![software architecture project management](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/i_Stock_1508581187_d1d980cddf.jpg)

## Architektur: Zusammenarbeit im Zentrum des Erfolgs

In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Architekturbüros stehen vor mehreren großen Herausforderungen in Bezug auf Projektmanagement, Zusammenarbeit und Kommunikation, was hauptsächlich auf die Komplexität und multidisziplinäre Natur ihrer Projekte zurückzuführen ist.

**1. Koordination der verschiedenen Beteiligten:** An Architekturprojekten sind viele verschiedene Akteure beteiligt, z. B. Ingenieure, Bauunternehmer, Lieferanten und Kunden. Eine effektive Koordination zwischen diesen Parteien ist entscheidend für die Einhaltung von Terminen und Budgets.
**2. Änderungsmanagement:** Architekturprojekte sind ständigen Änderungen unterworfen. Diese Änderungen effektiv zu verwalten, ohne den gesamten Arbeitsablauf oder die Fristen zu stören, kann eine echte Herausforderung sein.
**3. Kommunikation und Informationsaustausch:** Eine klare Kommunikation und ein effizienter Informationsaustausch sind von entscheidender Bedeutung. Missverständnisse oder Verzögerungen bei der Weitergabe von Informationen können zu kostspieligen Fehlern führen.
**4. Einhaltung von Fristen und Budgets:** Projekte müssen häufig innerhalb eines engen Zeitrahmens und mit begrenzten Budgets durchgeführt werden. Ein effektives Zeit- und Ressourcenmanagement ist daher eine ständige Herausforderung.
**5. Dokumentenmanagement:** Die Menge der erzeugten Dokumente (Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge usw.) ist beträchtlich und ihre Verwaltung kann Kopfzerbrechen bereiten, insbesondere um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand und für alle Beteiligten zugänglich sind.
**6. Management der Kundenerwartungen:** Das Verstehen und Erfüllen der Kundenerwartungen bei gleichzeitiger Verwaltung der technischen und budgetären Beschränkungen ist für den Erfolg von Projekten von entscheidender Bedeutung.

Diese Herausforderungen erfordern innovative Lösungen und geeignete Werkzeuge, um das Projektmanagement, die Zusammenarbeit und die Kommunikation innerhalb von Architekturbüros zu erleichtern. Die Fähigkeit, diese Hindernisse zu überwinden, entscheidet über die Qualität der endgültigen Arbeit und die Zufriedenheit der Kunden. 

## Anwendungsfall: Sarch, Architekturbüro in Zürich

Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro [Sarch](https://www.s-arch.ch/) in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren. Wir sind in den Alltag von Marc Schulz und seinem Team eingetaucht, die die komplexe Koordination, die mit der Durchführung von Architekturprojekten einhergeht, mithilfe von WEDO bewältigen.

![Marc Schulz, Architekt](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture_09d4e1009d.png)

### Warum haben Sie sich für WEDO entschieden und welche anderen Lösungen haben Sie in Betracht gezogen?

Wir haben uns für WEDO entschieden, weil es in der Schweiz entwickelt und gehostet wird. Zuvor haben andere Lösungen angesehen, wie Meetingbooster und iMeetingX, aber letztendlich hat uns die lokale Lösung von WEDO überzeugt.

### Für welche konkreten Herausforderungen oder Probleme in Ihrem Arbeitsablauf haben Sie WEDO als Lösung identifiziert?

Die größte Herausforderung in unserem Arbeitsablauf war die Übersicht über Aufgaben in allen Besprechungen und die Beteiligung aller Teilnehmer daran. WEDO hat sich als Lösung dafür herausgestellt, da es uns ermöglicht, alle Aufgaben zentral zu verwalten und sie den entsprechenden Teilnehmern zuzuweisen.

Die Funktionen, die wir an WEDO am meisten schätzen, sind die Möglichkeit, Aufgaben aus vorherigen Protokollen zu importieren und diese den Teilnehmern zuzuweisen. Wir haben sogar die API und Webhook genutzt, um Aufgaben direkt in unsere zentrale CRM-Software zu übertragen.

### Welche wichtigen Verbesserungen in Bezug auf Prozesse, Zusammenarbeit und Produktivität wurden seit der Integration von WEDO beobachtet?

Die Nutzung von WEDO hat sich positiv auf die Effizienz und Produktivität unserer Arbeitsprozesse ausgewirkt, insbesondere bei der raschen Erstellung von Sitzungsprotokollen.

Obwohl wir keine konkreten Erfolgsgeschichten teilen können, hat WEDO unsere Arbeitsweise verbessert, indem es eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht und die Teilnehmer dazu ermutigt hat, ihre Aufgaben über die Plattform abzuwickeln.

Obwohl wir keine konkreten Zahlen oder Metriken haben, um den Einfluss von WEDO zu belegen, nutzen wir die Plattform hauptsächlich für Aktennotizen und Protokolle von Sitzungen. Die Exportfunktion als PDF ist besonders hilfreich für Teilnehmer, die das Protokoll lieber offline lesen.

Insgesamt würden wir WEDO anderen Unternehmen oder Fachleuten in unserer Branche empfehlen, da es eine effektive Möglichkeit bietet, einen Überblick über Aufgaben, Pendenzen und Entscheidungen in Protokollen zu behalten.

### Wie interagieren Sie in WEDO mit Ihren Partnern?

WEDO ermöglicht es uns, unsere Partner in die Überwachung unserer Projekte einzubeziehen und direkt mit ihnen zu interagieren. Sowohl Unternehmen als auch externe Personen haben positiv auf WEDO reagiert, auch wenn einige von ihnen skeptisch gegenüber webbasierten Lösungen waren. Die Zusammenarbeit wird erleichtert und an einem Ort zentralisiert.

![Swiss hosted software](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Architecture3_946d4abea3.png)

## Wie kann WEDO das Management von Architekturprojekten verbessern?

**Management von Besprechungen:** Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor, schreiben Sie die Protokolle in Echtzeit und weisen Sie die Aufgaben direkt den verantwortlichen Personen zu.

**Aufgabenmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, Abteilungen und Teams und teilen Sie Aufgaben mit Ihren Teamkollegen.

**Wiederkehrende Prozeduren:** Speichern Sie Vorlagen für Ihre Abläufe und verfolgen Sie den Fortschritt Ihrer Checklisten in Echtzeit.

**Projektmanagement:** Erstellen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Projekte, planen Sie Meetings, delegieren und überwachen Sie Aufgaben und teilen Sie Dateien mit Ihren Projektmitgliedern.

[Entdecken Sie alle Funktionen von WEDO](https://wedo.com/features)


In der Welt der Architektur ist die effektive Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektpartnern der Schlüssel zum Erfolg. Angesichts dieser Herausforderungen fand das Architekturbüro Sarch in WEDO die ideale Lösung, um das Projektmanagement zu optimieren.

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Architekturbüros: Die Herausforderung multidisziplinärer Projekte

Anlässlich des Internationalen Frauentags am 8. März möchten wir eine inspirierende Persönlichkeit unseres Unternehmens ins Rampenlicht rücken: die Programmiererin Michèle. Michèle kam als Praktikantin zu uns und zeichnete sich schnell durch ihr Talent und ihre Leidenschaft aus und wurde zu einem wichtigen Mitglied unseres Entwicklungsteams - einem Bereich, der oft von Männern dominiert wird. An diesem besonderen Tag möchten wir mehr über ihren einzigartigen Karriereweg und ihre Erfahrungen als Frau im Tech-Metier erfahren.

![Michèle Reymond's introduction](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Michele_Reymond_intro_ed5812ed90.png)

## Persönlicher und beruflicher Werdegang :

### Michèle, kannst du uns ein wenig über deinen Lebenslauf erzählen, bevor du zu WEDO gekommen bist?

Ich habe Visuelle Kommunikation an der Hochschule der Künste Bern studiert und 2016 mit dem Bachelor abgeschlossen. Danach habe ich mein Berufsleben als Grafikdesignerin in einer Freiburger Agentur begonnen. Obwohl dies eine sehr schöne und lehrreiche Erfahrung war, merkte ich bald, dass die Druckerei nicht mein Ding ist. Also wechselte ich zu einer Agentur für digitale Kommunikation, wo ich die Möglichkeit hatte, verschiedene Bereiche zu erkunden, die mich interessierten, wie Animationsdesign, Website-Erstellung, Video und so weiter. Der Wunsch, mich im Bereich der Programmierung weiterzubilden, wuchs und so schrieb ich mich 2020 an der [formation du Wagon](https://www.lewagon.com/fr) und 2021 an der [École 42](https://42lausanne.ch/) in Lausanne ein. Nach zwei Jahren intensiver Ausbildung in dieser neuen Art von Schule habe ich das Hauptstudium erfolgreich abgeschlossen. Um diesen ersten Teil unserer Ausbildung zu bestätigen, müssen wir ein Praktikum in einem Unternehmen absolvieren, und bei dieser Gelegenheit bin ich bei WEDO gelandet.

