## Les sections dans WEDO

Depuis quelques semaines, WEDO permet de choisir le tri des listes de tâches : par date, par échéance, par utilisateur, par espace de travail et par priorité.

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Les sections sont automatiquement créées en fonction du mode de tri choisi.

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## Passez de la vue liste à la vue Kanban

Dans chaque liste de tâches, un bouton permet de passer de la vue liste à la vue Kanban.

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Les sections sont automatiquement transformées en colonnes et les tâches apparaissent sous forme de cartes que l’on peut déplacer d’une colonne à l’autre.

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Le fait de passer une carte d’une colonne à l’autre modifie ses propriétés. Par exemple : en triant les tâches par utilisateur avec l’affichage en vue Kanban, vous pouvez attribuer les tâches aux différentes personnes en les déplaçant dans la colonne de la personne correspondante.

## Créez vos propres sections

Imaginons que vous souhaitiez créer un espace de travail pour un _**Projet Y**_ qui comprend quatre phases. Les quatre phases sont _Avant-projet_, _Lancement_, _Développement_, _Communication_.

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Créez l’espace de travail _**Projet Y**_ puis allez dans ses _Paramètres_ \> onglet _Sections_. Saisissez les quatre phases et déplacez-les dans l’ordre souhaité. Dans l’onglet _Vue par défaut_, vous pouvez choisir le tri et la vue qui devront être sélectionnés par défaut dans cet espace de travail.

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Voici le résultat :  

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Notez que les tâches triées par section peuvent être organisées manuellement dans l’ordre souhaité.

## Conclusion

Grâce à la vue Kanban, gérez vos projets de manière visuelle. La vue Kanban permet un suivi de l’avancement de projets aisé et les sections personnalisées vous permettent des cas d’utilisation sans limite : étapes de projet, statuts d’avancement, groupes par département, etc.

## A découvrir également dans cette version

Les sections personnalisées peuvent également être utilisées dans les modèles de checklists.

Le tri des tâches a été amélioré pour plus de simplicité et de compréhension.

Le bouton _**Organiser**_ a été déplacé sur chaque section afin de permettre une utilisation plus précise et intuitive de la fonctionnalité.

Une nouvelle option du bouton _**Organiser**_ permet de définir des échéances à la volée sur les tâches.

Il est maintenant possible de créer des dossiers dans le menu principal afin d'y regrouper les espaces de travail. Exemple de dossiers : _Départements_, _Projets_, etc. Pour créer des dossiers, allez sur votre _Profil_ \> _Paramètres du réseau_ \> onglet _Menu_. Ici, vous pouvez créer les dossiers et glisser-déposer les différents espaces de travail pour les organiser. Notez que les modifications apportées sont valables pour tous les utilisateurs du réseau.

Finalement, l’onglet _Fichiers_ regroupe automatiquement tous les fichiers liés à des séances ou des tâches dans chaque espace de travail. Prémices de la gestion documentaire dans WEDO ? Possible…

Pour toutes celles et ceux qui préfèrent travailler de manière visuelle : découvrez la vue Kanban.

Article "mise à jour": affichage en vue Kanban pour la gestion des tâches

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WEDO intègre la vue Kanban

La dernière version de WEDO voit apparaître une toute nouvelle fonctionnalité dédiée à la rédaction de comptes rendus. Nul besoin de démultiplier les documents et de passer des heures à mettre à jour des comptes rendus après une réunion. Rédigez vos comptes rendus, validez des décisions et planifiez les actions qui en découlent au même endroit et durant la réunion. Assurez votre communication de la prise de décision à l’exécution de la tâche.

## Commencez par créer une réunion

Dans chaque espace de travail, vous retrouvez maintenant un onglet Réunions. La barre d'action permet d'y **Ajouter une réunion**.

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Dans la petite fenêtre qui s'ouvre, donnez un titre et planifiez votre réunion.

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## Avant la réunion : préparez votre ordre du jour

Une fois la réunion créée, vous pouvez y ajouter des participants, rédiger l'ordre du jour de la réunion, préparer les tâches qui devront être discutées et joindre les fichiers à présenter.

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Lorsque vous cliquez sur l'**Ordre du jour est prêt**, cela valide ce document qui sera consultable dans WEDO par tous les participants.

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Tous vos collègues qui ont accès à WEDO pourront consulter tous les ordres du jour qui les concernent au même endroit. **De plus, toutes les réunions auxquelles les utilisateurs participent sont automatiquement synchronisées avec leur agenda Outlook (ou autre).**

## Pendant la réunion : rédigez votre compte rendu et mettez à jour les tâches

Lorsque la réunion démarre, vous ouvrez votre ordre du jour préalablement créé puis cliquez sur **Commencer la réunion**. L'écran sera alors séparé en deux : partie gauche pour la rédaction du compte rendu et partie droite pour la mise à jour des tâches de cet espace de travail. Notez que les tâches préalablement liées à cet espace de travail seront automatiquement affichées lors d'une réunion.

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Les modifications apportées sur les tâches sont enregistrées pendant toute la durée de la réunion. Lorsque le compte rendu est rédigé et la liste des tâches à jour, vous pouvez **Clôturer la réunion**.

## Après la réunion : un compte rendu structuré et des tâches assignées

Une réunion clôturée affiche automatiquement un magnifique compte rendu reprenant toutes les informations importantes de la réunion : participants présents, absents et excusés, le compte rendu lui-même, les nouvelles tâches, les tâches terminées, les changements d'échéances, les commentaires, etc.

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Chaque collaborateur peut visualiser tous les comptes rendus qui le concernent depuis n'importe quel appareil (PC, tablette, smartphone). Il reçoit automatiquement les tâches qu'on lui a attribuées dans son espace personnel. Les tâches sont liées à leur réunion afin de pouvoir retrouver rapidement la discussion qui avait amené la tâche initialement.

## Recherche de comptes rendus et de tâches

Dans cette nouvelle version, la recherche a été améliorée. Un simple mot clé permet de retrouver les comptes rendus, les tâches ou les activités discutés précédemment.

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## Conclusion

Vous gagnez beaucoup de temps et d'énergie, car vous :

* Centralisez tous les ordres du jour et comptes rendus,
* Assurez à chacun le niveau d'information nécessaire pour le suivi de ses réunions,
* Retrouvez les discussions, décisions et actions qui en découlent jusqu'à leur exécution.

