![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architektur: Zusammenarbeit im Zentrum des Erfolgs

In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Architekturbüros stehen vor mehreren großen Herausforderungen in Bezug auf Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, was hauptsächlich auf die Komplexität und multidisziplinäre Natur ihrer Projekte zurückzuführen ist.

**1. Koordination der verschiedenen Beteiligten:** An Architekturprojekten sind viele verschiedene Akteure beteiligt, z. B. Ingenieure, Bauunternehmer, Lieferanten und Kunden. Eine effektive Koordination zwischen diesen Parteien ist entscheidend für die Einhaltung von Terminen und Budgets.
**2. Änderungsmanagement:** Architekturprojekte sind ständigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen effektiv zu verwalten, ohne den gesamten Arbeitsablauf oder die Fristen zu stören, kann eine echte Herausforderung sein.
**3. Kommunikation und Informationsaustausch:** Eine klare Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind von entscheidender Bedeutung. Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Weitergabe von Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen.
**4. Einhaltung von Fristen und Budgets:** Projekte müssen häufig innerhalb eines engen Zeitrahmens und mit begrenzten Budgets durchgeführt werden. Ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement ist daher eine ständige Herausforderung.
**5. Dokumentenmanagement:** Die Menge der erzeugten Dokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge usw.) ist beträchtlich und ihre Verwaltung kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand und für alle Beteiligten zugänglich sind.
**6. Management der Kundenerwartungen:** Das Verstehen und Erfüllen der Kundenerwartungen bei gleichzeitiger Verwaltung der technischen und budgetären Beschränkungen ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung.

Diese Herausforderungen erfordern innovative Lösungen und geeignete Werkzeuge, um das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von Architekturbüros zu erleichtern. Die Fähigkeit, diese Hindernisse zu überwinden, entscheidet über die Qualität der endgültigen Arbeit und die Zufriedenheit der Kunden. 

## Anwendungsfall: Sarch, Architekturbüro in Zürich

Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro [Sarch](https://www.s-arch.ch/) in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren. Wir sind in den Alltag von Marc Schulz und seinem Team eingetaucht, die die komplexe Koordination, die mit der Durchführung von Architekturprojekten einhergeht, mithilfe von WEDO bewältigen.

![Marc Schulz, Architekt](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_09d4e1009d.png)

### Warum haben Sie sich für WEDO entschieden und welche anderen Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?

Wir haben uns für WEDO entschieden, weil es in der Schweiz entwickelt und gehostet wird. Zuvor haben andere Lösungen angesehen, wie Meetingbooster und iMeetingX, aber letztendlich hat uns die lokale Lösung von WEDO überzeugt.

### Für welche konkreten Herausforderungen oder Probleme in Ihrem Arbeitsablauf haben Sie WEDO als Lösung identifiziert?

Die größte Herausforderung in unserem Arbeitsablauf war die Übersicht über Aufgaben in allen Besprechungen und die Beteiligung aller Teilnehmer daran. WEDO hat sich als Lösung dafür herausgestellt, da es uns ermöglicht, alle Aufgaben zentral zu verwalten und sie den entsprechenden Teilnehmern zuzuweisen.

Die Funktionen, die wir an WEDO am meisten schätzen, sind die Möglichkeit, Aufgaben aus vorherigen Protokollen zu importieren und diese den Teilnehmern zuzuweisen. Wir haben sogar die API und Webhook genutzt, um Aufgaben direkt in unsere zentrale CRM-Software zu übertragen.

### Welche wichtigen Verbesserungen in Bezug auf Prozesse, Zusammenarbeit und Produktivität wurden seit der Integration von WEDO beobachtet?

Die Nutzung von WEDO hat sich positiv auf die Effizienz und Produktivität unserer Arbeitsprozesse ausgewirkt, insbesondere bei der raschen Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Obwohl wir keine konkreten Erfolgsgeschichten teilen können, hat WEDO unsere Arbeitsweise verbessert, indem es eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht und die Teilnehmer dazu ermutigt hat, ihre Aufgaben über die Plattform abzuwickeln.

Obwohl wir keine konkreten Zahlen oder Metriken haben, um den Einfluss von WEDO zu belegen, nutzen wir die Plattform hauptsächlich für Aktennotizen und Protokolle von Sitzungen. Die Exportfunktion als PDF ist besonders hilfreich für Teilnehmer, die das Protokoll lieber offline lesen.

Insgesamt würden wir WEDO anderen Unternehmen oder Fachleuten in unserer Branche empfehlen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, einen Überblick über Aufgaben, Pendenzen und Entscheidungen in Protokollen zu behalten.

### Wie interagieren Sie in WEDO mit Ihren Partnern?

WEDO ermöglicht es uns, unsere Partner in die Überwachung unserer Projekte einzubeziehen und direkt mit ihnen zu interagieren. Sowohl Unternehmen als auch externe Personen haben positiv auf WEDO reagiert, auch wenn einige von ihnen skeptisch gegenüber webbasierten Lösungen waren. Die Zusammenarbeit wird erleichtert und an einem Ort zentralisiert.

![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Wie kann WEDO das Management von Architekturprojekten verbessern?

**Management von Besprechungen:** Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie die Protokolle in Echtzeit und weisen Sie die Aufgaben direkt den verantwortlichen Personen zu.

**Aufgabenmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, Abteilungen und Teams und teilen Sie Aufgaben mit Ihren Teamkollegen.

**Wiederkehrende Prozeduren:** Speichern Sie Vorlagen für Ihre Abläufe und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Checklisten in Echtzeit.

**Projektmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, planen Sie Meetings, delegieren und überwachen Sie Aufgaben und teilen Sie Dateien mit Ihren Projektmitgliedern.

[Entdecken Sie alle Funktionen von WEDO](https://wedo.com/features)


In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro Sarch in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren.

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Architekturbüros: Die Herausforderung multidisziplinärer Projekte

Anlässlich des Internationalen Frauentags am 8. März möchten wir eine inspirierende Persönlichkeit unseres Unternehmens ins Rampenlicht rücken: die Programmiererin Michèle. Michèle kam als Praktikantin zu uns und zeichnete sich schnell durch ihr Talent und ihre Leidenschaft aus und wurde zu einem wichtigen Mitglied unseres Entwicklungsteams - einem Bereich, der oft von Männern dominiert wird. An diesem besonderen Tag möchten wir mehr über ihren einzigartigen Karriereweg und ihre Erfahrungen als Frau im Tech-Metier erfahren.

![Michèle Reymond's introduction](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Michele_Reymond_intro_ed5812ed90.png)

## Persönlicher und beruflicher Werdegang :

### Michèle, kannst du uns ein wenig über deinen Lebenslauf erzählen, bevor du zu WEDO gekommen bist?

Ich habe Visuelle Kommunikation an der Hochschule der Künste Bern studiert und 2016 mit dem Bachelor abgeschlossen. Danach habe ich mein Berufsleben als Grafikdesignerin in einer Freiburger Agentur begonnen. Obwohl dies eine sehr schöne und lehrreiche Erfahrung war, merkte ich bald, dass die Druckerei nicht mein Ding ist. Also wechselte ich zu einer Agentur für digitale Kommunikation, wo ich die Möglichkeit hatte, verschiedene Bereiche zu erkunden, die mich interessierten, wie Animationsdesign, Website-Erstellung, Video und so weiter. Der Wunsch, mich im Bereich der Programmierung weiterzubilden, wuchs und so schrieb ich mich 2020 an der [formation du Wagon](https://www.lewagon.com/fr) und 2021 an der [École 42](https://42lausanne.ch/) in Lausanne ein. Nach zwei Jahren intensiver Ausbildung in dieser neuen Art von Schule habe ich das Hauptstudium erfolgreich abgeschlossen. Um diesen ersten Teil unserer Ausbildung zu bestätigen, müssen wir ein Praktikum in einem Unternehmen absolvieren, und bei dieser Gelegenheit bin ich bei WEDO gelandet.

