## Überwachung der Sitzungen in drei Phasen

Das neue Sitzungsmodul (Version 2) ist gerade in WEDO erschienen. Der Bericht greift die Konzepte der Version 1 auf und sieht zwei wesentliche Verbesserungen vor:

1. Änderungen sind gleichzeitig durch mehrere Akteure möglich und
2. Zur weiteren Präzisierung wird die Tagesordnung Punkt für Punkt erstellt.

Die Beherrschung Ihrer dreistufigen Sitzungen ist immer aktuell:

* Vor der Sitzung: Vorbereitung der Tagesordnung
* Während der Sitzung: verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben
* Nach der Sitzung: Protokoll und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

## Vorbereitung der Tagesordnung

Im Anschluss an Ihre Sitzung werden Sie gebeten, die Mitglieder zu definieren und dann Punkt für Punkt Ihre Tagesordnung vorzubereiten.

Die Punkte können durch Ziehen und Ablegen in eine Rangordnung gebracht werden und nummerieren sich automatisch für eine höhere Listung bei Ihrer Sitzung.

Zu jedem Punkt stehen 8 Optionen zur Verfügung :

* Den Punkt einrücken, bearbeiten oder löschen.
* Notizen hinzufügen : Die Notizen erlauben Ihnen die Informationen aufzulisten.
* Entscheidungen hinzufügen : Die in der Sitzung gefassten Entscheidungen sind im Protokoll klar ersichtlich.
* Aufgaben hinzufügen : Die Aufgaben können sich auf bestimmte Punkte der Tagesordnung beziehen.
* Dateien hinzufügen: Jeder Punkt kann eine oder mehrere Dateien enthalten.
* Moderator: Ihre Tagesordnung dient als Leitfaden für den Vorsitz der Sitzung.

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Synchronisation des Kalenders : Nach der Vorbereitung der Traktandenliste synchronisiert sich ein Event in der Agenda der einzelnen Teilnehmer (Outlook, Google Calendar, usw. -kompatibel).

## Verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben

In einer Sitzung finden Sie Ihre Tagesordnung Punkt für Punkt mit den dazugehörigen Notizen, Dateien und Aufgaben.

Dann können Sie über das Notizsystem einen oder mehrere Absätze für jeden Punkt schreiben, die getroffenen Entscheidungen hervorheben und die Aufgaben für die nächste Sitzung auflisten.

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Ihre Tagesordnung wird Ihnen während der gesamten Sitzung als Leitfaden dienen, um eine vorbildliche Präsidentschaft zu gewährleisten und die Dauer der Sitzung in den Griff zu bekommen.

Fälligkeitsdatum und Aufgabenkommentare werden ebenfalls von WEDO automatisch als Teil des Protokolls festgehalten.

## Berichterstattung und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

Am Ende der Sitzung steht das Protokoll allen Teilnehmern zur Verfügung und jeder Mitarbeiter erhält automatisch die ihm zugewiesenen Aufgaben in seiner persönlichen Seite.

Aufgaben, die zwischen zwei Sitzungen ausgeführt werden, werden in der nächsten Sitzung automatisch als erledigt erscheinen. Anhand der Aufgabenhistorie können Sie die Änderungen an den einzelnen Aufgaben mit dem Link zu den entsprechenden Protokollen anzeigen. Kurzum, WEDO bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Aufgaben während der Sitzungen ohne grossen Aufwand.

Wenn Sie eine neue Sitzung erstellen, werden die Informationen aus dem vorherigen Protokoll übernommen, um Zeit zu sparen und Kopieren und Einfügen sowie Fehlerrisiken zu vermeiden.

## Bonus

### Suche

Die leistungsstarke Suchtfunktion von WEDO indexiert den Text aller Protokolle in allen Arbeitsbereichen Ihres Netzwerkes. Geben Sie einfach ein oder mehrere Keywords ein, damit WEDO automatisch in Ihren Protokollen sucht und die gesuchten Informationen schnell anzeigt.

### Sperre

Jeder Protokoll kann nach der Lektüre gesperrt werden, um die Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Archive zu gewährleisten.

### PDF exportieren

Mit einem Klick können Sie Ihre Tagesordnungen und Protokolle in PDF exportieren. Im Export-Modul können Sie auswählen, welche Informationen in der Datei angezeigt werden sollen. Dies ist sehr praktisch, um Protokoll-Auszüge zu generieren.

## Schlussfolgerung und Dank

Durch die neue Version des Sitzungsmoduls können Zeit und Geld eingespart werden.

Die Kunden, welche dieses Modul erfolgreich nutzen, haben uns bis zu 1 Stunde pro Sitzung gegeben, da das Protokoll während und nicht nach der Sitzung erstellt wird. Sie informieren uns auch eine Verkürzung der Sitzungsdauer um durchschnittlich 30 % an. Sie bereiten ihre Sitzungen besser vor und vermeiden so Ausschreitungen. Spart auch Zeit für das Management der Entscheide und der Aufgaben, welche WEDO automatisch weiterverfolgt.

Wir konnten alle Verbesserungsvorschläge unserer Kunden in diese neue Mahlung integrieren. An dieser Stelle möchten wir ihnen für ihre wertvollen Ratschläge und Anmerkungen danken. WEDO wird sich weiter entwickeln und zu einem umfassenden Kooperationsinstrument für Schweizer Unternehmen werden.

Das überarbeitete Sitzungsmodul ermöglicht dank einfacher Handhabung bis zu einer Stunde pro Sitzung und Überwachung der Aufgaben von Sitzung zu Sitzung.

