23\. Mai 2019: Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium der Westschweiz, bot ihren Lesern an, sich für WEDO zu interessieren. Die Verfasserin, Sophie Marenne, beschreibt die Merkmale unseres kooperativen Tools und hebt eines ihrer Hauptziele hervor: Herstellung einer direkten Verbindung zwischen den Sitzungen und den sich daraus ergebenden Aufgaben. Sie spricht auch von der Umsetzung der Lösung in vielen romanischen Unternehmen jeder Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren.

Sie möchten mehr über unsere Lösung erfahren und die Aussagen der beiden WEDO-Mitbegründer kennen lernen? Lesen Sie den ganzen Artikel!

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_image_article_agefi_2_c3c0192222.png)

[Den Artikel lesen](https://bit.ly/2K0vdls)

Die Genfer Tageszeitung AGEFI, Wirtschafts- und Finanzreferenzmedium in der Westschweiz, widmet WEDO einen Artikel.

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WEDO stärkt die Effizienz der Sitzungen

> Wenn Ihre Arbeitslast überwältigend wird, scheint es oft unmöglich, organisiert zu bleiben. Wie können Sie positiv und strukturiert in Ihrem Arbeitsalltag bleiben, wenn Sie eine scheinbar endlose Liste von Aufgaben zu bewältigen haben? 

Es ist nicht immer leicht, zu wissen, wo man anfangen soll. Bevor Sie einfach drauflosarbeiten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu planen. Die Organisation Ihres Tages, bevor Sie Ihre Aufgaben angehen, ist entscheidend, um Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Indem Sie Ihre Arbeit aufschlüsseln, eine Aufgabenliste erstellen und diese Prioritäten zuweisen, fühlen Sie sich kontrollierter und fokussierter.

Aber wie macht man das am besten? Befolgen Sie diese vier einfachen Schritte, um Ihren Tag zu organisieren und Ihre Arbeitslast im Griff zu behalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_cba3791351.png)

## Schritt 1: Notieren Sie alle Aufgaben
Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren oder planen, beginnen Sie mit einer vollständigen Auflistung. Schauen Sie Ihre E-Mails, Notizen und laufenden Projekte durch, um einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Arbeiten zu bekommen. Dieser Schritt hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast klar zu definieren und sicherzustellen, dass keine alltäglichen Aufgaben übersehen werden.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die all Ihre Arbeit in kleinere, überschaubare Teile aufteilt. Egal, ob es sich um langfristige Projekte oder kurzfristige Deadlines handelt – durch eine visuelle Übersicht aller Aufgaben gewinnen Sie Klarheit über Ihre Verantwortlichkeiten. Dies hilft Ihnen, kleinere Aufgaben von grösseren Projekten zu trennen und entsprechend zu organisieren.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, das Task-Management zu verbessern, besteht darin, digitale Tools zu nutzen. Viele Plattformen für Aufgabenmanagement ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu bündeln und sogar Deadlines für jede Aufgabe festzulegen. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast besser zu verstehen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

## Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Priorisierung ist entscheidend, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen. Doch wie entscheidet man, was wichtig ist? Beginnen Sie damit, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die dringend und wichtig sind – zwei Begriffe, die oft verwechselt werden.

Die bekannte [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) von Dwight D. Eisenhower hilft dabei, diese Unterscheidung zu treffen. Sein Zitat „Wichtiges ist selten dringend und Dringendes selten wichtig“ ist die Grundlage für diese Methode. Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Gruppen:

Dringend und Wichtig: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und tragen direkt zu Ihren langfristigen Zielen bei. Sie sollten zuerst angegangen werden.
Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben brauchen keine sofortige Handlung, sind jedoch entscheidend für Ihre persönlichen und beruflichen Ziele. Planen Sie diese für später ein.

Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit, tragen aber nicht unbedingt zur Erreichung Ihrer langfristigen Projekte bei. Delegieren Sie diese Aufgaben, wann immer es möglich ist.

Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die weder Ihre Ziele unterstützen noch bald erledigt werden müssen. Diese können verschoben oder ans Ende Ihrer Liste gesetzt werden.

Besonders die Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ enthält häufig Aufgaben, die für die Ziele anderer Personen relevant sind (z. B. Aufgaben im Rahmen eines Teamprojekts). Delegieren Sie solche Aufgaben, soweit es möglich ist, an Dritte. 

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Durch das regelmässige Überprüfen Ihrer [Aufgaben](https://wedo.com/de/blog/wie-verwaltet-man-ein-projekt-mit-wedo) behalten Sie den Überblick, selbst wenn Ihre Verantwortung wächst. Ein gutes Verständnis dafür, wie Sie Ihren Arbeitsalltag organisieren und Prioritäten setzen, erleichtert es Ihnen, konzentriert zu bleiben und Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

## Schritt 3: Planen und terminieren Sie Ihre Aufgaben
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben identifiziert haben, geht es darum, diese zu planen und zu terminieren. Setzen Sie klare Fälligkeitstermine und organisieren Sie Ihre Aufgaben über Tage, Wochen oder Monate, je nach Zeitrahmen für deren Fertigstellung.

Für alle wichtigen Aufgaben sollten Sie ein Planungsdatum in Ihren Kalender eintragen. Nutzen Sie ein [Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/features/project-management), um grössere Projekte in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, die Sie über einen längeren Zeitraum hinweg abschliessen können. Beginnen Sie damit, Ihre Woche zu organisieren und bestimmte Tage für bestimmte Aufgaben zu reservieren. Ein klarer Zeitplan ermöglicht es Ihnen, Ihr Arbeitstempo anzupassen und sich täglich auf das zu konzentrieren, was zu tun ist.

Notieren Sie sowohl das Planungsdatum als auch das Fälligkeitsdatum: Das Planungsdatum ist der Tag, an dem Sie an der Aufgabe arbeiten, während das Fälligkeitsdatum der endgültige Abgabetermin ist. Diese Methode fördert ein gutes Zeitmanagement und stellt sicher, dass Sie nicht in letzter Minute in Stress geraten.

In Ihrem Arbeitsalltag gibt es wahrscheinlich Aufgaben, die sich regelmässig wiederholen. Diese wiederkehrenden Aufgaben lassen sich effizienter planen, indem Sie Erinnerungen für tägliche oder langfristige Projekte in Ihre Aufgabenmanagement-Tools integrieren. Solche wiederkehrenden Aufgaben helfen Ihnen, Ihren Workflow reibungslos zu organisieren.

