## Was ist ein Team?

Ein Team repräsentiert eine Abteilung oder eine Dienststelle in Ihrer Organisation. Sie können die Arbeitsbereiche und Checklisten Ihres Netzwerkes in die vorher erstellten Teams verschieben.

Diese neue Form der Mitarbeitergruppierung zielt unter anderem darauf ab, die Struktur Ihres Netzwerks zu verbessern. Darüber hinaus erleichtert dies die Integration neuer Benutzer, die man einfach dem entsprechenden Team hinzufügen kann, sobald ihr Konto eingerichtet ist. Diese haben somit direkten Zugang zu den sie betreffenden Arbeitsbereichen und Modellen der Checklisten.

Hier ein Überblick darüber, wie ein Teams strukturiertes Netzwerk aussieht:

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## Überarbeitet im Hauptmenü 

Die Einführung der Teams bringt eine Reihe von Veränderungen in der allgemeinen Ergonomie des Hauptmenüs links vom Bildschirm mit sich. Im Menü erscheint nun ein Abschnitt TEAMS, in dem Sie die Arbeitsflächen und Muster der Checklisten der Teams sehen können, denen Sie angehören.

Die Idee ist, die Einteilung der Arbeitsbereiche in verschiedene Bereiche zu ersetzen - die in einer künftigen Version verschwinden werden.

Wir haben uns eine Lösung ausgedacht, die es Ihnen ermöglichen wird, diese neue Organisation schrittweise in Teams zu übernehmen. So finden Sie in Ihrem Seitenmenü Folgendes:

* Die ARBEITSBEREICHE
* Die CHECKLISTENVORLAGEN
* Die TEAMS - die neue Kategorie zum Füttern

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Am Ende wäre es ideal, nur noch die Rubrik TEAMS zu haben, in der die Arbeitsbereiche und Checklistenmodelle zusammengefasst und kategorisiert werden.

Die Arbeitsbereiche und Checklistenvorlagen zu einem Team werden in zwei Tabs zusammengefasst - unten ein Beispiel mit dem Team Direktion.

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## Wie kann man eine Organisation in Teams übernehmen?

Alle Benutzer sind berechtigt, Teams zu bilden. Wir schlagen Ihnen vor, schrittweise vorzugehen:

1. [Ein Team bilden](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2926456-creer-une-equipe)
2. [Arbeitsbereich in einem Team bewegen](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2926505-deplacer-un-espace-de-travail-dans-une-equipe)
3. [Checklistenvorlage in ein Team Bewegen](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2926520-deplacer-un-modele-de-checklists-dans-une-equipe)

**Info** : Obwohl es allen Benutzern gestattet Teams zu bilden, können nur die Moderatoren der vorhandenen Arbeitsbereiche und die Modelle der Checklisten diese Elemente in die Teams des Netzwerks verlegen.

## Begriff der Vertraulichkeit in Bezug auf Arbeitsbereiche

Wenn Sie einen Arbeitsbereich mit einem Team verbinden, haben Sie die Wahl zwischen zwei Optionen, die die Vertraulichkeit des betreffenden Bereich bestimmen

* **Öffentlich**, alle Teammitglieder haben automatisch darauf Zugriff.
* **Privat**, nur Mitglieder des Arbeitsbereiches haben Zugriff

### Sich einem öffentlichen Bereich anschließen

Alle Teammitglieder können sich zu einem öffentlichen Bereich gesellen.

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### Privat Bereich

Ein Privat Bereich ist nur für seine Mitglieder sichtbar.

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Weitere Informationen finden Sie im Artikel der Hilfszentrum: [Erstellen Sie einen Arbeitsbereich](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2540990-creer-un-espace-de-travail)

### Checklistenvorlagen

Der Begriff der Vertraulichkeit betrifft auch Checklistenvorlagen von Team. Sie haben die Möglichkeit, ein öffentliches oder privates Vorlage zu schaffen.

Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un modèle de checklists ](https://help.wedo.swiss/les-modeles-de-checklists/creer-un-modele-de-checklists)  

## Überprüfung der Verwaltung der Zugangsrechte bei Sitzungen

Weitere Verbesserungen in dieser Neue Version: Unterscheidung zwischen den Teilnehmern an der Sitzung und den Benutzern, die auf die Sitzung zugreifen können.

Die Spalten Zugriff und Signatur werden nicht mehr direkt in die Teilnehmerliste einer Sitzung aufgenommen. Neu gibt es eine Schaltfläche zur Verwaltung der Zugriffsrechte der Sitzung.

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Aus dieser Übersicht können die Rechte der einzelnen Teilnehmer gemäss dem üblichen Vorgehen verwaltet werden. Auch hier muss die Unterschrift option bei Bedarf angekreuzt werden.

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Darüber hinaus ermöglicht diese Zugangsliste die Aufnahme weiterer Nutzer und die Einräumung von Zugangsrechten zu der Sitzung, obwohl sie nicht zu den Teilnehmern gehören.

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## Auch in dieser Version zu entdecken:

* Der Suche durch Entscheidungen in Sitzungen
* Sortieren der Aufgaben nach Fälligkeitsdatum
* Verbesserte Leistung bei der Anzeige von Aufgabenlisten
* Ein Auswahlfeld zum Wechseln von Organisation zur anderen, wenn Sie Mitglied mehrerer Netzwerke sind
* Anzeige der Mitgliederverwaltung in Arbeitsbereichen und Checklistenvorlagen
* Das Design der Karten mit den Arbeitsbereiche und Checklistenvorlagen

**Weitere Fragen uber den Teams? Lesen Sie die Artikel unseres Helpdesk!**

[Auf das Hilfzentrum zugreifen](https://help.wedo.swiss/les-equipes)

Mit unserem letzten Update führen wir ein neues System ein, das Ihnen helfen wird, Ihr Netzwerk in verschiedenen Teams zu organisieren und zu strukturieren.

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Strukturieren Sie Ihr Netzwerk in Teams

> Wenn Ihre Arbeitslast überwältigend wird, scheint es oft unmöglich, organisiert zu bleiben. Wie können Sie positiv und strukturiert in Ihrem Arbeitsalltag bleiben, wenn Sie eine scheinbar endlose Liste von Aufgaben zu bewältigen haben? 

Es ist nicht immer leicht, zu wissen, wo man anfangen soll. Bevor Sie einfach drauflosarbeiten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu planen. Die Organisation Ihres Tages, bevor Sie Ihre Aufgaben angehen, ist entscheidend, um Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Indem Sie Ihre Arbeit aufschlüsseln, eine Aufgabenliste erstellen und diese Prioritäten zuweisen, fühlen Sie sich kontrollierter und fokussierter.

