## «Ein einfaches, intuitives und benutzerfreundliches Tool»

Wedo wurde von David Dutch und Antoine Sudan gegründet und ist ein 100% Schweizer Kooperationsinstrument für Unternehmen aller Grössen. Die Plattform ist in Französisch, Deutsch und Englisch verfügbar und ermöglicht die Vernetzung der Mitarbeiter bei der Verwaltung ihrer Aufgaben, Sitzungen und Projekte. Das Start-up, dem Fri Up seit fast einem Jahr folgt, hat den Ehrgeiz, zu einer nationalen Referenz zu werden.

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## Wie haben Sie sich kennengelernt und wann ist die Idee eines gemeinsamen Projekts entstanden?

Antoine: Wir haben uns im Jahr 2003 im Zug getroffen, als wir zu den Kursen für die Berufsmaturität (EPSIC) aufbrachen. Es hat sich rasch eine gute Alchemie entwickelt, ebenso wie die Idee, unser eigenes Unternehmen zu gründen, um unsere Fähigkeiten zu bündeln. Nach dem Studium der Ingenieurwissenschaften haben wir beide für uns gearbeitet und gute Freundschaften geschlossen. Es war ein wichtiger Schritt, um Erfahrungen zu sammeln und unser Projekt weiterzuentwickeln.

David: «Wir haben mit Wedo begonnen, als wir die Notwendigkeit erkannt haben, ein kooperatives Tool zu entwickeln, um die Information eines Unternehmens zu zentralisieren und seine Mitarbeiter in der Verwaltung ihrer Aufgaben, Sitzungen und Projekte zu vernetzen.»

## Im Projektmanagement gibt es viele Tools auf dem Markt. Wie hebt sich Ihr Produkt ab?

Antoine : « Erstens führten wir Interviews mit etwa 300 Unternehmensleitern mit 5 bis 4500 Mitarbeitern, um deren Organisationen und Bedürfnisse zu verstehen und unser Tool zu entwickeln. Auf dieser Grundlage haben wir die Wedo-Plattform gebaut. Diese ermöglicht es, Aufgaben zu priorisieren, zu planen, zu delegieren und zu klassifizieren, wobei jedem Mitarbeiter ein Gesamtbild über alle seine Aufgaben vermittelt wird, über den Fortgang der Aufgaben, die er seinen Kollegen übertragen hat, und über die verantwortliche für jede Tätigkeit im Rahmen eines Projekts. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird dann in Form von Aufgaben gesteuert, die ein Kommentarsystem beinhalten. Die Historie wird aufgezeichnet, um die Aktivitäten aufzuzeichnen. »

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## Welche ersten Rückmeldungen haben Sie von den Nutzern erhalten?

David : « Alle unsere Kunden heben die Einfachheit hervor, die Ergonomie und die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Diese liefern wertvolle Informationen zur Optimierung unserer Lösung und bei Bedarf zur Entwicklung neuer Funktionalitäten. Langfristig wollen wir in den Kollaborationsmitteln für die Unternehmen Schweizer Referenz werden. »

## Wie kamen Sie zum Gründerzentren Nord?

Antoine : « Pierre-André Arm, Direktor der COREB, wurde Kunde von Wedo. Er schlug uns vor, mit Fri Up zu sprechen. Und im letzten November bekamen wir unseren Pass für ein Coaching der Vereinigung und eine Webhosting im Gründerzentren Nord in Morat.

David : «Unser Trainer Markus Ith half uns bei administrativen Aspekten wie Versicherungen und Buchhaltung. Heute folgt er hauptsächlich unseren Anzeigern und stellt uns mit Prospects in Verbindung.»

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Vorwort von Véronique Grady / Quelle:
[Ursprünglicher Artikel der Arbeitgeberinfo](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_info_patronale_2016_10_a72296cd65.pdf)

Ein Artikel über WEDO erschienen in der Arbeitgeberinfo "Info Patronale" vom Oktober 2016 (Nr. 280).

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Info Patronale

Dieser Artikel erklärt, wie WEDO nach einem Qualitätsaudit Verbesserungsvorschläge weiterverfolgt. Mit Hilfe von WEDO den Verbesserungsvorschlägen zu folgen, hat folgende Vorteile:

* Zentrale Erfassung der Informationen
* Verteilung der Verbesserungsvorschläge unter den Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Abhilfemaßnahmen
* Prozesses ohne Dokument in Papierform
* Klares Bild der Maßnahmen für jeden einzelnen

## Arbeitsbereich erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmalig)

Klicken Sie im linken Menü auf **Arbeitsbereichen**. Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Arbeitsbereich hinzufügen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Bereich und klicken Sie auf **Speichern und Fortsetzen**.

Bestimmen Sie, welche Mitglieder Zugang zu diesem Arbeitsbereich haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen zu Ihrem Unternehmen per E-mail-Adresse einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Arbeitsbereich gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich dafür, einen _Auditbereich 2016_ zu schaffen.

## Verbesserungsvorschläge in einem Bereich auflisten

Sie können nun alle Verbesserungsvorschläge im Bereich _Audits 2016_ erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

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## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Verbesserungsvorschlag auszuwählen:

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## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um für jeden Verbesserungsvorschlag eine Priorität auszuwählen :

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## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann die Fortschritte der Verbesserungsvorschläge jederzeit im _Auditbereich 2016_ verfolgen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten:

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Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Überwachung der Maßnahmen zur Mängelbehebung

Bitten Sie die Verantwortlichen, in den Kommentaren die ergriffenen Maßnahmen zu vermerken, damit diese zum Zeitpunkt der Lektüre vorliegen.