Ein gut strukturierter Zeitplan hilft nicht nur dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, sondern steigert auch die Produktivität, indem er Stress reduziert. Indem Sie Aufgaben bestimmten Zeitfenstern zuweisen, stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe die nötige Aufmerksamkeit erhält.

![Vier Schritte zur Organisation der täglichen Aufgaben: Aufgaben aufschreiben, Prioritäten setzen, planen und terminieren, delegieren und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_de_3c9f80d418.png)

## Schritt 4: Delegieren und zusammenarbeiten
Im Arbeitsalltag arbeiten Sie oft im Team zusammen, und manchmal ist der beste Weg zur Bewältigung Ihrer Arbeitslast das [Delegieren von Aufgaben](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, eignen sich perfekt zum Delegieren. Dies könnten Aufgaben sein, die zum Fortschritt eines Projekts beitragen, aber nicht kritisch für Ihre eigenen Verantwortlichkeiten sind.

Beim Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder ist es wichtig, klar zu kommunizieren. Weisen Sie die Aufgabe zu, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und verfolgen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass alles termingerecht abgeschlossen wird. Zusammenarbeitstools erleichtern das Delegieren, indem sie Ihnen ermöglichen, Aufgaben in Echtzeit zu teilen und Fortschritte zu verfolgen. Nutzen Sie [Projektmanagement-Software](https://wedo.com/de/features/project-management), um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Das Delegieren verschafft Ihnen die nötige Zeit für Aufgaben, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern, und stärkt gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein Ihrer Teammitglieder.

## Behalten Sie Ihre tägliche Aufgabenliste im Blick
Mit diesen Schritten bleiben Sie organisiert und [nutzen Ihre Zeit effektiv](https://wedo.com/de/blog/organisieren-sie-ihre-telearbeitstage-mit-wedo). Vermeiden Sie es, sich zu überlasten, indem Sie realistisch einschätzen, wie viel Sie an einem Tag schaffen können. Setzen Sie klare, erreichbare Ziele und konzentrieren Sie sich darauf, Aufgaben eine nach der anderen abzuschliessen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages einen Moment Zeit, um Ihren Fortschritt zu überprüfen.

Wurden die geplanten Aufgaben erledigt? Wenn ja, haben Sie Ihre Ziele realistisch gesetzt. Falls nicht, sollten Sie die Anzahl der Aufgaben auf Ihrer täglichen Liste reduzieren, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht überfordern. Diese regelmässige Überprüfung hilft Ihnen, Ihren Ansatz zu verfeinern und Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

## Die richtigen Tools für das Aufgabenmanagement
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht alles allein bewältigen müssen. Es gibt viele [Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tools](https://wedo.com/de/features/tasks), die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben zu organisieren. Diese Tools bieten vorgefertigte Vorlagen für die Aufgabenorganisation, die es Ihnen erleichtern, den Fortschritt zu verfolgen, Deadlines zu setzen und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das zu Ihrem Arbeitsstil passt – etwas Flexibles und Einfaches in der Handhabung. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Prioritäten festzulegen, Deadlines zu verwalten und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. So bleiben Sie und Ihr Team stets auf dem neuesten Stand.

## Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit
Indem Sie diese vier Schritte befolgen – Aufgaben notieren, priorisieren, planen und delegieren – wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Arbeitslast zu bewältigen. Organisiert zu bleiben hilft Ihnen, unnötigen Stress zu vermeiden und fokussiert auf Ihre Ziele hinzuarbeiten. Ob es darum geht, den Arbeitsalltag zu meistern oder langfristige Projekte zu planen – die richtigen Tools und Techniken werden Sie produktiver machen.

Möchten Sie Ihren Prozess im Aufgabenmanagement verbessern? Entdecken Sie, wie WEDO Ihnen mit anpassbaren Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit dabei helfen kann, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren.

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Wenn unsere Arbeitsbelastung groß wird, scheint es manchmal unmöglich, sich im Alltag zu organisieren. Wie kann man seinen Tag positiv angehen, wenn man das Gefühl hat, unter den daraus resultierenden Projekten und Aufgaben zu leiden?

Dieses Bild zeigt 4 Schritte zur besseren täglichen Aufgabenverwaltung, dargestellt mit einer Checkliste und einem Stift auf orangefarbenem Hintergrund

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Arbeitslast priorisierung: 4 Schritte zur Organisation Ihres Arbeitsalltags

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

::button-primary[Demo Vereinbaren]{link="/demo"}

[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

Dieses Bild zeigt, wie man die Dauer von Geschäftssitzungen begrenzen kann, dargestellt mit einer Stoppuhr auf 25 Minuten

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

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## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive2_2_d8f1773246.png)

## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive3_3_e41bc9c72a.png)

## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive4_3_7828884129.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive5_1_68b88ca912.png)

## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive6_8c12348415.png)

Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive7_6e99b65c52.png)

_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive8_3f51cf7d39.png)

_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive14_c86280b5bd.png)

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_diapositive15_07a2d15e76.png)

Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

::button-primary[Auf das Hilfzentrum zugreifen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen"}

Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Verbesserungen, die die Abfassung Ihrer Protokolle erleichtern

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_01_wedo_cofounders_1024x768_9876cf7c19.jpg)

> _Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO,_ _um sie effektiv zu machen. Erklärungen._

Zwischen drei und sechs Wochen im Jahr: Das ist die durchschnittliche Zeit, die man in Arbeitssitzungen verbringt, laut einer Umfrage, die 2017 vom Opinionway-Institut für die Firma Human Fingerabdruck veröffentlicht wurde. Laut dieser Umfrage, die an 1000 Beschäftigten in Unternehmen unterschiedlicher Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren durchgeführt wurde, wird fast jede zweite Sitzung als unproduktiv betrachtet. Mehr als 25% der Befragten sehen im übrigen keine Notwendigkeit, daran teilzunehmen. Das Ergebnis: 44% benutzen ihr Smartphone unauffällig, um in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun (typischerweise E-mails lesen und versenden).

