Die meisten Menschen hassen keine Teamsitzungen. Was sie hassen, ist, an etwas teilzunehmen, das scheinbar zu nichts führt.

Wir alle kennen das: ein wöchentliches Check-in, das in eine ausschweifende Diskussion abdriftet, ein Projektabgleich, bei dem dieselben Status-Updates wiederholt werden, oder eine Mitarbeitersitzung, in der nichts entschieden wird und niemand weiss, wie es weitergeht. Wenn das zur Norm wird, fühlen sich Sitzungen nicht mehr produktiv an, sondern eher wie Zeitverschwendung.

Aber das muss nicht so sein. Eine gut durchgeführte Teamsitzung kann allen helfen, Updates auszutauschen, Entscheidungen zu erleichtern, Prioritäten zu klären und mit klaren To-dos herauszugehen. Sie kann ein Raum für den Ideenaustausch sein und nicht nur zum Abhaken von Punkten dienen. Der Unterschied liegt in ein paar einfachen Dingen: Vorbereitung, Struktur, Beteiligung und Nachverfolgung.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was eine effektive Teamsitzung ausmacht, wie Sie eine fokussierte Agenda für eine Teamsitzung erstellen und was Sie vor, während und nach der Sitzung tun sollten, damit sie tatsächlich Fortschritte bringt. Ob Sie ein kleines Team führen oder ein bereichsübergreifendes Abstimmungsmeeting leiten – diese Best Practices für Teamsitzungen helfen Ihnen, unnötiges Durcheinander zu vermeiden und jede Minute besser zu nutzen.

![Infografik über Teamsitzungen mit Erfolgsfaktoren — klarer Zweck, strukturierte Tagesordnung, pünktlicher Beginn, ausgewogene Beteiligung, Aktionspunkte — und Zeitfressern wie vage Agenda, verspäteter Start, keine Entscheidungen, verlorene Nachverfolgungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/team_meetings_what_works_what_doesnt_de_11d7f8747d.png)

## **Was eine Teamsitzung lohnenswert macht**

Sitzungen sollten die Arbeit voranbringen. Das ist der einfachste Massstab.

Eine [Teamsitzung](https://wedo.com/de/features/meetings), in der sich alle abstimmen, Entscheidungen treffen und mit klaren nächsten Schritten herausgehen? Lohnenswert. Eine Sitzung, die 45 Minuten mit verstreuten Gedanken, nicht nachverfolgten To-dos und keinem echten Ergebnis verschlingt? Genau da beginnen Teams, sich innerlich auszuklinken und sich zu fragen, warum sie überhaupt erschienen sind.

Eine effektive Teamsitzung schafft Klarheit. Sie vermittelt den Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis davon, was gerade passiert, was als Nächstes passieren muss und wer was übernimmt. Auch wenn nicht jedes Problem sofort gelöst wird, sollte die Sitzung zu Fortschritt führen: Hindernisse werden sichtbar, Prioritäten angepasst, Zeitpläne verfeinert.

Doch das gelingt nur, wenn Sitzungen ein Ziel haben, das über ein „kurzes Check-in“ hinausgeht.

Wenn Ihre Teamsitzungen hauptsächlich für Status-Updates genutzt werden, überlegen Sie, ob diese Informationen nicht auf anderem Wege geteilt werden könnten – zum Beispiel in einem gemeinsamen Dokument, einem Slack-Kanal oder per asynchronem Video-Update. Sitzungen sind teuer. Sie beanspruchen viel Zeit mit klugen Köpfen in einem Raum (oder Zoom), und diese Zeit sollte reserviert sein für Arbeiten, die wirklich vom Live-Austausch profitieren: Problemlösung, Ideenaustausch, Entscheidungen treffen und Fragen stellen, die ein direktes Hin und Her erfordern.

Bevor Sie die nächste Mitarbeitersitzung ansetzen oder daran teilnehmen, fragen Sie sich:

- Welches Ergebnis wollen wir erreichen?
- Müssen wir dafür live zusammenkommen?
- Wer muss wirklich im Raum sein?

Der Erfolg einer Teamsitzung wird nicht daran gemessen, wie lange sie dauert, sondern daran, ob sich danach etwas verändert hat.

## **Planen Sie voraus mit einer zielgerichteten Agenda für die Teamsitzung**

Wenn Ihre Sitzung keinen soliden Plan hat, bevor sie beginnt, sollten Sie sich nicht wundern, wenn sie aus dem Ruder läuft. Eine klare Agenda für die Sitzung hilft dem Team, vorbereitet zu erscheinen, abgestimmt zu bleiben und tatsächlich etwas zu erreichen.

Die Agenda setzt Erwartungen. Sie sagt den Teilnehmenden der Sitzung, warum sie da sind, was besprochen wird und welchen Beitrag sie leisten sollen. Allein das kann die Dynamik von passiver Anwesenheit zu aktiver Beteiligung verändern.

Aber nicht alle Agenden sind gleich gut. Eine lange Liste vager Gesprächspunkte ist nicht besser als gar keine Agenda. Streben Sie stattdessen drei Dinge an: Relevanz, Klarheit und Zielorientierung. Jeder Punkt auf der Agenda sollte seinen Platz verdient haben.

Einige Best Practices:

- Formulieren Sie Agendapunkte als Fragen oder Ergebnisse („Entscheidung zum Einstellungsplan Q3“ statt „Einstellungen“)
- Ordnen Sie die Punkte nach Dringlichkeit oder strategischem Wert
- [Weisen Sie bei Bedarf Zeitblöcke zu](https://wedo.com/de/blog/wie-zeitbloecke-ihnen-helfen-ihre-taegliche-arbeitsbelastung-zu-bewaeltigen) – und halten Sie sich daran
- Notieren Sie, wer für welches Thema verantwortlich ist, damit keine Unklarheiten bestehen

Schon fünf Minuten Vorbereitung können den gesamten Ton einer Teamsitzung verändern. Teilen Sie die Agenda im Voraus – nicht fünf Minuten vor Beginn. So haben die Teammitglieder Zeit, um nachzudenken, Rückmeldungen einzuholen oder Updates vorzubereiten, ohne überrumpelt zu werden.

Und wenn etwas nicht auf die Agenda gehört? Streichen Sie es. Einer der einfachsten Wege, Zeitverschwendung in Sitzungen zu vermeiden, ist, sie nicht mit Punkten zu überladen, die auch per E-Mail, Kommentar-Thread oder asynchronem Check-in erledigt werden könnten.

## **Sitzungen pünktlich beginnen und beenden**

Es klingt einfach, aber Ihre Teamsitzungen konsequent pünktlich zu beginnen und zu beenden, kann völlig verändern, wie Ihr Team den Wert gemeinsamer Sitzungen wahrnimmt.

Menschen [erscheinen eher vorbereitet und bleiben engagiert](https://wedo.com/de/blog/strategien-fuer-engagement-in-effektive-meetings), wenn sie wissen, dass die Sitzung nicht ausufert oder 20 Minuten zu spät beginnt. Starten Sie pünktlich oder mit einer kurzen Karenzzeit – unabhängig davon, wer noch fehlt. Wenn Sie zu lange auf Zuspätkommende warten, vermitteln Sie, dass Pünktlichkeit keine Rolle spielt. Belohnen Sie stattdessen Pünktlichkeit, indem Sie rechtzeitig beginnen – selbst wenn es nur mit einem Rückblick oder einem kurzen Check-in ist.

Achten Sie anschliessend auf das Tempo. Wenn Sie Zeitblöcke für die Traktanden festgelegt haben, respektieren Sie diese. Ein kurzer Hinweis wie „Wir haben noch fünf Minuten für dieses Thema“ hilft der Gruppe, fokussiert zu bleiben, ohne die Diskussion abrupt zu beenden. Falls weiterhin Gesprächsbedarf besteht, verschieben Sie den Punkt für ein Follow-up oder in einen asynchronen Thread.

Und ja, beenden Sie die Sitzung pünktlich – auch wenn nicht alles besprochen wurde. Das fördert eine bessere Priorisierung beim nächsten Mal und schafft für Ihre Teammitglieder verlässliche zeitliche Rahmenbedingungen. Niemand möchte zu einem „30-minütigen Check-in“ erscheinen, der immer zu einer einstündigen Besprechung wird.

Ein starker Abschluss bedeutet auch Klarheit: Wiederholen Sie die To-dos, bestätigen Sie die Fälligkeiten und stellen Sie sicher, dass klar ist, wer was übernimmt. Eine Minute für diese Zusammenfassung hilft, den klassischen Moment „Was haben wir eigentlich entschieden?“ nach dem Call zu vermeiden.

Je konsequenter Sie Teamsitzungen zeitlich im Griff haben, desto einfacher wird es für Ihr Team, vorbereitet zu erscheinen, gezielt beizutragen und danach konzentriert weiterzuarbeiten – ohne das Gefühl, ihre Zeit sei vergeudet worden.

## **Beteiligung einfach und sinnvoll gestalten**

Wenn Sitzungen von nur wenigen Stimmen dominiert werden, schalten sich andere Teammitglieder leicht ab – selbst wenn sie etwas Wertvolles beizutragen hätten. Beteiligung sollte sich weder wie eine Bühne noch wie eine Störung anfühlen. Sie sollte ein natürlicher Bestandteil des Prozesses sein.

Das bedeutet nicht, dass alle gleich viel sprechen müssen – aber es sollte bewusst Raum geschaffen werden, damit sich Personen einbringen, Fragen stellen oder etwas klären können, bevor später Verwirrung entsteht. Manchmal heißt das, jemanden direkt anzusprechen. In anderen Fällen bedeutet es, zwischen den Traktanden Pausen einzuplanen, damit niemand um Redezeit kämpfen muss.

Einige kleine Anpassungen können viel bewirken: wechselnde Verantwortliche für einzelne Themen, Nutzung des Chats für kurze Check-ins bei hybriden Sitzungen oder eine kurze Runde mit Updates, bei der jede Person maximal eine Minute spricht. Solche Elemente halten das Team bei der Sache und geben ruhigeren Stimmen die Möglichkeit, sich ohne Druck zu äussern.

Sie können auch Struktur schaffen, ohne unflexibel zu sein. Beauftragen Sie jemanden damit, während der Sitzung Notizen zu machen und To-dos festzuhalten. Eine andere Person kann auf die Zeit achten. Und jemand anderes übernimmt die Rolle, Gespräche wieder auf Kurs zu bringen, wenn sie abschweifen. Ziel ist nicht mehr Rollen, sondern gemeinsame Verantwortung.

Sitzungen wirken sinnvoller, wenn alle wissen, dass ihr Beitrag zählt – nicht zum Abhaken, sondern um Dinge voranzubringen. Und je stärker sich die Beteiligten eingebunden fühlen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie die nächste Teamsitzung als verlorene Zeit ansehen.

## **Nicht nur reden – To-dos festhalten**

Gute Gespräche sind wertvoll – aber sie bedeuten wenig, wenn danach nichts passiert. Einer der einfachsten Indikatoren für eine ineffektive Sitzung ist, wenn Woche für Woche dieselben Themen auftauchen, weil niemand wirklich das erledigt hat, worauf man sich geeinigt hatte.

Jede Diskussion sollte entweder zu einer Entscheidung, einer offenen Frage für später oder einem klaren nächsten Schritt führen. Ohne Follow-up wird die Sitzung zu einem weiteren Gespräch, das nach dem Call einfach verpufft.

Die effektivsten Teams besprechen Probleme nicht nur – sie vergeben Verantwortlichkeiten. Wenn ein Thema abgeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass jemand aufschreibt, was getan werden muss, wer dafür zuständig ist und bis wann. Noch besser: Sagen Sie es laut, bevor Sie zum nächsten Punkt übergehen – etwa so: „Maria wird also bis Freitag die Kundenzusammenfassung entwerfen. Stimmt das so?“

Das Festhalten in den Sitzungsnotizen ist kein Mikromanagement – es schafft Klarheit. Alle gehen mit dem Wissen heraus, was sie zu tun haben, ohne einen Chatverlauf durchsuchen oder interpretieren zu müssen, was eventuell gemeint war. Es erleichtert auch die Nachverfolgung. Wenn eine Frist verpasst wird, kann das Team die Notizen prüfen und schnell wieder auf Kurs kommen.

Hilfreich ist es auch, jedes To-do mit dem Traktandum zu verknüpfen, aus dem es hervorgegangen ist. So geht der Zusammenhang nicht verloren, und alle verstehen nicht nur, was zu tun ist, sondern auch, warum es wichtig ist.

