Wir freuen uns, Ihnen unsere brandneue Funktion vorzustellen: das **WEDO Gantt-Diagramm**. Dieses intuitive und benutzerfreundliche Tool ermöglicht es Teams, ihre Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zuzuweisen, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und das Zeitmanagement zu verbessern.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen und Vorteile dieses neuen Werkzeugs vor, das ab sofort für alle Netzwerke kostenlos verfügbar ist.

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## Leistungsstarke und intuitive Benutzeroberfläche

Mit dem WEDO Gantt-Diagramm war die Planung noch nie so schnell und benutzerfreundlich. Es ermöglicht eine sofortige Interaktion mit Aufgaben und Sitzungen – ganz ohne Verzögerung, selbst bei umfangreichen Projekten.

Zu den Hauptfunktionen gehören:

- **Visuelle Aufgabenplanung:** Die neue Gantt-Ansicht von WEDO ermöglicht eine intuitive zeitliche Planung Ihrer Aufgaben.
- **Abhängigkeitsmanagement:** Verknüpfen Sie Aufgaben miteinander, um logische Abläufe zu modellieren und potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen.
- **Projektphasen:** Gruppieren Sie Aufgaben nach Abschnitten, um verschiedene Projektphasen klar zu strukturieren. Verleihen Sie diesen Phasen Farben, um die Übersichtlichkeit zu verbessern.
- **Meilensteine:** Markieren Sie wichtige Termine in Ihrem Projekt, um eine reibungslose Kommunikation zu gewährleisten und kritische Fristen einzuhalten.
- **Integration von Projektsitzungen:** Neben Aufgaben können Sie auch die Planung relevanter Sitzungen direkt im Gantt-Diagramm einsehen. Tagesordnungen und Protokolle sind direkt zugänglich.
- **Echtzeit-Updates von Aufgaben:** Verschieben Sie Aufgaben per Drag-and-Drop. Alle Änderungen im Gantt-Diagramm werden automatisch im gesamten Netzwerk aktualisiert – in persönlichen Arbeitsbereichen und allen beteiligten Teams.
- **Work Breakdown Structure (WBS):** Diese bewährte Methode hilft Ihnen, Aufgaben und Unteraufgaben hierarchisch zu strukturieren und eine klare Aufgabenverteilung sicherzustellen.

## Warum das WEDO Gantt-Diagramm nutzen?

Das WEDO Gantt-Diagramm bietet entscheidende Vorteile für Teams, die ihre Projektverwaltung optimieren möchten.

Es ermöglicht eine **ganzheitliche Übersicht und Kontrolle über Fristen**, indem alle Aufgaben auf einer Zeitachse dargestellt werden. Kritische Punkte lassen sich frühzeitig erkennen, und die Planung kann entsprechend angepasst werden.

Zudem erleichtert es eine **effiziente Ressourcenzuweisung**, indem Planungsüberschneidungen vermieden und die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds optimal verteilt werden.

Schließlich fördert es **die Zusammenarbeit**, indem es allen Teammitgliedern eine einheitliche, jederzeit zugängliche Ansicht des Projekts bietet.

![Eine Infografik, die die wichtigsten Vorteile der Verwendung eines Gantt-Diagramms veranschaulicht, darunter eine verbesserte Projektplanung, Fortschrittsverfolgung und Teamkoordination. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/why_use_a_gantt_chart_5461c44b75.png)

### Integrierte Sitzungsverwaltung

Was das WEDO Gantt-Diagramm von anderen Projektmanagement-Tools unterscheidet, ist die nahtlose Synchronisation mit Follow-up-Sitzungen. Diese Sitzungen können direkt in der Zeitachse angezeigt und verknüpft werden, wodurch entscheidende Momente für wichtige Beschlüsse hervorgehoben werden. Diese einzigartige Funktion sorgt für eine ganzheitliche und konsistente Projektübersicht.

![Screenshot der WEDO Gantt-Chart-Schnittstelle, mit besonderem Augenmerk auf die Integration von Meetings in die Projektzeitachse. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Gantt_chart_meeting_de_7dafd7d971.png)

### Änderungsmanagement

Dank einer strukturierten Darstellung können Projektverantwortliche die Aufgabenplanung in Echtzeit anpassen. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessert. WEDO bietet mit **Puffern** mehr Transparenz und Flexibilität, wenn Anpassungen erforderlich sind. Bei Verzögerungen oder unerwarteten Ereignissen ermöglichen diese Puffer eine Anpassung des Plans, ohne die fristgerechte Projektauslieferung zu gefährden.

![Animation of the three types of buffer periods - maintain, consume or disable - and how the execution schedule is affected when a change is made to one of the tasks. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_1_95846d36df.gif)

1. **Puffer beibehalten:** Der Abstand zwischen Aufgaben bleibt erhalten, selbst wenn eine Aufgabe verschoben wird.
2. **Puffer nutzen:** Aufgaben werden nur bei Konflikten angepasst, indem der verfügbare Spielraum genutzt wird, um den Gesamtzeitplan des Projekts zu wahren.
3. **Verschiebung von Terminen deaktivieren:** Diese Option entfernt den Abstand zwischen abhängigen Aufgaben, sodass Anpassungen unabhängig voneinander vorgenommen werden können.

Durch die Reduzierung manueller Anpassungen sparen Projektmanager wertvolle Zeit und steigern die Genauigkeit ihrer Planung.


## Erste Schritte mit dem Gantt-Diagramm – Der komplette Leitfaden

Um Ihnen den bestmöglichen Einstieg in das Gantt-Diagramm zu erleichtern, stellen wir mehrere Blogartikel bereit, die die Funktionen im Detail erklären. Bei Fragen steht Ihnen unser WEDO-Support-Chat jederzeit zur Verfügung.


- [Aktivierung des Gantt-Diagramms](https://help.wedo.com/de/projekte/gantt-aktivierung)
- [Grundlegende Funktionen des Gantt-Diagramms](https://help.wedo.com/de/projekte/grundlegende-gantt-diagrammfunktionen)
- [Konzepte und Grundlagen des Gantt-Diagramms](https://help.wedo.com/en/projects/gantt-chart-key-concepts)


## Möchten Sie WEDO und das Gantt-Diagramm testen?

Das Gantt-Diagramm ergänzt die [vielseitigen Projektmanagement-Tools](https://wedo.com/de/features/project-management)  von WEDO. Von der Sitzungsverwaltung über Checklisten-Vorlagen bis hin zur Governance – WEDO ist ein flexibles und umfassendes Werkzeug für jede Art von Projekt.

Buchen Sie jetzt eine [kostenlose Demo](https://wedo.com/de/demo) oder starten Sie Ihren [14-tägigen Gratis-Test](https://wedo.com/de/signup)!



Wir freuen uns, Ihnen unsere brandneue Funktion vorzustellen: das WEDO Gantt-Diagramm. Dieses intuitive und benutzerfreundliche Tool ermöglicht es Teams, ihre Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zuzuweisen, den Fortschritt von Aufgaben zu verfolgen und das Zeitmanagement zu verbessern.

Stilisierte Ansicht eines Gantt-Diagramms mit farbigen Balken und zwei Gantt-Symbolen auf hellem Farbverlaufs-Hintergrund, überlagert mit dem Text „Updates“ und „Gantt-Diagramm“

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Projekte effizient verwalten mit dem Gantt-Diagramm in WEDO

## WEDO im Rampenlicht in *Focus Futur Digital* von *Bilan Magazine*

In der [Sonderausgabe Focus Digital](https://issuu.com/smart_media/docs/focus_futur_digital) stellt [Bilan Magazine](https://www.bilan.ch/) WEDO vor – die Schweizer kollaborative Plattform, die das Sitzungsmanagement und die Aufgabenverfolgung revolutioniert. Angesichts der steigenden Herausforderungen von Unternehmen in Bezug auf Organisation und Produktivität erweist sich WEDO als innovative Lösung, die die Planung vereinfacht, die Zusammenarbeit verbessert und die Entscheidungsverfolgung optimiert.

### Die Highlights des Artikels:

🔹 **Eine Antwort auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen**

WEDO überwindet die Grenzen traditioneller Tools, indem es Informationen zentralisiert und die Zusammenarbeit in Echtzeit erleichtert.

🔹 **Optimiertes Sitzungsmanagement**

Die Plattform standardisiert Tagesordnungen, gewährleistet eine reibungslose Nachverfolgung von Diskussionen und dokumentiert Entscheidungen transparent.

🔹 **Ein leistungsstarkes Tool für die Aufgabenverfolgung**

Mit erweiterten Funktionen wie Gantt-Diagrammen und standardisierten Checklisten verbessert WEDO die Koordination und Effizienz von Teams.

🔹 **Ein Mehrwert für HR-Prozesse**

Die Plattform strukturiert Onboarding- und Offboarding-Prozesse und erleichtert die Verfolgung von Bewerbungsprozessen.

🔹 **Messbare Zeitersparnis**

Unternehmen, die WEDO nutzen, reduzieren die für Sitzungen und Aufgabenmanagement aufgewendete Zeit durchschnittlich um 55 %.

🔹 **Eine zukunftssichere Lösung**

WEDO ist an Remote-Arbeit und moderne Kollaborationsmethoden angepasst und bietet höchste Sicherheit sowie optimale Zugänglichkeit für Unternehmen.

💡 Entdecken Sie den vollständigen Artikel und tauchen Sie ein in die Welt von WEDO – die Plattform, die Teamarbeit strukturierter, effizienter und reibungsloser macht!

::button-primary[Artikel lesen (auf Französisch)]{link="https://issuu.com/smart_media/docs/focus_futur_digital"}


![image de l'article de l'édition spéciale du magazine Bilan, mettant en lumière WEDO, la plateforme collaborative suisse qui révolutionne la gestion des réunions et le suivi des tâches](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/2502_BIL_LAU_Futur_Digital_9cf678362e.png)

### Mehr über WEDO erfahren

WEDO bietet Unternehmen die richtigen Werkzeuge, um die Produktivität zu steigern, Datensicherheit zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.

**Möchten Sie WEDO ausprobieren? Starten Sie noch heute Ihre 14-tägige kostenlose Testversion.**
::button-primary[WEDO kostenlos testen]{link="/signup"}

In der Sonderausgabe Focus Digital stellt Bilan Magazine WEDO vor – die Schweizer kollaborative Plattform, die das Sitzungsmanagement und die Aufgabenverfolgung revolutioniert.

City skyline tinted pink and purple with a digital network overlay, featuring the “Focus” logo and the title “Futur Digital” at the top. Overlaid are the “B” logo in a white-bordered red square and the WEDO logo just below.

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WEDO im Rampenlicht in Focus Futur Digital von Bilan Magazine

![An illustration with people using the task-centered method, breaking tasks into smaller, actionable components.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Header_Task_Centered_Approach_946bf1b0df.png)

Denken Sie an das letzte Mal, als Sie an einem grossen Projekt gearbeitet haben. Hatten Sie das Gefühl, dass Ihre To-do-Listen-App überquillt, Notizzettel Ihren Schreibtisch überfluten und Deadlines immer näher rücken?

Genau dieses Chaos soll ein aufgabenorientierter Ansatz beseitigen.

Statt sich im grossen Ganzen zu verlieren, konzentriert sich dieser Ansatz auf die eigentlichen Treiber der Produktivität: Projekte und Aufgaben in überschaubare Schritte zu unterteilen, Aufgaben klar zuzuweisen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

Und das ist nicht nur für Projektmanagerinnen und Projektmanager relevant. Egal, ob Sie eine grosse Kampagne planen, tägliche Aufgaben bewältigen oder einfach nur eine Einkaufsliste organisieren – der Fokus auf einzelne Aufgaben statt auf das Gesamtbild kann die Art und Weise, wie Sie arbeiten, grundlegend verändern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der aufgabenorientierte Ansatz funktioniert, welche Vorteile er für Ihre Produktivität bringt und wie Aufgabenmanagement-Tools, Vorlagen für Checklisten und Checkliste-Vorlagen Ihnen helfen können, den Überblick zu behalten.

