## Révision de l’onglet Fichiers

L’onglet Fichiers, présent dans chaque espace de travail, fonctionne désormais comme un dossier. Les changements majeurs par rapport à la version précédente ? Plus besoin d’ajouter à plusieurs reprises un même fichier ! Les fichiers ajoutés à l’espace de travail pourront à l’avenir être repris afin d’être joints à une tâche ou à un point à l’ordre du jour sans que vous n’ayez besoin de vous replonger dans les dossiers de votre ordinateur. Vous souhaitez renommer, remplacer ou supprimer un fichier ? Tout cela est maintenant possible à partir de l’onglet Fichiers !

Dans l’onglet, les fichiers sont catégorisés en fonction de l’élément auquel ils sont liés :

* Les fichiers de l’espace – ceux ajoutés à l’onglet Fichiers
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

### Ajouter un fichier dans un espace de travail

Vous pouvez maintenant directement ajouter un fichier dans un espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Fichiers puis cliquez sur le bouton **Ajouter un fichier**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_1_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_8be8c9bcec.png)

 Une fenêtre s’ouvre et propose deux options d’ajout : glisser-déposer le fichier ou le choisir à partir du bouton prévu à cet effet. 

**Nouveauté** : vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la fois.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_2_ajouter_un_fichier_dans_un_espace_de_travail_2_fd12f3ab24.png)

### Fichiers de l’espace

Les fichiers ajoutés à l’espace de travail s’affichent désormais dans cette catégorie. Ce sont les fichiers qui concernent les membres de l’espace de travail sans forcément être liés à une tâche ou une réunion. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_3_les_fichiers_de_lespace_ae8873b9f7.png)

### Modification du fonctionnement de base

Dans cette nouvelle version, les fichiers joints aux tâches ou aux réunions ne sont plus ajoutés dans l’espace de travail par défaut. Toutefois, ils peuvent y être ajoutés en un clic. Pour ce faire, cliquez sur **Ajouter dans…** via le volet d’informations du fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_4_ajouter_a_lespace_de_travail_a14e0721fe.png)

### Fichiers joints aux tâches

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez d'abord le filtre **Joints aux tâches**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_5_filtre_joints_aux_taches_bc07d34956.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux tâches de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la tâche à laquelle le fichier est lié.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_6_volet_informations_lien_vers_la_tache_7d921bfb6c.png)

### Fichiers joints aux réunions

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez ensuite le filtre **Joints aux réunions.** 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_7_filtre_joints_aux_reunions_bf523484c0.png)

Ici figurent uniquement les fichiers joints aux réunions de l’espace. Lorsque vous cliquez sur le fichier, le volet d’informations s’ouvre : un lien permet d’accéder directement à la réunion qui comporte le fichier. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_8_volet_informations_lien_vers_la_reunion_f832f4c896.png)

### Tous les fichiers de l’espace

En cliquant sur le bouton entonnoir, vous retrouvez finalement le filtre **Tous.** 

Cette catégorie regroupe tous les fichiers de l’espace : 

* Les fichiers ajoutés à l’espace de travail
* Les fichiers joints aux tâches de l’espace de travail
* Les fichiers joints aux réunions de l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_9_filtre_tous_les_fichiers_de_lespace_4e2d0955a8.png)

### Volet d’informations

Lorsque vous cliquez sur un fichier figurant dans l’onglet, un volet d’informations s’ouvre à droite de l’écran. Vous y retrouvez : le nom fichier, son format, son emplacement, la date et l’heure de l’ajout, son poids, l’utilisateur qui l’a ajouté et les liens vers les éléments auxquels le fichier est lié. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_10_volet_dinformations_fichier_b6bd2b78cd.png)

### Gestion des versions 

WEDO gère désormais les conflits entre les différentes versions d’un même fichier. Lorsqu’un fichier de même format et portant le même nom est ajouté dans l’espace de travail, WEDO vous informe et vous propose deux options pour gérer le conflit :

* Remplacer le fichier existant par la version fraîchement ajoutée
* Garder les deux versions du fichier dans l’espace de travail

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_11_gestion_des_conflits_entre_fichiers_451bf3618c.png)

**Info** : si vous souhaitez garder les deux versions, un suffixe comportant le numéro de la version viendra automatiquement compléter le nom du fichier ajouté (ex : \_2 ; \_3 ;\_4 ; etc.)

Pour chaque fichier, vous pouvez consulter l’historique des versions en cliquant sur l’onglet concerné. Notez qu’il est possible de télécharger, restaurer ou supprimer une version.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_12_onglet_versions_fichier_9f2d59107d.png)

### Rechercher à travers les fichiers

Un outil de recherche a été intégré dans l’onglet afin de vous faire gagner du temps. La recherche se fait uniquement à travers le filtre sélectionné. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_13_rechercher_un_fichier_dans_longlet_af5ca9ebff.png)

Chaque utilisateur peut également lancer une recherche à travers les fichiers de tous les espace de travail dont il est membre. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_14_rechercher_un_fichier_a_travers_tous_les_espaces_6f59b7d902.png)

## Ajouter des fichiers aux tâches et réunions

Que ce soit pour les tâches ou les réunions, vous pouvez désormais ajouter plusieurs fichiers à la fois. Au niveau de l’ajout, deux options vous sont proposées. 

### Joindre un fichier depuis le disque

Premier cas de figure : le fichier n’a jamais été ajouté à la plateforme. Vous souhaitez donc accéder aux dossiers de votre ordinateur afin de le sélectionner. Cliquez alors sur l’option **Depuis le disque** puis choisissez les fichiers. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_15_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_7ff765ed8b.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_16_joindre_un_fichier_depuis_le_disque_2_abc56b5423.png)

### Joindre un fichier depuis WEDO

Second cas de figure : le fichier à joindre est un fichier lié à un espace de travail dont vous êtes membre. Cliquez alors sur l’option **Depuis WEDO**. Une fenêtre qui reprend l’arborescence de votre réseau s’ouvre et vous permet d’accéder au bon espace. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_17_joindre_un_fichier_depuis_wedo_f6958ea713.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_18_joindre_un_fichier_depuis_wedo_2_52a75bbd75.png)

## Aperçu rapide des fichiers PDF et images

L’option **Ouvrir** donne accès à l’aperçu du contenu des fichiers PDF et images. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_19_ouvrir_apercu_pdf_6cc6367c30.png)

Vous pouvez parcourir le document grâce à la navigation.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_20_apercu_pdf_3a00d6c3de.png)

## A découvrir également dans cette version

Une amélioration pour la gestion des utilisateurs : les administrateurs peuvent désormais choisir les équipes auxquelles les utilisateurs doivent être affiliés lors de la création des nouveaux comptes.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_21_creer_un_utilisateur_3b483fe7df.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_07_22_ajouter_un_utilisateur_dans_une_equipe_c842e6a6e4.png)

 **Des questions supplémentaires concernant la gestion des fichiers ? Consultez les articles de notre centre d’aide !** 

::button-primary[Accéder au centre d'aide]{link="https://help.wedo.swiss/fr/collections/1464220-les-fichiers}

La gestion des fichiers a été entièrement repensée ! La nouvelle structure amenée par cette mise à jour est un premier pas dans le développement futur du module Fichiers. A travers cet article, découvrez les fonctionnalités qu’offre la nouvelle version mise en ligne. 

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La gestion des fichiers

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Avant la réunion – Étapes 1 et 2** : préparation de l’ordre du jour en équipe. Le rédacteur ou l’animateur ajoute la réunion, établit la liste des points à traiter puis invite les participants à compléter l’ordre du jour.
* **Pendant la réunion** **– Étape 3 :** le rédacteur rédige le compte rendu en temps réel. Tous les participants peuvent assister à la prise de notes en direct.
* **Après la réunion** **– Étapes 4 et 5** : le rédacteur et les participants, relisent, corrigent puis valident le compte rendu de la réunion.

