suggestions" : elles ne sont pas essentielles à l'instant T, car elles n'influencent pas directement vos objectifs à long terme, mais elles doivent rester à l’esprit.

L’idée principale est de revoir fréquemment ces tâches et d’analyser leur pertinence pour voir si leur statut évolue. Cette pratique vous permet de rester maître de la situation, même en cas de surcharge de responsabilités.

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Savoir [organiser ses tâches](https://wedo.com/fr/blog/comment-gerer-un-projet-avec-wedo) au travail implique de comprendre quelles tâches sont les plus critiques pour vos objectifs personnels et professionnels. Plus vous serez capable de trier vos priorités, plus il sera facile de rester concentré et de terminer vos tâches efficacement.

## Étape 3 : Planifiez et programmez vos tâches
Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, l’étape suivante consiste à les planifier et à les programmer. Cela implique de fixer des dates d’échéance claires et d’organiser vos tâches sur des jours, des semaines ou des mois, selon le calendrier de réalisation.

Pour toutes les tâches importantes, essayez de fixer une date de planification en fonction de votre emploi du temps. Utilisez un [outil de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des plateformes de gestion des tâches pour décomposer les gros projets en petites tâches réalisables sur la durée. Commencez par organiser votre semaine et attribuez des jours spécifiques à des tâches spécifiques. Avoir un planning clair vous permet de gérer votre rythme et de rester concentré sur ce qui doit être fait chaque jour.

Assurez-vous de noter à la fois la date de planification et la date limite : la date de planification est celle à laquelle vous travaillez sur la tâche, tandis que la date limite est le dernier délai pour la terminer. Cette approche aide à la gestion des tâches du quotidien et garantit que vous n’êtes pas dans l’urgence de dernière minute.

Dans votre routine de travail, vous avez probablement des tâches récurrentes. Ces tâches récurrentes peuvent être planifiées plus efficacement en utilisant des outils de gestion des tâches qui vous permettent de définir des rappels pour des tâches quotidiennes ou des projets à long terme. Programmer des tâches récurrentes vous aidera à gérer votre flux de travail sans encombre.

Un calendrier bien structuré vous aide non seulement à rester au sommet de vos tâches, mais il augmente également votre productivité en réduisant le stress de dernière minute. En assignant des tâches à des créneaux horaires spécifiques, vous vous assurez que chacune reçoit l’attention qu’elle mérite.

![Quatre étapes pour organiser les tâches quotidiennes : rédiger les tâches, établir des priorités, planifier et programmer, déléguer et collaborer avec les membres de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_fr_f2ff294ba6.png)

## Étape 4 : Déléguez et collaborez
Dans votre vie professionnelle quotidienne, vous êtes assurément amené à collaborer et à travailler en équipe. Parfois, la meilleure façon de gérer votre charge de travail est de [déléguer certaines tâches](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Les tâches urgentes mais non importantes, par exemple, sont parfaites pour la délégation. Il peut s’agir de tâches qui contribuent à la progression d’un projet, mais qui ne sont pas essentielles à vos propres responsabilités.

Lorsque vous déléguez des tâches à des collègues, assurez-vous de communiquer clairement. Attribuez la tâche, fixez une date limite et assurez-vous de suivre les progrès pour garantir qu'elle est terminée à temps. Les outils de collaboration peuvent faciliter la délégation en vous permettant de partager des tâches en temps réel et de suivre les progrès. Utilisez un [logiciel de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) pour garder tout le monde aligné et concentré sur les objectifs communs.

Déléguer libère du temps pour les tâches qui nécessitent votre attention personnelle, tout en donnant à vos collègues l’opportunité de prendre davantage de responsabilités.

## Restez au sommet de votre liste de tâches quotidiennes
En suivant ces étapes, vous pouvez rester organisé et [gérer votre temps](https://wedo.com/fr/blog/organisez-vos-journees-de-teletravail-en-gerant-vos-taches-avec-wedo) efficacement. Évitez de vous surcharger en surestimant la quantité de tâches que vous pouvez accomplir en une seule journée. Fixez plutôt des objectifs clairs et réalisables et concentrez-vous sur l’achèvement des tâches une par une. À la fin de chaque journée, prenez un moment pour revoir vos progrès.