## Was ist der aufgabenorientierte Ansatz?
Im Kern ist ein aufgabenorientierter Ansatz genau das, wonach es klingt: Der Fokus liegt auf den Aufgaben als Grundlage der Produktivität. Statt ein Projekt als eine massive Herausforderung zu betrachten, wird es in kleinere, umsetzbare Komponenten zerlegt. Es ist wie ein Puzzle – Stück für Stück setzen Sie die Teile zusammen, bis das Gesamtbild entsteht.

Was diesen Ansatz besonders macht, ist seine Einfachheit. Durch die Konzentration auf Aufgaben verlagert sich der Fokus von abstrakten Zielen hin zu greifbaren Massnahmen. Zum Beispiel anstatt zu sagen: „Die Marketingkampagne fertigstellen“, wird das Ziel in Schritte unterteilt wie: „E-Mail-Texte schreiben“, „Grafiken gestalten“ und „Beiträge für Social Media planen“. Diese Struktur schafft Klarheit darüber, was getan werden muss und wann, wodurch Projekte reibungsloser voranschreiten.

### Wie unterscheidet sich der aufgabenorientierte Ansatz von projektfokussierten Methoden?
Im Gegensatz zu projektfokussierten Methoden, die oft grössere Ziele und Zeitpläne priorisieren, konzentriert sich der aufgabenorientierte Ansatz auf die kleineren Details. Dieser Perspektivwechsel sorgt für mehr Transparenz innerhalb des Teams, macht die [Zuweisung von Aufgaben](https://wedo.com/de/features/tasks) klarer und vereinfacht die Nachverfolgung.

Während projektfokussierte Ansätze den Fortschritt häufig anhand von Meilensteinen verfolgen, überprüft der aufgabenorientierte Ansatz jeden einzelnen Schritt. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird.

### Warum der aufgabenorientierte Ansatz funktioniert
Der aufgabenorientierte Ansatz ist besonders effektiv, wenn es darum geht, Projektaufgaben zu organisieren, da er Struktur in Situationen bringt, die sonst chaotisch sein könnten. Mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools, einer Vorlage für Checklisten oder einer To-do-Listen-App können Sie komplexe Arbeiten leichter in übersichtliche Schritte zerlegen, Prioritäten setzen und Aufgaben besser organisieren.

Wenn Sie beispielsweise mehrere Projekte gleichzeitig managen, hilft Ihnen dieser Ansatz dabei, den Überblick zu behalten. Statt sich überfordert zu fühlen, können Sie für jedes Projekt eine Aufgabenliste erstellen, die Punkte nach Deadlines oder Wichtigkeit priorisieren und sicherstellen, dass alles auf Kurs bleibt.

## Die wichtigsten Vorteile eines aufgabenorientierten Ansatzes
Ein aufgabenorientierter Ansatz ist weit mehr als nur eine Methode, um Dinge zu erledigen – er ist ein praktischer Weg, Arbeit effizienter zu organisieren, egal ob Sie alleine arbeiten oder Teil eines Teams sind.

![Grafik mit dem Titel 'Hauptvorteile eines aufgabenzentrierten Ansatzes' mit vier aufgelisteten Vorteilen: 1. Verbesserung der Zusammenarbeit im Team durch klare Aufgabenzuweisungen, 2. Zeitersparnis durch rationalisierte Prozesse, 3. Vereinfachung der Verwaltung mehrerer Projekte, 4. mehr Fokus und Klarheit durch umsetzbare Schritte.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_key_benefits_of_a_task_centered_approach_de_d557955f45.png)

Hier sind einige der herausragenden Vorteile:

### 1. Zeit sparen dank effizienter Prozesse
Statt ständig zu überlegen, woran Sie als Nächstes arbeiten sollten, bietet ein aufgabenorientierter Ansatz einen klaren Aktionsplan. Tools wie [To-do-Listen-Apps](https://wedo.com/de/features/checklists) und Aufgabenmanagement-Tools vereinfachen diesen Prozess, indem sie Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen und Fortschritte zu verfolgen.

Für wiederkehrende Aufgaben kann eine Vorlage für Checklisten besonders hilfreich sein. So vermeiden Sie, unnötig Zeit mit der Planung von Routineaktivitäten zu verschwenden.

### 2. Verbesserung der Teamzusammenarbeit
Wenn Aufgaben klar definiert sind, wird die Kommunikation im Team wesentlich reibungsloser. Jeder kennt seine Rolle und Verantwortlichkeiten, was Missverständnisse reduziert und die Verantwortlichkeit stärkt.

Durch die Zuweisung von Aufgaben mit spezifischen Zielen können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder abgestimmt bleiben und produktiver arbeiten.

### 3. Erleichterung beim Management mehrerer Projekte
Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, kann schnell überfordern. Doch wenn Sie Projekte in einzelne Aufgaben aufteilen, wird alles überschaubarer.

Mit einem Aufgabenmanagement-Tool können Sie Aufgaben strukturieren, Prioritäten setzen und flexibel auf Änderungen reagieren.

### 4. Fokus und Klarheit erhöhen
Wenn Arbeit in umsetzbare Schritte zerlegt wird, fällt es leichter, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Statt sich zerstreut zu fühlen, können Sie Ziele für jede Aufgabe setzen, diese nacheinander angehen und durch kleine Erfolge Momentum aufbauen.

## Wie aufgabenorientierte Tools den Unterschied machen
Hand aufs Herz: Niemand möchte den halben Tag damit verbringen, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Genau hier kommen die richtigen Tools ins Spiel. Sie machen den aufgabenorientierten Ansatz mühelos, sorgen für Struktur und helfen Ihrem Team, stets auf einer Linie zu bleiben.

### Aufgabenmanagement-Apps
Eine gute Aufgabenmanagement-App kann weit mehr, als nur eine Liste zu erstellen. Mit Funktionen wie Echtzeit-Updates und Fortschrittsverfolgung bleiben Sie flexibel und fokussiert. Muss etwas umpriorisiert werden? Kein Problem – verschieben Sie es einfach weiter nach oben.

Diese Apps sind perfekt für das Management mehrerer Projekte geeignet und machen es einfach, Aufgaben klar und übersichtlich an Teammitglieder zu verteilen.

### Kollaborative Plattformen für Meetings und Aufgaben
Wenn Ihre Arbeit Meetings umfasst (und das tut sie bei den meisten von uns), heben kollaborative Plattformen wie WEDO die Organisation auf ein neues Level. WEDO ist mehr als nur ein Aufgaben-Tracker – es ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, der [Meetings und Aufgaben nahtlos miteinander verbindet](https://wedo.com/de/features/meetings).

Sie können Meeting-Agenden vorbereiten, Protokolle in Echtzeit verfassen und während der Diskussion Aufgaben zuweisen.

Beispielsweise verlässt Ihr Team nach einem Meeting nicht mit einem vagen Plan, sondern mit einer klaren Liste von Aktionspunkten, Deadlines und Verantwortlichkeiten. Bis zum nächsten Meeting haben Sie keine offenen Fragen – dank WEDOs Aufgabenverfolgung bleibt alles im Blick.

### To-do-Listen-Software
Für kleinere, alltägliche Aufgaben eignet sich To-do-Listen-Software perfekt. Sie ist wie die moderne Version von Klebezetteln – nur viel smarter. Damit können Sie Aufgaben kategorisieren, priorisieren und Fortschritte an einem Ort verfolgen, ohne wichtige Details aus den Augen zu verlieren.

Diese Tools erleichtern nicht nur Ihre Arbeit – sie machen sie intelligenter. Sie helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Engpässe zu vermeiden und stets organisiert zu bleiben – egal, ob Sie ein Team führen oder Ihren eigenen Arbeitsalltag managen.

Umsetzung eines aufgabenorientierten Ansatzes in Ihren Workflow
Der Wechsel zu einem aufgabenorientierten Ansatz erfordert keine vollständige Überarbeitung Ihrer Prozesse, aber es bedarf einer bewussten Herangehensweise. So integrieren Sie diese Methode schrittweise in Ihren Workflow:

![Grafik mit dem Titel „Wie implementiert man ein Aufgabenorientierten Ansatzes“ mit fünf Schritten: 1. Alle Beteiligten müssen sich über die Vorteile eines aufgabenzentrierten Arbeitsablaufs im Klaren sein, 2. die richtigen Tools für die Aufgabenverfolgung und die Zusammenarbeit im Team auswählen, 3. klare Erwartungen und Standards für die Aufgabenerstellung und die Fristen festlegen, 4. klein anfangen, den Fortschritt überwachen und Feedback einholen, bevor man skaliert, 5. mit gutem Beispiel vorangehen und den Ansatz in der Praxis demonstrieren. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_how_to_implement_task_centered_approach_de_83d5013b09.png)

### 1. Bringen Sie alle auf denselben Stand
Beginnen Sie damit, Ihrem Team zu erklären, was ein aufgabenorientierter Ansatz ist und warum er funktioniert. Zeigen Sie auf, wie das Zerlegen grosser Projekte in kleinere Aufgaben diese überschaubarer macht, die Verantwortung verbessert und alle auf Kurs hält.

Teilen Sie Beispiele, wie diese Methode Stress reduzieren und die Klarheit im Team erhöhen kann. Organisieren Sie ein Kickoff-Meeting, um die Idee einzuführen, die Vorteile zu besprechen und Erwartungen für die zukünftige Zusammenarbeit festzulegen.

### 2. Die richtigen Tools auswählen
Die Wahl der richtigen Tools ist entscheidend. Suchen Sie nach Software, die eine einfache Aufgabenverfolgung und klare Zuweisung ermöglicht, um Workflows unkompliziert anzupassen.

Das Tool sollte sowohl individuelle als auch Teamanforderungen abdecken, egal ob Sie an einem einzelnen Projekt arbeiten oder mehrere Prioritäten managen. Testen Sie die Software zunächst mit einem kleinen Team oder einem Pilotprojekt, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem Workflow passt.

### 3. Klare Erwartungen und Standards setzen
Legen Sie fest, wie Aufgaben erstellt, zugewiesen und verfolgt werden sollen. Beispiele für bewährte Verfahren:

- Formulieren Sie Aufgaben in klarer, verständlicher Sprache.
- Geben Sie immer Deadlines an, auch für kleinere Aufgaben.
- Aktualisieren Sie regelmässig den Fortschritt von Aufgaben, damit alle auf dem Laufenden sind.

Klare und einheitliche Richtlinien erleichtern die Einführung des neuen Workflows und fördern die Verantwortlichkeit innerhalb des Teams.

### 4. Klein anfangen und Momentum aufbauen
Die Einführung eines aufgabenorientierten Ansatzes für das gesamte Unternehmen auf einmal kann überwältigend sein. Beginnen Sie stattdessen mit einem einzelnen Projekt oder einer Abteilung. Beobachten Sie, wie sich das Team anpasst, sammeln Sie Feedback und nehmen Sie Anpassungen vor, bevor Sie den Ansatz erweitern.

### 5. Führen Sie durch Vorbild
Veränderungen beginnen bei der Führung. Wenn Sie eine Teamleitung oder Projektmanagerin bzw. Projektmanager sind, zeigen Sie die Vorteile durch aktives Vorleben: Nutzen Sie die Tools, weisen Sie Aufgaben durchdacht zu und verfolgen Sie den Fortschritt. Ihr Team wird den Ansatz eher annehmen, wenn es die Vorteile in der Praxis sieht.

