Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Vor der Sitzung - Schritt 1 und 2:** Vorbereitung der Traktandenliste im Team. Der Protokollführer oder Moderator fügt ein Meeting hinzu, erstellt die Liste der zu behandelnden Punkte und bittet die Teilnehmer um Ergänzung der Traktandenliste.
* **Während der Sitzung - Schritt 3:** Der Protokollführer erstellt das Protokoll in Echtzeit. Alle Teilnehmer können an der Live-Aufzeichnung teilnehmen.
* **Nach der Sitzung - Schritte 4 und 5:** Der Protokollführer und die Teilnehmer lesen, korrigieren und validieren das Sitzungsprotokoll.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Sitzungen mit WEDO unter Berücksichtigung der 5 vorgeschlagenen Schritte richtig durchführen können. Sie werden feststellen, dass es in jeder Phase möglich ist, die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten und sie für ihre Rolle bei der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzung zu sensibilisieren. Um unsere Erklärungen zu präzisieren, schlagen wir Ihnen einen konkreten Anwendungsfall vor:

### Vorbereitung und Begleitung einer Geschäftsleitungssitzung durch Direktionsassistentin Agathe Rost[^1]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Schritt 1: Traktandenliste in Vorbereitung

 Die Direktionsassistentin Agathe Rost beschliesst, die Traktandenliste für die nächste Geschäftsleitungssitzung in einer Woche vorzubereiten. Der Leiter der Firma, Bernard Macherel\*, übermittelte ihr per E-Mail die Liste der zu behandelnden Themen. Agathe geht in den Arbeitsbereich Direktion um eine Sitzung hinzufügen. Nach der Eingabe des Titels, des Datums, der Uhrzeit, der Dauer und des Veranstaltungsortes konzentriert sie sich auf die Teilnehmerliste. Die Mitglieder des Geschäftsleitung wurden automatisch vom Arbeitsbereich übernommen, um wertvolle Zeit zu sparen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe möchte nun die verschiedenen Zugangsrechte der Teilnehmer verwalten. Für dieses Treffen haben Mathilde und Bernard alle Rechte wie Agathe. Die restlichen Teilnehmer können nur die Traktanden in den Schritten 1 und 3 anpassen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Danach möchte Agathe die Punkte auf die Traktandenliste setzen. Mit wenigen Klicks kopiert sie die Liste der Themen, die ihr Vorgesetzter vorher aufgelistet hat, und kopiert sie in die Eingabeleiste. Die Punkte werden automatisch erstellt und sind neu im Inhaltsverzeichnis links vom Bildschirm zu finden. Agathe kann sie nun entsprechend ordnen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

Die Agenda der Sitzung ist fertig. Agathe möchte die Teilnehmer informieren, damit diese ihre Notizen zu den Traktanden hinzufügen. Dazu verschickt sie eine E-Mail direkt von der Plattform über den **Knopf mit dem Umschlag**.

Die Teilnehmer werden als Empfänger übernommen. Agathe nutzt das vordefinierte Objekt und die Nachricht, um Zeit zu sparen und klickt direkt auf **E-Mail versenden**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Schritt 2: Traktandenliste bestätigt

Am Vorabend der Sitzung wurde die Traktandenliste von allen Teilnehmern ergänzt und kann in der Regel nicht mehr geändert werden. Nach einer kurzen Lektüre kann Agathe die Traktandenliste bestätigen und klickt auf **Traktandenliste ist verfügbar** im roten Banner am unteren Bildschirmrand, um zu Schritt 2 überzugehen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe muss in einem der Traktanden eine Last-Minute-Information hinzufügen. Mit dem orangen Balken am unteren Bildschirmrand **bearbeitet sie das Traktandum**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Schritt 3 : Sitzungsprotokoll in Bearbeitung

Am Tag X, kehrt Agathe zur vorbereiteten Sitzung zurück. Diese befindet sich im Schritt 2 - Traktandenliste bestätigt. Unten links auf dem Bildschirm klickt sie auf Die **Sitzung beginnen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe beginnt mit dem Ausfüllen der Teilnehmerinformationen. Sie kreuzt die abwesenden und entschuldigten Personen an. In dem entsprechenden Feld wird auch der Entschuldigungsgrund hinzugefügt.

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Die Sitzung beginnt: Agathe ist bereit das Protokoll zu erstellen. Bei der Abfassung kann sie mit dem Inhaltsverzeichnis leicht von Punkt zu Punkt navigieren und den einzelnen Punkten Absätze, Entscheidungen und Aufgaben hinzufügen. Am Ende der Sitzung klickt Agathe auf die Schaltfläche **Sitzung beenden**, im gelben Balken unten am Bildschirm.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Schritt 4 : Überprüfung des Sitzungsprotokoll

Einige Stunden nach der Sitzung möchte Agathe das Protokoll noch einmal überarbeiten. Sie kehrt in den Arbeitsbereich des Geschäftsleitung zurück, übernimmt die Sitzung in Schritt 4 - Überprüfung des Sitzungsprotokoll. Um Korrekturen vorzunehmen, realisiert sie diese direkt in jedem Punkt des Sitzungsprotokoll mit dem blauen + Schaltfläche.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Schritt 5 : Sitzungsprotokoll gesperrt

Wenige Tage nach der Sitzung und nach einer letzten Lesung kann Agathe endlich zur letzten Schritt übergehen. Sobald das Sitzungsprotokoll überprüft une angenommen wurde, kann Agathe es sperren. Ab jetzt kann das Protokoll nicht mehr angepasst werden.

Dazu klickt sie auf dem Schaltfläche **Sitzungsprotokoll sperren,** gibt den Code ein und klickt erneut auf Sitzungsprotokoll sperren**.**

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Am Ende sendet Agathe eine E-Mail an die Teilnehmer, um sie darüber zu informieren, dass das Sitzungsprotokoll gesperrt wurde. Die Teilnehmern werden aufgefordert, es erneut zu lesen.

