Arbeit wird jeden Tag erledigt. Aber wie wird sie erledigt? Das ist oft unklar.

Aufgaben sind über Chats, E-Mails und Sitzungen verstreut. Es gibt Fortschritte, aber nicht immer effizient. Ein Schritt wird übersprungen. Jemand erledigt dieselbe Aufgabe doppelt. Fristen verschieben sich, und niemand weiss genau, warum.

Das ist der Preis dafür, keinen Workflow zu haben oder diesen nicht gut zu verwalten.

Das Workflow-Management schafft im Grunde eine Struktur, wo vorher keine existiert. Es hilft Teams, einem klaren Ablauf zu folgen, unnötige Abstimmungen zu reduzieren und Begonnenes ohne Zeitverschwendung abzuschliessen.

Ganz gleich, ob Sie routinemässige Genehmigungen, mehrstufige Projekte oder die teamweite Koordination bearbeiten – einen Workflow zu haben und diesen gut zu verwalten spart Zeit, reduziert Verwirrung und hält die Arbeit in Bewegung. Dieser Leitfaden erläutert, was Workflow-Management tatsächlich bedeutet, warum es wichtiger ist, als die meisten Teams denken, und wie die richtigen Tools Ihnen helfen können, es zu einem festen Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit zu machen.

## Was bedeutet Workflow-Management wirklich?

Workflow-Management bedeutet, festzulegen, wie Arbeit vom Anfang bis zum Abschluss verläuft. Jede Aufgabe hat einen Zweck, einen Platz im Prozess und eine verantwortliche Person, die sie vorantreibt. Anstatt sich auf das Gedächtnis, Posteingänge oder verstreute Notizen zu verlassen, werden die einzelnen Schritte klar abgebildet und für das Team sichtbar gemacht.

Jeder Geschäftsprozess besteht aus wiederholbaren Schritten – Dokumente prüfen, Genehmigungen einholen und Aufgaben koordinieren. Diese Abläufe können einfach oder komplex sein, sind jedoch immer leichter zu verwalten, wenn sie klar definiert sind. Genau hier hilft das Workflow-Management. Es bringt Struktur in diese Muster, sodass die Arbeit vorhersehbarer, wiederholbar und mit weniger Stress zu erledigen ist.

Manche Workflows umfassen nur wenige Schritte. Andere erstrecken sich über mehrere Abteilungen, beziehen mehrere Personen ein oder erfordern die Fortschrittsverfolgung über verschiedene Tools hinweg. In allen Fällen steigert Klarheit die Geschwindigkeit und reduziert die Fehlerquote.

Ein gutes Workflow-Management-System oder eine Workflow-Management-Software hilft Teams, diese Struktur in die Praxis umzusetzen. Es unterstützt dabei, Aufgaben mit klarer Verantwortlichkeit zu erstellen, den Fortschritt während des gesamten Ablaufs zu verfolgen und alles sichtbar zu halten – ohne ständige Nachfragen. Anstatt Schritte zu wiederholen oder Fristen zu verpassen, bleibt das Team auf Kurs und weiss genau, wie der Stand der Dinge ist.

## Warum das Management von Workflows ohne System schwierig ist

Den meisten Teams ist nicht bewusst, wie viel Zeit sie allein damit verlieren, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Ohne ein klares System bleibt Arbeit an den üblichen Stellen stecken: Warten auf eine Genehmigung, ein fehlendes Detail, eine falsche Zuweisung oder eine doppelt erledigte Aufgabe, die niemand bemerkt.

Die Symptome zeigen sich meist schleichend: Fragen werden doppelt gestellt, Aktualisierungen stimmen nicht überein, Fristen werden ohne Vorwarnung überschritten. Alle sind beschäftigt, doch die Ergebnisse sind verstreut.

Wenn Teams auf Chatverläufe, Tabellen oder ihr Gedächtnis setzen, um ihren Prozess zu verwalten, bricht dieser irgendwann zusammen. Es gibt keine gemeinsame Sicht darauf, was bereits erledigt ist, was als Nächstes ansteht oder wo etwas blockiert ist. Genau hier wird Workflow-Management mehr als nur ein „Nice-to-have“. Es wird zum entscheidenden Mittel, um Arbeit tatsächlich voranzubringen – ohne zusätzlichen Aufwand.

Effektives Workflow-Management gibt jeder Aufgabe ihren Platz im Gesamtbild. Es reduziert manuelle Nachverfolgungen, vermeidet doppelte Aufgaben und hält das Team auf Kurs. Aktualisierungen erfolgen in Echtzeit, sodass alle denselben Status sehen, ohne danach fragen zu müssen.

Selbst einfache Projekte laufen mit Struktur reibungsloser. Ein gemeinsam genutzter Prozess verschafft Klarheit, entlastet den Kopf und nimmt das Rätselraten aus der täglichen Arbeit.

## Die zwei grundlegenden Workflow-Arten

Die meisten Workflows fallen in eine von zwei Kategorien: **sequentiell** oder **parallel**. Wer den Unterschied versteht, kann einen Prozess entwerfen, der für das Team wirklich funktioniert und unnötige Verzögerungen oder Verwirrung vermeidet.

![Infografik auf Deutsch über den Unterschied zwischen sequentiellen und parallelen Arbeitsabläufen mit Symbolen und Beispielen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/sequential_vs_parallel_workflows_whats_the_difference_de_7e1388ffd9.png)

### Sequentielle Workflows

Ein sequentieller Workflow verläuft in einer geraden Linie. Eine Aufgabe muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Diese Struktur ist typisch für Prozesse wie Dokumentgenehmigungen, Content-Veröffentlichungen oder Ausgabenprüfungen, bei denen jeder Schritt vom vorherigen abhängt.

**Beispiel:**

Ein Onboarding-Prozess für neue Mitarbeitende könnte das Einrichten von Konten, das Einreichen von Unterlagen und die Zuweisung von Geräten beinhalten. Jede Aufgabe erfolgt in einer bestimmten Reihenfolge, und die nächste beginnt erst, wenn die vorherige als abgeschlossen markiert ist.

Sequentielle Workflows sind leicht zu verfolgen und ideal, wenn Genauigkeit und Reihenfolge wichtig sind. Werden sie jedoch nicht gut nachverfolgt, kann eine einzelne Verzögerung den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

### Parallele Workflows

Parallele Workflows ermöglichen es, mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Sie kommen häufig zum Einsatz, wenn Arbeit mehrere Abteilungen betrifft oder wenn verschiedene Teammitglieder unabhängig voneinander Fortschritte erzielen können.

**Beispiel:**

Ein Produkt-Launch könnte das Erstellen von Textinhalten, das Design von Materialien, die Vorbereitung von Verkaufsunterlagen und das Planen von Ankündigungen umfassen – alles gleichzeitig, aber dennoch Teil desselben Projekts. Parallele Workflows helfen Teams, schneller voranzukommen, erfordern jedoch auch Koordination. Jede Aufgabe muss klar nachverfolgt werden, damit nichts ins Hintertreffen gerät.

Beide Workflow-Arten benötigen Struktur, um gut zu funktionieren. Wenn Teams sehen können, was gerade passiert, was wartet und wer verantwortlich ist, wird Arbeit schneller und mit weniger Unterbrechungen erledigt.

## Worauf Sie bei einem Workflow-Management-Tool achten sollten

Nicht jedes Tool, das Aufgaben verfolgt, ist auch dafür ausgelegt, Workflows zu verwalten. Ein gutes Workflow-Management-Tool sollte Ihnen helfen, Struktur aufzubauen, den Fortschritt einfach nachzuverfolgen und sich anzupassen, wenn sich Ihr Prozess ändert. Es sollte für Ihr Team arbeiten – nicht Ihr Team dazu zwingen, sich dem Tool anzupassen.

Darauf sollten Sie achten:

### ✔️ Ein klares Layout, das Ihren Prozess widerspiegelt

Visuelle Klarheit macht einen grossen Unterschied. Sie sollten die Schritte Ihres Workflow-Prozesses auf einen Blick erkennen können. Tools, die Listenansichten, Board-Ansichten, [Gantt-Diagramme](https://wedo.com/de/features/project-management) oder das Verschieben von Aufgaben per Drag-and-Drop anbieten, erleichtern es, die Arbeitsweise Ihres Teams realistisch abzubilden.

Wenn Ihr Prozess Phasen wie „Zur Prüfung“, „Warten auf Feedback“ oder „Abgeschlossen“ umfasst, sollte Ihr Tool diese problemlos in den Workflow integrieren können – ohne Umwege.

### ✔️ Grundlegende Aufgabenverwaltungsfunktionen, die nicht im Weg stehen

Im Kern jedes Workflows steht eine Reihe von Aufgaben. Sie müssen diese schnell erstellen, einem Teammitglied zuweisen, ein Fälligkeitsdatum hinzufügen und sie als erledigt markieren können. Diese Funktionen sollten leicht zugänglich sein und nicht hinter zu vielen Schritten versteckt werden.

Manche Workflows sind kurz und einfach. Andere umfassen mehrere Teammitglieder, Teilaufgaben und Abhängigkeiten. Ihr Tool sollte alle Varianten unterstützen, ohne den Ablauf zu verlangsamen.

### ✔️ Echtzeit-Transparenz

Wenn Sie eine Aufgabe aktualisieren, einen Schritt neu zuweisen oder etwas abhaken, sollte diese Änderung sofort sichtbar sein. Teams arbeiten schnell, und veraltete Informationen führen zu Verwirrung. [Echtzeit-Updates](https://wedo.com/de/features/meetings) reduzieren den Bedarf an Nachfragen und helfen allen, den aktuellen Stand zu sehen.

### ✔️ Unterstützung für Automatisierung

Viele Workflows enthalten Schritte, die sich jedes Mal wiederholen – zum Beispiel das Senden einer Erinnerung, das Zuweisen der nächsten Aufgabe oder das Ändern des Status, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Ein Tool, das automatisierte Workflows unterstützt, kann diese wiederkehrenden Schritte ohne manuellen Aufwand erledigen. Das spart Zeit und reduziert Fehler im Arbeitsalltag.

### ✔️ Geeignet für verschiedene Arbeitsweisen

Manche Teams folgen einem festen Prozess Schritt für Schritt. Andere bearbeiten mehrere Aufgaben parallel, wobei unterschiedliche Personen gleichzeitig arbeiten. Ein gutes Tool sollte beides unterstützen. Sie sollten Ihren Prozess so abbilden können, wie er tatsächlich abläuft – nicht gezwungen werden, ihn in eine unpassende Struktur zu pressen.

### ✔️ Anpassung ohne technischen Aufwand

Das Tool sollte es Ihnen ermöglichen, individuelle Workflows zu erstellen, die zu den Abläufen Ihres Teams passen. Wenn Sie jedes Mal Admin-Zugriff anfragen oder die gesamte Einrichtung neu aufbauen müssen, sobald sich Ihr Prozess ändert, bremst Sie das aus. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihnen Kontrolle gibt, ohne zusätzliche Hürden.

### ✔️ Funktioniert teamübergreifend und wächst mit Ihnen

Wenn Ihr Team wächst oder Ihre Arbeit komplexer wird, sollte das Tool weiterhin funktionieren. Ein gutes Workflow-Management-System skaliert mit Ihrem Prozess, Ihrem Team und Ihren Prioritäten – inklusive Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg und Funktionen, die auch unter hoher Belastung stabil bleiben.

### ✔️ Cloud-basierter Zugriff für Remote- oder Hybrid-Teams

Wenn Ihr Tool nur in einer Umgebung oder auf einem Gerät funktioniert, ist das eine Einschränkung. Ein cloudbasiertes System erleichtert die Zusammenarbeit, egal ob das Team im selben Büro sitzt oder über verschiedene Zeitzonen verteilt arbeitet.

![Infografik auf Deutsch mit den wichtigsten Kriterien für ein gutes Workflow-Management-Tool, mit Symbolen dargestellt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/what_to_consider_when_choosing_a_project_management_tool_en_1_31ecf6c4cb.png)

## Wie WEDO intelligentere Workflows unterstützt (ohne zusätzliche Komplexität)

Ein Workflow-Tool funktioniert nur, wenn das Team es auch tatsächlich nutzt. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Teams Struktur, ohne sie zu zwingen, ihre Arbeitsweise zu ändern. Die Funktionen wirken vertraut, die Einrichtung geht schnell, und der Prozess fügt sich in Ihren Arbeitsalltag ein – nicht umgekehrt.

In WEDO gibt Ihnen jeder Arbeitsbereich die Werkzeuge, um einen klaren Prozess zu erstellen und zu verfolgen. Sie können Aufgaben nach Phase, Priorität oder Zeitplan organisieren – mit einer flexiblen [Kanban-Ansicht](https://wedo.com/de/features), Listenansicht oder [Gantt-Diagramm-Ansicht](https://wedo.com/de/features/project-management). Aufgaben lassen sich per Drag-and-Drop verschieben, Verantwortliche zuweisen und Details anpassen, während die Arbeit voranschreitet.

Aufgaben stehen nicht isoliert im Raum. Sie sind mit Ihren Sitzungen, Notizen und Follow-ups verknüpft. Wenn in einer Teamdiskussion ein Aktionselement entsteht, können Sie es sofort in eine Aufgabe umwandeln – der Kontext ist bereits angehängt. Kein Toolwechsel, kein manuelles Kopieren von Details.

Workflows können einfach oder stärker strukturiert sein. Sie können einen sequentiellen Ablauf einrichten, bei dem eine [Aufgabe von der vorherigen abhängt](https://wedo.com/de/features/tasks), oder den Ablauf offen lassen, damit mehrere Teammitglieder parallel arbeiten können. Sie müssen sich nicht zwischen Flexibilität und Struktur entscheiden – WEDO unterstützt beides.

Die Plattform bietet Echtzeit-Updates, klare Verantwortlichkeiten und Transparenz im gesamten Team. Und da sie cloudbasiert ist, können Sie von überall auf Ihren Workflow zugreifen – ob in einer Sitzung, im Remote-Office oder einfach, um alles im Blick zu behalten.

Wenn Ihr Team bereit ist, den Weg der Arbeit vom Start bis zum Abschluss zu optimieren, gibt Ihnen WEDO die Werkzeuge dafür – ohne unnötige Komplexität.

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Erfahren Sie, was Workflow-Management wirklich bedeutet, wie es bessere Teamarbeit unterstützt und wie Tools wie WEDO den Arbeitsalltag optimieren.

Bild mit grünem Hintergrund und Titel „6 Asana-Alternativen für eine effiziente Team-Zusammenarbeit“ mit Symbol für Arbeitsabläufe.

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Was ist Workflow Management System und warum ist es wichtig?

Die meisten Menschen haben kein Problem damit, Dinge zu finden, die sie erledigen müssen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Aufgaben Ihre Zeit und Energie wirklich verdienen.

Vielleicht beginnen Sie den Tag mit dem Vorsatz, sich auf etwas Wichtiges zu konzentrieren, werden dann jedoch von kurzfristigen Anfragen, schnellen E-Mails oder Sitzungen abgelenkt, die Sie gar nicht auf dem Radar hatten. Ehe Sie sich versehen, ist der Tag vorbei – und die Arbeit, die am wichtigsten war, bleibt unangetastet.

