![An illustration with people using the task-centered method, breaking tasks into smaller, actionable components.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Header_Task_Centered_Approach_946bf1b0df.png)

Denken Sie an das letzte Mal, als Sie an einem grossen Projekt gearbeitet haben. Hatten Sie das Gefühl, dass Ihre To-do-Listen-App überquillt, Notizzettel Ihren Schreibtisch überfluten und Deadlines immer näher rücken?

Genau dieses Chaos soll ein aufgabenorientierter Ansatz beseitigen.

Statt sich im grossen Ganzen zu verlieren, konzentriert sich dieser Ansatz auf die eigentlichen Treiber der Produktivität: Projekte und Aufgaben in überschaubare Schritte zu unterteilen, Aufgaben klar zuzuweisen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen.

Und das ist nicht nur für Projektmanagerinnen und Projektmanager relevant. Egal, ob Sie eine grosse Kampagne planen, tägliche Aufgaben bewältigen oder einfach nur eine Einkaufsliste organisieren – der Fokus auf einzelne Aufgaben statt auf das Gesamtbild kann die Art und Weise, wie Sie arbeiten, grundlegend verändern.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der aufgabenorientierte Ansatz funktioniert, welche Vorteile er für Ihre Produktivität bringt und wie Aufgabenmanagement-Tools, Vorlagen für Checklisten und Checkliste-Vorlagen Ihnen helfen können, den Überblick zu behalten.

## Was ist der aufgabenorientierte Ansatz?
Im Kern ist ein aufgabenorientierter Ansatz genau das, wonach es klingt: Der Fokus liegt auf den Aufgaben als Grundlage der Produktivität. Statt ein Projekt als eine massive Herausforderung zu betrachten, wird es in kleinere, umsetzbare Komponenten zerlegt. Es ist wie ein Puzzle – Stück für Stück setzen Sie die Teile zusammen, bis das Gesamtbild entsteht.

Was diesen Ansatz besonders macht, ist seine Einfachheit. Durch die Konzentration auf Aufgaben verlagert sich der Fokus von abstrakten Zielen hin zu greifbaren Massnahmen. Zum Beispiel anstatt zu sagen: „Die Marketingkampagne fertigstellen“, wird das Ziel in Schritte unterteilt wie: „E-Mail-Texte schreiben“, „Grafiken gestalten“ und „Beiträge für Social Media planen“. Diese Struktur schafft Klarheit darüber, was getan werden muss und wann, wodurch Projekte reibungsloser voranschreiten.

### Wie unterscheidet sich der aufgabenorientierte Ansatz von projektfokussierten Methoden?
Im Gegensatz zu projektfokussierten Methoden, die oft grössere Ziele und Zeitpläne priorisieren, konzentriert sich der aufgabenorientierte Ansatz auf die kleineren Details. Dieser Perspektivwechsel sorgt für mehr Transparenz innerhalb des Teams, macht die [Zuweisung von Aufgaben](https://wedo.com/de/features/tasks) klarer und vereinfacht die Nachverfolgung.

Während projektfokussierte Ansätze den Fortschritt häufig anhand von Meilensteinen verfolgen, überprüft der aufgabenorientierte Ansatz jeden einzelnen Schritt. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird.

### Warum der aufgabenorientierte Ansatz funktioniert
Der aufgabenorientierte Ansatz ist besonders effektiv, wenn es darum geht, Projektaufgaben zu organisieren, da er Struktur in Situationen bringt, die sonst chaotisch sein könnten. Mithilfe von Aufgabenmanagement-Tools, einer Vorlage für Checklisten oder einer To-do-Listen-App können Sie komplexe Arbeiten leichter in übersichtliche Schritte zerlegen, Prioritäten setzen und Aufgaben besser organisieren.

Wenn Sie beispielsweise mehrere Projekte gleichzeitig managen, hilft Ihnen dieser Ansatz dabei, den Überblick zu behalten. Statt sich überfordert zu fühlen, können Sie für jedes Projekt eine Aufgabenliste erstellen, die Punkte nach Deadlines oder Wichtigkeit priorisieren und sicherstellen, dass alles auf Kurs bleibt.

## Die wichtigsten Vorteile eines aufgabenorientierten Ansatzes
Ein aufgabenorientierter Ansatz ist weit mehr als nur eine Methode, um Dinge zu erledigen – er ist ein praktischer Weg, Arbeit effizienter zu organisieren, egal ob Sie alleine arbeiten oder Teil eines Teams sind.

![Grafik mit dem Titel 'Hauptvorteile eines aufgabenzentrierten Ansatzes' mit vier aufgelisteten Vorteilen: 1. Verbesserung der Zusammenarbeit im Team durch klare Aufgabenzuweisungen, 2. Zeitersparnis durch rationalisierte Prozesse, 3. Vereinfachung der Verwaltung mehrerer Projekte, 4. mehr Fokus und Klarheit durch umsetzbare Schritte.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_key_benefits_of_a_task_centered_approach_de_d557955f45.png)

Hier sind einige der herausragenden Vorteile:

### 1. Zeit sparen dank effizienter Prozesse
Statt ständig zu überlegen, woran Sie als Nächstes arbeiten sollten, bietet ein aufgabenorientierter Ansatz einen klaren Aktionsplan. Tools wie [To-do-Listen-Apps](https://wedo.com/de/features/checklists) und Aufgabenmanagement-Tools vereinfachen diesen Prozess, indem sie Ihnen helfen, Prioritäten zu setzen und Fortschritte zu verfolgen.

Für wiederkehrende Aufgaben kann eine Vorlage für Checklisten besonders hilfreich sein. So vermeiden Sie, unnötig Zeit mit der Planung von Routineaktivitäten zu verschwenden.

### 2. Verbesserung der Teamzusammenarbeit
Wenn Aufgaben klar definiert sind, wird die Kommunikation im Team wesentlich reibungsloser. Jeder kennt seine Rolle und Verantwortlichkeiten, was Missverständnisse reduziert und die Verantwortlichkeit stärkt.

Durch die Zuweisung von Aufgaben mit spezifischen Zielen können Sie sicherstellen, dass Ihre Teammitglieder abgestimmt bleiben und produktiver arbeiten.

### 3. Erleichterung beim Management mehrerer Projekte
Mehrere Projekte gleichzeitig zu managen, kann schnell überfordern. Doch wenn Sie Projekte in einzelne Aufgaben aufteilen, wird alles überschaubarer.

Mit einem Aufgabenmanagement-Tool können Sie Aufgaben strukturieren, Prioritäten setzen und flexibel auf Änderungen reagieren.

### 4. Fokus und Klarheit erhöhen
Wenn Arbeit in umsetzbare Schritte zerlegt wird, fällt es leichter, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Statt sich zerstreut zu fühlen, können Sie Ziele für jede Aufgabe setzen, diese nacheinander angehen und durch kleine Erfolge Momentum aufbauen.

## Wie aufgabenorientierte Tools den Unterschied machen
Hand aufs Herz: Niemand möchte den halben Tag damit verbringen, herauszufinden, was als Nächstes zu tun ist. Genau hier kommen die richtigen Tools ins Spiel. Sie machen den aufgabenorientierten Ansatz mühelos, sorgen für Struktur und helfen Ihrem Team, stets auf einer Linie zu bleiben.

### Aufgabenmanagement-Apps
Eine gute Aufgabenmanagement-App kann weit mehr, als nur eine Liste zu erstellen. Mit Funktionen wie Echtzeit-Updates und Fortschrittsverfolgung bleiben Sie flexibel und fokussiert. Muss etwas umpriorisiert werden? Kein Problem – verschieben Sie es einfach weiter nach oben.

Diese Apps sind perfekt für das Management mehrerer Projekte geeignet und machen es einfach, Aufgaben klar und übersichtlich an Teammitglieder zu verteilen.

### Kollaborative Plattformen für Meetings und Aufgaben
Wenn Ihre Arbeit Meetings umfasst (und das tut sie bei den meisten von uns), heben kollaborative Plattformen wie WEDO die Organisation auf ein neues Level. WEDO ist mehr als nur ein Aufgaben-Tracker – es ist ein kollaborativer Arbeitsbereich, der [Meetings und Aufgaben nahtlos miteinander verbindet](https://wedo.com/de/features/meetings).

Sie können Meeting-Agenden vorbereiten, Protokolle in Echtzeit verfassen und während der Diskussion Aufgaben zuweisen.

Beispielsweise verlässt Ihr Team nach einem Meeting nicht mit einem vagen Plan, sondern mit einer klaren Liste von Aktionspunkten, Deadlines und Verantwortlichkeiten. Bis zum nächsten Meeting haben Sie keine offenen Fragen – dank WEDOs Aufgabenverfolgung bleibt alles im Blick.

### To-do-Listen-Software
Für kleinere, alltägliche Aufgaben eignet sich To-do-Listen-Software perfekt. Sie ist wie die moderne Version von Klebezetteln – nur viel smarter. Damit können Sie Aufgaben kategorisieren, priorisieren und Fortschritte an einem Ort verfolgen, ohne wichtige Details aus den Augen zu verlieren.

Diese Tools erleichtern nicht nur Ihre Arbeit – sie machen sie intelligenter. Sie helfen Ihnen, Zeit zu sparen, Engpässe zu vermeiden und stets organisiert zu bleiben – egal, ob Sie ein Team führen oder Ihren eigenen Arbeitsalltag managen.

Umsetzung eines aufgabenorientierten Ansatzes in Ihren Workflow
Der Wechsel zu einem aufgabenorientierten Ansatz erfordert keine vollständige Überarbeitung Ihrer Prozesse, aber es bedarf einer bewussten Herangehensweise. So integrieren Sie diese Methode schrittweise in Ihren Workflow:

![Grafik mit dem Titel „Wie implementiert man ein Aufgabenorientierten Ansatzes“ mit fünf Schritten: 1. Alle Beteiligten müssen sich über die Vorteile eines aufgabenzentrierten Arbeitsablaufs im Klaren sein, 2. die richtigen Tools für die Aufgabenverfolgung und die Zusammenarbeit im Team auswählen, 3. klare Erwartungen und Standards für die Aufgabenerstellung und die Fristen festlegen, 4. klein anfangen, den Fortschritt überwachen und Feedback einholen, bevor man skaliert, 5. mit gutem Beispiel vorangehen und den Ansatz in der Praxis demonstrieren. ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_how_to_implement_task_centered_approach_de_83d5013b09.png)

### 1. Bringen Sie alle auf denselben Stand
Beginnen Sie damit, Ihrem Team zu erklären, was ein aufgabenorientierter Ansatz ist und warum er funktioniert. Zeigen Sie auf, wie das Zerlegen grosser Projekte in kleinere Aufgaben diese überschaubarer macht, die Verantwortung verbessert und alle auf Kurs hält.

Teilen Sie Beispiele, wie diese Methode Stress reduzieren und die Klarheit im Team erhöhen kann. Organisieren Sie ein Kickoff-Meeting, um die Idee einzuführen, die Vorteile zu besprechen und Erwartungen für die zukünftige Zusammenarbeit festzulegen.

### 2. Die richtigen Tools auswählen
Die Wahl der richtigen Tools ist entscheidend. Suchen Sie nach Software, die eine einfache Aufgabenverfolgung und klare Zuweisung ermöglicht, um Workflows unkompliziert anzupassen.

Das Tool sollte sowohl individuelle als auch Teamanforderungen abdecken, egal ob Sie an einem einzelnen Projekt arbeiten oder mehrere Prioritäten managen. Testen Sie die Software zunächst mit einem kleinen Team oder einem Pilotprojekt, um sicherzustellen, dass sie zu Ihrem Workflow passt.

### 3. Klare Erwartungen und Standards setzen
Legen Sie fest, wie Aufgaben erstellt, zugewiesen und verfolgt werden sollen. Beispiele für bewährte Verfahren:

- Formulieren Sie Aufgaben in klarer, verständlicher Sprache.
- Geben Sie immer Deadlines an, auch für kleinere Aufgaben.
- Aktualisieren Sie regelmässig den Fortschritt von Aufgaben, damit alle auf dem Laufenden sind.

Klare und einheitliche Richtlinien erleichtern die Einführung des neuen Workflows und fördern die Verantwortlichkeit innerhalb des Teams.

### 4. Klein anfangen und Momentum aufbauen
Die Einführung eines aufgabenorientierten Ansatzes für das gesamte Unternehmen auf einmal kann überwältigend sein. Beginnen Sie stattdessen mit einem einzelnen Projekt oder einer Abteilung. Beobachten Sie, wie sich das Team anpasst, sammeln Sie Feedback und nehmen Sie Anpassungen vor, bevor Sie den Ansatz erweitern.

### 5. Führen Sie durch Vorbild
Veränderungen beginnen bei der Führung. Wenn Sie eine Teamleitung oder Projektmanagerin bzw. Projektmanager sind, zeigen Sie die Vorteile durch aktives Vorleben: Nutzen Sie die Tools, weisen Sie Aufgaben durchdacht zu und verfolgen Sie den Fortschritt. Ihr Team wird den Ansatz eher annehmen, wenn es die Vorteile in der Praxis sieht.

## Herausforderungen im aufgabenorientierten Workflow meistern
Die Einführung eines aufgabenorientierten Ansatzes bedeutet nicht, dass Ihr Workflow von heute auf morgen perfekt funktioniert. Herausforderungen wie sich ändernde Prioritäten, die Abstimmung im Team und unerwartete Verzögerungen gehören zum Prozess dazu. Der Schlüssel liegt darin, diese Hindernisse zu antizipieren und praktische Strategien zu entwickeln, um sie zu bewältigen.

### Umgang mit sich ändernden Prioritäten
Wenn Deadlines sich überschneiden oder neue Projekte hinzukommen, kann es schnell passieren, dass Aufgaben ausser Kontrolle geraten. Hier wird Flexibilität unverzichtbar.

**Was zu tun ist:** Planen Sie Pufferzeiten in Ihren Zeitplan ein und nutzen Sie Tools, die spontane Anpassungen ermöglichen. Wenn sich der Umfang eines Projekts ändert, weisen Sie Aufgaben neu zu oder passen Sie Deadlines in Ihrem [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/kollaboratives-aufgaben-management-in-remote-teams) an, um den aktualisierten Plan abzubilden.

### Sicherstellen klarer Kommunikation
Missverständnisse können schnell zu verpassten Deadlines oder doppelter Arbeit führen. Ein aufgabenorientierter Ansatz setzt voraus, dass alle ihre Rolle kennen und verstehen, wie ihre Arbeit ins Gesamtbild passt.

**Was zu tun ist:** Überprüfen Sie regelmässig die Aufgabenverteilung im Team und stellen Sie sicher, dass jede Aufgabe klar und umsetzbar ist. Nutzen Sie Tools, die Updates zentralisieren, damit niemand im Unklaren darüber bleibt, was als Nächstes passiert.

### Umgang mit Aufgabenüberlastung
Ein gut organisierter Workflow kann trotzdem überwältigend wirken, wenn die Anzahl der Aufgaben zu hoch ist. Zu viele Dinge gleichzeitig in Angriff zu nehmen, kann zu Frustration oder Burnout führen.

**Was zu tun ist:** Seien Sie realistisch, was erreichbar ist. Verteilen Sie Aufgaben gleichmässig im Team und passen Sie Prioritäten an, wenn die Arbeitslast zu hoch wird. Kurze Pausen und das Feiern von Fortschritten können ebenfalls dabei helfen, Energie und Fokus zu bewahren.

## Fazit
Ein aufgabenorientierter Ansatz bringt Struktur und Klarheit in selbst die hektischsten Workflows. Indem der Fokus auf umsetzbare Aufgaben und klare Kommunikation gelegt wird, wird der Weg zum Erreichen Ihrer Ziele deutlich einfacher. Der wahre Vorteil entsteht, wenn Sie diesen Ansatz mit den richtigen Tools kombinieren, um alles im Blick zu behalten.

[WEDO](https://wedo.com/de) wurde entwickelt, um genau das zu erleichtern. Mit Funktionen wie geteilten Agenden, Protokollen in Echtzeit und Aufgabenverfolgung unterstützt WEDO Teams dabei, nahtlos vom Planen zur Umsetzung überzugehen. Jede Aufgabe wird zugewiesen, Deadlines sind klar definiert und Fortschritte sind für alle sichtbar. Es handelt sich um eine kollaborative Plattform, die sicherstellt, dass nichts übersehen wird und jedes Meeting mit konkreten Ergebnissen endet.

Bereit, es auszuprobieren? [Testen Sie WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup) und erleben Sie, wie es Ihren Workflow noch heute transformieren kann.

Teilen Sie Aufgaben in Schritte auf, verbessern Sie die Zusammenarbeit im Team und vereinfachen Sie Arbeitsabläufe.

Eine Mitarbeiterin nutzt den aufgabenorientierten Ansatz, um ihre Produktivität zu steigern

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Aufgabenorientierter Ansatz:  Wie kann er die Produktivität verbessern?

![This image shows 3 employees planning their tasks to meet deadlines](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Tasks_Deadline_05b8ea2e06.png)

Seien wir ehrlich: Jeder von uns war schon einmal in der Situation, in der das Einhalten mehrerer Fristen schwieriger war als gedacht. Ein einziger verpasster Fälligkeitstermin kann schnell alles durcheinanderbringen und dazu führen, dass Sie mühsam versuchen, wieder aufzuholen.

Doch was wäre, wenn Fristen gar nicht so stressig sein müssten? Mit der richtigen Herangehensweise an [die Aufgabenplanung](https://wedo.com/de/features/tasks) können sie Ihnen sogar helfen, konzentriert zu bleiben, den Überblick zu behalten und Ihre Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Egal, ob Sie als Projektmanager mehrere Projekte koordinieren oder als Teammitglied tägliche Aufgaben bewältigen – ein klar strukturiertes System zur Priorisierung und Organisation Ihrer Aufgaben kann Ihren Arbeitsalltag erheblich erleichtern.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen einfache und praxisnahe Strategien, mit denen Sie Ihre Arbeitslast optimal bewältigen. Von der Priorisierung wichtiger Aufgaben über die richtige Zeitplanung bis hin zu bewährten Methoden, mit denen Sie jede Frist einhalten können – so bleiben Sie produktiv und behalten die Kontrolle.

