Antoine Sudan und David Dutch sind zwei Freunde, die WEDO nach der Entdeckung das Glück der Arbeit und Sitzung Treffen.

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![PME Magazine](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wp_content_uploads_2018_09_diapositive30_25efb9625e.png)

> Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Sitzungen entwickelt. Etwa vierzig große Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

Bevor Antoine Sudan und David Dutch Partner wurden, lebten zwei Jugendliche in der Region Broye und fuhren gemeinsam mit dem Zug zur Schule. Sie träumten davon, gemeinsam ein eigenes Unternehmen zu gründen, aber sie brauchten Arbeitserfahrung, also begannen sie beide zu arbeiten, sobald sie ihren Ingenieurabschluss hatten.

Sie entdeckten schnell die Überraschungen und Enttäuschungen des Unternehmenslebens. "Die Zusammenarbeit war nicht so einfach wie erwartet, vor allem während der Sitzungen", erklärt Antoine. "Oft fehlten Antworten und Lösungen auf einfache Fragen, wie zum Beispiel wer sich um was kümmert, wie und wann', unabhängig von allen E-mails, die wir erhielten". Daher hatten die beiden Freunde eine Idee: Entwicklung eines gemeinschaftlichen Task Managers, um den Fortschritt der Arbeit zu vereinfachen. Seit 2014 arbeiten sie an ihrem Projekt.

Was sie von anderen unterscheidet, ist, dass keine Mittel für ihr Projekt aufgebracht wurden: Sie entwickelten ihre Software selbst, während sie noch arbeiteten. Um ihr Produkt zu optimieren, setzten sie sich außerdem mit ihren potenziellen Kunden in Verbindung und stellten sie in Frage, um eine klare Vorstellung von ihren Bedürfnissen und Ansichten zu haben. Sie führten mehr als 300 Interviews, um ihr Werkzeug optimal zu entwickeln. Die erste Version der Software wurde im Mai 2015 auf den Markt gebracht und zunächst mit einigen Vertriebsführern getestet, die neugierig auf ihre Funktionalitäten waren.

Ihre Software ist somit eine organisatorische Lösung. Es ist ein gemeinsamer und gemeinschaftlicher Raum, zu dem jeder Zugang hat und den Fortschritt der Arbeit in Echtzeit verfolgen kann. Daher wissen die Menschen genau, wer für was und wann zuständig ist. Keine Notwendigkeit, mehrere Anrufe zu tätigen oder Mengen von E-mails zu senden, um ein Feedback für ein Projekt. Die Schnittstelle ist didaktisch gestaltet und in jedermanns Reichweite. Der Preis variiert je nach Nutzerzahl zwischen 15 und 25 Schweizer Franken pro Monat und pro Nutzer. So kann die Software Meetings, Aufgaben und Checklisten kostengünstig verwalten.

## Fortschritte bei der Arbeit in Echtzeit

Fast drei Jahre nach dem ersten Start der Software haben sich die Vertragspartner, die heute 31 und 32 Jahre alt sind, bewährt. Mehr als 40 Gesundheitseinrichtungen gehören zu ihren Kunden und anderen Unternehmen wie Groupe Mutuel. Christian Lalain, Mitglied der IT-Abteilung der Versicherungsgesellschaft, entdeckte WEDO zum ersten Mal, als er Gemeinderat von Saillon war. "Ich wollte eine Lösung für die traditionellen Papierdateien finden, auf denen wir eine Post-it-Notiz mit wesentlichen Informationen oder Aktualisierungen, die letztlich verloren oder abgenutzt werden würde. Aus diesem Grund habe ich WEDO letztes Jahr auf den Computern der Gemeinde installiert. Es ist großartig: Jeder arbeitet an dem gleichen Werkzeug und die verschiedenen Arbeitsräume strukturieren alle Aktivitäten. Ruft eine Person an, um einen Termin mit einer bestimmten Person zu vereinbaren oder um eine Information zu erhalten, so kann die Person an der Rezeption eine Aufgabe stellen und sie der betreffenden Person zuweisen, die eine Benachrichtigung erhält. Sie wird dann genau wissen, was zu tun ist oder zu beantworten, wenn die Person zurückruft. Die Software verbesserte somit die Kommunikation und Interaktion nicht nur zwischen Mitarbeitern, sondern auch mit unseren Bürgern. Es hat die Qualität und Effizienz unseres Services definitiv verbessert und unseren Teamgeist gestärkt".

## Servern in der Schweiz

Angesichts der positiven Ergebnisse, die in Saillon beobachtet wurden, schlug Christian Lalain seinem Arbeitgeber bei der Groupe Mutuel vor, dieses Werkzeug zu verwenden. Groupe Mutuel benutzte zuvor ein anderes Werkzeug namens Wunderlist, das von Microsoft gekauft wurde. Das Start-up-Unternehmen aus Freiburg ist stolz auf seinen Erfolg und wächst immer noch sicher, aber langsam. "Nachdem unser erster Kunde unterschrieben hatte, gab es eine zweite, und eine dritte…" erinnert an David Dutch. "Wir verkürzten zunächst unsere Arbeitszeit, dann wurden wir selbstständig. Wir sind nun als LLC etabliert und unser Büro hat seinen Sitz in Freiburg. Und wir stellen! Wir planen, in diesem Jahr zwei neue Mitarbeiter einzustellen". Die beiden Mitarbeiter begannen mit der Kundensuche vor dem Messebesuch. In der Schweiz gibt es nur sehr wenige Wettbewerber. Da ihre Server ihren Sitz in der Schweiz haben, können sie ihre 100% schweizerische Herkunft geltend machen, ein Schlüsselargument für Kunden, die Datendiebstahl fürchten.

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Quelle: [Originalartikel vom PME Magazin](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_pmemagazine_2018_06_8bc9187094.pdf)

Dieses Start-up-Unternehmen aus Freiburg hat eine Software zur Optimierung von Arbeitsorganisation und Meetings entwickelt. Etwa vierzig grosse Unternehmen sind Kunden, darunter die Groupe Mutuel.

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WEDO grosser Erfolg

Mit den benutzerdefinierten Feldern können Sie Informationen in den Aufgaben-Detailansicht Ihres Netzwerks in strukturierter Form einfügen. Es gibt unzählige Anwendungsfälle mit den 6 vordefinierten Typen, die wir Ihnen anbieten.

## Anwendungsfall

In diesem Artikel schlagen wir Ihnen drei Anwendungsfälle vor, die Ihnen helfen sollen, die benutzerdefinierten Felder zu verstehen:

* Ein benutzerdefiniertes Element hinzufügen, um die Dauer der Aufgaben zu schätzen,
* Status für projektbezogene Aufgaben hinzufügen,
* Zusätzliche Dienststellen für Direktionsaufgaben hinzufügen.

Allgemein kann ein personalisiertes Element über alle Netzwerkaufgaben oder nur über einen oder mehrere Arbeitsbereiche aktiviert werden.

## Ein benutzerdefiniertes Feld hinzufügen, um die Dauer der Aufgaben zu schätzen

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen.**

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Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie aus sechs Feldtypen auswählen können. Um die Dauer der Aufgaben in Minuten zu schätzen, benötigen wir die Art «Anzahl».

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Felds ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und wählen Sie die Option, ob das Feld global ist oder in einem oder mehreren Arbeitsbereiche aktiviert werden soll.

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Klicken Sie schließlich auf **Speichern**.

Auf jeder Aufgabe meines Netzes erscheint nun das Element «Dauer in Minuten» im Detail der Aufgaben:

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## Status für projektbezogene Aufgaben hinzufügen

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen**.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2018_07_diapositive1_1304187a99.png)

Für den Status der Aufgaben eines Projekts ist die «Auswahlliste» das geeignete Element.

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Elemente ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und dann die Option « Nein, Ich möchte auswählen in welchem Arbeitsbereich es verfügbar ist ».

Dann gebe ich die verschiedenen Statuten ein, die ich in meinem Projekt haben möchte:

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Bitte beachten Sie, dass ich für jeden Status eine Farbe auswählen kann.

Um das Element in einem Arbeitsbereich zu aktivieren, gehe ich in die entsprechenden Arbeitsbereich-Einstellungen (hier mein Papierlos Projekt) und in das Karteikarte Benutzerdefinierte Elemente. Ich klicke auf Aktivieren in das Element, die mich interessiert.

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Ab sofort kann ich den Status jeder geteilten Aufgabe in meinem Bereich «Papierlos Projekt» auswählen.

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Bitte beachten Sie, dass ich auch die Aufgaben des Projektes in Bezug auf den Stand der Umsetzung sortieren kann:

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## Zusätzliche betroffenen Dienststellen für Direktionsaufgaben hinzufügen.