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### Bereich pro Jahr schaffen

Schaffen Sie pro Jahr Bereich für die Audits. Dies können Sie tun, indem Sie der Aufgabe einfach den zweiten Bereich hinzufügen. Beispiel _Audits 2016_ und _Audits 2017_ (Methode zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit der übertragenen Aktionen):

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## Abschluss

Dank WEDO werden die Verbesserungsvorschläge effizient verwaltet und verteilt. Alles ohne Dokumente zum Ausfüllen, Aktualisieren oder Klassifizieren. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Überwachung des Qualitätsprüfungsprozesses und seiner Verbesserungsvorschläge ohne Papierunterlagen.

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WEDO für die Qualitätsaudits

Dieses WEDO-Update bringt eine neue Funktionalität: die Aktivitätsflusses. Es handelt sich um chronologische Darstellungen aller Ereignisse, Kommentare und Anmerkungen.

Die Aktivitätsflusses sind auf drei Ebenen angesiedelt:

* Allgemeiner Aktivitätsfluss mit Informationen über Sie in Ihr Netzwerk
* Aktivitätsfluss nach Themen, um den Fortschritt von Sitzungen, Projekten, Dienstleistungen usw. sichtbar zu machen.
* Aktivitätsfluss pro Person zur Verfolgung Ihrer Historie oder der eines Kollegen (nach Ihren Rechten)

## Übersicht über den Aktivitätsfluss eines Themas

So sieht der Aktivitätsfluss meines Themas «Projekt Null Papier» aus:

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## Notieren

Auf dem obigen Bild sehen Sie, dass es möglich ist, dem Aktivitätsfluss Notizen hinzuzufügen. So können Sie schnell Informationen für ein Thema oder für Ihr gesamtes Netzwerk schreiben. Mit dem Button « Empfänger hinzufügen » können Sie Personen benachrichtigen, die von Ihrer Notiz betroffen sind. In den Empfängern können **Personen**, **Themen** oder **Checklistenvorlage** hinzugefügt werden.

## Beispiel für die Verwendung

Ich möchte die gesamte Arbeitsgruppe für das «Projekt Null Papier» über die nächste Sitzung informieren. Ich kann Empfänger über den Button hinzufügen oder den Titel des Themas mit @ eingeben.

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## Abschluss

Durch die Aktivitätsflusses halten Sie sich schnell auf dem Laufenden und kommunizieren noch einfacher mit Ihrem Netzwerk. Gerne dürfen Sie uns Ihre Bemerkungen und Verbesserungsvorschläge über den Support im WEDO mitteilen.

Wie kann man den Fortschritt eines Themas auf einen Blick erkennen?

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Die Aktivitätsflusses

In diesem Artikel wird erläutert, wie WEDO die Instandhaltungsaktivitäten verwaltet. Mit Hilfe von WEDO punktuelle Reparaturen und regelmässige Wartung zu verfolgen hat folgende Vorteile:

* Zentralisierung aller technischen Aufgaben
* Einfache Aufgabenverteilung unter Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit von Tätigkeiten im Zeitverlauf
* Einfache Planung der wiederkehrenden Aufgaben
* Störungsmeldung durch alle Mitarbeiter (ticketing)

## Objekt erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmal erstellen)

Klicken Sie im linken Menü auf **Themen** Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Thema erstellen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Thema und klicken Sie auf **Speichern und fortsetzen**.

Geben Sie an, welche Mitglieder Zugang zu diesem Thema haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen per E-mail zu Ihrem Unternehmen einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Thema gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich, ein _Technik_ Thema zu erstellen.

## Aufgaben im Thema auflisten

Jetzt können Sie alle Aufgaben rund um das Gebäude im Thema _Technik_ eingeben. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

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## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Aufgabe auszuwählen:

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## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um eine Priorität für jede Aufgabe festzulegen:

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## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann den Arbeitsablauf zu jeder Zeit der Woche auf dem Weg zum _Technik_ Thema sehen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten.

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Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Wiederholungen definieren

Sie können wiederkehrende Aufgaben und andere wiederkehrende Instandhaltungskontrollen festlegen. Um eine Wiederholung zu definieren, wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrer Liste und klicken Sie im Detailteil auf **Fälligkeitsdatum oder Wiederholung**. Klicken Sie in dem sich öffnenden Kalender auf den Schaltfläche **Wiederholung Einstellungen** Folgende Blende öffnet sich:

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Ein wiederkehrender Auftrag wird in der Liste durch einen rotierenden Pfeil markiert. Durch die Validierung wird das Auftreten beendet und das nächste Ereignis automatisch geplant.

### Kommentare hinzuzufügen

Sie können Kommentare zu einer Aufgabe verfassen (im Detail). Dieser Kommentar bleibt an die Aufgabe gebunden, die Geschichte der Bemerkungen und anderen Informationen zu bewahren.

### Festlegung von Fristen

Wie Kommentare können Sie auch Aufgaben im Detailbereich um eine Fälligkeitsdatum erweitern.

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### Aufgaben von jedem Gerät hinzufügen

Sie können Aufgaben zu Ihrer _Technik_ jederzeit über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone hinzufügen.