Diese Plage trägt einen Namen: Sitzungsmarathon. Antoine Sudan und David Dutch haben mehrere Jahre lang nach Abschluss ihres Ingenieurstudiums darunter gelitten. «Sitzungen sind nicht unnötig», sagen sie gleich zu Beginn. «Das Problem besteht darin, dass sie schlecht vorbereitet sind, dass die Tagesordnung nicht eingehalten wird und dass viel zu oft darauf hingewiesen wird, dass man sich nicht sicher ist, was beschlossen wurde». Erstaunlich, wie viel Zeit sie für diese lobenswerte, aber frustrierende Übung aufgewandt haben, haben Antoine Sudan und David Dutch die WEDO-Web-App entwickelt. Das war im Jahr 2014\. Heute, vier Jahre und 30 Updates später, wird diese Web-App von über 100 Organisationen, Gemeinden und Unternehmen in der Westschweiz genutzt, darunter die Groupe Mutuel, die Gruppe E Connect, die HES-SO Freiburg und die Freiburger Kantonalbank.

 Weder Blockchain, noch Dropbox oder Intranet, WEDO ist eine Kollaborativplattform, deren Layout sich automatisch an die Grösse des von Ihnen verwendeten Bildschirms (iPhone, PC…) anpasst. Es handelt sich um eine Schnittstelle zu einem gemeinsamen, partizipativen Bereich. Sie ist sehr lehrreich und wurde so entworfen, dass sie für jeden greifbar ist. Unabhängig von ihren technischen Funktionen und Qualitäten beruht die WEDO-Anwendung auf einer gründlichen Reflexion und einer sorgfältigen Analyse der Faktoren, die Arbeitstreffen so häufig enttäuschend und zeitaufwendig machen. Mit anderen Worten, diese organisatorische Lösung wurde entwickelt, um direkt und pragmatisch auf bestimmte wiederkehrende Probleme zu reagieren. Ein Beispiel: Die Tagesordnung bleibt oft etwas vage, bis alle an einem Tisch sitzen. Um dies zu vermeiden, bietet WEDO eine Funktionalität an, mit der Diskussionspunkte gespeichert und geplant werden können. Danach einfach die App öffnen und den Weg der Fragen verfolgen. Kein Weg mehr, sich vom Subjekt zu entfernen.

## LEICHT HERAUSZUFINDEN, WER WAS MACHT

Das Protokoll ist ein Pflicht ? Mit WEDO kann man es in Echtzeit schreiben: « Das ist eines der interessanten Elemente unseres Sitzungs-Management-Moduls. Sie haben eine Tagesordnung mit einer Reihe von Diskussionspunkten, und Sie können unter jedem Punkt Informationsblöcke hinzufügen, egal ob es sich um Notizen, Entscheidungen oder Aufgaben handelt », erklärt Antoine Sudan. Die in Sitzungen gefassten Beschlüsse und zugewiesenen Aufgaben können somit vom Verfasser des Protokolls zu gegebener Zeit aufgezeichnet werden. Da diese Informationen an einer bestimmten Stelle im Modul angezeigt werden und alle Teilnehmer über ein persönliches Zugangskonto verfügen, ist es sehr einfach, diese zu suchen. Kurz gesagt, am Ende der Sitzung weiß jeder, wo die Antwort auf die berühmte Frage «wer was macht» zu finden ist.

Zusätzlich kann eine Tagesordung oder ein Protokoll exportiert werden, indem eine PDF-Datei generiert wird, damit diese geteilt, ausgedruckt und unterschreibt werden kann. Sie können auch einfach Auszüge aus dem Protokoll erstellen oder Notizen über die Protokolle mit einfachen Schlüsselwörtern abrufen. Die Zeit in der mehrere Dateien öffnen musste, um Informationen zu bekommen, ist vorbei !

« Die Stärke von WEDO besteht darin, aller Schritt der Sitzungsführung abzudecken: vor, mit der Vorbereitung der Tagesordnung, während, mit wichtigen Notizen und danach mit der Aufgabenkontrolle. Neben unserem Modul für das Sitzungsmanagement haben wir ein weiteres für die Aufgabenverwaltung und -planung entwickelt, und beide interagieren. Sie haben also die Möglichkeit, eine kontinuierliche und dynamische Überwachung der Arbeit zu gewährleisten. So können Sie jederzeit nachlesen, was zwischen zwei Sitzungen gemacht wurde und was noch zu tun ist. Kein Abwarten mehr, um Informationen zu erhalten oder weiterzugeben, nicht mehr mehrere Bestätigungs-Mails versenden oder dreimal anrufen, um einen Kostenvoranschlag zu erfahren », befürwortet David Dutch. Zusätzlich kann jeder Nutzer die Synchronisation mit seinem elektronischen Kalender (Outlook, Google Calendar…) aktivieren.

## VERKÜRZTE SITZUNGEN VON DRITTEN

Für bestimmte Projekte, Abteilungen oder Arbeitsgruppen können auch spezielle Arbeitsbereiche geschaffen werden, damit die Aufgaben auf einen Klick aufgeteilt werden können. Sobald eine Arbeit als erledigt gekennzeichnet ist, erhalten die betroffenen Teilnehmer sofort und automatisch ein Feedback. Antoine Sudan erklärt : « All diese Verfahren beschleunigen die Bearbeitung von Entscheidungen erheblich und verkürzen die Sitzungsdauer um durchschnittlich ein Drittel ».

Die Lösung komplizierter Probleme mit einfacher Software war die Wette der WEDO-Designer. Die erste Person, mit der sie darüber sprachen - ein ehemaliger Professor - sagte ihnen jedoch voraus, dass es «niemals funktionieren würde». Was sie heute zum Lachen bringt. «Zum Glück hat sich unsere Ingenieurmentalität schnell erholt und wir haben uns geweigert, uns niederzuschlagen.» Während viele junge Unternehmer mit dem Versuch beginnen, Geld zu beschaffen, entscheiden sich Antoine Sudan und David Dutch, ihre Anwendung während der Arbeit zu entwickeln und parallel dazu ihre ersten Kunden anzusprechen. Sie führen mehr als 300 Interviews zu diesem Zweck durch. Von Anfang an verlassen sie sich auf das Feedback der Nutzer, um ihr Produkt zu verbessern. Die erste Version erscheint offiziell im Mai 2015\. Einige Prospects testen diese. « Mit jeder neuen Version haben wir unsere Kunden befragt, wie wir WEDO perfektionieren können. Und wir fragen weiterhin nach ihrer Meinung und ihren Eindrücken. Einige von ihnen haben uns beispielsweise vor kurzem darauf hingewiesen, dass sie es begrüßt hätten, wenn sie präzise Zugangskriterien festgelegt hätten, um zu verhindern, dass einige Teilnehmer die Tagesordnung mit Fragen füllen, die nichts mit dem Thema zu tun haben. Ein Generalsekretär muss zwar in der Lage sein, dies zu ändern, aber nicht unbedingt jeder Teilnehmer. In der letzten Version von WEDO haben wir also ein neues Instrument eingeführt, um die Zugriffsrechte sehr genau zu setzen».