Um ein neues benutzerdefiniertes Element zu erstellen, gehen Sie zu _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Elemente_. Klicken Sie dann auf den Schaltfläche **Benutzerdefiniertes Element hinzufügen**.

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Hier möchte ich den Typ «Multiple Choice» verwenden.

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Geben Sie dann den Namen Ihres benutzerdefinierten Element ein, wählen Sie ein Symbol, um dieses Feld in der Detailansicht darzustellen, und dann die Option « Nein, Ich möchte auswählen in welchem Arbeitsbereich es verfügbar ist ». Zum Schluss geben Sie die verschiedenen « Dienststellen » ein und klicken auf **Speichern**.

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Um das Element im _Direktionsbereich_ zu aktivieren, gehe ich in die entsprechenden Arbeitsbereich-Einstellungen und in das Karteikarte Benutzerdefinierte Elemente. Ich klicke auf **Aktivieren** in das Element, die mich interessiert.

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Ich habe nun die Möglichkeit, für jede Aufgabe in meinem Arbeitsbereich «Direktion» eine oder mehrere betroffene betroffenen Dienststellen auszuwählen.

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## Teilung der Aufgaben und benutzerdefinierte Elemente

Wenn Sie eine Aufgabe in einem Arbeitsbereich teilen, werden die benutzerdefinierten Elemente, die im Arbeitsbereich aktiviert sind, automatisch im den Aufgaben-Detailansicht angezeigt. Wenn Sie eine Aufgabe aus einem Arbeitsbereich herausnehmen, werden die benutzerdefinierten Elemente einfach ausgeblendet. Dieses System lässt die Flexibilität bei der Aufgabenteilung unangetastet und vermeidet den Datenverlust.

**Wir können WEDO verbessern, unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit den benutzerdefinierten Elemente können Sie Informationen in den Aufgaben-Detailansicht Ihres Netzwerks in strukturierter Form einfügen. Es gibt unzählige Anwendungsfälle mit den 6 vordefinierten Typen, die wir Ihnen anbieten.

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Die Benutzerdefinierte Elemente

Dank an Fri Up für dieses Video-Porträt und die Unterstützung unseres Startups.

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Porträt WEDO von Fri Up

WEDO ermöglicht das Erstellen von Aufgaben durch Versenden von E-mails. Von der E-mail zur Aufgabe werden die Daten wie folgt übertragen:

1. Der Betreff wird zum Aufgabennamen
2. Der E-Mail-Text wird zur Aufgabenbeschreibung
3. Alle E-Mail-Anhänge werden der Aufgabe angehängt

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## Es gibt drei Optionen, um Aufgaben in WEDO per E-mail zu erstellen:

* Eine Aufgabe für sich selbst schaffen
* Eine Aufgabe erstellen, die automatisch an einen Kollegen delegiert wird
* Eine automatisch geteilte Aufgabe in einem Arbeitsraum erstellen

Um eine Aufgabe per E-mail an WEDO zu senden, muss man nur eine E-mail-Adresse als Empfänger eingeben. Diese E-mail-Adresse entspricht entweder einer Person oder einem Arbeitsplatz.

## Wo finde ich die eindeutigen E-mail-Adressen?

Jede Person und jeder Arbeitsbereich hat eine einzigartige E-mail-Adresse in Ihrem WEDO-Netzwerk.

Um meine persönliche E-mail-Adresse zu finden, gehe ich in mein _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail zu Aufgabe_.

Um die E-mail-Adresse für das Versenden der Aufgabe an einen Kollegen zu finden, muss ich ihn nur nach seiner Adresse fragen, die er am gleichen Ort wie ich findet.

Für die E-mail-Adresse, die einem Arbeitsbereich entspricht, gehe ich in den entsprechenden Arbeitsbereich und klicke auf _die drei vertikalen Punkte_ \> _E-Mail zu Aufgabe_

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Bitte beachten Sie, dass Sie die Empfänger kumulieren können. Dies ist nützlich, um eine einer Person zugewiesene Aufgabe zu erstellen, die in einem oder mehreren Arbeitsbereichen geteilt wird.

## Praktisches Beispiel

Ich möchte eine Aufgabe mit dem Titel «Kommunikationsplan erstellen» meinem Kollegen Benoît zuweisen. Ich möchte eine Beschreibung hinzufügen, zum Beispiel: «Maximale Seitenzahl: 3». Schließlich wünsche ich mir, dass diese Aufgabe mit den Arbeitsbereichen Direktion und Marketing geteilt wird.

So würde meine E-mail aussehen :

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## Ihre E-mails schnell in Aufgaben umwandeln

Es gibt eine Alternative, um eine Ihrer E-mails schnell in eine Aufgabe in Ihrem persönlichen Raum zu verwandeln, transferieren Sie diese an **wedo@mail.wedo.swiss**.

## Weitere E-mail-Adressen zulassen

Um Aufgaben durch Versenden von E-mails in Ihren persönlichen Seite erstellen zu können, muss zuvor eine Adresse genehmigt werden.

Standardmäßig sind die E-mail-Adresse für die Verbindung zu Ihrem WEDO-Konto sowie die E-mail-Adressen Ihrer Kollegen bereits zugelassen. Sie müssen nicht erneut aktiviert werden.

Um eine Adresse hinzuzufügen, z. B. Ihre persönliche E-mail-Adresse, gehen Sie wie folgt vor. Gehen Sie in Ihr _Profil_ \> _Einstellungen_ \> Karteikarte _E-mail Adressen_ und klicken Sie dann auf + **E-mail Adresse hinzufügen**. Geben Sie dann die E-mail-Adresse ein, die Sie hinzufügen möchten. Ein Code wird Ihnen per E-mail zugesandt. Sie müssen es in WEDO eingeben und dann auf **Speichern** klicken, um die Buchung abzuschließen. Nach Autorisierung der Adresse erscheint neben der Adresse ein « **Active** »-Namensschild.

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## Einige Beispiele für die Anwendung

* Vergeben Sie Aufgaben an Ihr Team auf der Grundlage von erhaltenen E-mails.
* Schicken Sie Reparaturanfragen, die Sie per E-mail erhalten haben, in den Arbeitsbereich «Technik» um diese zu zentralisieren.
* Teilen Sie die E-mails mit Anhängen, die Sie zum Lesen an die Sitzung zurückgeben möchten, indem Sie diese in einen Arbeitsbereich «Zu bearbeitende Post» übertragen.

Falls Sie Fragen oder Anmerkungen haben, können Sie uns gerne per Chat-Support im WEDO schreiben.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre E-mails mühelos in Aufgaben umwandeln können.

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Aufgabenerstellung durch Versenden von Email

## Visualisieren Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren. In jedem Arbeitsbereich, gehen Sie in das Karteikarte **Info,** dann in den Activitäts-Feed und benutzen den Filter **Entscheidungen**, um alle Entscheidungen in chronologischer Form anzuzeigen.

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## Die Traktanden synchronisieren sich in den Outlook-Events

In WEDO wurde eine Korrektur vorgenommen, damit sich die Tagesordnung wieder mit den Outlook Events synchronisieren. Wenn Sie Ihre Tagesordnung in WEDO vorbereiten und Teilnehmer zu Ihrer Sitzung hinzufügen, können die einzelnen Teilnehmer (welche die Synchronisation mit Outlook aktiviert haben) die Tagesordnung direkt im Outlook Event Beschrieb einsehen.

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## Ausstehende Aufgaben in Tagesordnungen exportieren

Wenn Sie eine PDF-Tagesordung exportieren, können Sie nun wählen, ob Sie die Ausstehende Aufgaben zu den einzelnen Punkten anzeigen möchten.

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## Aufgaben in ausstehende Aufgaben während einer Sitzung aufnehmen

Fügen Sie an einer Sitzung ausstehende Aufgaben hinzu (möglich in jedem Abschnitt, unabhängig von der Sortierung). Das Navigieren vom Karteikarte Sitzungen in das Karteikarte **Aufgaben** während einer Sitzung ist jetzt nun entfällt.

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## Weitere Verbesserungen dieser Version

* Implementierung von Validierungsrechten in Sitzungen,
* Korrektur der Wiederherstellung von Aufgaben bei der Suche,
* Verbesserung der Meldung beim Löschen eines Tagesordnungspunktes.

