Eine gut organisierte Sitzung ist kein Zufall. Für den Erfolg sind eine klare Planung, definierte Rollen und eine aktive Teilnahme erforderlich. Unabhängig davon, ob Sie eine persönliche oder virtuelle Sitzung abhalten, ist eine der effektivsten Möglichkeiten zur Verbesserung der [Sitzungswirksamkeit](https://www.forbes.com/sites/christinecomaford/2012/02/28/cut-the-b-s-and-get-to-the-point-the-only-2-communication-types-that-drive-results/) die vorherige Zuweisung von Rollen. Auf diese Weise kennt jeder Sitzungsteilnehmer seine Verantwortlichkeiten, die Sitzung bleibt planmäßig und Entscheidungen werden effizient getroffen.

In diesem Blogbeitrag werden wir die vier wichtigsten Rollen untersuchen, die Ihnen bei der Verwaltung des Sitzungsprozesses helfen können, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung, um ein reibungsloses und produktives Ergebnis zu gewährleisten.

## Zuweisung von Rollen vor der Sitzung
Am Ende einer Sitzung ist es üblich, dass die Teilnehmer den eigentlichen Zweck oder das Ergebnis der Sitzung in Frage stellen. Schlechte Vorbereitung, mangelnde Struktur, schlecht definierte Ziele und mangelndes allgemeines Engagement sind alles Ursachen, die den Erfolg Ihrer Sitzung beeinträchtigen können.

Wenn Sie im Vorfeld Rollen für eine Sitzung zuweisen, stellen Sie sicher, dass jedes Mitglied des Teams vorbereitet und konzentriert ist, was dazu beiträgt, die Effektivität der Sitzung zu verbessern und eine starke Sitzungskultur zu etablieren. Wie allzu oft angenommen, beschränkt sich die Beteiligung der Teilnehmer nicht nur auf den Tag der Sitzung. Um die Effektivität der Sitzung zu gewährleisten, müssen die Teilnehmer vor, während und nach der Sitzung eine Rolle spielen.

## Die 4 Sitzungsrollen

### 1. Der Organisator: ein Moderator
Um den Erfolg Ihrer Sitzung sicherzustellen, sollten Sie einen Organisator ernennen, der für den gesamten Sitzungsverlauf verantwortlich ist. Der Sitzungsorganisator erstellt die Traktandenliste, definiert die Ziele, verschickt die Einladung zur Sitzung und teilt allen Teilnehmern den Zweck und die Erwartungen der Sitzung mit.

Während der Sitzung fungiert er als Sitzungsleiter, moderiert die Diskussionen, sorgt dafür, dass alle planmässig vorgehen, und stellt sicher, dass die Ziele erreicht werden. Seine Schlüsselqualitäten? Der Moderator ist organisiert, kommuniziert mit Leichtigkeit und weiß, wie man realistische Ziele setzt.

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### 2. Der Organisator: Sekretär der Sitzung
Der Organisator spielt eine der wichtigsten Rollen, indem er alles dokumentiert, was während der Sitzung geschieht. Er erstellt die Sitzungsnotizen und hält wichtige Diskussionen, Aktionspunkte und Entscheidungen fest. Im Grunde genommen stellt er den Inhalt bereit und hält die Teilnehmer auf dem Laufenden. Daher ist es wichtig, dass der Organisator aufmerksam, präzise und systematisch vorgeht und sicherstellt, dass nichts Wichtiges übersehen wird.

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### 3. Der Zeitnehmer
Die Ernennung eines Zeitnehmers stellt sicher, dass die Sitzung planmässig verläuft, indem er den Zeitplan überwacht und den Organisator daran erinnert, wenn die Diskussionen die vorgesehene Zeit überschreiten. Der Zeitnehmer arbeitet mit dem Organisator zusammen, um die für alle Traktanden vorgesehene Zeit festzulegen und sicherzustellen, dass die Sitzung effizient verläuft, ohne die geplante Sitzungszeit zu überschreiten.

Daher muss der Organisator der Sitzung im Voraus die Gesamtzeit der Sitzung festlegen, oder besser noch, die für jeden Punkt vorgesehene Zeit festlegen. Der Zeitnehmer hat jedoch nach der Sitzung keine besondere Rolle zu spielen; er muss lediglich das Protokoll sorgfältig lesen, genau wie die anderen Teilnehmer.

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### 4. Die Teilnehmer, vorbereitet und proaktiv
Alle Sitzungsteilnehmer müssen sich vorbereiten, engagiert bleiben und aktiv beitragen. Sie sollten mit der Traktandenliste vertraut sein und bereit sein, Fragen zu stellen, Feedback zu geben und zugewiesene Aufgaben zu übernehmen. Die aktive Teilnahme aller Anwesenden stellt sicher, dass die Sitzung reibungslos verläuft und ihre Ziele erreicht werden.

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## Rollen für einen effektiven Sitzungsablauf koordinieren
Jede der vier Sitzungsrollen spielt vor, während und nach der Sitzung eine entscheidende Rolle. Vor der Sitzung ist es wichtig, die Traktandenliste vorzubereiten und mit dem Team zu teilen, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand und bereit sind. Eine klare Kommunikation des Sitzungsorganisators stellt sicher, dass die Teilnehmer gut vorbereitet sind, was sowohl die Qualität als auch [die Dauer](https://wedo.com/de/blog/wie-kann-man-sitzungdauer-begrenzen) der Sitzung verbessert.

Während der Sitzung sollte der Organisator Notizen machen, Entscheidungen festhalten und Traktanden in Echtzeit verfolgen und sie direkt in die Traktandenliste aufnehmen. Diese Vorgehensweise spart Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Nach der Sitzung sollten die Teilnehmer sofortigen Zugang zu den Sitzungsnotizen haben, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu überprüfen. Dieser organisierte Prozess ermöglicht eine reibungslose Nachbereitung und trägt dazu bei, die Effektivität der Sitzung für zukünftige Sitzungen aufrechtzuerhalten.

### Vor der Sitzung
#### Der Organisator

Der Organisator der Sitzung legt Zeit, Datum und Traktandenliste für die Sitzung fest. Er stellt sicher, dass alle Teammitglieder informiert sind und sich entsprechend vorbereiten. Der Organisator sorgt auch dafür, dass jedes Traktandum klar definiert ist und nur die erforderlichen Sitzungsteilnehmer eingeladen werden.

#### Der Organisator

In Zusammenarbeit mit dem Organisator hilft der Organisator bei der Vorbereitung des Rahmens, der Traktandenliste und aller erforderlichen Dokumente. Indem alle erforderlichen Dokumente im Voraus geteilt werden, sind die Teilnehmer besser vorbereitet, was zu einer produktiveren Teamsitzung führt.

#### Der Zeitnehmer

Der Zeitnehmer legt gemeinsam mit dem Organisator die für jedes Traktandum vorgesehene Zeit fest und sorgt dafür, dass die Sitzung effizient abläuft, ohne die vorgesehene Dauer zu überschreiten.

#### Die Teilnehmer

Alle Teammitglieder sollten sich im Voraus mit der Traktandenliste der Sitzung vertraut machen. So können sie sich voll und ganz auf die Sitzung einlassen und es besteht eine geringere Wahrscheinlichkeit, dass im Nachhinein Klärungsbedarf besteht. Teilnehmer, die ein Referat halten oder eine Diskussion leiten, sollten ihre Traktanden ebenfalls im Voraus vorbereiten.

### Während der Sitzung
#### Der Organisator

Während der Sitzung spielt der Organisator der Sitzung eine Sitzungsrolle als Sitzungsleiter. Seine erste Priorität besteht darin, sicherzustellen, dass die Traktanden eingehalten werden, und Ablenkungen zu verhindern, die die Sitzung zum Scheitern bringen oder unnötig in die Länge ziehen könnten. Zu Beginn sollte der Organisator der Sitzung alle Teilnehmer an den Zweck der Sitzung erinnern, damit sich alle einbezogen fühlen und die Ziele kennen.

In den meisten Fällen übernimmt der Organisator auch die Rolle des Moderators, um sicherzustellen, dass die Diskussionen fokussiert und produktiv bleiben. Es ist wichtig, die Kontrolle über das Gespräch zu behalten und sicherzustellen, dass die Debatten nicht vom Thema abweichen und dass jedes Mitglied des Teams die Möglichkeit hat, seine Meinung zu dem jeweiligen Thema zu äußern. Das Ziel besteht darin, eine positive Umgebung zu schaffen, die konstruktive Diskussionen fördert.