Sind Sie bereit, Ihre Fälligkeitstermine und Aufgaben besser zu managen? Dann lassen Sie uns direkt loslegen!

## Warum Fälligkeitstermine in der Aufgabenplanung entscheidend sind
Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, warum [Fälligkeitstermine](https://www.indeed.com/career-advice/career-development/why-are-deadlines-important) so wichtig sind. Sie sind nicht einfach nur Daten, die man im Kalender markiert – sie sind vielmehr Werkzeuge, mit denen sich grosse Ziele in überschaubare Schritte unterteilen lassen.

Haben Sie schon einmal an einem Projekt gearbeitet, das keine feste Frist hatte? Eine dieser „Machen Sie es, wenn Sie Zeit finden“-Aufgaben? Wie lange hat es tatsächlich gedauert, bis Sie es abgeschlossen haben? Wahrscheinlich zog es sich über Wochen hin oder wurde so weit nach hinten geschoben, dass es schliesslich ganz in Vergessenheit geriet.

Genau deshalb sind Fristen essenziell. Ein klar definierter Fälligkeitstermin verwandelt ein vages „Irgendwann“ in ein konkretes Ziel. Er gibt Ihnen einen Grund, Prioritäten zu setzen, sich zu fokussieren und aktiv zu werden. Ohne klare Fristen können selbst wichtige Aufgaben als optional erscheinen – und Projekte verlieren schnell an Dynamik.

Für Teams fungieren Fälligkeitstermine zudem als Orientierungshilfe. Sie ermöglichen es Projektmanagern, alle Beteiligten auf eine gemeinsame Zeitlinie auszurichten, sodass niemand im Unklaren darüber bleibt, was bis wann erledigt werden muss. Egal, ob Sie an einer Marketingkampagne arbeiten oder einen Bericht fertigstellen – eine klare Frist sorgt für Verbindlichkeit und hält den Fortschritt aufrecht.

Der Schlüssel liegt darin, Fristen zu Ihrem Vorteil zu nutzen, anstatt sich von ihnen unter Druck setzen zu lassen. Effektiv eingesetzt helfen sie Ihnen, Ihre Aufgabenplanung zu optimieren, Ihre Arbeitslast zu steuern und kontinuierliche Fortschritte zu erzielen. Wichtig ist dabei, dass Sie realistische und umsetzbare Zeitrahmen festlegen und grössere Projekte in kleinere, greifbare Aufgaben unterteilen. So arbeiten Sie nicht nur auf eine Frist hin – Sie entwickeln einen strukturierten Plan, um sie erfolgreich einzuhalten.

![Gantt-Diagramm mit den Phasen der Aufgabenplanung und -ausführung für ein Projekt. Das Diagramm enthält Meilensteine, Aufgabendauern in Tagen und Abhängigkeiten, die als horizontale Balken und Pfeile angezeigt werden.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_why_do_deadlines_matter_de_188586525a.png)

## Wichtige Aufgaben priorisieren, um Fristen einzuhalten
Haben Sie schon einmal Ihren Tag mit einer langen Aufgabenliste begonnen, nur um dann zuerst die einfachsten Aufgaben abzuarbeiten? Es fühlt sich zwar gut an, schnell Dinge abzuhaken, aber am Ende des Tages bleiben die wirklich wichtigen Aufgaben oft unangetastet liegen. Genau hier kommt die Priorisierung ins Spiel.

Viele Menschen denken, dass Aufgabenpriorisierung bedeutet, einfach nur zu entscheiden, womit man anfängt. In Wirklichkeit geht es aber darum, ein System zu schaffen, das sicherstellt, dass Sie sich zur richtigen Zeit auf die richtigen Aufgaben konzentrieren. Ohne klare Prioritäten können selbst die besten Pläne scheitern.

Wie können Sie also effektiv priorisieren, um jede Frist einzuhalten?

### 1. Wichtige Aufgaben mit grosser Wirkung identifizieren
Nicht alle Aufgaben tragen im gleichen Mass zum Erfolg eines Projekts bei. Fragen Sie sich: „Welche Aufgabe hat den grössten Einfluss auf das Gesamtergebnis?“ Diese Aufgaben sollten Vorrang vor weniger wichtigen Tätigkeiten haben. Bei einer Produkteinführung ist beispielsweise das Verfassen der Ankündigungs-E-Mail entscheidender als das letzte Feintuning am Bannerdesign.

### 2. Grosse Aufgaben in konkrete Schritte aufteilen
Grosse Aufgaben können überwältigend wirken und zu Aufschieberitis führen. Zerlegen Sie sie in kleinere, spezifische Schritte, die leichter zu bewältigen sind. Anstatt „Quartalsbericht erstellen“ auf Ihre Liste zu setzen, könnten Sie es in „Daten sammeln“, „Trends analysieren“ und „Visualisierungen erstellen“ unterteilen. Dadurch sehen Sie Fortschritte schneller und bleiben motiviert.

### 3. Eine Methode zur Aufgabenbewertung nutzen
Frameworks wie die [Eisenhower-Matrix](https://www.forbes.com/sites/hillennevins/2023/01/05/how-to-get-stuff-done-the-eisenhower-matrix-aka-the-urgent-vs-the-important/) helfen dabei, Aufgaben sinnvoll zu priorisieren:

**- Dringend und wichtig:** Aufgaben mit unmittelbaren Fristen oder grossen Konsequenzen bei Verzögerung.
**- Wichtig, aber nicht dringend:** Langfristige Ziele, die kontinuierliche Aufmerksamkeit erfordern, aber keine sofortige Aktion verlangen.
**- Dringend, aber nicht wichtig:** Aufgaben, die zwar dringend erscheinen, aber delegiert oder verschoben werden können.
**- Weder dringend noch wichtig:** Aufgaben, die ablenken und eliminiert werden sollten.

Mit dieser Einteilung wissen Sie genau, worauf Sie Ihre Zeit und Energie zuerst richten sollten.

### 4. Fristen und Abhängigkeiten berücksichtigen
Berücksichtigen Sie bei der Priorisierung immer die Fälligkeitstermine und wie Aufgaben voneinander abhängen. Blockiert eine Aufgabe den Fortschritt anderer Tätigkeiten, muss sie zuerst erledigt werden. Ebenso sollten Aufgaben mit engen Fristen Vorrang vor flexibleren Tätigkeiten haben.

### 5. Tools für die Aufgabenplanung nutzen
Ein gutes [Tool zur Aufgabenplanung](https://wedo.com/de/blog/aufgabenverwaltung-der-grosse-fruhlingsputz) kann die Priorisierung erheblich erleichtern. Funktionen wie Drag-and-Drop-Organisation, Erinnerungen und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung helfen Ihnen, den Überblick zu behalten und Prioritäten bei Bedarf anzupassen.

### 6. Prioritäten im Team klar kommunizieren
In Teams ist Priorisierung eine gemeinschaftliche Aufgabe. Projektmanager sollten klar vermitteln, welche Aufgaben sofortige Aufmerksamkeit erfordern und warum. Fördern Sie eine offene Kommunikation, sodass Teammitglieder Fragen stellen können, wenn Prioritäten unklar oder widersprüchlich erscheinen.

Indem Sie Prioritäten strategisch setzen und ein effektives System für Ihre Aufgabenplanung etablieren, stellen Sie sicher, dass Sie jede Frist einhalten und produktiv bleiben.

## Aufgaben effizient planen, um den Überblick zu behalten
Nachdem Sie Ihre Aufgaben priorisiert haben, besteht der nächste Schritt darin, sie so einzuplanen, dass Sie Ihre [Fristen einhalten](https://www.forbes.com/councils/forbescommunicationscouncil/2019/04/01/three-simple-rules-for-managing-deadlines/), ohne sich überfordert zu fühlen. Eine durchdachte Aufgabenplanung hilft Ihnen, produktiv zu bleiben und unnötigen Stress zu vermeiden.

### 1. Realistische Zeitfenster für jede Aufgabe festlegen
Eine der effektivsten Methoden zur Tagesplanung ist es, für jede Aufgabe eine realistische Zeitvorgabe zu definieren. Anstatt vage Pläne wie „Am Quartalsbericht arbeiten“ zu machen, planen Sie konkrete Schritte ein: „Verkaufsdaten analysieren (2 Stunden)“ oder „Berichtsgliederung erstellen (1 Stunde)“. So können Sie klar erkennen, was an einem Tag machbar ist, und vermeiden, den Zeitaufwand für Ihre Aufgaben zu unterschätzen.

### 2. Aufgaben nach Ihren produktivsten Stunden einplanen
Jeder Mensch hat bestimmte Tageszeiten, in denen er besonders konzentriert und effizient arbeitet. Nutzen Sie diese Hochphasen für anspruchsvolle oder priorisierte Aufgaben, die volle Aufmerksamkeit erfordern. Kleinere Tätigkeiten wie das Sortieren Ihrer Aufgabenliste oder das Beantworten von E-Mails können Sie für Zeiten mit weniger Energie reservieren.

### 3. Tools nutzen, um den Überblick zu behalten
Wie bereits erwähnt, kann eine gute Aufgabenmanagement-App die Aufgabenplanung erheblich erleichtern. Funktionen wie Abhängigkeitsverwaltung und Echtzeit-Fortschrittsverfolgung helfen Ihnen, Ihre Planung bei Bedarf anzupassen. Diese Tools ermöglichen es auch, sich mit Ihrem Team abzustimmen und sicherzustellen, dass alle über ihre Aufgaben und Prioritäten im Bilde sind.

### 4. Den Tagesplan nicht überladen
Mehr Aufgaben einzuplanen bedeutet nicht automatisch, produktiver zu sein – oft führt es nur dazu, dass Sie hinterherhinken. Seien Sie realistisch, was Sie an einem Tag bewältigen können, und lassen Sie Puffer für unerwartete Verzögerungen. Ein gewisser Spielraum kann den Unterschied ausmachen, ob Sie im Zeitplan bleiben oder in Hektik geraten.

### 5. Regelmässige Überprüfung und Anpassung der Planung
Pläne sind nicht statisch. Gewöhnen Sie sich an, Ihren Zeitplan täglich oder wöchentlich zu überprüfen und Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass alles auf Kurs bleibt. Diese Flexibilität hilft Ihnen, kontinuierlich Fortschritte zu machen und auf Veränderungen schnell zu reagieren.

Mit einer klaren Aufgabenplanung behalten Sie den Überblick, bleiben produktiv und können jede Frist einhalten, ohne sich unter Druck zu setzen.

## Aufgabenerledigung verbessern, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Wenn Sie immer wieder Schwierigkeiten haben, Aufgaben abzuschliessen, liegt das Problem oft nicht an der Aufgabe selbst, sondern an der Art und Weise, wie Sie sie angehen. Eine höhere Aufgabenerledigungsrate erfordert eine bewusste Strategie mit klaren Erwartungen, anhaltendem Fokus und einem System, das kontinuierlichen Fortschritt unterstützt.

![Grafik mit dem Titel „5 Strategien zur Verbesserung der Aufgabenerledigungsquote“, die fünf Schritte enthält: 1. Klären Sie, was zu tun ist und was das gewünschte Ergebnis ist, 2. legen Sie realistische Zeitpläne fest, die mit Ihrem Arbeitspensum übereinstimmen, 3. konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit, um Ablenkungen zu minimieren, 4. teilen Sie Ihre Ziele mit, um die Verantwortlichkeit zu erhöhen, 5. überprüfen und verfeinern Sie Ihren Prozess regelmäßig.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_5_strategies_to_improve_task_completion_rates_de_d3a190a833.svg)

Klarheit ist der erste Schritt. Bevor Sie beginnen, sollten Sie die Aufgabe genau verstehen: Was muss erledigt werden? Welches Ergebnis wird erwartet? Ohne eine klare Vorstellung kann es passieren, dass Sie Zeit mit unnötigen Schritten verschwenden oder sich im Detail verlieren. Falls Unklarheiten bestehen, stellen Sie Fragen, sammeln Sie die notwendigen Informationen oder zerlegen Sie die Aufgabe in kleinere, konkrete Handlungsschritte.

Ein realistischer Zeitplan ist ebenso entscheidend. Berücksichtigen Sie nicht nur den Fälligkeitstermin, sondern auch den tatsächlichen Zeitaufwand für die Aufgabe – unter Einbeziehung Ihrer anderen Verpflichtungen. Ein häufiger Fehler ist es, sich zu viel für einen Tag vorzunehmen. Es ist oft effektiver, weniger Aufgaben einzuplanen, diese aber konsequent zu erledigen. Qualität vor Quantität sorgt für langfristige Fortschritte.

Verantwortlichkeit kann ebenfalls eine grosse Rolle spielen. Teilen Sie Ihre Ziele mit einem Kollegen, Vorgesetzten oder einer Vertrauensperson. Wenn jemand anderes weiss, woran Sie arbeiten, steigt die Motivation, die Aufgabe auch wirklich abzuschliessen. Aufgabenmanagement-Tools helfen zusätzlich dabei, Fortschritte sichtbar zu machen und offene Punkte nicht aus dem Blick zu verlieren.

Ablenkungen zu eliminieren, klingt einfach, ist aber oft die grösste Herausforderung. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus, reservieren Sie ungestörte Arbeitszeiten und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die aktuelle Aufgabe. Selbst eine fokussierte 30-Minuten-Session kann einen grossen Unterschied machen.

Zum Schluss lohnt es sich, den Fortschritt regelmässig zu überprüfen und die eigene Arbeitsweise anzupassen. Nehmen Sie sich am Ende des Tages oder der Woche Zeit, um zu analysieren: Habe ich meine Ziele erreicht? Falls nicht, warum? Indem Sie erkennen, was Sie verlangsamt hat, können Sie Ihre Aufgabenplanung kontinuierlich verbessern. Oft liegt die Lösung nicht darin, was Sie tun, sondern wie Sie Ihre Arbeit strukturieren.

Mit diesen Strategien verbessern Sie Ihre Aufgabenerledigung, halten jede Frist ein und arbeiten effizienter – ohne unnötigen Stress.

## Zeitmanagement-Techniken, um Fristen zuverlässig einzuhalten
Konzentriert zu bleiben klingt einfacher, als es ist – besonders, wenn Ablenkungen überall lauern. Doch mit den richtigen Strategien lässt sich der Fokus aktiv verbessern, sodass Sie Ihre Aufgaben termingerecht erledigen können.

Beginnen Sie damit, offensichtliche Ablenkungen zu eliminieren. Schalten Sie unnötige Benachrichtigungen aus, informieren Sie Ihr Team, wenn Sie ungestörte Arbeitszeit benötigen, und schliessen Sie alle Tabs oder Apps, die nicht direkt mit der aktuellen Aufgabe zu tun haben. Auch ein aufgeräumter Arbeitsplatz kann helfen – je weniger visuelle Reize, desto einfacher fällt es, sich zu konzentrieren.

Wenn Ihre Gedanken abschweifen, kann die Pomodoro-Technik helfen. Dabei arbeiten Sie in konzentrierten Intervallen, beispielsweise 25 Minuten fokussiert, gefolgt von einer 5-minütigen Pause. Diese Methode hilft, engagiert zu bleiben, ohne sich zu überlasten. Falls 25 Minuten zu kurz oder zu lang erscheinen, können Sie die Intervalle an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen – wichtig ist, einen Rhythmus zu finden, der für Sie funktioniert.

Eine weitere effektive Strategie ist es, den Tag in Mikro-Deadlines zu unterteilen. Anstatt sich vorzunehmen, „den Bericht heute fertigzustellen“, setzen Sie sich kleinere, zeitgebundene Etappenziele wie „Einleitung bis 10 Uhr abschliessen“ oder „Datenanalyse bis 13 Uhr überprüfen“. Diese kleinen Erfolge halten die Motivation hoch und sorgen für stetigen Fortschritt.

Multitasking wirkt oft produktiv, ist aber tatsächlich kontraproduktiv. Wer zwischen Aufgaben hin und her wechselt, braucht mehr Zeit und macht häufiger Fehler. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf eine Aufgabe, erledigen Sie diese vollständig und gehen Sie erst dann zur nächsten über.

Auch Ihre physische Umgebung beeinflusst Ihre Produktivität. Natürliches Licht, ein ergonomischer Stuhl oder geräuschunterdrückende Kopfhörer können Ihre Konzentration erheblich verbessern. Falls Ihr Arbeitsplatz ermüdend wirkt, können schon kleine Anpassungen eine grosse Wirkung haben.

Vergessen Sie nicht, dass Pausen essenziell sind, um konzentriert zu bleiben. Ein kurzer Spaziergang, Dehnübungen oder ein paar Minuten abseits des Bildschirms helfen, den Kopf freizubekommen und neue Energie zu tanken. Sehen Sie Pausen als strategisches Werkzeug, um Ihre Produktivität langfristig zu steigern.

Mit diesen Zeitmanagement-Techniken steigern Sie Ihre Effizienz, bleiben fokussiert und können jede Frist einhalten, ohne sich gestresst zu fühlen.

## Mit WEDO immer einen Schritt voraus bleiben
Wie Sie sehen, muss das Einhalten von Fälligkeitsterminen und das Verwalten von Aufgaben keine ständige Herausforderung sein. Mit etwas Umstrukturierung und Planung können Sie herausfinden, welche Methoden für Sie am besten funktionieren, um konzentriert und organisiert zu bleiben. Sobald Sie die richtige Strategie für sich gefunden haben, behalten Sie die Kontrolle über Ihre Aufgabenplanung und vermeiden unnötigen Stress.