### Was waren deine ersten Schritte in der Web-Entwicklung?

Um diese Frage zu beantworten, müssen wir in die 90er Jahre zurückgehen. Damals hatte jeder Teenager, der etwas auf sich hielt, einen kleinen Raum, um sich online auszudrücken: ein Skyblog. Ich bin zwar keine Ausnahme von der Regel, aber ich fand diese Plattform viel zu begrenzt, so dass ich im zarten Alter von 13 Jahren Tutorials besuchte, um zu lernen, wie man mit HTML, CSS und JavaScript eine eigene Website erstellt. Zu dieser Zeit zeichnete ich bereits viel und begann, mich für alle verfügbaren kreativen Tools zu interessieren (Foto- und Videobearbeitung, digitale Malerei usw.).

Für mich wurde das Internet einfach zu einer neuen Art des Schaffens und vor allem zu einer Möglichkeit, meine Kreationen in einem Raum zu teilen, der zu mir passte, anstatt eine vorgefertigte Plattform zu nutzen.

### Was hat dich motiviert, eine IT-Laufbahn einzuschlagen?

Es ist eine Mischung aus mehreren Dingen. Zunächst einmal hatte ich in der obligatorischen Schule Spass an Mathematik und Informatik und habe mich immer gefragt, was passiert wäre, wenn ich mich für ein Informatikstudium statt für die Kunstschule entschieden hätte. Ich wollte wissen, ob ich es schaffen würde. Zweitens glaube ich, dass ich ein grosses Bedürfnis habe, zu verstehen, wie Dinge funktionieren. Als ich als Grafikdesignerin Entwürfe für Websites erstellt und mit Entwicklern zusammengearbeitet habe, wollte ich verstehen, was sie tun. Und schliesslich war diese Ausbildung eine gute Möglichkeit für mich, mich für die Belangen von Frauen zu engagieren. Ich möchte Frauen und alle anderen geschlechtsspezifischen Minderheiten ermutigen, sich für den IT-Bereich zu interessieren, denn ich bin überzeugt, dass in diesem Bereich ein grosser Bedarf an Vielfalt besteht.

## Erfahrungen als Frau in der Technologiebranche :

### Warst du in deiner Informatikschule und in Ihren früheren Positionen oft die einzige (oder fast die einzige) Frau?

Ich wechselte von einem überwiegend weiblichen zu einem überwiegend männlichen Bereich. In der Kunstschule waren die Klassen überwiegend mit Frauen besetzt. Im Beruf des Grafikdesigners ist das Geschlechterverhältnis ziemlich ausgeglichen, würde ich sagen. An der IT-Schule hingegen sind die meisten Studenten Männer. Die École 42 hat einen etwas höheren Frauenanteil als die traditionellen Ingenieurschulen (19 %).

### Bist du in diesem männerdominierten Bereich auf besondere Herausforderungen gestossen? Oder, im Gegenteil, Chancen?

Ich denke, dass es vor allem Herausforderungen gibt, und dass selbst die wenigen "Vorteile", die wir als Frauen haben, Herausforderungen darstellen. Es ist ein recht wohlwollendes Umfeld, und alle wollen ein besseres Gleichgewicht zwischen den Geschlechtern. Natürlich gibt es für alle Schwierigkeiten, welche ein IT-Studium beginnen. Aber als Frau in einem von Männern dominierten Bereich ist eine Umschulung und das Eintauchen in eine neue IT-Kultur ein ständiger und unsichtbarer Kampf gegen sich selbst. Eines der grössten Hindernisse ist das Fehlen von Vorbildern. Es gibt nur wenige Frauen in unserem Umfeld, an denen wir uns orientieren können, und wir fragen uns am Ende, ob wir es schaffen können (Hallo, Imposter-Syndrom). Nur wenige Frauen sind in einem Umfeld aufgewachsen, in dem sie ermutigt wurden, sich für die IT zu interessieren. Dadurch entsteht eine Kluft zu denjenigen, die seit ihrer Kindheit in die IT eingetaucht sind. Auch wenn dies ein geschlechtsunabhängiges Problem ist, glaube ich, dass alles um uns herum (Filme, Fernsehserien, Menschen in unserem Umfeld usw.) den Eindruck erweckt, dass eine Frau sich vor dem Computer schwer tut und einen Mann um Hilfe bitten muss, der alles über IT weiss. Dies führt zu zwei problematischen Phänomenen, wenn es um die Ausbildung geht: 1. Frauen trauen sich nicht, um Hilfe zu bitten, um nicht in dieses Klischee zu geraten, und 2. Männer fragen eher Frauen, wenn sie Hilfe brauchen (Hallo, Retter-Syndrom).

### Findest du diese Ungleichheit in der Darstellung der Geschlechter problematisch?

Das ist ein Thema, das mir häufig begegnet und das mich ärgert. "Du bist eine Frau, also hast du es leichter, einen Job zu bekommen als ich mit der Quote" oder "Sie hat die Aufnahmeprüfung bestanden, nur damit es in der Statistik genug Frauen gibt". Erstens: Nein, es ist nicht leichter, als Frau die 42 Aufnahmeprüfungen zu bestehen. Aber es ist eine Frage, die mich schon lange an meinen Fähigkeiten zweifeln lässt. Und was die Frage der Quoten angeht, so ist das ein ziemlich problematisches Prinzip, denn Unternehmen, die unbedingt Frauenquoten erfüllen wollen, stellen Profile auf Kosten der Fähigkeiten ein, und das verstärkt die Vorstellung, dass Frauen weniger fähig sind, IT zu machen. Ich denke, der einzige wirkliche "Vorteil" einer Frau in der Technologiebranche ist, dass die meisten Menschen uns unterstützen. Die Leute in der Branche freuen sich, wenn man sich für sie interessiert. Ich habe mich während meiner gesamten Laufbahn wirklich unterstützt gefühlt.

![a woman coding on her computer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/illustration_women_code_FR_39bd19ba74.png)

## Motivationen und Erwartungen :

### Wo siehst du deine berufliche Zukunft? Hast di bestimmte Ziele oder Vorstellungen?

Diese Frage ist im Moment schwer zu beantworten. Mein Hauptziel war es, herauszufinden, ob ich IT studieren kann, und jetzt, wo ich das getan habe, bin ich mir nicht ganz sicher, was der nächste Schritt ist. In den letzten Jahren habe ich mein Studium in den Vordergrund gestellt und meine künstlerische Seite beiseite geschoben. Jetzt merke ich, dass ich sie vernachlässigt habe, deshalb möchte ich das richtige Gleichgewicht zwischen dem Technischen und dem Kreativen finden.

## Perspektiven der Programmierung und Technologie :

### Welche Aspekte der Programmierung begeistern dich am meisten?

Am meisten interessiere ich mich für Programme, die ein visuelles Ergebnis liefern. Beim Projekt, das mir am meisten Spass gemacht hat, machten wir Raytracing. Ein Programm, das ein 3D-Rendering berechnet. Für jedes Pixel des Bildes muss man berechnen, ob es ein Objekt gibt, welche Farbe es hat, ob es einen Schatten gibt, ob es spiegelnd oder transparent ist und so weiter. Wochenlang klebte ich an meinem Computer und war nicht mehr zu bremsen. Während meines Praktikums habe ich auch festgestellt, dass es mir leichter fällt, wenn ich in die visuellen Aspekte von WEDO eingreifen kann. Mein Einfühlungsvermögen fliesst in den Prozess ein und ich frage mich, wie ich die Anwendung für den Benutzende angenehmer gestalten kann.

### Wie siehst du deine Rolle in der sich ständig verändernden Welt der Technologie?

Die Technologie entwickelt sich in der Tat schnell, und für mich ist es wichtig, dass Frauen an dieser Entwicklung teilhaben. Wir können es uns nicht leisten, diese Tools, die die Welt verändern, zu verpassen. Wir müssen Teil ihrer Entwicklung sein, um sie uns zu eigen zu machen. Kaum sind die KIs da, haben sie schon geschlechtsspezifische Vorurteile, weil sie mit Daten gefüttert werden, die Ungleichheiten noch verstärken: "Müll rein, Müll raus". Ich habe keine genaue Vorstellung davon, wie sich meine Rolle in all dem entwickeln wird, aber ich möchte mich einfach weiter dafür interessieren, und wenn ich andere Frauen dazu motivieren kann, sich dafür zu interessieren, ist das grossartig!