**Wenn wir WEDO verbessern können, dann unter anderem durch Ihre Feedbacks. Zögern Sie nicht, uns Ihre Verbesserungsvorschläge oder andere Entwicklungsideen mitzuteilen.**

Mit der neuen Version von WEDO können Sie die Sitzung-Entscheidungen im Activitäts-Feed visualisieren

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Folgen Sie zeitlich Ihren Entscheidungen

> Antoine Sudan ist diplomierter Ingenieur in Projektmanagement. Im Jahr 2014, als er in einem Unternehmen tätig war, stellte er fest, dass sich die Verwaltung von Teamarbeit ohne geeignete Hilfsmittel angesichts einer wachsenden Informationsflut als chaotisch erweisen kann. Er entschließt sich daher, sich mit einem Freund zusammenzuschließen, um eine Anwendung zu entwickeln, die die Arbeit im Betrieb einfach und effizient koordinieren kann.

« Das wird nie funktionieren. Dies ist das Urteil der ersten Person, der wir vor drei Jahren unser Projekt vorgestellt haben. Er war ein ehemaliger Professor. Er sagte, es sei unmöglich, komplizierte Probleme mit einfacher Software zu lösen. Aber genau das hatten mein Freund und ich im Sinn.

Glücklicherweise haben unsere Ingenieurmentalitäten schnell die Oberhand gewonnen. Warum sollte man sich von der Kritik überwältigen lassen?

Es ist besser, so viel wie möglich daraus zu machen, um die richtige Lösung zu finden. Um die Erfolgschancen unserer App zu ermitteln, haben wir diese mehreren potenziellen Kunden vorgestellt. _Get out of the building_, eine ziemlich schwierige Aufgabe für mich. Ja, Akquisition machten mich anfangs nervös. Es ist schwer, aus der Komfortzone herauszukommen und einem Unternehmer eine Idee in voller Entwicklung vorzustellen. Schließlich habe ich durch Handeln Selbstvertrauen gewonnen. Unser Projekt hat sich im Laufe der Treffen konkretisiert, und ich habe meine Zweifel nach und nach beiseite geschoben. Mein Freund und ich haben uns viele Fragen gestellt, und es waren oft unsere Gesprächspartner, die uns die richtigen Antworten gegeben haben.

Unsere Hartnäckigkeit scheint sich ausgezahlt zu haben. WEDO wird derzeit von rund 40 Kunden, insbesondere von der Kantonalen Bank Freiburg, genutzt. Mein Freund und ich können von den Einnahmen unserer Firma leben und uns ganz seiner Entwicklung widmen. Eines ist sicher: Die Überstunden werden weiter zunehmen! Dies ist eine neue Herausforderung, der wir uns stellen müssen. Wenn man selbstständig ist, muss man auch einen Moment innehalten und zurückschauen können, um das zu genießen, was man erreicht hat. Die Champagnerflasche ist schon lange kühl. Ich hoffe, wir finden bald Zeit, sie zu öffnen.»

> Unsere Hartnäckigkeit scheint sich ausgezahlt zu haben.

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**Antoine Sudan** Mitbegründer von WEDO Sàrl

Foto : © Kevin Schlüter (Fri Up) / Quelle:
[Originalartikel der "L'interface"](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_interface_2017_09_d56ea6676a.pdf)

Ein Artikel über WEDO in "L'interface" des Wirtschafts- und Arbeitgeberverbands (September 2017).

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L'interface (Wirtschafts-und Arbeitgeberverband)

## Überwachung der Sitzungen in drei Phasen

Das neue Sitzungsmodul (Version 2) ist gerade in WEDO erschienen. Der Bericht greift die Konzepte der Version 1 auf und sieht zwei wesentliche Verbesserungen vor:

1. Änderungen sind gleichzeitig durch mehrere Akteure möglich und
2. Zur weiteren Präzisierung wird die Tagesordnung Punkt für Punkt erstellt.

Die Beherrschung Ihrer dreistufigen Sitzungen ist immer aktuell:

* Vor der Sitzung: Vorbereitung der Tagesordnung
* Während der Sitzung: verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben
* Nach der Sitzung: Protokoll und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

## Vorbereitung der Tagesordnung

Im Anschluss an Ihre Sitzung werden Sie gebeten, die Mitglieder zu definieren und dann Punkt für Punkt Ihre Tagesordnung vorzubereiten.

Die Punkte können durch Ziehen und Ablegen in eine Rangordnung gebracht werden und nummerieren sich automatisch für eine höhere Listung bei Ihrer Sitzung.

Zu jedem Punkt stehen 8 Optionen zur Verfügung :

* Den Punkt einrücken, bearbeiten oder löschen.
* Notizen hinzufügen : Die Notizen erlauben Ihnen die Informationen aufzulisten.
* Entscheidungen hinzufügen : Die in der Sitzung gefassten Entscheidungen sind im Protokoll klar ersichtlich.
* Aufgaben hinzufügen : Die Aufgaben können sich auf bestimmte Punkte der Tagesordnung beziehen.
* Dateien hinzufügen: Jeder Punkt kann eine oder mehrere Dateien enthalten.
* Moderator: Ihre Tagesordnung dient als Leitfaden für den Vorsitz der Sitzung.

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Synchronisation des Kalenders : Nach der Vorbereitung der Traktandenliste synchronisiert sich ein Event in der Agenda der einzelnen Teilnehmer (Outlook, Google Calendar, usw. -kompatibel).

## Verfassen die Sitzungsprotokoll und Aktualisierung der Aufgaben

In einer Sitzung finden Sie Ihre Tagesordnung Punkt für Punkt mit den dazugehörigen Notizen, Dateien und Aufgaben.

Dann können Sie über das Notizsystem einen oder mehrere Absätze für jeden Punkt schreiben, die getroffenen Entscheidungen hervorheben und die Aufgaben für die nächste Sitzung auflisten.

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Ihre Tagesordnung wird Ihnen während der gesamten Sitzung als Leitfaden dienen, um eine vorbildliche Präsidentschaft zu gewährleisten und die Dauer der Sitzung in den Griff zu bekommen.

Fälligkeitsdatum und Aufgabenkommentare werden ebenfalls von WEDO automatisch als Teil des Protokolls festgehalten.

## Berichterstattung und Rückverfolgbarkeit der Sitzungsaufgaben

Am Ende der Sitzung steht das Protokoll allen Teilnehmern zur Verfügung und jeder Mitarbeiter erhält automatisch die ihm zugewiesenen Aufgaben in seiner persönlichen Seite.

Aufgaben, die zwischen zwei Sitzungen ausgeführt werden, werden in der nächsten Sitzung automatisch als erledigt erscheinen. Anhand der Aufgabenhistorie können Sie die Änderungen an den einzelnen Aufgaben mit dem Link zu den entsprechenden Protokollen anzeigen. Kurzum, WEDO bietet eine lückenlose Rückverfolgbarkeit der Aufgaben während der Sitzungen ohne grossen Aufwand.

Wenn Sie eine neue Sitzung erstellen, werden die Informationen aus dem vorherigen Protokoll übernommen, um Zeit zu sparen und Kopieren und Einfügen sowie Fehlerrisiken zu vermeiden.

## Bonus

### Suche

Die leistungsstarke Suchtfunktion von WEDO indexiert den Text aller Protokolle in allen Arbeitsbereichen Ihres Netzwerkes. Geben Sie einfach ein oder mehrere Keywords ein, damit WEDO automatisch in Ihren Protokollen sucht und die gesuchten Informationen schnell anzeigt.

### Sperre

Jeder Protokoll kann nach der Lektüre gesperrt werden, um die Rückverfolgbarkeit und Zuverlässigkeit Ihrer Archive zu gewährleisten.

### PDF exportieren

Mit einem Klick können Sie Ihre Tagesordnungen und Protokolle in PDF exportieren. Im Export-Modul können Sie auswählen, welche Informationen in der Datei angezeigt werden sollen. Dies ist sehr praktisch, um Protokoll-Auszüge zu generieren.

## Schlussfolgerung und Dank

Durch die neue Version des Sitzungsmoduls können Zeit und Geld eingespart werden.

Die Kunden, welche dieses Modul erfolgreich nutzen, haben uns bis zu 1 Stunde pro Sitzung gegeben, da das Protokoll während und nicht nach der Sitzung erstellt wird. Sie informieren uns auch eine Verkürzung der Sitzungsdauer um durchschnittlich 30 % an. Sie bereiten ihre Sitzungen besser vor und vermeiden so Ausschreitungen. Spart auch Zeit für das Management der Entscheide und der Aufgaben, welche WEDO automatisch weiterverfolgt.

Wir konnten alle Verbesserungsvorschläge unserer Kunden in diese neue Mahlung integrieren. An dieser Stelle möchten wir ihnen für ihre wertvollen Ratschläge und Anmerkungen danken. WEDO wird sich weiter entwickeln und zu einem umfassenden Kooperationsinstrument für Schweizer Unternehmen werden.