## **Die richtigen Tools nutzen, um Sitzungen produktiv zu halten**

![Infografik mit dem Titel „5 einfache Wege zur Verbesserung Ihrer Teambesprechungen“, die fünf zentrale Maßnahmen zeigt: Tagesordnung im Voraus teilen, ausgewogene Beteiligung fördern, wichtige Themen priorisieren, pünktlich beginnen und enden, sowie Maßnahmen an einem Ort verfolgen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/5_simple_ways_to_improve_your_team_meetings_de_34e839f386.png)

Die von Ihnen verwendeten Tools können Ihre Sitzungen entweder vereinfachen – oder zusätzliches Chaos verursachen. Zwischen Dokumenten, E-Mails, Kalendereinladungen und Chat-Threads hin- und herzuwechseln, mag im Moment machbar erscheinen, aber genau dort gehen oft wichtige Details verloren.

Deshalb spart es Zeit und Nerven, eine einzige Plattform zu nutzen, um den gesamten Sitzungszyklus zu verwalten: Agenda, Notizen, To-dos und Nachbereitung.

Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) sind genau dafür gemacht. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Teamsitzungen zu planen, durchzuführen und nachzubereiten – ganz ohne Hin und Her zwischen verschiedenen Tools. Sie können die Agenda direkt in der Plattform erstellen, Rollen vorab zuweisen und während der Unterhaltung strukturierte Notizen erfassen.

Kein Wechseln mehr zwischen Notiz-App, Kalender und Projektplaner. Kein Rätselraten mehr, wer was übernehmen sollte.

Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) können Sie:

- Wiederverwendbare Agendavorlagen erstellen, um wiederkehrende Sitzungen zu vereinfachen
- Notizen in Echtzeit erfassen, direkt verknüpft mit den Traktanden
- To-dos mit klaren Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten sofort zuweisen
- Sitzungszusammenfassungen automatisch mit dem Team teilen
- Frühere Teamsitzungen einsehen, um nachzuvollziehen, was besprochen und was erledigt wurde

Wenn sich Ihre Sitzungen zwar im Moment produktiv anfühlen, aber keine klaren Ergebnisse bringen, ist es Zeit, den Kreislauf zu schliessen. Probieren Sie [WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) bei Ihrer nächsten Teamsitzung aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, fokussiert zu bleiben, abgestimmt zu arbeiten und aus Gesprächen echten Fortschritt zu machen.

Lernen Sie, wie Sie fokussierte Teamsitzungen durchführen, die zu Ergebnissen führen – statt zu Erschöpfung. Erhalten Sie praxisnahe Tipps, Strategien für die Agenda und Tools, mit denen Sitzungen Wirkung zeigen.

Rosa Grafik mit dem französischen Titel „Comment animer des réunions d’équipe efficaces“ und einer Illustration von drei Personen unter drei Sternen

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Teamsitzungen effektiv und ohne Zeitverlust führen

Sie sind fünf Minuten in der Sitzung und bereuen sie bereits. Kameras sind ausgeschaltet, jemand ist mit Multitasking beschäftigt, und Ihre Frage verhallt im Raum. Niemand antwortet. Sie schauen in Ihre Notizen … Hat nicht letzte Woche schon genau dieses Gespräch stattgefunden?

Willkommen beim Problem moderner Sitzungen: Die Leute erscheinen – aber sie sind nicht wirklich da.

Es liegt nicht daran, dass es ihnen egal ist. Sitzungen fühlen sich für viele einfach wie etwas an, das mit ihnen geschieht – nicht wie etwas, an dem sie aktiv teilnehmen. Keine klare Richtung, keine Energie und kein Grund, sich zu äussern – also tun es die meisten auch nicht.

Und dennoch planen wir weiter Sitzungen.

Teamsitzungen, Check-ins, virtuelle Brainstormings – sie fressen Stunden der Woche, aber allzu oft bleibt nichts davon hängen. Keine Entscheidungen. Keine echte Diskussion. Nur ein weiterer Platzhalter im Kalender.

Das Problem sind nicht die Sitzungen. Das Problem sind Sitzungen ohne Engagement.

Wenn Menschen nicht zur Mitarbeit eingeladen werden, wenn sie sich nicht gehört, gebraucht oder überhaupt wahrgenommen fühlen, dann merkt man das. Ideen versiegen. Der Schwung kommt zum Stillstand. Und das Ganze fühlt sich mehr nach einer Formalität als nach einem Raum für echte Zusammenarbeit an.

Deshalb ist Engagement in Sitzungen so wichtig.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die genug von wirkungslosen Sitzungen haben. Wir stellen Ihnen kluge, praxisnahe Strategien vor, mit denen Sie echte Gespräche anregen, mehr Stimmen in den Raum (oder Anruf) holen und Sitzungen wieder zu einer sinnvollen Zeitnutzung machen können. Ob Ihr Team im Büro ist, vollständig remote oder irgendwo dazwischen – diese Taktiken helfen allen, fokussiert und eingebunden zu bleiben und sich vielleicht sogar auf das nächste Treffen zu freuen.

## **Warum Engagement in Meetings wirklich zählt**

Engagement in Sitzungen bedeutet nicht nur, sie interaktiver zu gestalten. Es wirkt sich direkt darauf aus, was nach der Sitzung passiert.

Wenn Teilnehmende abschalten, leidet die Klarheit. Menschen verlassen die Sitzung, ohne zu wissen, was von ihnen erwartet wird. Aufgaben werden falsch verstanden. Entscheidungen bleiben vage. Diese Art von Unklarheit summiert sich und bremst letztlich alles aus. Projekte verlieren an Richtung. Die Kommunikation bricht zusammen. Verantwortlichkeiten verschwimmen.

[Effektive Meetings mit engagierten Teilnehmenden](https://wedo.com/de/features/meetings) hingegen schaffen Klarheit und Ausrichtung. Teammitglieder bringen sich früh ein, erkennen Probleme, bevor sie grösser werden, und verlassen die Sitzung mit einem klaren Ziel vor Augen. Anstatt mit Folge-E-Mails oder separaten Gesprächen hinterherzuhinken, gehen alle mit Zuversicht die nächsten Schritte an.

Das hat auch Auswirkungen auf die Teamkultur. Mitarbeitende, die sich gehört fühlen, bleiben engagiert, stellen gezieltere Fragen und unterstützen sich gegenseitig. Die Ergebnisse verbessern sich, weil mehr Perspektiven in die Diskussion einfliessen.

Das wird umso wichtiger, wenn sich nicht alle im selben Raum befinden. Für Remote-Teams sind Sitzungen oft die einzige Gelegenheit zur Verbindung. Wird diese Zeit nicht sinnvoll genutzt, entsteht Distanz – räumlich und zwischenmenschlich.

Effektives Engagement hält den Prozess am Laufen. Es schafft Klarheit, Vertrauen und Fortschritt. Es ist kein zusätzlicher Schritt – es ist das Fundament für alles Weitere.

![Infografik mit dem Titel „Meetings konzentriert und produktiv halten“, die fünf Tipps für Moderatoren zeigt : Ziel im Voraus nennen, Redner direkt ansprechen, Rolle rotieren lassen, Zeit im Blick behalten, neutral bleiben](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_de_90da91c2da.png)

## **Vor der Sitzung: Die Grundlage für echte Beteiligung schaffen**

Jetzt, da wir uns einig sind, warum Engagement in Sitzungen wichtig ist, sprechen wir darüber, wie es erreicht werden kann. Es beginnt, bevor die Sitzung überhaupt startet.

Sie brauchen keine aufwendige Planung. Sie müssen den Teilnehmenden nur einen Grund geben, überhaupt zu erscheinen – und eine Möglichkeit, sich einzubringen, wenn sie es tun.

**Eine wirklich hilfreiche Traktandenliste versenden**

Kein Aufsatz mit fünf Absätzen. Keine vage Aufzählung. Nur eine einfache Gliederung, die zeigt, wozu die Sitzung dient, was besprochen wird und welche Art von Beiträgen gewünscht sind.

Wenn Sie eine Entscheidung brauchen, sagen Sie es. Wenn Sie Feedback möchten, geben Sie an, worauf sich die Teilnehmenden konzentrieren sollen. Extra-Punkte, wenn die Liste unter fünf Punkten bleibt und sich auf das Wesentliche beschränkt.

**Den Teilnehmenden Zeit zum Nachdenken geben**

Niemand mag es, spontan antworten zu müssen. Wenn Sie Beiträge möchten, warten Sie nicht bis zur Sitzung, um danach zu fragen. Senden Sie im Voraus eine Frage oder einen kurzen Denkanstoss. Bitten Sie um Ideen oder ein paar Notizen, die sie mitbringen können.

Schon fünf Minuten Vorbereitung helfen, dass die Teilnehmenden mit etwas Konkretem erscheinen.

**Rollen zuweisen, damit die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft**

Sie brauchen kein ganzes Produktionsteam – aber jemanden, der den Ablauf steuert. Benennen Sie eine Moderation, eine Protokollführung und eine Zeitwache. Wechseln Sie die Rollen, wenn Sie sich regelmässig treffen, insbesondere bei Teamsitzungen.

Das hält alle eingebunden und sorgt für Struktur.

**Nur Personen einladen, die etwas beitragen können**

Wenn jemand nicht dabei sein muss, sollte er oder sie es wahrscheinlich auch nicht. Es geht nicht darum, jemanden auszuschliessen – sondern darum, den richtigen Stimmen Raum zu geben. In kleineren Gruppen entstehen meist bessere Diskussionen, und niemand sitzt gern in einer Sitzung, die nichts mit der eigenen Arbeit zu tun hat.

**Klar machen, warum diese Sitzung wichtig ist**

Nicht einfach eine Kalendereinladung versenden und hoffen, dass sie ernst genommen wird. Zeigen Sie den Teilnehmenden, warum es sich lohnt zu erscheinen und was Sie von ihnen brauchen. Das bedeutet nicht, einen Roman zu schreiben. Fügen Sie einfach einen kurzen Satz in die Einladung oder Traktandenliste ein, der beantwortet: „Warum jetzt?“ und „Warum diese Person?“

Eine kleine Veränderung – mit grosser Wirkung auf die Haltung, mit der die Teilnehmenden zur Sitzung erscheinen.

## **Während der Sitzung: Die Teilnehmenden ins Gespräch bringen (ohne sie zu drängen)**

Sobald die richtigen Personen im Raum (oder im Anruf) sind, geht es darum, sie wirklich einzubinden.

Genau an diesem Punkt verlieren viele Sitzungen an Schwung. Die Teilnehmenden sind zwar anwesend, aber niemand weiss genau, wann man sprechen soll, wie man sich einbringen kann oder ob der eigene Beitrag überhaupt gewünscht ist. Es liegt an Ihnen, das zu ändern – nicht, indem Sie Personen blossstellen, sondern indem Sie einen Raum schaffen, in dem es sich natürlich anfühlt, sich zu äussern.

So gelingt das:

**Mit etwas beginnen, das die Teilnehmenden abholt**

Sie brauchen keinen kitschigen Icebreaker. Eine kurze Check-in-Frage oder eine schnelle Runde mit Erfolgen und Blockaden reicht oft schon. Halten Sie es locker und kurz. Ziel ist es, die Teilnehmenden aus dem passiven Modus zu holen.

Schon die Frage „Was müssen wir am Ende dieser Sitzung unbedingt wissen?“ kann den Ton sofort verändern. Es muss nicht tiefgründig sein – es soll lediglich daran erinnern, dass niemand nur zum Zuhören hier ist, sondern Teil des Gesprächs ist.

**Echtzeit-Tools nutzen, damit es nicht nur beim Reden bleibt**

Nutzen Sie ein gemeinsames Dokument, eine Live-Umfrage oder ein schnelles Brainstorming-Board. Das gibt den Teilnehmenden etwas zum Interagieren und erstellt gleichzeitig ein Protokoll der Diskussion. So erhalten Sie auch mehr Beiträge von ruhigeren Teammitgliedern, die sich vielleicht nicht an einer freien Diskussion beteiligen würden.

Auch visuelle Hilfsmittel helfen. Eine einfache Skizze oder ein Diagramm kann helfen, die Aufmerksamkeit zu bündeln und abstrakte Ideen greifbar zu machen.

Wenn Sie ein Tool wie WEDO nutzen, können Sie die Traktandenliste aufrufen, gemeinsam Notizen machen und Aufgaben in Echtzeit zuweisen – ohne zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln. Alles bleibt sichtbar, was das Gespräch strukturiert und die Ergebnisse klar macht.

**Bessere Fragen stellen**

Die schnellste Art, den Schwung zu verlieren, ist die Frage: „Irgendwelche Gedanken dazu?“ Bessere Fragen führen zu besseren Diskussionen. Versuchen Sie es mit:

- Was fehlt in diesem Plan?
- Was sollten wir überdenken?
- Welches Risiko haben wir noch nicht angesprochen?
- Wo könnten Einwände auftauchen?

Wenn Sie gezielte Fragen stellen, müssen die Teilnehmenden nicht raten, welche Art von Antwort erwartet wird.

**Wenn die Energie sinkt, die Sitzung auflockern**

Geben Sie jeder Gruppe eine Frage oder Aufgabe. Danach vergleichen Sie die Ergebnisse im Plenum.

