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> _Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO,_ _um sie effektiv zu machen. Erklärungen._

Zwischen drei und sechs Wochen im Jahr: Das ist die durchschnittliche Zeit, die man in Arbeitssitzungen verbringt, laut einer Umfrage, die 2017 vom Opinionway-Institut für die Firma Human Fingerabdruck veröffentlicht wurde. Laut dieser Umfrage, die an 1000 Beschäftigten in Unternehmen unterschiedlicher Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren durchgeführt wurde, wird fast jede zweite Sitzung als unproduktiv betrachtet. Mehr als 25% der Befragten sehen im übrigen keine Notwendigkeit, daran teilzunehmen. Das Ergebnis: 44% benutzen ihr Smartphone unauffällig, um in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun (typischerweise E-mails lesen und versenden).

Diese Plage trägt einen Namen: Sitzungsmarathon. Antoine Sudan und David Dutch haben mehrere Jahre lang nach Abschluss ihres Ingenieurstudiums darunter gelitten. «Sitzungen sind nicht unnötig», sagen sie gleich zu Beginn. «Das Problem besteht darin, dass sie schlecht vorbereitet sind, dass die Tagesordnung nicht eingehalten wird und dass viel zu oft darauf hingewiesen wird, dass man sich nicht sicher ist, was beschlossen wurde». Erstaunlich, wie viel Zeit sie für diese lobenswerte, aber frustrierende Übung aufgewandt haben, haben Antoine Sudan und David Dutch die WEDO-Web-App entwickelt. Das war im Jahr 2014\. Heute, vier Jahre und 30 Updates später, wird diese Web-App von über 100 Organisationen, Gemeinden und Unternehmen in der Westschweiz genutzt, darunter die Groupe Mutuel, die Gruppe E Connect, die HES-SO Freiburg und die Freiburger Kantonalbank.

 Weder Blockchain, noch Dropbox oder Intranet, WEDO ist eine Kollaborativplattform, deren Layout sich automatisch an die Grösse des von Ihnen verwendeten Bildschirms (iPhone, PC…) anpasst. Es handelt sich um eine Schnittstelle zu einem gemeinsamen, partizipativen Bereich. Sie ist sehr lehrreich und wurde so entworfen, dass sie für jeden greifbar ist. Unabhängig von ihren technischen Funktionen und Qualitäten beruht die WEDO-Anwendung auf einer gründlichen Reflexion und einer sorgfältigen Analyse der Faktoren, die Arbeitstreffen so häufig enttäuschend und zeitaufwendig machen. Mit anderen Worten, diese organisatorische Lösung wurde entwickelt, um direkt und pragmatisch auf bestimmte wiederkehrende Probleme zu reagieren. Ein Beispiel: Die Tagesordnung bleibt oft etwas vage, bis alle an einem Tisch sitzen. Um dies zu vermeiden, bietet WEDO eine Funktionalität an, mit der Diskussionspunkte gespeichert und geplant werden können. Danach einfach die App öffnen und den Weg der Fragen verfolgen. Kein Weg mehr, sich vom Subjekt zu entfernen.

## LEICHT HERAUSZUFINDEN, WER WAS MACHT

Das Protokoll ist ein Pflicht ? Mit WEDO kann man es in Echtzeit schreiben: « Das ist eines der interessanten Elemente unseres Sitzungs-Management-Moduls. Sie haben eine Tagesordnung mit einer Reihe von Diskussionspunkten, und Sie können unter jedem Punkt Informationsblöcke hinzufügen, egal ob es sich um Notizen, Entscheidungen oder Aufgaben handelt », erklärt Antoine Sudan. Die in Sitzungen gefassten Beschlüsse und zugewiesenen Aufgaben können somit vom Verfasser des Protokolls zu gegebener Zeit aufgezeichnet werden. Da diese Informationen an einer bestimmten Stelle im Modul angezeigt werden und alle Teilnehmer über ein persönliches Zugangskonto verfügen, ist es sehr einfach, diese zu suchen. Kurz gesagt, am Ende der Sitzung weiß jeder, wo die Antwort auf die berühmte Frage «wer was macht» zu finden ist.

Zusätzlich kann eine Tagesordung oder ein Protokoll exportiert werden, indem eine PDF-Datei generiert wird, damit diese geteilt, ausgedruckt und unterschreibt werden kann. Sie können auch einfach Auszüge aus dem Protokoll erstellen oder Notizen über die Protokolle mit einfachen Schlüsselwörtern abrufen. Die Zeit in der mehrere Dateien öffnen musste, um Informationen zu bekommen, ist vorbei !

« Die Stärke von WEDO besteht darin, aller Schritt der Sitzungsführung abzudecken: vor, mit der Vorbereitung der Tagesordnung, während, mit wichtigen Notizen und danach mit der Aufgabenkontrolle. Neben unserem Modul für das Sitzungsmanagement haben wir ein weiteres für die Aufgabenverwaltung und -planung entwickelt, und beide interagieren. Sie haben also die Möglichkeit, eine kontinuierliche und dynamische Überwachung der Arbeit zu gewährleisten. So können Sie jederzeit nachlesen, was zwischen zwei Sitzungen gemacht wurde und was noch zu tun ist. Kein Abwarten mehr, um Informationen zu erhalten oder weiterzugeben, nicht mehr mehrere Bestätigungs-Mails versenden oder dreimal anrufen, um einen Kostenvoranschlag zu erfahren », befürwortet David Dutch. Zusätzlich kann jeder Nutzer die Synchronisation mit seinem elektronischen Kalender (Outlook, Google Calendar…) aktivieren.

## VERKÜRZTE SITZUNGEN VON DRITTEN

Für bestimmte Projekte, Abteilungen oder Arbeitsgruppen können auch spezielle Arbeitsbereiche geschaffen werden, damit die Aufgaben auf einen Klick aufgeteilt werden können. Sobald eine Arbeit als erledigt gekennzeichnet ist, erhalten die betroffenen Teilnehmer sofort und automatisch ein Feedback. Antoine Sudan erklärt : « All diese Verfahren beschleunigen die Bearbeitung von Entscheidungen erheblich und verkürzen die Sitzungsdauer um durchschnittlich ein Drittel ».