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## KOSTENLOS TEST ZU BEGINNEN

Was ist der Preis? Nach gängiger Praxis im Bereich der Anwendungen hängt er von der Anzahl der Benutzer ab. Er liegt zwischen 15 und 25 Franken pro Person und Monat. WEDO ist in Fünfer-, Zehner- oder Fünfzehner-Packungen erhältlich; über 20 Packungen werden in Zehner-Tranchen verkauft. Das Abonnement deckt alle Aktualisierungen, die Datenhosting und den Datenträger ab, alle Leistungen mit Ausnahme der Begleitung der im ersten Jahr zur Maximierung der Erfolgschancen vorgeschlagenen Änderung; Dieser wird ebenfalls auf der Grundlage einer Pauschale entsprechend der Netzgröße berechnet.

« Aber was wir immer anbieten, ist eine kostenlose Präsentation von WEDO. Aus diesem Grund finden Sie auf unserer Homepage [www.wedo.com](/) einen grossen blauen Button, auf den Sie klicken können, um eine Demonstration zu planen, indem Sie einen Termin direkt in unserem Kalender reservieren », sagen Antoine Sudan und David Dutch, die eine Hosting-Funktion nur auf Servern in der Schweiz beanspruchen.

Quelle: Originalartikel [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO, um sie effektiv zu machen. Erklärungen.

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Das Heilmittel für Sitzungsmarathon heisst WEDO

WEDO ermöglicht das Erstellen von Aufgaben durch Versenden von E-mails. Von der E-mail zur Aufgabe werden die Daten wie folgt übertragen:

1. Der Betreff wird zum Aufgabennamen
2. Der E-Mail-Text wird zur Aufgabenbeschreibung
3. Alle E-Mail-Anhänge werden der Aufgabe angehängt

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive1_d807f647c5.png)

## Es gibt drei Optionen, um Aufgaben in WEDO per E-mail zu erstellen:

* Eine Aufgabe für sich selbst schaffen
* Eine Aufgabe erstellen, die automatisch an einen Kollegen delegiert wird
* Eine automatisch geteilte Aufgabe in einem Arbeitsraum erstellen

Um eine Aufgabe per E-mail an WEDO zu senden, muss man nur eine E-mail-Adresse als Empfänger eingeben. Diese E-mail-Adresse entspricht entweder einer Person oder einem Arbeitsplatz.

## Wo finde ich die eindeutigen E-mail-Adressen?

Jede Person und jeder Arbeitsbereich hat eine einzigartige E-mail-Adresse in Ihrem WEDO-Netzwerk.

Um meine persönliche E-mail-Adresse zu finden, gehe ich in mein _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail zu Aufgabe_.

Um die E-mail-Adresse für das Versenden der Aufgabe an einen Kollegen zu finden, muss ich ihn nur nach seiner Adresse fragen, die er am gleichen Ort wie ich findet.

Für die E-mail-Adresse, die einem Arbeitsbereich entspricht, gehe ich in den entsprechenden Arbeitsbereich und klicke auf _die drei vertikalen Punkte_ \> _E-Mail zu Aufgabe_

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive2_6487df5d0b.png)

Bitte beachten Sie, dass Sie die Empfänger kumulieren können. Dies ist nützlich, um eine einer Person zugewiesene Aufgabe zu erstellen, die in einem oder mehreren Arbeitsbereichen geteilt wird.

## Praktisches Beispiel

Ich möchte eine Aufgabe mit dem Titel «Kommunikationsplan erstellen» meinem Kollegen Benoît zuweisen. Ich möchte eine Beschreibung hinzufügen, zum Beispiel: «Maximale Seitenzahl: 3». Schließlich wünsche ich mir, dass diese Aufgabe mit den Arbeitsbereichen Direktion und Marketing geteilt wird.

So würde meine E-mail aussehen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive3_717f80fca1.png)

## Ihre E-mails schnell in Aufgaben umwandeln

Es gibt eine Alternative, um eine Ihrer E-mails schnell in eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Raum zu verwandeln, transferieren Sie diese an **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Weitere E-mail-Adressen zulassen

Um Aufgaben durch Versenden von E-mails in Ihren persönlichen Seite erstellen zu können, muss zuvor eine Adresse genehmigt werden.

Standardmäßig sind die E-mail-Adresse für die Verbindung zu Ihrem WEDO-Konto sowie die E-mail-Adressen Ihrer Kollegen bereits zugelassen. Sie müssen nicht erneut aktiviert werden.

Um eine Adresse hinzuzufügen, z. B. Ihre persönliche E-mail-Adresse, gehen Sie wie folgt vor. Gehen Sie in Ihr _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail Adressen_ und klicken Sie dann auf + **E-mail Adresse hinzufügen**. Geben Sie dann die E-mail-Adresse ein, die Sie hinzufügen möchten. Ein Code wird Ihnen per E-mail zugesandt. Sie müssen es in WEDO eingeben und dann auf **Speichern** klicken, um die Buchung abzuschließen. Nach Autorisierung der Adresse erscheint neben der Adresse ein « **Active** »-Namensschild.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive4_310a053793.png)

## Einige Beispiele für die Anwendung

* Vergeben Sie Aufgaben an Ihr Team auf der Grundlage von erhaltenen E-mails.
* Schicken Sie Reparaturanfragen, die Sie per E-mail erhalten haben, in den Arbeitsbereich «Technik» um diese zu zentralisieren.
* Teilen Sie die E-mails mit Anhängen, die Sie zum Lesen an die Sitzung zurückgeben möchten, indem Sie diese in einen Arbeitsbereich «Zu bearbeitende Post» übertragen.

Falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie uns gerne per Chat-Support im WEDO schreiben.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-mails mühelos in Aufgaben umwandeln können.

