## Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis erleichtert die Navigation durch den Sitzungsprotokoll. Zusätzlich kann mit einem Klick der zu bearbeitende Punkt erreicht werden Aus dem Inhaltsverzeichnis können Sie auch:

* Verringerung der Entfernung eines Punktes
* Erhöhung der Entfernung eines Punktes
* Einen Punkt löschen
* Punkte und allfällige Unterpunkte ziehen und ablegen

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## Der Modus Punkt für Punkt

Für diese neue Version wurde die Redaktion überarbeitet: Neu wird nur noch der bearbeitete Punkt auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn Sie mit einem Punkt fertig sind, klicken Sie einfach auf den Schaltfläche mit dem Titel des nächsten Punktes, um mit der Redaktion fortzufahren.

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## Die Überarbeitung der Werkzeugleiste

Jeder Punkt und Unterpunkt hat eine eigene Werkzeugleiste. Ab dem **Schaltfläche** \+ können Sie:

* Eine Datei anhängen
* Eine Notiz hinzufügen
* Eine Entscheidung hinzufügen
* Eine Aufgabe erstellen
* Einen Unterpunkt hinzufügen
* Aufgaben aus dem Arbeitsbereich importieren

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## Der Schaltfläche "verschieben"

Es ist nun möglich, eine Notiz, einen Entscheidung, eine Aufgabe oder eine Datei in einen anderen Punkt der Tagesordnung zu verschieben: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den **drei vertikalen Punkten** (1) und dann **Element verschieben** (2). Es öffnet sich ein Fenster, klicken Sie auf den Punkt, in dem die Punkt verschoben werden soll (3). Das Verfahren zum Verschieben einer Entscheidung, einer Aufgabe oder einer Datei ist identisch.

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## Ausstehende Aufgaben

Die Ausstehende Aufgaben der Arbeitsfbereich werden neu in einer Box aufgeführt, welche mit einem Schaltfläche erreicht werden kann.

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Aus dem Box der Ausstehende Aufgaben können Aufgaben in einen bestimmten Punkt importiert werden: Klicken Sie auf die zu importierenden Aufgaben (1) und wählen Sie mit Hilfe der Auswahlliste den Punkt aus, an dem diese importiert werden sollen (2). Klicken Sie schließlich auf **Importieren** (3).

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_Hinweis : Wenn Sie möchten, dass die offenen Aufgaben wie in der vorherigen Version ein Tagesordnungspunkt sind, können Sie einen Punkt anlegen, den Sie "Ausstehende Aufgaben" nennen, um alle Ausstehende Aufgaben aus dem Arbeitsbereich zu importieren._

## Die 5 Schritte der Sitzung

Sie können deutlich sehen, in welchem Schritt Sie sich befinden. Die Person mit allen Zugangsrechten kann auf jeden Schritt klicken, um den Status der Sitzung zu ändern.

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_Info : Am unteren Rand des Bildschirms befinden sich weitere Schaltflächen, mit denen Sie Schritt für Schritt wechseln können._

## Anzeige der Zugriff jedes Teilnehmers

Neu können Sie auf die Teilnehmer einer Sitzung klicken, um die Aufteilung der Zugangsrechte zu sehen. Klicken Sie auf die Teilnehmer (1), es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Rechteverteilung für diese Sitzung sehen können (2).

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Dies kann nützlich sein, wenn Sie einen Bericht ändern müssen, aber nicht über die entsprechenden Zugangsrechte verfügen. So können Sie die Person(en) mit allen Rechten an der Sitzung ausfindig machen - nur diese sind berechtigt, die Zugangsrechte der Teilnehmer zu ändern. Diese Benutzer sind durch das Symbol mit der Krone auf blauem Hintergrund erkennbar.

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Eine Artikelsammlung erklärt Ihnen alle Hintergründe des neuen Sitzungsmoduls.

::button-primary[Auf das Hilfzentrum zugreifen]{link="https://help.wedo.swiss/de/collections/3202989-sitzungen"}

Die neue Version von WEDO überarbeitet das Sitzungsmodul, um die Abfassung der Protokolle zu vereinfachen. Erfahren Sie mit diesem Artikel, welche Verbesserungen dieses Update bietet!

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Sitzungsmodul: Verbesserungen, die die Abfassung Ihrer Protokolle erleichtern

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Erleben Sie das Jahr 2018 von WEDO in diesem Rückblick und entdecken Sie die neuen Mitarbeiter unseres Teams.