Aber wie macht man das am besten? Befolgen Sie diese vier einfachen Schritte, um Ihren Tag zu organisieren und Ihre Arbeitslast im Griff zu behalten.

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## Schritt 1: Notieren Sie alle Aufgaben
Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren oder planen, beginnen Sie mit einer vollständigen Auflistung. Schauen Sie Ihre E-Mails, Notizen und laufenden Projekte durch, um einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Arbeiten zu bekommen. Dieser Schritt hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast klar zu definieren und sicherzustellen, dass keine alltäglichen Aufgaben übersehen werden.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die all Ihre Arbeit in kleinere, überschaubare Teile aufteilt. Egal, ob es sich um langfristige Projekte oder kurzfristige Deadlines handelt – durch eine visuelle Übersicht aller Aufgaben gewinnen Sie Klarheit über Ihre Verantwortlichkeiten. Dies hilft Ihnen, kleinere Aufgaben von grösseren Projekten zu trennen und entsprechend zu organisieren.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, das Task-Management zu verbessern, besteht darin, digitale Tools zu nutzen. Viele Plattformen für Aufgabenmanagement ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu bündeln und sogar Deadlines für jede Aufgabe festzulegen. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast besser zu verstehen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

## Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Priorisierung ist entscheidend, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen. Doch wie entscheidet man, was wichtig ist? Beginnen Sie damit, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die dringend und wichtig sind – zwei Begriffe, die oft verwechselt werden.

Die bekannte [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) von Dwight D. Eisenhower hilft dabei, diese Unterscheidung zu treffen. Sein Zitat „Wichtiges ist selten dringend und Dringendes selten wichtig“ ist die Grundlage für diese Methode. Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Gruppen:

Dringend und Wichtig: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und tragen direkt zu Ihren langfristigen Zielen bei. Sie sollten zuerst angegangen werden.
Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben brauchen keine sofortige Handlung, sind jedoch entscheidend für Ihre persönlichen und beruflichen Ziele. Planen Sie diese für später ein.

Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit, tragen aber nicht unbedingt zur Erreichung Ihrer langfristigen Projekte bei. Delegieren Sie diese Aufgaben, wann immer es möglich ist.

Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die weder Ihre Ziele unterstützen noch bald erledigt werden müssen. Diese können verschoben oder ans Ende Ihrer Liste gesetzt werden.

Besonders die Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ enthält häufig Aufgaben, die für die Ziele anderer Personen relevant sind (z. B. Aufgaben im Rahmen eines Teamprojekts). Delegieren Sie solche Aufgaben, soweit es möglich ist, an Dritte. 

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Durch das regelmässige Überprüfen Ihrer [Aufgaben](https://wedo.com/de/blog/wie-verwaltet-man-ein-projekt-mit-wedo) behalten Sie den Überblick, selbst wenn Ihre Verantwortung wächst. Ein gutes Verständnis dafür, wie Sie Ihren Arbeitsalltag organisieren und Prioritäten setzen, erleichtert es Ihnen, konzentriert zu bleiben und Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

## Schritt 3: Planen und terminieren Sie Ihre Aufgaben
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben identifiziert haben, geht es darum, diese zu planen und zu terminieren. Setzen Sie klare Fälligkeitstermine und organisieren Sie Ihre Aufgaben über Tage, Wochen oder Monate, je nach Zeitrahmen für deren Fertigstellung.

Für alle wichtigen Aufgaben sollten Sie ein Planungsdatum in Ihren Kalender eintragen. Nutzen Sie ein [Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/features/project-management), um grössere Projekte in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, die Sie über einen längeren Zeitraum hinweg abschliessen können. Beginnen Sie damit, Ihre Woche zu organisieren und bestimmte Tage für bestimmte Aufgaben zu reservieren. Ein klarer Zeitplan ermöglicht es Ihnen, Ihr Arbeitstempo anzupassen und sich täglich auf das zu konzentrieren, was zu tun ist.

Notieren Sie sowohl das Planungsdatum als auch das Fälligkeitsdatum: Das Planungsdatum ist der Tag, an dem Sie an der Aufgabe arbeiten, während das Fälligkeitsdatum der endgültige Abgabetermin ist. Diese Methode fördert ein gutes Zeitmanagement und stellt sicher, dass Sie nicht in letzter Minute in Stress geraten.

In Ihrem Arbeitsalltag gibt es wahrscheinlich Aufgaben, die sich regelmässig wiederholen. Diese wiederkehrenden Aufgaben lassen sich effizienter planen, indem Sie Erinnerungen für tägliche oder langfristige Projekte in Ihre Aufgabenmanagement-Tools integrieren. Solche wiederkehrenden Aufgaben helfen Ihnen, Ihren Workflow reibungslos zu organisieren.

Ein gut strukturierter Zeitplan hilft nicht nur dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, sondern steigert auch die Produktivität, indem er Stress reduziert. Indem Sie Aufgaben bestimmten Zeitfenstern zuweisen, stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe die nötige Aufmerksamkeit erhält.

![Vier Schritte zur Organisation der täglichen Aufgaben: Aufgaben aufschreiben, Prioritäten setzen, planen und terminieren, delegieren und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_de_3c9f80d418.png)

## Schritt 4: Delegieren und zusammenarbeiten
Im Arbeitsalltag arbeiten Sie oft im Team zusammen, und manchmal ist der beste Weg zur Bewältigung Ihrer Arbeitslast das [Delegieren von Aufgaben](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, eignen sich perfekt zum Delegieren. Dies könnten Aufgaben sein, die zum Fortschritt eines Projekts beitragen, aber nicht kritisch für Ihre eigenen Verantwortlichkeiten sind.

Beim Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder ist es wichtig, klar zu kommunizieren. Weisen Sie die Aufgabe zu, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und verfolgen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass alles termingerecht abgeschlossen wird. Zusammenarbeitstools erleichtern das Delegieren, indem sie Ihnen ermöglichen, Aufgaben in Echtzeit zu teilen und Fortschritte zu verfolgen. Nutzen Sie [Projektmanagement-Software](https://wedo.com/de/features/project-management), um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Das Delegieren verschafft Ihnen die nötige Zeit für Aufgaben, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern, und stärkt gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein Ihrer Teammitglieder.

## Behalten Sie Ihre tägliche Aufgabenliste im Blick
Mit diesen Schritten bleiben Sie organisiert und [nutzen Ihre Zeit effektiv](https://wedo.com/de/blog/organisieren-sie-ihre-telearbeitstage-mit-wedo). Vermeiden Sie es, sich zu überlasten, indem Sie realistisch einschätzen, wie viel Sie an einem Tag schaffen können. Setzen Sie klare, erreichbare Ziele und konzentrieren Sie sich darauf, Aufgaben eine nach der anderen abzuschliessen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages einen Moment Zeit, um Ihren Fortschritt zu überprüfen.