Um die Effektivität der Sitzung zu verbessern, arbeitet der Organisator während der gesamten Sitzung eng mit dem Redakteur zusammen. Durch diese Zusammenarbeit wird sichergestellt, dass wichtige Punkte, Entscheidungen und Maßnahmen genau erfasst und aufgezeichnet werden. Der Organisator stellt sicher, dass der Redakteur genügend Zeit hat, um die Diskussionen zusammenzufassen und die getroffenen Entscheidungen ordnungsgemäß zu dokumentieren.

Am Ende der Sitzung sollte der Organisator alle Teilnehmer an die wichtigsten getroffenen Entscheidungen erinnern und die nächsten Schritte hervorheben. Wichtige Folgefragen sollten erledigt werden: Sollte das Datum der nächsten Teamsitzung festgelegt werden? Ist jedem Sitzungsteilnehmer seine Aufgabe und Verantwortung bewusst? Ziel ist es, eine effektive Nachbereitung sicherzustellen und die Rechenschaftspflicht von einer Sitzung zur nächsten aufrechtzuerhalten.

#### Der Organisator

Während der Sitzung ist der Organisator für die Erstellung klarer und präziser Sitzungsnotizen verantwortlich. Er muss die wesentlichen Punkte erfassen, ohne auf unnötige Details einzugehen, und darf den Diskussionsfluss nicht verlieren. Während genaue Formulierungen später während der Korrekturlesephase verfeinert werden können, ist es vorrangig, die in Echtzeit vereinbarten Entscheidungen und Aktionspunkte genau zu dokumentieren.

Der Organisator spielt auch eine wichtige Rolle bei der Zuweisung von Aufgaben, die sich aus diesen Entscheidungen ergeben. Sobald eine Entscheidung getroffen wurde, stellt der Organisator sicher, dass sie zusammen mit allen Aktionspunkten, die bestimmten Mitgliedern des Teams zugewiesen wurden, aufgezeichnet wird, um sicherzustellen, dass Klarheit über Verantwortlichkeiten und Fristen besteht.

#### Der Zeitnehmer

Der Zeitnehmer überwacht den Sitzungsplan und behält die Uhr ständig im Auge, um sicherzustellen, dass die für jedes Traktandum vorgesehene Zeit eingehalten wird. Falls nötig, informiert der Zeitnehmer den Organisator diskret darüber, dass die Zeit knapp wird. Der Sitzungsleiter kann dann entscheiden, ob er die Diskussion abkürzen oder eine Entscheidung herbeiführen möchte, um die Sitzung planmässig abzuschließen.

Am Ende der Sitzung gibt der Zeitnehmer das Ende des Sitzungsplans bekannt und stellt sicher, dass die Sitzung pünktlich endet, was die allgemeine Sitzungserfahrung verbessert.

#### Die Teilnehmer

Zu oft sind Sitzungsteilnehmer abgelenkt, schauen auf ihre Telefone oder verlieren den Fokus. Bei jeder Teamsitzung ist es wichtig, voll und ganz aufmerksam zu sein, insbesondere wenn wichtige Entscheidungen getroffen werden. Die Teilnehmer müssen die Ziele der Sitzung kennen und zur Diskussion beitragen, um diese Ziele zu erreichen.

Jeder Sitzungsteilnehmer sollte sich an der Unterhaltung beteiligen, aufmerksam zuhören und bei Bedarf Erkenntnisse einbringen. Am Ende der Sitzung sollten die Teilnehmer auch keine Scheu haben, Fragen zu stellen, um ihnen zugewiesene Aufgaben oder Verantwortlichkeiten zu klären. Wenn die nächsten Schritte klar sind, weiß jeder, was er tun muss, um zwischen den Sitzungen erfolgreich zu sein.

### Nach der Sitzung
#### Der Organisator

Nach der Sitzung stellt der Organisator der Sitzung sicher, dass alle zugewiesenen Aktionspunkte erledigt sind und dass kein Sitzungsteilnehmer auf Schwierigkeiten stößt, die seinen Fortschritt behindern könnten. Der Sitzungsleiter arbeitet eng mit dem Organisator zusammen, um sicherzustellen, dass die Sitzungsnotizen und Protokolle für alle zugänglich sind.

Durch die zeitnahe Verteilung des Protokolls stellt der Organisator sicher, dass alle Mitglieder des Teams den Inhalt überprüfen, ihre Aufgaben im Auge behalten und anstehende Fristen einhalten können. Dieser Prozess unterstützt eine effektive Nachbereitung und trägt zu einer verbesserten Effektivität der Sitzung bei zukünftigen Sitzungen bei.

#### Der Organisator

Nach der Sitzung überprüft der Organisator die Live-Notizen, um sie bei Bedarf zu verfeinern, zu formatieren und zu korrigieren. Ziel ist es, sicherzustellen, dass die Diskussionen und Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen wurden, so klar wie möglich sind. Sobald das Protokoll bestätigt ist, stellt der Organisator sicher, dass alle unterstützenden Dokumente oder Dateien den Teilnehmern zur Verfügung stehen. Die endgültigen Sitzungsprotokolle werden dann an alle Mitglieder des Teams zur Einsicht verteilt.

Das Protokoll muss detailliert und präzise sein, insbesondere für diejenigen, die nicht an der Sitzung teilgenommen haben, oder für externe Interessengruppen, die die Ergebnisse der Sitzung verstehen müssen. Ein klares, gut organisiertes Protokoll fördert die effektive Kommunikation innerhalb des Teams und macht die Planung der nächsten Teamsitzung effizienter.

#### Die Teilnehmer

Innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt des bestätigten Protokolls sollte jeder Teilnehmer die Sitzungsprotokolle sorgfältig überprüfen. Wenn man das Protokoll liest, während die Ziele der Sitzung noch frisch im Gedächtnis sind, fällt es leichter, sich an wichtige Diskussionen und Verantwortlichkeiten zu erinnern. Jeder Teilnehmer muss dann sicherstellen, dass er alle ihm [zugewiesenen Aufgaben](https://wedo.com/de/blog/8-tipps-zur-verbesserung-ihrer-sitzungsprotokolle) notiert hat, und sich verpflichten, die Fristen einzuhalten, insbesondere wenn Aufgaben bis zur nächsten wichtigen Sitzung erledigt werden müssen.

Falls nötig, sollten die Teilnehmer nicht zögern, ihre Vorgesetzten um Unterstützung zu bitten, um sicherzustellen, dass alle Ziele innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens erreicht werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Bitten um Hilfe ein proaktiver Schritt ist, um den Erfolg sicherzustellen und die Produktivität aufrechtzuerhalten.

## Die Bedeutung der Vorbereitung für eine erfolgreiche Sitzung
Wie wir in diesem Artikel gesehen haben, sind klare Rollen in der Sitzung für die Durchführung einer effizienten Sitzung unerlässlich. Die Vorbereitungsphase legt den Grundstein für den Erfolg. Durch die Festlegung von Zielen, die Einladung der richtigen Mitglieder des Teams, die Zuweisung von Rollen und die sorgfältige Organisation der Traktandenliste und des Zeitplans stellen Sie sicher, dass Ihre Sitzung produktiv ist.

Wir haben zwar vier Schlüsselrollen behandelt, aber je nach den Bedürfnissen Ihrer Organisation können auch andere Rollen wie die des Entscheidungsträgers oder des Mediators hinzugefügt werden. Wichtig ist, dass jeder Sitzungsteilnehmer seine Rolle versteht und weiß, wie er zum Erfolg der Sitzung beiträgt. Es ist eine gemeinsame Anstrengung – die Organisation einer Sitzung liegt nicht allein in der Verantwortung des Organisators der Sitzung. Wenn Sie diesen Ansatz verfolgen, werden Ihre Unternehmenssitzungen reibungsloser und effektiver ablaufen.

Die Verwendung von Tools wie WEDO kann diesen Prozess vereinfachen. Mit WEDO können Sie Ihre Sitzungen gemeinsam vorbereiten, Sitzungsnotizen in Echtzeit schreiben und die während der Sitzung zugewiesenen Aufgaben verfolgen.


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Unabhängig davon, ob Sie ein Meeting organisieren oder daran teilnehmen, spielen Sie eine Rolle bei der Sicherstellung der Effizienz des Meetings. Für den Erfolg eines Meetings ist es wichtig, dass alle Teilnehmer einbezogen und involviert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele erreicht werden, indem Sie 4 Schlüsselrollen definieren, die eine optimale Organisation Ihrer Meetings garantieren.

Eine Gruppe von Teilnehmern überprüft die Hauptpunkte einer früheren Sitzung, um effiziente Meetings zu fördern, mit klar definierten Meeting-Rollen zur Sicherstellung der Verantwortlichkeit.