## Abschluss

Dank WEDO werden die technischen Aktivitäten effizient verwaltet und verteilt. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Erfahren Sie, wie Sie alle technischen Aktivitäten an einem Ort meistern können.

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WEDO für die Instandhaltung

Mit der heutigen Online-Version ermöglicht WEDO die Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit Outlook, Gmail, iCal und allen anderen Kalendern.

Zwei Arten der Synchronisation sind möglich:

* Alle Aufgaben synchronisieren
* Aufgaben pro Thema synchronisieren

## Alle Aufgaben synchronisieren

Um alle Aufgaben mit Ihrem Kalender zu synchronisieren, gehen Sie in Ihr _Profil > Einstellungen > Karteikarte Kalendersynchronisation._

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Wenn Sie Outlook haben, klicken Sie auf den Link «Webcals». Für die anderen können Sie den Link unter dem Titel Google Calendar kopieren und gemäss der Erklärung in WEDO hinzufügen.

## Aufgaben pro Thema synchronisieren

Um die Aufgaben pro Thema zu synchronisieren, gehen Sie zum gewünschten Thema. Klicken Sie dann im Zahnrad auf Synchro Kalender. Gehen Sie dann wie oben erläutert vor.

## Abschluss

Mit der Kalendersynchronisation verpassen Sie keine Termine mehr. Wenn Sie Teil des Abenteuers werden möchten, zögern Sie nicht, eine Probezeit anzufordern. Sie können WEDO während 30 Tagen gratis als Team testen.

Mit WEDO können Sie Ihre Aufgaben mit den Kalendern Outlook, Gmail, iCal und allen anderen synchronisieren.

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Kalendersynchronisation

Dieser Artikel erklärt, wie Sie WEDO benutzen, um Aufgaben, die telefonisch ankommen, weiterzuleiten. Die Aufteilung der Aufgaben vom Sekretariat über WEDO hat folgende Vorteile:

* Schriftliche Aufzeichnung der einzelnen Anträge
* Übertragung an die richtigen Personen
* Prozess ohne Notiz oder Post-it
* Kommentare bei Fragen oder Unklarheiten

## Telefonische Anfrage als Aufgabe erstellen

Sie können die Anfrage einer Kunde als Aufgabe in Ihrer Liste eingeben:

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## Aufgabe an die richtige Person delegieren

Je nach Aufgabe geben Sie sie direkt an die richtige Person:

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## Kommentare bei Fragen oder Unklarheiten

Wenn Ihr Kollege eine Frage hat, kann er sie einfach durch Kommentare stellen:

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Sie werden benachrichtigt und können direkt antworten:

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## Rückverfolgbarkeit von Diskussionen vor Aufgabe

Alle Fragen und Antworten im Zusammenhang mit einer Aufgabe hinterlassen Spuren in den Kommentaren:

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Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Abschluss

Dank WEDO leitet der Anrufer die Informationen auf einfache und schnelle Weise an die richtigen Personen weiter. Und das alles, ohne sich bewegen oder Post-it schreiben zu müssen. Auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird durch die Möglichkeit, Aufgaben zu kommentieren, gestärkt.

Delegieren Sie Anfragen, die per Telefon ohne Post-it und ohne Zeitverlust eingehen.

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WEDO für Telefone beim Empfang

## Die Organisation eines Verwaltungsrats

Unternehmen aus allen Bereichen müssen häufig Sitzungen mit ihrem Verwaltungsrat abhalten, um sich über wichtige strategische Entscheidungen zu verständigen. Dieses formelle Meeting sollte so gut wie möglich begleitet und effizient durchgeführt werden, um den Austausch und die Kommunikation mit den Mitgliedern des Verwaltungsrats zu erleichtern. Daher ist es wichtig, die notwendigen digitalen Tools zu nutzen, um die Organisation und die Nachbereitung dieser Sitzungen zu verbessern. Diese technologischen Lösungen müssen natürlich Sicherheitsanforderungen erfüllen, um eine sichere Kommunikation und einen sicheren Zugang zu ermöglichen.

Fällt es Ihnen schwer, Ihre Verwaltungsräte effizient zu betreuen und zu organisieren? Wir haben die Lösung, um Ihnen zu helfen!

WEDO ist ein Tool für das Sitzungsmanagement, das sich aus vielen Gründen ideal für die Vor- und Nachbereitung von Verwaltungsräten eignet. Wir zeigen Ihnen in 7 Schritten, wie unsere kollaborative Plattform die Organisation von VRs unterstützt. 🗓️ 👩‍💼👨‍💼🧑‍💼

## 1. Bereiten Sie Ihren VR vor

### 📂 Organisieren Sie die Dokumente

Wenn Sie an der Vorbereitung der Verwaltungsräte Ihres Unternehmens beteiligt sind, organisieren Sie zunächst alle Dokumente, die bei der Sitzung vorgelegt werden sollen, wie Finanzberichte, Verkaufsberichte und Marketing-Updates. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie darauf achten, dass alle Dokumente gut präsentiert, vollständig und leicht verständlich sind.

### ✍🏻 Bereiten Sie die Berichte vor

Falls Sie die Aufgabe haben, Berichte vorzustellen, sollten Sie diese rechtzeitig vor der Sitzung vorbereiten. Achten Sie darauf, dass sie klar und prägnant sind und alle Informationen enthalten, die für die gesamte Versammlung relevant sind.