A travers cet article, découvrez quelques astuces pour bien mener vos réunions avec WEDO en tenant compte des 5 étapes proposées. Vous constaterez qu’à chaque étape, il est possible de tenir les participants informés et de les sensibiliser à leur rôle dans la préparation et le suivi de la réunion. Pour donner corps à nos explications, nous vous proposons un cas d’utilisation concret :

### La préparation et le suivi d’un Comité de direction par Agathe Rost[^1], Assistante de direction 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Étape 1 : ordre du jour en préparation

Agathe Rost, assistante de direction, décide de préparer l’ordre du jour pour le prochain comité qui aura lieu dans une semaine. Le directeur de l’organisation, Bernard Macherel\*, lui a transmis par email la listes des sujets à traiter. Agathe se rend dans l’espace de travail dédié au Comité de direction et ajoute une réunion. Après avoir saisi le titre, la date, l’heure, la durée et le lieu de la réunion, elle se concentre sur la liste des participants. Les membres de l’espace de travail du Comité de direction ont été ajoutés automatiquement afin de lui faire gagner un temps précieux.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe souhaite maintenant gérer les différents droits d’accès des participants. Pour cette réunion, Mathilde et Bernard ont tous les droits au même titre qu’Agathe. Les autres participants pourront uniquement modifier les points à l’ordre du jour aux étapes 1 et 3\. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Ensuite, Agathe désire ajouter les points à l’ordre du jour. En quelques clics, elle copie la liste des sujets préalablement listés par son directeur et la colle dans la barre de saisie. Les points sont créés automatiquement et figurent désormais dans la table des matières à gauche de l’écran. Agathe peut maintenant les ordonnancer à sa guise.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

La trame de la réunion est prête. Agathe aimerait informer les participants afin que ces derniers ajoutent leurs notes aux points à l’ordre du jour. Pour ce faire, elle envoie un email aux participants directement depuis la plateforme en cliquant sur le **bouton avec l’enveloppe**. 

Les participants sont repris comme destinataires. Agathe profite de l’objet et du message prédéfinis pour gagner du temps et clique directement sur **Envoyer par email**. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Étape 2 : ordre du jour validé

A la veille de la réunion, l’ordre du jour a été complété par tous les participants et n’est normalement plus susceptible d’être modifié. Après une brève relecture, Agathe peut valider l’ordre du jour et passer à l’étape 2 en cliquant sur **L’ordre du jour est prêt** dans le bandeau rouge au bas de l’écran. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe doit finalement ajouter une information de dernière minute dans l’un des points à l’ordre du jour. A partir du bandeau orange au bas de l’écran, elle **édite l’ordre du jour.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Étape 3 : compte rendu en rédaction

Le jour J, Agathe retourne sur la réunion préalablement préparée. Celle-ci se trouve à l’étape 2 – ordre du jour validé. En bas à gauche de l’écran, elle clique sur **Commencer la réunion**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe commence par compléter les informations concernant les participants. Elle coche les personnes absentes et excusées. Elle ajoute également le motif de l’excuse dans le champ prévu à cet effet. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

La réunion commence : Agathe est prête à rédiger le compte rendu des discussions. Lors de sa rédaction, elle navigue facilement de point en point grâce à la table des matières et ajoute notes, décisions et tâches aux différents points traités. Au terme de la réunion, Agathe clique sur le bouton **Clore la réunion** dans le bandeau jaune au bas de l’écran.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_10_clore_la_reunion_fe0d06e165.png)

## Étape 4 : compte rendu en relecture

Quelques heures après la réunion, Agathe souhaite procéder à la relecture de son compte rendu. Elle retourne dans l’espace de travail du Comité de direction, reprend la réunion qui se trouve à l’étape 4 – compte rendu en relecture. Pour apporter des corrections, elle clique sur **Éditer le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran. Une fois que les modifications ont été effectuées, elle clique sur **Terminer**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Étape 5 : compte rendu verrouillé 

Quelques jours après la réunion et après une dernière lecture, Agathe peut finalement passer à la dernière étape. Pour assurer le suivi d’une réunion à l’autre, elle décide donc de verrouiller le compte rendu. Ce dernier ne pourra plus être modifié. 

Pour ce faire, elle clique sur le bouton **Verrouiller le compte rendu** dans le bandeau violet au bas de l’écran et suit la procédure requise pour le verrouillage. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Finalement, Agathe envoie un email aux participants pour les informer que le compte rendu a été verrouillé. Ces derniers sont invités à le relire afin d’assurer un suivi d’une réunion à l’autre. 

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Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: Personnages fictifs.

#### Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ? 

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Agathe Rost, assistante de direction, est chargée de préparer la prochaine réunion du comité. A travers cet article, découvrez comment elle travaille à l'aide de WEDO.

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La préparation et le suivi d’un Comité de direction

23 mai 2019 : le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, proposait à ses lecteurs de s’intéresser à WEDO. L’auteure, Sophie Marenne, y décrit les caractéristiques de notre outil collaboratif et souligne l’un de ses objectifs majeurs : établir un lien direct entre les réunions et les tâches qui en découlent. Elle parle également de l’implémentation de la solution dans bon nombre d’entreprises romandes de toutes tailles et rattachées à différents secteurs d’activités.

Vous souhaitez en apprendre davantage sur notre solution et découvrir les témoignages des deux co-fondateurs de WEDO interviewés pour l’occasion ? Lisez l’article dans son ensemble ! 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Lire l'article](https://bit.ly/2K0vdls)

Le quotidien genevois AGEFI, média économique et financier de référence en Suisse romande, consacre un article à WEDO. 

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WEDO dope l’efficacité des réunions


Les réunions jouent un rôle clé dans le fonctionnement de toute organisation, mais les rendre efficaces n'est pas toujours simple. Les discussions peuvent facilement s'éparpiller, les décisions importantes peuvent ne pas être correctement documentées, et les participants peuvent manquer d'informations cruciales. Cela peut entraîner des retards dans les projets, des malentendus ou encore des tâches oubliées.

Pour remédier à cela, l'envoi de compte rendu de réunion est essentiel. Grâce à la nouvelle mise à jour de [WEDO](https://wedo.com/fr), ces tâches administratives sont désormais simplifiées au maximum. L’envoi par email de l’ordre du jour de la réunion, ainsi que du compte rendu de réunion, devient un processus fluide et rapide. Il garantit que les informations importantes atteignent les participants en temps opportun.

Les participants peuvent accéder aux informations cruciales au bon moment, avant, pendant et après la réunion. Cela aide chacun à se préparer efficacement. Cela permet d'assigner des tâches de manière claire. Surtout, cela évite que des informations importantes soient oubliées. Cette mise à jour est conçue pour vous permettre de vous concentrer sur les points essentiels à traiter, tout en améliorant la communication avec vos équipes avant, pendant et après la réunion.

### Pourquoi envoyer votre ordre du jour et compte rendu de réunion par mail est essentiel à l'efficacité de vos réunions

Les réunions efficaces ne commencent pas au moment où tout le monde est autour de la table, ni même lorsqu’elles débutent via un appel en visioconférence. L'efficacité d'une réunion commence bien avant, avec une préparation minutieuse des participants. Cette préparation passe inévitablement par l'envoi d'un agenda structuré et détaillé.

Un agenda bien préparé aide les participants à connaître les points à l'ordre du jour à l’avance, leur permettant d'arriver prêts à discuter des sujets pertinents. Cela permet également de réduire les pertes de temps, car les participants ne passent pas la première partie de la réunion à se mettre au diapason.

Lorsque l'agenda est envoyé par email avant la réunion, les participants peuvent poser des questions, proposer des modifications, ou signaler des points supplémentaires à aborder. Cette étape permet d'optimiser les discussions en s'assurant que les points à l'ordre du jour reflètent bien les préoccupations et objectifs de tous les participants.

Ensuite, après la réunion, l'envoi du compte rendu de réunion par mail est tout aussi important. Un compte rendu efficace permet de s'assurer que toutes les décisions prises et les actions assignées sont clairement documentées. Cela permet également d'éviter les malentendus et les oublis.

En ayant une trace écrite des discussions, les équipes peuvent suivre les tâches et les actions définies avec clarté. Il devient plus facile de suivre la progression des projets, de faire le lien entre les réunions passées et futures, et de garantir une continuité dans les prises de décisions.

### Nouvelles fonctionnalités : Un guide complet pour envoyer l'ordre du jour et le compte rendu de réunion par mail
Dans cette mise à jour, WEDO a rendu l’envoi du compte rendu de réunion et de l'ordre du jour par email simple et intuitif. Vous trouverez ci-dessous un guide complet pour utiliser au mieux ces fonctionnalités, depuis la préparation de l'agenda jusqu’à la finalisation des comptes rendus après la réunion.