Wurden die geplanten Aufgaben erledigt? Wenn ja, haben Sie Ihre Ziele realistisch gesetzt. Falls nicht, sollten Sie die Anzahl der Aufgaben auf Ihrer täglichen Liste reduzieren, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht überfordern. Diese regelmässige Überprüfung hilft Ihnen, Ihren Ansatz zu verfeinern und Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

## Die richtigen Tools für das Aufgabenmanagement
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht alles allein bewältigen müssen. Es gibt viele [Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tools](https://wedo.com/de/features/tasks), die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben zu organisieren. Diese Tools bieten vorgefertigte Vorlagen für die Aufgabenorganisation, die es Ihnen erleichtern, den Fortschritt zu verfolgen, Deadlines zu setzen und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das zu Ihrem Arbeitsstil passt – etwas Flexibles und Einfaches in der Handhabung. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Prioritäten festzulegen, Deadlines zu verwalten und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. So bleiben Sie und Ihr Team stets auf dem neuesten Stand.

## Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit
Indem Sie diese vier Schritte befolgen – Aufgaben notieren, priorisieren, planen und delegieren – wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Arbeitslast zu bewältigen. Organisiert zu bleiben hilft Ihnen, unnötigen Stress zu vermeiden und fokussiert auf Ihre Ziele hinzuarbeiten. Ob es darum geht, den Arbeitsalltag zu meistern oder langfristige Projekte zu planen – die richtigen Tools und Techniken werden Sie produktiver machen.

Möchten Sie Ihren Prozess im Aufgabenmanagement verbessern? Entdecken Sie, wie WEDO Ihnen mit anpassbaren Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit dabei helfen kann, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren.

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Wenn unsere Arbeitsbelastung groß wird, scheint es manchmal unmöglich, sich im Alltag zu organisieren. Wie kann man seinen Tag positiv angehen, wenn man das Gefühl hat, unter den daraus resultierenden Projekten und Aufgaben zu leiden?

Dieses Bild zeigt 4 Schritte zur besseren täglichen Aufgabenverwaltung, dargestellt mit einer Checkliste und einem Stift auf orangefarbenem Hintergrund

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4 Schritte zur effektiven Arbeitslast-Priorisierung

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

::button-primary[Demo Vereinbaren]{link="/demo"}

[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

Dieses Bild zeigt, wie man die Dauer von Geschäftssitzungen begrenzen kann, dargestellt mit einer Stoppuhr auf 25 Minuten

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

## Eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich verlegen

Neu haben Sie die Möglichkeit, eine Sitzung in einen anderen Arbeitsbereich zu verlegen. Gehen Sie dazu in den entsprechenden Arbeitsbereich (1) und anschliessend in das Tab **Sitzungen** (2). Klicken Sie auf den Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (3) und dann auf **Verschieben nach...** (4).

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Es öffnet sich ein Fenster: Wählen Sie aus dem Auswahlfeld den Arbeitsbereich aus, in den Sie die Sitzung verschieben möchten (5).

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Zum Schluss klicken Sie auf **Sitzung verschieben** (6).

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## Sitzung ausserhalb eines Arbeitsbereich erstellen

Sitzungen können aus Ihrer persönlichen Seite heraus einberufen werden. Mit dieser Funktion können Sie eine bilaterale Sitzung organisieren, ohne einen Einweg-Arbeitsbereich zu schaffen. Ein weiterer Anwendungsfall: Sie haben die Möglichkeit, eine Tagesordnung privat aufzustellen und sie rechtzeitig zugänglich zu machen, indem Sie die Sitzung in den entsprechenden Arbeitsbereich verlegen.

Um eine Sitzung aus Ihrer **persönlichen Seite** (1) hinzuzufügen, gehen Sie in das Tab **Sitzungen** (2) und klicken Sie auf **Sitzung hinzufügen** (3).

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## Aufgaben aus allen Arbeitsbereichen importieren

Aufgaben im Zusammenhang mit anderen Arbeitsbereichen können in die Tagesordnungspunkte einer bestimmten Sitzung aufgenommen werden. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie eine umfassende Sitzung organisieren möchten, in der mehrere Aufgaben in verschiedenen Arbeitsräumen behandelt werden. Aus dem offenen Arbeitsbereich oder über den + Schaltfläche (1) können Sie auf alle Aufgaben in Ihrem Arbeitsbereich zugreifen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Ein **Auswahlfeld** (2) zum Navigieren von Bereich zu Bereich wurde hinzugefügt. Um auf die offenen Aufgaben in einem anderen Arbeitsbereich zuzugreifen, klicken Sie auf das Auswahlfeld, wählen Sie den Bereich aus, in dem die zu importierenden Aufgaben (3) enthalten sind, und klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (4).

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Um den Import abzuschliessen, klicken Sie auf **Importieren** (5).

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## Notizen und Entscheidungen eines Punktes neu ordnen

Es ist nun möglich, die Reihenfolge der Notizen und Entscheidungen in einem Punkt oder Unterpunkt zu ändern. Beim Überfliegen einer Notiz erscheint im linken Rand der Knopf Ziehen und Ablegen. Klicken Sie auf diesen und ziehen Sie die Notiz an die gewünschte Stelle.

Hinweis: Es ist derzeit nicht möglich, die Standardorganisation zu ändern **Absätze** \> **Entscheidungen** \> **Aufgaben**.

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Weitere Fragen zu den Sitzungen ? Lesen Sie die Artikel unseres Hilfzentrum !

[Auf das Hilfzentrum zugreifen](https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen)

Die letzte Aktualisierung von WEDO gibt Ihnen mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen! Erfahren Sie in diesem Artikel, welche neuen Funktionen verfügbar sind.

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Mehr Flexibilität bei der Organisation Ihrer Sitzungen

## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

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## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

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![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

::button-primary[Auf das Hilfzentrum zugreifen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen"}

Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Protokolle einfacher erstellen

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_1_1024x576_cf4842d494.png)

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Erleben Sie das Jahr 2018 von WEDO in diesem Rückblick und entdecken Sie die neuen Mitarbeiter unseres Teams.

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Rückblick 2018

## Verwaltung der Rechte

Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen, erscheint eine neue Spalte mit dem Titel **Zugriff** in der Teilnehmerliste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive3_1_e1540988841560_7892e6806d.png)

Für jeden Teilnehmer haben Sie die Wahl zwischen fünf Optionen :

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## 5 Schritte der Sitzung

Die fünf Phasen für die Organisation einer Sitzung wurden wie folgt verbessert:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_1_24da19b2f6.png)

Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Status der Sitzung (von einem Schritt zum anderen) einen Einfluss hat, wer was ändern kann. Nur der Höchstzoll, der durch die Krone auf blauem Grund dargestellt wird, kann den Status der Sitzung ändern.