Die Wichtig-Dringend-Matrix – auch bekannt als Eisenhower-Matrix, benannt nach Dwight D. Eisenhower, dem ehemaligen Präsidenten der Vereinigten Staaten – hilft Ihnen dabei, Ihre Aufgabenliste anhand von Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Sein oft zitierter Leitsatz bringt es auf den Punkt: „Was wichtig ist, ist selten dringend, und was dringend ist, ist selten wichtig.“

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie die Eisenhower-Methode funktioniert, warum sie immer noch eines der besten Werkzeuge für ein besseres Zeitmanagement ist und wie WEDO es Ihnen leicht macht, die dringend wichtig matrix direkt in Ihren täglichen Arbeitsablauf zu integrieren.

## Was ist die Dringend-Wichtig-Matrix?

Die Eisenhower-Matrix, auch bekannt als Eisenhower-Methode oder **Dringend-Wichtig-Matrix**, ist ein einfaches Modell zur Sortierung von Aufgaben anhand von zwei Schlüsselfragen:

- Ist es dringend?
- Ist es wichtig?

Die Idee besteht darin, das wirklich Wichtige von dem zu trennen, was nur im Moment Ihre Aufmerksamkeit verlangt. Die Matrix bietet Ihnen eine visuelle Möglichkeit, genau das zu tun. Es handelt sich um ein 2x2-Raster, das Ihnen hilft, jede Aufgabe in eine von vier Kategorien einzuordnen:

- **Wichtig und dringend**: Sofort erledigen
- **Wichtig, aber nicht dringend**: Einplanen
- **Dringend, aber nicht wichtig**: Delegieren
- **Nicht wichtig und nicht dringend**: Streichen

![Eisenhower-Matrix für die Priorisierung von Aufgaben: jetzt erledigen, delegieren, für später einplanen oder Aufgaben aufschieben/ignorieren für ein besseres Zeitmanagement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_eisenhower_matrix_de_ae6aff47fb.png)

Auch wenn diese Methode von einem Zitat Dwight D. Eisenhowers – fünf Sterne General und ehemaliger Präsident der Vereinigten Staaten – inspiriert wurde, wurde sie durch Stephen Covey in seinem Buch *Die 7 Wege zur Effektivität* popularisiert. Und das aus gutem Grund: Sie funktioniert.

Im Kern geht es bei der Priorisierungsmatrix um Klarheit. Sie hilft Ihnen, sich auf das Richtige zu konzentrieren, Ablenkungen zu vermeiden und klügere Entscheidungen darüber zu treffen, wofür Sie Ihre Zeit einsetzen.

## Warum die Wichtig-Dringend-Matrix funktioniert

Wenn Sie genau darüber nachdenken, behandeln die meisten Aufgabenlisten oder Tools jede Aufgabe als gleich wichtig. Eine Frist, eine schnelle Antwort und ein strategisches Projekt stehen nebeneinander – und ohne ein klares System neigt man schnell dazu, dem nachzugehen, was sich gerade am dringendsten anfühlt. So geraten wichtige Aufgaben leicht unter einen Haufen von schnellen Erfolgen und Unterbrechungen.

Die dringend wichtig matrix funktioniert, weil sie Ihnen ermöglicht, einen Schritt zurückzutreten und Aufgaben nach ihrem tatsächlichen Wert und nicht nur nach Zeitdruck zu bewerten. Sie verwandelt eine lange Aufgabenliste in etwas, das Sie gezielter angehen können.

Indem Sie dringende Aufgaben von wichtigen Aufgaben trennen, erkennen Sie, wie viel Ihrer Zeit für die Lösung sofortiger Probleme verwendet wird – im Gegensatz zu echtem Fortschritt. Das ist besonders hilfreich, wenn Ihr Tag sich mit zeitkritischer Arbeit füllt, die eigentlich nicht wichtig ist – Dinge wie E-Mail-Triage, unnötige Sitzungen oder das Nachfassen von Updates, die hätten automatisiert werden können.

Es ist auch ein hervorragendes Werkzeug zur Verwaltung von Zeit und Energie. Nicht jede Aufgabe verdient Ihre volle Aufmerksamkeit. Wenn Sie sich auf das Richtige konzentrieren – insbesondere auf das Wichtige, aber nicht Dringende – vermeiden Sie den ständigen Krisenmodus und schaffen mehr Raum für strategische Arbeit.

Mit der Zeit hilft Ihnen die Matrix, sich von reaktiven Gewohnheiten zu lösen und zu einem proaktiveren Umgang mit Ihrer Zeit zu finden. Und sobald Sie erkennen, wohin Ihre Zeit fließt, können Sie klarere Entscheidungen treffen, wie Sie sie anpassen.

## Ein genauerer Blick auf die vier Quadranten

Die Stärke der dringend wichtig matrix liegt in ihrer Einfachheit – und in der Ehrlichkeit, die sie von Ihnen verlangt, wenn es darum geht, was wirklich Ihre Aufmerksamkeit braucht. So funktioniert jeder Quadrant und so können Sie ihn nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen.

### Quadrant 1: Dringend und wichtig

Dies sind Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern: Fristen, Krisen, zeitkritische Ergebnisse – alles, was nicht warten kann und bei Missachtung klare Konsequenzen hat.

Diese Aufgaben sollten Sie sofort erledigen. Wenn Sie jedoch Ihren Tag ständig in diesem Quadranten verbringen, läuft etwas falsch. Vermutlich widmen Sie Quadrant 2 zu wenig Zeit – dort findet die eigentliche langfristige Arbeit statt.

Beispiele: Ein Bericht, der heute fällig ist, die Behebung eines kritischen Fehlers oder die Reaktion auf ein Kundenproblem, das die Lieferung betrifft.

### Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend

Hier geschieht der eigentliche Fortschritt. Diese Aufgaben haben keinen sofortigen Abgabetermin, sind jedoch direkt mit Ihren Zielen verbunden. Strategische Planung, Beziehungsaufbau, Lernen und langfristige Projekte gehören in diesen Bereich.

Die Herausforderung? Diese Aufgaben sind leicht aufzuschieben. Sie drängen sich nicht auf. Aber sie sind es, die zukünftige Notfälle verhindern und über Zeit echten Einfluss haben.

Sie sollten Zeit für diesen Quadranten einplanen und schützen.

Beispiele: Die Ausarbeitung eines neuen Vorschlags, das Mentoring eines Teammitglieds oder die Erstellung eines Fahrplans für das nächste Quartal.

### Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig

Diese Aufgaben wirken dringend, erfordern aber eigentlich nicht Ihre Beteiligung. Sie sind oft Unterbrechungen, die als Prioritäten getarnt sind – Dinge, die dringend, aber im Gesamtbild nicht wichtig sind.

Sie sollten diese Aufgaben wenn möglich delegieren oder minimieren. Nur weil etwas laut oder zeitkritisch ist, heißt das nicht, dass es Ihre direkte Aufmerksamkeit verdient.

Beispiele: Sitzungseinladungen, bei denen Ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist, Nachrichten mit Anfragen zu Informationen, die andere haben, oder Last-Minute-Aufgaben, die automatisiert werden könnten.

### Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig

Das sind Ablenkungen. Sie tragen nicht zu Ihren Zielen bei und sind nicht zeitkritisch. Das bedeutet nicht, dass Sie nie durch soziale Medien scrollen oder sich entspannen dürfen – aber solche Aufgaben sollten nicht in Ihren Arbeitstag integriert werden, als würden sie dazugehören.

Sie sollten diese Aufgaben eliminieren oder stark begrenzen, wenn Sie sinnvolle Arbeit leisten möchten.

Beispiele: Gewohnheitsmässiges Scrollen durch soziale Medien, das Anklicken irrelevanter Benachrichtigungen oder das Verbringen von Zeit mit Aufgaben, die vor allem dazu dienen, beschäftigt zu wirken.

## Häufige Fehler bei der Anwendung der Wichtig-Dringend-Matrix

Die dringend wichtig matrix sieht einfach aus – und das ist sie auch. Aber wie jedes Priorisierungswerkzeug funktioniert sie nur, wenn Sie sie konsequent und ehrlich anwenden. Einige kleine Fehltritte können ihre Wirksamkeit erheblich beeinträchtigen, insbesondere wenn Sie viele Aufgaben gleichzeitig bewältigen oder im Team arbeiten.

Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten:

### 1. Dringlichkeit mit Wichtigkeit verwechseln

Das ist wahrscheinlich das häufigste Problem. Dringlichkeit erzeugt Druck. Sie lässt etwas wichtig erscheinen, selbst wenn es das nicht ist. So behandeln Sie kleinere Anfragen oder Last-Minute-Aufgaben wie Top-Prioritäten, während die wirklich wichtigen Arbeiten immer wieder verschoben werden.

Um das zu vermeiden, halten Sie einen Moment inne. Fragen Sie sich: Ist das nur zeitkritisch – oder wirklich wirkungsvoll? Wenn es nicht mit einem Ziel oder Ergebnis verknüpft ist, das Ihnen wichtig ist, gehört es vielleicht in Quadrant 3 – oder gar nicht auf Ihre Aufgabenliste.

### 2. Die Prioritäten anderer über die eigenen stellen

Es ist leicht, den Tag damit zu verbringen, auf Anfragen anderer zu reagieren – besonders in einer kollaborativen Arbeitsumgebung. Aber nicht jede Aufgabe, die für jemand anderen dringend wirkt, muss in Ihrem Quadrant 1 landen.

Ein geteiltes Gefühl der Dringlichkeit bedeutet nicht automatisch geteilte Wichtigkeit. Wenn eine Aufgabe nicht mit Ihrer Rolle oder Ihren Verantwortlichkeiten übereinstimmt, suchen Sie nach Möglichkeiten, sie zu delegieren, umzuleiten oder höflich abzulehnen.

### 3. Quadrant 2 ignorieren

Das ist der Quadrant, mit dem die meisten Menschen zu kämpfen haben – nicht weil er schwer ist, sondern weil er still ist. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben lassen sich leicht aufschieben, weil sie sich nicht unmittelbar anfühlen. Dabei sind sie es, die langfristigen Fortschritt bringen.

Wenn Sie ständig mit dringenden Aufgaben überlastet sind, haben Sie wahrscheinlich zu wenig Zeit in Quadrant 2 verbracht. Dinge wie Planung, Lernen, Beziehungsaufbau oder vorbeugende Maßnahmen werden vernachlässigt – und tauchen später als Notfälle in Quadrant 1 wieder auf.

Schützen Sie Zeit für diese Aufgaben, bevor alles andere sie verdrängt.

### 4. Die Matrix als einmalige Übung nutzen

Die Matrix ist nichts, was man einmal benutzt und dann vergisst. Prioritäten ändern sich. Neue Aufgaben tauchen auf. Was vor zwei Tagen „wichtig, aber nicht dringend“ war, ist heute vielleicht beides.

Deshalb hilft es, Ihre Matrix regelmäßig zu überprüfen – auch nur in einer kurzen Wochenvorschau. Wenn Sie ein Aufgabenverwaltungs-Tool verwenden, aktualisieren Sie die Prioritäten als Teil Ihres laufenden Arbeitsablaufs, statt sich auf Erinnerung oder Schätzungen zu verlassen.

### 5. Alles automatisieren und trotzdem die Prioritäten ignorieren

Selbst in Teams, die Automatisierung oder Produktivitäts-Tools einsetzen, bleibt Priorisierung entscheidend. Nur weil eine Aufgabe in Ihrem System erscheint, heißt das nicht, dass sie jetzt – oder überhaupt – erledigt werden muss. Automatisierung spart Zeit, ersetzt aber nicht Ihr Urteilsvermögen.

Die dringend wichtig matrix hilft Ihnen dabei, dieses Urteilsvermögen konsequenter anzuwenden.

## Die Wichtig-Dringend-Matrix in WEDO verwenden

Die dringend wichtig matrix ist ein Werkzeug, das Sie in WEDO aktiv nutzen können, um Ihre Arbeit mit weniger Reibung zu organisieren und zu priorisieren. Anstatt Aufgaben im Kopf zu jonglieren oder manuell in Tabellen zu kennzeichnen, ermöglicht WEDO es Ihnen, Ihre Prioritäten direkt in Ihrem Arbeitsbereich zu sortieren, zu aktualisieren und zu verwalten.

### Jede Aufgabe mit integrierten Matrix-Kennzeichnungen priorisieren

Jede Aufgabe in WEDO kann entsprechend der Logik der Matrix gekennzeichnet werden:

- Wichtig und dringend
- Wichtig, aber nicht dringend
- Dringend, aber nicht wichtig
- Nicht dringend und nicht wichtig

Um eine Priorität zuzuweisen, klicken Sie einfach auf die Aufgabe, um den Detailbereich zu öffnen – oder verwenden Sie das kleine Symbol rechts neben der Aufgabe, wenn bereits eine Priorität vergeben wurde. So können Sie leicht erkennen, was Ihre Aufmerksamkeit erfordert, was warten kann oder was ganz entfernt werden sollte.

![Darstellung der Eisenhower-Matrix mit vier farbigen Quadranten zur Unterscheidung von Wichtigkeit und Dringlichkeit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_1_43ee73a76e.png)

### Aufgaben im Stapel mit dem Organisieren-Werkzeug priorisieren

Wenn Sie eine lange Liste von Aufgaben zu sortieren haben, hilft Ihnen WEDO dabei, schneller voranzukommen. Klicken Sie einfach auf die drei vertikalen Punkte oben rechts, wählen Sie *Organisieren* und dann *Priorisieren*. Von dort aus können Sie Ihre Liste schnell durchgehen und jeder Aufgabe die richtige Priorität zuweisen.

![Beispiel für die Anwendung der Matrix in WEDO mit Prioritätskennzeichnungen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_2_a183e2ed69.png)

Das ist besonders nützlich beim Einrichten eines neuen Projekts oder beim Überprüfen überfälliger Aufgaben, die möglicherweise neu klassifiziert werden müssen.

### Zauberstab verwenden, um ganze Abschnitte schnell zu priorisieren

In Ihren persönlichen oder gemeinsamen Arbeitsbereichen finden Sie am Ende jedes Zeitabschnitts (wie *Heute*, *Morgen* oder *Demnächst*) ein Zauberstab-Symbol. Damit können Sie direkt in eine Priorisierungsansicht für diesen Abschnitt springen – ohne jede Aufgabe einzeln öffnen zu müssen.

![Nutzung des Organisieren-Werkzeugs in WEDO zur schnellen Aufgabenpriorisierung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_3_4f0ca0fbdf.png)

Es ist ein kleines Detail, aber es macht es deutlich realistischer, Ihre dringend wichtig matrix im Laufe eines schnelllebigen Tages aktuell zu halten.

### Machen Sie die Matrix zu einem festen Bestandteil Ihres Alltags

Da WEDO alles in Ihrem Arbeitsbereich sichtbar und aktuell hält, wird es einfacher, regelmässige Priorisierung in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren. Sie benötigen kein separates Tool oder Template, um die dringend wichtig matrix zu verwenden – sie ist bereits in Ihre Aufgabenverwaltung integriert.

**Das Ergebnis?** Weniger Zeit mit der Entscheidung, was als Nächstes zu tun ist – und mehr Sicherheit, dass Ihre Zeit den richtigen Dingen gewidmet ist.

**Bereit, die Matrix in die Praxis umzusetzen?**

[Starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testphase](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie einfach es ist, Aufgaben zu sortieren, fokussiert zu bleiben und Ihren Tag in den Griff zu bekommen.

Erfahren Sie, wie Sie mit der Dringend-Wichtig-Matrix Aufgaben priorisieren, Ihre Zeit besser managen und fokussiert bleiben – mit den integrierten Tools von WEDO.

Bild mit dem Text „Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren“ und einer grafischen Darstellung einer Vierfeldermatrix mit Pfeilen.