Das überarbeitete Sitzungsmodul ermöglicht dank einfacher Handhabung bis zu einer Stunde pro Sitzung und Überwachung der Aufgaben von Sitzung zu Sitzung.

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Neues Sitzungsmodul: einfacher, präziser, leistungsfähiger

## WEDO SÀRL DAS SWISS MADE KOLLABORATIVE TOOL

WEDO Sàrl ist das Projekt von David Dutch und Antoine Sudan, zwei Freiburger und Jugendfreunde. Es handelt sich um ein Mitarbeiterinstrument, welches 2015 erstellt und von Fri Up unterstützt wurde, um Aufgaben, Sitzungen und Projekte im Team zu verwalten. Ihre Vision: die Kommunikation im Unternehmen vereinfachen, um die Zusammenarbeit zwischen Fachleuten zu revolutionieren!

## GRÜNDUNG EINES 100% SCHWEIZERISCHE START-UP

Als Mitarbeiter eines Unternehmens steht jeder mit verschiedenen Kommunikationskanälen konfrontiert: Protokolle, Prozesse, Dokumente, E-mails, Tabellen, Telefonanrufe oder Checklisten. Es ist nicht immer leicht, eine klare Vorstellung von den Aufgaben und Fristen zu haben.

Im Jahr 2015 beschlossen David Dutch und Antoine Sudan, sich mit Führungskräften verschiedener Unternehmen zu treffen, um herauszufinden, wie sie Aufgaben, Sitzungen und Projekte bewältigen können. Dank der wertvollen Erfahrungen von über 300 Fachleuten konnten sie ihre Plattform ausbauen.

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Im Gegensatz zu diversen online verfügbaren Tools ist WEDO auf die Bedürfnisse der Schweizer Unternehmen abgestimmt.

> Ganz einfach zusammenarbeiten

Alle Daten liegen in der Schweiz. Die Anwendung ist hoch sicher und sehr einfach zu bedienen, um eine einfache Vernetzung der Mitarbeitenden zu ermöglichen.

## INSTRUMENTE FÜR DIE UNTERNEHMEN

Die Kapitalrendite der Nutzung von WEDO ist schnell. Zum Beispiel ermöglicht die Erstellung eines Protokolls via WEDO im Vergleich zu einem Standard-VP-Anschluss eine Einsparung von einer Stunde pro Sitzung. Darüber hinaus ermöglicht die vorgeschlagene Rückverfolgbarkeit eine Weiterverfolgung der Entscheidungsfindung vor Ort.

Die derzeitigen Kunden stammen aus verschiedenen Bereichen: Behörden, Gemeinden, Institution des Gesundheits- oder Sozialwesens, Banken. Spezielle Funktionen ermöglichen es ihnen, bestehende Prozesse wie das Erstellen von Protokoll oder die Erstellung von Checklisten für die Überwachung von Verwaltungsverfahren zu verfolgen. Kooperative Instrumente sind zweifellos die Zukunft von Kommunikationssystemen für Unternehmen. Mit den Verbesserungsvorschlägen der Kunden passt sich WEDO Tag für Tag den Bedürfnissen der Unternehmen an. Das Ziel ist klar: WEDO zum Referenz-Kollaborateur Tool in der Schweiz zu machen.

Foto: © Stéphane Schmutz / STEMUTZ.COM / Quelle:
[Originalartikel von ECHO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/article_wedo_echo_2017_06_26_65e15d8fde.pdf)

Ein Artikel über Wedo im CCIF Echo (Juni 2017 / Nr. 3).

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ECHO (CCIF)

## Die Abschnitte in WEDO

Seit einigen Wochen erlaubt WEDO die Auswahl der Aufgabenlisten nach Datum, Termin, Benutzer, Arbeitsbereich und Priorität.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive1_89876a0b24.png)

Je nach gewähltem Sortiermodus werden die Abschnitte automatisch erstellt.

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## Springt aus der Listenansicht in die Kanban-Ansicht

In jeder Aufgabenliste kann eine Schaltfläche von der Listenansicht in die Kanban-Ansicht wechseln.

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Die Abschnitte werden automatisch in Spalten umgewandelt und die Aufgaben erscheinen in Form von Karten, die von einer Spalte zur anderen verschoben werden können.

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Das Verschieben einer Karte von einer Spalte in eine andere verändert ihre Eigenschaften. Zum Beispiel: Durch Sortieren der Aufgaben pro Benutzer mit der Kanban-Ansicht können Sie die Aufgaben den einzelnen Personen zuweisen, indem Sie sie in die Spalte der entsprechenden Person verschieben.

## Erstellen Sie Ihre eigenen Abschnitte

Stellen Sie sich vor, Sie wollen einen Arbeitsbereich für ein _**Projekt Y**_ schaffen, das vier Phasen umfasst. Die vier Phasen sind _Vorprojekte_, _Start_, _Entwicklung_, _Kommunikation_.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive4_bf9039232d.png)

Erstellen Sie den _**Projekt Y**_\-Arbeitsbereich und gehen Sie in die _Einstellungen_ \> Karteikarte _Benutzerdefinierte Abschnitte_. Geben Sie die vier Phasen ein und verschieben Sie sie in der gewünschten Reihenfolge. Auf der Karteikarte _Standardansicht_ können Sie wählen, welche Sortierung und Ansicht standardmäßig in diesem Arbeitsbereich ausgewählt werden sollen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive5_55ff0e3243.png)

Das Ergebnis ist wie folgt :

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2017_04_diapositive5_55ff0e3243.png)

Bitte beachten Sie, dass die nach Sektionen sortierten Aufgaben manuell in der gewünschten Reihenfolge organisiert werden können.

## Abschluss

Mit der Kanban-Ansicht steuern Sie Ihre Projekte optisch. Die Kanban-Ansicht ermöglicht eine einfache Überwachung der Fortschritte von Projekten, und die personalisierten Abschnitte ermöglichen Ihnen unbegrenzte Einsatzmöglichkeiten: Projektschritte, Fortschrittsstatus, Gruppen pro Abteilung usw.

## Auch in dieser Version zu entdecken

Benutzerdefinierte Abschnitte können auch in Checklistenvorlage verwendet werden.

Die Sortierung der Aufgaben wurde für mehr Einfachheit und Verständnis verbessert.

Der Schaltfläche _**Organisieren**_ wurde auf jeden Abschnitt verschoben, um eine präzisere und intuitivere Nutzung der Funktionalität zu ermöglichen.

Eine neue Option auf dem Schaltfläche _**Organisieren**_ ermöglicht die Fälligkeit für die Aufgaben im Fluge einstellen

Jetzt können Ordner im Hauptmenü angelegt werden, um die Arbeitsbereiche zu gruppieren. Beispiel für Ordner: _Hauptabteilungen_, _Projekte_, usw. Um Ordner zu erstellen, gehen Sie zu Ihrem _Profil_ \> _Netzwerkeinstellungen_ \> Karteikarte _Menü_. Hier können Sie Ordner erstellen und verschiedene Arbeitsbereiche ziehen und ablegen, um diese zu organisieren. Bitte beachten Sie, dass die vorgenommenen Änderungen für alle Netznutzer gelten.

Im Karteikarte _Dateien_ werden alle mit Sitzungen oder Aufgaben verbundenen Dateien in jedem Arbeitsbereich automatisch zusammengefasst. Anfänge Dokumentenverwaltung in WEDO? Möglich…

Für alle, die lieber visuell arbeiten: Entdecken Sie die Kanban-Aussicht.

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WEDO integriert die Kanban-Ansicht

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

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MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Wir alle haben schon an Sitzungen teilgenommen, die produktiv wirkten, bis sich niemand mehr genau daran erinnern konnte, was beschlossen wurde. Aufgaben werden doppelt ausgeführt. Fristen verschieben sich. Und die eine Person, die dachte, sie müsse nachfassen? Stellt sich heraus, dass sie gar nicht zuständig war.

Genau deshalb brauchen Sie Sitzungsprotokolle.

Weit entfernt von einer langweiligen Formalität sind gut geschriebene Sitzungsprotokolle das, was Gespräche in konkrete Handlungen umwandelt. Sie halten fest, was besprochen und beschlossen wurde, wer für was verantwortlich ist und bis wann etwas erledigt sein muss. Egal, ob Sie mit einem Projektteam zusammenkommen oder im Vorstand sitzen, Protokolle bieten eine klare, leicht verständliche schriftliche Aufzeichnung, die für Klarheit und Verbindlichkeit sorgt.