Die Lösung komplizierter Probleme mit einfacher Software war die Wette der WEDO-Designer. Die erste Person, mit der sie darüber sprachen - ein ehemaliger Professor - sagte ihnen jedoch voraus, dass es «niemals funktionieren würde». Was sie heute zum Lachen bringt. «Zum Glück hat sich unsere Ingenieurmentalität schnell erholt und wir haben uns geweigert, uns niederzuschlagen.» Während viele junge Unternehmer mit dem Versuch beginnen, Geld zu beschaffen, entscheiden sich Antoine Sudan und David Dutch, ihre Anwendung während der Arbeit zu entwickeln und parallel dazu ihre ersten Kunden anzusprechen. Sie führen mehr als 300 Interviews zu diesem Zweck durch. Von Anfang an verlassen sie sich auf das Feedback der Nutzer, um ihr Produkt zu verbessern. Die erste Version erscheint offiziell im Mai 2015\. Einige Prospects testen diese. « Mit jeder neuen Version haben wir unsere Kunden befragt, wie wir WEDO perfektionieren können. Und wir fragen weiterhin nach ihrer Meinung und ihren Eindrücken. Einige von ihnen haben uns beispielsweise vor kurzem darauf hingewiesen, dass sie es begrüßt hätten, wenn sie präzise Zugangskriterien festgelegt hätten, um zu verhindern, dass einige Teilnehmer die Tagesordnung mit Fragen füllen, die nichts mit dem Thema zu tun haben. Ein Generalsekretär muss zwar in der Lage sein, dies zu ändern, aber nicht unbedingt jeder Teilnehmer. In der letzten Version von WEDO haben wir also ein neues Instrument eingeführt, um die Zugriffsrechte sehr genau zu setzen».

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## KOSTENLOS TEST ZU BEGINNEN

Was ist der Preis? Nach gängiger Praxis im Bereich der Anwendungen hängt er von der Anzahl der Benutzer ab. Er liegt zwischen 15 und 25 Franken pro Person und Monat. WEDO ist in Fünfer-, Zehner- oder Fünfzehner-Packungen erhältlich; über 20 Packungen werden in Zehner-Tranchen verkauft. Das Abonnement deckt alle Aktualisierungen, die Datenhosting und den Datenträger ab, alle Leistungen mit Ausnahme der Begleitung der im ersten Jahr zur Maximierung der Erfolgschancen vorgeschlagenen Änderung; Dieser wird ebenfalls auf der Grundlage einer Pauschale entsprechend der Netzgröße berechnet.

« Aber was wir immer anbieten, ist eine kostenlose Präsentation von WEDO. Aus diesem Grund finden Sie auf unserer Homepage [www.wedo.com](/) einen grossen blauen Button, auf den Sie klicken können, um eine Demonstration zu planen, indem Sie einen Termin direkt in unserem Kalender reservieren », sagen Antoine Sudan und David Dutch, die eine Hosting-Funktion nur auf Servern in der Schweiz beanspruchen.

Quelle: Originalartikel [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO, um sie effektiv zu machen. Erklärungen.

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Das Heilmittel für Sitzungsmarathon heisst WEDO

## Visualisieren Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren. In jedem Arbeitsbereich, gehen Sie in das Karteikarte **Info,** dann in den Activitäts-Feed und benutzen den Filter **Entscheidungen**, um alle Entscheidungen in chronologischer Form anzuzeigen.

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## Die Traktanden synchronisieren sich in den Outlook-Events

In WEDO wurde eine Korrektur vorgenommen, damit sich die Tagesordnung wieder mit den Outlook Events synchronisieren. Wenn Sie Ihre Tagesordnung in WEDO vorbereiten und Teilnehmer zu Ihrer Sitzung hinzufügen, können die einzelnen Teilnehmer (welche die Synchronisation mit Outlook aktiviert haben) die Tagesordnung direkt im Outlook Event Beschrieb einsehen.

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## Ausstehende Aufgaben in Tagesordnungen exportieren

Wenn Sie eine PDF-Tagesordung exportieren, können Sie nun wählen, ob Sie die Ausstehende Aufgaben zu den einzelnen Punkten anzeigen möchten.

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## Aufgaben in ausstehende Aufgaben während einer Sitzung aufnehmen

Fügen Sie an einer Sitzung ausstehende Aufgaben hinzu (möglich in jedem Abschnitt, unabhängig von der Sortierung). Das Navigieren vom Karteikarte Sitzungen in das Karteikarte **Aufgaben** während einer Sitzung ist jetzt nun entfällt.

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## Weitere Verbesserungen dieser Version

* Implementierung von Validierungsrechten in Sitzungen,
* Korrektur der Wiederherstellung von Aufgaben bei der Suche,
* Verbesserung der Meldung beim Löschen eines Tagesordnungspunktes.

**Wenn wir WEDO verbessern können, dann unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren

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Folgen Sie zeitlich Ihren Entscheidungen

## Die Abschnitte in WEDO

Seit einigen Wochen erlaubt WEDO die Auswahl der Aufgabenlisten nach Datum, Termin, Benutzer, Arbeitsbereich und Priorität.

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Je nach gewähltem Sortiermodus werden die Abschnitte automatisch erstellt.

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## Springt aus der Listenansicht in die Kanban-Ansicht

In jeder Aufgabenliste kann eine Schaltfläche von der Listenansicht in die Kanban-Ansicht wechseln.

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Die Abschnitte werden automatisch in Spalten umgewandelt und die Aufgaben erscheinen in Form von Karten, die von einer Spalte zur anderen verschoben werden können.

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Das Verschieben einer Karte von einer Spalte in eine andere verändert ihre Eigenschaften. Zum Beispiel: Durch Sortieren der Aufgaben pro Benutzer mit der Kanban-Ansicht können Sie die Aufgaben den einzelnen Personen zuweisen, indem Sie sie in die Spalte der entsprechenden Person verschieben.

## Erstellen Sie Ihre eigenen Abschnitte

Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Arbeitsbereich für ein _**Projekt Y**_ schaffen, das vier Phasen umfasst. Die vier Phasen sind _Vorprojekte_, _Start_, _Entwicklung_, _Kommunikation_.

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Erstellen Sie den _**Projekt Y**_\-Arbeitsbereich und gehen Sie in die _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Abschnitte_. Geben Sie die vier Phasen ein und verschieben Sie sie in der gewünschten Reihenfolge. Auf der Karteikarte _Standardansicht_ können Sie wählen, welche Sortierung und Ansicht standardmäßig in diesem Arbeitsbereich ausgewählt werden sollen.

