Das Freiburger KMU WEDO hat beschlossen, seinen Platz in der Schweizer Wirtschaft durch eine Änderung der Rechtsform zu festigen. Die ehemalige GmbH ist stolz auf ihren neuen Namen WEDO AG, auch wenn die Gründer vorerst nicht beabsichtigen, die Aktien des Unternehmens für externe Investoren zu öffnen.

Nachdem das Unternehmen vor einigen Monaten den ursprünglichen Domainnamen _wedo.swiss_ gegen [wedo.com](https://wedo.com/) eingetauscht hat, verfolgt das Unternehmen nun weiter seine Ziele mit ehrgeizigem Wachstum.

**Ein Team mit internationalen Ambitionen**

Das Unternehmen wurde im Jahr 2015 von den Freiburgern David Dutch und Antoine Sudan gegründet und zählt heute 14 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Freiburg und Zürich, von denen  vier wurden im Jahr 2022 eingestellt . In Jobs mit hoher Wertschöpfung wie *Full Stack Developer* (3 von ihnen wurden an der Hochschule für Technik in Freiburg ausgebildet), Spezialist für digitales Marketing, *Business Developer* oder *Customer Success Executive* tragen die Mitarbeiter zum Reichtum einer sicheren und leistungsstarken Software bei. Im Jahr 2022 wurde die Rekrutierung beschleunigt, mit dem Ziel, bis 2024 ein Team aus 20 Personen aufzubauen.

WEDO ist in der Westschweiz weit verbreitet und gewinnt seit der Einstellung von deutschsprachigen *Business Developers* im Jahr 2020 auch in der Deutschschweiz an Bedeutung. Unser Ziel ist es, unsere Expansion in der Deutschschweiz und international fortzusetzen.

WEDO AG ist hauptsächlich in der Schweiz tätig und nd deckt verschiedene Branchen ab, darunter das Gesundheitswesen, den öffentlichen Sektor, das Finanzwesen und das Bauwesen. Rund 500 Organisationen in 18 Branchen nutzen WEDO bislang.

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Die Umwandlung von einer GmbH in eine AG ist daher Teil dieser Wachstumsstrategie. Mit der Erhöhung des Aktienkapitals möchte WEDO die Glaubwürdigkeit seines Geschäftsmodells unterstreichen. Ein Geschäftsmodell, das sich schnell als erfolgreich erwiesen hat und das seine ursprüngliche Struktur seit Beginn des Abenteuers mehr oder weniger beibehalten hat: ein jährliches Abonnement-System mit einem Preis pro Nutzer, der Zugang zu allen Funktionen der Plattform gewährt.

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**Die nächsten Schritte:**

Neben der Kapitalerhöhung und der Übernahme von *wedo.com* haben sich die Entwicklungsteams in letzter Zeit vor allem auf die Erweiterung der Funktionen der Plattform konzentriert. Während sich die Plattform im Bereich des Sitzungsmanagements gegen alle Konkurrenten durchgesetzt hat, wird sie in Kürze eine neue, leistungsfähigere Version für das Projektmanagement auf den Markt bringen, um die amerikanische Konkurrenz herauszufordern.

Das Freiburger KMU WEDO hat beschlossen, seinen Platz in der Schweizer Wirtschaft durch eine Änderung der Rechtsform zu festigen. 

Weißes, abgerundetes Rechteck mit einem grünen Rahmen und dem Titel „WEDO GmbH wird zur WEDO AG“, begleitet von einem grünen Siegel mit der weißen Aufschrift „NEWS“, auf weißem Hintergrund

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WEDO GmbH wird zur WEDO AG!

Von neuen Funktionen bis hin zu Meilensteinen - erleben Sie mit uns das Jahr 2022. 

Ein Rückblick auf die bis 2022 erreichten Ziele in Bildern

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2022 | Unser Jahr im Rückblick

## Was sind die wichtigsten Zahlen für 2021?

Werfen wir einen Blick auf Ihre Nutzung von WEDO im Jahr 2021\. Wir sind stolz auf die intensive Nutzung der Plattform im letzten Jahr und sind bereits gespannt wie es im Jahr 2022 aussehen wird! Rund 400 Organisationen haben WEDO zu ihrem täglichen Kollaborationswerkzeug gemacht. Wir möchten die Gelegenheit nutzen, Ihnen für das Vertrauen zu danken. Es motiviert unser Team weiterhin sein Bestes zu geben und dieses Abenteuer fortzusetzen. ✨

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## Das WEDO-Team wächst weiter

Während des letzten Jahres stand bei WEDO das Entwicklungsteam im Mittelpunkt 👨🏻💻. Im August 2021 durften wir zwei neue Talente im Team begrüssen. Victor Pirat und João Ventura verstärkten das Entwicklungsteam, damit wir unsere Ziele in Bezug auf die kontinuierliche Verbesserung der Plattform erreichen können. Als Full Stack Developer haben sie, jeder in seinem Bereich, sehr schnell dazu beigetragen, dass viele neue Funktionen online gestellt werden konnten. Heute sind vier Personen mit der Entwicklung unseres Tools betraut. Bald werden es fünf sein, wer weiss? Wir freuen uns schon jetzt auf die kommenden Neuzugänge im Jahr 2022.

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## Unser Kundenservice war immer für Sie da

Besonders stolz sind wir auf die Zahlen unseres Kundensupports. Wiederum stehen wir Ihnen in diesem Bereich zur Seite. Letztes Jahr sogar mit einer Antwortzeit von ca. 5 Minuten! Das sind fast 4 Minuten weniger im Vergleich zu 2020\. Unsere Kunden schätzen die kurze Zeit, mit der sie eine Antwort auf ihre Fragen erhalten. Ausserdem können sie jederzeit auf ein Hilfezentrum zugreifen, das auf Deutsch, Französisch und Englisch 📚 verfügbar ist. Gerne erinnern wir Sie auch daran, dass wir Schulungen anbieten, falls Ihr Team wächst oder eine Auffrischung in Bezug auf die Nutzung von WEDO benötigt. Mit der Veröffentlichung des verbesserten Sitzungsmoduls wurde uns erneut bewusst, wie wichtig ein jederzeit verfügbarer Kundensupport ist. Wir haben uns sehr gefreut, Ihnen per Chat oder Videokonferenz bei der Einführung in die neu entwickelten Funktionen behilflich sein zu können. Falls Sie noch keine Gelegenheit hatten für ein kurzes Coaching, kontaktieren Sie uns jetzt über den Support, um einen Austausch mit unserem Team zu vereinbaren.