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Rückblick 2018

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> _Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO,_ _um sie effektiv zu machen. Erklärungen._

Zwischen drei und sechs Wochen im Jahr: Das ist die durchschnittliche Zeit, die man in Arbeitssitzungen verbringt, laut einer Umfrage, die 2017 vom Opinionway-Institut für die Firma Human Fingerabdruck veröffentlicht wurde. Laut dieser Umfrage, die an 1000 Beschäftigten in Unternehmen unterschiedlicher Größe und in verschiedenen Wirtschaftssektoren durchgeführt wurde, wird fast jede zweite Sitzung als unproduktiv betrachtet. Mehr als 25% der Befragten sehen im übrigen keine Notwendigkeit, daran teilzunehmen. Das Ergebnis: 44% benutzen ihr Smartphone unauffällig, um in der Zwischenzeit etwas anderes zu tun (typischerweise E-mails lesen und versenden).

Diese Plage trägt einen Namen: Sitzungsmarathon. Antoine Sudan und David Dutch haben mehrere Jahre lang nach Abschluss ihres Ingenieurstudiums darunter gelitten. «Sitzungen sind nicht unnötig», sagen sie gleich zu Beginn. «Das Problem besteht darin, dass sie schlecht vorbereitet sind, dass die Tagesordnung nicht eingehalten wird und dass viel zu oft darauf hingewiesen wird, dass man sich nicht sicher ist, was beschlossen wurde». Erstaunlich, wie viel Zeit sie für diese lobenswerte, aber frustrierende Übung aufgewandt haben, haben Antoine Sudan und David Dutch die WEDO-Web-App entwickelt. Das war im Jahr 2014\. Heute, vier Jahre und 30 Updates später, wird diese Web-App von über 100 Organisationen, Gemeinden und Unternehmen in der Westschweiz genutzt, darunter die Groupe Mutuel, die Gruppe E Connect, die HES-SO Freiburg und die Freiburger Kantonalbank.

 Weder Blockchain, noch Dropbox oder Intranet, WEDO ist eine Kollaborativplattform, deren Layout sich automatisch an die Grösse des von Ihnen verwendeten Bildschirms (iPhone, PC…) anpasst. Es handelt sich um eine Schnittstelle zu einem gemeinsamen, partizipativen Bereich. Sie ist sehr lehrreich und wurde so entworfen, dass sie für jeden greifbar ist. Unabhängig von ihren technischen Funktionen und Qualitäten beruht die WEDO-Anwendung auf einer gründlichen Reflexion und einer sorgfältigen Analyse der Faktoren, die Arbeitstreffen so häufig enttäuschend und zeitaufwendig machen. Mit anderen Worten, diese organisatorische Lösung wurde entwickelt, um direkt und pragmatisch auf bestimmte wiederkehrende Probleme zu reagieren. Ein Beispiel: Die Tagesordnung bleibt oft etwas vage, bis alle an einem Tisch sitzen. Um dies zu vermeiden, bietet WEDO eine Funktionalität an, mit der Diskussionspunkte gespeichert und geplant werden können. Danach einfach die App öffnen und den Weg der Fragen verfolgen. Kein Weg mehr, sich vom Subjekt zu entfernen.

## LEICHT HERAUSZUFINDEN, WER WAS MACHT

Das Protokoll ist ein Pflicht ? Mit WEDO kann man es in Echtzeit schreiben: « Das ist eines der interessanten Elemente unseres Sitzungs-Management-Moduls. Sie haben eine Tagesordnung mit einer Reihe von Diskussionspunkten, und Sie können unter jedem Punkt Informationsblöcke hinzufügen, egal ob es sich um Notizen, Entscheidungen oder Aufgaben handelt », erklärt Antoine Sudan. Die in Sitzungen gefassten Beschlüsse und zugewiesenen Aufgaben können somit vom Verfasser des Protokolls zu gegebener Zeit aufgezeichnet werden. Da diese Informationen an einer bestimmten Stelle im Modul angezeigt werden und alle Teilnehmer über ein persönliches Zugangskonto verfügen, ist es sehr einfach, diese zu suchen. Kurz gesagt, am Ende der Sitzung weiß jeder, wo die Antwort auf die berühmte Frage «wer was macht» zu finden ist.

Zusätzlich kann eine Tagesordung oder ein Protokoll exportiert werden, indem eine PDF-Datei generiert wird, damit diese geteilt, ausgedruckt und unterschreibt werden kann. Sie können auch einfach Auszüge aus dem Protokoll erstellen oder Notizen über die Protokolle mit einfachen Schlüsselwörtern abrufen. Die Zeit in der mehrere Dateien öffnen musste, um Informationen zu bekommen, ist vorbei !