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Das Ergebnis ist wie folgt :

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Bitte beachten Sie, dass die nach Sektionen sortierten Aufgaben manuell in der gewünschten Reihenfolge organisiert werden können.

## Abschluss

Mit der Kanban-Ansicht steuern Sie Ihre Projekte optisch. Die Kanban-Ansicht ermöglicht eine einfache Überwachung der Fortschritte von Projekten, und die personalisierten Abschnitte ermöglichen Ihnen unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten: Projektschritte, Fortschrittsstatus, Gruppen pro Abteilung usw.

## Auch in dieser Version zu entdecken

Benutzerdefinierte Abschnitte können auch in Checklistenvorlage verwendet werden.

Die Sortierung der Aufgaben wurde für mehr Einfachheit und Verständnis verbessert.

Der Schaltfläche _**Organisieren**_ wurde auf jeden Abschnitt verschoben, um eine präzisere und intuitivere Nutzung der Funktionalität zu ermöglichen.

Eine neue Option auf dem Schaltfläche _**Organisieren**_ ermöglicht die Fälligkeit für die Aufgaben im Fluge einstellen

Jetzt können Ordner im Hauptmenü angelegt werden, um die Arbeitsbereiche zu gruppieren. Beispiel für Ordner: _Hauptabteilungen_, _Projekte_, usw. Um Ordner zu erstellen, gehen Sie zu Ihrem _Profil_ \> _Netzwerkeinstellungen_ \> Karteikarte _Menü_. Hier können Sie Ordner erstellen und verschiedene Arbeitsbereiche ziehen und ablegen, um diese zu organisieren. Bitte beachten Sie, dass die vorgenommenen Änderungen für alle Netznutzer gelten.

Im Karteikarte _Dateien_ werden alle mit Sitzungen oder Aufgaben verbundenen Dateien in jedem Arbeitsbereich automatisch zusammengefasst. Anfänge Dokumentenverwaltung in WEDO? Möglich…

Für alle, die lieber visuell arbeiten: Entdecken Sie die Kanban-Aussicht.

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WEDO integriert die Kanban-Ansicht

Diese Aktualisierung von WEDO führt zu einer Verbesserung des internen Notifizierungssystems. Das Hauptziel besteht darin, die Zahl der Meldungen zu begrenzen und gleichzeitig ein angemessenes Informationsniveau zu gewährleisten.

Der Benachrichtigungen werden auf drei Ebenen zusammengefasst :

* Zusammenführung von ereignisbezogenen Benachrichtigungen
* Aktualisierung der Benachrichtigungen entsprechend ihrer Relevanz
* Löschung von Benachrichtigungen bei falscher Handhabung

## Zusammenführung von ereignisbezogenen Benachrichtigungen

Nehmen wir beispielsweise an, dass Mikael ein Thema über das Netzwerk erstellt und dann Mitglieder hinzufügt; in der Reihenfolge Johann, Paul und Maria. Mit dem alten Benachrichtigungssystem hätte Johann drei Benachrichtigungen erhalten. Eine für die persönliche Mitgliedschaft, eine für Paul und eine für Maria. Mit der neuen Fassung erhält Johann eine Mitteilung, dass er und zwei weitere Personen als Mitglied des Gegenstands aufgenommen wurde.

## Aktualisierung der Benachrichtigungen entsprechend ihrer Relevanz

Wenn ich eine Person darüber informieren will, dass eine Aufgabe erledigt ist, muss ich sie vorher den Beobachtern hinzufügen. Diese Manipulation führt bei der betroffenen Person zu zwei Meldungen ("als Beobachter hinzugefügt" und "Aufgabe beendet"). Mit dieser neuen Version wird die Meldung "als Beobachter hinzugefügt" als "Aufgabe beendet" aktualisiert. Auf diese Weise verbleibt im WEDO-Konto der betroffenen Person nur eine Benachrichtigung und nicht zwei.

## Löschung von Benachrichtigungen bei falscher Handhabung

Wenn mehrere Personen als Beobachter einer Aufgabe hinzugefügt werden und jemand sie versehentlich beendet und dann wieder auflegt, erhielt jeder Beobachter zuvor zwei Meldungen. WEDO ist nun in der Lage, zu verstehen, dass dies eine falsche Manipulation ist und daher keinen Beobachter über die Meldungen warnen wird.

## Abschluss

Dank der intelligenten Benachrichtigungen erhalten Sie nur die richtige Anzahl an Benachrichtigungen, um sich über wichtige Ereignisse zu informieren, die Sie betreffen. Zögern Sie nicht, uns Ihre Bemerkungen mitzuteilen und Verbesserungsvorschläge über den Support im WEDO mitteilen.

Intelligente Aktualisierung der Benachrichtigungen, damit wir genau wissen, was wir brauchen.

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Intelligente Zusammenführung der Benachrichtigungen

Dieses WEDO-Update bringt eine neue Funktionalität: die Aktivitätsflusses. Es handelt sich um chronologische Darstellungen aller Ereignisse, Kommentare und Anmerkungen.

Die Aktivitätsflusses sind auf drei Ebenen angesiedelt:

* Allgemeiner Aktivitätsfluss mit Informationen über Sie in Ihr Netzwerk
* Aktivitätsfluss nach Themen, um den Fortschritt von Sitzungen, Projekten, Dienstleistungen usw. sichtbar zu machen.
* Aktivitätsfluss pro Person zur Verfolgung Ihrer Historie oder der eines Kollegen (nach Ihren Rechten)

## Übersicht über den Aktivitätsfluss eines Themas

So sieht der Aktivitätsfluss meines Themas «Projekt Null Papier» aus:

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## Notieren

Auf dem obigen Bild sehen Sie, dass es möglich ist, dem Aktivitätsfluss Notizen hinzuzufügen. So können Sie schnell Informationen für ein Thema oder für Ihr gesamtes Netzwerk schreiben. Mit dem Button « Empfänger hinzufügen » können Sie Personen benachrichtigen, die von Ihrer Notiz betroffen sind. In den Empfängern können **Personen**, **Themen** oder **Checklistenvorlage** hinzugefügt werden.