Sitzungsprotokolle können auch als offizielles Dokument dienen, was besonders in formellen Kontexten wie Vorstandssitzungen wichtig ist, bei denen Entscheidungen rechtliche und finanzielle Folgen haben können. Aber auch in informellen Team-Sitzungen stellen effektive Protokolle sicher, dass die wichtigsten Punkte nach dem Ende der Sitzung nicht verloren gehen.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch jeden Schritt des Prozesses, vom Vorbereiten der Mitschrift in Echtzeit bis hin zum Verfassen und Verteilen der Sitzungsprotokolle mit Klarheit und Selbstvertrauen. Wir zeigen Ihnen, wie gute Protokolle aussehen, wie Sie mit oder ohne Vorlage konsistent bleiben und wie Plattformen wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) den gesamten Ablauf für alle Beteiligten vereinfachen.

## **Was genau sind Sitzungsprotokolle?**

Klären wir gleich zu Beginn etwas: Sitzungsprotokolle sind kein Wort-für-Wort-Transkript. Sie müssen nicht alles festhalten, was im Raum gesagt wurde. Stattdessen handelt es sich um eine fokussierte, strukturierte Zusammenfassung dessen, was wirklich zählt: zentrale Diskussionsthemen, getroffene Entscheidungen und Aufgaben, die umgesetzt werden müssen.

Im Kern sind Sitzungsprotokolle eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was passiert ist und worauf man sich geeinigt hat. Sie helfen Teams, auf Kurs zu bleiben, Wiederholungen zu vermeiden und Projekte in die richtige Richtung zu lenken. Für Führungskräfte und Vorstandsmitglieder sind sie zudem ein Mittel, um Transparenz zu wahren und sicherzustellen, dass Entscheidungen im Laufe der Zeit nachvollziehbar bleiben.

In formellen Kontexten wie Vorstandssitzungen dienen Sitzungsprotokolle als offizieller Nachweis darüber, wie die Organisation geführt wird. Das bedeutet, dass Genauigkeit, Struktur und Neutralität eine wichtige Rolle spielen. Die Anwendung eines Prozesses wie der Geschäftsordnung nach Robert’s Rules of Order kann helfen, Konsistenz und Fairness sicherzustellen, insbesondere bei Abstimmungen oder formellen Anträgen.

Aber auch die informellste Stand-up-Sitzung oder ein kurzes Team-Meeting profitiert davon, wenn in irgendeiner Form Protokoll geführt wird. Egal, ob Sie sie Sitzungsnotizen, Zusammenfassungen oder Follow-ups nennen, das Ziel bleibt dasselbe: sicherzustellen, dass alle mit dem gleichen Verständnis darüber auseinandergehen, was geschehen ist und was als Nächstes zu tun ist.

Das finden Sie typischerweise in gut strukturierten Sitzungsprotokollen:

- Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
- Eine Liste der Teilnehmer und abwesenden Personen
- Ein Verweis auf die [Traktandenliste](https://wedo.com/de/features/meetings)
- Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Diskussionsthemen
- Festgehaltene Entscheidungen, Abstimmungen oder Ergebnisse
- Zugeteilte Aufgaben mit den entsprechenden Fälligkeitsdaten
- Uhrzeit des Sitzungsendes
- Unabhängig vom Format oder Grad der Förmlichkeit sorgen gute Sitzungsprotokolle dafür, dass nichts übersehen wird, besonders dann, wenn die nächste Sitzung ansteht und Sie auf dem bisherigen Fortschritt aufbauen müssen.

![Infografik mit dem Titel „Wie man effektive Sitzungsprotokolle verfasst und weitergibt“, die die drei Phasen beschreibt: vor der Sitzung (Agenda und Teilnehmer bestätigen, Protokollführer benennen, Vorlage vorbereiten), während der Sitzung (wichtige Punkte und Verantwortlichkeiten notieren) und nach der Sitzung (Protokolle formatieren, prüfen und speichern).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_to_write_effective_meeting_minutes_de_4abe22a0f8.png)

## **Vor der Sitzung: Die Grundlage für aussagekräftige Sitzungsprotokolle schaffen**

Gute Sitzungsprotokolle beginnen nicht erst mit dem Start der Sitzung. Sie beginnen mit der Vorbereitung.

Noch bevor sich jemand hinsetzt (oder einloggt), gibt es einige wichtige Dinge, die Sie tun können, um das Verfassen von Sitzungsprotokollen reibungsloser, schneller und präziser zu gestalten, insbesondere wenn Sie das Protokoll führen.

### **Mit einer klaren Traktandenliste starten**

Betrachten Sie die Traktandenliste als Gliederung Ihrer Sitzung. Sie zeigt auf, welche Themen behandelt werden, in welcher Reihenfolge und oft auch, wer welches Thema präsentiert. Das hilft nicht nur den Teilnehmenden, den Überblick zu behalten, sondern gibt auch der protokollführenden Person eine Struktur, um in Echtzeit Notizen zu erfassen. Jeder Punkt auf der Traktandenliste wird zu einem Abschnitt im Protokoll, was das Enddokument deutlich leichter organisierbar macht.

Wenn keine Traktandenliste im Voraus verschickt wurde, bitten Sie darum. Oder erstellen Sie bei Bedarf selbst eine einfache Version auf Basis des Ziels der Sitzung. Selbst eine einfache Aufzählung kann bereits helfen.

### **Datum, Uhrzeit und Ort bestätigen**

Es klingt selbstverständlich, aber Sitzungsprotokolle, die grundlegende Angaben wie Datum, Uhrzeit und Ort weglassen, verlieren schnell an Kontext. Ganz gleich, ob es sich um ein wiederkehrendes Meeting oder eine jährliche Strategiesitzung handelt, stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen korrekt erfassen. Falls die Sitzung virtuell oder hybrid stattfindet, geben Sie auch die verwendete Plattform (Zoom, Teams usw.) als Teil des Ortes an.

### **Wissen, wer im Raum ist**

Bereiten Sie vor Beginn der Sitzung eine Liste der Teilnehmenden vor und notieren Sie, wer erwartet wird, aber fehlt. Diese Information benötigen Sie später beim Verfassen der Sitzungsprotokolle, und es ist wesentlich einfacher, sie in Echtzeit zu dokumentieren als im Nachhinein zu rekonstruieren. Bei formellen Sitzungen, wie etwa Vorstandssitzungen, ist eine korrekte Anwesenheitsliste besonders wichtig.

### **Eine protokollführende Person zuweisen (und offiziell machen)**

Wenn es Ihre Aufgabe ist, das Protokoll zu führen, seien Sie sich Ihrer Rolle bewusst. Falls jemand anderes dafür zuständig ist, stellen Sie sicher, dass diese Person vorbereitet ist. Die protokollführende Person sollte aktiv zuhören, relevante Details ohne Ablenkung erfassen und objektiv bleiben.

In stärker strukturierten Umgebungen, wie bei Unternehmensvorständen oder Sitzungen in Non-Profit-Organisationen, ist es üblich, und oft auch durch Vorschriften vorgeschrieben, im Vorfeld eine offizielle Protokollführung oder ein Sekretariat zu benennen.

### **Bei Bedarf einen Blick in die Geschäftsordnung werfen**

Wenn die Sitzung nach der Geschäftsordnung gemäss [Robert’s Rules of Order](https://robertsrules.com) abläuft, hilft es, sich mit den grundlegenden Anträgen, Formaten und Begriffen vertraut zu machen. So stellen Sie sicher, dass die Sitzungsprotokolle das tatsächliche Geschehen widerspiegeln, und nicht nur das, was gesagt wurde. Auch wenn nicht jede Organisation diese Regeln anwendet, kann deren Kenntnis Ihre Fähigkeiten als protokollführende Person deutlich stärken.

## **Während der Sitzung: Was Sie erfassen sollten und wie**

Sobald die Sitzung beginnt, beginnt auch Ihre Aufgabe als protokollführende Person. Ihr Ziel ist es, die wichtigsten Punkte, Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten, und zwar so, dass sie das tatsächliche Geschehen widerspiegeln, nicht die genaue Wortwahl. Der Schlüssel liegt darin, fokussiert, organisiert und bereit für das Mitschreiben in Echtzeit zu sein.

### **Bleiben Sie bei den Fakten, nicht beim Wortlaut**

Gute Sitzungsprotokolle fassen das Wesentliche zusammen:

- Was wurde besprochen
- Was wurde beschlossen
- Welche Aufgaben wurden zugeteilt
- Wer ist verantwortlich
- Und wann wurde die Sitzung beendet
- Lassen Sie Small Talk, Nebenunterhaltungen und persönliche Kommentare weg. Ziel ist ein klares, leicht lesbares Protokoll, das dem Team hilft, voranzukommen, kein detailliertes Transkript.