### ❔ Identifizieren Sie die Schlüsselfragen

Schliesslich sollten Sie vor dem Meeting die Schlüsselfragen oder Anliegen festlegen, die während der Sitzung besprochen werden sollen. Seien Sie bereit, bei Bedarf Ideen, Vorschläge oder Empfehlungen anzubieten.

Wenn Sie diese ersten Punkte vorbereitet haben, konzentrieren Sie sich darauf, die Themen festzulegen, die bei dem Meeting besprochen werden sollen: Ihre Traktandenliste.

## 2. Stellen Sie die Traktandenliste auf

### 📣 Bestimmen Sie die Themen, die Sie besprechen wollen

Die Themen, die auf einer Verwaltungsratssitzung besprochen werden, können je nach Organisation unterschiedlich sein. Sie können umfassen:

- Finanzberichte ;
- operative Aktualisierungen ;
- strategische Planung ;
- Risikomanagement ;
- Einhaltung rechtlicher Vorschriften ;
- laufende Projekte ;
- Abstimmungen ;
- und andere für die Organisation wichtige Themen.

### 📋 Erstellen Sie Ihren Grundrahmen

Von einem Rat zum anderen werden oft die gleichen Themen behandelt. Achten Sie darauf, welche Themen immer wieder auftauchen, um wertvolle Zeit bei der Vorbereitung zukünftiger Sitzungen zu sparen.

### 🗣️ Wählen Sie die Moderatoren der Themen aus

Die Sprecher können je nach Thema unterschiedlich sein. Es ist wichtig, festzulegen, wer die Tagesordnungspunkte vorbereiten soll oder wer einfach die Personen sein sollen, die das Thema vorstellen. Dies wird das Ziel haben, den kollaborativen Aspekt rund um die Vorbereitung des Meetings zu stärken. So werden alle Mitglieder von der bevorstehenden Ratssitzung betroffen sein.

### 📎 Hängen Sie die Dateien an die richtigen Themen an

Die Idee ist, die Dokumente und Berichte vorzubereiten, die Sie Ihrem Verwaltungsrat zur Verfügung stellen wollen. Nehmen Sie sich auch die Zeit, sie den verschiedenen Themen Ihrer Traktandenliste beizufügen, damit die Teilnehmer sie vor dem Tag lesen und kommentieren können. Eine gut vorbereitete Sitzung wird effektiver sein!

## 3. Verwalten Sie den Zugang zur Sitzung

Häufig müssen die Zugänge zu einem VR-Meeting genau verwaltet werden, um zu entscheiden, wer was und vor allem wann sehen kann. Wenn Ihr Tool dies ermöglicht, versuchen Sie, die Zugänge zum Meeting und die Rollen Ihrer Teilnehmer entsprechend der einzelnen Schritte des Meetings zu verwalten. So können Sie Ihre Tagesordnung entsprechend dieser unterschiedlichen Rechte vorbereiten und müssen sich über die Vorbereitung hinaus keine Gedanken über die Zugriffe machen. Legen Sie fest, wer die Redakteure, die Teilnehmer und die Leser sind.

## 4. Beziehen Sie die Abstimmungen mit ein

#### 🗳️ Ermitteln Sie die Abstimmenden

Entscheiden Sie, wer die Teilnehmer sind, die abstimmen dürfen. Legen Sie dann fest, wie Sie die Ergebnisse sammeln wollen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten:

- Elektronische Abstimmungen durch jeden Abstimmenden ;
- Abstimmungen per Handzeichen während der Sitzung ;
- und Stimmensammlung mit Transkription der Ergebnisse durch den Sekretär am Ende der Sitzung.

#### ☑️ Weisen Sie die Anteile zu

Abstimmungen sind ein wichtiger Bestandteil des VR, da die Mitglieder sehr häufig über strategische Entscheidungen, die das Unternehmen betreffen, abstimmen müssen. Achten Sie darauf, dass Sie die Anteile entsprechend dem Entscheidungsgewicht der einzelnen Stimmberechtigten zuteilen.

#### 🟢 Verlangen Sie das Quorum

Wenn es zu einer Abstimmung kommt und Sie Anteile zugeteilt haben, müssen Sie zu Beginn jeder Ratssitzung auch überprüfen, ob das Quorum tatsächlich eingehalten wird. Das Quorum ist ganz einfach die Mindestanzahl an Anteilen auf der Grundlage der anwesenden Teilnehmer der Sitzung.

#### 👤 Erlauben Sie anonyme Abstimmungen

Legen Sie für eine Sitzung fest, ob Sie anonyme Abstimmungen zulassen. Dies sollte im Vorfeld der Sitzung oder zumindest vor der Eröffnung der Abstimmungen festgelegt werden.

#### 🚫 Verstecken Sie die Abstimmungsergebnisse bis zum Abschluss

Je nach interner Funktionsweise kann es vorkommen, dass Abstimmungen bis zum Abschluss der Abstimmung versteckt werden sollen. Achten Sie darauf, dass dies bei den Abstimmungen, die während Ihrer Verwaltungsratssitzungen behandelt werden, der Fall ist.

#### 🔨 Verfassen Sie die Vorentscheidungen

Um bei der Bearbeitung der Abstimmungen Zeit zu sparen, können Sie die Vorentscheidungen, die sich aus den Abstimmungen ergeben, verfassen. Dies ist möglich, wenn Sie sich die Möglichkeiten der Abstimmungen, also mögliche Ergebnisse, vorstellen können. Sie können durchaus für jede mögliche Antwort eine Vorentscheidung vorbereiten.