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Neues Sitzungsmodul: einfacher, präziser, leistungsfähiger

## WEDO SÀRL DAS SWISS MADE KOLLABORATIVE TOOL

WEDO Sàrl ist das Projekt von David Dutch und Antoine Sudan, zwei Freiburger und Jugendfreunde. Es handelt sich um ein Mitarbeiterinstrument, welches 2015 erstellt und von Fri Up unterstützt wurde, um Aufgaben, Sitzungen und Projekte im Team zu verwalten. Ihre Vision: die Kommunikation im Unternehmen vereinfachen, um die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten zu revolutionieren!

## GRÜNDUNG EINES 100% SCHWEIZERISCHE START-UP

Als Mitarbeiter eines Unternehmens steht jeder mit verschiedenen Kommunikationskanälen konfrontiert: Protokolle, Prozesse, Dokumente, E-mails, Tabellen, Telefonanrufe oder Checklisten. Es ist nicht immer leicht, eine klare Vorstellung von den Aufgaben und Fristen zu haben.

Im Jahr 2015 beschlossen David Dutch und Antoine Sudan, sich mit Führungskräften verschiedener Unternehmen zu treffen, um herauszufinden, wie sie Aufgaben, Sitzungen und Projekte bewältigen können. Dank der wertvollen Erfahrungen von über 300 Fachleuten konnten sie ihre Plattform ausbauen.

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Im Gegensatz zu diversen online verfügbaren Tools ist WEDO auf die Bedürfnisse der Schweizer Unternehmen abgestimmt.

> Ganz einfach zusammenarbeiten

Alle Daten liegen in der Schweiz. Die Anwendung ist hoch sicher und sehr einfach zu bedienen, um eine einfache Vernetzung der Mitarbeitenden zu ermöglichen.

## INSTRUMENTE FÜR DIE UNTERNEHMEN

Die Kapitalrendite der Nutzung von WEDO ist schnell. Zum Beispiel ermöglicht die Erstellung eines Protokolls via WEDO im Vergleich zu einem Standard-VP-Anschluss eine Einsparung von einer Stunde pro Sitzung. Darüber hinaus ermöglicht die vorgeschlagene Rückverfolgbarkeit eine Weiterverfolgung der Entscheidungsfindung vor Ort.

Die derzeitigen Kunden stammen aus verschiedenen Bereichen: Behörden, Gemeinden, Institution des Gesundheits- oder Sozialwesens, Banken. Spezielle Funktionen ermöglichen es ihnen, bestehende Prozesse wie das Erstellen von Protokoll oder die Erstellung von Checklisten für die Überwachung von Verwaltungsverfahren zu verfolgen. Kooperative Instrumente sind zweifellos die Zukunft von Kommunikationssystemen für Unternehmen. Mit den Verbesserungsvorschlägen der Kunden passt sich WEDO Tag für Tag den Bedürfnissen der Unternehmen an. Das Ziel ist klar: WEDO zum Referenz-Kollaborateur Tool in der Schweiz zu machen.

Foto: © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Quelle:
[Originalartikel von ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Ein Artikel über Wedo im CCIF Echo (Juni 2017 / Nr. 3).

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ECHO (CCIF)

Die neueste Version von WEDO bietet eine völlig neue Funktion für das Verfassen von Protokollen. Es besteht kein Bedarf, die Dokumente zu vervielfachen und stundenlang Protokolle nach einer Sitzung zu aktualisieren. Erstellen Sie Ihre Protokolle, verabschieden Sie Entscheidungen und planen Sie die daraus resultierenden Aktionen am gleichen Ort und während der Sitzung. Stellen Sie sicher, dass Sie von der Entscheidungsfindung bis zur Ausführung der Aufgabe informiert werden.

## Beginnen Sie mit dem Erstellen einer Sitzung

In jedem Arbeitsbereich finden Sie nun einen Karteikarte Sitzungen. Im Aktionsbalken können Sie eine **Sitzung hinzufügen**.

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In dem neuen Fenster, nennen Sie einen Namen und planen Sie Ihr Sitzung.

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## Vor der Sitzung: Ihrer Tagesordnung vorbereiten

Jetzt, da die Sitzung eingerichtet ist, können Sie den Teilnehmern hinzufügen, die Tagesordnung erstellen, die zu besprechenden Aufgaben vorbereiten und die zu präsentierenden Dateien beifügen.

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Wenn Sie auf **Tagesordnung ist verfügbar** klicken, bestätigt dies das Dokument, das von allen Teilnehmern in WEDO eingesehen werden kann.

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Alle Kollegen, die Zugang zu WEDO haben, können alle Tagesordnungen einsehen, die sie betreffen. **Zusätzlich werden alle Sitzungen, an denen die User teilnehmen, automatisch mit ihrem Outlook (oder anderen) Kalender synchronisiert.**

## Während der Sitzung: das Protokoll in echt Zeit schreiben und aktualisieren Sie die Aufgaben

Wenn die Sitzung beginnt, öffnen Sie Ihre vorher erstellte Tagesordnung und klicken dann auf **Sitzung beginnen**. Der Bildschirm wird dann in zwei Teile unterteilt: linke Seite für das Verfassen des Sitzungsprotokolls und rechte Seite für das Aktualisieren der Aufgaben in diesem Arbeitsbereich. Bitte beachten Sie, dass Aufgaben, die vorher mit diesem Arbeitsbereich verbunden waren, automatisch in einer Sitzung angezeigt werden.

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Änderungen der Aufgaben werden während der gesamten Dauer der Sitzung aufgezeichnet. Wenn das Protokoll erstellt ist und die Liste der Aufgaben auf dem neuesten Stand ist, können Sie die **Sitzung beenden**.

## Nach der Sitzung: ein strukturiertes Protokoll und zugewiesene Aufgaben

Eine abgeschlossene Sitzung zeigt automatisch ein schönes Protokoll mit allen wichtigen Informationen der Sitzung: anwesende, abwesende und entschuldigte Teilnehmer, Protokoll selbst, neuen oder abgeschlossenen Aufgaben, Terminänderungen, Kommentare und so weiter.