## Tipps und Inspiration :

### Welchen Rat würdest du anderen Frauen geben, die in den Technologiesektor einsteigen wollen?

Macht es! Ihr könnt es schaffen und gehört auf jeden Fall dazu! Es ist kein Risiko, den Sprung zu wagen, selbst wenn ihr euch noch nie für Computer interessiert habt, wenn Videospiele nicht euer Hobby sind, wenn ihr noch nie einen Computer auseinander genommen haben usw. Die Welt der Technik ist riesig, und ihr werdet bestimmt etwas finden, das euer Interesse weckt. Wenn ihr euch besonders für das Programmieren interessiert, steht euch eine Vielzahl von Sprachen und Tools zur Verfügung. Angesichts dieser Fülle ist es normal, dass man sich ein wenig überwältigt fühlt und nicht weiss, wo “frau” anfangen soll. Ich würde euch raten, euch zunächst für eine Programmiersprache zu entscheiden, um herauszufinden, ob das Programmieren wirklich eure Leidenschaft ist.

### Gibt es weibliche Persönlichkeiten in der Technologie, die dich inspirieren oder die dich beeinflusst haben?

Natürlich gibt es die! Die Leute denken, dass IT schon immer eine Männerdomäne war und dass sich Frauen nicht dafür interessieren, aber das stimmt nicht. Tatsächlich ist es ein Bereich, der immer männlicher geworden ist, aber im Grunde war es immer 50/50. Tatsächlich war die erste Person, die ein Programm entwickelte, eine Frau: Ada Lovelace. Immerhin hat sie die While-Schleife erfunden! Die ersten Computer wurden zwar von Männern gebaut, aber es waren Frauen, die die erste Software entwickelten, um sie zu betreiben. Dann ist da noch Hedy Lamarr, eine Schauspielerin, die sich entschloss, den Kriegsanstrengungen zu helfen, indem sie ein Raketenleitsystem erfand, das die Grundlage für die Erfindung von Wifi und GPS bildete. Die Lektüre ihrer Biografie hat mich wirklich inspiriert (und geärgert). Als aktuelleres Beispiel möchte ich Isabelle Collet erwähnen, eine Informatikerin, deren Konferenz über den Einfluss der Geschlechter in der IT ich sehr lehrreich und inspirierend fand. Ansonsten ist die einzige Frau in meinem näheren Umfeld, die ich in meiner Jugend kannte und die in der IT-Branche arbeitet, die Mutter einer Freundin, und dafür habe ich sie immer bewundert. Ich denke, dass mich jetzt alle Frauen, die ich persönlich von nah und fern kenne und die im technischen Bereich tätig sind, inspirieren. Schliesslich bin ich besonders traurig darüber, dass es in Filmen, Serien, Büchern usw. so wenige weibliche Figuren in der Technik gibt. Die ikonischste Figur, die mich inspiriert hat, war Abby aus NCIS.

## Gedanken zu Vielfalt und Integration:

### Warum ist deiner Meinung nach mehr Vielfalt in der Technologie wichtig, insbesondere in Bezug auf das Geschlecht?

Letztes Jahr habe ich in der Zeitung gelesen, dass man zum ersten Mal Auto-Crashtests mit einer weiblichen Puppe durchgeführt hat. Etwa 120 Jahre nach seiner Erfindung dachten wir, es wäre schön zu sehen, ob ein weiblicher Körper bei einem Autounfall anders reagiert als ein männlicher, um zu verstehen, wie man ihn im Falle eines Unfalls besser schützen kann. Die Gesundheits-App von Apple hatte lange Zeit keine Funktion im Zusammenhang mit der Menstruation, obwohl dies ein äusserst wichtiger Faktor für die Gesundheit von Frauen ist. Für mich sind diese Beispiele gute Gründe, warum Vielfalt in den Teams, die diese Tools entwickeln, absolut notwendig ist. Ohne Vielfalt besteht die Gefahr, dass wir Werkzeuge entwickeln, die nicht für alle geeignet sind. Vielfalt ermutigt uns, anders zu denken und kreativer zu sein. Bei WEDO haben wir zum Beispiel das Glück, eine farbenblinde Person im Entwicklungsteam zu haben. Dadurch können wir praktische und integrative Entscheidungen treffen, wenn es um die Auswahl von Farben für die Benutzeroberfläche geht.

![Michèle encourages women to take the plunge into IT](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Michele_DENEW_DE_137de8055a.png)

Anlässlich des Internationalen Frauentags am 8. März möchten wir eine inspirierende Persönlichkeit unseres Unternehmens ins Rampenlicht rücken: die Programmiererin Michèle.

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Frauen in der IT - Gedanken von Michèle Reymond

Feuerwehren und Rettungsdienste haben mit Verwaltungsproblemen zu kämpfen. Die zentralen Herausforderungen: Personalmanagement, Koordinierung von Einsätzen, Datensammlung, Zentralisierung, Verwaltung von Budget und Ressourcen. Auch die ständige Dokumentation für Berichte und staatliche Überprüfungen ist von Bedeutung. All diese organisatorischen Aspekte sind unerlässlich, um die Einsatzbereitschaft, Reaktionsfähigkeit und Sicherheit der Notdienste zu gewährleisten.

## Interview mit Christian Mauley, Hauptmann des Büros der Feuerwehr Neuenburg (Office Pompiers SPS Neuchâtel). Er spricht darüber, wie die WEDO-Plattform ihnen bei der Verwaltung ihrer Aktivitäten hilft.

### Was ist Ihre Aufgabe bei der SPS Neuchâtel?

Ich bin Stellvertreter des Kommandanten der Brandverhütung in der Region Neuenburg Küste und Projektleiter für das SPS-Feuerwehrbüro.

### Können Sie die SPS Neuchâtel Feuerwehr und ihre Aktivitäten in wenigen Worten beschreiben?

Die SPS-Feuerwehr leitet die Brand- und Verteidigungsregion Littoral Neuchâtel. Sie besteht aus 40 Einsatzkräfte der Berufsfeuerwehr und 220 freiwillige Feuerwehrleute. Die Feuerwehrleute sind insgesamt in drei Einsatzbereiche unterteilt: Feuerwehr, Notfall- und Rettungsdienst.

### Was muss bei eurer Organisation über mehrere Standorte beachtet werden?

Die Verteilung auf mehrere Standorte erfordern ein sorgfältiges Management, um einen sicheren und effizienten Betrieb zu gewährleisten. Eines der Hauptprobleme ist die Standardisierung der Abläufe. Da wir drei verschiedene Standorte haben, müssen alle Teams die gleichen Protokolle und Einsatzstandards befolgen. Dies gewährleistet eine optimale Koordination bei Notfalleinsätzen und vermeidet Verwirrung, die durch unterschiedliche Praktiken entstehen können.

Eine wichtige Aufgabe ist es, die verschiedenen Arbeitszeiten der Feuerwehrleute zu koordinieren. Wie z.B. die Fahrrhythmen von Berufsfeuerwehr und Freiwilligen, die in unseren verschiedenen Feuerwachen tätig sind.

Die Berufsfeuerwehr ist immer in Bereitschaft, während die Freiwilligen auch ausserhalb ihrer Dienstzeit verschiedene Verpflichtungen haben. Eine genaue und sorgfältige Planung ist daher erforderlich. Dadurch wird sichergestellt, dass immer die richtige Anzahl Einsatzkräfte zur Verfügung stehen, um auf Notrufe zu reagieren.

Ein transparentes Aufgabenmanagement und eine zentrale Kommunikation sind für eine effektive Koordinierung zwischen den Rettungszentren unerlässlich. Wir setzen WEDO ein, um wichtige Informationen in Echtzeit zu teilen. Gleichzeitig hat jeder Bereich die Möglichkeit, die für sein geografisches Gebiet spezifischen Aufgaben autonom zu erledigen.

Die Informationssicherheit an erster Stelle, insbesondere wenn es darum geht, Dateien zwischen den Standorten zu teilen. Wir müssen sensible Daten und betriebliche Informationen vor unbefugtem Zugriff schützen. Strenge Sicherheitsmassnahmen garantieren die Integrität und Vertraulichkeit unserer Daten. Dies ermöglicht uns Daten sicher zwischen den Standorten zu teilen.