Les tâches prévues ont-elles été accomplies ? Si oui, cela signifie que vous avez fixé des objectifs raisonnables. Si ce n’est pas le cas, envisagez de réduire le nombre de tâches sur votre liste quotidienne afin de ne pas vous submerger. Cette révision régulière vous aidera à affiner votre approche et à augmenter votre productivité au fil du temps.

## Choisir les bons outils de gestion des tâches
La bonne nouvelle, c'est que vous n’avez pas à tout faire seul. Il existe de nombreux outils de gestion de tâches et logiciels de gestion de projet qui peuvent vous aider à organiser vos tâches. Ces outils offrent des modèles préconçus pour l'organisation des tâches, ce qui rend plus facile le suivi des progrès, la fixation des délais et l’assurance que les tâches sont terminées à temps.

Cherchez un outil de [gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/tasks) qui correspond à votre style de travail, quelque chose de flexible et facile à utiliser. Ces outils vous permettront d'attribuer des tâches, de définir des priorités, de gérer des échéances et de suivre les progrès en temps réel, aidant ainsi vous et votre équipe à rester sur la bonne voie.

## Conclusion : Prenez le contrôle de votre temps
En suivant ces quatre étapes – écrire vos tâches, prioriser, planifier et déléguer – vous trouverez plus facile de gérer votre charge de travail. Rester organisé vous permet d’éviter le stress inutile et de rester concentré sur vos objectifs. Qu'il s'agisse de gérer vos responsabilités quotidiennes ou de planifier des projets à long terme, utiliser les bons outils et techniques vous permettra de rester productif.

Vous souhaitez améliorer votre processus de gestion des tâches ? Découvrez comment WEDO peut vous aider à organiser votre travail plus efficacement grâce à nos outils personnalisables pour une collaboration en temps réel.

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Découvrez comment gérer les tâches du quotidien avec ces 4 étapes simples. Apprenez à organiser vos tâches, prioriser et déléguer votre charge de travail pour une meilleure productivité.

Cette image présente 4 étapes pour mieux gérer ses tâches au quotidien, illustrée par une check-list et un crayon sur fond orange

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Organisation : 4 étapes pour organiser vos tâches quotidiennes au travail

## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

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Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

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Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

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## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

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## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

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Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

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Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

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## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

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**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

Cette image accompagne un article sur les méthodes pour limiter la durée des réunions d’entreprise, avec un visuel de chronomètre affichant 25 minutes

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

## La table des matières 

La table des matières facilite votre navigation à travers le compte rendu. De plus, il est possible d’atteindre en un clic le point qui doit être traité. A partir de la table des matières, vous pouvez également :

* Diminuer le retrait d’un point
* Augmenter le retrait d’un point
* Supprimer un point
* Glisser-déposer les points et éventuels sous-points pour les organiser

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive1_c190e8d7b5.png)

## Le mode point par point

Pour cette nouvelle version, la rédaction a été repensée : désormais seul le point traité s’affiche à l’écran. Lorsque vous en avez terminé avec un point, il vous suffit de cliquer sur le bouton portant le titre du point suivant pour progresser dans la rédaction. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## La révision de la barre d’outils

Chaque point et sous-point possède sa propre barre d’outils. A partir du **bouton** **+** vous pouvez :

* Joindre un fichier
* Ajouter une note
* Ajouter une décision
* Créer une tâche
* Ajouter un sous-point
* Importer des tâches de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Le bouton ″Déplacer″

Il est désormais possible de déplacer une note, une décision, une tâche ou un fichier dans un autre point de l’ordre du jour : cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (1) puis sur **Déplacer la note** (2). Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur le point dans lequel la note doit être déplacée (3). La procédure est identique pour déplacer une décision, une tâche ou un fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## La boîte des tâches en suspens

Les tâches en suspens de l’espace de travail figurent désormais dans une boîte que l’on peut atteindre à l’aide d’un bouton.

