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> _Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications_.

Entre trois et six semaines par année : voilà le temps que l’on passe en moyenne dans des réunions de travail, selon une enquête publiée en 2017 par l’Institut Opinionway pour le cabinet de conseil d’entreprise Empreinte Humaine. Or, selon ce sondage effectué sur un millier de salariés dans des sociétés de différentes tailles et dans des secteurs économiques variés, près d’une séance sur deux est jugée improductive. Plus de 25% des personnes interrogées ne voient d’ailleurs pas la nécessité d’y participer. Résultat : 44% d’entre elles utilisent discrètement leur smartphone pour faire autre chose pendant ce temps-là (typiquement, lire et envoyer des courriels).

Ce fléau porte un nom : la réunionite. Antoine Sudan et David Dutch en ont souffert pendant plusieurs années au sortir de leurs études d’ingénieurs. « Les réunions ne sont pas inutiles en soi », précisent-ils d’emblée. « Le problème, c’est qu’elles sont mal préparées, que l’ordre du jour n’est pas respecté et que l’on en ressort beaucoup trop souvent sans être sûr de savoir ce qui a été décidé ». Stupéfaits de constater le temps qu’ils consacraient à cet exercice louable mais frustrant, Antoine Sudan et David Dutch ont mis au point l’application web WEDO. C’était en 2014\. Aujourd’hui, quatre ans et trente mises à jour plus tard, cette application web est utilisée par plus d’une centaine d’organisations, de communes et d’entreprises en Suisse romande, dont le Groupe Mutuel, le Groupe E Connect, la HES-SO Fribourg et la Banque Cantonale de Fribourg.

Ni blockchain, ni Dropbox, ni intranet, WEDO est une plateforme collaborative dont la mise en page s’adapte automatiquement à la taille de l’écran que vous utilisez (iPhone, PC…). Il s’agit en fait d’une interface avec un espace commun et participatif. Très didactique, elle a été conçue pour être à la portée de tout le monde. Indépendamment de ses fonctionnalités et qualités techniques, l’application WEDO repose sur une réflexion approfondie et une analyse minutieuse des facteurs qui font que les réunions de travail sont si souvent décevantes et chronophages. Autrement dit, cette solution d’organisation a été développée pour répondre directement et de manière pragmatique à certains problèmes récurrents. Un exemple : l’ordre du jour reste souvent un peu flou jusqu’à ce que tout le monde soit réuni autour de la table. Pour éviter cela, WEDO propose une fonctionnalité qui permet d’enregistrer et d’ordonnancer les points à discuter. Une fois que c’est fait, il suffit d’ouvrir l’application et de suivre le fil des questions. Plus moyen de digresser, en somme.

## FACILE DE SAVOIR QUI FAIT QUOI

Le procès-verbal est un pensum ? Grâce à WEDO, il est possible de le rédiger en direct. « C’est l’un des éléments intéressants de notre module de gestion de séances. Vous avez un ordre du jour, avec une suite de points à discuter, et vous pouvez ajouter sous chaque point des blocs d’informations, que ce soient des notes, des décisions ou des tâches à effectuer », explique Antoine Sudan. Les décisions arrêtées et les tâches attribuées en cours de réu nions peuvent ainsi être consignées sur le moment par le rédacteur du PV. Comme ces informations sont visualisées en un endroit précis dans le module et que tous les participants disposent d’un compte d’accès personnel, il est très facile d’aller ensuite les rechercher. Bref, au sortir de la séance, chacun sait où trouver la réponse à la fameuse question « qui fait quoi ».

Par ailleurs, il est possible d’exporter un ordre du jour ou un PV en générant un fichier PDF afin de pouvoir le partager, l’imprimer et le signer. Vous pouvez aussi créer facilement des extraits de PV, ou retrouver des notes à travers les PV à l’aide de simples mots-clés. Fini, le temps où il fallait ouvrir de multiples fichiers pour mettre la main sur une information !

« La force de WEDO est de couvrir toutes les phases de la gestion des séances : avant, avec la préparation de l’ordre du jour, pendant, avec la prise des notes importantes, et enfin après, avec le suivi des tâches. En effet, en plus de notre module pour la gestion de séances, nous en avons développé un autre pour la gestion et la planification des tâches, et tous deux interagissent. Vous avez donc le moyen d’assurer un suivi continu et dynamique du travail. Ainsi, vous pouvez à tout moment prendre connaissance de ce qui a été fait entre deux séances et de ce qu’il reste à faire. Plus besoin d’attendre pour obtenir ou transmettre une information, plus besoin non plus d’envoyer plusieurs e-mails de confirmation ou d’appeler trois fois pour connaître le montant d’un devis », se félicite David Dutch. De plus, chaque utilisateur peut activer la synchronisation avec son agenda électronique (Outlook, Google Calendar…).

## DES RÉUNIONS ÉCOURTÉES D'UN TIERS

Il est également possible de créer des espaces spécifiques pour certains projets, départements ou équipes de travail, afin de pouvoir se répartir les tâches en un clic. Dès qu’un travail est indiqué comme terminé, les participants concernés reçoivent immédiatement et automatiquement un feedback. « Tous ces procédés accélèrent grandement le traitement des décisions et raccourcissent la durée des séances d’un tiers en moyenne », souligne Antoine Sudan.

Résoudre des problèmes compliqués avec un logiciel simple : tel était le pari des créateurs de WEDO. La première personne à qui ils en ont parlé – un ancien professeur – leur avait pourtant prédit que « cela ne marcherait jamais ». Ce qui les fait bien rire aujourd’hui. « Heureusement, notre mentalité d’ingénieur a vite repris le dessus et nous avons refusé de nous laisser abattre. » Alors que beaucoup de jeunes entrepreneurs commencent par tenter de lever des fonds, Antoine Sudan et David Dutch décident de développer leur application en cours d’emploi et de démarcher leurs premiers clients en parallèle. Ils réalisent plus de 300 entretiens à cet effet. Dès le début, ils se fient au feedback des utilisateurs pour améliorer leur produit. La première version sort officiellement en mai 2015\. Quelques prospects la testent. « À chaque nouvelle version, nous avons sondé nos clients pour savoir comment nous pouvions perfectionner WEDO. Et nous continuons à solliciter leur avis et leurs impressions. Par exemple, certains d’entre eux nous ont récemment fait remarquer qu’ils auraient apprécié de pouvoir définir des critères d’accès précis, pour éviter que certains participants ne viennent truffer l’ordre de jour de questions hors sujet. Si un secrétaire général doit assurément pouvoir le modifier, tel n’est pas forcément le cas de n’importe quel participant. Donc, dans la dernière version de WEDO, nous avons introduit un nouvel instrument pour paramétrer très finement les droits d’accès ».