## Herausforderungen im aufgabenorientierten Workflow meistern
Die Einführung eines aufgabenorientierten Ansatzes bedeutet nicht, dass Ihr Workflow von heute auf morgen perfekt funktioniert. Herausforderungen wie sich ändernde Prioritäten, die Abstimmung im Team und unerwartete Verzögerungen gehören zum Prozess dazu. Der Schlüssel liegt darin, diese Hindernisse zu antizipieren und praktische Strategien zu entwickeln, um sie zu bewältigen.

### Umgang mit sich ändernden Prioritäten
Wenn Deadlines sich überschneiden oder neue Projekte hinzukommen, kann es schnell passieren, dass Aufgaben ausser Kontrolle geraten. Hier wird Flexibilität unverzichtbar.

**Was zu tun ist:** Planen Sie Pufferzeiten in Ihren Zeitplan ein und nutzen Sie Tools, die spontane Anpassungen ermöglichen. Wenn sich der Umfang eines Projekts ändert, weisen Sie Aufgaben neu zu oder passen Sie Deadlines in Ihrem [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/kollaboratives-aufgaben-management-in-remote-teams) an, um den aktualisierten Plan abzubilden.

### Sicherstellen klarer Kommunikation
Missverständnisse können schnell zu verpassten Deadlines oder doppelter Arbeit führen. Ein aufgabenorientierter Ansatz setzt voraus, dass alle ihre Rolle kennen und verstehen, wie ihre Arbeit ins Gesamtbild passt.

**Was zu tun ist:** Überprüfen Sie regelmässig die Aufgabenverteilung im Team und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe klar und umsetzbar ist. Nutzen Sie Tools, die Updates zentralisieren, damit niemand im Unklaren darüber bleibt, was als Nächstes passiert.

### Umgang mit Aufgabenüberlastung
Ein gut organisierter Workflow kann trotzdem überwältigend wirken, wenn die Anzahl der Aufgaben zu hoch ist. Zu viele Dinge gleichzeitig in Angriff zu nehmen, kann zu Frustration oder Burnout führen.

**Was zu tun ist:** Seien Sie realistisch, was erreichbar ist. Verteilen Sie Aufgaben gleichmässig im Team und passen Sie Prioritäten an, wenn die Arbeitslast zu hoch wird. Kurze Pausen und das Feiern von Fortschritten können ebenfalls dabei helfen, Energie und Fokus zu bewahren.

## Fazit
Ein aufgabenorientierter Ansatz bringt Struktur und Klarheit in selbst die hektischsten Workflows. Indem der Fokus auf umsetzbare Aufgaben und klare Kommunikation gelegt wird, wird der Weg zum Erreichen Ihrer Ziele deutlich einfacher. Der wahre Vorteil entsteht, wenn Sie diesen Ansatz mit den richtigen Tools kombinieren, um alles im Blick zu behalten.

[WEDO](https://wedo.com/de) wurde entwickelt, um genau das zu erleichtern. Mit Funktionen wie geteilten Agenden, Protokollen in Echtzeit und Aufgabenverfolgung unterstützt WEDO Teams dabei, nahtlos vom Planen zur Umsetzung überzugehen. Jede Aufgabe wird zugewiesen, Deadlines sind klar definiert und Fortschritte sind für alle sichtbar. Es handelt sich um eine kollaborative Plattform, die sicherstellt, dass nichts übersehen wird und jedes Meeting mit konkreten Ergebnissen endet.

Bereit, es auszuprobieren? [Testen Sie WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie es Ihren Workflow noch heute transformieren kann.

Teilen Sie Aufgaben in Schritte auf, verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team und vereinfachen Sie Arbeitsabläufe.

Dieses Bild zeigt, wie ein auf Aufgaben fokussierter Ansatz die Produktivität steigert, dargestellt mit einer Lupe und aufsteigenden Pfeilen auf blau-violettem Hintergrund

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Aufgabenorientierter Ansatz:  Wie kann er die Produktivität verbessern?

![This image shows 3 employees planning their tasks to meet deadlines](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Tasks_Deadline_05b8ea2e06.png)

Seien wir ehrlich: Jeder von uns war schon einmal in der Situation, in der das Einhalten mehrerer Fristen schwieriger war als gedacht. Ein einziger verpasster Fälligkeitstermin kann schnell alles durcheinanderbringen und dazu führen, dass Sie mühsam versuchen, wieder aufzuholen.

Doch was wäre, wenn Fristen gar nicht so stressig sein müssten? Mit der richtigen Herangehensweise an [die Aufgabenplanung](https://wedo.com/de/features/tasks) können sie Ihnen sogar helfen, konzentriert zu bleiben, den Überblick zu behalten und Ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Egal, ob Sie als Projektmanager mehrere Projekte koordinieren oder als Teammitglied tägliche Aufgaben bewältigen – ein klar strukturiertes System zur Priorisierung und Organisation Ihrer Aufgaben kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen einfache und praxisnahe Strategien, mit denen Sie Ihre Arbeitslast optimal bewältigen. Von der Priorisierung wichtiger Aufgaben über die richtige Zeitplanung bis hin zu bewährten Methoden, mit denen Sie jede Frist einhalten können – so bleiben Sie produktiv und behalten die Kontrolle.

Sind Sie bereit, Ihre Fälligkeitstermine und Aufgaben besser zu managen? Dann lassen Sie uns direkt loslegen!

## Warum Fälligkeitstermine in der Aufgabenplanung entscheidend sind
Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, warum [Fälligkeitstermine](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-are-deadlines-important) so wichtig sind. Sie sind nicht einfach nur Daten, die man im Kalender markiert – sie sind vielmehr Werkzeuge, mit denen sich grosse Ziele in überschaubare Schritte unterteilen lassen.

Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, das keine feste Frist hatte? Eine dieser „Machen Sie es, wenn Sie Zeit finden“-Aufgaben? Wie lange hat es tatsächlich gedauert, bis Sie es abgeschlossen haben? Wahrscheinlich zog es sich über Wochen hin oder wurde so weit nach hinten geschoben, dass es schliesslich ganz in Vergessenheit geriet.

Genau deshalb sind Fristen essenziell. Ein klar definierter Fälligkeitstermin verwandelt ein vages „Irgendwann“ in ein konkretes Ziel. Er gibt Ihnen einen Grund, Prioritäten zu setzen, sich zu fokussieren und aktiv zu werden. Ohne klare Fristen können selbst wichtige Aufgaben als optional erscheinen – und Projekte verlieren schnell an Dynamik.

Für Teams fungieren Fälligkeitstermine zudem als Orientierungshilfe. Sie ermöglichen es Projektmanagern, alle Beteiligten auf eine gemeinsame Zeitlinie auszurichten, sodass niemand im Unklaren darüber bleibt, was bis wann erledigt werden muss. Egal, ob Sie an einer Marketingkampagne arbeiten oder einen Bericht fertigstellen – eine klare Frist sorgt für Verbindlichkeit und hält den Fortschritt aufrecht.

Der Schlüssel liegt darin, Fristen zu Ihrem Vorteil zu nutzen, anstatt sich von ihnen unter Druck setzen zu lassen. Effektiv eingesetzt helfen sie Ihnen, Ihre Aufgabenplanung zu optimieren, Ihre Arbeitslast zu steuern und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Wichtig ist dabei, dass Sie realistische und umsetzbare Zeitrahmen festlegen und grössere Projekte in kleinere, greifbare Aufgaben unterteilen. So arbeiten Sie nicht nur auf eine Frist hin – Sie entwickeln einen strukturierten Plan, um sie erfolgreich einzuhalten.

![Gantt-Diagramm mit den Phasen der Aufgabenplanung und -ausführung für ein Projekt. Das Diagramm enthält Meilensteine, Aufgabendauern in Tagen und Abhängigkeiten, die als horizontale Balken und Pfeile angezeigt werden.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_why_do_deadlines_matter_de_188586525a.png)

## Wichtige Aufgaben priorisieren, um Fristen einzuhalten
Haben Sie schon einmal Ihren Tag mit einer langen Aufgabenliste begonnen, nur um dann zuerst die einfachsten Aufgaben abzuarbeiten? Es fühlt sich zwar gut an, schnell Dinge abzuhaken, aber am Ende des Tages bleiben die wirklich wichtigen Aufgaben oft unangetastet liegen. Genau hier kommt die Priorisierung ins Spiel.

Viele Menschen denken, dass Aufgabenpriorisierung bedeutet, einfach nur zu entscheiden, womit man anfängt. In Wirklichkeit geht es aber darum, ein System zu schaffen, das sicherstellt, dass Sie sich zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren. Ohne klare Prioritäten können selbst die besten Pläne scheitern.

Wie können Sie also effektiv priorisieren, um jede Frist einzuhalten?

### 1. Wichtige Aufgaben mit grosser Wirkung identifizieren
Nicht alle Aufgaben tragen im gleichen Mass zum Erfolg eines Projekts bei. Fragen Sie sich: „Welche Aufgabe hat den grössten Einfluss auf das Gesamtergebnis?“ Diese Aufgaben sollten Vorrang vor weniger wichtigen Tätigkeiten haben. Bei einer Produkteinführung ist beispielsweise das Verfassen der Ankündigungs-E-Mail entscheidender als das letzte Feintuning am Bannerdesign.

### 2. Grosse Aufgaben in konkrete Schritte aufteilen
Grosse Aufgaben können überwältigend wirken und zu Aufschieberitis führen. Zerlegen Sie sie in kleinere, spezifische Schritte, die leichter zu bewältigen sind. Anstatt „Quartalsbericht erstellen“ auf Ihre Liste zu setzen, könnten Sie es in „Daten sammeln“, „Trends analysieren“ und „Visualisierungen erstellen“ unterteilen. Dadurch sehen Sie Fortschritte schneller und bleiben motiviert.

### 3. Eine Methode zur Aufgabenbewertung nutzen
Frameworks wie die [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) helfen dabei, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren:

**- Dringend und wichtig:** Aufgaben mit unmittelbaren Fristen oder grossen Konsequenzen bei Verzögerung.
**- Wichtig, aber nicht dringend:** Langfristige Ziele, die kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordern, aber keine sofortige Aktion verlangen.
**- Dringend, aber nicht wichtig:** Aufgaben, die zwar dringend erscheinen, aber delegiert oder verschoben werden können.
**- Weder dringend noch wichtig:** Aufgaben, die ablenken und eliminiert werden sollten.

Mit dieser Einteilung wissen Sie genau, worauf Sie Ihre Zeit und Energie zuerst richten sollten.

### 4. Fristen und Abhängigkeiten berücksichtigen
Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung immer die Fälligkeitstermine und wie Aufgaben voneinander abhängen. Blockiert eine Aufgabe den Fortschritt anderer Tätigkeiten, muss sie zuerst erledigt werden. Ebenso sollten Aufgaben mit engen Fristen Vorrang vor flexibleren Tätigkeiten haben.

### 5. Tools für die Aufgabenplanung nutzen
Ein gutes [Tool zur Aufgabenplanung](https://wedo.com/de/blog/aufgabenverwaltung-der-grosse-fruhlingsputz) kann die Priorisierung erheblich erleichtern. Funktionen wie Drag-and-Drop-Organisation, Erinnerungen und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und Prioritäten bei Bedarf anzupassen.

### 6. Prioritäten im Team klar kommunizieren
In Teams ist Priorisierung eine gemeinschaftliche Aufgabe. Projektmanager sollten klar vermitteln, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und warum. Fördern Sie eine offene Kommunikation, sodass Teammitglieder Fragen stellen können, wenn Prioritäten unklar oder widersprüchlich erscheinen.