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## 2021 stand im Fokus des neuen Sitzungsmoduls

Lassen Sie uns einen Blick auf die Funktionen werfen, die 2021 im Rahmen des Updates Meeting Topics 🚀 entwickelt wurden. Im Gegensatz zum Jahr 2020 - das reich an verschiedenen kleineren Entwicklungen war - hat sich unser Team 2021 hauptsächlich auf das Sitzungsmodul konzentriert, das komplett überarbeitet und verbessert wurde. Wir sind uns bewusst, dass diese Änderungen von unseren Nutzern angenommen werden müssen, und stehen darum weiterhin für Schulungen und den Austausch per Videokonferenz zur Verfügung, um Sie weiterhin bei der Vor- und Nachbereitung Ihrer Besprechungen zu unterstützen.

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## Kurs ins 2022

Im Jahr 2020 hatten wir unser Vertriebsteam vergrößert und uns zum Ziel gesetzt, neue Mitarbeiter im Entwicklungsteam zu finden. Dieses Ziel wurde also 2021 mit der Ankunft von zwei Informatikingenieuren, die auf die Entwicklung von Webanwendungen spezialisiert sind, erreicht. Was ist unser Ziel für 2022? 🎯 Unser Tool ständig weiterzuentwickeln, um es noch leistungsfähiger und intuitiver zu machen! Viele dieser Entwicklungen basieren auf dem Feedback unserer Nutzer. Es liegt uns am Herzen, unseren Kunden eine kollaborative Plattform zur Verfügung zu stellen, die Ihren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht. Es würde uns freuen dies zu einem gemeinsamen Ziel im Jahr 2022 zu machen! Zögern Sie nicht uns Ihr Feedback über den Support zukommen zu lassen. Wir wünschen Ihnen ein wunderbares neues Jahr voller Glück und Erfolg! 🎇

 Euer WEDO-Team

Ein neues Jahr bedeutet neue Herausforderungen und Ziele, die es zu erreichen gilt. Bevor wir Ihnen diese vorstellen, lassen wir das Jahr 2021 noch einmal Revue passieren, voll von Neuigkeiten, insbesondere im Meeting-Modul dank des Updates Meeting Topics. Wir werfen auch einen Blick in den Support, der sich täglich bemüht hat, Sie möglichst effizient zu unterstützen. Im Jahr 2021 wuchs das WEDO-Team und begrüsste neue Mitarbeiter, die wir Ihnen vorstellen möchten.

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Willkommen 2022 : Rückblick 2021

Sicherheit ist ein wesentlicher Bestandteil unserer DNA, sowohl bei unseren Produkten als auch bei unseren internen Prozessen. Ganz gleich, ob es sich um Ihre Unternehmensdaten oder um die Daten Ihrer Nutzer handelt, Sie vertrauen uns, dass wir Ihre wichtigsten Informationen schützen. Deshalb haben Sicherheit und Datenschutz bei uns seit jeher oberste Priorität. Von Anfang an haben wir bei der Bewertung der Anwendungssicherheit, der Überprüfung der Sicherheitsarchitektur und den Penetrationstests für Netzwerke eng mit Experten zusammengearbeitet.

Wir freuen uns, heute bekannt geben zu können, dass wir unseren SOC 2 Type II-Bericht erhalten haben. Dieser bekräftigt unser Engagement für die Sicherheit und macht alle unsere Sicherheitsbemühungen für unsere Benutzer transparent. Als zuständiger Ingenieur für unsere technischen SOC-2-Kontrollen, möchte ich Ihnen im Detail erklären, was dies für Sie bedeutet und wie wir Ihre Daten schützen.

## Was ist die SOC 2 Type II Zertifizierung?

Das SOC 2 Typ II-Audit ist eine branchenweit anerkannte Sicherheitszertifizierung für Software-as-a-Service (SaaS) Unternehmen. Es bestätigt, dass Ihre Daten bei WEDO sicher, geschützt und kontrolliert sind. Die sechsmonatige Prüfung umfasste eine gründliche Analyse unserer Steuersysteme und unserer Tests, die wir zur Bewertung der Wirksamkeit sowie deren Ergebnisse durchführen.

## Warum SOC 2 jetzt?

Da Remote-Arbeiten zur Norm geworden ist, müssen die Mitarbeiter in der Lage sein, von überall aus sicher auf ihre Arbeitsdaten zuzugreifen. Für viele Start-ups in der Anfangsphase ist es verlockend, die Sicherheit als nachträglichen Gedanken zu behandeln. Das Wachstum steht schliesslich an erster Stelle, aber wir können die Ernsthaftigkeit der Sicherheit nicht einfach ignorieren. Angesichts der vielen jüngsten Beispiele von Schutzrechtsverletzungen kann niemand die Bedrohungen der Cybersicherheit ignorieren.

Durch diesen Prozess können wir unser Engagement für den Schutz von Kundendaten, die Zuverlässigkeit unserer Systeme und die Entwicklung eines sicheren Produkts bei gleichzeitiger Skalierung unter Beweis stellen.

### Was beinhaltet der Bericht?

Im Wesentlichen bestätigt dieser Bericht, dass WEDO die höchsten Industriestandards für Informationssicherheit erfüllt. Er wurde von einem strengen unabhängigen Prüfer verfasst und enthält detaillierte Erläuterungen zu unseren:

* **Starken Authentifizierungskontrollen und eingeschränktem Zugang zu Daten** \- Wir verlangen eine starke Authentifizierung auf allen kritischen Systemen und beschränken den Zugang zu Kundendaten auf diejenigen, die ihn für ihre Arbeit benötigen.
* **Kontinuierlichen Überwachungs- und Kontrollmassnahmen sowie die Reaktion auf Vorfälle** \- Wir führen eine kontinuierliche Überwachung der Einhaltung der Vorschriften durch, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Konfigurationen, die unseren Kontrollen unterliegen, vorhanden sind, und wir in der Lage sind, schnell auf alle auftretenden Probleme zu reagieren.
* **Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter** \- Wir führen vor der Einstellung von Mitarbeitenden Hintergrundüberprüfungen durch und bieten Sicherheitsschulungen bei der Anstellung und auf fortlaufender Basis an.

### Fortlaufende Verpflichtung

Die Einhaltung von SOC 2 ist keine einmalige Sache, sondern eine Verpflichtung. Und wir müssen flexibel bleiben, wenn wir uns weiterentwickeln. Wenn wir weitere Mitarbeitende in spezielleren Funktionen einstellen, wird uns der SOC 2-Prozess dabei helfen, Kontrollpunkte einzurichten und sicherzustellen, dass die Sicherheit jeden unserer Schritte bestimmt.

Wenn Sie ein WEDO-Kunde sind und mehr erfahren möchten, kontaktieren Sie uns über den Support oder senden Sie eine E-Mail an [security@wedo.swiss](mailto:security@wedo.swiss), um Zugang zu unserem vollständigen SOC 2 Typ II-Bericht anzufordern. Und wenn Sie erwägen, WEDO neu in Ihrem Unternehmen einzuführen, können Sie sich [hier](/contact) an die Verkaufsberater wenden.

Weitere Einzelheiten zu unseren Sicherheits- und Datenschutzverpflichtungen finden Sie [hier](/security). Und natürlich stehen wir Ihnen jederzeit gerne für Fragen zu diesem oder anderen Themen zur Verfügung: [info@wedo.swiss](mailto:info@wedo.swiss).