  
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## ESSAI GRATUIT POUR COMMENCER

Quid du prix ? Selon une pratique courante dans le domaine des applications, il dépend du nombre d’utilisateurs. Il varie ainsi entre 15 et 25 francs par personne et par mois. WEDO est disponible par packs de cinq, dix ou quinze utilisateurs ; au-delà de vingt, les packs se vendent par tranches de dix unités supplémentaires. L’abonnement couvre toutes les mises à jour, l’hébergement des données et le support, c’est-à-dire l’ensemble des prestations à l’exception de l’accompagnement au changement proposé pendant la première année pour maximiser les chances de succès, et qui est calculé lui aussi sur la base d’un forfait en fonction de la taille du réseau. 

« Mais ce que nous proposons toujours en premier lieu, c’est une présentation gratuite de WEDO. C’est pourquoi vous trouverez, sur la page d’accueil de notre site [www.wedo.com](/), un grand bouton bleu sur lequel vous pouvez cliquer pour planifier une démonstration en réservant une date à votre convenance, directement dans notre agenda », déclarent Antoine Sudan et David Dutch, qui revendiquent un hébergement des données uniquement sur des serveurs situés en Suisse.

Source: original article [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Ras-le-bol des réunions improductives et interminables ? Deux Fribourgeois proposent une solution digitale, WEDO, pour les rendre efficaces. Explications.

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Le remède à la réunionite s’appelle WEDO

Antoine Sudan et David Dutch, deux amis qui ont créé WEDO après avoir découvert les joies du monde du travail, dont les séances.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des séances. Une centaine\* d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

Avant d’être associés, Antoine Sudan et David Dutch ont été deux adolescents de la Broye qui prenaient le train ensemble pour aller à l’école. Ensemble, ils rêvaient de fonder leur propre société. Mais avant de se lancer, mieux valait avoir de l’expérience… Une fois leur diplôme d’ingénieur en poche, tous les deux ont trouvé du travail.

C’est à ce moment-là qu’ils découvrent la vie en entreprise, ses belles surprises et ses désillusions. « La collaboration n’était pas aussi facile que nous le pensions, notamment lors des séances, explique Antoine. Souvent, il manquait les réponses à des questions aussi simples que ’qui fait quoi’, ’comment’ et ’pour quand’. Et cela malgré la cascade d’e-mails qu’on recevait… »

C’est dans cette situation que les deux amis ont une idée : développer un gestionnaire de tâches collaboratif, afin de simplifier l’avancée du travail. Ils se mettent au travail dès 2014\. Contrairement à de nombreuses jeunes pousses, ils ne prévoient aucune levée de fonds et développent leur logiciel eux-mêmes alors qu’ils sont encore en emploi. Admirable, et malin : pour avoir une idée du marché, ils font le tour de leurs clients potentiels afin de les questionner sur leurs besoins et avoir leur point de vue sur les solutions. Ils réalisent plus de 300 entrevues afin de développer leur outil de la meilleure manière possible. Sur cette base, la première version est lancée en mai 2015\. Ils la testent avec quelques-uns de leurs prospects, qui étaient curieux de voir comment cela fonctionnait.

Leur logiciel est une solution d’organisation. Il s’agit d’un espace commun et collaboratif, auquel tout le monde a accès et permettant de suivre en temps réel l’avancée des travaux. Ainsi, on sait exactement qui fait quoi et pour quand. Pas besoin d’appeler dix fois pour avoir le montant du devis, par exemple, ou d’envoyer 50 e-mails afin de préciser à quel stade du projet on en est… L’interface, très didactique, est à la portée de tout le monde. Le prix, lui, varie selon le nombre d’utilisateurs. Il va de 15 à 25 francs par mois et par personne. Un tarif raisonnable pour une solution intégrant un module pour la gestion des séances, des tâches et l’élaboration de check-lists.

## Avancée des travaux en temps réel

Trois ans à peine après leur premier lancement, les entrepreneurs, aujourd’hui âgés de 31 et 32 ans, ont fait leurs preuves. Plus de 40 institutions de santé comptent parmi leurs clients, ainsi que des entreprises. C’est notamment le cas du Groupe Mutuel. Christian Lalain, membre de la direction informatique de la société d’assurances, a d’abord connu WEDO dans le cadre de son mandat de conseiller municipal à la commune de Saillon. « Je voulais sortir de la logique historique du dossier papier, sur lequel on met un post-it où se trouvent toutes les informations essentielles, mais qu’on perd quand le post-it s’abîme ou se décolle, explique-t-il. C’est pourquoi j’ai installé WEDO à la commune il y a une année environ. C’est génial : tout le monde bosse sur le même outil et les différents espaces de travail structurent l’activité. Si un habitant appelle pour demander un rendez-vous ou un renseignement au président ou à un conseiller, la personne de l’accueil ouvre une tâche et l’attribue à la personne correspondante. Celle-ci notera que la prise de rendez-vous est faite et le jour, donc si cette personne rappelle, on sait exactement quoi lui répondre. Cela fluidifie énormément les interactions avec nos concitoyens tout en augmentant la qualité du service donné. Le partage de l’information et la vision bout en bout de l’exécution d’une activité augmentent l’esprit d’équipe et apportent une réelle plus-value relationnelle. »

## Serveurs en Suisse

Au vu des résultats obtenus à Saillon, Christian Lalain a proposé d’importer l’outil chez son employeur, Groupe Mutuel. Auparavant, celui-ci disposait d’une autre solution, Wunderlist, rachetée par Microsoft. La start-up fribourgeoise est fière de ces succès, mais grandit pas à pas, sans précipitation. « Une fois notre premier client signé, il y a eu le deuxième, puis le troisième, se souvient David Dutch. Nous avons d’abord baissé notre temps de travail, puis nous sommes passés en indépendants. Désormais, nous avons créé notre Sàrl et possédons de beaux bureaux à Fribourg. Et en plus, on recrute ! Nous avons prévu d’engager deux collaborateurs cette année. » Pragmatiques, les deux Fribourgeois ont d’abord cherché des clients, avant de courir les salons. En Suisse, ils ne connaissent que très peu de concurrence. Et revendiquent leur origine 100% helvétique : leurs serveurs sont basés en Suisse. Un argument qui fait mouche pour les clients qui redoutent un vol de leurs données.