Die richtigen Tools können diesen Prozess erheblich erleichtern – genau hier kommt WEDO ins Spiel.

WEDO ist eine kollaborative Plattform, die das Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht. Sie ermöglicht es Ihnen, gemeinsame Traktandenlisten zu erstellen, sodass alle optimal vorbereitet sind. Während einer Sitzung können Sie in Echtzeit Protokolle führen und Aufgaben direkt an Teammitglieder zuweisen.

Nach der Sitzung sorgt WEDO dafür, dass alle Aufgaben klar definiert bleiben, indem Fortschritte verfolgt und alle relevanten Informationen sofort zugänglich gemacht werden. Mit Funktionen wie integriertem Aufgaben-Tracking, [Checklisten](https://wedo.com/de/features/checklists) und kollaborativen Arbeitsbereichen stellt WEDO sicher, dass nichts übersehen wird. So bleiben Sie organisiert und können Ihre Fristen zuverlässig einhalten.

Wenn Sie Ihr Aufgabenmanagement effizienter gestalten möchten, [testen Sie WEDO kostenlos](https://wedo.com/de/signup). Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Fälligkeitstermine, optimieren Sie Ihren Arbeitsablauf und arbeiten Sie smarter – nicht härter. Mit WEDO haben Sie alle Werkzeuge, um den Überblick zu behalten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Erfahren Sie, wie Sie mit effektiven Priorisierungs-, Planungs- und Fokussierungsstrategien die Fristen für Ihre Aufgaben einhalten können. Nehmen Sie Ihre Arbeitsbelastung noch heute in die Hand!

Ein Angestellter arbeitet an seinen täglichen Aufgaben. Eine Uhr symbolisiert den Druck, der durch die einzuhaltenden Fristen entsteht. 

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Wie Fälligkeitstermine und Aufgabenplanung erfolgreich gemeistert werden

Entdecken Sie, wie kollaboratives Aufgabenmanagement die Produktivität von Teams durch bessere Workflows, Echtzeit-Transparenz und intelligentere Aufgabenmanagement-Tools verbessert.

Teammitglieder arbeiten mithilfe einer Software zur kollaborativen Aufgabenverwaltung produktiv zusammen.

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Warum kollaboratives Arbeiten der Schlüssel zur Teamproduktivität ist ?

Erfahren Sie, wie Sie die kollaborative Verwaltung von Aufgaben in Teams an entfernten Standorten mit praktischen Strategien, Tools und Tipps umsetzen können, um die Produktivität und Abstimmung zu verbessern.

3 Mitarbeiter tauschen sich über ihre jeweiligen Aufgaben in einem gemeinsamen Projekt aus

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Kollaboratives Aufgaben-management in Remote-Teams

In einer Zeit, in der das von Taylor und Ford inspirierte pyramidale Managementsystem als starr und kulturell überholt wahrgenommen wird, entstehen allmählich neue Formen der Arbeitsorganisation.¹

Selbstverwaltungsmodelle stellen einen wichtigen Teil dieser neuen Organisationsstrukturen dar. Um zu verstehen, warum Organisationen diese Selbstmanagementmodelle einführen, muss man wissen, was die Führungskräfte von ihren Organisationen am meisten erwarten; nämlich Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit. Alle Organisationen wollen beides bis zu einem gewissen Grad erreichen. Doch in der Regel stellt das eine das andere in den Schatten. Denn zu viel Zuverlässigkeit schafft Starrheit und kann dazu führen, dass Unternehmen unempfindlich gegenüber Marktveränderungen werden. Umgekehrt besteht bei einer Überbetonung der Anpassungsfähigkeit die Gefahr, dass sich die Unternehmen verzetteln und ihren eigentlichen Zweck aus den Augen verlieren. Um zu versuchen beides miteinander in Einklang zu bringen, hilft Holokratie; das bekannteste Modell der Selbstverwaltung².

## Aber was ist Holokratie?

Laut Bernard Marie Chiquet, dem Gründer von IGI Partners (einem Unternehmen, das die Holokratie aus den USA nach Europa importiert), ist Holokratie eine Praxis, die Verantwortung fördert und die Zusammenarbeit im Dienste des Unternehmenszwecks unterstützt. In dieser Praxis gibt es keinen Manager im eigentlichen Sinne mehr, sondern jeder ist aufgefordert, sich selbst zu managen, und muss Führungsqualitäten zeigen. Das bedeutet jedoch nicht, dass es keine Struktur mehr gibt. In der Holokratie ist von einer „holistischen Struktur“ die Rede. Hier ist ein Schema, das die Funktionsweise dieser Struktur veranschaulicht:

![Diagramm, das die Kreisstruktur und Rollen in der Holacracy zeigt, wie autonome Teams und vernetzte Rollen ohne traditionelle Hierarchie funktionieren.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Holacratiezero_waste_2_b5d669a833.jpg)


### Der Superkreis
...oder auch allgemeiner Unternehmenskreis genannt, repräsentiert das Unternehmen als Ganzes. Er besteht insbesondere aus dem 1. und 2. Link von jedem Teilkreis.

### Der Teilkreis
...steht für autonome Teams, in denen jede Person eine Rolle hat und für das gleiche Ziel arbeitet. Teilkreise bilden sich oder lösen sich auf, je nach der Bedürfnisentwicklung der Organisation.

### Die Rolle
...ist eine Reihe von Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation. Die Rollen können erstellt, geändert oder aufgehoben werden. Personen haben in der Regel mehr als eine und in mehreren Kreisen. Es gibt operative Rollen und strukturelle Rollen. Die verschiedenen strukturellen Rollen, die weniger auf die Ausführung von operativen Aufgaben abzielen, sollen das reibungslose Funktionieren des Teams (= Teilkreis) und der Organisation gewährleisten. Hier sind die beiden wichtigsten strukturelle Rollen:

    **1. Link:** In jedem Unterkreis übernimmt eine Person die Rolle des Coachs, ähnlich dem Manager in einem Pyramidensystem. Diese Person ist für die Zuweisung von Rollen, die Verwaltung von Finanzen und Prioritäten, das Coaching von Teammitgliedern und die Aufrechterhaltung einer guten Atmosphäre verantwortlich. Diese Aufgaben nehmen etwa 10 % der Zeit in Anspruch, der Rest wird je nach Fähigkeiten für andere Rollen verwendet.
    
    **2. Link:** ist verantwortlich für die Eskalation einer Situation von einem Teilkreis zum Superkreis, wenn diese die Autorität des betreffenden Teilkreises überschreitet.

Um besser und effizienter organisiert zu sein als in einer sogenannten klassischen Struktur, stützt sich das „holistische Konzept“ auf drei [Arten von Besprechungen](https://wedo.com/de/features/meetings). Die sogenannten :

- **Strategietreffen**, die darauf abzielen, die Ausrichtung des Unternehmens festzulegen.
- **Governance-Sitzungen**, die dazu dienen, an der Organisation zu arbeiten, ohne operative Punkte anzusprechen.
- und **Triage**, deren Ziel es ist, in der Organisation zu arbeiten, d. h. an konkreten (operativen) Themen zu arbeiten, die entwickelt werden sollen.

Bei diesen Sitzungen sind eine bestimmte Reihenfolge, strenge Regeln sowie bestimmte Rollen einzuhalten. Jeder Teilnehmer wird gebeten, abwechselnd zu sprechen und Ideen oder Spannungen vorzubringen. Das Ziel ist es, gemeinsam Lösungen zu finden und so die Organisation durch die Beteiligung jedes Einzelnen weiterzuentwickeln.

### Holokratie: ein kultureller Paradigmenwechsel

Die Einführung der Holokratie ist nicht nur eine organisatorische Transformation, sondern auch eine tiefgreifende Veränderung der Unternehmenskultur. Eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, sich von der Kultur der Hierarchie und Kontrolle zu verabschieden, die in traditionellen Systemen tief verwurzelt ist. Die Mitarbeiter, die an starre Strukturen mit klaren Befehlsketten gewöhnt sind, müssen lernen, selbstständig zu funktionieren und individuelle Verantwortung zu übernehmen.

![Diagramm zum Vergleich von Holacracy und traditionellem pyramidalen System, das strukturelle Unterschiede und organisatorische Auswirkungen zeigt.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_2_bdb429a01e.png)

Dies erfordert nicht nur eine neue Art des Denkens, sondern auch eine neue Art der Zusammenarbeit. In einer holistischen Struktur müssen sich die Mitarbeiter eine gewisse Form der individuellen Führung aneignen, während sie gleichzeitig enger mit ihren Kollegen zusammenarbeiten. Die kollaborative Entscheidungsfindung, die das Herzstück der Holokratie ist, kann länger dauern und mehr Geduld erfordern als in einem Pyramidenmodell. Allerdings führt dieser Ansatz zu mehr Transparenz, individueller Verantwortung und Ausrichtung innerhalb der Teams. Jeder Mitarbeiter wird ermutigt, die Initiative zu ergreifen und sich stärker an Entscheidungsprozessen zu beteiligen. Dies schafft ein Umfeld, in dem Autonomie nicht nur gefördert, sondern auch wertgeschätzt wird. Holokratie treibt auch eine offenere und regelmässigere Kommunikation zwischen den Teammitgliedern voran, wodurch Informationssilos abgebaut und der Teamgeist gestärkt werden.

Ein weiterer Schlüsselaspekt ist, dass Unternehmen bereit sein müssen, ihre Belohnungs- und Anerkennungssysteme neu zu erfinden. In einer holokratischen Organisation sind traditionelle Beförderungen nicht mehr relevant, da es keine hierarchischen Ebenen mehr gibt, die man erklimmen muss. Dies stellt das traditionelle Modell der Karriereentwicklung auf den Kopf. Die Mitarbeiter müssen durch andere Formen der Anerkennung motiviert werden, z. B. durch erweiterte Verantwortungsbereiche, die Möglichkeit, zu verschiedenen Projekten beizutragen, oder durch regelmässige Feedbackmechanismen. Damit dieses System gut funktioniert, müssen die Mitarbeiter auch eine klare Vorstellung von ihren Zielen haben und verstehen, wie ihre Arbeit zur Daseinsberechtigung der Organisation beiträgt.

## Die Grenzen der Holokratie :

Obwohl die Holokratie von vielen Unternehmen übernommen wurde, haben einige, wie die Amazon-Tochter Zappos, sie wieder aufgegeben oder sich nie daran gehalten. Denn diese Struktur hat auch ihre Grenzen, wie z. B. starre Besprechungsregeln, Einschränkungen der Meinungsfreiheit und eine in Frage gestellte Effizienz. Diese verschiedenen Punkte beeinflussten die Entscheidung von Zappos, sich zurückzuziehen.⁴.

In Bezug auf die Rollen zeigt das Beispiel von Zappos, dass ein Mitarbeiter etwa 7,4 Rollen mit durchschnittlich 3,47 Verantwortlichkeiten pro Rolle hat. Das heisst, insgesamt mehr als 25 Verantwortlichkeiten pro Mitarbeiter. Diese Vielzahl von Rollen erschwert die Arbeitsorganisation, die Einstellung von Mitarbeitern und die Festlegung von Gehältern, da es schwierig wird, ein gerechtes Gehalt zu ermitteln. Da die Beschäftigten immer mehr Rollen übernehmen, ist es fast unmöglich, ein marktübliches Gehalt festzulegen.

Ein weiterer heikler Punkt bei der Einführung der Holokratie ist der Bedarf an mehr Disziplin. In einem Modell, in dem die Einzelnen mehr Autonomie und Verantwortung haben, kann es für einige leicht sein, die Prioritäten des Unternehmens aus den Augen zu verlieren. Ausserdem passen sich nicht alle Persönlichkeiten leicht an dieses Mass an Selbstmanagement an. Einige Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise stärker gestresst, weil sie ohne die traditionelle Führung mehr Initiative ergreifen und Verantwortung übernehmen müssen. Dies kann auch zu Unklarheiten bei der Aufgabenverteilung führen, insbesondere in komplexeren oder grösseren Organisationen, in denen Kommunikation und Koordination von entscheidender Bedeutung sind.

Trotz ihres Images als innovatives Managementsystem ist die Holokratie nicht für alle Unternehmen geeignet. Ihre Einführung kann Jahre dauern und dazu führen, dass viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Für grosse Unternehmen ist eine teilweise Einführung empfehlenswert. Für Start-ups und KMU, deren Organisation anpassungsfähig sein muss und die relativ klein sind, scheint sie eine geeignete Lösung zu sein. Im Übrigen sind viele dieser Unternehmen sogenannte „Early Adopters“. ⁵

## Holokratie und Konfliktmanagement

Der Umgang mit Spannungen ist ein Schlüsselelement in einer holistischen Organisation. Spannungen werden laut Holokratie als Abweichungen zwischen dem aktuellen Zustand der Organisation und dem, was eine ideale Situation sein könnte, definiert. Diese Spannungen werden oft als Chancen für Verbesserungen gesehen. Allerdings kann der Umgang mit Spannungen manchmal auch zu einer Quelle der Frustration werden. Denn wenn sie nicht schnell oder effektiv angegangen werden, können sie zu Konflikten zwischen den Teammitgliedern führen.

Die Rolle des Moderators ist daher entscheidend, um sicherzustellen, dass Spannungen auf konstruktive Weise gelöst werden. In einer traditionellen Struktur werden Konflikte oft von oben nach unten behandelt, wobei ein Manager oder Vorgesetzter die Rolle des Schlichters übernimmt. In der Holokratie erfolgt die Konfliktlösung eher horizontal, wobei die Teams oft selbst Lösungen für auftretende Probleme finden müssen. Dies erfordert von den Teammitgliedern ein hohes Mass an Reife und Kommunikationsfähigkeiten. Damit dies funktioniert, muss die Organisation klar definierte Konfliktlösungsprozesse und klare Rahmenbedingungen für die Eskalation von Spannungen einführen.

## Die langfristigen Vorteile von Holokratie

Trotz der Herausforderungen, welche das Konzept mit sich bringt, bietet es langfristig viele potenzielle Vorteile. Durch die Einführung eines flexibleren Führungsmodells können Unternehmen ihre Widerstandsfähigkeit gegenüber Marktveränderungen erhöhen. Die grössere Autonomie der Teams fördert die Innovation, da Ideen schneller entstehen und umgesetzt werden können, ohne eine lange Kette von Genehmigungen durchlaufen zu müssen. Diese erhöhte Reaktionsfähigkeit ist in Branchen, die sich schnell verändern und in denen Anpassungsfähigkeit ein Schlüsselfaktor für den Erfolg ist, von entscheidender Bedeutung.

Einer der grössten Vorteile ist die Förderung und bessere Nutzung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. Denn die Mitarbeiter sind nicht mehr auf eine einzige definierte Rolle oder Position beschränkt; sie können je nach ihren Talenten und Interessen zu verschiedenen Projekten und Kreisen beitragen. Dadurch wird auch verhindert, dass bestimmte Talente oder wertvolle Fähigkeiten ungenutzt bleiben. Dieser Ansatz kann zu einer höheren Arbeitszufriedenheit und einer stärkeren Bindung von Talenten führen. Denn damit spüren die Mitarbeiter, dass sie grössere Freiheit haben, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und ihren Handlungsspielraum innerhalb der Organisation zu erweitern.¹⁰

Schliesslich ermöglicht Holokratie eine höhere organisatorische Agilität. Unternehmen, die dieses Modell anwenden, reagieren häufig schneller auf Marktveränderungen, da sie nicht durch starre Strukturen gebremst werden. Entscheidungen werden schneller und näher an den operativen Teams getroffen, sodass die Strategien in Echtzeit angepasst werden können. Diese Flexibilität kann ein grosser Wettbewerbsvorteil sein, vor allem in dynamischen Märkten, in denen die Fähigkeit, schnell auf Veränderungen zu reagieren, von entscheidender Bedeutung ist.

![Diagramm, das die Vorteile der Holacracy zeigt, mit Schwerpunkt auf Anpassungsfähigkeit, Autonomie und Teamabstimmung.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/blog_task_organisation_4_steps_5_03dca69fe9.png)

## Holokratie und Innovation: eine gewinnbringende Synergie

Eine der grossen Stärken der Holokratie liegt in ihrer Fähigkeit, Innovationen zu fördern. Durch den Wegfall hierarchischer Barrieren fühlen sich die Mitarbeiter freier, neue Ideen vorzuschlagen, auch wenn diese abseits der üblichen Wege liegen. Diese Fähigkeit, neue Ideen hervorzubringen, ist in einer Welt, in der sich die Märkte schnell verändern und Unternehmen sich ständig neu erfinden müssen, von entscheidender Bedeutung. Holokratie fördert auch das kalkulierte Eingehen von Risiken, da jeder Kreis im kleinen Rahmen experimentieren kann, ohne schwerwiegende Folgen für die gesamte Organisation befürchten zu müssen.

Darüber hinaus ermöglicht Holokratie das schnellere Testen von Ideen. Jeder Kreis kann unabhängig Entscheidungen treffen und Prototypen oder Pilotprojekte einführen, ohne auf die Zustimmung einer obersten Führungsebene warten zu müssen. Dadurch verkürzt sich die Zeit bis zur Markteinführung und das Unternehmen bleibt wettbewerbsfähig. Dies ist besonders vorteilhaft für Startups oder schnell wachsende Unternehmen, bei denen die Fähigkeit zur Innovation und schnellen Anpassung entscheidend für das Überleben und Gedeihen ist.

