## Terminologische Änderungen

Wir mussten unsere Terminologie anpassen. So können Sie mit den **Absätzen** ein Textfeld hinzufügen, das für alle Teilnehmer einer Sitzung sichtbar ist. Die **Notizen** sind durch einen gelben Hintergrund unterscheidbar und nur für den Benutzer sichtbar, der sie hinzufügt.

## Privaten Notizen

Ab sofort können Ihre Traktanden um private Notizen ergänzt werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Beiträge im Hinblick auf die bevorstehende Sitzung vorbereiten oder die Punkte bei der Abfassung des Berichts in Echtzeit anmerken.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_1_notes_privees_1024x575_a6cdb0cb62.png)

## Umwandlung von Elementen

Ihre Privat Notiz muss für alle Teilnehmer sichtbar sein? Mit einem Klick umwandeln!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_2_convertir_note_en_paragraphe_1024x575_a92c2a02b7.png)

Damit Sie beim Layout wertvolle Zeit sparen können, können Sie die meisten Elemente auch umwandlungen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_3_conversion_d_elements_1_1024x329_220931708f.png)

Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, eine Aufgabe in ein anderes Element umzuwandeln.

## Reihenfolge der Einträge

Die Anordnung aller Elemente der Sitzung kann gewählt werden. Ziehen und ablegen Sie ein Element zum Ordnen!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_4_ordre_de_elements_1024x575_124c4c92c0.png)

##  « Teilnehmertabelle » Option

Sie möchten eine Liste mit den vollständigen Kontaktdaten der Sitzungsteilnehmer? Es gibt eine Option «Teilnehmertabelle», die über die Einstellungen einer Sitzung zugänglich ist.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_5_parametres_dune_reunion_1024x575_6ea65fc9df.png)

Die komplette Teilnehmertabelle wird in den Schritten 2, 4 und 5 angezeigt. Die Kontaktdaten werden in Abhängigkeit von den Profilinformationen der einzelnen User übernommen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_6_tableau_des_participants_1024x575_ac91837cea.png)

In den Bearbeitungsschritten, Traktanden in Vorbereitung und Protokollierung können Sie die Kontaktdaten eines Teilnehmers manuell ändern. Auf diese Weise kann die Funktion einer Person für eine bestimmte Sitzung geändert werden.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_7_editer_un_participant_1024x575_ce2682d04e.png)

## Link Aufgaben-Sitzungen

Die in Sitzungen erstellten Aufgaben enthalten einen Link in ihrem Detailansicht, der einen einfachen Zugriff auf den jeweiligen Tagesordnungspunkt ermöglicht. So können Sie die Aufgabe im Kontext der Erstellung anzeigen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_8_lien_tache_reunion_1024x575_19c86d6606.png)

## Allgemeine Ergonomie

### Benutzen Sie den neuen + Knopf, um Inhalt einfach zu erstellen

Sie können Ihre **Arbeitsbereich**, **Checklisten-Vorlagen**, **Teams** und **Benutzer** mit einem einzigen Knopf in der Kopfzeile erstellen!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_9_bouton_plus_1024x575_be06c4f954.png)

### Profitieren Sie von den Kurzbefehlen im Hauptmenü

Das Menü enthält drei Tasten, die Ihnen den einfachen Zugriff auf die **Arbeitsbereich** und **Checklisten-Vorlagen** sowie auf der Seite Benutzer ermöglichen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_09_10_raccourcis_menu_principal_1024x575_983d87326b.png)

Um Einfachheit zu gewinnen, wurde das Design des Hauptmenüs überarbeitet und zeigt eine neue Farbpalette.

Mit privaten Notizen können Sie Ihre Beiträge in vertraulicher Form vorbereiten. Dieses Update beleuchtet das neue Design der Plattform und bietet viele Funktionalitäten, die Sie mit diesem Artikel entdecken können.

2019-09-fügen-sie-private-notizen-zu-besprechungen-hinzu

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Fügen Sie private Notizen zu Besprechungen hinzu

## Die Karteikarte Dateien überarbeiten

Die Karteikarte Dateien in jedem Arbeitsbereich funktioniert nun als Ordner. Die wichtigsten Änderungen gegenüber der vorherigen Version? Sie müssen nicht immer wieder dieselbe Datei hinzufügen! Die Dateien, die dem Arbeitsbereich hinzugefügt werden, können in Zukunft wieder übernommen werden, um einer Aufgabe oder einem Tagesordnungspunkt beizufügen, ohne dass Sie in die Ordner Ihres Computers zurückkehren müssen. Möchten Sie eine Datei umbenennen, ersetzen oder löschen? Dies ist nun ab dem Karteikarte Dateien möglich!

Im Karteikarte werden die Dateien nach dem Element kategorisiert, mit dem sie verknüpft sind:

* Dateien im Bereich - dem Karteikarte Dateien hinzugefügt
* Dateien, die zu den Aufgaben des Arbeitsbereich gehören
* Dateien, die den Arbeitsbereich-Sitzungen beigefügt sind

### Datei in Arbeitsbereich hinzufügen

Jetzt können Sie eine Datei direkt in einen Arbeitsbereich einfügen. Dies geschieht durch Klicken auf den Schaltfläche **Datei hochladen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_1_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_8be8c9bcec.png)

Ein Fenster öffnet sich und bietet zwei Optionen zum Hinzufügen: Ziehen und Ablegen der Datei oder wählen Sie diese aus dem Schaltfläche.

**Neu** : Sie können mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_2_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_2_fd12f3ab24.png)

### Dateien aus dem Bereich

In dieser Kategorie werden nun Dateien angezeigt, die dem Arbeitsbereich hinzugefügt wurden. Dies sind Dateien, die sich auf Mitglieder des Arbeitsbereich beziehen und nicht unbedingt mit einer Aufgabe oder einer Sitzung in Verbindung stehen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_3_les_fichiers_de_lespace_ae8873b9f7.png)

### Änderung der grundlegenden Funktionsweise

In dieser neuen Version werden Dateien, die den Aufgaben oder Sitzungen beigefügt sind, nicht mehr in den Arbeitsbereich eingefügt. Diese können jedoch per Klick hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu auf **Zu** (Arbeitsbereich) **Hinzufügen** über den Informationsabschnitt der Datei.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_4_ajouter_a_lespace_de_travail_a14e0721fe.png)

### Den Aufgaben beigefügte Dateien

Klicken Sie auf den Trichterknopf, um den Filter **An Aufgaben hinzugefügt**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_5_filtre_joints_aux_taches_bc07d34956.png)

Hier finden Sie nur die Dateien, die den Leerzeichen-Aufgaben beigefügt sind. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich der Informationsabschnitt: Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff auf die Aufgabe, mit der die Datei verknüpft ist.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_6_volet_informations_lien_vers_la_tache_7d921bfb6c.png)

### Den Sitzungen beigefügte Dateien

Mit einem Klick auf den Trichterknopf finden Sie dann den Filter **An Sitzungen hinzugefügt**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_7_filtre_joints_aux_reunions_bf523484c0.png)

Hier finden Sie nur die Dateien, die Sie mit den Leerzeichen-Sitzungen verbinden. Wenn Sie auf die Datei klicken, öffnet sich der Informationsabschnitt: Ein Link ermöglicht den direkten Zugriff auf die Sitzung mit der Datei.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_8_volet_informations_lien_vers_la_reunion_f832f4c896.png)

### Alle Dateien im Arbeitsbereich

Mit einem Klick auf den Trichterknopf, endlich finden Sie den Filter **Alle**.