« Die Stärke von WEDO besteht darin, aller Schritt der Sitzungsführung abzudecken: vor, mit der Vorbereitung der Tagesordnung, während, mit wichtigen Notizen und danach mit der Aufgabenkontrolle. Neben unserem Modul für das Sitzungsmanagement haben wir ein weiteres für die Aufgabenverwaltung und -planung entwickelt, und beide interagieren. Sie haben also die Möglichkeit, eine kontinuierliche und dynamische Überwachung der Arbeit zu gewährleisten. So können Sie jederzeit nachlesen, was zwischen zwei Sitzungen gemacht wurde und was noch zu tun ist. Kein Abwarten mehr, um Informationen zu erhalten oder weiterzugeben, nicht mehr mehrere Bestätigungs-Mails versenden oder dreimal anrufen, um einen Kostenvoranschlag zu erfahren », befürwortet David Dutch. Zusätzlich kann jeder Nutzer die Synchronisation mit seinem elektronischen Kalender (Outlook, Google Calendar…) aktivieren.

## VERKÜRZTE SITZUNGEN VON DRITTEN

Für bestimmte Projekte, Abteilungen oder Arbeitsgruppen können auch spezielle Arbeitsbereiche geschaffen werden, damit die Aufgaben auf einen Klick aufgeteilt werden können. Sobald eine Arbeit als erledigt gekennzeichnet ist, erhalten die betroffenen Teilnehmer sofort und automatisch ein Feedback. Antoine Sudan erklärt : « All diese Verfahren beschleunigen die Bearbeitung von Entscheidungen erheblich und verkürzen die Sitzungsdauer um durchschnittlich ein Drittel ».

Die Lösung komplizierter Probleme mit einfacher Software war die Wette der WEDO-Designer. Die erste Person, mit der sie darüber sprachen - ein ehemaliger Professor - sagte ihnen jedoch voraus, dass es «niemals funktionieren würde». Was sie heute zum Lachen bringt. «Zum Glück hat sich unsere Ingenieurmentalität schnell erholt und wir haben uns geweigert, uns niederzuschlagen.» Während viele junge Unternehmer mit dem Versuch beginnen, Geld zu beschaffen, entscheiden sich Antoine Sudan und David Dutch, ihre Anwendung während der Arbeit zu entwickeln und parallel dazu ihre ersten Kunden anzusprechen. Sie führen mehr als 300 Interviews zu diesem Zweck durch. Von Anfang an verlassen sie sich auf das Feedback der Nutzer, um ihr Produkt zu verbessern. Die erste Version erscheint offiziell im Mai 2015\. Einige Prospects testen diese. « Mit jeder neuen Version haben wir unsere Kunden befragt, wie wir WEDO perfektionieren können. Und wir fragen weiterhin nach ihrer Meinung und ihren Eindrücken. Einige von ihnen haben uns beispielsweise vor kurzem darauf hingewiesen, dass sie es begrüßt hätten, wenn sie präzise Zugangskriterien festgelegt hätten, um zu verhindern, dass einige Teilnehmer die Tagesordnung mit Fragen füllen, die nichts mit dem Thema zu tun haben. Ein Generalsekretär muss zwar in der Lage sein, dies zu ändern, aber nicht unbedingt jeder Teilnehmer. In der letzten Version von WEDO haben wir also ein neues Instrument eingeführt, um die Zugriffsrechte sehr genau zu setzen».

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## KOSTENLOS TEST ZU BEGINNEN

Was ist der Preis? Nach gängiger Praxis im Bereich der Anwendungen hängt er von der Anzahl der Benutzer ab. Er liegt zwischen 15 und 25 Franken pro Person und Monat. WEDO ist in Fünfer-, Zehner- oder Fünfzehner-Packungen erhältlich; über 20 Packungen werden in Zehner-Tranchen verkauft. Das Abonnement deckt alle Aktualisierungen, die Datenhosting und den Datenträger ab, alle Leistungen mit Ausnahme der Begleitung der im ersten Jahr zur Maximierung der Erfolgschancen vorgeschlagenen Änderung; Dieser wird ebenfalls auf der Grundlage einer Pauschale entsprechend der Netzgröße berechnet.

« Aber was wir immer anbieten, ist eine kostenlose Präsentation von WEDO. Aus diesem Grund finden Sie auf unserer Homepage [www.wedo.com](/) einen grossen blauen Button, auf den Sie klicken können, um eine Demonstration zu planen, indem Sie einen Termin direkt in unserem Kalender reservieren », sagen Antoine Sudan und David Dutch, die eine Hosting-Funktion nur auf Servern in der Schweiz beanspruchen.

Quelle: Originalartikel [Le Matin Dimanche](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_matin_dimanche_316cb86cf5.pdf)

Haben Sie die unproduktiven und endlosen Sitzungen satt? Zwei Freiburger bieten eine digitale Lösung, WEDO, um sie effektiv zu machen. Erklärungen.