Le module de rédaction de comptes rendus est un premier pas vers un outil collaboratif toujours plus complet. D'autres nouveautés sont prévues et nous serions ravis d'avoir votre avis sur ce nouveau module. N'hésitez pas à nous écrire.

## A découvrir également dans cette version

* Checklists avec date de référence (tâches planifiables avant et après la date de référence),
* Menu rétractable,
* Nouvelle description enrichie pour les checklists et les espaces de travail.

Des réunions parfaitement maîtrisées, de la prise de décision à l’exécution de la tâche en trois étapes.

Mise à jour: article expliquant la gestion d'une réunion de l'ordre du jour au compte rendu avec délégation des tâches

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Module complet pour la rédaction de comptes rendus

## WEDO, la start-up staviacoise qui rend les tâches limpides.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO est prête à partir à la conquête des entreprises. Fondée en août 2015 à Estavayer­-le-­Lac par deux jeunes ingénieurs, le Fribourgeois David Dutch (informatique) et le Staviacois Antoine Sudan (gestion), cette start­up propose une application en ligne, à l’adresse [wedo.com](/). «Il s’agit d’un outil collaboratif, qui permet de gérer des tâches en équipe», résume Antoine Sudan.

**Dûment identifiés** et par groupes, les membres d’une entreprise peuvent saisir des tâches, les planifier, leur attribuer des priorités, les déléguer, les commenter, les filtrer, les archiver, suivre leur évolution ou recevoir des notifications, entre autres fonctionnalités. Particularité de cette application 100% helvétique: toutes les données, sécurisées, sont hébergées en Suisse exclusivement.

«Nous avons interrogé 300 patrons d’entreprises pour cerner les besoins, lors de l’élaboration de la version 1, qui est sortie en avril 2015\. A ce jour, une trentaine d’entreprises utilisent notre application, notamment une banque, des homes et des sociétés industrielles. Leurs commentaires (instantanés) nous permettent de peaufiner en continu l’application, selon les besoins des utilisateurs. Si bien que nous sommes à la version 20 de WEDO», explique l’ingénieur.

Le duo, qui bénéficie depuis novembre 2015 du soutien de Fri Up (coaching et locaux), s’estime aujourd’hui assez sûr et rodé pour voir plus grand. «Nous ne sommes que deux. Mais si tout fonctionne selon notre business plan, nous pourrons embaucher dès 2018», espère Antoine Sudan.

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Propos recueillis par Stéphane Sanchez / Source :
[Article original de La Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Un article sur WEDO publié dans La Liberté du 06.02.2017.

Titre d'article sur WEDO dans le journal 'La Liberté' avec un focus sur la simplification des tâches

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La Liberté

L’EMS d’Humilimont se trouve dans un cadre magnifique entouré de verdure et forêt avec une vue splendide sur les Préalpes fribourgeoises. Nous y accueillons 33 résidents pour des soins de longue durée. Quelques 50 collaborateurs accompagnent les résidents.

## Pourquoi avez-vous opté pour WEDO ?

Nous cherchions un outil pour déléguer et suivre les tâches. Outlook ne nous permettait pas d’obtenir la traçabilité souhaitée. WEDO nous offre une vision globale sur les tâches en suspens.

## Comment utilisez-vous WEDO pour organiser votre travail ? Pouvez-vous nous donner un exemple concret ?

Nous avons constitué plusieurs checklists qui nous permettent de suivre aisément nos processus internes : accueil de résidents, accueil de collaborateurs, programmation des évaluations RAI, mise à jour de documents, fête annuelle, etc.

D’autre part, nous utilisons WEDO pour centraliser les bons de réparation pour la maintenance du bâtiment. La planification des transports, les achats et les réservations de véhicules sont également effectués sur la plateforme.

## Quelle était la réaction de vos collaborateurs lorsque vous avez intégré WEDO dans votre entreprise ?

Un changement organisationnel induit inévitablement des résistances. Nous avons donc formé les différents collaborateurs afin de les accompagner dans la compréhension de ce nouvel outil.

Les hésitations des cadres pour l’acquisition d’un nouvel outil sont quant à elles tombées progressivement. Aujourd’hui, nous ne pourrions plus nous passer de WEDO.

## Comment l’outil collaboratif a-t-il changé votre façon de communiquer ?

Pour la communication, c’est formidable ! Grâce à WEDO, nous oublions moins de choses. L’outil collaboratif permet de centraliser les informations circulant dans l’entreprise afin d’en faciliter l’accès aux différents collaborateurs.

Nous avons conservé la communication orale mais grâce à la saisie rapide, nous laissons systématiquement une trace écrite de nos discussions.

## Quelle est votre fonctionnalité préférée dans l’application ?

Pour certains, la gestion des tâches qui permet de ne rien oublier et de s’organiser avec une vision globale. Pour d’autres, les checklists qui permettent une maîtrise des processus et garantissent une parfaite traçabilité.

## Comment WEDO a-t-il changé votre façon de travailler en équipe ?

La confiance accordée aux différents collaborateurs n’exclut pas la nécessité d’un contrôle sur l’avancement des tâches en suspens. WEDO nous permet d’être plus pointu dans notre façon d’aborder le travail en équipe. Nous sommes devenus plus exigeants sur le suivi des actions et ceci sans effort supplémentaire grâce à WEDO. Nous notons les tâches à réaliser et prenons le temps de les organiser lorsque nous avons un moment.

## A qui recommanderiez-vous notre application ?

Nous conseillons WEDO à toute entreprise qui souhaite améliorer sa communication. À vrai dire, chaque fois que nous en avons l’occasion, nous recommandons WEDO aux personnes susceptibles d’être intéressées.

Myriam Fragnière Dufour, directrice de l'EMS d'Humilimont : "WEDO nous permet de centraliser les informations circulant dans l’entreprise afin d’en faciliter l’accès aux différents collaborateurs."

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L'EMS d'Humilimont travaille avec WEDO

L'année 2016 est maintenant terminée et nous profitons du début de 2017 pour sortir les nouveautés développées en fin d'année passée. A titre de rappel, toutes ces nouveautés nous ont été proposées par nos clients, nous tenons à les remercier pour la qualité de nos échanges. Voici les nouvelles fonctionnalités des versions 20 (et précédentes), actuellement disponible pour l'ensemble de nos clients.

