Es mag von vornherein schwierig sein, so effizient ausserhalb des Büros zu arbeiten. Zu Hause haben wir nämlich nicht unbedingt ein so konzentrationsfreundliches Umfeld. Zudem sind wir oft mit vielen Ablenkungen konfrontiert, die uns manchmal daran hindern, optimal zu funktionieren. Wenn man also von zu Hause ausarbeitet, ist es wichtig, sich sorgfältig zu organisieren und unsere verschiedenen Aufgaben zu planen, um unsere Effizienz und Produktivität zu maximieren. Bevor Sie in Betrieb gehen und Ihren Tag beginnen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre täglichen Aufgaben zu notieren, zu priorisieren und zu planen.

WEDO bietet ein leistungsstarkes Aufgabenmanagementsystem, um Ihre Wochen und Tage mit wenigen Klicks einfach und effizient zu organisieren. Das Tool erleichtert auch das gemeinsame Management von Aufgaben, um mit Ihren Kollegen überall dort zu arbeiten. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Aktivitäten mit WEDO abwickeln können.

## Geben Sie Ihre Aufgaben in Ihrer persönlichen Seite ein

Mit WEDO haben Sie eine persönliche Seite, in dem alle Aufgaben zusammengefasst sind, die Sie betreffen. Übernehmen Sie Ihre E-Mails, persönlichen oder internen Notizen und laufenden Projekte, an denen Sie beteiligt sind, um die Arbeit, die Ihnen zusteht, zusammenzufassen. Dann teilen Sie Ihren Aufwand in verschiedene Aufgaben auf und erfassen Sie ihn direkt in Ihrer persönlichen Seite. **Unser Tipp** : Bevorzugen Sie Kurztitel und Aktionsverben, um Ihre Aufgaben einzuführen.

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## Priorisieren Sie Ihre Aufgaben

Nachdem Sie Ihre Aufgaben erfasst haben, bestimmen Sie, welche Priorität jeder Aufgabe eingeräumt wird. WEDO integriert die Eisenhower-Prinzip, um diesen Schritt zu erleichtern und Ihnen zu ermöglichen, vorrangig an den wichtigen und dringlichen Aufgaben zu arbeiten. Nach diesem System teilen Sie Ihre Aufgaben nach 4 Kriterien auf:

* Dringende und wichtige Aufgaben
* Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben
* Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben
* Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben

Diese Aufteilung, die auf Ihre Ziele und Bedürfnisse zugeschnitten sein muss, wird Sie ermutigen, vorrangig an den wichtigen und dringlichen Aufgaben zu arbeiten. Behandeln Sie deshalb dringliche und wichtige Aufgaben mit Priorität und planen Sie nicht dringende, aber wichtige Aufgaben. Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben sind in der Regel Aufgaben, die mit den Zielen anderer Personen in Zusammenhang stehen (z. B. Aufgaben, die im Rahmen eines gemeinsamen Projekts ausgeführt werden). Sie können diese nach Möglichkeit an Dritte delegieren. Zum Schluss lassen Sie die nicht dringenden und nicht wichtigen Aufgaben beiseite und diese können eine Art "Ideenkasten" sein.

Und mit einem Zauberstab setzen Sie alle Aufgaben mit WEDO fest:

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## Planen Sie die wichtigen Aufgaben

Sobald Sie die Aufgaben festgelegt haben, die am wichtigsten sind, können Sie diese kurz- oder langfristig je nach Dringlichkeit planen. Sie können zunächst Ihre Woche organisieren und dann Ihre Aufgaben nach Ihren Arbeitstagen einteilen. Am Ende jeden Tages sollten Sie Ihre Aufgaben überprüfen und Aufgaben neu planen, die Sie nicht bearbeiten konnten. Behalten Sie immer einen Überblick über Ihre gesamten Aktivitäten.

Im WEDO entspricht das Planungsdatum dem Datum, an dem Sie die Aufgabe ausführen wollen. Sie unterscheidet sich von dem Fälligkeitsdatum, mit dem die Ausführungsfrist endet. Mit wenigen Klicks und schnellen Planungstools können Sie Ihre Aufgaben ganz einfach nach Ihrem Zeitplan planen:

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Mit unserem Tool können **Wiederholung Aufgaben** auch in vier Häufigkeiten abgewickelt werden: tägliche Aufgaben, wöchentliche Aufgaben, monatliche Aufgaben und jährliche Aufgaben. Stellen Sie mit der wiederkehrenden Aufgaben-Funktionalität sicher, dass Sie Aktivitäten verwalten, die sich wiederholen und keine Vorkommnisse verpassen! Die Aufgaben werden einfach zum richtigen Zeitpunkt auftauchen.

## Definieren Sie die Termine

Denken Sie bei der Planung Ihrer Aufgaben auch daran, die Termine anzugeben, wenn Sie das genaue Datum kennen. Auf diese Weise werden die Aufgaben, deren Fristen überschritten werden, hervorgehoben, damit Sie keine wichtige Frist überschreiten. Mit WEDO können Sie Ihre Aufgaben im Handumdrehen festlegen.

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**Tipp**: Sie möchten einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben? Erstellen Sie einen **eigenen Filter**, um alle Aufgaben anzuzeigen, die in den nächsten X Tagen fällig werden!

## Delegieren Sie bestimmte Aufgaben

In Ihrem Alltag müssen Sie wahrscheinlich zusammenarbeiten und als Team arbeiten. Die nicht wichtigen, aber dringenden Aufgaben sind vielleicht diejenigen, die Sie delegieren können: Sie werden nicht als wichtig für Ihre Aufgaben angesehen, sondern müssen trotzdem innerhalb kurzer Zeit erfüllt werden. Dabei kann es sich um Aufgaben handeln, die zur Verwirklichung eines gemeinsamen Projekts beitragen und somit nicht nur von Ihnen abhängen. Wenn Sie eine Aufgabe an einen Kollegen delegieren, stellen Sie sicher, dass sie weiterverfolgt wird, indem Sie beispielsweise einen Kommentar hinzufügen, der erklärt, warum Sie diese Aufgabe an einen Kollegen übertragen. Sie können auch ein Fälligkeitsdatum festlegen, um die Ausführungszeit zu begrenzen. **Unser Tipp**: Machen Sie Ihre Formulierung so klar wie möglich, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

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## Teilen Sie Ihre Aufgaben mit Arbeitsbereichen

Mit WEDO können Sie nicht nur Ihre persönlichen Aufgaben, sondern auch Aufgaben in einem Dienst, Arbeitsgruppe oder Abteilung erledigen. Schaffen Sie Arbeitsbereichen, um Aufgaben mit den Mitgliedern zu teilen und verfolgen Sie die Fortschritte der delegierten Aufgaben. Kommentieren Sie die Aufgaben, um wichtige Informationen mit Ihrem Team zu teilen. Über das in das Tool integrierte Meldesystem werden Ihre Kollegen über alle wichtigen Änderungen im Zusammenhang mit den Aufgaben informiert. Ein gemeinsames Aufgabenmanagement wird umso effizienter sein, insbesondere wenn die Teammitglieder Fernarbeit leisten.

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**Tipp**: Möchten Sie über den Fortschritt der einzelnen Aufgaben in einem bestimmten Arbeitsbereich berichten? Erstellen Sie ein [**Benutzerdefinierte Elemente**](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614435-les-champs-personnalises) " Dienstaltersstufen ", damit alle Mitglied des Arbeitsbereichs den Fortschritt des Projekts oder der laufenden Aktivitäten verfolgen können.

Mit WEDO können Sie Ihre Telearbeitstage im Rhythmus halten und Ihren Aktivitäten und Ihrer Organisation einen Rahmen geben. Organisieren Sie mit dem leistungsstarken Aufgabenmanager Ihren Terminplan und arbeiten Sie mit Ihren Kollegen im Büro oder von zu Hause aus zusammen. Wenn Sie den Einsatz von WEDO in Ihren Alltag integrieren, behalten Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben und Ihrer Teams im Auge. Kollaborative Plattformen erleichtern den internen Austausch, besonders wenn Ihre Teams fern interagieren müssen. Zudem kann der Austausch über andere Kanäle wie Telefon oder E-Mail durch die Bündelung Ihrer Aktivitäten auf einer einzigen Plattform eingeschränkt werden. Eine gute Organisation, um von zu Hause aus effizient zu arbeiten, erfordert bestimmte Voraussetzungen: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die digitalen Hilfsmittel, die sie zur Ausübung ihrer Tätigkeit benötigen. Das wird zu einer qualitativ hochwertigen internen Arbeit und Kommunikation führen!

Sie möchten Ihre persönlichen Aufgaben und die Aufgaben Ihrer Teams mit WEDO bewältigen?

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Wenn man von zu Hause ausarbeitet, gibt es viele Ablenkungen. Der erste Reflex besteht darin, unseren Zeitplan vor Beginn unserer Arbeitstage gut zu organisieren. Der leistungsstarke, in WEDO integrierte Manager ermöglicht jedem, seine täglichen Aufgaben zu organisieren, um sein Engagement und seine Effizienz zu erhalten.

Eine Frau sitzt an einem Schreibtisch vor einem Laptop und hält eine Tasse, überlagert mit dem Text „Organisieren Sie Ihre Home-Office-Tage, indem Sie Ihre Aufgaben verwalten“ und „Anwendungsbeispiel“

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Organisieren Sie Ihre Telearbeitstage mit WEDO

Wenn wir es uns gewohnt sind, mit unseren Kollegen täglich zusammenzuarbeiten, ist es nicht leicht auf einmal für eine längere Zeit von zu Hause aus zu arbeiten und gleichzeitig die gewohnte Effizienz hochzuhalten. Wie können wir nun die Zusammenarbeit im Team verbessern, damit die Bearbeitung der Projekte und die Durchführung von Sitzungen weiterhin effizient abläuft?