Indem Sie Prioritäten strategisch setzen und ein effektives System für Ihre Aufgabenplanung etablieren, stellen Sie sicher, dass Sie jede Frist einhalten und produktiv bleiben.

## Aufgaben effizient planen, um den Überblick zu behalten
Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, sie so einzuplanen, dass Sie Ihre [Fristen einhalten](https://www.forbes.com/councils/forbescommunicationscouncil/2019/04/01/three-simple-rules-for-managing-deadlines/), ohne sich überfordert zu fühlen. Eine durchdachte Aufgabenplanung hilft Ihnen, produktiv zu bleiben und unnötigen Stress zu vermeiden.

### 1. Realistische Zeitfenster für jede Aufgabe festlegen
Eine der effektivsten Methoden zur Tagesplanung ist es, für jede Aufgabe eine realistische Zeitvorgabe zu definieren. Anstatt vage Pläne wie „Am Quartalsbericht arbeiten“ zu machen, planen Sie konkrete Schritte ein: „Verkaufsdaten analysieren (2 Stunden)“ oder „Berichtsgliederung erstellen (1 Stunde)“. So können Sie klar erkennen, was an einem Tag machbar ist, und vermeiden, den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben zu unterschätzen.

### 2. Aufgaben nach Ihren produktivsten Stunden einplanen
Jeder Mensch hat bestimmte Tageszeiten, in denen er besonders konzentriert und effizient arbeitet. Nutzen Sie diese Hochphasen für anspruchsvolle oder priorisierte Aufgaben, die volle Aufmerksamkeit erfordern. Kleinere Tätigkeiten wie das Sortieren Ihrer Aufgabenliste oder das Beantworten von E-Mails können Sie für Zeiten mit weniger Energie reservieren.

### 3. Tools nutzen, um den Überblick zu behalten
Wie bereits erwähnt, kann eine gute Aufgabenmanagement-App die Aufgabenplanung erheblich erleichtern. Funktionen wie Abhängigkeitsverwaltung und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung helfen Ihnen, Ihre Planung bei Bedarf anzupassen. Diese Tools ermöglichen es auch, sich mit Ihrem Team abzustimmen und sicherzustellen, dass alle über ihre Aufgaben und Prioritäten im Bilde sind.

### 4. Den Tagesplan nicht überladen
Mehr Aufgaben einzuplanen bedeutet nicht automatisch, produktiver zu sein – oft führt es nur dazu, dass Sie hinterherhinken. Seien Sie realistisch, was Sie an einem Tag bewältigen können, und lassen Sie Puffer für unerwartete Verzögerungen. Ein gewisser Spielraum kann den Unterschied ausmachen, ob Sie im Zeitplan bleiben oder in Hektik geraten.

### 5. Regelmässige Überprüfung und Anpassung der Planung
Pläne sind nicht statisch. Gewöhnen Sie sich an, Ihren Zeitplan täglich oder wöchentlich zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. Diese Flexibilität hilft Ihnen, kontinuierlich Fortschritte zu machen und auf Veränderungen schnell zu reagieren.

Mit einer klaren Aufgabenplanung behalten Sie den Überblick, bleiben produktiv und können jede Frist einhalten, ohne sich unter Druck zu setzen.

## Aufgabenerledigung verbessern, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Wenn Sie immer wieder Schwierigkeiten haben, Aufgaben abzuschliessen, liegt das Problem oft nicht an der Aufgabe selbst, sondern an der Art und Weise, wie Sie sie angehen. Eine höhere Aufgabenerledigungsrate erfordert eine bewusste Strategie mit klaren Erwartungen, anhaltendem Fokus und einem System, das kontinuierlichen Fortschritt unterstützt.

![Grafik mit dem Titel „5 Strategien zur Verbesserung der Aufgabenerledigungsquote“, die fünf Schritte enthält: 1. Klären Sie, was zu tun ist und was das gewünschte Ergebnis ist, 2. legen Sie realistische Zeitpläne fest, die mit Ihrem Arbeitspensum übereinstimmen, 3. konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit, um Ablenkungen zu minimieren, 4. teilen Sie Ihre Ziele mit, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, 5. überprüfen und verfeinern Sie Ihren Prozess regelmäßig.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_5_strategies_to_improve_task_completion_rates_de_d3a190a833.svg)

Klarheit ist der erste Schritt. Bevor Sie beginnen, sollten Sie die Aufgabe genau verstehen: Was muss erledigt werden? Welches Ergebnis wird erwartet? Ohne eine klare Vorstellung kann es passieren, dass Sie Zeit mit unnötigen Schritten verschwenden oder sich im Detail verlieren. Falls Unklarheiten bestehen, stellen Sie Fragen, sammeln Sie die notwendigen Informationen oder zerlegen Sie die Aufgabe in kleinere, konkrete Handlungsschritte.

Ein realistischer Zeitplan ist ebenso entscheidend. Berücksichtigen Sie nicht nur den Fälligkeitstermin, sondern auch den tatsächlichen Zeitaufwand für die Aufgabe – unter Einbeziehung Ihrer anderen Verpflichtungen. Ein häufiger Fehler ist es, sich zu viel für einen Tag vorzunehmen. Es ist oft effektiver, weniger Aufgaben einzuplanen, diese aber konsequent zu erledigen. Qualität vor Quantität sorgt für langfristige Fortschritte.

Verantwortlichkeit kann ebenfalls eine grosse Rolle spielen. Teilen Sie Ihre Ziele mit einem Kollegen, Vorgesetzten oder einer Vertrauensperson. Wenn jemand anderes weiss, woran Sie arbeiten, steigt die Motivation, die Aufgabe auch wirklich abzuschliessen. Aufgabenmanagement-Tools helfen zusätzlich dabei, Fortschritte sichtbar zu machen und offene Punkte nicht aus dem Blick zu verlieren.

Ablenkungen zu eliminieren, klingt einfach, ist aber oft die grösste Herausforderung. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus, reservieren Sie ungestörte Arbeitszeiten und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe. Selbst eine fokussierte 30-Minuten-Session kann einen grossen Unterschied machen.

Zum Schluss lohnt es sich, den Fortschritt regelmässig zu überprüfen und die eigene Arbeitsweise anzupassen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages oder der Woche Zeit, um zu analysieren: Habe ich meine Ziele erreicht? Falls nicht, warum? Indem Sie erkennen, was Sie verlangsamt hat, können Sie Ihre Aufgabenplanung kontinuierlich verbessern. Oft liegt die Lösung nicht darin, was Sie tun, sondern wie Sie Ihre Arbeit strukturieren.

Mit diesen Strategien verbessern Sie Ihre Aufgabenerledigung, halten jede Frist ein und arbeiten effizienter – ohne unnötigen Stress.

## Zeitmanagement-Techniken, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Konzentriert zu bleiben klingt einfacher, als es ist – besonders, wenn Ablenkungen überall lauern. Doch mit den richtigen Strategien lässt sich der Fokus aktiv verbessern, sodass Sie Ihre Aufgaben termingerecht erledigen können.

Beginnen Sie damit, offensichtliche Ablenkungen zu eliminieren. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus, informieren Sie Ihr Team, wenn Sie ungestörte Arbeitszeit benötigen, und schliessen Sie alle Tabs oder Apps, die nicht direkt mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben. Auch ein aufgeräumter Arbeitsplatz kann helfen – je weniger visuelle Reize, desto einfacher fällt es, sich zu konzentrieren.

Wenn Ihre Gedanken abschweifen, kann die Pomodoro-Technik helfen. Dabei arbeiten Sie in konzentrierten Intervallen, beispielsweise 25 Minuten fokussiert, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Diese Methode hilft, engagiert zu bleiben, ohne sich zu überlasten. Falls 25 Minuten zu kurz oder zu lang erscheinen, können Sie die Intervalle an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen – wichtig ist, einen Rhythmus zu finden, der für Sie funktioniert.

Eine weitere effektive Strategie ist es, den Tag in Mikro-Deadlines zu unterteilen. Anstatt sich vorzunehmen, „den Bericht heute fertigzustellen“, setzen Sie sich kleinere, zeitgebundene Etappenziele wie „Einleitung bis 10 Uhr abschliessen“ oder „Datenanalyse bis 13 Uhr überprüfen“. Diese kleinen Erfolge halten die Motivation hoch und sorgen für stetigen Fortschritt.

Multitasking wirkt oft produktiv, ist aber tatsächlich kontraproduktiv. Wer zwischen Aufgaben hin und her wechselt, braucht mehr Zeit und macht häufiger Fehler. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine Aufgabe, erledigen Sie diese vollständig und gehen Sie erst dann zur nächsten über.

Auch Ihre physische Umgebung beeinflusst Ihre Produktivität. Natürliches Licht, ein ergonomischer Stuhl oder geräuschunterdrückende Kopfhörer können Ihre Konzentration erheblich verbessern. Falls Ihr Arbeitsplatz ermüdend wirkt, können schon kleine Anpassungen eine grosse Wirkung haben.

Vergessen Sie nicht, dass Pausen essenziell sind, um konzentriert zu bleiben. Ein kurzer Spaziergang, Dehnübungen oder ein paar Minuten abseits des Bildschirms helfen, den Kopf freizubekommen und neue Energie zu tanken. Sehen Sie Pausen als strategisches Werkzeug, um Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

Mit diesen Zeitmanagement-Techniken steigern Sie Ihre Effizienz, bleiben fokussiert und können jede Frist einhalten, ohne sich gestresst zu fühlen.

## Mit WEDO immer einen Schritt voraus bleiben
Wie Sie sehen, muss das Einhalten von Fälligkeitsterminen und das Verwalten von Aufgaben keine ständige Herausforderung sein. Mit etwas Umstrukturierung und Planung können Sie herausfinden, welche Methoden für Sie am besten funktionieren, um konzentriert und organisiert zu bleiben. Sobald Sie die richtige Strategie für sich gefunden haben, behalten Sie die Kontrolle über Ihre Aufgabenplanung und vermeiden unnötigen Stress.

Die richtigen Tools können diesen Prozess erheblich erleichtern – genau hier kommt WEDO ins Spiel.

WEDO ist eine kollaborative Plattform, die das Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht. Sie ermöglicht es Ihnen, gemeinsame Traktandenlisten zu erstellen, sodass alle optimal vorbereitet sind. Während einer Sitzung können Sie in Echtzeit Protokolle führen und Aufgaben direkt an Teammitglieder zuweisen.

Nach der Sitzung sorgt WEDO dafür, dass alle Aufgaben klar definiert bleiben, indem Fortschritte verfolgt und alle relevanten Informationen sofort zugänglich gemacht werden. Mit Funktionen wie integriertem Aufgaben-Tracking, [Checklisten](https://wedo.com/de/features/checklists) und kollaborativen Arbeitsbereichen stellt WEDO sicher, dass nichts übersehen wird. So bleiben Sie organisiert und können Ihre Fristen zuverlässig einhalten.

Wenn Sie Ihr Aufgabenmanagement effizienter gestalten möchten, [testen Sie WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup). Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Fälligkeitstermine, optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und arbeiten Sie smarter – nicht härter. Mit WEDO haben Sie alle Werkzeuge, um den Überblick zu behalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

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Wie Fälligkeitstermine und Aufgabenplanung erfolgreich gemeistert werden

Entdecken Sie, wie kollaboratives Aufgabenmanagement die Produktivität von Teams durch bessere Workflows, Echtzeit-Transparenz und intelligentere Aufgabenmanagement-Tools verbessert.

Dieses Bild zeigt, wie die Teamproduktivität durch kollaboratives Aufgabenmanagement gesteigert werden kann, dargestellt mit Personen auf einem Balkendiagramm

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Warum kollaboratives Arbeiten der Schlüssel zur Teamproduktivität ist ?