## 5. Verfassen Sie das Protokoll

### 💻 Redaktion durch den Sekretär

Bei dieser sehr protokollarischen Art von Sitzung wird die Erstellung des Protokolls in der Regel einem Protokollführer anvertraut. Hier erfahren Sie, wie diese Person das Protokoll verfassen kann.

#### ✍🏻 Absätze

Fügen Sie gut strukturierte Absätze hinzu, um die Diskussionen im Plenum wiederzugeben. Sie sollten systematisch vorgehen, so transparent wie möglich sein und einen einfachen Stil und kurze Sätze bevorzugen. Denken Sie von Anfang an an Ihre zukünftigen Leser!

#### 🗳️ Abstimmungen

Während des Schreibens validieren Sie die im Vorfeld vorbereiteten Abstimmungen und treffen die endgültige Entscheidung.

#### 🔨 Entscheidungen

Heben Sie wichtige Entscheidungen hervor, die während der Verwaltungsratssitzung getroffen wurden. Die Idee ist, dass jedes Mitglied anhand des Protokolls alle strategischen Entscheidungen, über die die Versammlung entschieden hat, nachlesen kann.

#### ✅ Aufgaben

Erstellen Sie eine klare Liste mit Aufgaben, die sich aus den vom Verwaltungsrat bestätigten Entscheidungen ergeben. Sie können die Aufgaben auch bereits den Verantwortlichen zuweisen, ihre Priorität festlegen sowie das Fälligkeitsdatum bestimmen. Auf diese Weise sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitglieder sofort nach dem Treffen einsatzbereit sind. Jeder weiss, was er bis wann zu tun hat.

### 👀 Private Notizen der Mitglieder

#### ✏️ Fügen Sie dem Protokoll private Notizen hinzu

Ermutigen Sie Ihre Mitglieder, sich im Vorfeld vorzubereiten, indem sie sich private Notizen machen. Die Idee ist auch, sie dazu aufzufordern, ihre Notizen und Kommentare während des Meetings zu verfassen, damit Sie sicher sind, dass Sie verstehen, was von ihnen erwartet wird.

#### 📝Kommentieren Sie die angehängten Dateien

Darüber hinaus können Notizen direkt in die Dateien und Dokumente eingefügt werden, die der Tagesordnung und dem Protokoll des Verwaltungsrats beigefügt sind. Das Ziel ist, dass die Mitglieder ihre schriftlichen Beiträge genau an der richtigen Stelle wiederfinden.

## 6. Verfolgen Sie die Aufgaben

Verfolgen Sie die Entwicklung der Aufgaben von einem Meeting zum nächsten, um sicherzustellen, dass die vorgegebenen Fristen eingehalten werden. Wenn Ihr Tool dies zulässt, importieren Sie Ihre Aufgaben einfach in die Tagesordnung des nächsten Meetings, um zu sehen, ob sie rechtzeitig fertiggestellt wurden.

## 7. Geben Sie Zugang zum Protokoll

Am Ende der Sitzung und nach dem Schritt des Korrekturlesens sollten Sie den Zugang zum Protokoll kontrollieren, damit jedes Mitglied das Protokoll der Diskussionen einsehen kann. So können die Mitglieder alles notieren, was während des Meetings ausgetauscht wurde. Zum Schluss teilen Sie das Protokoll mit allen Mitgliedern, um sie zu ermutigen, es nach der Ratssitzung so schnell wie möglich noch einmal zu lesen.

## ✅ Die Vorteile von WEDO für die Verwaltung Ihrer VRs

Oben haben wir darüber gesprochen, wie wichtig es ist, ein gutes Tool für die Verwaltung und Überwachung des Ablaufs Ihrer Verwaltungsratssitzungen zu wählen. WEDO entwickelt die ideale Kollaborationsplattform für ein effizientes Sitzungsmanagement. Aus welchen Gründen wird unsere Lösung Ihr bester Verbündeter bei VRs sein? Hier ist eine Zusammenfassung :

**📋 Sie bereiten Ihre Traktandenliste kollaborativ vor.**
![vr-tracktandum.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_tracktandum_2657637ccc.png)

**🔐 Sie verwalten die Zugriffe auf die Sitzung.**
![vr-zugriffrechts.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_zugriffrechts_92d87f00c9.png)

**🗳️ Sie nehmen die Abstimmungen in Ihre Traktandenliste auf.**
![vr-abstimmung.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_abstimmung_f02975a7b3.png)

**⌨️ Sie verfassen Ihr Protokoll in Echtzeit direkt auf der Plattform und erlauben den Teilnehmern, ihre privaten Notizen zu schreiben.**
![vr-sitzungsprotokolle-in-echtzeit.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_sitzungsprotokolle_in_echtzeit_5129dec6a2.png)

**✅ Sie verfolgen die Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten, indem Sie die laufenden und abgeschlossenen Aufgaben importieren.**
![vr-aufgaben.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_aufgaben_6b113eb94c.png)

**👀 Sie gewähren direkt nach der Sitzung Zugang zum Protokoll und senden es von der Plattform aus per E-Mail an die Mitglieder.**
![vr-zugriff-sitzungsprotokolle.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/vr_zugriff_sitzungsprotokolle_da8a60499b.png)

>**Sie möchten WEDO für Ihre nächste Verwaltungsratssitzung testen? Unsere Experten stellen Ihnen das Tool vor und helfen Ihnen, Ihre erste Traktandenliste in 30 Minuten zu erstellen.**

::button-primary[Kontaktieren Sie unsere Experten]{link="/de/demo"}

## Einige Beispiele unserer Kunden, die WEDO zur Verwaltung ihrer VR verwenden
![wedo-customer-board-of-directors.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_customer_board_of_directors_d91a634e29.png)



Leiten Sie effizient Vorstandssitzungen mit WEDO, einem sicheren, digitalen Meeting-Management-Tool. Verbessern Sie Kommunikation und Nachbereitung mit 7-stufiger Plattform. 