### Was waren deine ersten Schritte in der Web-Entwicklung?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir in die 90er Jahre zurückgehen. Damals hatte jeder Teenager, der etwas auf sich hielt, einen kleinen Raum, um sich online auszudrücken: ein Skyblog. Ich bin zwar keine Ausnahme von der Regel, aber ich fand diese Plattform viel zu begrenzt, so dass ich im zarten Alter von 13 Jahren Tutorials besuchte, um zu lernen, wie man mit HTML, CSS und JavaScript eine eigene Website erstellt. Zu dieser Zeit zeichnete ich bereits viel und begann, mich für alle verfügbaren kreativen Tools zu interessieren (Foto- und Videobearbeitung, digitale Malerei usw.).

Für mich wurde das Internet einfach zu einer neuen Art des Schaffens und vor allem zu einer Möglichkeit, meine Kreationen in einem Raum zu teilen, der zu mir passte, anstatt eine vorgefertigte Plattform zu nutzen.

### Was hat dich motiviert, eine IT-Laufbahn einzuschlagen?

Es ist eine Mischung aus mehreren Dingen. Zunächst einmal hatte ich in der obligatorischen Schule Spass an Mathematik und Informatik und habe mich immer gefragt, was passiert wäre, wenn ich mich für ein Informatikstudium statt für die Kunstschule entschieden hätte. Ich wollte wissen, ob ich es schaffen würde. Zweitens glaube ich, dass ich ein grosses Bedürfnis habe, zu verstehen, wie Dinge funktionieren. Als ich als Grafikdesignerin Entwürfe für Websites erstellt und mit Entwicklern zusammengearbeitet habe, wollte ich verstehen, was sie tun. Und schliesslich war diese Ausbildung eine gute Möglichkeit für mich, mich für die Belangen von Frauen zu engagieren. Ich möchte Frauen und alle anderen geschlechtsspezifischen Minderheiten ermutigen, sich für den IT-Bereich zu interessieren, denn ich bin überzeugt, dass in diesem Bereich ein grosser Bedarf an Vielfalt besteht.

## Erfahrungen als Frau in der Technologiebranche :

### Warst du in deiner Informatikschule und in Ihren früheren Positionen oft die einzige (oder fast die einzige) Frau?

Ich wechselte von einem überwiegend weiblichen zu einem überwiegend männlichen Bereich. In der Kunstschule waren die Klassen überwiegend mit Frauen besetzt. Im Beruf des Grafikdesigners ist das Geschlechterverhältnis ziemlich ausgeglichen, würde ich sagen. An der IT-Schule hingegen sind die meisten Studenten Männer. Die École 42 hat einen etwas höheren Frauenanteil als die traditionellen Ingenieurschulen (19 %).

### Bist du in diesem männerdominierten Bereich auf besondere Herausforderungen gestossen? Oder, im Gegenteil, Chancen?

Ich denke, dass es vor allem Herausforderungen gibt, und dass selbst die wenigen "Vorteile", die wir als Frauen haben, Herausforderungen darstellen. Es ist ein recht wohlwollendes Umfeld, und alle wollen ein besseres Gleichgewicht zwischen den Geschlechtern. Natürlich gibt es für alle Schwierigkeiten, welche ein IT-Studium beginnen. Aber als Frau in einem von Männern dominierten Bereich ist eine Umschulung und das Eintauchen in eine neue IT-Kultur ein ständiger und unsichtbarer Kampf gegen sich selbst. Eines der grössten Hindernisse ist das Fehlen von Vorbildern. Es gibt nur wenige Frauen in unserem Umfeld, an denen wir uns orientieren können, und wir fragen uns am Ende, ob wir es schaffen können (Hallo, Imposter-Syndrom). Nur wenige Frauen sind in einem Umfeld aufgewachsen, in dem sie ermutigt wurden, sich für die IT zu interessieren. Dadurch entsteht eine Kluft zu denjenigen, die seit ihrer Kindheit in die IT eingetaucht sind. Auch wenn dies ein geschlechtsunabhängiges Problem ist, glaube ich, dass alles um uns herum (Filme, Fernsehserien, Menschen in unserem Umfeld usw.) den Eindruck erweckt, dass eine Frau sich vor dem Computer schwer tut und einen Mann um Hilfe bitten muss, der alles über IT weiss. Dies führt zu zwei problematischen Phänomenen, wenn es um die Ausbildung geht: 1. Frauen trauen sich nicht, um Hilfe zu bitten, um nicht in dieses Klischee zu geraten, und 2. Männer fragen eher Frauen, wenn sie Hilfe brauchen (Hallo, Retter-Syndrom).

### Findest du diese Ungleichheit in der Darstellung der Geschlechter problematisch?

Das ist ein Thema, das mir häufig begegnet und das mich ärgert. "Du bist eine Frau, also hast du es leichter, einen Job zu bekommen als ich mit der Quote" oder "Sie hat die Aufnahmeprüfung bestanden, nur damit es in der Statistik genug Frauen gibt". Erstens: Nein, es ist nicht leichter, als Frau die 42 Aufnahmeprüfungen zu bestehen. Aber es ist eine Frage, die mich schon lange an meinen Fähigkeiten zweifeln lässt. Und was die Frage der Quoten angeht, so ist das ein ziemlich problematisches Prinzip, denn Unternehmen, die unbedingt Frauenquoten erfüllen wollen, stellen Profile auf Kosten der Fähigkeiten ein, und das verstärkt die Vorstellung, dass Frauen weniger fähig sind, IT zu machen. Ich denke, der einzige wirkliche "Vorteil" einer Frau in der Technologiebranche ist, dass die meisten Menschen uns unterstützen. Die Leute in der Branche freuen sich, wenn man sich für sie interessiert. Ich habe mich während meiner gesamten Laufbahn wirklich unterstützt gefühlt.

![a woman coding on her computer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/illustration_women_code_FR_39bd19ba74.png)

## Motivationen und Erwartungen :

### Wo siehst du deine berufliche Zukunft? Hast di bestimmte Ziele oder Vorstellungen?

Diese Frage ist im Moment schwer zu beantworten. Mein Hauptziel war es, herauszufinden, ob ich IT studieren kann, und jetzt, wo ich das getan habe, bin ich mir nicht ganz sicher, was der nächste Schritt ist. In den letzten Jahren habe ich mein Studium in den Vordergrund gestellt und meine künstlerische Seite beiseite geschoben. Jetzt merke ich, dass ich sie vernachlässigt habe, deshalb möchte ich das richtige Gleichgewicht zwischen dem Technischen und dem Kreativen finden.

## Perspektiven der Programmierung und Technologie :

### Welche Aspekte der Programmierung begeistern dich am meisten?

Am meisten interessiere ich mich für Programme, die ein visuelles Ergebnis liefern. Beim Projekt, das mir am meisten Spass gemacht hat, machten wir Raytracing. Ein Programm, das ein 3D-Rendering berechnet. Für jedes Pixel des Bildes muss man berechnen, ob es ein Objekt gibt, welche Farbe es hat, ob es einen Schatten gibt, ob es spiegelnd oder transparent ist und so weiter. Wochenlang klebte ich an meinem Computer und war nicht mehr zu bremsen. Während meines Praktikums habe ich auch festgestellt, dass es mir leichter fällt, wenn ich in die visuellen Aspekte von WEDO eingreifen kann. Mein Einfühlungsvermögen fliesst in den Prozess ein und ich frage mich, wie ich die Anwendung für den Benutzende angenehmer gestalten kann.