## Zusammenfassung der Ansprüche nach Stufe

Hier ist eine Tabelle, in der die Zugriffe zusammengefaßt sind, die es ermöglichen, die Elemente entsprechend der Phase der Sitzung zu ändern:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Schritt 4/5 : Überprüfung des Sitzungsprotokolls

In den vorhergehenden Fassungen konnten nach Abschluss der Sitzung die Notizen und Beschlüsse noch geändert werden, aber nicht die Aufgaben. Die Arbeitsweise wurde in dieser Version verbessert. In der Phase 4/5 können alle Informationen noch geändert werden, nämlich bis zur Sperrung des Protokolls (Schritt 5/5).

## Registrierung von Änderungen an die Aufgaben

Die Aufgaben werden im Protokoll weiter aktualisiert, bis dieser gesperrt ist. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgtem Überarbeiten und Bestätigen systematisch einen Bericht zu sperren.

## Periodischer Bericht

Wir haben dieser Version einen periodischen Bericht hinzugefügt, der Ihnen per E-mail zugesandt wird. Standardmässig erhalten Sie am Montagmorgen einen wöchentlichen Bericht.

Um diesen Parameter zu ändern, finden Sie in Ihrem Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Periodischer Bericht.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive4_1_e1540988863763_d82e3149cb.png)

## Auch in dieser Version zu entdecken

* Neues Kachel-Design für Arbeitsbereichen, Vorlagen, Checklisten und Sitzungen.
* Das Kachelmenü wurde direkt auf die Kacheln selbst und nicht mehr in die Aktionsleiste verschoben, um Ergonomie und Navigation zu verbessern.
* Verbesserung einiger Texte zur Vereinfachung des Verständnisses der Schnittstelle (insbesondere für eine Tagesordnung importieren).
* Die Synchronisationsoptionen mit dem Kalender wurden verbessert.

Die neue Version von WEDO beinhaltet eine Reihe von Neuerungen, unter anderem die Rechteverwaltung in Sitzungen.

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Verwaltung der Rechte in Sitzungen

Dank an Fri Up für dieses Video-Porträt und die Unterstützung unseres Startups.

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Porträt WEDO von Fri Up

> Antoine Sudan ist diplomierter Ingenieur in Projektmanagement. Im Jahr 2014, als er in einem Unternehmen tätig war, stellte er fest, dass sich die Verwaltung von Teamarbeit ohne geeignete Hilfsmittel angesichts einer wachsenden Informationsflut als chaotisch erweisen kann. Er entschließt sich daher, sich mit einem Freund zusammenzuschließen, um eine Anwendung zu entwickeln, die die Arbeit im Betrieb einfach und effizient koordinieren kann.

« Das wird nie funktionieren. Dies ist das Urteil der ersten Person, der wir vor drei Jahren unser Projekt vorgestellt haben. Er war ein ehemaliger Professor. Er sagte, es sei unmöglich, komplizierte Probleme mit einfacher Software zu lösen. Aber genau das hatten mein Freund und ich im Sinn.

Glücklicherweise haben unsere Ingenieurmentalitäten schnell die Oberhand gewonnen. Warum sollte man sich von der Kritik überwältigen lassen?

Es ist besser, so viel wie möglich daraus zu machen, um die richtige Lösung zu finden. Um die Erfolgschancen unserer App zu ermitteln, haben wir diese mehreren potenziellen Kunden vorgestellt. _Get out of the building_, eine ziemlich schwierige Aufgabe für mich. Ja, Akquisition machten mich anfangs nervös. Es ist schwer, aus der Komfortzone herauszukommen und einem Unternehmer eine Idee in voller Entwicklung vorzustellen. Schließlich habe ich durch Handeln Selbstvertrauen gewonnen. Unser Projekt hat sich im Laufe der Treffen konkretisiert, und ich habe meine Zweifel nach und nach beiseite geschoben. Mein Freund und ich haben uns viele Fragen gestellt, und es waren oft unsere Gesprächspartner, die uns die richtigen Antworten gegeben haben.

Unsere Hartnäckigkeit scheint sich ausgezahlt zu haben. WEDO wird derzeit von rund 40 Kunden, insbesondere von der Kantonalen Bank Freiburg, genutzt. Mein Freund und ich können von den Einnahmen unserer Firma leben und uns ganz seiner Entwicklung widmen. Eines ist sicher: Die Überstunden werden weiter zunehmen! Dies ist eine neue Herausforderung, der wir uns stellen müssen. Wenn man selbstständig ist, muss man auch einen Moment innehalten und zurückschauen können, um das zu genießen, was man erreicht hat. Die Champagnerflasche ist schon lange kühl. Ich hoffe, wir finden bald Zeit, sie zu öffnen.»

> Unsere Hartnäckigkeit scheint sich ausgezahlt zu haben.

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**Antoine Sudan** Mitbegründer von WEDO Sàrl

Foto : © Kevin Schlüter (Fri Up) / Quelle:
[Originalartikel der "L'interface"](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Ein Artikel über WEDO in "L'interface" des Wirtschafts- und Arbeitgeberverbands (September 2017).

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L'interface (Wirtschafts-und Arbeitgeberverband)

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Drei Bereiche, ein einziges Tool, reale Anwendungsszenarien 

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

![Darstellung der Integration zwischen WEDO und Microsoft Teams. Links die WEDO-Oberfläche mit Tagesordnung, rechts eine laufende Videokonferenz in Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_de_249cb2ca1f.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software/) ist für viele Organisationen zum Standard für Sitzungen geworden. Es ist schnell, zuverlässig und tief in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Doch es wurde nicht entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus einer Sitzung zu verwalten.

Es verbindet Teilnehmer in Echtzeit, aber sobald der Anruf endet, endet auch diese Verbindung. Die Traktandenliste, Entscheidungen, Aufgaben und geteilten Dokumente? Sie befinden sich anderswo. Oft in E-Mail-Postfächern, in persönlichen Notizen oder gar nicht.

Microsoft Teams bietet Raum für Gespräche. Was fehlt, ist die Struktur. Und ohne Struktur gehen selbst die produktivsten Gespräche in der Nachbearbeitung leicht verloren.

Genau hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams bringt WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in denselben Raum, in dem die Microsoft Teams Sitzung stattfindet. Vom Erstellen der Traktandenliste über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zum Sperren des Protokolls verwandelt WEDO jede Sitzung in einen vollständigen Arbeitsablauf, bei dem nichts verloren geht.