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Die Dringend-Wichtig-Matrix: Aufgaben effektiv priorisieren

Die meisten Teams verpassen ihre Fristen nicht, weil sie nicht hart arbeiten. Im Gegenteil – in der Regel sind alle beschäftigt, Aufgaben bewegen sich vorwärts, und es herrscht rege Aktivität. Und trotzdem gerät das Projekt ins Hintertreffen.

Oft liegt das Problem nicht an der Arbeitsethik, sondern an mangelnder Transparenz.

Wenn es kein klares System gibt, um zu verfolgen, woran gearbeitet wird, wer wofür verantwortlich ist und wie der Fortschritt aussieht, können selbst die wichtigsten Aufgaben untergehen. Genau hier kommt ein solides Projekttracking ins Spiel. Es ist das Bindeglied zwischen dem Einsatz Ihres Teams und konkreten Ergebnissen – und sorgt dafür, dass Fristen nicht zu beweglichen Zielen werden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie effektives Projekttracking wirklich aussieht, warum so viele Teams daran scheitern und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Ihnen hilft, Fristen im Griff zu behalten, ohne die Kontrolle über Ihren Arbeitsablauf zu verlieren.

## Was bedeutet Projekttracking wirklich?

Projekttracking bedeutet, den Überblick über Ihre Arbeit zu behalten: Was ist erledigt, was ist in Bearbeitung und was droht, ins Hintertreffen zu geraten? Es bietet Ihnen eine strukturierte Methode, den Fortschritt zu verfolgen, Probleme frühzeitig zu erkennen und alles in die richtige Richtung zu lenken.

Im Kern hilft Projekttracking dabei, Aufgaben, Personen und Zeitpläne miteinander zu verknüpfen. Sie erhalten Einblick in:

- Welche Aufgaben abgeschlossen sind
- Was sich noch in Bearbeitung befindet
- Wer wofür verantwortlich ist
- Ob Ihr Team auf dem richtigen Weg ist, um die bevorstehenden Fristen einzuhalten

Eine lange Aufgabenliste mag beeindruckend wirken – ohne Tracking ist sie jedoch nur eine Ansammlung von Punkten ohne klaren Weg nach vorn. Es reicht nicht, nur zu wissen, was erledigt werden muss. Sie müssen erkennen können, wie diese Arbeit im Team umgesetzt wird.

Projekttracking verleiht Ihrer Aufgabenverwaltung Struktur. Es verhindert, dass wichtige Aufgaben untergehen, sorgt für eine abgestimmte Zusammenarbeit im Team und erleichtert es, tatsächlich Aufgaben abzuschliessen – und nicht nur Kästchen abzuhaken.

Richtig umgesetzt, schafft Projekttracking Transparenz. Jeder weiss, woran er oder sie arbeitet, was als Nächstes ansteht und wie das Ganze zum gemeinsamen Ergebnis beiträgt.

## Warum Fristen verpasst werden (selbst wenn alle beschäftigt sind)

Sie haben das bestimmt schon erlebt: Ein Projekt beginnt mit viel Energie, Aufgaben kommen in Bewegung und es gibt laufend Updates. Doch mit der Zeit gerät etwas ins Stocken. Einige Aufgaben verstummen. Eine Übergabe verzögert sich. Und plötzlich ist die Frist verstrichen – das Projekt ist nicht abgeschlossen.

Das liegt selten daran, dass niemand arbeitet. Es liegt vielmehr daran, dass niemand den Überblick hat, was wann passiert.

Hier sind einige häufige Gründe, warum Fristen verpasst werden:

![Infografik mit dem Titel „Warum Fristen überschritten werden – trotz vollem Einsatz“. Sie zeigt vier Gründe für Projektverzögerungen links (keine klare Zuständigkeit, ständige Änderungen der Prioritäten, verstreute Aufgabenlisten, keine Echtzeit-Sichtbarkeit) und jeweils rechts eine passende Lösung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_projects_miss_deadlines_de_f66c754ae7.png)

### 1. Unklare Aufgabenverantwortung

Einer der häufigsten Gründe für stockende Arbeit ist fehlende Klarheit darüber, wer wofür verantwortlich ist. Wenn eine Aufgabe einem ganzen Team zugewiesen oder gar nicht zugewiesen wird, fühlt sich niemand wirklich verantwortlich. Sie bleibt im System liegen und wartet.

Klare Zuständigkeit ist die Grundlage für erfolgreiche Aufgabenerledigung. Jede Aufgabe sollte einer konkreten Person zugewiesen sein – nicht „dem Team“, nicht „jemandem“, sondern einem Namen. Das verhindert Missverständnisse, reduziert Rückfragen und hilft allen, fokussiert zu bleiben.

### 2. Ständig wechselnde Prioritäten

Projekte entwickeln sich weiter – das ist ganz normal. Doch wenn sich die Prioritäten ständig ändern und es keine klare Möglichkeit gibt, Aufgaben zu priorisieren, arbeitet das Team reaktiv statt planvoll. Etwas Wichtiges wird beiseitegeschoben, weil etwas Lauteres dazwischenkommt – nicht unbedingt etwas Dringlicheres.

Ohne gemeinsames Verständnis darüber, was wirklich zählt, geraten selbst wichtige Aufgaben schnell in Vergessenheit. Deshalb ist eine [konsistente Priorisierung](https://wedo.com/de/blog/leitfaden-zur-verwaltung-und-priorisierung-ihrer-taeglichen-aufgaben), idealerweise für alle sichtbar, entscheidend für den Fokus.

### 3. Verstreute Aufgabenlisten

Wenn Aufgaben sich auf E-Mails, Notizzettel, Dokumente und verschiedene Apps verteilen, ist es nahezu unmöglich, den Überblick zu behalten. Dinge gehen verloren, weil niemand das Gesamtbild sieht.

Eine zentrale Aufgabenliste ist entscheidend für effektives Projekttracking. Sie erleichtert es, Fortschritte zu überprüfen, Arbeit neu zuzuweisen und Überschneidungen zu vermeiden – besonders wenn mehrere Personen beteiligt sind.

### 4. Schwer nachvollziehbarer Fortschritt

Sie haben vielleicht [Aufgaben mit Fristen](https://wedo.com/de/blog/wie-faelligkeitstermine-und-aufgabenplanung-erfolgreich-gemeistert-werden) – aber wenn der Fortschritt nicht in Echtzeit verfolgt wird, wissen Sie nicht, ob Sie wirklich im Plan sind. Und wenn jemand merkt, dass eine Aufgabe im Verzug ist, ist es oft schon zu spät.

Hier kommt aktives [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) ins Spiel: Es reicht nicht, Aufgaben nur zuzuweisen – man braucht einen laufenden Überblick über den Fortschritt. Es müssen keine stündlichen Updates sein, aber genügend Transparenz, um rechtzeitig eingreifen zu können, ist entscheidend.

## So bauen Sie ein funktionierendes Projekttracking-System – mit Unterstützung von WEDO

Projekttracking funktioniert am besten, wenn es nahtlos in die Arbeitsweise Ihres Teams integriert ist – und nicht etwas ist, das im Nachhinein angehängt wird. Wenn Ihre Tools die Art und Weise unterstützen, wie Ihr Team denkt, plant und kommuniziert, wird es deutlich einfacher, Projekte im Griff zu behalten.

Hier finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Ansatz zum Aufbau eines solchen Systems – und wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) Sie dabei unterstützt, es erfolgreich umzusetzen.

### Schritt 1: Zentralisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Wenn Ihr Team Notizen in einem Tool, Aufgaben in einem anderen und Updates in einem dritten verwaltet, wird früher oder später etwas durchrutschen. Eine gemeinsame, strukturierte Aufgabenliste sorgt dafür, dass alle in dieselbe Richtung blicken.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Ansicht eines Meeting-Traktandums in WEDO mit Beschreibung, Aufgabenliste, Vorschlägen zur Optimierung einer Google Ads Kampagne und Symbolen für Zeitmanagement und Checklisten](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_meeting_topic_de_c135578829.png)

WEDO führt Ihre gesamte Aufgabenliste an einem Ort zusammen – organisiert nach Arbeitsbereich, Projekt oder Sitzung. Sie können Aufgaben während der Planung oder in Live-Sitzungen erstellen und direkt an das jeweilige Gespräch anhängen. Keine verstreuten To-dos. Kein Durchsuchen von E-Mails. Nur eine zentrale, zuverlässige Quelle, mit der Ihr gesamtes Team arbeiten kann.

### Schritt 2: Weisen Sie jede Aufgabe einer bestimmten Person zu

Wenn neben einer Aufgabe kein Name steht, wird sie in der Regel nicht erledigt. Klare Zuständigkeit verhindert das klassische „Ich dachte, jemand anderes kümmert sich darum“-Problem.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO ist jeder Aufgabe ein klar benanntes Teammitglied zugewiesen – für alle sichtbar. Sie können Fälligkeitsdaten festlegen, Anleitungen und Dateien hinzufügen und bei Bedarf weitere Personen in die Aufgabe einbeziehen. Sobald Änderungen vorgenommen werden, erhalten die zuständigen Personen in Echtzeit eine Benachrichtigung. So entfällt das manuelle Nachfragen – und niemand muss raten, wie der Stand der Dinge ist.

### Schritt 3: Priorisieren Sie mit System

Ohne Priorisierung wirkt plötzlich alles dringlich – und Ihr Team reagiert nur noch, anstatt fokussiert zu arbeiten. Ein starkes Tracking-System rückt die tatsächlichen Prioritäten in den Mittelpunkt.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO können Sie Aufgaben anhand anpassbarer Tags priorisieren oder sie in der Eisenhower-Matrix einordnen, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Sie können Ihre Ansicht filtern, um sich nur auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren – so verliert Ihr Team keine Zeit mit Tätigkeiten, die wenig Wirkung erzielen.

### Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt, bevor es zum Problem wird

Eine verspätete Aufgabe ist nicht das Problem – sie ist das Symptom. Je früher Sie Verzögerungen erkennen, desto leichter lassen sie sich beheben.

**So unterstützt Sie WEDO:**

Mit WEDO sehen Sie den Fortschritt in Echtzeit. Überfällige Aufgaben werden automatisch oben in der offenen Aufgabenliste Ihres Arbeitsbereichs angezeigt – so gerät nichts Dringendes in Vergessenheit. Sie können Aufgaben nach Fälligkeitsdatum anzeigen und jederzeit nachvollziehen, was vorankommt, was stockt und was abgeschlossen ist – ganz ohne Sitzung oder manuelle Berichte. So lassen sich Engpässe erkennen, bevor sie zu verpassten Fristen führen.

### Schritt 5: Nutzen Sie visuelle Zeitpläne, um Terminverschiebungen frühzeitig zu erkennen

Selbst bei einem starken Projekttracking kann es passieren: Eine Blockade verzögert eine Aufgabe – und plötzlich ist der gesamte nachgelagerte Ablauf betroffen. Genau hier machen visuelle Planungstools wie ein Gantt-Diagramm den Unterschied.

**So unterstützt Sie WEDO:**

![Screenshot eines Gantt-Diagramms in WEDO mit Aufgabenliste, Dauerangaben und farbigen Balken, die den Fortschritt über die Quartale darstellen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/screen_task_and_checklists_gantt_view_de_ae8bf41d87.png)

WEDO enthält ein integriertes Gantt-Diagramm, das Ihnen eine Echtzeit-Übersicht über den gesamten Projektzeitplan bietet. Sie können [Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darstellen](https://wedo.com/de/features/tasks), den Fortschritt verfolgen und Verzögerungen erkennen, bevor sie die Lieferung gefährden.

Dank [drei intelligenter Pufferoptionen](https://wedo.com/de/features/project-management) behalten Sie zudem die Kontrolle darüber, wie sich Terminänderungen auf den Plan auswirken:

- **Puffer beibehalten:** Hält den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben konstant
- **Puffer aufbrauchen:** Nutzt den eingeplanten Abstand nur bei Bedarf
- **Automatisches Verschieben deaktivieren:** Erlaubt die Anpassung einzelner Aufgaben, ohne andere zu verschieben

Das ist eine schnelle und flexible Methode, um Projekte auf Kurs und Fristen im Blick zu behalten – selbst wenn sich Pläne ändern.

### Schritt 6: Halten Sie Updates dort, wo die Arbeit stattfindet

Wenn Ihr Team den Kontext in Slack-Threads oder E-Mail-Ketten zusammensuchen muss, geht der Schwung verloren. Kommunikation sollte Teil der Arbeit sein – nicht etwas, das danebenläuft.

**So unterstützt Sie WEDO:**

In WEDO enthält jede Aufgabe Platz für Kommentare, Notizen und Dateianhänge. Das bedeutet: Der komplette Verlauf einer Aufgabe – von der ursprünglichen Anfrage bis zum finalen Ergebnis – bleibt an einem Ort. Folgefragen stellen, Feedback geben oder Aufgaben übergeben wird dadurch deutlich einfacher, weil alle Informationen bereits verfügbar sind.

### Schritt 7: Integrieren Sie Projekttracking in Ihren wöchentlichen Rhythmus

Es reicht nicht, einmal alles einzurichten und dann auf das Beste zu hoffen. Projekttracking funktioniert nur, wenn es zur Gewohnheit wird – etwas, das Ihr Team regelmässig prüft, aktualisiert und dem es vertraut.

**So unterstützt Sie WEDO:**

WEDO hilft dabei, diese Gewohnheit beizubehalten. Sie können Aufgaben direkt über Ihr persönliches Dashboard überprüfen, nach bald fälligen Aufgaben filtern oder Ihren Arbeitsbereich durchsehen, um zu sehen, wie sich alles entwickelt. In den wöchentlichen Sitzungen können Sie Projekte live durchgehen, den Status während des Gesprächs aktualisieren und neue Aufgaben erstellen – ganz ohne Toolwechsel.

Wenn all diese Schritte in Ihren täglichen Arbeitsablauf übergehen und Ihre Tools darauf ausgerichtet sind, wird Projekttracking nicht zur Zusatzaufgabe, sondern zum Motor, der Ihr Team voranbringt.

## Fazit

Die erfolgreichsten Teams sind nicht nur organisiert – sie sind abgestimmt. Sie wissen, was getan werden muss, wer es übernimmt und was den Fortschritt behindert.

Dieses Mass an Klarheit entsteht durch ein System, das echtes Projekttracking unterstützt – und so das Aufgabenmanagement, die Priorisierung und die Anpassung bei Veränderungen erleichtert.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team genau dieses System. Es schlägt die Brücke zwischen Planung und Fortschritt, sodass Sie pünktlich liefern können – ganz ohne das übliche Chaos.

Bereit, jede Aufgabe, jedes Projekt und jede Frist im Griff zu behalten? Starten Sie Ihre [kostenlose Testversion von WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute.

Entdecken Sie, wie Sie mit der kollaborativen Arbeitsplattform von WEDO das Projekttracking verbessern, Aufgaben effektiv verwalten und Fristen mühelos einhalten.

Lila Hintergrund mit weißem Text: „Wie Sie die Projektverfolgung meistern, ohne Fristen aus den Augen zu verlieren“, daneben ein Zahnrad mit Uhr und Fortschrittsanzeige darunter

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Projekttracking meistern, ohne Fristen zu verpassen

Die meisten Menschen hassen keine Teamsitzungen. Was sie hassen, ist, an etwas teilzunehmen, das scheinbar zu nichts führt.