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**\*correction d'une erreur dans l'article source** / Source : [Article original du PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Cette start-up fribourgeoise a créé un logiciel qui optimise l’organisation du travail et des réunions. Une centaine d’entreprises, dont le Groupe Mutuel, sont clientes.

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Le beau succès de WEDO

Merci à Fri Up pour ce portrait en vidéo et pour le soutien amené à notre startup.

Couverture d'un article de blog pour un portrait de WEDO par FRI UP montrant une équipe en réunion

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Portrait de WEDO par Fri Up

## Visualisez les décisions de réunions dans le flux d’activités

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités. Dans chaque espace de travail, rendez-vous dans l’onglet **Info** puis dans le flux d’activités, utilisez le filtre **Décisions** pour afficher toutes les décisions sous forme chronologique.

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## Les ordres du jour se synchronisent dans les événements Outlook

Un correctif a été amené à WEDO afin que les ordres du jour se synchronisent à nouveau avec les événements Outlook. Lorsque vous préparez votre ordre du jour dans WEDO et ajoutez des participants à votre réunion, les différents participants (qui ont activé la synchronisation avec Outlook) pourront directement prendre connaissance de l’ordre du jour dans la description de l’événement Outlook.

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## Export des tâches en suspens dans les ordres du jour

Lorsque vous exportez un ordre du jour en PDF, vous pouvez maintenant choisir d’afficher les tâches en suspens liées aux différents points.

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## Ajouter des tâches dans les tâches en suspens pendant une réunion

Ajoutez des tâches en suspens durant une réunion (possible dans chaque section indifféremment du tri). Plus besoin de naviguer de l’onglet Réunions à l’onglet **Tâches** durant une réunion.

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## Autres améliorations de cette version

* Implémentation des droits des valideurs dans les réunions,
* Correction de la restauration de tâches lors d’une recherche,
* Amélioration du message lors de la suppression d'un point à l'ordre du jour.

**Si nous pouvons améliorer WEDO c’est notamment grâce à vos feedbacks. N’hésitez donc pas à nous faire part de vos propositions d’améliorations ou autres idées de développement.**

La nouvelle version de WEDO permet de visualiser les décisions prises en réunion dans le flux d’activités.

Article "mise à jour" détaillant la fonctionnalité de suivi des décisions dans les réunions

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Suivez vos décisions dans le temps

## WEDO SÀRL L’OUTIL COLLABORATIF SWISS MADE

WEDO Sàrl est le projet de David Dutch et d’Antoine Sudan, deux ingénieurs fribourgeois et amis d’enfance. Il s’agit d’un outil collaboratif, créé en 2015 et soutenu par Fri Up, pour gérer des tâches, séances et projets en équipe. Leur vision: simplifier la communication en entreprise pour révolutionner la collaboration entre professionnels !

## LA NAISSANCE D’UNE START-UP 100% SUISSE

En tant que collaborateur d’une entreprise, chacun est confronté à différents canaux de communication: procès-verbaux (PV), procédures, documents, emails, tableaux, appels téléphoniques ou encore checklists. Garder une vision claire sur les tâches à réaliser et leurs échéances n’est pas toujours aisé.

En 2015, David Dutch et Antoine Sudan ont alors décidé d’aller à la rencontre de directeurs de différentes entreprises pour découvrir leurs manières de gérer les tâches, les séances et les projets. C’est grâce aux précieux témoignages de plus de 300 professionnels qu’ils ont pu développer leur plateforme.

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Contrairement à différents outils disponibles en ligne, WEDO est adapté aux besoins des entreprises helvétiques.

> Collaborer en toute simplicité

Toutes les données sont hébergées en Suisse. L’application est hautement sécurisée et très facile d’utilisation pour permettre une mise en réseau aisée des collaborateurs.

## DES OUTILS AU SERVICE DES ENTREPRISES

Le retour sur investissement de l’utilisation de WEDO est rapide. Par exemple, la rédaction d’un procès-verbal via WEDO, en comparaison avec une prise de PV standard, permet une économie d’une heure par séance. De plus, la traçabilité proposée par l’application permet d’assurer un suivi de la prise de décision en séance à l’exécution de la tâche sur le terrain.

Les clients actuels proviennent de domaines variés: administrations, communes, EMS, banques. Des fonctionnalités dédiées leur permettent de suivre les processus déjà existants comme la rédaction de PV ou la création de checklists pour le suivi des procédures administratives. Les outils collaboratifs sont sans aucun doute le futur des systèmes de communication pour les entreprises. Grâce aux propositions d’améliorations suggérées par ses clients de manière continue, WEDO s’adapte jour après jour aux besoins des entreprises. L’objectif est clair: faire de WEDO l’outil collaboratif de référence en Suisse.

Photo : © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Source :
[Article original de l'ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'Echo de la CCIF (juin 2017 / n°3).

Article ECHO présentant WEDO, l'outil collaboratif suisse, avec image des deux co-fondateurs près d'une cheminée industrielle

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ECHO (CCIF)

L’EMS d’Humilimont se trouve dans un cadre magnifique entouré de verdure et forêt avec une vue splendide sur les Préalpes fribourgeoises. Nous y accueillons 33 résidents pour des soins de longue durée. Quelques 50 collaborateurs accompagnent les résidents.

## Pourquoi avez-vous opté pour WEDO ?

Nous cherchions un outil pour déléguer et suivre les tâches. Outlook ne nous permettait pas d’obtenir la traçabilité souhaitée. WEDO nous offre une vision globale sur les tâches en suspens.

## Comment utilisez-vous WEDO pour organiser votre travail ? Pouvez-vous nous donner un exemple concret ?

Nous avons constitué plusieurs checklists qui nous permettent de suivre aisément nos processus internes : accueil de résidents, accueil de collaborateurs, programmation des évaluations RAI, mise à jour de documents, fête annuelle, etc.

D’autre part, nous utilisons WEDO pour centraliser les bons de réparation pour la maintenance du bâtiment. La planification des transports, les achats et les réservations de véhicules sont également effectués sur la plateforme.