Diese Kategorie umfasst alle Dateien aus dem Arbeitsbereich:

* Dateien, die der Arbeitsbereich hinzugefügt werden
* Dateien, die zu den Aufgaben des Arbeitsbereich gehören
* Dateien, die zu den Aufgaben des Arbeitsbereich gehören

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_9_filtre_tous_les_fichiers_de_lespace_4e2d0955a8.png)

### Informationsabschnitt

Wenn Sie auf eine Datei im Register klicken, öffnet sich rechts vom Bildschirm ein Informationsabschnitt. Hier finden Sie den Dateinamen, das Dateiformat, den Pfad, das Datum und die Uhrzeit der Hinzufügung, das Gewicht, den Benutzer, der die Datei hinzugefügt hat, und die Verknüpfungen zu den Elementen, an die die Datei gebunden ist.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_10_volet_dinformations_fichier_b6bd2b78cd.png)

### Verwaltung von Versionen

WEDO bearbeitet nun Konflikte zwischen verschiedenen Versionen einer Datei. Wenn eine Datei mit demselben Format und demselben Namen in die Arbeitsbereich eingefügt wird, informiert WEDO Sie und schlägt Ihnen zwei Optionen zur Bewältigung des Konflikts vor:

* Bestehende Datei durch Neue-Version ersetzen
* Beide Versionen der Datei im Arbeitsbereich behalten

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_11_gestion_des_conflits_entre_fichiers_451bf3618c.png)

**Info** : Wenn Sie beide Versionen behalten möchten, wird ein Suffix mit der Versionsnummer automatisch den Namen der hinzugefügten Datei ergänzen (z.B. :\_2; \_3; \_4; usw.)

Für jede Datei können Sie den Versionsverlauf durch Klicken auf das entsprechende Register aufrufen. Bitte beachten Sie, dass eine Version heruntergeladen, wiederhergestellt oder gelöscht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_12_onglet_versions_fichier_9f2d59107d.png)

### Durch Dateien suchen

Im Karteikarte wurde ein Suchtool integriert, um Zeit zu sparen. Die Suche erfolgt nur über den ausgewählten Filter.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_13_rechercher_un_fichier_dans_longlet_af5ca9ebff.png)

Jeder Benutzer kann auch durch die Dateien aller Arbeitsbereiche, in denen er Mitglied ist, suchen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_14_rechercher_un_fichier_a_travers_tous_les_espaces_6f59b7d902.png)

## Dateien zu Aufgaben und Sitzungen hinzufügen

Bei Aufgaben oder Sitzungen können Sie nun mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen. Beim Hinzufügen werden Ihnen zwei Optionen angeboten.

### Datei von der Festplatte anhängen

Erster Fall: Die Datei wurde nie zur Plattform hinzugefügt. Sie möchten daher auf die Dateien Ihres Computers zugreifen, um diese auszuwählen. Klicken Sie dann auf die Option **Von der Festplatte** und wählen Sie die Dateien aus.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_15_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_7ff765ed8b.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_16_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_2_abc56b5423.png)

### Datei von WEDO anhängen

Zweiter Fall: Die beizufügende Datei ist eine Datei, die mit einem Arbeitsraum verbunden ist, zu dem Sie gehören. Klicken Sie dann auf **Von WEDO**. Ein Fenster, das den Baum in Ihrem Netzwerk übernimmt, öffnet sich und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf den richtigen Speicherplatz.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_17_joindre_un_fichier_depuis_wedo_f6958ea713.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_18_joindre_un_fichier_depuis_wedo_2_52a75bbd75.png)

## Schnellübersicht der PDF-Dateien und Bilder

Die Option **Öffnen** ermöglicht den Zugriff auf die Inhaltsübersicht der PDF-Dateien und Bilder.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_19_ouvrir_apercu_pdf_6cc6367c30.png)

Sie können durch das Dokument navigieren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_20_apercu_pdf_3a00d6c3de.png)

## Auch in dieser Version zu entdecken

Eine Verbesserung für das Benutzermanagement: Die Verwalter können nun die Teams auswählen, denen die Benutzer bei der Erstellung der neuen Konten angehören sollen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_21_creer_un_utilisateur_3b483fe7df.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_22_ajouter_un_utilisateur_dans_une_equipe_c842e6a6e4.png)

Weitere Fragen zur Dateiverwaltung? Schauen Sie sich die Artikel unserer Hilfezentrum an!

::button-primary[Zum Hilfezentrum gelangen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/1464220-dateien}

Die Dateiverwaltung wurde komplett überarbeitet! Die durch diese Aktualisierung geschaffene neue Struktur ist ein erster Schritt in der künftigen Entwicklung des Dateis-Moduls. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Funktionen die neue Online-Version bietet.

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2019-07-dateiverwaltung

Dateiverwaltung

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Vor der Sitzung - Schritt 1 und 2:** Vorbereitung der Traktandenliste im Team. Der Protokollführer oder Moderator fügt ein Meeting hinzu, erstellt die Liste der zu behandelnden Punkte und bittet die Teilnehmer um Ergänzung der Traktandenliste.
* **Während der Sitzung - Schritt 3:** Der Protokollführer erstellt das Protokoll in Echtzeit. Alle Teilnehmer können an der Live-Aufzeichnung teilnehmen.
* **Nach der Sitzung - Schritte 4 und 5:** Der Protokollführer und die Teilnehmer lesen, korrigieren und validieren das Sitzungsprotokoll.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Sitzungen mit WEDO unter Berücksichtigung der 5 vorgeschlagenen Schritte richtig durchführen können. Sie werden feststellen, dass es in jeder Phase möglich ist, die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten und sie für ihre Rolle bei der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzung zu sensibilisieren. Um unsere Erklärungen zu präzisieren, schlagen wir Ihnen einen konkreten Anwendungsfall vor:

### Vorbereitung und Begleitung einer Geschäftsleitungssitzung durch Direktionsassistentin Agathe Rost[^1]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Schritt 1: Traktandenliste in Vorbereitung

 Die Direktionsassistentin Agathe Rost beschliesst, die Traktandenliste für die nächste Geschäftsleitungssitzung in einer Woche vorzubereiten. Der Leiter der Firma, Bernard Macherel\*, übermittelte ihr per E-Mail die Liste der zu behandelnden Themen. Agathe geht in den Arbeitsbereich Direktion um eine Sitzung hinzufügen. Nach der Eingabe des Titels, des Datums, der Uhrzeit, der Dauer und des Veranstaltungsortes konzentriert sie sich auf die Teilnehmerliste. Die Mitglieder des Geschäftsleitung wurden automatisch vom Arbeitsbereich übernommen, um wertvolle Zeit zu sparen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe möchte nun die verschiedenen Zugangsrechte der Teilnehmer verwalten. Für dieses Treffen haben Mathilde und Bernard alle Rechte wie Agathe. Die restlichen Teilnehmer können nur die Traktanden in den Schritten 1 und 3 anpassen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Danach möchte Agathe die Punkte auf die Traktandenliste setzen. Mit wenigen Klicks kopiert sie die Liste der Themen, die ihr Vorgesetzter vorher aufgelistet hat, und kopiert sie in die Eingabeleiste. Die Punkte werden automatisch erstellt und sind neu im Inhaltsverzeichnis links vom Bildschirm zu finden. Agathe kann sie nun entsprechend ordnen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

Die Agenda der Sitzung ist fertig. Agathe möchte die Teilnehmer informieren, damit diese ihre Notizen zu den Traktanden hinzufügen. Dazu verschickt sie eine E-Mail direkt von der Plattform über den **Knopf mit dem Umschlag**.