Dabei geht es zuerst einmal darum, einfache und intuitive Tools für die Zusammenarbeit zu nutzen, um die Effektivität Ihrer Teams sicherzustellen. Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden eine gute Übersicht, indem Sie Ihre wichtigsten Aktivitäten auf einer kollaborativen Plattform zusammenführen.

WEDO ist eine Web-Lösung, welche die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen auch aus der Ferne erleichtert. Arbeiten Sie mit WEDO weiter an Ihren Projekten mit privaten Arbeitsbereichen und kollaborativem Aufgabenmanagement. Bereiten Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vor und führen Sie sie mit Hilfe einer Videokonferenz durch, um die Teilnehmer auch wirklich zu sehen. Teilen Sie Ihren Bildschirm in der Videokonferenz, damit alle Teilnehmer auf dem gleichen Informationsstand sind.

WEDO ist der perfekte Verbündete für Ihr Home-Office! Wir erklären es Ihnen mit diesem Artikel.

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## Bereiten Sie Ihre Remote-Sitzungen auf kooperative Weise vor

Um einen reibungslosen Ablauf einer Sitzung aus der Ferne zu gewährleisten, müssen die Redner gleich gut vorbereitet sein, wie bei einer physischen Sitzung.

Mit WEDO kann jeder Teilnehmer die Traktanden Vorbereiten für die er zuständig ist. Die Besprechungspunkte können bereits mit Absätzen, Dateien und Aufgaben versehen werden, damit am Tag der Besprechung alles möglichst effizient abläuft. Die Teilnehmer können auch private Notizen eingeben, wenn sie ihre künftigen Beiträge für die virtuelle Sitzung persönlich vorbereiten möchten. Wenn die Traktandenliste vorbereitet ist, kann der Zeitpunkt der Videokonferenz mit allen Teilnehmern geteilt werden, damit dann auch jeder rechtzeitig teilnehmen kann.

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## Wählen Sie eine Videokonferenz-Lösung

Bei WEDO sind wir es gewohnt per Remote zu arbeiten und gleichzeitig eine aktive Zusammenarbeit sicherzustellen. Deshalb haben wir uns für Lösungen wie Zoom oder Slack entschieden, um die Verbindung zwischen unseren Teammitgliedern beibehalten, auch wenn diese von zu Hause aus arbeiten.

Es ist durchaus denkbar, WEDO für Ihre Videokonferenzen zu nutzen. Wählen Sie gemeinsam mit unserem Tool die passende Zusatzlösung für Ihre Bedürfnisse. Mit den Videokonferenz-Lösungen von _Zoom_, _Slack_ oder _Microsoft Teams_ können Sie Ihren Bildschirm mit allen Teilnehmern teilen, um Ihre virtuelle Sitzung optimal zu beleben. Wenn Sie noch keine Erfahrung mit der Durchführung von Ferngesprächen haben, zögern Sie nicht, vor Ihrem ersten Treffen einige Tests durchzuführen, um sicherzustellen, dass Sie das Werkzeug in der Hand haben.

Während des Video-Meetings vervollständigt der Protokollführer oder die Protokollführerin den Bericht in Echtzeit. Die dynamische und schnelle Erstellung der Notizen können die intensive Diskussionen festgehalten werden. Nach der Videokonferenz können Ihre Teams nahtlos weiterarbeiten, da Sie die protokollierten Informationen direkt Abrufen können, natürlich auch wenn Sie im Home-Office arbeiten. 

Um sicherzustellen, dass Ihre Teams jederzeit per Remote zusammenarbeiten können, wählen Sie eine Videokonferenz-Lösung aus und kombinieren Sie diese mit WEDO.

Beachten Sie, dass es bei jeder Lösung auswählen können, ob die Kommunikation mit oder ohne Video erfolgen soll. Damit Ihr digitaler Austausch sich wie ein echtes Meeting anfühlt, lassen Sie die Kamera an. 🙂

Die Lösung für Videokonferenzen, die wir bei WEDO bevorzugen ist Zoom. Wir nutzen diese Lösung um Netzwerke einzurichten, Vorführungen durchzuführen oder Supportfälle zu klären. Mit einem einfachen Link gelangen die Teilnehmer in einen virtuellen Raum und nehmen so am Treffen teil. Das Tool ist attraktiv, da es keine Vorinstallation für alle Teilnehmer erfordert. Nur der Veranstalter der Sitzung muss ein Konto erstellen, um einen Link zu generieren, damit seine Kollegen dem virtuellen Raum beitreten können. Ausserdem kann jeder Teilnehmer hat mit Zoom die Möglichkeit, seinen Bildschirm zu teilen. Die Lösung ist kostenlos, sofern Ihre Sitzung höchstens 40 Minuten dauert und weniger als 100 Teilnehmer erreicht.

Machen Sie es wie wir, nutzen Sie WEDO zusammen mit Zoom, damit Ihre Videokonferenzen problemlos verlaufen.

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## Teilen Sie Ihre Aufgaben in Ihren Teams über kollaborative Arbeitsbereiche

Neben dem Sitzung-Management bietet WEDO Ihnen die Möglichkeit, Arbeitsbereiche für die Zusammenarbeit Ihrer Teams zu schaffen. Ein Arbeitsbereich ist einfach eine Gruppe von Personen, mit denen Sie Sitzungen und Aufgaben teilen können. Schaffen Sie Arbeitsbereiche für Ihre Sitzungen, Abteilungen oder Projekte.

Im Home-Office ist es nicht immer leicht, die besten Art zu finden, um Fragen zu stellen, um eine Meinung einzuholen oder um ein Feedback zu bitten. Mit dem Kommentarsystem auf der Plattform können Sie sich ohne E-Mail oder Telefonkontakt schnell an einen Kollegen wenden. In diesen kollaborativen Bereichen kommunizieren Sie mühelos. Sie kommentieren die Aufgaben, um wichtige Informationen auszutauschen. Behalten Sie die laufenden Aufgaben im Auge und entscheiden Sie sich für einen einfachen und intuitiven Kommunikationsweg.

Reduzieren Sie direkte Interaktionen und nutzen Sie die Arbeitsbereiche, um Informationen weiterzuleiten, um sich über laufende Fälle auf dem Laufenden zu halten und um den Fortschritt der verschiedenen Projekte und Aktionen Ihrer Teams sicherzustellen.

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## Teilen Sie Dateien mit Ihren Teams

Jeder Arbeitsbereich enthält ein Dateien Tab, die wie ein zentraler Ordner funktioniert. So können Sie verschiedene Dokumente mit Ihrem gesamten Team teilen. Diese Dateien können auch als Anhang zu den Aufgaben oder Tagesordnungspunkten Ihrer Sitzungen angehängt werden.

Stellen Sie Ihren Teams alle für die tägliche Arbeit notwendigen Unterlagen zur Verfügung. Ihre Mitarbeitenden werden über alle Informationen verfügen, die Ihnen bei der Wahrnehmung Ihrer Aufgaben im Büro oder zu Hause nützlich sind.

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Mit diesem Artikel haben wir verschiedene Lösungen aufgezeigt, die es Ihnen ermöglichen, auch aus der Ferne effizient im Team zu arbeiten! Wählen Sie einfach Tools aus, die die Zusammenarbeit erleichtern und so eine einfache und effiziente Kommunikation sicherstellen. Mit einer Kooperationsplattform wie WEDO können Sie alle für das reibungslose Funktionieren Ihres Teams wesentlichen Informationen an einem Ort zusammenfassen.

Sie möchten, dass Ihre Teams auch aus der Ferne unkompliziert zusammenarbeiten können?

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**Info:** WEDO bietet einen Support-Chat an! Wir interagieren direkt mit unseren Nutzern und antworten in der Regel in weniger als 20 Minuten. Unser Team steht Ihren Mitarbeitern jederzeit zur Verfügung, um sie individuell bei der Entdeckung unseres Tools zu begleiten.

Die von uns im Artikel empfohlenen Videokonferenz-Tools: Zoom, Slack und Microsoft Teams.

Stellen Sie die Verbindung zu Ihren Teams sicher, indem Sie WEDO mit einer Videokonferenz-Lösung kombinieren. Unsere SaaS Plattform bietet jedem Mitarbeiter die Möglichkeit, sich von zu Hause aus mit dem Netzwerk seiner Organisation zu verbinden und so eine aktive Zusammenarbeit aufrechtzuerhalten. Mit diesem Artikel geben wir Ihnen einige Tipps, wie Sie mit Ihren Teams aus der Ferne interagieren können.

Ein Mann arbeitet im Homeoffice an seinem Laptop, auf dem ein Videoanruf mit mehreren Kollegen zu sehen ist, überlagert mit dem Text „Remote-Arbeit mit WEDO“ und „Anwendungsbeispiel“

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Home-Office mit WEDO

> 4% der neuen Mitarbeiter verlassen ihren Arbeitsplatz nach einem katastrophalen ersten Tag, während in den ersten 45 Tagen 22% der Personalwechsel stattfinden \*

Für die Einführung eines neuen Mitarbeiters steht viel auf dem Spiel. In der Tat ist diese letzte Phase des Einstellungsverfahrens ein entscheidender Schritt, der einen guten Start in den Arbeitsbeziehungen gewährleisten soll. Es geht darum, eine privilegierte Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter herzustellen, indem man ihm Vertrauen gibt und ihn in seine neue Belegschaft integriert. Das Endziel besteht darin, sie an sich zu binden, indem die Kultur und die Werte Ihrer Organisation weitergegeben werden. Aus all diesen Gründen ist es wichtig, Ihr Aufnahmeverfahren von A bis Z zu pflegen und von Zeit zu Zeit zu aktualisieren, um seine Wirksamkeit zu gewährleisten. Aber was sind die wichtigsten Schritte zur erfolgreichen Aufnahme? Wir werden uns auf drei grundlegende Phasen konzentrieren:

* Definition der Aufgaben im Rahmen des Einführung Prozesses
* Benennung der vom Verfahren betroffenen Personen
* Die Planung der einzelnen Termine im _Onboarding_

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\* Gemäss einem [Bericht von Linkedin](https://business.linkedin.com/content/dam/business/talent-solutions/global/en%5Fus/c/pdfs/onboarding-in-a-box-v03-06.pdf). Daten aus der Studie von[ Bersin by Deloitte](https://www2.deloitte.com/us/en/pages/human-capital/topics/bersin-insights-and-services-for-hr.html): _Onboarding Software Solutions 2014: On-ramp for Employee Success_.