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Jeder Mitarbeiter kann von jedem Gerät (PC, Tablet, Smartphone) aus allen relevanten Protokollen sehen. Er erhält die ihm zugewiesenen Aufgaben automatisch in seine persönliche Seite. Die Aufgaben hängen mit ihrer Sitzung zusammen, um die Diskussion, die die Aufgabe ursprünglich geleitet hatte, rasch wieder aufnehmen zu können.

## Suche nach Protokollen und Aufgaben

In dieser neuen Fassung wurde die Forschung verbessert. Ein einfaches Schlüsselwort gibt Aufschluss über die Protokolle, Aufgaben oder Aktivitäten, die zuvor besprochen wurden.

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## Abschluss

Sie sparen viel Zeit und Energie, weil:

* Zentralisieren Sie alle Tagesordnungen und Protokolle,
* Stellen Sie sicher, dass jeder die für die Überwachung seiner Sitzungen erforderlichen Informationen erhält,
* Finden Sie die Diskussionen, Entscheidungen und Aktionen bis zu ihrer Umsetzung.

Das Modul zum Verfassen von Berichten ist ein erster Schritt in Richtung eines immer umfassenderen kollaborativen Tools. Weitere Neuheiten sind geplant und wir würden uns freuen, Ihre Meinung zu diesem neuen Modul zu erfahren.

## Auch in dieser Version zu entdecken

* Checklisten mit Bezugsdatum (Aufgaben können vor und nach dem Bezugsdatum geplant werden),
* Menü umschalten,
* Erweiterte neue Beschreibung für Checklisten und Arbeitsbereiche.

Von der Entscheidungsfindung bis zur Ausführung der Aufgabe in drei Phasen, Ihre Sitzungen perfekt meistern.

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Vollständiges Modul zum Erstellen von Protokollen

## WEDO, das Schweizerische Start-up, das Aufgaben klar macht.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO ist bereit, die Unternehmen zu erobern. Gegründet im August 2015 in Estavayer-le-Lac von zwei jungen Ingenieuren, dem Freiburger David Dutch (Informatik) und dem Staviacois Antoine Sudan (Management), bietet dieses Start-up eine Online-App unter [wedo.com](/). «Es ist ein kooperatives Tool, das Teamarbeit ermöglicht», sagt Antoine Sudan.

**Ordnungsgemäß identifiziert** und nach Gruppen aufgeschlüsselt, die Mitglieder eines Unternehmens können nach Gruppen geordnet Aufgaben bearbeiten, planen, priorisieren, delegieren, kommentieren, filtern, archivieren, ihre Entwicklung verfolgen oder Mitteilungen unter anderem erhalten. Besonderheit dieser 100% Schweizer App ist, dass alle Daten, gesichert, exklusiv in der Schweiz untergebracht sind.

«Bei der Ausarbeitung der Version 1, die im April 2015 veröffentlicht wurde, haben wir 300 Unternehmer befragt, um den Bedarf zu ermitteln. Bis heute nutzen etwa 30 Unternehmen unsere Anwendung, darunter eine Bank, Heime und Industrieunternehmen. Ihre (Schnappschüsse) Kommentare ermöglichen uns, die App je nach Nutzerbedarf laufend zu verfeinern. So sind wir bei WEDO Version 20», erklärt der Ingenieur.

Das Duo, das seit November 2015 die Unterstützung von Fri Up (Coaching und Geschäftsräume) hat, hält sich heute für genügend sicher und eingefahren, um grösser zu sehen. «Wir sind nur zu zweit, aber wenn alles nach unserem Geschäftsplan läuft, können wir ab 2018 Personal einstellen», hofft Antoine Sudan.

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Interview von Stéphane Sanchez / Quelle :
[Originalartikel der Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Ein Artikel über WEDO, veröffentlicht in La Liberté vom 6\. Februar 2017.

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La Liberté

as Jahr 2016 ist nun vorbei und wir nutzen den Start 2017, um Ende letzten Jahres entwickelte Neuheiten herauszubringen. Als Erinnerung, all diese Neuheiten wurden uns von unseren Kunden vorgeschlagen und wir möchten ihnen für den guten Austausch danken. Dies sind die neuen Funktionen der Versionen 20 (und davor), welche aktuell für alle unsere Kunden verfügbar sind.

## Einstellungen für externe Benachrichtigungen

Ab Version 19 können Sie die Tage und Uhrzeiten der Zustellung der E-mail-Nachrichten auswählen. Klicken Sie dazu auf **Profil** \> **Einstellungen**. Im Karteikarte **Benachrichtigungen**, wählen Sie Ihre Einstellungen und klicken auf **Speichern**. Sie erhalten E-mails an den gewählten Tagen und Zeiten, nur wenn Sie Benachrichtigungen haben, die in WEDO nicht gelesen wurden.

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## Sortieren der Liste der Aufgaben

Die Aufgabenlisten können nach Daten (Standardansicht), Terminen, Benutzern oder Prioritäten sortiert werden.

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## Karteikarte Info in den Themen

In jedem Thema finden Sie die Karteikarte **Info**, die die folgenden Themen zusammenfasst: Beschreibung des Themas, die vollständige Liste der Mitglieder, eine Grafik mit dem Arbeitsfortschritt und dem Arbeitsfluss.

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## Checklisten V3: Checkliste nach dem Start bearbeiten

Wenn Sie eine Checkliste starten, können Sie nach dem Start Aufgaben hinzufügen. Hier können Sie Ausnahmen oder zusätzliche Aufgaben hinzufügen, wenn Sie WEDO für Ihre Prozesse verwenden.