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4 Sitzungsrollen für effektive Sitzungen

Im Jahr 2020 mussten sich die Unternehmen an die Praxis der Remote-Arbeit anpassen. Heutzutage wechseln viele Organisationen zwischen Remote- und Vor-Ort-Arbeit ab. Diese neue Art des Arbeitens bringt einige Herausforderungen mit sich. In vielen Fällen scheint eine interne Reorganisation ein notwendiger Schritt zu sein, um die Teambildung zu stärken und alle Mitarbeitenden auf dasselbe Level zu bringen. Was sind die besten Praktiken, um eine gute interne Organisation zu gewährleisten und gleichzeitig eine effektive Teameinbindung zu fördern? Hier ist unsere Empfehlung.

## Den Einsatz der neuen digitalen Werkzeuge beibehalten

In vielen Fällen musste die Einführung neuer Technologien und Kommunikationswerkzeuge in einem überstürzten Prozess umgesetzt werden. Es ist daher an der Zeit, diese Investitionen zu nutzen, um die Nachhaltigkeit der Lösungen zu gewährleisten und die interne Organisation zu erleichtern. Kollaborationstool, Videokonferenzsystem, interne Chat-Plattform, all diese Lösungen tragen zum Zusammenhalt Ihrer Teams bei, egal ob sie von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne zusammenarbeiten. Versuchen Sie den Einsatz der Tools beizubehalten, die zur Entstehung einer kollektiven Intelligenz beitragen und die Ihnen helfen, Ihre beruflichen Ziele zu erreichen. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen einige Tools auch die Zusammenarbeit mit Personen ausserhalb Ihres Unternehmens, was wiederum einen bedeutenden Vorteil darstellt, den digitale Lösungen mit sich bringen. Es geht jedoch nicht darum, kollaborative Tools zu vervielfachen, sondern sie entsprechend den internen Bedürfnissen der jeweiligen Organisation auszuwählen. Mit WEDO können Sie neben der internen Zusammenarbeit auch mit externen Benutzern zusammenarbeiten, um Meetings und Aufgaben über kollaborative Arbeitsbereiche zu teilen.

Wenn Sie sich noch nicht für eine Kollaborations-Lösung entschieden haben, ist es vielleicht an der Zeit einen Blick darauf zu werfen, damit Ihre Teams in jeder Situation effektiv zusammenarbeiten und kommunizieren können. Mit WEDO können Sie Ihre Teambesprechungen vorbereiten, Protokolle in Echtzeit schreiben und zugewiesene Aufgaben von einem Meeting zum nächsten verfolgen. Die ideale Lösung für alle Teams, die zwischen Büroalltag und Remote-Arbeit wechseln.

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## Fördern Sie mehr Remote-Arbeit

Diese Zeit hat uns gezeigt, dass die Arbeit von zu Hause eine Alternative ist, die definitiv Vorteile hat. Natürlich fördert die Arbeit in einer Gruppe die individuellen Leistungen, doch dank der Einführung von Tools, die eine optimale Kommunikation auf Distanz ermöglichen, kann dieser Teamzusammenhalt mit Hilfe angepasster digitaler Lösungen erhalten werden. Die Entfernung zwischen Kollegen ist also nicht mehr unbedingt eine Hürde für eine gute Zusammenarbeit. Videokonferenz-Meetings sind zum Standard geworden und stellen mittlerweile eine Alternative zu persönlichen Besprechungen dar. Die Kunst wird darin bestehen, die richtige Balance zwischen Fernarbeit und Arbeitstagen im Büro zu finden. In dieser Hinsicht wäre es interessant, die Meinungen der Mitarbeiter zu erfragen, um ihre Erfahrungen zu berücksichtigen. Auch hier ist die interne Kommunikation unerlässlich, um neue Arbeitspraktiken und -Methoden zu etablieren. Da diese Praxis für die meisten Mitarbeiter neu ist, ist es wichtig, das eingeführte System zu diskutieren und zu hinterfragen, um es gegebenenfalls neu anzupassen und zu verbessern.

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## Vorlagen für Arbeitsabläufe erstellen

Die Remote-Zusammenarbeit hat wahrscheinlich einige organisatorische Schwachstellen offenbart. Wie kann man beispielsweise die Nachverfolgung von Arbeitsprozessen sicherstellen, welche die Beteiligung mehrerer Kollegen erfordern, wenn diese von zu Hause aus arbeiten? Unter diesen Bedingungen ist es schwierig, für jede Person ein Papierdokument in Umlauf zu bringen, um die durchgeführten Aufgaben zu validieren. Auch der Austausch von Informationen per E-Mail ist für eine effektive Remote-Zusammenarbeit nicht ideal. Um diese kollaborative Dimension zu erreichen, scheint es daher notwendig zu sein, eine spezielle digitale Lösung zu verwenden.

Mit WEDO können Unternehmen mit der Funktionalität **Checklistenvorlagen** Vorlagen ihrer wiederkehrenden Abläufe erstellen, um eine kollaborative Überwachung der Aktivitäten zu gewährleisten. Erstellen Sie für jeden Ablauf eine Vorlage und starten Sie die Checklisten dann jedes Mal, wenn sie ausgeführt werden müssen. Anhand der Vorlage können Sie eine Reihe von Aufgaben auflisten, sie priorisieren, terminieren und dann an verschiedene Verantwortliche delegieren. Dank der Vorlagen und Checklisten ist es sehr einfach, mit mehreren Personen am gleichen Arbeitsablauf zusammenzuarbeiten. Alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf das Standardverfahren und können den Fortschritt der einzelnen Checklisten in Echtzeit verfolgen.

Möchten Sie mehr über diese Funktion erfahren?

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Bereits aktive WEDO Benutzer, welche diese Funktion erkunden möchten, besuchen die Sammlungen [Checklistenvorlagen ](https://help.wedo.swiss/de/collections/1464217-checklistenvorlagen)und [Checklisten](https://help.wedo.swiss/de/collections/1415127-checklisten) in unserem Help Center.

## Organisieren Sie effektive Sitzungen

Um Versammlungen zu vermeiden, werden virtuelle Meetings weiterhin an der Tagesordnung sein, vielleicht sogar für Mitarbeitende, die am selben Ort arbeiten. Genau wie persönliche Meetings müssen auch virtuelle Besprechungen sorgfältig vorbereitet werden, um ihre Dauer zu begrenzen. Indem Sie gemeinsam eine kurze und vollständige Agenda vorbereiten, begrenzen Sie die Häufigkeit und Dauer von Videokonferenzen, die manchmal ermüdend sein können. Gewöhnen Sie sich ausserdem daran Traktandenlisten vorzubereiten, um die Anzahl der zeitraubenden Ablenkungen zu reduzieren. Es geht auch darum, den Überblick über die Diskussionen zu behalten, selbst wenn sie virtuell sind. Trainieren Sie sich an, Ihre Protokolle in Echtzeit zu schreiben, um Diskussionen zu dokumentieren und zu verfolgen. WEDO ist eine Lösung, die all diese Funktionen mit einem Aufgabenmanager kombiniert, um Ihre Teams direkt nach dem Meeting einsatzbereit und effizient zu machen. Jeder Teilnehmer erhält seine Aufgaben in seinem persönlichen Arbeitsbereich und kann die Protokolle der Diskussionen mit wenigen Klicks einsehen. Geben Sie Ihren Teams die Möglichkeit, unter den bestmöglichen Bedingungen zusammenzuarbeiten.

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Im Jahr 2021 ist es wichtiger denn je, Organisationen agil zu machen, indem kollaboratives Arbeiten und kollektive Intelligenz gefördert werden, egal ob von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne gearbeitet wird. Die Manager von morgen müssen in der Lage sein, ihre Teams zusammenzubringen, damit sie ihre Aktivitäten in jeder Situation fortsetzen können. Es ist an der Zeit, eine kollaborative Kultur innerhalb von Organisationen zu entwickeln und zu etablieren – digitale Lösungen sind dazu da, diese Transformation zu erleichtern.

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Die Gesundheitskrise hat Organisationen mit vielen Herausforderungen konfrontiert. Auf organisatorischer Ebene geht es nun darum, die Vorteile neuer Technologien, die in aller Eile eingeführt wurden, zu nutzen und eine nachhaltige Implementierung zur Verbesserung der internen Zusammenarbeit zu nutzen. Entdecken Sie einige Tipps, um von Angesicht zu Angesicht oder aus der Ferne effektiv zusammenzuarbeiten.