### Wie siehst du deine Rolle in der sich ständig verändernden Welt der Technologie?

Die Technologie entwickelt sich in der Tat schnell, und für mich ist es wichtig, dass Frauen an dieser Entwicklung teilhaben. Wir können es uns nicht leisten, diese Tools, die die Welt verändern, zu verpassen. Wir müssen Teil ihrer Entwicklung sein, um sie uns zu eigen zu machen. Kaum sind die KIs da, haben sie schon geschlechtsspezifische Vorurteile, weil sie mit Daten gefüttert werden, die Ungleichheiten noch verstärken: "Müll rein, Müll raus". Ich habe keine genaue Vorstellung davon, wie sich meine Rolle in all dem entwickeln wird, aber ich möchte mich einfach weiter dafür interessieren, und wenn ich andere Frauen dazu motivieren kann, sich dafür zu interessieren, ist das grossartig!

## Tipps und Inspiration :

### Welchen Rat würdest du anderen Frauen geben, die in den Technologiesektor einsteigen wollen?

Macht es! Ihr könnt es schaffen und gehört auf jeden Fall dazu! Es ist kein Risiko, den Sprung zu wagen, selbst wenn ihr euch noch nie für Computer interessiert habt, wenn Videospiele nicht euer Hobby sind, wenn ihr noch nie einen Computer auseinander genommen haben usw. Die Welt der Technik ist riesig, und ihr werdet bestimmt etwas finden, das euer Interesse weckt. Wenn ihr euch besonders für das Programmieren interessiert, steht euch eine Vielzahl von Sprachen und Tools zur Verfügung. Angesichts dieser Fülle ist es normal, dass man sich ein wenig überwältigt fühlt und nicht weiss, wo “frau” anfangen soll. Ich würde euch raten, euch zunächst für eine Programmiersprache zu entscheiden, um herauszufinden, ob das Programmieren wirklich eure Leidenschaft ist.

### Gibt es weibliche Persönlichkeiten in der Technologie, die dich inspirieren oder die dich beeinflusst haben?

Natürlich gibt es die! Die Leute denken, dass IT schon immer eine Männerdomäne war und dass sich Frauen nicht dafür interessieren, aber das stimmt nicht. Tatsächlich ist es ein Bereich, der immer männlicher geworden ist, aber im Grunde war es immer 50/50. Tatsächlich war die erste Person, die ein Programm entwickelte, eine Frau: Ada Lovelace. Immerhin hat sie die While-Schleife erfunden! Die ersten Computer wurden zwar von Männern gebaut, aber es waren Frauen, die die erste Software entwickelten, um sie zu betreiben. Dann ist da noch Hedy Lamarr, eine Schauspielerin, die sich entschloss, den Kriegsanstrengungen zu helfen, indem sie ein Raketenleitsystem erfand, das die Grundlage für die Erfindung von Wifi und GPS bildete. Die Lektüre ihrer Biografie hat mich wirklich inspiriert (und geärgert). Als aktuelleres Beispiel möchte ich Isabelle Collet erwähnen, eine Informatikerin, deren Konferenz über den Einfluss der Geschlechter in der IT ich sehr lehrreich und inspirierend fand. Ansonsten ist die einzige Frau in meinem näheren Umfeld, die ich in meiner Jugend kannte und die in der IT-Branche arbeitet, die Mutter einer Freundin, und dafür habe ich sie immer bewundert. Ich denke, dass mich jetzt alle Frauen, die ich persönlich von nah und fern kenne und die im technischen Bereich tätig sind, inspirieren. Schliesslich bin ich besonders traurig darüber, dass es in Filmen, Serien, Büchern usw. so wenige weibliche Figuren in der Technik gibt. Die ikonischste Figur, die mich inspiriert hat, war Abby aus NCIS.

## Gedanken zu Vielfalt und Integration:

### Warum ist deiner Meinung nach mehr Vielfalt in der Technologie wichtig, insbesondere in Bezug auf das Geschlecht?

Letztes Jahr habe ich in der Zeitung gelesen, dass man zum ersten Mal Auto-Crashtests mit einer weiblichen Puppe durchgeführt hat. Etwa 120 Jahre nach seiner Erfindung dachten wir, es wäre schön zu sehen, ob ein weiblicher Körper bei einem Autounfall anders reagiert als ein männlicher, um zu verstehen, wie man ihn im Falle eines Unfalls besser schützen kann. Die Gesundheits-App von Apple hatte lange Zeit keine Funktion im Zusammenhang mit der Menstruation, obwohl dies ein äusserst wichtiger Faktor für die Gesundheit von Frauen ist. Für mich sind diese Beispiele gute Gründe, warum Vielfalt in den Teams, die diese Tools entwickeln, absolut notwendig ist. Ohne Vielfalt besteht die Gefahr, dass wir Werkzeuge entwickeln, die nicht für alle geeignet sind. Vielfalt ermutigt uns, anders zu denken und kreativer zu sein. Bei WEDO haben wir zum Beispiel das Glück, eine farbenblinde Person im Entwicklungsteam zu haben. Dadurch können wir praktische und integrative Entscheidungen treffen, wenn es um die Auswahl von Farben für die Benutzeroberfläche geht.

![Michèle encourages women to take the plunge into IT](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Michele_DENEW_DE_137de8055a.png)

Anlässlich des Internationalen Frauentags am 8. März möchten wir eine inspirierende Persönlichkeit unseres Unternehmens ins Rampenlicht rücken: die Programmiererin Michèle.

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Frauen in der IT - Gedanken von Michèle Reymond

Feuerwehren und Rettungsdienste haben mit Verwaltungsproblemen zu kämpfen. Die zentralen Herausforderungen: Personalmanagement, Koordinierung von Einsätzen, Datensammlung, Zentralisierung, Verwaltung von Budget und Ressourcen. Auch die ständige Dokumentation für Berichte und staatliche Überprüfungen ist von Bedeutung. All diese organisatorischen Aspekte sind unerlässlich, um die Einsatzbereitschaft, Reaktionsfähigkeit und Sicherheit der Notdienste zu gewährleisten.

## Interview mit Christian Mauley, Hauptmann des Büros der Feuerwehr Neuenburg (Office Pompiers SPS Neuchâtel). Er spricht darüber, wie die WEDO-Plattform ihnen bei der Verwaltung ihrer Aktivitäten hilft.

### Was ist Ihre Aufgabe bei der SPS Neuchâtel?

Ich bin Stellvertreter des Kommandanten der Brandverhütung in der Region Neuenburg Küste und Projektleiter für das SPS-Feuerwehrbüro.

### Können Sie die SPS Neuchâtel Feuerwehr und ihre Aktivitäten in wenigen Worten beschreiben?

Die SPS-Feuerwehr leitet die Brand- und Verteidigungsregion Littoral Neuchâtel. Sie besteht aus 40 Einsatzkräfte der Berufsfeuerwehr und 220 freiwillige Feuerwehrleute. Die Feuerwehrleute sind insgesamt in drei Einsatzbereiche unterteilt: Feuerwehr, Notfall- und Rettungsdienst.

### Was muss bei eurer Organisation über mehrere Standorte beachtet werden?

Die Verteilung auf mehrere Standorte erfordern ein sorgfältiges Management, um einen sicheren und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Eines der Hauptprobleme ist die Standardisierung der Abläufe. Da wir drei verschiedene Standorte haben, müssen alle Teams die gleichen Protokolle und Einsatzstandards befolgen. Dies gewährleistet eine optimale Koordination bei Notfalleinsätzen und vermeidet Verwirrung, die durch unterschiedliche Praktiken entstehen können.