Erfahren Sie, wie Sie die kollaborative Verwaltung von Aufgaben in Teams an entfernten Standorten mit praktischen Strategien, Tools und Tipps umsetzen können, um die Produktivität und Abstimmung zu verbessern.

Dieses Bild zeigt, wie ein Aufgabenmanager in Remote-Teams integriert werden kann, dargestellt mit einem Bildschirm und Personen in einem Videoanruf

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Kollaboratives Aufgaben-management in Remote-Teams

In einer Zeit, in der das von Taylor und Ford inspirierte pyramidale Managementsystem als starr und kulturell überholt wahrgenommen wird, entstehen allmählich neue Formen der Arbeitsorganisation.¹

Selbstverwaltungsmodelle stellen einen wichtigen Teil dieser neuen Organisationsstrukturen dar. Um zu verstehen, warum Organisationen diese Selbstmanagementmodelle einführen, muss man wissen, was die Führungskräfte von ihren Organisationen am meisten erwarten; nämlich Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit. Alle Organisationen wollen beides bis zu einem gewissen Grad erreichen. Doch in der Regel stellt das eine das andere in den Schatten. Denn zu viel Zuverlässigkeit schafft Starrheit und kann dazu führen, dass Unternehmen unempfindlich gegenüber Marktveränderungen werden. Umgekehrt besteht bei einer Überbetonung der Anpassungsfähigkeit die Gefahr, dass sich die Unternehmen verzetteln und ihren eigentlichen Zweck aus den Augen verlieren. Um zu versuchen beides miteinander in Einklang zu bringen, hilft Holokratie; das bekannteste Modell der Selbstverwaltung².

## Aber was ist Holokratie?

Laut Bernard Marie Chiquet, dem Gründer von IGI Partners (einem Unternehmen, das die Holokratie aus den USA nach Europa importiert), ist Holokratie eine Praxis, die Verantwortung fördert und die Zusammenarbeit im Dienste des Unternehmenszwecks unterstützt. In dieser Praxis gibt es keinen Manager im eigentlichen Sinne mehr, sondern jeder ist aufgefordert, sich selbst zu managen, und muss Führungsqualitäten zeigen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Struktur mehr gibt. In der Holokratie ist von einer „holistischen Struktur“ die Rede. Hier ist ein Schema, das die Funktionsweise dieser Struktur veranschaulicht:

![Diagramm, das die Kreisstruktur und Rollen in der Holacracy zeigt, wie autonome Teams und vernetzte Rollen ohne traditionelle Hierarchie funktionieren.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_2_b5d669a833.jpg)


### Der Superkreis
...oder auch allgemeiner Unternehmenskreis genannt, repräsentiert das Unternehmen als Ganzes. Er besteht insbesondere aus dem 1. und 2. Link von jedem Teilkreis.

### Der Teilkreis
...steht für autonome Teams, in denen jede Person eine Rolle hat und für das gleiche Ziel arbeitet. Teilkreise bilden sich oder lösen sich auf, je nach der Bedürfnisentwicklung der Organisation.

### Die Rolle
...ist eine Reihe von Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Die Rollen können erstellt, geändert oder aufgehoben werden. Personen haben in der Regel mehr als eine und in mehreren Kreisen. Es gibt operative Rollen und strukturelle Rollen. Die verschiedenen strukturellen Rollen, die weniger auf die Ausführung von operativen Aufgaben abzielen, sollen das reibungslose Funktionieren des Teams (= Teilkreis) und der Organisation gewährleisten. Hier sind die beiden wichtigsten strukturelle Rollen:

- **1. Link:** In jedem Unterkreis übernimmt eine Person die Rolle des Coachs, ähnlich dem Manager in einem Pyramidensystem. Diese Person ist für die Zuweisung von Rollen, die Verwaltung von Finanzen und Prioritäten, das Coaching von Teammitgliedern und die Aufrechterhaltung einer guten Atmosphäre verantwortlich. Diese Aufgaben nehmen etwa 10 % der Zeit in Anspruch, der Rest wird je nach Fähigkeiten für andere Rollen verwendet.

- **2. Link:** ist verantwortlich für die Eskalation einer Situation von einem Teilkreis zum Superkreis, wenn diese die Autorität des betreffenden Teilkreises überschreitet.

Um besser und effizienter organisiert zu sein als in einer sogenannten klassischen Struktur, stützt sich das „holistische Konzept“ auf drei [Arten von Besprechungen](https://wedo.com/de/features/meetings). Die sogenannten :

- **Strategietreffen**, die darauf abzielen, die Ausrichtung des Unternehmens festzulegen.
- **Governance-Sitzungen**, die dazu dienen, an der Organisation zu arbeiten, ohne operative Punkte anzusprechen.
- und **Triage**, deren Ziel es ist, in der Organisation zu arbeiten, d. h. an konkreten (operativen) Themen zu arbeiten, die entwickelt werden sollen.

Bei diesen Sitzungen sind eine bestimmte Reihenfolge, strenge Regeln sowie bestimmte Rollen einzuhalten. Jeder Teilnehmer wird gebeten, abwechselnd zu sprechen und Ideen oder Spannungen vorzubringen. Das Ziel ist es, gemeinsam Lösungen zu finden und so die Organisation durch die Beteiligung jedes Einzelnen weiterzuentwickeln.

### Holokratie: ein kultureller Paradigmenwechsel

Die Einführung der Holokratie ist nicht nur eine organisatorische Transformation, sondern auch eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur. Eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, sich von der Kultur der Hierarchie und Kontrolle zu verabschieden, die in traditionellen Systemen tief verwurzelt ist. Die Mitarbeiter, die an starre Strukturen mit klaren Befehlsketten gewöhnt sind, müssen lernen, selbstständig zu funktionieren und individuelle Verantwortung zu übernehmen.

![Diagramm zum Vergleich von Holacracy und traditionellem pyramidalen System, das strukturelle Unterschiede und organisatorische Auswirkungen zeigt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_2_bdb429a01e.png)

Dies erfordert nicht nur eine neue Art des Denkens, sondern auch eine neue Art der Zusammenarbeit. In einer holistischen Struktur müssen sich die Mitarbeiter eine gewisse Form der individuellen Führung aneignen, während sie gleichzeitig enger mit ihren Kollegen zusammenarbeiten. Die kollaborative Entscheidungsfindung, die das Herzstück der Holokratie ist, kann länger dauern und mehr Geduld erfordern als in einem Pyramidenmodell. Allerdings führt dieser Ansatz zu mehr Transparenz, individueller Verantwortung und Ausrichtung innerhalb der Teams. Jeder Mitarbeiter wird ermutigt, die Initiative zu ergreifen und sich stärker an Entscheidungsprozessen zu beteiligen. Dies schafft ein Umfeld, in dem Autonomie nicht nur gefördert, sondern auch wertgeschätzt wird. Holokratie treibt auch eine offenere und regelmässigere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern voran, wodurch Informationssilos abgebaut und der Teamgeist gestärkt werden.

Ein weiterer Schlüsselaspekt ist, dass Unternehmen bereit sein müssen, ihre Belohnungs- und Anerkennungssysteme neu zu erfinden. In einer holokratischen Organisation sind traditionelle Beförderungen nicht mehr relevant, da es keine hierarchischen Ebenen mehr gibt, die man erklimmen muss. Dies stellt das traditionelle Modell der Karriereentwicklung auf den Kopf. Die Mitarbeiter müssen durch andere Formen der Anerkennung motiviert werden, z. B. durch erweiterte Verantwortungsbereiche, die Möglichkeit, zu verschiedenen Projekten beizutragen, oder durch regelmässige Feedbackmechanismen. Damit dieses System gut funktioniert, müssen die Mitarbeiter auch eine klare Vorstellung von ihren Zielen haben und verstehen, wie ihre Arbeit zur Daseinsberechtigung der Organisation beiträgt.

## Die Grenzen der Holokratie :

Obwohl die Holokratie von vielen Unternehmen übernommen wurde, haben einige, wie die Amazon-Tochter Zappos, sie wieder aufgegeben oder sich nie daran gehalten. Denn diese Struktur hat auch ihre Grenzen, wie z. B. starre Besprechungsregeln, Einschränkungen der Meinungsfreiheit und eine in Frage gestellte Effizienz. Diese verschiedenen Punkte beeinflussten die Entscheidung von Zappos, sich zurückzuziehen.⁴.

In Bezug auf die Rollen zeigt das Beispiel von Zappos, dass ein Mitarbeiter etwa 7,4 Rollen mit durchschnittlich 3,47 Verantwortlichkeiten pro Rolle hat. Das heisst, insgesamt mehr als 25 Verantwortlichkeiten pro Mitarbeiter. Diese Vielzahl von Rollen erschwert die Arbeitsorganisation, die Einstellung von Mitarbeitern und die Festlegung von Gehältern, da es schwierig wird, ein gerechtes Gehalt zu ermitteln. Da die Beschäftigten immer mehr Rollen übernehmen, ist es fast unmöglich, ein marktübliches Gehalt festzulegen.

Ein weiterer heikler Punkt bei der Einführung der Holokratie ist der Bedarf an mehr Disziplin. In einem Modell, in dem die Einzelnen mehr Autonomie und Verantwortung haben, kann es für einige leicht sein, die Prioritäten des Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Ausserdem passen sich nicht alle Persönlichkeiten leicht an dieses Mass an Selbstmanagement an. Einige Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise stärker gestresst, weil sie ohne die traditionelle Führung mehr Initiative ergreifen und Verantwortung übernehmen müssen. Dies kann auch zu Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung führen, insbesondere in komplexeren oder grösseren Organisationen, in denen Kommunikation und Koordination von entscheidender Bedeutung sind.

Trotz ihres Images als innovatives Managementsystem ist die Holokratie nicht für alle Unternehmen geeignet. Ihre Einführung kann Jahre dauern und dazu führen, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Für grosse Unternehmen ist eine teilweise Einführung empfehlenswert. Für Start-ups und KMU, deren Organisation anpassungsfähig sein muss und die relativ klein sind, scheint sie eine geeignete Lösung zu sein. Im Übrigen sind viele dieser Unternehmen sogenannte „Early Adopters“. ⁵

## Holokratie und Konfliktmanagement

Der Umgang mit Spannungen ist ein Schlüsselelement in einer holistischen Organisation. Spannungen werden laut Holokratie als Abweichungen zwischen dem aktuellen Zustand der Organisation und dem, was eine ideale Situation sein könnte, definiert. Diese Spannungen werden oft als Chancen für Verbesserungen gesehen. Allerdings kann der Umgang mit Spannungen manchmal auch zu einer Quelle der Frustration werden. Denn wenn sie nicht schnell oder effektiv angegangen werden, können sie zu Konflikten zwischen den Teammitgliedern führen.

Die Rolle des Moderators ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass Spannungen auf konstruktive Weise gelöst werden. In einer traditionellen Struktur werden Konflikte oft von oben nach unten behandelt, wobei ein Manager oder Vorgesetzter die Rolle des Schlichters übernimmt. In der Holokratie erfolgt die Konfliktlösung eher horizontal, wobei die Teams oft selbst Lösungen für auftretende Probleme finden müssen. Dies erfordert von den Teammitgliedern ein hohes Mass an Reife und Kommunikationsfähigkeiten. Damit dies funktioniert, muss die Organisation klar definierte Konfliktlösungsprozesse und klare Rahmenbedingungen für die Eskalation von Spannungen einführen.