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Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: fiktive Charaktere

#### Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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Die leitende Assistentin Agathe Rost ist für die Vorbereitung der nächsten Sitzung der Geschäftsleitung zuständig. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie sie mit WEDO arbeitet.

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Vorbereitung und Begleitung einer Geschäftsleitungssitzung

23\. Mai 2019: Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium der Westschweiz, bot ihren Lesern an, sich für WEDO zu interessieren. Die Verfasserin, Sophie Marenne, beschreibt die Merkmale unseres kooperativen Tools und hebt eines ihrer Hauptziele hervor: Herstellung einer direkten Verbindung zwischen den Sitzungen und den sich daraus ergebenden Aufgaben. Sie spricht auch von der Umsetzung der Lösung in vielen romanischen Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren.

Sie möchten mehr über unsere Lösung erfahren und die Aussagen der beiden WEDO-Mitbegründer kennen lernen? Lesen Sie den ganzen Artikel!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Den Artikel lesen](https://bit.ly/2K0vdls)

Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium in der Westschweiz, widmet WEDO einen Artikel.

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WEDO stärkt die Effizienz der Sitzungen

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. Doodle hat sich auch mit der Analyse von 19 Millionen Sitzungen zur Erstellung dieses Berichts befasst [Hier geht’s zum Doodle Report](https://fr.blog.doodle.com/le-point-sur-les-reunions-en-2019/)

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

## Eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich verlegen

Neu haben Sie die Möglichkeit, eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich zu verlegen. Gehen Sie dazu in den entsprechenden Arbeitsbereich (1) und anschliessend in das Tab **Sitzungen** (2). Klicken Sie auf den Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (3) und dann auf **Verschieben nach...** (4).

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Es öffnet sich ein Fenster: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Arbeitsbereich aus, in den Sie die Sitzung verschieben möchten (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Zum Schluss klicken Sie auf **Sitzung verschieben** (6).

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## Sitzung ausserhalb eines Arbeitsbereich erstellen

Sitzungen können aus Ihrer persönlichen Seite heraus einberufen werden. Mit dieser Funktion können Sie eine bilaterale Sitzung organisieren, ohne einen Einweg-Arbeitsbereich zu schaffen. Ein weiterer Anwendungsfall: Sie haben die Möglichkeit, eine Tagesordnung privat aufzustellen und sie rechtzeitig zugänglich zu machen, indem Sie die Sitzung in den entsprechenden Arbeitsbereich verlegen.

Um eine Sitzung aus Ihrer **persönlichen Seite** (1) hinzuzufügen, gehen Sie in das Tab **Sitzungen** (2) und klicken Sie auf **Sitzung hinzufügen** (3).

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## Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen importieren

Aufgaben im Zusammenhang mit anderen Arbeitsbereichen können in die Tagesordnungspunkte einer bestimmten Sitzung aufgenommen werden. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie eine umfassende Sitzung organisieren möchten, in der mehrere Aufgaben in verschiedenen Arbeitsräumen behandelt werden. Aus dem offenen Arbeitsbereich oder über den + Schaltfläche (1) können Sie auf alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen.

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Ein **Auswahlfeld** (2) zum Navigieren von Bereich zu Bereich wurde hinzugefügt. Um auf die offenen Aufgaben in einem anderen Arbeitsbereich zuzugreifen, klicken Sie auf das Auswahlfeld, wählen Sie den Bereich aus, in dem die zu importierenden Aufgaben (3) enthalten sind, und klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (4).

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Um den Import abzuschliessen, klicken Sie auf **Importieren** (5).

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## Notizen und Entscheidungen eines Punktes neu ordnen

Es ist nun möglich, die Reihenfolge der Notizen und Entscheidungen in einem Punkt oder Unterpunkt zu ändern. Beim Überfliegen einer Notiz erscheint im linken Rand der Knopf Ziehen und Ablegen. Klicken Sie auf diesen und ziehen Sie die Notiz an die gewünschte Stelle.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Standardorganisation zu ändern **Absätze** \> **Entscheidungen** \> **Aufgaben**.

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Weitere Fragen zu den Sitzungen ? Lesen Sie die Artikel unseres Hilfzentrum !

[Auf das Hilfzentrum zugreifen](https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen)

Die letzte Aktualisierung von WEDO gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen! Erfahren Sie in diesem Artikel, welche neuen Funktionen verfügbar sind.

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Mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen

## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

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## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

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Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

::button-primary[Auf das Hilfzentrum zugreifen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen"}

Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Verbesserungen, die die Abfassung Ihrer Protokolle erleichtern

## Verwaltung der Rechte

Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen, erscheint eine neue Spalte mit dem Titel **Zugriff** in der Teilnehmerliste :

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Für jeden Teilnehmer haben Sie die Wahl zwischen fünf Optionen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_1_7db5b841f2.png)

## 5 Schritte der Sitzung

Die fünf Phasen für die Organisation einer Sitzung wurden wie folgt verbessert:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_1_24da19b2f6.png)

Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Status der Sitzung (von einem Schritt zum anderen) einen Einfluss hat, wer was ändern kann. Nur der Höchstzoll, der durch die Krone auf blauem Grund dargestellt wird, kann den Status der Sitzung ändern.

## Zusammenfassung der Ansprüche nach Stufe

Hier ist eine Tabelle, in der die Zugriffe zusammengefaßt sind, die es ermöglichen, die Elemente entsprechend der Phase der Sitzung zu ändern:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Schritt 4/5 : Überprüfung des Sitzungsprotokolls

In den vorhergehenden Fassungen konnten nach Abschluss der Sitzung die Notizen und Beschlüsse noch geändert werden, aber nicht die Aufgaben. Die Arbeitsweise wurde in dieser Version verbessert. In der Phase 4/5 können alle Informationen noch geändert werden, nämlich bis zur Sperrung des Protokolls (Schritt 5/5).

## Registrierung von Änderungen an die Aufgaben

Die Aufgaben werden im Protokoll weiter aktualisiert, bis dieser gesperrt ist. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgtem Überarbeiten und Bestätigen systematisch einen Bericht zu sperren.