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Das Heilmittel für Sitzungsmarathon heisst WEDO

## Was ist Zwei-Faktor-Authentisierung ?

Die doppelte Authentisierung, _two-factor authentification – 2FA_ in englischer Sprache, ist ein Prozess, der es ermöglicht, einem Konto auf einer Website ein zusätzliches Sicherheitsniveau hinzuzufügen. Sobald die doppelte Authentisierung aktiviert ist, schützt die doppelte Authentisierung Ihre Daten in zwei Schritten: indem Sie wie üblich Ihr Passwort anfordern und danach einen eindeutigen Code eingeben. Selbst wenn eine Person, die auf Ihr Passwort zugegriffen hat, versucht, sich in Ihr Konto einzuloggen, kann sie ohne Eingabe dieses zusätzlichen Codes nicht in dieses Konto eindringen. Dies bedeutet auch, dass Sie bei jeder Verbindung mit einem neuen Gerät einen Code eintragen müssen.

Diese Art des Schutzes ist besonders für Unternehmen nützlich, die auf die Sicherheit ihrer Daten sensibel reagieren. Diese Sicherheitsmaßnahme ist nicht unbedingt für alle Nutzer von WEDO notwendig, weshalb ihre Aktivierung weiterhin fakultativ ist.

## Wie kann man die Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren?

Gehen Sie in die **Einstellungen** (1) und dann in die Karteikarte **Passwort & Sicherheit** (2):

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Hier sehen Sie nun die Option zur Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentisierung. Hier sind auch die Browser aufgelistet, die mit Ihrem Konto verbunden sind, von wo Sie sich mit WEDO eingeloggt haben, wie auf dem untenstehenden Bild ersichtlich ist.

Um die Zwei-Faktor-Authentisierung auf Ihrer WEDO-Plattform zu aktivieren, klicken Sie auf **Zwei-Faktor-Authentisierung** aktivieren (3).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive2_3_3e6eb5a872.png)

Danach müssen Sie Ihr übliches Passwort in das vorgesehene Feld (4) eingeben und dann auf **Weiter** (5) klicken.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive3_3_afd81e6d73.png)

Sie werden dann aufgefordert, eine Authentifizierungs-App zu verwenden, die Ihre Zugangscodes generiert. Falls Sie noch keine haben, empfehlen wir Ihnen, _Microsoft Authenticator_ zu verwenden, den Sie auf den _App Store_ oder _Google Play_ (6) herunterladen können.

Nachdem die Authentifizierungs-App auf Ihrem Smartphone installiert ist, muss diese konfiguriert werden. Wenn Sie sich für _Microsoft Authenticator_ entschieden haben, fügen Sie einen Account hinzu, indem Sie auf + klicken und dann auf **Sonstiges Konto** klicken. Danach scannen Sie den angezeigten QR-Code (7) um einen Einwegcode zu generieren.

_Hinweis: Wenn Sie eine Authentifizierungs-App ohne Scan-Option haben, gibt es eine Alternative: Der Code in Ziffern und Buchstaben ist die Kopie des QR-Codes, Sie können ihn kopieren/einfügen, anstatt ihn zu scannen._

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive4_3_17097e8d0f.png)

Ihr Konto über die Authentifizierungs-App ist nun mit Ihrem WEDO-Konto verbunden. Einmal-Codes werden alle 30 Sekunden automatisch generiert. Um die Aktivierung fortzusetzen, klicken Sie auf **Weiter** (8).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive5_3_08e498808c.png)

Anschliessend bittet WEDO Sie, den 6-stelligen Code Ihrer Authentifizierungs-App einzugeben, um zu überprüfen, ob alles korrekt konfiguriert ist (9). Um fortzufahren, klicken Sie auf **Weiter** (10).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive6_3_9f8a611b4d.png)

Der letzte Schritt, um die Aktivierung abzuschließen, besteht darin, eine Wiederherstellungslösung festzulegen, falls Sie den Zugriff auf Ihre Authentifizierungs-App verlieren. Wir können Ihnen einen Abholcode per SMS zusenden, damit Sie wieder Zugriff auf Ihr Konto haben. Geben Sie Ihre Handynummer im angegebenen Format (11) ein und klicken Sie auf **Weiter** (12).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive7_3_fa5f15417c.png)

Dann erhalten Sie einen 4-stelligen Code auf Ihrem Handy. Geben Sie ihn in das Eingabefeld (13) ein und klicken Sie auf **Weiter** (14).

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_11_diapositive8_3_05ecee5fb2.png)

Als zusätzliche Wiederherstellungslösung bitten wir Sie, diese 8 Einwegcodes aufzubewahren, damit Sie Ihr Konto bei Bedarf zurückerhalten können. Dies kann beispielsweise bei Verlust Ihres Mobiltelefons der Fall sein. Wir schlagen Ihnen vor, diese zu kopieren und in ein beiliegendes Dokument einzufügen, welches Sie sorgfältig in Ihren persönlichen Akten aufbewahren. Um fortzufahren, klicken Sie auf **Weiter** (15).