Wir alle kennen das: ein wöchentliches Check-in, das in eine ausschweifende Diskussion abdriftet, ein Projektabgleich, bei dem dieselben Status-Updates wiederholt werden, oder eine Mitarbeitersitzung, in der nichts entschieden wird und niemand weiss, wie es weitergeht. Wenn das zur Norm wird, fühlen sich Sitzungen nicht mehr produktiv an, sondern eher wie Zeitverschwendung.

Aber das muss nicht so sein. Eine gut durchgeführte Teamsitzung kann allen helfen, Updates auszutauschen, Entscheidungen zu erleichtern, Prioritäten zu klären und mit klaren To-dos herauszugehen. Sie kann ein Raum für den Ideenaustausch sein und nicht nur zum Abhaken von Punkten dienen. Der Unterschied liegt in ein paar einfachen Dingen: Vorbereitung, Struktur, Beteiligung und Nachverfolgung.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, was eine effektive Teamsitzung ausmacht, wie Sie eine fokussierte Agenda für eine Teamsitzung erstellen und was Sie vor, während und nach der Sitzung tun sollten, damit sie tatsächlich Fortschritte bringt. Ob Sie ein kleines Team führen oder ein bereichsübergreifendes Abstimmungsmeeting leiten – diese Best Practices für Teamsitzungen helfen Ihnen, unnötiges Durcheinander zu vermeiden und jede Minute besser zu nutzen.

![Infografik über Teamsitzungen mit Erfolgsfaktoren — klarer Zweck, strukturierte Tagesordnung, pünktlicher Beginn, ausgewogene Beteiligung, Aktionspunkte — und Zeitfressern wie vage Agenda, verspäteter Start, keine Entscheidungen, verlorene Nachverfolgungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/team_meetings_what_works_what_doesnt_de_11d7f8747d.png)

## **Was eine Teamsitzung lohnenswert macht**

Sitzungen sollten die Arbeit voranbringen. Das ist der einfachste Massstab.

Eine [Teamsitzung](https://wedo.com/de/features/meetings), in der sich alle abstimmen, Entscheidungen treffen und mit klaren nächsten Schritten herausgehen? Lohnenswert. Eine Sitzung, die 45 Minuten mit verstreuten Gedanken, nicht nachverfolgten To-dos und keinem echten Ergebnis verschlingt? Genau da beginnen Teams, sich innerlich auszuklinken und sich zu fragen, warum sie überhaupt erschienen sind.

Eine effektive Teamsitzung schafft Klarheit. Sie vermittelt den Teammitgliedern ein gemeinsames Verständnis davon, was gerade passiert, was als Nächstes passieren muss und wer was übernimmt. Auch wenn nicht jedes Problem sofort gelöst wird, sollte die Sitzung zu Fortschritt führen: Hindernisse werden sichtbar, Prioritäten angepasst, Zeitpläne verfeinert.

Doch das gelingt nur, wenn Sitzungen ein Ziel haben, das über ein „kurzes Check-in“ hinausgeht.

Wenn Ihre Teamsitzungen hauptsächlich für Status-Updates genutzt werden, überlegen Sie, ob diese Informationen nicht auf anderem Wege geteilt werden könnten – zum Beispiel in einem gemeinsamen Dokument, einem Slack-Kanal oder per asynchronem Video-Update. Sitzungen sind teuer. Sie beanspruchen viel Zeit mit klugen Köpfen in einem Raum (oder Zoom), und diese Zeit sollte reserviert sein für Arbeiten, die wirklich vom Live-Austausch profitieren: Problemlösung, Ideenaustausch, Entscheidungen treffen und Fragen stellen, die ein direktes Hin und Her erfordern.

Bevor Sie die nächste Mitarbeitersitzung ansetzen oder daran teilnehmen, fragen Sie sich:

- Welches Ergebnis wollen wir erreichen?
- Müssen wir dafür live zusammenkommen?
- Wer muss wirklich im Raum sein?

Der Erfolg einer Teamsitzung wird nicht daran gemessen, wie lange sie dauert, sondern daran, ob sich danach etwas verändert hat.

## **Planen Sie voraus mit einer zielgerichteten Agenda für die Teamsitzung**

Wenn Ihre Sitzung keinen soliden Plan hat, bevor sie beginnt, sollten Sie sich nicht wundern, wenn sie aus dem Ruder läuft. Eine klare Agenda für die Sitzung hilft dem Team, vorbereitet zu erscheinen, abgestimmt zu bleiben und tatsächlich etwas zu erreichen.

Die Agenda setzt Erwartungen. Sie sagt den Teilnehmenden der Sitzung, warum sie da sind, was besprochen wird und welchen Beitrag sie leisten sollen. Allein das kann die Dynamik von passiver Anwesenheit zu aktiver Beteiligung verändern.

Aber nicht alle Agenden sind gleich gut. Eine lange Liste vager Gesprächspunkte ist nicht besser als gar keine Agenda. Streben Sie stattdessen drei Dinge an: Relevanz, Klarheit und Zielorientierung. Jeder Punkt auf der Agenda sollte seinen Platz verdient haben.

Einige Best Practices:

- Formulieren Sie Agendapunkte als Fragen oder Ergebnisse („Entscheidung zum Einstellungsplan Q3“ statt „Einstellungen“)
- Ordnen Sie die Punkte nach Dringlichkeit oder strategischem Wert
- [Weisen Sie bei Bedarf Zeitblöcke zu](https://wedo.com/de/blog/wie-zeitbloecke-ihnen-helfen-ihre-taegliche-arbeitsbelastung-zu-bewaeltigen) – und halten Sie sich daran
- Notieren Sie, wer für welches Thema verantwortlich ist, damit keine Unklarheiten bestehen

Schon fünf Minuten Vorbereitung können den gesamten Ton einer Teamsitzung verändern. Teilen Sie die Agenda im Voraus – nicht fünf Minuten vor Beginn. So haben die Teammitglieder Zeit, um nachzudenken, Rückmeldungen einzuholen oder Updates vorzubereiten, ohne überrumpelt zu werden.

Und wenn etwas nicht auf die Agenda gehört? Streichen Sie es. Einer der einfachsten Wege, Zeitverschwendung in Sitzungen zu vermeiden, ist, sie nicht mit Punkten zu überladen, die auch per E-Mail, Kommentar-Thread oder asynchronem Check-in erledigt werden könnten.

## **Sitzungen pünktlich beginnen und beenden**

Es klingt einfach, aber Ihre Teamsitzungen konsequent pünktlich zu beginnen und zu beenden, kann völlig verändern, wie Ihr Team den Wert gemeinsamer Sitzungen wahrnimmt.

Menschen [erscheinen eher vorbereitet und bleiben engagiert](https://wedo.com/de/blog/strategien-fuer-engagement-in-effektive-meetings), wenn sie wissen, dass die Sitzung nicht ausufert oder 20 Minuten zu spät beginnt. Starten Sie pünktlich oder mit einer kurzen Karenzzeit – unabhängig davon, wer noch fehlt. Wenn Sie zu lange auf Zuspätkommende warten, vermitteln Sie, dass Pünktlichkeit keine Rolle spielt. Belohnen Sie stattdessen Pünktlichkeit, indem Sie rechtzeitig beginnen – selbst wenn es nur mit einem Rückblick oder einem kurzen Check-in ist.

Achten Sie anschliessend auf das Tempo. Wenn Sie Zeitblöcke für die Traktanden festgelegt haben, respektieren Sie diese. Ein kurzer Hinweis wie „Wir haben noch fünf Minuten für dieses Thema“ hilft der Gruppe, fokussiert zu bleiben, ohne die Diskussion abrupt zu beenden. Falls weiterhin Gesprächsbedarf besteht, verschieben Sie den Punkt für ein Follow-up oder in einen asynchronen Thread.

Und ja, beenden Sie die Sitzung pünktlich – auch wenn nicht alles besprochen wurde. Das fördert eine bessere Priorisierung beim nächsten Mal und schafft für Ihre Teammitglieder verlässliche zeitliche Rahmenbedingungen. Niemand möchte zu einem „30-minütigen Check-in“ erscheinen, der immer zu einer einstündigen Besprechung wird.

Ein starker Abschluss bedeutet auch Klarheit: Wiederholen Sie die To-dos, bestätigen Sie die Fälligkeiten und stellen Sie sicher, dass klar ist, wer was übernimmt. Eine Minute für diese Zusammenfassung hilft, den klassischen Moment „Was haben wir eigentlich entschieden?“ nach dem Call zu vermeiden.

Je konsequenter Sie Teamsitzungen zeitlich im Griff haben, desto einfacher wird es für Ihr Team, vorbereitet zu erscheinen, gezielt beizutragen und danach konzentriert weiterzuarbeiten – ohne das Gefühl, ihre Zeit sei vergeudet worden.

## **Beteiligung einfach und sinnvoll gestalten**

Wenn Sitzungen von nur wenigen Stimmen dominiert werden, schalten sich andere Teammitglieder leicht ab – selbst wenn sie etwas Wertvolles beizutragen hätten. Beteiligung sollte sich weder wie eine Bühne noch wie eine Störung anfühlen. Sie sollte ein natürlicher Bestandteil des Prozesses sein.

Das bedeutet nicht, dass alle gleich viel sprechen müssen – aber es sollte bewusst Raum geschaffen werden, damit sich Personen einbringen, Fragen stellen oder etwas klären können, bevor später Verwirrung entsteht. Manchmal heißt das, jemanden direkt anzusprechen. In anderen Fällen bedeutet es, zwischen den Traktanden Pausen einzuplanen, damit niemand um Redezeit kämpfen muss.

Einige kleine Anpassungen können viel bewirken: wechselnde Verantwortliche für einzelne Themen, Nutzung des Chats für kurze Check-ins bei hybriden Sitzungen oder eine kurze Runde mit Updates, bei der jede Person maximal eine Minute spricht. Solche Elemente halten das Team bei der Sache und geben ruhigeren Stimmen die Möglichkeit, sich ohne Druck zu äussern.

Sie können auch Struktur schaffen, ohne unflexibel zu sein. Beauftragen Sie jemanden damit, während der Sitzung Notizen zu machen und To-dos festzuhalten. Eine andere Person kann auf die Zeit achten. Und jemand anderes übernimmt die Rolle, Gespräche wieder auf Kurs zu bringen, wenn sie abschweifen. Ziel ist nicht mehr Rollen, sondern gemeinsame Verantwortung.

Sitzungen wirken sinnvoller, wenn alle wissen, dass ihr Beitrag zählt – nicht zum Abhaken, sondern um Dinge voranzubringen. Und je stärker sich die Beteiligten eingebunden fühlen, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie die nächste Teamsitzung als verlorene Zeit ansehen.

## **Nicht nur reden – To-dos festhalten**

Gute Gespräche sind wertvoll – aber sie bedeuten wenig, wenn danach nichts passiert. Einer der einfachsten Indikatoren für eine ineffektive Sitzung ist, wenn Woche für Woche dieselben Themen auftauchen, weil niemand wirklich das erledigt hat, worauf man sich geeinigt hatte.

Jede Diskussion sollte entweder zu einer Entscheidung, einer offenen Frage für später oder einem klaren nächsten Schritt führen. Ohne Follow-up wird die Sitzung zu einem weiteren Gespräch, das nach dem Call einfach verpufft.

Die effektivsten Teams besprechen Probleme nicht nur – sie vergeben Verantwortlichkeiten. Wenn ein Thema abgeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass jemand aufschreibt, was getan werden muss, wer dafür zuständig ist und bis wann. Noch besser: Sagen Sie es laut, bevor Sie zum nächsten Punkt übergehen – etwa so: „Maria wird also bis Freitag die Kundenzusammenfassung entwerfen. Stimmt das so?“

Das Festhalten in den Sitzungsnotizen ist kein Mikromanagement – es schafft Klarheit. Alle gehen mit dem Wissen heraus, was sie zu tun haben, ohne einen Chatverlauf durchsuchen oder interpretieren zu müssen, was eventuell gemeint war. Es erleichtert auch die Nachverfolgung. Wenn eine Frist verpasst wird, kann das Team die Notizen prüfen und schnell wieder auf Kurs kommen.

Hilfreich ist es auch, jedes To-do mit dem Traktandum zu verknüpfen, aus dem es hervorgegangen ist. So geht der Zusammenhang nicht verloren, und alle verstehen nicht nur, was zu tun ist, sondern auch, warum es wichtig ist.

## **Die richtigen Tools nutzen, um Sitzungen produktiv zu halten**

![Infografik mit dem Titel „5 einfache Wege zur Verbesserung Ihrer Teambesprechungen“, die fünf zentrale Maßnahmen zeigt: Tagesordnung im Voraus teilen, ausgewogene Beteiligung fördern, wichtige Themen priorisieren, pünktlich beginnen und enden, sowie Maßnahmen an einem Ort verfolgen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/5_simple_ways_to_improve_your_team_meetings_de_34e839f386.png)

Die von Ihnen verwendeten Tools können Ihre Sitzungen entweder vereinfachen – oder zusätzliches Chaos verursachen. Zwischen Dokumenten, E-Mails, Kalendereinladungen und Chat-Threads hin- und herzuwechseln, mag im Moment machbar erscheinen, aber genau dort gehen oft wichtige Details verloren.

Deshalb spart es Zeit und Nerven, eine einzige Plattform zu nutzen, um den gesamten Sitzungszyklus zu verwalten: Agenda, Notizen, To-dos und Nachbereitung.

Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) sind genau dafür gemacht. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihrem Team einen zentralen Ort, um Teamsitzungen zu planen, durchzuführen und nachzubereiten – ganz ohne Hin und Her zwischen verschiedenen Tools. Sie können die Agenda direkt in der Plattform erstellen, Rollen vorab zuweisen und während der Unterhaltung strukturierte Notizen erfassen.

Kein Wechseln mehr zwischen Notiz-App, Kalender und Projektplaner. Kein Rätselraten mehr, wer was übernehmen sollte.

Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) können Sie:

- Wiederverwendbare Agendavorlagen erstellen, um wiederkehrende Sitzungen zu vereinfachen
- Notizen in Echtzeit erfassen, direkt verknüpft mit den Traktanden
- To-dos mit klaren Verantwortlichkeiten und Fälligkeiten sofort zuweisen
- Sitzungszusammenfassungen automatisch mit dem Team teilen
- Frühere Teamsitzungen einsehen, um nachzuvollziehen, was besprochen und was erledigt wurde

Wenn sich Ihre Sitzungen zwar im Moment produktiv anfühlen, aber keine klaren Ergebnisse bringen, ist es Zeit, den Kreislauf zu schliessen. Probieren Sie [WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) bei Ihrer nächsten Teamsitzung aus und erleben Sie, wie einfach es sein kann, fokussiert zu bleiben, abgestimmt zu arbeiten und aus Gesprächen echten Fortschritt zu machen.

Lernen Sie, wie Sie fokussierte Teamsitzungen durchführen, die zu Ergebnissen führen – statt zu Erschöpfung. Erhalten Sie praxisnahe Tipps, Strategien für die Agenda und Tools, mit denen Sitzungen Wirkung zeigen.

Rosa Grafik mit dem französischen Titel „Comment animer des réunions d’équipe efficaces“ und einer Illustration von drei Personen unter drei Sternen

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Teamsitzungen effektiv und ohne Zeitverlust führen

Sie sind fünf Minuten in der Sitzung und bereuen sie bereits. Kameras sind ausgeschaltet, jemand ist mit Multitasking beschäftigt, und Ihre Frage verhallt im Raum. Niemand antwortet. Sie schauen in Ihre Notizen … Hat nicht letzte Woche schon genau dieses Gespräch stattgefunden?