## Periodischer Bericht

Wir haben dieser Version einen periodischen Bericht hinzugefügt, der Ihnen per E-mail zugesandt wird. Standardmässig erhalten Sie am Montagmorgen einen wöchentlichen Bericht.

Um diesen Parameter zu ändern, finden Sie in Ihrem Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Periodischer Bericht.

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## Auch in dieser Version zu entdecken

* Neues Kachel-Design für Arbeitsbereichen, Vorlagen, Checklisten und Sitzungen.
* Das Kachelmenü wurde direkt auf die Kacheln selbst und nicht mehr in die Aktionsleiste verschoben, um Ergonomie und Navigation zu verbessern.
* Verbesserung einiger Texte zur Vereinfachung des Verständnisses der Schnittstelle (insbesondere für eine Tagesordnung importieren).
* Die Synchronisationsoptionen mit dem Kalender wurden verbessert.

Die neue Version von WEDO beinhaltet eine Reihe von Neuerungen, unter anderem die Rechteverwaltung in Sitzungen.

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Verwaltung der Rechte in Sitzungen

## WEDO SÀRL DAS SWISS MADE KOLLABORATIVE TOOL

WEDO Sàrl ist das Projekt von David Dutch und Antoine Sudan, zwei Freiburger und Jugendfreunde. Es handelt sich um ein Mitarbeiterinstrument, welches 2015 erstellt und von Fri Up unterstützt wurde, um Aufgaben, Sitzungen und Projekte im Team zu verwalten. Ihre Vision: die Kommunikation im Unternehmen vereinfachen, um die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten zu revolutionieren!

## GRÜNDUNG EINES 100% SCHWEIZERISCHE START-UP

Als Mitarbeiter eines Unternehmens steht jeder mit verschiedenen Kommunikationskanälen konfrontiert: Protokolle, Prozesse, Dokumente, E-mails, Tabellen, Telefonanrufe oder Checklisten. Es ist nicht immer leicht, eine klare Vorstellung von den Aufgaben und Fristen zu haben.

Im Jahr 2015 beschlossen David Dutch und Antoine Sudan, sich mit Führungskräften verschiedener Unternehmen zu treffen, um herauszufinden, wie sie Aufgaben, Sitzungen und Projekte bewältigen können. Dank der wertvollen Erfahrungen von über 300 Fachleuten konnten sie ihre Plattform ausbauen.

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Im Gegensatz zu diversen online verfügbaren Tools ist WEDO auf die Bedürfnisse der Schweizer Unternehmen abgestimmt.

> Ganz einfach zusammenarbeiten

Alle Daten liegen in der Schweiz. Die Anwendung ist hoch sicher und sehr einfach zu bedienen, um eine einfache Vernetzung der Mitarbeitenden zu ermöglichen.

## INSTRUMENTE FÜR DIE UNTERNEHMEN

Die Kapitalrendite der Nutzung von WEDO ist schnell. Zum Beispiel ermöglicht die Erstellung eines Protokolls via WEDO im Vergleich zu einem Standard-VP-Anschluss eine Einsparung von einer Stunde pro Sitzung. Darüber hinaus ermöglicht die vorgeschlagene Rückverfolgbarkeit eine Weiterverfolgung der Entscheidungsfindung vor Ort.

Die derzeitigen Kunden stammen aus verschiedenen Bereichen: Behörden, Gemeinden, Institution des Gesundheits- oder Sozialwesens, Banken. Spezielle Funktionen ermöglichen es ihnen, bestehende Prozesse wie das Erstellen von Protokoll oder die Erstellung von Checklisten für die Überwachung von Verwaltungsverfahren zu verfolgen. Kooperative Instrumente sind zweifellos die Zukunft von Kommunikationssystemen für Unternehmen. Mit den Verbesserungsvorschlägen der Kunden passt sich WEDO Tag für Tag den Bedürfnissen der Unternehmen an. Das Ziel ist klar: WEDO zum Referenz-Kollaborateur Tool in der Schweiz zu machen.

Foto: © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Quelle:
[Originalartikel von ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Ein Artikel über Wedo im CCIF Echo (Juni 2017 / Nr. 3).

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ECHO (CCIF)

## «Ein einfaches, intuitives und benutzerfreundliches Tool»

Wedo wurde von David Dutch und Antoine Sudan gegründet und ist ein 100% Schweizer Kooperationsinstrument für Unternehmen aller Grössen. Die Plattform ist in Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar und ermöglicht die Vernetzung der Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Aufgaben, Sitzungen und Projekte. Das Start-up, dem Fri Up seit fast einem Jahr folgt, hat den Ehrgeiz, zu einer nationalen Referenz zu werden.

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## Wie haben Sie sich kennengelernt und wann ist die Idee eines gemeinsamen Projekts entstanden?

Antoine: Wir haben uns im Jahr 2003 im Zug getroffen, als wir zu den Kursen für die Berufsmaturität (EPSIC) aufbrachen. Es hat sich rasch eine gute Alchemie entwickelt, ebenso wie die Idee, unser eigenes Unternehmen zu gründen, um unsere Fähigkeiten zu bündeln. Nach dem Studium der Ingenieurwissenschaften haben wir beide für uns gearbeitet und gute Freundschaften geschlossen. Es war ein wichtiger Schritt, um Erfahrungen zu sammeln und unser Projekt weiterzuentwickeln.

David: «Wir haben mit Wedo begonnen, als wir die Notwendigkeit erkannt haben, ein kooperatives Tool zu entwickeln, um die Information eines Unternehmens zu zentralisieren und seine Mitarbeiter in der Verwaltung ihrer Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu vernetzen.»