#### Étape 1 : Préparer et envoyer l’ordre du jour de la réunion
Une fois que la réunion a été programmée, vous pouvez préparer et envoyer l’agenda à tous les participants en seulement quelques clics. L’agenda est un élément fondamental pour garantir que la réunion soit productive. Il doit inclure les points à l'ordre du jour, les objectifs, la date et l’heure de la réunion, ainsi que toutes les informations nécessaires pour une bonne préparation.

Voici comment préparer et envoyer l’agenda par email :

- Accéder aux modèles d'email : Depuis l’interface WEDO, vous pouvez cliquer sur l’icône en forme d’**enveloppe** située en haut à droite de l’écran. Cela vous donne accès aux modèles d’email disponibles pour chaque étape de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_2_81b9c299d3.png)

- Choisir les destinataires : Une fenêtre s’ouvre où vous pouvez **choisir les destinataires de l’email**. Par défaut, les participants à la réunion sont déjà sélectionnés, mais vous avez la possibilité d’ajouter ou de retirer des destinataires si nécessaire.

- Envoyer l'ordre du jour : Une fois l’objet et le corps du message rédigés, vous pouvez cliquer sur "Envoyer par email". Les destinataires recevront un email les invitant à consulter l’ordre du jour directement dans WEDO et à se préparer en conséquence.

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En envoyant l’agenda à l’avance, les participants peuvent réviser les points à l'ordre du jour, poser des questions, ou proposer des ajustements. Cela favorise une participation active et une discussion plus structurée pendant la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide3_2_6369d11577.png)

#### Étape 2 : Valider et envoyer l’agenda final avant la réunion
Une fois l'agenda préparé et envoyé, il est important de le finaliser et de le valider. Cette étape agit comme un rappel officiel pour que tous les participants se préparent activement pour la réunion. Cela assure également que tous les commentaires ou questions soulevés à l’avance ont été pris en compte.

L’envoi de l’agenda final est une étape critique pour s’assurer que chaque participant est prêt à contribuer de manière efficace. Ce rappel encourage les participants à bien lire les points à l'ordre du jour, à réfléchir à leurs contributions, et à préparer des questions ou des propositions pertinentes avant la prochaine réunion.

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#### Étape 3 : Envoyer le compte rendu de réunion en temps réel
La [nouvelle fonctionnalité](https://wedo.com/features/meetings) de compte rendu en temps réel de WEDO est un atout majeur pour améliorer la qualité des réunions. Pendant que la réunion se déroule, les participants peuvent suivre en direct les discussions, les décisions prises et les tâches assignées. Cela permet de garder tout le monde aligné et de s’assurer que rien n’est oublié ou mal interprété.

Cette fonctionnalité élimine l’attente souvent longue pour recevoir le compte rendu de réunion après la fin de celle-ci. Le facilitateur ou le secrétaire peut mettre à jour le document en direct, assurant ainsi que chaque détail est capturé correctement. Les décisions prises sont immédiatement visibles par tous les participants, ce qui favorise une prise de décision plus rapide et une meilleure répartition des responsabilités.

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#### Étape 4 : Réviser le compte rendu de réunion après la réunion
Une fois la réunion terminée, les comptes rendus passent en mode révision. Cette étape permet à tous les participants d’avoir accès à une trace écrite des discussions et de proposer des corrections ou ajustements avant la finalisation du document. Il est important que le compte rendu de réunion reflète fidèlement les décisions prises et les actions convenues.

WEDO envoie automatiquement un email de rappel aux participants pour les inviter à consulter et à commenter le compte rendu de réunion. Cela permet d'éviter que des détails importants ne soient négligés. C’est aussi un excellent moyen d’assurer que chacun soit impliqué dans la révision des informations clés.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide6_2_93272c7927.png)

#### Étape 5 : Finaliser et envoyer le compte rendu de réunion
Une fois la période de révision terminée, le compte rendu de réunion est finalisé et verrouillé. WEDO envoie alors un email pour notifier tous les participants que le document final est disponible pour consultation. Cette dernière étape assure qu'il existe une trace écrite définitive de la réunion, que chacun peut consulter à tout moment pour se référer aux tâches assignées et aux décisions prises.

Cette étape est essentielle pour garantir la responsabilité et le suivi des actions après la réunion. Les participants peuvent utiliser ce compte rendu efficace comme un guide pour préparer la prochaine réunion, en se basant sur les discussions et les tâches définies lors de la réunion précédente.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide7_2_402fb5d148.png)

### Copier les thématiques d’une réunion à une autre : Une fonctionnalité pratique pour des réunions récurrentes
WEDO propose également une fonctionnalité pratique qui permet de copier des points à l'ordre du jour d'une réunion à une autre. Cela est particulièrement utile pour les projets à long terme ou les réunions récurrentes, comme les réunions de suivi de projets ou les réunions de conseil.

Plutôt que de recréer manuellement les mêmes thématiques à chaque nouvelle réunion, cette fonctionnalité permet de transférer les décisions, commentaires, tâches et fichiers attachés d’une réunion précédente à la nouvelle. Cela permet d’assurer une continuité dans les discussions et de gagner un temps précieux dans la préparation de la prochaine réunion.

Pour utiliser cette fonction :
- Sélectionnez l'élément que vous souhaitez copier et cliquez sur les **trois points verticaux** (1).
- Choisissez **Copier vers...** (2) dans le menu déroulant.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide8_92aa996031.png)

- Dans la fenêtre qui apparaît, définissez la réunion dans laquelle l'élément doit être copié. Vous pouvez également choisir l'espace de travail et l'emplacement de la thématique dans l'ordre du jour de la réunion (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide9_945d57297a.png)

- Cliquez finalement sur **Copier** (4). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide10_9110ca02d1.png)

Grâce à ce nouvel outil, vous pouvez facilement reporter les décisions prises ou les points importants d'une réunion à l'autre, ce qui permet d'assurer la continuité des discussions et d'éviter les reprises redondantes.

### Les avantages pratiques de la mise à jour WEDO
Les nouvelles fonctionnalités de WEDO améliorent non seulement l’efficacité des réunions, mais elles visent également à optimiser l’ensemble du processus de gestion des réunions. Voici quelques avantages concrets :

**Meilleure préparation :** En envoyant un ordre du jour détaillé à l’avance, vous permettez à vos équipes de se préparer efficacement. Cela garantit que chaque participant connaît les points à l'ordre du jour et peut contribuer de manière réfléchie à la réunion.

**Efficacité accrue :** Grâce à la fonctionnalité de compte rendu en temps réel, les participants peuvent suivre les discussions au fur et à mesure et être immédiatement informés des décisions et des actions à prendre. Cela réduit les malentendus et les retards dans la mise en œuvre des tâches assignées.

**Suivi des actions :** Avec un compte rendu efficace finalisé et disponible en ligne, toutes les décisions et tâches sont suivies avec précision. Cela garantit une meilleure transparence et une responsabilisation accrue des membres de l'équipe, ce qui contribue à la réussite des projets.

## Conclusion
La nouvelle mise à jour de WEDO simplifie la gestion des réunions, de l’envoi des ordres du jour et des comptes rendus à la fin des réunions. Grâce à l’envoi de comptes rendus par email et à la possibilité de suivre les décisions en temps réel, WEDO améliore non seulement l’efficacité des réunions, mais aussi la gestion continue des projets.

En intégrant ces outils dans vos processus de travail, vous assurerez une meilleure communication, réduirez les malentendus et augmenterez la productivité globale de vos équipes. Utilisez dès aujourd'hui les dernières fonctionnalités de WEDO pour améliorer chaque aspect de vos réunions et préparer au mieux votre prochaine réunion.

Vous avez désormais la possibilité d’envoyer votre ordre du jour et votre compte rendu de réunion par email afin d’inviter les participants à en prendre connaissance. Découvrez la fonctionnalité à travers cet article.

Capture d'écran de l'interface de réunion de WEDO, plus précisément sur la fenêtre de sélection des destinataires pour l'envoi compte rendu réunion

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Envoi de l’ordre du jour et du compte rendu de votre réunion par email

## Gérer les réunions d'entreprise à l'aide de solutions digitales 

Le 27 mars dernier, le journal _HR Today_, média suisse de référence dans le domaine de la gestion des ressources humaines, consacrait un article à la thématique bien actuelle de la réunionite aiguë. La "maladie" de la réunion, caractérisée ironiquement par ce néologisme, est un mal dont souffre bon nombre d’entreprises. De nos jours, il existe heureusement des remèdes technologiques pour solutionner ce véritable fléau qui peut coûter beaucoup de temps, d’énergie et d’argent. 

