## Verwaltung der Rechte

Wenn Sie eine Sitzung hinzufügen, erscheint eine neue Spalte mit dem Titel **Zugriff** in der Teilnehmerliste :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_10_diapositive3_1_e1540988841560_7892e6806d.png)

Für jeden Teilnehmer haben Sie die Wahl zwischen fünf Optionen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive2_1_7db5b841f2.png)

## 5 Schritte der Sitzung

Die fünf Phasen für die Organisation einer Sitzung wurden wie folgt verbessert:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive3_1_24da19b2f6.png)

Bitte beachten Sie, dass die Änderung des Status der Sitzung (von einem Schritt zum anderen) einen Einfluss hat, wer was ändern kann. Nur der Höchstzoll, der durch die Krone auf blauem Grund dargestellt wird, kann den Status der Sitzung ändern.

## Zusammenfassung der Ansprüche nach Stufe

Hier ist eine Tabelle, in der die Zugriffe zusammengefaßt sind, die es ermöglichen, die Elemente entsprechend der Phase der Sitzung zu ändern:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_03_diapositive4_1_37b3ec51c1.png)

## Schritt 4/5 : Überprüfung des Sitzungsprotokolls

In den vorhergehenden Fassungen konnten nach Abschluss der Sitzung die Notizen und Beschlüsse noch geändert werden, aber nicht die Aufgaben. Die Arbeitsweise wurde in dieser Version verbessert. In der Phase 4/5 können alle Informationen noch geändert werden, nämlich bis zur Sperrung des Protokolls (Schritt 5/5).

## Registrierung von Änderungen an die Aufgaben

Die Aufgaben werden im Protokoll weiter aktualisiert, bis dieser gesperrt ist. Wir empfehlen Ihnen, nach erfolgtem Überarbeiten und Bestätigen systematisch einen Bericht zu sperren.

## Periodischer Bericht

Wir haben dieser Version einen periodischen Bericht hinzugefügt, der Ihnen per E-mail zugesandt wird. Standardmässig erhalten Sie am Montagmorgen einen wöchentlichen Bericht.

Um diesen Parameter zu ändern, finden Sie in Ihrem Profil > Einstellungen > Benachrichtigungen > Periodischer Bericht.

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## Auch in dieser Version zu entdecken

* Neues Kachel-Design für Arbeitsbereichen, Vorlagen, Checklisten und Sitzungen.
* Das Kachelmenü wurde direkt auf die Kacheln selbst und nicht mehr in die Aktionsleiste verschoben, um Ergonomie und Navigation zu verbessern.
* Verbesserung einiger Texte zur Vereinfachung des Verständnisses der Schnittstelle (insbesondere für eine Tagesordnung importieren).
* Die Synchronisationsoptionen mit dem Kalender wurden verbessert.

Die neue Version von WEDO beinhaltet eine Reihe von Neuerungen, unter anderem die Rechteverwaltung in Sitzungen.

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Verwaltung der Rechte in Sitzungen

Antoine Sudan und David Dutch sind zwei Freunde, die WEDO nach der Entdeckung das Glück der Arbeit und Sitzung Treffen.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Sitzungen entwickelt. Etwa vierzig große Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

Bevor Antoine Sudan und David Dutch Partner wurden, lebten zwei Jugendliche in der Region Broye und fuhren gemeinsam mit dem Zug zur Schule. Sie träumten davon, gemeinsam ein eigenes Unternehmen zu gründen, aber sie brauchten Arbeitserfahrung, also begannen sie beide zu arbeiten, sobald sie ihren Ingenieurabschluss hatten.

Sie entdeckten schnell die Überraschungen und Enttäuschungen des Unternehmenslebens. "Die Zusammenarbeit war nicht so einfach wie erwartet, vor allem während der Sitzungen", erklärt Antoine. "Oft fehlten Antworten und Lösungen auf einfache Fragen, wie zum Beispiel wer sich um was kümmert, wie und wann', unabhängig von allen E-mails, die wir erhielten". Daher hatten die beiden Freunde eine Idee: Entwicklung eines gemeinschaftlichen Task Managers, um den Fortschritt der Arbeit zu vereinfachen. Seit 2014 arbeiten sie an ihrem Projekt.

Was sie von anderen unterscheidet, ist, dass keine Mittel für ihr Projekt aufgebracht wurden: Sie entwickelten ihre Software selbst, während sie noch arbeiteten. Um ihr Produkt zu optimieren, setzten sie sich außerdem mit ihren potenziellen Kunden in Verbindung und stellten sie in Frage, um eine klare Vorstellung von ihren Bedürfnissen und Ansichten zu haben. Sie führten mehr als 300 Interviews, um ihr Werkzeug optimal zu entwickeln. Die erste Version der Software wurde im Mai 2015 auf den Markt gebracht und zunächst mit einigen Vertriebsführern getestet, die neugierig auf ihre Funktionalitäten waren.

Ihre Software ist somit eine organisatorische Lösung. Es ist ein gemeinsamer und gemeinschaftlicher Raum, zu dem jeder Zugang hat und den Fortschritt der Arbeit in Echtzeit verfolgen kann. Daher wissen die Menschen genau, wer für was und wann zuständig ist. Keine Notwendigkeit, mehrere Anrufe zu tätigen oder Mengen von E-mails zu senden, um ein Feedback für ein Projekt. Die Schnittstelle ist didaktisch gestaltet und in jedermanns Reichweite. Der Preis variiert je nach Nutzerzahl zwischen 15 und 25 Schweizer Franken pro Monat und pro Nutzer. So kann die Software Meetings, Aufgaben und Checklisten kostengünstig verwalten.

## Fortschritte bei der Arbeit in Echtzeit

Fast drei Jahre nach dem ersten Start der Software haben sich die Vertragspartner, die heute 31 und 32 Jahre alt sind, bewährt. Mehr als 40 Gesundheitseinrichtungen gehören zu ihren Kunden und anderen Unternehmen wie Groupe Mutuel. Christian Lalain, Mitglied der IT-Abteilung der Versicherungsgesellschaft, entdeckte WEDO zum ersten Mal, als er Gemeinderat von Saillon war. "Ich wollte eine Lösung für die traditionellen Papierdateien finden, auf denen wir eine Post-it-Notiz mit wesentlichen Informationen oder Aktualisierungen, die letztlich verloren oder abgenutzt werden würde. Aus diesem Grund habe ich WEDO letztes Jahr auf den Computern der Gemeinde installiert. Es ist großartig: Jeder arbeitet an dem gleichen Werkzeug und die verschiedenen Arbeitsräume strukturieren alle Aktivitäten. Ruft eine Person an, um einen Termin mit einer bestimmten Person zu vereinbaren oder um eine Information zu erhalten, so kann die Person an der Rezeption eine Aufgabe stellen und sie der betreffenden Person zuweisen, die eine Benachrichtigung erhält. Sie wird dann genau wissen, was zu tun ist oder zu beantworten, wenn die Person zurückruft. Die Software verbesserte somit die Kommunikation und Interaktion nicht nur zwischen Mitarbeitern, sondern auch mit unseren Bürgern. Es hat die Qualität und Effizienz unseres Services definitiv verbessert und unseren Teamgeist gestärkt".