Eine wichtige Aufgabe ist es, die verschiedenen Arbeitszeiten der Feuerwehrleute zu koordinieren. Wie z.B. die Fahrrhythmen von Berufsfeuerwehr und Freiwilligen, die in unseren verschiedenen Feuerwachen tätig sind.

Die Berufsfeuerwehr ist immer in Bereitschaft, während die Freiwilligen auch ausserhalb ihrer Dienstzeit verschiedene Verpflichtungen haben. Eine genaue und sorgfältige Planung ist daher erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass immer die richtige Anzahl Einsatzkräfte zur Verfügung stehen, um auf Notrufe zu reagieren.

Ein transparentes Aufgabenmanagement und eine zentrale Kommunikation sind für eine effektive Koordinierung zwischen den Rettungszentren unerlässlich. Wir setzen WEDO ein, um wichtige Informationen in Echtzeit zu teilen. Gleichzeitig hat jeder Bereich die Möglichkeit, die für sein geografisches Gebiet spezifischen Aufgaben autonom zu erledigen.

Die Informationssicherheit an erster Stelle, insbesondere wenn es darum geht, Dateien zwischen den Standorten zu teilen. Wir müssen sensible Daten und betriebliche Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Strenge Sicherheitsmassnahmen garantieren die Integrität und Vertraulichkeit unserer Daten. Dies ermöglicht uns Daten sicher zwischen den Standorten zu teilen.

### Welche Tools haben Sie vor WEDO für die Zusammenarbeit und das Verwaltungsmanagement verwendet?

Wir erstellten unsere Protokolle für unsere verschiedenen Sitzungen und Diskussionen in einer Excel-Datei. Wir hatten einen gemeinsamen Outlook-Terminkalender für die Verfügbarkeit der Rettungsteams und tauschten Informationen per E-Mail aus. Die verschiedenen Abläufe der Feuerwehrwache und Teamleitung wurden in zahlreichen Excel-Dateien dokumentiert. Darauf hatten nicht alle zu jeder Zeit Zugriff.

### Was waren die Einschränkungen bei der Verwendung dieser verschiedenen Tools?
Die Informationen waren an vielen Stellen verstreut, was zu viel Redundanz und Verlusten führte. Die verstreute Kommunikation über verschiedene Ebenen der Hierarchie erschwerte die Projektverfolgung und den reibungslosen Ablauf der Arbeiten.

### Wie verwenden Sie WEDO heute?

Wir verwenden WEDO, um alle Berichte für die verschiedenen Sitzungen zwischen den SPS-Büros zu erstellen, wie z.B. Berichte der regionalen Stäbe, Berichte der operativen Stäbe, Sektorberichte und täglicher Interventionsbericht der Sektoren. Nun können wir mit WEDO alle Berichte zentral aufbewahren, so dass die Berechtigten sie jederzeit einsehen können.

Die Mitglieder der Sitzungen können der Traktandenliste auch Traktanden hinzufügen, um sich auf die Diskussion vorzubereiten. Die Plattform half uns, das Projektmanagement zu verbessern und aktuelle Informationen in der Feuerwehr zu verfolgen.

Der kollaborative Aspekt der Plattform erlaubt uns, Routineaufgaben an Benutzer zu vergeben. Wir können in Echtzeit die Aufgaben und Wartungsarbeiten verfolgen, Aufträge verwalten oder Spesenabrechnungen bearbeiten. Auch können wir wiederkehrende Abläufe, wie z. B. die Vorbereitung von Material oder die laufende Ausbildung, mit jederzeit abrufbaren Checklisten dokumentieren.

![Feuerwehr-Software für die administrative Verwaltung von Einsatzkräften](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_DE_7da970514d.png)

### Wie haben die Teammitglieder auf die Einführung einer Feuerwehr Software reagiert?

Die Konsolidierung verschiedener Aufgaben und Informationen in einem einzigen Programm erleichterte die Integration des Tools. Das Teilen von Themen über alle Ebenen und Verwaltungsorgane hinweg ermöglicht die Überwachung und einfache Weitergabe von Informationen.

Darüber hinaus haben wir eine kleine interne Zeitschrift auf WEDO erstellt, um die Akzeptanz der Plattform zu erhöhen. In dieser Zeitschrift können alle Mitarbeiter Themen zu aktuellen Projekten und vergangenen Einsätzen hinzufügen. Sie können auch Informationen in verschiedenen Formaten hinzufügen, wie z. B. Fotos oder regionale Artikel.

### Wie trägt WEDO zum Digitalisierungsprozess des Büros der SPS Neuchâtel bei?

WEDO trägt zur Digitalisierung bei, indem es die Papierausdrucke erheblich reduziert und die Projektdokumente zentralisiert. Die Hauptvorteile sind für uns:

- die Zentralisierung von Informationen
- die verstärkte Zusammenarbeit
- und die Verbesserung der Kompetenzen der Mitarbeiter auf allen Ebenen.
- der partizipative und kollaborative Aspekt der Plattform reduziert die Anzahl der ausgetauschten E-Mails erheblich.

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![Software für Feuerwehrprozesse und die automatische Verteilung von Aufgaben bei Einsätzen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley1_DE_87f0bd6eb6.png)

Feuerwehren und Rettungsdienste haben mit Verwaltungsproblemen zu kämpfen. Interview mit Christian Mauley, Hauptmann des Büros der Feuerwehr Neuenburg. Er spricht darüber, wie die WEDO-Plattform ihnen bei der Verwaltung ihrer Aktivitäten hilft.


Software für die Verwaltung von Notdiensten und Feuerwehren

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Software für Feuerwehr, Notfall- und Rettungsdienste

Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

In diesem Artikel gehen wir auf die Herausforderungen der kommunalen Digitalisierung ein. Wir nutzen die Erfahrungen von Loïc Blardone, Sekretär der Gemeinde Saxon (VS), als Projektleiter und Benutzer von WEDO. Diese Erfahrung zeigt die Bedeutung der Technologie für die Modernisierung der lokalen Verwaltung. Es werden Themen wie sichere Cloud-Software und digitale Herausforderungen behandelt.

## Was waren die grössten Herausforderungen für die Verwaltung der Gemeinde vor der Einführung von WEDO?

Vor WEDO hatten wir Probleme mit der Nachverfolgung von Aufgaben und Anfragen. Wir hatten viele Herausforderungen zu bewältigen, die von der Erinnerung der Mitarbeiter abhingen und dokumentiert werden mussten.

Darüber hinaus wurde es immer schwieriger, grosse Mengen an Dokumenten, Informationen und Anfragen aus verschiedenen Quellen (Post, E-Mails, Bürgeranfragen und behördenübergreifende Anfragen) zu verarbeiten und zu katalogisieren.

Wir brauchten eine Software, um Anfragen der öffentlichen Hand zu verfolgen. Besonders für die Gebäudeabteilung, die wichtige Angelegenheiten verwaltet.

## Was waren die grössten Herausforderungen bei der Implementierung der Verwaltungssoftware?

Zunächst einmal war es wichtig zu bestimmen, wer die Plattform nutzen würde. Wir haben uns gefragt, ob es besser ist, nur die Verwaltung oder auch externe Dienste einzubeziehen. Es war wichtig, den Nutzen der Plattform für jede Funktion zu bestimmen. Dadurch konnte das Interesse der Mitarbeitenden und ihre Akzeptanz des Projekts erfasst werden.

Um sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter einbezogen sind, haben wir alle administrativen Mitarbeiter, 35, miteinbezogen. Dazu gehören:

- die Verwaltung (Einwohneramt, Finanzabteilung, technische und bauliche Dienste)
- der Direktor und der stellvertretende Direktor
- der Bibliothekar und die Mitarbeiter der Schul- und Hortdienste
- der Leiter der öffentlichen Arbeiten
- der Beauftragte für das Kulturerbe
- die soziokulturellen oder Integrationskoordinatoren
- die Leiter der Gebäudedienste
- das technische Personal
- die Mitglieder des Gemeinderats.

