Mit der heutigen Online-Version ermöglicht WEDO die Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit Outlook, Gmail, iCal und allen anderen Kalendern.

Zwei Arten der Synchronisation sind möglich:

* Alle Aufgaben synchronisieren
* Aufgaben pro Thema synchronisieren

## Alle Aufgaben synchronisieren

Um alle Aufgaben mit Ihrem Kalender zu synchronisieren, gehen Sie in Ihr _Profil > Einstellungen > Karteikarte Kalendersynchronisation._

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_calendar_sync_dee44cf046.png)

Wenn Sie Outlook haben, klicken Sie auf den Link «Webcals». Für die anderen können Sie den Link unter dem Titel Google Calendar kopieren und gemäss der Erklärung in WEDO hinzufügen.

## Aufgaben pro Thema synchronisieren

Um die Aufgaben pro Thema zu synchronisieren, gehen Sie zum gewünschten Thema. Klicken Sie dann im Zahnrad auf Synchro Kalender. Gehen Sie dann wie oben erläutert vor.

## Abschluss

Mit der Kalendersynchronisation verpassen Sie keine Termine mehr. Wenn Sie Teil des Abenteuers werden möchten, zögern Sie nicht, eine Probezeit anzufordern. Sie können WEDO während 30 Tagen gratis als Team testen.

Mit WEDO können Sie Ihre Aufgaben mit den Kalendern Outlook, Gmail, iCal und allen anderen synchronisieren.

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Kalendersynchronisation

Von neuen Funktionen bis hin zu Meilensteinen - erleben Sie mit uns das Jahr 2022. 

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2022 | Unser Jahr im Rückblick

“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 🚀

Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn, die uns erklärt, wie die Bank WEDO einsetzt.🎬

Vielen Dank an das ganze Team der Erlebnisbank - Raiffeisen Mischabel-Matterhorn für die freundliche Aufnahme und die Zeit, die sie sich für die Erstellung dieses Videos genommen haben!

🎦: www.air-production.ch

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“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 

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Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn

## Organisatorische Herausforderungen im Bildungsbereich

Für Bildungsorganisationen ist eine reibungslose Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer gut funktionierenden Zusammenarbeit. Die Leitungsorgane der Institutionen müssen in der Lage sein, sich aktiv mit allen Abteilungen auszutauschen, um den reibungslosen Betrieb ihrer Organisation zu gewährleisten. Es liegt auch in der Verantwortung des Managements, eine optimale Zusammenarbeit zwischen Verwaltungs- und Lehrpersonal zu fördern.

Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

🗓️ Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

✅ Erledigen und Überprüfen von Aufgaben der Schulleitung und Fachpersonen, sowie der einzelnen Departemente, Kompetenzzentren und Partnerinstitutionen

📋 [Verwaltung wiederkehrender Abläufe](https://wedo.swiss/de/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Hindernisse auf dem Weg zur effizienten Zusammenarbeit

Die Mitarbeitenden müssen ihre Ziele oft mit knappen und ineffizienten Mitteln erreichen. Die E-Mail ist nach wie vor der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal, und es ist zu bemängeln, dass nur wenige wirklich kollaborative Instrumente im Bildungsalltag zur Verfügung stehen. Eine weitere Beobachtung ist, dass Sitzungen oft schlecht vorbereitet sind, zu häufig stattfinden und manchmal endlos dauern... kurz gesagt, unproduktiv sind. Sitzungen sind jedoch für den Informationsaustausch von entscheidender Bedeutung. In diesem Sektor kommen bei diesen Sitzungen zahlreiche Beteiligte zusammen: Mitglieder des Managements, Verwaltungspersonal, Dekane, Professoren oder Lehrkräfte sowie externe Akteure. Die Herausforderung für das Management besteht darin, diese zahlreichen Sitzungen effizient zu managen und dabei alle Teilnehmenden vor, während und nach den Sitzungen einzubeziehen. Wie kann man also diese organisatorischen und kollaborativen Schwierigkeiten überwinden und gleichzeitig die Digitalisierung der Prozesse fördern?

## Unsere Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Schulen und Fakultäten

WEDO ist ein Kollaborations-Tool, das sich perfekt für die interne Organisation von Schulen und Fakultäten eignet. Unsere Lösung hilft bereits vielen Bildungseinrichtungen, ihre organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und die interne Kommunikation zu verbessern.