### **An der Traktandenliste orientieren, um den Überblick zu behalten**

Nutzen Sie die Traktandenliste als Struktur. Erstellen Sie zu jedem Punkt einen Abschnitt in Ihren Notizen. Selbst wenn die Diskussion vom Plan abweicht (was häufig passiert), hilft Ihnen diese Gliederung, die finalen Sitzungsprotokolle übersichtlich und verständlich zu gestalten.

### **Wichtige Entscheidungen und Aufgaben klar festhalten**

Wird eine Entscheidung getroffen, halten Sie sie fest. Wird eine Aufgabe vergeben, notieren Sie, an wen sie geht und welches Ergebnis oder welcher Termin erwartet wird. Genau diese Informationen machen Sitzungsprotokolle wertvoll, denn sie verwandeln Diskussionen in Verbindlichkeit.

Beispiele:

„Das Team hat dem Marketingbudget für Q3 zugestimmt.“

„Lena erstellt bis zum 5. Juni die Onboarding-Checkliste.“

„Die IT prüft bis zur nächsten Sitzung neue Lösungen für Zugriffskontrolle.“

Solche Formulierungen werden Ihre Teammitglieder später gezielt suchen, machen Sie sie leicht auffindbar.

### **Anträge, Abstimmungen und formelle Punkte genau erfassen**

Wenn Sie Sitzungsprotokolle für eine Vorstandssitzung oder ein Meeting gemäss der Geschäftsordnung nach Robert’s Rules of Order erstellen, ist besondere Präzision gefragt. Halten Sie Anträge wörtlich fest, notieren Sie, wer sie gestellt und unterstützt hat, und erfassen Sie das Abstimmungsergebnis (einstimmig, Mehrheitsbeschluss, Enthaltungen usw.).

An dieser Stelle werden Ihre Protokolle zu einem verbindlichen, offiziellen Dokument, nicht nur zu einer hilfreichen Zusammenfassung.

### **Mitschreiben, solange alles frisch im Gedächtnis ist**

Wenn möglich, schreiben Sie während der Sitzung oder direkt danach. Warten Sie nicht zu lange, kleine, aber wichtige Details geraten sonst schnell in Vergessenheit.

Wenn es sich um eine komplexe Diskussion handelt, machen Sie sich vorerst Notizen in Stichworten oder mit Zeitmarken und ergänzen Sie die Details, solange alles noch präsent ist.

Sie können auch kollaborative Plattformen wie WEDO nutzen, um Notizen in Echtzeit zu strukturieren, Aufgaben zu markieren und Beiträge bestimmten Personen zuzuordnen, ohne den Ablauf der Sitzung zu stören.

## **Nach der Sitzung: Sitzungsprotokolle schreiben und formatieren**

Sobald die Sitzung endet, beginnt die eigentliche Arbeit: Aus Ihren Notizen wird ein klarer, strukturierter und teilbarer schriftlicher Bericht. An diesem Punkt wechselt Ihre Rolle von der Zuhörerin oder dem Zuhörer zur Redaktion. Ziel ist es, Sitzungsprotokolle so zu gestalten, dass sie sowohl für Anwesende als auch für Abwesende nützlich sind.

### **Mit den Grundlagen beginnen**

Jedes Sitzungsprotokolle sollte mit den wichtigsten Informationen beginnen: Datum, Uhrzeit, Art der Sitzung, Teilnehmende, ein Verweis auf die Traktandenliste oder deren Hauptthemen sowie der Name der protokollführenden Person.

Diese Angaben bilden die Grundlage und schaffen Klarheit für alle, die das Protokoll später einsehen, besonders wichtig im Hinblick auf Compliance, Prüfungen oder Archivierung.

### **Klar, präzise und neutral bleiben**

Verwenden Sie eine professionelle, aber sachliche Sprache. Ihre Aufgabe ist es, zu dokumentieren, nicht zu interpretieren. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte und getroffenen Entscheidungen und lassen Sie unnötige Details oder Randbemerkungen weg. Schreiben Sie in der Vergangenheitsform, vermeiden Sie Ich-Formulierungen und sorgen Sie für eine einheitliche Struktur.

Beispiel:

✅ „Der Vorstand hat die überarbeitete Finanzrichtlinie genehmigt.“

❌ „Ich fand die Richtlinie sehr sinnvoll und alle schienen einverstanden zu sein.“

Lassen Sie die Fakten für sich sprechen.

### **Entscheidungen und Aufgaben hervorheben**

Genau danach suchen die meisten Personen im sitzungsprotokoll: Was wurde besprochen, was wurde beschlossen und wer ist wofür verantwortlich? Verwenden Sie Formatierungen (Fettschrift oder Aufzählungen), um diese Punkte hervorzuheben. Je leichter das Dokument zu überfliegen ist, desto nützlicher wird es.

Erwägen Sie, Aufgaben entweder am Ende jedes Traktandenpunkts aufzulisten oder sie in einer zusammenfassenden Übersicht am Ende des Protokolls zu bündeln.

### **Vorlagen verwenden, um Zeit zu sparen und konsistent zu bleiben**

Auch wenn Ihre Organisation kein offizielles Format vorgibt, kann eine gute sitzungsprotokoll-Vorlage den gesamten Prozess schneller und einheitlicher machen. Sie reduziert Unsicherheiten, stellt sicher, dass keine Abschnitte fehlen, und erleichtert das Lesen.

Die meisten Vorlagen enthalten:

- Überschriften für jeden Punkt der Traktandenliste
- Ein eigenes Feld für Entscheidungen oder Abstimmungen
- Platz für Aufgaben und Fälligkeitsdaten
- Einen abschliessenden Hinweis zum Sitzungsende

Mit einer digitalen Plattform wie WEDO können Sie wiederverwendbare Vorlagen erstellen und den Protokollierungsprozess in Echtzeit optimieren, so müssen Sie nicht jedes Mal bei null anfangen.

### **Auf Richtigkeit prüfen**

Bevor Sie das Protokoll verschicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Namen, Entscheidungen und Daten zu überprüfen. Wenn eine Abstimmung stattgefunden hat, kontrollieren Sie die Anzahl. Wenn jemand eine Aufgabe übernommen hat, stellen Sie sicher, dass sie der richtigen Person zugeordnet wurde. Solche kleinen Fehler können später zu grossen Missverständnissen führen.

## **Sitzungsprotokolle richtig teilen und archivieren**

Sobald Ihre Sitzungsprotokolle verfasst sind, lassen Sie sie nicht im Entwurfsordner liegen. Je schneller sie geteilt werden, desto nützlicher sind sie, besonders solange die Details noch frisch im Gedächtnis sind und Aufgaben zeitkritisch sein können.

![Infografik mit dem Titel „Besprechungsprotokolle richtig teilen und speichern“ mit Tipps wie: ein sauberes, scanbares Format verwenden, leicht zugänglich machen, innerhalb von 24–48 Stunden versenden, mit den richtigen Personen teilen und sicher speichern.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sharing_and_storing_meeting_minutes_the_right_way_de_ac50ab9b57.png)

### **Protokolle zeitnah nach der Sitzung versenden**

Ziel sollte sein, Sitzungsprotokolle innerhalb von 24 Stunden, spätestens jedoch nach 48 Stunden zu versenden. Eine zeitnahe Verteilung fördert den Fortschritt, stärkt die Verbindlichkeit und gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, frühzeitig etwaige Fehler oder Missverständnisse zu korrigieren.

Wenn das Protokoll noch Korrekturen oder Genehmigungen enthält (was bei Vorstandssitzungen häufig der Fall ist), weisen Sie beim Versand klar darauf hin.

Beispiel für eine Notiz:

„Im Anhang finden Sie das Entwurfsprotokoll der Sitzung vom 10. Mai. Bitte überprüfen Sie den Inhalt und senden Sie eventuelle Ergänzungen oder Korrekturen bis Freitag um 17 Uhr.“

### **Einfachen Zugang und gute Lesbarkeit ermöglichen**

Niemand möchte sich durch lange E-Mail-Verläufe kämpfen, um die aktuelle Version zu finden. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile, teilen Sie das Protokoll in einem vertrauten Format (PDF, Google-Dokument oder über einen WEDO-Link) und achten Sie auf eine übersichtliche Struktur, besonders bei den wichtigsten Punkten, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben.

In Tools wie WEDO können Sie Sitzungsprotokolle in Echtzeit erfassen und direkt in einem gemeinsamen Arbeitsbereich veröffentlichen, in dem Teams ohne Verzögerung einsehen, kommentieren und nachverfolgen können.