Willkommen beim Problem moderner Sitzungen: Die Leute erscheinen – aber sie sind nicht wirklich da.

Es liegt nicht daran, dass es ihnen egal ist. Sitzungen fühlen sich für viele einfach wie etwas an, das mit ihnen geschieht – nicht wie etwas, an dem sie aktiv teilnehmen. Keine klare Richtung, keine Energie und kein Grund, sich zu äussern – also tun es die meisten auch nicht.

Und dennoch planen wir weiter Sitzungen.

Teamsitzungen, Check-ins, virtuelle Brainstormings – sie fressen Stunden der Woche, aber allzu oft bleibt nichts davon hängen. Keine Entscheidungen. Keine echte Diskussion. Nur ein weiterer Platzhalter im Kalender.

Das Problem sind nicht die Sitzungen. Das Problem sind Sitzungen ohne Engagement.

Wenn Menschen nicht zur Mitarbeit eingeladen werden, wenn sie sich nicht gehört, gebraucht oder überhaupt wahrgenommen fühlen, dann merkt man das. Ideen versiegen. Der Schwung kommt zum Stillstand. Und das Ganze fühlt sich mehr nach einer Formalität als nach einem Raum für echte Zusammenarbeit an.

Deshalb ist Engagement in Sitzungen so wichtig.

Dieser Artikel richtet sich an alle, die genug von wirkungslosen Sitzungen haben. Wir stellen Ihnen kluge, praxisnahe Strategien vor, mit denen Sie echte Gespräche anregen, mehr Stimmen in den Raum (oder Anruf) holen und Sitzungen wieder zu einer sinnvollen Zeitnutzung machen können. Ob Ihr Team im Büro ist, vollständig remote oder irgendwo dazwischen – diese Taktiken helfen allen, fokussiert und eingebunden zu bleiben und sich vielleicht sogar auf das nächste Treffen zu freuen.

## **Warum Engagement in Meetings wirklich zählt**

Engagement in Sitzungen bedeutet nicht nur, sie interaktiver zu gestalten. Es wirkt sich direkt darauf aus, was nach der Sitzung passiert.

Wenn Teilnehmende abschalten, leidet die Klarheit. Menschen verlassen die Sitzung, ohne zu wissen, was von ihnen erwartet wird. Aufgaben werden falsch verstanden. Entscheidungen bleiben vage. Diese Art von Unklarheit summiert sich und bremst letztlich alles aus. Projekte verlieren an Richtung. Die Kommunikation bricht zusammen. Verantwortlichkeiten verschwimmen.

[Effektive Meetings mit engagierten Teilnehmenden](https://wedo.com/de/features/meetings) hingegen schaffen Klarheit und Ausrichtung. Teammitglieder bringen sich früh ein, erkennen Probleme, bevor sie grösser werden, und verlassen die Sitzung mit einem klaren Ziel vor Augen. Anstatt mit Folge-E-Mails oder separaten Gesprächen hinterherzuhinken, gehen alle mit Zuversicht die nächsten Schritte an.

Das hat auch Auswirkungen auf die Teamkultur. Mitarbeitende, die sich gehört fühlen, bleiben engagiert, stellen gezieltere Fragen und unterstützen sich gegenseitig. Die Ergebnisse verbessern sich, weil mehr Perspektiven in die Diskussion einfliessen.

Das wird umso wichtiger, wenn sich nicht alle im selben Raum befinden. Für Remote-Teams sind Sitzungen oft die einzige Gelegenheit zur Verbindung. Wird diese Zeit nicht sinnvoll genutzt, entsteht Distanz – räumlich und zwischenmenschlich.

Effektives Engagement hält den Prozess am Laufen. Es schafft Klarheit, Vertrauen und Fortschritt. Es ist kein zusätzlicher Schritt – es ist das Fundament für alles Weitere.

![Infografik mit dem Titel „Meetings konzentriert und produktiv halten“, die fünf Tipps für Moderatoren zeigt : Ziel im Voraus nennen, Redner direkt ansprechen, Rolle rotieren lassen, Zeit im Blick behalten, neutral bleiben](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_de_90da91c2da.png)

## **Vor der Sitzung: Die Grundlage für echte Beteiligung schaffen**

Jetzt, da wir uns einig sind, warum Engagement in Sitzungen wichtig ist, sprechen wir darüber, wie es erreicht werden kann. Es beginnt, bevor die Sitzung überhaupt startet.

Sie brauchen keine aufwendige Planung. Sie müssen den Teilnehmenden nur einen Grund geben, überhaupt zu erscheinen – und eine Möglichkeit, sich einzubringen, wenn sie es tun.

**Eine wirklich hilfreiche Traktandenliste versenden**

Kein Aufsatz mit fünf Absätzen. Keine vage Aufzählung. Nur eine einfache Gliederung, die zeigt, wozu die Sitzung dient, was besprochen wird und welche Art von Beiträgen gewünscht sind.

Wenn Sie eine Entscheidung brauchen, sagen Sie es. Wenn Sie Feedback möchten, geben Sie an, worauf sich die Teilnehmenden konzentrieren sollen. Extra-Punkte, wenn die Liste unter fünf Punkten bleibt und sich auf das Wesentliche beschränkt.

**Den Teilnehmenden Zeit zum Nachdenken geben**

Niemand mag es, spontan antworten zu müssen. Wenn Sie Beiträge möchten, warten Sie nicht bis zur Sitzung, um danach zu fragen. Senden Sie im Voraus eine Frage oder einen kurzen Denkanstoss. Bitten Sie um Ideen oder ein paar Notizen, die sie mitbringen können.

Schon fünf Minuten Vorbereitung helfen, dass die Teilnehmenden mit etwas Konkretem erscheinen.

**Rollen zuweisen, damit die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft**

Sie brauchen kein ganzes Produktionsteam – aber jemanden, der den Ablauf steuert. Benennen Sie eine Moderation, eine Protokollführung und eine Zeitwache. Wechseln Sie die Rollen, wenn Sie sich regelmässig treffen, insbesondere bei Teamsitzungen.

Das hält alle eingebunden und sorgt für Struktur.

**Nur Personen einladen, die etwas beitragen können**

Wenn jemand nicht dabei sein muss, sollte er oder sie es wahrscheinlich auch nicht. Es geht nicht darum, jemanden auszuschliessen – sondern darum, den richtigen Stimmen Raum zu geben. In kleineren Gruppen entstehen meist bessere Diskussionen, und niemand sitzt gern in einer Sitzung, die nichts mit der eigenen Arbeit zu tun hat.

**Klar machen, warum diese Sitzung wichtig ist**

Nicht einfach eine Kalendereinladung versenden und hoffen, dass sie ernst genommen wird. Zeigen Sie den Teilnehmenden, warum es sich lohnt zu erscheinen und was Sie von ihnen brauchen. Das bedeutet nicht, einen Roman zu schreiben. Fügen Sie einfach einen kurzen Satz in die Einladung oder Traktandenliste ein, der beantwortet: „Warum jetzt?“ und „Warum diese Person?“

Eine kleine Veränderung – mit grosser Wirkung auf die Haltung, mit der die Teilnehmenden zur Sitzung erscheinen.

## **Während der Sitzung: Die Teilnehmenden ins Gespräch bringen (ohne sie zu drängen)**

Sobald die richtigen Personen im Raum (oder im Anruf) sind, geht es darum, sie wirklich einzubinden.

Genau an diesem Punkt verlieren viele Sitzungen an Schwung. Die Teilnehmenden sind zwar anwesend, aber niemand weiss genau, wann man sprechen soll, wie man sich einbringen kann oder ob der eigene Beitrag überhaupt gewünscht ist. Es liegt an Ihnen, das zu ändern – nicht, indem Sie Personen blossstellen, sondern indem Sie einen Raum schaffen, in dem es sich natürlich anfühlt, sich zu äussern.

So gelingt das:

**Mit etwas beginnen, das die Teilnehmenden abholt**

Sie brauchen keinen kitschigen Icebreaker. Eine kurze Check-in-Frage oder eine schnelle Runde mit Erfolgen und Blockaden reicht oft schon. Halten Sie es locker und kurz. Ziel ist es, die Teilnehmenden aus dem passiven Modus zu holen.

Schon die Frage „Was müssen wir am Ende dieser Sitzung unbedingt wissen?“ kann den Ton sofort verändern. Es muss nicht tiefgründig sein – es soll lediglich daran erinnern, dass niemand nur zum Zuhören hier ist, sondern Teil des Gesprächs ist.

**Echtzeit-Tools nutzen, damit es nicht nur beim Reden bleibt**

Nutzen Sie ein gemeinsames Dokument, eine Live-Umfrage oder ein schnelles Brainstorming-Board. Das gibt den Teilnehmenden etwas zum Interagieren und erstellt gleichzeitig ein Protokoll der Diskussion. So erhalten Sie auch mehr Beiträge von ruhigeren Teammitgliedern, die sich vielleicht nicht an einer freien Diskussion beteiligen würden.

Auch visuelle Hilfsmittel helfen. Eine einfache Skizze oder ein Diagramm kann helfen, die Aufmerksamkeit zu bündeln und abstrakte Ideen greifbar zu machen.

Wenn Sie ein Tool wie WEDO nutzen, können Sie die Traktandenliste aufrufen, gemeinsam Notizen machen und Aufgaben in Echtzeit zuweisen – ohne zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln. Alles bleibt sichtbar, was das Gespräch strukturiert und die Ergebnisse klar macht.

**Bessere Fragen stellen**

Die schnellste Art, den Schwung zu verlieren, ist die Frage: „Irgendwelche Gedanken dazu?“ Bessere Fragen führen zu besseren Diskussionen. Versuchen Sie es mit:

- Was fehlt in diesem Plan?
- Was sollten wir überdenken?
- Welches Risiko haben wir noch nicht angesprochen?
- Wo könnten Einwände auftauchen?

Wenn Sie gezielte Fragen stellen, müssen die Teilnehmenden nicht raten, welche Art von Antwort erwartet wird.

**Wenn die Energie sinkt, die Sitzung auflockern**

Geben Sie jeder Gruppe eine Frage oder Aufgabe. Danach vergleichen Sie die Ergebnisse im Plenum.

Das funktioniert über Zoom genauso gut wie vor Ort. Und es bietet allen die Möglichkeit, sich zuerst in kleinerem Rahmen zu äussern, bevor es zurück in die grosse Runde geht.

**Raum für ruhigere Stimmen schaffen**

In jedem Team gibt es ein paar dominante Sprecher. Wenn immer dieselben Stimmen die Diskussion bestimmen, machen Sie eine Pause und laden Sie andere ein, ihre Ideen zu teilen. Es geht nicht darum, jemanden zu unterbrechen – sondern den Raum offen zu halten. Versuchen Sie Formulierungen wie: „Lassen Sie uns jemanden hören, der noch nichts gesagt hat“ oder „Gibt es noch andere Perspektiven, die wir berücksichtigen sollten?“

Das ist ein einfacher Weg, neue Beiträge einzubinden – ohne jemanden blosszustellen.

## **Tipps für die Moderation von Meetings, die wirklich funktionieren**

Selbst mit einer klaren Traktandenliste und den richtigen Personen im Raum können Sitzungen scheitern – wenn sie nicht gut moderiert werden. Die Moderation muss nicht die lauteste Person oder die Teamleitung sein. Wichtig ist nur, dass sie für Klarheit sorgt, den Ablauf steuert und den Fokus hält.

So gelingt das – ganz ohne Überkomplexität:

![Infografik mit dem Titel „Meetings konzentriert und produktiv halten“, die fünf Tipps für Moderatoren zeigt : Ziel im Voraus nennen, Redner direkt ansprechen, Rolle rotieren lassen, Zeit im Blick behalten, neutral bleiben](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/facilitator_cheat_sheet_keep_meetings_focused_and_productive_de_90da91c2da.png)

**Die Sitzung verankern**

Erinnern Sie alle zu Beginn an das Ziel. Etwas so Einfaches wie „Am Ende dieser Sitzung müssen wir über X entscheiden“ hilft, den Fokus zu bewahren. Wenn das Gespräch abschweift, lenken Sie es zurück. Sie müssen Nebenunterhaltungen nicht unterbinden – parken Sie sie einfach für später und bleiben Sie auf Kurs.

**Auf die Zeit achten, ohne zu hetzen**

Sie müssen keine Stoppuhr sein – aber das Zeitgefühl behalten. Wenn ein Thema übermässig viel Zeit beansprucht, entscheiden Sie, ob es sich lohnt, weiterzumachen oder ob es ausserhalb der Sitzung geklärt werden soll. Sitzungen regelmässig zu überziehen ist ein sicherer Weg, das Vertrauen in den Prozess zu verlieren.

**Beiträge namentlich würdigen**

Wenn jemand einen wertvollen Gedanken teilt oder eine gute Frage stellt, benennen Sie es. „Guter Punkt, Ravi“ oder „Danke fürs Ansprechen, Jordan“ verstärken das Engagement. Es ermutigt auch andere, sich zu äussern – ohne Angst, übersehen zu werden.

**Die Rolle rotieren lassen**

Wenn Sie jede Sitzung moderieren, hören Sie damit auf. Geben Sie anderen Teammitgliedern die Gelegenheit, die Sitzung zu leiten und die Diskussion zu gestalten. Das stärkt das Selbstvertrauen, fördert aktives Zuhören und verhindert ein hierarchisches Gefühl.

**Neutral bleiben, wenn nötig**

Moderation bedeutet nicht, die Richtung vorzugeben. Sie müssen keine Antworten parat haben. Ihre Aufgabe ist es, das Gespräch zu begleiten – nicht, es zu einem bereits festgelegten Ergebnis zu lenken. Lassen Sie das Team das Resultat möglichst selbst gestalten.

## **Remote- und Hybrid-Teams engagiert halten**

Eine gute Sitzung zu leiten ist schon schwer genug. Wenn niemand im selben Raum ist? Noch schwieriger.

Remote- und Hybrid-Teams haben keine Gespräche auf dem Flur oder Blickkontakt als Rückhalt. Deshalb muss Engagement in Sitzungen in die Durchführung des Anrufs eingebaut sein – nicht etwas, auf das man einfach hofft.

Hier ein kurzer Überblick, was hilft – und was stört:

**Do:**

- **Visuelle Struktur nutzen.** Blenden Sie die Traktandenliste ein oder teilen Sie ein Dokument, auf das alle zugreifen können. Tools wie [WEDO](https://wedo.com/de/features) machen die Verwaltung in Echtzeit einfach.
- **Personen namentlich ansprechen.** Nicht, um sie unter Druck zu setzen, sondern um Raum zu schaffen: „Jordan, wie sehen Sie das, bevor wir weitermachen?“
- **Luft zum Nachdenken lassen.** Nach einer Frage eine kurze Pause einlegen. Einige Sekunden Stille sind nicht unangenehm – sie dienen der Verarbeitung.
- **Entscheidungen sichtbar machen.** Halten Sie nächste Schritte, Verantwortlichkeiten und offene Fragen live fest, während alle zusehen. Das schafft Vertrauen und Klarheit.