## Im Projektmanagement gibt es viele Tools auf dem Markt. Wie hebt sich Ihr Produkt ab?

Antoine : « Erstens führten wir Interviews mit etwa 300 Unternehmensleitern mit 5 bis 4500 Mitarbeitern, um deren Organisationen und Bedürfnisse zu verstehen und unser Tool zu entwickeln. Auf dieser Grundlage haben wir die Wedo-Plattform gebaut. Diese ermöglicht es, Aufgaben zu priorisieren, zu planen, zu delegieren und zu klassifizieren, wobei jedem Mitarbeiter ein Gesamtbild über alle seine Aufgaben vermittelt wird, über den Fortgang der Aufgaben, die er seinen Kollegen übertragen hat, und über die verantwortliche für jede Tätigkeit im Rahmen eines Projekts. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird dann in Form von Aufgaben gesteuert, die ein Kommentarsystem beinhalten. Die Historie wird aufgezeichnet, um die Aktivitäten aufzuzeichnen. »

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## Welche ersten Rückmeldungen haben Sie von den Nutzern erhalten?

David : « Alle unsere Kunden heben die Einfachheit hervor, die Ergonomie und die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Diese liefern wertvolle Informationen zur Optimierung unserer Lösung und bei Bedarf zur Entwicklung neuer Funktionalitäten. Langfristig wollen wir in den Kollaborationsmitteln für die Unternehmen Schweizer Referenz werden. »

## Wie kamen Sie zum Gründerzentren Nord?

Antoine : « Pierre-André Arm, Direktor der COREB, wurde Kunde von Wedo. Er schlug uns vor, mit Fri Up zu sprechen. Und im letzten November bekamen wir unseren Pass für ein Coaching der Vereinigung und eine Webhosting im Gründerzentren Nord in Morat.

David : «Unser Trainer Markus Ith half uns bei administrativen Aspekten wie Versicherungen und Buchhaltung. Heute folgt er hauptsächlich unseren Anzeigern und stellt uns mit Prospects in Verbindung.»

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Vorwort von Véronique Grady / Quelle:
[Ursprünglicher Artikel der Arbeitgeberinfo](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Ein Artikel über WEDO erschienen in der Arbeitgeberinfo "Info Patronale" vom Oktober 2016 (Nr. 280).

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Info Patronale

Mit der heutigen Online-Version ermöglicht WEDO die Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit Outlook, Gmail, iCal und allen anderen Kalendern.

Zwei Arten der Synchronisation sind möglich:

* Alle Aufgaben synchronisieren
* Aufgaben pro Thema synchronisieren

## Alle Aufgaben synchronisieren

Um alle Aufgaben mit Ihrem Kalender zu synchronisieren, gehen Sie in Ihr _Profil > Einstellungen > Karteikarte Kalendersynchronisation._

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Wenn Sie Outlook haben, klicken Sie auf den Link «Webcals». Für die anderen können Sie den Link unter dem Titel Google Calendar kopieren und gemäss der Erklärung in WEDO hinzufügen.

## Aufgaben pro Thema synchronisieren

Um die Aufgaben pro Thema zu synchronisieren, gehen Sie zum gewünschten Thema. Klicken Sie dann im Zahnrad auf Synchro Kalender. Gehen Sie dann wie oben erläutert vor.

## Abschluss

Mit der Kalendersynchronisation verpassen Sie keine Termine mehr. Wenn Sie Teil des Abenteuers werden möchten, zögern Sie nicht, eine Probezeit anzufordern. Sie können WEDO während 30 Tagen gratis als Team testen.

Mit WEDO können Sie Ihre Aufgaben mit den Kalendern Outlook, Gmail, iCal und allen anderen synchronisieren.

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Kalendersynchronisation

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

In einer Zeit, in der das von Taylor und Ford inspirierte pyramidale Managementsystem als starr und kulturell überholt wahrgenommen wird, entstehen allmählich neue Formen der Arbeitsorganisation.¹

Selbstverwaltungsmodelle stellen einen wichtigen Teil dieser neuen Organisationsstrukturen dar. Um zu verstehen, warum Organisationen diese Selbstmanagementmodelle einführen, muss man wissen, was die Führungskräfte von ihren Organisationen am meisten erwarten; nämlich Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit. Alle Organisationen wollen beides bis zu einem gewissen Grad erreichen. Doch in der Regel stellt das eine das andere in den Schatten. Denn zu viel Zuverlässigkeit schafft Starrheit und kann dazu führen, dass Unternehmen unempfindlich gegenüber Marktveränderungen werden. Umgekehrt besteht bei einer Überbetonung der Anpassungsfähigkeit die Gefahr, dass sich die Unternehmen verzetteln und ihren eigentlichen Zweck aus den Augen verlieren. Um zu versuchen beides miteinander in Einklang zu bringen, hilft Holokratie; das bekannteste Modell der Selbstverwaltung².

## Aber was ist Holokratie?

Laut Bernard Marie Chiquet, dem Gründer von IGI Partners (einem Unternehmen, das die Holokratie aus den USA nach Europa importiert), ist Holokratie eine Praxis, die Verantwortung fördert und die Zusammenarbeit im Dienste des Unternehmenszwecks unterstützt. In dieser Praxis gibt es keinen Manager im eigentlichen Sinne mehr, sondern jeder ist aufgefordert, sich selbst zu managen, und muss Führungsqualitäten zeigen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Struktur mehr gibt. In der Holokratie ist von einer „holistischen Struktur“ die Rede. Hier ist ein Schema, das die Funktionsweise dieser Struktur veranschaulicht:

![Diagramm, das die Kreisstruktur und Rollen in der Holacracy zeigt, wie autonome Teams und vernetzte Rollen ohne traditionelle Hierarchie funktionieren.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_2_b5d669a833.jpg)


### Der Superkreis
...oder auch allgemeiner Unternehmenskreis genannt, repräsentiert das Unternehmen als Ganzes. Er besteht insbesondere aus dem 1. und 2. Link von jedem Teilkreis.

### Der Teilkreis
...steht für autonome Teams, in denen jede Person eine Rolle hat und für das gleiche Ziel arbeitet. Teilkreise bilden sich oder lösen sich auf, je nach der Bedürfnisentwicklung der Organisation.