Einige hatten Angst vor einer Beeinträchtigung der persönlichen Kommunikation im Büro durch die Einführung eines neuen digitalen Tools. Sie befürchteten, dass es zu einer reinen Benachrichtigungskommunikation führen würde.

Die Funktion "E-Mail als Aufgabe" bietet jedoch eine Lösung, die es ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen und gleichzeitig den menschlichen Aspekt der Kommunikation zu erhalten. Sie können eine E-Mail im üblichen Format senden. Gleichzeitig können Sie eine Aufgabe für eine Person oder Abteilung erstellen.

Diese Option ist auch praktisch, um langwierige Abläufe zu vermeiden. Wenn eine E-Mail bestätigt und an eine Abteilung weitergeleitet werden muss, kann man gleichzeitig eine Aufgabe erstellen.

Die grösste Herausforderung war, die Benutzer einzubeziehen, vor allem diejenigen, die weniger technikaffin sind. Der Schlüssel zum Erfolg lag in der Vermittlung des Nutzens der Plattform und ihrer Verwaltungsmodule für jeden Tätigkeitsbereich.

## Wie sind Sie bei der Implementierung der WEDO-Plattform vorgegangen?


Es gab mehrere Schlüsselphasen, um WEDO zum Laufen zu bringen:

**Demonstration der Plattform:**
Das Projekt begann mit einer Produktpräsentation durch das WEDO-Team direkt in unseren Räumlichkeiten.

**Gespräche mit einer Gemeindeverwaltung, die die WEDO-Plattform nutzt:**
Wir sprachen mit Mitarbeitenden einer Gemeinde, welche die WEDO-Plattform bereits nutzte, um ihre Meinungen und Erfahrungen zu erfahren.

**Projektabnahme:**
Das Projekt wurde offiziell angenommen. Mit Hilfe des WEDO-Teams haben wir Projektleiter ernannt und die zukünftigen Benutzer ausgewählt.

**Vorbereitung und Schulung:**
Wir haben im Vorfeld Checklisten unserer verschiedenen Abläufe im Excel-Format erstellt, um sie in WEDO zu integrieren und zu automatisieren. Die Netzwerkkonfiguration (Aufgaben, Checkliste und Sitzungsmodule) wurde in Anwesenheit unseres Beraters durchgeführt, um eine passende Umgebung für uns zu schaffen.

**Kommunikation mit den Mitarbeitenden:**
Die künftigen Benutzer wurden per E-Mail über die bevorstehende Einführung der WEDO-Plattform informiert. Wir informierten sie über den Nutzen der Plattform für den täglichen Betrieb und den Integrationsprozess. Wir wiesen sie an, anhand einer Vorlage Checklisten für ihre Projekte zu erstellen. Dies würde ihnen helfen, sich auf die Einrichtung ihrer eigenen Arbeitsbereiche vorzubereiten.

**Mitarbeiterschulung:**
Unser WEDO-Berater organisierte obligatorische Schulungen, die online in Gruppen oder persönlich vor Ort durchgeführt wurden. Die Schulung dauerte 1 h 30 und umfasste Aufgabenmanagement, Arbeitsbereiche, Checklistenvorlagen und Sitzungen.

**Inbetriebnahme:**
Das Tool ging in Inbetriebnahme, und WEDO wurde zum täglichen Werkzeug für das Aufgabenmanagement.

**Laufende Überwachung und Optimierung:**
Wir hielten die Kommunikation mit den Benutzern aufrecht, um sie zu ermutigen, WEDO weiter zu erkunden und eine Entdeckungsrate von 100 % zu erreichen. Das Tool bietet eine unterhaltsame Möglichkeit, die Erkundung der Plattform zu bewerten. Darüber hinaus haben die Mitarbeitenden Zugang zu einem Support-Service, der alle Fragen beantwortet.

![Implementierungsprozess für Verwaltungssoftware](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Loic_Blardone_DE_1_1b4debea3d.png)

>Das Feedback unserer Mitarbeiter war von Anfang an sehr positiv. Sie lernten den Umgang mit dem Tool und konnten dessen Funktionen nach den Schulungen individuell ausprobieren.

## Welche Auswirkungen hat WEDO nach kurzer Nutzung auf die Teamproduktivität und das Gemeindemanagement?

Die Einführung von WEDO hat die Art und Weise, wie wir unser Tagesgeschäft abwickeln, revolutioniert:

- Die Plattform ermöglicht uns **einen schnellen Zugriff auf den Status der aktuellen Anfragen**. 
- Sie hat die Zeit für **die Suche nach Informationen erheblich verkürzt**.
- Sie ermöglicht eine **effiziente Kommunikation zwischen den Beteiligten und Bereichen**, so dass öffentliche Bauprojekte und Anträge schneller bearbeitet werden können.
- Die Übertragung von **Aufgaben und wiederkehrenden Prozessen wird erleichtert**, wie z.B. die Delegation von Aufgaben vom Gemeinderat an Abteilungen, die Verwaltung des Posteingangs, Anfragen an technische Dienste oder die Einreichung von Anforderungen von Benutzern kommunaler Gebäude.
- Wir konnten uns in eine **pragmatischere Vision** des Projektmanagements hineinversetzen.
- Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können kommunale Ausschüsse nun problemlos **Protokolle und den Fortschritt der Pendenzen aus Sitzungen verfolgen**. Ausserdem konnten sie die Protokolle standardisieren und deren Teilen erleichtern.
- Die Gemeinde kann nun ihre **zahlreichen Abläufe und Checklisten dokumentieren** und automatisieren.
- Das Tool war **schnell und einfach zu implementieren.**


>Die Idee, ein Tool wie WEDO zu implementieren, hat mich schnell überzeugt. Unsere Verwaltung musste sich in Richtung einer zentralisierten digitalen Verwaltung entwickeln, die eine rasche Weiterverfolgung und eine einfache Nutzung ermöglicht. Heute bin ich von unserer neuen Arbeitsweise überzeugt und würde nie wieder zurückgehen.


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Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

digitale Revolution in der Gemeindeverwaltung

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Gemeinde Saxon: eine digitale Revolution der Verwaltung

Der Verband Schweizerischer Berufsfotografen und Filmgestalter (SBF) ist das Herzstück der visuellen Welt der Schweiz und zeichnet sich insbesondere durch sein Engagement für die Qualität seiner Bilder aus. Durch eine Kombination aus Professionalität, Innovation und künstlerischer Kompetenz vertritt der SBF die Interessen seiner Mitglieder (ca. 700 in der Schweiz) und fördert gleichzeitig ein hervorragendes Niveau.

André Oldani, Mitglied des nationalen Vorstands und Finanzverantwortlicher des Verbands, erklärt uns, wie WEDO als Katalysator für die digitale Transformation von SBF gewirkt hat.

## Welche Tools haben Sie vor der Integration von WEDO verwendet, um die Zusammenarbeit in Ihrem Verband zu ermöglichen ?

Es wurden verschiedene Tools verwendet. Tatsächlich organisierten sich die verschiedenen regionalen Sektionen selbst und je nach Vorsitz oder Abteilung wurden unterschiedliche Tools verwendet. Seit 2020/2021 habe ich eine Initiative zur Digitalisierung und Harmonisierung der verschiedenen regionalen Strukturen gestartet.

## Welche Grenzen gab es bei der Verwendung dieser verschiedenen Tools?

Es gab keine Synchronisation zwischen den verschiedenen Softwareprogrammen und unserer Arbeit fehlte es an Struktur.