**Don’t:**

- **Nicht im Still-Modus bleiben.** Wenn alle stummgeschaltet und die Kameras ausgeschaltet sind, moderieren Sie einen Podcast – keine Sitzung.
- **Nicht durch unangenehme Stille hetzen.** Unterdrücken Sie den Impuls, sofort zu sprechen. Lassen Sie Raum zum Entmuten, Nachdenken oder Tippen.
- **Nicht alle Klarheit auf das Follow-up verschieben.** Wenn Entscheidungen während des Anrufs unklar bleiben, werden sie danach selten klarer.
- **Remote-Anrufe nicht wie Präsenzsitzungen behandeln.** Engagement-Tools, Tempo und Struktur müssen angepasst – nicht kopiert – werden.

Remote-Sitzungen können dennoch [kollaborativ und wirkungsvoll](https://wedo.com/de/blog/kollaboratives-aufgaben-management-in-remote-teams) sein. Sie müssen nur die Beteiligung einfacher und sichtbarer machen. Ein gemeinsamer Arbeitsbereich wie WEDO hilft, alles auf Kurs zu halten – egal, ob Ihr Team im selben Gebäude sitzt oder über die ganze Welt verteilt ist.

## **Wie WEDO Sie bei Effektiven Meetings unterstützt**

Sie können die besten Absichten haben, eine klare Traktandenliste und ein grossartiges Team – und trotzdem mit verstreuten Notizen, verpassten Folgeaufgaben und „Was hatten wir nochmal beschlossen?“–Nachrichten zwei Tage später enden.

Genau hier macht [WEDO](https://wedo.com/de/features) den Unterschied.

Es wurde entwickelt, um alles zu unterstützen, worum es in diesem Artikel geht: Planung, Beteiligung, Nachverfolgung und Sichtbarkeit. Alles an einem Ort.

**Besser planen**

Erstellen Sie strukturierte Traktandenlisten, die Ihr Team im Voraus einsehen und ergänzen kann. Weisen Sie Rollen wie Moderation oder Zeitwache schon vor der Sitzung zu, damit alle ihre Aufgabe kennen.

**Die Teilnehmenden während der Sitzung eingebunden halten**

Mit WEDO bleibt die Traktandenliste sichtbar, Notizen werden live erfasst und Aufgaben in Echtzeit erstellt. Kein Wechseln zwischen Dokumenten, kein Rätselraten, wer was gesagt hat. Alle bleiben buchstäblich auf dem gleichen Stand.

**Nachverfolgen, was danach passiert**

[Weisen Sie Aufgaben](https://wedo.com/de/features/tasks) direkt in der Sitzung zu und verfolgen Sie sie später nach – ohne fünf E-Mails zu senden oder einen weiteren Anruf anzusetzen. Mit WEDO gelingt Nachverfolgung, ohne Mikromanagement.

**Ein Tool, ein Ablauf**

Kein Jonglieren mehr mit verschiedenen Tools für Planung, Videokonferenzen, Notizen und [Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen). Mit WEDO bleibt alles zusammen – so kann sich Ihr Team auf das Wesentliche konzentrieren, anstatt Details hinterherzulaufen.

Wenn sich Ihre Sitzungen unkoordiniert, zäh oder einfach zu häufig anfühlen, liegt es vielleicht nicht an den Personen, sondern am System. [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen ein besseres. [Probieren Sie WEDO kostenlos aus](https://wedo.com/de/signup) – und erleben Sie, wie *Effektive Meetings* wirklich etwas voranbringen.

Klare Taktiken für mehr Engagement in Meetings, aktive Beteiligung und nachhaltigen Teamfortschritt.

Wie man alle während eines Meetings fokussiert und eingebunden hält, mit einem Kalender-Symbol auf rotem Hintergrund

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Strategien für Engagement in Effektive Meetings

Manchmal benötigen Sie nicht mehr Tools zur Aufgabenverwaltung – sondern einfach eine bessere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren.

Genau dieses Problem löst das Kanban-Board. Es bietet Teams eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist – ganz ohne unübersichtliche Checklisten oder versteckte Updates.

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt und zählt heute zu den einfachsten und effektivsten Ansätzen für die Aufgabenverwaltung in Bereichen wie Softwareentwicklung, Marketing, Betrieb und vielen weiteren.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Kanban-Board ist, wie es sich von Scrum unterscheidet, in welchen Anwendungsbereichen es sich besonders eignet und wie Sie es mithilfe des richtigen Kanbantools erfolgreich in Ihren Arbeitsablauf integrieren.

## Was ist ein Kanban-Board?
Fangen wir ganz am Anfang an: Ein [Kanban-Board](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, zur Verfolgung des Fortschritts und zur Übersicht über den Arbeitsstand – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder überfüllte Posteingänge durchsuchen zu müssen.

Im Kern ist das Konzept einfach. Es gibt Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen – etwa „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die je nach Fortschritt von einer Spalte zur nächsten verschoben werden.

Die meisten Kanbantools folgen diesem Prinzip. Sie ergänzen es durch Funktionen wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Tags und die Zuweisung von Aufgaben, damit Teams strukturiert arbeiten können.

Die Idee stammt aus der ursprünglichen Kanban-Methode, die von Toyota entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe in der Fertigung zu steuern. Seitdem hat sich diese Methode zu einer der meistgenutzten Techniken im modernen Projektmanagement entwickelt – besonders für Teams, die Flexibilität und Echtzeit-Transparenz benötigen.

Ob Sie ein Einzelprojekt managen oder mit einem gesamten Entwicklungsteam arbeiten – das Ziel des Boards bleibt gleich: Arbeit sichtbar machen, die Anzahl paralleler Aufgaben begrenzen und den kontinuierlichen Fortschritt sicherstellen.

Und das Beste daran? Für den Einstieg ist keine komplizierte Einrichtung nötig. Ein paar Spalten, ein paar Karten – und schon nutzen Sie ein System, das mit Ihrem Arbeitsablauf mitwächst.

## Kanban vs. Scrum: Wo liegt der Unterschied?
Kanban und Scrum sind zwei beliebte Frameworks innerhalb der agilen Methodik – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Organisation von Arbeit. Wenn Sie bereits mit Aufgabenboards gearbeitet haben, sind Ihnen wahrscheinlich beide begegnet – vielleicht sogar, ohne es zu merken.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf.

![Bild, das Kanban und Scrum vergleicht. Kanban basiert auf einem kontinuierlichen Fluss, Flexibilität, Arbeitsgrenzen (WIP) und sich entwickelnden Prioritäten. Scrum setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise mit definierten Rollen (Scrum Master, Product Owner), zeitlich begrenzten Sprints und Sprintplanung mit festen Liefergegenständen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_de_8974fa7997.png)

Scrum arbeitet mit zeitlich begrenzten Sprints. Teams verpflichten sich für zwei bis vier Wochen auf ein festgelegtes Aufgabenpaket. Dabei gibt es klar definierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Zielen und festen Fristen. Es folgt einem strikten Rhythmus mit regelmäßigen Planungs- und Review-Sitzungen.

Kanban hingegen ist kontinuierlich. Die Arbeit muss nicht auf den Start oder das Ende eines Sprints warten. Stattdessen bewegen sich Aufgaben flexibel durch ein Kanban-Board, was den Teams mehr Spielraum gibt, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Das ist ideal für einen konstanten Arbeitsfluss – etwa bei Support-Anfragen, internen Projekten oder redaktionellen Prozessen –, ohne dass regelmäßig alles neu geplant werden muss.

Während Scrum den Sprint „einschließt“, konzentrieren sich Kanban-Teams darauf, den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Sie setzen häufig sogenannte Work-in-Progress-Limits ein, also eine Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe zu reduzieren. Anstelle von Sprint-Retrospektiven erfolgt die Optimierung schrittweise und kontinuierlich – auf Basis des tatsächlichen Arbeitsflusses.

Dabei schließen sich die beiden Methoden nicht gegenseitig aus: Viele Teams kombinieren sie. Sie planen in Sprints und verfolgen den Fortschritt mit einem Kanbantool. [WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt beide Arbeitsweisen – doch durch das flexible Aufgabenboard eignet sich die Plattform besonders für Teams, die Echtzeit-Transparenz und Anpassungsfähigkeit schätzen.

Wenn Ihre Projekte sich schnell weiterentwickeln, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordern oder keinem festen Sprint-Zyklus folgen, kann die Kanban-Projektverwaltung eine bessere und einfacher umsetzbare Lösung sein – insbesondere mit einem Tool, das für flexible Zusammenarbeit entwickelt wurde.

## Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?
Ein [Kanban-Board](https://kanban.university/kanban-guide/) verwandelt eine Aufgabenliste in etwas Visuelles und Bewegliches. Die Struktur ist einfach: Spalten stellen die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses dar, Karten symbolisieren die jeweiligen Aufgaben. Wenn eine Aufgabe voranschreitet, wird ihre Karte von einer Spalte in die nächste verschoben – in der Regel von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“.

Diese Bewegung ist kein Selbstzweck – sie dient dazu, Arbeitsabläufe zu visualisieren, echten Fortschritt zu verfolgen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten – ganz ohne zusätzliche Sitzungen oder Status-Meetings.

Typische Elemente in einem digitalen Kanbantool:

- **Spalten:** Diese lassen sich an Ihren realen Arbeitsprozess anpassen. Ein Content-Team könnte zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Überprüfung“ und „Veröffentlicht“ verwenden. Ein Software-Entwicklungsteam hingegen nutzt oft „Backlog“, „In Arbeit“, „QA“ und „Freigegeben“.
- **Karten:** Sie stehen für Aufgaben, User Stories oder einzelne Arbeitseinheiten. Häufig enthalten sie einen Titel, eine Beschreibung, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum und einen Status.
- **Bewegung:** Karten wandern über das Board, je nachdem, wie die Arbeit voranschreitet. So erhalten alle Beteiligten in Echtzeit Einblick in den aktuellen Stand – welche Aufgaben aktiv sind, wo es hakt und was bereits abgeschlossen ist.

Die Board-Ansicht schafft Klarheit. Teammitglieder sehen auf einen Blick, wo ihre Aufmerksamkeit gefragt ist – ohne lange Aufgabenlisten durchsuchen zu müssen. Wenn das Kanban-Board konsequent genutzt wird, lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, etwa wenn sich zu viele Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ stauen. So kann das Team gezielt umpriorisieren und den Fokus neu setzen.

Ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist das Limitieren der parallelen Aufgabenbearbeitung (Work-in-Progress-Limit). Das bedeutet: Nur wenige Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet – anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Das reduziert Kontextwechsel, erhöht die Qualität und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Arbeitsfluss.

Das Ergebnis? Ein fokussiertes Team, weniger verlorene Aufgaben – und ein System, das immer aktuell ist, ohne dass jemand daran denken muss, den Status manuell zu aktualisieren.

## Anwendungsbereiche von Kanban-Boards
Die Stärke eines Kanban-Boards liegt in seiner Vielseitigkeit: Es lässt sich mühelos an unterschiedlichste Arbeitskontexte anpassen. Ob in der Softwareentwicklung, im internen Betriebsmanagement oder bei kreativen Projekten – die einfache Struktur eines Boards hilft dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, Reibungsverluste zu minimieren und Prozesse konsistent zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzszenarien, wie Teams mithilfe von Kanban-Projektmanagement organisiert bleiben:

### Softwareentwicklung und IT
Entwicklungsteams setzen häufig auf Kanban, um dynamische Arbeitsabläufe wie Bugfixes, Supportaufgaben oder Feature-Rollouts zu strukturieren. Jede Karte repräsentiert eine User Story, ein Ticket oder eine konkrete Aufgabe und durchläuft Spalten wie „Backlog“, „In Arbeit“, „Code-Review“ und „Freigegeben“.

Besonders in Kombination mit agilen Methoden – oder als flexible Alternative zu festen Sprints – bietet ein Kanbantool den nötigen Überblick. Visualisierungen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Blocker zu reduzieren und den Durchsatz langfristig zu analysieren.

### Produktteams
Von der Roadmap-Planung bis zur Feature-Auslieferung behalten Produktmanager mit Kanban den Überblick über ihre Prioritäten. Karten enthalten häufig technische Spezifikationen, Mockups oder Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Der Product Owner sieht auf einen Blick, was aktuell in Bearbeitung ist und wo es eventuell Verzögerungen gibt.

### Marketing und Kreativteams
Kampagnen, Content-Pipelines oder Design-Anfragen lassen sich mit einem Kanban-Board klar strukturieren. Ein Marketingteam könnte beispielsweise Spalten wie „Ideen“, „In Arbeit“, „Kundenfreigabe“ und „Veröffentlicht“ nutzen. Jede Karte enthält Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Checklisten und Dateianhänge – das gesamte Team hat so jederzeit eine übersichtliche Darstellung des Fortschritts.

### Betrieb, Personalwesen und Verwaltung
Kanban eignet sich nicht nur für technische oder kreative Bereiche. HR-Teams können damit zum Beispiel den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender nachverfolgen. Betriebsteams managen wiederkehrende Aufgaben wie Lagerauffüllung oder Compliance-Checks. Jeder Bereich mit wiederholbaren Arbeitsphasen profitiert von einer Kanban-Vorlage, die den Arbeitsablauf abbildet.

### Agile oder hybride Teams
Für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, ergänzt Kanban bestehende Scrum-Prozesse oder ersetzt sie teilweise. Ein Scrum-Team kann ein Kanban-Board nutzen, um das Sprint-Backlog und den Fortschritt während täglicher Stand-ups zu visualisieren. Hybride Ansätze wie Scrumban kombinieren die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum – und liefern damit das Beste aus beiden Welten.

Ob Ihr Team vor Ort oder verteilt arbeitet – ein Kanbantool hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, ohne Mikromanagement. Es vereinfacht die Koordination, verbessert die Transparenz und eignet sich für nahezu jedes Projekt.

## Das richtige Kanbantool wählen
Um das volle Potenzial eines Kanban-Boards auszuschöpfen, ist das richtige Tool entscheidend. Einige Anwendungen setzen auf Einfachheit, während andere zusätzliche Strukturen bieten – ideal für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kanbantools oder einer Projektmanagement-Plattform achten sollten:

### Anpassbare Arbeitsabläufe
Ihr Tool sollte es ermöglichen, ein Board zu erstellen, das Ihre [tatsächlichen Prozesse widerspiegelt](https://wedo.com/de/features/tasks). Dazu gehört die Möglichkeit, Spalten umzubenennen, ihre Reihenfolge zu ändern und Aufgaben so zu organisieren, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist.

### Geteilte Ansichten für mehr Transparenz
Ein klares Board hilft allen Teammitgliedern, sofort zu erkennen, woran gearbeitet wird, was blockiert ist und was bereits erledigt wurde. Alle sollten Zugriff auf dieselbe Aufgabenliste haben und in Echtzeit Aktualisierungen vornehmen können – ohne zusätzliche Sitzungen oder Check-ins.

### Integrierte Aufgabendetails
Ein gutes Kanban-Board erlaubt es, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitstermine zu setzen und Kontextinformationen direkt auf der Karte hinzuzufügen. Das erleichtert die Nachverfolgung – besonders bei Aufgaben mit mehreren Beteiligten oder strikten Fristen.

### Echtzeit-Transparenz
Änderungen sollten sofort sichtbar sein. Ein Board, das Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt, vereinfacht das Aufgabenmanagement ohne überflüssige Nachrichten oder doppelte Arbeit. Es unterstützt Teams zudem dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu Blockern werden.

### Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Ein Kanban-Board entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn es sich in den bestehenden Workflow einfügt. Idealerweise unterstützt das Projektmanagement-Tool nicht nur die visuelle Darstellung mit Karten, sondern auch die Erstellung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben – ohne den Wechsel zwischen mehreren Plattformen.