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Aufgabenerstellung durch Versenden von Email

## Die Abschnitte in WEDO

Seit einigen Wochen erlaubt WEDO die Auswahl der Aufgabenlisten nach Datum, Termin, Benutzer, Arbeitsbereich und Priorität.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive1_89876a0b24.png)

Je nach gewähltem Sortiermodus werden die Abschnitte automatisch erstellt.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive1_89876a0b24.png)

## Springt aus der Listenansicht in die Kanban-Ansicht

In jeder Aufgabenliste kann eine Schaltfläche von der Listenansicht in die Kanban-Ansicht wechseln.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive2_a0965a0cfd.png)

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Die Abschnitte werden automatisch in Spalten umgewandelt und die Aufgaben erscheinen in Form von Karten, die von einer Spalte zur anderen verschoben werden können.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive3_a5f941acbc.png)

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Das Verschieben einer Karte von einer Spalte in eine andere verändert ihre Eigenschaften. Zum Beispiel: Durch Sortieren der Aufgaben pro Benutzer mit der Kanban-Ansicht können Sie die Aufgaben den einzelnen Personen zuweisen, indem Sie sie in die Spalte der entsprechenden Person verschieben.

## Erstellen Sie Ihre eigenen Abschnitte

Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Arbeitsbereich für ein _**Projekt Y**_ schaffen, das vier Phasen umfasst. Die vier Phasen sind _Vorprojekte_, _Start_, _Entwicklung_, _Kommunikation_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive4_bf9039232d.png)

Erstellen Sie den _**Projekt Y**_\-Arbeitsbereich und gehen Sie in die _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Abschnitte_. Geben Sie die vier Phasen ein und verschieben Sie sie in der gewünschten Reihenfolge. Auf der Karteikarte _Standardansicht_ können Sie wählen, welche Sortierung und Ansicht standardmäßig in diesem Arbeitsbereich ausgewählt werden sollen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive5_55ff0e3243.png)

Das Ergebnis ist wie folgt :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive5_55ff0e3243.png)

Bitte beachten Sie, dass die nach Sektionen sortierten Aufgaben manuell in der gewünschten Reihenfolge organisiert werden können.

## Abschluss

Mit der Kanban-Ansicht steuern Sie Ihre Projekte optisch. Die Kanban-Ansicht ermöglicht eine einfache Überwachung der Fortschritte von Projekten, und die personalisierten Abschnitte ermöglichen Ihnen unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten: Projektschritte, Fortschrittsstatus, Gruppen pro Abteilung usw.

## Auch in dieser Version zu entdecken

Benutzerdefinierte Abschnitte können auch in Checklistenvorlage verwendet werden.

Die Sortierung der Aufgaben wurde für mehr Einfachheit und Verständnis verbessert.

Der Schaltfläche _**Organisieren**_ wurde auf jeden Abschnitt verschoben, um eine präzisere und intuitivere Nutzung der Funktionalität zu ermöglichen.

Eine neue Option auf dem Schaltfläche _**Organisieren**_ ermöglicht die Fälligkeit für die Aufgaben im Fluge einstellen

Jetzt können Ordner im Hauptmenü angelegt werden, um die Arbeitsbereiche zu gruppieren. Beispiel für Ordner: _Hauptabteilungen_, _Projekte_, usw. Um Ordner zu erstellen, gehen Sie zu Ihrem _Profil_ \> _Netzwerkeinstellungen_ \> Karteikarte _Menü_. Hier können Sie Ordner erstellen und verschiedene Arbeitsbereiche ziehen und ablegen, um diese zu organisieren. Bitte beachten Sie, dass die vorgenommenen Änderungen für alle Netznutzer gelten.

Im Karteikarte _Dateien_ werden alle mit Sitzungen oder Aufgaben verbundenen Dateien in jedem Arbeitsbereich automatisch zusammengefasst. Anfänge Dokumentenverwaltung in WEDO? Möglich…

Für alle, die lieber visuell arbeiten: Entdecken Sie die Kanban-Aussicht.

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WEDO integriert die Kanban-Ansicht

## WEDO, das Schweizerische Start-up, das Aufgaben klar macht.

**Estavayer-­le-­Lac »** WEDO ist bereit, die Unternehmen zu erobern. Gegründet im August 2015 in Estavayer-le-Lac von zwei jungen Ingenieuren, dem Freiburger David Dutch (Informatik) und dem Staviacois Antoine Sudan (Management), bietet dieses Start-up eine Online-App unter [wedo.com](/). «Es ist ein kooperatives Tool, das Teamarbeit ermöglicht», sagt Antoine Sudan.

**Ordnungsgemäß identifiziert** und nach Gruppen aufgeschlüsselt, die Mitglieder eines Unternehmens können nach Gruppen geordnet Aufgaben bearbeiten, planen, priorisieren, delegieren, kommentieren, filtern, archivieren, ihre Entwicklung verfolgen oder Mitteilungen unter anderem erhalten. Besonderheit dieser 100% Schweizer App ist, dass alle Daten, gesichert, exklusiv in der Schweiz untergebracht sind.

«Bei der Ausarbeitung der Version 1, die im April 2015 veröffentlicht wurde, haben wir 300 Unternehmer befragt, um den Bedarf zu ermitteln. Bis heute nutzen etwa 30 Unternehmen unsere Anwendung, darunter eine Bank, Heime und Industrieunternehmen. Ihre (Schnappschüsse) Kommentare ermöglichen uns, die App je nach Nutzerbedarf laufend zu verfeinern. So sind wir bei WEDO Version 20», erklärt der Ingenieur.

Das Duo, das seit November 2015 die Unterstützung von Fri Up (Coaching und Geschäftsräume) hat, hält sich heute für genügend sicher und eingefahren, um grösser zu sehen. «Wir sind nur zu zweit, aber wenn alles nach unserem Geschäftsplan läuft, können wir ab 2018 Personal einstellen», hofft Antoine Sudan.

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Interview von Stéphane Sanchez / Quelle :
[Originalartikel der Liberté](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_liberte_2017_02_06_4c7a2632ef.pdf)

Ein Artikel über WEDO, veröffentlicht in La Liberté vom 6\. Februar 2017.