Sicherheit ist ein wesentlicher Bestandteil unserer DNA, sowohl bei unseren Produkten als auch bei unseren internen Prozessen. Wir freuen uns, heute bekannt geben zu können, dass wir unseren SOC 2 Type II-Bericht erhalten haben. Dieser bekräftigt unser Engagement für die Sicherheit und macht alle unsere Sicherheitsbemühungen für unsere Benutzer transparent.

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Wir sind SOC 2 Type II konform

## Rückblick 2020

Ihre Arbeit in WEDO im Jahr 2020\. Wir sind sehr stolz auf Ihre getätigten Beiträge auf der Plattform und freuen uns auf die Analyse Ihrer Leistungen im Jahr 2021!

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## Und auf unserer Seite?

Gemäss den Zielen, die wir uns für 2019 gesetzt haben, konnten wir 2020 drei neue Mitarbeitende begrüssen. Im Januar kam Chris Rohrbach als _Customer Success Executive_ zu unserem Team. Vielleicht hatten Sie die Gelegenheit, an einem seiner Schulungen teilzunehmen und vielleicht sogar einen Kaffee mit ihm zu trinken, da er für die Überwachung und Schulung der WEDO-Anwender zuständig ist. Um die Nutzung von WEDO über den Röstigraben hinaus zu erhöhen, haben wir im Mai 2020 Michael Stadler aus dem Kanton Thurgau willkommen geheissen. Anfang September schloss sich uns schliesslich Sabrina Leva aus Zürich an. Beide haben das _Business Development_\-Team verstärkt. Heute sind vier Teammitglieder für den Vertrieb unseres Tools zuständig.

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Besonders stolz sind wir auf die Zahlen unseres Kundensupports. Mit einer Reaktionszeit von weniger als 10 Minuten sind wir mehr denn je für Sie da! Unsere Kunden schätzen die Schnelligkeit, mit der ihre Fragen beantwortet werden. Darüber hinaus können sie jederzeit auf unser Hilfecenter zugreifen, das jetzt auch auf Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar ist. Wir erinnern unsere Kunden auch daran, dass es möglich ist, eine neue Schulung zu erhalten, falls auch Ihr Team wächst oder Sie einen Auffrischungskurs für die Nutzung von WEDO benötigen.

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## 2020 ging es auch um neue Funktionen...

Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen, die 2020 entwickelt wurden in der Infografik. Im Vergleich zum Jahr 2019, das besonders entwicklungsreich war und in dem fast jeden Monat ein neues Feature erschien, lag der Schwerpunkt im 2020 vor allem auf wichtiger Grundlagenarbeit.

Unser Ziel? Unser Tool ständig zu verbessern, um es noch effizienter und intuitiver zu machen! Viele dieser Entwicklungen wurden durch das Feedback unserer Benutzer ausgelöst. Wir sind bestrebt, unseren Kunden eine kollaborative Plattform zu bieten, die ihre Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt.

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## Unsere kommenden Projekte

Während es im Jahr 2020 das Ziel war, das Vertriebsteam zu verstärken, wollen wir in diesem Jahr neue IT-Entwickler rekrutieren, die auf Anwendungsentwicklung spezialisiert sind, um WEDO weiter zu verbessern.

Im Jahr 2021 werden wir unsere Lösung weiter verbessern, damit immer mehr Organisationen ihre Zusammenarbeit vereinfachen können. Wir wollen ein Tool zur Verfügung stellen, das noch leistungsfähiger und intuitiver ist! Um dieses Ziel zu erreichen, ist das Feedback unserer Benutzer essentiell und wird sehr geschätzt. Bitte zögern Sie also nicht, uns Feedback zu Ihrer Nutzung der Plattform zu geben und uns Ihre Erwartungen und Bedürfnisse bezüglich WEDO mitzuteilen. Unser Kundensupport-Team hat immer ein offenes Ohr für Sie.

Wir freuen uns darauf, Ihnen die nächsten Entwicklungen zu präsentieren. 2021 wird ein Jahr voller neuer Funktionen und Überraschungen sein!

Mit ein wenig Verspätung wünscht Ihnen das gesamte WEDO-Team ein frohes neues Jahr!

Im Jahr 2020 feierte WEDO sein 5-jähriges Jubiläum. Dieses Jahr war für uns auch das Jahr vieler Veränderungen, vor allem in Bezug auf unser Team. In diesem Artikel blicken wir auf die Highlights des Jahres zurück und werfen einen Blick auf das Jahr 2021, das voller neuer und wichtiger Projekte ist.

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Rückblick auf 2020 - Ausblick ins 2021

## Rückblick 2019

### Ihre Arbeit im WEDO

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### Und was ist mit uns?

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### Eine Vielzahl neuer Funktionen

Im 2019 hat das WEDO-Team an rund 20 neuen Funktionalitäten gearbeitet! Fast jeden Monat haben wir unseren Nutzern ein neues Update zur Verfügung gestellt. Hier ist eine Infografik, die alle im Laufe des Jahres entwickelten Neuerungen zusammenfasst.

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Unser Ziel? Unser Tool ständig verbessern, um es leistungsfähiger und intuitiver zu machen! Viele dieser Entwicklungen wurden von den Rückmeldungen unserer Nutzer inspiriert. Es ist uns ein Anliegen, unseren Kunden eine gemeinsame Plattform zur Verfügung zu stellen, die ihren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht.

### Und eine neue visuelle Identität

WEDO hat sich kürzlich für eine neue visuelle Identität entschieden. Die Idee war, unser Logo mit einem einfach zu bedienenden Icon zu aktualisieren, das sich einfach an die verschiedenen Träger anpassen lässt. Wir hoffen, so leicht erkennbar und erkennbar zu sein!

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## 2020, Jubiläumsjahr

Dieses Jahr feiert WEDO seinen fünften Geburtstag!

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WEDO ist jetzt ein reifes Produkt, das in den Unternehmen ein echtes Problem löst. Die Qualität unserer Lösung und ihre einfache Handhabung machen WEDO zu einer intuitiven Lösung, die mit den marktführenden Produkten aus dem Silicon Valley konkurrieren kann.

Bisher hat das Team 6 Mitarbeitende: zwei Sales Rep, zwei Software Developer, einen Customer Success Executive und einen Community Manager. Für 2020 möchten wir uns mit neuen Mitarbeitenden umgeben, um unsere Ziele zu erreichen und gleichzeitig einen hochwertigen Kundendienst zu gewährleisten.