## Kanban-Boards in WEDO nutzen
Wenn Ihr Team bereits Aufgaben in WEDO verfolgt, benötigen Sie kein neues Tool und keine zusätzlichen Schritte, um ein [Kanban-Board](https://wedo.com/de/tag/kanban-de) einzurichten – es ist bereits vollständig in die Plattform integriert.

Jeder Arbeitsbereich in [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen eine Board-Ansicht im Spaltenformat, in der Aufgaben nach Abschnitten organisiert sind. Diese Abschnitte lassen sich so strukturieren, dass sie den tatsächlichen Arbeitsprozess Ihres Teams widerspiegeln – sei es „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“ oder eine spezifischere Abfolge wie „Planung / Freigabe / Launch“.

Sobald Aufgaben voranschreiten, können sie per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben aktiv sind, welche abgeschlossen wurden und wo eventuell noch Eingaben von anderen Teammitgliedern fehlen.

Jede Aufgabe in WEDO kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden – mit einem klaren Fälligkeitsdatum, Notizen und optionalen Status-Updates. Dank Filterfunktionen nach Frist, Status oder Zuständigkeit sehen Sie sofort, was Aufmerksamkeit erfordert, ohne das gesamte Board durchzugehen.

Was WEDO besonders effektiv macht, ist die nahtlose Verbindung Ihres Kanban-Boards mit dem restlichen Arbeitsablauf. Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt oder einem gemeinsamen Projektbereich hinzugefügt werden, sind automatisch für das gesamte Team sichtbar – nichts geht verloren.

Sie müssen keine Notizen manuell übertragen oder separate Aufgabenlisten erstellen – alles bleibt an einem Ort, wird in Echtzeit aktualisiert und ist leicht nachvollziehbar.

![Demovideo zur Kanban-Ansicht in WEDO: Aufgaben erstellen, verschieben und in Spalten verfolgen – für eine klare Teamkoordination.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/kanban_de_c2175768cc.gif)

Ob Sie ein ganzes Projekt steuern oder einfach Ihren Arbeitsalltag besser organisieren möchten – WEDO bietet Ihrem Team ein Kanbantool, das leicht zu bedienen ist und mit Ihrem Workflow mitwächst.

## Fazit
Ein Kanban-Board dient nicht nur der Aufgabenverwaltung – es hilft Teams dabei, ihre Arbeit klar zu sehen, den Fokus zu behalten und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Ob in der Produktentwicklung, im Betrieb, Marketing oder in der Softwareentwicklung – die Kanban-Methode bietet ein System, das leicht verständlich und langfristig anwendbar ist.

Mit WEDO lässt sich dieser Ansatz mühelos in den Arbeitsalltag Ihres Teams integrieren. Sie können Aufgaben direkt während Sitzungen erstellen, in einer klaren Board-Ansicht organisieren und den Fortschritt im Blick behalten – ganz ohne ein zusätzliches Tool.

Bereit, Ihre Projekte mit mehr Klarheit und weniger Reibung zu managen? Starten Sie jetzt Ihre [kostenlose Testversion](https://wedo.com/de/signup) von WEDO – und erleben Sie, wie einfach modernes Projektmanagement mit einem leistungsstarken Kanbantool sein kann.

Erfahren Sie, wie Kanban-Boards funktionieren, wie sie sich von Scrum unterscheiden und wie Sie sie teamübergreifend mit Echtzeit-Transparenz in WEDO nutzen können.

Illustration mit dem Text „Was ist ein Kanban-Boards?“ links und Task-Karten-Symbolen in einem Raster rechts, auf blauem Hintergrund.

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Was ist ein Kanban-Board? Tools, Apps und Projektanwendungen im Überblick

Entdecken Sie, wie task batching die Konzentration stärkt und Kontextwechsel reduziert. Erfahren Sie, wie WEDO Teams dabei unterstützt, Arbeit besser zu organisieren, zu priorisieren und effizient abzuschließen.

Bild mit orangefarbenem Hintergrund und dem Titel „Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus“, mit einem Zahnrad-Symbol mit einer Person darin, verbunden mit drei abgehakten Kästchen, die gruppierte Aufgaben darstellen.

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Task Batching: Ähnliche Aufgaben effektiv bündeln

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

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Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website ([**www.wedo.com**](https://www.wedo.com))**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

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WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien & Tools

Es gibt eine ganz besondere Art von Unbehagen, die mit einer Einladung zu einem regelmässigen Meeting einhergeht.

Sie ist immer da, jeden Dienstag um 10 Uhr oder, noch schlimmer, jeden Freitag um 15 Uhr, und blockiert Ihren Kalender. Die Teilnehmenden nehmen aus Gewohnheit teil. Kameras aus. Traktandenliste optional. Und irgendwo zwischen dem ersten Status-Update und der fünften halben Entscheidung wird klar: Dieses Meeting hilft niemandem. Es findet einfach statt.

Viele [regelmässige Meetings](https://wedo.com/de/features/meetings) wurden eingeführt, um Struktur zu schaffen. Stattdessen erzeugen sie oft Stillstand. Immer die gleichen Teilnehmenden, die gleichen Gesprächsthemen, die gleichen (oder fehlenden) Ergebnisse. Mit der Zeit verlieren sie ihren Nutzen und werden zu Hintergrundgeräuschen.

Doch hier ist der Punkt: Nicht die Wiederholung ist das Problem. Es ist der fehlende Rahmen. Und wenn Sie diesen korrigieren, verschwenden Sie keine Zeit mehr, sondern nutzen sie sinnvoll. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre regelmässigen Meetings neu gestalten können, um echte Klarheit und echten Mehrwert zu schaffen, damit die Teilnehmenden mit Orientierung und nicht mit Déjà-vu-Gefühlen gehen.

## **Die wachsenden Kosten schlecht geführter regelmässiger Meetings**

Ein einziges ineffizientes Meeting verschwendet Zeit. Ein regelmässiges schafft eine Kultur der Zeitverschwendung.

Es geht nicht nur um eine verlorene Stunde pro Woche. Es sind fünf Personen, die jede Woche je eine Stunde investieren, oft nur, um dieselben Updates oder nie gefällten Entscheidungen zu wiederholen. Rechnet man das auf einen Monat hoch, über mehrere Teams hinweg, verbrennt man plötzlich Dutzende Stunden für Meetings, die niemand als wertvoll empfindet.

Und das ist nur der offensichtliche Teil.

Schlecht strukturierte regelmässige Meetings bringen versteckte Kosten mit sich:

- **Verzögerte Entscheidungen**, wenn die Zuständigkeiten nicht klar sind, werden Entscheidungen aufgeschoben.
- **Fehlende Verantwortlichkeit**, wenn Folgeaufgaben nicht nachverfolgt werden, kommt nichts voran.
- **Zersplitterter Fokus**, ständiger Kontextwechsel und wiederholte Diskussionen rauben die Aufmerksamkeit.
- **Teilnahmetheater**, die Leute erscheinen, sind aber geistig längst woanders.

Mit der Zeit funktionieren diese Meetings eher als Platzhalter denn als echte Fortschrittspunkte. Und weil sie regelmässig stattfinden, werden sie selten hinterfragt. Je länger sie ineffektiv bleiben, desto mehr Zeit, Vertrauen und Aufmerksamkeit gehen stillschweigend verloren.

Das Schlimmste daran? Teams spüren oft, dass etwas nicht stimmt, wissen aber nicht, wie sie es ändern sollen. Also bleiben die Meetings bestehen. Und der Ressourcenverlust geht weiter.

## **Anzeichen dafür, dass Ihr regelmässiges Meeting nicht mehr funktioniert**

Sie brauchen keine Umfrage, um zu erkennen, wann ein regelmässiges Meeting aus dem Ruder läuft. Sie spüren es. Falls Sie dennoch unsicher sind, hier sind die häufigsten Warnsignale:

- Es gibt keine echte Traktandenliste. Vielleicht gab es einmal eine, aber jetzt besteht sie nur noch aus weiterkopierten Stichpunkten, oder existiert gar nicht mehr.
- Es ist jedes Mal dieselbe Diskussion. Kein Fortschritt, nur wiederverwertete Gesprächspunkte.
- Einige wenige dominieren, andere bleiben still. Es ist unklar, wer sprechen soll, also füllen nur die lautesten Stimmen den Raum.
- Die Teilnehmenden machen Multitasking oder erscheinen gar nicht. Das Engagement sinkt, wenn das Meeting keinen Mehrwert mehr bringt.
- Nichts wird dokumentiert. Entscheidungen, Kontext und Aufgaben verschwinden, sobald der Anruf endet.
- Alle verlassen das Meeting mit einer anderen Vorstellung davon, was gerade passiert ist. Ohne gemeinsame Aufzeichnung gibt es kein gemeinsames Verständnis.
- Wenn selbst die organisierende Person sich nicht mehr auf das Meeting freut, ist das ein klares Signal. Regelmässige Meetings sind keine passiven Kalendereinträge. Wenn sie nicht aktiv zur Abstimmung, Klarheit oder zum Fortschritt beitragen, entziehen sie diese Dinge, langsam, aber stetig.

## **So sollte ein strukturiertes regelmässiges Meeting aussehen**

![Die Struktur einer hochwertigen wiederkehrenden Sitzung — Infografik mit sechs Hauptelementen: klarer Zweck, sich entwickelnde Agenda, festgelegte Rollen, dokumentierte Entscheidungen, Fortschrittsüberprüfung und beabsichtigte Anwesenheit.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/the_structure_of_a_high_value_recurring_meeting_de_ea34eb450c.png)

Nicht jedes regelmässige Meeting ist ein hoffnungsloser Fall. Es gibt auch gute, aber sie entstehen nicht zufällig. Hier sehen Sie, was ein strukturiertes und wertvolles regelmässiges Meeting von einem Pflichttermin unterscheidet:

- **Es gibt ein klares Ziel.** Alle wissen, warum dieses Meeting stattfindet, sei es zur Beseitigung von Blockaden, zur Überprüfung von Kennzahlen oder zur Entscheidungsfindung. Wenn sich der Zweck ändert, ändert sich auch das Format.
- **Die Traktandenliste entwickelt sich weiter.** Sie ist keine statische Checkliste. Sie wird im Voraus erstellt, ist ergebnisorientiert und zeitlich begrenzt. Neue Themen werden gezielt hinzugefügt, nicht aus Panik oder als Lückenfüller.
- **Die Rollen sind definiert.** Jemand leitet die Diskussion. Jemand schreibt das Protokoll. Jemand ist für Folgeaufgaben verantwortlich. Wenn niemand die Verantwortung übernimmt, passiert auch nichts.
- **Der Fortschritt wird überprüft.** Die Aufgaben aus der Vorwoche verschwinden nicht im Nichts. Sie tauchen wieder auf, sichtbar, bis sie erledigt oder gelöst sind.
- **Die Teilnahme ist gezielt.** Wenn jemand nicht dabei sein muss, wird er oder sie nicht unnötig eingeladen. Relevanz bestimmt die Teilnahme, nicht Gewohnheit.

Wenn regelmässige Meetings so strukturiert sind, sind sie keine Lückenfüller mehr, sondern echte Hebel für Fortschritt. Sie helfen den Teilnehmenden, vorbereitet zu erscheinen, engagiert zu bleiben und mit Klarheit statt mit Verwirrung zu gehen.

## **So beheben Sie ein ineffektives regelmässiges Meeting**

Wenn sich Ihr regelmässiges Meeting nicht richtig anfühlt, dann ist es das wahrscheinlich auch.

Und wie die meisten von uns möchten Sie vermutlich keine weiteren Meetings abhalten, die niemandem wirklich weiterhelfen.

Aber Sie müssen weder Ihren Kalender komplett überarbeiten noch die Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden. Einige gezielte Änderungen können bereits viel bewirken, sie bringen Struktur, Zielklarheit und neue Energie zurück in den Ablauf.

![Reparieren Sie Ihre kaputte Besprechungsserie: 7 intelligente Änderungen — Infografik mit sieben Tipps zur Verbesserung wiederkehrender Sitzungen und passenden Symbolen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/fix_your_broken_recurring_meeting_7_smart_changes_de_05fcb06210.png)

Hier beginnt der Weg.

### **Überdenken Sie die bestehende Einladung**

Manchmal ist es am hilfreichsten, einfach auf Pause zu drücken.

Ein regelmässiges Meeting, zumindest vorübergehend, abzusagen, kann Raum schaffen, um über seinen eigentlichen Zweck nachzudenken. Es geht nicht darum, es aus Frustration zu streichen. Es geht darum, Platz zu schaffen, um es mit klarer Absicht neu zu gestalten.

Das signalisiert dem Team ausserdem, dass ihre Zeit wertgeschätzt wird, und dass das Meeting nicht einfach zurückkommt, sondern besser zurückkommt.

### **Definieren Sie ein Ziel und ein Enddatum**

Nicht jedes regelmässige Meeting muss für immer bestehen bleiben. Im Gegenteil, die meisten sollten das nicht.

Wenn ein Meeting dazu dient, ein Projekt voranzubringen, dann legen Sie einen natürlichen Endzeitpunkt fest. Falls es später wieder gebraucht wird, lässt es sich jederzeit neu starten. Ein Enddatum motiviert alle Beteiligten, sich zu fokussieren, Entscheidungen zu treffen und nicht einfach Zeit zu füllen.

Und wenn sich der Zweck des Meetings nicht in einem Satz klar beschreiben lässt? Dann ist das ein Zeichen, es grundsätzlich zu überdenken.

### **Schaffen Sie Klarheit über den Zweck des Meetings**

Vage Ziele führen zu vagen Meetings.

Bevor Sie die Serie neu starten, nehmen Sie sich einen Moment, um zu klären, wie eine erfolgreiche Version dieses Meetings aussehen würde. Soll es Blockaden sichtbar machen? Entscheidungen ermöglichen? Fortschritte abstimmen?

Wenn der Zweck klar ist, lassen sich Traktandenliste, Häufigkeit und Teilnehmende deutlich einfacher gestalten.

### **Gestalten Sie das Format neu, für das Team, nicht den Kalender**

Wenn sich das derzeitige Format flach anfühlt, wurde es vermutlich schon länger nicht mehr aktualisiert. Prüfen Sie, was fehlt:

- Sprechen immer dieselben Personen, während andere gedanklich abschalten?
- Gehen Aufgaben nach dem Meeting verloren?
- Wirkt das Meeting losgelöst vom eigentlichen Wochenverlauf?

Jetzt ist der Moment, die Struktur zu stärken:

Eine dynamische Traktandenliste, klar definierte Rollen und eine konsequente Nachverfolgung der Ergebnisse machen den Unterschied.

### **Legen Sie neue Abläufe für das Meeting fest**

Wenn sich das Format ändert, sollten sich auch die Erwartungen ändern.

Es hilft, diese laut auszusprechen oder, noch besser, schriftlich festzuhalten. Zum Beispiel:

- "Fügen Sie Themen vor dem Meeting zur Traktandenliste hinzu"
- "Verwenden Sie die ersten Minuten zur Durchsicht offener Aufgaben"
- "Beenden Sie das Meeting mit einem Überblick: Wer macht was?"

Sie schaffen keine Starrheit, sondern Klarheit. Und genau diese Klarheit gibt den Teilnehmenden einen Grund, engagiert zu bleiben.

### **Machen Sie die Teilnahme flexibel**

Nicht jedes Meeting muss voll besetzt sein. Wenn nur drei Personen aktiv an einer Übergabe oder Entscheidung arbeiten, können alle anderen verzichten.