## Paramétrage des notifications externes

Depuis la version 19, vous pouvez choisir les jours et heures d'envoi des emails de notification. Pour ce faire, cliquez sur **Profil > Paramètres**. Dans l’onglet **Notifications**, choisissez vos préférences et cliquez sur **Enregistrer**. Vous recevrez des emails les jours et heures choisis uniquement si vous avez des notifications non lues dans WEDO.

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## Tri des listes de tâches

Les listes de tâches peuvent être triées par dates (vue standard), par échéances, par utilisateurs ou par priorités.

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## Onglet Info dans les sujets

Dans chaque sujet, découvrez l'onglet **Info** qui regroupe : la description du sujet, la liste exhaustive des membres, un graphique avec la progression des tâches et le flux d'activités.

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## Checklists V3 : éditer une checklist après lancement

Lorsque vous lancez une checklist, vous pouvez maintenant y ajouter des tâches après lancement. Ceci vous permet d'ajouter les exceptions ou des tâches supplémentaires lors de l'utilisation de WEDO pour vos procédures.

## Redesign du menu principal

Le menu principal a été mis à jour dans la version 19 pour plus de clarté. La page **Utilisateurs** a été déplacée dans le menu **Profil** et un nouvel élément a été ajouté dans le menu. Ce dernier comporte votre **Prénom** et rassemble tout ce qui vous concerne dans WEDO. Le menu est donc beaucoup plus simple et comprend par défaut : 1\. Tout ce qui vous concerne, 2\. Les sujets dont vous êtes membre et 3\. Les modèles dont vous êtes membre.

## Redesign du menu secondaire

Dans la version 20, le menu secondaire a également été simplifié grâce à un système d'onglets. Le titre et la liste des membres ont été redessinés afin de prendre moins de place sur votre écran. Ceci impacte votre espace personnel mais également les sujets, modèles et checklists.

Voici un exemple avec le sujet _Ressources Humaines_ :

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## Amélioration de l'ergonomie des réglages des sujets

Lorsque vous cliquez sur la roue dentée pour ouvrir les **Paramètres** d'un sujet, WEDO vous propose maintenant une fenêtre avec un système d'onglets pour améliorer la compréhension et la navigation entre les paramètres.

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## Conclusion

Cette version boucle l'année 2016 et nous permet notamment de simplifier l'ergonomie et la navigation dans WEDO. 2017 verra l'arrivée de fonctionnalités majeures qui vous permettrons, nous en sommes sûrs, de soutenir de manière plus efficace la collaboration dans votre entreprise. Nous vous souhaitons à toutes à et tous une belle année 2017 et plein de réussite dans vos échanges entre collègues.

Voici toutes les nouveautés ajoutées à fin 2016\. La nouvelle année promet des fonctionnalités majeures dont nous nous réjouissons déjà de vous parler.

Article de blog "mise à jour": notifications par e-mail, tri des tâches et onglet info avec captures d'écrans y relatives

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WEDO V20 : au revoir 2016, bonjour 2017 !

La dernière version de WEDO (n°17) est maintenant en ligne pour tous nos utilisateurs. Elle intègre les améliorations suivantes :

## Logo du client

Chaque client peut maintenant remplacer le logo de WEDO par son propre logo dans l'application. Le logo sera également repris automatiquement sur les listes de tâches exportées en PDF. Pour changer votre logo d'entreprise, allez sous Profil > Paramètres > Onglet Entreprise.

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## Nouveau système de filtre

Pour plus de simplicité, le système de filtre a été repensé. Vous trouverez deux espaces distincts en dessus des listes de tâches. Sur la gauche, les filtres prédéfinis (avec options supplémentaires). Sur la partie droite, l'affichage des tâches en fonction de leur statut (en cours, terminées et supprimées).

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## Planification relative des checklists

Lors de la création d'un modèle de checklist, vous pouvez maintenant choisir la date planifiée et l'échéance pour chaque tâche. La planification se paramètre en nombre de jours relatif à la date de lancement.

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Une fois votre modèle créé, vous serez invité à choisir la date de lancement en fonction de laquelle les dates planifiées et échéances seront calculées.

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La checklist lancée, enverra les tâches planifiées aux bonnes personnes.

## Exportation de tâche à l'unité

Une option vient s'ajouter dans la fenêtre d'export. Vous pouvez dès à présent choisir si vous souhaitez exporter toutes les tâches ou uniquement les tâches sélectionnées. Imaginons que je souhaite exporter une seule tâche. Je la sélectionne, clique sur **Exporter** et choisis l'option **Tâches sélectionnées**.

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## Edition des commentaires

Un commentaire saisi peut être modifié ou supprimé. Ceci uniquement par son rédacteur et dans un délai de 15 minutes. Passé ce délai, le commentaire ne sera plus modifiable pour des raisons de traçabilité. Ce délai permettra de modifier les commentaires en cas de faute de frappe ou d’orthographe par exemple.

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## Suppression des observateurs

Un observateur peut maintenant être supprimé (après ajout) sur une tâche. Ceci uniquement par la personne qui a ajouté l'observateur ou l'observateur lui-même.

## Conclusion

Il s'agit là d'une belle version de WEDO qui amène toujours plus de performance et de simplicité à notre outil collaboratif. Merci à tous nos clients pour leurs retours qui nous permettent d'améliorer WEDO semaine après semaine. Gardez un œil sur notre blog, des nouveautés sont encore prévues sur la fin de cette année 2016.

Cette nouvelle version de WEDO comporte plusieurs améliorations proposées par nos clients. 

Présentation des fonctionnalités de mise à jour WEDO avec filtres et édition de commentaires

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Six améliorations pour la version 17 de WEDO

Cette mise à jour de WEDO amène une amélioration du système de notifications internes. Le but principal étant de limiter le nombre de notifications, tout en conservant un niveau d'information adéquat.

La fusion des notifications s'opère sur trois niveaux :

* Fusion des notifications liées à un même événement
* Mise à jour des notifications en fonction de leur pertinence
* Suppression des notifications en cas de fausse manipulation

## Fusion des notifications liées à un même événement

Imaginons par exemple que Michel crée un sujet sur le réseau et ajoute ensuite des membres ; dans l'ordre Jean, Paul et Myriam. Avec l'ancien système de notifications Jean aurait reçu trois notifications. Une pour avoir été ajouté aux membres personnellement, une lors de l'ajout de Paul puis une lors de l'ajout de Myriam. Grâce à la nouvelle version, Jean recevra une notification qui l'informe que lui et deux autres personnes ont été ajoutés en tant que membre du sujet.