Holokratie fördert auch die Vielfalt der Sichtweisen, indem sie jedem, unabhängig von seiner Rolle oder seinem Status, erlaubt, zum kollektiven Denken beizutragen. Diese Vielfalt ist ein starker Motor für Innovationen, da sie es ermöglicht, unterschiedliche Ideen miteinander zu konfrontieren und kreativere Lösungen zu erforschen. Sie hilft auch, die Tendenz zum Einheitsdenken zu durchbrechen, indem sie die Einbeziehung von Stimmen aus allen Ebenen fördert und jedem die Möglichkeit gibt, aktiv an der Wertschöpfung des Unternehmens mitzuwirken.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Holokratie ein innovatives Managementmodell ist, das klassische Strukturen in Frage stellt. Seine Anwendung bringt jedoch Herausforderungen mit sich, insbesondere im komplexen Management von Rollen und Organisation. Sie eignet sich für agile Unternehmen wie [Start-ups und einige KMUs](https://wedo.com/de/industries/sme), ist aber keine Universallösung, vor allem nicht für grosse Strukturen. Jedes Unternehmen sollte daher vor der Einführung seine spezifischen Bedürfnisse sorgfältig prüfen und geeignete Anpassungen für einen erfolgreichen Übergang vorbereiten.

Haben Sie Lust, Holokratie in Ihrem Unternehmen zu testen? WEDO kann Ihnen dabei mit unserem umfassenden Governance-Modul helfen, das diesem Managementsystem gewidmet ist. Um mehr zu erfahren, buchen Sie eine kostenlose Demoversion von einem unserer Spezialisten.

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### Governance Funktion in WEDO
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**Referenzen**

1. GROSJEAN, VINCENT, LEÏCHLÉ, JACQUES und THÉVENY, LAURENT, 2016. Les nouvelles formes d'organisation du travail: opportunités ou illusions? . 2016. Vol. 245, pp. 6-9.
2. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.
3. CHIQUET, Bernard Marie und APPERT, Étienne, 2013. Eine neue Managementtechnologie: Holacracy. Goussonville: IGI partners. ISBN 978-2-9545641-1-1. 658.002 22
4. CASTILLO, Amanda, 2018. Holacracy, die Utopie, die ohne Chef auskommt. Le Temps [online]. 5. Oktober 2018. [Abgerufen am 17. April 2022]. Verfügbar unter: https://www.letemps.ch/economie/holacratie-lutopie-se-passe-chef
5. BERNSTEIN, Ethan, BUNCH, John, CANNER, Niko und LEE, Michael, 2016. Beyond the Holacracy Hype. Harvard Business Review. August 2016. pp. 38-49.

Holacracy verändert Organisationen, indem sie Zuverlässigkeit und Anpassungsfähigkeit vereint, im Gegensatz zu traditionellen pyramidalen Systemen. Entdecken Sie ihre Vorteile und Herausforderungen.

Bild von Menschen, die in einem von Holacracy inspirierten Arbeitsumfeld zusammenarbeiten, wobei jeder autonom und ausgeglichen zu gemeinsamen Zielen beiträgt.

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Holokratie: Management-Revolution oder organisatorische Herausforderung?

![Antoine Sudan et David Dutch, accompagnés d'Alexia Borg, journaliste chez Forbes](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/willkommen_6c64ea9d3b.png)

In einem faszinierenden [Forbes-Artikel](https://www.forbes.fr/brandvoice/wedo-la-plateforme-collaborative-qui-simplifie-la-gestion-des-taches-et-des-reunions/) sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens. WEDO hat sich von einem kleinen Schweizer Start-Up zu einem globalen Akteur in der kollaborativen Softwareranche entwickelt. Das Interview, das in Paris stattfand, beleuchtet den Weg von WEDO über die letzten neun Jahre. Was als Freundschaft und gemeinsame Leidenschaft begann, hat sich zu einem florierenden Unternehmen mit mehr als 600 Kunden und 15 engagierten Mitarbeitern entwickelt. 

Doch es handelt sich nicht nur um eine Rückschau. Der Artikel bietet auch Eiblicke, wie die WEDO-Plattform Unternehmen weltweit dabei hilft, ihre Aufgaben- un Sitzungsmanagement-Prozesse zu optimieren. Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Punkte des Interviews zusammen und untersuchen, was WEDO in einer zunehmend wettbewerbsintensiven Branche auszeichnet. 

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## WEDO: Die kollaborative Plattform, die Aufgaben- und Sitzungsmanagement vereinfacht

[Die kollaborative SaaS-Plattform von WEDO](https://wedo.com/de) hat sich schnell als bevorzugte Lösung für Unternehmen etabliert, die ihre internen Abläufe optimieren möchten. Die Plattform wurde entwickelt, um alle Aspekte der Sitzungsvorbereitung und des Aufgabenmanagements zu vereinfachen, von der Erstellung detaillierter Agenden bis hin zur Echtzeit-Verfolgung des Projektfortschritts. Mit WEDO können sich Teams auf das Wesentliche konzentrieren: Aufgaben effizient und sicher zu erledigen. 

## Was zeichnet WEDO aus?

Es gibt einige wesentliche Gründe, warum mehr als 600 Unternehmen WEDO als ihre bevorzugte Plattfirm gewählt haben:

1. **Benutzerfreundlichkeit:** WEDO ist einfach eizurichten und sofort nutzbar. Im Gegensatz zu vielen anderen Kollaborationstools ist WEDO intuitiv und leicht zu implementieren, sodass nur minimale Schulungen erforderlich sind. “Wir haben festgestellt, dass Teams die schnelle Eiführung von WEDO ohne die steile Lernkurve, die bei anderen Plattformen oft erforderlich ist, schätzen”, sagt David Dutch, Mitbegründer von WEDO. 
2. **Mehrsprachige Unterstützung:** Die WEDO-Plattform ist in mehreren Sprachen verfügbar, darunter Französisch, Englisch, Deutsch und Italienisch. Dies macht sie besonders beliebt bei europäischen Unternehmen, die ein Kollaborationstool suchen, das die unterschiedlichen sprachlichen Anforderungen ihrer Mitarbeiter erfüllt. 
3. **All-in-One Kollaboration**: WEDO ist nicht nur ein Sitzungstool, sondern eine umfassende Lösung, die Projektmanagement, [Aufgabenverfolgung ](https://wedo.com/de/features/tasks)und Echtzeit-Kollaboration integriert. Nutzer können Tagesordnungen vorbereiten, Sitzungsprotokolle erstellen und die Erledigung von Aufgaben von einer Sitzung zur nächsten verfolgen. Dieser [All-in-One](https://wedo.com/de/features) Ansatz für die Zusammenarbeit ist das, was WEDO auszeichnet und Teams dabei hilft, organisiert zu bleiben, ohne mehrere Tools jonglieren zu müssen. 


![meeting management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes_2_FR_5f46399cb5.png)

## Sicherheit im Mittelpunkt von WEDOs Innovation

In einer Welt, in der Datenverletzungen und Sicherheitsprobleme für Unternehmen von zentraler Bedeutung sind, hat WEDO Sicherheit zu einem Kernelement seiner Plattform gemacht. Die SaaS-Plattform wurde unter [Berücksichtigung des Datenschutzes](https://wedo.com/de/security) entwickelt, sodass Unternehmen ohne Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit zusammenarbeiten können. 

“Unsere Plattform wird auf ISO 27001-zertifizierten Servern in der Schweiz gehostet, die sowohl den GDPR- als auch den Schweizer revDSG-Vorschriften entsprechen”, erklärt Antoine Sudan, Mitbegründer von WEDO. “Das gibt unseren Kunden die Sicherheit, dass ihre sensiblen Daten geschützt und in Übereinstimmung mit den strengsten Vorschriften gespeichert werden”. 

Zusätzlich zu Verschlüsselungs- und Konformitätsfunktionen stellt WEDO sicher, dass alle Daten lokal in Europa gespeichert werden, wodurch das Risiko von Problemen mit der Datensouveränität minimiert wird - eine wichtige Sorge für Unternehmen in stark regulierten Branchen.  

## Innovation: AI-Tools für die Zukunft

WEDOs Engagement für kontinuierliche Verbesserung endet nicht bei Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Das Unternehmen arbeitet ständig daran, seine Plattform weiterzuentwickeln, um die Bedürfnisse seiner Nutzer besser zu erfüllen. “Wir entwickeln derzeit AI-Tools, die unsere Plattform nicht nur intuitiver machen, sondern auch umsetzbare Erkenntnisse liefern, damit Teams effizienter arbeiten können”, erklärt David Dutch. 

Dieser AI-gesteuerten Tools konzentrieren sich auf die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Priorisierung von Aufgaben und die Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Da Unternehmen zunehmend intelligentere und effizientere Lösungen verlangen, positioniert sich WEDO als führendes Unternehmen im Bereich AI-gestützter Zusammenarbeit.

## Echte Auswirkungen: Wie WEDO Unternehmen transformiert

Die SaaS-Plattform von WEDO ist nicht nur ein Software-Tool, sondern eine transformative Lösung für Unternehmen aus [verschiedenen Branchen](https://wedo.com/de/category/anwendungsbeispiele). [Unternehmen, die WEDO nutzen](https://wedo.com/de/category/kundenberichte), haben erhebliche Verbesserungen in der Effizienz von Sitzungen, der Aufgabenerledigung und im gesamten Projektmanagement festgestellt.

Ein Beispiel ist ein mittelständisches europäisches Technologieunternehmen, das mit unorganisierten Sitzungen und verpassten Fristen zu kämpfen hatte. Nach der Implementierung von WEDO reduzierte sich die in Sitzungen verbrachte Zeit um 30 %, und die Erledigungsquote der Aufgaben stieg um 25 %. Diese Art von Einfluss ist der Grund, warum sich immer mehr Unternehmen für WEDO entscheiden, um ihre internen Abläufe zu vereinfachen.

![Task Management with WEDO](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Forbes1_FR_871022caa4.png)

## Wie hebt sich das Unternehmen von der Konkurrenz ab?

Der erste Differenzierungsfaktor liegt im Tool selbst. Im Gegensatz zu einigen hochspezialisierten Softwarelösungen wurde WEDO als dynamische und flexible Plattform entwickelt, die eine breite Palette von Anwendungsfällen und Branchenbedürfnissen abdeckt (z. B. [Gemeinderäte](https://wedo.com/de/industries/municipal-administrations), [Teammeetings](https://wedo.com/de/use-cases/team-meetings), [Projektmanagement](https://wedo.com/de/features/project-management)). Im Vergleich zu Angeboten wie denen von Microsoft verfolgt das Unternehmen einen ganzheitlicheren Ansatz mit einem “All-in-One”-Tool, das die Zersplitterung von Informationen über verschiedene Softwarelösungen hinweg vermeidet. Mit WEDO müssen Benutzer nicht mehr zwischen mehreren Anwendungen jonglieren – alles ist griffbereit. Das Unternehmen strebt danach, das ideale Gleichgewicht zwischen Spezialisierung und Generalisierung zu finden.

Der zweite Differenzierungsfaktor ist der kundenorientierte Ansatz, der es dem Unternehmen ermöglicht, die Bedürfnisse seiner Kunden zu verstehen und massgeschneiderte Lösungen anzubieten. Der Support wird für seine Qualität und Schnelligkeit sehr geschätzt, mit einer durchschnittlichen Antwortzeit von 4 Minuten im Jahr. Diese enge Beziehung führt zu einer hervorragenden Benutzererfahrung, hoher Kundenbindung und positiven Mundpropaganda-Empfehlungen.

## Warum ist dieser Artikel in Forbes wichtig?

Ein Artikel in Forbes zu erscheinen, ist nicht nur eine Ehre, sondern auch ein Zeichen für den bedeutenden Einfluss, den WEDO auf die Geschäftswelt hat. Während wir unsere Plattform weiterentwickeln und unsere Nutzerbasis vergrössern, ist dieser Artikel ein Meilenstein, der unseren Ansatz und den Mehrwert, den wir unseren Kunden bieten, bestätigt.

Mit mehr als 600 Unternehmen, die WEDO in Europa und darüber hinaus nutzen, sind wir gespannt auf die Zukunft und die Rolle, die unsere Plattform bei der Transformation der Zusammenarbeit in Unternehmen spielen wird.

## Fazit

Bei WEDO sind wir bestrebt, Unternehmen die Werkzeuge zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Wir gewährleisten zudem Datensicherheit und steigern die Produktivität. Unser Artikel in Forbes unterstreicht den Einfluss, den wir auf die Geschäftswelt haben, aber wir hören hier nicht auf. Mit der kontinuierlichen Innovation von AI-Tools und Sicherheitsverbesserungen freuen wir uns darauf, zu sehen, wie WEDO die Zukunft der Arbeit gestalten wird.

**Möchten Sie mehr erfahren? Kontaktieren Sie uns noch heute, um eine Demo zu vereinbaren oder mehr über unsere Plattform zu erfahren.**

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In einem faszinierenden Forbes-Artikel sprach Alexia Borg mit den Mitbegründern von WEDO über die beeindruckende Entwicklung des Unternehmens.

Antoine Sudan und David Dutch zu Gast bei Forbes

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Forbes stellt WEDO in “Successful Companies” vor

## Tauchen Sie mit SEBconnect in die Welt von WEDO ein!

In diesem Video stellt Ihnen Sébastien Bouvier, als anerkannter Spezialist für Produktivitätstools, WEDO vor. Eine innovative Plattform für das gemeinsame Projektmanagement. Nach einer gründlichen Evaluierung fasst Sébastien die zahlreichen Funktionen von WEDO zusammen, welche die Teamarbeit revolutionieren. Erkunden Sie, wie dieses Tool nicht nur Ihre Organisation optimieren, sondern auch die Synergie und Effizienz Ihrer gemeinsamen Projekte steigern kann.

_Video auf Französisch_

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In diesem Video stellt Ihnen Sébastien Bouvier, als anerkannter Spezialist für Produktivitätstools, WEDO vor.

Sebastien Bouvier testet WEDO auf seinem SebConnect-Kanal

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Sébastien Bouvier testet WEDO

![elektronische signatur für Berichte](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/e_signature_DE_4ba8a454f9.png)

Wir freuen uns, die Einführung einer lang erwarteten neuen Funktion auf unserer Plattform ankündigen zu können: [qualifizierte elektronische Signatur](https://wedo.com/de/features/electronic-signatures) für Sitzungsprotokolle.

Diese Funktion wurde auf Wunsch unserer Kundinnen und Kunden entwickelt, um allen Gremien mit formellen Entscheidungsprozessen die **rechtliche Verwaltung Ihrer Dokumente** zu vereinfachen.

Mit qualifizierten elektronischen Signaturen können Sie Ihre Sitzungsprotokolle jetzt rechtsgültig und in Konformität mit den **Schweizer und europäischen Gesetzen** unterzeichnen. Ob für Verwaltungs-, Stiftungsrats- oder Vorstandssitzungen, diese Lösung wurde für all Ihre verbindlichen Protokolle entwickelt.

[Entdecken Sie die elektronische Signatur](https://www.youtube.com/watch?v=5QzrSOBBp3w)


Netzwerkadministratoren können die elektronische Signatur jetzt in den Netzwerkeinstellungen aktivieren. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an unser Support Team.

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Wir freuen uns, die Einführung einer lang erwarteten neuen Funktion auf unserer Plattform ankündigen zu können: qualifizierte elektronische Signatur für Sitzungsprotokolle.

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Qualifizierte elektronische Unterschrift für Ihre Berichte

![Signature électronique ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Signature_c364cb66c9.png)

Elektronische Unterschriften sind zu einem unverzichtbaren Bestandteil der Digitalisierungsstrategie eines jeden Unternehmens geworden. Es gibt genügend Gründe für den Umstieg: Zum einen sind elektronische Signaturen dank schnellerer Bearbeitungszeiten und geringerer Kosten viel effizienter. Zudem ersparen sie das ständige Hin und Her zwischen Drucker, Scanner und Poststelle. Sie ermöglichen es, Dokumente überall und jederzeit sicher zu unterzeichnen.

Allerdings gibt es einen grundlegenden Unterschied zwischen der Wahrnehmung von digitalen Signaturen und handschriftlichen Unterschriften. Im Gegensatz zu handschriftlichen Unterschriften beruht die Authentizität einer sicheren elektronischen Signatur nicht auf ihrem visuellen Erscheinungsbild, sondern auf dem dazugehörenden **elektronischen Zertifikat**, das von dem vertrauenswürdigen Dienstanbieter bereitgestellt wird.

Falls einigen das Konzept noch unklar ist, erklärt dieser Artikel, wie 2.0-Signaturen funktionieren und welchen rechtlichen Geltungsbereich sie haben.

### 3 Typen von elektronischen Signaturen und ihr rechtlicher Geltungsbereich

**a. Einfache elektronische Signatur (EES)**

Die EES ist die Grundstufe der elektronischen Signatur. Sie wird im Allgemeinen für Dokumente verwendet, bei denen das Haftungsrisiko gering ist. So kann beispielsweise das Protokoll einer informellen Teamsitzung mit einer EES unterzeichnet werden. Ihr rechtlicher Geltungsbereich wird anerkannt, aber sie bietet keine eindeutige Identifizierung des Unterzeichners oder eine Garantie für die Integrität des Dokuments.

**b. Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)**

Die FES bietet einen höheren Sicherheitsgrad als die vorherige. Sie ist eindeutig mit dem Unterzeichner über eine vorab registrierte Handynummer verknüpft. Bei Sitzungsprotokollen von Projekten, bei denen es auf mehr Details ankommt, kann eine FES erforderlich sein. Diese Unterschrift gewährleistet eine bessere Rückverfolgbarkeit und ist rechtlich weitgehend anerkannt.