## WEDO bringt Struktur in Ihre Microsoft Teams Sitzung

Für die meisten Teams beginnt mit der Planung einer Sitzung in Microsoft Teams das Chaos: Hintergrundnachrichten, verstreute Traktandenlisten, Dokumente in letzter Minute. Viele erscheinen zur Sitzung, ohne zu wissen, worüber gesprochen wird oder warum sie überhaupt eingeladen wurden.

Diese Art der fragmentierten Vorbereitung kostet Zeit, raubt Energie und verwandelt Sitzungen in etwas, das man übersteht, statt aktiv daran teilzunehmen.

WEDO ändert das, ohne dass Sie ein neues System oder einen neuen Prozess einführen müssen. Nach dem Hinzufügen zu einem Microsoft Teams Arbeitsbereich wird WEDO als Registerkarte im Sitzungs-Kanal angezeigt. Von dort aus beginnt alles, sich zu fügen.

Sie müssen weder die Plattform wechseln noch ein neues System einführen. Stattdessen bringt WEDO die Struktur, die Microsoft Teams fehlt, direkt in die Benutzeroberfläche, die Ihr Team bereits verwendet. Von hier aus können Sie alles tun, was für eine effektive Microsoft Teams Sitzung notwendig ist:

- Eine gemeinsame Traktandenliste erstellen
- Beiträge von Teilnehmern sammeln
- Relevante Dokumente anhängen
- Rollen zuweisen und Ziele klären
- Abstimmungen oder Genehmigungen starten, wenn nötig

Und nichts davon geschieht isoliert. Jeder Punkt wird nachverfolgt, jede Datei befindet sich im richtigen Kontext, jede Entscheidung hat ihren Platz, und all das, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Integration ermöglicht es, Sitzungen vom Vorbereiten bis zur Umsetzung durchzuführen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Kein Wechsel zwischen Apps. Kein Nachverfolgen von Dateien in E-Mail-Threads. Nur ein einziger Arbeitsbereich, in dem Diskussion und Dokumentation verbunden bleiben.

![Screenshot der WEDO-App in Microsoft Teams. Liste geplanter Sitzungen mit Datum, Status und Teilnehmenden sowie Formular zum Hinzufügen einer neuen Sitzung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_de_23bb941043.png)

Für Teams, die bereits auf Microsoft Teams zur Zusammenarbeit setzen, schliesst WEDO eine sehr spezifische und oft übersehene Lücke: Es verleiht dem Lebenszyklus jeder Microsoft Teams Sitzung einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

::button-primary[So integrieren Sie WEDO in Microsoft Teams]{link="https://help.wedo.com/de/articles/48754-wedo-in-microsoft-teams-integrieren"}

## Halten Sie Ihre Microsoft Teams Sitzung auf Kurs und machen Sie sie effektiv

Sobald die Sitzung beginnt, bleibt WEDO im Teams-Register geöffnet, direkt neben dem Anruf, sodass alles im Kontext bleibt. Die Traktandenliste ist nicht nur etwas, das man einmal in einer Kalendereinladung gesehen hat. Sie ist präsent, sichtbar und aktiv und leitet die Diskussion in Echtzeit.

Während das Gespräch voranschreitet, wird gleichzeitig die Dokumentation erstellt. Notizen werden live erfasst. Aufgaben werden in Echtzeit erstellt, mit Fälligkeiten und Verantwortlichen. Entscheidungen werden direkt unter dem jeweiligen Traktandum festgehalten.

Diese Form der Live-Zusammenarbeit schafft sofort Klarheit. Niemand fragt sich, was gesagt wurde oder wer wofür zuständig ist. Und wenn spontane Abstimmung erforderlich ist, ermöglichen Abstimmungsblöcke den Teilnehmern, ihre Meinung abzugeben und ohne Verzögerung oder E-Mail-Nachfassaktionen weiterzumachen.

Die Zusammenarbeit fühlt sich natürlich an, weil sie dort stattfindet, wo auch die Unterhaltung stattfindet: in derselben Oberfläche, mit denselben Personen, in Echtzeit.

WEDO macht es einfacher, einer Microsoft Teams Sitzung während ihrer Durchführung zu folgen, nicht nur einfacher, sie im Nachhinein zusammenzufassen. Das bedeutet weniger Verwirrung, weniger Nachfassaktionen und mehr Zeit, um die Arbeit voranzutreiben, statt bereits Besprochenes erneut aufzurollen.

## Nach dem Ende des Anrufs geht die Arbeit weiter

Der wahre Test einer Sitzung ist nicht, wie viel besprochen wurde, sondern was danach passiert.

Ohne Struktur verlieren selbst produktive Gespräche an Schwung. Aufgaben werden vergessen. Entscheidungen verschwimmen. Dieselben Themen tauchen Woche für Woche erneut auf, weil der ursprüngliche Kontext nicht auffindbar ist.

WEDO schliesst diesen Kreis, weiterhin innerhalb von Microsoft Teams.

Sobald die Microsoft Teams Sitzung endet, bleiben alle Aufgaben, Notizen, Entscheidungen und Dokumente genau dort, wo sie hingehören. Das Protokoll ist nicht in einem freigegebenen Ordner vergraben oder wird nachträglich manuell neu geschrieben, es ist bereits fertig. Sie können das Protokoll sperren, um seine Integrität zu bewahren, und elektronische Unterschriften direkt über die Plattform anfordern, sei es SES, AES oder eine qualifizierte Signatur mit rechtlicher Gültigkeit.

Aufgaben bleiben mit dem Traktandum verbunden, aus dem sie entstanden sind. Wenn jemand nachvollziehen möchte, warum eine Entscheidung getroffen wurde, muss er nicht raten. Die Person kann die Sitzung öffnen, das Thema finden, die Diskussion einsehen und die daraus resultierende Aktion verfolgen, alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Art der Nachvollziehbarkeit schafft Verantwortlichkeit. Alle wissen, wofür sie zuständig sind. Nichts geht verloren. Und wenn Sie zur nächsten Sitzung zurückkehren, kann das Gespräch fortgesetzt werden, statt von vorn zu beginnen.

WEDO macht diese Kontinuität automatisch. Die Microsoft Teams Sitzung verschwindet nicht, sobald der Anruf beendet ist. Sie wird Teil einer fortlaufenden Dokumentation, auf die sich das gesamte Team verlassen kann.

## Kontrolle, Datenschutz und eine klare Verantwortungslinie

![Karte Europas mit hervorgehobener Schweiz und Markierungen für Zürich und Genf. Text: „Ihre Daten werden sicher in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf gespeichert.“](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_de_3e69dd1360.png)

[WEDO in Microsoft Teams](https://wedo.com/de/integrations/ms-teams) zu integrieren bedeutet mehr als nur, Ihre Sitzungen zu optimieren. Es stärkt das Vertrauen in den Umgang mit Ihren Informationen.