## Aufgaben im Zusammenhang mit der Einführung Ihrer Mitarbeiter auflisten

Zu Beginn müssen Sie alle Schritte, die das Einführung des Mitarbeiters auflisten. Es geht darum, die Reihenfolge einzuhalten, in der die verschiedenen Aufgaben ausgeführt werden sollen. Erstellen Sie Ihre Aufgabenliste nach den drei Zeitpunkten des Einführung:

* Aufgaben Vor dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Während dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen
* Aufgaben Nach dem Eintritt des Mitarbeiters zu erledigen

Die Idee ist, eine Vorlage mit einer vordefinierten Aufgabenliste zu erstellen, damit diese bei jedem Eintreffen eines neuen Mitarbeiters angewendet werden kann. Diese Methode spart Ihnen wertvolle Zeit, so dass das Verfahren systematisch durchgeführt wird. Wenn Sie von Abteilung zu Abteilung unterschiedliche Aufnahmeprozesse haben, können Sie pro Bereich ein Modell erstellen. Unten finden Sie eine Vorlage mit vordefinierten Aufgaben zum Download. Diese nicht erschöpfende Liste ist eine gute Grundlage für diejenigen, die in ihrer Organisation ein Aufnahmeverfahren einführen wollen.

::button-primary[Checklistenvorlage Neue Mitarbeiter herunterladen]{link="https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx"}

Sie können jedoch über ein qualitativ hochwertiges Modell vordefinierter Aufgaben verfügen und keine effiziente Integration erreichen. Mit standardisierten IT-Tools erstellen Sie eine Aufgabenliste im Excel-Format. Diese muss dann in die Hände aller betroffenen Mitarbeitenden gelangen, damit diese die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind, erfüllen können. Es liegt auf der Hand, dass diese Praxis nur teilweise wirksam sein kann, da sie nicht allen Teilnehmern einen Überblick ermöglicht. Um Ihre wiederkehrenden Abläufe zu verwalten, wählen Sie ein kooperatives Tool!

Mit WEDO können Sie den Verlauf Ihrer Checklisten in Echtzeit verfolgen: Speichern Sie Vorlagen und starten Sie daraus Checklisten. Auf diese Weise können alle Teilnehmer eine Gesamtsicht abrufen und den Fortschritt der laufenden Checklisten feststellen, um bei ihrer Erstellung zusammenzuarbeiten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_1_modele_de_checklists_4069c1364e.png)

## Verantwortlichen für jede Aufgabe benannt

Die Einführung eines neuen Mitarbeiters betrifft zwangsläufig mehrere Personen im Unternehmen: Vorstandsmitglieder, Führungskräfte, Mitarbeiter eines bestimmten Bereichs, HR, IT-Leiter, Sekretäre oder Rezeptionisten. All diese Personen, die verschiedenen Abteilungen angeschlossen sind, müssen zusammenarbeiten, um den Integrationsprozess zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen. Viele Verantwortliche und viele Aufgaben: Das Integrationsverfahren wird immer komplizierter! Eine wirksame Überwachung ist daher schwierig.

Mit Wedo können Sie die einzelnen Aufgabenverantwortlichen direkt in der Vorlage definieren. So erhalten die Benutzer bei jedem Start der Checkliste die sie betreffenden Aufgaben direkt in ihrem persönlichen Bereich. Die Mitarbeiter sind automatisch einsatzbereit, da sie wissen, was sie zu tun haben und wann. Außerdem können sie den Verlauf jeder Checkliste verfolgen und einen Überblick über ihre Entwicklung in Echtzeit erhalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_11_2_resp1_1024x575_994aa405b7.png)

## Aufgaben zu planen

Die Durchführung eines Einführung kann eine relative Planung Ihrer Aufgaben erfordern. Was ist eine relative Planung? Je nach Bezugsdatum, der bei jedem Start der Checkliste festgelegt wird, müssen Aufgaben ausgeführt werden:

* Vor dem Bezugsdatum (T-30)
* Am Bezugsdatum (hier das Eintrittstag des Mitarbeiters)
* Nach dem Bezugsdatum (T+90)

### Vor dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Alle Mitarbeiter (HR, Buchhaltung, IT…) informieren, Arbeitsvertrag und Pflichtenheft unterzeichnen, Computer konfigurieren, Willkommensausweis erstellen, Arbeitsplatz und Material bereitstellen sind viele Aufgaben, die erledigt werden müssen, bevor Ihr neuer Mitarbeiter eintrifft.

Mit den Gängigen IT-Werkzeugen dürfte es schwierig sein, diesen Prozess zu automatisieren. Mit WEDO haben Sie die Möglichkeit, eine relative Aufgabenplanung umzusetzen. So können Sie festlegen, dass die Aufgabe Arbeitsvertrag unterzeichnen 30 Tage vor Eintreffen des neuen Mitarbeiters erledigt werden muss. Zum Zeitpunkt des Starts der Checkliste erhält die für diese Aufgabe verantwortliche Person die Checkliste direkt mit dem richtigen Termin in ihrem persönlichen Seite.

### Eintrittstag des Mitarbeiters

Planen Sie einen Teil der Checklistenvorlagen am Eintrittstag ein. Dies sind die Aufgaben, die am Tag des Eintritts des Mitarbeiters zu erledigen sind. Nach diesem ersten Tag können die Empfangsmitarbeitenden einen ersten Situationspunkt machen.

### Nach dem Eintrittstag des Mitarbeiters

Die Integrationszeit dauert in der Regel einige Monate. Behalten Sie die langfristigen Aufgaben im Auge. Eine gute Integration setzt eine gute Überwachung voraus. Stellen Sie in Ihrem Checklistenvorlage Aufgaben ein, die Sie beispielsweise an einen Termin für eine Bewertung am Ende der Probezeit erinnern.

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## Checkliste aus Ihrer Checklistevorlage beginnen

Nächsten Monat einführen Sie _Bruno Müller_, den neuen technischen Leiter Ihrer Organisation. Sie möchten die Integration vorbereiten, indem Sie eine Checkliste von der zuvor erstellten _Neuen Mitarbeiter_ Vorlage beginnen. Die Checkliste trägt den Namen des Mitarbeiters und entspricht dem Bezugsdatum des Eintrittstag. Alle generierten Aufgaben werden somit nach diesem Datum geplant. Nach dem Start der Checkliste erhalten die Personen, die an diesem Prozess mitarbeiten, die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. So können sie die richtige Integration von _Bruno_ vorbereiten!

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Im digitalen Zeitalter gibt es Instrumente, die es ermöglichen, die Informationen an einem für alle zugänglichen Ort zu zentralisieren. Mit WEDO können Sie mühelos an wiederkehrenden Prozessen mitarbeiten, die mehrere Mitarbeiter verschiedener Abteilungen betreffen. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie sich in den Einführung Ihrer Mitarbeiter befinden, klicken Sie einfach auf **Neuen Mitarbeiter**, um festzustellen, dass fünf Checklisten laufen. In jeder Checkliste können Sie in Echtzeit sehen, welche Aufgaben abgeschlossen sind und welche Aufgaben noch pendent sind.

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Hier eine Überblick über alle meine Neuen Mitarbeiter Checklisten

Wenn Ihre Organisation WEDO verwendet und Sie eine Checklist _Neuen Mitarbeiter_ erstellen möchten, können Sie dies in wenigen Schritten tun:

1. Herunterladen der [Checklistvorlage Neuen Mitarbeiter](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_checklistenvorlage_neue_mitarbeiter_a1bd082e30.xlsx)
2. Passen Sie diese nach Ihrem internen Ablauf an
3. In unserem Hilfezentrumsartikel können Sie eine [Checkliste-Vorlage in WEDO](https://help.wedo.swiss/fr/articles/2614161-creer-un-modele-de-checklists) erstellen

Möchten Sie Ihre wiederkehrenden Prozeduren mit Hilfe von WEDO regeln?

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Für die Aufnahme eines Mitarbeiters stehen viele Herausforderungen auf dem Spiel. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Methoden und bewährte Praktiken die Integration Ihrer neuen Mitarbeiter fördern.

Zwei Personen schütteln sich die Hand beim Empfang neuer Mitarbeitender, überlagert mit dem Text „Verbessern Sie Ihr Onboarding-Verfahren für Mitarbeitende“ und „Anwendungsbeispiele“

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Verbessern Sie Ihr Prozeduren zur Einführung Ihrer Mitarbeiter

Pour préparer et conduire vos réunions, WEDO vous guide en 5 étapes : 

* **Vor der Sitzung - Schritt 1 und 2:** Vorbereitung der Traktandenliste im Team. Der Protokollführer oder Moderator fügt ein Meeting hinzu, erstellt die Liste der zu behandelnden Punkte und bittet die Teilnehmer um Ergänzung der Traktandenliste.
* **Während der Sitzung - Schritt 3:** Der Protokollführer erstellt das Protokoll in Echtzeit. Alle Teilnehmer können an der Live-Aufzeichnung teilnehmen.
* **Nach der Sitzung - Schritte 4 und 5:** Der Protokollführer und die Teilnehmer lesen, korrigieren und validieren das Sitzungsprotokoll.

Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Ihre Sitzungen mit WEDO unter Berücksichtigung der 5 vorgeschlagenen Schritte richtig durchführen können. Sie werden feststellen, dass es in jeder Phase möglich ist, die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten und sie für ihre Rolle bei der Vorbereitung und Nachbereitung der Sitzung zu sensibilisieren. Um unsere Erklärungen zu präzisieren, schlagen wir Ihnen einen konkreten Anwendungsfall vor:

### Vorbereitung und Begleitung einer Geschäftsleitungssitzung durch Direktionsassistentin Agathe Rost[^1]

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_1_agathe_rost_assistante_de_direction_1_28994aba97.png)

## Schritt 1: Traktandenliste in Vorbereitung

 Die Direktionsassistentin Agathe Rost beschliesst, die Traktandenliste für die nächste Geschäftsleitungssitzung in einer Woche vorzubereiten. Der Leiter der Firma, Bernard Macherel\*, übermittelte ihr per E-Mail die Liste der zu behandelnden Themen. Agathe geht in den Arbeitsbereich Direktion um eine Sitzung hinzufügen. Nach der Eingabe des Titels, des Datums, der Uhrzeit, der Dauer und des Veranstaltungsortes konzentriert sie sich auf die Teilnehmerliste. Die Mitglieder des Geschäftsleitung wurden automatisch vom Arbeitsbereich übernommen, um wertvolle Zeit zu sparen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_2_etape_1_liste_des_participants_1_c9f6a790ca.png)

Agathe möchte nun die verschiedenen Zugangsrechte der Teilnehmer verwalten. Für dieses Treffen haben Mathilde und Bernard alle Rechte wie Agathe. Die restlichen Teilnehmer können nur die Traktanden in den Schritten 1 und 3 anpassen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_3_etape_1_fenetre_gestion_des_droits_dacces_1_ef9ce2fac2.png)

Danach möchte Agathe die Punkte auf die Traktandenliste setzen. Mit wenigen Klicks kopiert sie die Liste der Themen, die ihr Vorgesetzter vorher aufgelistet hat, und kopiert sie in die Eingabeleiste. Die Punkte werden automatisch erstellt und sind neu im Inhaltsverzeichnis links vom Bildschirm zu finden. Agathe kann sie nun entsprechend ordnen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_4_ordre_du_jour_en_preparation_1_a8a936bb7b.png)

Die Agenda der Sitzung ist fertig. Agathe möchte die Teilnehmer informieren, damit diese ihre Notizen zu den Traktanden hinzufügen. Dazu verschickt sie eine E-Mail direkt von der Plattform über den **Knopf mit dem Umschlag**.

Die Teilnehmer werden als Empfänger übernommen. Agathe nutzt das vordefinierte Objekt und die Nachricht, um Zeit zu sparen und klickt direkt auf **E-Mail versenden**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_5_etape_1_fenetre_envoi_email_1_f43b0491ca.png)

## Schritt 2: Traktandenliste bestätigt

Am Vorabend der Sitzung wurde die Traktandenliste von allen Teilnehmern ergänzt und kann in der Regel nicht mehr geändert werden. Nach einer kurzen Lektüre kann Agathe die Traktandenliste bestätigen und klickt auf **Traktandenliste ist verfügbar** im roten Banner am unteren Bildschirmrand, um zu Schritt 2 überzugehen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_6_lordre_du_jour_est_pret_1_bf5d544104.png)

Agathe muss in einem der Traktanden eine Last-Minute-Information hinzufügen. Mit dem orangen Balken am unteren Bildschirmrand **bearbeitet sie das Traktandum**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_7_etape_2_editer_lordre_du_jour_1_fadc608e95.png)

## Schritt 3 : Sitzungsprotokoll in Bearbeitung

Am Tag X, kehrt Agathe zur vorbereiteten Sitzung zurück. Diese befindet sich im Schritt 2 - Traktandenliste bestätigt. Unten links auf dem Bildschirm klickt sie auf Die **Sitzung beginnen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_8_commencer_la_reunion_019e71f2e5.png)

Agathe beginnt mit dem Ausfüllen der Teilnehmerinformationen. Sie kreuzt die abwesenden und entschuldigten Personen an. In dem entsprechenden Feld wird auch der Entschuldigungsgrund hinzugefügt.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_9_etape_3_controle_des_presences_58eb3b17f3.png)

Die Sitzung beginnt: Agathe ist bereit das Protokoll zu erstellen. Bei der Abfassung kann sie mit dem Inhaltsverzeichnis leicht von Punkt zu Punkt navigieren und den einzelnen Punkten Absätze, Entscheidungen und Aufgaben hinzufügen. Am Ende der Sitzung klickt Agathe auf die Schaltfläche **Sitzung beenden**, im gelben Balken unten am Bildschirm.

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## Schritt 4 : Überprüfung des Sitzungsprotokoll

Einige Stunden nach der Sitzung möchte Agathe das Protokoll noch einmal überarbeiten. Sie kehrt in den Arbeitsbereich des Geschäftsleitung zurück, übernimmt die Sitzung in Schritt 4 - Überprüfung des Sitzungsprotokoll. Um Korrekturen vorzunehmen, realisiert sie diese direkt in jedem Punkt des Sitzungsprotokoll mit dem blauen + Schaltfläche.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_11_etape_4_editer_le_compte_rendu_6c73d6a8e7.png)

## Schritt 5 : Sitzungsprotokoll gesperrt

Wenige Tage nach der Sitzung und nach einer letzten Lesung kann Agathe endlich zur letzten Schritt übergehen. Sobald das Sitzungsprotokoll überprüft une angenommen wurde, kann Agathe es sperren. Ab jetzt kann das Protokoll nicht mehr angepasst werden.

Dazu klickt sie auf dem Schaltfläche **Sitzungsprotokoll sperren,** gibt den Code ein und klickt erneut auf Sitzungsprotokoll sperren**.**

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_06_12_verrouiller_le_compte_rendu_c71e61095f.png)

Am Ende sendet Agathe eine E-Mail an die Teilnehmer, um sie darüber zu informieren, dass das Sitzungsprotokoll gesperrt wurde. Die Teilnehmern werden aufgefordert, es erneut zu lesen.

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Les 5 étapes proposées encadrent le déroulement global d’une réunion et permettent aux utilisateurs de se situer dans le processus. A chaque étape, vous avez la possibilité d’informer les participants afin que ces derniers s’impliquent dans la préparation de l’ordre du jour et dans la relecture du compte rendu. WEDO vous permet ainsi d’améliorer la gestion de vos réunions tout en renforçant l’aspect collaboratif. 

[^1]: fiktive Charaktere

#### Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Die leitende Assistentin Agathe Rost ist für die Vorbereitung der nächsten Sitzung der Geschäftsleitung zuständig. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie sie mit WEDO arbeitet.

Vier Personen in einer Vorstandssitzung um einen Tisch, die aufmerksam zuhören und Notizen machen, überlagert mit dem Text „Vorbereitung und Nachverfolgung eines Führungsausschusses“ und „Anwendungsbeispiel“

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Vorbereitung und Begleitung einer Geschäftsleitungssitzung

Dieser Artikel erklärt, wie WEDO nach einem Qualitätsaudit Verbesserungsvorschläge weiterverfolgt. Mit Hilfe von WEDO den Verbesserungsvorschlägen zu folgen, hat folgende Vorteile:

* Zentrale Erfassung der Informationen
* Verteilung der Verbesserungsvorschläge unter den Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit der durchgeführten Abhilfemaßnahmen
* Prozesses ohne Dokument in Papierform
* Klares Bild der Maßnahmen für jeden einzelnen

## Arbeitsbereich erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmalig)

Klicken Sie im linken Menü auf **Arbeitsbereichen**. Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Arbeitsbereich hinzufügen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Bereich und klicken Sie auf **Speichern und Fortsetzen**.

Bestimmen Sie, welche Mitglieder Zugang zu diesem Arbeitsbereich haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen zu Ihrem Unternehmen per E-mail-Adresse einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Arbeitsbereich gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich dafür, einen _Auditbereich 2016_ zu schaffen.

## Verbesserungsvorschläge in einem Bereich auflisten

Sie können nun alle Verbesserungsvorschläge im Bereich _Audits 2016_ erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive1_e1541096998549_5477d520d7.png)

## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Verbesserungsvorschlag auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive2_e1541097017327_19dab8c80d.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf den Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um für jeden Verbesserungsvorschlag eine Priorität auszuwählen :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive3_e1541097033975_ffd5bb8f45.png)

## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann die Fortschritte der Verbesserungsvorschläge jederzeit im _Auditbereich 2016_ verfolgen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive4_e1541097053270_bfd0152c6b.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Überwachung der Maßnahmen zur Mängelbehebung

Bitten Sie die Verantwortlichen, in den Kommentaren die ergriffenen Maßnahmen zu vermerken, damit diese zum Zeitpunkt der Lektüre vorliegen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive5_e1541097069619_eb79b3da20.png)

### Bereich pro Jahr schaffen

Schaffen Sie pro Jahr Bereich für die Audits. Dies können Sie tun, indem Sie der Aufgabe einfach den zweiten Bereich hinzufügen. Beispiel _Audits 2016_ und _Audits 2017_ (Methode zur Sicherstellung der Rückverfolgbarkeit der übertragenen Aktionen):

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_09_diapositive6_e1541097092270_e1836c9d4b.png)

## Abschluss

Dank WEDO werden die Verbesserungsvorschläge effizient verwaltet und verteilt. Alles ohne Dokumente zum Ausfüllen, Aktualisieren oder Klassifizieren. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Überwachung des Qualitätsprüfungsprozesses und seiner Verbesserungsvorschläge ohne Papierunterlagen.