Eine unserer Ziel für das kommende Jahr wird es sein, unsere Lösung über den berühmten _Röstigraben_ hinaus auszudehnen. WEDO hat sich im W-CH-Markt bewährt, weshalb wir es uns zum Ziel gesetzt haben, unseren Erfolg auf der D-CH-Seite nachzuahmen. Aktuell haben wir hauptsächlich Kunden in der französischsprachigen Schweiz, obwohl unser Tool auch in Deutsch und Englisch verfügbar ist.

chließlich werden wir 2020 unsere Lösung weiter verbessern, damit immer mehr Organisationen ihre Zusammenarbeit vereinfachen können. Wir wollen ein immer leistungsfähigeres und intuitiveres Werkzeug zur Verfügung stellen! Um dieses Ideal zu erreichen, sind die Rückmeldungen unserer Nutzer unerlässlich. Bitte zögern Sie nicht, uns Rückmeldungen zu Ihrer Nutzung der Plattform zu geben und uns Ihre Erwartungen und Bedürfnisse bezüglich WEDO mitzuteilen. Der Kundensupport bleibt jederzeit für Sie da.

Das gesamte WEDO-Team wünscht Ihnen Ein glückliches Jahr 2020!

2019, ein Jahr mit neuer Funktionalität für WEDO! Mit diesem Artikel stellen wir die Highlights des Jahres zusammen und zeichnen die Umrisse des kommenden Jahres.

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Auf Wiedersehen 2019, Hallo 2020

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Erleben Sie das Jahr 2018 von WEDO in diesem Rückblick und entdecken Sie die neuen Mitarbeiter unseres Teams.

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Rückblick 2018

WEDO Sàrl ist seit seiner Gründung fest entschlossen, ein 100% Schweizer Tool zu entwickeln. _Swiss made_ steht für unsere Unternehmenskultur und Vision. In diesem Sinne verpflichten wir uns, unsere gesamte Tätigkeit in der Schweiz durchzuführen. Das heisst:

* Die Gesellschaft wurde in der Schweiz gegründet (die gesetzlichen Aspekte sind somit durch schweizerisches Recht garantiert)
* Die Datenpflege erfolgt vollumfänglich in der Schweiz (in Zürich und Genf über Cloudsigma / ISO/IEC-zertifiziert 27001)
* Entwicklung erfolgt in der Schweiz (Schaffung von Arbeitsplätzen in unserer Region, Kontrolle des Entwicklungsprozesses)

Wir sind davon überzeugt, dass wir hier alle Elemente haben, die wir brauchen, um ein qualitativ hochwertiges, flexibles und innovatives Produkt zu schaffen.

In diesem Sinne erhielt **WEDO** kürzlich das Label **swiss made software** ([swissmadesoftware.org](https://www.swissmadesoftware.org)). Seit seiner Gründung im Jahr 2007 haben sich mehr als 240 Unternehmen dem Siegel angeschlossen. Die drei wichtigsten Voraussetzungen für seinen Erhalt sind:

* Mindestens 60% der Produktionskosten sollen in der Schweiz generiert werden (100% bei WEDO).
* Die wichtigsten Prozessschritte müssen in der Schweiz stattfinden (100% bei WEDO).
* Die Gesellschaft muß in das Handelsregister eingetragen werden.

Das Label **swiss made software** ist der Förderung des Schweizer Software-Bereichs im In- und Ausland gewidmet. Es wird mit Werten wie Qualität, Zuverlässigkeit und Genauigkeit verknüpft - insbesondere in der Software-Entwicklung.

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Wir freuen uns, dieses Label für unsere Philosophie zu erhalten. Die Ideen, die unser Unternehmen und unsere Vision ausmachen, werden durch dieses rote Logo dargestellt.

Unsere Gesellschaft, deren Entwicklung und Hosting unserer App sind 100% Schweizer.

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WEDO erhält das Label swiss made software

Im April 2016 wurde vor einem Jahr die erste Version unseres Mitarbeiterinstruments aufgeschaltet. Durch die wertvollen Hinweise unserer Kunden und Prospects wird WEDO laufend verbessert. Hier ein Bild der das ganze Jahr aktualisierten Versionen:

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Zusätzlich zu diesen Funktionalitäten werden Netzwerkmanagement, Sicherheit, Design und Benutzerfreundlichkeit der App laufend verbessert. Innerhalb eines Jahres entwickelte sich WEDO hat sich enorm weiterentwickelt, für immer mehr Einfachheit und Effizienz. Alle Verbesserungen werden auf Basis der Kundenretouren vorgenommen. Besten Dank an unsere Kunden für die Inputs und den kritischen Sinn. Diese Philosophie des Zuhörens und der Anpassung wird es uns gemeinsam ermöglichen, das bestmögliche Kooperationsinstrument zu schaffen.

Für die kommenden Monate sind tolle Überraschungen geplant. Zögern Sie nicht, [eine kostenlose Demo anzufordern](/demo), wenn Sie Teil des Abenteuers werden möchten.

Erfahren Sie, wie sich WEDO im ersten Jahr in den 12 Versionen entwickelt hat.

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Ein Jahr der Entwicklung

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Neue Funktion: Sitzung 2.0: Zeit sparen und Effizienz steigern


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Ein remote arbeitendes Team zu führen klingt einfach: Aufgaben festlegen, Verantwortliche zuweisen und jeder arbeitet von überall aus.

In der Praxis bringt das Remote Aufgabenmanagement jedoch ganz eigene Herausforderungen mit sich. Ohne ein gemeinsames Büro wird es schnell zur Herausforderung, bei Prioritäten, Fristen und Fortschritten den Überblick zu behalten.

Zerstreute Kommunikation, verspätete Updates, unklare Zuständigkeiten – solche Probleme können selbst die fähigsten Teams ausbremsen. Projektverantwortliche und Teammitglieder verlieren oft den Überblick. Sie wechseln ständig zwischen verschiedenen Tools. Ausserdem kämpfen sie damit, den Fortschritt in verschiedenen Projekten zu verfolgen.

Deshalb verlassen sich erfolgreiche verteilte Teams nicht einfach auf zusätzliche Sitzungen oder weitere Messaging-Apps. Sie benötigen ein kollaboratives Aufgabenmanagementsystem, das dabei hilft, organisiert zu bleiben, Aufgaben zu priorisieren und effektiv zusammenzuarbeiten – unabhängig vom Standort.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) macht das Remote Aufgabenmanagement einfacher. Sitzungen, Aufgaben, Projekte und Zusammenarbeit sind auf einer benutzerfreundlichen Plattform. So verbringen Teams weniger Zeit mit Organisation und mehr Zeit mit echtem Fortschritt.

![Infografik zur Fernverwaltung von Aufgaben mit gemeinsamen Herausforderungen und funktionierenden Lösungen, mit Symbolen für trauriges Gesicht und Rakete.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/remote_task_management_what_gets_in_the_way_vs_what_works_en_1_1f5cc61343.png)

## Die Herausforderungen des Remote Aufgabenmanagements

Die Aufgabenverwaltung in einem verteilten Team bringt Herausforderungen in Bezug auf Transparenz, Verantwortlichkeit und Abstimmung mit sich. Ohne ein gemeinsames Büro vergrössern sich Kommunikationslücken schnell, und kleine Probleme summieren sich mit der Zeit.