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Finden Sie herausfinden, wie die **WEDO-Plattform** Schulen und Fakultäten bei der täglichen Zusammenarbeit unterstützt.

### 1\. Individuelle Arbeitsbereiche für Ihre Bildungsstätte

Jede Abteilung oder Dienstleistungsstelle der Organisation kann ihre verschiedenen Projekte in "Arbeitsbereichen" verwalten. In diesen Bereichen können die Mitarbeitenden Sitzungen, Aufgaben und Dateien gemeinsam nutzen. Die WEDO-Lösung vereint alle diese Funktionen in einer einzigen Plattform. 💡Auch die Zusammenarbeit mit externe Fachpersonen ist ganz einfach und ohne Zusatzkosten möglich.

### 2\. Alle Sitzungen in einem Tool verwalten

Von den Arbeitsbereichen aus können die Benutzer\*innen mit WEDO alle ihre Sitzungen verwalten: vom Verwaltungsrat bis zu den Dekanen, einschliesslich Lehrerkonferenzen und bilateraler Gespräche. Mit dem Modul "Sitzungen" können Traktandenlisten gemeinsam im Team vorbereitet, Protokolle in Echtzeit erstellt und zugewiesene Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden.

### 3\. Traktandenlisten gemeinsam vorbereiten

Unproduktive Sitzungen sind meist das Ergebnis mangelnder Vorbereitung. Die Funktion, diesem Übel im Alltag von Management und Verwaltung entgegenwirkt, ist die gemeinsame Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO kann jeder Mitarbeitende die Traktandenliste befüllen, um seine Beiträge im Voraus vorzubereiten. Auch das Teilen und Hinzufügen von Dokumente ist möglich, für alle Informationen, welche im Voraus konsultiert oder während der Sitzung präsentiert werden (PDF, Excel, Word, PowerPoint usw.).

### 4\. Entscheidungen aus Sitzungen hervorheben

Oft werden Sitzungen geschlossen, ohne klar getroffene Entscheidungen dokumentiert zu haben oder die Pendenzen und deren Fristen zu kennen. Mit WEDO ist es ganz leicht, die Entscheidungen zu dokumentieren und die zugehörigen Aufgaben verbindlich zu delegieren. Die Gesprächsprotokolle sind immer übersichtlich organisiert, so dass die relevanten Informationen sofort gefunden werden können.

### 5\. Aufgaben direkt in Sitzungen delegieren

Während den Sitzungen definierte Aufgaben, können direkt im Protokoll festgehalten und den zuständigen Personen delegiert werden. So sind die beteiligten Mitarbeitenden sofort informiert und nach der Sitzung bereits einsatzbereit. Die erledigten Aufgaben können von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden, so dass Sie die gesetzten Fristen immer im Auge behalten können.

### 6\. Transparente und einfache Kommunikation zu laufenden Aufgaben

Der in WEDO integrierte Aufgabenmanager vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit und Kommunikation, er reduziert auch massgeblich den internen E-Mailverkehr. Auf einer Aufgabe können mehrere Personen gemeinsam zusammenarbeiten. Mit Kommentaren werden wichtige Informationen geteilt und man kann sich über offene Punkte austauschen. Ein automatisches Benachrichtigungssystem erinnert die Zuständigen und Beteiligten über Änderungen und sorgt dafür, dass alle informiert bleiben.

### 7\. Informationen schnell finden

Mit der in WEDO integrierten Suchfunktion, können Sie mit wenigen Klicks auf die gewünschten Informationen zugreifen. Die Suche erfolgt plattformübergreifend über Schlüsselwörter. Auf diese Weise können die Benutzer Sitzungsprotokolle, wichtige Entscheidungen, Aufgaben und Dateien finden, die den gesuchten Begriff enthalten.

## WEDO ist das ideale Tool für Schulen und Fakultäten

WEDO ist das Tool, welches Ihre Teams zusammenbringt und Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet, effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Durch die Einführung unserer Lösung in vielen Schulen und Fakultäten kennen wir die organisatorischen Herausforderungen des Bildungssektors. Verbessern Sie die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation mit unseren Funktionen:

🗓️ Vorbereitung der Traktandenliste, Protokollierung in Echtzeit und Verfolgung delegierter Sitzungsaufgaben.