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Wie geht man mit den organisatorischen Herausforderungen um, die sich aus der Praxis der Arbeit auf Distanz ergeben?

Es kann manchmal eine richtige Herausforderung sein, sich an Zusammenarbeit zu halten. Und wenn es um die Durchführung von Teamsitzungen im Fernabsatz geht, wird alles noch komplizierter. Das Management von Kontakten und Sitzungen im Fernabsatz kann jedoch sehr einfach sein, wenn geeignete Instrumente für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen und bewährte Verfahren angewandt werden.

Nur weil Sie Ihre Kollegen nicht in einem Konferenzraum treffen können, müssen Sie Ihre Sitzungen abbrechen. Im Gegenteil, die Online-Sitzungen ermöglichen Ihnen:

* Die Verbindung zu Ihren Teams auch auf Distanz halten
* Ihre Aktivitäten und Projekte in jeder Situation sicherstellen
* Entscheidungsfindung unabhängig von den Umständen sicherstellen
* Schriftliche Aufzeichnung des mündlichen Austauschs unabhängig vom verwendeten Kommunikationssystem

Wir haben für Sie einige Tools für die virtuelle Zusammenarbeit analysiert. Sie alle haben den Vorteil, Videokonferenz-Lösungen anzubieten, die die Kontakte und die Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihrer Teams erleichtern, insbesondere wenn diese im Fernunterricht arbeiten.

## Zoom

_Zoom_ ist eine einfache und intuitive Lösung für Videokonferenzen. Mit einem einfachen Link gelangen die Teilnehmer in einen virtuellen Raum und nehmen so am Treffen teil. Das Tool ist interessant, da es keine Vorinstallation für alle Teilnehmer erfordert. Nur der Veranstalter der Sitzung muss einen Account erstellen, um einen Link zu generieren, damit seine Kollegen auf den virtuellen Raum zugreifen können. Die Lösung ist kostenlos, sofern Ihre Sitzung weniger als 100 Teilnehmer umfasst. Aufgrund der besonderen Umstände im Zusammenhang mit COVID-19 hat _Zoom_ vorübergehend auf die Bedingung seines kostenlosen Plans verzichtet, der die Gruppensitzungen auf 40 Minuten beschränkte. Ein weiterer bekannter Vorteil von _Zoom_ ist, dass das Tool fortschrittliche Optionen für das Bildschirmsharing-System bietet.

Es sei darauf hingewiesen, dass die Anwendung derzeit in Bezug auf die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten umstritten ist. Ohne sie zu verurteilen, geht es vielmehr darum, die Maßnahmen zu beachten, die das _Zoom_\-Team ergreifen wird, um die aufgeworfenen Probleme zu beheben. Eric S. Yuan, der CEO des Unternehmens, hat bereits mit einer Mitteilung auf ihrem Blog reagiert.

## Slack

_Slack_ ist ein ideales internes Chat-Tool für eine gute Fernkommunikation. Die intuitive Lösung, die von vielen Start-ups und Kleinunternehmen bevorzugt wird, bietet die Möglichkeit, mit mehreren Teammitgliedern Gespräche zu führen oder sich privat mit einem bestimmten Kollegen auszutauschen. Sie können auch Audioanrufe oder Videokonferenzen mit mehreren Mitgliedern organisieren. Die Lösung bietet auch die Funktionalität "Bildschirmsharing", um Ihre virtuellen Sitzungen zu animieren.

## Microsoft Teams

_Teams_ gehören zu Microsoft und sind Slack gleichwertig. Dieses Tool bietet auch Funktionalität für die Organisation von Online-Sitzungen und hat den Vorteil, Teil der Office 365 zu sein. Die Lösung sieht auch ein hochwertiges Screen-Sharing-System vor. Derzeit wurde die Begrenzung der Teilnehmerzahl für ein Videogespräch aufgehoben, um den Zugang zur Plattform zu ermöglichen.

## Skype

Skype, ein weiteres Microsoft-Tool, ist ideal für kleine Strukturen. Aus der App können Sie einen Calllink generieren, um die Teilnehmer einzuladen. Diese können sich über diesen einzigartigen Link dem Aufruf anschließen. Der Vorteil? Das Tool ist einfach zu benutzen und kostenlos. Mit Skype können Sie auch Ihren Bildschirm mit anderen teilen, um Ihre Arbeitsunterlagen anderen Teilnehmern zu zeigen.

## Whereby

Mit _Whereby_ können Sie auch mit wenigen Klicks einen virtuellen Room erstellen, um den Ablauf Ihrer Sitzungen zu gewährleisten. Teilen Sie einfach den Link mit den Teilnehmern, damit sie auf die Videokonferenz zugreifen können. Die Lösung ist bis zu 4 Teilnehmer gratis und ermöglicht auch das Teilen des Bildschirms. Es ist kein Download erforderlich, Sie können auf _Whereby_ per Web zugreifen. Für große Teams gibt es Pro-und Business-Versionen.

## Jitsi

_Jitsi_ bietet auch eine flexible Videokonferenz-Lösung mit einem integrierten Bildschirmsharing-System. Das Tool ist völlig kostenlos und erfordert nicht die vorherige Einrichtung eines Kontos und garantiert eine hohe audiovisuelle Qualität. Um Ihren virtuellen Room zu kreieren, müssen Sie nur eine URL generieren und diesen mit allen Teilnehmern teilen. Die Stärke von _Jitsi_? Die Lösung ist Open Source und kann daher überall untergebracht werden. In der Schweiz bietet _SWITCH_ und _Infomaniak_ die Beherbergung von _Jitsi_ an, damit Sie Ihre Daten vertraulich behandeln können.

Ganz gleich, für welche Lösung Sie sich entscheiden, es gilt vor allem, einige Regeln einzuhalten, um die Effizienz Ihrer Online-Sitzungen zu gewährleisten:

1. Bereiten Sie eine Dokumentation vor, um Ihr Team über den Ablauf des Online-Sitzungen zu informieren, vor allem, wenn dieses das Videokonferenzsystem noch nicht beherrscht.
2. Machen Sie eventuell vor dem Stichtag mit Ihren Kollegen ein paar Tests, um sicherzustellen, dass Sie das Tool, für das Sie sich entschieden haben, beherrschen können.
3. Legen Sie die Ziele Ihrer Sitzungen klar fest und bereiten Sie systematisch eine klare Tagesordnung vor, um künftigen digitalen Austausch einen roten Faden zu verleihen.
4. Legen Sie im Vorfeld die Dauer der Sitzung fest und achten Sie darauf, dass der Zeitplan eingehalten wird.
5. Laden Sie alle Teilnehmer ein, ihre Webcam auf dem Visio zu aktivieren, um den virtuellen Austausch mit Leben zu erfüllen und das Engagement aller zu steigern.
6. Teilen Sie Ihren Bildschirm, sobald Sie sich auf ein Arbeitsdokument beziehen, um alle auf der gleichen Wellenlänge sein.
7. Halten Sie sich an die Redezeit und sprechen Sie abwechselnd, um die Qualität der Diskussionen zu gewährleisten.
8. Gegebenenfalls Aufzeichnung des mündlichen Austauschs, um die Protokollierung zu erleichtern (viele Videokonferenz-Tools bieten diese Funktion an).
9. Erstellen Sie einen Diskussionsprotokoll, in dem die getroffenen Entscheidungen zur Gewährleistung der Überwachung der Aktivitäten hervorgehoben werden.
10. Stellen Sie sicher, dass die Aufgaben aus dem Video-Meeting klar sind und geben Sie bei Bedarf die jeweiligen Termine an.

Um die Effizienz Ihrer virtuellen Sitzungen zu fördern und zu gewährleisten, sollten Sie sich für ein Sitzungsmanagement-Tool entscheiden, das Sie als Hauptträger für Ihren Videokonferenz-Austausch nutzen können. So können Sie Ihre Tagesordnung und alle notwendigen Arbeitsunterlagen mit den Teilnehmern teilen und gleichzeitig Sichtkontakt mit ihnen halten, als wären Sie alle in einem Raum versammelt! Ihre virtuellen Sitzungen können sich auch als echte Momente des Austauschs und der Benutzerfreundlichkeit erweisen :-)

Sie möchten Ihre Online-Sitzungen effizienter gestalten?

Erfahren Sie, wie Sie WEDO für die Vorbereitung, Führung und Nachbereitung Ihrer Sitzungen aus der Ferne nutzen können.