### Welche Tools haben Sie vor WEDO für die Zusammenarbeit und das Verwaltungsmanagement verwendet?

Wir erstellten unsere Protokolle für unsere verschiedenen Sitzungen und Diskussionen in einer Excel-Datei. Wir hatten einen gemeinsamen Outlook-Terminkalender für die Verfügbarkeit der Rettungsteams und tauschten Informationen per E-Mail aus. Die verschiedenen Abläufe der Feuerwehrwache und Teamleitung wurden in zahlreichen Excel-Dateien dokumentiert. Darauf hatten nicht alle zu jeder Zeit Zugriff.

### Was waren die Einschränkungen bei der Verwendung dieser verschiedenen Tools?
Die Informationen waren an vielen Stellen verstreut, was zu viel Redundanz und Verlusten führte. Die verstreute Kommunikation über verschiedene Ebenen der Hierarchie erschwerte die Projektverfolgung und den reibungslosen Ablauf der Arbeiten.

### Wie verwenden Sie WEDO heute?

Wir verwenden WEDO, um alle Berichte für die verschiedenen Sitzungen zwischen den SPS-Büros zu erstellen, wie z.B. Berichte der regionalen Stäbe, Berichte der operativen Stäbe, Sektorberichte und täglicher Interventionsbericht der Sektoren. Nun können wir mit WEDO alle Berichte zentral aufbewahren, so dass die Berechtigten sie jederzeit einsehen können.

Die Mitglieder der Sitzungen können der Traktandenliste auch Traktanden hinzufügen, um sich auf die Diskussion vorzubereiten. Die Plattform half uns, das Projektmanagement zu verbessern und aktuelle Informationen in der Feuerwehr zu verfolgen.

Der kollaborative Aspekt der Plattform erlaubt uns, Routineaufgaben an Benutzer zu vergeben. Wir können in Echtzeit die Aufgaben und Wartungsarbeiten verfolgen, Aufträge verwalten oder Spesenabrechnungen bearbeiten. Auch können wir wiederkehrende Abläufe, wie z. B. die Vorbereitung von Material oder die laufende Ausbildung, mit jederzeit abrufbaren Checklisten dokumentieren.

![Feuerwehr-Software für die administrative Verwaltung von Einsatzkräften](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley_2_DE_7da970514d.png)

### Wie haben die Teammitglieder auf die Einführung einer Feuerwehr Software reagiert?

Die Konsolidierung verschiedener Aufgaben und Informationen in einem einzigen Programm erleichterte die Integration des Tools. Das Teilen von Themen über alle Ebenen und Verwaltungsorgane hinweg ermöglicht die Überwachung und einfache Weitergabe von Informationen.

Darüber hinaus haben wir eine kleine interne Zeitschrift auf WEDO erstellt, um die Akzeptanz der Plattform zu erhöhen. In dieser Zeitschrift können alle Mitarbeiter Themen zu aktuellen Projekten und vergangenen Einsätzen hinzufügen. Sie können auch Informationen in verschiedenen Formaten hinzufügen, wie z. B. Fotos oder regionale Artikel.

### Wie trägt WEDO zum Digitalisierungsprozess des Büros der SPS Neuchâtel bei?

WEDO trägt zur Digitalisierung bei, indem es die Papierausdrucke erheblich reduziert und die Projektdokumente zentralisiert. Die Hauptvorteile sind für uns:

- die Zentralisierung von Informationen
- die verstärkte Zusammenarbeit
- und die Verbesserung der Kompetenzen der Mitarbeiter auf allen Ebenen.
- der partizipative und kollaborative Aspekt der Plattform reduziert die Anzahl der ausgetauschten E-Mails erheblich.

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![Software für Feuerwehrprozesse und die automatische Verteilung von Aufgaben bei Einsätzen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Temoignage_Christian_Mauley1_DE_87f0bd6eb6.png)

Feuerwehren und Rettungsdienste haben mit Verwaltungsproblemen zu kämpfen. Interview mit Christian Mauley, Hauptmann des Büros der Feuerwehr Neuenburg. Er spricht darüber, wie die WEDO-Plattform ihnen bei der Verwaltung ihrer Aktivitäten hilft.


Software für die Verwaltung von Notdiensten und Feuerwehren

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Software für Feuerwehr, Notfall- und Rettungsdienste

Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

In diesem Artikel gehen wir auf die Herausforderungen der kommunalen Digitalisierung ein. Wir nutzen die Erfahrungen von Loïc Blardone, Sekretär der Gemeinde Saxon (VS), als Projektleiter und Benutzer von WEDO. Diese Erfahrung zeigt die Bedeutung der Technologie für die Modernisierung der lokalen Verwaltung. Es werden Themen wie sichere Cloud-Software und digitale Herausforderungen behandelt.

## Was waren die grössten Herausforderungen für die Verwaltung der Gemeinde vor der Einführung von WEDO?

Vor WEDO hatten wir Probleme mit der Nachverfolgung von Aufgaben und Anfragen. Wir hatten viele Herausforderungen zu bewältigen, die von der Erinnerung der Mitarbeiter abhingen und dokumentiert werden mussten.

Darüber hinaus wurde es immer schwieriger, grosse Mengen an Dokumenten, Informationen und Anfragen aus verschiedenen Quellen (Post, E-Mails, Bürgeranfragen und behördenübergreifende Anfragen) zu verarbeiten und zu katalogisieren.

Wir brauchten eine Software, um Anfragen der öffentlichen Hand zu verfolgen. Besonders für die Gebäudeabteilung, die wichtige Angelegenheiten verwaltet.

## Was waren die grössten Herausforderungen bei der Implementierung der Verwaltungssoftware?

Zunächst einmal war es wichtig zu bestimmen, wer die Plattform nutzen würde. Wir haben uns gefragt, ob es besser ist, nur die Verwaltung oder auch externe Dienste einzubeziehen. Es war wichtig, den Nutzen der Plattform für jede Funktion zu bestimmen. Dadurch konnte das Interesse der Mitarbeitenden und ihre Akzeptanz des Projekts erfasst werden.

Um sicherzustellen, dass alle beteiligten Mitarbeiter einbezogen sind, haben wir alle administrativen Mitarbeiter, 35, miteinbezogen. Dazu gehören:

- die Verwaltung (Einwohneramt, Finanzabteilung, technische und bauliche Dienste)
- der Direktor und der stellvertretende Direktor
- der Bibliothekar und die Mitarbeiter der Schul- und Hortdienste
- der Leiter der öffentlichen Arbeiten
- der Beauftragte für das Kulturerbe
- die soziokulturellen oder Integrationskoordinatoren
- die Leiter der Gebäudedienste
- das technische Personal
- die Mitglieder des Gemeinderats.

Einige hatten Angst vor einer Beeinträchtigung der persönlichen Kommunikation im Büro durch die Einführung eines neuen digitalen Tools. Sie befürchteten, dass es zu einer reinen Benachrichtigungskommunikation führen würde.

Die Funktion "E-Mail als Aufgabe" bietet jedoch eine Lösung, die es ermöglicht, Aufgaben zuzuweisen und gleichzeitig den menschlichen Aspekt der Kommunikation zu erhalten. Sie können eine E-Mail im üblichen Format senden. Gleichzeitig können Sie eine Aufgabe für eine Person oder Abteilung erstellen.

Diese Option ist auch praktisch, um langwierige Abläufe zu vermeiden. Wenn eine E-Mail bestätigt und an eine Abteilung weitergeleitet werden muss, kann man gleichzeitig eine Aufgabe erstellen.

Die grösste Herausforderung war, die Benutzer einzubeziehen, vor allem diejenigen, die weniger technikaffin sind. Der Schlüssel zum Erfolg lag in der Vermittlung des Nutzens der Plattform und ihrer Verwaltungsmodule für jeden Tätigkeitsbereich.

## Wie sind Sie bei der Implementierung der WEDO-Plattform vorgegangen?


Es gab mehrere Schlüsselphasen, um WEDO zum Laufen zu bringen:

**Demonstration der Plattform:**
Das Projekt begann mit einer Produktpräsentation durch das WEDO-Team direkt in unseren Räumlichkeiten.

**Gespräche mit einer Gemeindeverwaltung, die die WEDO-Plattform nutzt:**
Wir sprachen mit Mitarbeitenden einer Gemeinde, welche die WEDO-Plattform bereits nutzte, um ihre Meinungen und Erfahrungen zu erfahren.