Vier Personen stehen um einen Konferenztisch und besprechen ein Projekt, überlagert mit dem Text „WEDO für Qualitätsaudits“ und „Anwendungsbeispiele“

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WEDO für die Qualitätsaudits

In diesem Artikel wird erläutert, wie WEDO die Instandhaltungsaktivitäten verwaltet. Mit Hilfe von WEDO punktuelle Reparaturen und regelmässige Wartung zu verfolgen hat folgende Vorteile:

* Zentralisierung aller technischen Aufgaben
* Einfache Aufgabenverteilung unter Kollegen
* Klare Priorisierung nach Rechnerumgebung
* Rückverfolgbarkeit von Tätigkeiten im Zeitverlauf
* Einfache Planung der wiederkehrenden Aufgaben
* Störungsmeldung durch alle Mitarbeiter (ticketing)

## Objekt erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmal erstellen)

Klicken Sie im linken Menü auf **Themen** Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Thema erstellen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Thema und klicken Sie auf **Speichern und fortsetzen**.

Geben Sie an, welche Mitglieder Zugang zu diesem Thema haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen per E-mail zu Ihrem Unternehmen einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihren Bereich. Tipp: Wählen Sie einen Farbcode (Sitzung in Blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.). Klicken Sie auf **In die Thema gehen**.

Als Beispiel entscheide ich mich, ein _Technik_ Thema zu erstellen.

## Aufgaben im Thema auflisten

Jetzt können Sie alle Aufgaben rund um das Gebäude im Thema _Technik_ eingeben. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive1_e1541096343960_007dcd840c.png)

## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Aufgabe auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive2_e1541096363967_96a5e9a870.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um eine Priorität für jede Aufgabe festzulegen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive3_e1541096382480_41ce6fc523.png)

## Jeder Mitarbeiter hat eine klare Vorstellung von seiner Arbeit

Alle übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann den Arbeitsablauf zu jeder Zeit der Woche auf dem Weg zum _Technik_ Thema sehen. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2016_06_diapositive4_e1541096402309_ef78855dd0.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Wiederholungen definieren

Sie können wiederkehrende Aufgaben und andere wiederkehrende Instandhaltungskontrollen festlegen. Um eine Wiederholung zu definieren, wählen Sie eine Aufgabe aus Ihrer Liste und klicken Sie im Detailteil auf **Fälligkeitsdatum oder Wiederholung**. Klicken Sie in dem sich öffnenden Kalender auf den Schaltfläche **Wiederholung Einstellungen** Folgende Blende öffnet sich:

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Ein wiederkehrender Auftrag wird in der Liste durch einen rotierenden Pfeil markiert. Durch die Validierung wird das Auftreten beendet und das nächste Ereignis automatisch geplant.

### Kommentare hinzuzufügen

Sie können Kommentare zu einer Aufgabe verfassen (im Detail). Dieser Kommentar bleibt an die Aufgabe gebunden, die Geschichte der Bemerkungen und anderen Informationen zu bewahren.

### Festlegung von Fristen

Wie Kommentare können Sie auch Aufgaben im Detailbereich um eine Fälligkeitsdatum erweitern.

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### Aufgaben von jedem Gerät hinzufügen

Sie können Aufgaben zu Ihrer _Technik_ jederzeit über einen Computer, ein Tablet oder ein Smartphone hinzufügen.

## Abschluss

Dank WEDO werden die technischen Aktivitäten effizient verwaltet und verteilt. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung und können ihre Termine leichter bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Erfahren Sie, wie Sie alle technischen Aktivitäten an einem Ort meistern können.

Zwei Techniker in Sicherheitsausrüstung und weißen Helmen besprechen sich über ein Tablet in einer Industrieumgebung, überlagert mit dem Text „WEDO für Wartungsaktivitäten“ und „Anwendungsbeispiele“

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WEDO für die Instandhaltung

Die mit WEDO in Echtzeit erstellte Protokollerfassung bietet folgende Vorteile:

* Klare Liste der Offenen Punkten
* Definition der Verantwortlichkeiten im Rahmen der Sitzung
* Die Mitarbeiter erhalten ihre Aufgaben direkt
* Keine Überarbeitung des Protokolls nach der Sitzung
* Bessere Kommunikation der Erwartungen und Termine
* Vereinfachte Überwachung der Aufgaben von Woche zu Woche

## Thema erstellen: Name, Mitglieder, Farbe (nur einmal erstellen)

Klicken Sie im linken Menü auf **Themen** Dann klicken Sie in der Aktionsleiste auf **\+ Thema erstellen**. Wählen Sie einen Namen und eine Definition für Ihr Thema und klicken Sie auf **Speichern und fortsetzen**.

Geben Sie an, welche Mitglieder Zugang zu diesem Thema haben. Bitte beachten Sie, dass Sie externe Personen per E-mail zu Ihrem Unternehmen einladen können. Klicken Sie auf **Weiter**.

Wählen Sie am Schluss eine Farbe für Ihr Thema. Tipp: Wählen Sie eine Farbhaltung (Sitzung in blau, Projekt in Rot, interner Dienst in Grün etc.) Klicken Sie auf **Zum Thema gehen**.

Als Beispiel wähle ich ein Thema _Wöchentliche Sitzung_.

## Auflistung der diskutierten Aufgaben in der Sitzung

Sie können nun alle in der Sitzung besprochenen Aufgaben direkt im Thema Wöchentliche Sitzung erfassen. Hier ein Überblick über mein Beispiel:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive1_ea8637b2ca.png)

## Die Verantwortlichen definieren

Klicken Sie in der Aktionsleiste auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen Sie dann **Zuweisen**. Das folgende Fenster öffnet sich, um einen Verantwortlichen für jeden Aufgabe auszuwählen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive2_e1541093360187_f6d9c3fc68.png)

## Prioritäten setzen

In gleicher Weise klicken Sie auf der Schaltfläche **Organisieren** und wählen dann **Priorisieren**. Das folgende Fenster öffnet sich, um eine Priorität für jede Aufgabe festzulegen:

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive3_e1541093385814_1024x445_72d5dd23aa.png)

## Aufgaben vor der Sitzung hinzufügen, um bereit zu sein

Fragen Sie vor einer Sitzung jeden Teilnehmer, welche Themen diskutiert werden sollen. Dies wird es ermöglichen, ein gezieltes Traktandum vorzubereiten und die Sitzung auf einer guten Grundlage zu beginnen.

## Aufgaben von Sitzung zu Sitzung verfolgen

Alle im Rahmen der Sitzung übertragenen Aufgaben werden automatisch an die richtigen Personen geschickt. Jeder Verantwortliche kann sich anschauen, was ihm in seiner Aufgabenliste zugewiesen wurde. Jeder kann sich die Fortschritte der Aufgaben jederzeit in der Woche ansehen, wenn er sich zum Thema Sitzung wöchentlich begibt. Hier die Liste der offenen Aufgaben mit Verantwortlichkeiten und Prioritäten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive4_a5e9c42511.png)

Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Ein bisschen weiter gehen

### Kommentare hinzuzufügen

Wenn in der Sitzung im Zusammenhang mit einer Aufgabe ein Kommentar abgegeben wird, können Sie ihn im Detailansicht eingeben. Dieser Kommentar wird an die Aufgabe geknüpft bleiben, die Geschichte der Diskussionen zu bewahren.

### Festlegung von Fristen

Wie Kommentare können Sie auch Aufgaben im Detailbereich um eine Fälligkeitsdatum erweitern.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2015_11_diapositive5_e1541093406283_7111290320.png)

## Protokoll als PDF exportieren

Wenn ein Protokoll exportiert werden muss (um es zu archivieren oder per E-Mail zu versenden), klicken Sie in der Aktionsleiste auf den Schaltfläche **Exportieren**.

Wählen Sie die anzuzeigenden Informationen aus und klicken Sie auf **Datei erstellen**

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## Abschluss

Dank WEDO nutzen viele Unternehmen die dynamische Berichterstattung erfolgreich. Dadurch erfahren die Mitarbeitenden ihre Verantwortung nach der Sitzung und können ihre Termine einfacher bewältigen. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird auch durch die Aufgabenbündelung für eine definierte Gruppe gestärkt.

Erfahren Sie, wie WEDO Ihnen helfen kann, mehr als eine Stunde Arbeit pro Sitzung zu sparen.

Personen sitzen um einen Konferenztisch und hören einer Frau zu, die auf dem Tisch steht und sich abstützt, überlagert mit dem Text „WEDO für die Nachverfolgung eines Meetings“ und „Anwendungsbeispiele“

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WEDO für die Weiterbehandlung einer Sitzung

Dieser Artikel erklärt, wie Sie WEDO benutzen, um Aufgaben, die telefonisch ankommen, weiterzuleiten. Die Aufteilung der Aufgaben vom Sekretariat über WEDO hat folgende Vorteile:

* Schriftliche Aufzeichnung der einzelnen Anträge
* Übertragung an die richtigen Personen
* Prozess ohne Notiz oder Post-it
* Kommentare bei Fragen oder Unklarheiten

## Telefonische Anfrage als Aufgabe erstellen

Sie können die Anfrage einer Kunde als Aufgabe in Ihrer Liste eingeben:

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## Aufgabe an die richtige Person delegieren

Je nach Aufgabe geben Sie sie direkt an die richtige Person:

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## Kommentare bei Fragen oder Unklarheiten

Wenn Ihr Kollege eine Frage hat, kann er sie einfach durch Kommentare stellen:

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Sie werden benachrichtigt und können direkt antworten:

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## Rückverfolgbarkeit von Diskussionen vor Aufgabe

Alle Fragen und Antworten im Zusammenhang mit einer Aufgabe hinterlassen Spuren in den Kommentaren:

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Freigegebene Aufgaben werden automatisch archiviert, um den Verlauf zu speichern.

## Abschluss

Dank WEDO leitet der Anrufer die Informationen auf einfache und schnelle Weise an die richtigen Personen weiter. Und das alles, ohne sich bewegen oder Post-it schreiben zu müssen. Auch die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden wird durch die Möglichkeit, Aufgaben zu kommentieren, gestärkt.

Delegieren Sie Anfragen, die per Telefon ohne Post-it und ohne Zeitverlust eingehen.