### **An die richtigen Personen senden**

Wer die Sitzungsprotokolle erhalten soll, hängt von der Art der Sitzung ab:

- Bei einem Teammeeting: Nur die Teilnehmenden und relevante Stakeholder
- Bei einem Projektupdate: Zusätzlich externe Mitwirkende oder Projektverantwortliche
- Bei Vorstandssitzungen: Alle Vorstandsmitglieder, die Geschäftsleitung, juristische Beratung (falls erforderlich) und alle Personen, die Folgeaufgaben übernehmen

Prüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation, ob das Protokoll vor einer breiteren Verteilung formell genehmigt werden muss.

### **Sicher und auffindbar archivieren**

Sobald die Sitzungsprotokolle geteilt wurden, werden sie Teil des organisationalen Wissens. Behandeln Sie sie wie jedes andere offizielle Dokument: strukturiert, versioniert und gesichert.

Cloudbasierte Systeme wie WEDO ermöglichen es, Protokolle zu taggen, zu durchsuchen und mit spezifischen Projekten zu verknüpfen, so finden Sie später schnell, was wann besprochen oder beschlossen wurde. Diese Rückverfolgbarkeit ist besonders hilfreich, wenn frühere Entscheidungen überprüft oder Unstimmigkeiten geklärt werden müssen.

## **Wie WEDO Sie dabei unterstützt, bessere Sitzungsprotokolle zu schreiben und zu verteilen**

Das Schreiben und Teilen effektiver Sitzungsprotokolle muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Struktur und den passenden Tools wird es zu einem nahtlosen Bestandteil der täglichen Teamarbeit.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde entwickelt, um diesen Prozess von Anfang bis Ende zu vereinfachen. Anstatt zwischen E-Mails, Dokumenten und Klebezetteln hin- und herzuwandern, können Sie Ihre Sitzung mit einer gemeinsamen Traktandenliste planen, im Voraus Rollen zuweisen und Ihre Notizen in Echtzeit dort erfassen, wo die Diskussion stattfindet.

Sobald die Sitzung endet, sind Ihre Notizen bereits strukturiert und einsatzbereit. Sie können eine klare, leicht lesbare Zusammenfassung veröffentlichen, die richtigen Personen benachrichtigen und Aufgaben direkt in der Plattform weiterverfolgen. Und da alle Informationen sicher gespeichert und nach Thema, Projekt oder Teilnehmenden durchsuchbar sind, müssen Sie nie wieder alte Dateien oder Nachrichtenverläufe durchsuchen, um herauszufinden, was beschlossen wurde.

Ob Sie ein informelles Teammeeting oder formelle Sitzungsprotokolle bei einer Vorstandssitzung erfassen, [WEDO](https://wedo.com/de/features) hilft Ihnen, konsistent, regelkonform und organisiert zu bleiben. [Probieren Sie](https://wedo.com/de/signup) es bei Ihrer nächsten Sitzung kostenlos aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, Diskussionen in Entscheidungen und Entscheidungen in konkrete Handlungen zu verwandeln.

Lernen Sie, wie Sie effektive Sitzungsprotokolle verfassen und teilen, von der Mitschrift in Echtzeit bis zur finalen Verteilung, mit Tipps, Vorlagen und Tools von WEDO.

Grafik mit dem Titel „Vollständiger Leitfaden für effektive Sitzungsprotokolle“ auf violettem Hintergrund, daneben ein Symbol eines Laptops mit einem Dokument auf dem Bildschirm.

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Vollständiger Leitfaden für effektive Sitzungsprotokolle

Sie haben die Sitzung fünf Minuten früher beendet. Das Team nickte zustimmend, einige Personen haben sich freiwillig für die nächsten Schritte gemeldet, und es fühlte sich wie eine produktive Nutzung der Zeit an. Aber in der nächsten Woche ist sich niemand mehr ganz sicher, wer eigentlich was tun sollte.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dies ist der verborgene Preis von Sitzungen, die nicht zu Taten führen. Die Besprechungsagenda wird besprochen, Ideen werden ausgetauscht, aber wenn es an die Umsetzung geht, geht vieles verloren. Aufgaben werden nicht zugewiesen, Fälligkeitsdaten sind unklar, und wichtige Entscheidungen verschwinden in verstreuten Sitzungsnotizen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Es verknüpft Ihre tagesordnung direkt mit einer aktuellen und nachverfolgbaren Aufgabenliste, sodass Sie nicht nur darüber sprechen, was geschehen soll, Sie bringen es tatsächlich voran. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie WEDO Echtzeit-Zusammenarbeit in greifbare Ergebnisse umwandelt, Teams hilft, unnötigen Aufwand zu reduzieren und jede Sitzung effektiv zu gestalten.

![Schaubild mit sechs Schritten, die zeigen, wie Meetings mit WEDO zu Aufgaben werden. Schritte: Tagesordnungspunkt erörtert, Entscheidung getroffen, Aufgabe während des Treffens erstellt, Eigentümer und Fälligkeitsdatum festgelegt, Aufgabe erscheint in der gemeinsamen Aufgabenliste, Nachverfolgung in Echtzeit über Listen-, Kanban- oder Gantt-Ansicht.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_agenda_to_action_how_meetings_turn_into_tasks_with_wedo_de_293625cf23.png)

## Das Problem: Wenn Sitzungen nicht zu Handlungen führen

Den meisten Teams mangelt es nicht an Sitzungen, sondern an der Umsetzung.

Sie können eine grossartige Diskussion führen, eine gut strukturierte Besprechungsagenda haben und alle relevanten Personen im Raum versammeln. Aber wenn niemand die nächsten Schritte festhält oder wenn die Details in einem Notizbuch oder einem vergessenen Dokument verschwinden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis der Schwung verloren geht.

An diesen Punkten kommt es häufig zum Bruch:

- Traktanden werden besprochen, aber keiner Aufgabe oder keinem Ergebnis zugeordnet
- Entscheidungen werden getroffen, aber niemand ist offiziell verantwortlich
- Notizen werden gemacht, sind aber verstreut oder schwer auffindbar
- Eine Woche später versuchen Teammitglieder sich daran zu erinnern, was gesagt wurde, wer sich gemeldet hat und wann es erledigt sein sollte

Wenn das passiert, fühlen sich Sitzungen wie Zeitverschwendung an, nicht weil der Inhalt unwichtig war, sondern weil der Wert nie über die Sitzung hinausgetragen wurde.

Das Ergebnis? Teams verbringen mehr Zeit mit Nachfragen und Klärungen als mit der eigentlichen Umsetzung. Aufgaben werden übersehen, Prioritäten verschwimmen, und dieselben Gespräche wiederholen sich immer wieder.

Wenn Ihre Sitzungsnotizen, Protokolle und Aktionspunkte nicht mit dem tatsächlichen Workflow Ihres Teams verknüpft sind, dann verwalten Sie Ihre Sitzungen nicht, Sie halten sie nur ab.

## **Wie ein effektiver Sitzungs-Workflow aussieht**

Eine effektive Sitzung endet nicht mit dem Ende des Anrufs, sie setzt sich in der darauffolgenden Arbeit fort.

Sie beginnt mit einer klaren tagesordnung, die allen Teilnehmenden bereits vor Beginn der Diskussion Kontext und Struktur bietet. Jeder Punkt auf der Besprechungsagenda verfolgt ein Ziel: eine Entscheidung treffen, ein Problem lösen, eine Aufgabe zuweisen oder eine Priorität klären. So kommt niemand nur zu einer blossen Statusmeldung.

Während der Sitzung verschiebt sich der Fokus vom Reden zum Handeln. Ideen werden festgehalten, Hindernisse benannt und Entscheidungen dokumentiert. Zentrale Erkenntnisse werden direkt notiert, solange sie noch frisch sind, und Zuständigkeiten werden vor Ende der Sitzung geklärt, damit es keine Unklarheiten darüber gibt, wer was zu tun hat.

Nach der Sitzung verschwinden diese Aufgaben nicht einfach im Nichts. Sie werden verfolgt, überprüft und sind für alle Beteiligten sichtbar. Teammitglieder wissen, [was Priorität hat](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben). Projektverantwortliche können den Fortschritt einsehen, ohne Nachfass-E-Mails senden zu müssen. Und wenn die nächste Sitzung ansteht, ist klar, was vorangekommen ist und was noch Aufmerksamkeit benötigt.

Ein solcher Workflow macht aus einer Sitzung einen echten Fortschrittspunkt, und nicht nur eine weitere Diskussion. Und genau diese Struktur lässt sich mit WEDO ganz einfach umsetzen.