## Überarbeitung des Hauptmenü

Für mehr Klarheit wurde das Hauptmenü in der Version 19 aktualisiert. Die **Benutzerseite** wurde im **Profil-Menü** verschoben und ein neues Element in das Menü eingefügt. Dieser enthält Ihren **Vornamen** und fasst alles, was Sie betrifft in WEDO. Das Menü ist also viel einfacher und beinhaltet in der Voreinstellung: 1\. Alles, was Sie betrifft, 2\. Themen, bei denen Sie Mitglied sind, und 3\. Vorlagen, bei denen Sie Mitglied sind.

## Überarbeitung des sekundären Menü

In der Version 20 wurde auch das Untermenü durch ein Karteikarte-System vereinfacht. Des Titels und die Mitgliederliste wurden neugestaltet, um weniger Platz auf Ihrem Bildschirm zu schaffen. Dies beeinflusst nicht nur Ihre persönliche Seite, sondern auch Ihre Themen, Vorlagen und Checklisten.

Hier ein Beispiel zum Thema _Humanressourcen_:

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## Verbesserung der ergonomischen Einstellung der Probanden

Wenn Sie auf das Zahnrad klicken, um die **Einstellungen** eines Objekts zu öffnen, bietet WEDO Ihnen nun ein Fenster mit einem Karteikarte-System an, um das Verständnis und die Navigation zwischen den Einstellungen zu verbessern.

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## Abschluss

Diese Version schliesst das Jahr 2016 ab und ermöglicht uns insbesondere, die Ergonomie und Navigation im WEDO zu vereinfachen. 2017 werden wichtige Funktionen eingeführt, die es Ihnen, dessen sind wir sicher, ermöglichen, die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen effizienter zu unterstützen. Wir wünschen Ihnen allen ein schönes 2017 und viel Erfolg beim Austausch mit Kollegen.

Hier sind alle Neuheiten per Ende 2016\. Das neue Jahr verspricht wichtige Funktionalitäten, über die wir uns bereits freuen.

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WEDO V20: Auf Wiedersehen 2016, Guten Morgen 2017!

## «Ein einfaches, intuitives und benutzerfreundliches Tool»

Wedo wurde von David Dutch und Antoine Sudan gegründet und ist ein 100% Schweizer Kooperationsinstrument für Unternehmen aller Grössen. Die Plattform ist in Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar und ermöglicht die Vernetzung der Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Aufgaben, Sitzungen und Projekte. Das Start-up, dem Fri Up seit fast einem Jahr folgt, hat den Ehrgeiz, zu einer nationalen Referenz zu werden.

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## Wie haben Sie sich kennengelernt und wann ist die Idee eines gemeinsamen Projekts entstanden?

Antoine: Wir haben uns im Jahr 2003 im Zug getroffen, als wir zu den Kursen für die Berufsmaturität (EPSIC) aufbrachen. Es hat sich rasch eine gute Alchemie entwickelt, ebenso wie die Idee, unser eigenes Unternehmen zu gründen, um unsere Fähigkeiten zu bündeln. Nach dem Studium der Ingenieurwissenschaften haben wir beide für uns gearbeitet und gute Freundschaften geschlossen. Es war ein wichtiger Schritt, um Erfahrungen zu sammeln und unser Projekt weiterzuentwickeln.

David: «Wir haben mit Wedo begonnen, als wir die Notwendigkeit erkannt haben, ein kooperatives Tool zu entwickeln, um die Information eines Unternehmens zu zentralisieren und seine Mitarbeiter in der Verwaltung ihrer Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu vernetzen.»

## Im Projektmanagement gibt es viele Tools auf dem Markt. Wie hebt sich Ihr Produkt ab?

Antoine : « Erstens führten wir Interviews mit etwa 300 Unternehmensleitern mit 5 bis 4500 Mitarbeitern, um deren Organisationen und Bedürfnisse zu verstehen und unser Tool zu entwickeln. Auf dieser Grundlage haben wir die Wedo-Plattform gebaut. Diese ermöglicht es, Aufgaben zu priorisieren, zu planen, zu delegieren und zu klassifizieren, wobei jedem Mitarbeiter ein Gesamtbild über alle seine Aufgaben vermittelt wird, über den Fortgang der Aufgaben, die er seinen Kollegen übertragen hat, und über die verantwortliche für jede Tätigkeit im Rahmen eines Projekts. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird dann in Form von Aufgaben gesteuert, die ein Kommentarsystem beinhalten. Die Historie wird aufgezeichnet, um die Aktivitäten aufzuzeichnen. »

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## Welche ersten Rückmeldungen haben Sie von den Nutzern erhalten?

David : « Alle unsere Kunden heben die Einfachheit hervor, die Ergonomie und die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Diese liefern wertvolle Informationen zur Optimierung unserer Lösung und bei Bedarf zur Entwicklung neuer Funktionalitäten. Langfristig wollen wir in den Kollaborationsmitteln für die Unternehmen Schweizer Referenz werden. »

## Wie kamen Sie zum Gründerzentren Nord?

Antoine : « Pierre-André Arm, Direktor der COREB, wurde Kunde von Wedo. Er schlug uns vor, mit Fri Up zu sprechen. Und im letzten November bekamen wir unseren Pass für ein Coaching der Vereinigung und eine Webhosting im Gründerzentren Nord in Morat.

David : «Unser Trainer Markus Ith half uns bei administrativen Aspekten wie Versicherungen und Buchhaltung. Heute folgt er hauptsächlich unseren Anzeigern und stellt uns mit Prospects in Verbindung.»

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Vorwort von Véronique Grady / Quelle:
[Ursprünglicher Artikel der Arbeitgeberinfo](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Ein Artikel über WEDO erschienen in der Arbeitgeberinfo "Info Patronale" vom Oktober 2016 (Nr. 280).