**c. Qualifizierte elektronische Signatur (QES)**

Die QES ist die sicherste Form der elektronischen Signatur. Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat und einer sicheren Signaturerstellungseinheit, die von einem Trusted Service Provider (TSP) ausgestellt wird. Diese Registrierung muss zuvor auf einer Online-Plattform oder persönlich erfolgen, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Bei wichtigen oder vertraulichen Sitzungen, wie z. B. Verwaltungsratssitzungen oder Generalversammlungen, bei denen Entscheidungen von erheblicher rechtlicher und finanzieller Tragweite getroffen werden, ist die QES in der Regel erforderlich. Es ist als einzige Form der elektronischen Signatur im Rahmen der eIDAS-Verordnung der Europäischen Union und des Schweizer Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) als gleichwertig mit der handschriftlichen Unterschrift anerkannt.

![Rechtliches Gewicht elektronische signatur](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/DE_legal_weight_v2_4990f27239.png)

### Qualifizierte elektronische Signatur (QES): das Nonplusultra an Sicherheit

Die QES ist das Nonplusultra in Sachen Sicherheit und Vertrauen auf dem Feld der elektronischen Signaturen. Sie erfordert eine strenge Identitätsprüfung und wird über ein sicheres Gerät erzeugt. Um eine QES zu verwenden, muss der Unterzeichner ein qualifiziertes Zertifikat von einem Trusted Service Provider wie Swisscom erhalten. Dieses Zertifikat enthält verifizierte Daten über die Identität des Unterzeichners.

Eine QES ist also immer persönlich und kann nicht zurückgewiesen werden. Das bedeutet, dass in Fällen, in denen das Gesetz eine handschriftliche Unterschrift für ein Dokument verlangt, diese durch ein QES ersetzt werden kann. Unternehmen, die in einem stark regulierten Umfeld tätig sind, können sich für die QES als Standard-Unterschriftsmethode entscheiden, um sicherzustellen, dass sie die Compliance-Anforderungen erfüllen.

**3. So verwenden Sie die QES**

Um eine QES einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

- Wählen Sie einen zertifizierten Trusted Service Provider. In diesem Fall arbeitet WEDO mit Swisscom zusammen, deren Dienst ganz Europa abdeckt und die gesetzlichen Anforderungen der europäischen eIDAS-Verordnung und des schweizerischen Bundesgesetzes über ZertES erfüllt.
- Lassen Sie Ihre Identität überprüfen. Sie können Ihre Identität online oder in einem autorisierten Swisscom-Shop bestätigen lassen. Besuchen Sie [diese Seite](https://srsident.trustservices.swisscom.com/en/) für weitere Informationen über die verschiedenen Registrierungsmöglichkeiten.
- Holen Sie sich Ihr qualifiziertes Zertifikat.
- Erstellen Sie in Ihrem WEDO-Netzwerk Ihre Unterschrift zum ersten Mal und bestätigen Sie sie, indem Sie Ihr qualifiziertes Zertifikat hochladen.
- Unterzeichnen Sie das Dokument mit einem Klick.

### Wie funktioniert eine qualifizierte elektronische Signatur?

Technisch gesehen wird eine QES mit Hilfe asymmetrischer Kryptographie erzeugt. Für jede Unterschrift gibt es einen öffentlichen Schlüssel, der es jedem ermöglicht, die Unterschrift zu überprüfen, und einen privaten Schlüssel, der exklusiv dem Unterzeichner vorbehalten ist. Dieser private Schlüssel kann nur durch ein Zertifikat aktiviert und verwendet werden, das von einem vertrauenswürdigen Dienstanbieter (siehe oben) ausgestellt wurde. Der Zertifikatsaussteller garantiert durch zertifizierte technische und strukturelle Verfahren, dass nur der Antragsteller den privaten Signaturschlüssel in Verbindung mit dem Zertifikat verwenden darf.

Das Zertifikat bescheinigt die Identität des Unterzeichners, während die Signatur selbst den Zeitpunkt des Unterzeichnens angibt und die Integrität des Dokuments garantiert, indem sie sicherstellt, dass das PDF-Dokument nach dem Unterzeichnen nicht verändert wurde.

Mit WEDO bleibt diese technische Komplexität für den Benutzer unbemerkt, da alle externen Schritte in die Plattform integriert sind, um einen unkomplizierten Prozess zu gewährleisten.

### Entspricht die elektronische Unterschrift den Datenschutzgesetzen für Schweizer und europäische Unternehmen?

Der rechtliche Geltungsbereich der QES wird durch den Trusted Service Provider (TSP) Swisscom garantiert, der als Herausgeber des Zertifikats regelmässig von einer staatlichen Stelle geprüft und zertifiziert wird.

WEDO garantiert nicht nur eine robuste Sicherheit, sondern gewährleistet dank seiner qualifizierten elektronischen Signaturen auch einen umfassenden Datenschutz. WEDO erfüllt vollumfänglich die Anforderungen der General Data Protection Regulation (GDPR) der Europäischen Union sowie des Schweizerischen Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG). Der Hosting-Service von WEDO ist nach ISO 27001 zertifiziert, wobei die Server ausschliesslich in der Schweiz stehen, was ein Sicherheitsniveau garantiert, das mit demjenigen der Schweizer Banken vergleichbar ist.

![ZertES eIDAS](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/right_esignature_DE_3cdec246a0.png)

Sind Sie auf der Suche nach einer sicheren elektronischen Signatur für Ihre Protokolle und Berichte?

Wir können alle Ihre Fragen beantworten.

Die Nutzung elektronischer Signaturen für Berichte und Protokolle: ein vollständiger Leitfaden zu ihrem rechtlichen Geltungsbereich

e-Signaturen und rechtlichen Geltungsbereich

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E-Signaturen: ein vollständiger Leitfaden zu ihrem rechtlichen Geltungsbereich

Trello

Asana

Decisions

Monday.com

eSéances

MS Teams

MS Planner

OneNote

Nächstes Webinar | Gantt-Diagramm : So bringen Sie Ihre Projekte auf Kurs


Jeden Tag jonglieren wir eine Reihe von Aufgaben, von der Beantwortung von E-Mails und der Teilnahme an Sitzungen bis hin zum Kochen des Abendessens oder dem Zusammenlegen des Wäschebergs, der uns schon seit Tagen anstarrt. Aufgabenmanagement ist überall um uns herum, ob wir es bemerken oder nicht. 

Aber hier ist der Haken: Aufgabenmanagement ist mehr als das Abhaken von Kästchen. Es geht darum, sicherzustellen, dass die richtigen Kästchen zur richtigen Zeit von den richtigen Personen angekreuzt werden.

Für Einzelpersonen kann ein gutes Aufgabenmanagement weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge bedeuten, die ihnen am wichtigsten sind. Für Teams und Organisationen ist es der Unterschied zwischen kontrolliertem Chaos und nahtloser Zusammenarbeit. Wenn es gut gemacht wird, wird das Aufgabenmanagement zu einer Superkraft, die Unternehmen auf Wachstumskurs bringt und sicherstellt, dass Projekte pünktlich (und mit weniger schlaflosen Nächten) abgeschlossen werden.

In diesem Leitfaden werden wir Strategien, Tools und Best Practices untersuchen, die das Aufgabenmanagement zu einem fein abgestimmten System machen. Egal, ob Sie Ihre eigene To-do-Liste bewältigen oder ein Team zu ambitionierten Zielen führen, dies kann Ihre Roadmap sein, um immer auf dem neuesten Stand zu bleiben. 

Los geht's!


Der ultimative Leitfaden für Aufgabenmanagement: Strategien, Tools und bewährte Best Practices

Die meisten Teams erkennen nicht, wie viel Zeit durch kleine wiederholende Aufgaben verschwendet wird. Immer wieder dieselben Aufgaben in der Aufgabenverwaltungssoftware erstellen.

Status manuell aktualisieren. Teammitglieder kontaktieren, nur um zu prüfen, ob etwas erledigt wurde. Das sind keine großen Arbeiten, aber sie summieren sich schnell und lenken die Aufmerksamkeit vom eigentlichen Fortschritt ab.

Zum Glück gibt es eine bessere Möglichkeit, mit diesen Routinetätigkeiten umzugehen. Wenn Sie Aufgaben automatisieren, können Sie Ihrem Team einen Teil dieser Last abnehmen, indem Sie einfache Regeln festlegen, die im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf sorgen.

In diesem Artikel erklären wir, was Aufgaben automatisieren wirklich bedeutet. Wir zeigen, wie Sie Automatisierung in Ihren Arbeitsablauf integrieren und wie Plattformen wie WEDO Ihnen helfen, Systeme zu erstellen, die ohne ständige manuelle Eingriffe funktionieren.

## Was bedeutet es, Aufgaben zu automatisieren?
Werfen wir zunächst einen Blick darauf, was es eigentlich bedeutet, Aufgaben zu automatisieren.

Einfach ausgedrückt, bedeutet Aufgaben automatisieren, dass Sie Technologien einsetzen, um wiederkehrende Abläufe in Ihrem Arbeitsprozess automatisch ausführen zu lassen – Tätigkeiten, die häufig vorkommen, einem festen Muster folgen und nicht jedes Mal menschliches Eingreifen erfordern. Man kann sich das wie ein einmal eingerichtetes System vorstellen, das Ihnen die manuelle Wiederholung erspart.

Anstatt sich jede Woche in Ihr Workflow-Management-Tool einzuloggen, um dieselbe Aufgabe erneut zu erstellen oder Updates manuell zu verfolgen, können Sie mithilfe von Automatisierungen Auslöser definieren, die diese Arbeit für Sie übernehmen. Zum Beispiel:

- Nach dem Ende einer Sitzung automatisch Folgeaufgaben zuweisen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert wird, die nächste Person in der Kette benachrichtigen.
- Wenn eine Frist näher rückt, automatisch eine Erinnerung versenden – ganz ohne Klick auf „Senden“.

Aufgaben zu automatisieren bedeutet nicht nur, Zeit zu sparen – auch wenn das ein großer Vorteil ist. Es minimiert zudem das Risiko, dass Aufgaben übersehen werden. Weniger manuelle Schritte bedeuten auch weniger menschliche Fehler – insbesondere bei dynamischen Projekten oder in größeren Teams.

Und das Beste daran? Sie benötigen keine technischen Vorkenntnisse. Mit der richtigen Workflow-Management-Software ist das Aufgaben automatisieren so einfach wie das Festlegen von Regeln oder das Ziehen und Ablegen einzelner Schritte.

## Warum es sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren – und wie Ihr Team dadurch effizienter arbeitet

Die meisten Teams brauchen nicht mehr Stunden am Tag – sie müssen lediglich weniger Zeit für Aufgaben aufwenden, die nicht manuell erledigt werden müssen.

Genau hier zeigt sich die Stärke, wenn Sie Aufgaben automatisieren. Wiederkehrende Tätigkeiten wie das Zuweisen derselben Aufgabe an mehrere Teammitglieder, das Erinnern an Fristen oder das manuelle Übertragen von Informationen zwischen Tools kosten Zeit und stören den Arbeitsfluss. Diese Aufgaben wirken zwar klein, führen jedoch zu Unterbrechungen, Reibungsverlusten und einem spürbaren Zeitverlust im gesamten Team.

Doch Aufgaben zu automatisieren bedeutet mehr als nur Zeiteinsparung. Es erhöht auch die Genauigkeit.

Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe automatisieren oder eine Regel für bestimmte Abläufe definieren, vermeiden Sie menschliche Fehler – z. B. dass ein Schritt vergessen oder eine Information falsch eingegeben wird. Weniger Fehler führen zu zuverlässigeren Arbeitsprozessen, vor allem bei schnelllebigen Projekten.

Ein weiterer Vorteil: bessere Transparenz. Anstatt sich darauf zu verlassen, dass jemand manuell eine Tabelle aktualisiert oder die nächste Person informiert, sorgt das System automatisch für eine aktuelle Informationslage – in Echtzeit. Diese Konsistenz erleichtert die Zusammenarbeit und stärkt das Vertrauen in den Prozess.

Darüber hinaus hilft die Automatisierung dabei, Arbeitsabläufe zu optimieren, ohne die gesamte Arbeitsweise Ihres Teams neu erfinden zu müssen. Wenn Ihr [Aufgabenmanagement-Tool](https://wedo.com/de/blog/wie-sie-das-richtige-aufgabenmanagement-tool-fuer-ihr-team-auswaehlen) Übergaben, Erinnerungen und Nachverfolgungen übernimmt, können sich Ihre Mitarbeitenden auf die Tätigkeiten konzentrieren, die wirklich ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Es ist eine kleine Veränderung mit großer Wirkung. Im Laufe einer Woche, eines Monats oder eines Quartals kann das Automatisieren einiger häufig anfallender Aufgaben Ihrem Team viele Stunden zurückgeben – ganz ohne Änderungen an der Art und Weise, wie Sie zusammenarbeiten.

## Wo es wirklich sinnvoll ist, Aufgaben zu automatisieren
Wenn Sie herausfinden möchten, an welcher Stelle in Ihrem Arbeitsablauf Sie Aufgaben automatisieren können, gilt eine einfache Regel: Beginnen Sie mit allem, was Sie mehr als einmal tun.

Das kann bedeuten, dass Sie jede Woche dieselbe Aufgabe neu erstellen. Oder nach jeder Sitzung manuell dieselben Folgeaufgaben zuweisen. Vielleicht erinnern Sie regelmäßig Kolleginnen und Kollegen daran, ob etwas erledigt wurde. Oder Sie kopieren Informationen zwischen verschiedenen Systemen, nur um alle auf dem aktuellen Stand zu halten.

![Infografik mit dem Titel „Tasks You Should Automate First“ (Aufgaben, die Sie zuerst automatisieren sollten), die sechs Symbole mit Beschriftungen um ein zentrales Sternsymbol zeigt. Zu den Aufgaben gehören: „Wiedervorlagen nach Besprechungen zuweisen“, ‚Die nächste Person benachrichtigen, wenn eine Aufgabe erledigt ist‘, ‚Terminerinnerungen senden‘, ‚Informationen zwischen verschiedenen Tools kopieren‘ und ‚Wiederkehrende Aufgaben neu erstellen‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_de_c94da2f604.png)

All diese Tätigkeiten lassen sich automatisieren – und sollten es wahrscheinlich auch.

Wiederkehrende Aufgaben müssen zum Beispiel nicht jedes Mal neu erstellt werden. Sie können diese ganz einfach duplizieren – inklusive zuständiger Person, Fälligkeitsdatum und relevanter Notizen.

Dasselbe gilt für Maßnahmen nach einer Sitzung. Anstatt Notizen an einem Ort zu machen und Aufgaben an einem anderen zu erfassen, können Sie beides miteinander verbinden. Mit einem Tool wie WEDO lassen sich Aufgaben in Echtzeit während der Sitzung erstellen und zuweisen. Die Aufgabe erscheint direkt im Protokoll Ihrer Sitzung sowie in den folgenden Sitzungen, sodass Sie den Fortschritt automatisch nachverfolgen können – ganz ohne zusätzliche Schritte oder Erinnerungen.

Auch Benachrichtigungen können automatisiert ablaufen. Sie können Warnmeldungen einrichten, wenn eine Aufgabe erstellt oder abgeschlossen wird, sich eine Frist ändert oder die nächste Person aktiv werden muss. So bleibt Ihr Team stets informiert – ohne ständiges Nachfragen oder Kontrollieren.

Dann gibt es noch die typischen Copy-Paste-Arbeiten: dieselben Informationen immer wieder in verschiedene Tools oder Formulare übertragen. Auch hier hilft es, Aufgaben zu automatisieren – das spart Zeit, reduziert Fehler und macht Ihr Aufgabenmanagement deutlich einfacher und effizienter.

Das Beste daran? Es muss nicht kompliziert sein. Sie müssen Ihren gesamten Prozess nicht neu aufbauen. Sie entfernen lediglich Reibungspunkte in Bereichen, die nicht länger manuell erledigt werden müssen.

## Wie Sie Automatisierung in Ihren Workflow integrieren – ohne Chaos zu verursachen
Sobald Sie entschieden haben, welche Prozesse Sie aufgaben automatisieren möchten, besteht die nächste Herausforderung darin, sicherzustellen, dass diese Automatisierungen in Ihre bestehende Struktur passen – ohne dabei andere Abläufe zu stören.

An dieser Stelle zahlt sich ein wenig Struktur besonders aus.

### 1. Visualisieren Sie Ihren Workflow zuerst
Bevor Sie mit dem Einrichten von Automatisierungen beginnen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um den Ablauf einer Aufgabe von Anfang bis Ende zu skizzieren. Wer erstellt die Aufgabe? Wann? Was passiert danach? Wer muss benachrichtigt werden?

Dieser Schritt hilft Ihnen dabei, Engpässe, doppelte Arbeit oder unnötige Schritte zu erkennen – alles Dinge, die Sie nicht versehentlich in Ihre automatisierten Abläufe übernehmen möchten.

### 2. Nutzen Sie Automatisierung für Klicks, nicht für Entscheidungen
Eine gute Automatisierung ersetzt manuelle Schritte, nicht aber Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Dazu gehören das Zuweisen wiederkehrender Aufgaben, das Festlegen von Zeitplänen, das Versenden von Erinnerungen oder das Bereitstellen relevanter Dokumente.

Sobald ein Schritt Kontext oder Entscheidungen erfordert, sollte er nicht automatisiert werden. Konzentrieren Sie sich auf die Teile, die ohnehin bei jedem Durchlauf gleich ablaufen.

### 3. Halten Sie Ihre Automatisierungen sichtbar
Ein häufiger Fehler besteht darin, Automatisierungen einzurichten und sie dann zu vergessen. Wenn jemand später einen Workflow verändert, ohne zu wissen, dass Automatisierungen damit verknüpft sind, können Aufgaben doppelt auftauchen, Schritte übersprungen werden oder der Prozess sogar fehlschlagen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Workflow-Management-Tool automatisierte Aktionen transparent protokolliert. Ihr Team sollte jederzeit nachvollziehen können, was ausgelöst wurde, wann, warum und durch wen – idealerweise direkt in der Aufgabenhistorie oder im Zeitverlauf. Das Ziel: Ihre Prozesse reaktionsfähiger und weniger manuell gestalten – und dabei nicht anfälliger.