Hier sind einige der zentralen Schwierigkeiten, mit denen Remote-Teams bei der Aufgabenverwaltung konfrontiert sind:

**1. Unklare Aufgabenverteilung**

Ohne ein einheitliches System verlieren Teammitglieder leicht den Überblick darüber, wer für welche Aufgabe zuständig ist und wann sie erledigt sein muss. Wichtige Arbeiten können dadurch verzögert oder sogar vollständig übersehen werden.

**2. Schwierigkeit, den Fortschritt zu verfolgen**

Projektverantwortliche müssen Updates häufig mühsam über verstreute E-Mails und Chats einholen. Ohne einen zentralen Ort zur Fortschrittsverfolgung wird es schwierig, fundierte Entscheidungen zu treffen oder Prioritäten anzupassen.

**3. Unstrukturierte Dateifreigabe**

Dokumente befinden sich häufig in E-Mail-Verläufen, Chatnachrichten oder verschiedenen Cloud-Ordnern. Es wird leicht, den Überblick über die aktuellsten Versionen zu verlieren oder wichtige Anhänge zu verpassen, die mit bestimmten Aufgaben verknüpft sein sollten.

**4. Komplexe Projekte ohne übergeordnete Übersicht**

Remote-Teams, die an grösseren Initiativen arbeiten, haben Schwierigkeiten zu erkennen, wie Aufgaben mit übergeordneten Zielen verknüpft sind. Ohne klare visuelle Workflows werden Abhängigkeiten und Fristen leicht übersehen, was das gesamte Projekt gefährdet.

**5. Zusammenarbeit wird durch verstreute Kommunikation verlangsamt**

Wenn Diskussionen über zu viele Kanäle hinweg stattfinden, ohne direkt mit bestimmten Aufgaben verknüpft zu sein, wird die Zusammenarbeit ineffizient. Wichtige Informationen gehen verloren, und Nachfassaktionen bleiben aus.

## Was Remote-Teams benötigen, um Aufgaben effektiv zu verwalten

Die Herausforderungen des [Remote Aufgabenmanagements](https://wedo.com/de/features/tasks) lassen sich nur mit einem soliden Fundament lösen. Teams brauchen mehr als nur Kommunikationstools oder gemeinsam genutzte Laufwerke – sie benötigen ein System, das Klarheit, Verantwortlichkeit und Struktur in den Arbeitsalltag bringt.

Hier sind die zentralen Elemente, die verteilten Teams helfen, Aufgaben erfolgreich zu verwalten:

### Klare Aufgabenverantwortung und Zuständigkeit

Jede Aufgabe sollte genau eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und klare Erwartungen haben. Teams arbeiten schneller, wenn es keine Unklarheiten darüber gibt, wer den nächsten Schritt übernehmen muss.

### Flexible Möglichkeiten zur Verwaltung und Ansicht von Aufgaben

Unterschiedliche Projekte erfordern unterschiedliche Herangehensweisen. Manche Teams arbeiten am besten mit Kanban-Boards, andere bevorzugen strukturierte Listen oder Zeitachsen. Ein flexibles Aufgabenmanagement-Tool erleichtert die Anpassung an die Komplexität des jeweiligen Projekts.

### Vorlagen für wiederkehrende Workflows

Wiederholbare Abläufe – wie Onboarding oder Reporting – sollten nicht jedes Mal bei null beginnen. [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) helfen Teams, wiederkehrende Prozesse schneller zu starten und das Risiko zu minimieren, wichtige Schritte zu übersehen.

### Integrierte Zusammenarbeit

Sitzungen, Aufgaben, Dateien und Unterhaltungen sollten im selben System stattfinden. Verstreute Tools verlangsamen die Teams und erzeugen zusätzlichen Aufwand. Integrierte Zusammenarbeit sorgt dafür, dass alles mit konkreten Arbeitsschritten verknüpft bleibt.

### Eine intuitive Oberfläche, die Remote-Teams sofort nutzen können

Eine [App für das Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/features/tasks) sollte die Organisation der Arbeit erleichtern – nicht erschweren. Remote-Teams benötigen eine intuitive Plattform, die die Navigation vereinfacht, die Einführung beschleunigt und den Schulungsaufwand reduziert.

Ein erfolgreiches Remote Aufgabenmanagement hängt von den richtigen Systemen ab. Teams, die Aufgaben klar verteilen und den Fortschritt sichtbar machen, arbeiten besser zusammen. Sie bleiben organisiert und liefern Projekte rechtzeitig ab. **WEDO** wurde für diese Grundbedürfnisse entwickelt. So können Teams Aufgaben klar verwalten und von überall gut zusammenarbeiten.

## Warum WEDOs Aufgabenmanagement-Plattform für verteilte Teams heraussticht

![Infografik zur Struktur einer wertvollen wiederkehrenden Sitzung mit Agenda, Verantwortlichkeiten und Ergebnissen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_de_f7bd8a6c9d.png)

Verteilte Teams benötigen mehr als geteilte Laufwerke und endlose Chatverläufe, um auf Kurs zu bleiben. Um Arbeit von überall gut zu managen, braucht man eine Plattform. 

Diese Plattform sollte Sitzungen, Aufgaben, Zusammenarbeit und Fortschrittsverfolgung an einem Ort vereinen. Dabei sollte sie einfach zu bedienen sein. WEDO wurde genau für dieses Umfeld entwickelt.

So unterstützt WEDO Remote-Teams dabei, Aufgaben und Projekte mit Klarheit, Konsistenz und Vertrauen zu verwalten:

### Komplette Aufgaben- und Projektorganisation auf einer Plattform

[WEDO](https://wedo.com/de/features) vereint Sitzungen, Aufgaben, Projektverfolgung und Dateifreigabe in einem einzigen Arbeitsbereich. Teams können zusammen Traktandenlisten erstellen.

Während der Sitzung können sie Aufgaben zuweisen. Danach verfolgen sie den Fortschritt. Das alles geschieht, ohne zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.

Aufgaben werden in Echtzeit während der Sitzungen zugewiesen, inklusive Zuständigkeit, Fälligkeitsdatum und Anhängen. Teilnehmende können direkt zum [Protokoll](https://wedo.com/de/features/meetings) beitragen. Sie können die Traktanden im Voraus einsehen.

Nach der Sitzung können sie die unterzeichneten Zusammenfassungen abrufen. So bleiben sie immer über die getroffenen Entscheidungen informiert. Die Funktion zur elektronischen Unterschrift ermöglicht zudem eine ortsunabhängige Validierung mit vollständigem Nachweis – ohne physische Anwesenheit.

Jede Aufgabe ist mit ihrem ursprünglichen Kontext verbunden, ob während einer Sitzung oder im Projekt-Arbeitsbereich erstellt. So geht nichts verloren, wird nicht falsch abgelegt oder vergessen.