## Quelle était la réaction de vos collaborateurs lorsque vous avez intégré WEDO dans votre entreprise ?

Un changement organisationnel induit inévitablement des résistances. Nous avons donc formé les différents collaborateurs afin de les accompagner dans la compréhension de ce nouvel outil.

Les hésitations des cadres pour l’acquisition d’un nouvel outil sont quant à elles tombées progressivement. Aujourd’hui, nous ne pourrions plus nous passer de WEDO.

## Comment l’outil collaboratif a-t-il changé votre façon de communiquer ?

Pour la communication, c’est formidable ! Grâce à WEDO, nous oublions moins de choses. L’outil collaboratif permet de centraliser les informations circulant dans l’entreprise afin d’en faciliter l’accès aux différents collaborateurs.

Nous avons conservé la communication orale mais grâce à la saisie rapide, nous laissons systématiquement une trace écrite de nos discussions.

## Quelle est votre fonctionnalité préférée dans l’application ?

Pour certains, la gestion des tâches qui permet de ne rien oublier et de s’organiser avec une vision globale. Pour d’autres, les checklists qui permettent une maîtrise des processus et garantissent une parfaite traçabilité.

## Comment WEDO a-t-il changé votre façon de travailler en équipe ?

La confiance accordée aux différents collaborateurs n’exclut pas la nécessité d’un contrôle sur l’avancement des tâches en suspens. WEDO nous permet d’être plus pointu dans notre façon d’aborder le travail en équipe. Nous sommes devenus plus exigeants sur le suivi des actions et ceci sans effort supplémentaire grâce à WEDO. Nous notons les tâches à réaliser et prenons le temps de les organiser lorsque nous avons un moment.

## A qui recommanderiez-vous notre application ?

Nous conseillons WEDO à toute entreprise qui souhaite améliorer sa communication. À vrai dire, chaque fois que nous en avons l’occasion, nous recommandons WEDO aux personnes susceptibles d’être intéressées.

Myriam Fragnière Dufour, directrice de l'EMS d'Humilimont : "WEDO nous permet de centraliser les informations circulant dans l’entreprise afin d’en faciliter l’accès aux différents collaborateurs."

Témoignage de Myriam Fragnière-Dufour, Directrice de l’EMS Humilimont, affirmant que WEDO leur permet d’être plus pointus dans leur façon d’aborder le travail en équipe

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L'EMS d'Humilimont travaille avec WEDO

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

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## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

Quatre personnes debout autour d’une table de réunion, discutant d’un projet, avec le texte « WEDO pour les audits qualité » et « Cas d’utilisation » en surimpression

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WEDO pour les audits qualité

La mise à jour effectuée aujourd'hui vous permet d’ajouter toute personne externe à votre réseau WEDO via son adresse email.

## Exemple d’utilisation

Imaginons que vous travaillez sur un projet de construction intitulé « Projet AP » avec l’aide d’un consultant externe. Dans WEDO, vous créez un nouveau sujet pour suivre l’avancement de ce projet.

Lorsque vous créez un sujet, WEDO vous guide en trois étapes : 1\. Nom du sujet, 2\. Membres du sujet et 3\. Couleurs du sujet.

Ici, c’est la deuxième étape qui nous intéresse. Vous pouvez dès maintenant ajouter des personnes externes via leur email. Dans mon exemple, il s’agit de mon consultant. Pour ce faire, saisissez simplement son email dans la barre de recherche. WEDO vous propose automatiquement de saisir son Prénom et son Nom. Regardez plutôt :

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Notez qu’une invitation sera envoyée à j.boss@jbconsulting.ch (l’aperçu de cette invitation est visible sur la partie droite de l’écran). Le consultant pourra alors rejoindre votre réseau. Il aura accès uniquement au sujet « Projet AP ». Vous maîtrisez ainsi la confidentialité.

## Autres exemples

Utilisez les invités pour :

* Ajouter les membres du conseil de direction à la séance les concernant
* Déléguer des tâches à vos fournisseurs
* Inviter un client à suivre l’avancement d’un projet
* Travailler sur des projets avec des collaborateurs de plusieurs entreprises
* Etc.

## Spectre de fonctionnement

La gestion des membres intègre les invités pour l’intégralité du réseau, tant au niveau des sujets que des checklists. Un invité saisi une fois, pourra être réutilisé pour les checklists et sujets suivants. Lorsque vous supprimez un invité des membres d'un sujet ou d'une checklist, son accès est instantanément retiré.

## Conclusion

Grâce aux invités, vous collaborez avec tout le monde dans une même plateforme. N'hésitez pas à demander une période d'essai si vous souhaitez faire partie de l'aventure. Vous pourrez tester WEDO gratuitement en équipe pendant 30 jours.

Invitez vos contacts via leur adresse email et collaborez avec eux directement dans WEDO.

Mise à jour Fonction WEDO pour inviter des utilisateurs externes avec formulaire d'invitation

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Collaborez avec des invités

Cet article explique comment utiliser WEDO pour gérer les activités de maintenance. Suivre les réparations ponctuelles et la maintenance périodique grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'ensemble des tâches techniques
* Répartition aisée des tâches entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des activités réalisées dans le temps
* Planification simple des tâches récurrentes
* Déclaration de pannes par tous les collaborateurs (ticketing)

## Créer un sujet : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Sujets**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un sujet**. Choisissez un nom et une définition pour votre sujet puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à ce sujet. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre sujet. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans le sujet**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un sujet _Technique_.

## Lister les tâches à réaliser dans le sujet

Vous pouvez maintenant saisir toutes les tâches à réaliser autour du bâtiment dans le sujet _Technique_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive1_e1541096343960_007dcd840c.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque tâche :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Chaque collaborateur à une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des tâches à n’importe quel moment de la semaine en se rendant dans le sujet _Technique_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Définir des récurrences

Vous pouvez définir des récurrences sur les tâches et autres contrôles de maintenance périodique. Pour définir une récurrence, sélectionnez une tâche dans votre liste et, dans le volet de détails, cliquez sur **Définir échéance ou récurrence**. Dans le calendrier qui s'ouvre, cliquez sur le bouton **Définir récurrence**. Le panneau suivant s'ouvre :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive5_e1541096422506_b8f9ce36ae.png)

Une tâche récurrente est marquée dans la liste par une flèche tournante. Le fait de la valider, archive l’occurrence terminée et planifie automatiquement l’occurrence suivante.