Présentant WEDO comme le logiciel suisse visant à faciliter la préparation, la conduite et le suivi des réunions d’entreprise, la rédactrice dresse un portrait détaillé de notre outil et souligne les solutions proposées pour optimiser la gestion des réunions. Dans le cadre de cet article, découvrez les témoignages d’Antoine Sudan et David Dutch, co-fondateurs de WEDO.

[![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_05_slide1_1_dd7cccfcba.png)](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

[Lire l'article](http://hrtoday.ch/fr/article/la-technologie-est-en-train-de-guerir-la-reunionnite-aigue-des-rh)

L’organe de presse HR Today propose de s’intéresser aux outils digitaux qui s’engagent à pallier le problème des réunions interminables et improductives. 

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La technologie est en train de guérir la réunionite aiguë des RH

## Qu’est-ce qu’une équipe ? 

Une équipe représente un département ou un service de votre organisation. Vous pouvez déplacer les espaces de travail et modèles checklists de votre réseau dans les équipes préalablement créées.

Cette nouvelle façon de grouper des collaborateurs vise notamment à améliorer la structure de votre réseau. De plus, ceci facilite l’intégration des nouveaux utilisateurs que l’on peut simplement ajouter à l’équipe adéquate une fois leur compte créé. Ces derniers ont ainsi directement accès aux espaces de travail et modèles de checklists qui les concernent. 

Voici un aperçu de ce à quoi ressemble un réseau structuré en équipes :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_diapositive1_6402e25b7c.png)

## Révision du menu principal 

L’introduction des équipes apporte un certain nombre de changements au niveau de l’ergonomie générale du menu principal situé à gauche de l’écran. Une rubrique ÉQUIPES apparaît désormais dans le menu et permet de visualiser les espaces de travail et modèles de checklists des équipes dont vous êtes membre.

L’idée est de remplacer la catégorisation des espaces de travail selon différents dossiers - voués à disparaître dans une future version.

Nous avons imaginé une solution qui vous permettra d’adopter progressivement cette nouvelle organisation en équipes. Ainsi, vous retrouvez dans votre menu latéral les éléments suivants :

* Les ESPACES DE TRAVAIL
* Les MODÈLES DE CHECKLISTS
* Les ÉQUIPES – soit la nouvelle catégorie à alimenter

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide1_1_3667ce2950.png)

A terme, l’idéal serait de n’avoir plus que la rubrique ÉQUIPES qui regroupe et catégorise les espaces de travail et modèles de checklists.

Les espaces de travail et modèles de checklists liés à une équipe sont regroupés dans deux onglets – ci-dessous, un exemple avec l’équipe _Direction_. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide2_1fd493db75.png)

## Comment adopter une organisation en équipes ? 

Tous les utilisateurs sont habilités à créer des équipes. Nous vous proposons de procéder par étapes :

1. [Créer une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/creer-une-equipe)
2. [Déplacer un espace de travail dans une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/deplacer-un-espace-de-travail-dans-un-equipe)
3. [Déplacer un modèle de checklists dans une équipe](https://help.wedo.swiss/les-equipes/deplacer-un-modele-de-checklists-dans-un-equipe)

**Info :** bien que tous les utilisateurs soient autorisés à créer des équipes, seuls les modérateurs des espaces de travail et modèles de checklists existants peuvent déplacer ces éléments dans les équipes du réseau. 

## Notion de confidentialité concernant les espaces de travail

Lorsque vous liez un espace de travail à un équipe, vous avez le choix entre deux options qui déterminent la confidentialité de l’espace en question :

* **Public**, tous les membres de l’équipe y auront automatiquement accès.
* **Privé**, seuls les membres de l’espace de travail y auront accès.

### Rejoindre un espace public

Un espace public peut être rejoint par tous les membres de l’équipe.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide3_1_e3dd9238db.png)

### Espace privé

Un espace privé n’est visible que pour ses membres.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide4_c3eb9e221b.png)

Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un espace de travail](https://help.wedo.swiss/les-espaces-de-travail/creer-un-espace-de-travail) 

### Modèles de checklists

La notion de confidentialité concerne également les modèles de checklists liés à une équipe. Vous avez la possibilité de créer un modèle public ou privé. 

Pour plus d’information, consultez l’article du centre d’aide : [Créer un modèle de checklists ](https://help.wedo.swiss/les-modeles-de-checklists/creer-un-modele-de-checklists)  

## Révision de la gestion des droits d’accès dans les réunions

Autres améliorations dans cette nouvelle version : la distinction entre les participants à la réunion et les utilisateurs pouvant y accéder.

Les colonnes **Accès** et **Signature** ne figurent plus directement dans la liste des participants d’une réunion. Un bouton permet désormais d’accéder à la gestion des droits d’accès de la réunion.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide5_94ca650f18.png)

A partir de cet aperçu, il est possible de gérer les droits de chaque participant selon la procédure habituelle. C’est également à cet endroit que l’option signature devra être cochée si nécessaire. 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide6_c72517f846.png)

De plus, cette liste d’accès permet d’ajouter d’autres utilisateurs et de leur donner des droits d’accès à la réunion alors qu’ils ne figurent pas parmi les participants.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_04_slide7_5ccebd1996.png)

## A découvrir également dans cette version :

* La recherche à travers les décisions prises en réunions
* Le tri des tâches par dates planifiées
* Une amélioration des performances au niveau de l’affichage des listes de tâches
* Une liste déroulante pour passer d’une organisation à l’autre lorsque vous êtes membre de plusieurs réseaux
* L’affichage de la gestion des membres dans les espaces de travail et modèles de checklists
* Le design des cartes représentant les espaces de travail et modèles de checklists

**Des questions supplémentaires concernant les équipes ? Consultez les articles de notre centre d’aide !**

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/les-equipes)

Par le biais de notre dernière mise à jour, nous introduisons un nouveau système qui vous aidera à organiser et structurer votre réseau en fonction de différentes équipes de travail. 

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Structurez votre réseau en fonction d’équipes

> Lorsque votre charge de travail devient écrasante, rester organisé peut sembler impossible. Comment faire pour rester positif et gérer vos tâches quotidiennes face à une liste de responsabilités qui semble sans fin ?

Il n'est pas toujours facile de savoir par où commencer. Plutôt que de vous lancer à l'aveugle, prenez un moment pour réfléchir et planifier. Organiser votre journée avant de vous attaquer à vos tâches est essentiel pour réduire le stress et augmenter la productivité. En découpant votre travail, en rédigeant une liste de tâches et en répartissant vos priorités, vous vous sentirez plus maître de la situation.

Mais quelle est la meilleure façon de procéder ? Suivez ces quatre étapes simples pour organiser vos journées et rester au sommet de votre charge de travail.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_1024x576_99eb316e7c.png)

## Étape 1 : Notez toutes vos tâches
Avant de commencer à prioriser ou à planifier, commencez par lister toutes vos tâches. Consultez vos emails, vos notes et vos projets en cours pour obtenir une vue d'ensemble complète. Cette étape vous permet de bien définir votre charge de travail et garantit que vous ne manquez aucune des tâches du quotidien.

Créez une liste de tâches qui divise l'ensemble de votre travail en petites parties gérables. Qu'il s'agisse de projets à long terme ou de délais plus courts, voir toutes vos tâches devant vous vous donnera une vision plus claire de vos responsabilités. Cela vous aidera à séparer les petites tâches des projets plus importants et à les organiser en conséquence.

L'un des moyens les plus efficaces pour améliorer l'organisation des tâches est d'utiliser des outils numériques. De nombreuses plateformes de gestion de tâches permettent de compiler vos tâches et même de fixer des échéances pour chacune d'entre elles. Cela vous aide à mieux comprendre votre charge de travail et à vous assurer que rien n'est oublié.

## Étape 2 : Priorisez vos tâches
Prioriser vos tâches est crucial pour gérer votre temps efficacement. Mais comment décider de ce qui est important ? Commencez par distinguer les tâches urgentes des tâches importantes, deux notions souvent confondues.

La méthode célèbre de Dwight D. Eisenhower, la [matrice d'Eisenhower](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/), aide à clarifier cette distinction. Sa citation, "Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important", est à la base de cette technique. La matrice d’Eisenhower vous permet de classer les tâches en quatre catégories :

**Urgent et important :** Ces tâches nécessitent une attention immédiate et contribuent directement à vos objectifs à long terme. Elles doivent être traitées en priorité.