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A partir de la boîte des tâches en suspens, il est possible d’importer des tâches dans un point précis : cliquez sur les tâches à importer (1) puis, à l’aide de la liste déroulante, sélectionnez le point dans lequel celles-ci doivent être importées (2). Finalement, cliquez sur **Importer** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Info : si vous souhaitez que les tâches en suspens constituent un point de votre ordre du jour comme dans la version précédente, vous pouvez créer un point que vous nommerez_ _″Tâches en suspens_ _″ pour y importer toutes les tâches en suspens de l’espace de travail._

## Les 5 étapes de la réunion

Vous pouvez visualiser clairement à quelle étape vous vous situez. La personne détenant tous les droits d’accès peut cliquer sur chaque étape afin de changer le statut de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : d’autres boutons permettant également de changer d’étape figurent en bas de l’écran._

## L’affichage des droits de chaque participant

Vous pouvez désormais cliquer sur les participants d’une réunion afin de voir la répartition des droits d’accès. Cliquez sur les participants (1), une fenêtre s’ouvre vous permettant de visualiser la répartition des droits pour cette réunion (2).

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Ceci peut s’avérer utile lorsque vous devez modifier un compte rendu mais que vous ne détenez pas les droits d’accès adéquats. Vous pourrez ainsi repérer la/les personnes détenant tous les droits sur la réunion – ces dernières étant les seules habilitées à changer les droits d’accès des participants. Ces utilisateurs sont repérables grâce à l’icône avec la couronne sur fond bleu.

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Une collection d’articles vous explique tous les tenants et aboutissants du nouveau module Réunions.

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-seances)

::button-primary[Accéder au Centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions"}

La nouvelle version de WEDO révise le module réunions afin de simplifier la rédaction des comptes rendus. Grâce à cet article, découvrez les améliorations qu’offre cette mise à jour !

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Module réunions : des améliorations qui faciliteront la rédaction de vos comptes rendus

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Revivez l'année 2018 de WEDO à travers cette rétrospective et découvrez les nouveaux collaborateurs de notre équipe. 

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Rétrospective 2018

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

La plupart des gens n’ont pas de mal à trouver des choses à faire. Le vrai défi, c’est de savoir quelles tâches méritent réellement leur temps et leur énergie.

Vous commencez la journée avec l’intention de vous concentrer sur quelque chose d’important, mais vous vous laissez entraîner par des demandes de dernière minute, des e-mails rapides ou des réunions imprévues. Et avant même de vous en rendre compte, la journée est terminée et le travail essentiel n’a pas avancé.

C’est là que la matrice d’Eisenhower peut vous aider. Nommée d’après Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis, cette méthode classique vous aide à trier votre liste de tâches selon l’urgence et l’importance. Sa célèbre citation résume bien le principe : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. »

Dans cet article, nous expliquons le fonctionnement de la méthode Eisenhower, pourquoi elle reste l’un des meilleurs outils pour gérer son temps, et comment WEDO permet de l’appliquer facilement à votre organisation quotidienne.

## Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Aussi appelée méthode Eisenhower ou matrice urgence/importance, cette méthode repose sur un cadre simple qui consiste à trier les tâches en se posant deux questions clé :

- Est-ce urgent ?
- Est-ce important ?

L’idée est de distinguer ce qui compte vraiment de ce qui capte simplement votre attention sur le moment. La matrice vous aide à le faire de manière visuelle.

Il s’agit d’une grille en 2x2 cases permettant de classer chaque tâche dans l’une des quatre catégories suivantes :

- **Urgent et important**: à faire immédiatement
- **Important mais pas urgent**: à planifier
- **Urgent mais pas important** : à déléguer
- **Ni urgent ni important** : à supprimer

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Inspirée par une citation d’Eisenhower, cette méthode a été popularisée par Stephen Covey dans son livre *Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent*, et elle perdure pour une bonne raison : elle est efficace.

Au fond, cette matrice de priorisation des tâches vise la clarté. Elle vous aide à vous concentrer sur l’essentiel, à éviter les distractions et à prendre de meilleures décisions quant à l’usage de votre temps.

## Ce qui rend la matrice d’Eisenhower efficace

Quand on y pense, la plupart des listes de tâches ou des outils considèrent que toutes les tâches ont la même importance. Une échéance, une réponse rapide et un projet stratégique se retrouvent côte à côte, et sans système clair, on a tendance à traiter en priorité ce qui semble le plus urgent. Résultat : le travail important passe souvent à la trappe, étouffé par une accumulation de petites tâches rapides et d’interruptions.

La matrice d’Eisenhower est efficace parce qu’elle vous permet de prendre du recul et d’évaluer les tâches en fonction de leur véritable valeur, et non de la pression temporelle. Elle transforme une longue liste en un plan d’action plus intentionnel.