### Ajouter des commentaires

Vous pouvez rédiger des commentaires en rapport avec une tâche (dans son volet de détail). Ce commentaire restera lié à la tâche permettant ainsi de conserver l’historique des remarques et autres informations.

### Fixer des échéances

A l’instar des commentaires, vous pouvez ajouter une échéance à une tâche dans son volet de détail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive6_e1541096444131_c5ea0d7873.png)

### Ajouter des tâches depuis tout appareil

Vous pouvez ajouter des tâches à votre sujet _Technique_ à n'importe quel moment via un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

## Conclusion

Grâce à WEDO, les activités techniques sont gérées et réparties avec efficacité. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe définit.

Découvrez comment maîtriser l'ensemble des activités techniques en un seul et même endroit.

Deux techniciens en tenue de sécurité et casque blanc discutant devant une tablette dans un environnement industriel, avec le texte « WEDO pour les activités de maintenance » et « Cas d’utilisation »

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WEDO pour les activités de maintenance

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

La plupart des gens n’ont pas de mal à trouver des choses à faire. Le vrai défi, c’est de savoir quelles tâches méritent réellement leur temps et leur énergie.

Vous commencez la journée avec l’intention de vous concentrer sur quelque chose d’important, mais vous vous laissez entraîner par des demandes de dernière minute, des e-mails rapides ou des réunions imprévues. Et avant même de vous en rendre compte, la journée est terminée et le travail essentiel n’a pas avancé.

C’est là que la matrice d’Eisenhower peut vous aider. Nommée d’après Dwight D. Eisenhower, ancien président des États-Unis, cette méthode classique vous aide à trier votre liste de tâches selon l’urgence et l’importance. Sa célèbre citation résume bien le principe : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important. »

Dans cet article, nous expliquons le fonctionnement de la méthode Eisenhower, pourquoi elle reste l’un des meilleurs outils pour gérer son temps, et comment WEDO permet de l’appliquer facilement à votre organisation quotidienne.

## Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Aussi appelée méthode Eisenhower ou matrice urgence/importance, cette méthode repose sur un cadre simple qui consiste à trier les tâches en se posant deux questions clé :

- Est-ce urgent ?
- Est-ce important ?

L’idée est de distinguer ce qui compte vraiment de ce qui capte simplement votre attention sur le moment. La matrice vous aide à le faire de manière visuelle.

Il s’agit d’une grille en 2x2 cases permettant de classer chaque tâche dans l’une des quatre catégories suivantes :

- **Urgent et important**: à faire immédiatement
- **Important mais pas urgent**: à planifier
- **Urgent mais pas important** : à déléguer
- **Ni urgent ni important** : à supprimer

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Inspirée par une citation d’Eisenhower, cette méthode a été popularisée par Stephen Covey dans son livre *Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent*, et elle perdure pour une bonne raison : elle est efficace.

Au fond, cette matrice de priorisation des tâches vise la clarté. Elle vous aide à vous concentrer sur l’essentiel, à éviter les distractions et à prendre de meilleures décisions quant à l’usage de votre temps.

## Ce qui rend la matrice d’Eisenhower efficace

Quand on y pense, la plupart des listes de tâches ou des outils considèrent que toutes les tâches ont la même importance. Une échéance, une réponse rapide et un projet stratégique se retrouvent côte à côte, et sans système clair, on a tendance à traiter en priorité ce qui semble le plus urgent. Résultat : le travail important passe souvent à la trappe, étouffé par une accumulation de petites tâches rapides et d’interruptions.

La matrice d’Eisenhower est efficace parce qu’elle vous permet de prendre du recul et d’évaluer les tâches en fonction de leur véritable valeur, et non de la pression temporelle. Elle transforme une longue liste en un plan d’action plus intentionnel.

En séparant l’urgence de l’importance, vous réalisez combien de temps vous passez à gérer des urgences immédiates plutôt qu’à faire avancer des projets de fond. C’est particulièrement utile quand vos journées sont remplies de tâches urgentes mais peu importantes : traitement de mails, réunions inutiles, relances manuelles qui auraient pu être automatisées.

C’est aussi un excellent outil pour mieux gérer votre temps et votre énergie. Toutes les tâches ne méritent pas votre pleine attention. En vous concentrant sur les bonnes priorités — notamment celles qui sont importantes mais non urgentes — vous sortez du mode panique permanent et créez de l’espace pour du travail plus stratégique.

Avec le temps, cette méthode vous aide à passer d’une gestion réactive à une approche plus proactive de votre emploi du temps. Et dès que vous prenez conscience de la façon dont votre temps est utilisé, il devient plus facile de faire des choix clairs pour l’ajuster.

## Zoom sur les quatre quadrants

La force de la matrice d’Eisenhower réside dans sa simplicité et dans le regard honnête qu’elle vous oblige à porter sur vos priorités réelles. Voici comment fonctionne chaque quadrant et comment les utiliser pour prendre de meilleures décisions.

### Quadrant 1 : Urgent et important

Ce sont les tâches qui exigent une attention immédiate. Il s’agit d’échéances, de crises, de livrables urgents — bref, de tout ce qui ne peut pas attendre et qui aura des conséquences si vous l’ignorez.

Vous devez les traiter sans délai. Cela dit, si vous passez vos journées dans ce quadrant, c’est le signe d’un déséquilibre. Vous négligez sans doute le Quadrant 2, là où se construit le travail de fond.

Exemples : remettre un rapport attendu pour aujourd’hui, corriger un bug critique, répondre à un problème client bloquant une livraison.

### Quadrant 2 : Important mais pas urgent

C’est ici que s’opère le vrai progrès. Ces tâches n’ont pas d’échéance imminente, mais elles sont directement liées à vos objectifs. Planification stratégique, développement des compétences, projets à long terme, relations professionnelles : tout cela entre dans ce quadrant.

Le problème ? Ces tâches sont faciles à reporter. Elles ne crient pas pour attirer votre attention, mais ce sont elles qui préviennent les urgences futures et qui génèrent de l’impact durable.

Vous devez les planifier et protéger activement du temps pour les réaliser.

Exemples : préparer une nouvelle offre, accompagner un collègue, construire la feuille de route du trimestre suivant.

### Quadrant 3 : Urgent mais pas important

Ces tâches semblent urgentes, mais elles ne nécessitent pas vraiment votre implication. Souvent, ce sont des interruptions déguisées en priorités : elles paraissent pressantes, mais sont sans importance dans une perspective plus large.