**Important mais non urgent :** Ces tâches n'ont pas besoin d'une action immédiate, mais elles sont essentielles pour vos objectifs personnels et professionnels. Planifiez-les pour plus tard.

**Urgent mais non important :** Ces tâches nécessitent de l'attention mais n'aident pas nécessairement à atteindre vos objectifs à long terme. Déléguez-les autant que possible.

**Ni urgent ni important :** Ces tâches n'apportent rien à vos objectifs et n'ont pas besoin d'être faites rapidement. Vous pouvez les repousser ou les placer en bas de la liste.

Les tâches urgentes mais non importantes sont souvent liées aux objectifs d'autres personnes (par exemple, des tâches dans le cadre d’un projet collectif). Il est donc judicieux de les déléguer autant que possible. Quant aux tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, elles peuvent être mises dans une sorte de "boîte à suggestions" : elles ne sont pas essentielles à l'instant T, car elles n'influencent pas directement vos objectifs à long terme, mais elles doivent rester à l’esprit.

L’idée principale est de revoir fréquemment ces tâches et d’analyser leur pertinence pour voir si leur statut évolue. Cette pratique vous permet de rester maître de la situation, même en cas de surcharge de responsabilités.

![Matrice d'Eisenhower pour la hiérarchisation des tâches : faire maintenant, déléguer, programmer pour plus tard ou reporter/ignorer les tâches pour une meilleure gestion du temps.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_fr_3bb8ce7fed.png)

Savoir [organiser ses tâches](https://wedo.com/fr/blog/comment-gerer-un-projet-avec-wedo) au travail implique de comprendre quelles tâches sont les plus critiques pour vos objectifs personnels et professionnels. Plus vous serez capable de trier vos priorités, plus il sera facile de rester concentré et de terminer vos tâches efficacement.

## Étape 3 : Planifiez et programmez vos tâches
Une fois que vous avez identifié les tâches les plus importantes, l’étape suivante consiste à les planifier et à les programmer. Cela implique de fixer des dates d’échéance claires et d’organiser vos tâches sur des jours, des semaines ou des mois, selon le calendrier de réalisation.

Pour toutes les tâches importantes, essayez de fixer une date de planification en fonction de votre emploi du temps. Utilisez un [outil de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) ou des plateformes de gestion des tâches pour décomposer les gros projets en petites tâches réalisables sur la durée. Commencez par organiser votre semaine et attribuez des jours spécifiques à des tâches spécifiques. Avoir un planning clair vous permet de gérer votre rythme et de rester concentré sur ce qui doit être fait chaque jour.

Assurez-vous de noter à la fois la date de planification et la date limite : la date de planification est celle à laquelle vous travaillez sur la tâche, tandis que la date limite est le dernier délai pour la terminer. Cette approche aide à la gestion des tâches du quotidien et garantit que vous n’êtes pas dans l’urgence de dernière minute.

Dans votre routine de travail, vous avez probablement des tâches récurrentes. Ces tâches récurrentes peuvent être planifiées plus efficacement en utilisant des outils de gestion des tâches qui vous permettent de définir des rappels pour des tâches quotidiennes ou des projets à long terme. Programmer des tâches récurrentes vous aidera à gérer votre flux de travail sans encombre.

Un calendrier bien structuré vous aide non seulement à rester au sommet de vos tâches, mais il augmente également votre productivité en réduisant le stress de dernière minute. En assignant des tâches à des créneaux horaires spécifiques, vous vous assurez que chacune reçoit l’attention qu’elle mérite.

![Quatre étapes pour organiser les tâches quotidiennes : rédiger les tâches, établir des priorités, planifier et programmer, déléguer et collaborer avec les membres de l'équipe.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_fr_f2ff294ba6.png)

## Étape 4 : Déléguez et collaborez
Dans votre vie professionnelle quotidienne, vous êtes assurément amené à collaborer et à travailler en équipe. Parfois, la meilleure façon de gérer votre charge de travail est de [déléguer certaines tâches](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Les tâches urgentes mais non importantes, par exemple, sont parfaites pour la délégation. Il peut s’agir de tâches qui contribuent à la progression d’un projet, mais qui ne sont pas essentielles à vos propres responsabilités.

Lorsque vous déléguez des tâches à des collègues, assurez-vous de communiquer clairement. Attribuez la tâche, fixez une date limite et assurez-vous de suivre les progrès pour garantir qu'elle est terminée à temps. Les outils de collaboration peuvent faciliter la délégation en vous permettant de partager des tâches en temps réel et de suivre les progrès. Utilisez un [logiciel de gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/project-management) pour garder tout le monde aligné et concentré sur les objectifs communs.

Déléguer libère du temps pour les tâches qui nécessitent votre attention personnelle, tout en donnant à vos collègues l’opportunité de prendre davantage de responsabilités.

## Restez au sommet de votre liste de tâches quotidiennes
En suivant ces étapes, vous pouvez rester organisé et [gérer votre temps](https://wedo.com/fr/blog/organisez-vos-journees-de-teletravail-en-gerant-vos-taches-avec-wedo) efficacement. Évitez de vous surcharger en surestimant la quantité de tâches que vous pouvez accomplir en une seule journée. Fixez plutôt des objectifs clairs et réalisables et concentrez-vous sur l’achèvement des tâches une par une. À la fin de chaque journée, prenez un moment pour revoir vos progrès.

Les tâches prévues ont-elles été accomplies ? Si oui, cela signifie que vous avez fixé des objectifs raisonnables. Si ce n’est pas le cas, envisagez de réduire le nombre de tâches sur votre liste quotidienne afin de ne pas vous submerger. Cette révision régulière vous aidera à affiner votre approche et à augmenter votre productivité au fil du temps.

## Choisir les bons outils de gestion des tâches
La bonne nouvelle, c'est que vous n’avez pas à tout faire seul. Il existe de nombreux outils de gestion de tâches et logiciels de gestion de projet qui peuvent vous aider à organiser vos tâches. Ces outils offrent des modèles préconçus pour l'organisation des tâches, ce qui rend plus facile le suivi des progrès, la fixation des délais et l’assurance que les tâches sont terminées à temps.

Cherchez un outil de [gestion de projet](https://wedo.com/fr/features/tasks) qui correspond à votre style de travail, quelque chose de flexible et facile à utiliser. Ces outils vous permettront d'attribuer des tâches, de définir des priorités, de gérer des échéances et de suivre les progrès en temps réel, aidant ainsi vous et votre équipe à rester sur la bonne voie.

## Conclusion : Prenez le contrôle de votre temps
En suivant ces quatre étapes – écrire vos tâches, prioriser, planifier et déléguer – vous trouverez plus facile de gérer votre charge de travail. Rester organisé vous permet d’éviter le stress inutile et de rester concentré sur vos objectifs. Qu'il s'agisse de gérer vos responsabilités quotidiennes ou de planifier des projets à long terme, utiliser les bons outils et techniques vous permettra de rester productif.

Vous souhaitez améliorer votre processus de gestion des tâches ? Découvrez comment WEDO peut vous aider à organiser votre travail plus efficacement grâce à nos outils personnalisables pour une collaboration en temps réel.

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Découvrez comment gérer les tâches du quotidien avec ces 4 étapes simples. Apprenez à organiser vos tâches, prioriser et déléguer votre charge de travail pour une meilleure productivité.

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Organisation : 4 étapes pour organiser vos tâches quotidiennes au travail

## Déplacer une réunion dans un autre espace de travail

Vous avez désormais la possibilité de déplacer une réunion dans un autre espace de travail. Pour ce faire, rendez-vous dans l’espace de travail concerné (1) puis dans l’onglet **Réunions** (2). Repérez la réunion en question, cliquez sur le bouton avec les **trois points verticaux** (3) puis sur **Déplacer vers...** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive1_29a147a849.png)

Une fenêtre s’ouvre : à partir du menu déroulant, sélectionnez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez déplacer la réunion (5).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_ac0d239829.png)

Finalement, cliquez sur **Déplacer la réunion** (6). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_00a6b63d7d.png)

## Créer une réunion hors d'un espace de travail

Des réunions peuvent être créées à partir de votre espace personnel. Cette fonctionnalité vous permet d’organiser une rencontre bilatérale sans devoir créer un espace de travail à usage unique. Autre cas d'utilisation ; vous avez la possibilité de préparer un ordre du jour en privé et de le rendre accessible au moment opportun en déplaçant la réunion dans l’espace de travail adéquat.