## Servern in der Schweiz

Angesichts der positiven Ergebnisse, die in Saillon beobachtet wurden, schlug Christian Lalain seinem Arbeitgeber bei der Groupe Mutuel vor, dieses Werkzeug zu verwenden. Groupe Mutuel benutzte zuvor ein anderes Werkzeug namens Wunderlist, das von Microsoft gekauft wurde. Das Start-up-Unternehmen aus Freiburg ist stolz auf seinen Erfolg und wächst immer noch sicher, aber langsam. "Nachdem unser erster Kunde unterschrieben hatte, gab es eine zweite, und eine dritte…" erinnert an David Dutch. "Wir verkürzten zunächst unsere Arbeitszeit, dann wurden wir selbstständig. Wir sind nun als LLC etabliert und unser Büro hat seinen Sitz in Freiburg. Und wir stellen! Wir planen, in diesem Jahr zwei neue Mitarbeiter einzustellen". Die beiden Mitarbeiter begannen mit der Kundensuche vor dem Messebesuch. In der Schweiz gibt es nur sehr wenige Wettbewerber. Da ihre Server ihren Sitz in der Schweiz haben, können sie ihre 100% schweizerische Herkunft geltend machen, ein Schlüsselargument für Kunden, die Datendiebstahl fürchten.

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Quelle: [Originalartikel vom PME Magazin](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Meetings entwickelt. Etwa vierzig grosse Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

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WEDO grosser Erfolg

Mit den benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in den Aufgaben-Detailansicht Ihres Netzwerks in strukturierter Form einfügen. Es gibt unzählige Anwendungsfälle mit den 6 vordefinierten Typen, die wir Ihnen anbieten.

## Anwendungsfall

In diesem Artikel schlagen wir Ihnen drei Anwendungsfälle vor, die Ihnen helfen sollen, die benutzerdefinierten Felder zu verstehen:

* Ein benutzerdefiniertes Element hinzufügen, um die Dauer der Aufgaben zu schätzen,
* Status für projektbezogene Aufgaben hinzufügen,
* Zusätzliche Dienststellen für Direktionsaufgaben hinzufügen.

Allgemein kann ein personalisiertes Element über alle Netzwerkaufgaben oder nur über einen oder mehrere Arbeitsbereiche aktiviert werden.

## Ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die Dauer der Aufgaben zu schätzen

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus sechs Feldtypen auswählen können. Um die Dauer der Aufgaben in Minuten zu schätzen, benötigen wir die Art «Anzahl».

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive2_5d4f3a2160.png)

Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Felds ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und wählen Sie die Option, ob das Feld global ist oder in einem oder mehreren Arbeitsbereiche aktiviert werden soll.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive3_b2e0359b5a.png)

Klicken Sie schließlich auf **Speichern**.

Auf jeder Aufgabe meines Netzes erscheint nun das Element «Dauer in Minuten» im Detail der Aufgaben:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive4_be95a31753.png)

## Status für projektbezogene Aufgaben hinzufügen

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Für den Status der Aufgaben eines Projekts ist die «Auswahlliste» das geeignete Element.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive5_c7b63ba24d.png)

Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Elemente ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und dann die Option « Nein, Ich möchte auswählen in welchem Arbeitsbereich es verfügbar ist ».

Dann gebe ich die verschiedenen Statuten ein, die ich in meinem Projekt haben möchte:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive6_ff141f8924.png)

Bitte beachten Sie, dass ich für jeden Status eine Farbe auswählen kann.

Um das Element in einem Arbeitsbereich zu aktivieren, gehe ich in die entsprechenden Arbeitsbereich-Einstellungen (hier mein Papierlos Projekt) und in das Karteikarte Benutzerdefinierte Elemente. Ich klicke auf Aktivieren in das Element, die mich interessiert.

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Ab sofort kann ich den Status jeder geteilten Aufgabe in meinem Bereich «Papierlos Projekt» auswählen.

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Bitte beachten Sie, dass ich auch die Aufgaben des Projektes in Bezug auf den Stand der Umsetzung sortieren kann:

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## Zusätzliche betroffenen Dienststellen für Direktionsaufgaben hinzufügen.

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Hier möchte ich den Typ «Multiple Choice» verwenden.

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Element ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und dann die Option « Nein, Ich möchte auswählen in welchem Arbeitsbereich es verfügbar ist ». Zum Schluss geben Sie die verschiedenen « Dienststellen » ein und klicken auf **Speichern**.

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Um das Element im _Direktionsbereich_ zu aktivieren, gehe ich in die entsprechenden Arbeitsbereich-Einstellungen und in das Karteikarte Benutzerdefinierte Elemente. Ich klicke auf **Aktivieren** in das Element, die mich interessiert.

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Ich habe nun die Möglichkeit, für jede Aufgabe in meinem Arbeitsbereich «Direktion» eine oder mehrere betroffene betroffenen Dienststellen auszuwählen.

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## Teilung der Aufgaben und benutzerdefinierte Elemente

Wenn Sie eine Aufgabe in einem Arbeitsbereich teilen, werden die benutzerdefinierten Elemente, die im Arbeitsbereich aktiviert sind, automatisch im den Aufgaben-Detailansicht angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe aus einem Arbeitsbereich herausnehmen, werden die benutzerdefinierten Elemente einfach ausgeblendet. Dieses System lässt die Flexibilität bei der Aufgabenteilung unangetastet und vermeidet den Datenverlust.

**Wir können WEDO verbessern, unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit den benutzerdefinierten Elemente können Sie Informationen in den Aufgaben-Detailansicht Ihres Netzwerks in strukturierter Form einfügen. Es gibt unzählige Anwendungsfälle mit den 6 vordefinierten Typen, die wir Ihnen anbieten.

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Die Benutzerdefinierte Elemente

Dank an Fri Up für dieses Video-Porträt und die Unterstützung unseres Startups.

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Porträt WEDO von Fri Up

WEDO ermöglicht das Erstellen von Aufgaben durch Versenden von E-mails. Von der E-mail zur Aufgabe werden die Daten wie folgt übertragen:

1. Der Betreff wird zum Aufgabennamen
2. Der E-Mail-Text wird zur Aufgabenbeschreibung
3. Alle E-Mail-Anhänge werden der Aufgabe angehängt

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## Es gibt drei Optionen, um Aufgaben in WEDO per E-mail zu erstellen:

* Eine Aufgabe für sich selbst schaffen
* Eine Aufgabe erstellen, die automatisch an einen Kollegen delegiert wird
* Eine automatisch geteilte Aufgabe in einem Arbeitsraum erstellen

Um eine Aufgabe per E-mail an WEDO zu senden, muss man nur eine E-mail-Adresse als Empfänger eingeben. Diese E-mail-Adresse entspricht entweder einer Person oder einem Arbeitsplatz.

## Wo finde ich die eindeutigen E-mail-Adressen?

Jede Person und jeder Arbeitsbereich hat eine einzigartige E-mail-Adresse in Ihrem WEDO-Netzwerk.

Um meine persönliche E-mail-Adresse zu finden, gehe ich in mein _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail zu Aufgabe_.

Um die E-mail-Adresse für das Versenden der Aufgabe an einen Kollegen zu finden, muss ich ihn nur nach seiner Adresse fragen, die er am gleichen Ort wie ich findet.

Für die E-mail-Adresse, die einem Arbeitsbereich entspricht, gehe ich in den entsprechenden Arbeitsbereich und klicke auf _die drei vertikalen Punkte_ \> _E-Mail zu Aufgabe_

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Bitte beachten Sie, dass Sie die Empfänger kumulieren können. Dies ist nützlich, um eine einer Person zugewiesene Aufgabe zu erstellen, die in einem oder mehreren Arbeitsbereichen geteilt wird.

## Praktisches Beispiel

Ich möchte eine Aufgabe mit dem Titel «Kommunikationsplan erstellen» meinem Kollegen Benoît zuweisen. Ich möchte eine Beschreibung hinzufügen, zum Beispiel: «Maximale Seitenzahl: 3». Schließlich wünsche ich mir, dass diese Aufgabe mit den Arbeitsbereichen Direktion und Marketing geteilt wird.