Das funktioniert über Zoom genauso gut wie vor Ort. Und es bietet allen die Möglichkeit, sich zuerst in kleinerem Rahmen zu äussern, bevor es zurück in die grosse Runde geht.

**Raum für ruhigere Stimmen schaffen**

In jedem Team gibt es ein paar dominante Sprecher. Wenn immer dieselben Stimmen die Diskussion bestimmen, machen Sie eine Pause und laden Sie andere ein, ihre Ideen zu teilen. Es geht nicht darum, jemanden zu unterbrechen – sondern den Raum offen zu halten. Versuchen Sie Formulierungen wie: „Lassen Sie uns jemanden hören, der noch nichts gesagt hat“ oder „Gibt es noch andere Perspektiven, die wir berücksichtigen sollten?“

Das ist ein einfacher Weg, neue Beiträge einzubinden – ohne jemanden blosszustellen.

## **Tipps für die Moderation von Meetings, die wirklich funktionieren**

Selbst mit einer klaren Traktandenliste und den richtigen Personen im Raum können Sitzungen scheitern – wenn sie nicht gut moderiert werden. Die Moderation muss nicht die lauteste Person oder die Teamleitung sein. Wichtig ist nur, dass sie für Klarheit sorgt, den Ablauf steuert und den Fokus hält.

So gelingt das – ganz ohne Überkomplexität:

![Infografik mit dem Titel „Meetings konzentriert und produktiv halten“, die fünf Tipps für Moderatoren zeigt : Ziel im Voraus nennen, Redner direkt ansprechen, Rolle rotieren lassen, Zeit im Blick behalten, neutral bleiben](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_de_90da91c2da.png)

**Die Sitzung verankern**

Erinnern Sie alle zu Beginn an das Ziel. Etwas so Einfaches wie „Am Ende dieser Sitzung müssen wir über X entscheiden“ hilft, den Fokus zu bewahren. Wenn das Gespräch abschweift, lenken Sie es zurück. Sie müssen Nebenunterhaltungen nicht unterbinden – parken Sie sie einfach für später und bleiben Sie auf Kurs.

**Auf die Zeit achten, ohne zu hetzen**

Sie müssen keine Stoppuhr sein – aber das Zeitgefühl behalten. Wenn ein Thema übermässig viel Zeit beansprucht, entscheiden Sie, ob es sich lohnt, weiterzumachen oder ob es ausserhalb der Sitzung geklärt werden soll. Sitzungen regelmässig zu überziehen ist ein sicherer Weg, das Vertrauen in den Prozess zu verlieren.

**Beiträge namentlich würdigen**

Wenn jemand einen wertvollen Gedanken teilt oder eine gute Frage stellt, benennen Sie es. „Guter Punkt, Ravi“ oder „Danke fürs Ansprechen, Jordan“ verstärken das Engagement. Es ermutigt auch andere, sich zu äussern – ohne Angst, übersehen zu werden.

**Die Rolle rotieren lassen**

Wenn Sie jede Sitzung moderieren, hören Sie damit auf. Geben Sie anderen Teammitgliedern die Gelegenheit, die Sitzung zu leiten und die Diskussion zu gestalten. Das stärkt das Selbstvertrauen, fördert aktives Zuhören und verhindert ein hierarchisches Gefühl.

**Neutral bleiben, wenn nötig**

Moderation bedeutet nicht, die Richtung vorzugeben. Sie müssen keine Antworten parat haben. Ihre Aufgabe ist es, das Gespräch zu begleiten – nicht, es zu einem bereits festgelegten Ergebnis zu lenken. Lassen Sie das Team das Resultat möglichst selbst gestalten.

## **Remote- und Hybrid-Teams engagiert halten**

Eine gute Sitzung zu leiten ist schon schwer genug. Wenn niemand im selben Raum ist? Noch schwieriger.

Remote- und Hybrid-Teams haben keine Gespräche auf dem Flur oder Blickkontakt als Rückhalt. Deshalb muss Engagement in Sitzungen in die Durchführung des Anrufs eingebaut sein – nicht etwas, auf das man einfach hofft.

Hier ein kurzer Überblick, was hilft – und was stört:

**Do:**

- **Visuelle Struktur nutzen.** Blenden Sie die Traktandenliste ein oder teilen Sie ein Dokument, auf das alle zugreifen können. Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) machen die Verwaltung in Echtzeit einfach.
- **Personen namentlich ansprechen.** Nicht, um sie unter Druck zu setzen, sondern um Raum zu schaffen: „Jordan, wie sehen Sie das, bevor wir weitermachen?“
- **Luft zum Nachdenken lassen.** Nach einer Frage eine kurze Pause einlegen. Einige Sekunden Stille sind nicht unangenehm – sie dienen der Verarbeitung.
- **Entscheidungen sichtbar machen.** Halten Sie nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und offene Fragen live fest, während alle zusehen. Das schafft Vertrauen und Klarheit.

**Don’t:**

- **Nicht im Still-Modus bleiben.** Wenn alle stummgeschaltet und die Kameras ausgeschaltet sind, moderieren Sie einen Podcast – keine Sitzung.
- **Nicht durch unangenehme Stille hetzen.** Unterdrücken Sie den Impuls, sofort zu sprechen. Lassen Sie Raum zum Entmuten, Nachdenken oder Tippen.
- **Nicht alle Klarheit auf das Follow-up verschieben.** Wenn Entscheidungen während des Anrufs unklar bleiben, werden sie danach selten klarer.
- **Remote-Anrufe nicht wie Präsenzsitzungen behandeln.** Engagement-Tools, Tempo und Struktur müssen angepasst – nicht kopiert – werden.

Remote-Sitzungen können dennoch [kollaborativ und wirkungsvoll](https://wedo.com/de/blog/kollaboratives-aufgaben-management-in-remote-teams) sein. Sie müssen nur die Beteiligung einfacher und sichtbarer machen. Ein gemeinsamer Arbeitsbereich wie WEDO hilft, alles auf Kurs zu halten – egal, ob Ihr Team im selben Gebäude sitzt oder über die ganze Welt verteilt ist.

## **Wie WEDO Sie bei Effektiven Meetings unterstützt**

Sie können die besten Absichten haben, eine klare Traktandenliste und ein grossartiges Team – und trotzdem mit verstreuten Notizen, verpassten Folgeaufgaben und „Was hatten wir nochmal beschlossen?“–Nachrichten zwei Tage später enden.

Genau hier macht [WEDO](https://wedo.com/de/features) den Unterschied.

Es wurde entwickelt, um alles zu unterstützen, worum es in diesem Artikel geht: Planung, Beteiligung, Nachverfolgung und Sichtbarkeit. Alles an einem Ort.

**Besser planen**

Erstellen Sie strukturierte Traktandenlisten, die Ihr Team im Voraus einsehen und ergänzen kann. Weisen Sie Rollen wie Moderation oder Zeitwache schon vor der Sitzung zu, damit alle ihre Aufgabe kennen.

**Die Teilnehmenden während der Sitzung eingebunden halten**

Mit WEDO bleibt die Traktandenliste sichtbar, Notizen werden live erfasst und Aufgaben in Echtzeit erstellt. Kein Wechseln zwischen Dokumenten, kein Rätselraten, wer was gesagt hat. Alle bleiben buchstäblich auf dem gleichen Stand.

**Nachverfolgen, was danach passiert**

[Weisen Sie Aufgaben](https://wedo.com/de/features/tasks) direkt in der Sitzung zu und verfolgen Sie sie später nach – ohne fünf E-Mails zu senden oder einen weiteren Anruf anzusetzen. Mit WEDO gelingt Nachverfolgung, ohne Mikromanagement.

**Ein Tool, ein Ablauf**

Kein Jonglieren mehr mit verschiedenen Tools für Planung, Videokonferenzen, Notizen und [Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen). Mit WEDO bleibt alles zusammen – so kann sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren, anstatt Details hinterherzulaufen.

Wenn sich Ihre Sitzungen unkoordiniert, zäh oder einfach zu häufig anfühlen, liegt es vielleicht nicht an den Personen, sondern am System. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen ein besseres. [Probieren Sie WEDO kostenlos aus](https://wedo.com/de/signup) – und erleben Sie, wie *Effektive Meetings* wirklich etwas voranbringen.

Klare Taktiken für mehr Engagement in Meetings, aktive Beteiligung und nachhaltigen Teamfortschritt.

Wie man alle während eines Meetings fokussiert und eingebunden hält, mit einem Kalender-Symbol auf rotem Hintergrund

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Strategien für Engagement in Effektive Meetings

Manchmal benötigen Sie nicht mehr Tools zur Aufgabenverwaltung – sondern einfach eine bessere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren.

Genau dieses Problem löst das Kanban-Board. Es bietet Teams eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist – ganz ohne unübersichtliche Checklisten oder versteckte Updates.

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt und zählt heute zu den einfachsten und effektivsten Ansätzen für die Aufgabenverwaltung in Bereichen wie Softwareentwicklung, Marketing, Betrieb und vielen weiteren.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Kanban-Board ist, wie es sich von Scrum unterscheidet, in welchen Anwendungsbereichen es sich besonders eignet und wie Sie es mithilfe des richtigen Kanbantools erfolgreich in Ihren Arbeitsablauf integrieren.

## Was ist ein Kanban-Board?
Fangen wir ganz am Anfang an: Ein [Kanban-Board](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, zur Verfolgung des Fortschritts und zur Übersicht über den Arbeitsstand – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder überfüllte Posteingänge durchsuchen zu müssen.

Im Kern ist das Konzept einfach. Es gibt Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen – etwa „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die je nach Fortschritt von einer Spalte zur nächsten verschoben werden.

Die meisten Kanbantools folgen diesem Prinzip. Sie ergänzen es durch Funktionen wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Tags und die Zuweisung von Aufgaben, damit Teams strukturiert arbeiten können.

Die Idee stammt aus der ursprünglichen Kanban-Methode, die von Toyota entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe in der Fertigung zu steuern. Seitdem hat sich diese Methode zu einer der meistgenutzten Techniken im modernen Projektmanagement entwickelt – besonders für Teams, die Flexibilität und Echtzeit-Transparenz benötigen.

Ob Sie ein Einzelprojekt managen oder mit einem gesamten Entwicklungsteam arbeiten – das Ziel des Boards bleibt gleich: Arbeit sichtbar machen, die Anzahl paralleler Aufgaben begrenzen und den kontinuierlichen Fortschritt sicherstellen.

Und das Beste daran? Für den Einstieg ist keine komplizierte Einrichtung nötig. Ein paar Spalten, ein paar Karten – und schon nutzen Sie ein System, das mit Ihrem Arbeitsablauf mitwächst.

## Kanban vs. Scrum: Wo liegt der Unterschied?
Kanban und Scrum sind zwei beliebte Frameworks innerhalb der agilen Methodik – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Organisation von Arbeit. Wenn Sie bereits mit Aufgabenboards gearbeitet haben, sind Ihnen wahrscheinlich beide begegnet – vielleicht sogar, ohne es zu merken.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf.

![Bild, das Kanban und Scrum vergleicht. Kanban basiert auf einem kontinuierlichen Fluss, Flexibilität, Arbeitsgrenzen (WIP) und sich entwickelnden Prioritäten. Scrum setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise mit definierten Rollen (Scrum Master, Product Owner), zeitlich begrenzten Sprints und Sprintplanung mit festen Liefergegenständen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_de_8974fa7997.png)

Scrum arbeitet mit zeitlich begrenzten Sprints. Teams verpflichten sich für zwei bis vier Wochen auf ein festgelegtes Aufgabenpaket. Dabei gibt es klar definierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Zielen und festen Fristen. Es folgt einem strikten Rhythmus mit regelmäßigen Planungs- und Review-Sitzungen.

Kanban hingegen ist kontinuierlich. Die Arbeit muss nicht auf den Start oder das Ende eines Sprints warten. Stattdessen bewegen sich Aufgaben flexibel durch ein Kanban-Board, was den Teams mehr Spielraum gibt, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Das ist ideal für einen konstanten Arbeitsfluss – etwa bei Support-Anfragen, internen Projekten oder redaktionellen Prozessen –, ohne dass regelmäßig alles neu geplant werden muss.

Während Scrum den Sprint „einschließt“, konzentrieren sich Kanban-Teams darauf, den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Sie setzen häufig sogenannte Work-in-Progress-Limits ein, also eine Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe zu reduzieren. Anstelle von Sprint-Retrospektiven erfolgt die Optimierung schrittweise und kontinuierlich – auf Basis des tatsächlichen Arbeitsflusses.

Dabei schließen sich die beiden Methoden nicht gegenseitig aus: Viele Teams kombinieren sie. Sie planen in Sprints und verfolgen den Fortschritt mit einem Kanbantool. [WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt beide Arbeitsweisen – doch durch das flexible Aufgabenboard eignet sich die Plattform besonders für Teams, die Echtzeit-Transparenz und Anpassungsfähigkeit schätzen.