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Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihren Austausch über Videokonferenzen sicherstellen können. Mit diesem Artikel bieten wir Ihnen einen Vergleich von 6 Tools an, die Ihnen helfen, das Tool auszuwählen, das Ihren Bedürfnissen und Erwartungen am besten entspricht. Entdecken Sie ausserdem ein paar praktische Tipps, die Ihre digitalen Diskussionen effektiv machen. Effizient kooperieren, auch aus der Ferne !

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6 Videokonferenzen-Lösungen, um Ihr Team virtuell zusammenzubringen

Die Ursachen für eine ineffiziente Sitzung können vielfältig sein: schlechte Vorbereitung, Wiederholung, mangelndes Engagement der Teilnehmer, schlecht definierte Ziele, Unfruchtbare Debatten, endlose Diskussionen, die zu keiner Beschlussfassung führen... so viele Rückschläge, die die Produktivität Ihrer Teams schwächen.

Aber wie können wir dieser Geißel der unproduktiven Sitzungen entgegenwirken? Die Lösung liegt in der Einführung einfacher, aber zumindest wesentlicher Praktiken für das reibungslose Funktionieren eines Arbeitstages.

## 1\. Die Teilnehmer bitten sich frühzeitig vorzubereiten und mit der Tagesordung zusammenarbeiten

Zunächst sollten alle Tagesordnungen Ihrer Sitzungen im Voraus erstellt und verbreitet werden. Eine Sitzung ist nur dann wirksam, wenn alle Teilnehmer bereit sind, zum Austausch beizutragen. Als Teamleiter sollten Sie daher die Teilnehmer auffordern, ihre Beiträge im Vorfeld vorzubereiten, um die Qualität zukünftiger Diskussionen zu gewährleisten. Der beste Weg, dieses Ziel zu erreichen, besteht darin, zunächst eine gemeinsame, für alle Mitglieder des Teams zugängliche und veränderbare Tagesordnung zu schaffen. Dies wird das Engagement der Teilnehmer auf dem Treffen stärken, da sie bereits vor der Vorbereitung dazu beigetragen haben. Geben Sie Ihren Teams Verantwortung und geben Sie ihnen das Wort!

Die Zusammenarbeit bei der Vorbereitung Ihrer Sitzungen wird nicht nur Ihre Sitzungen produktiver gestalten, sondern auch einen ersten Schritt in Richtung einer integrativeren internen Kultur darstellen. Als Teamleiter achten Sie darauf, dass Sie die Ideen und Beiträge aller wertschätzen. Treffen sind der ideale Ort, um die Kultur Ihres Unternehmens zu formen, zu fördern und zu verbreiten.

Erstellen Sie mit WEDO Ihre Traktandenliste und laden Sie Ihre Kollegen ein, die verschiedenen Punkte mit passenden Inhalten (Dateien, Absätze, Privatnotizen...) zu versorgen. Arbeiten Sie mit bei der Vorbereitung Ihrer nächsten Teamsitzung.

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Sie wollen kollaborative Tagesordnungen für Ihre Sitzungen erstellen?

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## 2\. Sicherstellen, dass jeder an den Diskussionen teilnimmt und die Redezeit jedes Einzelnen eingehalten wird

Am Tag X muss der Initiator der Sitzung die Rolle des "Vermittlers" übernehmen und den freien Handel zwischen den Teilnehmern fördern. Achten Sie auf die Interaktionen und behalten Sie dabei einen kritischen und konstruktiven Blick. Es geht auch darum, die Dynamik der Sitzung zu überwachen und gleichzeitig die ursprünglichen Ziele im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden. Manchmal kann ein Referent Einfluss auf introvertierte Menschen nehmen. Um den Handel zu erleichtern, müssen Sie dafür sorgen, dass jeder seine Meinung äussern kann. Schaffen Sie ein angenehmes Klima, um einen konstruktiven und wohlwollenden Austausch zwischen Ihren Teammitgliedern zu fördern.

Was ist konkret zu tun, wenn ein oder zwei Personen die Gespräche dominieren?

* Runde gehen, um die Meinung der diskreteren Teilnehmer einzuholen.
* Auf Unterbrechungen achten: Wenn jemand unterbrochen wird, sollte er seine Rede beenden können.
* Förderung eines wohlwollenden Umfelds durch Hinweis darauf, dass jeder seinen Beitrag leistet und dass es keine "dummen" Ideen oder Fragen gibt.

Dieser Rahmen wird es ermöglichen, Ideen zu entwickeln, Entscheidungen zu treffen und engere Beziehungen zu schaffen, um gemeinsam gemeinsame Ziele zu erreichen.

Oft sind ineffiziente Sitzungen von langer Dauer. Wenn es Ihnen nicht gelingt, die Redezeit jedes Redners zu begrenzen, verlieren Sie wertvolle Zeit. Vergessen Sie nicht, dass die Zusammenführung einer Gruppe von Mitarbeitern im selben Raum für das Unternehmen mit hohen Kosten verbunden ist.

Die Erstellung einer Tagesordnung ist der erste Schritt zur Einhaltung der Zeit Ihrer Mitarbeiter. Dies wird Ihnen helfen, sich auf den Zweck der Sitzung zu konzentrieren und unnötige Abschweifungen zu vermeiden.

Der zweite Schritt besteht darin, die Bedeutung der Pünktlichkeit hervorzuheben. Sollte ein Teilnehmer zu spät zu den Teamsitzungen kommen, teilen Sie ihm Ihre Kommentare mit.

Schliesslich bedeutet, die Zeit eines jeden zu respektieren, dass man auch erkennen kann, wann eine Sitzung abgesagt oder verkürzt werden muss. Wenn die meisten Mitglieder nicht anwesend sind oder die Tagesordnungspunkte bereits zu einem anderen Zeitpunkt behandelt wurden, sollten Sie die wertvolle Zeit Ihres Teams nicht in Anspruch nehmen und es ihr überlassen, sich auf ihre Prioritäten und möglichen künftigen Termine zu konzentrieren.

## 3\. Zeit nehmen, um die geleistete Arbeit anzuerkennen und Fragen zu den jeweiligen Belastungen und Anliegen zu stellen

Nehmen Sie sich als Führungskraft Zeit, um die Arbeit Ihres Teams während Ihrer Sitzungen anzuerkennen. Die Förderung im Plenum wird der gesamten Gruppe zugute kommen und eine positive und konstruktive Dynamik bewirken. Ausserdem wird diese Praxis den Vorteil haben, dass sie denjenigen, die nicht nach Ihren Vorstellungen gearbeitet haben, den Weg weist. Das öffentliche Lob wird sie ermutigen, sich ein Beispiel an dem zu nehmen, was Ihnen Anerkennung verschafft hat.

Aber passen Sie sich dem Temperament des Einzelnen an. Obwohl die meisten Menschen gerne öffentlich gelobt werden, gibt es Leute, die öffentliche Aussagen nicht mögen.

Eine weitere Alternative: Bitten Sie den Rest der Gruppe um Stellungnahme. Eventuell können Sie einen Feedbackbereich in Ihre Traktandenliste aufnehmen. Dies ist ein ausgezeichneter Weg, um die Arbeitnehmer zu ermutigen, die Arbeit ihrer Kollegen anzuerkennen. Die Anerkennung der von Ihrem Team geleisteten Arbeit wird zu einer produktiven Dynamik führen und gleichzeitig einen starken Gruppenzusammenhalt schaffen.

Aufgrund einer schlechten Kommunikation kann es vorkommen, dass die Führungsprobleme einer Organisation der Unternehmensleitung nicht bekannt sind. Um dies zu vermeiden, organisieren Sie bilaterale Treffen und Teamsitzungen, um Ihre Kollegen über Blocker zu befragen, die ihre Arbeit behindern könnten.

Als Teamleiter wird die Aufwertung einer transparenten Kommunikation die Rahmenbedingungen für die Problemlösung schaffen. Wenn Ihre Mitarbeiter Vertrauen haben, werden sie es wagen, offen über die Hindernisse zu sprechen, denen sie bei ihrer täglichen Arbeit begegnen. Gemeinsam können Sie diese lösen, um die gesetzten Ziele zu erreichen. Laden Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen ein, über ihre Anliegen zu sprechen: Bei Ihren Teamsitzungen sollten Sie sich regelmäßig an den Tisch setzen, damit sich alle frei und ehrlich äussern können.