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Info Patronale

Dieser Artikel erklärt, wie WEDO nach einem Qualitätsaudit Verbesserungsvorschläge weiterverfolgt. Mit Hilfe von WEDO den Verbesserungsvorschlägen zu folgen, hat folgende Vorteile:

* Zentrale Erfassung der Informationen
* Verteilung der Verbesserungsvorschläge unter den Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Abhilfemaßnahmen
* Prozesses ohne Dokument in Papierform
* Klares Bild der Maßnahmen für jeden einzelnen

## Arbeitsbereich erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmalig)

Klicken Sie im linken Menü auf **Arbeitsbereichen**. Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Arbeitsbereich hinzufügen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Bereich und klicken Sie auf **Speichern und Fortsetzen**.

Bestimmen Sie, welche Mitglieder Zugang zu diesem Arbeitsbereich haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen zu Ihrem Unternehmen per E-mail-Adresse einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Arbeitsbereich gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich dafür, einen _Auditbereich 2016_ zu schaffen.

## Verbesserungsvorschläge in einem Bereich auflisten

Sie können nun alle Verbesserungsvorschläge im Bereich _Audits 2016_ erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

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## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Verbesserungsvorschlag auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um für jeden Verbesserungsvorschlag eine Priorität auszuwählen :

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## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann die Fortschritte der Verbesserungsvorschläge jederzeit im _Auditbereich 2016_ verfolgen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten:

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Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Überwachung der Maßnahmen zur Mängelbehebung

Bitten Sie die Verantwortlichen, in den Kommentaren die ergriffenen Maßnahmen zu vermerken, damit diese zum Zeitpunkt der Lektüre vorliegen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Bereich pro Jahr schaffen

Schaffen Sie pro Jahr Bereich für die Audits. Dies können Sie tun, indem Sie der Aufgabe einfach den zweiten Bereich hinzufügen. Beispiel _Audits 2016_ und _Audits 2017_ (Methode zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit der übertragenen Aktionen):

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Abschluss

Dank WEDO werden die Verbesserungsvorschläge effizient verwaltet und verteilt. Alles ohne Dokumente zum Ausfüllen, Aktualisieren oder Klassifizieren. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Überwachung des Qualitätsprüfungsprozesses und seiner Verbesserungsvorschläge ohne Papierunterlagen.

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WEDO für die Qualitätsaudits

Dieses WEDO-Update bringt eine neue Funktionalität: die Aktivitätsflusses. Es handelt sich um chronologische Darstellungen aller Ereignisse, Kommentare und Anmerkungen.

Die Aktivitätsflusses sind auf drei Ebenen angesiedelt:

* Allgemeiner Aktivitätsfluss mit Informationen über Sie in Ihr Netzwerk
* Aktivitätsfluss nach Themen, um den Fortschritt von Sitzungen, Projekten, Dienstleistungen usw. sichtbar zu machen.
* Aktivitätsfluss pro Person zur Verfolgung Ihrer Historie oder der eines Kollegen (nach Ihren Rechten)

## Übersicht über den Aktivitätsfluss eines Themas

So sieht der Aktivitätsfluss meines Themas «Projekt Null Papier» aus:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_flux_d_activite_4dc944ad2e.png)

## Notieren

Auf dem obigen Bild sehen Sie, dass es möglich ist, dem Aktivitätsfluss Notizen hinzuzufügen. So können Sie schnell Informationen für ein Thema oder für Ihr gesamtes Netzwerk schreiben. Mit dem Button « Empfänger hinzufügen » können Sie Personen benachrichtigen, die von Ihrer Notiz betroffen sind. In den Empfängern können **Personen**, **Themen** oder **Checklistenvorlage** hinzugefügt werden.

## Beispiel für die Verwendung

Ich möchte die gesamte Arbeitsgruppe für das «Projekt Null Papier» über die nächste Sitzung informieren. Ich kann Empfänger über den Button hinzufügen oder den Titel des Themas mit @ eingeben.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_note_avec_mention_7ecec0df0e.png)

## Abschluss

Durch die Aktivitätsflusses halten Sie sich schnell auf dem Laufenden und kommunizieren noch einfacher mit Ihrem Netzwerk. Gerne dürfen Sie uns Ihre Bemerkungen und Verbesserungsvorschläge über den Support im WEDO mitteilen.

Wie kann man den Fortschritt eines Themas auf einen Blick erkennen?

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Die Aktivitätsflusses

In diesem Artikel wird erläutert, wie WEDO die Instandhaltungsaktivitäten verwaltet. Mit Hilfe von WEDO punktuelle Reparaturen und regelmässige Wartung zu verfolgen hat folgende Vorteile:

* Zentralisierung aller technischen Aufgaben
* Einfache Aufgabenverteilung unter Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit von Tätigkeiten im Zeitverlauf
* Einfache Planung der wiederkehrenden Aufgaben
* Störungsmeldung durch alle Mitarbeiter (ticketing)

## Objekt erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmal erstellen)

Klicken Sie im linken Menü auf **Themen** Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Thema erstellen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Thema und klicken Sie auf **Speichern und fortsetzen**.

Geben Sie an, welche Mitglieder Zugang zu diesem Thema haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen per E-mail zu Ihrem Unternehmen einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Thema gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich, ein _Technik_ Thema zu erstellen.