Auch wenn es innerhalb der Microsoft Teams Oberfläche verwendet wird, bleiben alle Sitzungsdaten wie Notizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen vollständig unter der Kontrolle von WEDO. Die Inhalte werden sicher auf Servern in der Schweiz gespeichert, wo sie den strengen Datenschutzrichtlinien von WEDO und den Governance-Standards Ihrer Organisation unterliegen. Es werden keine Daten an Microsoft weitergegeben. Es wird kein Inhalt dupliziert oder ausserhalb der WEDO-Umgebung verarbeitet.

Diese Trennung ist entscheidend. Viele Kollaborationstools setzen auf Integration zulasten der Datenhoheit. WEDO geht den umgekehrten Weg. Es bietet volle Interoperabilität mit Microsoft Teams, ohne die Kontrolle über Ihre Inhalte aufzugeben. Das bedeutet, Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit, Datenstandort oder Compliance einzugehen.

Für Organisationen, die in sensiblen Bereichen tätig sind, ob im juristischen, finanziellen, öffentlichen oder forschungsbezogenen Umfeld, ist es keine Option, sondern eine Verpflichtung, genau zu wissen, wo Informationen gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.

WEDO hilft Ihnen, diese Verpflichtung zu erfüllen, ohne zusätzliche Komplexität. Sitzungsinhalte bleiben für die richtigen Personen sichtbar und zugänglich, während sie gleichzeitig geschützt und zentral in einem sicheren System gespeichert sind. Microsoft Teams bietet den Raum für die Diskussion. WEDO sorgt dafür, dass das Protokoll vollständig, korrekt und ausschliesslich Ihr Eigentum ist.

## Der Sitzungsraum ist nur die halbe Lösung

Microsoft Teams bietet Ihnen einen Ort für Gespräche. WEDO bietet Ihnen die Struktur, damit Ihre Microsoft Teams Sitzung zählt.

Von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung schliesst WEDO die operativen Lücken, die Microsoft Teams nicht abdeckt. Traktandenlisten bleiben sichtbar, Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert, und Aufgaben bleiben mit den Gesprächen verknüpft, aus denen sie entstanden sind. Alles befindet sich an einem Ort, verbunden mit der Sitzung und zugänglich für die Personen, die es benötigen.

Und weil WEDO Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle hält, können Sie mit Vertrauen zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Eigentum, Datenschutz oder Transparenz.

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft Teams arbeitet, verlangt [WEDO](https://wedo.com/de/features)  keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Es macht jede Microsoft Teams Sitzung einfach leichter durchzuführen, leichter nachzuverfolgen und schwerer zu vergessen. [Testen Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute kostenlos und verwandeln Sie jede Sitzung in etwas, auf dem Sie aufbauen können.

Erfahren Sie, wie WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in Microsoft Teams bringt, mit Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben in einem integrierten Arbeitsbereich.

Grafik mit dem Titel „WEDO + Microsoft Teams“. Zeigt eine Online-Besprechung mit mehreren Teilnehmern, WEDO-Tagesordnungspunkten und Symbolen für Mikrofon, Kalender und Meeting.

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WEDO + Microsoft Teams: Was Ihrer Microsoft Teams Sitzung gefehlt hat

Wenn Ihre Sitzungen sich in die Länge ziehen oder schlimmer noch, mit mehr Verwirrung als Klarheit enden, hat das Problem wahrscheinlich bereits vor Beginn des Anrufs angefangen. Den meisten Teams fällt das Sprechen nicht schwer. Sie haben Schwierigkeiten, den Fokus zu behalten. Und genau das beginnt mit der Planung der Sitzung.

Eine effektive Tagesordnung ist das, was die Diskussion auf Kurs hält, die Ziele im Blick behält und die Sitzungsdauer im Griff hat. Ohne sie verlassen Sie sich auf Ihr Gedächtnis, Improvisation und Hoffnung.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Tagesordnung erstellen, die funktioniert. Keine, die einfach nur Platz füllt, sondern eine, die Ergebnisse liefert. Sie lernen, wie Sie Ihr Ziel definieren, die passende Zeitdauer wählen, die Traktanden strukturieren und Ihr Team auf echten Fortschritt vorbereiten.

## **Was ist eine Besprechungsagenda wirklich?**

Bevor wir fortfahren, sollten wir klären, was eine Besprechungsagenda überhaupt ist. Eine Besprechungsagenda legt fest, worüber Sie sprechen werden, in welcher Reihenfolge und wie viel Zeit Sie für jedes Thema einplanen. Mehr noch, sie ist ein Instrument, um Sitzungen gezielt zu gestalten.

Im besten Fall erfüllt eine Tagesordnung drei Aufgaben:

- **Sie klärt den Zweck** der Sitzung
- **Leitet die Diskussion**, damit alle beim Thema bleiben
- **Hält die Sitzungszeit im Rahmen**

Sie bietet auch allen die Möglichkeit, sich vorzubereiten, sodass Sie nicht die Hälfte des Anrufs damit verbringen, alle auf den neuesten Stand zu bringen. Ob es sich um zwei Stichpunkte oder eine vollständig strukturierte Gliederung handelt, eine Besprechungsagenda sollte Ihrem Team helfen, Fortschritte zu erzielen, und nicht einfach nur die Stunde füllen.

![Infografik mit dem Titel „Agenda für eine produktive Sitzung“. Listet sechs Elemente: Zweck der Sitzung, Tagesordnungspunkte mit Ergebnissen, Zeitangaben, Abschnittsleitende, Moderatorenrolle sowie Vorbereitung und Dokumente.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_include_in_a_productive_meeting_agenda_de_dbd551db84.png)

## **Definieren Sie das Ziel, bevor Sie ein Wort schreiben**

Keine Tagesordnung sollte mit der Frage beginnen: „Worüber sollen wir sprechen?“ Sie sollte damit beginnen, warum Sie sich überhaupt treffen.

Dieses Ziel ist der Anker. Es hilft Ihnen zu entscheiden, wen Sie einladen, was Sie einbeziehen und wie Sie die Diskussion lenken. Ein vages Ziel wie „Fortschritt überprüfen“ gibt niemandem einen Grund, vorbereitet zu erscheinen. Ein klares Ziel wie „Abstimmung über die endgültige Preisstruktur für den Q3-Launch“ zeigt allen, wie das Ziel aussieht.

Wenn Sie das Ziel nicht definieren können, erstellen Sie keine Besprechungsagenda, sondern sagen Sie die Sitzung ab. Das ist kein Scheitern. Es ist ein zeitsparender Erfolg. Bevor Sie also auch nur daran denken, Themen aufzulisten, notieren Sie sich das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Dann bauen Sie alles andere darum herum auf.