L’idéal est de les déléguer ou de les limiter. Ce n’est pas parce qu’une tâche est bruyante ou urgente qu’elle mérite votre attention directe.

Exemples : invitations à des réunions où votre présence n’est pas indispensable, demandes d’informations que d’autres peuvent fournir, tâches de dernière minute automatisables.

### Quadrant 4 : Ni urgent ni important

Ce sont les distractions. Elles n’apportent rien à vos objectifs et ne sont pas sensibles au temps. Cela ne veut pas dire qu’il faut bannir les moments de détente, mais ces activités n’ont pas leur place dans votre journée de travail productive.

Vous devez les éliminer ou fortement les limiter si vous voulez avancer sur du travail de fond.

Exemples : faire défiler les réseaux sociaux machinalement, cliquer sur des notifications sans intérêt, ou consacrer du temps à des tâches qui donnent simplement l’illusion d’être occupé.

## Les erreurs fréquentes

La matrice d’Eisenhower paraît simple — et elle l’est. Mais comme tout outil de priorisation, son efficacité dépend de votre rigueur et de votre honnêteté dans son usage. Quelques erreurs courantes peuvent réduire son impact, surtout si vous gérez beaucoup de tâches ou travaillez en équipe.

Voici les pièges à éviter :

### 1. Confondre urgence et importance

C’est l’erreur la plus fréquente. L’urgence crée une pression qui donne à une tâche l’apparence de l’importance, même si elle ne l’est pas. Résultat : des demandes mineures ou de dernière minute passent avant des projets essentiels.

Prenez un instant de recul : est-ce simplement urgent, ou réellement utile ? Si la tâche n’est pas liée à un objectif clair, elle relève peut-être du quadrant 3 — voire ne mérite pas d’être traitée.

### 2. Laisser les priorités des autres définir les vôtres

Dans un environnement collaboratif, il est facile de se laisser happer par les demandes des autres. Mais ce n’est pas parce qu’une tâche est urgente pour quelqu’un d’autre qu’elle doit atterrir dans votre quadrant 1.

L’urgence perçue par autrui ne reflète pas forcément votre propre priorité. Si une tâche ne relève pas de votre rôle ou mission, cherchez à la déléguer ou la rediriger.

### 3. Négliger le quadrant 2

C’est le plus difficile à entretenir, non pas parce qu’il est complexe, mais parce qu’il est discret. Les tâches importantes mais non urgentes sont faciles à reporter. Pourtant, ce sont elles qui assurent les avancées durables.

Si vous êtes constamment débordé par des urgences, c’est souvent parce que vous n’avez pas accordé assez de temps au quadrant 2. La planification, la formation, la prévention ou les relations sont ignorées… jusqu’à devenir des urgences elles-mêmes.

Protégez du temps pour ces activités avant que les autres ne le monopolisent.

### 4. Utiliser la matrice une seule fois

La matrice n’est pas un exercice ponctuel. Les priorités évoluent. Du nouveau travail arrive. Une tâche « importante mais pas urgente » aujourd’hui peut devenir urgente demain.

D’où l’importance de la revoir régulièrement, ne serait-ce qu’une fois par semaine. Si vous utilisez un outil de gestion des tâches, mettez vos priorités à jour au fil de l’eau, plutôt que de vous fier à la mémoire.

### 5. Automatiser sans prioriser

Même avec des outils ou des automatisations en place, la priorisation reste essentielle. Le fait qu’une tâche apparaisse dans votre outil ne signifie pas qu’elle mérite d’être faite maintenant — ou même du tout.

L’automatisation vous fait gagner du temps, mais ne remplace pas le jugement. La matrice vous aide à exercer ce jugement de façon plus cohérente.

## Utiliser la matrice d’Eisenhower dans WEDO

La matrice d’Eisenhower peut être utilisée activement dans WEDO pour organiser et prioriser votre travail plus facilement. Plus besoin de jongler mentalement entre les tâches ou de créer des codes manuels dans un tableau Excel : WEDO vous permet de trier, mettre à jour et gérer vos priorités directement dans votre espace de travail.

Voici comment faire :

### Priorisez chaque tâche grâce aux étiquettes intégrées

Dans WEDO, chaque tâche peut être étiquetée selon la logique de la matrice :

- Urgent et important
- Important mais pas urgent
- Urgent mais pas important
- Ni urgent ni important

Pour attribuer une priorité, cliquez simplement sur la tâche pour ouvrir le panneau de détail, ou utilisez l’icône située à droite si une priorité est déjà définie. Cela vous permet d’identifier rapidement ce qui mérite votre attention, ce qui peut attendre ou même être supprimé.

![Illustration de la matrice d’Eisenhower avec quatre quadrants colorés pour différencier l’importance et l’urgence des tâches.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_1_545f678b0a.png)

### Priorisez vos tâches en lot avec l’outil « Organiser »

Lorsque vous avez une longue liste de tâches à trier, WEDO vous permet de gagner du temps. Cliquez sur les trois points verticaux en haut à droite, sélectionnez *Organiser*, puis choisissez *Prioriser*. Vous pourrez alors faire défiler votre liste et appliquer rapidement la bonne priorité à chaque tâche.

![Exemple d’application de la matrice d’Eisenhower dans WEDO avec des étiquettes de priorité.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_2_f510c75a75.png)

C’est particulièrement utile lors de la mise en place d’un nouveau projet ou pour revoir des tâches en retard qui doivent être reclassées.

### Utilisez la baguette magique pour prioriser les tâches rapidement

Dans vos espaces personnels ou partagés, une icône en forme de baguette magique apparaît à la fin de chaque section temporelle (comme *Aujourd’hui*, *Demain* ou *À venir*). Elle vous permet d’accéder directement à une vue de priorisation pour cette section — sans devoir ouvrir chaque tâche individuellement.

![Utilisation de l’outil d’organisation dans WEDO pour prioriser des tâches selon la matrice.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/FR_3_e94f5906c9.png)

C’est un petit détail, mais il rend la mise à jour de vos priorités bien plus réaliste dans une journée bien remplie.

### Intégrez la matrice à votre routine quotidienne

Comme tout est visible et à jour dans votre espace de travail WEDO, il devient plus simple d’intégrer la priorisation dans votre organisation quotidienne.

Pas besoin d’un outil ou d’un modèle externe : la matrice d’Eisenhower est intégrée à votre gestion des tâches.