Pour ajouter une réunion à partir de votre **Espace personnel** (1), rendez-vous dans l’onglet **Réunions** (2) puis cliquez sur **Ajouter une réunion** (3). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_7797334901.png)

## Importer des tâches depuis tous les espaces de travail

Des tâches liées à d’autres espaces de travail peuvent être importées dans les points de l’ordre du jour d’une réunion spécifique. Cette option vous sera utile si vous souhaitez organiser une réunion globale dans laquelle seront traitées plusieurs tâches inhérentes à différents espaces de travail. Depuis la boîte des tâches en suspens ou à partir du **bouton** **\+** (1), vous pouvez accéder à toutes les tâches des espaces de travail dont vous êtes membre.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive5_ed1cc1aed7.png)

Un **menu déroulant** (2) permettant de naviguer d’un espace à un autre a été ajouté. Pour accéder aux tâches en suspens d’un autre espace de travail, cliquez sur le menu déroulant, sélectionnez l’espace dans lequel figurent les tâches à importer (3) et cliquez sur les **tâches à importer** (4).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive6_b44549c3ce.png)

Pour finaliser l’importation, cliquer sur **Importer** (5). 

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive7_5ef0ecb87f.png)

## Réordonner les notes et les décisions d’un point

Il est désormais possible de changer l’ordre des notes et des décisions figurant dans un point ou un sous-point. Lorsque vous survolez une note, le **bouton glisser-déposer** apparaît dans la marge gauche. Cliquez sur celui-ci puis glissez-déposez la note à l’endroit souhaité.

Info : il est pour l’heure impossible de bouleverser l’organisation par défaut **Notes > Décisions > Tâches**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive8_05dac3f982.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive9_457ddc8cf0.png)

**Des questions supplémentaires concernant les réunions ? Consultez les articles de notre centre d'aide !** 

[Accéder au Centre d'aide](https://help.wedo.swiss/fr/collections/3202989-reunions)

La dernière mise à jour de WEDO vous donne plus de flexibilité dans l’organisation de vos réunions ! A travers cet article, découvrez les nouvelles fonctionnalités disponibles. 

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Plus de flexibilité pour la gestion de vos réunions

Bien que les réunions participent pleinement au bon fonctionnement d’une entreprise, nombreux sont les cadres et employés qui se plaignent de leur durée parfois excessive. En janvier dernier, une étude menée par Doodle[^1]  a révélé que les salariés suisses passeraient en moyenne 5 heures par semaine en séance. Mais alors quelles sont les pratiques à privilégier pour améliorer l’efficacité des réunions ?

Une réunion interminable est bien souvent le résultat d’une mauvaise préparation. Pour gagner du temps en séance, il ne faut en aucun cas négliger les étapes et prérequis qui précèdent la rencontre. L’initiateur, tout comme les différents participants, doivent consacrer une phase importante à l’élaboration du meeting afin de construire clairement son déroulement. L’ordre du jour, qui fait office de fil rouge à la discussion, est à composer en fonction des objectifs visés afin d’éviter les égarements et permettre ainsi aux collaborateurs réunis de progresser efficacement sans perdre de temps. 

## Avant la séance – une préparation collective 

### Se poser les bonnes questions et fixer des objectifs clairs

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 72% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par des objectifs clairement établis !_ 

Avant de programmer une séance, des questions essentielles doivent être relevées :

**Quel est l’objectif de la rencontre ?** Les aboutissements de la séance feront office de fil conducteur. Cette question préalable vous permettra de souligner l’intérêt de la réunion aux yeux des participants. 

**Quels sont les sujets essentiels à aborder ?** Il s’agit ensuite de définir les sujets à aborder pour atteindre l’objectif visé. Ces sujets constitueront les points de l’ordre du jour. 

**Qui sont les personnes concernées ?** Une séance qui comporte un grand nombre d’intervenants risque de s’éterniser. Il est donc important de convoquer uniquement les personnes directement concernées par les sujets traités, les décisions à prendre et les tâches à effectuer. 

**Quel est le temps estimé pour la réunion ?** En fonction du nombre de sujets à aborder, essayez de fixer la durée de la réunion et de vous y tenir le jour J. 

### Etablir un ordre du jour organisé et précis

> _Selon le rapport sur les réunions présenté par Doodle, 67% des travailleurs interrogés pensent qu’une bonne réunion passe par un ordre du jour clairement établi !_

**Dresser les différents points à l’ordre du jour >** Un ordre du jour consiste en une liste de points qui reprennent les sujets à traiter durant la réunion. L’établissement d’un ordre du jour précis garantira rapidité et efficacité à la rencontre et évitera les digressions inutiles et les débats hors sujet. En fonction des sujets à aborder, vous pouvez construire la trame de la séance en optant par exemple pour une liste de points hiérarchisés selon différents niveaux (ex : 1., 1.1., 1.2., 1.3.). Si vous éprouvez des difficultés à établir ce plan, essayez de regrouper les points à traiter selon des critères qui font sens au regard du type de réunion : _départements ou services concernés_, _thématiques abordées_, _sujets ordonnés selon les interventions des différents présentateurs,_ _étapes du projet à réaliser_ etc.

**Définir le rôle des intervenants >** En fonction des points établis, définissez quelles sont les personnes qui devront prendre la parole durant la rencontre. Afin d’éviter de prendre les participants au dépourvu, programmez à l’avance les interventions de chacun en fonction des sujets abordés. Ceci les encouragera à préparer la séance et favorisera l’efficacité et la rapidité des discussions. 

**Rendre accessible l’ordre du jour afin que les participants en prennent connaissance >** Pour renforcer encore le caractère collectif de l’élaboration de l’ordre du jour, veillez à le diffuser à tous les participants quelques jours avant la rencontre. Une bonne préparation des interventions garantira le déroulement optimal de la séance. De plus, un ordre du jour préalablement établi présage une rencontre bien organisée et productive : les participants se sentiront concernés et n’auront pas l’impression que le meeting à venir leur fera perdre du temps. 

## Pendant la séance – les rôles de l’animateur et du rédacteur 

### Progresser en respectant l’ordre fixé

Le jour de la séance, gardez en vue l’objectif initial de la rencontre. L’animateur de la séance est responsable de sa bonne marche et doit veiller à éviter les éventuels égarements en s’appuyant rigoureusement sur l’ordre du jour préétabli. Ainsi, les participants ne seront pas perdus et pourront suivre le cours des discussions en se référant à la trame commune diffusée au préalable. 

### Traiter les sujets abordés de façon systématique

L’animateur de la séance doit, dans la mesure du possible, essayer de faciliter la tâche du rédacteur en faisant preuve de clarté et de rigueur dans la conduite de la réunion. En traitant chaque point de l’ordre du jour de façon systématique vous garantirez la productivité de la rencontre et la rédaction efficace du procès-verbal tout en évitant de perdre de précieuses minutes. Comment aborder les différents points de l’ordre du jour de façon systématique ? 

Voici une solution qui envisage le traitement de chaque point selon trois étapes qui se matérialiseront dans le procès-verbal en trois blocs d’informations distincts: 

**Etape 1 – le compte-rendu des discussions** : chaque sujet traité engendre généralement une discussion qui devra être retranscrite succinctement dans le procès-verbal > _ceci constitue le premier bloc d’informations du point traité_. 

**Etape 2 – le résultat des discussions** : les décisions, points d’orgue des discussions préalables, sont à mettre en évidence > _ceci constitue le second bloc d’informations du point traité._ Bon nombre de collaborateurs se plaignent bien souvent de sortir de séance sans connaître réellement les décisions majeures qui ont été prises. Le fait de les mettre en exergue évitera ce genre de sentiment désagréable. 

**Etape 3 – les tâches découlant des décisions** : les participants devront effectuer différentes tâches pour atteindre les objectifs fixés > _ceci constitue le dernier bloc d’informations du point traité._ Grâce à une répartition claire des tâches à réaliser, les participants seront opérationnels dès la fin de la séance. Plus question d’oublier ce qui est à faire d’une séance à l’autre ! 