So würde meine E-mail aussehen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive3_717f80fca1.png)

## Ihre E-mails schnell in Aufgaben umwandeln

Es gibt eine Alternative, um eine Ihrer E-mails schnell in eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Raum zu verwandeln, transferieren Sie diese an **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Weitere E-mail-Adressen zulassen

Um Aufgaben durch Versenden von E-mails in Ihren persönlichen Seite erstellen zu können, muss zuvor eine Adresse genehmigt werden.

Standardmäßig sind die E-mail-Adresse für die Verbindung zu Ihrem WEDO-Konto sowie die E-mail-Adressen Ihrer Kollegen bereits zugelassen. Sie müssen nicht erneut aktiviert werden.

Um eine Adresse hinzuzufügen, z. B. Ihre persönliche E-mail-Adresse, gehen Sie wie folgt vor. Gehen Sie in Ihr _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail Adressen_ und klicken Sie dann auf + **E-mail Adresse hinzufügen**. Geben Sie dann die E-mail-Adresse ein, die Sie hinzufügen möchten. Ein Code wird Ihnen per E-mail zugesandt. Sie müssen es in WEDO eingeben und dann auf **Speichern** klicken, um die Buchung abzuschließen. Nach Autorisierung der Adresse erscheint neben der Adresse ein « **Active** »-Namensschild.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_05_diapositive4_310a053793.png)

## Einige Beispiele für die Anwendung

* Vergeben Sie Aufgaben an Ihr Team auf der Grundlage von erhaltenen E-mails.
* Schicken Sie Reparaturanfragen, die Sie per E-mail erhalten haben, in den Arbeitsbereich «Technik» um diese zu zentralisieren.
* Teilen Sie die E-mails mit Anhängen, die Sie zum Lesen an die Sitzung zurückgeben möchten, indem Sie diese in einen Arbeitsbereich «Zu bearbeitende Post» übertragen.

Falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie uns gerne per Chat-Support im WEDO schreiben.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-mails mühelos in Aufgaben umwandeln können.

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Aufgabenerstellung durch Versenden von Email

## Visualisieren Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren. In jedem Arbeitsbereich, gehen Sie in das Karteikarte **Info,** dann in den Activitäts-Feed und benutzen den Filter **Entscheidungen**, um alle Entscheidungen in chronologischer Form anzuzeigen.

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## Die Traktanden synchronisieren sich in den Outlook-Events

In WEDO wurde eine Korrektur vorgenommen, damit sich die Tagesordnung wieder mit den Outlook Events synchronisieren. Wenn Sie Ihre Tagesordnung in WEDO vorbereiten und Teilnehmer zu Ihrer Sitzung hinzufügen, können die einzelnen Teilnehmer (welche die Synchronisation mit Outlook aktiviert haben) die Tagesordnung direkt im Outlook Event Beschrieb einsehen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive2_7d7080d01f.png)

## Ausstehende Aufgaben in Tagesordnungen exportieren

Wenn Sie eine PDF-Tagesordung exportieren, können Sie nun wählen, ob Sie die Ausstehende Aufgaben zu den einzelnen Punkten anzeigen möchten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive3_1b9567b511.png)

## Aufgaben in ausstehende Aufgaben während einer Sitzung aufnehmen

Fügen Sie an einer Sitzung ausstehende Aufgaben hinzu (möglich in jedem Abschnitt, unabhängig von der Sortierung). Das Navigieren vom Karteikarte Sitzungen in das Karteikarte **Aufgaben** während einer Sitzung ist jetzt nun entfällt.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_03_diapositive4_e1541104047919_62a1c8d533.png)

## Weitere Verbesserungen dieser Version

* Implementierung von Validierungsrechten in Sitzungen,
* Korrektur der Wiederherstellung von Aufgaben bei der Suche,
* Verbesserung der Meldung beim Löschen eines Tagesordnungspunktes.

**Wenn wir WEDO verbessern können, dann unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren

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Folgen Sie zeitlich Ihren Entscheidungen

> Antoine Sudan ist diplomierter Ingenieur in Projektmanagement. Im Jahr 2014, als er in einem Unternehmen tätig war, stellte er fest, dass sich die Verwaltung von Teamarbeit ohne geeignete Hilfsmittel angesichts einer wachsenden Informationsflut als chaotisch erweisen kann. Er entschließt sich daher, sich mit einem Freund zusammenzuschließen, um eine Anwendung zu entwickeln, die die Arbeit im Betrieb einfach und effizient koordinieren kann.

« Das wird nie funktionieren. Dies ist das Urteil der ersten Person, der wir vor drei Jahren unser Projekt vorgestellt haben. Er war ein ehemaliger Professor. Er sagte, es sei unmöglich, komplizierte Probleme mit einfacher Software zu lösen. Aber genau das hatten mein Freund und ich im Sinn.

Glücklicherweise haben unsere Ingenieurmentalitäten schnell die Oberhand gewonnen. Warum sollte man sich von der Kritik überwältigen lassen?

Es ist besser, so viel wie möglich daraus zu machen, um die richtige Lösung zu finden. Um die Erfolgschancen unserer App zu ermitteln, haben wir diese mehreren potenziellen Kunden vorgestellt. _Get out of the building_, eine ziemlich schwierige Aufgabe für mich. Ja, Akquisition machten mich anfangs nervös. Es ist schwer, aus der Komfortzone herauszukommen und einem Unternehmer eine Idee in voller Entwicklung vorzustellen. Schließlich habe ich durch Handeln Selbstvertrauen gewonnen. Unser Projekt hat sich im Laufe der Treffen konkretisiert, und ich habe meine Zweifel nach und nach beiseite geschoben. Mein Freund und ich haben uns viele Fragen gestellt, und es waren oft unsere Gesprächspartner, die uns die richtigen Antworten gegeben haben.

Unsere Hartnäckigkeit scheint sich ausgezahlt zu haben. WEDO wird derzeit von rund 40 Kunden, insbesondere von der Kantonalen Bank Freiburg, genutzt. Mein Freund und ich können von den Einnahmen unserer Firma leben und uns ganz seiner Entwicklung widmen. Eines ist sicher: Die Überstunden werden weiter zunehmen! Dies ist eine neue Herausforderung, der wir uns stellen müssen. Wenn man selbstständig ist, muss man auch einen Moment innehalten und zurückschauen können, um das zu genießen, was man erreicht hat. Die Champagnerflasche ist schon lange kühl. Ich hoffe, wir finden bald Zeit, sie zu öffnen.»

> Unsere Hartnäckigkeit scheint sich ausgezahlt zu haben.

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**Antoine Sudan** Mitbegründer von WEDO Sàrl

Foto : © Kevin Schlüter (Fri Up) / Quelle:
[Originalartikel der "L'interface"](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Ein Artikel über WEDO in "L'interface" des Wirtschafts- und Arbeitgeberverbands (September 2017).

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L'interface (Wirtschafts-und Arbeitgeberverband)

## Überwachung der Sitzungen in drei Phasen

Das neue Sitzungsmodul (Version 2) ist gerade in WEDO erschienen. Der Bericht greift die Konzepte der Version 1 auf und sieht zwei wesentliche Verbesserungen vor:

1. Änderungen sind gleichzeitig durch mehrere Akteure möglich und
2. Zur weiteren Präzisierung wird die Tagesordnung Punkt für Punkt erstellt.