Die Teilnehmer werden als Empfänger übernommen. Agathe nutzt das vordefinierte Objekt und die Nachricht, um Zeit zu sparen und klickt direkt auf **E-Mail versenden**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Schritt 2: Traktandenliste bestätigt

Am Vorabend der Sitzung wurde die Traktandenliste von allen Teilnehmern ergänzt und kann in der Regel nicht mehr geändert werden. Nach einer kurzen Lektüre kann Agathe die Traktandenliste bestätigen und klickt auf **Traktandenliste ist verfügbar** im roten Banner am unteren Bildschirmrand, um zu Schritt 2 überzugehen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe muss in einem der Traktanden eine Last-Minute-Information hinzufügen. Mit dem orangen Balken am unteren Bildschirmrand **bearbeitet sie das Traktandum**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Schritt 3 : Sitzungsprotokoll in Bearbeitung

Am Tag X, kehrt Agathe zur vorbereiteten Sitzung zurück. Diese befindet sich im Schritt 2 - Traktandenliste bestätigt. Unten links auf dem Bildschirm klickt sie auf Die **Sitzung beginnen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe beginnt mit dem Ausfüllen der Teilnehmerinformationen. Sie kreuzt die abwesenden und entschuldigten Personen an. In dem entsprechenden Feld wird auch der Entschuldigungsgrund hinzugefügt.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

Die Sitzung beginnt: Agathe ist bereit das Protokoll zu erstellen. Bei der Abfassung kann sie mit dem Inhaltsverzeichnis leicht von Punkt zu Punkt navigieren und den einzelnen Punkten Absätze, Entscheidungen und Aufgaben hinzufügen. Am Ende der Sitzung klickt Agathe auf die Schaltfläche **Sitzung beenden**, im gelben Balken unten am Bildschirm.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Schritt 4 : Überprüfung des Sitzungsprotokoll

Einige Stunden nach der Sitzung möchte Agathe das Protokoll noch einmal überarbeiten. Sie kehrt in den Arbeitsbereich des Geschäftsleitung zurück, übernimmt die Sitzung in Schritt 4 - Überprüfung des Sitzungsprotokoll. Um Korrekturen vorzunehmen, realisiert sie diese direkt in jedem Punkt des Sitzungsprotokoll mit dem blauen + Schaltfläche.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Schritt 5 : Sitzungsprotokoll gesperrt

Wenige Tage nach der Sitzung und nach einer letzten Lesung kann Agathe endlich zur letzten Schritt übergehen. Sobald das Sitzungsprotokoll überprüft une angenommen wurde, kann Agathe es sperren. Ab jetzt kann das Protokoll nicht mehr angepasst werden.

Dazu klickt sie auf dem Schaltfläche **Sitzungsprotokoll sperren,** gibt den Code ein und klickt erneut auf Sitzungsprotokoll sperren**.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Am Ende sendet Agathe eine E-Mail an die Teilnehmer, um sie darüber zu informieren, dass das Sitzungsprotokoll gesperrt wurde. Die Teilnehmern werden aufgefordert, es erneut zu lesen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_13_etape_5_fenetre_envoi_email_775e9cddb1.png)

Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: fiktive Charaktere

#### Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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Die leitende Assistentin Agathe Rost ist für die Vorbereitung der nächsten Sitzung der Geschäftsleitung zuständig. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie sie mit WEDO arbeitet.

Vier Personen in einer Vorstandssitzung um einen Tisch, die aufmerksam zuhören und Notizen machen, überlagert mit dem Text „Vorbereitung und Nachverfolgung eines Führungsausschusses“ und „Anwendungsbeispiel“

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Vorbereitung und Begleitung einer Geschäftsleitungssitzung

23\. Mai 2019: Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium der Westschweiz, bot ihren Lesern an, sich für WEDO zu interessieren. Die Verfasserin, Sophie Marenne, beschreibt die Merkmale unseres kooperativen Tools und hebt eines ihrer Hauptziele hervor: Herstellung einer direkten Verbindung zwischen den Sitzungen und den sich daraus ergebenden Aufgaben. Sie spricht auch von der Umsetzung der Lösung in vielen romanischen Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren.

Sie möchten mehr über unsere Lösung erfahren und die Aussagen der beiden WEDO-Mitbegründer kennen lernen? Lesen Sie den ganzen Artikel!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Den Artikel lesen](https://bit.ly/2K0vdls)

Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium in der Westschweiz, widmet WEDO einen Artikel.

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WEDO stärkt die Effizienz der Sitzungen

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

Dieses Bild zeigt, wie man die Dauer von Geschäftssitzungen begrenzen kann, dargestellt mit einer Stoppuhr auf 25 Minuten

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

## Eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich verlegen

Neu haben Sie die Möglichkeit, eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich zu verlegen. Gehen Sie dazu in den entsprechenden Arbeitsbereich (1) und anschliessend in das Tab **Sitzungen** (2). Klicken Sie auf den Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (3) und dann auf **Verschieben nach...** (4).

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Es öffnet sich ein Fenster: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Arbeitsbereich aus, in den Sie die Sitzung verschieben möchten (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Zum Schluss klicken Sie auf **Sitzung verschieben** (6).

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## Sitzung ausserhalb eines Arbeitsbereich erstellen

Sitzungen können aus Ihrer persönlichen Seite heraus einberufen werden. Mit dieser Funktion können Sie eine bilaterale Sitzung organisieren, ohne einen Einweg-Arbeitsbereich zu schaffen. Ein weiterer Anwendungsfall: Sie haben die Möglichkeit, eine Tagesordnung privat aufzustellen und sie rechtzeitig zugänglich zu machen, indem Sie die Sitzung in den entsprechenden Arbeitsbereich verlegen.

Um eine Sitzung aus Ihrer **persönlichen Seite** (1) hinzuzufügen, gehen Sie in das Tab **Sitzungen** (2) und klicken Sie auf **Sitzung hinzufügen** (3).

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## Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen importieren

Aufgaben im Zusammenhang mit anderen Arbeitsbereichen können in die Tagesordnungspunkte einer bestimmten Sitzung aufgenommen werden. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie eine umfassende Sitzung organisieren möchten, in der mehrere Aufgaben in verschiedenen Arbeitsräumen behandelt werden. Aus dem offenen Arbeitsbereich oder über den + Schaltfläche (1) können Sie auf alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen.

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Ein **Auswahlfeld** (2) zum Navigieren von Bereich zu Bereich wurde hinzugefügt. Um auf die offenen Aufgaben in einem anderen Arbeitsbereich zuzugreifen, klicken Sie auf das Auswahlfeld, wählen Sie den Bereich aus, in dem die zu importierenden Aufgaben (3) enthalten sind, und klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (4).

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Um den Import abzuschliessen, klicken Sie auf **Importieren** (5).