## Wie WEDO Ihnen hilft, Aufgaben zu automatisieren und effizienter zu arbeiten
Sie müssen Ihr gesamtes System nicht umkrempeln, um mit der Automatisierung zu beginnen. WEDO ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in die bestehende Arbeitsweise Ihres Teams einfügt – und gleichzeitig dabei hilft, alltägliche Prozesse zu vereinfachen und zu optimieren.

So unterstützt WEDO Sie dabei, Aufgaben zu automatisieren – und zwar auf eine Art, die auch für nicht-technische Teams praktikabel ist.

![Infografik mit dem Titel „Wie WEDO Ihrem Team hilft, intelligenter zu automatisieren“, die fünf Hauptvorteile der Automatisierungsfunktionen von WEDO aufzeigt: „Aufgabenerstellung in Echtzeit während Besprechungen“, ‚Integrierte Automatisierung‘, ‚Aufgabensichtbarkeit in Echtzeit‘, ‚Standardisierte Checklistenvorlagen‘ und ‚Automatisch aktualisierte Gantt-Diagramme‘.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_de_a80f3d4efb.png)


### 1. Aufgaben direkt aus Sitzungen heraus automatisieren
Mit WEDO können Sie Aufgaben in Echtzeit zuweisen, während eine Sitzung läuft. Anstatt Notizen in einem Tool zu erfassen und Aufgaben in einem anderen anzulegen, weisen Sie Maßnahmen sofort zu – mit Fälligkeitsdatum, Verantwortlichen und Kontext. Diese Aufgaben werden automatisch in den passenden Arbeitsbereichen und Aufgabenlisten abgelegt und in den Protokollen sowie in Folgesitzungen nachverfolgt – ganz ohne zusätzliche Schritte.

### 2. Wiederkehrende Prozesse mit Checklisten-Vorlagen optimieren
Für wiederkehrende Abläufe bieten die [Checklisten-Vorlagen](https://wedo.com/de/features/tasks) von WEDO einen echten Mehrwert. Statt immer wieder dieselben Aufgaben manuell zu erstellen, können Sie standardisierte Vorlagen für Prozesse wie Onboarding, Qualitätskontrollen oder Eventplanung nutzen. Aufgaben werden automatisch mit den richtigen Verantwortlichen, Fälligkeiten und Dokumenten zugewiesen – für mehr Konsistenz ohne zusätzlichen Aufwand. Den Fortschritt der Checkliste können Sie in Echtzeit verfolgen.

### 3. Projektpläne mit Gantt-Automatisierung aktuell halten
Dank des neuen [Gantt-Diagramms](https://wedo.com/de/features/project-management) von WEDO müssen Sie Projektzeitpläne nicht mehr manuell aktualisieren. Jede Aktion – etwa das Ändern eines Startdatums, das Abschließen einer Aufgabe oder das Anpassen von Fristen – wird automatisch in der Gantt-Ansicht übernommen. So behalten Sie den Überblick über Abhängigkeiten und Fortschritte, ohne doppelte Eingaben oder manuelle Anpassungen.

### 4. Manuelle Nachverfolgung reduzieren
Mit WEDO sind Aufgabenstatus und Zuständigkeiten für alle relevanten Personen jederzeit sichtbar. Das bedeutet: weniger Rückfragen, weniger Statussitzungen und weniger Zeitaufwand für das Nachfassen von Informationen. Alles bleibt in Echtzeit synchron – über alle Arbeitsbereiche und Sitzungen hinweg.

### 5. Automatisierung ohne komplizierte Regeln
In WEDO gibt es keine versteckten Regel-Engines oder komplizierten Konfigurationen. Die Automatisierung ist intuitiv, benutzerfreundlich und basiert auf den echten Arbeitsabläufen Ihres Teams – ganz ohne Programmierkenntnisse oder technischen Aufwand. Zuweisungen, Nachverfolgungen, wiederkehrende Aufgaben und Projektupdates laufen im Hintergrund – so kann sich Ihr Team auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.

Und da WEDO [Aufgabenmanagement](https://wedo.com/de/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), Sitzungsdokumentation, Checklisten und Projektplanung in einer einzigen Plattform vereint, benötigen Sie keine fünf verschiedenen Tools, um Aufgaben zu automatisieren. Es ist bereits in Ihren Workflow integriert.

## Fazit
Manuelle Arbeit schleicht sich oft in jeden Bereich Ihres Workflows ein. Ein paar zusätzliche Klicks hier, ein vergessenes Nachfassen dort – und plötzlich verbringt Ihr Team mehr Zeit mit der Verwaltung von Aufgaben als mit deren Erledigung. Aufgaben zu automatisieren hilft dabei, diesen Aufwand zu reduzieren. Es beseitigt wiederkehrende Schritte, die nicht manuell erledigt werden müssen, und sorgt dafür, dass Ihre Prozesse im Hintergrund reibungslos ablaufen.

WEDO bietet Ihnen die Werkzeuge, um diesen Wandel umzusetzen, ohne Ihre Arbeitsweise zu verkomplizieren. Von der Echtzeit-Aufgabenerstellung während Sitzungen über wiederkehrende Workflows bis hin zu integrierten Kollaborationsfunktionen ist es darauf ausgelegt, Teams zu unterstützen, die ihre Arbeitsweise vereinfachen möchten – ohne ihnen zusätzliche Aufgaben aufzubürden.

Möchten Sie sehen, wie das funktioniert? [Starten Sie noch heute Ihre kostenlose WEDO-Testphase](https://wedo.com/de/signup).

Erfahren Sie, wie Sie mit Aufgaben automatisieren Ihre Arbeitsabläufe optimieren, manuelle Arbeit reduzieren und die Produktivität Ihres Teams mit dem intelligenten Kollaborationstool WEDO steigern können. 

Dieses Bild leitet einen Artikel über Aufgabenautomatisierung ein, in dem erklärt wird, was sie ist und wie sie Ihrem Team hilft, intelligenter zu arbeiten.

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Aufgaben automatisieren: Vorteile für die Team-Effizienz

Der rechtliche Rahmen für den Datenschutz in der Schweiz hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat **WEDO SA** eine **umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks** vorgenommen.

Ziel dieser Initiative ist es, **rechtliche Hürden zu beseitigen** – insbesondere für **kantonale und kommunale öffentliche Einrichtungen** – damit diese unsere Dienste **ohne zusätzliche vertragliche Anpassungen** nutzen können.


## Rechtlicher Hintergrund

Die neue **Schweizer Datenschutzgesetzgebung (nDSG)** ist am **1. September 2023** in Kraft getreten und bringt strengere Vorgaben für die Verarbeitung personenbezogener Daten mit sich.

Gleichzeitig haben die meisten Kantone ihre **kantonalen Datenschutzgesetze** überarbeitet. Aktuell steht nur noch der Kanton **Waadt** vor einer Revision. Diese kantonalen Regelungen stellen häufig **zusätzliche Anforderungen an IT-Dienstleister** der öffentlichen Hand.



## Warum haben wir unser Vertragswerk überarbeitet?

Unsere Ziele waren klar:

- **Rechtssicherheit schaffen** bei der Auslagerung von Datenverarbeitungsprozessen an WEDO.
- Den neuen Anforderungen der **kantonalen Datenschutzgesetze gerecht werden**.
- Ein **standardisiertes, rechtlich belastbares und verständliches Vertragswerk** anbieten.



## Welche Dokumente wurden aktualisiert?

### 1. Datenverarbeitungsvereinbarung (Data Processing Agreement, DPA)

Unsere Datenverarbeitungsvereinbarung wurde vollständig überarbeitet:

- Sie berücksichtigt nun auch die **spezifischen kantonalen Vorgaben**, wie z. B. Amtsgeheimnisse und Anforderungen an grenzüberschreitende Datenübermittlungen.
- Die Vereinbarung ist so gestaltet, dass **öffentliche Einrichtungen sie ohne individuelle Anpassungen verwenden** können.
- Sie enthält umfassende Verpflichtungen in Bezug auf **Sicherheit, Vertraulichkeit, Sub-Prozessor und Betroffenenrechte**.

### 2. Datenschutzerklärung

Diese konzentriert sich jetzt ausschliesslich auf die **Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Website (www.wedo.com)**, insbesondere in Bezug auf Tracking, Formulare und Kommunikation.

### 3. Allgemeine Nutzungsbedingungen

Diese wurden **angepasst**, um mit den überarbeiteten Datenschutzregelungen im Einklang zu stehen.


## Die wichtigsten Punkte im neuen DPA

- Genaue Regelungen zu **Sub-Prozessoren und weiterer Auftragsverarbeitung**
- Einhaltung gesetzlicher **Geheimhaltungspflichten** (z. B. Amts- oder Berufsgeheimnis)
- **Grenzüberschreitende Datenübermittlungen** werden vertraglich geregelt
- **Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen**
- Überarbeitete Sicherheitsklauseln und **Vertragsrecht auf Audit**


## Vorteile für unsere Kundinnen und Kunden

- **Zeitersparnis**: Keine individuellen Vertragsanpassungen notwendig
- **Rechtssicherheit**: Konform mit Bundes- und kantonalem Datenschutzrecht
- **Transparenz**: Verständliche, praxisnahe Dokumente mit hohem juristischem Standard


## Besonderer Dank an YB Conseils & Solutions Sàrl

Ein besonderer Dank gilt [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), einer auf IT-Recht spezialisierten Kanzlei mit Sitz in **Bulle (FR)**, die uns bei der Überarbeitung begleitet hat. Ihre Fachkompetenz ermöglichte es uns, **juristische Präzision mit Verständlichkeit** zu verbinden.


Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung: [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com).

Unsere aktualisierten Dokumente finden Sie im [WEDO Trust Center](https://trust.wedo.com/).

*– Ihr WEDO Team*

Um diesen neuen Anforderungen gerecht zu werden, hat WEDO SA eine umfassende Überarbeitung seines gesamten Vertragswerks vorgenommen.

Eine Grafik, die die rechtliche Dokumentation zeigt, die den neuen regulatorischen Anforderungen entspricht.

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WEDO aktualisiert seine Vertragsunterlagen zur Einhaltung neuer gesetzlicher Anforderungen

In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent-innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. Mit diesen Herausforderungen konfrontiert, fühlen sie sich oft von den Routineaufgaben überwältigt. Wir haben einige Management Assistent-innen in Ihrem Alltag begleitet und wollten mehr über ihre Arbeitsweise, die täglichen Herausforderungen und Tools erfahren, die sie nutzen.

Unsere Untersuchung zeigt, dass die zeitaufwändigsten Aufgaben für die Assistenz der Geschäftsleitung hauptsächlich in der Administration liegen. Diese Aufgaben sind zwar erforderlich, beanspruchen jedoch einen erheblichen Teil ihrer Arbeitszeit und verhindern, dass sie sich vollständig auf die bedeutenderen Elemente ihrer Funktion konzentrieren können, wie beispielsweise die operative und strategische Weiterentwicklung.

Unter den zeitaufwändigsten Aufgaben in ihrer Tätigkeitsbeschreibung nennen die befragten Assistenzen der Geschäftsleitung die folgenden:

**1. Vorbereitung von Sitzungen:** Vorbereitung von Traktandenlisten und Präsentationsunterlagen, Erstellung und Teilen von Protokollen, Nachbereitung von Entscheidungen und Aufgaben, die in Sitzungen delegiert wurden,

**2. Terminverwaltung und Sitzungsorganisation:** Planung und Koordinierung von Terminen, Team-Sitzungen und Konferenzen, wobei darauf zu achten ist, Terminkonflikte zu vermeiden,

**3. Vorbereitung und Verwaltung von Dokumenten:** Abfassen, Korrekturlesen und Organisieren wichtiger Dokumente wie Berichte, Präsentationen, Korrespondenz und Verträge,

**4. Projektkoordinierung:** Verwaltung und Weiterverfolgung spezifischer Projekte, Verbindung zwischen verschiedenen Abteilungen und Einhaltung von Deadlines.

Die interne und externe Kommunikation, die administrative Unterstützung und die Personalverwaltung stehen ebenso auf der Aufgabenliste.

## Wie kann man eine Management Assistenz entlasten?

Vor WEDO wurden hauptsächlich Outlook, Word und Excel für die Zusammenarbeit genutzt. Doch diese Tools haben klare Einschränkungen. Die Befragten hatten Schwierigkeiten beim Austausch von Informationen im Team. Diese Instrumente waren nicht für schnelle Zusammenarbeit bei der Protokollerstellung gemacht. Das machte die Arbeit oft mühsam und zeitaufwändig, und es waren viele Umwege nötig. Die systematische Verwendung von E-Mail für die Verteilung dieser Dokumente führte zu einem erheblichen Zeitverlust, ohne dass eine effiziente Kommunikation gewährleistet war.

Hinzu kommt, dass diese Instrumente aufgrund ihrer Beschränkung eine effiziente Verfolgung von Aufgaben und Projekten verhinderten. Für die Beteiligten war es sehr schwierig, einen klaren und aktuellen Überblick über die Projekte zu behalten. Insgesamt müssen diese Tools für die Teamarbeit und Projektmanagement verbessert werden, obwohl sie weit verbreitet und bekannt sind.

Diese Situation unterstreicht die Bedeutung funktionsübergreifender Hilfsmittel und Lösungen zur Erleichterung des Verwaltungsaufwands. Mit der Einführung von WEDO konnten die befragten Assistenzkräfte der Geschäftsführung ihre administrativen Prozesse optimieren.

### 1. Sitzungsvorbereitung und -Verwaltung

![Computergesteuerte Agenda für Notizen in Echtzeit](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_DEDE_fa8305f4fd.png)

Einer der zeitaufwändigsten Aufgaben ist die Vorbereitung von Sitzungen. Mit WEDO profitieren die Assistentinnen und Assistenten der Unternehmensleitung von einer automatisierten Sitzungsplanung und einer deutlichen Zeitersparnis bei der Vor- und Nachbereitung. Die Plattform ermöglicht eine einheitliche Verwaltung der Protokolle, eine klare Verteilung der Aufgaben nach der Sitzung und eine automatische Verfolgung der Themen von einer Sitzung zur nächsten. Die Anwender*innen berichten von einer durchschnittlichen Zeitersparnis von 55% für diese Aufgaben.

![Zeit für Besprechungen zu sparen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_DEDE_1b4a959c33.png)

Mit dem Sitzungsmodul von WEDO können Sie unter anderem Blöcke von Absätzen, Aufgaben, Dateianhängen, persönlichen Notizen, Abstimmungen und Unterschriften integrieren.

![Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_DENEW_DE_9983faa4b3.png)

### 2. Projektmanagement und Aufgaben Follow-up

![effizientes Aufgabenmanagement](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_DEDE_772492363d.png)

Das Projektmanagement und die Verfolgung von Aufgaben stellen eine weitere Herausforderung dar.

Projektmanagement und Tracking stellen eine weitere Hauptaufgabe dar. WEDO erleichtert diese Aufgabe durch eindeutige Zuweisung, das Anlegen von Checklisten-Vorlagen zur Vereinheitlichung von Abläufen und das Nachverfolgen von Aufgaben in Echtzeit. Dies führt zu einer besseren Priorisierung und einer effizienteren Tagesplanung.

![Zeugnisse Aline Volery und Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicole_DEDE_fb05dbcb4d.png)

### 3. Praxisbeispiel: Vereinfachung von HR-Prozessen

Wenn Assistenzkräfte in HR-Prozesse involviert sind, stellt sich WEDO als ein grosser Vorteil heraus. Die Plattform ermöglicht die Standardisierung von Rekrutierungs-Prozessen mit Hilfe von Checklisten. Diese Checklisten, die für jede Phase des Prozesses erstellt werden, weisen den betreffenden Teammitgliedern automatisch die entsprechenden Aufgaben zu. Diese gewährleisten ein strukturiertes und effizientes Management von Personalübergängen und vermeiden die operativen Unsicherheiten, die oft mit der Frage "Was muss ich erledigen?" verbunden sind.

Durch die Vereinfachung dieser Prozesse entlastet WEDO nicht nur die Personalverantwortlichen, sondern trägt auch zu einer klaren, dokumentierten Übergabe von Aufgaben und Wissen von Mitarbeitenden an andere bei.

![vereinfachte Personalprozesse](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_DEDE_584678c3b3.png)

Ein wesentlicher Pluspunkt von WEDO, den unsere Management-Assistent*innen betonen, ist die einfache Möglichkeit, Bewerbungsgespräche in Echtzeit zu protokollieren. Jeder Austausch kann direkt in einer standardisierten (und bei Bedarf angepassten) Traktandenliste festgehalten werden, so dass diese Interaktionen systematisch und unmittelbar gespeichert werden können.

### 4. Informationen teilen und einschränken

Mit WEDO können Sie Dokumente mit Aufgaben oder Sitzungen verknüpfen und so sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen an der richtigen Stelle zu finden sind. Die globale Suche erleichtert das Finden von Dokumenten und das Heraussuchen einer bestimmten Datei anhand eines in der PDF-Datei genannten Stichworts.

In der Kommunikation schätzen WEDO-Benutzende vor allem die sofortige Sichtbarkeit von Einträgen und die Möglichkeit, den Zugriff auf bestimmte Informationen zu beschränken.

![Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_DEDE_d21eb8219e.png)

**Wir haben unsere Benutzerinnen und Benutzer gebeten, die Plattform auf einer Skala von 1 bis 10 zu bewerten, um den positiven Einfluss von WEDO auf ihre täglichen Aufgaben zu beurteilen.**

![Beste Software zur Zusammenarbeit für die Produktivität von Assistenten der Geschäftsführung und Organisationen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_note_DEDE_1_e7fdd9132a.png)

![Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubert_DEDE_4472c484ae.png)

Die Managment-Assistent*innen können ihre Arbeit erheblich erleichtern, indem sie sich mit einer kollaborativen Plattform ausrüsten. Haben Sie Fragen oder Bedenken zu WEDO? Wir stehen Ihnen gerne für eine kostenlose 30-minütige Demonstration zur Verfügung.