### Die Rolle
...ist eine Reihe von Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Die Rollen können erstellt, geändert oder aufgehoben werden. Personen haben in der Regel mehr als eine und in mehreren Kreisen. Es gibt operative Rollen und strukturelle Rollen. Die verschiedenen strukturellen Rollen, die weniger auf die Ausführung von operativen Aufgaben abzielen, sollen das reibungslose Funktionieren des Teams (= Teilkreis) und der Organisation gewährleisten. Hier sind die beiden wichtigsten strukturelle Rollen:

    **1. Link:** In jedem Unterkreis übernimmt eine Person die Rolle des Coachs, ähnlich dem Manager in einem Pyramidensystem. Diese Person ist für die Zuweisung von Rollen, die Verwaltung von Finanzen und Prioritäten, das Coaching von Teammitgliedern und die Aufrechterhaltung einer guten Atmosphäre verantwortlich. Diese Aufgaben nehmen etwa 10 % der Zeit in Anspruch, der Rest wird je nach Fähigkeiten für andere Rollen verwendet.
    
    **2. Link:** ist verantwortlich für die Eskalation einer Situation von einem Teilkreis zum Superkreis, wenn diese die Autorität des betreffenden Teilkreises überschreitet.

Um besser und effizienter organisiert zu sein als in einer sogenannten klassischen Struktur, stützt sich das „holistische Konzept“ auf drei [Arten von Besprechungen](https://wedo.com/de/features/meetings). Die sogenannten :

- **Strategietreffen**, die darauf abzielen, die Ausrichtung des Unternehmens festzulegen.
- **Governance-Sitzungen**, die dazu dienen, an der Organisation zu arbeiten, ohne operative Punkte anzusprechen.
- und **Triage**, deren Ziel es ist, in der Organisation zu arbeiten, d. h. an konkreten (operativen) Themen zu arbeiten, die entwickelt werden sollen.

Bei diesen Sitzungen sind eine bestimmte Reihenfolge, strenge Regeln sowie bestimmte Rollen einzuhalten. Jeder Teilnehmer wird gebeten, abwechselnd zu sprechen und Ideen oder Spannungen vorzubringen. Das Ziel ist es, gemeinsam Lösungen zu finden und so die Organisation durch die Beteiligung jedes Einzelnen weiterzuentwickeln.

### Holokratie: ein kultureller Paradigmenwechsel

Die Einführung der Holokratie ist nicht nur eine organisatorische Transformation, sondern auch eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur. Eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, sich von der Kultur der Hierarchie und Kontrolle zu verabschieden, die in traditionellen Systemen tief verwurzelt ist. Die Mitarbeiter, die an starre Strukturen mit klaren Befehlsketten gewöhnt sind, müssen lernen, selbstständig zu funktionieren und individuelle Verantwortung zu übernehmen.

![Diagramm zum Vergleich von Holacracy und traditionellem pyramidalen System, das strukturelle Unterschiede und organisatorische Auswirkungen zeigt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_2_bdb429a01e.png)

Dies erfordert nicht nur eine neue Art des Denkens, sondern auch eine neue Art der Zusammenarbeit. In einer holistischen Struktur müssen sich die Mitarbeiter eine gewisse Form der individuellen Führung aneignen, während sie gleichzeitig enger mit ihren Kollegen zusammenarbeiten. Die kollaborative Entscheidungsfindung, die das Herzstück der Holokratie ist, kann länger dauern und mehr Geduld erfordern als in einem Pyramidenmodell. Allerdings führt dieser Ansatz zu mehr Transparenz, individueller Verantwortung und Ausrichtung innerhalb der Teams. Jeder Mitarbeiter wird ermutigt, die Initiative zu ergreifen und sich stärker an Entscheidungsprozessen zu beteiligen. Dies schafft ein Umfeld, in dem Autonomie nicht nur gefördert, sondern auch wertgeschätzt wird. Holokratie treibt auch eine offenere und regelmässigere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern voran, wodurch Informationssilos abgebaut und der Teamgeist gestärkt werden.

Ein weiterer Schlüsselaspekt ist, dass Unternehmen bereit sein müssen, ihre Belohnungs- und Anerkennungssysteme neu zu erfinden. In einer holokratischen Organisation sind traditionelle Beförderungen nicht mehr relevant, da es keine hierarchischen Ebenen mehr gibt, die man erklimmen muss. Dies stellt das traditionelle Modell der Karriereentwicklung auf den Kopf. Die Mitarbeiter müssen durch andere Formen der Anerkennung motiviert werden, z. B. durch erweiterte Verantwortungsbereiche, die Möglichkeit, zu verschiedenen Projekten beizutragen, oder durch regelmässige Feedbackmechanismen. Damit dieses System gut funktioniert, müssen die Mitarbeiter auch eine klare Vorstellung von ihren Zielen haben und verstehen, wie ihre Arbeit zur Daseinsberechtigung der Organisation beiträgt.

## Die Grenzen der Holokratie :

Obwohl die Holokratie von vielen Unternehmen übernommen wurde, haben einige, wie die Amazon-Tochter Zappos, sie wieder aufgegeben oder sich nie daran gehalten. Denn diese Struktur hat auch ihre Grenzen, wie z. B. starre Besprechungsregeln, Einschränkungen der Meinungsfreiheit und eine in Frage gestellte Effizienz. Diese verschiedenen Punkte beeinflussten die Entscheidung von Zappos, sich zurückzuziehen.⁴.

In Bezug auf die Rollen zeigt das Beispiel von Zappos, dass ein Mitarbeiter etwa 7,4 Rollen mit durchschnittlich 3,47 Verantwortlichkeiten pro Rolle hat. Das heisst, insgesamt mehr als 25 Verantwortlichkeiten pro Mitarbeiter. Diese Vielzahl von Rollen erschwert die Arbeitsorganisation, die Einstellung von Mitarbeitern und die Festlegung von Gehältern, da es schwierig wird, ein gerechtes Gehalt zu ermitteln. Da die Beschäftigten immer mehr Rollen übernehmen, ist es fast unmöglich, ein marktübliches Gehalt festzulegen.