## Mise à jour des notifications en fonction de leur pertinence

Lorsque je veux informer une personne qu'une tâche est terminée, je dois préalablement l'ajouter aux observateurs. Cette manipulation générera chez la personne concernée deux notifications ("ajouté comme observateur" et "tâche terminée"). Avec cette nouvelle version, la notification "ajouté comme observateur" sera mise à jour en "tâche terminée". Laissant ainsi dans le compte WEDO de la personne concerné une seule notification et non deux.

## Suppression des notifications en cas de fausse manipulation

Si plusieurs personnes sont ajoutées en tant qu'observateur d'une tâche et que quelqu'un la termine par mégarde puis la remet en cours, auparavant, chaque observateur recevait deux notifications. WEDO est maintenant capable de comprendre qu'il s'agit d'une fausse manipulation et donc n'avertira aucun observateur via les notifications.

## Conclusion

Grâce aux notifications intelligentes, vous recevez juste le bon nombre de notifications pour rester informé des événements importants qui vous concernent. N’hésitez pas à nous faire part de vos remarques et propositions d’amélioration via le support dans WEDO.

Mise à jour intelligente des notifications pour avoir juste ce qu'il faut d'information.

Mise à jour: réduction des notifications via fusion intelligente

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Fusion intelligente des notifications

## «Un outil simple, intuitif et convivial»

Lancé par David Dutch et Antoine Sudan, WEDO est un outil collaboratif 100% helvétique pour les entreprises de toute taille. Disponible en français, allemand et anglais, la plateforme permet de mettre en réseau les collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets. Suivie par Fri Up depuis près d’une année, la start-up a l’ambition de devenir une référence nationale.

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## Comment vous êtes-vous rencontrés et quand l’idée d’un projet commun a-t-elle germé ?

Antoine : «Nous nous sommes rencontrés dans le train en 2003 alors que nous nous rendions aux cours de maturité professionnelle technique intégrée (EPSIC). Une bonne alchimie s’est rapidement installée, tout comme l’idée de créer notre propre entreprise pour y associer nos compétences. Après des études en ingénierie, nous avons travaillé chacun de notre côté, en entretenant des liens d’amitié privilégiés. C’était une étape importante pour acquérir de l’expérience et faire mûrir notre projet.»

David : «Nous avons lancé WEDO lorsque nous nous sommes rendu compte de la nécessité de développer un outil collaboratif pour centraliser l’information d’une entreprise et mettre en réseau ses collaborateurs dans la gestion de leurs tâches, séances et projets.»

## Beaucoup d’outils existent sur le marché dans la gestion de projets. Comment votre produit se démarque-t-il ?

Antoine : «Tout d’abord, nous avons réalisé des interviews auprès de quelque 300 directeurs d’entreprises comprenant entre 5 et 4500 collaborateurs, le but étant de comprendre leurs organisations et leurs besoins pour développer notre outil. Sur cette base, nous avons construit la plateforme WEDO. Celle-ci permet de prioriser, planifier, déléguer et classer des tâches, tout en offrant une vision globale à chaque collaborateur sur l’ensemble de ses tâches, l’avancement des tâches qu’il a déléguées à ses collègues et la personne responsable de chaque activité au sein d’un projet. La communication entre collaborateurs est ensuite gérée sous forme de tâches qui intègrent un système de commentaires. L’historique est enregistré afin de garder la trace des activités.»

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## Quels sont les premiers retours que vous avez reçus des utilisateurs ?

David : «Tous nos clients relèvent la simplicité, l’ergonomie et la convivialité de l’outil. Nous restons très à l’écoute des utilisateurs. Ceux-ci nous fournissent de précieuses informations dans l’optimisation de notre solution et le développement, si nécessaire, de nouvelles fonctionnalités. A terme, nous souhaitons devenir une référence suisse dans les outils collaboratifs pour les entreprises.»

## Comment êtes-vous arrivés à l’incubateur Nord ?

Antoine : «Pierre-André Arm, directeur de la COREB, est devenu client de WEDO. Il nous a alors suggéré de nous adresser à Fri Up. Et en novembre dernier, nous avons obtenu notre sésame pour un coaching de l’Association et un hébergement à l’incubateur Nord à Morat.

David : «Notre coach, Markus Ith, nous a aidés sur les aspects administratifs tels que les assurances et la comptabilité. Aujourd’hui, il suit principalement nos tableaux de bord et nous met en relation avec des prospects.»

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Propos recueillis par Véronique Grady / Source : 
[Article original de l'info patronale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Un article sur WEDO publié dans l'info patronale d'octobre 2016 (n°280).

En-tête d'article 'Info Patronale' avec photo des deux co-fondateurs: David et Antoine

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Info Patronale

Cet article explique comment utiliser WEDO pour suivre les propositions d'amélioration suite à un audit qualité. Suivre les propositions d’amélioration grâce à WEDO présente les avantages suivants :

* Centralisation de l'information
* Répartition des propositions d'amélioration entre collègues
* Priorisation claire en fonction de l'environnement
* Traçabilité des actions correctives entreprises
* Processus sans document papier
* Vision claire des actions à entreprendre pour chacun

## Créer un espace de travail : nom, membres, couleur (à faire une seule fois)

Dans le menu de gauche, cliquez sur **Espaces de travail**. Puis, dans la barre d’action, cliquez sur **\+ Créer un espace de travail**. Choisissez un nom et une définition pour votre espace puis cliquez sur **Enregistrer et continuer**.

Définissez les membres qui auront accès à cet espace de travail. Notez que vous pouvez inviter des personnes externes à votre entreprise via adresse email. Cliquez sur **Continuer**.

Finalement, choisissez une couleur pour votre espace. Astuce : optez pour un code couleur (séance en bleu, projet en rouge, service interne en vert, etc.). Cliquez sur **Aller dans l'espace de travail**.

A titre d’exemple, je choisis de créer un espace _Audits 2016_.

## Lister les propositions d'amélioration à réaliser dans l'espace

Vous pouvez maintenant saisir toutes les propositions d'amélioration dans l'espace _Audits 2016_. Voici un aperçu de mon exemple :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Définir des responsables

Dans la barre d’action, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Déléguer**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir un responsable pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Définir des priorités

De la même manière, cliquez sur le bouton **Organiser** puis choisissez **Prioriser**. La fenêtre suivante s’ouvre afin de choisir une priorité pour chaque proposition d'amélioration :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Chaque collaborateur a une vision claire sur son travail

Toutes les tâches déléguées sont automatiquement envoyées aux bonnes personnes. Chaque responsable pourra visualiser ce qui lui a été attribué dans sa liste de tâches. Chacun pourra également voir l’avancement des propositions d'amélioration à n’importe quel moment en se rendant dans l'espace _Audits 2016_. Voici la liste des tâches en suspens avec responsables et priorités :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Les tâches validées sont automatiquement archivées pour conserver l’historique.