## Wie nutzen Sie heutzutage das WEDO-Tool?

Auf nationaler Ebene verwenden wir WEDO für die Sitzungen des Leitungsorgans und der Delegiertenversammlung. Mit WEDO können wir die Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen und so sicherstellen, dass wir nichts vergessen. Wir nutzen den Speicherplatz von WEDO auch, um unsere Dateien zentral und sicher zu speichern.

Auf Sektionsebene, d. h. auf regionaler Ebene, ist WEDO noch nicht überall integriert, aber das Ziel ist, dass jede Sektion oder Abteilung in Zukunft ausschliesslich mit WEDO arbeitet. So wird auch die Zusammenarbeit mit dem Vorstand einfacher, da alles an einem Ort zentralisiert wird.

## Wie wurde die Integration des Tools von Ihren Mitgliedern aufgenommen?

Im Allgemeinen sehr positiv. Da es sich um eine neue Software handelt, muss man natürlich lernen, sie zu benutzen, aber sie ist sehr "userfriendly".

## Wie hilft WEDO Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung?

WEDO hat uns dabei geholfen, uns hauptsächlich auf der Ebene von Sitzungen und Aufgaben zu digitalisieren. Die Tatsache, dass alles zentralisiert ist, ermöglicht uns eine effizientere Datenverwaltung. Um ehrlich zu sein, ist WEDO ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie des Verbands.

## Welche Funktionalitäten von WEDO werden am häufigsten verwendet und warum?

Wir nutzen das Sitzungstool sehr häufig, da wir unsere Besprechungen abstimmen und dokumentieren können und auch aus Gründen der Verfolgbarkeit. Wir nutzen auch Aufgaben, um unsere Arbeitsweise zu vereinheitlichen und alles an einem Ort zu haben. Auch die Dateispeicherung wird aus denselben Gründen wie die Aufgaben genutzt.

## Welche Vorteile hat Ihre Verein durch die Nutzung von WEDO?

Dank WEDO sparen wir viel Zeit. Die Verfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Sitzungen wird erheblich vereinfacht. Da alles auf einer einzigen Plattform zusammengefasst ist, haben wir einen klaren Überblick über die Aufgaben des Verbands.

André Oldani, Mitglied des nationalen Vorstands und Finanzverantwortlicher des Verbands, erklärt uns, wie WEDO als Katalysator für die digitale Transformation von SBF gewirkt hat.

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Interview mit André Oldani über die Digitalisierung von SBF

“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 🚀

Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn, die uns erklärt, wie die Bank WEDO einsetzt.🎬

Vielen Dank an das ganze Team der Erlebnisbank - Raiffeisen Mischabel-Matterhorn für die freundliche Aufnahme und die Zeit, die sie sich für die Erstellung dieses Videos genommen haben!

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“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 

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Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn

“Mit WEDO optimieren wir unsere Zeit und steigern unsere Produktivität und verringern gleichzeitig die Arbeitsbelastung unserer Teams.”🚀

Schauen Sie sich den Erfahrungsbericht von Laurent Murith, Leiter der Filiale Bulle bei ETF, an, der uns von seinen Erfahrungen mit WEDO berichtet.🎬

Vielen Dank an das tolle Team von ETF für die Zeit, die sie sich für dieses Video genommen haben!

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“Mit WEDO optimieren wir unsere Zeit und steigern unsere Produktivität und verringern gleichzeitig die Arbeitsbelastung unserer Teams.”

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Schauen Sie sich den Erfahrungsbericht von Laurent Murith, Leiter der Filiale Bulle bei ETF

Die Humilimont Pflegeheim liegt in einem wunderschönen Umfeld, umgeben von Grün und Wald mit herrlicher Aussicht auf die Freiburger Voralpen. Wir beherbergen 33 Bewohner zur Langzeitpflege. Rund 50 Mitarbeitende begleiten die Bewohner.

## Warum haben Sie sich für Wedo entschieden?

Wir suchten nach einem Tool, um die Aufgaben zu delegieren und zu verfolgen. Outlook hat uns nicht die gewünschte Rückverfolgbarkeit ermöglicht. Wedo bietet uns eine Gesamtsicht der offenen Aufgaben.

## Wie nutzen Sie Wedo, um Ihre Arbeit zu organisieren? Können Sie uns ein konkretes Beispiel geben?

Wir haben mehrere Checklisten erstellt, mit denen wir unsere internen Prozesse problemlos verfolgen können: Aufnahme von Bewohnern, Aufnahme von Mitarbeitern, Planung der RAI-Bewertungen, Aktualisierung von Dokumenten, Jahresfeier usw.

Zum anderen nutzen wir Wedo, um die Reparaturgutscheine für die Instandhaltung des Gebäudes zu zentralisieren. Die Transportplanung, der Einkauf und die Fahrzeugbuchungen erfolgen ebenfalls auf der Plattform.

## Wie haben Ihre Mitarbeiter reagiert, als Sie Wedo in Ihr Unternehmen aufgenommen haben?

Ein organisatorischer Wandel führt unweigerlich zu Widerständen. Deshalb haben wir die einzelnen Mitarbeitenden geschult, um sie beim Verständnis dieses neuen Tools zu begleiten.

Das Zögern der Führungskräfte beim Erwerb eines neuen Werkzeugs ist nach und nach verschwunden. Heute könnten wir nicht mehr ohne Wedo auskommen.

## Wie hat das kollaborative Tool Ihre Art der Kommunikation verändert?

Für die Kommunikation ist das großartig! Dank Wedo vergessen wir weniger. Mit dem Kollaborationstool können die im Betrieb zirkulierenden Informationen zentralisiert werden, um den Zugriff auf die einzelnen Mitarbeitenden zu erleichtern.

Wir haben die mündliche Kommunikation beibehalten, aber dank der schnellen Eingabe hinterlegen wir systematisch ein schriftliches Protokoll unserer Diskussionen.

## Welche Funktionalität bevorzugen Sie in der App?

Für einige ist das Aufgabenmanagement, das es ermöglicht, nichts zu vergessen und sich mit einer globalen Vision zu organisieren. Für andere die Checklisten, die eine Prozesskontrolle ermöglichen und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit garantieren.

## Wie hat Wedo Ihre Teamarbeit verändert?

 Das den einzelnen Mitarbeitenden eingeräumte Vertrauen schließt nicht aus, dass eine Überprüfung des Fortschritts der offenen Aufgaben notwendig ist. Mit WEDO können wir unsere Teamwork-Methoden verfeinern. Wir sind bei der Überwachung der Aktionen anspruchsvoller geworden, und das ohne zusätzliche Anstrengungen dank WEDO. Wir nehmen die Aufgaben zur Kenntnis und nehmen uns die Zeit, sie zu organisieren, wenn wir Zeit haben.

## Wem würden Sie unsere App empfehlen?

Wir empfehlen Wedo allen Unternehmen, die ihre Kommunikation verbessern möchten. Um ehrlich zu sein, wann immer wir die Gelegenheit haben, empfehlen wir WEDO für Personen, die möglicherweise daran interessiert sind.

Myriam Fragnière Dufour, Direktorin des Pflegenheim in Humilimont: "Wedo erlaubt uns, die im Unternehmen zirkulierenden Informationen zu zentralisieren, um den Zugang der verschiedenen Mitarbeiter zu erleichtern."

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Das Humilimont Pflegeheim arbeitet mit WEDO

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Nächstes Webinar | Gantt-Diagramm : So bringen Sie Ihre Projekte auf Kurs


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit bewährten Strategien, smarten Workflows und den richtigen Tools effizient organisieren und priorisieren.

Das Bild zeigt eine Teambesprechung, in der die Aufgaben an die Projektmitarbeiter und Beteiligten verteilt werden.