## Die langfristigen Vorteile von Holokratie

Trotz der Herausforderungen, welche das Konzept mit sich bringt, bietet es langfristig viele potenzielle Vorteile. Durch die Einführung eines flexibleren Führungsmodells können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber Marktveränderungen erhöhen. Die grössere Autonomie der Teams fördert die Innovation, da Ideen schneller entstehen und umgesetzt werden können, ohne eine lange Kette von Genehmigungen durchlaufen zu müssen. Diese erhöhte Reaktionsfähigkeit ist in Branchen, die sich schnell verändern und in denen Anpassungsfähigkeit ein Schlüsselfaktor für den Erfolg ist, von entscheidender Bedeutung.

Einer der grössten Vorteile ist die Förderung und bessere Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Denn die Mitarbeiter sind nicht mehr auf eine einzige definierte Rolle oder Position beschränkt; sie können je nach ihren Talenten und Interessen zu verschiedenen Projekten und Kreisen beitragen. Dadurch wird auch verhindert, dass bestimmte Talente oder wertvolle Fähigkeiten ungenutzt bleiben. Dieser Ansatz kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer stärkeren Bindung von Talenten führen. Denn damit spüren die Mitarbeiter, dass sie grössere Freiheit haben, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihren Handlungsspielraum innerhalb der Organisation zu erweitern.¹⁰

Schliesslich ermöglicht Holokratie eine höhere organisatorische Agilität. Unternehmen, die dieses Modell anwenden, reagieren häufig schneller auf Marktveränderungen, da sie nicht durch starre Strukturen gebremst werden. Entscheidungen werden schneller und näher an den operativen Teams getroffen, sodass die Strategien in Echtzeit angepasst werden können. Diese Flexibilität kann ein grosser Wettbewerbsvorteil sein, vor allem in dynamischen Märkten, in denen die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung ist.

![Diagramm, das die Vorteile der Holacracy zeigt, mit Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit, Autonomie und Teamabstimmung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_5_03dca69fe9.png)

## Holokratie und Innovation: eine gewinnbringende Synergie

Eine der grossen Stärken der Holokratie liegt in ihrer Fähigkeit, Innovationen zu fördern. Durch den Wegfall hierarchischer Barrieren fühlen sich die Mitarbeiter freier, neue Ideen vorzuschlagen, auch wenn diese abseits der üblichen Wege liegen. Diese Fähigkeit, neue Ideen hervorzubringen, ist in einer Welt, in der sich die Märkte schnell verändern und Unternehmen sich ständig neu erfinden müssen, von entscheidender Bedeutung. Holokratie fördert auch das kalkulierte Eingehen von Risiken, da jeder Kreis im kleinen Rahmen experimentieren kann, ohne schwerwiegende Folgen für die gesamte Organisation befürchten zu müssen.

Darüber hinaus ermöglicht Holokratie das schnellere Testen von Ideen. Jeder Kreis kann unabhängig Entscheidungen treffen und Prototypen oder Pilotprojekte einführen, ohne auf die Zustimmung einer obersten Führungsebene warten zu müssen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Markteinführung und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig. Dies ist besonders vorteilhaft für Startups oder schnell wachsende Unternehmen, bei denen die Fähigkeit zur Innovation und schnellen Anpassung entscheidend für das Überleben und Gedeihen ist.

Holokratie fördert auch die Vielfalt der Sichtweisen, indem sie jedem, unabhängig von seiner Rolle oder seinem Status, erlaubt, zum kollektiven Denken beizutragen. Diese Vielfalt ist ein starker Motor für Innovationen, da sie es ermöglicht, unterschiedliche Ideen miteinander zu konfrontieren und kreativere Lösungen zu erforschen. Sie hilft auch, die Tendenz zum Einheitsdenken zu durchbrechen, indem sie die Einbeziehung von Stimmen aus allen Ebenen fördert und jedem die Möglichkeit gibt, aktiv an der Wertschöpfung des Unternehmens mitzuwirken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Holokratie ein innovatives Managementmodell ist, das klassische Strukturen in Frage stellt. Seine Anwendung bringt jedoch Herausforderungen mit sich, insbesondere im komplexen Management von Rollen und Organisation. Sie eignet sich für agile Unternehmen wie [Start-ups und einige KMUs](https://wedo.com/de/industries/sme), ist aber keine Universallösung, vor allem nicht für grosse Strukturen. Jedes Unternehmen sollte daher vor der Einführung seine spezifischen Bedürfnisse sorgfältig prüfen und geeignete Anpassungen für einen erfolgreichen Übergang vorbereiten.

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### Governance Funktion in WEDO
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**Referenzen**

1. GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES und THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d'organisation du travail: opportunités ou illusions? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.
2. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.
3. CHIQUET, Bernard Marie und APPERT, Étienne, 2013. Eine neue Managementtechnologie: Holacracy. Goussonville: IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22
4. CASTILLO, Amanda, 2018. Holacracy, die Utopie, die ohne Chef auskommt. Le Temps [online]. 5. Oktober 2018. [Abgerufen am 17. April 2022]. Verfügbar unter: https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef
5. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.

Holacracy verändert Organisationen, indem sie Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit vereint, im Gegensatz zu traditionellen pyramidalen Systemen. Entdecken Sie ihre Vorteile und Herausforderungen.

Dieses Bild stellt die Frage, ob Holakratie eine Revolution oder eine Herausforderung ist, dargestellt mit einem Netzwerk aus verbundenen Kreisen auf orangefarbenem Hintergrund

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Holokratie: Management-Revolution oder organisatorische Herausforderung?

![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

In einem faszinierenden [Forbes-Artikel](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/) sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens. WEDO hat sich von einem kleinen Schweizer Start-Up zu einem globalen Akteur in der kollaborativen Softwareranche entwickelt. Das Interview, das in Paris stattfand, beleuchtet den Weg von WEDO über die letzten neun Jahre. Was als Freundschaft und gemeinsame Leidenschaft begann, hat sich zu einem florierenden Unternehmen mit mehr als 600 Kunden und 15 engagierten Mitarbeitern entwickelt. 

Doch es handelt sich nicht nur um eine Rückschau. Der Artikel bietet auch Eiblicke, wie die WEDO-Plattform Unternehmen weltweit dabei hilft, ihre Aufgaben- un Sitzungsmanagement-Prozesse zu optimieren. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Punkte des Interviews zusammen und untersuchen, was WEDO in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Branche auszeichnet. 

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## WEDO: Die kollaborative Plattform, die Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht

[Die kollaborative SaaS-Plattform von WEDO](https://wedo.com/de) hat sich schnell als bevorzugte Lösung für Unternehmen etabliert, die ihre internen Abläufe optimieren möchten. Die Plattform wurde entwickelt, um alle Aspekte der Sitzungsvorbereitung und des Aufgabenmanagements zu vereinfachen, von der Erstellung detaillierter Agenden bis hin zur Echtzeit-Verfolgung des Projektfortschritts. Mit WEDO können sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren: Aufgaben effizient und sicher zu erledigen. 

## Was zeichnet WEDO aus?

Es gibt einige wesentliche Gründe, warum mehr als 600 Unternehmen WEDO als ihre bevorzugte Plattfirm gewählt haben:

1. **Benutzerfreundlichkeit:** WEDO ist einfach eizurichten und sofort nutzbar. Im Gegensatz zu vielen anderen Kollaborationstools ist WEDO intuitiv und leicht zu implementieren, sodass nur minimale Schulungen erforderlich sind. “Wir haben festgestellt, dass Teams die schnelle Eiführung von WEDO ohne die steile Lernkurve, die bei anderen Plattformen oft erforderlich ist, schätzen”, sagt David Dutch, Mitbegründer von WEDO. 
2. **Mehrsprachige Unterstützung:** Die WEDO-Plattform ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Englisch, Deutsch und Italienisch. Dies macht sie besonders beliebt bei europäischen Unternehmen, die ein Kollaborationstool suchen, das die unterschiedlichen sprachlichen Anforderungen ihrer Mitarbeiter erfüllt. 
3. **All-in-One Kollaboration**: WEDO ist nicht nur ein Sitzungstool, sondern eine umfassende Lösung, die Projektmanagement, [Aufgabenverfolgung ](https://wedo.com/de/features/tasks)und Echtzeit-Kollaboration integriert. Nutzer können Tagesordnungen vorbereiten, Sitzungsprotokolle erstellen und die Erledigung von Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen. Dieser [All-in-One](https://wedo.com/de/features) Ansatz für die Zusammenarbeit ist das, was WEDO auszeichnet und Teams dabei hilft, organisiert zu bleiben, ohne mehrere Tools jonglieren zu müssen. 


![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## Sicherheit im Mittelpunkt von WEDOs Innovation

In einer Welt, in der Datenverletzungen und Sicherheitsprobleme für Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, hat WEDO Sicherheit zu einem Kernelement seiner Plattform gemacht. Die SaaS-Plattform wurde unter [Berücksichtigung des Datenschutzes](https://wedo.com/de/security) entwickelt, sodass Unternehmen ohne Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit zusammenarbeiten können. 

“Unsere Plattform wird auf ISO 27001-zertifizierten Servern in der Schweiz gehostet, die sowohl den GDPR- als auch den Schweizer revDSG-Vorschriften entsprechen”, erklärt Antoine Sudan, Mitbegründer von WEDO. “Das gibt unseren Kunden die Sicherheit, dass ihre sensiblen Daten geschützt und in Übereinstimmung mit den strengsten Vorschriften gespeichert werden”. 

Zusätzlich zu Verschlüsselungs- und Konformitätsfunktionen stellt WEDO sicher, dass alle Daten lokal in Europa gespeichert werden, wodurch das Risiko von Problemen mit der Datensouveränität minimiert wird - eine wichtige Sorge für Unternehmen in stark regulierten Branchen.  

## Innovation: AI-Tools für die Zukunft

WEDOs Engagement für kontinuierliche Verbesserung endet nicht bei Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Das Unternehmen arbeitet ständig daran, seine Plattform weiterzuentwickeln, um die Bedürfnisse seiner Nutzer besser zu erfüllen. “Wir entwickeln derzeit AI-Tools, die unsere Plattform nicht nur intuitiver machen, sondern auch umsetzbare Erkenntnisse liefern, damit Teams effizienter arbeiten können”, erklärt David Dutch. 

Dieser AI-gesteuerten Tools konzentrieren sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Priorisierung von Aufgaben und die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Da Unternehmen zunehmend intelligentere und effizientere Lösungen verlangen, positioniert sich WEDO als führendes Unternehmen im Bereich AI-gestützter Zusammenarbeit.

## Echte Auswirkungen: Wie WEDO Unternehmen transformiert

Die SaaS-Plattform von WEDO ist nicht nur ein Software-Tool, sondern eine transformative Lösung für Unternehmen aus [verschiedenen Branchen](https://wedo.com/de/category/anwendungsbeispiele). [Unternehmen, die WEDO nutzen](https://wedo.com/de/category/kundenberichte), haben erhebliche Verbesserungen in der Effizienz von Sitzungen, der Aufgabenerledigung und im gesamten Projektmanagement festgestellt.

Ein Beispiel ist ein mittelständisches europäisches Technologieunternehmen, das mit unorganisierten Sitzungen und verpassten Fristen zu kämpfen hatte. Nach der Implementierung von WEDO reduzierte sich die in Sitzungen verbrachte Zeit um 30 %, und die Erledigungsquote der Aufgaben stieg um 25 %. Diese Art von Einfluss ist der Grund, warum sich immer mehr Unternehmen für WEDO entscheiden, um ihre internen Abläufe zu vereinfachen.

![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Wie hebt sich das Unternehmen von der Konkurrenz ab?