Wenn Ihre Projekte sich schnell weiterentwickeln, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordern oder keinem festen Sprint-Zyklus folgen, kann die Kanban-Projektverwaltung eine bessere und einfacher umsetzbare Lösung sein – insbesondere mit einem Tool, das für flexible Zusammenarbeit entwickelt wurde.

## Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?
Ein [Kanban-Board](https://kanban.university/kanban-guide/) verwandelt eine Aufgabenliste in etwas Visuelles und Bewegliches. Die Struktur ist einfach: Spalten stellen die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses dar, Karten symbolisieren die jeweiligen Aufgaben. Wenn eine Aufgabe voranschreitet, wird ihre Karte von einer Spalte in die nächste verschoben – in der Regel von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“.

Diese Bewegung ist kein Selbstzweck – sie dient dazu, Arbeitsabläufe zu visualisieren, echten Fortschritt zu verfolgen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten – ganz ohne zusätzliche Sitzungen oder Status-Meetings.

Typische Elemente in einem digitalen Kanbantool:

- **Spalten:** Diese lassen sich an Ihren realen Arbeitsprozess anpassen. Ein Content-Team könnte zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Überprüfung“ und „Veröffentlicht“ verwenden. Ein Software-Entwicklungsteam hingegen nutzt oft „Backlog“, „In Arbeit“, „QA“ und „Freigegeben“.
- **Karten:** Sie stehen für Aufgaben, User Stories oder einzelne Arbeitseinheiten. Häufig enthalten sie einen Titel, eine Beschreibung, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum und einen Status.
- **Bewegung:** Karten wandern über das Board, je nachdem, wie die Arbeit voranschreitet. So erhalten alle Beteiligten in Echtzeit Einblick in den aktuellen Stand – welche Aufgaben aktiv sind, wo es hakt und was bereits abgeschlossen ist.

Die Board-Ansicht schafft Klarheit. Teammitglieder sehen auf einen Blick, wo ihre Aufmerksamkeit gefragt ist – ohne lange Aufgabenlisten durchsuchen zu müssen. Wenn das Kanban-Board konsequent genutzt wird, lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, etwa wenn sich zu viele Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ stauen. So kann das Team gezielt umpriorisieren und den Fokus neu setzen.

Ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist das Limitieren der parallelen Aufgabenbearbeitung (Work-in-Progress-Limit). Das bedeutet: Nur wenige Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet – anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Das reduziert Kontextwechsel, erhöht die Qualität und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Arbeitsfluss.

Das Ergebnis? Ein fokussiertes Team, weniger verlorene Aufgaben – und ein System, das immer aktuell ist, ohne dass jemand daran denken muss, den Status manuell zu aktualisieren.

## Anwendungsbereiche von Kanban-Boards
Die Stärke eines Kanban-Boards liegt in seiner Vielseitigkeit: Es lässt sich mühelos an unterschiedlichste Arbeitskontexte anpassen. Ob in der Softwareentwicklung, im internen Betriebsmanagement oder bei kreativen Projekten – die einfache Struktur eines Boards hilft dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, Reibungsverluste zu minimieren und Prozesse konsistent zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzszenarien, wie Teams mithilfe von Kanban-Projektmanagement organisiert bleiben:

### Softwareentwicklung und IT
Entwicklungsteams setzen häufig auf Kanban, um dynamische Arbeitsabläufe wie Bugfixes, Supportaufgaben oder Feature-Rollouts zu strukturieren. Jede Karte repräsentiert eine User Story, ein Ticket oder eine konkrete Aufgabe und durchläuft Spalten wie „Backlog“, „In Arbeit“, „Code-Review“ und „Freigegeben“.

Besonders in Kombination mit agilen Methoden – oder als flexible Alternative zu festen Sprints – bietet ein Kanbantool den nötigen Überblick. Visualisierungen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Blocker zu reduzieren und den Durchsatz langfristig zu analysieren.

### Produktteams
Von der Roadmap-Planung bis zur Feature-Auslieferung behalten Produktmanager mit Kanban den Überblick über ihre Prioritäten. Karten enthalten häufig technische Spezifikationen, Mockups oder Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Der Product Owner sieht auf einen Blick, was aktuell in Bearbeitung ist und wo es eventuell Verzögerungen gibt.

### Marketing und Kreativteams
Kampagnen, Content-Pipelines oder Design-Anfragen lassen sich mit einem Kanban-Board klar strukturieren. Ein Marketingteam könnte beispielsweise Spalten wie „Ideen“, „In Arbeit“, „Kundenfreigabe“ und „Veröffentlicht“ nutzen. Jede Karte enthält Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Checklisten und Dateianhänge – das gesamte Team hat so jederzeit eine übersichtliche Darstellung des Fortschritts.

### Betrieb, Personalwesen und Verwaltung
Kanban eignet sich nicht nur für technische oder kreative Bereiche. HR-Teams können damit zum Beispiel den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender nachverfolgen. Betriebsteams managen wiederkehrende Aufgaben wie Lagerauffüllung oder Compliance-Checks. Jeder Bereich mit wiederholbaren Arbeitsphasen profitiert von einer Kanban-Vorlage, die den Arbeitsablauf abbildet.

### Agile oder hybride Teams
Für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, ergänzt Kanban bestehende Scrum-Prozesse oder ersetzt sie teilweise. Ein Scrum-Team kann ein Kanban-Board nutzen, um das Sprint-Backlog und den Fortschritt während täglicher Stand-ups zu visualisieren. Hybride Ansätze wie Scrumban kombinieren die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum – und liefern damit das Beste aus beiden Welten.

Ob Ihr Team vor Ort oder verteilt arbeitet – ein Kanbantool hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, ohne Mikromanagement. Es vereinfacht die Koordination, verbessert die Transparenz und eignet sich für nahezu jedes Projekt.

## Das richtige Kanbantool wählen
Um das volle Potenzial eines Kanban-Boards auszuschöpfen, ist das richtige Tool entscheidend. Einige Anwendungen setzen auf Einfachheit, während andere zusätzliche Strukturen bieten – ideal für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kanbantools oder einer Projektmanagement-Plattform achten sollten:

### Anpassbare Arbeitsabläufe
Ihr Tool sollte es ermöglichen, ein Board zu erstellen, das Ihre [tatsächlichen Prozesse widerspiegelt](https://wedo.com/de/features/tasks). Dazu gehört die Möglichkeit, Spalten umzubenennen, ihre Reihenfolge zu ändern und Aufgaben so zu organisieren, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist.

### Geteilte Ansichten für mehr Transparenz
Ein klares Board hilft allen Teammitgliedern, sofort zu erkennen, woran gearbeitet wird, was blockiert ist und was bereits erledigt wurde. Alle sollten Zugriff auf dieselbe Aufgabenliste haben und in Echtzeit Aktualisierungen vornehmen können – ohne zusätzliche Sitzungen oder Check-ins.

### Integrierte Aufgabendetails
Ein gutes Kanban-Board erlaubt es, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitstermine zu setzen und Kontextinformationen direkt auf der Karte hinzuzufügen. Das erleichtert die Nachverfolgung – besonders bei Aufgaben mit mehreren Beteiligten oder strikten Fristen.

### Echtzeit-Transparenz
Änderungen sollten sofort sichtbar sein. Ein Board, das Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt, vereinfacht das Aufgabenmanagement ohne überflüssige Nachrichten oder doppelte Arbeit. Es unterstützt Teams zudem dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu Blockern werden.

### Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Ein Kanban-Board entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn es sich in den bestehenden Workflow einfügt. Idealerweise unterstützt das Projektmanagement-Tool nicht nur die visuelle Darstellung mit Karten, sondern auch die Erstellung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben – ohne den Wechsel zwischen mehreren Plattformen.

## Kanban-Boards in WEDO nutzen
Wenn Ihr Team bereits Aufgaben in WEDO verfolgt, benötigen Sie kein neues Tool und keine zusätzlichen Schritte, um ein [Kanban-Board](https://wedo.com/de/tag/kanban-de) einzurichten – es ist bereits vollständig in die Plattform integriert.

Jeder Arbeitsbereich in [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen eine Board-Ansicht im Spaltenformat, in der Aufgaben nach Abschnitten organisiert sind. Diese Abschnitte lassen sich so strukturieren, dass sie den tatsächlichen Arbeitsprozess Ihres Teams widerspiegeln – sei es „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“ oder eine spezifischere Abfolge wie „Planung / Freigabe / Launch“.

Sobald Aufgaben voranschreiten, können sie per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben aktiv sind, welche abgeschlossen wurden und wo eventuell noch Eingaben von anderen Teammitgliedern fehlen.

Jede Aufgabe in WEDO kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden – mit einem klaren Fälligkeitsdatum, Notizen und optionalen Status-Updates. Dank Filterfunktionen nach Frist, Status oder Zuständigkeit sehen Sie sofort, was Aufmerksamkeit erfordert, ohne das gesamte Board durchzugehen.

Was WEDO besonders effektiv macht, ist die nahtlose Verbindung Ihres Kanban-Boards mit dem restlichen Arbeitsablauf. Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt oder einem gemeinsamen Projektbereich hinzugefügt werden, sind automatisch für das gesamte Team sichtbar – nichts geht verloren.

Sie müssen keine Notizen manuell übertragen oder separate Aufgabenlisten erstellen – alles bleibt an einem Ort, wird in Echtzeit aktualisiert und ist leicht nachvollziehbar.

![Demovideo zur Kanban-Ansicht in WEDO: Aufgaben erstellen, verschieben und in Spalten verfolgen – für eine klare Teamkoordination.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/kanban_de_c2175768cc.gif)

Ob Sie ein ganzes Projekt steuern oder einfach Ihren Arbeitsalltag besser organisieren möchten – WEDO bietet Ihrem Team ein Kanbantool, das leicht zu bedienen ist und mit Ihrem Workflow mitwächst.

## Fazit
Ein Kanban-Board dient nicht nur der Aufgabenverwaltung – es hilft Teams dabei, ihre Arbeit klar zu sehen, den Fokus zu behalten und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Ob in der Produktentwicklung, im Betrieb, Marketing oder in der Softwareentwicklung – die Kanban-Methode bietet ein System, das leicht verständlich und langfristig anwendbar ist.

Mit WEDO lässt sich dieser Ansatz mühelos in den Arbeitsalltag Ihres Teams integrieren. Sie können Aufgaben direkt während Sitzungen erstellen, in einer klaren Board-Ansicht organisieren und den Fortschritt im Blick behalten – ganz ohne ein zusätzliches Tool.

Bereit, Ihre Projekte mit mehr Klarheit und weniger Reibung zu managen? Starten Sie jetzt Ihre [kostenlose Testversion](https://wedo.com/de/signup) von WEDO – und erleben Sie, wie einfach modernes Projektmanagement mit einem leistungsstarken Kanbantool sein kann.

Erfahren Sie, wie Kanban-Boards funktionieren, wie sie sich von Scrum unterscheiden und wie Sie sie teamübergreifend mit Echtzeit-Transparenz in WEDO nutzen können.

Illustration mit dem Text „Was ist ein Kanban-Boards?“ links und Task-Karten-Symbolen in einem Raster rechts, auf blauem Hintergrund.

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Was ist ein Kanban-Board? Tools, Apps und Projektanwendungen im Überblick

Entdecken Sie, wie task batching die Konzentration stärkt und Kontextwechsel reduziert. Erfahren Sie, wie WEDO Teams dabei unterstützt, Arbeit besser zu organisieren, zu priorisieren und effizient abzuschließen.

Bild mit orangefarbenem Hintergrund und dem Titel „Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus“, mit einem Zahnrad-Symbol mit einer Person darin, verbunden mit drei abgehakten Kästchen, die gruppierte Aufgaben darstellen.

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Task Batching: Ähnliche Aufgaben effektiv bündeln

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

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Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Entdecken Sie, wie Zeitblockieren das Aufgabenmanagement und die Produktivität verbessert und wie WEDO Ihnen hilft, fokussiert zu bleiben und die Kontrolle über Ihre tägliche Arbeit zu behalten.

Symbol für Zeitblockierung mit Timer zur effizienten Tagesplanung.

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Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen

Lernen Sie, wie Sie Ihre täglichen Aufgaben mit bewährten Strategien, smarten Workflows und den richtigen Tools effizient organisieren und priorisieren.

Dieses Bild stellt einen Leitfaden zur effektiven Verwaltung und Priorisierung täglicher Aufgaben vor, dargestellt mit einem Vier-Quadranten-Diagramm auf gelbem Hintergrund

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Leitfaden zur Verwaltung und Priorisierung Ihrer täglichen Aufgaben

Jedes Team braucht Struktur. Ohne klare Organisation gehen Aufgaben unter, Prioritäten werden übersehen und die Produktivität leidet. Ein gutes Aufgabenmanagement Tool schafft hier Abhilfe, indem es für Übersicht sorgt, die Arbeitsorganisation erleichtert, Deadlines klar definiert und Fortschritte nachvollziehbar macht.

Aber nicht jedes Tool passt zu jedem Unternehmen.