**Projektabnahme:**
Das Projekt wurde offiziell angenommen. Mit Hilfe des WEDO-Teams haben wir Projektleiter ernannt und die zukünftigen Benutzer ausgewählt.

**Vorbereitung und Schulung:**
Wir haben im Vorfeld Checklisten unserer verschiedenen Abläufe im Excel-Format erstellt, um sie in WEDO zu integrieren und zu automatisieren. Die Netzwerkkonfiguration (Aufgaben, Checkliste und Sitzungsmodule) wurde in Anwesenheit unseres Beraters durchgeführt, um eine passende Umgebung für uns zu schaffen.

**Kommunikation mit den Mitarbeitenden:**
Die künftigen Benutzer wurden per E-Mail über die bevorstehende Einführung der WEDO-Plattform informiert. Wir informierten sie über den Nutzen der Plattform für den täglichen Betrieb und den Integrationsprozess. Wir wiesen sie an, anhand einer Vorlage Checklisten für ihre Projekte zu erstellen. Dies würde ihnen helfen, sich auf die Einrichtung ihrer eigenen Arbeitsbereiche vorzubereiten.

**Mitarbeiterschulung:**
Unser WEDO-Berater organisierte obligatorische Schulungen, die online in Gruppen oder persönlich vor Ort durchgeführt wurden. Die Schulung dauerte 1 h 30 und umfasste Aufgabenmanagement, Arbeitsbereiche, Checklistenvorlagen und Sitzungen.

**Inbetriebnahme:**
Das Tool ging in Inbetriebnahme, und WEDO wurde zum täglichen Werkzeug für das Aufgabenmanagement.

**Laufende Überwachung und Optimierung:**
Wir hielten die Kommunikation mit den Benutzern aufrecht, um sie zu ermutigen, WEDO weiter zu erkunden und eine Entdeckungsrate von 100 % zu erreichen. Das Tool bietet eine unterhaltsame Möglichkeit, die Erkundung der Plattform zu bewerten. Darüber hinaus haben die Mitarbeitenden Zugang zu einem Support-Service, der alle Fragen beantwortet.

![Implementierungsprozess für Verwaltungssoftware](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Loic_Blardone_DE_1_1b4debea3d.png)

>Das Feedback unserer Mitarbeiter war von Anfang an sehr positiv. Sie lernten den Umgang mit dem Tool und konnten dessen Funktionen nach den Schulungen individuell ausprobieren.

## Welche Auswirkungen hat WEDO nach kurzer Nutzung auf die Teamproduktivität und das Gemeindemanagement?

Die Einführung von WEDO hat die Art und Weise, wie wir unser Tagesgeschäft abwickeln, revolutioniert:

- Die Plattform ermöglicht uns **einen schnellen Zugriff auf den Status der aktuellen Anfragen**. 
- Sie hat die Zeit für **die Suche nach Informationen erheblich verkürzt**.
- Sie ermöglicht eine **effiziente Kommunikation zwischen den Beteiligten und Bereichen**, so dass öffentliche Bauprojekte und Anträge schneller bearbeitet werden können.
- Die Übertragung von **Aufgaben und wiederkehrenden Prozessen wird erleichtert**, wie z.B. die Delegation von Aufgaben vom Gemeinderat an Abteilungen, die Verwaltung des Posteingangs, Anfragen an technische Dienste oder die Einreichung von Anforderungen von Benutzern kommunaler Gebäude.
- Wir konnten uns in eine **pragmatischere Vision** des Projektmanagements hineinversetzen.
- Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können kommunale Ausschüsse nun problemlos **Protokolle und den Fortschritt der Pendenzen aus Sitzungen verfolgen**. Ausserdem konnten sie die Protokolle standardisieren und deren Teilen erleichtern.
- Die Gemeinde kann nun ihre **zahlreichen Abläufe und Checklisten dokumentieren** und automatisieren.
- Das Tool war **schnell und einfach zu implementieren.**


>Die Idee, ein Tool wie WEDO zu implementieren, hat mich schnell überzeugt. Unsere Verwaltung musste sich in Richtung einer zentralisierten digitalen Verwaltung entwickeln, die eine rasche Weiterverfolgung und eine einfache Nutzung ermöglicht. Heute bin ich von unserer neuen Arbeitsweise überzeugt und würde nie wieder zurückgehen.


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Produktivität und Digitalisierung sind zwei wichtige Themen in der Gemeindeverwaltung. Effizientes Aufgabenmanagement, schlanke Prozesse und praktisches Informationsmanagement sind angesichts dessen eine grosse Herausforderung.

digitale Revolution in der Gemeindeverwaltung

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Gemeinde Saxon: eine digitale Revolution der Verwaltung

Der Verband Schweizerischer Berufsfotografen und Filmgestalter (SBF) ist das Herzstück der visuellen Welt der Schweiz und zeichnet sich insbesondere durch sein Engagement für die Qualität seiner Bilder aus. Durch eine Kombination aus Professionalität, Innovation und künstlerischer Kompetenz vertritt der SBF die Interessen seiner Mitglieder (ca. 700 in der Schweiz) und fördert gleichzeitig ein hervorragendes Niveau.

André Oldani, Mitglied des nationalen Vorstands und Finanzverantwortlicher des Verbands, erklärt uns, wie WEDO als Katalysator für die digitale Transformation von SBF gewirkt hat.

## Welche Tools haben Sie vor der Integration von WEDO verwendet, um die Zusammenarbeit in Ihrem Verband zu ermöglichen ?

Es wurden verschiedene Tools verwendet. Tatsächlich organisierten sich die verschiedenen regionalen Sektionen selbst und je nach Vorsitz oder Abteilung wurden unterschiedliche Tools verwendet. Seit 2020/2021 habe ich eine Initiative zur Digitalisierung und Harmonisierung der verschiedenen regionalen Strukturen gestartet.

## Welche Grenzen gab es bei der Verwendung dieser verschiedenen Tools?

Es gab keine Synchronisation zwischen den verschiedenen Softwareprogrammen und unserer Arbeit fehlte es an Struktur.

## Wie nutzen Sie heutzutage das WEDO-Tool?

Auf nationaler Ebene verwenden wir WEDO für die Sitzungen des Leitungsorgans und der Delegiertenversammlung. Mit WEDO können wir die Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen und so sicherstellen, dass wir nichts vergessen. Wir nutzen den Speicherplatz von WEDO auch, um unsere Dateien zentral und sicher zu speichern.

Auf Sektionsebene, d. h. auf regionaler Ebene, ist WEDO noch nicht überall integriert, aber das Ziel ist, dass jede Sektion oder Abteilung in Zukunft ausschliesslich mit WEDO arbeitet. So wird auch die Zusammenarbeit mit dem Vorstand einfacher, da alles an einem Ort zentralisiert wird.

## Wie wurde die Integration des Tools von Ihren Mitgliedern aufgenommen?

Im Allgemeinen sehr positiv. Da es sich um eine neue Software handelt, muss man natürlich lernen, sie zu benutzen, aber sie ist sehr "userfriendly".

## Wie hilft WEDO Ihrem Unternehmen bei der Digitalisierung?

WEDO hat uns dabei geholfen, uns hauptsächlich auf der Ebene von Sitzungen und Aufgaben zu digitalisieren. Die Tatsache, dass alles zentralisiert ist, ermöglicht uns eine effizientere Datenverwaltung. Um ehrlich zu sein, ist WEDO ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierungsstrategie des Verbands.

## Welche Funktionalitäten von WEDO werden am häufigsten verwendet und warum?

Wir nutzen das Sitzungstool sehr häufig, da wir unsere Besprechungen abstimmen und dokumentieren können und auch aus Gründen der Verfolgbarkeit. Wir nutzen auch Aufgaben, um unsere Arbeitsweise zu vereinheitlichen und alles an einem Ort zu haben. Auch die Dateispeicherung wird aus denselben Gründen wie die Aufgaben genutzt.

## Welche Vorteile hat Ihre Verein durch die Nutzung von WEDO?

Dank WEDO sparen wir viel Zeit. Die Verfolgung von Aufgaben, Entscheidungen und Sitzungen wird erheblich vereinfacht. Da alles auf einer einzigen Plattform zusammengefasst ist, haben wir einen klaren Überblick über die Aufgaben des Verbands.