En séparant l’urgence de l’importance, vous réalisez combien de temps vous passez à gérer des urgences immédiates plutôt qu’à faire avancer des projets de fond. C’est particulièrement utile quand vos journées sont remplies de tâches urgentes mais peu importantes : traitement de mails, réunions inutiles, relances manuelles qui auraient pu être automatisées.

C’est aussi un excellent outil pour mieux gérer votre temps et votre énergie. Toutes les tâches ne méritent pas votre pleine attention. En vous concentrant sur les bonnes priorités — notamment celles qui sont importantes mais non urgentes — vous sortez du mode panique permanent et créez de l’espace pour du travail plus stratégique.

Avec le temps, cette méthode vous aide à passer d’une gestion réactive à une approche plus proactive de votre emploi du temps. Et dès que vous prenez conscience de la façon dont votre temps est utilisé, il devient plus facile de faire des choix clairs pour l’ajuster.

## Zoom sur les quatre quadrants

La force de la matrice d’Eisenhower réside dans sa simplicité et dans le regard honnête qu’elle vous oblige à porter sur vos priorités réelles. Voici comment fonctionne chaque quadrant et comment les utiliser pour prendre de meilleures décisions.

### Quadrant 1 : Urgent et important

Ce sont les tâches qui exigent une attention immédiate. Il s’agit d’échéances, de crises, de livrables urgents — bref, de tout ce qui ne peut pas attendre et qui aura des conséquences si vous l’ignorez.

Vous devez les traiter sans délai. Cela dit, si vous passez vos journées dans ce quadrant, c’est le signe d’un déséquilibre. Vous négligez sans doute le Quadrant 2, là où se construit le travail de fond.

Exemples : remettre un rapport attendu pour aujourd’hui, corriger un bug critique, répondre à un problème client bloquant une livraison.

### Quadrant 2 : Important mais pas urgent

C’est ici que s’opère le vrai progrès. Ces tâches n’ont pas d’échéance imminente, mais elles sont directement liées à vos objectifs. Planification stratégique, développement des compétences, projets à long terme, relations professionnelles : tout cela entre dans ce quadrant.

Le problème ? Ces tâches sont faciles à reporter. Elles ne crient pas pour attirer votre attention, mais ce sont elles qui préviennent les urgences futures et qui génèrent de l’impact durable.

Vous devez les planifier et protéger activement du temps pour les réaliser.

Exemples : préparer une nouvelle offre, accompagner un collègue, construire la feuille de route du trimestre suivant.

### Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Ces tâches semblent urgentes, mais elles ne nécessitent pas vraiment votre implication. Souvent, ce sont des interruptions déguisées en priorités : elles paraissent pressantes, mais sont sans importance dans une perspective plus large.

L’idéal est de les déléguer ou de les limiter. Ce n’est pas parce qu’une tâche est bruyante ou urgente qu’elle mérite votre attention directe.

Exemples : invitations à des réunions où votre présence n’est pas indispensable, demandes d’informations que d’autres peuvent fournir, tâches de dernière minute automatisables.

### Quadrant 4 : Ni urgent ni important

Ce sont les distractions. Elles n’apportent rien à vos objectifs et ne sont pas sensibles au temps. Cela ne veut pas dire qu’il faut bannir les moments de détente, mais ces activités n’ont pas leur place dans votre journée de travail productive.

Vous devez les éliminer ou fortement les limiter si vous voulez avancer sur du travail de fond.

Exemples : faire défiler les réseaux sociaux machinalement, cliquer sur des notifications sans intérêt, ou consacrer du temps à des tâches qui donnent simplement l’illusion d’être occupé.

## Les erreurs fréquentes

La matrice d’Eisenhower paraît simple — et elle l’est. Mais comme tout outil de priorisation, son efficacité dépend de votre rigueur et de votre honnêteté dans son usage. Quelques erreurs courantes peuvent réduire son impact, surtout si vous gérez beaucoup de tâches ou travaillez en équipe.

Voici les pièges à éviter :

### 1. Confondre urgence et importance

C’est l’erreur la plus fréquente. L’urgence crée une pression qui donne à une tâche l’apparence de l’importance, même si elle ne l’est pas. Résultat : des demandes mineures ou de dernière minute passent avant des projets essentiels.