## **Passen Sie die Tagesordnung an den Besprechungstyp an**

Nicht jede Sitzung braucht einen Zehn-Punkte-Plan. Manche benötigen Struktur, andere Raum. Der Schlüssel liegt darin, den Unterschied zu erkennen.

Bevor Sie eine Besprechungsagenda erstellen, nehmen Sie einen Schritt zurück und fragen Sie sich: Um welche Art von Sitzung handelt es sich?

Ein kurzes Check-in? Eine Entscheidungsrunde? Eine tiefgehende Teamsitzung? Jede dieser Sitzungsarten erfordert ein anderes Mass an Detailtiefe, Tempo und Zeitaufwand. Wenn Sie jede Sitzung mit derselben Struktur überladen, werden kurze Besprechungen lang und lange Besprechungen anstrengend.

Zum Beispiel:

- **Einzelgespräche** funktionieren am besten mit einigen offenen Fragen und Raum für Diskussionen.
- **Projektbesprechungen** benötigen klar definierte Traktanden und Zeitfenster.
- **Brainstorming-Sitzungen** sollten gewisse Leitplanken enthalten, aber auch Spielraum für den Ideenfluss lassen.
- **Entscheidungsorientierte Sitzungen** profitieren von einer straffen Tagesordnung, die zentrale Fragen, Verantwortlichkeiten und Erwartungen abbildet.

Eine produktive Besprechungsagenda listet nicht einfach Themen auf, sondern stimmt das Format auf den Zweck ab und bleibt innerhalb eines realistischen Zeitrahmens. Wenn die Struktur das gewünschte Ergebnis nicht unterstützt, tut es die Sitzung auch nicht.

## **Teilen Sie die Themen in umsetzbare Segmente auf**

Eine Liste von Diskussionsthemen ist keine Besprechungsagenda. Zumindest keine nützliche.

Wenn Ihre Sitzungen fokussiert bleiben und zu konkreten Ergebnissen führen sollen, muss jeder Punkt auf der Tagesordnung umsetzbar sein. Das bedeutet, über allgemeine Bezeichnungen wie „Budget“, „Produktupdate“ oder „Kundenfeedback“ hinauszugehen. Das sind Kategorien, keine Orientierungshilfen.

Beginnen Sie damit, breite Themen in klare, ergebnisorientierte Fragestellungen umzuwandeln. Zum Beispiel:

- Statt „**Budget**“ schreiben Sie: „**Q3-Kampagnenbudgets finalisieren**“
- Statt „**Produktupdate**“ schreiben Sie: „**Entscheiden, ob Funktion X bereit für den Rollout ist**“
- Statt „**Kundenfeedback**“ schreiben Sie: „**Die drei wichtigsten Support-Themen identifizieren, die im nächsten Sprint priorisiert werden sollen**“

Dieser Wechsel bewirkt zwei Dinge:

1. Er gibt den Teilnehmenden eine klare Vorstellung davon, worauf sie eingehen sollen.
2. Er macht es einfacher zu erkennen, wann die Diskussion abgeschlossen ist, da ein Beschluss, eine Antwort oder eine Aktion daraus hervorgeht.

Wenn Sie Ihre Tagesordnung mit Leitfragen wie „Was müssen wir entscheiden?“ oder „Was hindert uns am Weiterkommen?“ strukturieren, wird Ihre Sitzung zu einer Arbeitseinheit statt zu einem ziellosen Gespräch. Und wenn ein Thema kein klares Ergebnis liefert? Dann gehört es wahrscheinlich nicht auf die Besprechungsagenda. Zumindest diesmal nicht.

Eine gute Faustregel: Wenn Sie einen Punkt zur Tagesordnung hinzufügen, fragen Sie sich, was durch die Diskussion konkret erreicht werden soll. Gibt es darauf keine klare Antwort, gehört er möglicherweise nicht in die Sitzung.

## **Schätzen Sie Zeitrahmen mit Bedacht ein**

Zeit ist eines der Dinge, die in einer Sitzung am leichtesten falsch eingeschätzt und am schwersten zurückgewonnen werden können. Deshalb ist es wichtig, jedem Punkt auf der Tagesordnung einen Zeitrahmen zuzuweisen.

Sie müssen nicht auf die Minute genau planen, aber jede Besprechungsagenda sollte eine realistische Schätzung enthalten, wie lange jeder Punkt in Anspruch nehmen wird. Das hält die Diskussion im Fluss und verhindert, dass weniger wichtige Themen die gesamte Sitzung dominieren.

Beginnen Sie mit einer groben Gesamtdauer: Wie viel Zeit steht Ihnen für die Sitzung tatsächlich zur Verfügung? Dann teilen Sie diese Zeit nach Prioritäten auf. Wichtige Punkte wie zentrale Entscheidungen oder Blockaden sollten früher in der Tagesordnung erscheinen und ausreichend Raum erhalten. Informationsupdates oder weniger dringende Themen können später platziert und strenger zeitlich begrenzt werden.

Zum Beispiel:

- 5 Minuten: Kurzes Status-Update
- 20 Minuten: Diskussion über Blocker beim Launch und Zuweisung von Verantwortlichkeiten
- 10 Minuten: Abstimmung über Messaging-Änderungen im Sales Deck
- 5 Minuten: Nächste Schritte besprechen und Aufgaben zuweisen

Es ist auch sinnvoll, am Ende einen kleinen Puffer einzuplanen. So verlieren Sie nicht die letzten fünf Minuten, die eigentlich dazu gedacht waren, festzuhalten, wer was übernimmt, falls eine Diskussion länger dauert. Eine bewusste Zeitplanung zeigt Respekt für den Kalender Ihres Teams und zwingt zur Priorisierung, was auch bei knapper Zeit zu [produktiveren Sitzungen](https://wedo.com/de/features/meetings) führt.

## **Rollen und Verantwortlichkeiten vor der Sitzung festlegen**

Jeder Punkt auf der Tagesordnung sollte eine klare verantwortliche Person haben. Das bedeutet nicht, dass diese Person alles sagen muss, aber sie sollte das Thema einführen, den nötigen Kontext liefern und diesen Teil der Diskussion leiten. Ohne klare Zuständigkeit geraten Gespräche leicht ins Stocken oder vom Thema ab.

Klären Sie daher vor Beginn der Sitzung:

- Wer leitet welches Thema?
- Wer macht sich Notizen?
- Wer ist für die Erfassung von Aufgaben und Entscheidungen zuständig?

Die Zuteilung von Rollen muss nicht kompliziert sein. In kleinen, regelmässig stattfindenden Sitzungen ist es oft immer dieselbe Person. In grösseren oder funktionsübergreifenden Sitzungen ist es hilfreich, die Verantwortung zu rotieren oder je nach Kontextwissen zu vergeben.