## Aufgaben im Thema auflisten

Jetzt können Sie alle Aufgaben rund um das Gebäude im Thema _Technik_ eingeben. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive1_e1541096343960_007dcd840c.png)

## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Aufgabe auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um eine Priorität für jede Aufgabe festzulegen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann den Arbeitsablauf zu jeder Zeit der Woche auf dem Weg zum _Technik_ Thema sehen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Wiederholungen definieren

Sie können wiederkehrende Aufgaben und andere wiederkehrende Instandhaltungskontrollen festlegen. Um eine Wiederholung zu definieren, wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrer Liste und klicken Sie im Detailteil auf **Fälligkeitsdatum oder Wiederholung**. Klicken Sie in dem sich öffnenden Kalender auf den Schaltfläche **Wiederholung Einstellungen** Folgende Blende öffnet sich:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive5_e1541096422506_b8f9ce36ae.png)

Ein wiederkehrender Auftrag wird in der Liste durch einen rotierenden Pfeil markiert. Durch die Validierung wird das Auftreten beendet und das nächste Ereignis automatisch geplant.

### Kommentare hinzuzufügen

Sie können Kommentare zu einer Aufgabe verfassen (im Detail). Dieser Kommentar bleibt an die Aufgabe gebunden, die Geschichte der Bemerkungen und anderen Informationen zu bewahren.

### Festlegung von Fristen

Wie Kommentare können Sie auch Aufgaben im Detailbereich um eine Fälligkeitsdatum erweitern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive6_e1541096444131_c5ea0d7873.png)

### Aufgaben von jedem Gerät hinzufügen

Sie können Aufgaben zu Ihrer _Technik_ jederzeit über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone hinzufügen.

## Abschluss

Dank WEDO werden die technischen Aktivitäten effizient verwaltet und verteilt. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Erfahren Sie, wie Sie alle technischen Aktivitäten an einem Ort meistern können.

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WEDO für die Instandhaltung

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

Hypercontext

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit bewährten Strategien, smarten Workflows und den richtigen Tools effizient organisieren und priorisieren.

Das Bild zeigt eine Teambesprechung, in der die Aufgaben an die Projektmitarbeiter und Beteiligten verteilt werden.

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Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgaben

Jedes Team braucht Struktur. Ohne klare Organisation gehen Aufgaben unter, Prioritäten werden übersehen und die Produktivität leidet. Ein gutes Aufgabenmanagement Tool schafft hier Abhilfe, indem es für Übersicht sorgt, die Arbeitsorganisation erleichtert, Deadlines klar definiert und Fortschritte nachvollziehbar macht.

Aber nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen.

Wird ein Tool gewählt, das nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, wird es schnell zur zusätzlichen Belastung: Es zwingt Ihr Team, sich einer unflexiblen Struktur anzupassen, erhöht die Komplexität unnötig oder überflutet Ihre Mitarbeitenden mit Benachrichtigungen, die mehr stören als nützen.

Doch wie findet man bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen ein Tool, das die Arbeit tatsächlich erleichtert? Die Antwort liegt nicht in der Anzahl an Funktionen oder im Bekanntheitsgrad der Marke – sondern darin, wie gut das Tool zu den Arbeitsprozessen Ihres Teams passt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien, typische Fehler, die es zu vermeiden gilt, und einen praktischen Ansatz, wie Sie Tools testen können, bevor Sie sich festlegen. Am Ende werden Sie in der Lage sein, eine Aufgabenmanagement-Lösung zu wählen, die Ihr Team wirklich unterstützt – und nicht behindert.

## Beginnen Sie mit dem Workflow Ihres Teams, nicht mit den Funktionen der Software
Beim Vergleich von Aufgabenmanagement Tools ist es verlockend, sich von auffälligen Funktionen blenden zu lassen: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Automatisierungen – all das klingt nützlich. Doch all diese Features bringen wenig, wenn sie nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passen.

Statt sich von Funktionslisten leiten zu lassen, sollten Sie mit dem Workflow Ihres Teams beginnen.

Ein Aufgabenmanagement Tool sollte sich an Ihre bestehenden Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Ihr Team sollte nicht gezwungen sein, seine Arbeitsweise zu ändern, nur um in die Struktur eines Tools zu passen. Bevor Sie also verschiedene Lösungen vergleichen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Bedürfnisse Ihres Teams zu analysieren:

**- Projektkomplexität** – Benötigen Sie eine einfache To-do-Liste für einzelne Aufgaben oder ein vollständiges Projektmanagementsystem mit Abhängigkeiten und Meilensteinen?

**- Art der Zusammenarbeit** – Arbeitet Ihr Team in Echtzeit, asynchron oder in einer Kombination aus beidem?

**- Transparenz bei Aufgaben** – Verwalten die Teammitglieder ihre Aufgaben eigenständig oder ist eine gemeinsame Übersicht über Projekte entscheidend?

**- Integrationsanforderungen** – Ist es notwendig, dass das Tool sich mit E-Mails, Kalendern oder Dokumentenspeichern synchronisiert?

**- Skalierbarkeit** – Bleibt das Tool auch bei Wachstum Ihres Teams nützlich, oder stößt es schnell an Grenzen?

**- Benutzerpräferenzen** – Bevorzugt Ihr Team ein strukturiertes Aufgabenmanagement (mit Listen, Prioritäten und Deadlines) oder ein flexibleres System (mit Boards, Labels und Workflows)?

**- Compliance und Sicherheit** – Gibt es branchenspezifische Anforderungen an Datenschutz oder Compliance, die das Tool erfüllen muss?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie Tools, die nicht zu Ihrem Team passen, von vornherein ausschließen. So verlieren Sie sich nicht in endlosen Funktionslisten, sondern konzentrieren sich auf Lösungen, die Ihre Arbeit wirklich erleichtern.

## Was ein Aufgabenmanagement Tool wirklich gut können muss
Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich anfühlen wie ein zusätzliches Teammitglied – eines, das die Arbeit organisiert, Prioritäten im Blick behält und die Zusammenarbeit reibungslos gestaltet. Ein schlechtes Tool? Es ist nur eine weitere Sache, die verwaltet werden muss.