Die Beherrschung Ihrer dreistufigen Sitzungen ist immer aktuell:

* Vor der Sitzung: Vorbereitung der Tagesordnung
* Während der Sitzung: verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben
* Nach der Sitzung: Protokoll und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

## Vorbereitung der Tagesordnung

Im Anschluss an Ihre Sitzung werden Sie gebeten, die Mitglieder zu definieren und dann Punkt für Punkt Ihre Tagesordnung vorzubereiten.

Die Punkte können durch Ziehen und Ablegen in eine Rangordnung gebracht werden und nummerieren sich automatisch für eine höhere Listung bei Ihrer Sitzung.

Zu jedem Punkt stehen 8 Optionen zur Verfügung :

* Den Punkt einrücken, bearbeiten oder löschen.
* Notizen hinzufügen : Die Notizen erlauben Ihnen die Informationen aufzulisten.
* Entscheidungen hinzufügen : Die in der Sitzung gefassten Entscheidungen sind im Protokoll klar ersichtlich.
* Aufgaben hinzufügen : Die Aufgaben können sich auf bestimmte Punkte der Tagesordnung beziehen.
* Dateien hinzufügen: Jeder Punkt kann eine oder mehrere Dateien enthalten.
* Moderator: Ihre Tagesordnung dient als Leitfaden für den Vorsitz der Sitzung.

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Synchronisation des Kalenders : Nach der Vorbereitung der Traktandenliste synchronisiert sich ein Event in der Agenda der einzelnen Teilnehmer (Outlook, Google Calendar, usw. -kompatibel).

## Verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben

In einer Sitzung finden Sie Ihre Tagesordnung Punkt für Punkt mit den dazugehörigen Notizen, Dateien und Aufgaben.

Dann können Sie über das Notizsystem einen oder mehrere Absätze für jeden Punkt schreiben, die getroffenen Entscheidungen hervorheben und die Aufgaben für die nächste Sitzung auflisten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_08_diapositive2_40ae870cd3.png)

Ihre Tagesordnung wird Ihnen während der gesamten Sitzung als Leitfaden dienen, um eine vorbildliche Präsidentschaft zu gewährleisten und die Dauer der Sitzung in den Griff zu bekommen.

Fälligkeitsdatum und Aufgabenkommentare werden ebenfalls von WEDO automatisch als Teil des Protokolls festgehalten.

## Berichterstattung und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

Am Ende der Sitzung steht das Protokoll allen Teilnehmern zur Verfügung und jeder Mitarbeiter erhält automatisch die ihm zugewiesenen Aufgaben in seiner persönlichen Seite.

Aufgaben, die zwischen zwei Sitzungen ausgeführt werden, werden in der nächsten Sitzung automatisch als erledigt erscheinen. Anhand der Aufgabenhistorie können Sie die Änderungen an den einzelnen Aufgaben mit dem Link zu den entsprechenden Protokollen anzeigen. Kurzum, WEDO bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Aufgaben während der Sitzungen ohne grossen Aufwand.

Wenn Sie eine neue Sitzung erstellen, werden die Informationen aus dem vorherigen Protokoll übernommen, um Zeit zu sparen und Kopieren und Einfügen sowie Fehlerrisiken zu vermeiden.

## Bonus

### Suche

Die leistungsstarke Suchtfunktion von WEDO indexiert den Text aller Protokolle in allen Arbeitsbereichen Ihres Netzwerkes. Geben Sie einfach ein oder mehrere Keywords ein, damit WEDO automatisch in Ihren Protokollen sucht und die gesuchten Informationen schnell anzeigt.

### Sperre

Jeder Protokoll kann nach der Lektüre gesperrt werden, um die Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Archive zu gewährleisten.

### PDF exportieren

Mit einem Klick können Sie Ihre Tagesordnungen und Protokolle in PDF exportieren. Im Export-Modul können Sie auswählen, welche Informationen in der Datei angezeigt werden sollen. Dies ist sehr praktisch, um Protokoll-Auszüge zu generieren.

## Schlussfolgerung und Dank

Durch die neue Version des Sitzungsmoduls können Zeit und Geld eingespart werden.

Die Kunden, welche dieses Modul erfolgreich nutzen, haben uns bis zu 1 Stunde pro Sitzung gegeben, da das Protokoll während und nicht nach der Sitzung erstellt wird. Sie informieren uns auch eine Verkürzung der Sitzungsdauer um durchschnittlich 30 % an. Sie bereiten ihre Sitzungen besser vor und vermeiden so Ausschreitungen. Spart auch Zeit für das Management der Entscheide und der Aufgaben, welche WEDO automatisch weiterverfolgt.

Wir konnten alle Verbesserungsvorschläge unserer Kunden in diese neue Mahlung integrieren. An dieser Stelle möchten wir ihnen für ihre wertvollen Ratschläge und Anmerkungen danken. WEDO wird sich weiter entwickeln und zu einem umfassenden Kooperationsinstrument für Schweizer Unternehmen werden.

Das überarbeitete Sitzungsmodul ermöglicht dank einfacher Handhabung bis zu einer Stunde pro Sitzung und Überwachung der Aufgaben von Sitzung zu Sitzung.

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Neues Sitzungsmodul: einfacher, präziser, leistungsfähiger

## WEDO SÀRL DAS SWISS MADE KOLLABORATIVE TOOL

WEDO Sàrl ist das Projekt von David Dutch und Antoine Sudan, zwei Freiburger und Jugendfreunde. Es handelt sich um ein Mitarbeiterinstrument, welches 2015 erstellt und von Fri Up unterstützt wurde, um Aufgaben, Sitzungen und Projekte im Team zu verwalten. Ihre Vision: die Kommunikation im Unternehmen vereinfachen, um die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten zu revolutionieren!

## GRÜNDUNG EINES 100% SCHWEIZERISCHE START-UP

Als Mitarbeiter eines Unternehmens steht jeder mit verschiedenen Kommunikationskanälen konfrontiert: Protokolle, Prozesse, Dokumente, E-mails, Tabellen, Telefonanrufe oder Checklisten. Es ist nicht immer leicht, eine klare Vorstellung von den Aufgaben und Fristen zu haben.

Im Jahr 2015 beschlossen David Dutch und Antoine Sudan, sich mit Führungskräften verschiedener Unternehmen zu treffen, um herauszufinden, wie sie Aufgaben, Sitzungen und Projekte bewältigen können. Dank der wertvollen Erfahrungen von über 300 Fachleuten konnten sie ihre Plattform ausbauen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_07_stemutz_photo_fri_up_we_do_web_imh_8113_1024x683_b61624ecbc.jpg)

Im Gegensatz zu diversen online verfügbaren Tools ist WEDO auf die Bedürfnisse der Schweizer Unternehmen abgestimmt.

> Ganz einfach zusammenarbeiten

Alle Daten liegen in der Schweiz. Die Anwendung ist hoch sicher und sehr einfach zu bedienen, um eine einfache Vernetzung der Mitarbeitenden zu ermöglichen.

## INSTRUMENTE FÜR DIE UNTERNEHMEN

Die Kapitalrendite der Nutzung von WEDO ist schnell. Zum Beispiel ermöglicht die Erstellung eines Protokolls via WEDO im Vergleich zu einem Standard-VP-Anschluss eine Einsparung von einer Stunde pro Sitzung. Darüber hinaus ermöglicht die vorgeschlagene Rückverfolgbarkeit eine Weiterverfolgung der Entscheidungsfindung vor Ort.