Wird ein Tool gewählt, das nicht zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt, wird es schnell zur zusätzlichen Belastung: Es zwingt Ihr Team, sich einer unflexiblen Struktur anzupassen, erhöht die Komplexität unnötig oder überflutet Ihre Mitarbeitenden mit Benachrichtigungen, die mehr stören als nützen.

Doch wie findet man bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen ein Tool, das die Arbeit tatsächlich erleichtert? Die Antwort liegt nicht in der Anzahl an Funktionen oder im Bekanntheitsgrad der Marke – sondern darin, wie gut das Tool zu den Arbeitsprozessen Ihres Teams passt.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen die wichtigsten Auswahlkriterien, typische Fehler, die es zu vermeiden gilt, und einen praktischen Ansatz, wie Sie Tools testen können, bevor Sie sich festlegen. Am Ende werden Sie in der Lage sein, eine Aufgabenmanagement-Lösung zu wählen, die Ihr Team wirklich unterstützt – und nicht behindert.

## Beginnen Sie mit dem Workflow Ihres Teams, nicht mit den Funktionen der Software
Beim Vergleich von Aufgabenmanagement Tools ist es verlockend, sich von auffälligen Funktionen blenden zu lassen: Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Automatisierungen – all das klingt nützlich. Doch all diese Features bringen wenig, wenn sie nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise Ihres Teams passen.

Statt sich von Funktionslisten leiten zu lassen, sollten Sie mit dem Workflow Ihres Teams beginnen.

Ein Aufgabenmanagement Tool sollte sich an Ihre bestehenden Prozesse anpassen – nicht umgekehrt. Ihr Team sollte nicht gezwungen sein, seine Arbeitsweise zu ändern, nur um in die Struktur eines Tools zu passen. Bevor Sie also verschiedene Lösungen vergleichen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Bedürfnisse Ihres Teams zu analysieren:

**- Projektkomplexität** – Benötigen Sie eine einfache To-do-Liste für einzelne Aufgaben oder ein vollständiges Projektmanagementsystem mit Abhängigkeiten und Meilensteinen?

**- Art der Zusammenarbeit** – Arbeitet Ihr Team in Echtzeit, asynchron oder in einer Kombination aus beidem?

**- Transparenz bei Aufgaben** – Verwalten die Teammitglieder ihre Aufgaben eigenständig oder ist eine gemeinsame Übersicht über Projekte entscheidend?

**- Integrationsanforderungen** – Ist es notwendig, dass das Tool sich mit E-Mails, Kalendern oder Dokumentenspeichern synchronisiert?

**- Skalierbarkeit** – Bleibt das Tool auch bei Wachstum Ihres Teams nützlich, oder stößt es schnell an Grenzen?

**- Benutzerpräferenzen** – Bevorzugt Ihr Team ein strukturiertes Aufgabenmanagement (mit Listen, Prioritäten und Deadlines) oder ein flexibleres System (mit Boards, Labels und Workflows)?

**- Compliance und Sicherheit** – Gibt es branchenspezifische Anforderungen an Datenschutz oder Compliance, die das Tool erfüllen muss?

Wenn Sie diese Fragen beantworten, können Sie Tools, die nicht zu Ihrem Team passen, von vornherein ausschließen. So verlieren Sie sich nicht in endlosen Funktionslisten, sondern konzentrieren sich auf Lösungen, die Ihre Arbeit wirklich erleichtern.

## Was ein Aufgabenmanagement Tool wirklich gut können muss
Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich anfühlen wie ein zusätzliches Teammitglied – eines, das die Arbeit organisiert, Prioritäten im Blick behält und die Zusammenarbeit reibungslos gestaltet. Ein schlechtes Tool? Es ist nur eine weitere Sache, die verwaltet werden muss.

Viele Teams tappen in die Falle, ein Tool zu wählen, das auf den ersten Blick leistungsstark wirkt, in der Praxis aber ausbremst. Überladene Dashboards, endlose Konfigurationsmöglichkeiten und eine Flut von Benachrichtigungen verwandeln eine gut gemeinte Lösung schnell in einen täglichen Frustfaktor.

Doch was macht ein Aufgabenmanagement Tool wirklich nützlich?

![Visueller Vergleich, was bei einem Aufgabenmanagement-Tool zu beachten ist und was man vermeiden sollte. Hebt Funktionen hervor, die man unbedingt haben muss, wie flexible Aufgabenorganisation, klare Prioritäten, einfache Zusammenarbeit, reibungsloses Onboarding und zuverlässige Integrationen. Im Gegensatz dazu stehen häufige Fallstricke wie unübersichtliche Dashboards, übermäßig komplexe Einstellungen, übermäßige Benachrichtigungen und schlechte Teamfähigkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/What_to_Look_for_and_Avoid_in_a_Task_Management_Tool_de_068a39b87d.png)

✔ **Einfache, flexible Aufgabenorganisation** – Ob Ihr Team mit Listen, Kanban-Boards oder Zeitachsen arbeitet: Das Tool sollte verschiedene Workflows unterstützen und Sie nicht in eine starre Struktur zwingen.

✔ **Klare Deadlines und Prioritäten** – Aufgaben sollten nicht unbemerkt anwachsen. Ein gutes Tool erleichtert das Setzen von Fristen, das Zuweisen von Prioritäten und das Nachverfolgen offener Aufgaben. Besonders hilfreich sind [Meilensteine](https://help.wedo.com/de/projekte/begriffe-und-konzepte-des-gantt-diagramms), um größere Ziele in überschaubare Etappen zu unterteilen. Einige Tools unterstützen auch Priorisierungsmodelle wie die Eisenhower-Matrix, die hilft, zwischen Dringendem und Wichtigem zu unterscheiden.

✔ **Nahtlose Zusammenarbeit** – Kommentare, Erwähnungen und Dateifreigaben sollten den Austausch erleichtern – nicht zusätzliche Gespräche außerhalb des Tools nötig machen. Ziel ist es, Arbeit und Kommunikation an einem Ort zu bündeln.

✔ **Einfache Einführung** – Ein Tool soll Arbeit erleichtern, nicht verkomplizieren. Wenn es Wochen dauert, bis Ihr Team sich zurechtfindet, wird die Einführung zur Herausforderung. Ein gutes Tool ist intuitiv und erfordert nur minimale Einarbeitung. Um Teams den Einstieg zu erleichtern, bietet WEDO Einrichtungs-Sitzungen für Neukunden an und sorgt so dafür, dass Arbeitsbereiche von Beginn an korrekt eingerichtet sind.

✔ **Zuverlässige Integrationen** – Das Tool sollte mit Ihrem bestehenden Workflow harmonieren – nicht dagegen arbeiten. Eine nahtlose Integration mit E-Mail, Kalendern und anderen Anwendungen reduziert Reibung und hält alles synchron. Während WEDO seine Integrationsmöglichkeiten kontinuierlich erweitert – unter anderem mit einer geplanten Anbindung an Teams und einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung – ist es entscheidend, sowohl den aktuellen Bedarf als auch zukünftige Anforderungen Ihres Teams im Blick zu behalten.

Wo Teams oft Fehler machen:

🚫 **Überladene Dashboards** – Ein komplexes Dashboard mag beeindruckend wirken, hilft aber wenig, wenn es Entscheidungsprozesse verlangsamt.

🚫 **Zu viele Anpassungsoptionen** – Wenn jedes Detail manuell konfiguriert werden muss, entsteht mehr Aufwand als Nutzen. Flexibilität ist gut – doch gerade zu Beginn braucht es eine klare, einfache Struktur.

🚫 **Benachrichtigungen, die ablenken statt unterstützen** – Ständige Hinweise und Erinnerungen können stören. Ein gutes Tool bietet intelligente Benachrichtigungen – gerade genug, um Projekte in Bewegung zu halten, ohne das Team zu überfordern.

## Fehler, die zur falschen Wahl führen
Selbst mit den besten Absichten entscheiden sich Teams manchmal für ein Aufgabenmanagement Tool, das in der Praxis nicht funktioniert. Vielleicht ist es zu kompliziert, zu unflexibel – oder wird schlichtweg nicht genutzt. Wenn Sie diese häufigen Fehler vermeiden, ersparen Sie Ihrem Team viel Frustration – und den Aufwand, nach wenigen Monaten erneut das Tool wechseln zu müssen.

**Benutzerakzeptanz ignorieren** – Wenn Ihr Team das Tool nicht nutzt, spielt es keine Rolle, wie viele Funktionen es bietet. Ein schickes Dashboard oder ein umfangreiches Einstellungsmenü bringen nichts, wenn die Mitarbeitenden das Tool meiden. Die beste Lösung ist eine, die sich reibungslos in den Arbeitsalltag integriert – mit möglichst wenig Widerstand.

**Den Lernaufwand unterschätzen** – Ein Tool sollte Arbeit vereinfachen – nicht erst Stunden an Schulung erfordern, um einfache Aufgaben zu erledigen. Wenn die Benutzeroberfläche überfordert oder ständiges Troubleshooting nötig ist, wird die Einführung scheitern.

**Entscheidung aus Markengewohnheit treffen** – Nur weil ein Tool bekannt ist, heißt das nicht, dass es zu Ihrem Team passt. Viele Unternehmen greifen automatisch zu bekannten Namen, ohne zu prüfen, ob diese Lösungen tatsächlich mit dem eigenen Workflow kompatibel sind. Ein passendes Tool ist wertvoller als ein großer Name.

**Langfristige Kosten übersehen** – Manche Tools wirken anfangs günstig – oder sind sogar kostenlos – doch Zusatzfunktionen, Premium-Upgrades oder nutzerbasierte Preisstrukturen treiben die Kosten schnell in die Höhe. Was zunächst erschwinglich scheint, kann mit wachsendem Team zur finanziellen Belastung werden.

**Den Fokus auf das Tool statt auf das Problem legen** – Es ist leicht, sich in Feature-Vergleichen und Software-Demos zu verlieren. Aber die entscheidende Frage lautet: Welches Problem möchten Sie eigentlich lösen? Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht im Vorfeld definieren, jagen Sie am Ende Funktionen hinterher – statt echten Lösungen.

## Wie Sie Aufgabenmanagement Tools effektiv vergleichen und testen
Ein Aufgabenmanagement Tool mag auf dem Papier perfekt wirken – doch funktioniert es auch wirklich für Ihr Team oder ist es am Ende nur eine Geldverschwendung? Die Antwort darauf finden Sie nur, wenn Sie über Marketingversprechen hinausgehen und Tools in der Praxis testen.

So holen Sie das Beste aus diesem Prozess heraus:

**- Demos buchen und die richtigen Fragen stellen** – Die meisten Anbieter bieten Produktdemos an, aber lassen Sie sich nicht nur eine Verkaufsshow präsentieren. Bringen Sie echte Szenarien aus dem Arbeitsalltag Ihres Teams mit und fragen Sie gezielt nach: Kann das Tool Aufgabenfortschritte effizient verfolgen? Lassen sich Aufgaben klar zuweisen? Wird die Zusammenarbeit in Echtzeit unterstützt?

**- Die richtigen Personen einbeziehen** – Die Wahl des Tools sollte nicht allein von der IT oder der Geschäftsführung getroffen werden. Beziehen Sie auch Projektverantwortliche und Teammitglieder ein, die täglich mit dem Tool arbeiten werden. Sie erkennen schnell, ob das Tool die Arbeit tatsächlich erleichtert – oder einfach nur ein weiteres System ist, das verwaltet werden muss.

**- Mit einem echten Projekt testen** – Nutzen Sie die Testphase, um ein kleines, aber relevantes Projekt umzusetzen. Legen Sie Aufgabenlisten an, teilen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie die Umsetzung. Bleibt das Team organisiert oder greift es instinktiv wieder zu E-Mails, Notizzetteln oder Tabellen?

**- Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Rollen vergleichen** – Ein gutes Aufgabenmanagement Tool sollte sich an verschiedene Arbeitsweisen anpassen lassen. Ist es sowohl für Manager, die Fortschritte überwachen, als auch für Teammitglieder im Tagesgeschäft verständlich? Unterstützt es strukturierte Kanban-Boards ebenso wie flexible Listen?

**- Langfristige Eignung prüfen** – Ein Tool, das heute gut zu einem kleinen Team passt, sollte auch mit dem Unternehmen wachsen können. Achten Sie darauf, ob sich Workflows anpassen lassen, ob Integrationen mit Projektmanagementsoftware möglich sind und ob die Funktionen Ihrem Team helfen, Aufgaben gezielt zu priorisieren.

**- Kundensupport bewerten** – Selbst das beste Tool bringt eine gewisse Lernkurve mit sich. Bietet der Anbieter Onboarding, Schulungen oder einen Kundensupport, der Ihrem Team hilft, schnell produktiv zu werden?

Ein gutes Tool sollte sich nicht wie ein Hindernis anfühlen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Lösungen gründlich zu testen, vermeiden Sie langfristig Frust – und teure Fehlentscheidungen.