## Beispiel für die Verwendung

Ich möchte die gesamte Arbeitsgruppe für das «Projekt Null Papier» über die nächste Sitzung informieren. Ich kann Empfänger über den Button hinzufügen oder den Titel des Themas mit @ eingeben.

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## Abschluss

Durch die Aktivitätsflusses halten Sie sich schnell auf dem Laufenden und kommunizieren noch einfacher mit Ihrem Netzwerk. Gerne dürfen Sie uns Ihre Bemerkungen und Verbesserungsvorschläge über den Support im WEDO mitteilen.

Wie kann man den Fortschritt eines Themas auf einen Blick erkennen?

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Die Aktivitätsflusses

Mit dem heutigen Update können Sie alle externen Personen über ihre E-mail-Adresse zu Ihrem WEDO-Netzwerk hinzufügen.

## Beispiel für die Verwendung

Stellen Sie sich vor, Sie arbeiten mit einem externen Berater an einem Bauprojekt mit dem Titel «AP-Projekt». In WEDO kreieren Sie ein neues Thema, um den Fortschritt dieses Projektes zu verfolgen.

Wenn Sie ein Sujet gestalten, führt WEDO Sie in drei Schritten: 1\. Themenname, 2\. Themenmitglieder und 3\. Themenfarben.

Hier ist der zweite Schritt, an dem wir interessiert sind. Sie können ab sofort externe Personen per E-mail hinzufügen. In meinem Beispiel ist es mein Berater. Geben Sie dazu einfach die E-mail in der Suchleiste ein. WEDO schlägt Ihnen vor, Vorname und Nachname automatisch einzugeben Stattdessen:

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Bitte beachten Sie, dass an j.boss@jbconsulting.ch eine Einladung versendet wird (die Vorschau dieser Einladung ist auf der rechten Seite des Displays ersichtlich). Der Berater kann dann in Ihr Netzwerk einsteigen. Er hat nur Zugriff auf das Thema «AP-Projekt» . So können Sie die Vertraulichkeit beherrschen.

## Andere Beispiele

Benutzen Sie die Gäste für:

* Mitglieder des Verwaltungsrats in die sie betreffende Sitzung aufnehmen
* Aufgaben an Ihre Lieferanten delegieren
* Kunden bitten, den Fortschritt eines Projekts zu verfolgen
* Projektarbeit mit Mitarbeitern aus mehreren Unternehmen
* Usw.

## Betriebsbereich

Das Mitgliedermanagement integriert die Gäste für das gesamte Netzwerk, sowohl auf Themen- als auch auf Checklisten. Ein einmal erfasster Gast kann für die folgenden Checklisten und Themen weiterverwendet werden. Wenn Sie einen Gast aus einem Betreff oder einer Checkliste löschen, wird der Zugriff sofort entfernt.

## Abschluss

Dank der Gäste arbeiten Sie mit allen auf einer Plattform zusammen. Wenn Sie Teil des Abenteuers werden möchten, zögern Sie nicht, eine Probezeit anzufordern. Sie können WEDO während 30 Tagen gratis als Team testen.

Laden Sie Ihre Kontakte via E-mail-Adresse ein und arbeiten Sie direkt mit ihnen in WEDO zusammen.

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Arbeiten Sie mit Gästen zusammen

Dieser Artikel erklärt, wie Sie WEDO benutzen, um Aufgaben, die telefonisch ankommen, weiterzuleiten. Die Aufteilung der Aufgaben vom Sekretariat über WEDO hat folgende Vorteile:

* Schriftliche Aufzeichnung der einzelnen Anträge
* Übertragung an die richtigen Personen
* Prozess ohne Notiz oder Post-it
* Kommentare bei Fragen oder Unklarheiten

## Telefonische Anfrage als Aufgabe erstellen

Sie können die Anfrage einer Kunde als Aufgabe in Ihrer Liste eingeben:

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## Aufgabe an die richtige Person delegieren

Je nach Aufgabe geben Sie sie direkt an die richtige Person:

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## Kommentare bei Fragen oder Unklarheiten

Wenn Ihr Kollege eine Frage hat, kann er sie einfach durch Kommentare stellen:

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Sie werden benachrichtigt und können direkt antworten:

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## Rückverfolgbarkeit von Diskussionen vor Aufgabe

Alle Fragen und Antworten im Zusammenhang mit einer Aufgabe hinterlassen Spuren in den Kommentaren:

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Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Abschluss

Dank WEDO leitet der Anrufer die Informationen auf einfache und schnelle Weise an die richtigen Personen weiter. Und das alles, ohne sich bewegen oder Post-it schreiben zu müssen. Auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird durch die Möglichkeit, Aufgaben zu kommentieren, gestärkt.

Delegieren Sie Anfragen, die per Telefon ohne Post-it und ohne Zeitverlust eingehen.

Eine Empfangskraft telefoniert vor einer Wand mit dekorativen Paneelen, überlagert mit dem Text „WEDO für Telefone am Empfang“ und „Anwendungsbeispiele“

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WEDO für Telefone beim Empfang

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Tabellenansicht, automatische Checklisten, neues Menü - WEDO News kompakt


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Sie haben die Sitzung fünf Minuten früher beendet. Das Team nickte zustimmend, einige Personen haben sich freiwillig für die nächsten Schritte gemeldet, und es fühlte sich wie eine produktive Nutzung der Zeit an. Aber in der nächsten Woche ist sich niemand mehr ganz sicher, wer eigentlich was tun sollte.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dies ist der verborgene Preis von Sitzungen, die nicht zu Taten führen. Die Besprechungsagenda wird besprochen, Ideen werden ausgetauscht, aber wenn es an die Umsetzung geht, geht vieles verloren. Aufgaben werden nicht zugewiesen, Fälligkeitsdaten sind unklar, und wichtige Entscheidungen verschwinden in verstreuten Sitzungsnotizen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Es verknüpft Ihre tagesordnung direkt mit einer aktuellen und nachverfolgbaren Aufgabenliste, sodass Sie nicht nur darüber sprechen, was geschehen soll, Sie bringen es tatsächlich voran. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie WEDO Echtzeit-Zusammenarbeit in greifbare Ergebnisse umwandelt, Teams hilft, unnötigen Aufwand zu reduzieren und jede Sitzung effektiv zu gestalten.