### Flexibles Aufgabenmanagement für einfache und komplexe Projekte

Nicht jedes Team und nicht jedes Projekt arbeitet gleich. WEDO bietet verschiedene Ansichten für Aufgaben an. Diese helfen, unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Es gibt strukturierte Listen für detaillierte Arbeitsabläufe. Ausserdem gibt es [Kanban-Boards](https://wedo.com/de/blog/was-ist-ein-kanban-board-tools-apps-und-projektanwendungen-im-ueberblick) zur visuellen Nachverfolgung. Gantt-Diagramme sind für die zeitbasierte Planung gedacht.

Diese Ansichten werden teamübergreifend in Echtzeit aktualisiert, sodass Prioritäten, Abhängigkeiten und Zuständigkeiten jederzeit auf einen Blick erkennbar sind. Aufgaben können gefiltert, neu angeordnet und im Projektverlauf angepasst werden – ohne Verwirrung oder Duplikate zu erzeugen.

### Standardisierte Workflows mit teilbaren Checklisten-Vorlagen

Werden Prozesse team- oder standortübergreifend wiederholt, spart Standardisierung Zeit und reduziert Risiken. Mit den Checklisten-Vorlagen von WEDO lassen sich wiederkehrende Workflows – wie Onboarding, Audits oder Monatsberichte – einfach aufbauen.

Jede Vorlage enthält vordefinierte Schritte, Verantwortliche und Fristen, sodass Teams nicht bei null beginnen müssen. Vorlagen können von Teams oder Abteilungen geteilt werden. Sie helfen, in verteilten Organisationen überall die gleiche Qualität und Struktur zu gewährleisten. Der Fortschritt wird in Echtzeit verfolgt – so ist jederzeit ersichtlich, was erledigt ist und was noch aussteht.

### Integrierte Dateifreigabe und aufgabenbezogene Zusammenarbeit

Dateien und Diskussionen gehen leicht in E-Mail-Ketten oder nicht verbundenen Tools verloren. WEDO sorgt für Kontext, indem Dokumente, Kommentare und Notizen direkt den zugehörigen Aufgaben und Sitzungen zugeordnet werden.

Teammitglieder können Dateien hochladen, kommentieren und gemeinsam bearbeiten – direkt in der Plattform. So bleibt die Zusammenarbeit fokussiert und Versionskonflikte gehören der Vergangenheit an. Ob Projektbriefing oder Checklisten-Anhang – alle Inhalte befinden sich genau dort, wo sie gebraucht werden.

### Echtzeit-Updates, intelligente Benachrichtigungen und mobiler Zugriff

WEDO informiert Teams gezielt und ohne Informationsflut. Intelligente Benachrichtigungen machen auf Updates, Kommentare und Änderungen an Aufgaben aufmerksam – basierend auf persönlichen Einstellungen. So bleiben alle synchron, ohne sich ständig abstimmen zu müssen.

Mit der mobilen App können Sie Fortschritte leicht einsehen, auf Updates reagieren und Aufgaben verwalten – im Homeoffice, unterwegs oder zwischen Terminen. Und da WEDO asynchrones Arbeiten unterstützt, können verteilte Teams Projekte auch über Zeitzonen und Zeitpläne hinweg effizient vorantreiben.

### Sicherheit, Skalierbarkeit und Leistung für moderne Teams

WEDO wird in sicheren, ISO-zertifizierten Schweizer Rechenzentren gehostet und erfüllt hohe Standards im Bereich Datenschutz und Compliance. Die Plattform wächst mit Ihrer Organisation – egal ob Sie ein kleines Team oder grosse, bereichsübergreifende Initiativen koordinieren.

Sie ist stark genug für komplexe Projekte und Gruppen, gleichzeitig so intuitiv, dass Teams sie schnell einsetzen können. So ziehen sie sofort Nutzen daraus.

Die WEDO-Plattform bringt Ordnung in die Zusammenarbeit aus der Ferne. Sie hilft, besser zu planen, umzusetzen und nachzuverfolgen, ohne durch verstreute Tools gebremst zu werden. Sie bietet verteilten Teams die nötige Klarheit, um produktiv, abgestimmt und selbstbestimmt zu arbeiten – unabhängig vom Standort.

## Fazit

Die Aufgabenverwaltung in einem verteilten Team erfordert mehr als Kommunikation und gute Absichten. Sie braucht Systeme, die die Arbeit gut organisieren. Diese Systeme sollen Transparenz für alle Projekte bieten. Sie müssen auch eine gute Zusammenarbeit ermöglichen, ohne die Dinge komplizierter zu machen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) vereinfacht das [Remote Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/features/tasks), indem Sitzungen, Aufgaben, Projekte und Zusammenarbeit in einer intuitiven Plattform gebündelt werden. Teams können ihre Arbeit mit flexiblen Ansichten organisieren. 

Sie können wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen automatisieren. Den Fortschritt verfolgen sie in Echtzeit durch intelligente Benachrichtigungen.

Projektdateien werden zentral verwaltet. Funktionen wie Kanban-Boards, Gantt-Diagramme und integrierte Dateifreigabe schaffen die notwendige Struktur für komplexe Projekte und sind gleichzeitig alltagstauglich für die tägliche Zusammenarbeit.

Durch Klarheit, Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit hilft WEDO Teams, Aufgaben zu priorisieren. Es ermöglicht ihnen, Fortschritte zu überwachen und Projekte reibungslos umzusetzen. Das funktioniert, egal wo sich die Teammitglieder befinden.

Wenn Ihr Team bereit ist, alte Werkzeuge und manuelle Methoden aufzugeben, bietet WEDO eine bessere Lösung. WEDO bietet diese Lösung an. WEDO hilft beim Aufgabenmanagement und der Zusammenarbeit aus der Ferne. [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) verteilte Teams auf Kurs, produktiv und organisiert hält.

Remote Aufgabenmanagement mit WEDO vereinfachen. Aufgaben organisieren, Fortschritte verfolgen und verteilte Teams in einer kollaborativen Plattform abgestimmt halten.

Bild mit türkisem Hintergrund und dem Text « Remote Aufgabenmanagement für verteilte Teams vereinfacht » sowie einem Symbol für Videokonferenzen.

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Wie WEDO Remote Aufgabenmanagement vereinfacht

Arbeit wird jeden Tag erledigt. Aber wie wird sie erledigt? Das ist oft unklar.

Aufgaben sind über Chats, E-Mails und Sitzungen verstreut. Es gibt Fortschritte, aber nicht immer effizient. Ein Schritt wird übersprungen. Jemand erledigt dieselbe Aufgabe doppelt. Fristen verschieben sich, und niemand weiss genau, warum.

Das ist der Preis dafür, keinen Workflow zu haben oder diesen nicht gut zu verwalten.

Das Workflow-Management schafft im Grunde eine Struktur, wo vorher keine existiert. Es hilft Teams, einem klaren Ablauf zu folgen, unnötige Abstimmungen zu reduzieren und Begonnenes ohne Zeitverschwendung abzuschliessen.