Die derzeitigen Kunden stammen aus verschiedenen Bereichen: Behörden, Gemeinden, Institution des Gesundheits- oder Sozialwesens, Banken. Spezielle Funktionen ermöglichen es ihnen, bestehende Prozesse wie das Erstellen von Protokoll oder die Erstellung von Checklisten für die Überwachung von Verwaltungsverfahren zu verfolgen. Kooperative Instrumente sind zweifellos die Zukunft von Kommunikationssystemen für Unternehmen. Mit den Verbesserungsvorschlägen der Kunden passt sich WEDO Tag für Tag den Bedürfnissen der Unternehmen an. Das Ziel ist klar: WEDO zum Referenz-Kollaborateur Tool in der Schweiz zu machen.

Foto: © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Quelle:
[Originalartikel von ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Ein Artikel über Wedo im CCIF Echo (Juni 2017 / Nr. 3).

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ECHO (CCIF)

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams verpassen ihre Fristen nicht, weil sie nicht hart arbeiten. Im Gegenteil – in der Regel sind alle beschäftigt, Aufgaben bewegen sich vorwärts, und es herrscht rege Aktivität. Und trotzdem gerät das Projekt ins Hintertreffen.

Oft liegt das Problem nicht an der Arbeitsethik, sondern an mangelnder Transparenz.

Wenn es kein klares System gibt, um zu verfolgen, woran gearbeitet wird, wer wofür verantwortlich ist und wie der Fortschritt aussieht, können selbst die wichtigsten Aufgaben untergehen. Genau hier kommt ein solides Projekttracking ins Spiel. Es ist das Bindeglied zwischen dem Einsatz Ihres Teams und konkreten Ergebnissen – und sorgt dafür, dass Fristen nicht zu beweglichen Zielen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie effektives Projekttracking wirklich aussieht, warum so viele Teams daran scheitern und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Ihnen hilft, Fristen im Griff zu behalten, ohne die Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf zu verlieren.

## Was bedeutet Projekttracking wirklich?

Projekttracking bedeutet, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten: Was ist erledigt, was ist in Bearbeitung und was droht, ins Hintertreffen zu geraten? Es bietet Ihnen eine strukturierte Methode, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme frühzeitig zu erkennen und alles in die richtige Richtung zu lenken.

Im Kern hilft Projekttracking dabei, Aufgaben, Personen und Zeitpläne miteinander zu verknüpfen. Sie erhalten Einblick in:

- Welche Aufgaben abgeschlossen sind
- Was sich noch in Bearbeitung befindet
- Wer wofür verantwortlich ist
- Ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um die bevorstehenden Fristen einzuhalten

Eine lange Aufgabenliste mag beeindruckend wirken – ohne Tracking ist sie jedoch nur eine Ansammlung von Punkten ohne klaren Weg nach vorn. Es reicht nicht, nur zu wissen, was erledigt werden muss. Sie müssen erkennen können, wie diese Arbeit im Team umgesetzt wird.

Projekttracking verleiht Ihrer Aufgabenverwaltung Struktur. Es verhindert, dass wichtige Aufgaben untergehen, sorgt für eine abgestimmte Zusammenarbeit im Team und erleichtert es, tatsächlich Aufgaben abzuschliessen – und nicht nur Kästchen abzuhaken.

Richtig umgesetzt, schafft Projekttracking Transparenz. Jeder weiss, woran er oder sie arbeitet, was als Nächstes ansteht und wie das Ganze zum gemeinsamen Ergebnis beiträgt.

## Warum Fristen verpasst werden (selbst wenn alle beschäftigt sind)

Sie haben das bestimmt schon erlebt: Ein Projekt beginnt mit viel Energie, Aufgaben kommen in Bewegung und es gibt laufend Updates. Doch mit der Zeit gerät etwas ins Stocken. Einige Aufgaben verstummen. Eine Übergabe verzögert sich. Und plötzlich ist die Frist verstrichen – das Projekt ist nicht abgeschlossen.

Das liegt selten daran, dass niemand arbeitet. Es liegt vielmehr daran, dass niemand den Überblick hat, was wann passiert.

Hier sind einige häufige Gründe, warum Fristen verpasst werden:

![Infografik mit dem Titel „Warum Fristen überschritten werden – trotz vollem Einsatz“. Sie zeigt vier Gründe für Projektverzögerungen links (keine klare Zuständigkeit, ständige Änderungen der Prioritäten, verstreute Aufgabenlisten, keine Echtzeit-Sichtbarkeit) und jeweils rechts eine passende Lösung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_de_f66c754ae7.png)

### 1. Unklare Aufgabenverantwortung

Einer der häufigsten Gründe für stockende Arbeit ist fehlende Klarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe einem ganzen Team zugewiesen oder gar nicht zugewiesen wird, fühlt sich niemand wirklich verantwortlich. Sie bleibt im System liegen und wartet.

Klare Zuständigkeit ist die Grundlage für erfolgreiche Aufgabenerledigung. Jede Aufgabe sollte einer konkreten Person zugewiesen sein – nicht „dem Team“, nicht „jemandem“, sondern einem Namen. Das verhindert Missverständnisse, reduziert Rückfragen und hilft allen, fokussiert zu bleiben.

### 2. Ständig wechselnde Prioritäten

Projekte entwickeln sich weiter – das ist ganz normal. Doch wenn sich die Prioritäten ständig ändern und es keine klare Möglichkeit gibt, Aufgaben zu priorisieren, arbeitet das Team reaktiv statt planvoll. Etwas Wichtiges wird beiseitegeschoben, weil etwas Lauteres dazwischenkommt – nicht unbedingt etwas Dringlicheres.

Ohne gemeinsames Verständnis darüber, was wirklich zählt, geraten selbst wichtige Aufgaben schnell in Vergessenheit. Deshalb ist eine [konsistente Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben), idealerweise für alle sichtbar, entscheidend für den Fokus.

### 3. Verstreute Aufgabenlisten

Wenn Aufgaben sich auf E-Mails, Notizzettel, Dokumente und verschiedene Apps verteilen, ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Dinge gehen verloren, weil niemand das Gesamtbild sieht.

Eine zentrale Aufgabenliste ist entscheidend für effektives Projekttracking. Sie erleichtert es, Fortschritte zu überprüfen, Arbeit neu zuzuweisen und Überschneidungen zu vermeiden – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

### 4. Schwer nachvollziehbarer Fortschritt

Sie haben vielleicht [Aufgaben mit Fristen](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) – aber wenn der Fortschritt nicht in Echtzeit verfolgt wird, wissen Sie nicht, ob Sie wirklich im Plan sind. Und wenn jemand merkt, dass eine Aufgabe im Verzug ist, ist es oft schon zu spät.

Hier kommt aktives [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) ins Spiel: Es reicht nicht, Aufgaben nur zuzuweisen – man braucht einen laufenden Überblick über den Fortschritt. Es müssen keine stündlichen Updates sein, aber genügend Transparenz, um rechtzeitig eingreifen zu können, ist entscheidend.

## So bauen Sie ein funktionierendes Projekttracking-System – mit Unterstützung von WEDO

Projekttracking funktioniert am besten, wenn es nahtlos in die Arbeitsweise Ihres Teams integriert ist – und nicht etwas ist, das im Nachhinein angehängt wird. Wenn Ihre Tools die Art und Weise unterstützen, wie Ihr Team denkt, plant und kommuniziert, wird es deutlich einfacher, Projekte im Griff zu behalten.

Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Aufbau eines solchen Systems – und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Sie dabei unterstützt, es erfolgreich umzusetzen.

### Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Wenn Ihr Team Notizen in einem Tool, Aufgaben in einem anderen und Updates in einem dritten verwaltet, wird früher oder später etwas durchrutschen. Eine gemeinsame, strukturierte Aufgabenliste sorgt dafür, dass alle in dieselbe Richtung blicken.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Ansicht eines Meeting-Traktandums in WEDO mit Beschreibung, Aufgabenliste, Vorschlägen zur Optimierung einer Google Ads Kampagne und Symbolen für Zeitmanagement und Checklisten](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_de_c135578829.png)

WEDO führt Ihre gesamte Aufgabenliste an einem Ort zusammen – organisiert nach Arbeitsbereich, Projekt oder Sitzung. Sie können Aufgaben während der Planung oder in Live-Sitzungen erstellen und direkt an das jeweilige Gespräch anhängen. Keine verstreuten To-dos. Kein Durchsuchen von E-Mails. Nur eine zentrale, zuverlässige Quelle, mit der Ihr gesamtes Team arbeiten kann.

### Schritt 2: Weisen Sie jede Aufgabe einer bestimmten Person zu

Wenn neben einer Aufgabe kein Name steht, wird sie in der Regel nicht erledigt. Klare Zuständigkeit verhindert das klassische „Ich dachte, jemand anderes kümmert sich darum“-Problem.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO ist jeder Aufgabe ein klar benanntes Teammitglied zugewiesen – für alle sichtbar. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Anleitungen und Dateien hinzufügen und bei Bedarf weitere Personen in die Aufgabe einbeziehen. Sobald Änderungen vorgenommen werden, erhalten die zuständigen Personen in Echtzeit eine Benachrichtigung. So entfällt das manuelle Nachfragen – und niemand muss raten, wie der Stand der Dinge ist.

### Schritt 3: Priorisieren Sie mit System

Ohne Priorisierung wirkt plötzlich alles dringlich – und Ihr Team reagiert nur noch, anstatt fokussiert zu arbeiten. Ein starkes Tracking-System rückt die tatsächlichen Prioritäten in den Mittelpunkt.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO können Sie Aufgaben anhand anpassbarer Tags priorisieren oder sie in der Eisenhower-Matrix einordnen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sie können Ihre Ansicht filtern, um sich nur auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren – so verliert Ihr Team keine Zeit mit Tätigkeiten, die wenig Wirkung erzielen.

### Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt, bevor es zum Problem wird

Eine verspätete Aufgabe ist nicht das Problem – sie ist das Symptom. Je früher Sie Verzögerungen erkennen, desto leichter lassen sie sich beheben.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Überfällige Aufgaben werden automatisch oben in der offenen Aufgabenliste Ihres Arbeitsbereichs angezeigt – so gerät nichts Dringendes in Vergessenheit. Sie können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum anzeigen und jederzeit nachvollziehen, was vorankommt, was stockt und was abgeschlossen ist – ganz ohne Sitzung oder manuelle Berichte. So lassen sich Engpässe erkennen, bevor sie zu verpassten Fristen führen.

### Schritt 5: Nutzen Sie visuelle Zeitpläne, um Terminverschiebungen frühzeitig zu erkennen

Selbst bei einem starken Projekttracking kann es passieren: Eine Blockade verzögert eine Aufgabe – und plötzlich ist der gesamte nachgelagerte Ablauf betroffen. Genau hier machen visuelle Planungstools wie ein Gantt-Diagramm den Unterschied.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Screenshot eines Gantt-Diagramms in WEDO mit Aufgabenliste, Dauerangaben und farbigen Balken, die den Fortschritt über die Quartale darstellen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_de_ae8bf41d87.png)

WEDO enthält ein integriertes Gantt-Diagramm, das Ihnen eine Echtzeit-Übersicht über den gesamten Projektzeitplan bietet. Sie können [Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen](https://wedo.com/de/features/tasks), den Fortschritt verfolgen und Verzögerungen erkennen, bevor sie die Lieferung gefährden.

Dank [drei intelligenter Pufferoptionen](https://wedo.com/de/features/project-management) behalten Sie zudem die Kontrolle darüber, wie sich Terminänderungen auf den Plan auswirken:

- **Puffer beibehalten:** Hält den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben konstant
- **Puffer aufbrauchen:** Nutzt den eingeplanten Abstand nur bei Bedarf
- **Automatisches Verschieben deaktivieren:** Erlaubt die Anpassung einzelner Aufgaben, ohne andere zu verschieben

Das ist eine schnelle und flexible Methode, um Projekte auf Kurs und Fristen im Blick zu behalten – selbst wenn sich Pläne ändern.

### Schritt 6: Halten Sie Updates dort, wo die Arbeit stattfindet

Wenn Ihr Team den Kontext in Slack-Threads oder E-Mail-Ketten zusammensuchen muss, geht der Schwung verloren. Kommunikation sollte Teil der Arbeit sein – nicht etwas, das danebenläuft.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO enthält jede Aufgabe Platz für Kommentare, Notizen und Dateianhänge. Das bedeutet: Der komplette Verlauf einer Aufgabe – von der ursprünglichen Anfrage bis zum finalen Ergebnis – bleibt an einem Ort. Folgefragen stellen, Feedback geben oder Aufgaben übergeben wird dadurch deutlich einfacher, weil alle Informationen bereits verfügbar sind.

### Schritt 7: Integrieren Sie Projekttracking in Ihren wöchentlichen Rhythmus

Es reicht nicht, einmal alles einzurichten und dann auf das Beste zu hoffen. Projekttracking funktioniert nur, wenn es zur Gewohnheit wird – etwas, das Ihr Team regelmässig prüft, aktualisiert und dem es vertraut.

**So unterstützt Sie WEDO:**

WEDO hilft dabei, diese Gewohnheit beizubehalten. Sie können Aufgaben direkt über Ihr persönliches Dashboard überprüfen, nach bald fälligen Aufgaben filtern oder Ihren Arbeitsbereich durchsehen, um zu sehen, wie sich alles entwickelt. In den wöchentlichen Sitzungen können Sie Projekte live durchgehen, den Status während des Gesprächs aktualisieren und neue Aufgaben erstellen – ganz ohne Toolwechsel.

Wenn all diese Schritte in Ihren täglichen Arbeitsablauf übergehen und Ihre Tools darauf ausgerichtet sind, wird Projekttracking nicht zur Zusatzaufgabe, sondern zum Motor, der Ihr Team voranbringt.

## Fazit

Die erfolgreichsten Teams sind nicht nur organisiert – sie sind abgestimmt. Sie wissen, was getan werden muss, wer es übernimmt und was den Fortschritt behindert.

Dieses Mass an Klarheit entsteht durch ein System, das echtes Projekttracking unterstützt – und so das Aufgabenmanagement, die Priorisierung und die Anpassung bei Veränderungen erleichtert.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team genau dieses System. Es schlägt die Brücke zwischen Planung und Fortschritt, sodass Sie pünktlich liefern können – ganz ohne das übliche Chaos.

Bereit, jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Frist im Griff zu behalten? Starten Sie Ihre [kostenlose Testversion von WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute.

Entdecken Sie, wie Sie mit der kollaborativen Arbeitsplattform von WEDO das Projekttracking verbessern, Aufgaben effektiv verwalten und Fristen mühelos einhalten.

Lila Hintergrund mit weißem Text: „Wie Sie die Projektverfolgung meistern, ohne Fristen aus den Augen zu verlieren“, daneben ein Zahnrad mit Uhr und Fortschrittsanzeige darunter

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Projekttracking meistern, ohne Fristen zu verpassen

Die meisten Menschen hassen keine Teamsitzungen. Was sie hassen, ist, an etwas teilzunehmen, das scheinbar zu nichts führt.