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Organisieren Sie Ihren Verwaltungsrat mit WEDO

Heute stehen die Aktivitäten des Finanzsektors im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses wie nie zuvor. Der Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung, um Cyberangriffe zu verhindern, die zu Datenverletzungen, finanziellen Verlusten und Rufschädigung führen können. Der Banken- und Finanzsektor muss in starke Datensicherheitsmassnahmen investieren: Mitarbeiterschulungen, Zugangskontrollen, Verschlüsselung und regelmässige Bewertungen sind wesentliche Bestandteile einer effektiven Strategie.

Im November letzten Jahres wurde die Unternehmenssoftware "Winbiz" Opfer eines heftigen Cyberangriffs, der zu einem vorübergehenden Ausfall der Software führte. Der Hoster der Software speicherte natürlich vertrauliche Informationen.

Die von Organisationen verwendete Software stellen ein hohes Risiko dar. Cloud-Plattformen gelten heute als unersetzliche Verbündete für Verwaltungsberufe und helfen uns bei der Personalverwaltung, der Projektverfolgung, der gemeinsamen Nutzung von Dateien und Inhalten, dem Aufbau einer Kundenhistorie und vielem mehr. Diese Daten, von denen eine sensibler als die andere sind, müssen strengen und robusten Massnahmen unterliegen, um Cyberbedrohungen vorzubeugen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.

Das Aufkommen des Home Office in den letzten Jahren verstärkt die Bedeutung des Datenschutzes durch die von den Mitarbeitern verwendete Software. Daher muss die Auswahl einer Software für eine sichere Integration dokumentiert werden. Die Kriterien, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten, sind folgende:


### Datenhosting

#### Standort der Datenspeicherung :

Einige Unternehmen sind überrascht, wenn sie herausfinden, dass ihre Daten in einem Fremdland gespeichert werden. Einem SaaS-Anbieter steht es frei, seine Daten in einem Land seiner Wahl zu hosten, unabhängig davon, wo sich sein Hauptsitz befindet. Es ist entscheidend, das Land, in dem die Daten gehostet werden, zu kennen, um sicherzustellen, dass das Land über eine stabile und transparente rechtliche und politische Stabilität verfügt.

Wenn die Daten in einem vertrauenswürdigen Land gespeichert werden, ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass der Anbieter keine "vorübergehende Datenübermittlung" betreibt. Dieses Phänomen, das vor allem von globalen IT-Anbietern genutzt wird, bedeutet, dass die Daten über ausländische Server geleitet werden, bevor sie in der Schweiz gespeichert werden. In diesem Fall ist es wichtig zu überprüfen, dass dieser Transfer rechtlich zulässig ist und den DSGVO-Standards entspricht.

#### Zuverlässigkeit des Hosting-Anbieters :

Es gibt Zertifizierungen, die die Informationssicherheit von Webhosting-Anbietern standardisieren. Die anerkannteste dieser Zertifizierungen ist ISO/IEC 27001.


### Datenschutzzertifizierung

Unternehmen, die ihre Systeme und kritischen Prozesse auslagern, müssen sicherstellen, dass die Anbieter unabhängige und strenge Kontrollen für das Datenmanagement durchführen. Zu diesen unabhängigen Zertifizierungen gehört SOC 2, das vom American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) ausgestellt wird und von Organisationen verwendet wird, die im Bereich Software-as-a-Service (SaaS) tätig sind. Er garantiert den Kunden, dass die betreffende Organisation wirksame Kontrollen entworfen und umgesetzt hat, um die folgenden Aspekte zu verwalten: Sicherheit, Verfügbarkeit, Integrität der Verarbeitung, Vertraulichkeit und Schutz der Privatsphäre. Dieser Norm existiert seit vielen Jahren in den USA und findet mit der ISO-Norm 270001 seine weltweite Entsprechung.

![soc certification.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Frame_7soc_certification_3fa9275dcb.png)

Man betrachtet, dass die Schweiz in Bezug auf die SOC-2-Berichterstattung hinter den USA und dem restlichen Europa zurückliegt. In der Tat hat sich das Bewusstsein für Sicherheits- und Informationsschutzstandards in der Schweiz erst später entwickelt. Die ersten grösseren Schritte in Richtung Zertifizierung wurden von grossen Unternehmen unternommen, die strengen Vorschriften unterliegen, wie z. B. der Finanzsektor. Diese Unternehmen verlangen von ihren Dienstleistern die Einhaltung des SOC-2-Standards und legen einen Jahresbericht vor, um den internen und externen Anforderungen gerecht zu werden. *1

### Authentifizierung und Zugriff auf Benutzerkonten

Software jeglicher Art ist eine kritische Informationsquelle für ein Unternehmen. Der Zugriff auf das Tool muss daher sicher sein. Es ist daher empfehlenswert, sich über die Verfügbarkeit der folgenden Funktionen zu informieren:

- Verfügbarkeit der Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Verfügbarkeit der SAML-Authentifizierung, die für den Kunden relevant ist.
- Möglichkeit, Rechte innerhalb des Tools individuell zu verwalten, um den richtigen Personen Zugang zu den Informationen zu gewähren.