## Pour aller un peu plus loin

### Suivi des actions correctives

Demandez aux responsables de noter dans les commentaires l'action entreprise afin de l'avoir sous les yeux au moment de la relecture.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Créer un espace par année

Créez un espace par année pour les audits. Ceci vous permettra de reporter les propositions d'amélioration non réalisées à l'année suivante. Vous pourrez le faire en ajoutant simplement le deuxième espace à la tâche. Exemple avec _Audits 2016_ et _Audits 2017_ (méthode pour conserver la traçabilité des actions reportées) :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Conclusion

Grâce à WEDO, les propositions d'amélioration sont gérées et réparties avec efficacité. Le tout, sans aucun document à remplir, mettre à jour ou classer. Cette démarche permet aux collaborateurs de connaitre leur responsabilité et de maîtriser plus aisément leurs échéances. La communication entre les collaborateurs est également renforcée grâce à la mise en commun des tâches pour un groupe défini.

Suivi du processus d'audits qualité et ses propositions d'amélioration sans document papier.

CAS D'UTILISATION: WEDO pour la gestion et le suivi des audits qualité avec icônes représentatives

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WEDO pour les audits qualité

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

À l’heure où le système de management pyramidal, inspiré de Taylor et Ford, est perçu comme rigide et obsolète sur le plan culturel, de nouvelles formes d’organisation du travail émergent progressivement.¹

Les modèles d'autogestion représentent une partie importante de ces nouvelles structures organisationnelles. Pour comprendre les raisons qui poussent les organisations à adopter ces modèles d'autogestion, il faut comprendre ce que les dirigeants attendent le plus de leurs organisations, soit de la fiabilité et de l'adaptabilité. Toutes les organisations veulent atteindre, dans une certaine mesure, à la fois la fiabilité et l'adaptabilité. Mais généralement l'une éclipse l'autre. En effet, une trop grande fiabilité crée de la rigidité et peut rendre les entreprises insensibles à l'évolution des marchés. À l’inverse, si les entreprises mettent trop l'accent sur l'adaptation, elles risquent de se disperser et de perdre de vue leur raison d’être. Afin d’essayer de concilier fiabilité et adaptabilité, l’holacratie, le modèle d’autogestion le plus connu et pratiqué, aide à atteindre cet équilibre.²

## Mais qu’est-ce que l’holacratie ?

Selon Bernard Marie Chiquet, fondateur d’IGI Partners (entreprise qui importe l’holacratie en Europe depuis les Etats-Unis), l’holacratie est une pratique qui promeut la responsabilité et aide à la coopération au service de la raison d’être de l’entreprise. Dans cette pratique, il n’y a plus de manager à proprement parler, mais chacun est invité à se gérer soi-même et doit faire preuve de leadership. Cela ne veut pas dire qu’il n’y a plus de structure. En holacratie, il est fait mention de « structure holarchique ». Voici un schéma illustrant le fonctionnement de la structure en question :

![Graphique illustrant la structure en cercles et les rôles dans l'holacratie, montrant comment les équipes autonomes et les rôles interconnectés fonctionnent sans hiérarchie traditionnelle.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_ca11c455a6.jpg)

### Le super cercle
Aussi appelé cercle général de l’entreprise, le super cercle représente l’entreprise dans son ensemble. Il est notamment composé du 1ᵉʳ et 2ᵉ lien de chaque sous-cercle.

### Le sous-cercle
représente les équipes autonomes ou chaque personne a un rôle et travaille pour le même but. Les sous-cercles se forment ou se dissolvent en fonction de l'évolution des besoins de l'organisation.

### Le rôle
Le rôle est un ensemble de responsabilités au sein de l’organisation. Les rôles peuvent être créés, modifiés ou annulés. Les personnes en ont généralement plus d'un et dans plusieurs cercles. Il existe des rôles opérationnels et des rôles structurels. Les différents rôles structurels, qui ont moins vocation à effectuer des tâches opérationnelles, doivent garantir le bon fonctionnement de l’équipe (= sous-cercle) en son sein et dans l’organisation. Voici les deux principaux rôles
structurels :
    - **1ᵉʳ lien :**  dans chaque sous-cercle, une personne endosse le rôle de coach, similaire au chef ou manager dans un système pyramidal. Cette personne a pour responsabilités l'attribution des rôles, la gestion des finances et des priorités, le coaching des membres de l'équipe, et le maintien d'une bonne ambiance. Ces tâches occupent environ 10% de son temps, le reste étant consacré à d'autres rôles selon ses compétences.
    - **2ᵉ lien :** est responsable de remonter une tension d’un sous cercle au super
    cercle si celle-ci dépasse l’autorité du sous-cercle en question.

Aussi, et afin d’être mieux organisé et plus efficace que dans une structure dite classique, la « structure holarchique » s’appuie sur trois types de réunions. [Les réunions](https://wedo.com/fr/features/meetings) dites :

- **de stratégie** visant à définir l’orientation de l’entreprise.
- **de gouvernance** qui ont pour objectif de travailler sur l’organisation sans aborder des points liés à l’opérationnel.
- et **de triage** qui ont pour but de travailler dans l’organisation c’est-à-dire sur des
sujets concrets (opérationnels) à faire évoluer.

Lors de ces séances, un ordre, des règles strictes ainsi que des rôles bien précis sont à respecter. Chaque participant est invité à parler à tour de rôle et à soumettre des idées ou des tensions. Le but est de trouver des solutions de manière collective et ainsi faire évoluer l’organisation grâce à l’implication de chacun.³

### L'holacratie : un changement de paradigme culturel

Adopter l'holacratie ne se limite pas à une transformation organisationnelle ; c'est également un changement profond dans la culture d'entreprise. L'un des principaux défis pour les entreprises est d'abandonner la culture de la hiérarchie et du contrôle, profondément ancrée dans les systèmes traditionnels. Les employés, habitués à des structures rigides avec des chaînes de commandement claires, doivent apprendre à fonctionner de manière autonome et à embrasser la responsabilité individuelle.