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## Notizen und Entscheidungen eines Punktes neu ordnen

Es ist nun möglich, die Reihenfolge der Notizen und Entscheidungen in einem Punkt oder Unterpunkt zu ändern. Beim Überfliegen einer Notiz erscheint im linken Rand der Knopf Ziehen und Ablegen. Klicken Sie auf diesen und ziehen Sie die Notiz an die gewünschte Stelle.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Standardorganisation zu ändern **Absätze** \> **Entscheidungen** \> **Aufgaben**.

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Weitere Fragen zu den Sitzungen ? Lesen Sie die Artikel unseres Hilfzentrum !

[Auf das Hilfzentrum zugreifen](https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen)

Die letzte Aktualisierung von WEDO gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen! Erfahren Sie in diesem Artikel, welche neuen Funktionen verfügbar sind.

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Mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen

## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

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## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

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## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

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## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

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## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

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![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

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Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Verbesserungen, die die Abfassung Ihrer Protokolle erleichtern

## Verwaltung der Rechte

Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen, erscheint eine neue Spalte mit dem Titel **Zugriff** in der Teilnehmerliste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive3_1_e1540988841560_7892e6806d.png)

Für jeden Teilnehmer haben Sie die Wahl zwischen fünf Optionen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_1_7db5b841f2.png)

## 5 Schritte der Sitzung

Die fünf Phasen für die Organisation einer Sitzung wurden wie folgt verbessert:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_1_24da19b2f6.png)

Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Status der Sitzung (von einem Schritt zum anderen) einen Einfluss hat, wer was ändern kann. Nur der Höchstzoll, der durch die Krone auf blauem Grund dargestellt wird, kann den Status der Sitzung ändern.

## Zusammenfassung der Ansprüche nach Stufe

Hier ist eine Tabelle, in der die Zugriffe zusammengefaßt sind, die es ermöglichen, die Elemente entsprechend der Phase der Sitzung zu ändern:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Schritt 4/5 : Überprüfung des Sitzungsprotokolls

In den vorhergehenden Fassungen konnten nach Abschluss der Sitzung die Notizen und Beschlüsse noch geändert werden, aber nicht die Aufgaben. Die Arbeitsweise wurde in dieser Version verbessert. In der Phase 4/5 können alle Informationen noch geändert werden, nämlich bis zur Sperrung des Protokolls (Schritt 5/5).

## Registrierung von Änderungen an die Aufgaben

Die Aufgaben werden im Protokoll weiter aktualisiert, bis dieser gesperrt ist. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgtem Überarbeiten und Bestätigen systematisch einen Bericht zu sperren.

## Periodischer Bericht

Wir haben dieser Version einen periodischen Bericht hinzugefügt, der Ihnen per E-mail zugesandt wird. Standardmässig erhalten Sie am Montagmorgen einen wöchentlichen Bericht.

Um diesen Parameter zu ändern, finden Sie in Ihrem Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Periodischer Bericht.

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## Auch in dieser Version zu entdecken

* Neues Kachel-Design für Arbeitsbereichen, Vorlagen, Checklisten und Sitzungen.
* Das Kachelmenü wurde direkt auf die Kacheln selbst und nicht mehr in die Aktionsleiste verschoben, um Ergonomie und Navigation zu verbessern.
* Verbesserung einiger Texte zur Vereinfachung des Verständnisses der Schnittstelle (insbesondere für eine Tagesordnung importieren).
* Die Synchronisationsoptionen mit dem Kalender wurden verbessert.

Die neue Version von WEDO beinhaltet eine Reihe von Neuerungen, unter anderem die Rechteverwaltung in Sitzungen.

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Verwaltung der Rechte in Sitzungen

## WEDO SÀRL DAS SWISS MADE KOLLABORATIVE TOOL

WEDO Sàrl ist das Projekt von David Dutch und Antoine Sudan, zwei Freiburger und Jugendfreunde. Es handelt sich um ein Mitarbeiterinstrument, welches 2015 erstellt und von Fri Up unterstützt wurde, um Aufgaben, Sitzungen und Projekte im Team zu verwalten. Ihre Vision: die Kommunikation im Unternehmen vereinfachen, um die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten zu revolutionieren!

## GRÜNDUNG EINES 100% SCHWEIZERISCHE START-UP

Als Mitarbeiter eines Unternehmens steht jeder mit verschiedenen Kommunikationskanälen konfrontiert: Protokolle, Prozesse, Dokumente, E-mails, Tabellen, Telefonanrufe oder Checklisten. Es ist nicht immer leicht, eine klare Vorstellung von den Aufgaben und Fristen zu haben.

Im Jahr 2015 beschlossen David Dutch und Antoine Sudan, sich mit Führungskräften verschiedener Unternehmen zu treffen, um herauszufinden, wie sie Aufgaben, Sitzungen und Projekte bewältigen können. Dank der wertvollen Erfahrungen von über 300 Fachleuten konnten sie ihre Plattform ausbauen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_07_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8113_1024x683_b61624ecbc.jpg)

Im Gegensatz zu diversen online verfügbaren Tools ist WEDO auf die Bedürfnisse der Schweizer Unternehmen abgestimmt.

> Ganz einfach zusammenarbeiten

Alle Daten liegen in der Schweiz. Die Anwendung ist hoch sicher und sehr einfach zu bedienen, um eine einfache Vernetzung der Mitarbeitenden zu ermöglichen.

## INSTRUMENTE FÜR DIE UNTERNEHMEN

Die Kapitalrendite der Nutzung von WEDO ist schnell. Zum Beispiel ermöglicht die Erstellung eines Protokolls via WEDO im Vergleich zu einem Standard-VP-Anschluss eine Einsparung von einer Stunde pro Sitzung. Darüber hinaus ermöglicht die vorgeschlagene Rückverfolgbarkeit eine Weiterverfolgung der Entscheidungsfindung vor Ort.

Die derzeitigen Kunden stammen aus verschiedenen Bereichen: Behörden, Gemeinden, Institution des Gesundheits- oder Sozialwesens, Banken. Spezielle Funktionen ermöglichen es ihnen, bestehende Prozesse wie das Erstellen von Protokoll oder die Erstellung von Checklisten für die Überwachung von Verwaltungsverfahren zu verfolgen. Kooperative Instrumente sind zweifellos die Zukunft von Kommunikationssystemen für Unternehmen. Mit den Verbesserungsvorschlägen der Kunden passt sich WEDO Tag für Tag den Bedürfnissen der Unternehmen an. Das Ziel ist klar: WEDO zum Referenz-Kollaborateur Tool in der Schweiz zu machen.

Foto: © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Quelle:
[Originalartikel von ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Ein Artikel über Wedo im CCIF Echo (Juni 2017 / Nr. 3).

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ECHO (CCIF)

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams verpassen ihre Fristen nicht, weil sie nicht hart arbeiten. Im Gegenteil – in der Regel sind alle beschäftigt, Aufgaben bewegen sich vorwärts, und es herrscht rege Aktivität. Und trotzdem gerät das Projekt ins Hintertreffen.

Oft liegt das Problem nicht an der Arbeitsethik, sondern an mangelnder Transparenz.