![Schaubild mit sechs Schritten, die zeigen, wie Meetings mit WEDO zu Aufgaben werden. Schritte: Tagesordnungspunkt erörtert, Entscheidung getroffen, Aufgabe während des Treffens erstellt, Eigentümer und Fälligkeitsdatum festgelegt, Aufgabe erscheint in der gemeinsamen Aufgabenliste, Nachverfolgung in Echtzeit über Listen-, Kanban- oder Gantt-Ansicht.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_agenda_to_action_how_meetings_turn_into_tasks_with_wedo_de_293625cf23.png)

## Das Problem: Wenn Sitzungen nicht zu Handlungen führen

Den meisten Teams mangelt es nicht an Sitzungen, sondern an der Umsetzung.

Sie können eine grossartige Diskussion führen, eine gut strukturierte Besprechungsagenda haben und alle relevanten Personen im Raum versammeln. Aber wenn niemand die nächsten Schritte festhält oder wenn die Details in einem Notizbuch oder einem vergessenen Dokument verschwinden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis der Schwung verloren geht.

An diesen Punkten kommt es häufig zum Bruch:

- Traktanden werden besprochen, aber keiner Aufgabe oder keinem Ergebnis zugeordnet
- Entscheidungen werden getroffen, aber niemand ist offiziell verantwortlich
- Notizen werden gemacht, sind aber verstreut oder schwer auffindbar
- Eine Woche später versuchen Teammitglieder sich daran zu erinnern, was gesagt wurde, wer sich gemeldet hat und wann es erledigt sein sollte

Wenn das passiert, fühlen sich Sitzungen wie Zeitverschwendung an, nicht weil der Inhalt unwichtig war, sondern weil der Wert nie über die Sitzung hinausgetragen wurde.

Das Ergebnis? Teams verbringen mehr Zeit mit Nachfragen und Klärungen als mit der eigentlichen Umsetzung. Aufgaben werden übersehen, Prioritäten verschwimmen, und dieselben Gespräche wiederholen sich immer wieder.

Wenn Ihre Sitzungsnotizen, Protokolle und Aktionspunkte nicht mit dem tatsächlichen Workflow Ihres Teams verknüpft sind, dann verwalten Sie Ihre Sitzungen nicht, Sie halten sie nur ab.

## **Wie ein effektiver Sitzungs-Workflow aussieht**

Eine effektive Sitzung endet nicht mit dem Ende des Anrufs, sie setzt sich in der darauffolgenden Arbeit fort.

Sie beginnt mit einer klaren tagesordnung, die allen Teilnehmenden bereits vor Beginn der Diskussion Kontext und Struktur bietet. Jeder Punkt auf der Besprechungsagenda verfolgt ein Ziel: eine Entscheidung treffen, ein Problem lösen, eine Aufgabe zuweisen oder eine Priorität klären. So kommt niemand nur zu einer blossen Statusmeldung.

Während der Sitzung verschiebt sich der Fokus vom Reden zum Handeln. Ideen werden festgehalten, Hindernisse benannt und Entscheidungen dokumentiert. Zentrale Erkenntnisse werden direkt notiert, solange sie noch frisch sind, und Zuständigkeiten werden vor Ende der Sitzung geklärt, damit es keine Unklarheiten darüber gibt, wer was zu tun hat.

Nach der Sitzung verschwinden diese Aufgaben nicht einfach im Nichts. Sie werden verfolgt, überprüft und sind für alle Beteiligten sichtbar. Teammitglieder wissen, [was Priorität hat](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben). Projektverantwortliche können den Fortschritt einsehen, ohne Nachfass-E-Mails senden zu müssen. Und wenn die nächste Sitzung ansteht, ist klar, was vorangekommen ist und was noch Aufmerksamkeit benötigt.

Ein solcher Workflow macht aus einer Sitzung einen echten Fortschrittspunkt, und nicht nur eine weitere Diskussion. Und genau diese Struktur lässt sich mit WEDO ganz einfach umsetzen.

## **Wie WEDO Sitzungen in Echtzeit mit Aufgaben verknüpft**

![Vergleich zwischen einem fragmentierten und einem verbundenen Arbeitsablauf. Links: „Ohne WEDO“ – Agenda in E-Mails, manuell erstellte Aufgaben, verstreuter Nachverfolgung. Rechts: „Mit WEDO“ – geteilte Agenda, Live-Notizen und Aufgaben, automatische Nachverfolgung, klare Verantwortlichkeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/one_tool_for_meetings_and_tasks_no_more_gaps_de_11e2baad0b.png)

Bei den meisten Sitzungs-Tools verlässt man die Sitzung mit dem vagen Gefühl, dass irgendjemand etwas tun sollte. Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) wissen Sie genau, was als Nächstes passiert, denn die Arbeit ist bereits im Gange.

Der Sitzungs-Arbeitsbereich von WEDO ist auf Aktion ausgerichtet. Jeder Punkt auf der tagesordnung wird zu einem aktiven Container für Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse. Während die Sitzung läuft, können Aktionspunkte erfasst, Aufgabenverantwortliche zugewiesen, Fälligkeitsdaten gesetzt sowie Dateien oder Kommentare hinzugefügt werden, alles in Echtzeit, ohne das Tool zu wechseln.

Aufgaben müssen nicht nachträglich erstellt werden. Sie können direkt während der Sitzung angelegt werden, für alle Teammitglieder sichtbar, sobald sie zugewiesen werden. Und da jede Aufgabe mit dem entsprechenden tagesordnungspunkt oder der Entscheidung verknüpft bleibt, entfällt das spätere Durchsuchen von E-Mails oder Notizen, um sich an das „Warum“ zu erinnern.

Sobald die Sitzung endet, befinden sich die Aufgaben bereits dort, wo sie hingehören: in der gemeinsamen Aufgabenliste Ihres Teams, vollständig dokumentiert und bereit zur Nachverfolgung. Kein Duplizieren, kein manuelles Übertragen, keine Unklarheiten.

Diese Art der Echtzeit-Integration bedeutet: [Sitzungen in WEDO](https://wedo.com/de/features/meetings) sind mehr als nur Gespräche, sie sind Startpunkte für die Umsetzung. Und für verteilte Teams ist genau das der Unterschied zwischen abgestimmtem Arbeiten und dem Zurückfallen.