![Graphique comparant l'holacratie et le système pyramidal traditionnel, illustrant les différences structurelles et l'impact organisationnel.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_8acafc3874.png)

Cela nécessite non seulement une nouvelle manière de penser, mais aussi une nouvelle manière de travailler ensemble. Dans une structure holarchique, les employés doivent s'approprier une certaine forme de leadership individuel, tout en collaborant plus étroitement avec leurs collègues. La prise de décision collaborative, qui est au cœur de l'holacratie, peut prendre plus de temps et demander plus de patience que dans un modèle pyramidal. Cependant, cette approche permet d'améliorer la transparence, la responsabilité individuelle et l'alignement au sein des équipes. Chaque employé est incité à prendre des initiatives et à s’impliquer davantage dans les processus décisionnels. Cela crée un environnement où l’autonomie est non seulement encouragée, mais valorisée. L'holacratie pousse également à une communication plus ouverte et régulière entre les membres de l'équipe, réduisant ainsi les silos d'information et renforçant l’esprit d'équipe.

Un autre aspect clé est que les entreprises doivent être prêtes à réinventer leurs systèmes de récompense et de reconnaissance. Dans une organisation holacratique, les promotions traditionnelles ne sont plus pertinentes, car il n'y a plus de niveaux hiérarchiques à gravir. Cela bouleverse le modèle traditionnel de progression de carrière. Les employés doivent être motivés par d'autres formes de reconnaissance, telles que l'élargissement des responsabilités, la possibilité de contribuer à des projets variés, ou encore des mécanismes de feedback régulier. Pour que ce système fonctionne bien, les employés doivent aussi avoir une vision claire de leurs objectifs et comprendre comment leur travail contribue à la raison d’être de l’organisation.

## Les limites de l’holacratie

Bien que l'holacratie ait été adoptée par de nombreuses entreprises, certaines, comme Zappos, filiale d'Amazon, l'ont abandonnée ou n'y ont jamais adhéré. En effet, cette structure présente également des limites, telles que des règles de réunion rigides, des restrictions sur la liberté d'expression, et une efficacité remise en question. Ces différents points ont influencé la décision de Zappos de se rétracter.⁴

Concernant les rôles, l'exemple de Zappos montre qu’un employé a environ 7,4 rôles pour 3,47 responsabilités en moyenne par rôle. Soit au total plus de 25 responsabilités par employé. Cette multiplicité de rôles complique l'organisation du travail, le recrutement, et la définition des salaires, car il devient difficile d'évaluer un salaire équitable. En effet, au fur et à mesure que les employés compilent les différents rôles, établir un salaire par rapport à ce qui se fait sur le marché devient quasiment impossible. 

Un autre point délicat dans l'adoption de l'holacratie est le besoin d'une discipline accrue. Dans un modèle où les individus ont plus d'autonomie et de responsabilité, il peut être facile pour certains de perdre de vue les priorités de l'entreprise. De plus, toutes les personnalités ne s'adaptent pas facilement à ce niveau d'auto-gestion. Certains employés peuvent ressentir un stress accru face à la nécessité de prendre plus d'initiatives et d'assumer des responsabilités sans l'encadrement traditionnel. Cela peut également créer un manque de clarté dans la répartition des tâches, surtout dans des organisations plus complexes ou plus grandes, où la communication et la coordination sont essentielles.

Malgré son image de système de gestion innovant, l'holacratie ne convient pas à toutes les entreprises. Son adoption peut prendre des années et entraîner le départ de nombreux employés. Pour les grandes entreprises, une adoption partielle est recommandée. En revanche, pour les start-ups et les PME dont le niveau d’adaptabilité de l’organisation est élevé et leur taille relativement petite, l’holacratie s’apparente être une solution appropriée. D’ailleurs, nombre d’entre elles sont des « early adopters ». ⁵

## Holacratie et gestion des conflits

La gestion des tensions est un élément clé dans une organisation holarchique. Les tensions, selon l'holacratie, sont définies comme des écarts entre l'état actuel de l'organisation et ce que pourrait être une situation idéale. Ces tensions sont souvent vues comme des opportunités d'amélioration. Toutefois, la gestion des tensions peut parfois devenir une source de frustration. En effet, si elles ne sont pas traitées rapidement ou efficacement, elles peuvent entraîner des conflits entre les membres de l'équipe.

Le rôle du facilitateur est donc crucial pour assurer que les tensions soient résolues de manière constructive. Dans une structure traditionnelle, les conflits sont souvent gérés de manière descendante, avec un manager ou un superviseur jouant le rôle d'arbitre. En holacratie, la résolution des conflits est plus horizontale, avec des équipes qui doivent souvent trouver elles-mêmes des solutions aux problèmes qui surgissent. Cela nécessite un haut niveau de maturité et de compétences en communication de la part des membres de l'équipe. Pour que cela fonctionne, l'organisation doit mettre en place des processus de résolution de conflits bien définis et des cadres clairs pour l’escalade des tensions.

## Les avantages à long terme de l'holacratie

Malgré les défis qu’elle présente, l'holacratie offre de nombreux avantages potentiels à long terme. En adoptant un modèle de gouvernance plus flexible, les entreprises peuvent améliorer leur résilience face aux changements du marché. L'autonomie accrue des équipes favorise l'innovation, car les idées peuvent émerger plus rapidement et être mises en œuvre sans passer par une longue chaîne de validation. Cette réactivité accrue est essentielle dans des secteurs où les évolutions sont rapides et où l'adaptabilité est un facteur clé de succès.

L'un des principaux avantages de l'holacratie est qu'elle encourage une meilleure utilisation des compétences des employés. En effet, les collaborateurs ne sont plus limités à un seul rôle ou poste défini ; ils peuvent contribuer à différents projets et cercles en fonction de leurs talents et de leurs intérêts. Cela permet également d’éviter que certains talents restent inexploités ou que des compétences précieuses ne soient sous-utilisées. Cette approche peut entraîner une plus grande satisfaction professionnelle et une plus forte rétention des talents, car les employés sentent qu'ils ont une plus grande liberté de développer leurs compétences et d'élargir leur champ d'action au sein de l'organisation.

Enfin, l'holacratie permet une meilleure agilité organisationnelle. Les entreprises qui adoptent ce modèle sont souvent plus réactives aux évolutions du marché, car elles ne sont pas freinées par des structures rigides. Les décisions sont prises plus rapidement et plus près des équipes opérationnelles, ce qui permet d'ajuster les stratégies en temps réel. Cette flexibilité peut être un avantage concurrentiel majeur, surtout dans des marchés dynamiques où la capacité à réagir rapidement aux changements est cruciale.