Wenn Sie Ihre 8 Sicherheitscodes nicht kopiert und gespeichert haben, können Sie noch auf **Zurück** klicken.

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Um die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentisierung abzuschließen, klicken Sie auf **Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren** (16). Die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentisierung ist abgeschlossen. Von nun an müssen Sie, wenn Sie sich identifizieren, einen Sicherheitscode eingeben, der von Ihrer Authentifizierungs-App geliefert wird.

## Anmelden nach aktivierter Zwei-Faktor-Authentisierung

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Um sich mit Ihrem WeEDO-Konto zu verbinden, geben Sie Ihre E-mail-Adresse und Ihr übliches Passwort ein und klicken Sie auf **Anmelden**.

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Geben Sie anschliessend Ihren 6-stelligen Code (1) ein, den Sie in Ihrer Authentifizierungs-App unter dem mit WEDO konfigurierten Konto wiederherstellen müssen. Wenn Sie nicht wünschen, dass die Zwei-Faktor-Authentisierung bei jeder Verbindung von diesem Browser angefordert wird, im Prinzip der Browser, der mit Ihrem Hauptrechner verbunden ist, können Sie die Option Nicht mehr anfordern auf diesem Browser ankreuzen (2). Wenn Sie diese Option aktivieren, bleibt die Zwei-Faktor-Authentisierung bestehen, wenn Sie sich von einem anderen Browser oder einem anderen Computer aus anmelden. Um zu Ihrem WEDO-Konto zu gelangen, klicken Sie auf Anmelden.

Die neue Version von Wedo beinhaltet die Zwei-Faktor-Authentisierung, eine zusätzliche Lösung, um den Zugriff auf Ihre Daten zu schützen!

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Zwei-Faktor-Authentisierung

## Verwaltung der Rechte

Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen, erscheint eine neue Spalte mit dem Titel **Zugriff** in der Teilnehmerliste :

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Für jeden Teilnehmer haben Sie die Wahl zwischen fünf Optionen :

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## 5 Schritte der Sitzung

Die fünf Phasen für die Organisation einer Sitzung wurden wie folgt verbessert:

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Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Status der Sitzung (von einem Schritt zum anderen) einen Einfluss hat, wer was ändern kann. Nur der Höchstzoll, der durch die Krone auf blauem Grund dargestellt wird, kann den Status der Sitzung ändern.

## Zusammenfassung der Ansprüche nach Stufe

Hier ist eine Tabelle, in der die Zugriffe zusammengefaßt sind, die es ermöglichen, die Elemente entsprechend der Phase der Sitzung zu ändern:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Schritt 4/5 : Überprüfung des Sitzungsprotokolls

In den vorhergehenden Fassungen konnten nach Abschluss der Sitzung die Notizen und Beschlüsse noch geändert werden, aber nicht die Aufgaben. Die Arbeitsweise wurde in dieser Version verbessert. In der Phase 4/5 können alle Informationen noch geändert werden, nämlich bis zur Sperrung des Protokolls (Schritt 5/5).

## Registrierung von Änderungen an die Aufgaben

Die Aufgaben werden im Protokoll weiter aktualisiert, bis dieser gesperrt ist. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgtem Überarbeiten und Bestätigen systematisch einen Bericht zu sperren.

## Periodischer Bericht

Wir haben dieser Version einen periodischen Bericht hinzugefügt, der Ihnen per E-mail zugesandt wird. Standardmässig erhalten Sie am Montagmorgen einen wöchentlichen Bericht.

Um diesen Parameter zu ändern, finden Sie in Ihrem Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Periodischer Bericht.

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## Auch in dieser Version zu entdecken

* Neues Kachel-Design für Arbeitsbereichen, Vorlagen, Checklisten und Sitzungen.
* Das Kachelmenü wurde direkt auf die Kacheln selbst und nicht mehr in die Aktionsleiste verschoben, um Ergonomie und Navigation zu verbessern.
* Verbesserung einiger Texte zur Vereinfachung des Verständnisses der Schnittstelle (insbesondere für eine Tagesordnung importieren).
* Die Synchronisationsoptionen mit dem Kalender wurden verbessert.

Die neue Version von WEDO beinhaltet eine Reihe von Neuerungen, unter anderem die Rechteverwaltung in Sitzungen.

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Verwaltung der Rechte in Sitzungen

Antoine Sudan und David Dutch sind zwei Freunde, die WEDO nach der Entdeckung das Glück der Arbeit und Sitzung Treffen.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Sitzungen entwickelt. Etwa vierzig große Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

Bevor Antoine Sudan und David Dutch Partner wurden, lebten zwei Jugendliche in der Region Broye und fuhren gemeinsam mit dem Zug zur Schule. Sie träumten davon, gemeinsam ein eigenes Unternehmen zu gründen, aber sie brauchten Arbeitserfahrung, also begannen sie beide zu arbeiten, sobald sie ihren Ingenieurabschluss hatten.