Sie sollten auch eine Moderationsperson bestimmen. Ihre Aufgabe ist es, die Besprechungsagenda im Blick zu behalten, den Gesprächsfluss zu steuern und einzugreifen, wenn die Zeit überschritten wird oder Diskussionen ins Stocken geraten. In manchen Fällen ist das die organisierende Person, in anderen ein neutraler Lead, der den Fokus bewahrt.

Wenn alle Teilnehmenden im Voraus wissen, wofür sie verantwortlich sind, kommen sie vorbereitet zur Sitzung, und die Besprechung läuft von der ersten Minute an reibungsloser.

## **Tagesordnung frühzeitig teilen und während der Sitzung erneut aufgreifen**

Sobald die Besprechungsagenda steht, behalten Sie sie nicht für sich. Je früher Ihr Team sie sieht, desto effektiver wird die Sitzung.

Die Tagesordnung im Voraus zu verschicken, idealerweise am Vortag, gibt den Teilnehmenden Zeit, sich mit den Themen vertraut zu machen und sich gezielt vorzubereiten. Gleichzeitig bietet es Raum für Rückmeldungen: Vielleicht fällt jemandem ein fehlender Punkt auf, schlägt eine bessere Reihenfolge vor oder bringt einen Beitrag ein, der die Diskussion gezielter macht, bevor die Zeit läuft.

Das frühzeitige Teilen der Tagesordnung schafft Klarheit. Es signalisiert Ihrem Team: Das ist unser Ziel und so werden wir die Zeit nutzen. Niemand sollte erst zu Beginn des Anrufs erfahren, worum es in der Sitzung eigentlich geht.

Wenn die Sitzung beginnt, gehen Sie die Tagesordnung kurz durch. Fragen Sie:

- Ergibt dieser Plan noch Sinn?
- Gibt es kurzfristige Änderungen, die berücksichtigt oder neu priorisiert werden müssen?

Schon ein kurzes Check-in hilft, die Gruppe zu fokussieren, bevor es richtig losgeht. Und wenn während der Besprechung etwas auftaucht, das nicht auf der Tagesordnung steht? Notieren Sie es, parken Sie es und konzentrieren Sie sich weiter auf das Wesentliche. Neue Themen können Sie am Ende oder in einer Folge-Sitzung behandeln.

Die Besprechungsagenda ist nicht nur ein Leitfaden für die Sitzung, sondern auch ein Schutzschild. Vor Ablenkung. Vor Abschweifung. Vor verschwendeter Zeit.

## **Die Tagesordnung als Grundlage für die Nachverfolgung nutzen**

Die Sitzung mag enden, aber die Arbeit hört selten damit auf. Deshalb sollte Ihre Besprechungsagenda mehr leisten als nur die Diskussion zu steuern, sie sollte auch den nächsten Schritten dienen.

Während die Sitzung läuft, erfassen Sie Notizen direkt in der Tagesordnung. Fügen Sie unter jedem Abschnitt Aufgaben hinzu, markieren Sie verantwortliche Personen und klären Sie Fristen, solange die Details noch frisch sind. Wenn Sie ein Tool wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verwenden, kann dies in Echtzeit geschehen, ganz ohne späteres separates Protokoll.

Das reduziert auch doppelte Arbeit. Anstatt die besprochenen Inhalte in ein neues Dokument oder eine Follow-up-E-Mail zu übertragen, wird die Tagesordnung zur einzigen verlässlichen Quelle. Alle wissen, wo sie den Kontext, die Entscheidungen und ihre eigenen Verantwortlichkeiten finden.

Und wenn die nächste Sitzung ansteht? Dann haben Sie bereits eine Dokumentation zur Hand, und einen Vorsprung beim Erstellen der nächsten Besprechungsagenda.

![Infografik mit dem Titel „Der Lebenszyklus der Agenda“. Sie zeigt sieben Schritte von der Planung bis zur Umsetzung: Ziel des Meetings definieren, Tagesordnung anpassen, Verantwortliche und Dauer bestimmen, frühzeitig teilen, live verwenden, Aktionspunkte verfolgen und nächste Sitzung fortsetzen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_agenda_lifecycle_de_3a0fc15ca9.png)

## **Wie WEDO Ihnen hilft, bessere Besprechungsagenden zu erstellen**

Alles, was Sie in diesem Leitfaden gelesen haben, wird einfacher und konsistenter, mit dem richtigen Tool.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde für Teams entwickelt, die aufhören wollen, sich ständig zu wiederholen, und stattdessen echten Fortschritt machen möchten. Mit WEDO können Sie Ihre Besprechungsagenda an einem zentralen Ort planen, strukturieren und verwalten, vor, während und nach der Sitzung.

So unterstützt WEDO Sie dabei:

- Erstellen und teilen Sie Tagesordnungen schnell in einem [kollaborativen Arbeitsbereich](https://wedo.com/de/blog/warum-kollaboratives-arbeiten-der-schluessel-zur-teamproduktivitaet-ist), der mit jeder Sitzung verknüpft ist
- Weisen Sie jedem Punkt Verantwortliche und Zeitrahmen zu, damit die Zuständigkeiten klar sind und die Sitzung fokussiert bleibt
- Machen Sie sich Notizen in Echtzeit direkt in der Agenda-Ansicht, ganz ohne Tabs oder Apps wechseln zu müssen
- Verfolgen Sie Entscheidungen und Aufgaben, sobald sie entstehen, und übernehmen Sie sie automatisch in die nächste Sitzung
- Greifen Sie mühelos auf vergangene Tagesordnungen und Ergebnisse zu, alles ist gespeichert und in einer gemeinsamen Zeitleiste durchsuchbar

Keine verstreuten Notizen mehr, keine verlorenen Follow-ups oder Rätselraten, was in der letzten Sitzung passiert ist. WEDO hilft Ihnen, strukturierte und produktive Sitzungen zur Gewohnheit zu machen, und Ihr Team Schritt für Schritt auf Kurs zu halten.

Bereit, [WEDO](https://wedo.com/de/features) in Aktion zu sehen? Mit WEDO wird aus besserer Planung bessere Wirkung.

[Testen Sie es kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und entdecken Sie, wie viel Zeit und Energie Sie sparen können.

Erstellen Sie eine Besprechungsagenda, die Fokus schafft, klare Entscheidungen fördert und die Zeit Ihrer Sitzung optimal nutzt.

Grafik mit dem Text „Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?“ auf rosa Hintergrund, daneben ein Symbol eines Dokuments mit Checkliste und Stift.

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Wie erstellen Sie eine produktive Besprechungsagenda?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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