Eine Empfangskraft telefoniert vor einer Wand mit dekorativen Paneelen, überlagert mit dem Text „WEDO für Telefone am Empfang“ und „Anwendungsbeispiele“

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WEDO für Telefone beim Empfang

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Menschen haben kein Problem damit, Dinge zu finden, die sie erledigen müssen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Aufgaben Ihre Zeit und Energie wirklich verdienen.

Vielleicht beginnen Sie den Tag mit dem Vorsatz, sich auf etwas Wichtiges zu konzentrieren, werden dann jedoch von kurzfristigen Anfragen, schnellen E-Mails oder Sitzungen abgelenkt, die Sie gar nicht auf dem Radar hatten. Ehe Sie sich versehen, ist der Tag vorbei – und die Arbeit, die am wichtigsten war, bleibt unangetastet.

Die Wichtig-Dringend-Matrix – auch bekannt als Eisenhower-Matrix, benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten – hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgabenliste anhand von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sein oft zitierter Leitsatz bringt es auf den Punkt: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Eisenhower-Methode funktioniert, warum sie immer noch eines der besten Werkzeuge für ein besseres Zeitmanagement ist und wie WEDO es Ihnen leicht macht, die dringend wichtig matrix direkt in Ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

## Was ist die Dringend-Wichtig-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Methode oder **Dringend-Wichtig-Matrix**, ist ein einfaches Modell zur Sortierung von Aufgaben anhand von zwei Schlüsselfragen:

- Ist es dringend?
- Ist es wichtig?

Die Idee besteht darin, das wirklich Wichtige von dem zu trennen, was nur im Moment Ihre Aufmerksamkeit verlangt. Die Matrix bietet Ihnen eine visuelle Möglichkeit, genau das zu tun. Es handelt sich um ein 2x2-Raster, das Ihnen hilft, jede Aufgabe in eine von vier Kategorien einzuordnen:

- **Wichtig und dringend**: Sofort erledigen
- **Wichtig, aber nicht dringend**: Einplanen
- **Dringend, aber nicht wichtig**: Delegieren
- **Nicht wichtig und nicht dringend**: Streichen

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Auch wenn diese Methode von einem Zitat Dwight D. Eisenhowers – fünf Sterne General und ehemaliger Präsident der Vereinigten Staaten – inspiriert wurde, wurde sie durch Stephen Covey in seinem Buch *Die 7 Wege zur Effektivität* popularisiert. Und das aus gutem Grund: Sie funktioniert.

Im Kern geht es bei der Priorisierungsmatrix um Klarheit. Sie hilft Ihnen, sich auf das Richtige zu konzentrieren, Ablenkungen zu vermeiden und klügere Entscheidungen darüber zu treffen, wofür Sie Ihre Zeit einsetzen.

## Warum die Wichtig-Dringend-Matrix funktioniert

Wenn Sie genau darüber nachdenken, behandeln die meisten Aufgabenlisten oder Tools jede Aufgabe als gleich wichtig. Eine Frist, eine schnelle Antwort und ein strategisches Projekt stehen nebeneinander – und ohne ein klares System neigt man schnell dazu, dem nachzugehen, was sich gerade am dringendsten anfühlt. So geraten wichtige Aufgaben leicht unter einen Haufen von schnellen Erfolgen und Unterbrechungen.

Die dringend wichtig matrix funktioniert, weil sie Ihnen ermöglicht, einen Schritt zurückzutreten und Aufgaben nach ihrem tatsächlichen Wert und nicht nur nach Zeitdruck zu bewerten. Sie verwandelt eine lange Aufgabenliste in etwas, das Sie gezielter angehen können.

Indem Sie dringende Aufgaben von wichtigen Aufgaben trennen, erkennen Sie, wie viel Ihrer Zeit für die Lösung sofortiger Probleme verwendet wird – im Gegensatz zu echtem Fortschritt. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihr Tag sich mit zeitkritischer Arbeit füllt, die eigentlich nicht wichtig ist – Dinge wie E-Mail-Triage, unnötige Sitzungen oder das Nachfassen von Updates, die hätten automatisiert werden können.

Es ist auch ein hervorragendes Werkzeug zur Verwaltung von Zeit und Energie. Nicht jede Aufgabe verdient Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie sich auf das Richtige konzentrieren – insbesondere auf das Wichtige, aber nicht Dringende – vermeiden Sie den ständigen Krisenmodus und schaffen mehr Raum für strategische Arbeit.

Mit der Zeit hilft Ihnen die Matrix, sich von reaktiven Gewohnheiten zu lösen und zu einem proaktiveren Umgang mit Ihrer Zeit zu finden. Und sobald Sie erkennen, wohin Ihre Zeit fließt, können Sie klarere Entscheidungen treffen, wie Sie sie anpassen.

## Ein genauerer Blick auf die vier Quadranten

Die Stärke der dringend wichtig matrix liegt in ihrer Einfachheit – und in der Ehrlichkeit, die sie von Ihnen verlangt, wenn es darum geht, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht. So funktioniert jeder Quadrant und so können Sie ihn nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

### Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dies sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern: Fristen, Krisen, zeitkritische Ergebnisse – alles, was nicht warten kann und bei Missachtung klare Konsequenzen hat.

Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen. Wenn Sie jedoch Ihren Tag ständig in diesem Quadranten verbringen, läuft etwas falsch. Vermutlich widmen Sie Quadrant 2 zu wenig Zeit – dort findet die eigentliche langfristige Arbeit statt.

Beispiele: Ein Bericht, der heute fällig ist, die Behebung eines kritischen Fehlers oder die Reaktion auf ein Kundenproblem, das die Lieferung betrifft.

### Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Hier geschieht der eigentliche Fortschritt. Diese Aufgaben haben keinen sofortigen Abgabetermin, sind jedoch direkt mit Ihren Zielen verbunden. Strategische Planung, Beziehungsaufbau, Lernen und langfristige Projekte gehören in diesen Bereich.

Die Herausforderung? Diese Aufgaben sind leicht aufzuschieben. Sie drängen sich nicht auf. Aber sie sind es, die zukünftige Notfälle verhindern und über Zeit echten Einfluss haben.

Sie sollten Zeit für diesen Quadranten einplanen und schützen.

Beispiele: Die Ausarbeitung eines neuen Vorschlags, das Mentoring eines Teammitglieds oder die Erstellung eines Fahrplans für das nächste Quartal.

### Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig

Diese Aufgaben wirken dringend, erfordern aber eigentlich nicht Ihre Beteiligung. Sie sind oft Unterbrechungen, die als Prioritäten getarnt sind – Dinge, die dringend, aber im Gesamtbild nicht wichtig sind.

Sie sollten diese Aufgaben wenn möglich delegieren oder minimieren. Nur weil etwas laut oder zeitkritisch ist, heißt das nicht, dass es Ihre direkte Aufmerksamkeit verdient.

Beispiele: Sitzungseinladungen, bei denen Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, Nachrichten mit Anfragen zu Informationen, die andere haben, oder Last-Minute-Aufgaben, die automatisiert werden könnten.

### Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Das sind Ablenkungen. Sie tragen nicht zu Ihren Zielen bei und sind nicht zeitkritisch. Das bedeutet nicht, dass Sie nie durch soziale Medien scrollen oder sich entspannen dürfen – aber solche Aufgaben sollten nicht in Ihren Arbeitstag integriert werden, als würden sie dazugehören.

Sie sollten diese Aufgaben eliminieren oder stark begrenzen, wenn Sie sinnvolle Arbeit leisten möchten.

Beispiele: Gewohnheitsmässiges Scrollen durch soziale Medien, das Anklicken irrelevanter Benachrichtigungen oder das Verbringen von Zeit mit Aufgaben, die vor allem dazu dienen, beschäftigt zu wirken.

## Häufige Fehler bei der Anwendung der Wichtig-Dringend-Matrix

Die dringend wichtig matrix sieht einfach aus – und das ist sie auch. Aber wie jedes Priorisierungswerkzeug funktioniert sie nur, wenn Sie sie konsequent und ehrlich anwenden. Einige kleine Fehltritte können ihre Wirksamkeit erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn Sie viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen oder im Team arbeiten.

Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

### 1. Dringlichkeit mit Wichtigkeit verwechseln

Das ist wahrscheinlich das häufigste Problem. Dringlichkeit erzeugt Druck. Sie lässt etwas wichtig erscheinen, selbst wenn es das nicht ist. So behandeln Sie kleinere Anfragen oder Last-Minute-Aufgaben wie Top-Prioritäten, während die wirklich wichtigen Arbeiten immer wieder verschoben werden.

Um das zu vermeiden, halten Sie einen Moment inne. Fragen Sie sich: Ist das nur zeitkritisch – oder wirklich wirkungsvoll? Wenn es nicht mit einem Ziel oder Ergebnis verknüpft ist, das Ihnen wichtig ist, gehört es vielleicht in Quadrant 3 – oder gar nicht auf Ihre Aufgabenliste.

### 2. Die Prioritäten anderer über die eigenen stellen

Es ist leicht, den Tag damit zu verbringen, auf Anfragen anderer zu reagieren – besonders in einer kollaborativen Arbeitsumgebung. Aber nicht jede Aufgabe, die für jemand anderen dringend wirkt, muss in Ihrem Quadrant 1 landen.

Ein geteiltes Gefühl der Dringlichkeit bedeutet nicht automatisch geteilte Wichtigkeit. Wenn eine Aufgabe nicht mit Ihrer Rolle oder Ihren Verantwortlichkeiten übereinstimmt, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu delegieren, umzuleiten oder höflich abzulehnen.

### 3. Quadrant 2 ignorieren

Das ist der Quadrant, mit dem die meisten Menschen zu kämpfen haben – nicht weil er schwer ist, sondern weil er still ist. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben lassen sich leicht aufschieben, weil sie sich nicht unmittelbar anfühlen. Dabei sind sie es, die langfristigen Fortschritt bringen.