### Verschlüsselung

Wenn ein Unternehmen eine Web-App nutzt, sollte es sicherstellen, dass diese App eine durch SSL-Zertifikate gesicherte HTTPS-Verbindung verwendet, mit dem Ziel, Spionage im Web und bei der E-Mail-Korrespondenz zu verhindern. Neben der Verschlüsselung während der Übertragung kann auch die Verschlüsselung der Daten im Ruhezustand eine Situation wie die von WinBiz und seinen Kunden erlebte verhindern.

### WEDO: Die sichere Lösung für die Zusammenarbeit im Finanzsektor

Sensible Themen und Datenschutzrichtlinien stehen im Mittelpunkt der täglichen Arbeit von Mitarbeitern im Finanzsektor. Von der Aufgabenverwaltung bis hin zu den Inhalten, die bei Sitzungen aller Art wie Teamsitzungen, bilateralen Gesprächen, Gesprächen mit Kunden/Versicherten oder auch Vorstandssitzungen behandelt werden, ist die Nachvollziehbarkeit der Diskussionen ebenso entscheidend wie ihre Vertraulichkeit.

Die SaaS-Software WEDO, die vollständig in der Schweiz entwickelt und gehostet wird, ist eine kollaborative Plattform, die speziell auf die Herausforderungen der Sicherheit in sensiblen Bereichen zugeschnitten ist. Dank ihres Aufgabenmanagers und ihres anpassbaren Sitzungsmoduls ermöglicht die Plattform den Austausch von Dateien und die Zentralisierung von Informationen, die für die Zusammenarbeit von Teams erforderlich sind, und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, die Zugriffsrechte jedes Nutzers zu konfigurieren.


::button-secondary[Erfahren Sie mehr über Sicherheit]{link="/de/security"}

## Sie vertrauten WEDO die Verwaltung ihrer internen Zusammenarbeit an:
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::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/de/signup"}

[^2]: Source : [KPMG](https://kpmg.com/ch/de/blogs/home/posts/2021/01/soc-switzerland.html)

Heute stehen die Aktivitäten des Finanzsektors im Mittelpunkt des öffentlichen Interesses wie nie zuvor. Der Datenschutz ist von entscheidender Bedeutung, um Cyberangriffe zu verhindern, die zu Datenverletzungen, finanziellen Verlusten und Rufschädigung führen können. 

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Sicher zusammenarbeiten in der Finanzbranche

## Organisatorische Herausforderungen im Bildungsbereich

Für Bildungsorganisationen ist eine reibungslose Kommunikation ein wesentlicher Erfolgsfaktor einer gut funktionierenden Zusammenarbeit. Die Leitungsorgane der Institutionen müssen in der Lage sein, sich aktiv mit allen Abteilungen auszutauschen, um den reibungslosen Betrieb ihrer Organisation zu gewährleisten. Es liegt auch in der Verantwortung des Managements, eine optimale Zusammenarbeit zwischen Verwaltungs- und Lehrpersonal zu fördern.

Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

🗓️ Im Hinblick auf die Zusammenarbeit gibt es im Bildungsbereich einige Herausforderungen:

✅ Erledigen und Überprüfen von Aufgaben der Schulleitung und Fachpersonen, sowie der einzelnen Departemente, Kompetenzzentren und Partnerinstitutionen

📋 [Verwaltung wiederkehrender Abläufe](https://wedo.swiss/de/schools-faculties-automate-your-recurring-procedures/)

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## Hindernisse auf dem Weg zur effizienten Zusammenarbeit

Die Mitarbeitenden müssen ihre Ziele oft mit knappen und ineffizienten Mitteln erreichen. Die E-Mail ist nach wie vor der am häufigsten genutzte Kommunikationskanal, und es ist zu bemängeln, dass nur wenige wirklich kollaborative Instrumente im Bildungsalltag zur Verfügung stehen. Eine weitere Beobachtung ist, dass Sitzungen oft schlecht vorbereitet sind, zu häufig stattfinden und manchmal endlos dauern... kurz gesagt, unproduktiv sind. Sitzungen sind jedoch für den Informationsaustausch von entscheidender Bedeutung. In diesem Sektor kommen bei diesen Sitzungen zahlreiche Beteiligte zusammen: Mitglieder des Managements, Verwaltungspersonal, Dekane, Professoren oder Lehrkräfte sowie externe Akteure. Die Herausforderung für das Management besteht darin, diese zahlreichen Sitzungen effizient zu managen und dabei alle Teilnehmenden vor, während und nach den Sitzungen einzubeziehen. Wie kann man also diese organisatorischen und kollaborativen Schwierigkeiten überwinden und gleichzeitig die Digitalisierung der Prozesse fördern?

## Unsere Lösungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Schulen und Fakultäten

WEDO ist ein Kollaborations-Tool, das sich perfekt für die interne Organisation von Schulen und Fakultäten eignet. Unsere Lösung hilft bereits vielen Bildungseinrichtungen, ihre organisatorischen Herausforderungen zu bewältigen und die interne Kommunikation zu verbessern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2022_08_wedo_education_1_7b7a9d1792.svg)

Finden Sie herausfinden, wie die **WEDO-Plattform** Schulen und Fakultäten bei der täglichen Zusammenarbeit unterstützt.