Cette méthode vous encouragera à procéder de façon efficace et facilitera la rédaction du procès-verbal de la séance. De plus, lorsque les participants seront amenés à relire le compte-rendu, ils obtiendront facilement les informations nécessaires et n’auront pas à relire des lignes et des lignes de texte. Il va de soi que certains points ne nécessitent pas une telle architecture et peuvent par conséquent être traités plus rapidement – en ne reprenant par exemple que l’un des trois blocs d’informations.

En résumé, le succès d’une réunion d’entreprise dépend en grande partie de sa bonne préparation. En misant sur des objectifs clairement définis tout comme sur un ordre du jour précis, vous limiterez nécessairement la durée de vos séances et garderez ainsi les participants actifs et concernés. L’établissement d’un ordre du jour peut parfois paraître fastidieux. L’astuce est de créer un ordre du jour type en fonction des différentes séances que vous animez. Ainsi, d’une séance à l’autre, vous n’aurez qu’à reprendre la trame de la réunion précédente en y apportant les quelques modifications nécessaires au déroulement efficace de la rencontre à venir. 

Vous souhaitez faciliter la préparation et la conduite de vos réunions ?

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[^1]: Pour réaliser l’étude en question, plus de 6'500 professionnels venant du Royaume-Uni, d’Allemagne, de Suisse et des Etats-Unis ont été interrogés. 

Vos réunions d'entreprise ont tendance à s'éterniser ? A travers cet article, découvrez quelques conseils pour limiter leur durée !

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Comment limiter la durée d’une réunion d'entreprise ?

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Beaucoup d’équipes sous-estiment le temps perdu dans les petites tâches répétitives : recréer sans cesse les mêmes tâches dans un outil de gestion, mettre à jour manuellement les statuts, relancer les collègues pour connaître le status d'une action. Ces tâches ne sont pas complexes, mais elles s’accumulent vite et freinent l’avancée réelle du travail.

Heureusement, il existe une manière plus efficace de gérer cette routine. L’automatisation des tâches permet de soulager votre équipe en mettant en place des règles simples qui assurent le bon déroulement des opérations.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’automatisation des tâches, comment elle s’intègre à vos processus, et comment des plateformes comme WEDO vous aident à gagner du temps sur les étapes répétitives de votre travail.

## Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
Commençons par définir ce qu’on entend par automatisation des tâches.

En termes simples, il s’agit d’utiliser la technologie pour gérer les actions répétitives de votre flux de travail — celles qui surviennent souvent, suivent un schéma, et ne nécessitent pas une intervention humaine à chaque fois. L’idée est de mettre en place un système une fois pour toutes, afin d’éviter de répéter la même tâche manuellement.

Au lieu de vous connecter chaque semaine à votre outil de gestion pour recréer les mêmes tâches ou suivre les mises à jour manuellement, l’automatisation vous permet de définir des déclencheurs qui s’occupent du travail à votre place. Par exemple :

- À la fin d’une réunion, attribuer automatiquement les actions à réaliser.
- Lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, notifier automatiquement la personne suivante.
- Quand une échéance approche, envoyer un rappel sans avoir à cliquer sur « envoyer ».

L’automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps — même si c’est un atout majeur. Elle réduit aussi le risque d’oubli. Moins d’interventions manuelles, c’est aussi moins d’erreurs, en particulier dans des projets rapides ou au sein de grandes équipes.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de connaissances techniques pour appliquer ce principe. Avec un bon outil de gestion des procédures, l’automatisation des tâches peut se faire simplement, en définissant des règles ou en organisant visuellement les étapes à l’aide du glisser-déposer.

## Comment l’automatisation aide les équipes à travailler plus efficacement
La plupart des équipes n’ont pas besoin de plus d’heures dans une journée — elles ont surtout besoin de passer moins de temps sur des tâches qui pourraient être automatisées.

C’est là que l’automatisation des tâches fait vraiment la différence. Elle permet de réduire les actions répétitives comme attribuer les mêmes tâches à plusieurs personnes, relancer sur une échéance, copier des informations d’un outil à l’autre… Ces tâches semblent anodines, mais elles sont chronophages, nuisent à la concentration et créent des frictions.

L’automatisation ne se contente pas de faire gagner du temps. Elle améliore aussi la fiabilité. En automatisant une tâche récurrente ou en définissant une règle de traitement, vous évitez les oublis ou les erreurs de saisie. Moins d’erreurs humaines, c’est un processus plus fluide et plus fiable, surtout quand les projets s’accélèrent.

Elle améliore également la visibilité. Plus besoin de compter sur quelqu’un pour mettre à jour un tableau ou prévenir la personne suivante : le système informe toutes les parties prenantes en temps réel. Cette régularité renforce la coordination et la confiance dans les processus.

De plus, l’automatisation simplifie vos méthodes de travail sans les réinventer. Si votre [outil de gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) prend en charge les relances, les rappels ou les transmissions, votre équipe peut se concentrer sur l'opérationnel.

C’est un petit changement, mais aux effets cumulés. Sur une semaine, un mois ou un trimestre, l'automatisation des tâches récurrentes peut faire gagner plusieurs heures à votre équipe — sans modifier sa façon de collaborer

## Quand l'automatisation des tâches est-elle utile ? 
Si vous vous demandez où l’automatisation des tâches peut s’intégrer dans votre façon de travailler, voici une règle simple : commencez par toutes les actions ce que vous réalisez plus d’une fois.

Cela peut être création de tâches, l’attribution manuelle des suivis après chaque réunion, les relances, ou encore la copie d’informations d’un outil à l’autre pour tenir une équipe informée.

![Infographie intitulée « Tâches que vous devriez automatiser en premier », montrant six icônes avec des étiquettes autour d'une icône centrale en forme d'étoile. Les tâches sont les suivantes : « Assigner des suivis après les réunions », “Notifier la personne suivante lorsqu'une tâche est terminée”, “Envoyer des rappels de délais”, “Copier des informations entre les outils” et “Recréer des tâches récurrentes”.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_fr_3f152e506e.png)

Toutes ces actions peuvent — et devraient souvent — être automatisées.

Par exemple, les tâches récurrentes n’ont pas besoin d’être créées de zéro à chaque fois. Il suffit de les dupliquer avec le bon responsable, la bonne échéance et les bonnes notes.

Même principe pour les suites de réunions. Plutôt que de prendre des notes à un endroit, puis de créer des tâches ailleurs, vous pouvez connecter les deux. Avec un outil comme WEDO, les tâches peuvent être créées et attribuées en temps réel pendant la réunion. La tâche est ensuite affichée dans le compte rendu de votre réunion, ainsi que dans les réunions suivantes, afin que vous puissiez en suivre automatiquement l'évolution. Aucun besoin d’étapes supplémentaires ni de rappels manuels.

Les notifications peuvent aussi être automatisées. Vous pouvez programmer des alertes lorsqu’une tâche est créée, lorsqu'un délai est modifié ou qu’une nouvelle personne doit intervenir. Votre équipe reste ainsi synchronisée sans devoir vérifier en permanence.

Et que dire du copier-coller répétitif, comme la saisie des mêmes infos dans plusieurs outils ou formulaires ? L’automatisation permet ici de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et de simplifier la gestion des tâches au quotidien.

Rien de tout cela n’est compliqué. Il ne s’agit pas de repenser tout votre système, mais simplement d’éliminer les frictions là où l’intervention manuelle n’est plus nécessaire.

## Comment intégrer l’automatisation dans vos procédures sans créer le chaos
Une fois que vous avez identifié les processus à automatiser, le défi consiste à l’automatiser efficacement sans tout casser au passage.

C’est là qu'une bonne méthodologie fait toute la différence.

### 1. Cartographiez vos processus
Avant de vous lancer dans les options d’automatisation, prenez quelques minutes pour visualiser le déroulement de la tâche du début à la fin. Qui la crée ? À quel moment ? Quelles sont les étapes suivantes ? Qui doit être informé ?

Cette étape permet d’identifier les points de blocage, les doublons ou les étapes inutiles — autant d’éléments qu’il vaut mieux éviter de figer dans un processus automatisé.

### 2. Utilisez l’automatisation pour remplacer les clics, pas les décisions
Une bonne automatisation élimine les actions manuelles : assigner des tâches récurrentes, définir l'échéancier, envoyer des rappels, fournir les documents nécessaires.

Mais elle ne remplace pas les choix qui nécessite la réflexion. Si une décision humaine est nécessaire, ne cherchez pas à automatiser cette partie. Concentrez-vous sur les étapes qui suivent toujours le même schéma.