Wenn Sie ständig mit dringenden Aufgaben überlastet sind, haben Sie wahrscheinlich zu wenig Zeit in Quadrant 2 verbracht. Dinge wie Planung, Lernen, Beziehungsaufbau oder vorbeugende Maßnahmen werden vernachlässigt – und tauchen später als Notfälle in Quadrant 1 wieder auf.

Schützen Sie Zeit für diese Aufgaben, bevor alles andere sie verdrängt.

### 4. Die Matrix als einmalige Übung nutzen

Die Matrix ist nichts, was man einmal benutzt und dann vergisst. Prioritäten ändern sich. Neue Aufgaben tauchen auf. Was vor zwei Tagen „wichtig, aber nicht dringend“ war, ist heute vielleicht beides.

Deshalb hilft es, Ihre Matrix regelmäßig zu überprüfen – auch nur in einer kurzen Wochenvorschau. Wenn Sie ein Aufgabenverwaltungs-Tool verwenden, aktualisieren Sie die Prioritäten als Teil Ihres laufenden Arbeitsablaufs, statt sich auf Erinnerung oder Schätzungen zu verlassen.

### 5. Alles automatisieren und trotzdem die Prioritäten ignorieren

Selbst in Teams, die Automatisierung oder Produktivitäts-Tools einsetzen, bleibt Priorisierung entscheidend. Nur weil eine Aufgabe in Ihrem System erscheint, heißt das nicht, dass sie jetzt – oder überhaupt – erledigt werden muss. Automatisierung spart Zeit, ersetzt aber nicht Ihr Urteilsvermögen.

Die dringend wichtig matrix hilft Ihnen dabei, dieses Urteilsvermögen konsequenter anzuwenden.

## Die Wichtig-Dringend-Matrix in WEDO verwenden

Die dringend wichtig matrix ist ein Werkzeug, das Sie in WEDO aktiv nutzen können, um Ihre Arbeit mit weniger Reibung zu organisieren und zu priorisieren. Anstatt Aufgaben im Kopf zu jonglieren oder manuell in Tabellen zu kennzeichnen, ermöglicht WEDO es Ihnen, Ihre Prioritäten direkt in Ihrem Arbeitsbereich zu sortieren, zu aktualisieren und zu verwalten.

### Jede Aufgabe mit integrierten Matrix-Kennzeichnungen priorisieren

Jede Aufgabe in WEDO kann entsprechend der Logik der Matrix gekennzeichnet werden:

- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig

Um eine Priorität zuzuweisen, klicken Sie einfach auf die Aufgabe, um den Detailbereich zu öffnen – oder verwenden Sie das kleine Symbol rechts neben der Aufgabe, wenn bereits eine Priorität vergeben wurde. So können Sie leicht erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, was warten kann oder was ganz entfernt werden sollte.

![Darstellung der Eisenhower-Matrix mit vier farbigen Quadranten zur Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_1_43ee73a76e.png)

### Aufgaben im Stapel mit dem Organisieren-Werkzeug priorisieren

Wenn Sie eine lange Liste von Aufgaben zu sortieren haben, hilft Ihnen WEDO dabei, schneller voranzukommen. Klicken Sie einfach auf die drei vertikalen Punkte oben rechts, wählen Sie *Organisieren* und dann *Priorisieren*. Von dort aus können Sie Ihre Liste schnell durchgehen und jeder Aufgabe die richtige Priorität zuweisen.

![Beispiel für die Anwendung der Matrix in WEDO mit Prioritätskennzeichnungen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_2_a183e2ed69.png)

Das ist besonders nützlich beim Einrichten eines neuen Projekts oder beim Überprüfen überfälliger Aufgaben, die möglicherweise neu klassifiziert werden müssen.

### Zauberstab verwenden, um ganze Abschnitte schnell zu priorisieren

In Ihren persönlichen oder gemeinsamen Arbeitsbereichen finden Sie am Ende jedes Zeitabschnitts (wie *Heute*, *Morgen* oder *Demnächst*) ein Zauberstab-Symbol. Damit können Sie direkt in eine Priorisierungsansicht für diesen Abschnitt springen – ohne jede Aufgabe einzeln öffnen zu müssen.

![Nutzung des Organisieren-Werkzeugs in WEDO zur schnellen Aufgabenpriorisierung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_3_4f0ca0fbdf.png)

Es ist ein kleines Detail, aber es macht es deutlich realistischer, Ihre dringend wichtig matrix im Laufe eines schnelllebigen Tages aktuell zu halten.

### Machen Sie die Matrix zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags

Da WEDO alles in Ihrem Arbeitsbereich sichtbar und aktuell hält, wird es einfacher, regelmässige Priorisierung in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Sie benötigen kein separates Tool oder Template, um die dringend wichtig matrix zu verwenden – sie ist bereits in Ihre Aufgabenverwaltung integriert.

**Das Ergebnis?** Weniger Zeit mit der Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist – und mehr Sicherheit, dass Ihre Zeit den richtigen Dingen gewidmet ist.

**Bereit, die Matrix in die Praxis umzusetzen?**

[Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, Aufgaben zu sortieren, fokussiert zu bleiben und Ihren Tag in den Griff zu bekommen.

Erfahren Sie, wie Sie mit der Dringend-Wichtig-Matrix Aufgaben priorisieren, Ihre Zeit besser managen und fokussiert bleiben – mit den integrierten Tools von WEDO.

Bild mit dem Text „Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren“ und einer grafischen Darstellung einer Vierfeldermatrix mit Pfeilen.

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Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren

Die meisten Teams verpassen ihre Fristen nicht, weil sie nicht hart arbeiten. Im Gegenteil – in der Regel sind alle beschäftigt, Aufgaben bewegen sich vorwärts, und es herrscht rege Aktivität. Und trotzdem gerät das Projekt ins Hintertreffen.

Oft liegt das Problem nicht an der Arbeitsethik, sondern an mangelnder Transparenz.

Wenn es kein klares System gibt, um zu verfolgen, woran gearbeitet wird, wer wofür verantwortlich ist und wie der Fortschritt aussieht, können selbst die wichtigsten Aufgaben untergehen. Genau hier kommt ein solides Projekttracking ins Spiel. Es ist das Bindeglied zwischen dem Einsatz Ihres Teams und konkreten Ergebnissen – und sorgt dafür, dass Fristen nicht zu beweglichen Zielen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie effektives Projekttracking wirklich aussieht, warum so viele Teams daran scheitern und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Ihnen hilft, Fristen im Griff zu behalten, ohne die Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf zu verlieren.

## Was bedeutet Projekttracking wirklich?

Projekttracking bedeutet, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten: Was ist erledigt, was ist in Bearbeitung und was droht, ins Hintertreffen zu geraten? Es bietet Ihnen eine strukturierte Methode, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme frühzeitig zu erkennen und alles in die richtige Richtung zu lenken.

Im Kern hilft Projekttracking dabei, Aufgaben, Personen und Zeitpläne miteinander zu verknüpfen. Sie erhalten Einblick in:

- Welche Aufgaben abgeschlossen sind
- Was sich noch in Bearbeitung befindet
- Wer wofür verantwortlich ist
- Ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um die bevorstehenden Fristen einzuhalten

Eine lange Aufgabenliste mag beeindruckend wirken – ohne Tracking ist sie jedoch nur eine Ansammlung von Punkten ohne klaren Weg nach vorn. Es reicht nicht, nur zu wissen, was erledigt werden muss. Sie müssen erkennen können, wie diese Arbeit im Team umgesetzt wird.

Projekttracking verleiht Ihrer Aufgabenverwaltung Struktur. Es verhindert, dass wichtige Aufgaben untergehen, sorgt für eine abgestimmte Zusammenarbeit im Team und erleichtert es, tatsächlich Aufgaben abzuschliessen – und nicht nur Kästchen abzuhaken.

Richtig umgesetzt, schafft Projekttracking Transparenz. Jeder weiss, woran er oder sie arbeitet, was als Nächstes ansteht und wie das Ganze zum gemeinsamen Ergebnis beiträgt.

## Warum Fristen verpasst werden (selbst wenn alle beschäftigt sind)

Sie haben das bestimmt schon erlebt: Ein Projekt beginnt mit viel Energie, Aufgaben kommen in Bewegung und es gibt laufend Updates. Doch mit der Zeit gerät etwas ins Stocken. Einige Aufgaben verstummen. Eine Übergabe verzögert sich. Und plötzlich ist die Frist verstrichen – das Projekt ist nicht abgeschlossen.

Das liegt selten daran, dass niemand arbeitet. Es liegt vielmehr daran, dass niemand den Überblick hat, was wann passiert.

Hier sind einige häufige Gründe, warum Fristen verpasst werden:

![Infografik mit dem Titel „Warum Fristen überschritten werden – trotz vollem Einsatz“. Sie zeigt vier Gründe für Projektverzögerungen links (keine klare Zuständigkeit, ständige Änderungen der Prioritäten, verstreute Aufgabenlisten, keine Echtzeit-Sichtbarkeit) und jeweils rechts eine passende Lösung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_de_f66c754ae7.png)

### 1. Unklare Aufgabenverantwortung

Einer der häufigsten Gründe für stockende Arbeit ist fehlende Klarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe einem ganzen Team zugewiesen oder gar nicht zugewiesen wird, fühlt sich niemand wirklich verantwortlich. Sie bleibt im System liegen und wartet.

Klare Zuständigkeit ist die Grundlage für erfolgreiche Aufgabenerledigung. Jede Aufgabe sollte einer konkreten Person zugewiesen sein – nicht „dem Team“, nicht „jemandem“, sondern einem Namen. Das verhindert Missverständnisse, reduziert Rückfragen und hilft allen, fokussiert zu bleiben.