Wenn es kein klares System gibt, um zu verfolgen, woran gearbeitet wird, wer wofür verantwortlich ist und wie der Fortschritt aussieht, können selbst die wichtigsten Aufgaben untergehen. Genau hier kommt ein solides Projekttracking ins Spiel. Es ist das Bindeglied zwischen dem Einsatz Ihres Teams und konkreten Ergebnissen – und sorgt dafür, dass Fristen nicht zu beweglichen Zielen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie effektives Projekttracking wirklich aussieht, warum so viele Teams daran scheitern und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Ihnen hilft, Fristen im Griff zu behalten, ohne die Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf zu verlieren.

## Was bedeutet Projekttracking wirklich?

Projekttracking bedeutet, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten: Was ist erledigt, was ist in Bearbeitung und was droht, ins Hintertreffen zu geraten? Es bietet Ihnen eine strukturierte Methode, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme frühzeitig zu erkennen und alles in die richtige Richtung zu lenken.

Im Kern hilft Projekttracking dabei, Aufgaben, Personen und Zeitpläne miteinander zu verknüpfen. Sie erhalten Einblick in:

- Welche Aufgaben abgeschlossen sind
- Was sich noch in Bearbeitung befindet
- Wer wofür verantwortlich ist
- Ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um die bevorstehenden Fristen einzuhalten

Eine lange Aufgabenliste mag beeindruckend wirken – ohne Tracking ist sie jedoch nur eine Ansammlung von Punkten ohne klaren Weg nach vorn. Es reicht nicht, nur zu wissen, was erledigt werden muss. Sie müssen erkennen können, wie diese Arbeit im Team umgesetzt wird.

Projekttracking verleiht Ihrer Aufgabenverwaltung Struktur. Es verhindert, dass wichtige Aufgaben untergehen, sorgt für eine abgestimmte Zusammenarbeit im Team und erleichtert es, tatsächlich Aufgaben abzuschliessen – und nicht nur Kästchen abzuhaken.

Richtig umgesetzt, schafft Projekttracking Transparenz. Jeder weiss, woran er oder sie arbeitet, was als Nächstes ansteht und wie das Ganze zum gemeinsamen Ergebnis beiträgt.

## Warum Fristen verpasst werden (selbst wenn alle beschäftigt sind)

Sie haben das bestimmt schon erlebt: Ein Projekt beginnt mit viel Energie, Aufgaben kommen in Bewegung und es gibt laufend Updates. Doch mit der Zeit gerät etwas ins Stocken. Einige Aufgaben verstummen. Eine Übergabe verzögert sich. Und plötzlich ist die Frist verstrichen – das Projekt ist nicht abgeschlossen.

Das liegt selten daran, dass niemand arbeitet. Es liegt vielmehr daran, dass niemand den Überblick hat, was wann passiert.

Hier sind einige häufige Gründe, warum Fristen verpasst werden:

![Infografik mit dem Titel „Warum Fristen überschritten werden – trotz vollem Einsatz“. Sie zeigt vier Gründe für Projektverzögerungen links (keine klare Zuständigkeit, ständige Änderungen der Prioritäten, verstreute Aufgabenlisten, keine Echtzeit-Sichtbarkeit) und jeweils rechts eine passende Lösung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_de_f66c754ae7.png)

### 1. Unklare Aufgabenverantwortung

Einer der häufigsten Gründe für stockende Arbeit ist fehlende Klarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe einem ganzen Team zugewiesen oder gar nicht zugewiesen wird, fühlt sich niemand wirklich verantwortlich. Sie bleibt im System liegen und wartet.

Klare Zuständigkeit ist die Grundlage für erfolgreiche Aufgabenerledigung. Jede Aufgabe sollte einer konkreten Person zugewiesen sein – nicht „dem Team“, nicht „jemandem“, sondern einem Namen. Das verhindert Missverständnisse, reduziert Rückfragen und hilft allen, fokussiert zu bleiben.

### 2. Ständig wechselnde Prioritäten

Projekte entwickeln sich weiter – das ist ganz normal. Doch wenn sich die Prioritäten ständig ändern und es keine klare Möglichkeit gibt, Aufgaben zu priorisieren, arbeitet das Team reaktiv statt planvoll. Etwas Wichtiges wird beiseitegeschoben, weil etwas Lauteres dazwischenkommt – nicht unbedingt etwas Dringlicheres.

Ohne gemeinsames Verständnis darüber, was wirklich zählt, geraten selbst wichtige Aufgaben schnell in Vergessenheit. Deshalb ist eine [konsistente Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben), idealerweise für alle sichtbar, entscheidend für den Fokus.

### 3. Verstreute Aufgabenlisten

Wenn Aufgaben sich auf E-Mails, Notizzettel, Dokumente und verschiedene Apps verteilen, ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Dinge gehen verloren, weil niemand das Gesamtbild sieht.

Eine zentrale Aufgabenliste ist entscheidend für effektives Projekttracking. Sie erleichtert es, Fortschritte zu überprüfen, Arbeit neu zuzuweisen und Überschneidungen zu vermeiden – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

### 4. Schwer nachvollziehbarer Fortschritt

Sie haben vielleicht [Aufgaben mit Fristen](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) – aber wenn der Fortschritt nicht in Echtzeit verfolgt wird, wissen Sie nicht, ob Sie wirklich im Plan sind. Und wenn jemand merkt, dass eine Aufgabe im Verzug ist, ist es oft schon zu spät.

Hier kommt aktives [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) ins Spiel: Es reicht nicht, Aufgaben nur zuzuweisen – man braucht einen laufenden Überblick über den Fortschritt. Es müssen keine stündlichen Updates sein, aber genügend Transparenz, um rechtzeitig eingreifen zu können, ist entscheidend.

## So bauen Sie ein funktionierendes Projekttracking-System – mit Unterstützung von WEDO

Projekttracking funktioniert am besten, wenn es nahtlos in die Arbeitsweise Ihres Teams integriert ist – und nicht etwas ist, das im Nachhinein angehängt wird. Wenn Ihre Tools die Art und Weise unterstützen, wie Ihr Team denkt, plant und kommuniziert, wird es deutlich einfacher, Projekte im Griff zu behalten.

Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Aufbau eines solchen Systems – und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Sie dabei unterstützt, es erfolgreich umzusetzen.

### Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Wenn Ihr Team Notizen in einem Tool, Aufgaben in einem anderen und Updates in einem dritten verwaltet, wird früher oder später etwas durchrutschen. Eine gemeinsame, strukturierte Aufgabenliste sorgt dafür, dass alle in dieselbe Richtung blicken.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Ansicht eines Meeting-Traktandums in WEDO mit Beschreibung, Aufgabenliste, Vorschlägen zur Optimierung einer Google Ads Kampagne und Symbolen für Zeitmanagement und Checklisten](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_de_c135578829.png)

WEDO führt Ihre gesamte Aufgabenliste an einem Ort zusammen – organisiert nach Arbeitsbereich, Projekt oder Sitzung. Sie können Aufgaben während der Planung oder in Live-Sitzungen erstellen und direkt an das jeweilige Gespräch anhängen. Keine verstreuten To-dos. Kein Durchsuchen von E-Mails. Nur eine zentrale, zuverlässige Quelle, mit der Ihr gesamtes Team arbeiten kann.