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La Liberté

In diesem Artikel wird erläutert, wie WEDO die Instandhaltungsaktivitäten verwaltet. Mit Hilfe von WEDO punktuelle Reparaturen und regelmässige Wartung zu verfolgen hat folgende Vorteile:

* Zentralisierung aller technischen Aufgaben
* Einfache Aufgabenverteilung unter Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit von Tätigkeiten im Zeitverlauf
* Einfache Planung der wiederkehrenden Aufgaben
* Störungsmeldung durch alle Mitarbeiter (ticketing)

## Objekt erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmal erstellen)

Klicken Sie im linken Menü auf **Themen** Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Thema erstellen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Thema und klicken Sie auf **Speichern und fortsetzen**.

Geben Sie an, welche Mitglieder Zugang zu diesem Thema haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen per E-mail zu Ihrem Unternehmen einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Thema gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich, ein _Technik_ Thema zu erstellen.

## Aufgaben im Thema auflisten

Jetzt können Sie alle Aufgaben rund um das Gebäude im Thema _Technik_ eingeben. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

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## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Aufgabe auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um eine Priorität für jede Aufgabe festzulegen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann den Arbeitsablauf zu jeder Zeit der Woche auf dem Weg zum _Technik_ Thema sehen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Wiederholungen definieren

Sie können wiederkehrende Aufgaben und andere wiederkehrende Instandhaltungskontrollen festlegen. Um eine Wiederholung zu definieren, wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrer Liste und klicken Sie im Detailteil auf **Fälligkeitsdatum oder Wiederholung**. Klicken Sie in dem sich öffnenden Kalender auf den Schaltfläche **Wiederholung Einstellungen** Folgende Blende öffnet sich:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive5_e1541096422506_b8f9ce36ae.png)

Ein wiederkehrender Auftrag wird in der Liste durch einen rotierenden Pfeil markiert. Durch die Validierung wird das Auftreten beendet und das nächste Ereignis automatisch geplant.

### Kommentare hinzuzufügen

Sie können Kommentare zu einer Aufgabe verfassen (im Detail). Dieser Kommentar bleibt an die Aufgabe gebunden, die Geschichte der Bemerkungen und anderen Informationen zu bewahren.

### Festlegung von Fristen

Wie Kommentare können Sie auch Aufgaben im Detailbereich um eine Fälligkeitsdatum erweitern.

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### Aufgaben von jedem Gerät hinzufügen

Sie können Aufgaben zu Ihrer _Technik_ jederzeit über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone hinzufügen.

## Abschluss

Dank WEDO werden die technischen Aktivitäten effizient verwaltet und verteilt. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Erfahren Sie, wie Sie alle technischen Aktivitäten an einem Ort meistern können.

Zwei Techniker in Sicherheitsausrüstung und weißen Helmen besprechen sich über ein Tablet in einer Industrieumgebung, überlagert mit dem Text „WEDO für Wartungsaktivitäten“ und „Anwendungsbeispiele“

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WEDO für die Instandhaltung

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Neue Funktion: Themen clever einreichen – jetzt noch einfacher


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Manchmal benötigen Sie nicht mehr Tools zur Aufgabenverwaltung – sondern einfach eine bessere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren.

Genau dieses Problem löst das Kanban-Board. Es bietet Teams eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist – ganz ohne unübersichtliche Checklisten oder versteckte Updates.

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt und zählt heute zu den einfachsten und effektivsten Ansätzen für die Aufgabenverwaltung in Bereichen wie Softwareentwicklung, Marketing, Betrieb und vielen weiteren.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Kanban-Board ist, wie es sich von Scrum unterscheidet, in welchen Anwendungsbereichen es sich besonders eignet und wie Sie es mithilfe des richtigen Kanbantools erfolgreich in Ihren Arbeitsablauf integrieren.

## Was ist ein Kanban-Board?
Fangen wir ganz am Anfang an: Ein [Kanban-Board](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, zur Verfolgung des Fortschritts und zur Übersicht über den Arbeitsstand – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder überfüllte Posteingänge durchsuchen zu müssen.

Im Kern ist das Konzept einfach. Es gibt Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen – etwa „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die je nach Fortschritt von einer Spalte zur nächsten verschoben werden.

Die meisten Kanbantools folgen diesem Prinzip. Sie ergänzen es durch Funktionen wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Tags und die Zuweisung von Aufgaben, damit Teams strukturiert arbeiten können.

Die Idee stammt aus der ursprünglichen Kanban-Methode, die von Toyota entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe in der Fertigung zu steuern. Seitdem hat sich diese Methode zu einer der meistgenutzten Techniken im modernen Projektmanagement entwickelt – besonders für Teams, die Flexibilität und Echtzeit-Transparenz benötigen.

Ob Sie ein Einzelprojekt managen oder mit einem gesamten Entwicklungsteam arbeiten – das Ziel des Boards bleibt gleich: Arbeit sichtbar machen, die Anzahl paralleler Aufgaben begrenzen und den kontinuierlichen Fortschritt sicherstellen.

Und das Beste daran? Für den Einstieg ist keine komplizierte Einrichtung nötig. Ein paar Spalten, ein paar Karten – und schon nutzen Sie ein System, das mit Ihrem Arbeitsablauf mitwächst.

## Kanban vs. Scrum: Wo liegt der Unterschied?
Kanban und Scrum sind zwei beliebte Frameworks innerhalb der agilen Methodik – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Organisation von Arbeit. Wenn Sie bereits mit Aufgabenboards gearbeitet haben, sind Ihnen wahrscheinlich beide begegnet – vielleicht sogar, ohne es zu merken.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf.

![Bild, das Kanban und Scrum vergleicht. Kanban basiert auf einem kontinuierlichen Fluss, Flexibilität, Arbeitsgrenzen (WIP) und sich entwickelnden Prioritäten. Scrum setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise mit definierten Rollen (Scrum Master, Product Owner), zeitlich begrenzten Sprints und Sprintplanung mit festen Liefergegenständen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_de_8974fa7997.png)

Scrum arbeitet mit zeitlich begrenzten Sprints. Teams verpflichten sich für zwei bis vier Wochen auf ein festgelegtes Aufgabenpaket. Dabei gibt es klar definierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Zielen und festen Fristen. Es folgt einem strikten Rhythmus mit regelmäßigen Planungs- und Review-Sitzungen.

Kanban hingegen ist kontinuierlich. Die Arbeit muss nicht auf den Start oder das Ende eines Sprints warten. Stattdessen bewegen sich Aufgaben flexibel durch ein Kanban-Board, was den Teams mehr Spielraum gibt, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Das ist ideal für einen konstanten Arbeitsfluss – etwa bei Support-Anfragen, internen Projekten oder redaktionellen Prozessen –, ohne dass regelmäßig alles neu geplant werden muss.