## **Eine Plattform für Sitzungsmanagement und Aufgabenverfolgung**

Die meisten Teams verlassen sich auf ein Flickwerk verschiedener Tools, um Sitzungen zu verwalten und Aufgaben nachzuverfolgen: ein Tool für Kalender, ein anderes für tagesordnungen, ein separates System für [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) und vielleicht noch ein paar geteilte Dokumente für Notizen. Es funktioniert, aber nur gerade so.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) ersetzt dieses Durcheinander durch ein einheitliches und vernetztes Erlebnis.

Sie können Ihre Besprechungsagenda erstellen und teilen, die Sitzung durchführen, Notizen und Aktionspunkte erfassen. Entscheidungen verwandeln sich dabei ganz natürlich in nachverfolgbare Aufgaben, ganz ohne zusätzliche Tools. Alles wird in Echtzeit synchronisiert, und jedes Teammitglied sieht dieselben Informationen, ob im Raum, remote zugeschaltet oder im Nachgang.

Anstelle verstreuter Updates und Nachfass-E-Mails hat Ihr Team einen zentralen Ort, um zu überprüfen, was besprochen, was entschieden wurde und was als Nächstes passieren muss. Alle Sitzungsinhalte und Ergebnisse befinden sich an einem Ort, so geht nichts in der Nachbereitung verloren.

WEDO funktioniert genauso gut für tägliche Team-Check-ins wie für formelle Vorstandssitzungen. Unabhängig vom Format hilft es Teams, organisiert und verantwortlich zu bleiben, ganz ohne ständigen Kontextwechsel.

Indem WEDO Sitzungsmanagement und Aufgabenverfolgung in einer einzigen Plattform vereint, gibt es Ihnen die Zeit und Klarheit zurück, die in fragmentierten Systemen verloren gehen.

## **Zeit sparen und Verantwortlichkeiten stärken**

Die Umsetzung ist der Punkt, an dem die meisten Sitzungen scheitern. Selbst wenn Aufgaben erfasst werden, fällt es Teams oft schwer, den Fortschritt im Blick zu behalten oder zu erkennen, wo es hakt. WEDO wurde entwickelt, um genau diesen Teil zu erleichtern, mit praxisnahen Möglichkeiten, die Konzentration auch lange nach Ende der Sitzung aufrechtzuerhalten.

Arbeit sieht nicht in jedem Team gleich aus. Manche Projekte verlaufen schnell und erfordern eine visuelle Nachverfolgung. Andere beinhalten komplexe Abhängigkeiten, die über Wochen oder Monate hinweg geplant werden müssen. WEDO unterstützt all das. Teams können ihre Aufgaben auf verschiedene Arten organisieren, sei es über eine einfache Liste, ein Kanban-Board für einen schnellen Überblick oder ein [Gantt-Diagramm](https://wedo.com/de/blog/projekte-effizient-verwalten-mit-dem-gantt-diagramm-in-wedo), das Prioritäten entlang eines Zeitplans abbildet.

Jede Ansicht ist vollständig kollaborativ und immer aktuell, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben, während sich die Arbeit weiterentwickelt. Es ist kein Toolwechsel oder Datenexport notwendig, alles bleibt an einem Ort und ist für alle zugänglich, die es benötigen.

Für Prozesse, die sich teamübergreifend oder regelmäßig wiederholen, bietet WEDO [anpassbare Vorlagen für Checklisten](https://wedo.com/de/features/tasks). Teams können ihre effektivsten Workflows speichern und mit wenigen Klicks wiederverwenden, ob für die Vorbereitung einer vierteljährlichen Überprüfung, eine regelmässig stattfindende Vorstandssitzung oder das Onboarding eines neuen Teammitglieds. Vorlagen sorgen für Konsistenz und helfen, Fehler zu vermeiden, die beim Neuanfang entstehen.

WEDO sorgt dafür, dass die Umsetzung sichtbar und strukturiert bleibt, auch nach Ende der Sitzung. Teammitglieder können sich auf ihre Prioritäten konzentrieren, ohne ständige Rückfragen, während Projektverantwortliche einen klaren Überblick über den Fortschritt in Aufgaben und Zeitplänen behalten. Indem alles miteinander verknüpft bleibt, von der tagesordnung bis zur Umsetzung, unterstützt WEDO Teams dabei, verantwortlich zu bleiben, ohne zusätzlichen Aufwand.

## **Fazit**

Sitzungen gehören zu den wertvollsten Möglichkeiten, ein Team auf gemeinsame Ziele auszurichten, aber nur, wenn sie auch zu Handlungen führen. Ohne ein klares System zur Erfassung von Aufgaben, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und zur Sicherstellung des Arbeitsfortschritts enden selbst die produktivsten Diskussionen als vergessene Notizen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) verknüpft alle Teile des Sitzungsprozesses, von der Planung der tagesordnung bis zur Nachverfolgung der umgesetzten Aufgaben. Aktionspunkte sind nicht verstreut, verzögert oder vergessen. Sie werden in Echtzeit erstellt, mit Kontext zugewiesen und sind für alle sichtbar, die sie benötigen.

Anstatt Sitzungen in einem Tool zu verwalten und Aufgaben in einem anderen, arbeitet Ihr Team mit einer einzigen Plattform. Einer Plattform, die Prioritäten klar macht, Verantwortlichkeiten sichtbar hält und Projekte auf Kurs bringt, sei es bei einem täglichen Team-Sync oder einer formellen Vorstandssitzung.

Wenn Ihr Team bereit ist, Sitzungen in echten Fortschritt zu verwandeln, ist [WEDO](https://wedo.com/de/features) genau dafür gemacht. [Testen Sie es noch heute kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, von der tagesordnung zur Umsetzung zu gelangen, ohne einen einzigen Schritt zu verpassen.

Erfahren Sie, wie Sie mit WEDO effektivere Sitzungen abhalten, indem Sie Tagesordnungspunkte in Aufgaben umwandeln, Fälligkeitstermine festlegen und die Arbeit in Echtzeit vorantreiben. 

Roter Hintergrund mit dem Text „Wie WEDO Ihre Sitzungen mit Aufgaben verknüpft“ und einem blauen Symbol: ein Zahnrad mit einer Person, verbunden mit einer Liste abgehakter Kästchen.