Prenez un instant de recul : est-ce simplement urgent, ou réellement utile ? Si la tâche n’est pas liée à un objectif clair, elle relève peut-être du quadrant 3 — voire ne mérite pas d’être traitée.

### 2. Laisser les priorités des autres définir les vôtres

Dans un environnement collaboratif, il est facile de se laisser happer par les demandes des autres. Mais ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente pour quelqu’un d’autre qu’elle doit atterrir dans votre quadrant 1.

L’urgence perçue par autrui ne reflète pas forcément votre propre priorité. Si une tâche ne relève pas de votre rôle ou mission, cherchez à la déléguer ou la rediriger.

### 3. Négliger le quadrant 2

C’est le plus difficile à entretenir, non pas parce qu’il est complexe, mais parce qu’il est discret. Les tâches importantes mais non urgentes sont faciles à reporter. Pourtant, ce sont elles qui assurent les avancées durables.

Si vous êtes constamment débordé par des urgences, c’est souvent parce que vous n’avez pas accordé assez de temps au quadrant 2. La planification, la formation, la prévention ou les relations sont ignorées… jusqu’à devenir des urgences elles-mêmes.

Protégez du temps pour ces activités avant que les autres ne le monopolisent.

### 4. Utiliser la matrice une seule fois

La matrice n’est pas un exercice ponctuel. Les priorités évoluent. Du nouveau travail arrive. Une tâche « importante mais pas urgente » aujourd’hui peut devenir urgente demain.

D’où l’importance de la revoir régulièrement, ne serait-ce qu’une fois par semaine. Si vous utilisez un outil de gestion des tâches, mettez vos priorités à jour au fil de l’eau, plutôt que de vous fier à la mémoire.

### 5. Automatiser sans prioriser

Même avec des outils ou des automatisations en place, la priorisation reste essentielle. Le fait qu’une tâche apparaisse dans votre outil ne signifie pas qu’elle mérite d’être faite maintenant — ou même du tout.

L’automatisation vous fait gagner du temps, mais ne remplace pas le jugement. La matrice vous aide à exercer ce jugement de façon plus cohérente.

## Utiliser la matrice d’Eisenhower dans WEDO

La matrice d’Eisenhower peut être utilisée activement dans WEDO pour organiser et prioriser votre travail plus facilement. Plus besoin de jongler mentalement entre les tâches ou de créer des codes manuels dans un tableau Excel : WEDO vous permet de trier, mettre à jour et gérer vos priorités directement dans votre espace de travail.

Voici comment faire :

### Priorisez chaque tâche grâce aux étiquettes intégrées

Dans WEDO, chaque tâche peut être étiquetée selon la logique de la matrice :

- Urgent et important
- Important mais pas urgent
- Urgent mais pas important
- Ni urgent ni important

Pour attribuer une priorité, cliquez simplement sur la tâche pour ouvrir le panneau de détail, ou utilisez l’icône située à droite si une priorité est déjà définie. Cela vous permet d’identifier rapidement ce qui mérite votre attention, ce qui peut attendre ou même être supprimé.

![Illustration de la matrice d’Eisenhower avec quatre quadrants colorés pour différencier l’importance et l’urgence des tâches.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_1_545f678b0a.png)

### Priorisez vos tâches en lot avec l’outil « Organiser »

Lorsque vous avez une longue liste de tâches à trier, WEDO vous permet de gagner du temps. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite, sélectionnez *Organiser*, puis choisissez *Prioriser*. Vous pourrez alors faire défiler votre liste et appliquer rapidement la bonne priorité à chaque tâche.

![Exemple d’application de la matrice d’Eisenhower dans WEDO avec des étiquettes de priorité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_2_f510c75a75.png)

C’est particulièrement utile lors de la mise en place d’un nouveau projet ou pour revoir des tâches en retard qui doivent être reclassées.

### Utilisez la baguette magique pour prioriser les tâches rapidement

Dans vos espaces personnels ou partagés, une icône en forme de baguette magique apparaît à la fin de chaque section temporelle (comme *Aujourd’hui*, *Demain* ou *À venir*). Elle vous permet d’accéder directement à une vue de priorisation pour cette section — sans devoir ouvrir chaque tâche individuellement.