André Oldani, Mitglied des nationalen Vorstands und Finanzverantwortlicher des Verbands, erklärt uns, wie WEDO als Katalysator für die digitale Transformation von SBF gewirkt hat.

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Interview mit André Oldani über die Digitalisierung von SBF

“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 🚀

Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn, die uns erklärt, wie die Bank WEDO einsetzt.🎬

Vielen Dank an das ganze Team der Erlebnisbank - Raiffeisen Mischabel-Matterhorn für die freundliche Aufnahme und die Zeit, die sie sich für die Erstellung dieses Videos genommen haben!

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“Mit WEDO werden sämtliche Sitzungen von unserer Bank und unserem Verwaltungsrat effizient und einfach verwaltet.” 

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Entdecken Sie den Erfahrungsbericht von Antonella Andenmatten, Teamleiterin z'mari bei der Raiffeisenbank Mischabel-Matterhorn

“Mit WEDO optimieren wir unsere Zeit und steigern unsere Produktivität und verringern gleichzeitig die Arbeitsbelastung unserer Teams.”🚀

Schauen Sie sich den Erfahrungsbericht von Laurent Murith, Leiter der Filiale Bulle bei ETF, an, der uns von seinen Erfahrungen mit WEDO berichtet.🎬

Vielen Dank an das tolle Team von ETF für die Zeit, die sie sich für dieses Video genommen haben!

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“Mit WEDO optimieren wir unsere Zeit und steigern unsere Produktivität und verringern gleichzeitig die Arbeitsbelastung unserer Teams.”

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Schauen Sie sich den Erfahrungsbericht von Laurent Murith, Leiter der Filiale Bulle bei ETF

Die Humilimont Pflegeheim liegt in einem wunderschönen Umfeld, umgeben von Grün und Wald mit herrlicher Aussicht auf die Freiburger Voralpen. Wir beherbergen 33 Bewohner zur Langzeitpflege. Rund 50 Mitarbeitende begleiten die Bewohner.

## Warum haben Sie sich für Wedo entschieden?

Wir suchten nach einem Tool, um die Aufgaben zu delegieren und zu verfolgen. Outlook hat uns nicht die gewünschte Rückverfolgbarkeit ermöglicht. Wedo bietet uns eine Gesamtsicht der offenen Aufgaben.

## Wie nutzen Sie Wedo, um Ihre Arbeit zu organisieren? Können Sie uns ein konkretes Beispiel geben?

Wir haben mehrere Checklisten erstellt, mit denen wir unsere internen Prozesse problemlos verfolgen können: Aufnahme von Bewohnern, Aufnahme von Mitarbeitern, Planung der RAI-Bewertungen, Aktualisierung von Dokumenten, Jahresfeier usw.

Zum anderen nutzen wir Wedo, um die Reparaturgutscheine für die Instandhaltung des Gebäudes zu zentralisieren. Die Transportplanung, der Einkauf und die Fahrzeugbuchungen erfolgen ebenfalls auf der Plattform.

## Wie haben Ihre Mitarbeiter reagiert, als Sie Wedo in Ihr Unternehmen aufgenommen haben?

Ein organisatorischer Wandel führt unweigerlich zu Widerständen. Deshalb haben wir die einzelnen Mitarbeitenden geschult, um sie beim Verständnis dieses neuen Tools zu begleiten.

Das Zögern der Führungskräfte beim Erwerb eines neuen Werkzeugs ist nach und nach verschwunden. Heute könnten wir nicht mehr ohne Wedo auskommen.

## Wie hat das kollaborative Tool Ihre Art der Kommunikation verändert?

Für die Kommunikation ist das großartig! Dank Wedo vergessen wir weniger. Mit dem Kollaborationstool können die im Betrieb zirkulierenden Informationen zentralisiert werden, um den Zugriff auf die einzelnen Mitarbeitenden zu erleichtern.

Wir haben die mündliche Kommunikation beibehalten, aber dank der schnellen Eingabe hinterlegen wir systematisch ein schriftliches Protokoll unserer Diskussionen.

## Welche Funktionalität bevorzugen Sie in der App?

Für einige ist das Aufgabenmanagement, das es ermöglicht, nichts zu vergessen und sich mit einer globalen Vision zu organisieren. Für andere die Checklisten, die eine Prozesskontrolle ermöglichen und eine lückenlose Rückverfolgbarkeit garantieren.

## Wie hat Wedo Ihre Teamarbeit verändert?

 Das den einzelnen Mitarbeitenden eingeräumte Vertrauen schließt nicht aus, dass eine Überprüfung des Fortschritts der offenen Aufgaben notwendig ist. Mit WEDO können wir unsere Teamwork-Methoden verfeinern. Wir sind bei der Überwachung der Aktionen anspruchsvoller geworden, und das ohne zusätzliche Anstrengungen dank WEDO. Wir nehmen die Aufgaben zur Kenntnis und nehmen uns die Zeit, sie zu organisieren, wenn wir Zeit haben.

## Wem würden Sie unsere App empfehlen?

Wir empfehlen Wedo allen Unternehmen, die ihre Kommunikation verbessern möchten. Um ehrlich zu sein, wann immer wir die Gelegenheit haben, empfehlen wir WEDO für Personen, die möglicherweise daran interessiert sind.

Myriam Fragnière Dufour, Direktorin des Pflegenheim in Humilimont: "Wedo erlaubt uns, die im Unternehmen zirkulierenden Informationen zu zentralisieren, um den Zugang der verschiedenen Mitarbeiter zu erleichtern."

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Das Humilimont Pflegeheim arbeitet mit WEDO

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

![This image shows 3 employees planning their tasks to meet deadlines](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Tasks_Deadline_05b8ea2e06.png)

Seien wir ehrlich: Jeder von uns war schon einmal in der Situation, in der das Einhalten mehrerer Fristen schwieriger war als gedacht. Ein einziger verpasster Fälligkeitstermin kann schnell alles durcheinanderbringen und dazu führen, dass Sie mühsam versuchen, wieder aufzuholen.

Doch was wäre, wenn Fristen gar nicht so stressig sein müssten? Mit der richtigen Herangehensweise an [die Aufgabenplanung](https://wedo.com/de/features/tasks) können sie Ihnen sogar helfen, konzentriert zu bleiben, den Überblick zu behalten und Ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Egal, ob Sie als Projektmanager mehrere Projekte koordinieren oder als Teammitglied tägliche Aufgaben bewältigen – ein klar strukturiertes System zur Priorisierung und Organisation Ihrer Aufgaben kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen einfache und praxisnahe Strategien, mit denen Sie Ihre Arbeitslast optimal bewältigen. Von der Priorisierung wichtiger Aufgaben über die richtige Zeitplanung bis hin zu bewährten Methoden, mit denen Sie jede Frist einhalten können – so bleiben Sie produktiv und behalten die Kontrolle.

Sind Sie bereit, Ihre Fälligkeitstermine und Aufgaben besser zu managen? Dann lassen Sie uns direkt loslegen!

## Warum Fälligkeitstermine in der Aufgabenplanung entscheidend sind
Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, warum [Fälligkeitstermine](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-are-deadlines-important) so wichtig sind. Sie sind nicht einfach nur Daten, die man im Kalender markiert – sie sind vielmehr Werkzeuge, mit denen sich grosse Ziele in überschaubare Schritte unterteilen lassen.

Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, das keine feste Frist hatte? Eine dieser „Machen Sie es, wenn Sie Zeit finden“-Aufgaben? Wie lange hat es tatsächlich gedauert, bis Sie es abgeschlossen haben? Wahrscheinlich zog es sich über Wochen hin oder wurde so weit nach hinten geschoben, dass es schliesslich ganz in Vergessenheit geriet.

Genau deshalb sind Fristen essenziell. Ein klar definierter Fälligkeitstermin verwandelt ein vages „Irgendwann“ in ein konkretes Ziel. Er gibt Ihnen einen Grund, Prioritäten zu setzen, sich zu fokussieren und aktiv zu werden. Ohne klare Fristen können selbst wichtige Aufgaben als optional erscheinen – und Projekte verlieren schnell an Dynamik.

Für Teams fungieren Fälligkeitstermine zudem als Orientierungshilfe. Sie ermöglichen es Projektmanagern, alle Beteiligten auf eine gemeinsame Zeitlinie auszurichten, sodass niemand im Unklaren darüber bleibt, was bis wann erledigt werden muss. Egal, ob Sie an einer Marketingkampagne arbeiten oder einen Bericht fertigstellen – eine klare Frist sorgt für Verbindlichkeit und hält den Fortschritt aufrecht.