Ein weiterer heikler Punkt bei der Einführung der Holokratie ist der Bedarf an mehr Disziplin. In einem Modell, in dem die Einzelnen mehr Autonomie und Verantwortung haben, kann es für einige leicht sein, die Prioritäten des Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Ausserdem passen sich nicht alle Persönlichkeiten leicht an dieses Mass an Selbstmanagement an. Einige Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise stärker gestresst, weil sie ohne die traditionelle Führung mehr Initiative ergreifen und Verantwortung übernehmen müssen. Dies kann auch zu Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung führen, insbesondere in komplexeren oder grösseren Organisationen, in denen Kommunikation und Koordination von entscheidender Bedeutung sind.

Trotz ihres Images als innovatives Managementsystem ist die Holokratie nicht für alle Unternehmen geeignet. Ihre Einführung kann Jahre dauern und dazu führen, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Für grosse Unternehmen ist eine teilweise Einführung empfehlenswert. Für Start-ups und KMU, deren Organisation anpassungsfähig sein muss und die relativ klein sind, scheint sie eine geeignete Lösung zu sein. Im Übrigen sind viele dieser Unternehmen sogenannte „Early Adopters“. ⁵

## Holokratie und Konfliktmanagement

Der Umgang mit Spannungen ist ein Schlüsselelement in einer holistischen Organisation. Spannungen werden laut Holokratie als Abweichungen zwischen dem aktuellen Zustand der Organisation und dem, was eine ideale Situation sein könnte, definiert. Diese Spannungen werden oft als Chancen für Verbesserungen gesehen. Allerdings kann der Umgang mit Spannungen manchmal auch zu einer Quelle der Frustration werden. Denn wenn sie nicht schnell oder effektiv angegangen werden, können sie zu Konflikten zwischen den Teammitgliedern führen.

Die Rolle des Moderators ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass Spannungen auf konstruktive Weise gelöst werden. In einer traditionellen Struktur werden Konflikte oft von oben nach unten behandelt, wobei ein Manager oder Vorgesetzter die Rolle des Schlichters übernimmt. In der Holokratie erfolgt die Konfliktlösung eher horizontal, wobei die Teams oft selbst Lösungen für auftretende Probleme finden müssen. Dies erfordert von den Teammitgliedern ein hohes Mass an Reife und Kommunikationsfähigkeiten. Damit dies funktioniert, muss die Organisation klar definierte Konfliktlösungsprozesse und klare Rahmenbedingungen für die Eskalation von Spannungen einführen.

## Die langfristigen Vorteile von Holokratie

Trotz der Herausforderungen, welche das Konzept mit sich bringt, bietet es langfristig viele potenzielle Vorteile. Durch die Einführung eines flexibleren Führungsmodells können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber Marktveränderungen erhöhen. Die grössere Autonomie der Teams fördert die Innovation, da Ideen schneller entstehen und umgesetzt werden können, ohne eine lange Kette von Genehmigungen durchlaufen zu müssen. Diese erhöhte Reaktionsfähigkeit ist in Branchen, die sich schnell verändern und in denen Anpassungsfähigkeit ein Schlüsselfaktor für den Erfolg ist, von entscheidender Bedeutung.

Einer der grössten Vorteile ist die Förderung und bessere Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Denn die Mitarbeiter sind nicht mehr auf eine einzige definierte Rolle oder Position beschränkt; sie können je nach ihren Talenten und Interessen zu verschiedenen Projekten und Kreisen beitragen. Dadurch wird auch verhindert, dass bestimmte Talente oder wertvolle Fähigkeiten ungenutzt bleiben. Dieser Ansatz kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer stärkeren Bindung von Talenten führen. Denn damit spüren die Mitarbeiter, dass sie grössere Freiheit haben, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihren Handlungsspielraum innerhalb der Organisation zu erweitern.¹⁰

Schliesslich ermöglicht Holokratie eine höhere organisatorische Agilität. Unternehmen, die dieses Modell anwenden, reagieren häufig schneller auf Marktveränderungen, da sie nicht durch starre Strukturen gebremst werden. Entscheidungen werden schneller und näher an den operativen Teams getroffen, sodass die Strategien in Echtzeit angepasst werden können. Diese Flexibilität kann ein grosser Wettbewerbsvorteil sein, vor allem in dynamischen Märkten, in denen die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung ist.

![Diagramm, das die Vorteile der Holacracy zeigt, mit Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit, Autonomie und Teamabstimmung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_5_03dca69fe9.png)

## Holokratie und Innovation: eine gewinnbringende Synergie

Eine der grossen Stärken der Holokratie liegt in ihrer Fähigkeit, Innovationen zu fördern. Durch den Wegfall hierarchischer Barrieren fühlen sich die Mitarbeiter freier, neue Ideen vorzuschlagen, auch wenn diese abseits der üblichen Wege liegen. Diese Fähigkeit, neue Ideen hervorzubringen, ist in einer Welt, in der sich die Märkte schnell verändern und Unternehmen sich ständig neu erfinden müssen, von entscheidender Bedeutung. Holokratie fördert auch das kalkulierte Eingehen von Risiken, da jeder Kreis im kleinen Rahmen experimentieren kann, ohne schwerwiegende Folgen für die gesamte Organisation befürchten zu müssen.

Darüber hinaus ermöglicht Holokratie das schnellere Testen von Ideen. Jeder Kreis kann unabhängig Entscheidungen treffen und Prototypen oder Pilotprojekte einführen, ohne auf die Zustimmung einer obersten Führungsebene warten zu müssen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Markteinführung und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig. Dies ist besonders vorteilhaft für Startups oder schnell wachsende Unternehmen, bei denen die Fähigkeit zur Innovation und schnellen Anpassung entscheidend für das Überleben und Gedeihen ist.