![Graphique illustrant les avantages de l'holacratie, en mettant l'accent sur l'adaptabilité, l'autonomie, l'agility et l'alignement des équipes.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_3_0f9d0f2785.png)

## Holacratie et innovation : une synergie gagnante

L'une des grandes forces de l'holacratie réside dans sa capacité à favoriser l'innovation. En supprimant les barrières hiérarchiques, les employés se sentent plus libres de proposer des idées nouvelles, même si elles sortent des sentiers battus. Cette capacité à faire émerger des idées nouvelles est essentielle dans un monde où les marchés évoluent rapidement et où les entreprises doivent constamment se réinventer. L'holacratie favorise également la prise de risques calculée, car chaque cercle peut expérimenter à petite échelle sans craindre de lourdes conséquences pour l’ensemble de l’organisation.

De plus, l'holacratie permet de tester des idées de manière plus rapide. Chaque cercle peut prendre des décisions de manière indépendante et mettre en place des prototypes ou des projets pilotes sans attendre l'approbation d'une direction générale. Cela réduit les délais de mise sur le marché et permet à l'entreprise de rester compétitive. Cela est particulièrement bénéfique pour les startups ou les entreprises en forte croissance, où la capacité à innover et à s'adapter rapidement est cruciale pour survivre et prospérer.

L'holacratie encourage également la diversité des points de vue, en permettant à chacun, quel que soit son rôle ou son statut, de contribuer à la réflexion collective. Cette diversité est un moteur puissant de l'innovation, car elle permet de confronter des idées variées et d'explorer des solutions plus créatives aux défis auxquels l'entreprise est confrontée. Elle permet aussi de briser la tendance à la pensée unique, en favorisant l’inclusion des voix de tous les niveaux et en donnant à chacun la possibilité de participer activement à la création de valeur pour l’entreprise.

En conclusion, l’holacratie est un modèle de management innovant, remettant en cause les structures classiques. Cependant, son application soulève des défis, particulièrement dans la gestion complexe des rôles et de l'organisation. Adaptée aux entreprises agiles comme les [start-ups et certaines PME](https://wedo.com/fr/industries/sme), elle n'est pas une solution universelle, surtout pour les grandes structures. Chaque entreprise doit donc évaluer attentivement ses besoins spécifiques avant d'adopter l'holacratie, en préparant des ajustements adaptés pour une transition réussie.

Envie de tester l'holacratie dans votre entreprise ? WEDO peut vous y aider grâce à notre module de gouvernance complet dédié à ce système de management. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander une démo gratuite à l’un de nos spécialistes.

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### La Gouvernance avec WEDO

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**Références:**

1) GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES et THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d’organisation du travail : opportunités ou illusions ? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.

2) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

3) CHIQUET, Bernard Marie et APPERT, Étienne, 2013. Une nouvelle technologie managériale, l’holacracy. Goussonville : IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22

4) CASTILLO, Amanda, 2018. Holacratie, l’utopie qui se passe de chef. Le Temps [en ligne]. 5 octobre 2018. [Consulté le 17 avril 2022]. Disponible à l’adresse : https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef

5) BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko et LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. Août 2016. pp. 38-49.

L'holacratie transforme les organisations en équilibrant fiabilité et adaptabilité, en contraste avec les systèmes pyramidaux. Découvrez ses atouts et défis.

Image montrant des personnes collaborant dans un environnement de travail inspiré par l'holacratie, où chacun contribue de manière autonome et équilibrée pour atteindre des objectifs communs.

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Holacratie : révolution Managériale ou Défi Organisationnel ?

![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

Dans un article passionnant sur [Forbes](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/), Alexia Borg s'est entretenue avec les cofondateurs de WEDO pour discuter du parcours remarquable de l'entreprise, qui est passée d'une petite startup suisse à un acteur mondial dans le domaine des logiciels collaboratifs. L'interview, réalisée à Paris, met en lumière l'évolution de WEDO au cours des 9 dernières années. Ce qui a commencé par une amitié et une passion partagée est devenu une entreprise florissante avec plus de 600 clients et 15 employés.

Mais cet article est bien plus qu'une rétrospective. Il offre des perspectives sur la manière dont la plateforme WEDO aide les entreprises à rationaliser leurs processus de gestion des tâches et des réunions. Ci-dessous, nous vous présentons les points clés de l'interview et explorons ce qui distingue WEDO dans un paysage de plus en plus concurrentiel.


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## WEDO : La plateforme collaborative qui simplifie la gestion des tâches et des réunions

[La plateforme collaborative SaaS de WEDO](https://wedo.com/fr) est rapidement devenue la solution incontournable pour les entreprises souhaitant rationaliser leurs opérations internes. La plateforme est conçue pour simplifier tous les aspects de la préparation des réunions et de la gestion des tâches, de la création d'ordres du jour détaillés au suivi de l'avancement des projets en temps réel. Avec WEDO, les équipes peuvent se concentrer sur l'essentiel : accomplir les tâches de manière efficace et sécurisée.

## Qu'est-ce qui rend WEDO unique ?

Voici quelques raisons clés pour lesquelles plus de 600 entreprises ont adopté WEDO comme plateforme de choix :

1. **Facilité d'utilisation** : WEDO est simple à configurer et à utiliser immédiatement. Contrairement à de nombreux autres outils de collaboration, WEDO est intuitif et facile à mettre en œuvre, nécessitant peu de formation pour les utilisateurs. « Nous avons constaté que les équipes apprécient la rapidité avec laquelle elles peuvent adopter WEDO, sans la courbe d'apprentissage difficile qui accompagne d'autres plateformes », explique David Dutch, cofondateur de WEDO.
2. **Support multilingue** : La plateforme WEDO est disponible en plusieurs langues, notamment le français, l'anglais, l'allemand et l'italien. Cela la rend particulièrement populaire parmi les entreprises européennes à la recherche d'un outil collaboratif répondant aux divers besoins linguistiques de leurs employés.
3. **Collaboration tout-en-un** : WEDO n'est pas seulement un outil de réunion, c'est une solution complète qui intègre la gestion de projet, le [suivi des tâches](https://wedo.com/fr/features/tasks) et la collaboration en temps réel. Les utilisateurs peuvent préparer des agendas, rédiger des comptes-rendus de réunion et suivre l'avancement des tâches d'une réunion à l'autre. Cette approche [tout-en-un](https://wedo.com/fr/features) de la collaboration est ce qui distingue WEDO et aide les équipes à rester organisées sans avoir à jongler entre plusieurs outils.