Wir alle kennen das: ein wöchentliches Check-in, das in eine ausschweifende Diskussion abdriftet, ein Projektabgleich, bei dem dieselben Status-Updates wiederholt werden, oder eine Mitarbeitersitzung, in der nichts entschieden wird und niemand weiss, wie es weitergeht. Wenn das zur Norm wird, fühlen sich Sitzungen nicht mehr produktiv an, sondern eher wie Zeitverschwendung.

Aber das muss nicht so sein. Eine gut durchgeführte Teamsitzung kann allen helfen, Updates auszutauschen, Entscheidungen zu erleichtern, Prioritäten zu klären und mit klaren To-dos herauszugehen. Sie kann ein Raum für den Ideenaustausch sein und nicht nur zum Abhaken von Punkten dienen. Der Unterschied liegt in ein paar einfachen Dingen: Vorbereitung, Struktur, Beteiligung und Nachverfolgung.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was eine effektive Teamsitzung ausmacht, wie Sie eine fokussierte Agenda für eine Teamsitzung erstellen und was Sie vor, während und nach der Sitzung tun sollten, damit sie tatsächlich Fortschritte bringt. Ob Sie ein kleines Team führen oder ein bereichsübergreifendes Abstimmungsmeeting leiten – diese Best Practices für Teamsitzungen helfen Ihnen, unnötiges Durcheinander zu vermeiden und jede Minute besser zu nutzen.

![Infografik über Teamsitzungen mit Erfolgsfaktoren — klarer Zweck, strukturierte Tagesordnung, pünktlicher Beginn, ausgewogene Beteiligung, Aktionspunkte — und Zeitfressern wie vage Agenda, verspäteter Start, keine Entscheidungen, verlorene Nachverfolgungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/team_meetings_what_works_what_doesnt_de_11d7f8747d.png)

## **Was eine Teamsitzung lohnenswert macht**

Sitzungen sollten die Arbeit voranbringen. Das ist der einfachste Massstab.

Eine [Teamsitzung](https://wedo.com/de/features/meetings), in der sich alle abstimmen, Entscheidungen treffen und mit klaren nächsten Schritten herausgehen? Lohnenswert. Eine Sitzung, die 45 Minuten mit verstreuten Gedanken, nicht nachverfolgten To-dos und keinem echten Ergebnis verschlingt? Genau da beginnen Teams, sich innerlich auszuklinken und sich zu fragen, warum sie überhaupt erschienen sind.

Eine effektive Teamsitzung schafft Klarheit. Sie vermittelt den Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis davon, was gerade passiert, was als Nächstes passieren muss und wer was übernimmt. Auch wenn nicht jedes Problem sofort gelöst wird, sollte die Sitzung zu Fortschritt führen: Hindernisse werden sichtbar, Prioritäten angepasst, Zeitpläne verfeinert.

Doch das gelingt nur, wenn Sitzungen ein Ziel haben, das über ein „kurzes Check-in“ hinausgeht.

Wenn Ihre Teamsitzungen hauptsächlich für Status-Updates genutzt werden, überlegen Sie, ob diese Informationen nicht auf anderem Wege geteilt werden könnten – zum Beispiel in einem gemeinsamen Dokument, einem Slack-Kanal oder per asynchronem Video-Update. Sitzungen sind teuer. Sie beanspruchen viel Zeit mit klugen Köpfen in einem Raum (oder Zoom), und diese Zeit sollte reserviert sein für Arbeiten, die wirklich vom Live-Austausch profitieren: Problemlösung, Ideenaustausch, Entscheidungen treffen und Fragen stellen, die ein direktes Hin und Her erfordern.

Bevor Sie die nächste Mitarbeitersitzung ansetzen oder daran teilnehmen, fragen Sie sich:

- Welches Ergebnis wollen wir erreichen?
- Müssen wir dafür live zusammenkommen?
- Wer muss wirklich im Raum sein?

Der Erfolg einer Teamsitzung wird nicht daran gemessen, wie lange sie dauert, sondern daran, ob sich danach etwas verändert hat.

## **Planen Sie voraus mit einer zielgerichteten Agenda für die Teamsitzung**

Wenn Ihre Sitzung keinen soliden Plan hat, bevor sie beginnt, sollten Sie sich nicht wundern, wenn sie aus dem Ruder läuft. Eine klare Agenda für die Sitzung hilft dem Team, vorbereitet zu erscheinen, abgestimmt zu bleiben und tatsächlich etwas zu erreichen.

Die Agenda setzt Erwartungen. Sie sagt den Teilnehmenden der Sitzung, warum sie da sind, was besprochen wird und welchen Beitrag sie leisten sollen. Allein das kann die Dynamik von passiver Anwesenheit zu aktiver Beteiligung verändern.

Aber nicht alle Agenden sind gleich gut. Eine lange Liste vager Gesprächspunkte ist nicht besser als gar keine Agenda. Streben Sie stattdessen drei Dinge an: Relevanz, Klarheit und Zielorientierung. Jeder Punkt auf der Agenda sollte seinen Platz verdient haben.

Einige Best Practices:

- Formulieren Sie Agendapunkte als Fragen oder Ergebnisse („Entscheidung zum Einstellungsplan Q3“ statt „Einstellungen“)
- Ordnen Sie die Punkte nach Dringlichkeit oder strategischem Wert
- [Weisen Sie bei Bedarf Zeitblöcke zu](https://wedo.com/de/blog/wie-zeitbloecke-ihnen-helfen-ihre-taegliche-arbeitsbelastung-zu-bewaeltigen) – und halten Sie sich daran
- Notieren Sie, wer für welches Thema verantwortlich ist, damit keine Unklarheiten bestehen

Schon fünf Minuten Vorbereitung können den gesamten Ton einer Teamsitzung verändern. Teilen Sie die Agenda im Voraus – nicht fünf Minuten vor Beginn. So haben die Teammitglieder Zeit, um nachzudenken, Rückmeldungen einzuholen oder Updates vorzubereiten, ohne überrumpelt zu werden.

Und wenn etwas nicht auf die Agenda gehört? Streichen Sie es. Einer der einfachsten Wege, Zeitverschwendung in Sitzungen zu vermeiden, ist, sie nicht mit Punkten zu überladen, die auch per E-Mail, Kommentar-Thread oder asynchronem Check-in erledigt werden könnten.

## **Sitzungen pünktlich beginnen und beenden**

Es klingt einfach, aber Ihre Teamsitzungen konsequent pünktlich zu beginnen und zu beenden, kann völlig verändern, wie Ihr Team den Wert gemeinsamer Sitzungen wahrnimmt.

Menschen [erscheinen eher vorbereitet und bleiben engagiert](https://wedo.com/de/blog/strategien-fuer-engagement-in-effektive-meetings), wenn sie wissen, dass die Sitzung nicht ausufert oder 20 Minuten zu spät beginnt. Starten Sie pünktlich oder mit einer kurzen Karenzzeit – unabhängig davon, wer noch fehlt. Wenn Sie zu lange auf Zuspätkommende warten, vermitteln Sie, dass Pünktlichkeit keine Rolle spielt. Belohnen Sie stattdessen Pünktlichkeit, indem Sie rechtzeitig beginnen – selbst wenn es nur mit einem Rückblick oder einem kurzen Check-in ist.

Achten Sie anschliessend auf das Tempo. Wenn Sie Zeitblöcke für die Traktanden festgelegt haben, respektieren Sie diese. Ein kurzer Hinweis wie „Wir haben noch fünf Minuten für dieses Thema“ hilft der Gruppe, fokussiert zu bleiben, ohne die Diskussion abrupt zu beenden. Falls weiterhin Gesprächsbedarf besteht, verschieben Sie den Punkt für ein Follow-up oder in einen asynchronen Thread.