Viele Teams tappen in die Falle, ein Tool zu wählen, das auf den ersten Blick leistungsstark wirkt, in der Praxis aber ausbremst. Überladene Dashboards, endlose Konfigurationsmöglichkeiten und eine Flut von Benachrichtigungen verwandeln eine gut gemeinte Lösung schnell in einen täglichen Frustfaktor.

Doch was macht ein Aufgabenmanagement Tool wirklich nützlich?

![Visueller Vergleich, was bei einem Aufgabenmanagement-Tool zu beachten ist und was man vermeiden sollte. Hebt Funktionen hervor, die man unbedingt haben muss, wie flexible Aufgabenorganisation, klare Prioritäten, einfache Zusammenarbeit, reibungsloses Onboarding und zuverlässige Integrationen. Im Gegensatz dazu stehen häufige Fallstricke wie unübersichtliche Dashboards, übermäßig komplexe Einstellungen, übermäßige Benachrichtigungen und schlechte Teamfähigkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_de_068a39b87d.png)

✔ **Einfache, flexible Aufgabenorganisation** – Ob Ihr Team mit Listen, Kanban-Boards oder Zeitachsen arbeitet: Das Tool sollte verschiedene Workflows unterstützen und Sie nicht in eine starre Struktur zwingen.

✔ **Klare Deadlines und Prioritäten** – Aufgaben sollten nicht unbemerkt anwachsen. Ein gutes Tool erleichtert das Setzen von Fristen, das Zuweisen von Prioritäten und das Nachverfolgen offener Aufgaben. Besonders hilfreich sind [Meilensteine](https://help.wedo.com/de/projekte/begriffe-und-konzepte-des-gantt-diagramms), um größere Ziele in überschaubare Etappen zu unterteilen. Einige Tools unterstützen auch Priorisierungsmodelle wie die Eisenhower-Matrix, die hilft, zwischen Dringendem und Wichtigem zu unterscheiden.

✔ **Nahtlose Zusammenarbeit** – Kommentare, Erwähnungen und Dateifreigaben sollten den Austausch erleichtern – nicht zusätzliche Gespräche außerhalb des Tools nötig machen. Ziel ist es, Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu bündeln.

✔ **Einfache Einführung** – Ein Tool soll Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Wenn es Wochen dauert, bis Ihr Team sich zurechtfindet, wird die Einführung zur Herausforderung. Ein gutes Tool ist intuitiv und erfordert nur minimale Einarbeitung. Um Teams den Einstieg zu erleichtern, bietet WEDO Einrichtungs-Sitzungen für Neukunden an und sorgt so dafür, dass Arbeitsbereiche von Beginn an korrekt eingerichtet sind.

✔ **Zuverlässige Integrationen** – Das Tool sollte mit Ihrem bestehenden Workflow harmonieren – nicht dagegen arbeiten. Eine nahtlose Integration mit E-Mail, Kalendern und anderen Anwendungen reduziert Reibung und hält alles synchron. Während WEDO seine Integrationsmöglichkeiten kontinuierlich erweitert – unter anderem mit einer geplanten Anbindung an Teams und einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung – ist es entscheidend, sowohl den aktuellen Bedarf als auch zukünftige Anforderungen Ihres Teams im Blick zu behalten.

Wo Teams oft Fehler machen:

🚫 **Überladene Dashboards** – Ein komplexes Dashboard mag beeindruckend wirken, hilft aber wenig, wenn es Entscheidungsprozesse verlangsamt.

🚫 **Zu viele Anpassungsoptionen** – Wenn jedes Detail manuell konfiguriert werden muss, entsteht mehr Aufwand als Nutzen. Flexibilität ist gut – doch gerade zu Beginn braucht es eine klare, einfache Struktur.

🚫 **Benachrichtigungen, die ablenken statt unterstützen** – Ständige Hinweise und Erinnerungen können stören. Ein gutes Tool bietet intelligente Benachrichtigungen – gerade genug, um Projekte in Bewegung zu halten, ohne das Team zu überfordern.

## Fehler, die zur falschen Wahl führen
Selbst mit den besten Absichten entscheiden sich Teams manchmal für ein Aufgabenmanagement Tool, das in der Praxis nicht funktioniert. Vielleicht ist es zu kompliziert, zu unflexibel – oder wird schlichtweg nicht genutzt. Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, ersparen Sie Ihrem Team viel Frustration – und den Aufwand, nach wenigen Monaten erneut das Tool wechseln zu müssen.

**Benutzerakzeptanz ignorieren** – Wenn Ihr Team das Tool nicht nutzt, spielt es keine Rolle, wie viele Funktionen es bietet. Ein schickes Dashboard oder ein umfangreiches Einstellungsmenü bringen nichts, wenn die Mitarbeitenden das Tool meiden. Die beste Lösung ist eine, die sich reibungslos in den Arbeitsalltag integriert – mit möglichst wenig Widerstand.

**Den Lernaufwand unterschätzen** – Ein Tool sollte Arbeit vereinfachen – nicht erst Stunden an Schulung erfordern, um einfache Aufgaben zu erledigen. Wenn die Benutzeroberfläche überfordert oder ständiges Troubleshooting nötig ist, wird die Einführung scheitern.

**Entscheidung aus Markengewohnheit treffen** – Nur weil ein Tool bekannt ist, heißt das nicht, dass es zu Ihrem Team passt. Viele Unternehmen greifen automatisch zu bekannten Namen, ohne zu prüfen, ob diese Lösungen tatsächlich mit dem eigenen Workflow kompatibel sind. Ein passendes Tool ist wertvoller als ein großer Name.

**Langfristige Kosten übersehen** – Manche Tools wirken anfangs günstig – oder sind sogar kostenlos – doch Zusatzfunktionen, Premium-Upgrades oder nutzerbasierte Preisstrukturen treiben die Kosten schnell in die Höhe. Was zunächst erschwinglich scheint, kann mit wachsendem Team zur finanziellen Belastung werden.