## 4\. Effiziente Überwachung der Aktivitäten

Die Folgemassnahmen sind zweifellos die wichtigsten Elemente Ihrer Teamsitzungen, da sie Ihnen helfen werden, Ihre Ziele zu erreichen. Nach dem Sitzungen müssen die Mitglieder Ihres Teams wissen, was von ihnen erwartet wird. Es geht darum, die berühmte Frage zu beantworten, "wer was macht und wann". Sie veranstalten nicht nur Sitzungen, um sich über verschiedene Themen auszutauschen, sondern das Hauptziel besteht darin, konkrete Aktionen in die Tat umzusetzen. Das Follow-up der Sitzung muss daher ebenso sorgfältig behandelt werden wie ihre Vorbereitung. Denken Sie am Ende des Sitzungen bereits an den nächsten, um ein wirksames Follow-up zu gewährleisten.

Wie können die Massnahmen am besten wirksam überwacht werden?

Eine der wirksamsten Methoden besteht darin, nach jedem Sitzungsthema die sich daraus ergebenden Aufgaben klar festzuhalten. Denken Sie auch daran, Ihre Aufgaben direkt zu vergeben, um Ihr Team so schnell wie möglich einsatzbereit zu machen.

3 Tipps für klare und eindrucksvolle Aufgaben:

* Mit einem unendlichen Verb beginnen, um konkrete Massnahmen vorzuschlagen
* Möglichst präzise sein! Denken Sie daran, dass die Aufgabe von einer dritten Person verstanden werden muss
* Benennung eines Verantwortlichen für jede Aufgabe und Angabe der Frist

WEDO verbindet die dynamische Berichterstattung mit dem kollaborativen Aufgabenmanagement. Nehmen Sie Ihre Aufgaben direkt in der Sitzung wahr, delegieren Sie diese an Ihre Kollegen und geben Sie deren Termine an. Auf diese Weise wird Ihr Team in der Lage sein, die Massnahmen unmittelbar nach dem Treffen zu überwachen.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_03_2_assign_tasks_during_meeting_wedo_1024x575_6b9401c77f.png)

Sie möchten Aufgaben direkt bei Ihren Meetings erstellen?

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## 5\. Protokoll mit allen Teilnehmern teilen

Um den Erfolg des Follow-up-Prozesses zu gewährleisten, sollten Sie dafür sorgen, dass die Sitzungsprotokoll verteilt werden. Die Mitglieder Ihres Teams müssen schnell auf eine Unterstützung zugreifen können, auf die sie sich bei der Erfüllung ihrer Aufgaben stützen können. Eine Teamsitzung scheitert, wenn die Teilnehmer nicht wissen, was sie nach dem Treffen zu tun haben. Um die Kommunikation zu erleichtern, ist es wichtig, die richtige Darstellung Ihres Diskussionsberichts zu gewährleisten: Heben Sie die kollektiven Entscheidungen und Aufgaben hervor. Sorgen Sie dafür, dass wichtige Informationen klar und deutlich herausgearbeitet werden, damit sie von Ihren Kollegen übernommen werden. Das Protokoll Ihrer Besprechungen bestätigt letztlich die Relevanz Ihrer Sitzung für die Teilnehmer.

Mit WEDO verteilen Sie die Protokolle mit wenigen Klicks direkt von der Plattform an die Teilnehmer.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_03_3_send_meeting_minute_to_assignees_wedo_1024x575_72b855da94.png)

## 6\. Teammitglieder zur Organisation der Sitzungen befragen

Die Meinung Ihrer Kollegen ist wichtig und wird Ihnen helfen, Ihre Sitzungen zu optimieren. Wenn Ihr Team von der Relevanz Ihrer Treffen überzeugt ist, wird es besser in der Lage sein, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. Niemand verschwendet gern seine Zeit! Darüber hinaus wird die Möglichkeit für Mitarbeiter, ihre Meinung zum Ausdruck zu bringen, Ihnen helfen, eine integrative Kultur zu entwickeln und sicherzustellen, dass Ihre Sitzungen in Zukunft von Nutzen sein werden. Fragen Sie die Mitglieder Ihres Teams konkret, was ihrer Meinung nach Ihre Sitzungen effizienter gestalten könnte.

Alternativ bitten Sie Ihre Mitarbeiter am Ende der Sitzung um eine Stufe von 1-3:

* 3: Diese Sitzung ist gut organisiert und hilft mir, meine Ziele zu erreichen.
* 2: Die Sitzung ist nützlich, aber ihre Organisation muss verbessert werden.
* 1: Ich habe das Gefühl, meine Zeit verschwendet zu haben, dieses Sitzung war nicht hilfreich.

Laden Sie jeden Teilnehmer dazu ein, mit erhobenen Fingern anzugeben, wie viele Punkte er erreicht, und erkunden Sie den Saal schnell. Am Schluss fragen Sie die Siebenten, welche Verbesserungspunkte sie für nötig halten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2020_03_end_of_meeting_aa13165fe0.gif)

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Als Teamleiter werden Sie regelmäßig zu Sitzungen eingeladen, sind aber nicht von ihrer Wirksamkeit überzeugt? Überdenken Sie die Organisation Ihrer Arbeitssitzungen und beachten Sie dabei einige wichtige Grundsätze. Hier ein paar Tipps, die Ihre Sitzungen und das Engagement Ihrer Teams verbessern werden.

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6 Tipps für eine effiziente Teamsitzung

> Wenn Ihre Arbeitslast überwältigend wird, scheint es oft unmöglich, organisiert zu bleiben. Wie können Sie positiv und strukturiert in Ihrem Arbeitsalltag bleiben, wenn Sie eine scheinbar endlose Liste von Aufgaben zu bewältigen haben? 

Es ist nicht immer leicht, zu wissen, wo man anfangen soll. Bevor Sie einfach drauflosarbeiten, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu planen. Die Organisation Ihres Tages, bevor Sie Ihre Aufgaben angehen, ist entscheidend, um Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. Indem Sie Ihre Arbeit aufschlüsseln, eine Aufgabenliste erstellen und diese Prioritäten zuweisen, fühlen Sie sich kontrollierter und fokussierter.

Aber wie macht man das am besten? Befolgen Sie diese vier einfachen Schritte, um Ihren Tag zu organisieren und Ihre Arbeitslast im Griff zu behalten.

![](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2019_10_4_etapes_pour_mieux_gerer_vos_taches_au_quotidien_cba3791351.png)

## Schritt 1: Notieren Sie alle Aufgaben
Bevor Sie Ihre Aufgaben priorisieren oder planen, beginnen Sie mit einer vollständigen Auflistung. Schauen Sie Ihre E-Mails, Notizen und laufenden Projekte durch, um einen vollständigen Überblick über alle anstehenden Arbeiten zu bekommen. Dieser Schritt hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast klar zu definieren und sicherzustellen, dass keine alltäglichen Aufgaben übersehen werden.

Erstellen Sie eine Aufgabenliste, die all Ihre Arbeit in kleinere, überschaubare Teile aufteilt. Egal, ob es sich um langfristige Projekte oder kurzfristige Deadlines handelt – durch eine visuelle Übersicht aller Aufgaben gewinnen Sie Klarheit über Ihre Verantwortlichkeiten. Dies hilft Ihnen, kleinere Aufgaben von grösseren Projekten zu trennen und entsprechend zu organisieren.

Eine der einfachsten Möglichkeiten, das Task-Management zu verbessern, besteht darin, digitale Tools zu nutzen. Viele Plattformen für Aufgabenmanagement ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zu bündeln und sogar Deadlines für jede Aufgabe festzulegen. Das hilft Ihnen, Ihre Arbeitslast besser zu verstehen und sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.

## Schritt 2: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben
Priorisierung ist entscheidend, um Ihre Zeit effektiv zu nutzen. Doch wie entscheidet man, was wichtig ist? Beginnen Sie damit, zwischen Aufgaben zu unterscheiden, die dringend und wichtig sind – zwei Begriffe, die oft verwechselt werden.

Die bekannte [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) von Dwight D. Eisenhower hilft dabei, diese Unterscheidung zu treffen. Sein Zitat „Wichtiges ist selten dringend und Dringendes selten wichtig“ ist die Grundlage für diese Methode. Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben in vier Gruppen:

Dringend und Wichtig: Diese Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit und tragen direkt zu Ihren langfristigen Zielen bei. Sie sollten zuerst angegangen werden.
Wichtig, aber nicht dringend: Diese Aufgaben brauchen keine sofortige Handlung, sind jedoch entscheidend für Ihre persönlichen und beruflichen Ziele. Planen Sie diese für später ein.

Dringend, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit, tragen aber nicht unbedingt zur Erreichung Ihrer langfristigen Projekte bei. Delegieren Sie diese Aufgaben, wann immer es möglich ist.

Weder dringend noch wichtig: Aufgaben, die weder Ihre Ziele unterstützen noch bald erledigt werden müssen. Diese können verschoben oder ans Ende Ihrer Liste gesetzt werden.