### Schritt 2: Weisen Sie jede Aufgabe einer bestimmten Person zu

Wenn neben einer Aufgabe kein Name steht, wird sie in der Regel nicht erledigt. Klare Zuständigkeit verhindert das klassische „Ich dachte, jemand anderes kümmert sich darum“-Problem.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO ist jeder Aufgabe ein klar benanntes Teammitglied zugewiesen – für alle sichtbar. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Anleitungen und Dateien hinzufügen und bei Bedarf weitere Personen in die Aufgabe einbeziehen. Sobald Änderungen vorgenommen werden, erhalten die zuständigen Personen in Echtzeit eine Benachrichtigung. So entfällt das manuelle Nachfragen – und niemand muss raten, wie der Stand der Dinge ist.

### Schritt 3: Priorisieren Sie mit System

Ohne Priorisierung wirkt plötzlich alles dringlich – und Ihr Team reagiert nur noch, anstatt fokussiert zu arbeiten. Ein starkes Tracking-System rückt die tatsächlichen Prioritäten in den Mittelpunkt.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO können Sie Aufgaben anhand anpassbarer Tags priorisieren oder sie in der Eisenhower-Matrix einordnen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sie können Ihre Ansicht filtern, um sich nur auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren – so verliert Ihr Team keine Zeit mit Tätigkeiten, die wenig Wirkung erzielen.

### Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt, bevor es zum Problem wird

Eine verspätete Aufgabe ist nicht das Problem – sie ist das Symptom. Je früher Sie Verzögerungen erkennen, desto leichter lassen sie sich beheben.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Überfällige Aufgaben werden automatisch oben in der offenen Aufgabenliste Ihres Arbeitsbereichs angezeigt – so gerät nichts Dringendes in Vergessenheit. Sie können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum anzeigen und jederzeit nachvollziehen, was vorankommt, was stockt und was abgeschlossen ist – ganz ohne Sitzung oder manuelle Berichte. So lassen sich Engpässe erkennen, bevor sie zu verpassten Fristen führen.

### Schritt 5: Nutzen Sie visuelle Zeitpläne, um Terminverschiebungen frühzeitig zu erkennen

Selbst bei einem starken Projekttracking kann es passieren: Eine Blockade verzögert eine Aufgabe – und plötzlich ist der gesamte nachgelagerte Ablauf betroffen. Genau hier machen visuelle Planungstools wie ein Gantt-Diagramm den Unterschied.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Screenshot eines Gantt-Diagramms in WEDO mit Aufgabenliste, Dauerangaben und farbigen Balken, die den Fortschritt über die Quartale darstellen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_de_ae8bf41d87.png)

WEDO enthält ein integriertes Gantt-Diagramm, das Ihnen eine Echtzeit-Übersicht über den gesamten Projektzeitplan bietet. Sie können [Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen](https://wedo.com/de/features/tasks), den Fortschritt verfolgen und Verzögerungen erkennen, bevor sie die Lieferung gefährden.

Dank [drei intelligenter Pufferoptionen](https://wedo.com/de/features/project-management) behalten Sie zudem die Kontrolle darüber, wie sich Terminänderungen auf den Plan auswirken:

- **Puffer beibehalten:** Hält den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben konstant
- **Puffer aufbrauchen:** Nutzt den eingeplanten Abstand nur bei Bedarf
- **Automatisches Verschieben deaktivieren:** Erlaubt die Anpassung einzelner Aufgaben, ohne andere zu verschieben

Das ist eine schnelle und flexible Methode, um Projekte auf Kurs und Fristen im Blick zu behalten – selbst wenn sich Pläne ändern.

### Schritt 6: Halten Sie Updates dort, wo die Arbeit stattfindet

Wenn Ihr Team den Kontext in Slack-Threads oder E-Mail-Ketten zusammensuchen muss, geht der Schwung verloren. Kommunikation sollte Teil der Arbeit sein – nicht etwas, das danebenläuft.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO enthält jede Aufgabe Platz für Kommentare, Notizen und Dateianhänge. Das bedeutet: Der komplette Verlauf einer Aufgabe – von der ursprünglichen Anfrage bis zum finalen Ergebnis – bleibt an einem Ort. Folgefragen stellen, Feedback geben oder Aufgaben übergeben wird dadurch deutlich einfacher, weil alle Informationen bereits verfügbar sind.

### Schritt 7: Integrieren Sie Projekttracking in Ihren wöchentlichen Rhythmus

Es reicht nicht, einmal alles einzurichten und dann auf das Beste zu hoffen. Projekttracking funktioniert nur, wenn es zur Gewohnheit wird – etwas, das Ihr Team regelmässig prüft, aktualisiert und dem es vertraut.

**So unterstützt Sie WEDO:**

WEDO hilft dabei, diese Gewohnheit beizubehalten. Sie können Aufgaben direkt über Ihr persönliches Dashboard überprüfen, nach bald fälligen Aufgaben filtern oder Ihren Arbeitsbereich durchsehen, um zu sehen, wie sich alles entwickelt. In den wöchentlichen Sitzungen können Sie Projekte live durchgehen, den Status während des Gesprächs aktualisieren und neue Aufgaben erstellen – ganz ohne Toolwechsel.

Wenn all diese Schritte in Ihren täglichen Arbeitsablauf übergehen und Ihre Tools darauf ausgerichtet sind, wird Projekttracking nicht zur Zusatzaufgabe, sondern zum Motor, der Ihr Team voranbringt.

## Fazit

Die erfolgreichsten Teams sind nicht nur organisiert – sie sind abgestimmt. Sie wissen, was getan werden muss, wer es übernimmt und was den Fortschritt behindert.

Dieses Mass an Klarheit entsteht durch ein System, das echtes Projekttracking unterstützt – und so das Aufgabenmanagement, die Priorisierung und die Anpassung bei Veränderungen erleichtert.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team genau dieses System. Es schlägt die Brücke zwischen Planung und Fortschritt, sodass Sie pünktlich liefern können – ganz ohne das übliche Chaos.

Bereit, jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Frist im Griff zu behalten? Starten Sie Ihre [kostenlose Testversion von WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute.

Entdecken Sie, wie Sie mit der kollaborativen Arbeitsplattform von WEDO das Projekttracking verbessern, Aufgaben effektiv verwalten und Fristen mühelos einhalten.

Lila Hintergrund mit weißem Text: „Wie Sie die Projektverfolgung meistern, ohne Fristen aus den Augen zu verlieren“, daneben ein Zahnrad mit Uhr und Fortschrittsanzeige darunter

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Projekttracking meistern, ohne Fristen zu verpassen

Die meisten Menschen hassen keine Teamsitzungen. Was sie hassen, ist, an etwas teilzunehmen, das scheinbar zu nichts führt.

Wir alle kennen das: ein wöchentliches Check-in, das in eine ausschweifende Diskussion abdriftet, ein Projektabgleich, bei dem dieselben Status-Updates wiederholt werden, oder eine Mitarbeitersitzung, in der nichts entschieden wird und niemand weiss, wie es weitergeht. Wenn das zur Norm wird, fühlen sich Sitzungen nicht mehr produktiv an, sondern eher wie Zeitverschwendung.