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Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgaben

Jedes Team braucht Struktur. Ohne klare Organisation gehen Aufgaben unter, Prioritäten werden übersehen und die Produktivität leidet. Ein gutes Aufgabenmanagement Tool schafft hier Abhilfe, indem es für Übersicht sorgt, die Arbeitsorganisation erleichtert, Deadlines klar definiert und Fortschritte nachvollziehbar macht.

Aber nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen.

Wird ein Tool gewählt, das nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, wird es schnell zur zusätzlichen Belastung: Es zwingt Ihr Team, sich einer unflexiblen Struktur anzupassen, erhöht die Komplexität unnötig oder überflutet Ihre Mitarbeitenden mit Benachrichtigungen, die mehr stören als nützen.

Doch wie findet man bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen ein Tool, das die Arbeit tatsächlich erleichtert? Die Antwort liegt nicht in der Anzahl an Funktionen oder im Bekanntheitsgrad der Marke – sondern darin, wie gut das Tool zu den Arbeitsprozessen Ihres Teams passt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien, typische Fehler, die es zu vermeiden gilt, und einen praktischen Ansatz, wie Sie Tools testen können, bevor Sie sich festlegen. Am Ende werden Sie in der Lage sein, eine Aufgabenmanagement-Lösung zu wählen, die Ihr Team wirklich unterstützt – und nicht behindert.

## Beginnen Sie mit dem Workflow Ihres Teams, nicht mit den Funktionen der Software
Beim Vergleich von Aufgabenmanagement Tools ist es verlockend, sich von auffälligen Funktionen blenden zu lassen: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Automatisierungen – all das klingt nützlich. Doch all diese Features bringen wenig, wenn sie nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passen.

Statt sich von Funktionslisten leiten zu lassen, sollten Sie mit dem Workflow Ihres Teams beginnen.

Ein Aufgabenmanagement Tool sollte sich an Ihre bestehenden Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Ihr Team sollte nicht gezwungen sein, seine Arbeitsweise zu ändern, nur um in die Struktur eines Tools zu passen. Bevor Sie also verschiedene Lösungen vergleichen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Bedürfnisse Ihres Teams zu analysieren:

**- Projektkomplexität** – Benötigen Sie eine einfache To-do-Liste für einzelne Aufgaben oder ein vollständiges Projektmanagementsystem mit Abhängigkeiten und Meilensteinen?

**- Art der Zusammenarbeit** – Arbeitet Ihr Team in Echtzeit, asynchron oder in einer Kombination aus beidem?

**- Transparenz bei Aufgaben** – Verwalten die Teammitglieder ihre Aufgaben eigenständig oder ist eine gemeinsame Übersicht über Projekte entscheidend?

**- Integrationsanforderungen** – Ist es notwendig, dass das Tool sich mit E-Mails, Kalendern oder Dokumentenspeichern synchronisiert?

**- Skalierbarkeit** – Bleibt das Tool auch bei Wachstum Ihres Teams nützlich, oder stößt es schnell an Grenzen?

**- Benutzerpräferenzen** – Bevorzugt Ihr Team ein strukturiertes Aufgabenmanagement (mit Listen, Prioritäten und Deadlines) oder ein flexibleres System (mit Boards, Labels und Workflows)?

**- Compliance und Sicherheit** – Gibt es branchenspezifische Anforderungen an Datenschutz oder Compliance, die das Tool erfüllen muss?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie Tools, die nicht zu Ihrem Team passen, von vornherein ausschließen. So verlieren Sie sich nicht in endlosen Funktionslisten, sondern konzentrieren sich auf Lösungen, die Ihre Arbeit wirklich erleichtern.

## Was ein Aufgabenmanagement Tool wirklich gut können muss
Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich anfühlen wie ein zusätzliches Teammitglied – eines, das die Arbeit organisiert, Prioritäten im Blick behält und die Zusammenarbeit reibungslos gestaltet. Ein schlechtes Tool? Es ist nur eine weitere Sache, die verwaltet werden muss.

Viele Teams tappen in die Falle, ein Tool zu wählen, das auf den ersten Blick leistungsstark wirkt, in der Praxis aber ausbremst. Überladene Dashboards, endlose Konfigurationsmöglichkeiten und eine Flut von Benachrichtigungen verwandeln eine gut gemeinte Lösung schnell in einen täglichen Frustfaktor.

Doch was macht ein Aufgabenmanagement Tool wirklich nützlich?

![Visueller Vergleich, was bei einem Aufgabenmanagement-Tool zu beachten ist und was man vermeiden sollte. Hebt Funktionen hervor, die man unbedingt haben muss, wie flexible Aufgabenorganisation, klare Prioritäten, einfache Zusammenarbeit, reibungsloses Onboarding und zuverlässige Integrationen. Im Gegensatz dazu stehen häufige Fallstricke wie unübersichtliche Dashboards, übermäßig komplexe Einstellungen, übermäßige Benachrichtigungen und schlechte Teamfähigkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_de_068a39b87d.png)

✔ **Einfache, flexible Aufgabenorganisation** – Ob Ihr Team mit Listen, Kanban-Boards oder Zeitachsen arbeitet: Das Tool sollte verschiedene Workflows unterstützen und Sie nicht in eine starre Struktur zwingen.

✔ **Klare Deadlines und Prioritäten** – Aufgaben sollten nicht unbemerkt anwachsen. Ein gutes Tool erleichtert das Setzen von Fristen, das Zuweisen von Prioritäten und das Nachverfolgen offener Aufgaben. Besonders hilfreich sind [Meilensteine](https://help.wedo.com/de/projekte/begriffe-und-konzepte-des-gantt-diagramms), um größere Ziele in überschaubare Etappen zu unterteilen. Einige Tools unterstützen auch Priorisierungsmodelle wie die Eisenhower-Matrix, die hilft, zwischen Dringendem und Wichtigem zu unterscheiden.

✔ **Nahtlose Zusammenarbeit** – Kommentare, Erwähnungen und Dateifreigaben sollten den Austausch erleichtern – nicht zusätzliche Gespräche außerhalb des Tools nötig machen. Ziel ist es, Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu bündeln.

✔ **Einfache Einführung** – Ein Tool soll Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Wenn es Wochen dauert, bis Ihr Team sich zurechtfindet, wird die Einführung zur Herausforderung. Ein gutes Tool ist intuitiv und erfordert nur minimale Einarbeitung. Um Teams den Einstieg zu erleichtern, bietet WEDO Einrichtungs-Sitzungen für Neukunden an und sorgt so dafür, dass Arbeitsbereiche von Beginn an korrekt eingerichtet sind.

✔ **Zuverlässige Integrationen** – Das Tool sollte mit Ihrem bestehenden Workflow harmonieren – nicht dagegen arbeiten. Eine nahtlose Integration mit E-Mail, Kalendern und anderen Anwendungen reduziert Reibung und hält alles synchron. Während WEDO seine Integrationsmöglichkeiten kontinuierlich erweitert – unter anderem mit einer geplanten Anbindung an Teams und einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung – ist es entscheidend, sowohl den aktuellen Bedarf als auch zukünftige Anforderungen Ihres Teams im Blick zu behalten.

Wo Teams oft Fehler machen:

🚫 **Überladene Dashboards** – Ein komplexes Dashboard mag beeindruckend wirken, hilft aber wenig, wenn es Entscheidungsprozesse verlangsamt.

🚫 **Zu viele Anpassungsoptionen** – Wenn jedes Detail manuell konfiguriert werden muss, entsteht mehr Aufwand als Nutzen. Flexibilität ist gut – doch gerade zu Beginn braucht es eine klare, einfache Struktur.