![Utilisation de l’outil d’organisation dans WEDO pour prioriser des tâches selon la matrice.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_3_e94f5906c9.png)

C’est un petit détail, mais il rend la mise à jour de vos priorités bien plus réaliste dans une journée bien remplie.

### Intégrez la matrice à votre routine quotidienne

Comme tout est visible et à jour dans votre espace de travail WEDO, il devient plus simple d’intégrer la priorisation dans votre organisation quotidienne.

Pas besoin d’un outil ou d’un modèle externe : la matrice d’Eisenhower est intégrée à votre gestion des tâches.

Le résultat ? Moins de temps perdu à décider quoi faire ensuite, et plus de sérénité en sachant que votre énergie est investie au bon endroit.

**Prêt·e à passer à l’action ?**

[Lancez votre essai gratuit dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comme il est simple de trier vos tâches, rester concentré·e et reprendre le contrôle de vos journées.

Découvrez comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches, mieux gérer votre temps et rester concentré grâce à la plateforme de gestion de tâches WEDO.

Image avec le texte « Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower » et un schéma représentant une matrice en quatre quadrants avec des flèches.

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Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower

La plupart des équipes ne manquent pas leurs délais par manque d’efforts. C’est souvent tout le contraire : tout le monde est occupé, les tâches avancent, l’activité ne manque pas. Et pourtant, le projet prend du retard.

Ce n’est généralement pas un problème de motivation, mais de visibilité.

Sans système clair pour savoir ce qui est en cours, qui en est responsable et où en est chaque étape, même les tâches les plus importantes peuvent passer inaperçues. C’est là qu’un bon suivi de projet fait toute la différence. Il permet de relier les efforts de l’équipe aux résultats attendus, tout en évitant que les échéances ne deviennent floues.

Dans cet article, nous verrons à quoi ressemble un suivi de projet efficace, pourquoi de nombreuses équipes se trompent et comment [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à garder le cap sur vos délais sans perdre le contrôle de votre organisation.

## En quoi consiste le suivi de projet ?

Le suivi de projet, c’est savoir exactement où en est votre travail : ce qui est terminé, ce qui est en cours et ce qui risque de prendre du retard. Il offre un cadre structuré pour suivre l’avancement du projet, repérer les problèmes à temps pour prendre des décisions quant aux actions correctives.

Au fond, le suivi de projet permet de relier les tâches, les personnes et les délais. Il vous donne une vue claire sur :

- Les tâches déjà terminées
- Celles encore en cours
- Qui fait quoi
- Si votre équipe est en bonne voie pour respecter les prochaines échéances

Une longue liste de tâches peut donner l’illusion de maîtrise, mais sans suivi, ce n’est qu’un inventaire sans direction. En tant que chef de projet, vous avez besoin de plus qu’un simple “à faire” : vous devez connaître l'avancement du travail de votre équipe.

Le suivi de projet apporte de la structure à la gestion des tâches. Il évite que les priorités se perdent, aligne les membres de l’équipe et facilite l’aboutissement réel des actions, au lieu de simplement cocher des cases.

Bien mis en place, le suivi de projet apporte de la clarté. Chacun sait ce qu’il fait, ce qui arrive ensuite et comment cela s’intègre à l’objectif commun.

## Ce qui fait dérailler vos échéances

Vous connaissez sûrement ce scénario : le projet débute avec enthousiasme, les tâches s’enchaînent, les mises à jour pleuvent. Puis, progressivement, le rythme ralentit. Des tâches restent en attente, un relais tarde… et soudain, l’échéance tombe, sans que le projet ne soit terminé.

Ce n’est généralement pas faute de travail. C’est souvent parce que personne n’a une vision claire de qui fait quoi, et quand.

Voici quelques raisons fréquentes pour lesquelles les délais ne sont pas respectés :

![Infographie intitulée « Pourquoi les délais sont dépassés – malgré l’implication de tous ». À gauche, quatre causes de retard (absence de responsabilité claire, changements constants de priorité, listes de tâches dispersées, pas de visibilité en temps réel) et à droite, des solutions proposées.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_fr_926c788aca.png)

### 1. Des responsabilités floues

L’un des meilleurs moyens de bloquer une tâche, c’est de ne pas savoir qui en est responsable. Si elle est attribuée à un groupe ou laissée sans responsable, personne ne s’en sent vraiment chargé. Elle reste là, en attente.