### 3. Gardez vos automatisations à jour
L’une des erreurs les plus fréquentes est d’automatiser une action… puis de l’oublier. Si un processus est modifié sans que l’on sache qu’une automatisation y est liée, cela peut provoquer des doublons, des oublis ou pire.

Assurez-vous que votre outil de gestion affiche clairement les actions automatisées. Chaque membre de l’équipe devrait pouvoir voir ce qui a été déclenché, quand, pourquoi et par qui — idéalement dans l’historique de la tâche.

L’objectif est de rendre votre système plus fluide, pas plus fragile.

## Comment WEDO vous aide à automatiser votre travail intelligemment
Pas besoin de revoir tout votre système pour commencer à automatiser. WEDO s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà, tout en simplifiant et en fluidifiant votre travail au quotidien.

Voici comment WEDO rend l’automatisation accessible, même sans compétences techniques.

![Infographie intitulée « Comment WEDO aide votre équipe à automatiser plus intelligemment », présentant cinq avantages clés des fonctions d'automatisation de WEDO : « Création de tâches en temps réel pendant les réunions, Automatisation intégrée, Visibilité des tâches en temps réel, Modèles de listes de contrôle standardisés et Diagrammes de Gantt mis à jour automatiquement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_fr_6e69f2f746.png)

### 1. Automatisez la création de tâches lors des réunions 
Avec WEDO, vous pouvez attribuer des tâches en temps réel pendant vos réunions. Plus besoin de prendre des notes d’un côté et de créer les tâches ailleurs. Les actions sont définies sur le moment, avec échéance, un responsable et un contexte. Ces tâches se retrouvent ensuite automatiquement dans les espaces de travail appropriés, ainsi que dans la liste de tâches de la personne en charge.

Zéro double saisie. Aucune étape oubliée.

### 2. Simplifiez vos processus récurrents grâce aux modèles de checklists
Pour les flux de travail répétitifs, les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) de WEDO changent la donne. Plutôt que de recréer manuellement les mêmes séries de tâches à chaque fois, vous pouvez concevoir des modèles standardisés pour des processus comme l’onboarding, les contrôles qualité ou l’organisation d’événements. Les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes, avec les échéances et les documents nécessaires, garantissant une exécution cohérente sans configuration supplémentaire. Vous pouvez même suivre l’avancement des checklists en temps réel pour vous assurer que tout reste sur les rails.

### 3. Gardez vos plans de projet à jour grâce au diagramme de Gantt
Avec la nouvelle fonctionnalité de [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) de WEDO, plus besoin de mettre à jour manuellement les plannings de projet. Toute action sur une tâche — modification de la date de début, marquage comme terminée ou ajustement des délais — se reflète automatiquement dans la vue Gantt. Vos échéanciers restent ainsi à jour sans saisie en double ni ajustement manuel, ce qui facilite la gestion des dépendances et le maintien du rythme.

### 4. Réduisez les relances manuelles
L'état d'un tâche est toujours visibles par les bonnes personnes. Cela implique moins de réunions de suivi, moins de relances, moins de temps perdu dans la recherche. Tout est synchronisé, au même endroit, en temps réel.

### 5. Simplifiez votre flux de travail sans règle
Pas de moteur de règles complexe caché dans les paramètres. WEDO reste simple et clair. Vous profitez des avantages de l’automatisation — tâches récurrentes, structure, gain de temps — sans avoir à gérer de logique conditionnelle ou d’intégrations.

Et comme WEDO regroupe [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), suivi des réunions et collaboration d’équipe sur une seule plateforme, pas besoin de multiplier les outils pour automatiser. Tout est déjà intégré dans votre manière de travailler.

## Conclusion
Le travail manuel s’infiltre dans tous les recoins de votre travail quotidien. Votre équipe peut passer plus de temps à gérer les tâches qu’à les accomplir réellement. L’automatisation permet d’y remédier. Elle élimine les étapes répétitives inutiles et fait tourner vos processus en arrière-plan, sans intervention constante.

WEDO vous donne les outils pour amorcer ce changement sans complexifier votre environnement. De la création de tâches en temps réel pendant les réunions aux processus récurrents, en passant par des fonctionnalités de collaboration intégrées, la plateforme est conçue pour les équipes qui veulent simplifier leur façon de travailler — pas l’alourdir.

Envie de voir WEDO en action ? [Lancez votre essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui.

Découvrez comment l’automatisation des tâches permet de fluidifier les processus, réduire le travail manuel et améliorer la productivité des équipes grâce à l’outil collaboratif de WEDO.

Cette image introduit un article sur l'automatisation des tâches, qui explique ce qu'elle est et comment elle aide votre équipe à travailler plus intelligemment.

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Comment travailler plus intelligemment avec l'automatisation des tâches

Le paysage juridique suisse en matière de protection des données a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – **WEDO SA** a entrepris une **révision complète de son ensemble contractuel**.

Cette démarche vise à **réduire les obstacles juridiques** pour nos clients, en particulier pour les **entités publiques cantonales et communales**, afin qu’elles puissent recourir à nos services **sans devoir adapter nos documents**.


## Un contexte légal en pleine mutation

Depuis le **1er septembre 2023**, la **nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)** est entrée en vigueur. Elle renforce les droits des personnes concernées et impose de nouvelles obligations aux entreprises et prestataires.

En parallèle, **plusieurs cantons suisses ont révisé leur propre législation cantonale** sur la protection des données. À ce jour, **seul le canton de Vaud n’a pas encore procédé à sa révision**, mais cela ne saurait tarder. Ces lois, souvent plus strictes pour les prestataires informatiques des entités publiques, exigent des garanties contractuelles spécifiques.


## Pourquoi avons-nous révisé nos documents ?

Nous avons souhaité :

- **Supprimer les obstacles juridiques** liés à la sous-traitance de données pour nos clients publics.
- **Aligner notre documentation contractuelle avec les attentes des lois cantonales**, au-delà de la seule conformité à la nLPD.
- Offrir un cadre contractuel **standardisé, complet et compréhensible**, sans renoncer à la sécurité juridique.


## Les documents concernés

La révision porte sur trois documents principaux :

### 1. Notre Accord de traitement de données (DPA)

Ce document a fait l’objet d’une **refonte complète** :

- Intégration des **exigences spécifiques des lois cantonales**, comme le secret de fonction ou les communications transfrontières de données.
- **Compatible avec les obligations des entités publiques**, sans nécessiter d’ajustement unilatéral.
- Intègre des garanties solides en matière de sécurité, confidentialité, sous-traitance et droits des personnes concernées.

### 2. Notre Déclaration de protection des données

Limitée désormais au **site web www.wedo.com**, cette politique clarifie les traitements réalisés dans un contexte purement marketing et informatif.

### 3. Nos Conditions générales d’utilisation

Elles ont été ajustées sur les points liés à la protection des données pour rester cohérentes avec notre DPA.


## Les engagements intégrés dans notre nouveau DPA

Voici les points clés désormais couverts :

- Clauses précises sur la **sous-traitance** et la sous-traitance ultérieure.
- Respect des **secrets légaux** applicables (secret de fonction, secret professionnel, etc.).
- Encadrement des **transferts transfrontaliers de données**.
- **Procédures de notification** en cas de violation de la sécurité des données.
- Clauses renforcées sur la **sécurité technique et organisationnelle**, incluant un **droit d’audit contractuel**.


## Ce que cela change pour nos clients

- **Gain de temps** : plus besoin de proposer des avenants ou adaptations spécifiques.
- **Sécurité juridique** : nos documents sont alignés avec les exigences **des cantons et de la Confédération**.
- **Clarté** : les documents sont juridiquement solides tout en restant accessibles à tous.


## Un travail réalisé avec YB Conseils & Solutions Sàrl

Nous tenons à remercier chaleureusement [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies basé à **Bulle (FR)**, pour leur accompagnement rigoureux dans cette révision. Leur expertise a permis de concilier conformité réglementaire et lisibilité contractuelle – un vrai atout pour notre écosystème.


Pour toute question ou demande d’information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com) ou à consulter nos documents à jour sur notre [centre de confiance](https://trust.wedo.com/).

Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – WEDO SA a entrepris une révision complète de son ensemble contractuel.

Un graphique montrant la documentation légale qui répond aux nouvelles exigences réglementaires

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WEDO revoit son ensemble contractuel pour répondre aux nouvelles exigences légales

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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