### 1\. Individuelle Arbeitsbereiche für Ihre Bildungsstätte

Jede Abteilung oder Dienstleistungsstelle der Organisation kann ihre verschiedenen Projekte in "Arbeitsbereichen" verwalten. In diesen Bereichen können die Mitarbeitenden Sitzungen, Aufgaben und Dateien gemeinsam nutzen. Die WEDO-Lösung vereint alle diese Funktionen in einer einzigen Plattform. 💡Auch die Zusammenarbeit mit externe Fachpersonen ist ganz einfach und ohne Zusatzkosten möglich.

### 2\. Alle Sitzungen in einem Tool verwalten

Von den Arbeitsbereichen aus können die Benutzer\*innen mit WEDO alle ihre Sitzungen verwalten: vom Verwaltungsrat bis zu den Dekanen, einschliesslich Lehrerkonferenzen und bilateraler Gespräche. Mit dem Modul "Sitzungen" können Traktandenlisten gemeinsam im Team vorbereitet, Protokolle in Echtzeit erstellt und zugewiesene Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden.

### 3\. Traktandenlisten gemeinsam vorbereiten

Unproduktive Sitzungen sind meist das Ergebnis mangelnder Vorbereitung. Die Funktion, diesem Übel im Alltag von Management und Verwaltung entgegenwirkt, ist die gemeinsame Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO kann jeder Mitarbeitende die Traktandenliste befüllen, um seine Beiträge im Voraus vorzubereiten. Auch das Teilen und Hinzufügen von Dokumente ist möglich, für alle Informationen, welche im Voraus konsultiert oder während der Sitzung präsentiert werden (PDF, Excel, Word, PowerPoint usw.).

### 4\. Entscheidungen aus Sitzungen hervorheben

Oft werden Sitzungen geschlossen, ohne klar getroffene Entscheidungen dokumentiert zu haben oder die Pendenzen und deren Fristen zu kennen. Mit WEDO ist es ganz leicht, die Entscheidungen zu dokumentieren und die zugehörigen Aufgaben verbindlich zu delegieren. Die Gesprächsprotokolle sind immer übersichtlich organisiert, so dass die relevanten Informationen sofort gefunden werden können.

### 5\. Aufgaben direkt in Sitzungen delegieren

Während den Sitzungen definierte Aufgaben, können direkt im Protokoll festgehalten und den zuständigen Personen delegiert werden. So sind die beteiligten Mitarbeitenden sofort informiert und nach der Sitzung bereits einsatzbereit. Die erledigten Aufgaben können von einer Sitzung zur nächsten verfolgt werden, so dass Sie die gesetzten Fristen immer im Auge behalten können.

### 6\. Transparente und einfache Kommunikation zu laufenden Aufgaben

Der in WEDO integrierte Aufgabenmanager vereinfacht nicht nur die Zusammenarbeit und Kommunikation, er reduziert auch massgeblich den internen E-Mailverkehr. Auf einer Aufgabe können mehrere Personen gemeinsam zusammenarbeiten. Mit Kommentaren werden wichtige Informationen geteilt und man kann sich über offene Punkte austauschen. Ein automatisches Benachrichtigungssystem erinnert die Zuständigen und Beteiligten über Änderungen und sorgt dafür, dass alle informiert bleiben.

### 7\. Informationen schnell finden

Mit der in WEDO integrierten Suchfunktion, können Sie mit wenigen Klicks auf die gewünschten Informationen zugreifen. Die Suche erfolgt plattformübergreifend über Schlüsselwörter. Auf diese Weise können die Benutzer Sitzungsprotokolle, wichtige Entscheidungen, Aufgaben und Dateien finden, die den gesuchten Begriff enthalten.

## WEDO ist das ideale Tool für Schulen und Fakultäten

WEDO ist das Tool, welches Ihre Teams zusammenbringt und Ihnen verschiedene Möglichkeiten bietet, effizient zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Durch die Einführung unserer Lösung in vielen Schulen und Fakultäten kennen wir die organisatorischen Herausforderungen des Bildungssektors. Verbessern Sie die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Organisation mit unseren Funktionen:

🗓️ Vorbereitung der Traktandenliste, Protokollierung in Echtzeit und Verfolgung delegierter Sitzungsaufgaben.

✅ Gemeinsame Verwaltung von Aufgaben in verschiedenen Arbeitsbereichen.

▶️ Automatisierung von Abläufen, um die Qualität interner Prozesse zu verbessern.

![WEDO-education-2_DE.png](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/WEDO_education_2_DE_11c34ae2d1.png)

Diese Kunden haben sich für WEDO entschieden, um in ihren Schulen effizient zusammenzuarbeiten:

::button-secondary[Erfahren Sie mehr über ihre Zeugnisse]{link="/industries/education"}

Die Durchführung und Nachbearbeitung von Sitzungen, die Abstimmung zwischen Abteilungen, der Austausch von Informationen und die Verwaltungsarbeit sind tägliche Herausforderungen im Bildungsbereich. Erfahren Sie, wie WEDO Schulen und akademischen Einrichtungen hilft, die Zusammenarbeit zu verbessern, indem das Sitzungs- und Aufgabenmanagement optimiert wird.

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Aufgaben

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