## Vergleich der beliebtesten Aufgabenmanagement Tools
Jetzt, da Sie wissen, worauf es bei einem Aufgabenmanagement Tool wirklich ankommt, werfen wir einen Blick auf die bekanntesten Lösungen auf dem Markt. Einige Plattformen überzeugen durch übersichtliche Aufgabenverfolgung und Struktur, andere legen den Fokus auf Zusammenarbeit in Echtzeit oder bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für komplexe Workflows.

Im Folgenden vergleichen wir einige der führenden Aufgabenmanagement-Tools – mit ihren jeweiligen Stärken, möglichen Schwächen und ihrem Beitrag zu einem effektiven Aufgabenmanagement.

![Vergleichstabelle der Aufgabenverwaltungstools Monday.com, Trello, Notion, ClickUp, OneNote, Asana und WEDO mit Funktionen wie Aufgabenlisten, Kanban-Ansicht, Aufgabenabhängigkeiten, Unteraufgaben, Zusammenarbeit, Meeting-Management, Dateifreigabe und Datenhosting.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/How_to_Choose_the_Right_Task_Management_Tool_for_Your_Team_de_31d33aec1c.png)

## Sicher entscheiden: Das passende Aufgabenmanagement Tool finden
Alle in diesem Vergleich genannten Aufgabenmanagement Tools helfen Teams dabei, organisiert zu bleiben und Aufgaben effektiv zu verwalten. Doch die richtige Wahl hängt letztlich davon ab, wie Ihr Team arbeitet. Manche Plattformen sind ideal für einfache Aufgabenverfolgung, andere bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten oder ein strukturiertes Projektmanagement. Doch das beste Tool ist immer jenes, das Arbeit vereinfacht – und nicht unnötig verkompliziert.

Ob Sie ein kleines Unternehmen führen, ein schnell wachsendes Team betreuen oder komplexe Großprojekte koordinieren: Wenn das Tool zu Ihrem Workflow passt, kann Ihr Team Aufgaben effizient erledigen – ohne sich mit der Software herumschlagen zu müssen.

Sie suchen ein Tool, das Aufgaben, Sitzungen und Nachverfolgungen mühelos miteinander verbindet – ganz ohne Chaos? Dann testen Sie [WEDO](https://wedo.com/de/signup) kostenlos und erleben Sie, wie einfache Zusammenarbeit wirklich funktioniert.

Entdecken Sie, wie Sie das beste Tool für Aufgabenmanagement für Ihr Team auswählen, und vergleichen Sie die Top-Optionen, um die perfekte Lösung für Ihren Arbeitsablauf zu finden.

Dieses Bild zeigt, wie man das richtige Aufgabenverwaltungs-Tool für das eigene Team auswählt, dargestellt mit einer Gruppe von Personen um ein Zielsymbol auf blauem Hintergrund

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Wie Sie das richtige Aufgabenmanagement Tool für Ihr Team auswählen

Entdecken Sie die besten Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen im Jahr 2025. Vergleichen Sie Funktionen, Preise und finden Sie das passende Tool für Ihr Team.

This image showcases the top project management tools for SMEs in 2025, featuring several blocks on a teal background

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Beste Projektmanagement Tools für kleine Unternehmen 2025

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Wir alle haben schon an Sitzungen teilgenommen, die produktiv wirkten, bis sich niemand mehr genau daran erinnern konnte, was beschlossen wurde. Aufgaben werden doppelt ausgeführt. Fristen verschieben sich. Und die eine Person, die dachte, sie müsse nachfassen? Stellt sich heraus, dass sie gar nicht zuständig war.

Genau deshalb brauchen Sie Sitzungsprotokolle.

Weit entfernt von einer langweiligen Formalität sind gut geschriebene Sitzungsprotokolle das, was Gespräche in konkrete Handlungen umwandelt. Sie halten fest, was besprochen und beschlossen wurde, wer für was verantwortlich ist und bis wann etwas erledigt sein muss. Egal, ob Sie mit einem Projektteam zusammenkommen oder im Vorstand sitzen, Protokolle bieten eine klare, leicht verständliche schriftliche Aufzeichnung, die für Klarheit und Verbindlichkeit sorgt.

Sitzungsprotokolle können auch als offizielles Dokument dienen, was besonders in formellen Kontexten wie Vorstandssitzungen wichtig ist, bei denen Entscheidungen rechtliche und finanzielle Folgen haben können. Aber auch in informellen Team-Sitzungen stellen effektive Protokolle sicher, dass die wichtigsten Punkte nach dem Ende der Sitzung nicht verloren gehen.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch jeden Schritt des Prozesses, vom Vorbereiten der Mitschrift in Echtzeit bis hin zum Verfassen und Verteilen der Sitzungsprotokolle mit Klarheit und Selbstvertrauen. Wir zeigen Ihnen, wie gute Protokolle aussehen, wie Sie mit oder ohne Vorlage konsistent bleiben und wie Plattformen wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) den gesamten Ablauf für alle Beteiligten vereinfachen.

## **Was genau sind Sitzungsprotokolle?**

Klären wir gleich zu Beginn etwas: Sitzungsprotokolle sind kein Wort-für-Wort-Transkript. Sie müssen nicht alles festhalten, was im Raum gesagt wurde. Stattdessen handelt es sich um eine fokussierte, strukturierte Zusammenfassung dessen, was wirklich zählt: zentrale Diskussionsthemen, getroffene Entscheidungen und Aufgaben, die umgesetzt werden müssen.

Im Kern sind Sitzungsprotokolle eine schriftliche Aufzeichnung dessen, was passiert ist und worauf man sich geeinigt hat. Sie helfen Teams, auf Kurs zu bleiben, Wiederholungen zu vermeiden und Projekte in die richtige Richtung zu lenken. Für Führungskräfte und Vorstandsmitglieder sind sie zudem ein Mittel, um Transparenz zu wahren und sicherzustellen, dass Entscheidungen im Laufe der Zeit nachvollziehbar bleiben.

In formellen Kontexten wie Vorstandssitzungen dienen Sitzungsprotokolle als offizieller Nachweis darüber, wie die Organisation geführt wird. Das bedeutet, dass Genauigkeit, Struktur und Neutralität eine wichtige Rolle spielen. Die Anwendung eines Prozesses wie der Geschäftsordnung nach Robert’s Rules of Order kann helfen, Konsistenz und Fairness sicherzustellen, insbesondere bei Abstimmungen oder formellen Anträgen.

Aber auch die informellste Stand-up-Sitzung oder ein kurzes Team-Meeting profitiert davon, wenn in irgendeiner Form Protokoll geführt wird. Egal, ob Sie sie Sitzungsnotizen, Zusammenfassungen oder Follow-ups nennen, das Ziel bleibt dasselbe: sicherzustellen, dass alle mit dem gleichen Verständnis darüber auseinandergehen, was geschehen ist und was als Nächstes zu tun ist.

Das finden Sie typischerweise in gut strukturierten Sitzungsprotokollen:

- Datum, Uhrzeit und Ort der Sitzung
- Eine Liste der Teilnehmer und abwesenden Personen
- Ein Verweis auf die [Traktandenliste](https://wedo.com/de/features/meetings)
- Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte und Diskussionsthemen
- Festgehaltene Entscheidungen, Abstimmungen oder Ergebnisse
- Zugeteilte Aufgaben mit den entsprechenden Fälligkeitsdaten
- Uhrzeit des Sitzungsendes
- Unabhängig vom Format oder Grad der Förmlichkeit sorgen gute Sitzungsprotokolle dafür, dass nichts übersehen wird, besonders dann, wenn die nächste Sitzung ansteht und Sie auf dem bisherigen Fortschritt aufbauen müssen.

![Infografik mit dem Titel „Wie man effektive Sitzungsprotokolle verfasst und weitergibt“, die die drei Phasen beschreibt: vor der Sitzung (Agenda und Teilnehmer bestätigen, Protokollführer benennen, Vorlage vorbereiten), während der Sitzung (wichtige Punkte und Verantwortlichkeiten notieren) und nach der Sitzung (Protokolle formatieren, prüfen und speichern).](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_to_write_effective_meeting_minutes_de_4abe22a0f8.png)

## **Vor der Sitzung: Die Grundlage für aussagekräftige Sitzungsprotokolle schaffen**

Gute Sitzungsprotokolle beginnen nicht erst mit dem Start der Sitzung. Sie beginnen mit der Vorbereitung.

Noch bevor sich jemand hinsetzt (oder einloggt), gibt es einige wichtige Dinge, die Sie tun können, um das Verfassen von Sitzungsprotokollen reibungsloser, schneller und präziser zu gestalten, insbesondere wenn Sie das Protokoll führen.

### **Mit einer klaren Traktandenliste starten**

Betrachten Sie die Traktandenliste als Gliederung Ihrer Sitzung. Sie zeigt auf, welche Themen behandelt werden, in welcher Reihenfolge und oft auch, wer welches Thema präsentiert. Das hilft nicht nur den Teilnehmenden, den Überblick zu behalten, sondern gibt auch der protokollführenden Person eine Struktur, um in Echtzeit Notizen zu erfassen. Jeder Punkt auf der Traktandenliste wird zu einem Abschnitt im Protokoll, was das Enddokument deutlich leichter organisierbar macht.

Wenn keine Traktandenliste im Voraus verschickt wurde, bitten Sie darum. Oder erstellen Sie bei Bedarf selbst eine einfache Version auf Basis des Ziels der Sitzung. Selbst eine einfache Aufzählung kann bereits helfen.

### **Datum, Uhrzeit und Ort bestätigen**

Es klingt selbstverständlich, aber Sitzungsprotokolle, die grundlegende Angaben wie Datum, Uhrzeit und Ort weglassen, verlieren schnell an Kontext. Ganz gleich, ob es sich um ein wiederkehrendes Meeting oder eine jährliche Strategiesitzung handelt, stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen korrekt erfassen. Falls die Sitzung virtuell oder hybrid stattfindet, geben Sie auch die verwendete Plattform (Zoom, Teams usw.) als Teil des Ortes an.

### **Wissen, wer im Raum ist**

Bereiten Sie vor Beginn der Sitzung eine Liste der Teilnehmenden vor und notieren Sie, wer erwartet wird, aber fehlt. Diese Information benötigen Sie später beim Verfassen der Sitzungsprotokolle, und es ist wesentlich einfacher, sie in Echtzeit zu dokumentieren als im Nachhinein zu rekonstruieren. Bei formellen Sitzungen, wie etwa Vorstandssitzungen, ist eine korrekte Anwesenheitsliste besonders wichtig.

### **Eine protokollführende Person zuweisen (und offiziell machen)**

Wenn es Ihre Aufgabe ist, das Protokoll zu führen, seien Sie sich Ihrer Rolle bewusst. Falls jemand anderes dafür zuständig ist, stellen Sie sicher, dass diese Person vorbereitet ist. Die protokollführende Person sollte aktiv zuhören, relevante Details ohne Ablenkung erfassen und objektiv bleiben.

In stärker strukturierten Umgebungen, wie bei Unternehmensvorständen oder Sitzungen in Non-Profit-Organisationen, ist es üblich, und oft auch durch Vorschriften vorgeschrieben, im Vorfeld eine offizielle Protokollführung oder ein Sekretariat zu benennen.

### **Bei Bedarf einen Blick in die Geschäftsordnung werfen**

Wenn die Sitzung nach der Geschäftsordnung gemäss [Robert’s Rules of Order](https://robertsrules.com) abläuft, hilft es, sich mit den grundlegenden Anträgen, Formaten und Begriffen vertraut zu machen. So stellen Sie sicher, dass die Sitzungsprotokolle das tatsächliche Geschehen widerspiegeln, und nicht nur das, was gesagt wurde. Auch wenn nicht jede Organisation diese Regeln anwendet, kann deren Kenntnis Ihre Fähigkeiten als protokollführende Person deutlich stärken.

## **Während der Sitzung: Was Sie erfassen sollten und wie**

Sobald die Sitzung beginnt, beginnt auch Ihre Aufgabe als protokollführende Person. Ihr Ziel ist es, die wichtigsten Punkte, Diskussionen und Entscheidungen festzuhalten, und zwar so, dass sie das tatsächliche Geschehen widerspiegeln, nicht die genaue Wortwahl. Der Schlüssel liegt darin, fokussiert, organisiert und bereit für das Mitschreiben in Echtzeit zu sein.

### **Bleiben Sie bei den Fakten, nicht beim Wortlaut**

Gute Sitzungsprotokolle fassen das Wesentliche zusammen:

- Was wurde besprochen
- Was wurde beschlossen
- Welche Aufgaben wurden zugeteilt
- Wer ist verantwortlich
- Und wann wurde die Sitzung beendet
- Lassen Sie Small Talk, Nebenunterhaltungen und persönliche Kommentare weg. Ziel ist ein klares, leicht lesbares Protokoll, das dem Team hilft, voranzukommen, kein detailliertes Transkript.