Während Scrum den Sprint „einschließt“, konzentrieren sich Kanban-Teams darauf, den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Sie setzen häufig sogenannte Work-in-Progress-Limits ein, also eine Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe zu reduzieren. Anstelle von Sprint-Retrospektiven erfolgt die Optimierung schrittweise und kontinuierlich – auf Basis des tatsächlichen Arbeitsflusses.

Dabei schließen sich die beiden Methoden nicht gegenseitig aus: Viele Teams kombinieren sie. Sie planen in Sprints und verfolgen den Fortschritt mit einem Kanbantool. [WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt beide Arbeitsweisen – doch durch das flexible Aufgabenboard eignet sich die Plattform besonders für Teams, die Echtzeit-Transparenz und Anpassungsfähigkeit schätzen.

Wenn Ihre Projekte sich schnell weiterentwickeln, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordern oder keinem festen Sprint-Zyklus folgen, kann die Kanban-Projektverwaltung eine bessere und einfacher umsetzbare Lösung sein – insbesondere mit einem Tool, das für flexible Zusammenarbeit entwickelt wurde.

## Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?
Ein [Kanban-Board](https://kanban.university/kanban-guide/) verwandelt eine Aufgabenliste in etwas Visuelles und Bewegliches. Die Struktur ist einfach: Spalten stellen die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses dar, Karten symbolisieren die jeweiligen Aufgaben. Wenn eine Aufgabe voranschreitet, wird ihre Karte von einer Spalte in die nächste verschoben – in der Regel von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“.

Diese Bewegung ist kein Selbstzweck – sie dient dazu, Arbeitsabläufe zu visualisieren, echten Fortschritt zu verfolgen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten – ganz ohne zusätzliche Sitzungen oder Status-Meetings.

Typische Elemente in einem digitalen Kanbantool:

- **Spalten:** Diese lassen sich an Ihren realen Arbeitsprozess anpassen. Ein Content-Team könnte zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Überprüfung“ und „Veröffentlicht“ verwenden. Ein Software-Entwicklungsteam hingegen nutzt oft „Backlog“, „In Arbeit“, „QA“ und „Freigegeben“.
- **Karten:** Sie stehen für Aufgaben, User Stories oder einzelne Arbeitseinheiten. Häufig enthalten sie einen Titel, eine Beschreibung, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum und einen Status.
- **Bewegung:** Karten wandern über das Board, je nachdem, wie die Arbeit voranschreitet. So erhalten alle Beteiligten in Echtzeit Einblick in den aktuellen Stand – welche Aufgaben aktiv sind, wo es hakt und was bereits abgeschlossen ist.

Die Board-Ansicht schafft Klarheit. Teammitglieder sehen auf einen Blick, wo ihre Aufmerksamkeit gefragt ist – ohne lange Aufgabenlisten durchsuchen zu müssen. Wenn das Kanban-Board konsequent genutzt wird, lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, etwa wenn sich zu viele Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ stauen. So kann das Team gezielt umpriorisieren und den Fokus neu setzen.

Ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist das Limitieren der parallelen Aufgabenbearbeitung (Work-in-Progress-Limit). Das bedeutet: Nur wenige Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet – anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Das reduziert Kontextwechsel, erhöht die Qualität und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Arbeitsfluss.

Das Ergebnis? Ein fokussiertes Team, weniger verlorene Aufgaben – und ein System, das immer aktuell ist, ohne dass jemand daran denken muss, den Status manuell zu aktualisieren.

## Anwendungsbereiche von Kanban-Boards
Die Stärke eines Kanban-Boards liegt in seiner Vielseitigkeit: Es lässt sich mühelos an unterschiedlichste Arbeitskontexte anpassen. Ob in der Softwareentwicklung, im internen Betriebsmanagement oder bei kreativen Projekten – die einfache Struktur eines Boards hilft dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, Reibungsverluste zu minimieren und Prozesse konsistent zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzszenarien, wie Teams mithilfe von Kanban-Projektmanagement organisiert bleiben:

### Softwareentwicklung und IT
Entwicklungsteams setzen häufig auf Kanban, um dynamische Arbeitsabläufe wie Bugfixes, Supportaufgaben oder Feature-Rollouts zu strukturieren. Jede Karte repräsentiert eine User Story, ein Ticket oder eine konkrete Aufgabe und durchläuft Spalten wie „Backlog“, „In Arbeit“, „Code-Review“ und „Freigegeben“.

Besonders in Kombination mit agilen Methoden – oder als flexible Alternative zu festen Sprints – bietet ein Kanbantool den nötigen Überblick. Visualisierungen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Blocker zu reduzieren und den Durchsatz langfristig zu analysieren.

### Produktteams
Von der Roadmap-Planung bis zur Feature-Auslieferung behalten Produktmanager mit Kanban den Überblick über ihre Prioritäten. Karten enthalten häufig technische Spezifikationen, Mockups oder Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Der Product Owner sieht auf einen Blick, was aktuell in Bearbeitung ist und wo es eventuell Verzögerungen gibt.

### Marketing und Kreativteams
Kampagnen, Content-Pipelines oder Design-Anfragen lassen sich mit einem Kanban-Board klar strukturieren. Ein Marketingteam könnte beispielsweise Spalten wie „Ideen“, „In Arbeit“, „Kundenfreigabe“ und „Veröffentlicht“ nutzen. Jede Karte enthält Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Checklisten und Dateianhänge – das gesamte Team hat so jederzeit eine übersichtliche Darstellung des Fortschritts.

### Betrieb, Personalwesen und Verwaltung
Kanban eignet sich nicht nur für technische oder kreative Bereiche. HR-Teams können damit zum Beispiel den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender nachverfolgen. Betriebsteams managen wiederkehrende Aufgaben wie Lagerauffüllung oder Compliance-Checks. Jeder Bereich mit wiederholbaren Arbeitsphasen profitiert von einer Kanban-Vorlage, die den Arbeitsablauf abbildet.

### Agile oder hybride Teams
Für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, ergänzt Kanban bestehende Scrum-Prozesse oder ersetzt sie teilweise. Ein Scrum-Team kann ein Kanban-Board nutzen, um das Sprint-Backlog und den Fortschritt während täglicher Stand-ups zu visualisieren. Hybride Ansätze wie Scrumban kombinieren die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum – und liefern damit das Beste aus beiden Welten.