Holokratie fördert auch die Vielfalt der Sichtweisen, indem sie jedem, unabhängig von seiner Rolle oder seinem Status, erlaubt, zum kollektiven Denken beizutragen. Diese Vielfalt ist ein starker Motor für Innovationen, da sie es ermöglicht, unterschiedliche Ideen miteinander zu konfrontieren und kreativere Lösungen zu erforschen. Sie hilft auch, die Tendenz zum Einheitsdenken zu durchbrechen, indem sie die Einbeziehung von Stimmen aus allen Ebenen fördert und jedem die Möglichkeit gibt, aktiv an der Wertschöpfung des Unternehmens mitzuwirken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Holokratie ein innovatives Managementmodell ist, das klassische Strukturen in Frage stellt. Seine Anwendung bringt jedoch Herausforderungen mit sich, insbesondere im komplexen Management von Rollen und Organisation. Sie eignet sich für agile Unternehmen wie [Start-ups und einige KMUs](https://wedo.com/de/industries/sme), ist aber keine Universallösung, vor allem nicht für grosse Strukturen. Jedes Unternehmen sollte daher vor der Einführung seine spezifischen Bedürfnisse sorgfältig prüfen und geeignete Anpassungen für einen erfolgreichen Übergang vorbereiten.

Haben Sie Lust, Holokratie in Ihrem Unternehmen zu testen? WEDO kann Ihnen dabei mit unserem umfassenden Governance-Modul helfen, das diesem Managementsystem gewidmet ist. Um mehr zu erfahren, buchen Sie eine kostenlose Demoversion von einem unserer Spezialisten.

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### Governance Funktion in WEDO
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**Referenzen**

1. GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES und THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d'organisation du travail: opportunités ou illusions? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.
2. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.
3. CHIQUET, Bernard Marie und APPERT, Étienne, 2013. Eine neue Managementtechnologie: Holacracy. Goussonville: IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22
4. CASTILLO, Amanda, 2018. Holacracy, die Utopie, die ohne Chef auskommt. Le Temps [online]. 5. Oktober 2018. [Abgerufen am 17. April 2022]. Verfügbar unter: https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef
5. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.

Holacracy verändert Organisationen, indem sie Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit vereint, im Gegensatz zu traditionellen pyramidalen Systemen. Entdecken Sie ihre Vorteile und Herausforderungen.

Bild von Menschen, die in einem von Holacracy inspirierten Arbeitsumfeld zusammenarbeiten, wobei jeder autonom und ausgeglichen zu gemeinsamen Zielen beiträgt.

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Holokratie: Management-Revolution oder organisatorische Herausforderung?

![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

In einem faszinierenden [Forbes-Artikel](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/) sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens. WEDO hat sich von einem kleinen Schweizer Start-Up zu einem globalen Akteur in der kollaborativen Softwareranche entwickelt. Das Interview, das in Paris stattfand, beleuchtet den Weg von WEDO über die letzten neun Jahre. Was als Freundschaft und gemeinsame Leidenschaft begann, hat sich zu einem florierenden Unternehmen mit mehr als 600 Kunden und 15 engagierten Mitarbeitern entwickelt. 

Doch es handelt sich nicht nur um eine Rückschau. Der Artikel bietet auch Eiblicke, wie die WEDO-Plattform Unternehmen weltweit dabei hilft, ihre Aufgaben- un Sitzungsmanagement-Prozesse zu optimieren. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Punkte des Interviews zusammen und untersuchen, was WEDO in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Branche auszeichnet. 

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## WEDO: Die kollaborative Plattform, die Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht

[Die kollaborative SaaS-Plattform von WEDO](https://wedo.com/de) hat sich schnell als bevorzugte Lösung für Unternehmen etabliert, die ihre internen Abläufe optimieren möchten. Die Plattform wurde entwickelt, um alle Aspekte der Sitzungsvorbereitung und des Aufgabenmanagements zu vereinfachen, von der Erstellung detaillierter Agenden bis hin zur Echtzeit-Verfolgung des Projektfortschritts. Mit WEDO können sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren: Aufgaben effizient und sicher zu erledigen. 

## Was zeichnet WEDO aus?

Es gibt einige wesentliche Gründe, warum mehr als 600 Unternehmen WEDO als ihre bevorzugte Plattfirm gewählt haben:

1. **Benutzerfreundlichkeit:** WEDO ist einfach eizurichten und sofort nutzbar. Im Gegensatz zu vielen anderen Kollaborationstools ist WEDO intuitiv und leicht zu implementieren, sodass nur minimale Schulungen erforderlich sind. “Wir haben festgestellt, dass Teams die schnelle Eiführung von WEDO ohne die steile Lernkurve, die bei anderen Plattformen oft erforderlich ist, schätzen”, sagt David Dutch, Mitbegründer von WEDO. 
2. **Mehrsprachige Unterstützung:** Die WEDO-Plattform ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Englisch, Deutsch und Italienisch. Dies macht sie besonders beliebt bei europäischen Unternehmen, die ein Kollaborationstool suchen, das die unterschiedlichen sprachlichen Anforderungen ihrer Mitarbeiter erfüllt. 
3. **All-in-One Kollaboration**: WEDO ist nicht nur ein Sitzungstool, sondern eine umfassende Lösung, die Projektmanagement, [Aufgabenverfolgung ](https://wedo.com/de/features/tasks)und Echtzeit-Kollaboration integriert. Nutzer können Tagesordnungen vorbereiten, Sitzungsprotokolle erstellen und die Erledigung von Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen. Dieser [All-in-One](https://wedo.com/de/features) Ansatz für die Zusammenarbeit ist das, was WEDO auszeichnet und Teams dabei hilft, organisiert zu bleiben, ohne mehrere Tools jonglieren zu müssen. 