✅ Gemeinsame Verwaltung von Aufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen.

▶️ Automatisierung von Abläufen, um die Qualität interner Prozesse zu verbessern.

![WEDO-education-2_DE.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_DE_11c34ae2d1.png)

Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten:

::button-secondary[Erfahren Sie mehr über ihre Zeugnisse]{link="/industries/schools-faculties"}

Die Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen, die Abstimmung zwischen Abteilungen, der Austausch von Informationen und die Verwaltungsarbeit sind tägliche Herausforderungen im Bildungsbereich. Erfahren Sie, wie WEDO Schulen und akademischen Einrichtungen hilft, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem das Sitzungs- und Aufgabenmanagement optimiert wird.

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Wie hilft WEDO Schulen und Fakultäten, ihre Zusammenarbeit zu verbessern?

## Verwaltung von wiederkehrenden Abläufen: Worin liegen die Herausforderungen?

In den Verwaltungsabteilungen ist das Prozessmanagement ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Abläufe werden oft als Listen von Aufgaben zusammengefasst, die in einer vordefinierten Reihenfolge auszuführen sind. Obwohl diese Schritte für Bildungseinrichtungen üblich und alltäglich sind, kann ihre Ausführung schwierig sein und eine Herausforderung für die Qualitätssicherung der Institution darstellen. Lassen Sie uns gemeinsam einige häufige Stolpersteine anschauen:

* Eine Vielzahl von Informationen, die über verschiedene Kommunikationskanäle verarbeitet werden müssen: interne Dokumente und Notizen, E-Mails, Anrufe, Briefe usw.
* Komplexe Organisation: viele Mitarbeiter sind an dem Prozess beteiligt.
* Matrixorganisationen und interdisziplinäres Arbeiten (mehrere Abteilungen und Standorte beteiligt).
* Dokumente, die nicht auf dem neuesten Stand sind, und Folgedateien, die nicht kollaborativ oder sehr komplex sind (Tabellenkalkulationen, Excel-Tabellen, Word-Dokumente).
* Unklarheit über die zu erledigenden Aufgaben (kein Referenzdokument oder unvollständige Angaben)
* Ein hybrides Arbeitsmodell: Mitarbeitende, die vor Ort sind, und Mitarbeitende, die unterwegs arbeiten.
* Mangelnder Kommunikationsfluss, der die Umsetzungsqualität gefährden kann.
* Austritt eines Mitarbeitenden, welcher wegen lückenhafter Wissenssicherung die Organisation samt seinem Wissen verlässt.

![WEDO-education-3.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_3_f57f4a4685.png)

Erinnert Sie diese Liste an Situationen, die Sie selbst erlebt haben? Sie arbeiten im Bildungsbereich und sind der Meinung, dass Ihre Arbeitsabläufe verbesserungswürdig sind?

WEDO bietet Ihnen die Funktion **Vorlagen und Checklisten**, mit der Sie die Effizienz und die Zusammenarbeit Ihrer Abteilungen verbessern können. Erfahren Sie, wie Sie die wiederkehrenden Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung automatisieren können, indem Sie Vorlagen erstellen und auf einfache Weise vordefinierte Aufgabenlisten generieren.

## Wir helfen Ihnen, Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten.

### 1\. Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre wiederkehrenden Abläufe.

#### ✅ Listen Sie die Aufgaben auf und weisen Sie diese zu.

Sichern Sie die Qualität und Transparenz Ihrer internen Prozesse, indem Sie für jeden Ablauf eine Vorlage erstellen. So erhalten die beteiligten Mitarbeitenden einen klaren und strukturierten Überblick über die aktuellen Abläufe und Aufgaben, für die sie verantwortlich sind.

#### 📅 Planen Sie die Aufgaben.

Legen Sie für jede Aufgabe eine Frist fest, die sich auf ein Referenzdatum beziehen. Wenn Sie eine Checkliste auf dieser Basis der Vorlage starten, werden die Fristen automatisch berechnet. Sie können dann unterscheiden zwischen :

* Aufgaben, die vor dem Referenzdatum fällig sind
* Aufgaben, die am Referenzdatum erledigt werden müssen
* Aufgaben, die nach dem Referenzdatum zu erledigen sind

#### ↗️ Teilen Sie Information

Mithilfe von Vorlagen können Sie auch Wissen an Mitarbeitende weitergeben und gleichzeitig eine konstante Ausführung der Abläufe sicherstellen. Schulen Sie einen neuen Mitarbeitenden ganz einfach, indem Sie ihm/ihr Zugang zu den relevanten Checklistenvorlagen geben.