Der Schlüssel liegt darin, Fristen zu Ihrem Vorteil zu nutzen, anstatt sich von ihnen unter Druck setzen zu lassen. Effektiv eingesetzt helfen sie Ihnen, Ihre Aufgabenplanung zu optimieren, Ihre Arbeitslast zu steuern und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Wichtig ist dabei, dass Sie realistische und umsetzbare Zeitrahmen festlegen und grössere Projekte in kleinere, greifbare Aufgaben unterteilen. So arbeiten Sie nicht nur auf eine Frist hin – Sie entwickeln einen strukturierten Plan, um sie erfolgreich einzuhalten.

![Gantt-Diagramm mit den Phasen der Aufgabenplanung und -ausführung für ein Projekt. Das Diagramm enthält Meilensteine, Aufgabendauern in Tagen und Abhängigkeiten, die als horizontale Balken und Pfeile angezeigt werden.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_why_do_deadlines_matter_de_188586525a.png)

## Wichtige Aufgaben priorisieren, um Fristen einzuhalten
Haben Sie schon einmal Ihren Tag mit einer langen Aufgabenliste begonnen, nur um dann zuerst die einfachsten Aufgaben abzuarbeiten? Es fühlt sich zwar gut an, schnell Dinge abzuhaken, aber am Ende des Tages bleiben die wirklich wichtigen Aufgaben oft unangetastet liegen. Genau hier kommt die Priorisierung ins Spiel.

Viele Menschen denken, dass Aufgabenpriorisierung bedeutet, einfach nur zu entscheiden, womit man anfängt. In Wirklichkeit geht es aber darum, ein System zu schaffen, das sicherstellt, dass Sie sich zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren. Ohne klare Prioritäten können selbst die besten Pläne scheitern.

Wie können Sie also effektiv priorisieren, um jede Frist einzuhalten?

### 1. Wichtige Aufgaben mit grosser Wirkung identifizieren
Nicht alle Aufgaben tragen im gleichen Mass zum Erfolg eines Projekts bei. Fragen Sie sich: „Welche Aufgabe hat den grössten Einfluss auf das Gesamtergebnis?“ Diese Aufgaben sollten Vorrang vor weniger wichtigen Tätigkeiten haben. Bei einer Produkteinführung ist beispielsweise das Verfassen der Ankündigungs-E-Mail entscheidender als das letzte Feintuning am Bannerdesign.

### 2. Grosse Aufgaben in konkrete Schritte aufteilen
Grosse Aufgaben können überwältigend wirken und zu Aufschieberitis führen. Zerlegen Sie sie in kleinere, spezifische Schritte, die leichter zu bewältigen sind. Anstatt „Quartalsbericht erstellen“ auf Ihre Liste zu setzen, könnten Sie es in „Daten sammeln“, „Trends analysieren“ und „Visualisierungen erstellen“ unterteilen. Dadurch sehen Sie Fortschritte schneller und bleiben motiviert.

### 3. Eine Methode zur Aufgabenbewertung nutzen
Frameworks wie die [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) helfen dabei, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren:

**- Dringend und wichtig:** Aufgaben mit unmittelbaren Fristen oder grossen Konsequenzen bei Verzögerung.
**- Wichtig, aber nicht dringend:** Langfristige Ziele, die kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordern, aber keine sofortige Aktion verlangen.
**- Dringend, aber nicht wichtig:** Aufgaben, die zwar dringend erscheinen, aber delegiert oder verschoben werden können.
**- Weder dringend noch wichtig:** Aufgaben, die ablenken und eliminiert werden sollten.

Mit dieser Einteilung wissen Sie genau, worauf Sie Ihre Zeit und Energie zuerst richten sollten.

### 4. Fristen und Abhängigkeiten berücksichtigen
Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung immer die Fälligkeitstermine und wie Aufgaben voneinander abhängen. Blockiert eine Aufgabe den Fortschritt anderer Tätigkeiten, muss sie zuerst erledigt werden. Ebenso sollten Aufgaben mit engen Fristen Vorrang vor flexibleren Tätigkeiten haben.

### 5. Tools für die Aufgabenplanung nutzen
Ein gutes [Tool zur Aufgabenplanung](https://wedo.com/de/blog/aufgabenverwaltung-der-grosse-fruhlingsputz) kann die Priorisierung erheblich erleichtern. Funktionen wie Drag-and-Drop-Organisation, Erinnerungen und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und Prioritäten bei Bedarf anzupassen.

### 6. Prioritäten im Team klar kommunizieren
In Teams ist Priorisierung eine gemeinschaftliche Aufgabe. Projektmanager sollten klar vermitteln, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und warum. Fördern Sie eine offene Kommunikation, sodass Teammitglieder Fragen stellen können, wenn Prioritäten unklar oder widersprüchlich erscheinen.

Indem Sie Prioritäten strategisch setzen und ein effektives System für Ihre Aufgabenplanung etablieren, stellen Sie sicher, dass Sie jede Frist einhalten und produktiv bleiben.

## Aufgaben effizient planen, um den Überblick zu behalten
Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, sie so einzuplanen, dass Sie Ihre [Fristen einhalten](https://www.forbes.com/councils/forbescommunicationscouncil/2019/04/01/three-simple-rules-for-managing-deadlines/), ohne sich überfordert zu fühlen. Eine durchdachte Aufgabenplanung hilft Ihnen, produktiv zu bleiben und unnötigen Stress zu vermeiden.

### 1. Realistische Zeitfenster für jede Aufgabe festlegen
Eine der effektivsten Methoden zur Tagesplanung ist es, für jede Aufgabe eine realistische Zeitvorgabe zu definieren. Anstatt vage Pläne wie „Am Quartalsbericht arbeiten“ zu machen, planen Sie konkrete Schritte ein: „Verkaufsdaten analysieren (2 Stunden)“ oder „Berichtsgliederung erstellen (1 Stunde)“. So können Sie klar erkennen, was an einem Tag machbar ist, und vermeiden, den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben zu unterschätzen.

### 2. Aufgaben nach Ihren produktivsten Stunden einplanen
Jeder Mensch hat bestimmte Tageszeiten, in denen er besonders konzentriert und effizient arbeitet. Nutzen Sie diese Hochphasen für anspruchsvolle oder priorisierte Aufgaben, die volle Aufmerksamkeit erfordern. Kleinere Tätigkeiten wie das Sortieren Ihrer Aufgabenliste oder das Beantworten von E-Mails können Sie für Zeiten mit weniger Energie reservieren.

### 3. Tools nutzen, um den Überblick zu behalten
Wie bereits erwähnt, kann eine gute Aufgabenmanagement-App die Aufgabenplanung erheblich erleichtern. Funktionen wie Abhängigkeitsverwaltung und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung helfen Ihnen, Ihre Planung bei Bedarf anzupassen. Diese Tools ermöglichen es auch, sich mit Ihrem Team abzustimmen und sicherzustellen, dass alle über ihre Aufgaben und Prioritäten im Bilde sind.

### 4. Den Tagesplan nicht überladen
Mehr Aufgaben einzuplanen bedeutet nicht automatisch, produktiver zu sein – oft führt es nur dazu, dass Sie hinterherhinken. Seien Sie realistisch, was Sie an einem Tag bewältigen können, und lassen Sie Puffer für unerwartete Verzögerungen. Ein gewisser Spielraum kann den Unterschied ausmachen, ob Sie im Zeitplan bleiben oder in Hektik geraten.

### 5. Regelmässige Überprüfung und Anpassung der Planung
Pläne sind nicht statisch. Gewöhnen Sie sich an, Ihren Zeitplan täglich oder wöchentlich zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. Diese Flexibilität hilft Ihnen, kontinuierlich Fortschritte zu machen und auf Veränderungen schnell zu reagieren.

Mit einer klaren Aufgabenplanung behalten Sie den Überblick, bleiben produktiv und können jede Frist einhalten, ohne sich unter Druck zu setzen.

## Aufgabenerledigung verbessern, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Wenn Sie immer wieder Schwierigkeiten haben, Aufgaben abzuschliessen, liegt das Problem oft nicht an der Aufgabe selbst, sondern an der Art und Weise, wie Sie sie angehen. Eine höhere Aufgabenerledigungsrate erfordert eine bewusste Strategie mit klaren Erwartungen, anhaltendem Fokus und einem System, das kontinuierlichen Fortschritt unterstützt.