### **An der Traktandenliste orientieren, um den Überblick zu behalten**

Nutzen Sie die Traktandenliste als Struktur. Erstellen Sie zu jedem Punkt einen Abschnitt in Ihren Notizen. Selbst wenn die Diskussion vom Plan abweicht (was häufig passiert), hilft Ihnen diese Gliederung, die finalen Sitzungsprotokolle übersichtlich und verständlich zu gestalten.

### **Wichtige Entscheidungen und Aufgaben klar festhalten**

Wird eine Entscheidung getroffen, halten Sie sie fest. Wird eine Aufgabe vergeben, notieren Sie, an wen sie geht und welches Ergebnis oder welcher Termin erwartet wird. Genau diese Informationen machen Sitzungsprotokolle wertvoll, denn sie verwandeln Diskussionen in Verbindlichkeit.

Beispiele:

„Das Team hat dem Marketingbudget für Q3 zugestimmt.“

„Lena erstellt bis zum 5. Juni die Onboarding-Checkliste.“

„Die IT prüft bis zur nächsten Sitzung neue Lösungen für Zugriffskontrolle.“

Solche Formulierungen werden Ihre Teammitglieder später gezielt suchen, machen Sie sie leicht auffindbar.

### **Anträge, Abstimmungen und formelle Punkte genau erfassen**

Wenn Sie Sitzungsprotokolle für eine Vorstandssitzung oder ein Meeting gemäss der Geschäftsordnung nach Robert’s Rules of Order erstellen, ist besondere Präzision gefragt. Halten Sie Anträge wörtlich fest, notieren Sie, wer sie gestellt und unterstützt hat, und erfassen Sie das Abstimmungsergebnis (einstimmig, Mehrheitsbeschluss, Enthaltungen usw.).

An dieser Stelle werden Ihre Protokolle zu einem verbindlichen, offiziellen Dokument, nicht nur zu einer hilfreichen Zusammenfassung.

### **Mitschreiben, solange alles frisch im Gedächtnis ist**

Wenn möglich, schreiben Sie während der Sitzung oder direkt danach. Warten Sie nicht zu lange, kleine, aber wichtige Details geraten sonst schnell in Vergessenheit.

Wenn es sich um eine komplexe Diskussion handelt, machen Sie sich vorerst Notizen in Stichworten oder mit Zeitmarken und ergänzen Sie die Details, solange alles noch präsent ist.

Sie können auch kollaborative Plattformen wie WEDO nutzen, um Notizen in Echtzeit zu strukturieren, Aufgaben zu markieren und Beiträge bestimmten Personen zuzuordnen, ohne den Ablauf der Sitzung zu stören.

## **Nach der Sitzung: Sitzungsprotokolle schreiben und formatieren**

Sobald die Sitzung endet, beginnt die eigentliche Arbeit: Aus Ihren Notizen wird ein klarer, strukturierter und teilbarer schriftlicher Bericht. An diesem Punkt wechselt Ihre Rolle von der Zuhörerin oder dem Zuhörer zur Redaktion. Ziel ist es, Sitzungsprotokolle so zu gestalten, dass sie sowohl für Anwesende als auch für Abwesende nützlich sind.

### **Mit den Grundlagen beginnen**

Jedes Sitzungsprotokolle sollte mit den wichtigsten Informationen beginnen: Datum, Uhrzeit, Art der Sitzung, Teilnehmende, ein Verweis auf die Traktandenliste oder deren Hauptthemen sowie der Name der protokollführenden Person.

Diese Angaben bilden die Grundlage und schaffen Klarheit für alle, die das Protokoll später einsehen, besonders wichtig im Hinblick auf Compliance, Prüfungen oder Archivierung.

### **Klar, präzise und neutral bleiben**

Verwenden Sie eine professionelle, aber sachliche Sprache. Ihre Aufgabe ist es, zu dokumentieren, nicht zu interpretieren. Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Punkte und getroffenen Entscheidungen und lassen Sie unnötige Details oder Randbemerkungen weg. Schreiben Sie in der Vergangenheitsform, vermeiden Sie Ich-Formulierungen und sorgen Sie für eine einheitliche Struktur.

Beispiel:

✅ „Der Vorstand hat die überarbeitete Finanzrichtlinie genehmigt.“

❌ „Ich fand die Richtlinie sehr sinnvoll und alle schienen einverstanden zu sein.“

Lassen Sie die Fakten für sich sprechen.

### **Entscheidungen und Aufgaben hervorheben**

Genau danach suchen die meisten Personen im sitzungsprotokoll: Was wurde besprochen, was wurde beschlossen und wer ist wofür verantwortlich? Verwenden Sie Formatierungen (Fettschrift oder Aufzählungen), um diese Punkte hervorzuheben. Je leichter das Dokument zu überfliegen ist, desto nützlicher wird es.

Erwägen Sie, Aufgaben entweder am Ende jedes Traktandenpunkts aufzulisten oder sie in einer zusammenfassenden Übersicht am Ende des Protokolls zu bündeln.

### **Vorlagen verwenden, um Zeit zu sparen und konsistent zu bleiben**

Auch wenn Ihre Organisation kein offizielles Format vorgibt, kann eine gute sitzungsprotokoll-Vorlage den gesamten Prozess schneller und einheitlicher machen. Sie reduziert Unsicherheiten, stellt sicher, dass keine Abschnitte fehlen, und erleichtert das Lesen.

Die meisten Vorlagen enthalten:

- Überschriften für jeden Punkt der Traktandenliste
- Ein eigenes Feld für Entscheidungen oder Abstimmungen
- Platz für Aufgaben und Fälligkeitsdaten
- Einen abschliessenden Hinweis zum Sitzungsende

Mit einer digitalen Plattform wie WEDO können Sie wiederverwendbare Vorlagen erstellen und den Protokollierungsprozess in Echtzeit optimieren, so müssen Sie nicht jedes Mal bei null anfangen.

### **Auf Richtigkeit prüfen**

Bevor Sie das Protokoll verschicken, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Namen, Entscheidungen und Daten zu überprüfen. Wenn eine Abstimmung stattgefunden hat, kontrollieren Sie die Anzahl. Wenn jemand eine Aufgabe übernommen hat, stellen Sie sicher, dass sie der richtigen Person zugeordnet wurde. Solche kleinen Fehler können später zu grossen Missverständnissen führen.

## **Sitzungsprotokolle richtig teilen und archivieren**

Sobald Ihre Sitzungsprotokolle verfasst sind, lassen Sie sie nicht im Entwurfsordner liegen. Je schneller sie geteilt werden, desto nützlicher sind sie, besonders solange die Details noch frisch im Gedächtnis sind und Aufgaben zeitkritisch sein können.

![Infografik mit dem Titel „Besprechungsprotokolle richtig teilen und speichern“ mit Tipps wie: ein sauberes, scanbares Format verwenden, leicht zugänglich machen, innerhalb von 24–48 Stunden versenden, mit den richtigen Personen teilen und sicher speichern.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sharing_and_storing_meeting_minutes_the_right_way_de_ac50ab9b57.png)

### **Protokolle zeitnah nach der Sitzung versenden**

Ziel sollte sein, Sitzungsprotokolle innerhalb von 24 Stunden, spätestens jedoch nach 48 Stunden zu versenden. Eine zeitnahe Verteilung fördert den Fortschritt, stärkt die Verbindlichkeit und gibt den Teilnehmenden die Möglichkeit, frühzeitig etwaige Fehler oder Missverständnisse zu korrigieren.

Wenn das Protokoll noch Korrekturen oder Genehmigungen enthält (was bei Vorstandssitzungen häufig der Fall ist), weisen Sie beim Versand klar darauf hin.

Beispiel für eine Notiz:

„Im Anhang finden Sie das Entwurfsprotokoll der Sitzung vom 10. Mai. Bitte überprüfen Sie den Inhalt und senden Sie eventuelle Ergänzungen oder Korrekturen bis Freitag um 17 Uhr.“

### **Einfachen Zugang und gute Lesbarkeit ermöglichen**

Niemand möchte sich durch lange E-Mail-Verläufe kämpfen, um die aktuelle Version zu finden. Verwenden Sie eine klare Betreffzeile, teilen Sie das Protokoll in einem vertrauten Format (PDF, Google-Dokument oder über einen WEDO-Link) und achten Sie auf eine übersichtliche Struktur, besonders bei den wichtigsten Punkten, getroffenen Entscheidungen und zugewiesenen Aufgaben.

In Tools wie WEDO können Sie Sitzungsprotokolle in Echtzeit erfassen und direkt in einem gemeinsamen Arbeitsbereich veröffentlichen, in dem Teams ohne Verzögerung einsehen, kommentieren und nachverfolgen können.

### **An die richtigen Personen senden**

Wer die Sitzungsprotokolle erhalten soll, hängt von der Art der Sitzung ab:

- Bei einem Teammeeting: Nur die Teilnehmenden und relevante Stakeholder
- Bei einem Projektupdate: Zusätzlich externe Mitwirkende oder Projektverantwortliche
- Bei Vorstandssitzungen: Alle Vorstandsmitglieder, die Geschäftsleitung, juristische Beratung (falls erforderlich) und alle Personen, die Folgeaufgaben übernehmen

Prüfen Sie die Richtlinien Ihrer Organisation, ob das Protokoll vor einer breiteren Verteilung formell genehmigt werden muss.

### **Sicher und auffindbar archivieren**

Sobald die Sitzungsprotokolle geteilt wurden, werden sie Teil des organisationalen Wissens. Behandeln Sie sie wie jedes andere offizielle Dokument: strukturiert, versioniert und gesichert.

Cloudbasierte Systeme wie WEDO ermöglichen es, Protokolle zu taggen, zu durchsuchen und mit spezifischen Projekten zu verknüpfen, so finden Sie später schnell, was wann besprochen oder beschlossen wurde. Diese Rückverfolgbarkeit ist besonders hilfreich, wenn frühere Entscheidungen überprüft oder Unstimmigkeiten geklärt werden müssen.

## **Wie WEDO Sie dabei unterstützt, bessere Sitzungsprotokolle zu schreiben und zu verteilen**

Das Schreiben und Teilen effektiver Sitzungsprotokolle muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Struktur und den passenden Tools wird es zu einem nahtlosen Bestandteil der täglichen Teamarbeit.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde entwickelt, um diesen Prozess von Anfang bis Ende zu vereinfachen. Anstatt zwischen E-Mails, Dokumenten und Klebezetteln hin- und herzuwandern, können Sie Ihre Sitzung mit einer gemeinsamen Traktandenliste planen, im Voraus Rollen zuweisen und Ihre Notizen in Echtzeit dort erfassen, wo die Diskussion stattfindet.

Sobald die Sitzung endet, sind Ihre Notizen bereits strukturiert und einsatzbereit. Sie können eine klare, leicht lesbare Zusammenfassung veröffentlichen, die richtigen Personen benachrichtigen und Aufgaben direkt in der Plattform weiterverfolgen. Und da alle Informationen sicher gespeichert und nach Thema, Projekt oder Teilnehmenden durchsuchbar sind, müssen Sie nie wieder alte Dateien oder Nachrichtenverläufe durchsuchen, um herauszufinden, was beschlossen wurde.

Ob Sie ein informelles Teammeeting oder formelle Sitzungsprotokolle bei einer Vorstandssitzung erfassen, [WEDO](https://wedo.com/de/features) hilft Ihnen, konsistent, regelkonform und organisiert zu bleiben. [Probieren Sie](https://wedo.com/de/signup) es bei Ihrer nächsten Sitzung kostenlos aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, Diskussionen in Entscheidungen und Entscheidungen in konkrete Handlungen zu verwandeln.

Lernen Sie, wie Sie effektive Sitzungsprotokolle verfassen und teilen, von der Mitschrift in Echtzeit bis zur finalen Verteilung, mit Tipps, Vorlagen und Tools von WEDO.

Grafik mit dem Titel „Vollständiger Leitfaden für effektive Sitzungsprotokolle“ auf violettem Hintergrund, daneben ein Symbol eines Laptops mit einem Dokument auf dem Bildschirm.

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Vollständiger Leitfaden für effektive Sitzungsprotokolle

Sie haben die Sitzung fünf Minuten früher beendet. Das Team nickte zustimmend, einige Personen haben sich freiwillig für die nächsten Schritte gemeldet, und es fühlte sich wie eine produktive Nutzung der Zeit an. Aber in der nächsten Woche ist sich niemand mehr ganz sicher, wer eigentlich was tun sollte.

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dies ist der verborgene Preis von Sitzungen, die nicht zu Taten führen. Die Besprechungsagenda wird besprochen, Ideen werden ausgetauscht, aber wenn es an die Umsetzung geht, geht vieles verloren. Aufgaben werden nicht zugewiesen, Fälligkeitsdaten sind unklar, und wichtige Entscheidungen verschwinden in verstreuten Sitzungsnotizen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) wurde entwickelt, um genau dieses Problem zu lösen. Es verknüpft Ihre tagesordnung direkt mit einer aktuellen und nachverfolgbaren Aufgabenliste, sodass Sie nicht nur darüber sprechen, was geschehen soll, Sie bringen es tatsächlich voran. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie WEDO Echtzeit-Zusammenarbeit in greifbare Ergebnisse umwandelt, Teams hilft, unnötigen Aufwand zu reduzieren und jede Sitzung effektiv zu gestalten.