Ganz gleich, ob Sie routinemässige Genehmigungen, mehrstufige Projekte oder die teamweite Koordination bearbeiten – einen Workflow zu haben und diesen gut zu verwalten spart Zeit, reduziert Verwirrung und hält die Arbeit in Bewegung. Dieser Leitfaden erläutert, was Workflow-Management tatsächlich bedeutet, warum es wichtiger ist, als die meisten Teams denken, und wie die richtigen Tools Ihnen helfen können, es zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit zu machen.

## Was bedeutet Workflow-Management wirklich?

Workflow-Management bedeutet, festzulegen, wie Arbeit vom Anfang bis zum Abschluss verläuft. Jede Aufgabe hat einen Zweck, einen Platz im Prozess und eine verantwortliche Person, die sie vorantreibt. Anstatt sich auf das Gedächtnis, Posteingänge oder verstreute Notizen zu verlassen, werden die einzelnen Schritte klar abgebildet und für das Team sichtbar gemacht.

Jeder Geschäftsprozess besteht aus wiederholbaren Schritten – Dokumente prüfen, Genehmigungen einholen und Aufgaben koordinieren. Diese Abläufe können einfach oder komplex sein, sind jedoch immer leichter zu verwalten, wenn sie klar definiert sind. Genau hier hilft das Workflow-Management. Es bringt Struktur in diese Muster, sodass die Arbeit vorhersehbarer, wiederholbar und mit weniger Stress zu erledigen ist.

Manche Workflows umfassen nur wenige Schritte. Andere erstrecken sich über mehrere Abteilungen, beziehen mehrere Personen ein oder erfordern die Fortschrittsverfolgung über verschiedene Tools hinweg. In allen Fällen steigert Klarheit die Geschwindigkeit und reduziert die Fehlerquote.

Ein gutes Workflow-Management-System oder eine Workflow-Management-Software hilft Teams, diese Struktur in die Praxis umzusetzen. Es unterstützt dabei, Aufgaben mit klarer Verantwortlichkeit zu erstellen, den Fortschritt während des gesamten Ablaufs zu verfolgen und alles sichtbar zu halten – ohne ständige Nachfragen. Anstatt Schritte zu wiederholen oder Fristen zu verpassen, bleibt das Team auf Kurs und weiss genau, wie der Stand der Dinge ist.

## Warum das Management von Workflows ohne System schwierig ist

Den meisten Teams ist nicht bewusst, wie viel Zeit sie allein damit verlieren, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Ohne ein klares System bleibt Arbeit an den üblichen Stellen stecken: Warten auf eine Genehmigung, ein fehlendes Detail, eine falsche Zuweisung oder eine doppelt erledigte Aufgabe, die niemand bemerkt.

Die Symptome zeigen sich meist schleichend: Fragen werden doppelt gestellt, Aktualisierungen stimmen nicht überein, Fristen werden ohne Vorwarnung überschritten. Alle sind beschäftigt, doch die Ergebnisse sind verstreut.

Wenn Teams auf Chatverläufe, Tabellen oder ihr Gedächtnis setzen, um ihren Prozess zu verwalten, bricht dieser irgendwann zusammen. Es gibt keine gemeinsame Sicht darauf, was bereits erledigt ist, was als Nächstes ansteht oder wo etwas blockiert ist. Genau hier wird Workflow-Management mehr als nur ein „Nice-to-have“. Es wird zum entscheidenden Mittel, um Arbeit tatsächlich voranzubringen – ohne zusätzlichen Aufwand.

Effektives Workflow-Management gibt jeder Aufgabe ihren Platz im Gesamtbild. Es reduziert manuelle Nachverfolgungen, vermeidet doppelte Aufgaben und hält das Team auf Kurs. Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, sodass alle denselben Status sehen, ohne danach fragen zu müssen.

Selbst einfache Projekte laufen mit Struktur reibungsloser. Ein gemeinsam genutzter Prozess verschafft Klarheit, entlastet den Kopf und nimmt das Rätselraten aus der täglichen Arbeit.

## Die zwei grundlegenden Workflow-Arten

Die meisten Workflows fallen in eine von zwei Kategorien: **sequentiell** oder **parallel**. Wer den Unterschied versteht, kann einen Prozess entwerfen, der für das Team wirklich funktioniert und unnötige Verzögerungen oder Verwirrung vermeidet.

![Infografik auf Deutsch über den Unterschied zwischen sequentiellen und parallelen Arbeitsabläufen mit Symbolen und Beispielen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sequential_vs_parallel_workflows_whats_the_difference_de_7e1388ffd9.png)

### Sequentielle Workflows

Ein sequentieller Workflow verläuft in einer geraden Linie. Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Diese Struktur ist typisch für Prozesse wie Dokumentgenehmigungen, Content-Veröffentlichungen oder Ausgabenprüfungen, bei denen jeder Schritt vom vorherigen abhängt.

**Beispiel:**

Ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende könnte das Einrichten von Konten, das Einreichen von Unterlagen und die Zuweisung von Geräten beinhalten. Jede Aufgabe erfolgt in einer bestimmten Reihenfolge, und die nächste beginnt erst, wenn die vorherige als abgeschlossen markiert ist.

Sequentielle Workflows sind leicht zu verfolgen und ideal, wenn Genauigkeit und Reihenfolge wichtig sind. Werden sie jedoch nicht gut nachverfolgt, kann eine einzelne Verzögerung den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

### Parallele Workflows

Parallele Workflows ermöglichen es, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Sie kommen häufig zum Einsatz, wenn Arbeit mehrere Abteilungen betrifft oder wenn verschiedene Teammitglieder unabhängig voneinander Fortschritte erzielen können.

**Beispiel:**

Ein Produkt-Launch könnte das Erstellen von Textinhalten, das Design von Materialien, die Vorbereitung von Verkaufsunterlagen und das Planen von Ankündigungen umfassen – alles gleichzeitig, aber dennoch Teil desselben Projekts. Parallele Workflows helfen Teams, schneller voranzukommen, erfordern jedoch auch Koordination. Jede Aufgabe muss klar nachverfolgt werden, damit nichts ins Hintertreffen gerät.

Beide Workflow-Arten benötigen Struktur, um gut zu funktionieren. Wenn Teams sehen können, was gerade passiert, was wartet und wer verantwortlich ist, wird Arbeit schneller und mit weniger Unterbrechungen erledigt.

## Worauf Sie bei einem Workflow-Management-Tool achten sollten

Nicht jedes Tool, das Aufgaben verfolgt, ist auch dafür ausgelegt, Workflows zu verwalten. Ein gutes Workflow-Management-Tool sollte Ihnen helfen, Struktur aufzubauen, den Fortschritt einfach nachzuverfolgen und sich anzupassen, wenn sich Ihr Prozess ändert. Es sollte für Ihr Team arbeiten – nicht Ihr Team dazu zwingen, sich dem Tool anzupassen.