🚫 **Benachrichtigungen, die ablenken statt unterstützen** – Ständige Hinweise und Erinnerungen können stören. Ein gutes Tool bietet intelligente Benachrichtigungen – gerade genug, um Projekte in Bewegung zu halten, ohne das Team zu überfordern.

## Fehler, die zur falschen Wahl führen
Selbst mit den besten Absichten entscheiden sich Teams manchmal für ein Aufgabenmanagement Tool, das in der Praxis nicht funktioniert. Vielleicht ist es zu kompliziert, zu unflexibel – oder wird schlichtweg nicht genutzt. Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, ersparen Sie Ihrem Team viel Frustration – und den Aufwand, nach wenigen Monaten erneut das Tool wechseln zu müssen.

**Benutzerakzeptanz ignorieren** – Wenn Ihr Team das Tool nicht nutzt, spielt es keine Rolle, wie viele Funktionen es bietet. Ein schickes Dashboard oder ein umfangreiches Einstellungsmenü bringen nichts, wenn die Mitarbeitenden das Tool meiden. Die beste Lösung ist eine, die sich reibungslos in den Arbeitsalltag integriert – mit möglichst wenig Widerstand.

**Den Lernaufwand unterschätzen** – Ein Tool sollte Arbeit vereinfachen – nicht erst Stunden an Schulung erfordern, um einfache Aufgaben zu erledigen. Wenn die Benutzeroberfläche überfordert oder ständiges Troubleshooting nötig ist, wird die Einführung scheitern.

**Entscheidung aus Markengewohnheit treffen** – Nur weil ein Tool bekannt ist, heißt das nicht, dass es zu Ihrem Team passt. Viele Unternehmen greifen automatisch zu bekannten Namen, ohne zu prüfen, ob diese Lösungen tatsächlich mit dem eigenen Workflow kompatibel sind. Ein passendes Tool ist wertvoller als ein großer Name.

**Langfristige Kosten übersehen** – Manche Tools wirken anfangs günstig – oder sind sogar kostenlos – doch Zusatzfunktionen, Premium-Upgrades oder nutzerbasierte Preisstrukturen treiben die Kosten schnell in die Höhe. Was zunächst erschwinglich scheint, kann mit wachsendem Team zur finanziellen Belastung werden.

**Den Fokus auf das Tool statt auf das Problem legen** – Es ist leicht, sich in Feature-Vergleichen und Software-Demos zu verlieren. Aber die entscheidende Frage lautet: Welches Problem möchten Sie eigentlich lösen? Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht im Vorfeld definieren, jagen Sie am Ende Funktionen hinterher – statt echten Lösungen.

## Wie Sie Aufgabenmanagement Tools effektiv vergleichen und testen
Ein Aufgabenmanagement Tool mag auf dem Papier perfekt wirken – doch funktioniert es auch wirklich für Ihr Team oder ist es am Ende nur eine Geldverschwendung? Die Antwort darauf finden Sie nur, wenn Sie über Marketingversprechen hinausgehen und Tools in der Praxis testen.

So holen Sie das Beste aus diesem Prozess heraus:

**- Demos buchen und die richtigen Fragen stellen** – Die meisten Anbieter bieten Produktdemos an, aber lassen Sie sich nicht nur eine Verkaufsshow präsentieren. Bringen Sie echte Szenarien aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams mit und fragen Sie gezielt nach: Kann das Tool Aufgabenfortschritte effizient verfolgen? Lassen sich Aufgaben klar zuweisen? Wird die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützt?

**- Die richtigen Personen einbeziehen** – Die Wahl des Tools sollte nicht allein von der IT oder der Geschäftsführung getroffen werden. Beziehen Sie auch Projektverantwortliche und Teammitglieder ein, die täglich mit dem Tool arbeiten werden. Sie erkennen schnell, ob das Tool die Arbeit tatsächlich erleichtert – oder einfach nur ein weiteres System ist, das verwaltet werden muss.

**- Mit einem echten Projekt testen** – Nutzen Sie die Testphase, um ein kleines, aber relevantes Projekt umzusetzen. Legen Sie Aufgabenlisten an, teilen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie die Umsetzung. Bleibt das Team organisiert oder greift es instinktiv wieder zu E-Mails, Notizzetteln oder Tabellen?

**- Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Rollen vergleichen** – Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich an verschiedene Arbeitsweisen anpassen lassen. Ist es sowohl für Manager, die Fortschritte überwachen, als auch für Teammitglieder im Tagesgeschäft verständlich? Unterstützt es strukturierte Kanban-Boards ebenso wie flexible Listen?

**- Langfristige Eignung prüfen** – Ein Tool, das heute gut zu einem kleinen Team passt, sollte auch mit dem Unternehmen wachsen können. Achten Sie darauf, ob sich Workflows anpassen lassen, ob Integrationen mit Projektmanagementsoftware möglich sind und ob die Funktionen Ihrem Team helfen, Aufgaben gezielt zu priorisieren.

**- Kundensupport bewerten** – Selbst das beste Tool bringt eine gewisse Lernkurve mit sich. Bietet der Anbieter Onboarding, Schulungen oder einen Kundensupport, der Ihrem Team hilft, schnell produktiv zu werden?

Ein gutes Tool sollte sich nicht wie ein Hindernis anfühlen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Lösungen gründlich zu testen, vermeiden Sie langfristig Frust – und teure Fehlentscheidungen.

## Vergleich der beliebtesten Aufgabenmanagement Tools
Jetzt, da Sie wissen, worauf es bei einem Aufgabenmanagement Tool wirklich ankommt, werfen wir einen Blick auf die bekanntesten Lösungen auf dem Markt. Einige Plattformen überzeugen durch übersichtliche Aufgabenverfolgung und Struktur, andere legen den Fokus auf Zusammenarbeit in Echtzeit oder bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Workflows.

Im Folgenden vergleichen wir einige der führenden Aufgabenmanagement-Tools – mit ihren jeweiligen Stärken, möglichen Schwächen und ihrem Beitrag zu einem effektiven Aufgabenmanagement.

![Vergleichstabelle der Aufgabenverwaltungstools Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana und WEDO mit Funktionen wie Aufgabenlisten, Kanban-Ansicht, Aufgabenabhängigkeiten, Unteraufgaben, Zusammenarbeit, Meeting-Management, Dateifreigabe und Datenhosting.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_de_31d33aec1c.png)

## Sicher entscheiden: Das passende Aufgabenmanagement Tool finden
Alle in diesem Vergleich genannten Aufgabenmanagement Tools helfen Teams dabei, organisiert zu bleiben und Aufgaben effektiv zu verwalten. Doch die richtige Wahl hängt letztlich davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Manche Plattformen sind ideal für einfache Aufgabenverfolgung, andere bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten oder ein strukturiertes Projektmanagement. Doch das beste Tool ist immer jenes, das Arbeit vereinfacht – und nicht unnötig verkompliziert.

Ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein schnell wachsendes Team betreuen oder komplexe Großprojekte koordinieren: Wenn das Tool zu Ihrem Workflow passt, kann Ihr Team Aufgaben effizient erledigen – ohne sich mit der Software herumschlagen zu müssen.

Sie suchen ein Tool, das Aufgaben, Sitzungen und Nachverfolgungen mühelos miteinander verbindet – ganz ohne Chaos? Dann testen Sie [WEDO](https://wedo.com/de/signup) kostenlos und erleben Sie, wie einfache Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Entdecken Sie, wie Sie das beste Tool für Aufgabenmanagement für Ihr Team auswählen, und vergleichen Sie die Top-Optionen, um die perfekte Lösung für Ihren Arbeitsablauf zu finden.

Mitarbeitende nutzen ein Aufgabenmanagement-Tool in einer Besprechung, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten.

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Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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