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Von der Tagesordnung zur Aktion: Wie WEDO Ihre Sitzungen mit Aufgaben verknüpft

Wir alle haben schon einmal eine Sitzung verlassen und uns gefragt, was dort eigentlich passiert ist. Es gibt keine klare Richtung, kein Protokoll und keine Entscheidungen. Trotzdem wird eine Folgesitzung angesetzt, um alles noch einmal zu besprechen. Multiplizieren Sie das mit zehn, und Sie haben die durchschnittliche Arbeitswoche vieler Teams.

Unproduktive Sitzungen sind ein erheblicher Zeit- und Motivationskiller. Die Anzeichen sind leicht zu erkennen:

- Keine strukturierte Traktandenliste, sodass Gespräche abschweifen
- Traktanden werden weder priorisiert noch zeitlich eingegrenzt
- Wichtige Informationen und Entscheidungen werden nicht festgehalten
- Aufgaben sind unklar oder werden vollständig vergessen

Viele Teams nutzen immer noch verschiedene Tools. Sie verwenden E-Mail-Threads zur Vorbereitung. Videoanrufe dienen der Diskussion.

Gemeinsame Dokumente werden für Protokolle genutzt. Separate Apps helfen bei der Nachverfolgung von Aufgaben. Bis jemand den Fortschritt überprüft, sind die Details oft schon verloren gegangen.

Im besten Fall bremsen solche Sitzungen den Fortschritt. Im schlimmsten Fall führen sie zu Verwirrung, verpassten Fristen und Frustration.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie gutes Sitzungsmanagement aussieht. Wir erklären, wie WEDO Teams hilft, Sitzungen besser zu planen. Außerdem zeigen wir, wie man Informationen in Echtzeit dokumentiert. So kann man alles ohne großen Aufwand nachverfolgen.

![Vergleich zwischen einer fragmentierten Werkzeugkette und der All-in-One-Lösung WEDO. Links: „Alter Weg“ mit E-Mails, Dokumenten und Notizen in getrennten Tools. Rechts: „Mit WEDO“ – gemeinsame Agenda, Live-Bearbeitung, automatische Protokolle und zentrale Nachverfolgung](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_fragmented_tools_to_one_seamless_meeting_workflow_de_0afce02363.png)

## **Was effektives Sitzungsmanagement ausmacht**

Eine produktive Sitzung zu leiten, erfordert keine Komplexität. Es erfordert ein System, das funktioniert.

Effektives Sitzungsmanagement beginnt mit Struktur. Eine klare Traktandenliste ist wichtig.

Jedes Traktandum braucht eine Zeitzuweisung. Alle Teammitglieder sollten die Liste vor der Sitzung einsehen. Wenn alle wissen, was sie erwartet, bleibt die Sitzung fokussiert.

Struktur schafft Raum für echte Entscheidungen. Sitzungen werden zu Arbeitssitzungen. Dort werden Dinge erledigt. Es ist keine Zeit, die nur mit alten Informationen verbracht wird.

Einige zentrale Merkmale [produktiver Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings):

- Traktanden werden nach Dringlichkeit oder Wichtigkeit priorisiert
- Beitragende werden im Voraus bestimmt
- Die Diskussion führt zu klaren Ergebnissen

Während der Sitzung sollte die Protokollierung in Echtzeit erfolgen. Einige Teams haben eine Protokollführerin oder einen Protokollführer.

Andere nutzen gemeinsam genutzte Dokumente. Wieder andere verwenden Tools, die den Prozess automatisieren. Ohne ein strukturiertes System sind die Notizen jedoch oft verstreut oder unvollständig.

Der Schlüssel ist, wichtige Informationen während der Sitzung festzuhalten. Dazu gehören Entscheidungen, Blockaden und Folgeaufgaben. So geht nichts verloren. Wenn die Notizen den richtigen Traktanden zugeordnet sind, bleibt das gesamte Team abgestimmt.

Die Nachverfolgung beginnt nicht nach der Sitzung. Sie beginnt währenddessen. Wenn Verantwortlichkeiten klar sind und Aufgaben sichtbar bleiben, geht der Fortschritt ohne zusätzlichen Administrationsaufwand weiter.

## **Der All-in-One-Ansatz von WEDO für das Sitzungsmanagement**

Moderne Teams haben es heute mit viel Komplexität zu tun. Sie müssen hybride Zeitpläne, asynchrone Updates und globale Zeitzonen managen. Außerdem arbeiten sie an schnellen Projekten mit vielen Beteiligten.

Doch selbst wenn sich Teams anpassen, bleibt oft eines gleich: die Art, wie Sitzungen geleitet werden. Traktandenlisten werden oft in letzter Minute erstellt. Entscheidungen werden nicht festgehalten. Aufgaben gehen zwischen verschiedenen Plattformen verloren.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) gibt Teams einen einzigen Arbeitsbereich. Hier können sie Sitzungen planen, durchführen und nachverfolgen. Das geht ganz ohne viele verschiedene Tools.

![Darstellung der drei Phasen des Meeting-Managements mit WEDO : vor der Sitzung (Agenda erstellen, Rollen zuweisen), während der Sitzung (Live-Agenda, Notizen, Aufgaben in Echtzeit), und nach der Sitzung (automatische Protokolle, Nachverfolgung von Aufgaben)](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_3_phases_of_meeting_management_with_WEDO_de_343bb8631a.png)

**Vor der Sitzung:**

- Erstellen und teilen Sie die Traktandenliste rechtzeitig, damit sich alle Teammitglieder vorbereiten können
- Fügen Sie klare Traktanden mit Zeitzuweisungen und Diskussionsverantwortlichen hinzu
- Verwenden Sie Vorlagen für wiederkehrende Teamsitzungen, um die Konsistenz zu wahren
- Bieten Sie allen die Möglichkeit, bei Bedarf asynchron Beiträge zu leisten

**Während der Sitzung:**

- Bearbeiten Sie die Live-Traktandenliste, wenn sich die Gespräche weiterentwickeln
- Erfassen Sie Notizen unter jedem Traktandum, damit der Kontext nicht verloren geht
- Markieren Sie Teammitglieder und [weisen Sie Aufgaben direkt im Arbeitsbereich zu](https://wedo.com/de/features/tasks)
- Halten Sie die Sitzung fokussiert mit integrierten virtuellen Sitzungsfunktionen und Live-Transparenz

**Nach der Sitzung:**

- Erstellen Sie automatisch ein Protokoll, das mit der ursprünglichen Traktandenliste verknüpft ist
- Übernehmen Sie nicht erledigte Aufgaben in die nächste Sitzung
- Halten Sie alles durchsuchbar, von Kommentaren über Entscheidungen bis hin zu Dateianhängen
- Sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen zugänglich bleiben und nicht im Posteingang verloren gehen

Der gesamte Sitzungsprozess findet an einem Ort statt. Von der Vorbereitung bis zur Nachverfolgung wird jeder Schritt dokumentiert und bleibt sichtbar. Notizen sind mit der Traktandenliste verbunden. Aufgaben bleiben bei den Verantwortlichen.