Und ja, beenden Sie die Sitzung pünktlich – auch wenn nicht alles besprochen wurde. Das fördert eine bessere Priorisierung beim nächsten Mal und schafft für Ihre Teammitglieder verlässliche zeitliche Rahmenbedingungen. Niemand möchte zu einem „30-minütigen Check-in“ erscheinen, der immer zu einer einstündigen Besprechung wird.

Ein starker Abschluss bedeutet auch Klarheit: Wiederholen Sie die To-dos, bestätigen Sie die Fälligkeiten und stellen Sie sicher, dass klar ist, wer was übernimmt. Eine Minute für diese Zusammenfassung hilft, den klassischen Moment „Was haben wir eigentlich entschieden?“ nach dem Call zu vermeiden.

Je konsequenter Sie Teamsitzungen zeitlich im Griff haben, desto einfacher wird es für Ihr Team, vorbereitet zu erscheinen, gezielt beizutragen und danach konzentriert weiterzuarbeiten – ohne das Gefühl, ihre Zeit sei vergeudet worden.

## **Beteiligung einfach und sinnvoll gestalten**

Wenn Sitzungen von nur wenigen Stimmen dominiert werden, schalten sich andere Teammitglieder leicht ab – selbst wenn sie etwas Wertvolles beizutragen hätten. Beteiligung sollte sich weder wie eine Bühne noch wie eine Störung anfühlen. Sie sollte ein natürlicher Bestandteil des Prozesses sein.

Das bedeutet nicht, dass alle gleich viel sprechen müssen – aber es sollte bewusst Raum geschaffen werden, damit sich Personen einbringen, Fragen stellen oder etwas klären können, bevor später Verwirrung entsteht. Manchmal heißt das, jemanden direkt anzusprechen. In anderen Fällen bedeutet es, zwischen den Traktanden Pausen einzuplanen, damit niemand um Redezeit kämpfen muss.

Einige kleine Anpassungen können viel bewirken: wechselnde Verantwortliche für einzelne Themen, Nutzung des Chats für kurze Check-ins bei hybriden Sitzungen oder eine kurze Runde mit Updates, bei der jede Person maximal eine Minute spricht. Solche Elemente halten das Team bei der Sache und geben ruhigeren Stimmen die Möglichkeit, sich ohne Druck zu äussern.

Sie können auch Struktur schaffen, ohne unflexibel zu sein. Beauftragen Sie jemanden damit, während der Sitzung Notizen zu machen und To-dos festzuhalten. Eine andere Person kann auf die Zeit achten. Und jemand anderes übernimmt die Rolle, Gespräche wieder auf Kurs zu bringen, wenn sie abschweifen. Ziel ist nicht mehr Rollen, sondern gemeinsame Verantwortung.

Sitzungen wirken sinnvoller, wenn alle wissen, dass ihr Beitrag zählt – nicht zum Abhaken, sondern um Dinge voranzubringen. Und je stärker sich die Beteiligten eingebunden fühlen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie die nächste Teamsitzung als verlorene Zeit ansehen.

## **Nicht nur reden – To-dos festhalten**

Gute Gespräche sind wertvoll – aber sie bedeuten wenig, wenn danach nichts passiert. Einer der einfachsten Indikatoren für eine ineffektive Sitzung ist, wenn Woche für Woche dieselben Themen auftauchen, weil niemand wirklich das erledigt hat, worauf man sich geeinigt hatte.

Jede Diskussion sollte entweder zu einer Entscheidung, einer offenen Frage für später oder einem klaren nächsten Schritt führen. Ohne Follow-up wird die Sitzung zu einem weiteren Gespräch, das nach dem Call einfach verpufft.

Die effektivsten Teams besprechen Probleme nicht nur – sie vergeben Verantwortlichkeiten. Wenn ein Thema abgeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass jemand aufschreibt, was getan werden muss, wer dafür zuständig ist und bis wann. Noch besser: Sagen Sie es laut, bevor Sie zum nächsten Punkt übergehen – etwa so: „Maria wird also bis Freitag die Kundenzusammenfassung entwerfen. Stimmt das so?“

Das Festhalten in den Sitzungsnotizen ist kein Mikromanagement – es schafft Klarheit. Alle gehen mit dem Wissen heraus, was sie zu tun haben, ohne einen Chatverlauf durchsuchen oder interpretieren zu müssen, was eventuell gemeint war. Es erleichtert auch die Nachverfolgung. Wenn eine Frist verpasst wird, kann das Team die Notizen prüfen und schnell wieder auf Kurs kommen.

Hilfreich ist es auch, jedes To-do mit dem Traktandum zu verknüpfen, aus dem es hervorgegangen ist. So geht der Zusammenhang nicht verloren, und alle verstehen nicht nur, was zu tun ist, sondern auch, warum es wichtig ist.

## **Die richtigen Tools nutzen, um Sitzungen produktiv zu halten**

![Infografik mit dem Titel „5 einfache Wege zur Verbesserung Ihrer Teambesprechungen“, die fünf zentrale Maßnahmen zeigt: Tagesordnung im Voraus teilen, ausgewogene Beteiligung fördern, wichtige Themen priorisieren, pünktlich beginnen und enden, sowie Maßnahmen an einem Ort verfolgen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/5_simple_ways_to_improve_your_team_meetings_de_34e839f386.png)

Die von Ihnen verwendeten Tools können Ihre Sitzungen entweder vereinfachen – oder zusätzliches Chaos verursachen. Zwischen Dokumenten, E-Mails, Kalendereinladungen und Chat-Threads hin- und herzuwechseln, mag im Moment machbar erscheinen, aber genau dort gehen oft wichtige Details verloren.

Deshalb spart es Zeit und Nerven, eine einzige Plattform zu nutzen, um den gesamten Sitzungszyklus zu verwalten: Agenda, Notizen, To-dos und Nachbereitung.

Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) sind genau dafür gemacht. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Teamsitzungen zu planen, durchzuführen und nachzubereiten – ganz ohne Hin und Her zwischen verschiedenen Tools. Sie können die Agenda direkt in der Plattform erstellen, Rollen vorab zuweisen und während der Unterhaltung strukturierte Notizen erfassen.

Kein Wechseln mehr zwischen Notiz-App, Kalender und Projektplaner. Kein Rätselraten mehr, wer was übernehmen sollte.

Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) können Sie:

- Wiederverwendbare Agendavorlagen erstellen, um wiederkehrende Sitzungen zu vereinfachen
- Notizen in Echtzeit erfassen, direkt verknüpft mit den Traktanden
- To-dos mit klaren Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten sofort zuweisen
- Sitzungszusammenfassungen automatisch mit dem Team teilen
- Frühere Teamsitzungen einsehen, um nachzuvollziehen, was besprochen und was erledigt wurde

Wenn sich Ihre Sitzungen zwar im Moment produktiv anfühlen, aber keine klaren Ergebnisse bringen, ist es Zeit, den Kreislauf zu schliessen. Probieren Sie [WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) bei Ihrer nächsten Teamsitzung aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, fokussiert zu bleiben, abgestimmt zu arbeiten und aus Gesprächen echten Fortschritt zu machen.

Lernen Sie, wie Sie fokussierte Teamsitzungen durchführen, die zu Ergebnissen führen – statt zu Erschöpfung. Erhalten Sie praxisnahe Tipps, Strategien für die Agenda und Tools, mit denen Sitzungen Wirkung zeigen.

Rosa Grafik mit dem französischen Titel „Comment animer des réunions d’équipe efficaces“ und einer Illustration von drei Personen unter drei Sternen

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Teamsitzungen effektiv und ohne Zeitverlust führen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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