Sie entdeckten schnell die Überraschungen und Enttäuschungen des Unternehmenslebens. "Die Zusammenarbeit war nicht so einfach wie erwartet, vor allem während der Sitzungen", erklärt Antoine. "Oft fehlten Antworten und Lösungen auf einfache Fragen, wie zum Beispiel wer sich um was kümmert, wie und wann', unabhängig von allen E-mails, die wir erhielten". Daher hatten die beiden Freunde eine Idee: Entwicklung eines gemeinschaftlichen Task Managers, um den Fortschritt der Arbeit zu vereinfachen. Seit 2014 arbeiten sie an ihrem Projekt.

Was sie von anderen unterscheidet, ist, dass keine Mittel für ihr Projekt aufgebracht wurden: Sie entwickelten ihre Software selbst, während sie noch arbeiteten. Um ihr Produkt zu optimieren, setzten sie sich außerdem mit ihren potenziellen Kunden in Verbindung und stellten sie in Frage, um eine klare Vorstellung von ihren Bedürfnissen und Ansichten zu haben. Sie führten mehr als 300 Interviews, um ihr Werkzeug optimal zu entwickeln. Die erste Version der Software wurde im Mai 2015 auf den Markt gebracht und zunächst mit einigen Vertriebsführern getestet, die neugierig auf ihre Funktionalitäten waren.

Ihre Software ist somit eine organisatorische Lösung. Es ist ein gemeinsamer und gemeinschaftlicher Raum, zu dem jeder Zugang hat und den Fortschritt der Arbeit in Echtzeit verfolgen kann. Daher wissen die Menschen genau, wer für was und wann zuständig ist. Keine Notwendigkeit, mehrere Anrufe zu tätigen oder Mengen von E-mails zu senden, um ein Feedback für ein Projekt. Die Schnittstelle ist didaktisch gestaltet und in jedermanns Reichweite. Der Preis variiert je nach Nutzerzahl zwischen 15 und 25 Schweizer Franken pro Monat und pro Nutzer. So kann die Software Meetings, Aufgaben und Checklisten kostengünstig verwalten.

## Fortschritte bei der Arbeit in Echtzeit

Fast drei Jahre nach dem ersten Start der Software haben sich die Vertragspartner, die heute 31 und 32 Jahre alt sind, bewährt. Mehr als 40 Gesundheitseinrichtungen gehören zu ihren Kunden und anderen Unternehmen wie Groupe Mutuel. Christian Lalain, Mitglied der IT-Abteilung der Versicherungsgesellschaft, entdeckte WEDO zum ersten Mal, als er Gemeinderat von Saillon war. "Ich wollte eine Lösung für die traditionellen Papierdateien finden, auf denen wir eine Post-it-Notiz mit wesentlichen Informationen oder Aktualisierungen, die letztlich verloren oder abgenutzt werden würde. Aus diesem Grund habe ich WEDO letztes Jahr auf den Computern der Gemeinde installiert. Es ist großartig: Jeder arbeitet an dem gleichen Werkzeug und die verschiedenen Arbeitsräume strukturieren alle Aktivitäten. Ruft eine Person an, um einen Termin mit einer bestimmten Person zu vereinbaren oder um eine Information zu erhalten, so kann die Person an der Rezeption eine Aufgabe stellen und sie der betreffenden Person zuweisen, die eine Benachrichtigung erhält. Sie wird dann genau wissen, was zu tun ist oder zu beantworten, wenn die Person zurückruft. Die Software verbesserte somit die Kommunikation und Interaktion nicht nur zwischen Mitarbeitern, sondern auch mit unseren Bürgern. Es hat die Qualität und Effizienz unseres Services definitiv verbessert und unseren Teamgeist gestärkt".

## Servern in der Schweiz

Angesichts der positiven Ergebnisse, die in Saillon beobachtet wurden, schlug Christian Lalain seinem Arbeitgeber bei der Groupe Mutuel vor, dieses Werkzeug zu verwenden. Groupe Mutuel benutzte zuvor ein anderes Werkzeug namens Wunderlist, das von Microsoft gekauft wurde. Das Start-up-Unternehmen aus Freiburg ist stolz auf seinen Erfolg und wächst immer noch sicher, aber langsam. "Nachdem unser erster Kunde unterschrieben hatte, gab es eine zweite, und eine dritte…" erinnert an David Dutch. "Wir verkürzten zunächst unsere Arbeitszeit, dann wurden wir selbstständig. Wir sind nun als LLC etabliert und unser Büro hat seinen Sitz in Freiburg. Und wir stellen! Wir planen, in diesem Jahr zwei neue Mitarbeiter einzustellen". Die beiden Mitarbeiter begannen mit der Kundensuche vor dem Messebesuch. In der Schweiz gibt es nur sehr wenige Wettbewerber. Da ihre Server ihren Sitz in der Schweiz haben, können sie ihre 100% schweizerische Herkunft geltend machen, ein Schlüsselargument für Kunden, die Datendiebstahl fürchten.