#### 📋 Ändern Sie die Aufgaben der Vorlage jederzeit.

Muss ein Ablauf überarbeitet werden? Berechtigte Benutzer haben direkten Zugriff auf die Vorlage, um die Aufgaben zu überarbeiten.

### 2\. Starten Sie eine Checkliste, wenn ein Ablauf ausgeführt werden soll.

Ist Ihre Vorlage fertig? Dann müssen Sie nur noch eine Checkliste starten, um mit der Durchführung eines Ablaufes zu starten! Ihre Mitarbeitenden erhalten sofort die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, in deren persönlichem Bereich.

### 3\. Einfach zusammenarbeiten und kommunizieren.

Von jeder aktuellen Checkliste aus können Sie mit Ihren Kollegen kommunizieren, indem Sie die Aufgaben kommentieren. Diese werden sofort benachrichtigt und können sich mit ihnen austauschen.

### 4\. Verfolgen Sie den Fortschritt laufender Abläufe.

Dank dieser Funktion ist Ihre Nachverfolgung gewährleistet und Sie können :

* Den Fortschritt einer bestimmten Checkliste analysieren.
* Einen Gesamtüberblick über den Fortschritt aller laufenden Checklisten erhalten.
* Checklisten nach ihrem prozentualen Fortschritt oder nach ihrem Referenzdatum sortieren.

## Bildungsbereich: Standardisierte Prozesse zur Qualitätssicherung

Die Qualitätssicherung von Dienstleistungen für Kunden und Partner ist eine grosse Herausforderung für Bildungseinrichtungen. Zu diesem Zweck erhalten viele Institutionen Zertifizierungen und Gütesiegel, wie z. B. die ISO-Normen (21001:2018) für Bildungs- und Berufsbildungsorganisationen. Die administrativen Anforderungen für die Zertifizierung sind oft zeitaufwendig. WEDO begleitet Sie während der gesamten Einführung dieser Abläufe und Verfahren. Sobald Ihre Bildungseinrichtung zertifiziert ist, werden die Vorlagen und Checklisten in WEDO die Qualitätssicherung Ihrer internen Prozesse sicherstellen.

## Einige Beispiele für Arbeitsabläufe, die Sie in Ihrer Institution mit WEDO verwalten könnten

### Direktion, Verwaltung & Sekretariat

* Organisation des Schulanfangs
* Materialbestellungen
* Erstellung der Stundenpläne
* Ausarbeitung der Lehrpläne
* Jährliches Budget
* Organisation der Abschlussfeiern
* Zertifizierungen & Labels
* Verwaltung des Alumni-Netzwerks

### Personalmanagement

* Eintritt eines Mitarbeitenden
* Austritt eines Mitarbeitenden
* Rekrutierungsprozess

### Zulassungsstelle

* Bewerbung von Studierenden
* Immatrikulation von Studierenden
* Studentenvisum

### Pädagogische Gruppen

* Prüfungsvorbereitungen
* Lehrerkonferenzen
* Organisation von Aktivitäten
* Organisation von Kongressen

### Akademische Veranstaltungen

* Tag der offenen Tür
* Alumni-Treffen
* Informationsveranstaltungen
* Spezielle Anlässe

### Marketing & Kommunikation

* Kommunikationskampagnen
* Marketingkampagnen
* Übersetzungen

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Möchten Sie unser Tool testen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung zu organisieren?

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Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten:

::button-secondary[Entdecken Sie die Erfahrungsberichte]{link="/industries/schools-faculties"}

In der Verwaltung und Administration ist Workflow-Management ein wichtiger Teil der täglichen Arbeit. Sind Sie im Bildungsbereich tätig und der Meinung, dass die Ablauforganisation verbesserungswürdig ist? WEDO bietet Ihnen die Funktion Vorlagen und Checklisten, um die Überwachung und Zusammenarbeit bei der Ausführung Ihrer Prozesse zu fördern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die wiederkehrenden Abläufe in Ihrer Bildungseinrichtung automatisieren können.

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