Ermutigen Sie die Teilnehmenden, nur dann teilzunehmen, wenn es für sie relevant ist, nicht nur, weil ihr Name auf der Einladung steht. Allein dieser Wechsel kann ein Meeting von einem Zeitfresser in eine fokussierte Arbeitseinheit verwandeln.

### **Geben Sie der Struktur einen festen Ort**

Es ist schwer, ein regelmässiges Meeting effizient zu halten, wenn die Informationen über Posteingänge, Chats und Dokumente verstreut sind.

Wenn Vorbereitung, Diskussion und Nachbereitung an verschiedenen Orten stattfinden, geht schnell etwas unter. Und es wird nicht aus Desinteresse vergessen, sondern weil der Überblick fehlt.

Deshalb ist ein zentrales Tool entscheidend. Ein Ort für Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben. Ein Ort, um im Gleichschritt zu bleiben.

### **Überprüfen Sie die Struktur regelmässig**

Ein regelmässiges Meeting zu optimieren ist keine einmalige Aufgabe, es ist ein fortlaufender Prozess. Wenn die Struktur steht, setzen Sie sich eine Erinnerung, sie alle paar Monate zu überprüfen.

Sind die Traktanden noch relevant? Werden Aufgaben erledigt? Hat sich der Zweck verändert?

Kleine Kurskorrekturen im Laufe der Zeit halten das Meeting fokussiert und wertvoll, und verhindern, dass es wieder in den Autopilot zurückfällt.

## **Warum WEDO regelmässige Meetings zum Funktionieren bringt**

Seien wir ehrlich: Regelmässige Meetings werden nicht verschwinden. Und ganz ehrlich, das sollten sie auch nicht. Wenn sie gut strukturiert sind, helfen sie Teams, abgestimmt zu bleiben, Verantwortung zu übernehmen und kontinuierlich voranzukommen, ganz ohne täglichen Chaos-Modus.

Das eigentliche Problem liegt im fehlenden Überblick, mangelnder Verantwortlichkeit und unzureichender Nachverfolgung.

[WEDO](https://wedo.com/de/features) gibt regelmässigen Meetings genau die Struktur, die bisher gefehlt hat:

- Gemeinsame Traktandenlisten, die sich von Woche zu Woche weiterentwickeln
- Notizen in Echtzeit, damit nichts verloren geht
- Automatisierte Nachverfolgung von Aufgaben
- Integrierte [Aufgabenverwaltung](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen), die Diskussionen direkt mit Aktionen verknüpft
- Ein zentraler Ort für Kontext, Entscheidungen und Verantwortlichkeiten, vor, während und nach dem Meeting

Kein Hin- und Herwechseln mehr zwischen Dokumenten, Posteingängen und Haftnotizen. Kein dreimaliges Wiederholen desselben Updates.

Mit [WEDO](https://wedo.com/de/features) fühlen sich Ihre regelmässigen Meetings nicht nur besser an, sie funktionieren auch besser.

Bereit, Ihre regelmässigen Meetings für alle Beteiligten wertvoll zu machen?

[Probieren Sie WEDO noch heute kostenlos](https://wedo.com/de/signup) aus und erleben Sie, was strukturierte Meetings für Ihr Team bewirken können.

Genug von unproduktiven regelmässigen Meetings? Erfahren Sie, wie Sie sie so strukturieren, dass Klarheit, Engagement und Nachverfolgung möglich werden, ohne Zeit zu verschwenden.

Feature image, die zeigt, wie regelmäßige Meetings für mehr Klarheit, Struktur und Mehrwert gestaltet werden.

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Regelmässige Meetings: So strukturieren Sie sie für Klarheit und Mehrwert

![Darstellung der Integration zwischen WEDO und Microsoft Teams. Links die WEDO-Oberfläche mit Tagesordnung, rechts eine laufende Videokonferenz in Teams.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_teams_de_249cb2ca1f.png)

[Microsoft Teams](https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software/) ist für viele Organisationen zum Standard für Sitzungen geworden. Es ist schnell, zuverlässig und tief in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Doch es wurde nicht entwickelt, um den gesamten Lebenszyklus einer Sitzung zu verwalten.

Es verbindet Teilnehmer in Echtzeit, aber sobald der Anruf endet, endet auch diese Verbindung. Die Traktandenliste, Entscheidungen, Aufgaben und geteilten Dokumente? Sie befinden sich anderswo. Oft in E-Mail-Postfächern, in persönlichen Notizen oder gar nicht.

Microsoft Teams bietet Raum für Gespräche. Was fehlt, ist die Struktur. Und ohne Struktur gehen selbst die produktivsten Gespräche in der Nachbearbeitung leicht verloren.

Genau hier kommt [WEDO](https://wedo.com/de/features) ins Spiel.

Durch die direkte Integration in Microsoft Teams bringt WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in denselben Raum, in dem die Microsoft Teams Sitzung stattfindet. Vom Erstellen der Traktandenliste über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zum Sperren des Protokolls verwandelt WEDO jede Sitzung in einen vollständigen Arbeitsablauf, bei dem nichts verloren geht.

## WEDO bringt Struktur in Ihre Microsoft Teams Sitzung

Für die meisten Teams beginnt mit der Planung einer Sitzung in Microsoft Teams das Chaos: Hintergrundnachrichten, verstreute Traktandenlisten, Dokumente in letzter Minute. Viele erscheinen zur Sitzung, ohne zu wissen, worüber gesprochen wird oder warum sie überhaupt eingeladen wurden.

Diese Art der fragmentierten Vorbereitung kostet Zeit, raubt Energie und verwandelt Sitzungen in etwas, das man übersteht, statt aktiv daran teilzunehmen.

WEDO ändert das, ohne dass Sie ein neues System oder einen neuen Prozess einführen müssen. Nach dem Hinzufügen zu einem Microsoft Teams Arbeitsbereich wird WEDO als Registerkarte im Sitzungs-Kanal angezeigt. Von dort aus beginnt alles, sich zu fügen.

Sie müssen weder die Plattform wechseln noch ein neues System einführen. Stattdessen bringt WEDO die Struktur, die Microsoft Teams fehlt, direkt in die Benutzeroberfläche, die Ihr Team bereits verwendet. Von hier aus können Sie alles tun, was für eine effektive Microsoft Teams Sitzung notwendig ist:

- Eine gemeinsame Traktandenliste erstellen
- Beiträge von Teilnehmern sammeln
- Relevante Dokumente anhängen
- Rollen zuweisen und Ziele klären
- Abstimmungen oder Genehmigungen starten, wenn nötig

Und nichts davon geschieht isoliert. Jeder Punkt wird nachverfolgt, jede Datei befindet sich im richtigen Kontext, jede Entscheidung hat ihren Platz, und all das, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Integration ermöglicht es, Sitzungen vom Vorbereiten bis zur Umsetzung durchzuführen, ohne den Arbeitsfluss zu unterbrechen. Kein Wechsel zwischen Apps. Kein Nachverfolgen von Dateien in E-Mail-Threads. Nur ein einziger Arbeitsbereich, in dem Diskussion und Dokumentation verbunden bleiben.

![Screenshot der WEDO-App in Microsoft Teams. Liste geplanter Sitzungen mit Datum, Status und Teilnehmenden sowie Formular zum Hinzufügen einer neuen Sitzung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/wedo_meetings_teams_de_23bb941043.png)

Für Teams, die bereits auf Microsoft Teams zur Zusammenarbeit setzen, schliesst WEDO eine sehr spezifische und oft übersehene Lücke: Es verleiht dem Lebenszyklus jeder Microsoft Teams Sitzung einen klaren Anfang, eine Mitte und ein Ende, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

::button-primary[So integrieren Sie WEDO in Microsoft Teams]{link="https://help.wedo.com/de/articles/48754-wedo-in-microsoft-teams-integrieren"}

## Halten Sie Ihre Microsoft Teams Sitzung auf Kurs und machen Sie sie effektiv

Sobald die Sitzung beginnt, bleibt WEDO im Teams-Register geöffnet, direkt neben dem Anruf, sodass alles im Kontext bleibt. Die Traktandenliste ist nicht nur etwas, das man einmal in einer Kalendereinladung gesehen hat. Sie ist präsent, sichtbar und aktiv und leitet die Diskussion in Echtzeit.

Während das Gespräch voranschreitet, wird gleichzeitig die Dokumentation erstellt. Notizen werden live erfasst. Aufgaben werden in Echtzeit erstellt, mit Fälligkeiten und Verantwortlichen. Entscheidungen werden direkt unter dem jeweiligen Traktandum festgehalten.

Diese Form der Live-Zusammenarbeit schafft sofort Klarheit. Niemand fragt sich, was gesagt wurde oder wer wofür zuständig ist. Und wenn spontane Abstimmung erforderlich ist, ermöglichen Abstimmungsblöcke den Teilnehmern, ihre Meinung abzugeben und ohne Verzögerung oder E-Mail-Nachfassaktionen weiterzumachen.

Die Zusammenarbeit fühlt sich natürlich an, weil sie dort stattfindet, wo auch die Unterhaltung stattfindet: in derselben Oberfläche, mit denselben Personen, in Echtzeit.

WEDO macht es einfacher, einer Microsoft Teams Sitzung während ihrer Durchführung zu folgen, nicht nur einfacher, sie im Nachhinein zusammenzufassen. Das bedeutet weniger Verwirrung, weniger Nachfassaktionen und mehr Zeit, um die Arbeit voranzutreiben, statt bereits Besprochenes erneut aufzurollen.

## Nach dem Ende des Anrufs geht die Arbeit weiter

Der wahre Test einer Sitzung ist nicht, wie viel besprochen wurde, sondern was danach passiert.

Ohne Struktur verlieren selbst produktive Gespräche an Schwung. Aufgaben werden vergessen. Entscheidungen verschwimmen. Dieselben Themen tauchen Woche für Woche erneut auf, weil der ursprüngliche Kontext nicht auffindbar ist.

WEDO schliesst diesen Kreis, weiterhin innerhalb von Microsoft Teams.

Sobald die Microsoft Teams Sitzung endet, bleiben alle Aufgaben, Notizen, Entscheidungen und Dokumente genau dort, wo sie hingehören. Das Protokoll ist nicht in einem freigegebenen Ordner vergraben oder wird nachträglich manuell neu geschrieben, es ist bereits fertig. Sie können das Protokoll sperren, um seine Integrität zu bewahren, und elektronische Unterschriften direkt über die Plattform anfordern, sei es SES, AES oder eine qualifizierte Signatur mit rechtlicher Gültigkeit.

Aufgaben bleiben mit dem Traktandum verbunden, aus dem sie entstanden sind. Wenn jemand nachvollziehen möchte, warum eine Entscheidung getroffen wurde, muss er nicht raten. Die Person kann die Sitzung öffnen, das Thema finden, die Diskussion einsehen und die daraus resultierende Aktion verfolgen, alles, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Diese Art der Nachvollziehbarkeit schafft Verantwortlichkeit. Alle wissen, wofür sie zuständig sind. Nichts geht verloren. Und wenn Sie zur nächsten Sitzung zurückkehren, kann das Gespräch fortgesetzt werden, statt von vorn zu beginnen.

WEDO macht diese Kontinuität automatisch. Die Microsoft Teams Sitzung verschwindet nicht, sobald der Anruf beendet ist. Sie wird Teil einer fortlaufenden Dokumentation, auf die sich das gesamte Team verlassen kann.

## Kontrolle, Datenschutz und eine klare Verantwortungslinie

![Karte Europas mit hervorgehobener Schweiz und Markierungen für Zürich und Genf. Text: „Ihre Daten werden sicher in Schweizer Rechenzentren in Zürich und Genf gespeichert.“](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/data_storage_de_3e69dd1360.png)

[WEDO in Microsoft Teams](https://wedo.com/de/integrations/ms-teams) zu integrieren bedeutet mehr als nur, Ihre Sitzungen zu optimieren. Es stärkt das Vertrauen in den Umgang mit Ihren Informationen.

Auch wenn es innerhalb der Microsoft Teams Oberfläche verwendet wird, bleiben alle Sitzungsdaten wie Notizen, Dokumente, Aufgaben und Entscheidungen vollständig unter der Kontrolle von WEDO. Die Inhalte werden sicher auf Servern in der Schweiz gespeichert, wo sie den strengen Datenschutzrichtlinien von WEDO und den Governance-Standards Ihrer Organisation unterliegen. Es werden keine Daten an Microsoft weitergegeben. Es wird kein Inhalt dupliziert oder ausserhalb der WEDO-Umgebung verarbeitet.

Diese Trennung ist entscheidend. Viele Kollaborationstools setzen auf Integration zulasten der Datenhoheit. WEDO geht den umgekehrten Weg. Es bietet volle Interoperabilität mit Microsoft Teams, ohne die Kontrolle über Ihre Inhalte aufzugeben. Das bedeutet, Sie können in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Vertraulichkeit, Datenstandort oder Compliance einzugehen.

Für Organisationen, die in sensiblen Bereichen tätig sind, ob im juristischen, finanziellen, öffentlichen oder forschungsbezogenen Umfeld, ist es keine Option, sondern eine Verpflichtung, genau zu wissen, wo Informationen gespeichert sind, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden.

WEDO hilft Ihnen, diese Verpflichtung zu erfüllen, ohne zusätzliche Komplexität. Sitzungsinhalte bleiben für die richtigen Personen sichtbar und zugänglich, während sie gleichzeitig geschützt und zentral in einem sicheren System gespeichert sind. Microsoft Teams bietet den Raum für die Diskussion. WEDO sorgt dafür, dass das Protokoll vollständig, korrekt und ausschliesslich Ihr Eigentum ist.

## Der Sitzungsraum ist nur die halbe Lösung

Microsoft Teams bietet Ihnen einen Ort für Gespräche. WEDO bietet Ihnen die Struktur, damit Ihre Microsoft Teams Sitzung zählt.

Von der Vorbereitung bis zur Nachbearbeitung schliesst WEDO die operativen Lücken, die Microsoft Teams nicht abdeckt. Traktandenlisten bleiben sichtbar, Entscheidungen werden in Echtzeit dokumentiert, und Aufgaben bleiben mit den Gesprächen verknüpft, aus denen sie entstanden sind. Alles befindet sich an einem Ort, verbunden mit der Sitzung und zugänglich für die Personen, die es benötigen.

Und weil WEDO Ihre Daten unter Ihrer Kontrolle hält, können Sie mit Vertrauen zusammenarbeiten, ohne Kompromisse bei Eigentum, Datenschutz oder Transparenz.

Wenn Ihr Team bereits mit Microsoft Teams arbeitet, verlangt [WEDO](https://wedo.com/de/features)  keine Änderung Ihrer Arbeitsweise. Es macht jede Microsoft Teams Sitzung einfach leichter durchzuführen, leichter nachzuverfolgen und schwerer zu vergessen. [Testen Sie WEDO](https://wedo.com/de/signup) noch heute kostenlos und verwandeln Sie jede Sitzung in etwas, auf dem Sie aufbauen können.

Erfahren Sie, wie WEDO die vollständige Sitzungsverwaltung in Microsoft Teams bringt, mit Traktandenlisten, Notizen und Aufgaben in einem integrierten Arbeitsbereich.

Grafik mit dem Titel „WEDO + Microsoft Teams“. Zeigt eine Online-Besprechung mit mehreren Teilnehmern, WEDO-Tagesordnungspunkten und Symbolen für Mikrofon, Kalender und Meeting.

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WEDO + Microsoft Teams: Was Ihrer Microsoft Teams Sitzung gefehlt hat

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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