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In der schnelllebigen Welt des Office-Managements spielen Assistenzkräfte der Geschäftsführung eine entscheidende Rolle. Die Assistent*innen fungieren als Schnittstelle innerhalb der Organisation und bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben und Terminen, während sie gleichzeitig die Aktivitäten anderer beaufsichtigen. 

Die digitale Assistenz im Management und Assistenz Alltag

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Bilaterale Gespräche finden je nach Bedarf monatlich, quartalsweise oder halbjährlich statt. Sie bieten einen vertraulichen und offenen Kommunikationsraum, der eine Diskussion über individuelle und gemeinsame Ziele fördert. Sie schaffen eine wertvolle Gelegenheit, die verschiedenen Herausforderungen und Bedürfnisse jedes einzelnen Mitarbeitenden zu erörtern, was zu einem besseren gegenseitigen Verständnis führt. Darüber hinaus bieten diese Sitzungen einen Rahmen zur Anerkennung individueller Leistungen und stärken das Zugehörigkeitsgefühl, sowie die Leistung im Team. Dank dieses persönlichen Austauschs tragen bilaterale Sitzungen zu einem effektiveren Personalmanagement, gezielteren beruflicher Entwicklung und erfüllenden Arbeitsbeziehungen bei.

## Schlüsselthemen für bilaterale Gespräche

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. Hier sind einige dieser Themen:

### 1. Fortlaufende Beurteilung 
Besprechen Sie die Ziele für den laufenden Zeitraum und bewerten Sie die erzielten Fortschritte und Ergebnisse. Ermitteln Sie Erfolge und Bereiche, die weiterer Aufmerksamkeit bedürfen.

### 2. Berufliche Entwicklung
Sondieren Sie Möglichkeiten für die Entwicklung, Schulung und das berufliche Wachstum Ihrer Belegschaft. Ermitteln Sie die Fähigkeiten, die gestärkt werden sollen, und mögliche Aufstiegsmöglichkeiten.

### 3. Feedback
Austausch von konstruktivem Feedback zur geleisteten Arbeit, Hervorhebung der Stärken und Aufzeigen von Verbesserungsmöglichkeiten. Ermutigen Sie zu einem offenen Dialog, um kontinuierliches Lernen anzuregen.

### 4. Bedürfnisse und Herausforderungen
Erlauben Sie den Mitarbeitenden ihre Bedürfnisse in Bezug auf Ressourcen, Hilfe oder Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Aufgaben zu äussern. Diskutieren Sie mögliche Hindernisse und finden Sie gemeinsam Lösungen.

### 5. Work-Life-Balance
Klären Sie Fragen zur Arbeitsbelastung, zum Stressniveau und zur Work-Life-Balance. Ermitteln Sie Massnahmen zur Förderung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden.

### 6. Projekte und Initiativen
Besprechen Sie zukünftige Projekte, neue Initiativen und mögliche Beiträge ihres Personals. Ermutigen Sie zu aktiver Beteiligung und Kreativität.

### 7. Feedback des Managements
Bieten Sie den Fachkräften die Möglichkeit, ihre Meinung über das Management, die Arbeitsmethoden und die Kommunikation im Team zu teilen. Fördern Sie ein Klima des Vertrauens und der kontinuierlichen Verbesserung.

### 8. Fokus auf die Vision
Stellen Sie sicher, dass ihre Mitarbeitenden die allgemeine Vision, die Werte und die Ziele des Teams oder des Unternehmens verstehen und sich daran halten.

### 9. Ressourcen und Unterstützung
Ermitteln Sie die Ressourcen, die für den Erfolg der Mitarbeitenden erforderlich sind, und stellen Sie sicher, dass diese bei der Erfüllung ihrer Aufgaben die richtige Unterstützung erhalten.

### 10. Langfristige Planung
Untersuchen Sie langfristige Perspektiven und erörtern Sie, wie die Karrierewünsche der Mitarbeitenden mit den Zielen des Teams oder der Organisation übereinstimmen können.

_"Die bilateralen Gespräche, in einer intimeren Art und Weise und mit einer langfristigen Vision, bringt einen bemerkenswerten Nutzen für die Karriere des Mitarbeitenden im Unternehmen. Sie fühlen sich wertgeschätzt, gehört und vor allem anerkannt. Die Festlegung klarer, langfristiger Ziele ist ein echter Motivator für sie."_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, *[AmbitionSuccess.ch](http://ambitionsuccess.ch/)* - MORGES

Führungsperson und Mitarbeitende können eine fruchtbare Zusammenarbeit aufbauen, die berufliche Entwicklung fördern und ein positives Arbeitsklima aufrechterhalten, indem sie diese Themen regelmässig in bilateralen Sitzungen besprechen.

## Nutzen Sie WEDO, um den Überblick über Ihre bilateralen Sitzungen zu behalten!

![Themen für bilaterale Sitzungen](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_DEFR_0c03c7d5a4.png)

Mit WEDO können Sie Ihre Traktandenliste gemeinsam mit Ihren Vorgesetzten oder Kollegen vorbereiten. Auf diese Weise kann jeder Teilnehmende die zu erledigenden Fragen oder Themen vorbereiten.

In der Regel sind die Traktandenlisten für eine bilaterale Sitzung wiederkehrend. Mit WEDO können Sie die Themen so festlegen, dass sie sich von Mal zu Mal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Diskussionen weiterverfolgt werden und die Ziele sich weiterentwickeln.

Sobald das Protokoll erledigt ist, wird es gesperrt und steht beiden Teilnehmenden zur  Verfügung.


::button-primary[Eine Live-Demo planen]{link="/demo"}

Bei einer bilateralen Sitzung zwischen Führungsperson und Mitarbeitenden müssen mehrere Schlüsselthemen besprochen werden, um eine effektive Kommunikation und ein optimales Management zu gewährleisten. 

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Themen für bilaterale Sitzungen

Chaque jour, nous jonglons avec une série de tâches : répondre aux emails, assiter à des réunions, préparer le dîner, ou s'attaquer à cette pile de linge qui nous nargue depuis des jours. La gestion des tâches est omniprésente dans notre quotidien, que nous en ayons conscience ou non.

Mais voici le défi : gérer les tâches ne se résume pas à cocher des cases. Il s'agit de s'assurer que les bonnes cases sont cochées au bon moment, par les bonnes personnes.

Dans la vie privée, bien gérer ses tâches peut réduire le stress. Cela permet aussi de passer plus de temps sur ce qui est important.

Pour les équipes et les entreprises, c'est la différence entre le chaos et une collaboration d'équipe fluide. Lorsqu'elle est bien menée, la gestion des tâches devient un superpouvoir. Elle permet aux entreprises de se développer et de garantir la livraison des projets dans les délais (avec moins de nuits blanches).

Dans ce guide, nous explorons les stratégies, outils et bonnes pratiques qui transforment la gestion des tâches en un système bien rodé.

Que vous gériez votre propre liste de tâches ou celle de toute une équipe, ce guide sera votre feuille de route pour rester au top.

C'est parti !


Guide complet de la gestion de tâches : stratégies, outils et bonnes pratiques

Beaucoup d’équipes sous-estiment le temps perdu dans les petites tâches répétitives : recréer sans cesse les mêmes tâches dans un outil de gestion, mettre à jour manuellement les statuts, relancer les collègues pour connaître le status d'une action. Ces tâches ne sont pas complexes, mais elles s’accumulent vite et freinent l’avancée réelle du travail.

Heureusement, il existe une manière plus efficace de gérer cette routine. L’automatisation des tâches permet de soulager votre équipe en mettant en place des règles simples qui assurent le bon déroulement des opérations.

Dans cet article, nous verrons ce qu’est l’automatisation des tâches, comment elle s’intègre à vos processus, et comment des plateformes comme WEDO vous aident à gagner du temps sur les étapes répétitives de votre travail.

## Qu’est-ce que l’automatisation des tâches ?
Commençons par définir ce qu’on entend par automatisation des tâches.

En termes simples, il s’agit d’utiliser la technologie pour gérer les actions répétitives de votre flux de travail — celles qui surviennent souvent, suivent un schéma, et ne nécessitent pas une intervention humaine à chaque fois. L’idée est de mettre en place un système une fois pour toutes, afin d’éviter de répéter la même tâche manuellement.

Au lieu de vous connecter chaque semaine à votre outil de gestion pour recréer les mêmes tâches ou suivre les mises à jour manuellement, l’automatisation vous permet de définir des déclencheurs qui s’occupent du travail à votre place. Par exemple :

- À la fin d’une réunion, attribuer automatiquement les actions à réaliser.
- Lorsqu’une tâche est marquée comme terminée, notifier automatiquement la personne suivante.
- Quand une échéance approche, envoyer un rappel sans avoir à cliquer sur « envoyer ».

L’automatisation ne permet pas seulement de gagner du temps — même si c’est un atout majeur. Elle réduit aussi le risque d’oubli. Moins d’interventions manuelles, c’est aussi moins d’erreurs, en particulier dans des projets rapides ou au sein de grandes équipes.

Et le meilleur dans tout ça ? Vous n’avez pas besoin de connaissances techniques pour appliquer ce principe. Avec un bon outil de gestion des procédures, l’automatisation des tâches peut se faire simplement, en définissant des règles ou en organisant visuellement les étapes à l’aide du glisser-déposer.

## Comment l’automatisation aide les équipes à travailler plus efficacement
La plupart des équipes n’ont pas besoin de plus d’heures dans une journée — elles ont surtout besoin de passer moins de temps sur des tâches qui pourraient être automatisées.

C’est là que l’automatisation des tâches fait vraiment la différence. Elle permet de réduire les actions répétitives comme attribuer les mêmes tâches à plusieurs personnes, relancer sur une échéance, copier des informations d’un outil à l’autre… Ces tâches semblent anodines, mais elles sont chronophages, nuisent à la concentration et créent des frictions.

L’automatisation ne se contente pas de faire gagner du temps. Elle améliore aussi la fiabilité. En automatisant une tâche récurrente ou en définissant une règle de traitement, vous évitez les oublis ou les erreurs de saisie. Moins d’erreurs humaines, c’est un processus plus fluide et plus fiable, surtout quand les projets s’accélèrent.

Elle améliore également la visibilité. Plus besoin de compter sur quelqu’un pour mettre à jour un tableau ou prévenir la personne suivante : le système informe toutes les parties prenantes en temps réel. Cette régularité renforce la coordination et la confiance dans les processus.

De plus, l’automatisation simplifie vos méthodes de travail sans les réinventer. Si votre [outil de gestion de tâches](https://wedo.com/fr/blog/guide-comment-choisir-le-bon-outil-de-gestion-de-taches-pour-votre-equipe) prend en charge les relances, les rappels ou les transmissions, votre équipe peut se concentrer sur l'opérationnel.

C’est un petit changement, mais aux effets cumulés. Sur une semaine, un mois ou un trimestre, l'automatisation des tâches récurrentes peut faire gagner plusieurs heures à votre équipe — sans modifier sa façon de collaborer

## Quand l'automatisation des tâches est-elle utile ? 
Si vous vous demandez où l’automatisation des tâches peut s’intégrer dans votre façon de travailler, voici une règle simple : commencez par toutes les actions ce que vous réalisez plus d’une fois.

Cela peut être création de tâches, l’attribution manuelle des suivis après chaque réunion, les relances, ou encore la copie d’informations d’un outil à l’autre pour tenir une équipe informée.

![Infographie intitulée « Tâches que vous devriez automatiser en premier », montrant six icônes avec des étiquettes autour d'une icône centrale en forme d'étoile. Les tâches sont les suivantes : « Assigner des suivis après les réunions », “Notifier la personne suivante lorsqu'une tâche est terminée”, “Envoyer des rappels de délais”, “Copier des informations entre les outils” et “Recréer des tâches récurrentes”.  ](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_you_should_automate_first_fr_3f152e506e.png)

Toutes ces actions peuvent — et devraient souvent — être automatisées.

Par exemple, les tâches récurrentes n’ont pas besoin d’être créées de zéro à chaque fois. Il suffit de les dupliquer avec le bon responsable, la bonne échéance et les bonnes notes.

Même principe pour les suites de réunions. Plutôt que de prendre des notes à un endroit, puis de créer des tâches ailleurs, vous pouvez connecter les deux. Avec un outil comme WEDO, les tâches peuvent être créées et attribuées en temps réel pendant la réunion. La tâche est ensuite affichée dans le compte rendu de votre réunion, ainsi que dans les réunions suivantes, afin que vous puissiez en suivre automatiquement l'évolution. Aucun besoin d’étapes supplémentaires ni de rappels manuels.

Les notifications peuvent aussi être automatisées. Vous pouvez programmer des alertes lorsqu’une tâche est créée, lorsqu'un délai est modifié ou qu’une nouvelle personne doit intervenir. Votre équipe reste ainsi synchronisée sans devoir vérifier en permanence.

Et que dire du copier-coller répétitif, comme la saisie des mêmes infos dans plusieurs outils ou formulaires ? L’automatisation permet ici de gagner du temps, d’éviter les erreurs humaines et de simplifier la gestion des tâches au quotidien.

Rien de tout cela n’est compliqué. Il ne s’agit pas de repenser tout votre système, mais simplement d’éliminer les frictions là où l’intervention manuelle n’est plus nécessaire.

## Comment intégrer l’automatisation dans vos procédures sans créer le chaos
Une fois que vous avez identifié les processus à automatiser, le défi consiste à l’automatiser efficacement sans tout casser au passage.

C’est là qu'une bonne méthodologie fait toute la différence.

### 1. Cartographiez vos processus
Avant de vous lancer dans les options d’automatisation, prenez quelques minutes pour visualiser le déroulement de la tâche du début à la fin. Qui la crée ? À quel moment ? Quelles sont les étapes suivantes ? Qui doit être informé ?

Cette étape permet d’identifier les points de blocage, les doublons ou les étapes inutiles — autant d’éléments qu’il vaut mieux éviter de figer dans un processus automatisé.

### 2. Utilisez l’automatisation pour remplacer les clics, pas les décisions
Une bonne automatisation élimine les actions manuelles : assigner des tâches récurrentes, définir l'échéancier, envoyer des rappels, fournir les documents nécessaires.

Mais elle ne remplace pas les choix qui nécessite la réflexion. Si une décision humaine est nécessaire, ne cherchez pas à automatiser cette partie. Concentrez-vous sur les étapes qui suivent toujours le même schéma.

### 3. Gardez vos automatisations à jour
L’une des erreurs les plus fréquentes est d’automatiser une action… puis de l’oublier. Si un processus est modifié sans que l’on sache qu’une automatisation y est liée, cela peut provoquer des doublons, des oublis ou pire.

Assurez-vous que votre outil de gestion affiche clairement les actions automatisées. Chaque membre de l’équipe devrait pouvoir voir ce qui a été déclenché, quand, pourquoi et par qui — idéalement dans l’historique de la tâche.

L’objectif est de rendre votre système plus fluide, pas plus fragile.

## Comment WEDO vous aide à automatiser votre travail intelligemment
Pas besoin de revoir tout votre système pour commencer à automatiser. WEDO s’adapte à la façon dont votre équipe travaille déjà, tout en simplifiant et en fluidifiant votre travail au quotidien.

Voici comment WEDO rend l’automatisation accessible, même sans compétences techniques.

![Infographie intitulée « Comment WEDO aide votre équipe à automatiser plus intelligemment », présentant cinq avantages clés des fonctions d'automatisation de WEDO : « Création de tâches en temps réel pendant les réunions, Automatisation intégrée, Visibilité des tâches en temps réel, Modèles de listes de contrôle standardisés et Diagrammes de Gantt mis à jour automatiquement.](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/how_WEDO_helps_your_team_automate_smarter_fr_6e69f2f746.png)

### 1. Automatisez la création de tâches lors des réunions 
Avec WEDO, vous pouvez attribuer des tâches en temps réel pendant vos réunions. Plus besoin de prendre des notes d’un côté et de créer les tâches ailleurs. Les actions sont définies sur le moment, avec échéance, un responsable et un contexte. Ces tâches se retrouvent ensuite automatiquement dans les espaces de travail appropriés, ainsi que dans la liste de tâches de la personne en charge.

Zéro double saisie. Aucune étape oubliée.

### 2. Simplifiez vos processus récurrents grâce aux modèles de checklists
Pour les flux de travail répétitifs, les [modèles de checklists](https://wedo.com/fr/features/checklists) de WEDO changent la donne. Plutôt que de recréer manuellement les mêmes séries de tâches à chaque fois, vous pouvez concevoir des modèles standardisés pour des processus comme l’onboarding, les contrôles qualité ou l’organisation d’événements. Les tâches sont automatiquement attribuées aux bonnes personnes, avec les échéances et les documents nécessaires, garantissant une exécution cohérente sans configuration supplémentaire. Vous pouvez même suivre l’avancement des checklists en temps réel pour vous assurer que tout reste sur les rails.

### 3. Gardez vos plans de projet à jour grâce au diagramme de Gantt
Avec la nouvelle fonctionnalité de [diagramme de Gantt](https://wedo.com/fr/features/project-management) de WEDO, plus besoin de mettre à jour manuellement les plannings de projet. Toute action sur une tâche — modification de la date de début, marquage comme terminée ou ajustement des délais — se reflète automatiquement dans la vue Gantt. Vos échéanciers restent ainsi à jour sans saisie en double ni ajustement manuel, ce qui facilite la gestion des dépendances et le maintien du rythme.