Besonders die Kategorie „Dringend, aber nicht wichtig“ enthält häufig Aufgaben, die für die Ziele anderer Personen relevant sind (z. B. Aufgaben im Rahmen eines Teamprojekts). Delegieren Sie solche Aufgaben, soweit es möglich ist, an Dritte. 

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Durch das regelmässige Überprüfen Ihrer [Aufgaben](https://wedo.com/de/blog/wie-verwaltet-man-ein-projekt-mit-wedo) behalten Sie den Überblick, selbst wenn Ihre Verantwortung wächst. Ein gutes Verständnis dafür, wie Sie Ihren Arbeitsalltag organisieren und Prioritäten setzen, erleichtert es Ihnen, konzentriert zu bleiben und Ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

## Schritt 3: Planen und terminieren Sie Ihre Aufgaben
Nachdem Sie Ihre wichtigsten Aufgaben identifiziert haben, geht es darum, diese zu planen und zu terminieren. Setzen Sie klare Fälligkeitstermine und organisieren Sie Ihre Aufgaben über Tage, Wochen oder Monate, je nach Zeitrahmen für deren Fertigstellung.

Für alle wichtigen Aufgaben sollten Sie ein Planungsdatum in Ihren Kalender eintragen. Nutzen Sie ein [Projekt- oder Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/features/project-management), um grössere Projekte in kleinere Teilaufgaben aufzuteilen, die Sie über einen längeren Zeitraum hinweg abschliessen können. Beginnen Sie damit, Ihre Woche zu organisieren und bestimmte Tage für bestimmte Aufgaben zu reservieren. Ein klarer Zeitplan ermöglicht es Ihnen, Ihr Arbeitstempo anzupassen und sich täglich auf das zu konzentrieren, was zu tun ist.

Notieren Sie sowohl das Planungsdatum als auch das Fälligkeitsdatum: Das Planungsdatum ist der Tag, an dem Sie an der Aufgabe arbeiten, während das Fälligkeitsdatum der endgültige Abgabetermin ist. Diese Methode fördert ein gutes Zeitmanagement und stellt sicher, dass Sie nicht in letzter Minute in Stress geraten.

In Ihrem Arbeitsalltag gibt es wahrscheinlich Aufgaben, die sich regelmässig wiederholen. Diese wiederkehrenden Aufgaben lassen sich effizienter planen, indem Sie Erinnerungen für tägliche oder langfristige Projekte in Ihre Aufgabenmanagement-Tools integrieren. Solche wiederkehrenden Aufgaben helfen Ihnen, Ihren Workflow reibungslos zu organisieren.

Ein gut strukturierter Zeitplan hilft nicht nur dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, sondern steigert auch die Produktivität, indem er Stress reduziert. Indem Sie Aufgaben bestimmten Zeitfenstern zuweisen, stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe die nötige Aufmerksamkeit erhält.

![Vier Schritte zur Organisation der täglichen Aufgaben: Aufgaben aufschreiben, Prioritäten setzen, planen und terminieren, delegieren und mit Teammitgliedern zusammenarbeiten.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_de_3c9f80d418.png)

## Schritt 4: Delegieren und zusammenarbeiten
Im Arbeitsalltag arbeiten Sie oft im Team zusammen, und manchmal ist der beste Weg zur Bewältigung Ihrer Arbeitslast das [Delegieren von Aufgaben](https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/for-smarter-decisions-empower-your-employees). Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind, eignen sich perfekt zum Delegieren. Dies könnten Aufgaben sein, die zum Fortschritt eines Projekts beitragen, aber nicht kritisch für Ihre eigenen Verantwortlichkeiten sind.

Beim Delegieren von Aufgaben an Teammitglieder ist es wichtig, klar zu kommunizieren. Weisen Sie die Aufgabe zu, legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest und verfolgen Sie den Fortschritt, um sicherzustellen, dass alles termingerecht abgeschlossen wird. Zusammenarbeitstools erleichtern das Delegieren, indem sie Ihnen ermöglichen, Aufgaben in Echtzeit zu teilen und Fortschritte zu verfolgen. Nutzen Sie [Projektmanagement-Software](https://wedo.com/de/features/project-management), um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf gemeinsame Ziele hinarbeiten.

Das Delegieren verschafft Ihnen die nötige Zeit für Aufgaben, die Ihre persönliche Aufmerksamkeit erfordern, und stärkt gleichzeitig das Verantwortungsbewusstsein Ihrer Teammitglieder.

## Behalten Sie Ihre tägliche Aufgabenliste im Blick
Mit diesen Schritten bleiben Sie organisiert und [nutzen Ihre Zeit effektiv](https://wedo.com/de/blog/organisieren-sie-ihre-telearbeitstage-mit-wedo). Vermeiden Sie es, sich zu überlasten, indem Sie realistisch einschätzen, wie viel Sie an einem Tag schaffen können. Setzen Sie klare, erreichbare Ziele und konzentrieren Sie sich darauf, Aufgaben eine nach der anderen abzuschliessen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages einen Moment Zeit, um Ihren Fortschritt zu überprüfen.

Wurden die geplanten Aufgaben erledigt? Wenn ja, haben Sie Ihre Ziele realistisch gesetzt. Falls nicht, sollten Sie die Anzahl der Aufgaben auf Ihrer täglichen Liste reduzieren, um sicherzustellen, dass Sie sich nicht überfordern. Diese regelmässige Überprüfung hilft Ihnen, Ihren Ansatz zu verfeinern und Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

## Die richtigen Tools für das Aufgabenmanagement
Die gute Nachricht ist, dass Sie nicht alles allein bewältigen müssen. Es gibt viele [Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Tools](https://wedo.com/de/features/tasks), die Ihnen helfen können, Ihre Aufgaben zu organisieren. Diese Tools bieten vorgefertigte Vorlagen für die Aufgabenorganisation, die es Ihnen erleichtern, den Fortschritt zu verfolgen, Deadlines zu setzen und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Suchen Sie nach einem Projektmanagement-Tool, das zu Ihrem Arbeitsstil passt – etwas Flexibles und Einfaches in der Handhabung. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen, Prioritäten festzulegen, Deadlines zu verwalten und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. So bleiben Sie und Ihr Team stets auf dem neuesten Stand.

## Fazit: Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Zeit
Indem Sie diese vier Schritte befolgen – Aufgaben notieren, priorisieren, planen und delegieren – wird es Ihnen leichter fallen, Ihre Arbeitslast zu bewältigen. Organisiert zu bleiben hilft Ihnen, unnötigen Stress zu vermeiden und fokussiert auf Ihre Ziele hinzuarbeiten. Ob es darum geht, den Arbeitsalltag zu meistern oder langfristige Projekte zu planen – die richtigen Tools und Techniken werden Sie produktiver machen.

Möchten Sie Ihren Prozess im Aufgabenmanagement verbessern? Entdecken Sie, wie WEDO Ihnen mit anpassbaren Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit dabei helfen kann, Ihre Arbeit effektiver zu organisieren.

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Wenn unsere Arbeitsbelastung groß wird, scheint es manchmal unmöglich, sich im Alltag zu organisieren. Wie kann man seinen Tag positiv angehen, wenn man das Gefühl hat, unter den daraus resultierenden Projekten und Aufgaben zu leiden?

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Arbeitslast priorisierung: 4 Schritte zur Organisation Ihres Arbeitsalltags

Obwohl die Sitzungen in vollem Umfang zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens beitragen, beklagen viele Führungskräfte und Angestellte, daß sie manchmal zu lange dauern. Im Januar dieses Jahres hat eine Studie von Doodle[^1]  ergeben, dass Schweizer Angestellte durchschnittlich 5 Stunden pro Woche in Sitzungen verbringen. Doch welche Praktiken sind vorzuziehen, um die Effizienz der Sitzungen zu verbessern?

Ein endloses Treffen ist oft das Ergebnis schlechter Vorbereitung. Um Zeit in der Sitzung zu sparen, dürfen die Meilensteine und Voraussetzungen vor der Sitzung auf keinen Fall vernachlässigt werden. Sowohl der Initiator als auch die einzelnen Teilnehmer müssen eine wichtige Phase der Vorbereitung des Sitzung durchlaufen, um den Ablauf klar zu gestalten. Die Tagesordnung, die als roter Faden für die Diskussion dient, ist auf die Zielerreichung abzustimmen, um Verwirrung zu vermeiden und den Mitarbeitenden zu ermöglichen, ohne Zeit zu verlieren effektiv voranzukommen.