Aber das muss nicht so sein. Eine gut durchgeführte Teamsitzung kann allen helfen, Updates auszutauschen, Entscheidungen zu erleichtern, Prioritäten zu klären und mit klaren To-dos herauszugehen. Sie kann ein Raum für den Ideenaustausch sein und nicht nur zum Abhaken von Punkten dienen. Der Unterschied liegt in ein paar einfachen Dingen: Vorbereitung, Struktur, Beteiligung und Nachverfolgung.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was eine effektive Teamsitzung ausmacht, wie Sie eine fokussierte Agenda für eine Teamsitzung erstellen und was Sie vor, während und nach der Sitzung tun sollten, damit sie tatsächlich Fortschritte bringt. Ob Sie ein kleines Team führen oder ein bereichsübergreifendes Abstimmungsmeeting leiten – diese Best Practices für Teamsitzungen helfen Ihnen, unnötiges Durcheinander zu vermeiden und jede Minute besser zu nutzen.

![Infografik über Teamsitzungen mit Erfolgsfaktoren — klarer Zweck, strukturierte Tagesordnung, pünktlicher Beginn, ausgewogene Beteiligung, Aktionspunkte — und Zeitfressern wie vage Agenda, verspäteter Start, keine Entscheidungen, verlorene Nachverfolgungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/team_meetings_what_works_what_doesnt_de_11d7f8747d.png)

## **Was eine Teamsitzung lohnenswert macht**

Sitzungen sollten die Arbeit voranbringen. Das ist der einfachste Massstab.

Eine [Teamsitzung](https://wedo.com/de/features/meetings), in der sich alle abstimmen, Entscheidungen treffen und mit klaren nächsten Schritten herausgehen? Lohnenswert. Eine Sitzung, die 45 Minuten mit verstreuten Gedanken, nicht nachverfolgten To-dos und keinem echten Ergebnis verschlingt? Genau da beginnen Teams, sich innerlich auszuklinken und sich zu fragen, warum sie überhaupt erschienen sind.

Eine effektive Teamsitzung schafft Klarheit. Sie vermittelt den Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis davon, was gerade passiert, was als Nächstes passieren muss und wer was übernimmt. Auch wenn nicht jedes Problem sofort gelöst wird, sollte die Sitzung zu Fortschritt führen: Hindernisse werden sichtbar, Prioritäten angepasst, Zeitpläne verfeinert.

Doch das gelingt nur, wenn Sitzungen ein Ziel haben, das über ein „kurzes Check-in“ hinausgeht.

Wenn Ihre Teamsitzungen hauptsächlich für Status-Updates genutzt werden, überlegen Sie, ob diese Informationen nicht auf anderem Wege geteilt werden könnten – zum Beispiel in einem gemeinsamen Dokument, einem Slack-Kanal oder per asynchronem Video-Update. Sitzungen sind teuer. Sie beanspruchen viel Zeit mit klugen Köpfen in einem Raum (oder Zoom), und diese Zeit sollte reserviert sein für Arbeiten, die wirklich vom Live-Austausch profitieren: Problemlösung, Ideenaustausch, Entscheidungen treffen und Fragen stellen, die ein direktes Hin und Her erfordern.

Bevor Sie die nächste Mitarbeitersitzung ansetzen oder daran teilnehmen, fragen Sie sich:

- Welches Ergebnis wollen wir erreichen?
- Müssen wir dafür live zusammenkommen?
- Wer muss wirklich im Raum sein?

Der Erfolg einer Teamsitzung wird nicht daran gemessen, wie lange sie dauert, sondern daran, ob sich danach etwas verändert hat.

## **Planen Sie voraus mit einer zielgerichteten Agenda für die Teamsitzung**

Wenn Ihre Sitzung keinen soliden Plan hat, bevor sie beginnt, sollten Sie sich nicht wundern, wenn sie aus dem Ruder läuft. Eine klare Agenda für die Sitzung hilft dem Team, vorbereitet zu erscheinen, abgestimmt zu bleiben und tatsächlich etwas zu erreichen.

Die Agenda setzt Erwartungen. Sie sagt den Teilnehmenden der Sitzung, warum sie da sind, was besprochen wird und welchen Beitrag sie leisten sollen. Allein das kann die Dynamik von passiver Anwesenheit zu aktiver Beteiligung verändern.

Aber nicht alle Agenden sind gleich gut. Eine lange Liste vager Gesprächspunkte ist nicht besser als gar keine Agenda. Streben Sie stattdessen drei Dinge an: Relevanz, Klarheit und Zielorientierung. Jeder Punkt auf der Agenda sollte seinen Platz verdient haben.

Einige Best Practices:

- Formulieren Sie Agendapunkte als Fragen oder Ergebnisse („Entscheidung zum Einstellungsplan Q3“ statt „Einstellungen“)
- Ordnen Sie die Punkte nach Dringlichkeit oder strategischem Wert
- [Weisen Sie bei Bedarf Zeitblöcke zu](https://wedo.com/de/blog/wie-zeitbloecke-ihnen-helfen-ihre-taegliche-arbeitsbelastung-zu-bewaeltigen) – und halten Sie sich daran
- Notieren Sie, wer für welches Thema verantwortlich ist, damit keine Unklarheiten bestehen

Schon fünf Minuten Vorbereitung können den gesamten Ton einer Teamsitzung verändern. Teilen Sie die Agenda im Voraus – nicht fünf Minuten vor Beginn. So haben die Teammitglieder Zeit, um nachzudenken, Rückmeldungen einzuholen oder Updates vorzubereiten, ohne überrumpelt zu werden.

Und wenn etwas nicht auf die Agenda gehört? Streichen Sie es. Einer der einfachsten Wege, Zeitverschwendung in Sitzungen zu vermeiden, ist, sie nicht mit Punkten zu überladen, die auch per E-Mail, Kommentar-Thread oder asynchronem Check-in erledigt werden könnten.

## **Sitzungen pünktlich beginnen und beenden**

Es klingt einfach, aber Ihre Teamsitzungen konsequent pünktlich zu beginnen und zu beenden, kann völlig verändern, wie Ihr Team den Wert gemeinsamer Sitzungen wahrnimmt.

Menschen [erscheinen eher vorbereitet und bleiben engagiert](https://wedo.com/de/blog/strategien-fuer-engagement-in-effektive-meetings), wenn sie wissen, dass die Sitzung nicht ausufert oder 20 Minuten zu spät beginnt. Starten Sie pünktlich oder mit einer kurzen Karenzzeit – unabhängig davon, wer noch fehlt. Wenn Sie zu lange auf Zuspätkommende warten, vermitteln Sie, dass Pünktlichkeit keine Rolle spielt. Belohnen Sie stattdessen Pünktlichkeit, indem Sie rechtzeitig beginnen – selbst wenn es nur mit einem Rückblick oder einem kurzen Check-in ist.

Achten Sie anschliessend auf das Tempo. Wenn Sie Zeitblöcke für die Traktanden festgelegt haben, respektieren Sie diese. Ein kurzer Hinweis wie „Wir haben noch fünf Minuten für dieses Thema“ hilft der Gruppe, fokussiert zu bleiben, ohne die Diskussion abrupt zu beenden. Falls weiterhin Gesprächsbedarf besteht, verschieben Sie den Punkt für ein Follow-up oder in einen asynchronen Thread.

Und ja, beenden Sie die Sitzung pünktlich – auch wenn nicht alles besprochen wurde. Das fördert eine bessere Priorisierung beim nächsten Mal und schafft für Ihre Teammitglieder verlässliche zeitliche Rahmenbedingungen. Niemand möchte zu einem „30-minütigen Check-in“ erscheinen, der immer zu einer einstündigen Besprechung wird.