Le résultat ? Moins de temps perdu à décider quoi faire ensuite, et plus de sérénité en sachant que votre énergie est investie au bon endroit.

**Prêt·e à passer à l’action ?**

[Lancez votre essai gratuit dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup) et découvrez comme il est simple de trier vos tâches, rester concentré·e et reprendre le contrôle de vos journées.

Découvrez comment utiliser la matrice d’Eisenhower pour prioriser vos tâches, mieux gérer votre temps et rester concentré grâce à la plateforme de gestion de tâches WEDO.

Image avec le texte « Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower » et un schéma représentant une matrice en quatre quadrants avec des flèches.

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Comment prioriser vos tâches avec la matrice d’Eisenhower

La plupart des équipes ne manquent pas leurs délais par manque d’efforts. C’est souvent tout le contraire : tout le monde est occupé, les tâches avancent, l’activité ne manque pas. Et pourtant, le projet prend du retard.

Ce n’est généralement pas un problème de motivation, mais de visibilité.

Sans système clair pour savoir ce qui est en cours, qui en est responsable et où en est chaque étape, même les tâches les plus importantes peuvent passer inaperçues. C’est là qu’un bon suivi de projet fait toute la différence. Il permet de relier les efforts de l’équipe aux résultats attendus, tout en évitant que les échéances ne deviennent floues.

Dans cet article, nous verrons à quoi ressemble un suivi de projet efficace, pourquoi de nombreuses équipes se trompent et comment [WEDO](https://wedo.com/fr/features) vous aide à garder le cap sur vos délais sans perdre le contrôle de votre organisation.

## En quoi consiste le suivi de projet ?

Le suivi de projet, c’est savoir exactement où en est votre travail : ce qui est terminé, ce qui est en cours et ce qui risque de prendre du retard. Il offre un cadre structuré pour suivre l’avancement du projet, repérer les problèmes à temps pour prendre des décisions quant aux actions correctives.

Au fond, le suivi de projet permet de relier les tâches, les personnes et les délais. Il vous donne une vue claire sur :

- Les tâches déjà terminées
- Celles encore en cours
- Qui fait quoi
- Si votre équipe est en bonne voie pour respecter les prochaines échéances

Une longue liste de tâches peut donner l’illusion de maîtrise, mais sans suivi, ce n’est qu’un inventaire sans direction. En tant que chef de projet, vous avez besoin de plus qu’un simple “à faire” : vous devez connaître l'avancement du travail de votre équipe.

Le suivi de projet apporte de la structure à la gestion des tâches. Il évite que les priorités se perdent, aligne les membres de l’équipe et facilite l’aboutissement réel des actions, au lieu de simplement cocher des cases.

Bien mis en place, le suivi de projet apporte de la clarté. Chacun sait ce qu’il fait, ce qui arrive ensuite et comment cela s’intègre à l’objectif commun.

## Ce qui fait dérailler vos échéances

Vous connaissez sûrement ce scénario : le projet débute avec enthousiasme, les tâches s’enchaînent, les mises à jour pleuvent. Puis, progressivement, le rythme ralentit. Des tâches restent en attente, un relais tarde… et soudain, l’échéance tombe, sans que le projet ne soit terminé.

Ce n’est généralement pas faute de travail. C’est souvent parce que personne n’a une vision claire de qui fait quoi, et quand.

Voici quelques raisons fréquentes pour lesquelles les délais ne sont pas respectés :

![Infographie intitulée « Pourquoi les délais sont dépassés – malgré l’implication de tous ». À gauche, quatre causes de retard (absence de responsabilité claire, changements constants de priorité, listes de tâches dispersées, pas de visibilité en temps réel) et à droite, des solutions proposées.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_fr_926c788aca.png)

### 1. Des responsabilités floues

L’un des meilleurs moyens de bloquer une tâche, c’est de ne pas savoir qui en est responsable. Si elle est attribuée à un groupe ou laissée sans responsable, personne ne s’en sent vraiment chargé. Elle reste là, en attente.

Une attribution claire de la charge de travail est essentielle. Chaque tâche doit avoir une personne désignée, avec un nom, pas “l’équipe” ni “quelqu’un”. Cela évite les confusions, réduit les relances et garde tout le monde concentré.

### 2. Des priorités qui évoluent

Les projets évoluent, c’est normal. Mais si les priorités bougent en permanence sans cadre clair, les équipes finissent par réagir au lieu de planifier. Une tâche importante est repoussée pour faire place à une urgence perçue, pas forcément réelle.

Sans priorisation partagée, même les tâches essentielles peuvent être négligées. Il est donc crucial d’afficher [les priorités](https://wedo.com/fr/blog/guide-gerer-et-prioriser-vos-taches-quotidiennes-efficacement) de façon claire et visible pour tous.

### 3. Des tâches dispersées

Quand les tâches sont éparpillées entre des e-mails, des post-its, des documents et plusieurs outils, il devient presque impossible d’avoir une vue d’ensemble. Résultat : certaines tombent dans l’oubli.

Centraliser toutes les tâches au même endroit est indispensable. Cela facilite le suivi, la réaffectation et la coordination, surtout quand plusieurs personnes sont impliquées.

### 4. Une mauvaise vision de l'avancement des tâches

Avoir des [tâches avec des échéances](https://wedo.com/fr/blog/comment-respecter-la-planification-des-taches-et-les-echeances), c’est bien. Mais sans suivi en temps réel, impossible de savoir si on est réellement dans les temps. Et quand on réalise qu’une tâche est en retard, il est souvent trop tard.

C’est là qu’intervient une [gestion active des tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) : ne pas seulement les assigner, mais suivre concrètement leur avancement. Pas besoin d’un suivi à l’heure, mais il faut une visibilité suffisante pour intervenir avant que ça dérape.

## Comment monter un système de suivi efficace avec WEDO

Le suivi de projet fonctionne vraiment lorsqu’il s’intègre naturellement à la façon de travailler de votre équipe — et non quand on essaie de l’ajouter après coup. Si vos outils de gestion soutiennent déjà la manière dont votre équipe pense, planifie et communique, il devient bien plus simple de garder le contrôle sur l’avancement.

Voici une méthode étape par étape pour construire un système efficace, avec un aperçu de ce que [WEDO](https://wedo.com/fr/features) peut vous apporter.