![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## La sécurité au cœur de l'innovation de WEDO

Dans un monde où les violations de données et les préoccupations de sécurité sont au premier plan pour les entreprises, WEDO a fait de la sécurité une priorité. La plateforme SaaS est développée avec la [protection des données](https://wedo.com/fr/security) au cœur des réflexions, garantissant que les entreprises peuvent collaborer sans se soucier de la confidentialité de leurs informations.

« Notre plateforme est hébergée sur des serveurs certifiés ISO 27001 en Suisse, qui respectent les réglementations du RGPD et de la nLPD suisse », explique Antoine Sudan, cofondateur de WEDO. « Cela rassure nos clients, qui savent que leurs données sensibles sont sécurisées et stockées en conformité avec les réglementations les plus strictes. »

En plus d'une robustesse en matière de cryptage des données et de conformité, WEDO veille à ce que toutes les données soient stockées localement en Europe, réduisant ainsi les risques liés à la souveraineté des données — une préoccupation clé pour les entreprises opérant dans des secteurs hautement réglementés.

## Innovation : L’avenir avec les outils d'IA

L'engagement de WEDO envers l'amélioration continue ne s'arrête pas à la sécurité et à la facilité d'utilisation. L'entreprise recherche constamment des moyens d'évoluer pour mieux répondre aux besoins de ses utilisateurs. « Nous développons actuellement des outils d'intelligence artificielle (IA) qui rendront les processus encore plus rapides et intuitifs et offriront des informations exploitables pour aider les équipes à travailler plus efficacement », explique David Dutch.

Ces outils alimentés par l'IA se concentreront sur l'optimisation des flux de travail, la suggestion de priorités de tâches et l'automatisation des processus répétitifs. Alors que les entreprises continuent de demander des solutions plus intelligentes et plus efficaces, WEDO se positionne en leader dans la collaboration alimentée par l'IA.

## Impact réel : Comment WEDO transforme les entreprises

La plateforme SaaS de WEDO n'est pas un simple outil logiciel ; elle révolutionne la manière dont les entreprises fonctionnent dans divers secteurs. [Les entreprises utilisant WEDO](https://wedo.com/fr/category/temoignages-clients) ont constaté des améliorations significatives dans l'efficacité des réunions, les taux d'achèvement des tâches et la gestion globale des projets.

Prenons l'exemple d'une entreprise technologique européenne de taille moyenne, qui souffrait de réunions désorganisées et de délais non respectés. Après avoir mis en œuvre WEDO, l'entreprise a constaté une réduction de 30 % du temps passé en réunion, tandis que les taux d'achèvement des tâches ont augmenté de 25 %. Cet impact est la raison pour laquelle de plus en plus d'entreprises se tournent vers WEDO pour simplifier leurs opérations internes.


![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Comment l’entreprise se distingue-t-elle de ses concurrents ?

Le premier axe de différenciation réside dans l’outil lui-même. Contrairement à certains logiciels très spécialisés, WEDO a été conçu comme une plateforme dynamique et flexible, capable de répondre à un large éventail de cas d’utilisation et de besoins sectoriels (ex. : [conseils communaux et administratifs](https://wedo.com/fr/industries/municipal-administrations), [réunions d’équipes](https://wedo.com/fr/use-cases/team-meetings), [gestion de projets](https://wedo.com/features/project-management)). Comparée à des offres telles que celle de Microsoft, l’entreprise prône une approche plus holistique avec un outil « tout-en-un », évitant ainsi la fragmentation des informations à travers différents logiciels à connecter. Avec WEDO, les utilisateurs n’ont plus besoin de jongler entre plusieurs applications différentes, tout est à portée de main. L’entreprise vise un équilibre idéal entre spécificités et généralisation.

Le second axe de différenciation est son approche centrée sur le client, permettant à l’entreprise de comprendre les besoins des clients et de proposer des solutions sur mesure. Son support est très apprécié pour sa qualité et sa rapidité, avec un temps de réponse moyen de 4 minutes sur une année. Ce lien étroit se traduit par une expérience utilisateur exceptionnelle, une forte fidélisation des clients et des recommandations par le bouche-à-oreille.

## Pourquoi cet article sur Forbes est important

Être mis en avant dans Forbes n'est pas seulement un honneur, c'est le reflet de l'impact significatif que WEDO a sur le monde des affaires. Alors que l’entreprise continue d'étendre sa plateforme et d'accroître sa base d'utilisateurs, cet article sert de jalon, validant son approche et la valeur qu'elle apporte à ses clients.

Avec plus de 600 entreprises utilisant WEDO à travers l'Europe et au-delà, l’entreprise est enthousiaste à propos de l'avenir et du rôle que sa plateforme jouera dans la transformation de la collaboration en entreprise.

## Conclusion

Chez WEDO, l'entreprise s’engage à fournir aux entreprises les outils nécessaires pour optimiser la collaboration, assurer la sécurité des données et améliorer la productivité. L'article sur Forbes met en lumière l'impact qu'a eu WEDO dans le monde des affaires, mais ce n'est que le début. Alors que l’entreprise continue d'innover avec des outils basés sur l'IA et des améliorations de sécurité, elle est impatiente de voir comment WEDO façonnera l'avenir du travail.

**Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez l’entreprise dès aujourd'hui pour planifier une démonstration ou en apprendre plus sur la plateforme.**

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Dans un article passionnant sur Forbes, Alexia Borg s'est entretenue avec les cofondateurs de WEDO pour discuter du parcours remarquable de l'entreprise, qui est passée d'une petite startup suisse à un acteur mondial dans le domaine des logiciels collaboratifs.

Antoine Sudan et David Dutch invités par Forbes

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Forbes met à l'honneur WEDO dans "Les Entreprises à Succès"

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

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Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

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Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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Les sujets à aborder lors d’une réunion bilatérale

À une époque caractérisée par un rythme effréné et une quête incessante de productivité, comment parviennent-ils à équilibrer l'efficacité collective et les aspirations personnelles de leurs équipes, composées d'individus aux attentes de plus en plus diversifiées ? Comment s'assurer que chaque membre trouve sa place et s'épanouisse dans ce cadre ?

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