Darauf sollten Sie achten:

### ✔️ Ein klares Layout, das Ihren Prozess widerspiegelt

Visuelle Klarheit macht einen grossen Unterschied. Sie sollten die Schritte Ihres Workflow-Prozesses auf einen Blick erkennen können. Tools, die Listenansichten, Board-Ansichten, [Gantt-Diagramme](https://wedo.com/de/features/project-management) oder das Verschieben von Aufgaben per Drag-and-Drop anbieten, erleichtern es, die Arbeitsweise Ihres Teams realistisch abzubilden.

Wenn Ihr Prozess Phasen wie „Zur Prüfung“, „Warten auf Feedback“ oder „Abgeschlossen“ umfasst, sollte Ihr Tool diese problemlos in den Workflow integrieren können – ohne Umwege.

### ✔️ Grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen, die nicht im Weg stehen

Im Kern jedes Workflows steht eine Reihe von Aufgaben. Sie müssen diese schnell erstellen, einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen und sie als erledigt markieren können. Diese Funktionen sollten leicht zugänglich sein und nicht hinter zu vielen Schritten versteckt werden.

Manche Workflows sind kurz und einfach. Andere umfassen mehrere Teammitglieder, Teilaufgaben und Abhängigkeiten. Ihr Tool sollte alle Varianten unterstützen, ohne den Ablauf zu verlangsamen.

### ✔️ Echtzeit-Transparenz

Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, einen Schritt neu zuweisen oder etwas abhaken, sollte diese Änderung sofort sichtbar sein. Teams arbeiten schnell, und veraltete Informationen führen zu Verwirrung. [Echtzeit-Updates](https://wedo.com/de/features/meetings) reduzieren den Bedarf an Nachfragen und helfen allen, den aktuellen Stand zu sehen.

### ✔️ Unterstützung für Automatisierung

Viele Workflows enthalten Schritte, die sich jedes Mal wiederholen – zum Beispiel das Senden einer Erinnerung, das Zuweisen der nächsten Aufgabe oder das Ändern des Status, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ein Tool, das automatisierte Workflows unterstützt, kann diese wiederkehrenden Schritte ohne manuellen Aufwand erledigen. Das spart Zeit und reduziert Fehler im Arbeitsalltag.

### ✔️ Geeignet für verschiedene Arbeitsweisen

Manche Teams folgen einem festen Prozess Schritt für Schritt. Andere bearbeiten mehrere Aufgaben parallel, wobei unterschiedliche Personen gleichzeitig arbeiten. Ein gutes Tool sollte beides unterstützen. Sie sollten Ihren Prozess so abbilden können, wie er tatsächlich abläuft – nicht gezwungen werden, ihn in eine unpassende Struktur zu pressen.

### ✔️ Anpassung ohne technischen Aufwand

Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, individuelle Workflows zu erstellen, die zu den Abläufen Ihres Teams passen. Wenn Sie jedes Mal Admin-Zugriff anfragen oder die gesamte Einrichtung neu aufbauen müssen, sobald sich Ihr Prozess ändert, bremst Sie das aus. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen Kontrolle gibt, ohne zusätzliche Hürden.

### ✔️ Funktioniert teamübergreifend und wächst mit Ihnen

Wenn Ihr Team wächst oder Ihre Arbeit komplexer wird, sollte das Tool weiterhin funktionieren. Ein gutes Workflow-Management-System skaliert mit Ihrem Prozess, Ihrem Team und Ihren Prioritäten – inklusive Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg und Funktionen, die auch unter hoher Belastung stabil bleiben.

### ✔️ Cloud-basierter Zugriff für Remote- oder Hybrid-Teams

Wenn Ihr Tool nur in einer Umgebung oder auf einem Gerät funktioniert, ist das eine Einschränkung. Ein cloudbasiertes System erleichtert die Zusammenarbeit, egal ob das Team im selben Büro sitzt oder über verschiedene Zeitzonen verteilt arbeitet.

![Infografik auf Deutsch mit den wichtigsten Kriterien für ein gutes Workflow-Management-Tool, mit Symbolen dargestellt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_consider_when_choosing_a_project_management_tool_en_1_31ecf6c4cb.png)

## Wie WEDO intelligentere Workflows unterstützt (ohne zusätzliche Komplexität)

Ein Workflow-Tool funktioniert nur, wenn das Team es auch tatsächlich nutzt. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Teams Struktur, ohne sie zu zwingen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Die Funktionen wirken vertraut, die Einrichtung geht schnell, und der Prozess fügt sich in Ihren Arbeitsalltag ein – nicht umgekehrt.

In WEDO gibt Ihnen jeder Arbeitsbereich die Werkzeuge, um einen klaren Prozess zu erstellen und zu verfolgen. Sie können Aufgaben nach Phase, Priorität oder Zeitplan organisieren – mit einer flexiblen [Kanban-Ansicht](https://wedo.com/de/features), Listenansicht oder [Gantt-Diagramm-Ansicht](https://wedo.com/de/features/project-management). Aufgaben lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, Verantwortliche zuweisen und Details anpassen, während die Arbeit voranschreitet.

Aufgaben stehen nicht isoliert im Raum. Sie sind mit Ihren Sitzungen, Notizen und Follow-ups verknüpft. Wenn in einer Teamdiskussion ein Aktionselement entsteht, können Sie es sofort in eine Aufgabe umwandeln – der Kontext ist bereits angehängt. Kein Toolwechsel, kein manuelles Kopieren von Details.

Workflows können einfach oder stärker strukturiert sein. Sie können einen sequentiellen Ablauf einrichten, bei dem eine [Aufgabe von der vorherigen abhängt](https://wedo.com/de/features/tasks), oder den Ablauf offen lassen, damit mehrere Teammitglieder parallel arbeiten können. Sie müssen sich nicht zwischen Flexibilität und Struktur entscheiden – WEDO unterstützt beides.

Die Plattform bietet Echtzeit-Updates, klare Verantwortlichkeiten und Transparenz im gesamten Team. Und da sie cloudbasiert ist, können Sie von überall auf Ihren Workflow zugreifen – ob in einer Sitzung, im Remote-Office oder einfach, um alles im Blick zu behalten.

Wenn Ihr Team bereit ist, den Weg der Arbeit vom Start bis zum Abschluss zu optimieren, gibt Ihnen WEDO die Werkzeuge dafür – ohne unnötige Komplexität.

**Bereit, Ihre Workflows intelligenter und einfacher zu verwalten?**

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Erfahren Sie, was Workflow-Management wirklich bedeutet, wie es bessere Teamarbeit unterstützt und wie Tools wie WEDO den Arbeitsalltag optimieren.

Bild mit grünem Hintergrund und Titel „6 Asana-Alternativen für eine effiziente Team-Zusammenarbeit“ mit Symbol für Arbeitsabläufe.

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Was ist Workflow Management System und warum ist es wichtig?

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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