Une attribution claire de la charge de travail est essentielle. Chaque tâche doit avoir une personne désignée, avec un nom, pas “l’équipe” ni “quelqu’un”. Cela évite les confusions, réduit les relances et garde tout le monde concentré.

### 2. Des priorités qui évoluent

Les projets évoluent, c’est normal. Mais si les priorités bougent en permanence sans cadre clair, les équipes finissent par réagir au lieu de planifier. Une tâche importante est repoussée pour faire place à une urgence perçue, pas forcément réelle.

Sans priorisation partagée, même les tâches essentielles peuvent être négligées. Il est donc crucial d’afficher [les priorités](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement) de façon claire et visible pour tous.

### 3. Des tâches dispersées

Quand les tâches sont éparpillées entre des e-mails, des post-its, des documents et plusieurs outils, il devient presque impossible d’avoir une vue d’ensemble. Résultat : certaines tombent dans l’oubli.

Centraliser toutes les tâches au même endroit est indispensable. Cela facilite le suivi, la réaffectation et la coordination, surtout quand plusieurs personnes sont impliquées.

### 4. Une mauvaise vision de l'avancement des tâches

Avoir des [tâches avec des échéances](https://wedo.com/fr/blog/comment-respecter-la-planification-des-taches-et-les-echeances), c’est bien. Mais sans suivi en temps réel, impossible de savoir si on est réellement dans les temps. Et quand on réalise qu’une tâche est en retard, il est souvent trop tard.

C’est là qu’intervient une [gestion active des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) : ne pas seulement les assigner, mais suivre concrètement leur avancement. Pas besoin d’un suivi à l’heure, mais il faut une visibilité suffisante pour intervenir avant que ça dérape.

## Comment monter un système de suivi efficace avec WEDO

Le suivi de projet fonctionne vraiment lorsqu’il s’intègre naturellement à la façon de travailler de votre équipe — et non quand on essaie de l’ajouter après coup. Si vos outils de gestion soutiennent déjà la manière dont votre équipe pense, planifie et communique, il devient bien plus simple de garder le contrôle sur l’avancement.

Voici une méthode étape par étape pour construire un système efficace, avec un aperçu de ce que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) peut vous apporter.

### Étape 1 : Centraliser les tâches

Si votre équipe jongle entre plusieurs outils — des notes ici, des tâches là, des mises à jour ailleurs — des oublis sont à prévoir. Une liste de tâches partagée et structurée permet à tout le monde d’avancer dans la même direction.

**La solution de WEDO :**

![Vue d’un point de réunion WEDO avec une description, une liste de tâches et des suggestions pour améliorer une campagne Google Ads, accompagnée d’icônes de gestion du temps et de checklist](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_fr_b5429f8219.png)

WEDO regroupe toutes vos tâches en un seul endroit, organisées par espace de travail, projet ou réunion. Vous pouvez créer des tâches lors d'une séance de planification et les lier directement à la discussion dont elles proviennent. Plus de tâches perdues, plus besoin de fouiller dans vos mails : une seule source d’information, claire et partagée.

### Étape 2 : Assigner chaque tâche à un membre précis

Une tâche sans responsable désigné a peu de chances d’avancer. Une attribution claire évite le fameux “je pensais que quelqu’un s’en occupait”.

**La solution de WEDO :**

Chaque tâche dans WEDO est attribuée à une personne précise, visible par toute l’équipe. Vous pouvez définir une date d’échéance, ajouter des consignes et des pièces jointes, et inclure d’autres membres si besoin. Les personnes concernées sont notifiées en temps réel, sans avoir besoin de relancer qui que ce soit.

### Étape 3 : Prioriser avec intention

Sans priorisation claire, tout devient urgent, et l’équipe finit par réagir plutôt que planifier. Un bon système de suivi met en avant ce qui compte vraiment.

**La solution de WEDO :**

WEDO permet de hiérarchiser les tâches à l’aide de tags personnalisés ou encore via la matrice d’Eisenhower pour distinguer l’important du superflu. Vous pouvez filtrer votre vue pour ne voir que les tâches prioritaires et garder le cap sur l’essentiel.