![Schaubild mit sechs Schritten, die zeigen, wie Meetings mit WEDO zu Aufgaben werden. Schritte: Tagesordnungspunkt erörtert, Entscheidung getroffen, Aufgabe während des Treffens erstellt, Eigentümer und Fälligkeitsdatum festgelegt, Aufgabe erscheint in der gemeinsamen Aufgabenliste, Nachverfolgung in Echtzeit über Listen-, Kanban- oder Gantt-Ansicht.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/from_agenda_to_action_how_meetings_turn_into_tasks_with_wedo_de_293625cf23.png)

## Das Problem: Wenn Sitzungen nicht zu Handlungen führen

Den meisten Teams mangelt es nicht an Sitzungen, sondern an der Umsetzung.

Sie können eine grossartige Diskussion führen, eine gut strukturierte Besprechungsagenda haben und alle relevanten Personen im Raum versammeln. Aber wenn niemand die nächsten Schritte festhält oder wenn die Details in einem Notizbuch oder einem vergessenen Dokument verschwinden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis der Schwung verloren geht.

An diesen Punkten kommt es häufig zum Bruch:

- Traktanden werden besprochen, aber keiner Aufgabe oder keinem Ergebnis zugeordnet
- Entscheidungen werden getroffen, aber niemand ist offiziell verantwortlich
- Notizen werden gemacht, sind aber verstreut oder schwer auffindbar
- Eine Woche später versuchen Teammitglieder sich daran zu erinnern, was gesagt wurde, wer sich gemeldet hat und wann es erledigt sein sollte

Wenn das passiert, fühlen sich Sitzungen wie Zeitverschwendung an, nicht weil der Inhalt unwichtig war, sondern weil der Wert nie über die Sitzung hinausgetragen wurde.

Das Ergebnis? Teams verbringen mehr Zeit mit Nachfragen und Klärungen als mit der eigentlichen Umsetzung. Aufgaben werden übersehen, Prioritäten verschwimmen, und dieselben Gespräche wiederholen sich immer wieder.

Wenn Ihre Sitzungsnotizen, Protokolle und Aktionspunkte nicht mit dem tatsächlichen Workflow Ihres Teams verknüpft sind, dann verwalten Sie Ihre Sitzungen nicht, Sie halten sie nur ab.

## **Wie ein effektiver Sitzungs-Workflow aussieht**

Eine effektive Sitzung endet nicht mit dem Ende des Anrufs, sie setzt sich in der darauffolgenden Arbeit fort.

Sie beginnt mit einer klaren tagesordnung, die allen Teilnehmenden bereits vor Beginn der Diskussion Kontext und Struktur bietet. Jeder Punkt auf der Besprechungsagenda verfolgt ein Ziel: eine Entscheidung treffen, ein Problem lösen, eine Aufgabe zuweisen oder eine Priorität klären. So kommt niemand nur zu einer blossen Statusmeldung.

Während der Sitzung verschiebt sich der Fokus vom Reden zum Handeln. Ideen werden festgehalten, Hindernisse benannt und Entscheidungen dokumentiert. Zentrale Erkenntnisse werden direkt notiert, solange sie noch frisch sind, und Zuständigkeiten werden vor Ende der Sitzung geklärt, damit es keine Unklarheiten darüber gibt, wer was zu tun hat.

Nach der Sitzung verschwinden diese Aufgaben nicht einfach im Nichts. Sie werden verfolgt, überprüft und sind für alle Beteiligten sichtbar. Teammitglieder wissen, [was Priorität hat](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben). Projektverantwortliche können den Fortschritt einsehen, ohne Nachfass-E-Mails senden zu müssen. Und wenn die nächste Sitzung ansteht, ist klar, was vorangekommen ist und was noch Aufmerksamkeit benötigt.

Ein solcher Workflow macht aus einer Sitzung einen echten Fortschrittspunkt, und nicht nur eine weitere Diskussion. Und genau diese Struktur lässt sich mit WEDO ganz einfach umsetzen.

## **Wie WEDO Sitzungen in Echtzeit mit Aufgaben verknüpft**

![Vergleich zwischen einem fragmentierten und einem verbundenen Arbeitsablauf. Links: „Ohne WEDO“ – Agenda in E-Mails, manuell erstellte Aufgaben, verstreuter Nachverfolgung. Rechts: „Mit WEDO“ – geteilte Agenda, Live-Notizen und Aufgaben, automatische Nachverfolgung, klare Verantwortlichkeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/one_tool_for_meetings_and_tasks_no_more_gaps_de_11e2baad0b.png)

Bei den meisten Sitzungs-Tools verlässt man die Sitzung mit dem vagen Gefühl, dass irgendjemand etwas tun sollte. Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) wissen Sie genau, was als Nächstes passiert, denn die Arbeit ist bereits im Gange.

Der Sitzungs-Arbeitsbereich von WEDO ist auf Aktion ausgerichtet. Jeder Punkt auf der tagesordnung wird zu einem aktiven Container für Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse. Während die Sitzung läuft, können Aktionspunkte erfasst, Aufgabenverantwortliche zugewiesen, Fälligkeitsdaten gesetzt sowie Dateien oder Kommentare hinzugefügt werden, alles in Echtzeit, ohne das Tool zu wechseln.

Aufgaben müssen nicht nachträglich erstellt werden. Sie können direkt während der Sitzung angelegt werden, für alle Teammitglieder sichtbar, sobald sie zugewiesen werden. Und da jede Aufgabe mit dem entsprechenden tagesordnungspunkt oder der Entscheidung verknüpft bleibt, entfällt das spätere Durchsuchen von E-Mails oder Notizen, um sich an das „Warum“ zu erinnern.

Sobald die Sitzung endet, befinden sich die Aufgaben bereits dort, wo sie hingehören: in der gemeinsamen Aufgabenliste Ihres Teams, vollständig dokumentiert und bereit zur Nachverfolgung. Kein Duplizieren, kein manuelles Übertragen, keine Unklarheiten.

Diese Art der Echtzeit-Integration bedeutet: [Sitzungen in WEDO](https://wedo.com/de/features/meetings) sind mehr als nur Gespräche, sie sind Startpunkte für die Umsetzung. Und für verteilte Teams ist genau das der Unterschied zwischen abgestimmtem Arbeiten und dem Zurückfallen.

## **Eine Plattform für Sitzungsmanagement und Aufgabenverfolgung**

Die meisten Teams verlassen sich auf ein Flickwerk verschiedener Tools, um Sitzungen zu verwalten und Aufgaben nachzuverfolgen: ein Tool für Kalender, ein anderes für tagesordnungen, ein separates System für [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) und vielleicht noch ein paar geteilte Dokumente für Notizen. Es funktioniert, aber nur gerade so.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) ersetzt dieses Durcheinander durch ein einheitliches und vernetztes Erlebnis.

Sie können Ihre Besprechungsagenda erstellen und teilen, die Sitzung durchführen, Notizen und Aktionspunkte erfassen. Entscheidungen verwandeln sich dabei ganz natürlich in nachverfolgbare Aufgaben, ganz ohne zusätzliche Tools. Alles wird in Echtzeit synchronisiert, und jedes Teammitglied sieht dieselben Informationen, ob im Raum, remote zugeschaltet oder im Nachgang.

Anstelle verstreuter Updates und Nachfass-E-Mails hat Ihr Team einen zentralen Ort, um zu überprüfen, was besprochen, was entschieden wurde und was als Nächstes passieren muss. Alle Sitzungsinhalte und Ergebnisse befinden sich an einem Ort, so geht nichts in der Nachbereitung verloren.

WEDO funktioniert genauso gut für tägliche Team-Check-ins wie für formelle Vorstandssitzungen. Unabhängig vom Format hilft es Teams, organisiert und verantwortlich zu bleiben, ganz ohne ständigen Kontextwechsel.

Indem WEDO Sitzungsmanagement und Aufgabenverfolgung in einer einzigen Plattform vereint, gibt es Ihnen die Zeit und Klarheit zurück, die in fragmentierten Systemen verloren gehen.

## **Zeit sparen und Verantwortlichkeiten stärken**

Die Umsetzung ist der Punkt, an dem die meisten Sitzungen scheitern. Selbst wenn Aufgaben erfasst werden, fällt es Teams oft schwer, den Fortschritt im Blick zu behalten oder zu erkennen, wo es hakt. WEDO wurde entwickelt, um genau diesen Teil zu erleichtern, mit praxisnahen Möglichkeiten, die Konzentration auch lange nach Ende der Sitzung aufrechtzuerhalten.

Arbeit sieht nicht in jedem Team gleich aus. Manche Projekte verlaufen schnell und erfordern eine visuelle Nachverfolgung. Andere beinhalten komplexe Abhängigkeiten, die über Wochen oder Monate hinweg geplant werden müssen. WEDO unterstützt all das. Teams können ihre Aufgaben auf verschiedene Arten organisieren, sei es über eine einfache Liste, ein Kanban-Board für einen schnellen Überblick oder ein [Gantt-Diagramm](https://wedo.com/de/blog/projekte-effizient-verwalten-mit-dem-gantt-diagramm-in-wedo), das Prioritäten entlang eines Zeitplans abbildet.

Jede Ansicht ist vollständig kollaborativ und immer aktuell, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand bleiben, während sich die Arbeit weiterentwickelt. Es ist kein Toolwechsel oder Datenexport notwendig, alles bleibt an einem Ort und ist für alle zugänglich, die es benötigen.

Für Prozesse, die sich teamübergreifend oder regelmäßig wiederholen, bietet WEDO [anpassbare Vorlagen für Checklisten](https://wedo.com/de/features/tasks). Teams können ihre effektivsten Workflows speichern und mit wenigen Klicks wiederverwenden, ob für die Vorbereitung einer vierteljährlichen Überprüfung, eine regelmässig stattfindende Vorstandssitzung oder das Onboarding eines neuen Teammitglieds. Vorlagen sorgen für Konsistenz und helfen, Fehler zu vermeiden, die beim Neuanfang entstehen.

WEDO sorgt dafür, dass die Umsetzung sichtbar und strukturiert bleibt, auch nach Ende der Sitzung. Teammitglieder können sich auf ihre Prioritäten konzentrieren, ohne ständige Rückfragen, während Projektverantwortliche einen klaren Überblick über den Fortschritt in Aufgaben und Zeitplänen behalten. Indem alles miteinander verknüpft bleibt, von der tagesordnung bis zur Umsetzung, unterstützt WEDO Teams dabei, verantwortlich zu bleiben, ohne zusätzlichen Aufwand.

## **Fazit**

Sitzungen gehören zu den wertvollsten Möglichkeiten, ein Team auf gemeinsame Ziele auszurichten, aber nur, wenn sie auch zu Handlungen führen. Ohne ein klares System zur Erfassung von Aufgaben, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und zur Sicherstellung des Arbeitsfortschritts enden selbst die produktivsten Diskussionen als vergessene Notizen.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) verknüpft alle Teile des Sitzungsprozesses, von der Planung der tagesordnung bis zur Nachverfolgung der umgesetzten Aufgaben. Aktionspunkte sind nicht verstreut, verzögert oder vergessen. Sie werden in Echtzeit erstellt, mit Kontext zugewiesen und sind für alle sichtbar, die sie benötigen.

Anstatt Sitzungen in einem Tool zu verwalten und Aufgaben in einem anderen, arbeitet Ihr Team mit einer einzigen Plattform. Einer Plattform, die Prioritäten klar macht, Verantwortlichkeiten sichtbar hält und Projekte auf Kurs bringt, sei es bei einem täglichen Team-Sync oder einer formellen Vorstandssitzung.

Wenn Ihr Team bereit ist, Sitzungen in echten Fortschritt zu verwandeln, ist [WEDO](https://wedo.com/de/features) genau dafür gemacht. [Testen Sie es noch heute kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, von der tagesordnung zur Umsetzung zu gelangen, ohne einen einzigen Schritt zu verpassen.

Erfahren Sie, wie Sie mit WEDO effektivere Sitzungen abhalten, indem Sie Tagesordnungspunkte in Aufgaben umwandeln, Fälligkeitstermine festlegen und die Arbeit in Echtzeit vorantreiben. 

Roter Hintergrund mit dem Text „Wie WEDO Ihre Sitzungen mit Aufgaben verknüpft“ und einem blauen Symbol: ein Zahnrad mit einer Person, verbunden mit einer Liste abgehakter Kästchen.

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Von der Tagesordnung zur Aktion: Wie WEDO Ihre Sitzungen mit Aufgaben verknüpft

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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