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Quelle: [Originalartikel vom PME Magazin](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Meetings entwickelt. Etwa vierzig grosse Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

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WEDO grosser Erfolg

Mit den benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in den Aufgaben-Detailansicht Ihres Netzwerks in strukturierter Form einfügen. Es gibt unzählige Anwendungsfälle mit den 6 vordefinierten Typen, die wir Ihnen anbieten.

## Anwendungsfall

In diesem Artikel schlagen wir Ihnen drei Anwendungsfälle vor, die Ihnen helfen sollen, die benutzerdefinierten Felder zu verstehen:

* Ein benutzerdefiniertes Element hinzufügen, um die Dauer der Aufgaben zu schätzen,
* Status für projektbezogene Aufgaben hinzufügen,
* Zusätzliche Dienststellen für Direktionsaufgaben hinzufügen.

Allgemein kann ein personalisiertes Element über alle Netzwerkaufgaben oder nur über einen oder mehrere Arbeitsbereiche aktiviert werden.

## Ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die Dauer der Aufgaben zu schätzen

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus sechs Feldtypen auswählen können. Um die Dauer der Aufgaben in Minuten zu schätzen, benötigen wir die Art «Anzahl».

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Felds ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und wählen Sie die Option, ob das Feld global ist oder in einem oder mehreren Arbeitsbereiche aktiviert werden soll.

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Klicken Sie schließlich auf **Speichern**.

Auf jeder Aufgabe meines Netzes erscheint nun das Element «Dauer in Minuten» im Detail der Aufgaben:

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## Status für projektbezogene Aufgaben hinzufügen

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen**.

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Für den Status der Aufgaben eines Projekts ist die «Auswahlliste» das geeignete Element.

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Elemente ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und dann die Option « Nein, Ich möchte auswählen in welchem Arbeitsbereich es verfügbar ist ».

Dann gebe ich die verschiedenen Statuten ein, die ich in meinem Projekt haben möchte:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive6_ff141f8924.png)

Bitte beachten Sie, dass ich für jeden Status eine Farbe auswählen kann.

Um das Element in einem Arbeitsbereich zu aktivieren, gehe ich in die entsprechenden Arbeitsbereich-Einstellungen (hier mein Papierlos Projekt) und in das Karteikarte Benutzerdefinierte Elemente. Ich klicke auf Aktivieren in das Element, die mich interessiert.

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Ab sofort kann ich den Status jeder geteilten Aufgabe in meinem Bereich «Papierlos Projekt» auswählen.

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Bitte beachten Sie, dass ich auch die Aufgaben des Projektes in Bezug auf den Stand der Umsetzung sortieren kann:

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## Zusätzliche betroffenen Dienststellen für Direktionsaufgaben hinzufügen.

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Hier möchte ich den Typ «Multiple Choice» verwenden.

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Element ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und dann die Option « Nein, Ich möchte auswählen in welchem Arbeitsbereich es verfügbar ist ». Zum Schluss geben Sie die verschiedenen « Dienststellen » ein und klicken auf **Speichern**.

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Um das Element im _Direktionsbereich_ zu aktivieren, gehe ich in die entsprechenden Arbeitsbereich-Einstellungen und in das Karteikarte Benutzerdefinierte Elemente. Ich klicke auf **Aktivieren** in das Element, die mich interessiert.

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Ich habe nun die Möglichkeit, für jede Aufgabe in meinem Arbeitsbereich «Direktion» eine oder mehrere betroffene betroffenen Dienststellen auszuwählen.

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## Teilung der Aufgaben und benutzerdefinierte Elemente

Wenn Sie eine Aufgabe in einem Arbeitsbereich teilen, werden die benutzerdefinierten Elemente, die im Arbeitsbereich aktiviert sind, automatisch im den Aufgaben-Detailansicht angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe aus einem Arbeitsbereich herausnehmen, werden die benutzerdefinierten Elemente einfach ausgeblendet. Dieses System lässt die Flexibilität bei der Aufgabenteilung unangetastet und vermeidet den Datenverlust.