### 2. Ständig wechselnde Prioritäten

Projekte entwickeln sich weiter – das ist ganz normal. Doch wenn sich die Prioritäten ständig ändern und es keine klare Möglichkeit gibt, Aufgaben zu priorisieren, arbeitet das Team reaktiv statt planvoll. Etwas Wichtiges wird beiseitegeschoben, weil etwas Lauteres dazwischenkommt – nicht unbedingt etwas Dringlicheres.

Ohne gemeinsames Verständnis darüber, was wirklich zählt, geraten selbst wichtige Aufgaben schnell in Vergessenheit. Deshalb ist eine [konsistente Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben), idealerweise für alle sichtbar, entscheidend für den Fokus.

### 3. Verstreute Aufgabenlisten

Wenn Aufgaben sich auf E-Mails, Notizzettel, Dokumente und verschiedene Apps verteilen, ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Dinge gehen verloren, weil niemand das Gesamtbild sieht.

Eine zentrale Aufgabenliste ist entscheidend für effektives Projekttracking. Sie erleichtert es, Fortschritte zu überprüfen, Arbeit neu zuzuweisen und Überschneidungen zu vermeiden – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

### 4. Schwer nachvollziehbarer Fortschritt

Sie haben vielleicht [Aufgaben mit Fristen](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) – aber wenn der Fortschritt nicht in Echtzeit verfolgt wird, wissen Sie nicht, ob Sie wirklich im Plan sind. Und wenn jemand merkt, dass eine Aufgabe im Verzug ist, ist es oft schon zu spät.

Hier kommt aktives [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) ins Spiel: Es reicht nicht, Aufgaben nur zuzuweisen – man braucht einen laufenden Überblick über den Fortschritt. Es müssen keine stündlichen Updates sein, aber genügend Transparenz, um rechtzeitig eingreifen zu können, ist entscheidend.

## So bauen Sie ein funktionierendes Projekttracking-System – mit Unterstützung von WEDO

Projekttracking funktioniert am besten, wenn es nahtlos in die Arbeitsweise Ihres Teams integriert ist – und nicht etwas ist, das im Nachhinein angehängt wird. Wenn Ihre Tools die Art und Weise unterstützen, wie Ihr Team denkt, plant und kommuniziert, wird es deutlich einfacher, Projekte im Griff zu behalten.

Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Aufbau eines solchen Systems – und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Sie dabei unterstützt, es erfolgreich umzusetzen.

### Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Wenn Ihr Team Notizen in einem Tool, Aufgaben in einem anderen und Updates in einem dritten verwaltet, wird früher oder später etwas durchrutschen. Eine gemeinsame, strukturierte Aufgabenliste sorgt dafür, dass alle in dieselbe Richtung blicken.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Ansicht eines Meeting-Traktandums in WEDO mit Beschreibung, Aufgabenliste, Vorschlägen zur Optimierung einer Google Ads Kampagne und Symbolen für Zeitmanagement und Checklisten](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_de_c135578829.png)

WEDO führt Ihre gesamte Aufgabenliste an einem Ort zusammen – organisiert nach Arbeitsbereich, Projekt oder Sitzung. Sie können Aufgaben während der Planung oder in Live-Sitzungen erstellen und direkt an das jeweilige Gespräch anhängen. Keine verstreuten To-dos. Kein Durchsuchen von E-Mails. Nur eine zentrale, zuverlässige Quelle, mit der Ihr gesamtes Team arbeiten kann.

### Schritt 2: Weisen Sie jede Aufgabe einer bestimmten Person zu

Wenn neben einer Aufgabe kein Name steht, wird sie in der Regel nicht erledigt. Klare Zuständigkeit verhindert das klassische „Ich dachte, jemand anderes kümmert sich darum“-Problem.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO ist jeder Aufgabe ein klar benanntes Teammitglied zugewiesen – für alle sichtbar. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Anleitungen und Dateien hinzufügen und bei Bedarf weitere Personen in die Aufgabe einbeziehen. Sobald Änderungen vorgenommen werden, erhalten die zuständigen Personen in Echtzeit eine Benachrichtigung. So entfällt das manuelle Nachfragen – und niemand muss raten, wie der Stand der Dinge ist.

### Schritt 3: Priorisieren Sie mit System

Ohne Priorisierung wirkt plötzlich alles dringlich – und Ihr Team reagiert nur noch, anstatt fokussiert zu arbeiten. Ein starkes Tracking-System rückt die tatsächlichen Prioritäten in den Mittelpunkt.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO können Sie Aufgaben anhand anpassbarer Tags priorisieren oder sie in der Eisenhower-Matrix einordnen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sie können Ihre Ansicht filtern, um sich nur auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren – so verliert Ihr Team keine Zeit mit Tätigkeiten, die wenig Wirkung erzielen.

### Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt, bevor es zum Problem wird

Eine verspätete Aufgabe ist nicht das Problem – sie ist das Symptom. Je früher Sie Verzögerungen erkennen, desto leichter lassen sie sich beheben.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Überfällige Aufgaben werden automatisch oben in der offenen Aufgabenliste Ihres Arbeitsbereichs angezeigt – so gerät nichts Dringendes in Vergessenheit. Sie können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum anzeigen und jederzeit nachvollziehen, was vorankommt, was stockt und was abgeschlossen ist – ganz ohne Sitzung oder manuelle Berichte. So lassen sich Engpässe erkennen, bevor sie zu verpassten Fristen führen.

### Schritt 5: Nutzen Sie visuelle Zeitpläne, um Terminverschiebungen frühzeitig zu erkennen

Selbst bei einem starken Projekttracking kann es passieren: Eine Blockade verzögert eine Aufgabe – und plötzlich ist der gesamte nachgelagerte Ablauf betroffen. Genau hier machen visuelle Planungstools wie ein Gantt-Diagramm den Unterschied.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Screenshot eines Gantt-Diagramms in WEDO mit Aufgabenliste, Dauerangaben und farbigen Balken, die den Fortschritt über die Quartale darstellen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_de_ae8bf41d87.png)

WEDO enthält ein integriertes Gantt-Diagramm, das Ihnen eine Echtzeit-Übersicht über den gesamten Projektzeitplan bietet. Sie können [Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen](https://wedo.com/de/features/tasks), den Fortschritt verfolgen und Verzögerungen erkennen, bevor sie die Lieferung gefährden.

Dank [drei intelligenter Pufferoptionen](https://wedo.com/de/features/project-management) behalten Sie zudem die Kontrolle darüber, wie sich Terminänderungen auf den Plan auswirken:

- **Puffer beibehalten:** Hält den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben konstant
- **Puffer aufbrauchen:** Nutzt den eingeplanten Abstand nur bei Bedarf
- **Automatisches Verschieben deaktivieren:** Erlaubt die Anpassung einzelner Aufgaben, ohne andere zu verschieben

Das ist eine schnelle und flexible Methode, um Projekte auf Kurs und Fristen im Blick zu behalten – selbst wenn sich Pläne ändern.

### Schritt 6: Halten Sie Updates dort, wo die Arbeit stattfindet

Wenn Ihr Team den Kontext in Slack-Threads oder E-Mail-Ketten zusammensuchen muss, geht der Schwung verloren. Kommunikation sollte Teil der Arbeit sein – nicht etwas, das danebenläuft.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO enthält jede Aufgabe Platz für Kommentare, Notizen und Dateianhänge. Das bedeutet: Der komplette Verlauf einer Aufgabe – von der ursprünglichen Anfrage bis zum finalen Ergebnis – bleibt an einem Ort. Folgefragen stellen, Feedback geben oder Aufgaben übergeben wird dadurch deutlich einfacher, weil alle Informationen bereits verfügbar sind.

### Schritt 7: Integrieren Sie Projekttracking in Ihren wöchentlichen Rhythmus

Es reicht nicht, einmal alles einzurichten und dann auf das Beste zu hoffen. Projekttracking funktioniert nur, wenn es zur Gewohnheit wird – etwas, das Ihr Team regelmässig prüft, aktualisiert und dem es vertraut.

**So unterstützt Sie WEDO:**

WEDO hilft dabei, diese Gewohnheit beizubehalten. Sie können Aufgaben direkt über Ihr persönliches Dashboard überprüfen, nach bald fälligen Aufgaben filtern oder Ihren Arbeitsbereich durchsehen, um zu sehen, wie sich alles entwickelt. In den wöchentlichen Sitzungen können Sie Projekte live durchgehen, den Status während des Gesprächs aktualisieren und neue Aufgaben erstellen – ganz ohne Toolwechsel.

Wenn all diese Schritte in Ihren täglichen Arbeitsablauf übergehen und Ihre Tools darauf ausgerichtet sind, wird Projekttracking nicht zur Zusatzaufgabe, sondern zum Motor, der Ihr Team voranbringt.

## Fazit

Die erfolgreichsten Teams sind nicht nur organisiert – sie sind abgestimmt. Sie wissen, was getan werden muss, wer es übernimmt und was den Fortschritt behindert.

Dieses Mass an Klarheit entsteht durch ein System, das echtes Projekttracking unterstützt – und so das Aufgabenmanagement, die Priorisierung und die Anpassung bei Veränderungen erleichtert.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team genau dieses System. Es schlägt die Brücke zwischen Planung und Fortschritt, sodass Sie pünktlich liefern können – ganz ohne das übliche Chaos.

Bereit, jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Frist im Griff zu behalten? Starten Sie Ihre [kostenlose Testversion von WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute.

Entdecken Sie, wie Sie mit der kollaborativen Arbeitsplattform von WEDO das Projekttracking verbessern, Aufgaben effektiv verwalten und Fristen mühelos einhalten.

Lila Hintergrund mit weißem Text: „Wie Sie die Projektverfolgung meistern, ohne Fristen aus den Augen zu verlieren“, daneben ein Zahnrad mit Uhr und Fortschrittsanzeige darunter

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Projekttracking meistern, ohne Fristen zu verpassen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

Anwendungsbeispiele

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