### Étape 1 : Centraliser les tâches

Si votre équipe jongle entre plusieurs outils — des notes ici, des tâches là, des mises à jour ailleurs — des oublis sont à prévoir. Une liste de tâches partagée et structurée permet à tout le monde d’avancer dans la même direction.

**La solution de WEDO :**

![Vue d’un point de réunion WEDO avec une description, une liste de tâches et des suggestions pour améliorer une campagne Google Ads, accompagnée d’icônes de gestion du temps et de checklist](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_fr_b5429f8219.png)

WEDO regroupe toutes vos tâches en un seul endroit, organisées par espace de travail, projet ou réunion. Vous pouvez créer des tâches lors d'une séance de planification et les lier directement à la discussion dont elles proviennent. Plus de tâches perdues, plus besoin de fouiller dans vos mails : une seule source d’information, claire et partagée.

### Étape 2 : Assigner chaque tâche à un membre précis

Une tâche sans responsable désigné a peu de chances d’avancer. Une attribution claire évite le fameux “je pensais que quelqu’un s’en occupait”.

**La solution de WEDO :**

Chaque tâche dans WEDO est attribuée à une personne précise, visible par toute l’équipe. Vous pouvez définir une date d’échéance, ajouter des consignes et des pièces jointes, et inclure d’autres membres si besoin. Les personnes concernées sont notifiées en temps réel, sans avoir besoin de relancer qui que ce soit.

### Étape 3 : Prioriser avec intention

Sans priorisation claire, tout devient urgent, et l’équipe finit par réagir plutôt que planifier. Un bon système de suivi met en avant ce qui compte vraiment.

**La solution de WEDO :**

WEDO permet de hiérarchiser les tâches à l’aide de tags personnalisés ou encore via la matrice d’Eisenhower pour distinguer l’important du superflu. Vous pouvez filtrer votre vue pour ne voir que les tâches prioritaires et garder le cap sur l’essentiel.

### Étape 4 : Prévenir les problèmes en suivant l’avancement

Une tâche en retard n’est pas le vrai problème : c’est le symptôme. Plus on détecte tôt un ralentissement, plus il est facile à corriger.

**La solution de WEDO :**

WEDO vous permet de suivre l’avancement en temps réel. Les tâches se mettent à jour au fur et à mesure que les membres les complètent, les commentent ou les replanifient. Vous pouvez filtrer par statut (en cours, en retard, terminé), voir les tâches par date limite, et obtenir une vue d’ensemble du projet sans attendre de réunion ni de rapport manuel.

### Étape 5 : Utiliser la chronologie visuelle pour anticiper les retards

Même avec un bon suivi des tâches, les plannings peuvent évoluer : un blocage retarde une tâche et tout le reste en pâtit. C’est là qu’un outil de planification visuelle comme un diagramme de Gantt fait la différence.

**La solution de WEDO :**

![Capture d’écran de la vue Gantt WEDO affichant une hiérarchie de tâches, leurs durées et des barres colorées illustrant l’avancement par trimestre](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_fr_27cea3b9bf.png)

WEDO intègre un diagramme de Gantt qui vous offre une vue en temps réel de l’ensemble de votre projet. Vous pouvez [visualiser les dépendances entre les tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks), suivre l’avancement et repérer les retards avant qu’ils n’impactent la livraison.

Vous gardez également le contrôle sur la façon dont les changements de dates affectent votre planification, grâce à [trois options de gestion des marges intelligentes](https://wedo.com/fr/features/project-management) :

- **Maintenir le tampon** : conserve l’écart entre les tâches liées
- **Consommer le tampon** : absorbe les retards uniquement si nécessaire
- **Désactiver le décalage des dates** : modifie une tâche sans impacter les autres

Une manière rapide et flexible de garder vos projets sur les rails, même lorsque les plans changent.

### Étape 6 : Centraliser les échanges

Si votre équipe doit chercher des infos dans un fil Slack ou une chaîne d’e-mails, elle perd du temps. La communication doit faire partie du flux du travail.

**La solution de WEDO :**

Chaque tâche dans WEDO dispose d’un espace pour les commentaires, les notes et les fichiers joints. Tout l’historique est conservé au même endroit, de la demande initiale au résultat final. Cela facilite les questions, les retours ou les transmissions de tâches.

### Étape 7 : Intégrer le suivi à votre routine hebdomadaire

Configurer un système ne suffit pas. Pour être efficace, le suivi doit devenir une habitude : un réflexe que l’équipe consulte, met à jour et utilise au quotidien.

**La solution de WEDO :**

WEDO vous aide à ancrer cette habitude. Vous pouvez consulter les tâches depuis votre tableau de bord, filtrer celles qui arrivent à échéance, ou faire le point sur les différents espaces de travail. Lors des réunions hebdomadaires, vous pouvez suivre les projets en direct, mettre à jour les statuts et créer de nouvelles tâches.

Quand ces étapes s’intègrent à votre quotidien et que vos outils sont conçus pour les accompagner, le suivi de projet cesse d’être une tâche en plus : il devient un mécanisme naturel.

## Conclusion

Les équipes les plus performantes ne sont pas seulement bien organisées : elles sont alignées. Elles savent ce qu’il faut faire, qui en est responsable et ce qui pourrait freiner l’avancement.

Ce niveau de clarté repose sur un système de suivi de projet efficace — un logiciel de gestion de projet qui facilite la gestion des tâches, la priorisation du travail et l’adaptation face aux imprévus.

[WEDO](https://wedo.com/fr/features) offre à votre équipe ce système. Il relie la planification à l’exécution pour vous permettre de livrer à temps, sans désordre ni stress inutile.

Prêt·e à reprendre le contrôle sur vos tâches, projets et échéances ? Lancez votre [essai gratuit WEDO dès aujourd’hui](https://wedo.com/fr/signup).

Découvrez comment améliorer le suivi de projet, gérer les tâches efficacement et respecter les délais grâce à la plateforme collaborative WEDO.

Visuel violet avec un texte en blanc : « Comment maîtriser le suivi de projet sans perdre de vue les délais ? », accompagné d’une icône d’engrenage avec une horloge et une frise de progression en bas

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Maîtriser le suivi de projet sans jamais rater une échéance

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

Une assistante de direction parlant au téléphone devant ses collègues en arrière-plan, avec le texte « Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction » et « Cas d’utilisation »

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

Une personne souriante en train d’écouter son interlocuteur lors d’une réunion bilatérale, avec le texte « Les sujets d’une réunion bilatérale » et « Cas d’utilisation »

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