Der erste Differenzierungsfaktor liegt im Tool selbst. Im Gegensatz zu einigen hochspezialisierten Softwarelösungen wurde WEDO als dynamische und flexible Plattform entwickelt, die eine breite Palette von Anwendungsfällen und Branchenbedürfnissen abdeckt (z. B. [Gemeinderäte](https://wedo.com/de/industries/municipal-administrations), [Teammeetings](https://wedo.com/de/use-cases/team-meetings), [Projektmanagement](https://wedo.com/de/features/project-management)). Im Vergleich zu Angeboten wie denen von Microsoft verfolgt das Unternehmen einen ganzheitlicheren Ansatz mit einem “All-in-One”-Tool, das die Zersplitterung von Informationen über verschiedene Softwarelösungen hinweg vermeidet. Mit WEDO müssen Benutzer nicht mehr zwischen mehreren Anwendungen jonglieren – alles ist griffbereit. Das Unternehmen strebt danach, das ideale Gleichgewicht zwischen Spezialisierung und Generalisierung zu finden.

Der zweite Differenzierungsfaktor ist der kundenorientierte Ansatz, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Bedürfnisse seiner Kunden zu verstehen und massgeschneiderte Lösungen anzubieten. Der Support wird für seine Qualität und Schnelligkeit sehr geschätzt, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 4 Minuten im Jahr. Diese enge Beziehung führt zu einer hervorragenden Benutzererfahrung, hoher Kundenbindung und positiven Mundpropaganda-Empfehlungen.

## Warum ist dieser Artikel in Forbes wichtig?

Ein Artikel in Forbes zu erscheinen, ist nicht nur eine Ehre, sondern auch ein Zeichen für den bedeutenden Einfluss, den WEDO auf die Geschäftswelt hat. Während wir unsere Plattform weiterentwickeln und unsere Nutzerbasis vergrössern, ist dieser Artikel ein Meilenstein, der unseren Ansatz und den Mehrwert, den wir unseren Kunden bieten, bestätigt.

Mit mehr als 600 Unternehmen, die WEDO in Europa und darüber hinaus nutzen, sind wir gespannt auf die Zukunft und die Rolle, die unsere Plattform bei der Transformation der Zusammenarbeit in Unternehmen spielen wird.

## Fazit

Bei WEDO sind wir bestrebt, Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Wir gewährleisten zudem Datensicherheit und steigern die Produktivität. Unser Artikel in Forbes unterstreicht den Einfluss, den wir auf die Geschäftswelt haben, aber wir hören hier nicht auf. Mit der kontinuierlichen Innovation von AI-Tools und Sicherheitsverbesserungen freuen wir uns darauf, zu sehen, wie WEDO die Zukunft der Arbeit gestalten wird.

**Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo zu vereinbaren oder mehr über unsere Plattform zu erfahren.**

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In einem faszinierenden Forbes-Artikel sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens.

Three business professionals—a woman holding a Forbes magazine flanked by two men—sit on a couch in a well-lit room, each smiling at the camera. Overlaid in the foreground are the “Forbes” logo and the WEDO logo

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Forbes stellt WEDO in “Successful Companies” vor

## Tauchen Sie mit SEBconnect in die Welt von WEDO ein!

In diesem Video stellt Ihnen Sébastien Bouvier, als anerkannter Spezialist für Produktivitätstools, WEDO vor. Eine innovative Plattform für das gemeinsame Projektmanagement. Nach einer gründlichen Evaluierung fasst Sébastien die zahlreichen Funktionen von WEDO zusammen, welche die Teamarbeit revolutionieren. Erkunden Sie, wie dieses Tool nicht nur Ihre Organisation optimieren, sondern auch die Synergie und Effizienz Ihrer gemeinsamen Projekte steigern kann.

_Video auf Französisch_

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In diesem Video stellt Ihnen Sébastien Bouvier, als anerkannter Spezialist für Produktivitätstools, WEDO vor.

Man touching his temple with a thoughtful expression, digital icons of a “late” calendar and a checklist floating above, overlaid with the “SEB Connect” logo and the WEDO logo

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Sébastien Bouvier testet WEDO

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Manchmal benötigen Sie nicht mehr Tools zur Aufgabenverwaltung – sondern einfach eine bessere Möglichkeit, Ihre Arbeit zu visualisieren.

Genau dieses Problem löst das Kanban-Board. Es bietet Teams eine klare Übersicht darüber, was erledigt werden muss, woran gerade gearbeitet wird und was bereits abgeschlossen ist – ganz ohne unübersichtliche Checklisten oder versteckte Updates.

Die Kanban-Methode wurde ursprünglich in der Produktion entwickelt und zählt heute zu den einfachsten und effektivsten Ansätzen für die Aufgabenverwaltung in Bereichen wie Softwareentwicklung, Marketing, Betrieb und vielen weiteren.

In diesem Leitfaden erläutern wir, was ein Kanban-Board ist, wie es sich von Scrum unterscheidet, in welchen Anwendungsbereichen es sich besonders eignet und wie Sie es mithilfe des richtigen Kanbantools erfolgreich in Ihren Arbeitsablauf integrieren.

## Was ist ein Kanban-Board?
Fangen wir ganz am Anfang an: Ein [Kanban-Board](https://www.icagile.com/resources/intro-to-kanban-what-it-is-how-it-works-benefits-and-core-principles) ist eine visuelle Methode zur Organisation von Aufgaben, zur Verfolgung des Fortschritts und zur Übersicht über den Arbeitsstand – ganz ohne Tabellenkalkulationen oder überfüllte Posteingänge durchsuchen zu müssen.

Im Kern ist das Konzept einfach. Es gibt Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses darstellen – etwa „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“. Aufgaben werden auf Karten dargestellt, die je nach Fortschritt von einer Spalte zur nächsten verschoben werden.

Die meisten Kanbantools folgen diesem Prinzip. Sie ergänzen es durch Funktionen wie Fälligkeitsdaten, Checklisten, Tags und die Zuweisung von Aufgaben, damit Teams strukturiert arbeiten können.

Die Idee stammt aus der ursprünglichen Kanban-Methode, die von Toyota entwickelt wurde, um Arbeitsabläufe in der Fertigung zu steuern. Seitdem hat sich diese Methode zu einer der meistgenutzten Techniken im modernen Projektmanagement entwickelt – besonders für Teams, die Flexibilität und Echtzeit-Transparenz benötigen.

Ob Sie ein Einzelprojekt managen oder mit einem gesamten Entwicklungsteam arbeiten – das Ziel des Boards bleibt gleich: Arbeit sichtbar machen, die Anzahl paralleler Aufgaben begrenzen und den kontinuierlichen Fortschritt sicherstellen.

Und das Beste daran? Für den Einstieg ist keine komplizierte Einrichtung nötig. Ein paar Spalten, ein paar Karten – und schon nutzen Sie ein System, das mit Ihrem Arbeitsablauf mitwächst.

## Kanban vs. Scrum: Wo liegt der Unterschied?
Kanban und Scrum sind zwei beliebte Frameworks innerhalb der agilen Methodik – doch sie verfolgen unterschiedliche Ansätze bei der Organisation von Arbeit. Wenn Sie bereits mit Aufgabenboards gearbeitet haben, sind Ihnen wahrscheinlich beide begegnet – vielleicht sogar, ohne es zu merken.

Werfen wir einen genaueren Blick darauf.

![Bild, das Kanban und Scrum vergleicht. Kanban basiert auf einem kontinuierlichen Fluss, Flexibilität, Arbeitsgrenzen (WIP) und sich entwickelnden Prioritäten. Scrum setzt auf eine strukturierte Vorgehensweise mit definierten Rollen (Scrum Master, Product Owner), zeitlich begrenzten Sprints und Sprintplanung mit festen Liefergegenständen.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Kanban_vs_Scrum_Whats_the_Difference_de_8974fa7997.png)

Scrum arbeitet mit zeitlich begrenzten Sprints. Teams verpflichten sich für zwei bis vier Wochen auf ein festgelegtes Aufgabenpaket. Dabei gibt es klar definierte Rollen wie Product Owner, Scrum Master und Entwicklungsteam. Dieses Modell eignet sich besonders gut für Projekte mit klaren Zielen und festen Fristen. Es folgt einem strikten Rhythmus mit regelmäßigen Planungs- und Review-Sitzungen.

Kanban hingegen ist kontinuierlich. Die Arbeit muss nicht auf den Start oder das Ende eines Sprints warten. Stattdessen bewegen sich Aufgaben flexibel durch ein Kanban-Board, was den Teams mehr Spielraum gibt, auf sich ändernde Prioritäten zu reagieren. Das ist ideal für einen konstanten Arbeitsfluss – etwa bei Support-Anfragen, internen Projekten oder redaktionellen Prozessen –, ohne dass regelmäßig alles neu geplant werden muss.

Während Scrum den Sprint „einschließt“, konzentrieren sich Kanban-Teams darauf, den Arbeitsfluss am Laufen zu halten. Sie setzen häufig sogenannte Work-in-Progress-Limits ein, also eine Begrenzung der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und Engpässe zu reduzieren. Anstelle von Sprint-Retrospektiven erfolgt die Optimierung schrittweise und kontinuierlich – auf Basis des tatsächlichen Arbeitsflusses.

Dabei schließen sich die beiden Methoden nicht gegenseitig aus: Viele Teams kombinieren sie. Sie planen in Sprints und verfolgen den Fortschritt mit einem Kanbantool. [WEDO](https://wedo.com/de/features) unterstützt beide Arbeitsweisen – doch durch das flexible Aufgabenboard eignet sich die Plattform besonders für Teams, die Echtzeit-Transparenz und Anpassungsfähigkeit schätzen.

Wenn Ihre Projekte sich schnell weiterentwickeln, bereichsübergreifende Zusammenarbeit erfordern oder keinem festen Sprint-Zyklus folgen, kann die Kanban-Projektverwaltung eine bessere und einfacher umsetzbare Lösung sein – insbesondere mit einem Tool, das für flexible Zusammenarbeit entwickelt wurde.

## Wie funktioniert ein Kanban-Board in der Praxis?
Ein [Kanban-Board](https://kanban.university/kanban-guide/) verwandelt eine Aufgabenliste in etwas Visuelles und Bewegliches. Die Struktur ist einfach: Spalten stellen die einzelnen Phasen des Arbeitsprozesses dar, Karten symbolisieren die jeweiligen Aufgaben. Wenn eine Aufgabe voranschreitet, wird ihre Karte von einer Spalte in die nächste verschoben – in der Regel von „Zu erledigen“ über „In Arbeit“ bis hin zu „Erledigt“.

Diese Bewegung ist kein Selbstzweck – sie dient dazu, Arbeitsabläufe zu visualisieren, echten Fortschritt zu verfolgen und das gesamte Team auf dem gleichen Stand zu halten – ganz ohne zusätzliche Sitzungen oder Status-Meetings.

Typische Elemente in einem digitalen Kanbantool:

- **Spalten:** Diese lassen sich an Ihren realen Arbeitsprozess anpassen. Ein Content-Team könnte zum Beispiel „Entwurf“, „Zur Überprüfung“ und „Veröffentlicht“ verwenden. Ein Software-Entwicklungsteam hingegen nutzt oft „Backlog“, „In Arbeit“, „QA“ und „Freigegeben“.
- **Karten:** Sie stehen für Aufgaben, User Stories oder einzelne Arbeitseinheiten. Häufig enthalten sie einen Titel, eine Beschreibung, eine Zuweisung, ein Fälligkeitsdatum und einen Status.
- **Bewegung:** Karten wandern über das Board, je nachdem, wie die Arbeit voranschreitet. So erhalten alle Beteiligten in Echtzeit Einblick in den aktuellen Stand – welche Aufgaben aktiv sind, wo es hakt und was bereits abgeschlossen ist.