![Grafik mit dem Titel „5 Strategien zur Verbesserung der Aufgabenerledigungsquote“, die fünf Schritte enthält: 1. Klären Sie, was zu tun ist und was das gewünschte Ergebnis ist, 2. legen Sie realistische Zeitpläne fest, die mit Ihrem Arbeitspensum übereinstimmen, 3. konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit, um Ablenkungen zu minimieren, 4. teilen Sie Ihre Ziele mit, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, 5. überprüfen und verfeinern Sie Ihren Prozess regelmäßig.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_5_strategies_to_improve_task_completion_rates_de_d3a190a833.svg)

Klarheit ist der erste Schritt. Bevor Sie beginnen, sollten Sie die Aufgabe genau verstehen: Was muss erledigt werden? Welches Ergebnis wird erwartet? Ohne eine klare Vorstellung kann es passieren, dass Sie Zeit mit unnötigen Schritten verschwenden oder sich im Detail verlieren. Falls Unklarheiten bestehen, stellen Sie Fragen, sammeln Sie die notwendigen Informationen oder zerlegen Sie die Aufgabe in kleinere, konkrete Handlungsschritte.

Ein realistischer Zeitplan ist ebenso entscheidend. Berücksichtigen Sie nicht nur den Fälligkeitstermin, sondern auch den tatsächlichen Zeitaufwand für die Aufgabe – unter Einbeziehung Ihrer anderen Verpflichtungen. Ein häufiger Fehler ist es, sich zu viel für einen Tag vorzunehmen. Es ist oft effektiver, weniger Aufgaben einzuplanen, diese aber konsequent zu erledigen. Qualität vor Quantität sorgt für langfristige Fortschritte.

Verantwortlichkeit kann ebenfalls eine grosse Rolle spielen. Teilen Sie Ihre Ziele mit einem Kollegen, Vorgesetzten oder einer Vertrauensperson. Wenn jemand anderes weiss, woran Sie arbeiten, steigt die Motivation, die Aufgabe auch wirklich abzuschliessen. Aufgabenmanagement-Tools helfen zusätzlich dabei, Fortschritte sichtbar zu machen und offene Punkte nicht aus dem Blick zu verlieren.

Ablenkungen zu eliminieren, klingt einfach, ist aber oft die grösste Herausforderung. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus, reservieren Sie ungestörte Arbeitszeiten und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe. Selbst eine fokussierte 30-Minuten-Session kann einen grossen Unterschied machen.

Zum Schluss lohnt es sich, den Fortschritt regelmässig zu überprüfen und die eigene Arbeitsweise anzupassen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages oder der Woche Zeit, um zu analysieren: Habe ich meine Ziele erreicht? Falls nicht, warum? Indem Sie erkennen, was Sie verlangsamt hat, können Sie Ihre Aufgabenplanung kontinuierlich verbessern. Oft liegt die Lösung nicht darin, was Sie tun, sondern wie Sie Ihre Arbeit strukturieren.

Mit diesen Strategien verbessern Sie Ihre Aufgabenerledigung, halten jede Frist ein und arbeiten effizienter – ohne unnötigen Stress.

## Zeitmanagement-Techniken, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Konzentriert zu bleiben klingt einfacher, als es ist – besonders, wenn Ablenkungen überall lauern. Doch mit den richtigen Strategien lässt sich der Fokus aktiv verbessern, sodass Sie Ihre Aufgaben termingerecht erledigen können.

Beginnen Sie damit, offensichtliche Ablenkungen zu eliminieren. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus, informieren Sie Ihr Team, wenn Sie ungestörte Arbeitszeit benötigen, und schliessen Sie alle Tabs oder Apps, die nicht direkt mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben. Auch ein aufgeräumter Arbeitsplatz kann helfen – je weniger visuelle Reize, desto einfacher fällt es, sich zu konzentrieren.

Wenn Ihre Gedanken abschweifen, kann die Pomodoro-Technik helfen. Dabei arbeiten Sie in konzentrierten Intervallen, beispielsweise 25 Minuten fokussiert, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Diese Methode hilft, engagiert zu bleiben, ohne sich zu überlasten. Falls 25 Minuten zu kurz oder zu lang erscheinen, können Sie die Intervalle an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen – wichtig ist, einen Rhythmus zu finden, der für Sie funktioniert.

Eine weitere effektive Strategie ist es, den Tag in Mikro-Deadlines zu unterteilen. Anstatt sich vorzunehmen, „den Bericht heute fertigzustellen“, setzen Sie sich kleinere, zeitgebundene Etappenziele wie „Einleitung bis 10 Uhr abschliessen“ oder „Datenanalyse bis 13 Uhr überprüfen“. Diese kleinen Erfolge halten die Motivation hoch und sorgen für stetigen Fortschritt.

Multitasking wirkt oft produktiv, ist aber tatsächlich kontraproduktiv. Wer zwischen Aufgaben hin und her wechselt, braucht mehr Zeit und macht häufiger Fehler. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine Aufgabe, erledigen Sie diese vollständig und gehen Sie erst dann zur nächsten über.

Auch Ihre physische Umgebung beeinflusst Ihre Produktivität. Natürliches Licht, ein ergonomischer Stuhl oder geräuschunterdrückende Kopfhörer können Ihre Konzentration erheblich verbessern. Falls Ihr Arbeitsplatz ermüdend wirkt, können schon kleine Anpassungen eine grosse Wirkung haben.

Vergessen Sie nicht, dass Pausen essenziell sind, um konzentriert zu bleiben. Ein kurzer Spaziergang, Dehnübungen oder ein paar Minuten abseits des Bildschirms helfen, den Kopf freizubekommen und neue Energie zu tanken. Sehen Sie Pausen als strategisches Werkzeug, um Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

Mit diesen Zeitmanagement-Techniken steigern Sie Ihre Effizienz, bleiben fokussiert und können jede Frist einhalten, ohne sich gestresst zu fühlen.

## Mit WEDO immer einen Schritt voraus bleiben
Wie Sie sehen, muss das Einhalten von Fälligkeitsterminen und das Verwalten von Aufgaben keine ständige Herausforderung sein. Mit etwas Umstrukturierung und Planung können Sie herausfinden, welche Methoden für Sie am besten funktionieren, um konzentriert und organisiert zu bleiben. Sobald Sie die richtige Strategie für sich gefunden haben, behalten Sie die Kontrolle über Ihre Aufgabenplanung und vermeiden unnötigen Stress.

Die richtigen Tools können diesen Prozess erheblich erleichtern – genau hier kommt WEDO ins Spiel.

WEDO ist eine kollaborative Plattform, die das Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht. Sie ermöglicht es Ihnen, gemeinsame Traktandenlisten zu erstellen, sodass alle optimal vorbereitet sind. Während einer Sitzung können Sie in Echtzeit Protokolle führen und Aufgaben direkt an Teammitglieder zuweisen.

Nach der Sitzung sorgt WEDO dafür, dass alle Aufgaben klar definiert bleiben, indem Fortschritte verfolgt und alle relevanten Informationen sofort zugänglich gemacht werden. Mit Funktionen wie integriertem Aufgaben-Tracking, [Checklisten](https://wedo.com/de/features/checklists) und kollaborativen Arbeitsbereichen stellt WEDO sicher, dass nichts übersehen wird. So bleiben Sie organisiert und können Ihre Fristen zuverlässig einhalten.

Wenn Sie Ihr Aufgabenmanagement effizienter gestalten möchten, [testen Sie WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup). Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Fälligkeitstermine, optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und arbeiten Sie smarter – nicht härter. Mit WEDO haben Sie alle Werkzeuge, um den Überblick zu behalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Erfahren Sie, wie Sie mit effektiven Priorisierungs-, Planungs- und Fokussierungsstrategien die Fristen für Ihre Aufgaben einhalten können. Nehmen Sie Ihre Arbeitsbelastung noch heute in die Hand!

Ein Angestellter arbeitet an seinen täglichen Aufgaben. Eine Uhr symbolisiert den Druck, der durch die einzuhaltenden Fristen entsteht. 

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Wie Fälligkeitstermine und Aufgabenplanung erfolgreich gemeistert werden

Entdecken Sie, wie kollaboratives Aufgabenmanagement die Produktivität von Teams durch bessere Workflows, Echtzeit-Transparenz und intelligentere Aufgabenmanagement-Tools verbessert.

Teammitglieder arbeiten mithilfe einer Software zur kollaborativen Aufgabenverwaltung produktiv zusammen.

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Warum kollaboratives Arbeiten der Schlüssel zur Teamproduktivität ist ?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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