![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## Sicherheit im Mittelpunkt von WEDOs Innovation

In einer Welt, in der Datenverletzungen und Sicherheitsprobleme für Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, hat WEDO Sicherheit zu einem Kernelement seiner Plattform gemacht. Die SaaS-Plattform wurde unter [Berücksichtigung des Datenschutzes](https://wedo.com/de/security) entwickelt, sodass Unternehmen ohne Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit zusammenarbeiten können. 

“Unsere Plattform wird auf ISO 27001-zertifizierten Servern in der Schweiz gehostet, die sowohl den GDPR- als auch den Schweizer revDSG-Vorschriften entsprechen”, erklärt Antoine Sudan, Mitbegründer von WEDO. “Das gibt unseren Kunden die Sicherheit, dass ihre sensiblen Daten geschützt und in Übereinstimmung mit den strengsten Vorschriften gespeichert werden”. 

Zusätzlich zu Verschlüsselungs- und Konformitätsfunktionen stellt WEDO sicher, dass alle Daten lokal in Europa gespeichert werden, wodurch das Risiko von Problemen mit der Datensouveränität minimiert wird - eine wichtige Sorge für Unternehmen in stark regulierten Branchen.  

## Innovation: AI-Tools für die Zukunft

WEDOs Engagement für kontinuierliche Verbesserung endet nicht bei Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Das Unternehmen arbeitet ständig daran, seine Plattform weiterzuentwickeln, um die Bedürfnisse seiner Nutzer besser zu erfüllen. “Wir entwickeln derzeit AI-Tools, die unsere Plattform nicht nur intuitiver machen, sondern auch umsetzbare Erkenntnisse liefern, damit Teams effizienter arbeiten können”, erklärt David Dutch. 

Dieser AI-gesteuerten Tools konzentrieren sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Priorisierung von Aufgaben und die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Da Unternehmen zunehmend intelligentere und effizientere Lösungen verlangen, positioniert sich WEDO als führendes Unternehmen im Bereich AI-gestützter Zusammenarbeit.

## Echte Auswirkungen: Wie WEDO Unternehmen transformiert

Die SaaS-Plattform von WEDO ist nicht nur ein Software-Tool, sondern eine transformative Lösung für Unternehmen aus [verschiedenen Branchen](https://wedo.com/de/category/anwendungsbeispiele). [Unternehmen, die WEDO nutzen](https://wedo.com/de/category/kundenberichte), haben erhebliche Verbesserungen in der Effizienz von Sitzungen, der Aufgabenerledigung und im gesamten Projektmanagement festgestellt.

Ein Beispiel ist ein mittelständisches europäisches Technologieunternehmen, das mit unorganisierten Sitzungen und verpassten Fristen zu kämpfen hatte. Nach der Implementierung von WEDO reduzierte sich die in Sitzungen verbrachte Zeit um 30 %, und die Erledigungsquote der Aufgaben stieg um 25 %. Diese Art von Einfluss ist der Grund, warum sich immer mehr Unternehmen für WEDO entscheiden, um ihre internen Abläufe zu vereinfachen.

![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Wie hebt sich das Unternehmen von der Konkurrenz ab?

Der erste Differenzierungsfaktor liegt im Tool selbst. Im Gegensatz zu einigen hochspezialisierten Softwarelösungen wurde WEDO als dynamische und flexible Plattform entwickelt, die eine breite Palette von Anwendungsfällen und Branchenbedürfnissen abdeckt (z. B. [Gemeinderäte](https://wedo.com/de/industries/municipal-administrations), [Teammeetings](https://wedo.com/de/use-cases/team-meetings), [Projektmanagement](https://wedo.com/de/features/project-management)). Im Vergleich zu Angeboten wie denen von Microsoft verfolgt das Unternehmen einen ganzheitlicheren Ansatz mit einem “All-in-One”-Tool, das die Zersplitterung von Informationen über verschiedene Softwarelösungen hinweg vermeidet. Mit WEDO müssen Benutzer nicht mehr zwischen mehreren Anwendungen jonglieren – alles ist griffbereit. Das Unternehmen strebt danach, das ideale Gleichgewicht zwischen Spezialisierung und Generalisierung zu finden.

Der zweite Differenzierungsfaktor ist der kundenorientierte Ansatz, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Bedürfnisse seiner Kunden zu verstehen und massgeschneiderte Lösungen anzubieten. Der Support wird für seine Qualität und Schnelligkeit sehr geschätzt, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 4 Minuten im Jahr. Diese enge Beziehung führt zu einer hervorragenden Benutzererfahrung, hoher Kundenbindung und positiven Mundpropaganda-Empfehlungen.

## Warum ist dieser Artikel in Forbes wichtig?

Ein Artikel in Forbes zu erscheinen, ist nicht nur eine Ehre, sondern auch ein Zeichen für den bedeutenden Einfluss, den WEDO auf die Geschäftswelt hat. Während wir unsere Plattform weiterentwickeln und unsere Nutzerbasis vergrössern, ist dieser Artikel ein Meilenstein, der unseren Ansatz und den Mehrwert, den wir unseren Kunden bieten, bestätigt.

Mit mehr als 600 Unternehmen, die WEDO in Europa und darüber hinaus nutzen, sind wir gespannt auf die Zukunft und die Rolle, die unsere Plattform bei der Transformation der Zusammenarbeit in Unternehmen spielen wird.

## Fazit

Bei WEDO sind wir bestrebt, Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Wir gewährleisten zudem Datensicherheit und steigern die Produktivität. Unser Artikel in Forbes unterstreicht den Einfluss, den wir auf die Geschäftswelt haben, aber wir hören hier nicht auf. Mit der kontinuierlichen Innovation von AI-Tools und Sicherheitsverbesserungen freuen wir uns darauf, zu sehen, wie WEDO die Zukunft der Arbeit gestalten wird.

**Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo zu vereinbaren oder mehr über unsere Plattform zu erfahren.**

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In einem faszinierenden Forbes-Artikel sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens.

Antoine Sudan und David Dutch zu Gast bei Forbes

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Forbes stellt WEDO in “Successful Companies” vor

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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