## **Wie WEDO Sitzungen in Echtzeit mit Aufgaben verknüpft**

![Vergleich zwischen einem fragmentierten und einem verbundenen Arbeitsablauf. Links: „Ohne WEDO“ – Agenda in E-Mails, manuell erstellte Aufgaben, verstreuter Nachverfolgung. Rechts: „Mit WEDO“ – geteilte Agenda, Live-Notizen und Aufgaben, automatische Nachverfolgung, klare Verantwortlichkeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/one_tool_for_meetings_and_tasks_no_more_gaps_de_11e2baad0b.png)

Bei den meisten Sitzungs-Tools verlässt man die Sitzung mit dem vagen Gefühl, dass irgendjemand etwas tun sollte. Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) wissen Sie genau, was als Nächstes passiert, denn die Arbeit ist bereits im Gange.

Der Sitzungs-Arbeitsbereich von WEDO ist auf Aktion ausgerichtet. Jeder Punkt auf der tagesordnung wird zu einem aktiven Container für Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse. Während die Sitzung läuft, können Aktionspunkte erfasst, Aufgabenverantwortliche zugewiesen, Fälligkeitsdaten gesetzt sowie Dateien oder Kommentare hinzugefügt werden, alles in Echtzeit, ohne das Tool zu wechseln.

Aufgaben müssen nicht nachträglich erstellt werden. Sie können direkt während der Sitzung angelegt werden, für alle Teammitglieder sichtbar, sobald sie zugewiesen werden. Und da jede Aufgabe mit dem entsprechenden tagesordnungspunkt oder der Entscheidung verknüpft bleibt, entfällt das spätere Durchsuchen von E-Mails oder Notizen, um sich an das „Warum“ zu erinnern.

Sobald die Sitzung endet, befinden sich die Aufgaben bereits dort, wo sie hingehören: in der gemeinsamen Aufgabenliste Ihres Teams, vollständig dokumentiert und bereit zur Nachverfolgung. Kein Duplizieren, kein manuelles Übertragen, keine Unklarheiten.

Diese Art der Echtzeit-Integration bedeutet: [Sitzungen in WEDO](https://wedo.com/de/features/meetings) sind mehr als nur Gespräche, sie sind Startpunkte für die Umsetzung. Und für verteilte Teams ist genau das der Unterschied zwischen abgestimmtem Arbeiten und dem Zurückfallen.

## **Eine Plattform für Sitzungsmanagement und Aufgabenverfolgung**

Die meisten Teams verlassen sich auf ein Flickwerk verschiedener Tools, um Sitzungen zu verwalten und Aufgaben nachzuverfolgen: ein Tool für Kalender, ein anderes für tagesordnungen, ein separates System für [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) und vielleicht noch ein paar geteilte Dokumente für Notizen. Es funktioniert, aber nur gerade so.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) ersetzt dieses Durcheinander durch ein einheitliches und vernetztes Erlebnis.

Sie können Ihre Besprechungsagenda erstellen und teilen, die Sitzung durchführen, Notizen und Aktionspunkte erfassen. Entscheidungen verwandeln sich dabei ganz natürlich in nachverfolgbare Aufgaben, ganz ohne zusätzliche Tools. Alles wird in Echtzeit synchronisiert, und jedes Teammitglied sieht dieselben Informationen, ob im Raum, remote zugeschaltet oder im Nachgang.

Anstelle verstreuter Updates und Nachfass-E-Mails hat Ihr Team einen zentralen Ort, um zu überprüfen, was besprochen, was entschieden wurde und was als Nächstes passieren muss. Alle Sitzungsinhalte und Ergebnisse befinden sich an einem Ort, so geht nichts in der Nachbereitung verloren.

WEDO funktioniert genauso gut für tägliche Team-Check-ins wie für formelle Vorstandssitzungen. Unabhängig vom Format hilft es Teams, organisiert und verantwortlich zu bleiben, ganz ohne ständigen Kontextwechsel.

Indem WEDO Sitzungsmanagement und Aufgabenverfolgung in einer einzigen Plattform vereint, gibt es Ihnen die Zeit und Klarheit zurück, die in fragmentierten Systemen verloren gehen.

## **Zeit sparen und Verantwortlichkeiten stärken**

Die Umsetzung ist der Punkt, an dem die meisten Sitzungen scheitern. Selbst wenn Aufgaben erfasst werden, fällt es Teams oft schwer, den Fortschritt im Blick zu behalten oder zu erkennen, wo es hakt. WEDO wurde entwickelt, um genau diesen Teil zu erleichtern, mit praxisnahen Möglichkeiten, die Konzentration auch lange nach Ende der Sitzung aufrechtzuerhalten.

Arbeit sieht nicht in jedem Team gleich aus. Manche Projekte verlaufen schnell und erfordern eine visuelle Nachverfolgung. Andere beinhalten komplexe Abhängigkeiten, die über Wochen oder Monate hinweg geplant werden müssen. WEDO unterstützt all das. Teams können ihre Aufgaben auf verschiedene Arten organisieren, sei es über eine einfache Liste, ein Kanban-Board für einen schnellen Überblick oder ein [Gantt-Diagramm](https://wedo.com/de/blog/projekte-effizient-verwalten-mit-dem-gantt-diagramm-in-wedo), das Prioritäten entlang eines Zeitplans abbildet.

Jede Ansicht ist vollständig kollaborativ und immer aktuell, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben, während sich die Arbeit weiterentwickelt. Es ist kein Toolwechsel oder Datenexport notwendig, alles bleibt an einem Ort und ist für alle zugänglich, die es benötigen.

Für Prozesse, die sich teamübergreifend oder regelmäßig wiederholen, bietet WEDO [anpassbare Vorlagen für Checklisten](https://wedo.com/de/features/tasks). Teams können ihre effektivsten Workflows speichern und mit wenigen Klicks wiederverwenden, ob für die Vorbereitung einer vierteljährlichen Überprüfung, eine regelmässig stattfindende Vorstandssitzung oder das Onboarding eines neuen Teammitglieds. Vorlagen sorgen für Konsistenz und helfen, Fehler zu vermeiden, die beim Neuanfang entstehen.

WEDO sorgt dafür, dass die Umsetzung sichtbar und strukturiert bleibt, auch nach Ende der Sitzung. Teammitglieder können sich auf ihre Prioritäten konzentrieren, ohne ständige Rückfragen, während Projektverantwortliche einen klaren Überblick über den Fortschritt in Aufgaben und Zeitplänen behalten. Indem alles miteinander verknüpft bleibt, von der tagesordnung bis zur Umsetzung, unterstützt WEDO Teams dabei, verantwortlich zu bleiben, ohne zusätzlichen Aufwand.

## **Fazit**

Sitzungen gehören zu den wertvollsten Möglichkeiten, ein Team auf gemeinsame Ziele auszurichten, aber nur, wenn sie auch zu Handlungen führen. Ohne ein klares System zur Erfassung von Aufgaben, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und zur Sicherstellung des Arbeitsfortschritts enden selbst die produktivsten Diskussionen als vergessene Notizen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) verknüpft alle Teile des Sitzungsprozesses, von der Planung der tagesordnung bis zur Nachverfolgung der umgesetzten Aufgaben. Aktionspunkte sind nicht verstreut, verzögert oder vergessen. Sie werden in Echtzeit erstellt, mit Kontext zugewiesen und sind für alle sichtbar, die sie benötigen.

Anstatt Sitzungen in einem Tool zu verwalten und Aufgaben in einem anderen, arbeitet Ihr Team mit einer einzigen Plattform. Einer Plattform, die Prioritäten klar macht, Verantwortlichkeiten sichtbar hält und Projekte auf Kurs bringt, sei es bei einem täglichen Team-Sync oder einer formellen Vorstandssitzung.

Wenn Ihr Team bereit ist, Sitzungen in echten Fortschritt zu verwandeln, ist [WEDO](https://wedo.com/de/features) genau dafür gemacht. [Testen Sie es noch heute kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, von der tagesordnung zur Umsetzung zu gelangen, ohne einen einzigen Schritt zu verpassen.

Erfahren Sie, wie Sie mit WEDO effektivere Sitzungen abhalten, indem Sie Tagesordnungspunkte in Aufgaben umwandeln, Fälligkeitstermine festlegen und die Arbeit in Echtzeit vorantreiben. 

Roter Hintergrund mit dem Text „Wie WEDO Ihre Sitzungen mit Aufgaben verknüpft“ und einem blauen Symbol: ein Zahnrad mit einer Person, verbunden mit einer Liste abgehakter Kästchen.

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Von der Tagesordnung zur Aktion: Wie WEDO Ihre Sitzungen mit Aufgaben verknüpft

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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