Teammitglieder können Entscheidungen jederzeit einsehen. Sie müssen keine alten E-Mails oder Gespräche durchsuchen.

Anstatt bei jeder Sitzung neu zu starten, sorgt WEDO dafür, dass Ihre Sitzungen verbunden bleiben. So baut Ihr Team auf dem auf, was bereits erreicht wurde, anstatt bei Null zu beginnen.

## **Für jede Sitzungsart geeignet**

[WEDO](https://wedo.com/de/features) passt sich dem Format und der Struktur jeder Sitzung an. Ob tägliches Stand-up, Projektbesprechung oder Führungskräfte-Meeting, der gemeinsame Arbeitsbereich unterstützt sie alle.

Jede Traktandenliste kann angepasst werden. Sie kann neu erstellt oder mit einer wiederverwendbaren Vorlage genutzt werden. Die Traktanden enthalten Zeitschätzungen, Verantwortliche und den passenden Kontext, damit das Team fokussiert bleibt.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) eignet sich für Präsenz-, Remote- und hybride Teams. Alle sehen in Echtzeit die gleichen Notizen, Aufgaben und Traktanden. Das gilt, egal ob sie live dabei sind oder die Sitzung später ansehen.

So setzen Teams WEDO häufig ein:

- Projektsitzungen: Blockaden identifizieren, nächste Schritte zuweisen und wichtige Aktualisierungen dokumentieren
- Einzelgespräche: Kontinuität sichern und Feedback festhalten
- Team-Check-ins: Ziele und Fortschritt abstimmen, ohne Zeit zu verschwenden
- Führungssitzungen: Wichtige Entscheidungen mit Folgeaufgaben verknüpfen
- Hybride Zusammenarbeit: Asynchrone Beiträge vor oder nach der Sitzung ermöglichen

Da alles zentralisiert ist, bleiben wichtige Informationen sichtbar, und nichts geht in Posteingängen oder Chatverläufen verloren.

## **Bessere Sitzungsmanagement-Kompetenzen mit WEDO entwickeln**

Bessere Sitzungsgewohnheiten entstehen nicht durch mehr Richtlinien. Sie entstehen durch bessere Tools.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt Teams dabei, ihre Kompetenzen im Sitzungsmanagement zu stärken, indem Struktur fest in den Prozess integriert wird.

Vorlagen sorgen für Konsistenz. Teams müssen nicht raten, was in ein wöchentliches Update oder einen Projektstart gehört, es ist bereits enthalten.

Traktanden enthalten Verantwortliche und Zeitlimits. Alle wissen, wer welchen Abschnitt leitet und wie viel Zeit dafür vorgesehen ist.

Aufgaben werden direkt während der Sitzung zugewiesen. Während die Sitzung läuft, können Aufgaben direkt unter den Traktanden erstellt und bestimmten Teammitgliedern mit Fälligkeitsdatum zugewiesen werden. Es ist nicht nötig, Notizen im Nachhinein abzutippen oder in einem separaten Tool nachzufassen, alles wird erfasst und zugewiesen, während die Diskussion stattfindet.

Das Protokoll wird im Kontext gespeichert und ist mit der Traktandenliste verknüpft, aus der es hervorgegangen ist. Es gibt kein separates Dokument, das später bereinigt werden muss.

Die Nachverfolgung erfolgt automatisch. Zugewiesene Aufgaben bleiben nach der Sitzung sichtbar, sodass sie weder in Vergessenheit geraten noch untergehen.

Dies ist keine zusätzliche Prozessebene. So funktioniert [WEDO](https://wedo.com/de/features) standardmässig. Mit der Nutzung verbessern Teams auf natürliche Weise ihren Sitzungsablauf.

Diskussionen werden präziser. Die Vorbereitung wird einfacher. Die Umsetzung verbessert sich, ganz ohne separate Workflows.

## **Die Ergebnisse, die Teams mit WEDO erzielen**

Wenn Sitzungen gut geplant und konsequent nachverfolgt werden, ist der Effekt klar erkennbar. Die Traktandenliste wird tatsächlich genutzt.

Notizen werden erfasst, solange sie noch frisch sind. Aufgaben werden zugewiesen, bevor die Sitzung endet. Und niemand muss später Updates hinterherlaufen.

Teams, die [WEDO](https://wedo.com/de/features) verwenden, sehen schnell Ergebnisse:

- Sitzungen bleiben fokussiert und enden pünktlich
- Alle wissen, wer wofür verantwortlich ist
- Entscheidungen werden dokumentiert und nicht nur erwähnt
- Frühere Sitzungen sind leicht nachzuvollziehen
- Projekte schreiten auch zwischen den Sitzungen voran, nicht nur währenddessen

Statt Sitzungen mit fünf verschiedenen Tools zu verwalten, passiert alles an einem Ort. Dieser Ort ist für Zusammenarbeit in Echtzeit, Aufgabenverfolgung und gemeinsame Verantwortung gemacht.

Bereit für Sitzungen, die wirklich etwas bewirken? [Testen Sie WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie viel Unterschied ein einziges Tool machen kann.

Vereinfachen Sie Ihre Sitzungen mit der Sitzung-Management-Software von WEDO. Planen Sie Agenden, erfassen Sie Notizen und weisen Sie Aufgaben an, alles an einem Ort. 

Orangefarbener Hintergrund mit dem Text «Planen, protokollieren und nachverfolgen» und einem blauen Kalendersymbol rechts

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Sitzungsmanagement-Software: Planen, protokollieren und nachverfolgen mit WEDO

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Informationsübertragung

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