### Étape 4 : Prévenir les problèmes en suivant l’avancement

Une tâche en retard n’est pas le vrai problème : c’est le symptôme. Plus on détecte tôt un ralentissement, plus il est facile à corriger.

**La solution de WEDO :**

WEDO vous permet de suivre l’avancement en temps réel. Les tâches se mettent à jour au fur et à mesure que les membres les complètent, les commentent ou les replanifient. Vous pouvez filtrer par statut (en cours, en retard, terminé), voir les tâches par date limite, et obtenir une vue d’ensemble du projet sans attendre de réunion ni de rapport manuel.

### Étape 5 : Utiliser la chronologie visuelle pour anticiper les retards

Même avec un bon suivi des tâches, les plannings peuvent évoluer : un blocage retarde une tâche et tout le reste en pâtit. C’est là qu’un outil de planification visuelle comme un diagramme de Gantt fait la différence.

**La solution de WEDO :**

![Capture d’écran de la vue Gantt WEDO affichant une hiérarchie de tâches, leurs durées et des barres colorées illustrant l’avancement par trimestre](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_fr_27cea3b9bf.png)

WEDO intègre un diagramme de Gantt qui vous offre une vue en temps réel de l’ensemble de votre projet. Vous pouvez [visualiser les dépendances entre les tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks), suivre l’avancement et repérer les retards avant qu’ils n’impactent la livraison.

Vous gardez également le contrôle sur la façon dont les changements de dates affectent votre planification, grâce à [trois options de gestion des marges intelligentes](https://wedo.com/fr/features/project-management) :

- **Maintenir le tampon** : conserve l’écart entre les tâches liées
- **Consommer le tampon** : absorbe les retards uniquement si nécessaire
- **Désactiver le décalage des dates** : modifie une tâche sans impacter les autres

Une manière rapide et flexible de garder vos projets sur les rails, même lorsque les plans changent.

### Étape 6 : Centraliser les échanges

Si votre équipe doit chercher des infos dans un fil Slack ou une chaîne d’e-mails, elle perd du temps. La communication doit faire partie du flux du travail.

**La solution de WEDO :**

Chaque tâche dans WEDO dispose d’un espace pour les commentaires, les notes et les fichiers joints. Tout l’historique est conservé au même endroit, de la demande initiale au résultat final. Cela facilite les questions, les retours ou les transmissions de tâches.

### Étape 7 : Intégrer le suivi à votre routine hebdomadaire

Configurer un système ne suffit pas. Pour être efficace, le suivi doit devenir une habitude : un réflexe que l’équipe consulte, met à jour et utilise au quotidien.

**La solution de WEDO :**

WEDO vous aide à ancrer cette habitude. Vous pouvez consulter les tâches depuis votre tableau de bord, filtrer celles qui arrivent à échéance, ou faire le point sur les différents espaces de travail. Lors des réunions hebdomadaires, vous pouvez suivre les projets en direct, mettre à jour les statuts et créer de nouvelles tâches.

Quand ces étapes s’intègrent à votre quotidien et que vos outils sont conçus pour les accompagner, le suivi de projet cesse d’être une tâche en plus : il devient un mécanisme naturel.

## Conclusion

Les équipes les plus performantes ne sont pas seulement bien organisées : elles sont alignées. Elles savent ce qu’il faut faire, qui en est responsable et ce qui pourrait freiner l’avancement.

Ce niveau de clarté repose sur un système de suivi de projet efficace — un logiciel de gestion de projet qui facilite la gestion des tâches, la priorisation du travail et l’adaptation face aux imprévus.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) offre à votre équipe ce système. Il relie la planification à l’exécution pour vous permettre de livrer à temps, sans désordre ni stress inutile.

Prêt·e à reprendre le contrôle sur vos tâches, projets et échéances ? Lancez votre [essai gratuit WEDO dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez comment améliorer le suivi de projet, gérer les tâches efficacement et respecter les délais grâce à la plateforme collaborative WEDO.

Visuel violet avec un texte en blanc : « Comment maîtriser le suivi de projet sans perdre de vue les délais ? », accompagné d’une icône d’engrenage avec une horloge et une frise de progression en bas

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Maîtriser le suivi de projet sans jamais rater une échéance

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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