**Wir können WEDO verbessern, unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit den benutzerdefinierten Elemente können Sie Informationen in den Aufgaben-Detailansicht Ihres Netzwerks in strukturierter Form einfügen. Es gibt unzählige Anwendungsfälle mit den 6 vordefinierten Typen, die wir Ihnen anbieten.

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Die Benutzerdefinierte Elemente

Dank an Fri Up für dieses Video-Porträt und die Unterstützung unseres Startups.

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Porträt WEDO von Fri Up

WEDO ermöglicht das Erstellen von Aufgaben durch Versenden von E-mails. Von der E-mail zur Aufgabe werden die Daten wie folgt übertragen:

1. Der Betreff wird zum Aufgabennamen
2. Der E-Mail-Text wird zur Aufgabenbeschreibung
3. Alle E-Mail-Anhänge werden der Aufgabe angehängt

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## Es gibt drei Optionen, um Aufgaben in WEDO per E-mail zu erstellen:

* Eine Aufgabe für sich selbst schaffen
* Eine Aufgabe erstellen, die automatisch an einen Kollegen delegiert wird
* Eine automatisch geteilte Aufgabe in einem Arbeitsraum erstellen

Um eine Aufgabe per E-mail an WEDO zu senden, muss man nur eine E-mail-Adresse als Empfänger eingeben. Diese E-mail-Adresse entspricht entweder einer Person oder einem Arbeitsplatz.

## Wo finde ich die eindeutigen E-mail-Adressen?

Jede Person und jeder Arbeitsbereich hat eine einzigartige E-mail-Adresse in Ihrem WEDO-Netzwerk.

Um meine persönliche E-mail-Adresse zu finden, gehe ich in mein _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail zu Aufgabe_.

Um die E-mail-Adresse für das Versenden der Aufgabe an einen Kollegen zu finden, muss ich ihn nur nach seiner Adresse fragen, die er am gleichen Ort wie ich findet.

Für die E-mail-Adresse, die einem Arbeitsbereich entspricht, gehe ich in den entsprechenden Arbeitsbereich und klicke auf _die drei vertikalen Punkte_ \> _E-Mail zu Aufgabe_

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Bitte beachten Sie, dass Sie die Empfänger kumulieren können. Dies ist nützlich, um eine einer Person zugewiesene Aufgabe zu erstellen, die in einem oder mehreren Arbeitsbereichen geteilt wird.

## Praktisches Beispiel

Ich möchte eine Aufgabe mit dem Titel «Kommunikationsplan erstellen» meinem Kollegen Benoît zuweisen. Ich möchte eine Beschreibung hinzufügen, zum Beispiel: «Maximale Seitenzahl: 3». Schließlich wünsche ich mir, dass diese Aufgabe mit den Arbeitsbereichen Direktion und Marketing geteilt wird.

So würde meine E-mail aussehen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive3_717f80fca1.png)

## Ihre E-mails schnell in Aufgaben umwandeln

Es gibt eine Alternative, um eine Ihrer E-mails schnell in eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Raum zu verwandeln, transferieren Sie diese an **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Weitere E-mail-Adressen zulassen

Um Aufgaben durch Versenden von E-mails in Ihren persönlichen Seite erstellen zu können, muss zuvor eine Adresse genehmigt werden.

Standardmäßig sind die E-mail-Adresse für die Verbindung zu Ihrem WEDO-Konto sowie die E-mail-Adressen Ihrer Kollegen bereits zugelassen. Sie müssen nicht erneut aktiviert werden.

Um eine Adresse hinzuzufügen, z. B. Ihre persönliche E-mail-Adresse, gehen Sie wie folgt vor. Gehen Sie in Ihr _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail Adressen_ und klicken Sie dann auf + **E-mail Adresse hinzufügen**. Geben Sie dann die E-mail-Adresse ein, die Sie hinzufügen möchten. Ein Code wird Ihnen per E-mail zugesandt. Sie müssen es in WEDO eingeben und dann auf **Speichern** klicken, um die Buchung abzuschließen. Nach Autorisierung der Adresse erscheint neben der Adresse ein « **Active** »-Namensschild.

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## Einige Beispiele für die Anwendung

* Vergeben Sie Aufgaben an Ihr Team auf der Grundlage von erhaltenen E-mails.
* Schicken Sie Reparaturanfragen, die Sie per E-mail erhalten haben, in den Arbeitsbereich «Technik» um diese zu zentralisieren.
* Teilen Sie die E-mails mit Anhängen, die Sie zum Lesen an die Sitzung zurückgeben möchten, indem Sie diese in einen Arbeitsbereich «Zu bearbeitende Post» übertragen.

Falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie uns gerne per Chat-Support im WEDO schreiben.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-mails mühelos in Aufgaben umwandeln können.

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Aufgabenerstellung durch Versenden von Email

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

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Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website (www.wedo.com)**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

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WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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