Ob Ihr Team vor Ort oder verteilt arbeitet – ein Kanbantool hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, ohne Mikromanagement. Es vereinfacht die Koordination, verbessert die Transparenz und eignet sich für nahezu jedes Projekt.

## Das richtige Kanbantool wählen
Um das volle Potenzial eines Kanban-Boards auszuschöpfen, ist das richtige Tool entscheidend. Einige Anwendungen setzen auf Einfachheit, während andere zusätzliche Strukturen bieten – ideal für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kanbantools oder einer Projektmanagement-Plattform achten sollten:

### Anpassbare Arbeitsabläufe
Ihr Tool sollte es ermöglichen, ein Board zu erstellen, das Ihre [tatsächlichen Prozesse widerspiegelt](https://wedo.com/de/features/tasks). Dazu gehört die Möglichkeit, Spalten umzubenennen, ihre Reihenfolge zu ändern und Aufgaben so zu organisieren, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist.

### Geteilte Ansichten für mehr Transparenz
Ein klares Board hilft allen Teammitgliedern, sofort zu erkennen, woran gearbeitet wird, was blockiert ist und was bereits erledigt wurde. Alle sollten Zugriff auf dieselbe Aufgabenliste haben und in Echtzeit Aktualisierungen vornehmen können – ohne zusätzliche Sitzungen oder Check-ins.

### Integrierte Aufgabendetails
Ein gutes Kanban-Board erlaubt es, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitstermine zu setzen und Kontextinformationen direkt auf der Karte hinzuzufügen. Das erleichtert die Nachverfolgung – besonders bei Aufgaben mit mehreren Beteiligten oder strikten Fristen.

### Echtzeit-Transparenz
Änderungen sollten sofort sichtbar sein. Ein Board, das Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt, vereinfacht das Aufgabenmanagement ohne überflüssige Nachrichten oder doppelte Arbeit. Es unterstützt Teams zudem dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu Blockern werden.

### Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Ein Kanban-Board entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn es sich in den bestehenden Workflow einfügt. Idealerweise unterstützt das Projektmanagement-Tool nicht nur die visuelle Darstellung mit Karten, sondern auch die Erstellung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben – ohne den Wechsel zwischen mehreren Plattformen.

## Kanban-Boards in WEDO nutzen
Wenn Ihr Team bereits Aufgaben in WEDO verfolgt, benötigen Sie kein neues Tool und keine zusätzlichen Schritte, um ein [Kanban-Board](https://wedo.com/de/tag/kanban-de) einzurichten – es ist bereits vollständig in die Plattform integriert.

Jeder Arbeitsbereich in [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen eine Board-Ansicht im Spaltenformat, in der Aufgaben nach Abschnitten organisiert sind. Diese Abschnitte lassen sich so strukturieren, dass sie den tatsächlichen Arbeitsprozess Ihres Teams widerspiegeln – sei es „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“ oder eine spezifischere Abfolge wie „Planung / Freigabe / Launch“.

Sobald Aufgaben voranschreiten, können sie per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben aktiv sind, welche abgeschlossen wurden und wo eventuell noch Eingaben von anderen Teammitgliedern fehlen.

Jede Aufgabe in WEDO kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden – mit einem klaren Fälligkeitsdatum, Notizen und optionalen Status-Updates. Dank Filterfunktionen nach Frist, Status oder Zuständigkeit sehen Sie sofort, was Aufmerksamkeit erfordert, ohne das gesamte Board durchzugehen.

Was WEDO besonders effektiv macht, ist die nahtlose Verbindung Ihres Kanban-Boards mit dem restlichen Arbeitsablauf. Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt oder einem gemeinsamen Projektbereich hinzugefügt werden, sind automatisch für das gesamte Team sichtbar – nichts geht verloren.

Sie müssen keine Notizen manuell übertragen oder separate Aufgabenlisten erstellen – alles bleibt an einem Ort, wird in Echtzeit aktualisiert und ist leicht nachvollziehbar.

Ob Sie ein ganzes Projekt steuern oder einfach Ihren Arbeitsalltag besser organisieren möchten – WEDO bietet Ihrem Team ein Kanbantool, das leicht zu bedienen ist und mit Ihrem Workflow mitwächst.

## Fazit
Ein Kanban-Board dient nicht nur der Aufgabenverwaltung – es hilft Teams dabei, ihre Arbeit klar zu sehen, den Fokus zu behalten und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Ob in der Produktentwicklung, im Betrieb, Marketing oder in der Softwareentwicklung – die Kanban-Methode bietet ein System, das leicht verständlich und langfristig anwendbar ist.

Mit WEDO lässt sich dieser Ansatz mühelos in den Arbeitsalltag Ihres Teams integrieren. Sie können Aufgaben direkt während Sitzungen erstellen, in einer klaren Board-Ansicht organisieren und den Fortschritt im Blick behalten – ganz ohne ein zusätzliches Tool.

Bereit, Ihre Projekte mit mehr Klarheit und weniger Reibung zu managen? Starten Sie jetzt Ihre [kostenlose Testversion](https://wedo.com/de/signup) von WEDO – und erleben Sie, wie einfach modernes Projektmanagement mit einem leistungsstarken Kanbantool sein kann.

Erfahren Sie, wie Kanban-Boards funktionieren, wie sie sich von Scrum unterscheiden und wie Sie sie teamübergreifend mit Echtzeit-Transparenz in WEDO nutzen können.

Illustration mit dem Text „Was ist ein Kanban-Boards?“ links und Task-Karten-Symbolen in einem Raster rechts, auf blauem Hintergrund.

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Was ist ein Kanban-Board? Tools, Apps und Projektanwendungen im Überblick

Entdecken Sie, wie task batching die Konzentration stärkt und Kontextwechsel reduziert. Erfahren Sie, wie WEDO Teams dabei unterstützt, Arbeit besser zu organisieren, zu priorisieren und effizient abzuschließen.

Bild mit orangefarbenem Hintergrund und dem Titel „Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus“, mit einem Zahnrad-Symbol mit einer Person darin, verbunden mit drei abgehakten Kästchen, die gruppierte Aufgaben darstellen.

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Task Batching: Ähnliche Aufgaben effektiv bündeln

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Vorgangsdelegierung

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