Ein starker Abschluss bedeutet auch Klarheit: Wiederholen Sie die To-dos, bestätigen Sie die Fälligkeiten und stellen Sie sicher, dass klar ist, wer was übernimmt. Eine Minute für diese Zusammenfassung hilft, den klassischen Moment „Was haben wir eigentlich entschieden?“ nach dem Call zu vermeiden.

Je konsequenter Sie Teamsitzungen zeitlich im Griff haben, desto einfacher wird es für Ihr Team, vorbereitet zu erscheinen, gezielt beizutragen und danach konzentriert weiterzuarbeiten – ohne das Gefühl, ihre Zeit sei vergeudet worden.

## **Beteiligung einfach und sinnvoll gestalten**

Wenn Sitzungen von nur wenigen Stimmen dominiert werden, schalten sich andere Teammitglieder leicht ab – selbst wenn sie etwas Wertvolles beizutragen hätten. Beteiligung sollte sich weder wie eine Bühne noch wie eine Störung anfühlen. Sie sollte ein natürlicher Bestandteil des Prozesses sein.

Das bedeutet nicht, dass alle gleich viel sprechen müssen – aber es sollte bewusst Raum geschaffen werden, damit sich Personen einbringen, Fragen stellen oder etwas klären können, bevor später Verwirrung entsteht. Manchmal heißt das, jemanden direkt anzusprechen. In anderen Fällen bedeutet es, zwischen den Traktanden Pausen einzuplanen, damit niemand um Redezeit kämpfen muss.

Einige kleine Anpassungen können viel bewirken: wechselnde Verantwortliche für einzelne Themen, Nutzung des Chats für kurze Check-ins bei hybriden Sitzungen oder eine kurze Runde mit Updates, bei der jede Person maximal eine Minute spricht. Solche Elemente halten das Team bei der Sache und geben ruhigeren Stimmen die Möglichkeit, sich ohne Druck zu äussern.

Sie können auch Struktur schaffen, ohne unflexibel zu sein. Beauftragen Sie jemanden damit, während der Sitzung Notizen zu machen und To-dos festzuhalten. Eine andere Person kann auf die Zeit achten. Und jemand anderes übernimmt die Rolle, Gespräche wieder auf Kurs zu bringen, wenn sie abschweifen. Ziel ist nicht mehr Rollen, sondern gemeinsame Verantwortung.

Sitzungen wirken sinnvoller, wenn alle wissen, dass ihr Beitrag zählt – nicht zum Abhaken, sondern um Dinge voranzubringen. Und je stärker sich die Beteiligten eingebunden fühlen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie die nächste Teamsitzung als verlorene Zeit ansehen.

## **Nicht nur reden – To-dos festhalten**

Gute Gespräche sind wertvoll – aber sie bedeuten wenig, wenn danach nichts passiert. Einer der einfachsten Indikatoren für eine ineffektive Sitzung ist, wenn Woche für Woche dieselben Themen auftauchen, weil niemand wirklich das erledigt hat, worauf man sich geeinigt hatte.

Jede Diskussion sollte entweder zu einer Entscheidung, einer offenen Frage für später oder einem klaren nächsten Schritt führen. Ohne Follow-up wird die Sitzung zu einem weiteren Gespräch, das nach dem Call einfach verpufft.

Die effektivsten Teams besprechen Probleme nicht nur – sie vergeben Verantwortlichkeiten. Wenn ein Thema abgeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass jemand aufschreibt, was getan werden muss, wer dafür zuständig ist und bis wann. Noch besser: Sagen Sie es laut, bevor Sie zum nächsten Punkt übergehen – etwa so: „Maria wird also bis Freitag die Kundenzusammenfassung entwerfen. Stimmt das so?“

Das Festhalten in den Sitzungsnotizen ist kein Mikromanagement – es schafft Klarheit. Alle gehen mit dem Wissen heraus, was sie zu tun haben, ohne einen Chatverlauf durchsuchen oder interpretieren zu müssen, was eventuell gemeint war. Es erleichtert auch die Nachverfolgung. Wenn eine Frist verpasst wird, kann das Team die Notizen prüfen und schnell wieder auf Kurs kommen.

Hilfreich ist es auch, jedes To-do mit dem Traktandum zu verknüpfen, aus dem es hervorgegangen ist. So geht der Zusammenhang nicht verloren, und alle verstehen nicht nur, was zu tun ist, sondern auch, warum es wichtig ist.

## **Die richtigen Tools nutzen, um Sitzungen produktiv zu halten**

![Infografik mit dem Titel „5 einfache Wege zur Verbesserung Ihrer Teambesprechungen“, die fünf zentrale Maßnahmen zeigt: Tagesordnung im Voraus teilen, ausgewogene Beteiligung fördern, wichtige Themen priorisieren, pünktlich beginnen und enden, sowie Maßnahmen an einem Ort verfolgen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/5_simple_ways_to_improve_your_team_meetings_de_34e839f386.png)

Die von Ihnen verwendeten Tools können Ihre Sitzungen entweder vereinfachen – oder zusätzliches Chaos verursachen. Zwischen Dokumenten, E-Mails, Kalendereinladungen und Chat-Threads hin- und herzuwechseln, mag im Moment machbar erscheinen, aber genau dort gehen oft wichtige Details verloren.

Deshalb spart es Zeit und Nerven, eine einzige Plattform zu nutzen, um den gesamten Sitzungszyklus zu verwalten: Agenda, Notizen, To-dos und Nachbereitung.

Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) sind genau dafür gemacht. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Teamsitzungen zu planen, durchzuführen und nachzubereiten – ganz ohne Hin und Her zwischen verschiedenen Tools. Sie können die Agenda direkt in der Plattform erstellen, Rollen vorab zuweisen und während der Unterhaltung strukturierte Notizen erfassen.

Kein Wechseln mehr zwischen Notiz-App, Kalender und Projektplaner. Kein Rätselraten mehr, wer was übernehmen sollte.

Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) können Sie:

- Wiederverwendbare Agendavorlagen erstellen, um wiederkehrende Sitzungen zu vereinfachen
- Notizen in Echtzeit erfassen, direkt verknüpft mit den Traktanden
- To-dos mit klaren Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten sofort zuweisen
- Sitzungszusammenfassungen automatisch mit dem Team teilen
- Frühere Teamsitzungen einsehen, um nachzuvollziehen, was besprochen und was erledigt wurde

Wenn sich Ihre Sitzungen zwar im Moment produktiv anfühlen, aber keine klaren Ergebnisse bringen, ist es Zeit, den Kreislauf zu schliessen. Probieren Sie [WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) bei Ihrer nächsten Teamsitzung aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, fokussiert zu bleiben, abgestimmt zu arbeiten und aus Gesprächen echten Fortschritt zu machen.

Lernen Sie, wie Sie fokussierte Teamsitzungen durchführen, die zu Ergebnissen führen – statt zu Erschöpfung. Erhalten Sie praxisnahe Tipps, Strategien für die Agenda und Tools, mit denen Sitzungen Wirkung zeigen.

Rosa Grafik mit dem französischen Titel „Comment animer des réunions d’équipe efficaces“ und einer Illustration von drei Personen unter drei Sternen

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Teamsitzungen effektiv und ohne Zeitverlust führen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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