**Den Fokus auf das Tool statt auf das Problem legen** – Es ist leicht, sich in Feature-Vergleichen und Software-Demos zu verlieren. Aber die entscheidende Frage lautet: Welches Problem möchten Sie eigentlich lösen? Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht im Vorfeld definieren, jagen Sie am Ende Funktionen hinterher – statt echten Lösungen.

## Wie Sie Aufgabenmanagement Tools effektiv vergleichen und testen
Ein Aufgabenmanagement Tool mag auf dem Papier perfekt wirken – doch funktioniert es auch wirklich für Ihr Team oder ist es am Ende nur eine Geldverschwendung? Die Antwort darauf finden Sie nur, wenn Sie über Marketingversprechen hinausgehen und Tools in der Praxis testen.

So holen Sie das Beste aus diesem Prozess heraus:

**- Demos buchen und die richtigen Fragen stellen** – Die meisten Anbieter bieten Produktdemos an, aber lassen Sie sich nicht nur eine Verkaufsshow präsentieren. Bringen Sie echte Szenarien aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams mit und fragen Sie gezielt nach: Kann das Tool Aufgabenfortschritte effizient verfolgen? Lassen sich Aufgaben klar zuweisen? Wird die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützt?

**- Die richtigen Personen einbeziehen** – Die Wahl des Tools sollte nicht allein von der IT oder der Geschäftsführung getroffen werden. Beziehen Sie auch Projektverantwortliche und Teammitglieder ein, die täglich mit dem Tool arbeiten werden. Sie erkennen schnell, ob das Tool die Arbeit tatsächlich erleichtert – oder einfach nur ein weiteres System ist, das verwaltet werden muss.

**- Mit einem echten Projekt testen** – Nutzen Sie die Testphase, um ein kleines, aber relevantes Projekt umzusetzen. Legen Sie Aufgabenlisten an, teilen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie die Umsetzung. Bleibt das Team organisiert oder greift es instinktiv wieder zu E-Mails, Notizzetteln oder Tabellen?

**- Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Rollen vergleichen** – Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich an verschiedene Arbeitsweisen anpassen lassen. Ist es sowohl für Manager, die Fortschritte überwachen, als auch für Teammitglieder im Tagesgeschäft verständlich? Unterstützt es strukturierte Kanban-Boards ebenso wie flexible Listen?

**- Langfristige Eignung prüfen** – Ein Tool, das heute gut zu einem kleinen Team passt, sollte auch mit dem Unternehmen wachsen können. Achten Sie darauf, ob sich Workflows anpassen lassen, ob Integrationen mit Projektmanagementsoftware möglich sind und ob die Funktionen Ihrem Team helfen, Aufgaben gezielt zu priorisieren.

**- Kundensupport bewerten** – Selbst das beste Tool bringt eine gewisse Lernkurve mit sich. Bietet der Anbieter Onboarding, Schulungen oder einen Kundensupport, der Ihrem Team hilft, schnell produktiv zu werden?

Ein gutes Tool sollte sich nicht wie ein Hindernis anfühlen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Lösungen gründlich zu testen, vermeiden Sie langfristig Frust – und teure Fehlentscheidungen.

## Vergleich der beliebtesten Aufgabenmanagement Tools
Jetzt, da Sie wissen, worauf es bei einem Aufgabenmanagement Tool wirklich ankommt, werfen wir einen Blick auf die bekanntesten Lösungen auf dem Markt. Einige Plattformen überzeugen durch übersichtliche Aufgabenverfolgung und Struktur, andere legen den Fokus auf Zusammenarbeit in Echtzeit oder bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Workflows.

Im Folgenden vergleichen wir einige der führenden Aufgabenmanagement-Tools – mit ihren jeweiligen Stärken, möglichen Schwächen und ihrem Beitrag zu einem effektiven Aufgabenmanagement.

![Vergleichstabelle der Aufgabenverwaltungstools Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana und WEDO mit Funktionen wie Aufgabenlisten, Kanban-Ansicht, Aufgabenabhängigkeiten, Unteraufgaben, Zusammenarbeit, Meeting-Management, Dateifreigabe und Datenhosting.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_de_31d33aec1c.png)

## Sicher entscheiden: Das passende Aufgabenmanagement Tool finden
Alle in diesem Vergleich genannten Aufgabenmanagement Tools helfen Teams dabei, organisiert zu bleiben und Aufgaben effektiv zu verwalten. Doch die richtige Wahl hängt letztlich davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Manche Plattformen sind ideal für einfache Aufgabenverfolgung, andere bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten oder ein strukturiertes Projektmanagement. Doch das beste Tool ist immer jenes, das Arbeit vereinfacht – und nicht unnötig verkompliziert.

Ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein schnell wachsendes Team betreuen oder komplexe Großprojekte koordinieren: Wenn das Tool zu Ihrem Workflow passt, kann Ihr Team Aufgaben effizient erledigen – ohne sich mit der Software herumschlagen zu müssen.

Sie suchen ein Tool, das Aufgaben, Sitzungen und Nachverfolgungen mühelos miteinander verbindet – ganz ohne Chaos? Dann testen Sie [WEDO](https://wedo.com/de/signup) kostenlos und erleben Sie, wie einfache Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Entdecken Sie, wie Sie das beste Tool für Aufgabenmanagement für Ihr Team auswählen, und vergleichen Sie die Top-Optionen, um die perfekte Lösung für Ihren Arbeitsablauf zu finden.

Mitarbeitende nutzen ein Aufgabenmanagement-Tool in einer Besprechung, um an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten.

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Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Aufgaben

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