Die Board-Ansicht schafft Klarheit. Teammitglieder sehen auf einen Blick, wo ihre Aufmerksamkeit gefragt ist – ohne lange Aufgabenlisten durchsuchen zu müssen. Wenn das Kanban-Board konsequent genutzt wird, lassen sich Engpässe frühzeitig erkennen, etwa wenn sich zu viele Aufgaben in der Spalte „In Arbeit“ stauen. So kann das Team gezielt umpriorisieren und den Fokus neu setzen.

Ein zentrales Prinzip der Kanban-Methode ist das Limitieren der parallelen Aufgabenbearbeitung (Work-in-Progress-Limit). Das bedeutet: Nur wenige Aufgaben werden gleichzeitig bearbeitet – anstatt zu versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Das reduziert Kontextwechsel, erhöht die Qualität und sorgt für einen stetigen, kontrollierten Arbeitsfluss.

Das Ergebnis? Ein fokussiertes Team, weniger verlorene Aufgaben – und ein System, das immer aktuell ist, ohne dass jemand daran denken muss, den Status manuell zu aktualisieren.

## Anwendungsbereiche von Kanban-Boards
Die Stärke eines Kanban-Boards liegt in seiner Vielseitigkeit: Es lässt sich mühelos an unterschiedlichste Arbeitskontexte anpassen. Ob in der Softwareentwicklung, im internen Betriebsmanagement oder bei kreativen Projekten – die einfache Struktur eines Boards hilft dabei, Aufgaben im Blick zu behalten, Reibungsverluste zu minimieren und Prozesse konsistent zu gestalten.

Hier sind einige der häufigsten Einsatzszenarien, wie Teams mithilfe von Kanban-Projektmanagement organisiert bleiben:

### Softwareentwicklung und IT
Entwicklungsteams setzen häufig auf Kanban, um dynamische Arbeitsabläufe wie Bugfixes, Supportaufgaben oder Feature-Rollouts zu strukturieren. Jede Karte repräsentiert eine User Story, ein Ticket oder eine konkrete Aufgabe und durchläuft Spalten wie „Backlog“, „In Arbeit“, „Code-Review“ und „Freigegeben“.

Besonders in Kombination mit agilen Methoden – oder als flexible Alternative zu festen Sprints – bietet ein Kanbantool den nötigen Überblick. Visualisierungen helfen dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Blocker zu reduzieren und den Durchsatz langfristig zu analysieren.

### Produktteams
Von der Roadmap-Planung bis zur Feature-Auslieferung behalten Produktmanager mit Kanban den Überblick über ihre Prioritäten. Karten enthalten häufig technische Spezifikationen, Mockups oder Verlinkungen zu relevanten Dokumenten. Der Product Owner sieht auf einen Blick, was aktuell in Bearbeitung ist und wo es eventuell Verzögerungen gibt.

### Marketing und Kreativteams
Kampagnen, Content-Pipelines oder Design-Anfragen lassen sich mit einem Kanban-Board klar strukturieren. Ein Marketingteam könnte beispielsweise Spalten wie „Ideen“, „In Arbeit“, „Kundenfreigabe“ und „Veröffentlicht“ nutzen. Jede Karte enthält Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Checklisten und Dateianhänge – das gesamte Team hat so jederzeit eine übersichtliche Darstellung des Fortschritts.

### Betrieb, Personalwesen und Verwaltung
Kanban eignet sich nicht nur für technische oder kreative Bereiche. HR-Teams können damit zum Beispiel den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender nachverfolgen. Betriebsteams managen wiederkehrende Aufgaben wie Lagerauffüllung oder Compliance-Checks. Jeder Bereich mit wiederholbaren Arbeitsphasen profitiert von einer Kanban-Vorlage, die den Arbeitsablauf abbildet.

### Agile oder hybride Teams
Für Teams, die mit agilen Methoden arbeiten, ergänzt Kanban bestehende Scrum-Prozesse oder ersetzt sie teilweise. Ein Scrum-Team kann ein Kanban-Board nutzen, um das Sprint-Backlog und den Fortschritt während täglicher Stand-ups zu visualisieren. Hybride Ansätze wie Scrumban kombinieren die Flexibilität von Kanban mit der Struktur von Scrum – und liefern damit das Beste aus beiden Welten.

Ob Ihr Team vor Ort oder verteilt arbeitet – ein Kanbantool hilft dabei, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten, ohne Mikromanagement. Es vereinfacht die Koordination, verbessert die Transparenz und eignet sich für nahezu jedes Projekt.

## Das richtige Kanbantool wählen
Um das volle Potenzial eines Kanban-Boards auszuschöpfen, ist das richtige Tool entscheidend. Einige Anwendungen setzen auf Einfachheit, während andere zusätzliche Strukturen bieten – ideal für Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen. Die beste Lösung ist diejenige, die sich an die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams anpasst.

Hier sind einige zentrale Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Kanbantools oder einer Projektmanagement-Plattform achten sollten:

### Anpassbare Arbeitsabläufe
Ihr Tool sollte es ermöglichen, ein Board zu erstellen, das Ihre [tatsächlichen Prozesse widerspiegelt](https://wedo.com/de/features/tasks). Dazu gehört die Möglichkeit, Spalten umzubenennen, ihre Reihenfolge zu ändern und Aufgaben so zu organisieren, wie es für Ihr Projekt sinnvoll ist.

### Geteilte Ansichten für mehr Transparenz
Ein klares Board hilft allen Teammitgliedern, sofort zu erkennen, woran gearbeitet wird, was blockiert ist und was bereits erledigt wurde. Alle sollten Zugriff auf dieselbe Aufgabenliste haben und in Echtzeit Aktualisierungen vornehmen können – ohne zusätzliche Sitzungen oder Check-ins.

### Integrierte Aufgabendetails
Ein gutes Kanban-Board erlaubt es, Aufgaben zuzuweisen, Fälligkeitstermine zu setzen und Kontextinformationen direkt auf der Karte hinzuzufügen. Das erleichtert die Nachverfolgung – besonders bei Aufgaben mit mehreren Beteiligten oder strikten Fristen.

### Echtzeit-Transparenz
Änderungen sollten sofort sichtbar sein. Ein Board, das Aktualisierungen in Echtzeit anzeigt, vereinfacht das Aufgabenmanagement ohne überflüssige Nachrichten oder doppelte Arbeit. Es unterstützt Teams zudem dabei, Verzögerungen frühzeitig zu erkennen – bevor sie zu Blockern werden.

### Nahtlose Integration in bestehende Arbeitsprozesse
Ein Kanban-Board entfaltet seinen vollen Nutzen, wenn es sich in den bestehenden Workflow einfügt. Idealerweise unterstützt das Projektmanagement-Tool nicht nur die visuelle Darstellung mit Karten, sondern auch die Erstellung, Zuweisung und Bearbeitung von Aufgaben – ohne den Wechsel zwischen mehreren Plattformen.

## Kanban-Boards in WEDO nutzen
Wenn Ihr Team bereits Aufgaben in WEDO verfolgt, benötigen Sie kein neues Tool und keine zusätzlichen Schritte, um ein [Kanban-Board](https://wedo.com/de/tag/kanban-de) einzurichten – es ist bereits vollständig in die Plattform integriert.

Jeder Arbeitsbereich in [WEDO](https://wedo.com/de/features) bietet Ihnen eine Board-Ansicht im Spaltenformat, in der Aufgaben nach Abschnitten organisiert sind. Diese Abschnitte lassen sich so strukturieren, dass sie den tatsächlichen Arbeitsprozess Ihres Teams widerspiegeln – sei es „Zu erledigen / In Arbeit / Erledigt“ oder eine spezifischere Abfolge wie „Planung / Freigabe / Launch“.

Sobald Aufgaben voranschreiten, können sie per Drag-and-Drop zwischen den Spalten verschoben werden. So behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, welche Aufgaben aktiv sind, welche abgeschlossen wurden und wo eventuell noch Eingaben von anderen Teammitgliedern fehlen.

Jede Aufgabe in WEDO kann einem oder mehreren Benutzern zugewiesen werden – mit einem klaren Fälligkeitsdatum, Notizen und optionalen Status-Updates. Dank Filterfunktionen nach Frist, Status oder Zuständigkeit sehen Sie sofort, was Aufmerksamkeit erfordert, ohne das gesamte Board durchzugehen.

Was WEDO besonders effektiv macht, ist die nahtlose Verbindung Ihres Kanban-Boards mit dem restlichen Arbeitsablauf. Aufgaben, die während einer Sitzung erstellt oder einem gemeinsamen Projektbereich hinzugefügt werden, sind automatisch für das gesamte Team sichtbar – nichts geht verloren.

Sie müssen keine Notizen manuell übertragen oder separate Aufgabenlisten erstellen – alles bleibt an einem Ort, wird in Echtzeit aktualisiert und ist leicht nachvollziehbar.

![Demovideo zur Kanban-Ansicht in WEDO: Aufgaben erstellen, verschieben und in Spalten verfolgen – für eine klare Teamkoordination.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/kanban_de_c2175768cc.gif)

Ob Sie ein ganzes Projekt steuern oder einfach Ihren Arbeitsalltag besser organisieren möchten – WEDO bietet Ihrem Team ein Kanbantool, das leicht zu bedienen ist und mit Ihrem Workflow mitwächst.

## Fazit
Ein Kanban-Board dient nicht nur der Aufgabenverwaltung – es hilft Teams dabei, ihre Arbeit klar zu sehen, den Fokus zu behalten und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Ob in der Produktentwicklung, im Betrieb, Marketing oder in der Softwareentwicklung – die Kanban-Methode bietet ein System, das leicht verständlich und langfristig anwendbar ist.

Mit WEDO lässt sich dieser Ansatz mühelos in den Arbeitsalltag Ihres Teams integrieren. Sie können Aufgaben direkt während Sitzungen erstellen, in einer klaren Board-Ansicht organisieren und den Fortschritt im Blick behalten – ganz ohne ein zusätzliches Tool.

Bereit, Ihre Projekte mit mehr Klarheit und weniger Reibung zu managen? Starten Sie jetzt Ihre [kostenlose Testversion](https://wedo.com/de/signup) von WEDO – und erleben Sie, wie einfach modernes Projektmanagement mit einem leistungsstarken Kanbantool sein kann.

Erfahren Sie, wie Kanban-Boards funktionieren, wie sie sich von Scrum unterscheiden und wie Sie sie teamübergreifend mit Echtzeit-Transparenz in WEDO nutzen können.

Illustration mit dem Text „Was ist ein Kanban-Boards?“ links und Task-Karten-Symbolen in einem Raster rechts, auf blauem Hintergrund.

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Was ist ein Kanban-Board? Tools, Apps und Projektanwendungen im Überblick

Entdecken Sie, wie task batching die Konzentration stärkt und Kontextwechsel reduziert. Erfahren Sie, wie WEDO Teams dabei unterstützt, Arbeit besser zu organisieren, zu priorisieren und effizient abzuschließen.

Bild mit orangefarbenem Hintergrund und dem Titel „Task Batching Explained: How to Group Your Work for Maximum Focus“, mit einem Zahnrad-Symbol mit einer Person darin, verbunden mit drei abgehakten Kästchen, die gruppierte Aufgaben darstellen.

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Task Batching: Ähnliche Aufgaben effektiv bündeln

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Eine Assistenz der Geschäftsleitung telefoniert, während Kollegen im Hintergrund unscharf sind, überlagert mit dem Text „Wie Sie den Arbeitsalltag der Assistenz erleichtern“ und „Anwendungsbeispiele“

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Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


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Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

Eine lächelnde Person hört ihrem Gesprächspartner in einer bilateralen Besprechung zu, überlagert mit dem Text „Themen für ein bilaterales Treffen“ und „Anwendungsbeispiele“

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