## Vor der Sitzung - eine gemeinsame Vorbereitung

### Sich die richtigen Fragen stellen und klare Ziele setzen

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge sind 72% der befragten Arbeitnehmer der Meinung, daß eine gute Sitzung klare Ziele voraussetzt!_

Vor der Planung einer Sitzung sind folgende Hauptfragen zu beachten:

**Was ist das Ziel des Treffens ?** Die Ergebnisse der Sitzung werden als Leitfaden dienen. Diese Vorfrage wird es Ihnen ermöglichen, die Bedeutung der Sitzung für die Teilnehmer zu unterstreichen.

**Was sind die wichtigsten Themen, die angegangen werden müssen ?** Anschließend geht es darum, die Themen festzulegen, die zur Erreichung des Ziels angegangen werden müssen. Diese Themen werden auf der Tagesordnung stehen.

**Wer sind die Betroffenen ?** Eine Sitzung mit einer großen Zahl von Rednern könnte sich hinziehen. Es ist daher wichtig, nur diejenigen einzuberufen, die unmittelbar von den behandelten Themen, den zu treffenden Entscheidungen und den durchzuführenden Aufgaben betroffen sind.

**Wie lange wird der Sitzung dauern ?** Versuchen Sie je nach Anzahl der Themen die Dauer der Sitzung festzulegen und am Tag X abzuhalten.

### Erstellung einer geordneten und präzisen Tagesordnung

> _Dem von Doodle vorgelegten Sitzungsbericht zufolge glauben 67% der befragten Arbeitnehmer, daß eine gute Sitzung eine klare Tagesordnung voraussetzt!_

**Erstellung der einzelnen Tagesordung >** Eine Tagesordnung besteht aus einer Liste von Punkten, die die während der Sitzung zu behandelnden Themen enthalten. Die Erstellung einer präzisen Tagesordnung wird ein schnelles und effizientes Treffen gewährleisten und unnötige Exkurs und Diskussionen vermeiden. Je nach Thema können Sie den Sitzungsrahmen aufbauen, indem Sie sich beispielsweise für eine Liste von Punkten entscheiden, die auf verschiedenen Ebenen hierarchisch angeordnet sind (z.B. 1., 1.1, 1.2, 1.3). Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Erstellung dieses Plans haben, versuchen Sie, die zu behandelnden Punkte nach Kriterien zusammenzufassen, die für die Art der Sitzung von Bedeutung sind: _Abteilungen oder Dienste_, _Themen_, _die gemäß den Beiträgen der verschiedenen Redner behandelt werden_, _Etappen des durchzuführenden Projektes_ etc.

**Definieren Sie die Rolle der Redner** **\>** Bestimmen Sie anhand der Punkte, welche Personen während des Treffens das Wort ergreifen müssen. Um die Teilnehmer nicht zu überrumpeln, planen Sie im Voraus die Beiträge der einzelnen Teilnehmer entsprechend den jeweiligen Themen. Dies wird sie zur Vorbereitung der Sitzung ermutigen und die Effizienz und Schnelligkeit der Diskussionen fördern.

**Die Tagesordnung zugänglich machen, damit die Teilnehmer sie zur Kenntnis nehmen >** Um den kollektiven Charakter der Ausarbeitung der Tagesordnung noch zu verstärken, sollten Sie dafür sorgen, dass sie einige Tage vor dem Treffen allen Teilnehmern zur Kenntnis gebracht wird.Eine gute Vorbereitung der Beiträge wird den optimalen Ablauf der Sitzung gewährleisten. Darüber hinaus deutet eine vorher festgelegte Tagesordnung auf ein gut organisiertes und produktives Treffen hin: Die Teilnehmer fühlen sich betroffen und haben nicht den Eindruck, dass das bevorstehende Treffen ihnen Zeit raubt.

## Während der Sitzung - die Rollen von Moderator und Redakteur

### Fortschritte unter Einhaltung der festgelegten Reihenfolge

Am Sitzungstag sollten Sie das Ziel des Treffens im Auge behalten. Der Sitzungsleiter ist für den reibungslosen Ablauf verantwortlich und hat dafür zu sorgen, dass allfällige Fehltritte vermieden werden, indem er sich strikt auf die vorgegebene Tagesordnung stützt. So werden die Teilnehmer nicht verloren gehen und können den Verlauf der Diskussionen mit Bezug auf den zuvor verbreiteten gemeinsamen Rahmen verfolgen.

### Systematische Behandlung von Themen

Der Sitzungsleiter sollte möglichst versuchen, die Arbeit des Redakteurs zu erleichtern, indem er bei der Durchführung der Sitzung Klarheit und Strenge an den Tag legt. Wenn Sie jeden Tagesordnungspunkt systematisch behandeln, garantieren Sie die Produktivität des Treffens und die effiziente Abfassung des Protokolls, ohne dabei wertvolle Minuten zu verlieren. Wie kann man die einzelnen Tagesordnungspunkte systematisch angehen?

Diese Lösung sieht die Behandlung jedes Punktes in drei Schritten vor, die sich im Protokoll in drei getrennten Informationsblöcken niederschlagen:

**Schritt 1 - Diskussionsprotokoll :** Jedes Thema führt in der Regel zu einer Diskussion, die kurz im Protokoll festgehalten werden muss > _dies ist der erste Informationsblock des Themas._

**Schritt 2 - das Ergebnis der Diskussionen :** Die Entscheidungen als Höhepunkte der Vorgespräche sind hervorzuheben > _dies ist der zweite Informationsblock des behandelten Punktes_. Viele Mitarbeiter beschweren sich oft, dass sie die Sitzung verlassen, ohne die wichtigen Entscheidungen wirklich zu kennen. Wenn man sie hervorhebt, vermeidet man solche unangenehmen Gefühle.

**Schritt 3 - Entscheidungsaufgaben** : Die Teilnehmer müssen verschiedene Aufgaben erfüllen, um die gesetzten Ziele zu erreichen > _dies ist der letzte Informationsblock des behandelten Punktes_. Durch eine klare Aufgabenverteilung werden die Teilnehmer nach der Sitzung einsatzbereit sein. Vergessen wir nicht, was von einer Sitzung zur anderen zu tun ist!

Diese Methode wird Sie zu einem effizienten Vorgehen ermutigen und die Abfassung des Sitzungsprotokolls erleichtern. Darüber hinaus erhalten die Teilnehmer, wenn sie den Bericht erneut lesen müssen, die notwendigen Informationen und müssen keine Zeilen und Zeilen erneut lesen. Es versteht sich von selbst, dass einige Punkte eine solche Architektur nicht erfordern und deshalb schneller bearbeitet werden können - zum Beispiel mit nur einem der drei Informationsblöcke.

Zusammenfassend läßt sich sagen, daß der Erfolg eines Unternehmenstreffens zum großen Teil von seiner guten Vorbereitung abhängt. Setzen Sie auf klar definierte Ziele wie auch auf eine präzise Tagesordnung, begrenzen Sie zwangsläufig die Dauer Ihrer Sitzungen und halten Sie so die Teilnehmer aktiv und betroffen. Die Erstellung einer Tagesordnung kann manchmal mühsam erscheinen. Der Trick besteht darin, eine typische Tagesordnung für die verschiedenen Sitzungen zu erstellen, die Sie leiten. Auf diese Weise müssen Sie von einer Sitzung zur anderen den Rahmen der vorangegangenen Sitzung übernehmen und die wenigen Änderungen vornehmen, die für den effizienten Ablauf des bevorstehenden Treffens erforderlich sind.

Sie wollen die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Sitzungen erleichtern?

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[^1]: Zur Durchführung dieser Studie wurden mehr als 6.500 Fachleute aus dem Vereinigten Königreich, Deutschland, der Schweiz und den USA befragt. 

Neigen Ihre Sitzungen dazu, länger zu bleiben? Entdecken Sie mit diesem Artikel ein paar Tipps, wie Sie die Zeit eingrenzen können!

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Wie kann man Sitzungdauer begrenzen ?

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Nächstes Webinar | Gantt-Diagramm : So bringen Sie Ihre Projekte auf Kurs


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website (www.wedo.com)**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

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WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

Entdecken Sie, wie Zeitblockieren das Aufgabenmanagement und die Produktivität verbessert und wie WEDO Ihnen hilft, fokussiert zu bleiben und die Kontrolle über Ihre tägliche Arbeit zu behalten.

Symbol für Zeitblockierung mit Timer zur effizienten Tagesplanung.

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Wie Zeitblöcke Ihnen helfen, Ihre tägliche Arbeitsbelastung zu bewältigen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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