### 4. Réduisez les relances manuelles
L'état d'un tâche est toujours visibles par les bonnes personnes. Cela implique moins de réunions de suivi, moins de relances, moins de temps perdu dans la recherche. Tout est synchronisé, au même endroit, en temps réel.

### 5. Simplifiez votre flux de travail sans règle
Pas de moteur de règles complexe caché dans les paramètres. WEDO reste simple et clair. Vous profitez des avantages de l’automatisation — tâches récurrentes, structure, gain de temps — sans avoir à gérer de logique conditionnelle ou d’intégrations.

Et comme WEDO regroupe [gestion des tâches](https://wedo.com/fr/guides/the-ultimate-guide-to-task-management-strategies-tools-and-best-practices), suivi des réunions et collaboration d’équipe sur une seule plateforme, pas besoin de multiplier les outils pour automatiser. Tout est déjà intégré dans votre manière de travailler.

## Conclusion
Le travail manuel s’infiltre dans tous les recoins de votre travail quotidien. Votre équipe peut passer plus de temps à gérer les tâches qu’à les accomplir réellement. L’automatisation permet d’y remédier. Elle élimine les étapes répétitives inutiles et fait tourner vos processus en arrière-plan, sans intervention constante.

WEDO vous donne les outils pour amorcer ce changement sans complexifier votre environnement. De la création de tâches en temps réel pendant les réunions aux processus récurrents, en passant par des fonctionnalités de collaboration intégrées, la plateforme est conçue pour les équipes qui veulent simplifier leur façon de travailler — pas l’alourdir.

Envie de voir WEDO en action ? [Lancez votre essai gratuit](https://wedo.com/fr/signup) dès aujourd’hui.

Découvrez comment l’automatisation des tâches permet de fluidifier les processus, réduire le travail manuel et améliorer la productivité des équipes grâce à l’outil collaboratif de WEDO.

Cette image introduit un article sur l'automatisation des tâches, qui explique ce qu'elle est et comment elle aide votre équipe à travailler plus intelligemment.

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Comment travailler plus intelligemment avec l'automatisation des tâches

Le paysage juridique suisse en matière de protection des données a connu d’importantes évolutions ces dernières années. Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – **WEDO SA** a entrepris une **révision complète de son ensemble contractuel**.

Cette démarche vise à **réduire les obstacles juridiques** pour nos clients, en particulier pour les **entités publiques cantonales et communales**, afin qu’elles puissent recourir à nos services **sans devoir adapter nos documents**.


## Un contexte légal en pleine mutation

Depuis le **1er septembre 2023**, la **nouvelle Loi fédérale sur la protection des données (nLPD)** est entrée en vigueur. Elle renforce les droits des personnes concernées et impose de nouvelles obligations aux entreprises et prestataires.

En parallèle, **plusieurs cantons suisses ont révisé leur propre législation cantonale** sur la protection des données. À ce jour, **seul le canton de Vaud n’a pas encore procédé à sa révision**, mais cela ne saurait tarder. Ces lois, souvent plus strictes pour les prestataires informatiques des entités publiques, exigent des garanties contractuelles spécifiques.


## Pourquoi avons-nous révisé nos documents ?

Nous avons souhaité :

- **Supprimer les obstacles juridiques** liés à la sous-traitance de données pour nos clients publics.
- **Aligner notre documentation contractuelle avec les attentes des lois cantonales**, au-delà de la seule conformité à la nLPD.
- Offrir un cadre contractuel **standardisé, complet et compréhensible**, sans renoncer à la sécurité juridique.


## Les documents concernés

La révision porte sur trois documents principaux :

### 1. Notre Accord de traitement de données (DPA)

Ce document a fait l’objet d’une **refonte complète** :

- Intégration des **exigences spécifiques des lois cantonales**, comme le secret de fonction ou les communications transfrontières de données.
- **Compatible avec les obligations des entités publiques**, sans nécessiter d’ajustement unilatéral.
- Intègre des garanties solides en matière de sécurité, confidentialité, sous-traitance et droits des personnes concernées.

### 2. Notre Déclaration de protection des données

Limitée désormais au **site web www.wedo.com**, cette politique clarifie les traitements réalisés dans un contexte purement marketing et informatif.

### 3. Nos Conditions générales d’utilisation

Elles ont été ajustées sur les points liés à la protection des données pour rester cohérentes avec notre DPA.


## Les engagements intégrés dans notre nouveau DPA

Voici les points clés désormais couverts :

- Clauses précises sur la **sous-traitance** et la sous-traitance ultérieure.
- Respect des **secrets légaux** applicables (secret de fonction, secret professionnel, etc.).
- Encadrement des **transferts transfrontaliers de données**.
- **Procédures de notification** en cas de violation de la sécurité des données.
- Clauses renforcées sur la **sécurité technique et organisationnelle**, incluant un **droit d’audit contractuel**.


## Ce que cela change pour nos clients

- **Gain de temps** : plus besoin de proposer des avenants ou adaptations spécifiques.
- **Sécurité juridique** : nos documents sont alignés avec les exigences **des cantons et de la Confédération**.
- **Clarté** : les documents sont juridiquement solides tout en restant accessibles à tous.


## Un travail réalisé avec YB Conseils & Solutions Sàrl

Nous tenons à remercier chaleureusement [**YB Conseils & Solutions Sàrl**](https://www.yb-cs.ch/), cabinet spécialisé en droit des nouvelles technologies basé à **Bulle (FR)**, pour leur accompagnement rigoureux dans cette révision. Leur expertise a permis de concilier conformité réglementaire et lisibilité contractuelle – un vrai atout pour notre écosystème.


Pour toute question ou demande d’information complémentaire, n’hésitez pas à nous contacter à [info@wedo.com](mailto:info@wedo.com) ou à consulter nos documents à jour sur notre [centre de confiance](https://trust.wedo.com/).

Afin de répondre pleinement à ces nouvelles exigences – notamment celles émanant des législations cantonales – WEDO SA a entrepris une révision complète de son ensemble contractuel.

Un graphique montrant la documentation légale qui répond aux nouvelles exigences réglementaires

documentation-legale.png

WEDO revoit son ensemble contractuel pour répondre aux nouvelles exigences légales

Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres. Face à ces défis, ils se retrouvent souvent submergés par des responsabilités routinières et répétitives. Nous nous sommes plongés dans le quotidien de 7 assistants et assistantes de direction utilisateurs de la plateforme WEDO, afin de comprendre les rouages de leur organisation, les défis qu'ils rencontrent ainsi que les outils qu'ils ont mis en place pour faciliter leur gestion.

Selon notre étude, les tâches les plus chronophages pour les assistants de direction s'articulent principalement autour de fonctions administratives. Ces activités, bien que nécessaires, tendent à monopoliser une part significative de leur temps de travail et les empêchent de se concentrer pleinement sur des aspects plus cruciaux de leur rôle, tels que le développement opérationnel et stratégique.

Parmi les tâches les plus chronophages de leur cahier des charges, les assistants de direction sondés identifient les suivantes :

**1. Préparation des réunions :** préparation des ordres du jour et des documents de présentation, prise de PV et partage des comptes rendus, suivi des décisions et tâches déléguées lors des réunions,
**2. Gestion de l'agenda et organisation de réunions :** planification et coordination des rendez-vous, des réunions d'équipe et des conférences, en veillant à éviter les conflits d'horaires,
**3. Préparation et gestion des documents :** rédaction, relecture et organisation des documents importants comme les rapports, les présentations, les courriers et les contrats,
**4. Coordination de projets :** gestion et suivi de projets spécifiques, en assurant la liaison entre différents départements et en veillant au respect des échéances.

Suivies de près par la communication interne et externe, le support administratif et la gestion des ressources humaines.

## Comment soulager la charge administrative d’un assistant de direction ?

Lorsqu’on demande aux répondants quels outils assuraient le suivi de la collaboration avant l’intégration de WEDO, les programmes les plus répandus étaient Outlook, Word (pour la prise de PV) et Excel. Cependant, ces outils présentaient des limitations notables. Les répondants ont en effet fait état de difficultés liées à la transversalité des informations entre les différents membres de l'équipe. Par exemple, ces outils ne favorisaient pas **une collaboration active et en temps réel lors de la prise des PV**, rendant cette tâche souvent lourde et chronophage et nécessitant de nombreux allers-retours. Le recours systématique aux e-mails pour la diffusion de ces documents entraînait une perte de temps considérable, sans garantir l'efficacité de la communication.

Par ailleurs, la nature limitée de ces outils ne permettait pas un suivi efficace des tâches et des projets. Les utilisateurs se heurtaient à des défis majeurs pour maintenir une vue d'ensemble claire et à jour des projets en cours. En somme, bien que ces outils soient largement répandus et familiers, leur utilisation dans le cadre de la collaboration d'équipe et la gestion de projets se révélait insuffisante.

Cette situation souligne l'importance de disposer d'outils et de solutions transversales qui peuvent alléger la charge de travail administrative. Avec l’implémentation de WEDO, les assistants de direction sondés ont pu optimiser les processus suivants :

### 1. Préparation et gestion des réunions

![ordre du jour informatisé permettant la prise de note en temps réel](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/reunion_F_Rfinal_0461994fe5.png)

L'un des aspects les plus chronophages du métier est la préparation des réunions. Avec WEDO, les assistants de direction bénéficient d'une gestion automatisée et d'un gain de temps considérable dans la préparation et le suivi. La plateforme permet une gestion uniforme des procès-verbaux, une répartition claire des tâches post-réunion, et un suivi automatique des sujets d’une séance à l'autre. Les utilisateurs témoignent d'une économie de temps de 55% en moyenne pour ces tâches.

![Réduire le temps passé en réunions](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/55_final_2b831117c2.png)

Le module de réunion de WEDO permet, entre autres, d’intégrer des blocs de paragraphes, de tâches, de fichiers joints, de notes personnelles, de votes, de réunion et de signatures. 

![Témoignage de Regula Oberdorfer](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Regula_Oberdorfer_F_Rfinal_efd1678fe3.png)

### 2. La gestion de projet et le suivi des tâches

![gestion de tâche efficace](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/tasks_F_Rfinal_4e864fc8ae.png)

La gestion et le suivi des projets représentent un autre défi majeur. WEDO simplifie cette tâche en offrant des possibilités de délégation claire, la création de modèles de check-list pour standardiser les processus et un suivi en temps réel des tâches. Cela conduit à une meilleure définition des priorités et à une gestion quotidienne plus efficace et sans oubli.

![témoignages d'Aline Volery et Nicole Thalmann](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/testimonials_Aline_et_Nicolefinal_0022b055fc.png)

### Cas d’utilisation : facilitation des processus RH et de la transmission des cahiers des charges

Lorsque les assistants de direction sont engagés dans les processus RH, l'intégration de WEDO se révèle être un atout majeur. La plateforme permet de standardiser les procédures d'intégration et de sortie au moyen de checklists spécifiques. Ces dernières, élaborées pour chaque étape du processus, attribuent automatiquement les tâches pertinentes aux membres de l'équipe concernés. Cette méthode permet d'assurer une gestion structurée et efficace des transitions de personnel, en éliminant les incertitudes opérationnelles souvent associées à la question : « Quelles sont les étapes à suivre ? ». 

En simplifiant ces processus, WEDO facilite non seulement la charge de travail des responsables RH, mais contribue également à une passation claire et documentée des tâches et des connaissances d’un collaborateur au suivant.

![processus rh simplifiés](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Modeles_checklists_F_Rfinal_f8cd2cb639.png)

Un des avantages déterminant de WEDO, souligné par nos assistants de direction, réside dans la facilité avec laquelle les entretiens de recrutement peuvent être documentés en temps réel. Il est possible d'enregistrer chaque échange directement dans un ordre du jour standardisé (et personnalisé si besoin), permettant ainsi une sauvegarde méthodique et instantanée de ces interactions.

### 3. Transmission de l’information

WEDO permet de relier des documents annexes aux tâches ou aux réunions, assurant que toutes les informations nécessaires sont au bon endroit. La recherche globale facilite la récupération de documents, permettant par ailleurs de retrouver un fichier spécifique sur la base d’un mot-clé se trouvant dans le fichier PDF.

En termes de communication, les utilisateurs de WEDO apprécient particulièrement la visibilité immédiate des saisies et la possibilité de limiter l'accès à certaines informations.

![Témoignage d'Alexandra Locher](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alexandra_locher_F_Rfinal_d9b091d306.png)

**Nous avons demandé à nos utilisateurs d’attribuer une note de 1 à 10 à la plateforme pour qualifier l’impact qu'à WEDO sur leurs tâches quotidiennes.**

![Meilleur logiciel collaboratif pour la productivité des assistants de direction et les organisations](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/preparation_reunion_notefinal_1_e0319877bb.png)

![Témoignage d'Alicia Aubert](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/Alicia_Aubertfinal_7ef90e9c42.png)

Les assistants de direction peuvent largement soulager leur charge de travail en s’équipant d’une plateforme collaborative. Vous avez des questions ou des doutes sur la compatibilité de WEDO avec vos besoins ? Nous vous proposons une courte démonstration de 30 minutes pour vous répondre.


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Dans le monde effréné de la gestion administrative, les assistants de direction jouent un rôle crucial. Véritables couteaux suisses de toutes les organisations, ils jonglent avec une multitude de tâches, de délais, tout en supervisant ceux des autres.

assistants de direction submergée par le travail et les demandes

Executive assistants-FR.png

Comment faciliter le quotidien des assistant·e·s de direction ?

Au rythme d’une fois par mois, par trimestre ou semestre, selon les besoins, ces rencontres privilégiées permettent d'établir un espace de communication confidentiel et ouvert, favorisant un échange approfondi sur les objectifs individuels et collectifs. Elles créent une opportunité précieuse pour discuter des défis et des besoins spécifiques de chaque collaborateur, favorisant ainsi une meilleure compréhension mutuelle. De plus, ces réunions offrent un cadre propice à la reconnaissance des réalisations et des contributions de chacun, renforçant ainsi le sentiment d'accomplissement et d'appartenance à l'équipe. Grâce à ces échanges personnalisés, les réunions bilatérales contribuent à une gestion plus efficace du personnel, à une croissance professionnelle plus ciblée et à des relations de travail solides et épanouissantes.

## Les sujets clés d’une réunion bilatérale

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. Voici quelques-uns de ces sujets :

### 1. Évaluation continue
Discuter des objectifs fixés pour la période en cours, évaluer les progrès réalisés et les résultats obtenus. Identifier les succès et les domaines nécessitant davantage d'attention.

### 2. Développement Professionnel
Explorer les opportunités de développement, de formation et de croissance professionnelle pour le collaborateur. Identifier les compétences à renforcer et les chemins de progression possibles.

### 3. Rétroaction
Échanger des commentaires constructifs sur le travail effectué, en mettant en avant les points forts et en abordant les aspects à améliorer. Favoriser un dialogue ouvert pour stimuler l'apprentissage continu.

### 4. Besoins et Défis
Permettre au collaborateur d'exprimer ses besoins en matière de ressources, d'assistance ou de soutien pour accomplir ses tâches. Discuter des éventuels obstacles et trouver des solutions ensemble.

### 5. Équilibre Travail - Vie Personnelle
Aborder les questions liées à la charge de travail, au niveau de stress et à l'équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Identifier les mesures pour soutenir le bien-être du collaborateur.

### 6. Projets et Initiatives
Discuter des projets futurs, des nouvelles initiatives et des contributions potentielles du collaborateur. Encourager la participation active et la créativité.

### 7. Feedback sur la Gestion
Offrir au collaborateur l'occasion de partager son ressenti concernant la gestion, les méthodes de travail et la communication au sein de l'équipe. Favoriser un environnement de confiance et d'amélioration continue.

### 8. Alignement sur la Vision
S'assurer que le collaborateur comprend et adhère à la vision, aux valeurs et aux objectifs globaux de l'équipe ou de l'entreprise.

### 9. Ressources et Soutien
Identifier les ressources nécessaires pour le succès du collaborateur et s'assurer qu'il dispose du soutien adéquat pour mener à bien ses missions.

### 10. Planification à Long Terme
Examiner les perspectives à plus long terme, discuter des aspirations professionnelles du collaborateur et comment celles-ci s'alignent avec les objectifs de l'équipe ou de l'organisation.

_“Permettre des discussions en réunion bilatérale, de façon plus intime et avec une vision à long terme, apporte un bénéfice notable à la carrière du collaborateur dans l'entreprise. Cela le fait se sentir valorisé, non seulement entendu mais surtout reconnu. Établir des objectifs clairs et à long terme est un véritable facteur de motivation pour lui.”_

**Marie Rudaz-Jaeggi**, AmbitionSuccess.ch - MORGES

En abordant ces sujets de manière régulière et approfondie lors des réunions bilatérales, les chefs d'équipe et les collaborateurs peuvent établir une collaboration fructueuse, favoriser le développement professionnel et maintenir un climat de travail positif.

## Utilisez WEDO pour le suivi de vos réunions bilatérales !

![réunion bilatérale](https://wedo-assets.sos-ch-gva-2.exo.io/1_1_FRFR_6bf6e5e110.png)

Avec WEDO, vous pouvez préparer votre ordre du jour conjointement avec votre supérieur ou collaborateur. Ainsi, chacun des participants peut préparer les questions ou les thèmes à aborder. 

De manière générale, les points de l’ordre du jour d’une réunion bilatérale sont récurrents. WEDO vous permet de paramétrer les thématiques afin qu’elles reviennent d’une fois à l’autre pour assurer le suivi des discussions et l’évolution des objectifs.

Une fois terminé, le compte rendu est verrouillé et reste à la disposition des deux participants pour consultation.

::button-primary[Planifier une démo live]{link="/demo"}

Lors d'une réunion bilatérale entre un chef d'équipe et un collaborateur, plusieurs sujets clé doivent être abordés pour assurer une communication efficace et une gestion optimale. 

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